Sistemi Informativi
di Ateneo
IMMAWEB BACK-OFFICE
CARTA DEI SERVIZI
Università degli Studi
di Palermo
IMMAWEB Back-Office
Carta dei Servizi
Redatto da:
Francesco Amato, Vincenzo Mulia
N.ro versione :
1.5
Distribuzione :
Università degli Studi di Palermo
Codice: IMMAWEB_CDS_BackOffice_15.doc
Data di redazione:
1/9
26/03/2012
Università degli Studi di Palermo
Servizi Informativi di Ateneo
Settore Programmazione e Sviluppo
Sistemi Informativi
di Ateneo
IMMAWEB BACK-OFFICE
CARTA DEI SERVIZI
Università degli Studi
di Palermo
SOMMARIO
1.
2.
3.
GENERALITÀ........................................................................................................................................ 3
1.1 Storia delle modifiche apportate................................................................................................ 3
1.2 Scopo............................................................................................................................................ 3
1.3 Definizioni e abbreviazioni ......................................................................................................... 3
IMMAWEB BACK-OFFICE ................................................................................................................... 4
2.1 Che cos’è IMMAWEB Back-Office ............................................................................................. 4
2.2 Privilegi di accesso ad IMMAWEB Back-Office........................................................................ 5
2.3 IMMAWEB e GEDAS .................................................................................................................... 5
CARTA DEI SERVIZI ............................................................................................................................ 6
3.1 Carta dei servizi ........................................................................................................................... 6
INDICE DELLE FIGURE
Figura 1 - IMMAWEB Back Office Home Page: http://immaweb.unipa.it/immaweb_backoffice ................. 4
Figura 2 - IMMAWEB Back Office Login ................................................................................................ 4
Figura 3 - Immaweb e Gedas .............................................................................................................. 5
INDICE DELLE TABELLE
Tabella 1 – Definizioni e abbreviazioni.................................................................................................. 3
Tabella 2 - Carta dei servizi ................................................................................................................. 9
Codice: IMMAWEB_CDS_BackOffice_15.doc
Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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Settore Programmazione e Sviluppo
Sistemi Informativi
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1.
1.1
IMMAWEB BACK-OFFICE
CARTA DEI SERVIZI
Università degli Studi
di Palermo
GENERALITÀ
Storia delle modifiche apportate
Versione
Data
Motivo
Modifiche
1.0
23/02/2010
Prima emissione
n.a.
1.1
02/03/2010
Prima revisione
Correzione di alcuni refusi.
Censimento funzionalità esenzione seconda mora.
1.2
11/03/2010
Seconda revisione
Censimento funzionalità stampa elenchi esami di stato.
1.3
23/03/2010
Terza revisione
Censimento funzionalità stampa abilitati esami di stato.
1.4
16/09/2011
Quarta revisione
Censimento funzionalità realizzate nel 2011.
1.5
26/03/2012
Quinta revisione
La stampa certificati via Portale Studenti è stata semplificata in stampa
autocertificazioni
1.2
Scopo
Il presente documento contiene l’elenco e la relativa descrizione sintetica di tutti i servizi offerti all’interno del
portale IMMAWEB Back-Office dell’Università degi Studi di Palermo.
1.3
Definizioni e abbreviazioni
UNIPA
SIA
ERSU
BDS
CDS
BACK-OFFICE
Università degli Studi Palermo
Sistemi Informativi di Ateneo
Ente Regionale per il Diritto allo Studio Universitario
Banco di Sicilia - UniCredit Group, Ente cassiere dell’Università degli Studi di Palermo
Carta dei Servizi
Funzionalità applicative messe a disposizione del personale di servizio di un Ente, di una Società o di una Istituzione
pubblica o privata
FRONT-OFFICE Funzionalità applicative messe a disposizione degli utenti finali di un Ente, di una Società o di una Istituzione pubblica o
privata
IMMAWEB
Alias Portale Studenti: è un insieme di servizi, fruibili attraverso internet e messi a disposizione dall’Università degli
Studi di Palermo agli studenti per la gestione della propria carriera universitaria, dall’immatricolazione alla laurea.
V.O.
