LA LETTERA DI CONVOCAZIONE E IL
VERBALE DI RIUNIONE
Sono DOCUMENTI che assumono VALORE LEGALE.
La LETTERA DI CONVOCAZIONE precede la riunione e
ne indica i punti di discussione.
Il VERBALE DI RIUNIONE esprime e sintetizza lo
svolgimento e le delibere di una riunione.
LA LETTERA DI CONVOCAZIONE
Convocare l’Assemblea è compito del Presidente.
Il Presidente ha il potere di redigere l’Ordine del Giorno in acronimo
O.d.G.
Risponde alle domande DOVE e QUANDO ed è indirizzata a tutti
colore che hanno il diritto di parteciparvi.
E’ firmata da chi la redige.
Questa lettera deve indicare in modo chiaro gli argomenti da
trattare. L’ordine del giorno si sviluppa in punti, ogni punto è un
argomento (e non più di uno).
Il primo, secondo e l’ultimo punto del giorno sono fissi. Il Primo è
riservato all’Approvazione del Verbale precedente, il punto 2 alle
Comunicazioni e l’ultimo è dedicato alla voce Varie ed Eventuali.
Il VERBALE DI RIUNIONE
Un Verbale, da intendersi come un rendiconto sintetico,
contenente cioè in riassunto la discussione e le conclusioni di
una riunione. I verbali saranno conservati in un libro apposito.
I punti dell’O.d.G. equivalgono al binario lungo il quale corre
l’esposizione del verbale. Particolare attenzione alle votazioni
(numero dei voti) deve essere fatta e le delibere devono
essere descritte con linguaggio chiarissimo. La stesura del
verbale è affidata a un segretario-a che avrà modo di
elaborare gli appunti.
Il Verbale ha una funzione interna e una esterna. Chi si occupa
di un’organizzazione ha necessità di accedervi. Inoltre Enti o
terzi possono richiederne stralci.
ELEMENTI STRUTTURALI DI UN VERBALE
• Il Titolo, con l’indicazione del tipo di assemblea;
• l’Intestazione, dove si indicano data e luogo della riunione e il modo
in cui è stata convocata;
• l’Elenco, in ordine alfabetico, dei presenti e degli assenti (distinti tra
giustificati e ingiustificati) e la presenza di deleghe. Controllare il
numero legale dei partecipanti;
• l’indicazione della persona che presiede la seduta e quella
incaricata di stendere il verbale (il segretario verbalizzante);
• la formula che dichiara esplicitamente il raggiungimento del
numero legale e la seduta è aperta;
• la sintesi delle discussioni, votazioni, e delibere riguardanti gli
argomenti all’O.d.G. (ogni punto è trattato separatamente);
• esaurito l’O.d.G., una formula di conclusione, del tipo “la seduta
è sciolta” o “la seduta è tolta” con l’indicazione dell’ora alla quale i
lavori terminano;
• la firma del Presidente e del Segretario Verbalizzante. – Se il
Verbale è approvato durante la seduta si scriverà “letto, approvato
e sottoscritto seduta stante”;
• il verbale si articola in tante sezioni quanti sono i punti all’O.d.G..