The International Association of Lions Clubs
Distretto 108 Yb Sicilia
Governatore Prof. Avv. Gianfranco Amenta
Anno Sociale 2013 – 2014
“Partecipare per cooperare alla crescita”
La formazione come
“antidoto” alla crisi
dell’associazionismo.
Un progetto Lions.
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Tema
Come organizzare
e gestire riunioni
efficaci
Svolgimento:
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Riunioni efficaci
La riunione è uno strumento di comunicazione,
uno scambio di informazioni tra più persone
per raggiungere INSIEME un obiettivo comune.
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Riunioni efficaci
Per essere efficace una riunione richiede
una attenzione sistemica sia a livello dei
contenuti sia a quello delle relazioni.
In caso contrario ..
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Riunioni efficaci
IMPORTANTE
La riunione è complessivamente MENO
EFFICIENTE ma notevolmente PIÙ EFFICACE
di altre modalità di comunicazione
interpersonale: e-mail, telefono, colloqui,
piccoli sottogruppi, …
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Riunioni efficaci
Perché le riunioni sono importanti?
Portano i problemi all’attenzione di tutti migliorando
la comunicazione;
Aumentano il senso di partecipazione e di
appartenenza;
Permettono la condivisone delle informazioni e la
ricerca del consenso sulle decisioni;
Favoriscono l’interdipendenza positiva non essendo
spesso sufficiente la semplice collaborazione tra
appartenenti allo stesso gruppo;
Creano – appunto – un gruppo e, quindi, sinergia.
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Riunioni efficaci
Una riunione per essere efficace
deve centrale due obiettivi:
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Riunioni efficaci
Una riunione per essere efficace
deve centrale due obiettivi:
OBIETTIVI ESPLICITI operativi:
I risultati che ci si aspetta da una riunione
nei suoi risvolti operativi
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Riunioni efficaci
Una riunione per essere efficace
deve centrale due obiettivi:
OBIETTIVI ESPLICITI
psicologici:
Legati alle componenti
psicologiche nelle
relazioni tra i partecipanti
ed ai loro rapporti
interpersonali.
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Riunioni efficaci
Stabilire l’obiettivo, il “dove si vuole arrivare”,
è fondamentale per l’efficacia di una riunione
e, per essere tale, deve rispondere ad alcuni
requisiti che agiscano come SCORTA sul
percorso delle scelte aiutandoci ad evitare di
sprecare il tempo della riunione in dibattiti
inutili .
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Riunioni efficaci
SCORTA: iniziali degli aggettivi
caratterizzano un vero obiettivo:
che
-Specifico;
-Concreto;
-Ottenibile;
-Riscontrabile;
-Tempificato;
-Avvincente.
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Riunioni efficaci
Ricordarsi che:
Un obiettivo troppo difficile non genera
impegno;
Un obiettivo troppo facile può annoiare.
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Riunioni efficaci
Prerequisiti di una riunione
Nell’organizzare una riunione
bisogna rispondere a tre
domande:
1) Perché?
2) Per chi?
3) Quanto costa (tempo e
denaro)?
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Riunioni efficaci
Prerequisiti di una riunione
Cultura del costo riunione
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Una riunione si compone di diverse
fasi:
1)
2)
3)
4)
5)
Preparazione
Apertura
Svolgimento
Conclusione
Dopo
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Preparazione 1
1) Definire l’obiettivo: stabilire qual è il
risultato atteso, cosa si vuole conseguire;
2) Predisporre un ordine del giorno ed
attenersi strettamente allo stesso;
3) Definire il tempo di inizio e quello della
fine, il tempo da dedicare per i vari
interventi
o
a
disposizione
dei
partecipanti;
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Preparazione 2
4)Aspetti logistici quali prenotazione della sala,
strumentazione tecnica necessaria, spostamenti,
confort (eventuali coffee-break);
5)Aspetti organizzativi quali lettera/mail di
convocazione, richiesta di conferma, prenotazioni
varie;
6)Preparazione documentazione necessaria da
inviare anticipatamente ai partecipanti.