Vecchio Ordinamento dell’Università degli Studi di Palermo previgente la riforma del 1999
D.M. 509/99
Decreto Ministeriale di riforma universitaria che prevede l’introduzione del percorso formativo 3+2
D.M. 270/04
Ultimo Decreto Ministeriale di riforma universitaria
CDS
Corso di Studi
CDL
Corso di Laurea
CCS
Consiglio di Corso di Studi
CCL
Consiglio di Corso di Laurea
CFU
Credito Formativo Universitario
LT
Laurea Triennale
LM
Laurea Magistrale
LS
Laurea Specialistica
MAV
E’ un bollettino di pagamento emesso dall’Università degli Studi di Palermo, che a differenza di un ordinario pagamento
mediante avviso, può essere effettuato solamente presso uno sportello del Banco di Sicilia-UniCredit Group o nelle
modalità online previste.
FAQ
Acronimo per Frequently Asked Questions, tipicamente raccoglie le domande maggiormente ricorrenti e le relative
risposte
Tabella 1 – Definizioni e abbreviazioni
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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2.
2.1
IMMAWEB BACK-OFFICE
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IMMAWEB BACK-OFFICE
Che cos’è IMMAWEB Back-Office
E’ un portale di servizio, raggiungibile sulla rete privata dell’Ateneo, al seguente indirizzo:
http://immaweb.unipa.it/immaweb_backoffice
E’ stato realizzato per il personale tecnico-amministrativo dell’Università degli Studi di Palermo a supporto delle
procedure tecniche ed amministrative che gli operatori svolgono per gestire la carriera degli studenti. Affianca e,
nella maggior parte dei casi, sostituisce la gestione delle carriere studenti svolta attraverso l’applicazione
GEDAS.
IMMAWEB Back-Office si configura come un’Area Riservata, protetta con Username e Password, dedicata ai
dipendenti dell’Ateneo: le credenziali di accesso sono quelle comunemente utilizzate per consultare e scaricare
la posta elettronica (e-mail) di Ateneo.
Esempio:
E-mail: [email protected]
Username: vincenzo.mulia
Password: (coincide con la password utilizzata per accedere o scaricare la posta elettronica)
Figura 1 - IMMAWEB Back Office Home Page: http://immaweb.unipa.it/immaweb_backoffice
Figura 2 - IMMAWEB Back Office Login
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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2.2
IMMAWEB BACK-OFFICE
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Privilegi di accesso ad IMMAWEB Back-Office
Le funzionalità di B.O. sono vincolate ad un ben determinato privilegio di utilizzo. Ciascun utente, pertanto, a
seconda dei privilegi cui risulta abilitato, può accedere ad un insieme limitato di funzionalità di B.O.
L’abilitazione di un dipendente ad una determinata funzione di back-office può essere effettuata a fronte di una
richiesta formale, anche via e-mail, da parte del responsabile della struttura cui il dipendente afferisce.
2.3
IMMAWEB e GEDAS
GEDAS, inteso come banca dati, è l’archivio dati in formato elettronico ufficiale di UNIPA per ciò che concerne
le anagrafiche e le carriere degli studenti.
IMMAWEB è una banca dati parallela a GEDAS e si configura come archivio di supporto alle funzionalità
presenti nel Portale Studenti: consente pertanto di raccogliere le informazioni specificate ed autocertificate dallo
studente al fine di consolidarle sull’archivio ufficiale GEDAS.
Lo studente in maniera autonoma compila le istanze o pratiche sul Portale Studenti e successivamente le
informazioni ivi specificate vengono acquisite nell’archivio dati ufficiale GEDAS.
Per la maggior parte delle pratiche amministrative lo studente non deve recarsi presso la Segreteria
Studenti per il ritiro della modulistica, ma mediante la compilazione e la conferma di una pratica del Portale
Studenti produce in autonomia la certificazione necessaria.
A partire dall’A.A. 2011/2012 alcune pratiche amministrative (per esempio, la Domanda di Iscrizione Anni
Successivi al primo), dopo l’acquisizione del pagamento del relativo MAV, vengono registrate
automaticamente, senza alcun onere per la Segreteria Studenti e salvo buon fine, nella carriera dello
studente.
