Il mondo corporate: sfide,
tendenze, linguaggi,
aspettative nella gestione
degli eventi e dei congressi
Cisalpina Research
Cisalpina Research è il centro studi creato da Cisalpina Tours nel 2011
per rilevare dati e tendenze, opportunità e sfide del mercato dei viaggi
d’affari.
Le indagini di Cisalpina Research hanno come primo elemento di unicità
quello di fotografare esclusivamente il mercato italiano, in maniera
obiettiva e puntuale.
Ogni survey dà, quindi, voce e possibilità di confronto sui temi di
maggiore attualità ai travel e event manager, marketing, responsabili
acquisti e risorse umane di aziende italiane di ogni settore e dimensione,
che rappresentano una fetta significativa dell’articolato tessuto
economico nazionale.
L’indagine Eventi e Congressi
L’indagine, condotta in collaborazione con MPI Italia Chapter nel periodo di settembre-ottobre 2013
ha l’obiettivo di esplorare le tendenze nel mondo degli eventi in Italia e comprendere come le
aziende si stanno muovendo in questa fase di rinnovamento.
Il target di riferimento sono stati i Corporate Event Manager, Marketing Manager e chi all’interno
della propria organizzazione si occupa della gestione degli eventi aziendali.
L’iniziativa nasce a seguito degli incontri avviati nel 2012 e proseguiti nel 2013 con le
principali aziende italiane durante il ciclo di seminari interattivi «Experience and
Perfom», ideato da Cisalpina Tours e patrocinato da MPI Italia Chapter per costruire e diffondere
una cultura d'impresa tra le aziende che organizzano eventi di comunicazione.
La ricerca si è svolta su base web attraverso domande a risposta multipla. In totale 17domande.
Si ringrazia Event Report e Secretary.it che hanno partecipato in qualità di media partner.
Alcuni risultati
Il primo dato a stupire è la confusione di ruoli e competenze nell’organizzazione degli eventi
aziendali; una miriade le figure professionali e le funzioni aziendali coinvolte. Solo l’11% delle aziende
intervistate ha infatti dichiarato di affidare l’organizzazione dell’evento al Corporate event.
Quando poi, le decisioni finali per la gestione e organizzazione di un evento sono affidate al Top
Management (Presidenti 35% e AD 30%)
Tutto ciò genera situazioni interne problematiche, quali ad esempio confusione di ruoli e mansioni,
gestione frammentata e pesante, processi decisionali lunghi e faticosi.
Tra le difficoltà principali da fronteggiare nella realizzazione degli eventi emerge con una percentuale
superiore al 40% l’esiguità dei budget messi a disposizione che risultano inappropriati, richiedendo
alle agenzie di eventi di trovare sempre più frequentemente soluzioni originali e creative a basso impatto
economico.
Alcuni risultati
Tra le difficoltà esterne spicca la scarsa conoscenza, qui in Italia, degli standard internazionali
(33%) che disciplinano e istituzionalizzano il settore del MICE.
Particolarmente difficile è risultato essere, anche, il rapporto con i fornitori finali; a venir meno
secondo i nostri rispondenti sarebbe l’approccio “tailor made”.
Sentendosi poco comprese le aziende stesse al loro interno cercano di trovare le soluzioni più adeguate e
sicure per garantire il buon esito dell’evento: tra queste di primaria rilevanza pare essere un buon brief
completo e dettagliato (31%)
Le aziende italiane si concentrano sempre più sul Meeeting Design per raggiungere gli obbiettivi
prefissati. La misurazione dell’impatto generato dall’evento e la ricerca continua di un suo miglioramento
è stato segnalato come uno dei punti su cui le aziende pongono maggior peso strategico.
In futuro le aziende vedono il ruolo delle agenzie di pianificazione e organizzazione di eventi
più coinvolte nella comunicazione (34%) piuttosto che nella logistica (9%).
