1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia.
L'organizzazione, in quanto azione specializzata di coordinamento e
controllo della divisione del lavoro, non prende forma fino a che le
conoscenze produttive rimangono incorporate nel lavoro (mestiere, skill) e
negli oggetti materiali (prodotti, macchine). A lungo, anche nello sviluppo
del sistema industriale, il coordinamento rimane così un processo
spontaneo, che emerge nei fatti, senza divenire una funzione manageriale e
senza richiedere una teoria. Una teoria dell'organizzazione prende forma
con la "organizzazione scientifica del lavoro" dove l'uso del termine
«scientific management» (consapevolmente privilegiato rispetto a quello,
più operativo, di "task management") costituisce una specifica indicazione
del contenuto e dell'intento della teoria: la realtà organizzativa dell‘impresa
viene riletta e riformulata a partire dalla conoscenza "scientifica" dei
processi produttivi, imprimendo un nuovo corso a tutta la società post
industriale.
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Da allora, la coppia logica organizzazione/conoscenza rimane il filo rosso
più robusto della storia del pensiero organizzativo. Le impostazioni
teoriche sono profondamente diverse, ma la scelta di campo operata da
Taylor rimane esemplare, e i momenti alti dello sviluppo della teoria
coincidono con nuovi approcci all'analisi dei processi decisionali, e dunque
alla dislocazione delle conoscenze e al trattamento delle informazioni: da
Taylor a Simon, a Thompson, i temi della conoscenza, della razionalità,
dell'informazione, non sono periferici ma centrali nella costruzione
della teoria organizzativa. Sotto specie di "difficoltà" e di "incertezza",
conoscenza e razionalità limitata restano poi al centro delle espressioni più
significative della scuola contingency e della nuova economia istituzionale.
Altri filoni del pensiero organizzativo, di impostazione psicologica,
muovono in direzione diversa, ma gli aspetti cognitivi restano un fattore
cruciale in termini di "comunicazione" oppure di "potere", approdando poi
a temi come la cultura e l'apprendimento.
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Non esiste un’unica e conclusiva definizione di knowledge management. In
senso lato, il concetto può riferirsi alla gestione e alla condivisione della
conoscenza ed è portato avanti fin dall’antichità con lo sviluppo di
biblioteche e strumenti di comunicazione. È però nei tempi più recenti
della rivoluzione digitale che l’insieme di strategie e metodi per
identificare, raccogliere, sviluppare, conservare e rendere accessibile la
conoscenza delle persone che fanno parte di una organizzazione (o, al
limite, di una comunità di pratica), assume la moderna connotazione e
prende il nome di knowledge management, o gestione della conoscenza
organizzativa, avvalendosi in genere di strumenti dell’information
technology. Gli obiettivi per cui aziende o enti attuano strategie di
knowledge management si collocano tipicamente nelle aree del
miglioramento delle performance, acquisizione o mantenimento del
vantaggio competitivo, agevolazione dell’innovazione e del miglioramento
continuo.