IMMAWEB
Portale Studenti
archivi dati
GEDAS
Immaweb B.O.
Gedas
applicazioni
software
Figura 3 - Immaweb e Gedas
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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3.
3.1
Sezione
IMMAWEB BACK-OFFICE
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CARTA DEI SERVIZI
Carta dei servizi
Funzione
Descrizione
Privilegio
Attiva il
Profilo
Studente
Specificato il numero di matricola, consente –a richiesta dello studente- di attivare il attiva_profilo_
“profilo studente” per coloro che non sono riusciti ad effettuare tale operazione in studente
autonomia dal Portale Studenti.
Modifica
Codice
Fiscale
Modifica Dati
Utente
La configurazione del “profilo studente” è necessaria sul Portale Studenti per consentire
allo studente di visualizzare i propri dati di carriera, iniziare la pratica di iscrizione anni
successivi al primo, rinuncia agli studi, trasferimento in uscita, stampare lo statino di un
esame, stampare le autocertificazioni di laurea senza recarsi in Segreteria.
Consente di modificare il codice fiscale e i dati anagrafici dello studente sull’archivio
GEDAS, controllando che il codice fiscale corrisponda ai dati anagrafici modificati.
Consente inoltre di tenere congruente il codice fiscale modificato dell’utente
Consente di visualizzare ed eventualmente modificare i dati dell’utente, ad esclusione
dei dati anagrafici (modificabili solo insieme con il codice fiscale).
Consente di cambiare l’indirizzo e-mail di riferimento dello studente.
Consente di generare una nuova password di accesso per l’account dello studente sul
Portale Studenti
Consente di modificare la foto del libretto di una fissata matricola
Portale
Studenti
Modifica Foto
Studente
modifica_dati_
utente
modifica_dati_
utente
modifica_foto_
gedas
Riepilogo
Dati Gedas
Consente di visualizzare i dati anagrafici, di residenza e di domicilio dello studente visualizza_dati_
presenti nell’archivio Gedas
utente
Cerca
Matricola
Studente
Consente di cercare uno studente per matricola e visualizzare i dati di carriera, immaweb_bo_
compresa la foto dello studente se disponibile.
cerca_matricola
Gestione
Graduatoria
Funzionalità di Gestione della Graduatoria di un concorso
Upload
Graduatoria
Inserimento
in
Graduatoria
Gestione
Concorso
Scorrimento
Graduatoria
Elenchi
Partecipanti
Consente di inserire in archivio i dati di graduatoria mediante l’upload di un file in upload_
formato excel che tiene conto del corretto tracciato delle informazioni richieste
graduatoria
Consente di inserire uno o più studenti in graduatoria
nuova_
graduatoria
Acquisizione
domanda
Consente di acquisire sull’archivio Gedas una domanda di laurea a partire da una domanda_laurea
pratica Immaweb (cioè compilata e confermata mediante il Portale Studenti e
successivamente pagata nelle modalità previste)
Consente di fornire elenchi relativi agli studenti laureandi
domanda_laurea
Concorsi
gestione_
graduatoria
Consente di gestire le scadenze e le informazioni generali dei concorsi
gestione_
concorso
Consente di effettuare le operazioni di scorrimento delle graduatorie
scorrimento_
graduatoria
A fronte di specifici criteri di filtro, fornisce file in formato PDF ed XLS contenenti elenchi elenco_
di partecipanti a concorso
partecipanti
Esami di
Laurea
Elenchi
Laureandi
Esami di
Stato
Acquisizione
Domanda
Visualizza
Sessioni
Consente di acquisire sull’archivio Gedas una domanda di partecipazione ad un esame esami_stato
di stato a partire da una pratica Immaweb (cioè compilata mediante il Portale Studenti)
confermata o pagata. Nel caso di pratica confermata prevede l’inserimento manuale dei
versamenti effettuati dallo studente.
