Formazione e gestione delle
raccolte
Rossana Morriello
Venezia, 5 dicembre 2005
• Acquisizione
• Selezione
• Sviluppo delle raccolte
• Gestione delle raccolte
Gestione delle raccolte:
Gestione consapevole e pianificata del
sistema (non discrezionale)
Crescita qualitativa e coerente
Passaggio a utente
- analisi di comunità
- monitoraggio costante dell’uso
Aggiornamento e revisione continue
Cooperazione interna ed esterna
Gestione delle raccolte
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Definizione fisionomia documentaria
Definizione scopi ed obiettivi
Pianificazione processo
Individuazione fonti per controllo sulla
produzione editoriale
Selezione ponderata documenti
Acquisizione
Trattamento e mediazione documenti
Monitoraggio costante dell’uso
Aggiornamento e revisione continue
Gestione delle raccolte come
processo
Il processo di elaborazione di una politica di
gestione delle raccolte comincia con un
gruppo di persone interessate al futuro della
loro biblioteca che si riuniscono per
discutere come sviluppare quella biblioteca
al meglio; per pianificare, programmare e
realizzare, in modo che possa essere fornito
un servizio ottimale con un uso appropriato e
giudizioso delle risorse
Programmazione in base a
•
•
•
•
•
mission biblioteca
organizzazione e contenuto raccolte
utenza reale e potenziale
spazio fisico a disposizione
contesto documentario in cui la
biblioteca opera
Selezione
• Risorse cartacee (libri, periodici)
• Non-book materials (videoregistrazioni,
dia)
• Risorse digitali (siti web, periodici
elettronici, banche dati, e-books)
Valutazione: il metodo sistematico
•
•
•
•
Obiettivi - Strategia
Letture preliminari
Criteri
Analisi (completa, abile scrematura, sguardo
esperto) - Correlazioni
• Pubblicazioni confrontabili - Opinioni
aggiuntive - Informazioni supplementari
• Conclusioni personali - Risultati finali Applicare i risultati
Criteri Whittaker
 Persone (autore, curatore, editore, tipografo)
 Piano (argomento, origini, scopo, pubblico)
 Contenuti (fiction – non fiction)
 Organizzazione (disposizione grafica, indici, rinvii)
 Progetto grafico (formato, leggibilità, aspetti estetici)
 Produzione (metodi, “abilità artigianale”, materiali)
 Posizionamento (nei confronti mercato, nei confronti
raccolte)
Contenuti – Non fiction
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reputazione
Ricerca: metodi e fonti
Validità
Lunghezza
Ambito
Dettaglio
Punto di vista
Pregiudizi
Equilibrio
Livello
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Stile
Accuratezza
Aggiornamento
Revisione
Durata
Inform. bibliografica
Inform. iconografica
Caratt. particolari
Materiali di supporto
Effetto
Contenuti - Fiction
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Reputazione
Ricerca: metodi e fonti
Osservazione
Inventiva
Lunghezza
Intreccio
Ambientazione
Personaggi
Livello
•
•
•
•
•
Approccio
Stile
Spirito
Durata
Informazione
iconografica
• Materiale di supporto
• Effetto
• Potere
Libri per ragazzi
non – fiction:
• Livello
• Leggibilità
• Stile
• Effetto
• Apparato
iconografico
• Informazioni
bibliografiche
fiction:
• Livello
• Informazione
iconografica
• Approccio
• Pregiudizi
• Effetto
Modello Conspectus
 Livelli di copertura disciplinare:
0 – nessuna copertura
1 – livello minimo
2 – livello di base
3 – livello di istruzione
4 – livello di ricerca
5 – livello di specializzazione
 Codici lingua
 Uso della CDD
740
741
742
743
744
745
746
747
748
749
Disegno – Arte decorativa
Disegni
Prospettiva
Temi e motivi vari di disegno
Disegno geometrico e tecnico
Arti minori
Stoffe
Arredamento – Decorazione interna
Arte vetraria
Mobili
E=prevalenza italiano
F=italiano e inglese
W=tutte le lingue ...
3F
1E
1E
2E
1E
4W
1E
1E
5W
1E
Livello di copertura disciplinare
(Conspectus)
Descrizione Biblioteche Biblioteche Biblioteche
Livello 3
Livello 1
Livello 2
Narrativa
Minimo
Di base
Di studio /
adulti
istruzione
Saggistica Minimo
Di base
Di studio
adulti
Informatica Minimo
Minimo
Di studio
Archeologia
Minimo
Minimo
Di base
I documenti multimediali
(Whittaker)
• Persone: nuove figure tecniche
(webmaster, computer grafico, ecc.)
