Gli strumenti informatici della
pubblica amministrazione digitale
e protocollo informatico
EBIT – Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A.
Tel. 0832/396823 fax 0832/457389
e-mail: [email protected]
web: www.infoebit.com
Obiettivi e-government



Attuare i principi
dell’art 97 della
Costituzione di
imparzialità e buon
andamento della PA
Migliorare il livello democratico del paese
stimolando la partecipazione all’attività
amministrativa
Attuare i presupposti dell’art 1 L 241/90 di
economicità, efficacia, pubblicità e trasparenza
2
Digitalizzare perché
Acquisizione
documenti
Stampa/
Produzione
documenti
 115 miliardi di
Distribuzione
documenti
 Ogni documento viene
pagine stampate, di cui duplicato da 9 a 11 volte
19,5 miliardi inutilizzate  Costo: 18 euro per
 Costo: 287 milioni di documento
euro all’anno
Archiviazione
documenti
 1 documento perduto su 20
 3% dei documenti
archiviati erroneamente
 Costo per recuperare un
documento non archiviato
correttamente: 120 euro
40%:
Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in
attività di gestione documentale
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006
3
Nuove disposizioni
Decreto crescita 2.0 (DL 18 ottobre 2012 n. 179):
 Documento unificato: CIE e tessera sanitaria
 Entro il 31 dicembre 2014 dovrà essere completata
l’ANPR (Anagrafe nazionale popolazione residente)
 Entro il 18 aprile 2013 verrà istituito INI-PEC (indice
nazionale indirizzi pec)
 Dal 1 gennaio 2013 domicilio digitale per i cittadini che lo
richiederanno;
 Dal 31 dicembre 2013 pec anche per le imprese
individuali;
 Open data: entro il 18 febbraio 2013 dovranno essere
pubblicati i regolamenti per l’accesso ai dati pubblicati
4
Nuove disposizioni



Art 18 L 134 del 7 agosto 2012, nuove
misure in materia di amministrazione aperta
Art 19 L 134 del 7 agosto 2012, istituzione
dell’Agenzia Italia Digitale con funzioni di
realizzazione degli obiettivi dell’Agenda
digitale italiana
Art 6-ter L 35/12 pagamenti elettronici art
5 CAD: obbligo di pubblicare le coordinate
bancarie per i pagamenti elettronici
5
Strumenti dell’e-government
La rete al centro del cambiamento
E-mail e posta elettronica
certificata
 Sito web e sevizi in rete
 Protocollo informatico
 Documento informatico

