Approfondimenti normativi sulla Firma dello studente nei verbali
d’esame
Redatto da:
Giorgio Gagliardi (KION Spa)
Verificato da:
Approvato da:
Giorgio Gagliardi (KION Spa)
Distribuito a: AAl Alessandro Mecarelli (Libera Università degli Studi S.Pio V)
Codice doc.: KION_ASP_NORM
KION S.p.A.
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Approfondimenti normativi sulla Firma dello studente nei verbali d’esame
INDICE
1.
INTRODUZIONE ........................................................................................................................... 3
1.1 APPROFONDIMENTI NORMATIVI SULLA FIRMA DELLO STUDENTE NEI VERBALI D’ESAME
3
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Approfondimenti normativi sulla Firma dello studente nei verbali d’esame
1.
INTRODUZIONE
Il seguente approfondimento fa riferimento ad una serie di accertamenti condotti dagli Uffici
dell’Amministrazione Generale dell’Università di Bologna rispetto alla possibilità di eliminare la
firma dello studente dal verbale d’esame. Tali verifiche ebbero inizio nel 2000, in occasione
della sperimentazione della procedura informatica di verbalizzazione degli esami di profitto
supportata – nello specifico - dallo strumento della firma digitale.
Al tempo, la semplificazione amministrativa e lo snellimento delle procedure rappresentavano,
per l’Università di Bologna, le motivazioni più interessanti del progetto.
1.1 APPROFONDIMENTI NORMATIVI SULLA FIRMA DELLO STUDENTE
NEI VERBALI D’ESAME
Prima di entrare nel vivo della questione relativa all’opportunità o meno di prevedere la firma
dello
studente
nel
verbale
d’esame,
è
opportuno
introdurre
alcuni
elementi
che
accompagnarono l’avvio della sperimentazione della procedura informatica di gestione dei
verbali d’esame con firma digitale, presso l’Università di Bologna. Si tenga presente che oggi
circa il 90% del totale dei verbali prodotti da tutte le Facoltà dell’Ateneo di Bologna (~450.000
verbali l’anno), sono digitali: nel 2008 sono stati annullati circa 450 verbali d’esame (~0,1%).
Un primo elemento decisivo per l’avvio della sperimentazione fu che l’uso della rete di
trasmissione dati abbinata allo strumento della firma digitale apposta dai docenti sui documenti
informatici sostitutivi del supporto cartaceo del verbale d’esame, avrebbe avuto le seguenti
conseguenze:
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1. gli studenti avrebbero visto certificati gli esami sostenuti in tempi sensibilmente più
rapidi rispetto a quelli tipici della gestione in modalità cartacea;
2. le elaborazioni riguardanti il numero degli esami svolti dal docente sarebbero avvenute
in tempo reale;
3. sarebbe stato possibile eliminare l’intervento manuale delle segreterie per il caricamento
degli esami di profitto con l’impiego degli stessi operatori in compiti più elevati e più
gratificanti professionalmente.
Altro elemento fu, appunto, il suggerimento da parte della Direzione Amministrativa di
accertare la possibilità di eliminare la firma dello studente nel verbale d’esame. Ciò, in quanto
l’estensione della firma digitale a tutti gli studenti avrebbe comportato problemi di costi e oneri
organizzativi aggiuntivi rilevanti.
Fino alla partenza della sperimentazione della procedura informatica di verbalizzazione, l’esame
era sempre stato “gestito” in modalità cartacea, con la sottoscrizione del verbale da parte dei
professori componenti la Commissione d’esame e dello studente.
Non vi erano e non vi sono norme specifiche sulle modalità di redazione del verbale d’esame,
ma in base ad una prassi consolidata è stata sempre ritenuta necessaria anche la firma dello
studente.
Nel 2007, in occasione di una seduta del S.A. fu proposta l’eliminazione della firma dello
studente per gli esami svolti nella sola forma scritta e per i soli casi in cui lo studente si fosse
ritirato o fosse stato respinto.
In quella sede, il S.A. si espresse a favore del mantenimento della firma dello studente
indicando le seguenti soluzioni per colmare le eventuali mancanze di firma:
 la Commissione d’esame avrebbe allegato al verbale il “tabulato” nel quale sarebbero
state rilevate le firme di presenza dei candidati ammessi alla prova scritta;
 Il presidente della Commissione d’esame avrebbe annotato sul verbale che lo studente
non si era presentato per firmare il verbale.
