Venezia, 26 novembre 2007
Formazione e gestione
delle raccolte
Rossana Morriello
 Il processo di pianificare e costruire una
collezione equilibrata di materiali bibliotecari
in un arco di tempo, basata su una
valutazione continua dei bisogni informativi
degli utenti, su un’analisi dell’uso, e sulle
caratteristiche dell’utenza, nell’ambito di un
budget. Lo sviluppo delle raccolte include la
formulazione di criteri di selezione, la
pianificazione sulla condivisione delle
risorse, sugli interventi di conservazione e
su scelte di selezione e deselezione.
“collection manager”
coniugare competenze tradizionali
sullo sviluppo delle raccoolte con
nuove abilità tecniche e tecnologiche,
ma anche con capacità relazionali e
con sviluppo personale
Gestione delle raccolte come
processo
Il processo di sviluppo della politica di gestione
delle raccolte comincia con un gruppo di
persone interessate al futuro della loro
biblioteca che si riuniscono per discutere come
sviluppare quella biblioteca al meglio; per
pianificare, programmare e realizzare, in modo
che possa essere fornito un servizio ottimale
con un uso appropriato e giudizioso delle risorse
finanziarie
Fase I
Valutazione
Strumenti per la valutazione
Un documento viene valutato per
motivi molto diversi
Il tipo di valutazione cambia a seconda
del punto di vista (lettore, collezionista,
insegnante, bibliotecario)
L’approccio del bibliotecario
valutazione per
selezionare
creare profili di acquisto
consigliare
recensire
scartare
Selezione
Chi è responsabile
Chi la fa (per singole specializzazioni)
Quali strumenti e ausili vengono
utilizzati (es. griglie, recensioni,
cataloghi)
Quali formati
Il metodo di Whittaker
Si basa sull’applicazione di alcuni
criteri di tipo
• bibliografico
• bibliologico
• biblioteconomico
Criteri
 Persone (autore, curatore, editore, tipografo)
 Piano (argomento, origini, scopo, pubblico)
 Contenuti (fiction – non fiction)
 Organizzazione (disposizione grafica, indici, rinvii)
 Progetto grafico (formato, leggibilità, aspetti estetici)
 Produzione (metodi, “abilità artigianale”, materiali)
 Posizionamento (nei confronti mercato, nei confronti
raccolte)
Contenuti – Non fiction










Reputazione
Ricerca: metodi e fonti
Validità
Lunghezza
Ambito
Dettaglio
Punto di vista
Pregiudizi
Equilibrio
Livello










Stile
Accuratezza
Aggiornamento
Revisione
Durata
Inform. bibliografica
Inform. iconografica
Caratt. particolari
Materiali di supporto
Effetto
Contenuti - Fiction









Reputazione
Ricerca: metodi e fonti
Osservazione
Inventiva
Lunghezza
Intreccio
Ambientazione
Personaggi
Livello





Approccio
Stile
Spirito
Durata
Informazione
iconografica
 Materiale di supporto
 Effetto
 Potere
Opere di reference








Persone
Scopo
Pubblico
Metodologia di ricerca e
compilazione
Ambito
Oggettività
Equilibrio
Aggiornamento
(rev. continua, supplementi,
annuari)
 Accuratezza
 Precisione e dettaglio
voci
 Informazione
iconografica
 Disposizione
 Indici
 Rinvii
 Formato
 Posizionamento (costi)
Valutazione bibliometrica
(indici citazionali)
Impact factor (ISI):
numero di citazioni ottenute dalla rivista
nel 2006 su articoli del 2004-2005
4000
numero di articoli pubblicati nel 2004-2005
2000
impact factor =
2
Limiti impact factor
 Lingua di pubblicazione dell’articolo
 Riviste molto lette/riviste molto citate
 Ritardo nell’uscita dei fascicoli
 Citazione più frequente in alcuni settori
 Autocitazioni
 Citazione non sempre equivale a giudizio
positivo
 Fattori “economici”
Fase II
Acquisizione
Acquisizioni
Ordini diretti (firm orders)
Ordini aperti (blanket orders)
Ordini in continuazione (standing
orders o continuation orders)
Approval plans
Visite dirette in libreria
In visione
Valutazione fornitore
Qualità del servizio offerto
• Tempestività e ampiezza segnalazione
novità
• Tempi e affidabilità nella fornitura
• Capacità di procurare edizioni di piccoli
editori o editori particolari
• Gestione di servizi complessi (es.
sottoscrizione periodici, attivazione
elettronico)
Valutazione fornitore
Sconto sul prezzo
Servizi aggiuntivi (informazioni
bibliografiche e servizi vari)
Comunicazione e relazioni con la
biblioteca
Chiarezza e affidabilità negli accordi e
nella fatturazione
Automazione delle procedure
Fase III
Analisi collezioni
Modello Conspectus
 Nasce nel 1983 come progetto del Research
Libraries Group (già in discussione dal 1978)
che ha dato avvio al North American
Collections Inventory Project (NCIP) allo
scopo di creare una mappatura online delle
raccolte delle biblioteche di Stati Uniti e
Canada, al fine di facilitare il processo di
gestione coordinata delle acquisizioni.