6
Produzione del documento
informatico e forme dell’atto
amministrativo
Documento informatico
Documento informatico
Documento analogico
Quali differenze ?
8
Documento
Documento
Doc.
Struttura
semplice e/o
complessa di
un documento
Supporto.
informazione.
9
Documento informatico
Il CAD definisce il documento informatico
come la rappresentazione informatica di
atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (
art 1 lett p)).
10
01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101
01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011
01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100
01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011
01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000
11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101
Rappresentazione
binaria del
contenuto
informativo
01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011
01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100
01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011
01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000
00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000
01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000
01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110
01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100
00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111
00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000
01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000
01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110
01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010
11
Documento informatico
12
Documento informatico
Il documento informatico può essere
prodotto:
 Con appositi applicativi software;
 Acquisendo copia informatica di un
documento analogico;
 Raggruppando un insieme di dati in una
forma logica predeterminata e
memorizzata in forma statica
13
Documento informatico
Criteri per la scelta dei formati elettronici:
•
•
•
•
•
•
•
Aperto e standard;
Affidabile: rappresentare il documento con lo
stesso contenuto e forma dato dall’autore;
Indipendente dal contesto tecnologico in cui viene
prodotto il documento;
Non deve contenere macroistruzioni
Compatibile per la conservazione a lungo termine;
Interoperabile;
Esempi di formati: XML, TXT, PDF.
14
Documento informatico
Principali criticità:
•Affidabilità (autenticità e
integrità/immodificabilità)
•Fruibilità
•Conservazione
15
Documento informatico
Art. 20, comma 1-bis del CAD:
“L'idoneità del documento informatico a soddisfare il
requisito della forma scritta e il suo valore
probatorio sono liberamente valutabili in giudizio,
tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità,
fermo restando quanto disposto dall‘articolo 21.”
16
Autenticità del documento
Le caratteristiche di integrità e immodificabilità
sono determinate da (nuove regole tecniche):
 La sottoscrizione con firma digitale;
 L’apposizione di un riferimento temporale;
 La trasmissione tramite PEC;
 Memorizzazione in un sistema di gestione
documentale;
 Il versamento ad un sistema di conservazione
17
Autenticità del documento
Autenticità:
 Firma elettronica
 Firma elettronica
avanzata
18
Autenticità del documento
Firma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs 82/05 :
“L’insieme di dati in forma
elettronica, allegati oppure
connessi
tramite
associazione logica ad altri
dati elettronici, utilizzati
come
metodo
di
identificazione informatica”
19
Autenticità del documento
Firma digitale (art 1 lett s) Dlgs 82/05:
“ particolare tipo di firma
elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un
sistema di chiavi crittografiche
…che consente … di verificare
l’autenticità e l’integrità di un
documento informatico o di un
insieme
di
documenti
informatici.”
20
Generazione firma digitale
Doc
Hash
SHA 256
256
BIT
Impronta del
Documento
Documento da
firmare
CIFRATURA
Ks
Firma digitale
PKCS#7
Certificato
elettronico
21
Verifica firma digitale
Impronta del
Documento
Doc
Hash
SHA 256
256
BIT
= ok!
Decodifica
Visualizza il
documento con i dati
del sottoscrittore
256
BIT
Impronta
corrispondente
alla firma
Firma digitale
Kp
Certificato
elettronico
Chiave pubblica
22
Firma elettronica

L’autenticità del documento è
garantita dall’affidabilità della
procedura di rilascio dei dati
usati per l’identificazione
informatica richiesti per
l’utilizzo dell’applicativo;

L’integrità dei contenuti non è
garantita;

Valore giuridico liberamente
valutato in giudizio tenuto
conto delle sue qualità.
Firma digitale

L’autenticità sempre garantita
dal certificato qualificato
rilasciato dall’ente
certificatore accreditato e
dalla procedura di firma;

L’integrità dei contenuti
garantita dalla crittografia
asimmetrica;

Valore giuridico equiparato
alla scrittura privata (ex art
2702 cc).
Quali differenze ?
23
Autenticità del documento
Limite di validità della firma digitale nel tempo (art.
21 comma 3):
“L’apposizione
ad
un
documento informatico di una
firma digitale o di altro tipo di
firma elettronica qualificata,
basata su un certificato
elettronico revocato, scaduto o
sospeso equivale a mancata
sottoscrizione”
24
Data certa del documento
Data certa (art 37 DPCM 30 marzo 2009) :
•
•
•
•
Marca temporale apposta da un
gestore di marche temporali valido 20
anni
Riferimento temporale
contenuto nella segnatura di
protocollo
Riferimento temporale ottenuto
attraverso la procedura di
conservazione dei documenti
Riferimento temporale ottenuto
attraverso l’utilizzo della PEC
25
Forme elettroniche degli atti
amministrativi
Per gli atti amministrativi vige il principio della
libertà delle forme, tuttavia deve essere
garantito:
 La forma scritta ad substantiam salvo i casi
espressamente previsti dalla norma (es ordini di
polizia; atto di convocazione della giunta o del
consiglio)
 La certa riferibilità al funzionario che ha
prodotto l’atto al fine di garantire l’imparzialità e
il buon andamento dell’azione amministrativa (
art. 97 Cost.)
26
Forme elettroniche degli atti
amministrativi
Art. 34 CAD:
Atti interni possono
essere firmati con firma
elettronica
 Atti esternati devono
essere firmati con firma
digitale