-
identificazione chiara dei ruoli
informazioni bibliografiche e biografiche
contatti
responsabilità editoriale esplicita
I documenti multimediali
• Contenuti: aggiornamento e revisione,
informazione iconografica
-
autorevolezza responsabili e contenuto
buona gestione dei link interni ed esterni
validità e controllo dei link
informazioni bibliografiche
informazione iconografica
I documenti multimediali
• Progetto grafico: grafica dei contenuti e
della confezione, leggibilità e
accessibilità
- design del contenuto multimediale
- leggibilità/accessibilità
- utilità e coerenza immagini
I documenti multimediali
• Organizzazione: ipermedialità,
navigabilità
- link di ritorno
- chiarezza icone, bottoni
- presenza indici, help in linea, motore di
ricerca interno
I documenti multimediali
• Produzione: abilità tecniche (HTML,
software utilizzato)
• Posizionamento (costi, confronti)
• Attrezzature: compatibilità
Linee guida MINERVA
"adottare un uso intelligente
del Web”
Linee guida MINERVA
• enfasi sull’utente
i criteri per la valutazione della qualità di un sito web
sono essenziali per misurarne l’efficacia. Alcuni di
essi sono generali per il Web, altri sono specifici per
i siti Web culturali. Questi ultimi vanno misurati
sull’efficacia dell’interazione tra gli obiettivi
dell’istituzione culturale, le esigenze dell’utente, e le
caratteristiche dell’applicazione Web
Linee guida MINERVA
criteri per l’accessibilità
criteri per l’usabilità
- Contenuti
- Navigabilità
- Design
Linee guida MINERVA
criteri per l’accessibilità
linee guida consorzio W3C
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: contenuti (I)
• aggiornamento
• copertura disciplinare (in relazione
all’utenza)
• completezza
• concisione
• ricchezza
• multilinguismo
• accuratezza
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: contenuti (II)
• chiara indicazione di responsabilità (del sito
e dei contenuti)
• politica relativa alla pubblicità
• autorevolezza (bibliografia, informazioni)
• oggettività
• unicità
• appropriatezza e facilità di comprensione
dell’organizzazione, raggruppamenti,
suddivisione dell’informazione
Linee guida MINERVA
Criteri per l’usabilità: design
• leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più
di 65 anni)
• carattere standard (TNR e Arial/Helvetica)
• organizzazione dello spazio (es. informazioni
essenziali in alto)
• uso adeguato delle immagini
• uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)
Usabilità
Contenuti: le pagine web dovrebbero
avere come primo obiettivo quello di
fornire contenuti di qualità che
interessano l’utente
Facilità d’uso: la maggiore o minore
facilità con cui gli utenti riescono a
trovare i contenuti che vogliono
Acquisizione
• Monografie: editore, commissionaria,
libreria
• Periodici: editore, commissionaria, con
gara
• Risorse elettroniche: editori,
aggregatori, tramite consorzi
La revisione (Whittaker)
• Criteri originari (reputazione,
aggiornamento dei contenuti,
pubblicazione di edizioni successive)
• Criteri aggiuntivi (uso del documento,
condizioni fisiche, disponibilità di altre
copie, linee guida
pubblicate)
MUSTIE (SMUSI o IOUPI)
M = fuorviante o inaccurato
U = usurato, logoro, non più riparabile
S = superato (da nuova edizione o altro
libro simile)
T = nessun valore letterario o scientifico
I = irrilevante per interessei comunità
E = ottenibile altrove in ILL
MUSTIE (SMUSI o IOUPI)
• Criteri MUSTIE
• Uso del documento
• “Anzianità” del documento
es. 8/3/MUSTIE
Politiche di revisione e
valutazione
•
•
•
•
•
•
•
Scarto (macero, donazione, vendita)
Spostamento a magazzino
Sostituzioni
Duplicati
Rilegatura
Programmi per conservazione
Modalità valutazione uso raccolte
Formalizzazione processo
• carta delle collezioni
• piano di sviluppo delle
collezioni
• protocolli di selezione
Carta delle collezioni
• Definizione finalità (mission) della biblioteca
e delle raccolte
• Profilo della comunità e dell’utenza
• Finalità del documento (obiettivi in PSC)
• Selezione
• Connotati delle collezioni (collezioni speciali,
aree particolari)
• Politiche di revisione continua e valutazione
• Aree tematiche
• Consorzi e accordi di cooperazione
Raccogliere informazioni
sull’utenza reale e potenziale
Quali fonti?