Modello Conspectus
 strumento di gestione delle raccolte per
affrontare mutamenti nei programmi, nei
bisogni degli utenti e nella disponibilità delle
risorse;
 descrivere i punti forti o deboli delle raccolte
esistenti e dei programmi di acquisizione;
 identificare aree-chiave, per es. problemi od
opportunità che richiedono un intervento;
Modello Conspectus
Codici lingua
Uso della CDD o altra classificazione
Livelli di copertura disciplinare
Codici linguistici Conspectus
 E. Il materiale in lingua inglese predomina: nella
collezione è presente poco o nessun materiale in lingua
straniera
 F. Oltre al materiale in lingua inglese sono inclusi
materiali selezionati in lingua straniera
 W. Ampie selezioni di materiale in tutte le lingue
possibili. Nessuna decisione programmatica viene
presa per limitare il materiale in base alla lingua
 Y. Il materiale è principalmente in una lingua
straniera
Livelli di copertura disciplinare
0 – nessuna copertura
1 – livello minimo
2 – livello di base
3 – livello di istruzione
4 – livello di ricerca
5 – livello di specializzazione
740
741
742
743
744
745
746
747
748
749
Disegno – Arte decorativa
Disegni
Prospettiva
Temi e motivi vari di disegno
Disegno geometrico e tecnico
Arti minori
Stoffe
Arredamento – Decorazione interna
Arte vetraria
Mobili
E=prevalenza italiano
F=italiano e inglese
W=tutte le lingue ...
3F
1E
1E
2E
1E
4W
1E
1E
5W
1E
IV
Analisi dell’utenza e del
contesto
Fonti informazione
1. La biblioteca e l’ente
Dirette o primarie: questionari, colloqui,
interviste, feedback utenti
Indirette o secondarie: , programmi corsi,
prestiti, DD, ILL, catalogazione, reference
Fonti informazione
2. La comunità
 Profilo geografico-ambientale-urbanistico
 Profilo economico-produttivo
 Servizi culturali per il tempo libero
 Mobilità
 Profilo demografico
Analisi dell’utenza accademica
 Valutazione quantitativa del pubblico
(studenti e docenti)
pubblico
Studenti
triennale
potenziale totale
Docenti
Ricercatori
e specialistica
N. iscritti
ateneto / per
facoltà
N. studenti
N. docenti e
ricercatori
Analisi del contesto
documentario
Altre università o centri di ricerca
Istituti specializzati o di ricerca
Altre biblioteche
Altre istituzioni
V
Costruire la politica delle
collezioni
Carta delle collezioni
Finalità della biblioteca e delle raccolte
Profilo di comunità
Strategie di servizio
Connotati delle collezioni
Cooperazione
Responsabilità decisionali e modalità
operative
Finalità della biblioteca e delle
raccolte
Enunciazioni fini istituzione e obiettivi
Finalità raccolte
Concordata con responsabili
istituzionali
Consente responsabilizzazione ente
Connotati delle collezioni
Criteri di selezione
Livelli di copertura disciplinare, della
collezione esistente
Supporti e formati preferiti, accettati e
esclusi
Definizione di priorità nell’incremento
Profilo comunità
Descrizione del profilo comunità da
servire
Analisi dell’utenza accademica
Individuazione diverse tipologie di
bisogni (ricerca, istruzione)
Bisogni espressi e latenti da far
emergere con promozione
Connotati delle collezioni
Desiderata, doni, scambi
Politiche conservazione
Politiche revisione
Collezioni speciali (letteratura grigia,
manualistica)
Cooperazione
Accordi di cooperazione in atto
Consorzi
Sistemi
Forme di collaborazione/cooperazione
per gli acquisti con biblioteche
Servizi di ILL e DD
Responsabilità e procedure
 Responsabilità decisionali e modalità operative
 Descrizione procedure di acquisto
Fornitori in base a tipologia documento
 Librerie
 Commissionarie
 Editori
 Mercato antiquario
 Acquisti diretti all’estero
 Fornitori risorse elettroniche