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Apertura (parte iniziale della riunione) 1
Iniziare
definendo
chiaramente
l'obiettivo
dell'incontro e fissando il limite di tempo da
rispettare;
Presentare tutti gli argomenti in agenda, in modo
che vengano compresi;
Discutere all’inizio i punti che richiedono maggiore
impegno, iniziare dai punti che uniscono i
partecipanti;
Iniziare la discussione stimolando il coinvolgimento
di tutti partecipanti;
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Apertura (parte iniziale della riunione) 2
Chiedere il contributo degli altri membri, facendo
però attenzione che nessuno prenda il sopravvento;
Incoraggiare l'espressione dei diversi punti di vista,
evitando i commenti troppo bruschi;
Permettere il disaccordo tra i partecipanti ed il
contraddittorio, ma evitando che l'atmosfera diventi
troppo calda;
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Svolgimento (parte centrale della riunione)
 Presidiare
la metodologia/processo di lavoro stabiliti;
Regolare la comunicazione: far intervenire, garantire
l’ascolto, integrare, limitare, allargare …;
Evitare dispersioni, non soffermarsi su argomenti
secondari o al di fuori dell’ordine del giorno;
Gestire rapporti-comportamenti problematici o
conflittuali;
Se la discussione si prolunga eccessivamente su di un
argomento, ricordare ai partecipanti che sono lì per
trarre delle conclusioni e prendere delle decisioni.
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Conclusione (parte finale della riunione)
 Chiudere
all’ora stabilita ;
Sintetizzare ciò che è stato definito;
Rilevazione di eventuali punti ancora aperti;
Se è necessario un ulteriore incontro, concordare
con i partecipanti sul suo argomento e su che cosa i
partecipanti devono fare prima che questo abbia
luogo.
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Dopo
VERBALE
(report analitico degli interventi e/o report sintetico
delle conclusioni);
TRASFERIMENTO
(comunicazione a terzi, responsabilizzazione);
ATTUAZIONE
(utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione
dell’attuazione altrui);
EVENTUALE FOLLOW-UP.
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
Il verbale
Il verbale deve essere chiaro e sintetico,
scritto correttamente e contenere:
 Descrizione
della riunione;
Descrizione dei temi discussi e degli interventi;
Descrizione delle decisioni prese;
Impegni assunti dai vari partecipanti con i tempi
di esecuzione;
Elenco delle persone cui è inviato il verbale;
Data della eventuale successiva riunione.
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Riunioni efficaci
Fasi di una riunione
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Riunioni efficaci
La verità è che la
maggior parte
delle riunioni sono
inefficaci e – perciò –
la gente pensa che
siano inutili!
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Riunioni efficaci
Perché molte riunioni sono inefficaci?
 Coinvolgono
troppe persone che parlano troppo;
Non producono decisioni;
Dominate da poche persone con una forte
personalità;
Si ottengono indicazioni generiche o semplici
raccomandazioni;
Investono troppo tempo su banalità che possono
essere risolte altrimenti.
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Riunioni efficaci
Cosa può rovinare una riunione?
Arrivare e iniziare in ritardo, oppure aspettare la
presenza di tutti i partecipanti mancando di rispetto a
coloro che sono arrivati puntuali;
Non prevedere e/o non comunicare l’ora di chiusura;
Invitare i partecipanti all’ultimo momento;
Organizzare una riunione con un obiettivo poco chiaro;
Non comunicare in anticipo l’o.d.g.;
Non preparare, per tempo, gli argomenti da discutere
ed il materiale a supporto della discussione.
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Riunioni efficaci
Cosa può rovinare una riunione?
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Riunioni efficaci
Il Partecipante
Anche per chi partecipa a
una riunione
ci sono delle regole da
seguire
per rendere efficace la
riunione!
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Riunioni efficaci
Il Partecipante (1)
Verificare la propria disponibilità e avvisare
tempestivamente in caso contrario;
Leggere attentamente l’o.d.g.;
Prepararsi sugli argomenti da trattare;
Eliminare ogni potenziale azione di disturbo
(telefonini; ipad; …);
Ascoltare
attentamente
gli
interventi
altrui,
astenendosi da commenti personali inutili e fuori luogo.