27
Fruibilità del documento
Affinché un documento sia utilizzabile dal
destinatario occorre che sia da questo:

Riproducibile

fruibile
28
Copie del documento
Copie per immagine su supporto
informatico di documenti analogici (art 22
CAD) hanno piena validità giuridica se:
 Se sottoscritte da pubblico ufficiale;
 Se prodotte con un processo certificato;
 Per i documenti non unici assolvono gli
obblighi di conservazione
29
Copie del documento
Copie analogiche di documenti informatici
(art 23 CAD) hanno piena validità se:
 Se la loro conformità all’originale è
attestata da un pubblico ufficiale secondo
le regole tecniche dell’ art. 71;
 Per i documenti amministrativi informatici
è previsto il timbro digitale(art 23-ter
CAD)
30
Copie del documento
Altre tipologie di copie previste dal CAD:
 Copia informatica di documento
informatico (art. 1, comma 1 lett. i-quater)
 Duplicato informatico di documenti
informatici (art. 1, comma 1 lett. iquinques)
31
Verifica
Il documento digitale deve assicurare:
a) L’affidabilità del contenuto;
b) La fruibilità del contenuto;
c) L’autenticità, integrità, fruibilità e la
conservazione del contenuto nel lungo
periodo.
32
Verifica
I documenti firmati con firma digitale
e firma elettronica:
a) Sul piano probatorio hanno lo stesso
valore;
b) Entrambe le firme garantiscono
l’integrità del contenuto;
c) Solo la firma digitale garantisce
l’autenticità e l’integrità del documento.
33
Verifica
Il documento firmato con firma
digitale:
a) Sul piano probatorio è di volta in volta
liberamente valutabile in giudizio;
b) Ha efficacia probatoria prevista dall’art.
2702 c.c. (è equiparato alla scrittura
privata analogica);
c) Non è ancora riconosciuto dal nostro
ordinamento;
34
La comunicazione individuale
dell’atto amministrativo
Posta elettronica
Art 45 DLgs 82/05 (CAD)
“ I documenti trasmessi da
chiunque ad una pubblica
amministrazione con qualsiasi
mezzo telematico o informatico
idoneo ad accertare la fonte di
provenienza , soddisfano il
requisito della forma scritta e la
loro trasmissione non deve
essere seguita da quella del
documento originale“
36
Posta elettronica
La trasmissione tramite posta elettronica non
da garanzie di:
• non ripudio
• riservatezza
• integrità
• certezza della provenienza
• Prova di avvenuta ricezione
37
Posta elettronica
Per gli atti non firmati inviati via e-mail,
sebbene il nostro ordinamento preveda la
libertà delle forme, secondo la giurisprudenza si
dovrebbero distinguere le invalidità che colpiscono
i documenti che contengono dichiarazioni di
scienza da quelli concernenti dichiarazioni di
volontà (Tar Puglia, Bari, sez I, 9 gennaio 2004,
n.48).
38
Posta elettronica
Aspetti dell’indirizzo di posta elettronica:
• non equivale alla residenza anagrafica
• è assimilabile al domicilio, quindi l’utilizzo deve
•
essere espressamente autorizzato
la consegna presso l’indirizzo elettronico
equivale alla consegna
39
Posta elettronica certificata
La posta elettronica certificata (DPR 68/05) garantisce:
•
•
•
•
•
La provenienza
L’integrità
L’avvenuta consegna
L’identificazione informatica
(art 65 CAD lettera c-bis)
Un riferimento temporale
certo (art 48 CAD)
40
Posta elettronica certificata
41
Posta elettronica certificata
Art. 48 comma 1 CAD:
“La trasmissione telematica di
comunicazioni che necessitano di una
ricevuta di invio e di una ricevuta di
consegna avviene mediante la posta
elettronica certificata ai sensi del decreto
del Presidente della Repubblica 11
febbraio 2005, n. 68.”
42
Posta elettronica certificata
Art. 6 CAD:
“Per le comunicazioni di cui all’art 48
comma 1, con i soggetti che hanno
preventivamente dichiarato il proprio
indirizzo … le pubbliche amministrazioni
utilizzano la PEC”
43
Verifica
La trasmissione telematica è valida se:
a) È effettuata con strumenti telematici che
garantiscano la provenienza, integrità del
contenuto e non ripudio
b) Può essere eseguita con qualsiasi
strumento telematico
c) È possibile ma deve essere comunque
seguita dall’invio del documento cartaceo
44
Verifica
La trasmissione telematica via Pec:
a) Garantisce il non ripudio e l’integrità e
autenticità del documento trasmesso;
b) Garantisce il non ripudio ma non
l’integrità e autenticità del documento
trasmesso;
c) Garantisce il non ripudio l’integrità del
documento trasmesso ma non la sua
autenticità.
45
Gli strumenti di conoscenza collettiva
sito web e albo on-line
Sito web
Finalità:
 Comunicazione istituzionale
 Trasparenza amministrativa
 Erogazione servizi on-line
47
Sito web
Caratteristiche del sito:

Accessibilità, usabilità e di semplice
consultazione (art. 53 CAD)

Affidabilità, accuratezza e pertinenza
delle contenuto (art 54 comma 4)

Contenuti fruibili gratuitamente
senza identificazione informatica nel
rispetto della normativa sulla
privacy (art 54 comma 3)
48
Sito web
Contenuto obbligatorio del sito (art 54):
 L’organigramma e l’articolazione degli uffici
 Sezione “trasparenza e valutazione del
merito”
 L’elenco dei procedimenti
 Moduli e formulari
 L’elenco dei servizi forniti in rete
 L’elenco delle caselle di posta elettronica
 L’elenco dei bandi di concorso e di gara
49
Albo on-line
La procedura di pubblicità on-line (art 32
L69/09) presenta criticità in termini di:
Gestione della
procedura in
ambiente digitale
 Valutazione dei dati
personali che
possono essere
diffusi
 Rischi di perdita di
controllo dei dati
sensibili pubblicati

50
Albo on-line
“la diffusione di dati personali da parte di un soggetto
pubblico sono ammesse unicamente quando sono
previste da una norma di legge o di regolamento” (art
19 DLgs 196/03)
 “I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono
essere diffusi” (art. 22 DLgs 196/03)

51
Albo on-line
Diritto all’oblio (delib. Garante n. 88/11):
Definire un congruo
periodo di pubblicazione
dei dati
 Prevedere accorgimenti
tecnologici per evitare
manipolazioni o indebite
archiviazioni

52
Albo on-line
Definire una procedura di pubblicità on-line che
preveda:

Forma degli atti pubblicati

Riferimenti identificativi oggetto di
registrazione

Produzione di una referta di avvenuta
pubblicazione
53
Amministrazione aperta
Art 18 L. 134 del 7 agosto 2012:
 Entro il 31 dicembre 2012 tutte le concessioni di
sovvenzioni, contributi e corrispettivi a persone o
imprese devono essere pubblicate in formato aperto sul
sito dell’ente;
 A decorrere dal 1 gennaio 2013 la pubblicazione in rete
costituisce condizione legale legittimante delle
concessioni;
 L’omessa o incompleta pubblicazione è rilevata
dall’ufficio, dal beneficiario e da chiunque abbia interesse.
54
Amministrazione aperta