In generale, la firma dello studente, pur non essendo un requisito di validità dell’esame, ha
assolto nel tempo una funzione rilevante: attestare la partecipazione fisica dello studente
all’esame (che dovrebbe, comunque, essere rilevata assieme all’accertamento dell’identità del
candidato) ed evitare, pertanto, possibili contestazioni sul suo svolgimento. Non vi è dubbio
che, sino a quando le modalità di svolgimento dell’esame richiedono la presenza fisica dello
studente, la firma dello studente continui ad assolvere tale funzione.
Dall’informatizzazione della procedura di verbalizzazione degli esami di profitto con o senza la
firma digitale, non risultano modificate le modalità di svolgimento dell’esame, ma solo la sua
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verbalizzazione. In tale quadro, la partecipazione fisica dello studente è un evidente
presupposto del corretto svolgimento del procedimento d’esame. Pertanto, nonostante fosse
ritenuto possibile sotto il profilo della legittimità eliminare la firma dello studente, gli Uffici
segnalarono che tale scelta avrebbe comportato alcune conseguenze meritevoli di attenzione.
Se fino ad allora non erano state rilevate contestazioni sullo svolgimento dell’esame, grazie alla
rilevante efficacia probatoria della firma dello studente, la decisione di eliminarla avrebbe
potuto assistere all’insorgenza di contestazioni da parte degli studenti. Si riteneva che,
nell’eventualità in cui questi ultimi avessero presentato dei ricorsi giurisdizionali, al fine di
contestare la propria presenza o, le stesse modalità di svolgimento dell’esame, l’Ateneo non
avrebbe potuto avvalersi dell’efficacia probatoria della firma dello studente e avrebbe dovuto
fare affidamento, eventualmente, sulla sola efficacia dell’attestazione dei componenti della
Commissione d’esame. (Non essendovi giurisprudenza in merito, sarebbe stato alquanto
difficile prevedere le conseguenze di un eventuale contenzioso). Non era possibile, peraltro,
prevedere le entità di eventuali contestazioni che sarebbero potute sorgere o gli esiti degli
eventuali giudizi.
Gli Uffici non poterono che evidenziare la problematica. Il potere decisionale, ovviamente, fu
riconosciuto agli Organi Accademici. Nell’eventualità in cui questi ultimi avessero deciso di
eliminare la firma dello studente nel verbale d’esame si ritenne che si sarebbe comunque
potuto individuare, per gli esami orali, una modalità di registrazione che assicurasse la
simultaneità della stessa, ai fini di consentire allo studente di controllare immediatamente
l’inserimento dell’esame in carriera. Tale accortezza sarebbe stata utile per evitare successive
contestazioni da parte dello studente. Invece, per gli esami svolti solo in forma scritta (per i
quali non era possibile assicurare una registrazione simultanea), gli Uffici consigliarono
comunque l’applicazione della soluzione indicata dagli Organi Accademici nella seduta del 2007,
in relazione alla redazione e conservazione di un tabulato in cui fossero rilevate le firme di
presenza.
Nel caso in cui gli Organi Accademici avessero deciso di ritenere necessaria la firma dello
studente, gli Uffici ricordarono che, in un procedimento informatizzato quale quello esaminato,
la firma autografa dello stesso sarebbe potuta essere sostituita dalla firma digitale definita
dall’articolo 1 del D.P.R. n. 513/1997. Infatti, come previsto dal D.P.R. “il documento
informatico, sottoscritto con firma digitale ai sensi dell’art. 10, ha efficacia di scrittura privata ai
sensi dell’art. 2702 del codice civile”. L’art.10, comma 2 recita: “l’apposizione o l’associazione
della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e i
documenti in forma scritta su supporto cartaceo”.
Si sottolineò che l’unica firma con la stessa efficacia probatoria della firma autografa era la
firma digitale così definita nell’art. 1 del D.P.R. n. 513/1997: “per firma digitale si intende il
risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche
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a coppia, una pubblica ed una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e
al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti
informatici”.
A conclusione di quanto appena descritto si fa presente che attualmente, nella pratica
operativa, la procedura informatica adottata dall’Università degli Studi di Bologna per la
verbalizzazione degli esami di profitto, pur prevedendo la possibilità di apposizione della firma
dello studente all’interno del verbale (che attesta la presa visione dell’esito attribuito dal
docente), non ne impone l’obbligo di inserimento che rimane, invece, a discrezione del docente
o della Facoltà di riferimento.
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