COMMISSIONE EUROPEA
Direzione generale Istruzione e cultura
Cultura, politica audiovisiva e sport
Progetti per l'anno europeo dell'educazione attraverso lo sport 2004
GUIDA DEL CANDIDATO
Nell'ambito della dotazione di bilancio relativa all'Anno europeo per l'educazione
attraverso lo sport (AEES 2004) è previsto il finanziamento di un numero limitato di
progetti che possano essere considerati conformi ai seguenti principi generali:
– i progetti devono promuovere gli obiettivi e i messaggi dell'AEES 2004;
– la durata dei progetti deve essere compresa entro il periodo di tempo relativamente
breve dell'Anno europeo dell'educazione attraverso lo sport (i progetti possono
svolgersi fino al 31 dicembre 2004).
Scopo della presente guida è quello di fornire ai candidati le informazioni necessarie per
compilare la propria domanda di sovvenzione. La guida si rivolge in particolare agli enti
che presentano per la prima volta una domanda di questo tipo alla Commissione europea
e segnatamente agli organismi dei paesi in via di adesione.
Le condizioni per la presentazione della domanda di sovvenzione nell'ambito dell'AEES
2004 sono riportate nel testo dell'invito a presentare proposte numero DG EAC/04/03 il
cui testo originale, approvato dai dipartimenti finanziari competenti della Commissione
europea, è stato redatto in francese. Nel caso in cui l'interpretazione delle disposizioni di
cui alla presente guida dovesse divergere dal testo dell'invito a presentare proposte, la
Commissione europea farà riferimento al testo originale dell'invito a presentare proposte.
Sommario
Capitolo 1: procedura di presentazione delle domande. Guida alla compilazione e
presentazione del modulo della domanda di sovvenzione e informazioni sul successivo
iter delle domande.
Capitolo 2: istruzioni per la compilazione del modulo di bilancio e per la corretta
presentazione dei dati finanziari.
Capitolo 3: introduzione alla gestione del bilancio del progetto: sintesi di alcune delle
norme relative all'accordo di finanziamento.
1.
CAPITOLO 1 - IL MODULO DELLA DOMANDA DI SOVVENZIONE (PARTE I)
Il modulo della domanda di sovvenzione comprende un elenco di note e istruzioni
che mirano ad assicurare che i candidati sia informati sui requisiti minimi per la
presentazione delle domande. Benché nella presente guida tali istruzioni non
verranno ripetute, si farà riferimento ad alcune di esse. I candidati devono comunque
seguire attentamente le istruzioni al fine di evitare che il progetto proposto venga
escluso dalla selezione per il mancato rispetto di una formalità.
Il dossier della domanda di sovvenzione comprende tre parti: I (modulo di
domanda di sovvenzione), II (modulo di bilancio) e III (scheda di
identificazione bancaria).
La domanda (parti I, II e III) deve essere inviata per posta in tre esemplari;
inoltre una versione elettronica deve essere trasmessa via posta elettronica
all'organismo nazionale di coordinamento competente e alla Commissione
([email protected]). Il messaggio elettronico deve pervenire entro il
termine ultimo di presentazione stabilito per l'invio delle domande in versione
cartacea.
Lo scopo della presente nota è quello di aiutare i richiedenti nella formulazione delle
risposte da fornire nel modulo della domanda di sovvenzione e di spiegare loro
quale sarà l'iter delle domande dopo la loro presentazione.
1.1.
Compilazione del modulo della domanda di sovvenzione
Pagine 1/2 – Copertina
Scadenze
Le scadenze devono essere rispettate rigorosamente. Le domande
inviate dopo le date indicate nella copertina del modulo verranno
respinte.
Tipo di
progetto
Pensate a qualcosa che attiri l'attenzione e che descriva o suggerisca le
principali attività previste dal vostro progetto. La denominazione del
progetto non dovrebbe essere troppo lunga: può comunque
comprendere un acronimo più la spiegazione dell'acronimo stesso.