Dati da pubblicare:
◦ Nome del beneficiario e dati fiscali;
◦ Importo e norma alla base dell’attribuzione;
◦ Ufficio responsabile e modalità seguite per
l’attribuzione;
◦ Link al progetto e al contratto della fornitura,
curriculum del beneficiario;
Le informazioni dovranno essere accessibili da un link
ben visibile nella sezione del sito “trasparenza,
valutazione del merito”;
55
Amministrazione aperta
Decreto sviluppo 2.0 open data:

Entro 120 gg (18 febbraio 2013)
obbligo di pubblicare i
regolamenti che disciplinano il
diritto di accesso ai dati:
◦ Disponibili secondo termini di licenza
anche per finalità commerciali;
◦ Accessibili con le tecnologie ITC e in
formati aperti (XLS, CSV)
◦ Gratuiti o a costo marginale
56
Servizi in rete
Le istanze presentate via web sono valide se (art 65
comma1 CAD):



Sono firmate con firma digitale
Ovvero, quando l’autore è
identificato con CIE e CNS
Ovvero, quando l’autore è
comunque identificato con
strumenti diversi da CIE e CNS
(login e password)
57
Servizi in rete
Art 65 comma 2 CAD:
“Le istanze e le dichiarazioni inviate o
compilate sul sito secondo le modalità
previste dal comma 1 sono equivalenti
alle istanze e dichiarazioni sottoscritte
con firma autografa apposta in presenza
del dipendente addetto al procedimento”
58
Servizi in rete
Vantaggi del canale WEB:
• produzione dei documenti su modulistica
messa a disposizione (art 57 CAD)
• Guida la produzione del
doc in termini di formato e
metadati
• Evita il passaggio della
trasmissione telematica
59
Servizi in rete
Vantaggi della Modulistica elettronica:
• Compilazione on-line da parte dell’utente;
• Possibilità di integrare una business logic in grado di
guidare la compilazione;
• Possibilità di trasportare dati in una struttura XML in grado di
garantire l’interoperabilità con altri gestionali (es. Protocollo
informatico)
• Possibilità di prevedere
campi firma;
• Predisposizione di un set
di metadati descrittivi utili
alla conservazione;
• Produzione del
documento in formati
predisposti per la
conservazione.
60
Modulistica elettronica
Modulo di tipo statico :
 Deve essere stampato e compilato a
mano e spedito per Fax o corriere;
 Vantaggi:
◦ Per l’ente evita la stampa di una quantità
eccessiva di moduli;
◦ Per l’utente evita di recarsi presso l’ufficio
61
Modulistica elettronica
Modulo di tipo dinamico:
 Campi interattivi compilabili da pc;
 Validazione dati tramite una business logic;
 Invio via web o posta elettronica oppure
stampa e invio via fax o corriere
 Possibilità riassumere i dati in un codice
bidimensionale;
62
Modulistica elettronica
Modulo di tipo RIA (Rich Internet Aplication):
 Precompilazione del modulo dei dati in
possesso della PA;
 Compilazione con guida interattiva dei
campi variabili e implementazione di una
business logic;
 Firma del documento;
 Invio tramite web o posta elettronica.
63
Verifica
La procedura di pubblicità on-line deve
garantire:
 Il diritto all’oblio dell’interessato
 L’esattezza, pertinenza e non eccedenza
dei dati diffusi
 Il rispetto della procedura di
pubblicazione
64
Verifica
L’istanza presentata on-line non è valida se:
a) È firmata digitalmente ed inviata via mail;
b) Non è firmata e inviata via PEC;
c) Quando l’autore è identificato con CIE o
CNS oppure Login e password rilasciate
dall’ente;
65
Protocollo informatico e
gestione documentale
Protocollo informatico
Non semplice trasposizione su supporto
informatico del tradizionale protocollo
cartaceo
 Ma ambiente di lavoro nel quale vengono
prodotti e trattati i documenti informatici
e analogici
 Quindi un sistema complesso di gestione
dei procedimenti amministrativi

