La dematerializzazione
del ciclo acquisti
Bologna, 22 aprile 2015
Dr.ssa Emma Varasio
Direttore Generale
Università degli Studi di Pavia
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Dal documento di programma del Commissario
Straordinario per la Revisione della Spesa
Pubblica
La gestione telematica delle diverse fasi del Processo di
Acquisto (raccolta dei fabbisogni, analisi del mercato, scelta
del contraente, ordine, archiviazione ed eventuale
pagamento) può portare significative riduzioni sia di prezzo
unitario, che la Commissione Europea stima tra il 5 ed il 20%
sia, tra gli altri, di tipo ambientale, quali riduzione del
consumo della carta, dei trasporti, di gestione
dell'archiviazione e del consumo di energia, che in maniera
indiretta possono generare risparmi sulle relative spese delle
pubbliche amministrazioni.
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Le esigenze
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Strumenti per la programmazione e la
rendicontazione;
Integrazione operativa e cooperazione
applicativa;
Gestione completa del ciclo passivo.
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Strumenti per la programmazione
La legge finanziaria per il 2008 ha introdotto l’obbligo per
le amministrazioni statali centrali e periferiche di
trasmettere annualmente al MEF un prospetto
previsionale del proprio fabbisogno di beni e servizi.
Al momento, tutta l’attività di programmazione dell’Ateneo,
budget compreso, avviene utilizzando file excel.
Uno strumento integrato che, partendo dalle rilevazioni dei
dati storici, consenta di inserire le variazioni relative ad
eventi previsionali, sarebbe di grandissima utilità per la
definizione dei fabbisogni.
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Interoperabilità e cooperazione applicativa
Finalizzato all'interazione tra i sistemi informatici delle
pubbliche amministrazioni e in primo piano nei provvedimenti
legislativi e nelle dichiarazioni del Governo. Effetto ‘slogan’?
Sistema Pubblico di Connettività (SPC)
Garantire l’interoperabilità e la cooperazione applicativa tra i
sistemi informativi delle Pubbliche Amministrazioni (PPAA),
operanti a livello centrale, regionale e locale, è un requisito di
primaria importanza al fine di realizzare il pieno ed efficace
sviluppo dei servizi pubblici in una logica di efficientamento e
di trasparenza…
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Finora…
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In base al DL 90/2014, le P.A. hanno comunicato all’AgID l’elenco delle
basi dati gestite e degli applicativi che le utilizzano (art. 24-quater)
L’adempimento è finalizzato all’attuazione di quanto stabilito dall’art. 24quinquies, che ha modificato l’art. 58 del CAD: “le P.A. comunicano tra
loro attraverso la messa a disposizione a titolo gratuito degli accessi alle
proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante la cooperazione
applicativa”. L’AgID, entro 90 giorni (art. 58, c. 2) dall’emanazione della L.

114/2014, avrebbe dovuto definire gli standard di comunicazione e le
regole tecniche a cui gli enti coinvolti avrebbero dovuto conformarsi
In questa situazione di impasse, l’Università di Pavia:
- ha mantenuto attive le convenzioni già stipulate
- in data 2/3/2015 ha richiesto ad AgID un parere sull’opportunità
di stipulare nuove convenzioni (a oggi non vi è stato riscontro)
- recentemente sottoposto pari quesito al CODAU
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Gestione ciclo passivo
Oggi
• Programmazione esigenze di acquisto non disponibile
• Ordini da ridigitare in U-GoV
• La fatturazione elettronica crea ulteriori problemi al momento della
contabilizzazione e dell’aggancio al corrispondente ordine
• La fattura deve poi essere ridigitata nella Piattaforma per la Certificazione
dei Crediti
In futuro…???
• Richiesta di acquisto formulata direttamente all’interno di U-GoV?
• Catalogo dei beni e servizi disponibili per convenzioni CONSIP o procedure
centralizzate a livello di Ateneo?
• Centrali di acquisto tra più Atenei?
• Interfaccia MEPA per RDO?
• Emissione ordine contabilizzato direttamente in U-GoV?
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Alcuni dati da Unipv (1)
Acquisizioni 2013
25.858.307 €
Acquisizione di
beni durevoli e
altri interventi
26%
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Acquisizione di
beni, servizi e
funzionamento
strutture
74%
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Alcuni dati da Unipv (2)
Procedure di acquisto
Procedure di
acquisto
"tradizionali"
(affidamenti
diretti, cottimi
fiduciari,
negoziate senza
bando, gare
pubbliche)
50%
Convenzioni
Consip
10%
Acquisti
effettuati
tramite Mepa
40%
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Alcuni dati da Unipv (3)
Acquisti carta tramite Sintel:
risparmio 32% pari a € 18.053,76
Carta fotocopie 75 GR A4 - Risme 500 FG
Costo Sintel
Carta fotocopie 80 GR A3 - Risme 500 FG
Costo Unipv
Carta fotocopie 80 GR A4 - Risme 500 FG
0
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5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
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Alcuni dati da Unipv (4)
Acquisti cancelleria tramite Sintel: valutazione di risparmio 37%
Risparmio complessivo totale stimato € 23.147,80
Cucitrice a pinza
Evidenziatori – tratto 5 mm tipo tratto video
Costo Sintel
Penna a sfera a punta media
Costo Unipv
Correttore a nastro roller 5 mm
Nastro adesivo invisibile – scrivibile 19X33
0.00
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200.00
400.00
600.00
800.00
1000.00
1200.00
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Alcuni dati da Unipv (5)
Costi del personale dedicato agli
approvvigionamenti
Rilevazione GP 2012
180 unità di personale, costo totale 973.319 €
Rilevazione GP 2014
162 unità di personale, costo totale 1.105.308 €
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Rendicontazioni e adempimenti
Obbligo di pubblicazione dei dati relativi agli acquisti
Le disposizioni in materia di prevenzione della corruzione e
trasparenza prevedono la pubblicazione di una serie di dati che
l’Ente è chiamato a trasmettere ad ANAC e a pubblicare nella
sezione Amministrazione trasparente.
La presenza/inserimento dei necessari dati a sistema, uniti alla
relativa possibilità di estrazione da un lato e l’attivazione della
cooperazione applicativa dall’altro dovrebbero auspicabilmente
consentire una gestione automatizzata dei processi di
trasmissione e pubblicazione dei dati richiesti.
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Le sfide e i punti di attenzione
Processi organizzativi: impatto dei processi di
dematerializzazione sull’organizzazione del ciclo passivo
Processi culturali e formativi: impatto sulla gestione del
personale, competenze acquisite, iniziative di incentivazione,
innovazione e premialità, ottimizzazione delle relazioni tra gli
uffici, modalità di diffusione della cultura del cambiamento,
iniziative di formazione e informazione interna all’Ateneo ed
esterna (verso i fornitori), ecc.
Strumenti per la dematerializzazione: sistemi di gestione
telematica dei processi di gara, protocollo e gestione
documentale, albi fornitori online, firma digitale, fatturazione
elettronica, sistemi informativi per la dematerializzazione nella
gestione dei contratti
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Oltre la fattura elettronica?
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