Riassunto del
progetto
Il riassunto del progetto dovrebbe limitarsi a fornire le informazioni
richieste. Lo stile dovrebbe essere concreto, evitando di esprimere
giudizi in merito al valore del progetto proposto o alle ragioni per cui
esso andrebbe finanziato: vi è spazio sufficiente per trattare tali
importanti aspetti nelle parti successive della domanda di
sovvenzione.
2
Punto 4 – Informazioni generali
4.1
Organizzazione capofila
Assicuratevi che le informazioni fornite in questa tabella siano
complete ed accurate. Ci auguriamo di riuscire a mantenere i contatti
tramite posta elettronica con la maggior parte dei progetti. Non
mancate di fornire, laddove richiesto, i dati necessari per contattare il
coordinatore (responsabile della gestione quotidiana) del progetto, del
responsabile della gestione delle risorse finanziarie (in grado di
rispondere di tutte le questioni relative ai conti bancari e alla
contabilità del progetto) e della persona autorizzata a firmare il
contratto. Quest'ultima deve anche firmare tutte e tre le copie del
modulo della domanda di sovvenzione e i relativi allegati.
4.1
Status
giuridico
I servizi finanziari della Commissione non saranno in grado di
confermare i progetti ed effettuare i pagamenti se non verranno
comprovati lo status giuridico e dell'effettiva esistenza dell'organismo
capofila al momento della presentazione della domanda. I candidati
devono pertanto fornire documenti che attestino quanto sopra.
4.2 – 4.9
Organismi
partecipanti
Devono essere fornite in sintesi informazioni relative a tutti gli
organismi che partecipano attivamente al progetto e che sono
implicati nel bilancio del progetto (in quanto contribuiscono alle spese
e beneficiano della sovvenzione).
4.10
Altri
organizzatori
Nel caso in cui i co-organizzatori siano più di nove, le informazioni
relative agli ulteriori organismi partecipanti devono essere riportate su
moduli separati.
Punto 5 - Descrizione del progetto e giustificazione: le informazioni fornite in
questa sezione saranno decisive ai fini della approvazione o meno del vostro progetto.
Dovete sforzarvi il più possibile affinché queste pagine forniscano informazioni
chiare e concrete, che risultino comprensibili a chi non sa nulla al riguardo. Ricordate
che la procedura di selezione si svolge tanto a livello nazionale che a livello
internazionale. Pertanto, laddove possibile, dovreste spiegare (o evitare) i riferimenti
ad abbreviazioni o ad espressioni gergali di uso locale.
Dichiarazioni: tutte e tre le copie della domanda di sovvenzione devono essere
firmate dal coordinatore del progetto (la stessa persona che firma la scheda di
identificazione bancaria, parte III del modulo della domanda di sovvenzione). Gli altri
partner devono compilare i restanti moduli di dichiarazione.
Avviso di ricevimento (ultima pagina del modulo di domanda di sovvenzione)
Numero di
riferiment
o
Il numero di riferimento verrà attribuito dal vostro organismo
nazionale di coordinamento o dalla Commissione e l'avviso di
ricevimento sarà rinviato al vostro indirizzo. E' molto importante
che conserviate tale numero di riferimento e lo menzioniate ogni
volta che vi rivolgete all'organismo nazionale di coordinamento o
alla Commissione in merito alla vostra domanda.
3
1.2.
Qual è l'iter delle domande di sovvenzione dopo la loro presentazione?
Alle domande viene attribuito un numero di riferimento e l'avviso di ricevimento
viene rinviato al coordinatore.
L'organismo nazionale di coordinamento valuta tutte le domande per progetti di
carattere locale, regionale, nazionale e transnazionale in base ai criteri di
ammissibilità e selezione pubblicati nell'invito a presentare proposte. Al termine di
tale procedura, una copia di ciascuna domanda di sovvenzione viene inviata alla
Commissione europea insieme ad una copia della relativa valutazione.