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Riunioni efficaci
Il Partecipante (2)
Rimani in silenzio se non hai niente di importante da
dire;
Se non sei sicuro di quello che dici, evita di fare
affermazioni quali "io credo che dovremmo fare
questo...". Piuttosto fai una domanda al Presidente o
agli altri membri, quale "Credete che sia il caso di fare
questo?“
 Sii preparato a discutere il tuo argomento
fermamente, ma non insistere per una causa persa.
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Riunioni efficaci
Il Partecipante (3)
A volte è meglio tacere e
sembrare stupidi che aprir
bocca e togliere ogni dubbio.
OSCAR WILDE
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Riunioni efficaci
Il Partecipante (3)
Il Partecipante … deleterio
-Signore dell’ovvio;
-Ritardatario;
-Sussurratore;
-Emarginato;
-Interprete;
-Saccente;
-Antagonista;
-Sipperò.
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Riunioni efficaci
Il Coordinatore
Può essere chi copre un ruolo a progetto;
Può essere chi stabilisce la necessità di una
riunione e la convoca;
Può essere qualcuno delegato a ciò da una
autorità;
Può essere chi copre un ruolo istituzionale.
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Riunioni efficaci
Rilevanza della posizione
ALTA
Il Coordinatore
Preparazione
sulla
materia
BASSA
4 1
3 2
Rilevanza della posizione
BASSA
Preparazione
sulla
materia
ALTA
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Riunioni efficaci
Il Coordinatore
1 - Legittimato
2 - Plafonato
3 - Operativo
4 - Garante
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Riunioni efficaci
Il dibattito
• Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi,
concedendo la parola secondo le regole concordate;
• Il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare
domande anche durante la relazione o solo alla fine;
• Ammettere le domande durante la relazione porta a un
clima più partecipativo e permette di chiarire subito
dubbi e fraintendimenti;
• Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso
in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo.
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Riunioni efficaci
Rilevanza dei contenuti
ALTA
Condivisione
Spinta della
motivazione
BASSA
4 1
3 2
Rilevanza di contenuti
BASSA
Spinta della
motivazione
ALTA
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Riunioni efficaci
Condivisione
1 – Spinta in avanti
2 - Accaloramento
3 - Stallo
4 - Concettualità
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Riunioni efficaci
Il dissenso
Il dissenso in una
riunione può essere
di due tipi:
1) Dissenso relativo al
contenuto;
2) Conflitto sul piano
della relazione.
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Riunioni efficaci
Il dissenso
Dissenso relativo al contenuto:
IL CONFLITTO SUL CONTENUTO NON
E’ NECESSARIAMENTE NEGATIVO E DI
PATOLOGICO PUO’ INVECE ESSERE
UNA INTERESSANTE DIALETTICA
QUINDI UNA RISORSA.
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Riunioni efficaci
Il dissenso
Conflitto sul piano della relazione:
E’ QUESTO UN LIVELLO DELICATO DA
GESTIRE
PERCHE’
UNA
RELAZIONE
CONFLITTUALE
CORRISPONDE
A
UNA
SVALUTAZIONE DELL’ALTRO COME PERSONA
O COME RUOLO ORGANIZZATIVO OPPURE E’
DOVUTA A DUELLI DI POTERE PIU’ O MENO
ESPLICITI.
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Riunioni efficaci
Il dissenso
Per il coordinatore di una riunione è
fondamentale saper riconoscere quale delle
due tipologie di conflitto si verifica per
decidere come gestirlo. Nel primo caso infatti
può
essere
utile
lasciarlo
esprimere
liberamente, guidandolo verso l’obiettivo; nel
caso di un conflitto relazionale invece è
necessario “contenerlo” perché non infici il
raggiungimento stesso del risultato atteso.
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Riunioni efficaci
Finale 1
…a
volte va
tutto
bene!
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Riunioni efficaci
Finale 2
Lo sviluppo di ciascuno di noi come gestore di riunioni è
legato alla crescita personale: più cose impariamo, più
prestiamo attenzione agli altri, meglio possiamo svolgere
questa funzione. E questa nostra possibilità di sviluppo è
potenzialmente infinita.
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Riunioni efficaci
46