Consente di visualizzare le scadenze delle sessioni di esame dell’anno corrente per esami_stato
fissato esame di stato
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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Funzione
Descrizione
Numero
Candidati
Stampa
Elenchi
Gestione
Riserve
Abilitati
Esami di
Stato
Per un fissato anno ed una fissata sessione di esame, consente di ricavare il numero di esami_stato
partecipanti esame per esame
Consente di ricavare elenchi di candidati ad una o più sessioni di Esami di Stato presso esami_stato
l’Ateneo palermitano, mediante la specificazione di fissati criteri di ricerca
Consente di gestire le domande caricate con riserva
esami_stato
Privilegio
Assolvimento
OFA Massivo
Gestione
OFA
Funzione di assolvimento OFA per più studenti contemporaneamente in funzione del gestione_ofa
concorso/test di ammissione
Funzione di assolvimento OFA per il singolo studente: ricerca per Corso/Concorso gestione_ofa
ovvero per Matricola
Gestione
FAQ
Gestione
NEWS
Invio e-Mail
agli studenti
Consente di inserire o modificare un contenuto informativo di tipo domanda/risposta da
pubblicare sul Portale Studenti o sul portale Immaweb Back-Office
Consente di inserire o modificare un contenuto informativo di tipo notizia da pubblicare
sul Portale Studenti o sul portale Immaweb Back-Office
Consente di inviare automaticamente e-mail senza allegati ad uno o più utenti del
Portale Studenti.
Acquisizione
Statini
Ricerca
statini
Consente di registrare in archivio Gedas un esame a partire dal numero univoco di acquisizione_
prenotazione
statini
Consente di effettuare ricerche sugli statini elettronici
acquisizione_
statini
Matricola
Provvisoria
Consente di generare la matricola provvisoria dello studente
Completamento Dati
Consente di acquisire una pratica di immatricolazione pagata e compilata dallo studente
mediante il Portale Studenti. L’acquisizione si chiude con la registrazione
dell’immatricolazione sull’archivio Gedas.
Consente di visualizzare l’eventuale esonero richiesto dallo studente in fase di
immatricolazione/iscrizione in un dato anno accademico.
Nel caso di esonero ERSU, viene visualizzato lo storico di tutte le comunicazione che
ERSU ha inoltrato ad UNIPA relativamente all’avanzamento dello stato del concorso, da
partecipante a idoneo/vincitore o respinto.
Funzionalità obsoleta: ha consentito di caricare nell’A.A. 2008/2009 le immatricolazioni
non ancora caricate relative all’A.A. 2007/2008
Stampa una ricevuta per l’avvenuta consegna della pratica di immatricolazione presso
le Segreterie Studenti
Consente di ricavare elenchi di studenti abilitati presso l’Ateneo palermitano, mediante esami_stato
la specificazione di fissati criteri di ricerca
Notizie FAQ
e-Mail
immaweb_
faq_manager
immaweb_
news_manager
batch_mail
Acquisizione Statini
Immatricolazioni
Esoneri
studente
Immatricolazioni 2007
Stampa
Ricevuta
Pratica
Immatricolazione
Ricerca
censimenti
Esenzione
seconda
mora
completamento_
dati_
immatricolazioni
completamento_
dati_
immatricolazioni
completamento_
dati_
immatricolazioni
stampa_
imma_2007
completamento_
dati_
immatricolazioni
Consente di verificare la presenza in archivio di Istituti superiori, Tipologie di Diploma completamento_
Superiore, Città italiane, Città estere, Atenei e Titoli Accademici
dati_
immatricolazioni
Consente di visualizzare ed eventualmente di inserire l’esenzione dal pagamento della esezione_
mora sulla seconda rata nei casi di ritardi amministrativi non imputabili agli studenti
seconda_mora
Iscrizioni
Iscrizioni Anni Consente di acquisire una pratica di iscrizione pagata e compilata dallo studente
successivi
mediante il Portale Studenti. L’acquisizione si chiude con la registrazione dell’iscrizione
sull’archivio Gedas.
Consente inoltre di effettuare ricerche sullo stato di caricamento delle iscrizioni filtrando
eventualmente per Anno Accademico, Facoltà e Stato della Pratica (per es. “Bloccata in
Segreteria” sono le pratiche per le quali la procedura informatica di caricamento
automatico non è andata a buon fine).