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Un elemento caratteristico rispetto ad altri approcci è dato proprio dalla
gestione della conoscenza come un “cespite” strategico e
dall’incoraggiamento alla condivisione di conoscenza. Secondo alcuni il
KM è una possibile risposta alle sfide poste alle aziende dalla
globalizzazione, in virtù del fatto che, sebbene il capitale intellettuale sia
stato un elemento assai rilevante per la redditività di molte imprese anche
prima che si parlasse di knowledge management, la esasperazione della
concorrenza ha reso meno importanti gli altri fattori competitivi, ed ha
alimentato l’attenzione sulla disciplina che studia il fattore immateriale per
eccellenza e che è virtualmente illimitato (chi cede conoscenza in realtà
non se ne priva). In un'azienda, in particolare, lo sviluppo e mantenimento
prodotto di un bene complesso ed altamente tecnologico (elettrodomestici,
automobili,...) comporta la generazione di una gran quantità di
informazioni fortemente correlate per descriverne attività e risultati
conseguiti, progettare ed organizzare la produzione e la logistica,
supportare la rete commerciale e di assistenza post vendita:
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
indagini di mercato, requisiti utente, specifiche tecniche, pianificazione
attività, progetto dei diversi sistemi e sotto sistemi meccanici, elettrici ed
elettronici, vincoli legislativi, progetto ed allestimento degli impianti
produttivi, organizzazione della logistica, report di sperimentazione e test,
verbali di riunione, ecc. Tutti questi documenti insieme alle norme, ovvero
la formalizzazione, sulla base dell’esperienza, di criteri guida nello
svolgimento di specifiche attività (dalla pianificazione di un nuovo
sviluppo ai criteri per la progettazione delle singole componenti), insieme
alle competenze ed esperienze dei singoli, rappresentano la conoscenza
aziendale che, debitamente conservata ed organizzata, costituisce lo
strumento più importante per migliorare l’efficacia e l’efficienza dei
processi. L’effettiva capitalizzazione dello sforzo profuso nella loro
compilazione è assicurata solo se si garantisce il semplice e rapido
reperimento delle informazioni d’interesse nella operatività e in ciascuna
delle decisioni che debbono quotidianamente essere assunte
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Sebbene il tema della conoscenza affascini l’uomo da millenni, si può
attribuire a Ikujiro Nonaka (1995), in virtù di un modello esplicativo tanto
semplice quanto potente, il merito di aver iniziato la disciplina del
knowledge management, contribuendo al passaggio del tema della gestione
della conoscenza dalla fase di ricerca accademica a quella di concreta
diffusione nelle prassi manageriali. Il modello di trasformazione della
conoscenza, attraverso passaggi di stato (di combinazione / conversione)
da conoscenza tacita a conoscenza esplicita, rappresenta una teoria
generale della creazione di conoscenza organizzativa, molto utilizzato
anche da altri studiosi: la “spirale della conoscenza”. Il nome deriva
proprio dal fatto che questi processi sociali provocano dei passaggi da
tacita ad esplicita e viceversa, con andamento a spirale. Il modello prevede
quattro modalità di conversione nell’interazione tra conoscenza tacita e
conoscenza esplicita:
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Socializzazione (da conoscenza tacita a tacita, in persone diverse che
interagiscono)
Esteriorizzazione o esternalizzazione (da conoscenza tacita a esplicita,
tramite formalizzazione)
Combinazione (da conoscenza esplicita a esplicita, tramite elaborazioni o
semplici trasferimenti)
Interiorizzazione (da conoscenza esplicita a tacita, tramite apprendimento
e assimilazione).
Vedi Tab. 1.
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Il ciclo della conoscenza non può fermarsi alla trasmissione di dati e
informazioni perché il loro rapporto è gerarchico e può essere
schematizzato con la forma di una piramide (vedi Tab. 2). Alla base ci
sono i dati, materiale “grezzo” e abbondante dell’informazione. Su un
gradino più alto c’è l’informazione, cioè dati selezionati e organizzati per
essere comunicati. Poi la conoscenza, cioè informazione rielaborata e
applicata alla pratica. Al vertice troviamo la saggezza, conoscenza
distillata dall’intuizione e dall’esperienza. Il knowledge management si
focalizza su come poter mettere a servizio di tutta l’azienda le conoscenze
professionali specifiche di ogni membro. Questa logica spinge il knowledge
management a diventare un sorta di “filosofia” della collaborazione e della
condivisione negli ambienti di lavoro. Può incontrare una certa resistenza
da parte di esperti gelosi dell’indispensabilità del proprio ruolo, spesso
raggiunto dopo anni di esperienza. Questa visione riduce la conoscenza a
una sorta di "bagaglio" personale che il proprietario può portare via quando
lascia l'azienda, arrecando un danno economico. Invece, quello della
conoscenza è un ciclo che può portare alla produzione di nuova
conoscenza solo tramite la condivisione e l'elaborazione di informazioni.