• la comunità
• la biblioteca
La comunità
Quali dati?
• Profilo geografico-ambientaleurbanistico
• Profilo economico-produttivo
• Servizi culturali per il tempo libero
• Mobilità
• Profilo demografico
La biblioteca
• Informazioni dirette o primarie:
Indagini, interviste, gruppi campione
(es.gruppi di lettura, amici della
biblioteca, …)
• Informazioni indirette o secondarie:
Statistiche interne: prestiti, ILL, DD,
catalogazione, reference, …
Collezioni speciali
•
•
•
•
•
•
•
•
Ragazzi
Multiculturali
Disabili
Terza età
Storia e cultura locale
Reference
Documentazione di fonte pubblica
….
Collezione speciale
“una collezione di libri collegati alla storia
locale, a celebrità, industrie, ecc. oppure su
un certo soggetto o periodo, o raccolti per
qualche ragione particolare, in una biblioteca
a carattere generale”
e che di conseguenza, per le specifiche
caratteristiche possedute, di solito viene
trattata separatamente
Ray Prytherch, Harrods Librarians’ Glossary and Reference Book, Brookfield : Ashgate, 2000
Aree particolari
• Doni
• Scambi
• Doppie copie
• Desiderata
Consorzi e accordi cooperazione
• Collezione di un sistema non è solo quella
della singola biblioteca, ma la sommatoria di
delle raccolte di tutte le biblioteche
• Anche il materiale che si può dare o ricevere
da un’altra biblioteca con ILL o DD fa parte
della collezione del sistema
• Visione utente della biblioteca moderna deve
essere questa
• Utente deve sapere cosa biblioteca ha e cosa
condivide
Piano di sviluppo delle collezioni
• Programmazione annua obiettivi
• Traduzione obiettivi in quantità di
documenti
• Ripartizione del budget nei vari settori
• Desiderata
• Quantità di copie da acquisire
• Criteri svecchiamento e scarto
Risorse elettroniche
• Includere le risorse elettroniche nel
PSC generale
oppure
• Creare PSC specifico per ER
PSC per risorse elettroniche
•
•
•
•
•
•
Scopo e audience
Utenti (es. utenti remoti, e-learning)
Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica)
Accesso (es. filtri Internet, gratuità)
Integrazione nella collezione (anche fisica)
Organizzazione e indicazione delle
responsabilità (es. inclusione informatici)
• Accordi di cooperazione
• Relazione con altri documenti (nel caso sia
specifica per ER)
Protocollo di selezione
• Settore disciplinare specifico o classe
• Budget messo a disposizione dal PSC
• Ripartizione budget per tipologia
materiale (es. reference, monografie)
• Fonti per la selezione del materiale
• Modalità di verifica dei criteri utilizzati
Strumenti di comunicazione
• Utenti, amministratori, finanziatori
anche esterni di obiettivi e scelte
• Personale interno
• Personale neo-assunto (training)
• Altre biblioteche
• Partner in progetti di cooperazione
• Fornitori
Strumenti di programmazione
•
•
•
•
•
•
•
Programmare obiettivi
Definire standard nella scelta e scarto
Definire le priorità
Giustificare utilizzo e richieste fondi
Rivalutare le collezioni
Limitare discrezionalità
Garantire continuità
Valutazione
Valutare le raccolte significa
rilevare la loro capacità di
soddisfare le esigenze dell’utenza
Valutazione
• Misurazione uso effettivo raccolte
-indice di prestito
-Indice di prestito materiale recente acquisito
-indice di circolazione
-indice di scarto
-indice di inutilizzo
-indice di ILL
• Statistiche sull’uso delle ER
• Indagini sull’uso delle raccolte cartacee e digitali
Per approfondimenti:
- AIB-WEB. Formazione e gestione delle raccolte, a
cura di Rossana Morriello, c2004-06-29,
http://www.aib.it/aib/lis/gest.htm
- Giovanni Solimine, Le raccolte delle biblioteche:
progetto e gestione, Milano, Bibliografica, 1999
- Loredana Vaccani, Revisione delle raccolte, Roma,
AIB, 2005
- Kenneth Whittaker, Metodi e fonti per la valutazione
sistematica dei documenti, edizione italiana a cura
di Patrizia Lucchini e Rossana Morriello, Manziana,
Vecchiarelli, 2002