Esoneri
Consente di visualizzare i dati relativi all’eventuale esonero richiesto dallo studente in
studente
fase di immatricolazione/iscrizione in un dato anno accademico: oltre alla richiesta dello
studente viene visualizzato l’esito della richiesta di dell’esonero.
Nel caso di esonero ERSU, viene inoltre visualizzato lo storico di tutte le comunicazione
che ERSU ha inoltrato ad UNIPA relativamente all’avanzamento dello stato del
concorso, da partecipante a idoneo/vincitore o respinto.
Codice: IMMAWEB_CDS_BackOffice_15.doc
Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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iscrizioni_
anni_successivi
iscrizioni_
anni_successivi
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Sistemi Informativi
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Sezione
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CARTA DEI SERVIZI
Università degli Studi
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Funzione
Descrizione
Stampa
Certificato
Esenzione
mora
seconda rata
Conguaglio
tasse
studente
Stampa un certificato di iscrizione in carta libera per gli usi consentiti
Privilegio
iscrizioni_
anni_successivi
Consente di visualizzare ed eventualmente di inserire l’esenzione dal pagamento della esezione_
mora sulla seconda rata nei casi di ritardi amministrativi non imputabili agli studenti
seconda_mora
Gestione
Decadenza
Consente di porre in stato Decaduto la carriera di uno studente Attivo o in Blocco
Parziale e, viceversa, consente di portare in stato Attivo la carriera di uno studente
Decaduto: le funzioni di Inserimento Decadenza e Cancellazione Decadenza tengono
automaticamente allineati i dati di carriera, di ultima iscrizione e di piano di studio dello
studente.
Gli studenti in stato di “potenziale decadenza” nell’A.A. corrente non possono compilare
la pratica di iscrizione: la funzione consente di sbloccare tale situazione nei casi previsti.
Per gli studenti con carriera Unipa in stato “Attiva”, specificando la sola Matricola è iscrizioni_
possibile verificare l’eventuale residuo tasse che lo studente deve all’Università degli anni_successivi
Studi di Palermo nel suo ultimo A.A. di iscrizione.
Decadenze
Gestione
blocco
decadendi
gestione_
decadenza
gestione_
decadenza
Rinunce
Acquisizione
Rinuncia
Riscontro
MAV
Rinuncia
d’ufficio
Consente di acquisire una pratica di rinuncia agli studi (compilata sul Portale Studenti)
pagata o per la quale è stato riscontrato il MAV dall’operatore di Segreteria.
Per le rinunce già registrate consente di annullare/cancellare la rinuncia
temporaneamente nel caso di revisione del piano di studio dello studente o di
caricamento esami in carriera, ovvero definitivamente nel caso di espressa richiesta da
parte dello studente.
Le funzioni di Inserimento Rinuncia e Cancellazione Rinuncia tengono automaticamente
allineati i dati di carriera, di ultima iscrizione e di piano di studio dello studente.
Consente all’operatore di Segreteria di riscontrare manualmente un MAV correlato ad
una pratica di rinuncia agli studi e di anticipare in tal modo i tempi di registrazione della
rinuncia nei casi previsti (per esempio, lo studente nella stessa giornata deve rinunciare
alla vecchia carriera ed effettuare il pagamento per l’immatricolazione alla nuova
carriera rispettando la scadenza perentoria prevista nel relativo bando di concorso)
Consente di registrare una rinuncia d’ufficio senza passare attraverso una pratica
studente. Consente inoltre di annullare una rinuncia d’ufficio effettuata in precedenza.
Le funzioni di Inserimento Rinuncia e Cancellazione Rinuncia tengono automaticamente
allineati i dati di carriera, di ultima iscrizione e di piano di studio dello studente.
acquisizione_
rinuncia
acquisizione_
rinuncia
acquisizione_
rinuncia_ufficio
Trasferimenti in
Uscita
Acquisizione
Pratica
Consente di acquisire una pratica di trasferimento in uscita pagata, compilata sul
Portale Studenti. L’acquisizione del trasferimento in uscita termina con la stampa del
foglio di congedo. Per le pratiche in stato “Trasferimento Completato” è possibile
effettuare l’operazione di Annullamento del Trasferimento.