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Ciclo di trasmissione dell'informazione nell’organizzazione come conoscenza (Vedi Tab. 3)
1) Creazione/Modificazione
Utilizzo applicato e ragionato dell'informazione per la creazione di nuova conoscenza
Conversione della conoscenza in nuova informazione
Edizione e pubblicazione
2. Organizzazione/Indicizzazione
Cattura e integrazione delle informazioni
Descrizione dell’informazione tramite metadati
Indicizzazione
3. Archiviazione/Recupero
archiviazione di documenti fisici documenti digitali
metadati dei documenti e dati ad essi correlati
recupero tramite strumenti di ricerca
4. Distribuzione/Networking
Trasmissione dell’informazione
Servizi di informazione
Servizi di distribuzione
5. Accesso/Filtro
Localizzazione delle informazioni
Selezione dell’informazione rilevante
Recupero dell’informazione
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Knowledge management system (Sistemi di gestione della conoscenza).
I Knowledge management system sono sistemi software che supportano le fasi del
ciclo dell'informazione e la comunicazione all'interno di una comunità di pratica
(ad esempio un'azienda) o di apprendimento (ad esempio una classe "virtuale")
anche disperse nello spazio. Dovrebbero assistere le persone ad esplicitare la
conoscenza tacita, a reperirla, a condividerla, supportando in particolare le
seguenti funzioni: 1) Cattura delle competenze collettive; 2) Controllo per
realizzare obiettivi comuni; 3) Integrazione delle conoscenze frammentate.
Il fatto che non esista una unica tecnologia software per la Gestione della
Conoscenza, ma molteplici tipologie di soluzioni, architetture, approcci non è di
per sé indice di scarsa maturità o efficacia, ma deriva direttamente dalla natura
multiforme della disciplina e dalle diverse strategie attuate. Alcuni autori hanno
proposto un nucleo minimo basato su poche componenti indispensabili:
Un sistema di gestione documentale, o eventualmente un vero e proprio Enterprise
Content Management System, dotato di sofisticate tecnologie di ricerca; Un
sistema di collaborazione, integrato con la gestione documentale; Un sistema di
workflow, o sperabilmente un vero e proprio Business Process Management
System; Un sistema di registrazione e localizzazione delle competenze individuali
e collettive, magari integrato dalla rappresentazione della struttura organizzativa.
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Strategie di condivisione e gestione della conoscenza.
La conoscenza si può accedere in tre fasi: prima, durante o dopo attività connesse
alla gestione della conoscenza. Diverse organizzazioni hanno tentato ad utilizzare
vari incentivi per raccolta di informazioni, anche rendendo obbligatoria la
presentazione dei contenuti e incorporando i premi in piani di misurazione delle
performance. Una delle strategie di KM è quella che coinvolge attivamente la
gestione della conoscenza (strategia di tipo push). In tale caso, le persone si sforzano
di codificare in modo esplicito le loro conoscenze in un “archivio” della conoscenza
condivisa, ad esempio un database. Questo approccio è comunemente conosciuto
come la codifica della conoscenza. Un'altra strategia di KM prevede la richiesta di
conoscenza da parte di individui agli esperti di un particolare argomento (strategia di
tipo pull). In tale caso, i singoli esperti sono in grado di fornire le loro conoscenze
alle persone che ne fanno richiesta. Questo è anche comunemente noto come
l'approccio della personalizzazione della conoscenza. Altre importanti strategie di
gestione della conoscenza e strumenti per le aziende/istituzioni comprendono:
Premi (come mezzo di stimolo per la condivisione delle conoscenze)
Storytelling (narrativa) (come mezzo di trasferimento della conoscenza tacita)
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Knowledge mapping (una mappa accessibile a tutti della conoscenza all'interno di
una società)
Comunità di pratica
Fiera della condivisione della conoscenza
Gestione delle competenze (valutazione sistematica e pianificazione delle
competenze dei singoli membri all'interno di un'organizzazione)
Software sociale
"Archivi" della conoscenza (database)
1.4. Le organizzazioni come conoscenza e la loro tipologia
Bibliografia. Per rimandi ed eventuali approfondimenti
Capitani P. (2002) Il knowledge management: strumento di
orientamento e formazione per la scuola, l'università, la ricerca, il
pubblico impiego, l'azienda, Milano, Angeli.
Nonaka I. (1991) The Knowledge-Creating Company Harvard
Business Review, Nov.-Dec. 96-104
Ikujiro Nonaka, The knowledge creating company: how Japanese
companies create the dynamics of innovation, New York, Oxford
University Press, 1995.