Gestione del budget: Ripartizione del budget per tipologia di fornitore
oppure per tipologia di acquisto o sulla base delle aree disciplinari
Piano di sviluppo delle collezioni
Programmazione annua obiettivi
Traduzione obiettivi in quantità di
documenti
Ripartizione del budget nei vari settori
Desiderata
Quantità di copie da acquisire
Criteri svecchiamento e scarto
Protocollo di selezione
Settore disciplinare specifico o classe
Budget messo a disposizione dal PSC
Ripartizione budget per tipologia
materiale (es. reference, monografie)
Fonti per la selezione del materiale
Modalità di verifica dei criteri utilizzati
VI
Valutazione delle raccolte
e revisione
Indicatori di prestazione IFLA
Qualità delle raccolte
•
•
•
•
Liste di controllo
Uso delle raccolte
Uso delle raccolte per aree tematiche
Documenti non utilizzati
Liste di controllo
Pubblicazioni bibliografiche
Bibliografia nazionale italiana
Bibliografie specializzate
Repertori di periodici
Banche dati
OPAC
Uso delle raccolte
Si definisce come il rapporto fra il
numero delle transazioni d’uso
(prestito e uso interno) dei documenti
effettuate in un determinato lasso di
tempo ed il numero complessivo di
documenti delle raccolte
Uso delle raccolte
Dati da raccogliere:
• Numero di prestiti in un determinato
periodo (di solito un anno)
• Numero di consultazioni in sede nello
stesso periodo
• Numero totale dei documenti delle
raccolte
La revisione
Criteri originari Whittaker
reputazione,
aggiornamento dei contenuti
obsolescenza dei materiali
pubblicazione di edizioni successive
La revisione
Criteri aggiuntivi
•
•
•
•
uso del documento,
condizioni fisiche,
disponibilità di altre copie
linee guida pubblicate
MUSTIE (SMUSI)
M = fuorviante o inaccurato
U = usurato, logoro, non più riparabile
S = superato (da nuova edizione o altro
libro simile)
T = nessun valore letterario o scientifico
I = irrilevante per interessei comunità
E = ottenibile altrove in ILL
Politica di revisione (ALA)
 obiettivi della revisione
 materiale da valutare
 criteri di valutazione adottati
 possibilità di ricorrere a consulenze esterne
di esperti
 modalità di applicazione dei risultati del
processo di revisione
 opzioni che possono essere prese in
considerazione
Quali opzioni?
trasferimento ad altra raccolta
trasferimento a magazzino
limitazioni alla circolazione
conservazione,
restauro o riparazione
sostituzione
eliminazione con cancellazione record
Perché la revisione
 riorganizzare lo spazio negli scaffali
 eliminazione dei costi di mantenimento di
materiale che non viene usato costi
 costi di spolveratura, rilegatura, riparazione
 risparmio del tempo del personale
impegnato in queste attività
 spazio fisico che può essere utilizzato per le
nuove acquisizioni
Perché la revisione
 migliore qualità della raccolta
 ordinata, aggiornata e rispondente alle
esigenze del momento
 favorisce un uso maggiore
 l’opportunità di verificare efficacia scelte di
acquisizione e meglio indirizzare acquisti
alla luce di quanto viene effettivamente
utilizzato dagli utenti, di quanto è già
presente in biblioteca, di quanto invece
manca, e di quanto viene scartato
Le risorse elettroniche
I
Valutazione
Perché valutare documenti digitali?
 selezione acquisti
 selezione risorse gratuite
 scelta cartaceo vs. elettronico (o altri
supporti)
 revisione
 reference
 recensioni (per gli utenti)
 guide all’uso ER
Quali risorse digitali
•
•
•
•
•
•
•
cd-rom
siti web
periodici elettronici
banche dati online
e-books
open archives
e-mail, forum, blogs
I documenti multimediali
(Whittaker)
Persone: nuove figure tecniche
(webmaster, computer grafico, ecc.)