Gli eventi saranno sempre più caratterizzati da un’ anima verde (35%) e si sente l’esigenza del
ritorno ai meeting face to face (26%)
Quali sono le problematiche interne con cui si confronta
quotidianamente e che maggiormente influiscono sulla qualità del suo
lavoro?
Necessità di combinare qualità con budget
ridotti
5%
3%
Sovrapposizione dei ruoli/funzioni aziendali
8%
10%
41%
Lungo processo di validazione interna
Mancanza di formazione
specifica/conoscenza del mondo eventi
all'interno dell'organizzazione
10%
Incertezza del mercato e dell'andamento
dell'azienda
10%
Partner prefissati e imposti dalla casa madre
13%
Travel Policy blindate e poco flessibili
Quali sono le problematiche esterne con cui si confronta
quotidianamente e che maggiormente influiscono sulla qualità del suo
lavoro?
Scarsa conoscenza degli standard
internazionali
6%
9%
33%
Mancanza di risposte tempestive da parte dei
fornitori
Mancanza di flessibilità da parte dei fornitori
12%
Difficoltà di "dialogo" con i fornitori
Altro
15%
Inadeguatezza dei fornitori
24%
* per Altro è emersa la scarsa capacità propositiva e
creativa dei fornitori.
Quali delle seguenti strategie utilizzate nella vostra organizzazione per
assicurare il buon esito dell'evento?
Stesura di un brief dettagliato
10%
Coinvolgimento costante del management
12%
31%
Creazione di collaborazioni con tutti gli attori
coinvolti nell'organizzazione
Analisi rischio degli eventi precedenti
12%
Report periodici per evidenza delle spese
Frequente Audit
17%
19%
Negli ultimi due anni quale è stata la principale sfida affrontata nella
gestione degli eventi?
4%
Budget limitati
4%
Cultura aziendale conservativa
22%
43%
Crisi economica diffusa
Instabilità del mercato (fornitori in difficoltà o
scomparsi)
Regime fiscale sfavorevole
26%
Scelga tra le seguenti opzioni quelle su cui la sua azienda pone un
maggior peso strategico per la gestione di un evento?
Raggiungimento degli obiettivi prefissati
3%
2%
10%
Creare coinvolgimento dei partecipanti
26%
12%
Logistica dell'evento
Riduzione dei costi - Migliorare i risparmi
Aumento ritorno dell'investimento -ROI
17%
19%
Visione globale di tutti gli aspetti e le fasi di un
evento
12%
Allineamento alle nuove norme legislative in
materia
Altro
In Azienda quali sono attualmente le due esigenze prioritarie nella
pianificazione e organizzazione di un evento?
Contenuti e format più innovativi
10%
26%
12%
Fissare obiettivi specifici, realistici,
raggiungibili, misurabili, a scadenza
Dimostrare a breve-medio-lungo termine
il BVOM (Business Value of Meeting)
Coerenza con la Policy generale
dell'azienda
14%
Maggiore creatività
24%
14%
Stabilire a monte i criteri di misurazione
dell'investimento economico
Secondo quali criteri vengono selezionate le agenzie a cui affidare
l'evento?
Professionalità
8%
3%
Idee innovative e creatività
8%
33%
Affidabilità e capacità di realizzazione
8%
Rispetto delle politche sostenibili e di una
condotta etica
Remunerazione dell'agenzia (Agency Fee)
Conoscenza e rispetto degli standard
internazionali
23%
18%
Capacità di selezionare i fornitori (capacità
di fare network)
Come immagina il ruolo delle agenzie di pianificazione e
organizzazione di eventi nei prossimi anni?
Ruolo più attivo nella comunicazione
9%
34%
Capacità di coordinare e gestire le
rispettive aree di competenza e
specializzazione
25%
Maggiore apporto nello stabilire i criteri
di misurazione e valutazione dell'evento
Meno logistica e più coinvolgimento sul
meeting design
31%
Grazie per
l’attenzione