LE RIUNIONI E GLI INCONTRI CON LA
RETE COMMERCIALE: EFFICACIA E
METODI;
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Riunioni ed incontri con la Rete
 Periodici programmati
 Trimestrali ?
 Annuali per discussione target
 Saltuari per presentazione prodotti/strategie
 “Convention” annuale centrale o locale, MA
 Orientata alla Rete;
 Con strategie e piani d’azione;
 Con gruppi di lavoro;
 Con premi e riconoscimenti alla Rete;
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Riunioni ed incontri con la Rete
Lista di controllo
 Obiettivi?
 Chi dovrebbe partecipare?
 Chi potrebbe partecipare e perché?
 Qual è il punto centrale della riunione?
 Qual è l’Agenda punto per punto?
 Quanto tempo durerà (punto per punto)?
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Riunioni ed incontri con la Rete
Lista di controllo
 Dove si svolgerà la riunione? (in azienda, fuori)
 Chi dovrebbe parlare e dire cosa?
 Chi prende nota di tutto?
 Quando vi sarà la prossima riunione?
MA SERVE PROPRIO CONVOCARE QUESTA
RIUNIONE E PERCHE’?
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Riunioni ed incontri con la Rete
La preparazione
 Definire i ruoli e i compiti di ciascuno;
 Decidere i tempi;
 Attenzione alla logistica (sala, mezzi, generi di
conforto etc.);
 Come si comunica in riunione;
 L’Agenda;
 Come e cosa si comunica ai futuri partecipanti;
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Riunioni ed incontri con la Rete
Il coordinatore deve:
 Costruire l’Agenda con una sequenza logica;
 Verificare che tutti ricevano in anticipo la
documentazione prevista;
 Aprire la riunione comunicando obiettivi, tempi e
logistica;
 Avviare la discussione su ogni argomento
specificando i punti chiave da dibattere;
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Riunioni ed incontri con la Rete
Il coordinatore deve:
 Coinvolgere uno per uno tutti i partecipanti nella
discussione, incoraggiando anche l’espressione
di opinioni diverse (ma solo se comunicate
correttamente e costruttivamente);
 Sintetizzare le idee espresse dal team per ogni
punto e la decisione presa;
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Riunioni ed incontri con la Rete
Il coordinatore deve:
 Concludere riassumendo e in modo positivo e
motivante;
 Verificare successivamente i feedback dei
partecipanti;
 Modificare conseguentemente la riunione
successiva;
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Riunioni ed incontri con la Rete
Il coordinatore NON deve:
 Incoraggiare ogni partecipante a rivolgersi solo al
coordinatore, senza coinvolgere i colleghi;
 Distanziarsi dalla strategia / direttive aziendali o
rispetto all’Agenda;
 Fare il moralista e dare giudizi astratti;
 Parteggiare per qualcuno contro un altro;
 Parlare molto, prevaricando gli altri;
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Riunioni ed incontri con la Rete
Il coordinatore NON deve:
 Prendere pesantemente in giro o imbarazzare
qualcuno;
 Parlare male degli assenti;
 Essere sulla difensiva e sordo ai pareri contrari;
 Cercare di influenzare e dominare gli altri;
 Arrivare subito alla conclusione (la propria…);
 Fare lo sbruffone o il superesperto;
 Parlare più del 20% del tempo;
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Riunioni ed incontri con la Rete
I partecipanti devono:
 Sapere qual è l’obiettivo della riunione;
 Sapere se è una riunione informativa, decisionale
o altro;
 PREPARARSI ! Dati, informazioni etc;
 E’ spesso un piccolo/grande ESAME !
 Avere ben presente i punti essenziali;
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Riunioni ed incontri con la Rete
I partecipanti devono:
 Esprimersi in modo breve, sintetico e CHIARO;
 Stare ZITTI se non si ha niente di utile o
intelligente da dire;
 Stare ZITTI se non si conosce l’argomento;
 Aiutare il proprio gruppo con contributi utili;
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Riunioni ed incontri con la Rete
I partecipanti devono:
 Presentare con chiarezza e forza e sostenere le
proprie idee;
 Non “ritirarsi nel guscio” o “fare dispetti” se la
propria idea non è approvata/condivisa;
 Accettare, condividere e promuovere le decisioni
prese in riunione;
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Riunioni ed incontri con la Rete
TUTTI devono:
 REALIZZARE le azioni decise insieme in riunione;
 Portarle a TERMINE;
 NON realizzare altre azioni diverse da quelle
decise
ALTRIMENTI
LE RIUNIONI SARANNO PERCEPITE COME
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“UNA INUTILE PERDITA DI TEMPO”
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Riunioni ed incontri con la Rete
TUTTI devono:
QUANDO SI E’ IN RIUNIONE:
 Massima tolleranza e democraticità  TUTTI
devono poter esprimere interessi, opinioni
diverse, lavorarci su insieme ed arrivare ad una
decisione il più possibile condivisa;
QUANDO SI DEVE ESEGUIRE:
 Massima decisione nell’implementazione delle
decisioni prese in riunione e nel farle rispettare
da tutti;
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FINE
Grazie per l’attenzione !
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