-
identificazione chiara dei ruoli
informazioni bibliografiche e biografiche
contatti
responsabilità editoriale esplicita
I documenti multimediali
 Contenuti: aggiornamento e revisione,
informazione iconografica
-
autorevolezza responsabili e contenuto
buona gestione dei link interni ed esterni
validità e controllo dei link
informazioni bibliografiche
informazione iconografica
I documenti multimediali
Progetto grafico: grafica dei contenuti
e della confezione, leggibilità e
accessibilità
- design del contenuto multimediale
- leggibilità/accessibilità
- utilità e coerenza immagini
I documenti multimediali
Organizzazione: ipermedialità,
navigabilità
- link di ritorno
- chiarezza icone, bottoni
- presenza indici, help in linea, motore di
ricerca interno
I documenti multimediali
Produzione: abilità tecniche (HTML,
software utilizzato)
Posizionamento (costi, confronti)
Attrezzature: compatibilità
Linee guida MINERVA
criteri per l’accessibilità
criteri per l’usabilità
- contenuti (qualità e loro
organizzazione)
- navigabilità
- design
Linee guida MINERVA
criteri per l’accessibilità
linee guida consorzio W3C
Usabilità
Contenuti: le pagine web dovrebbero
avere come primo obiettivo quello di
fornire contenuti di qualità che
interessano l’utente
Facilità d’uso: la maggiore o minore
facilità con cui gli utenti riescono a
trovare i contenuti che vogliono
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: contenuti (I)
 aggiornamento
 copertura disciplinare (in relazione
all’utenza)
 completezza
 concisione
 ricchezza
 multilinguismo
 accuratezza
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: contenuti (I)
 aggiornamento
 copertura disciplinare (in relazione
all’utenza)
 completezza
 concisione
 ricchezza
 multilinguismo
 accuratezza
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: contenuti (II)
 chiara indicazione di responsabilità (del sito
e dei contenuti)
 politica relativa alla pubblicità
 autorevolezza (bibliografia, informazioni)
 oggettività
 unicità
 appropriatezza e facilità di comprensione
dell’organizzazione, raggruppamenti,
suddivisione dell’informazione
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: navigabilità
 comprensibilità dei link
 affidabilità dei link
 chiarezza dei link “non semantici” spesso
interni (barre di navigazione, bottoni, ecc.)
 presenza di tasti di ritorno
 possibilità di controllare le funzioni
multimediali (stop, forward, ecc.)
 usabilità delle funzioni di ricerca interne
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: design
 leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più
di 65 anni)
 carattere standard (TNR e Arial/Helvetica)
 organizzazione dello spazio (es. informazioni
essenziali in alto)
 uso adeguato delle immagini
 uso dei colori (es. sfondi, utenti
svantaggiati)
La revisione (Whittaker)
Criteri originari (reputazione,
aggiornamento dei contenuti,
pubblicazione di edizioni successive)
Criteri aggiuntivi (uso del documento,
condizioni fisiche, disponibilità di altre
copie, linee guida pubblicate)
MUSTIE (SMUSI)
M = fuorviante o inaccurato
U = usurato, logoro, non più riparabile
S = superato (da nuova edizione o altro
libro simile)
T = nessun valore letterario o scientifico
I = irrilevante per interessei comunità
E = ottenibile altrove in ILL
Criteri SMUSI per ER
Condizioni fisiche / accessibilità
Aggiornamento dell’informazione
Uso
Duplicazione dell’informazione in altri
formati
SMUSI per ER
- controllo periodico danni (segni o graffi
su cd)
- controllo periodico funzionamento (es.
visione o ascolto, consultazione)
- monitorare statistiche sull’uso
Criteri SMUSI per ER
Condizioni fisiche / accessibilità
Aggiornamento dell’informazione
Uso
Duplicazione dell’informazione in altri
formati
V
Formalizzazione
Documenti formali
Inclusione ER in carta delle collezioni
generale
Carta delle collezioni specifica
Carta dell’uso di Internet
Carta sull’accesso alle collezioni
digitali
PSC per risorse elettroniche






Scopo e audience
Utenti (es. utenti remoti, e-learning)
Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica)
Limitazioni (es. filtri Internet)
Integrazione nella collezione (anche fisica)
Organizzazione e indicazione delle responsabilità
(es. inclusione informatici)
 Accordi di cooperazione
 Relazione con altri documenti (nel caso sia specifica
per ER)
Alcuni esempi di carta delle
collezioni
AIB-WEB. Formazione e gestione delle
raccolte
<http://www.aib.it/aib/lis/gest.htm>, 2004-
Per approfondire:
 Le voci “Acquisizioni delle raccolte”, “Sviluppo delle
raccolte”, “Scarto del materiale bibliografico” (a c. di
R. Morriello), in Biblioteconomia. Guida classificata,
diretta da M. Guerrini, Milano, Bibliografica, 2007, p.
336-355.
 SOLIMINE, G. Le raccolte delle biblioteche: progetto
e gestione, Milano, Bibliografica, 1999.
 VACCANI, L. Revisione delle raccolte, Roma, AIB,
2005.
 WHITTAKER, K. Metodi e fonti per la valutazione
sistematica dei documenti. Edizione italiana a cura
di P. Lucchini e R. Morriello. Manziana, Vecchiarelli,
2002