Le funzioni di registrazione del Trasferimento in Uscita e cancellazione del
Trasferimento in Uscita tengono automaticamente allineati i dati di carriera, di ultima
iscrizione e di piano di studio dello studente.
Mediante la specificazione di opportuni criteri di ricerca, consente di visualizzare i
trasferimenti in uscita, regolari o per i quali è stato annullato il trasferimento.
Per gli studenti trasferiti, a prescindere dall’esistenza di una pratica studente correlata,
è possibile annullare il trasferimento ovvero ristampare il foglio di congedo.
acquisizione_
trasferimento_
uscita
Pratiche
pagate
Carriere
caricate
Visualizza la lista delle pratiche di corso singolo pagate, in attesa di acquisizione tramite
l’applicazione Gedas
Visualizza la lista delle pratiche di corso singolo acquisite in archivio tramite
l’applicazione Gedas
elenco_pratiche_
corso_singolo
elenco_carriere_
corso_singolo
Ricerca
requisiti
curriculari
Consente di visualizzare, di inserire e di modificare la griglia dei requisiti curriculari di requisiti_
accesso ad una laurea magistrale biennale ad accesso libero
curriculari
Acquisizione
Pratica
Graduatoria
Consente di acquisire una pratica di richiesta di partecipazioni a viaggi e soggiorni
Studenti
Trasferiti
acquisizione_
trasferimento_
uscita
Corsi
Singoli
Requisiti
curriculari
Viaggi e
Soggiorni
domanda_
viaggi_soggiorno
Consente di gestire la graduatoria relativa alle richieste di partecipazioni a viaggi e domanda_
soggiorni
viaggi_soggiorno
Riepilogo
Pratiche
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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Sezione
IMMAWEB BACK-OFFICE
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Funzione
Descrizione
Stampa
Report
Pratiche
Consente di ri-stampare una pratica di uno studente, compilata mediante il Portale completamento_
Studenti
dati_immatricolaz
ioni
oppure
iscrizioni_
anni_successivi
oppure
esami_stato
oppure
domanda_laurea
oppure
elenco_
partecipanti
Consente di visualizzare i passaggi di stato di una Pratica compilata sul Portale Studenti
Per tutte le pratiche del Portale Studenti mostra gli intervalli temporali di apertura e consente di capire se una data tipologia di pratica è disponibile sul Portale Studenti
Storico
Pratiche
Tipologia e
categorie di
Pratiche
Studente
Privilegio
Elenchi
Studenti
Iscritti
Studenti
Laureandi
Studenti
Laureati
Abilitati
Esami di
Stato
Consente di ricavare elenchi di studenti iscritti o immatricolati a corsi di laurea stampa_elenchi
dell’Ateneo palermitano, mediante la specificazione di fissati criteri di ricerca.
Per la singola matricola consente inoltre di ricavare le informazioni di carriera, di
iscrizione, di istruzione secondaria, la lista dei pagamenti effettuati e dei versamenti
presenti in carriera
Consente di ricavare elenchi di studenti laureandi presso l’Ateneo palermitano,
mediante la specificazione di fissati criteri di ricerca
Consente di ricavare elenchi di studenti laureati presso l’Ateneo palermitano, mediante
la specificazione di fissati criteri di ricerca
Consente di ricavare elenchi di studenti abilitati presso l’Ateneo palermitano, mediante
la specificazione di fissati criteri di ricerca
stampa_elenchi
elenchi_laureati
stampa_abilitati_
esami_stato
Supporto
Calendari
Amministrativi
Servizi del
Back-Office
Servizi del
Portale
Studenti
FAQ
News
Consente a tutti gli operatori di visualizzare le scadenze previste per i corsi di studio all’interno dei calendari amministrativi.
Gli operatori con il privilegio di modifica sui calendari amministrativi possono modificare
le scadenze previste per i vari corsi di studio.
Collegamento al presente documento
Collegamento all’omologo documento relativo al Portale Studenti
-
Visualizza le FAQ per gli operatori di back-office
-
Visualizza le notizie per gli operatori di back-office: una notizia rimane visibile nell’area NEWS per una settimana
Tabella 2 - Carta dei servizi
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Modello: UNIPA_DOC_Template_12
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