67
Protocollo informatico
AOO
 UOR
 RPA
Giocano un ruolo fondamentale nel
definire l’organizzazione del “protocollo
informatico”

68
Protocollo informatico
La registrazione a protocollo:
 Attesta l’esistenza all’interno
dell’archivio di un determinato
documento
 Certifica in modo inoppugnabile, in quanto
atto pubblico di fede privilegiata, la data
archivistica, dalla quale partono gli
effetti giuridici del documento ai sensi
della L.241/1990 e successive
modificazioni
69
Protocollo informatico
È atto pubblico (Cassaz. Pen.V 6 ott.
1987)
 Gli effetti giuridici di un atto anche di
provenienza privata decorrono dalla data
archivistica attestata dal registro di
protocollo (NB legge241/90)
 È atto pubblico di fede privilegiata
(TAR Campania I Napoli 26 feb.
1991, n.24)

70
Protocollo informatico







«La registrazione di protocollo per ogni
documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni è effettuata mediante la
memorizzazione delle seguenti informazioni»
Numero di protocollo
Data di registrazione
mittente/ destinatario
Oggetto del documento
Impronta del documento trasmesso per via
telematica
[numero degli allegati]
[descrizione degli allegati]
71
Protocollo informatico
Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000
«Sono oggetto di registrazione obbligatoria i
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione
e tutti i documenti informatici . Ne sono esclusi le
gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari
della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i
materiali statistici, gli atti preparatori interni, i
giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare dell’amministrazione»
72
Protocollo informatico
Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate:
«Le informazioni non modificabili di cui
all’art.53…sono annullabili con la procedura di cui al
presente articolo. Le informazioni annullate devono
rimanere memorizzate nella base di dati per
essere sottoposte alle elaborazioni previste
dalla procedura.
La procedura per indicare l’annullamento riporta,
secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione
sempre visibile e tale, comunque,da consentire la
lettura di tutte le informazioni originarie unitamente
alla data, all’identificativo dell’operatore e dagli
estremi del provvedimento di autorizzazione»
73
Protocollo informatico
Segnatura dei documenti informatici:
La segnatura di un documento informatico deve
essere conforme alle specifiche dell’XML e
compatibile con il DTD previsto a livello
nazionale
• Le informazioni contenute sono quelle previste
per il documento analogico più:
•


Oggetto del documento
Corrispondente
74
Registrazione di protocollo
Proposta di timbro di segnatura analogica:
Informazioni sul fascicolo
Estremi di protocollo
Informazioni sul flusso
75
Classificazione
TUDA art. 52, comma f)
 «garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato»
TUDA art. 56
 … le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e
sufficienti per la tenuta del sistema di
gestione informatica dei documenti da
parte delle pubbliche amministrazioni
76
Titolario
Sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi
delle funzioni dell’ente, al quale deve
ricondursi la molteplicità dei documenti
prodotti, per organizzarne la
sedimentazione ordinata.
77
Titolario
È atto di organizzazione e va deliberato
dall’organo o ufficio preposto
all’organizzazione
 Attiene alla sfera amministrativo-gestionale
 Non può essere retroattivo
 È ricavato dall’analisi delle funzioni
 Ha carattere di astrattezza
 Prevede il può esserci è generale, ma non
generico

78
Fascicolo
È una forma di aggregazione ordinata di
documenti sulla base di criteri:
 Cronologico: tiene conto della sequenza
cronologica dei documenti prescindendo
dal loro contenuto informativo o
dispositivo
 Materia / oggetto: considera il
contenuto del documento
79
Fascicolo
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali
Art 52 lett c) DPR 445/00
 c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i
documenti dalla stessa formati nell'adozione dei
provvedimenti finali
Art. 65 DPR 445/00
 a) fornire informazioni sul legame esistente tra
ciascun documento registrato, il fascicolo ed il
singolo procedimento cui esso è associato;
 b) consentire il rapido reperimento delle informazioni
riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il
relativo responsabile, nonché la gestione delle
fasi del procedimento;
80
Trattamento
Fascicolazione dei documenti:
• Oggetto della fascicolazione:
• Documenti analogici ed informatici
• Protocollati e non
• Formali ed informali
• I fascicoli possono raccogliere documenti:
• Afferenti lo stesso affare - procedimento
• Afferenti la stessa persona
• Afferenti la stessa attività
81
Fascicolazione
Fascicolo per affare - procedimento :










Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di
classificazione
Comprende documenti, recanti tutti la medesima classifica,
prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare
Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto
Ha durata circoscritta all’affare
Esempio:
2009-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle»
2009 è l’anno di apertura
VII è il titolo (Servizi alla persona)
6 è la classe (Eventi e attività culturali)
13 è il numero progressivo attribuito al fascicolo su base
cronologica durante l’anno 2009 all’interno del titolo VII e della
classe 6
82
Fascicolazione
Fascicolo per persona:
 Comprende tutti i documenti, anche con
classifiche diverse, che si riferiscono a una
persona fisica o giuridica.
 il fascicolo personale viene aperto a livello di titolo
 Restano aperti finchè è in corso il rapporto di lavoro
Un esempio:
2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:
 2005 è anno di apertura
 III è il titolo (Risorse umane)
 0 è la classe
 6749 è il numero di matricola
83
Fascicolazione
Fascicolo per attività:
È costituito e comprende i documenti prodotti nello
svolgimento di un’attività amministrativa semplice,
non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in
riposte obbligate o meri adempimenti.
Il fascicolo per attività comprende documenti con
 Destinatari diversi
 Oggetti uguali o simili
 Identica classifica
 Ha durata annuale e, se la massa documentale è
eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse
cadenze temporali(ad esempio, mensili)
84
Repertorio
Aggregazione (serie) di documenti
identici
 per forma (tipologia di atto)
 per provenienza (prodotti dallo stesso
ufficio)
 (ma differenti per contenuto)
 vengono disposti in sequenza cronologica
 dalla sequenza cronologica derivano un
numero (di repertorio) identificativo
progressivo con valenza probatoria
 Esempio. Delibere, Determine, Verbali …
85
Fascicolo ibrido
soluzione finalizzata alla gestione del passaggio
tra dalla documentazione analogica a quella
digitale al fine di garantire l’unicità
dell’archivio:
• Creazione di un unico fascicolo (analogico o
informatico) a fini gestionali
• Mantenimento di due fascicoli per lo stesso
affare a fini giuridici - probatori

86
Verifica
La registrazione a protocollo
permette di :
a) Identificare univocamente un
documento attribuendogli una
numerazione progressiva annuale
b) Determinare una data di arrivo certa
c) Assegnare la documentazione all’ufficio
competente una volta registrata
87
Verifica
La classificazione e fascicolazione
a) È un’attività superflua e non prevista dal
TUDA
b) È un’attività facoltativa a descrizione
dell’ente
c) È un’attività necessaria e sufficiente per
la corretta sedimentazione della
documentazione in archivio
88
Verifica
Le informazioni inserite nel protocollo
informatico:
a) Sono assolutamente inalterabili
b) Sono non modificabili, a condizione che
restino memorizzate nella base dati e
venga indicato l’operatore la data e l’ora
della modifica ed autorizzate dal
responsabile.
c) Sono modificabili solo dall’operatore del
protocollo
89
Verifica
La registrazione dei documenti informatici
prevede:
a) Stessa procedura dei documenti cartacei
più registrazione dell’impronta e
memorizzazione del file nella base dati del
protocollo informatico
b) Non è necessaria la registrazione dei
riferimenti indicativi ma solo la
memorizzazione del file
c) Non devono essere protocollati se
arrivano tramite PEC
90
Archiviazione elettronica e Poli
Archivistici regionali
Archiviazione elettronica
Obblighi dell’ente:
• Conservare e valorizzare l’archivio in quanto
bene culturale art 10 DLgs 42/04
Mantenere l’organicità e
ordinamento
dell’archivio art 30
DLgs 42/04
• Divieto di danneggiare,
deteriorare o
distruggere l’archivio
•
92
Archiviazione elettronica
L’intenso utilizzo delle tecnologie informatiche
produce criticità in termini di:

Unicità dell’archivio

Organizzazione elettronica dei
fascicoli

Gestione e conservazione di archivi
ibridi
93
Archiviazione elettronica
La definizione di un sistema di conservazione
digitale deve prevedere:
 La nomina di un responsabile
interno o esterno all’ente della
conservazione (art 44 CAD),
 La definizione di un manuale
della conservazione,
 L’individuazione di un
conservatore accreditato (art
44-bis CAD)
94
Archiviazione elettronica
Il sistema di conservazione digitale deve
garantire (art 44 CAD):
 L’autenticità del documento
 L’integrità
 La leggibilità e l’agevole reperibilità dei
documenti
 Il rispetto delle misure di sicurezza della
privacy
95
Archiviazione elettronica
Conservare il digitale è un’attività
complessa:
96
Archiviazione elettronica
Il sistema di conservazione deve essere
gestito da una struttura affidabile:
 Che esegue attività di backup-restore;
 Corredato da meccanismi di disaster
recovery e continuità operativa;
 Dotato di un sistema di storage
management altamente affidabile;
 Dotato della documentazione necessaria
per dimostrare la corretta gestione.
97
Archiviazione elettronica
Occorre soddisfare gli obblighi della
normativa vigente descritta nella
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004,
n.11, per evitare che le firme digitali
apposte perdano nel tempo la loro
validità.
98
Archiviazione elettronica
Considerata l’elevata specializzazione di
persone e mezzi, difficilmente l’ente può
attivare strutture adeguate, di qui la
nascita dei Poli archivistici regionali.
99
Archiviazione elettronica
I Poli Archivistici collaborano con l’ente
supportandoli nella formazione dei loro
archivi digitali:
 Evitando la dispersione dei documenti
informatici in tanti sistemi non interoperabili;
 Assicurando la valorizzazione di un adeguato
set di metadati per le unità documentarie
archivistiche;
 Esplicitando le esigenze in termini di
accessibilità, riservatezza, tempo minimo di
conservazione, etc.
10
0
Archiviazione elettronica
Il modello conservativo dei Poli Archivistici
è conforme al modello OAIS
SIP
Produttori
Archivio OAIS
DIP
Utilizzatori
Management
10
1
Archiviazione elettronica
Con la nascita dei Poli Archivistici basati
sullo stesso modello conservativo che
utilizzano set di metadati compatibili si
prefigura la costituzione di una rete
nazionale dei Depositi Digitali capaci di
mettere a fattor comune il patrimonio
informativo e documentario conservato,
producendo servizi altamente innovativi e
di elevata potenzialità
10
2
Continuità operativa
Art 50-bis del CAD e Circ. DigitPA 58/11:
 Dal disaster recovery alla continuità
operativa;
 Lo studio di fattibilità tecnica:
◦ analisi dell'organizzazione e analisi dell'impatto;
◦ la procedura di autovalutazione;
◦ scelta della strategia e individuazione della
soluzione tecnica;
◦ l’implementazione della soluzione tecnica;
◦ la scelta sulle modalità di esecuzione (make,
outsourcing);
◦ verifica e manutenzione;
10
3
Concludendo
Il passaggio ad una amministrazione digitale implica:
• Impegno del vertice a promuovere cambiamenti
radicali
• Cambiamento di mentalità nel lavoro con la
diffusione di nuovi modelli organizzativi
• Interventi formativi per fornire la spinta psicologica
necessaria al cambiamento verso il digitale
10
4