La Commissione, coadiuvata da un comitato di esperti, decide in merito
all'accettazione delle domande, assicurando che vi sia un equilibrio fra i vari temi
trattati, le priorità e, ovviamente, i paesi interessati. L'elenco dei progetti da
approvare viene quindi esaminato alla riunione del comitato per l'Anno europeo
dell'educazione attraverso lo sport.
Successivamente la Commissione si adopererà, attraverso una serie di procedure,
affinché vengano prodotti e inoltrati gli accordi di finanziamento relativi ai progetti
prescelti e affinché venga versata la prima tranche della sovvenzione sul conto
dell'organismo beneficiario. Tali procedure sono estremamente complesse e possono
richiedere un certo lasso di tempo. E' anche possibile che i coordinatori e/o i
responsabili degli aspetti finanziari presso gli organismi di coordinamento vengano
contattati in relazione a questo lavoro preparatorio. I richiedenti, tuttavia, devono
tenere presente che la sovvenzione non verrà confermata finché non sarà stato
sottoscritto l'accordo di finanziamento. Laddove possibile, la Commissione produrrà
gli accordi di finanziamento in modo da assicurare che abbiano la precedenza nel
ricevere i relativi contratti gli organismi le cui attività di progetto iniziano prima. E'
possibile, tuttavia, che alcuni dei progetti approvati debbano essere avviati un po'
più tardi del previsto nell'attesa che tali procedure vengano concluse. La
Commissione può inoltre richiedere ulteriori informazioni in merito al contenuto dei
progetti. Di norma ciò verrà fatto per coadiuvare il lavoro di pubblicità e
informazione relativo all'Anno europeo.
Il pacchetto contrattuale comprenderà l'accordo di finanziamento e una serie di
allegati che verteranno, fra l'altro, sulle norme relative alle spese ammissibili e sulle
istruzioni per la presentazione di una relazione e del rendiconto finale delle spese al
termine del progetto.
1.3.
In che percentuale verranno approvate le proposte?
Per la Commissione è difficile valutare quale sarà il livello di richiesta dei progetti.
Quel che è certo è che la procedura di presentazione delle domande è finalizzata a
ottenere un'ampia gamma di progetti cofinanziati, alcuni dei quali potranno essere
realizzati su grande scala e a livello internazionale, altri su piccola scala e a livello
locale. La Commissione e gli organismi nazionali di coordinamento faranno il
possibile per assicurare che venga finanziato un certo numero di progetti per ciascun
paese e che, complessivamente, i progetti selezionati siano rappresentativi di una
molteplicità di temi e priorità.
4
1.4.
Che cosa accadrà se il progetto proposto non verrà selezionato?
I coordinatori dei progetti che non sono stati selezionati verranno informati per
iscritto al più presto. Nelle lettere verranno specificate le principali ragioni per cui il
progetto non ha potuto essere approvato.
Ma ciò non segnerà necessariamente la fine. In ciascun paese dell'UE vi saranno
numerose opportunità di partecipare ad eventi e attività che si svolgeranno nel corso
dell'Anno europeo dell'educazione attraverso lo sport, senza il sostegno di alcuna
sovvenzione (in numero limitato). Saranno disponibili materiali pubblicitari che
verranno distribuiti attraverso gli organismi nazionali di coordinamento.
E' in via di realizzazione uno speciale sito Internet dedicato all'Anno europeo che
fornirà numerose informazioni ed idee su come continuare a partecipare. Ci
auguriamo davvero che anche nel caso in cui la domanda di sovvenzione non
dovesse venire accolta, i candidati continueranno a mantenersi in contatto con noi e
a partecipare all'AEES 2004.
5
2.
CAPITOLO 2 - ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DEI MODULI FINANZIARI (PARTE
II E III)
Tutte le domande di sovvenzione presentate nell'ambito dell'Anno europeo
dell'educazione attraverso lo sport 2004 devono essere corredate da un ripartizione
dettagliata delle spese totali previste per il progetto. L'esposizione degli aspetti
finanziari dei progetti deve seguire una serie di regole tassative che si applicano a
una vasta gamma di programmi di sovvenzione finanziati dalla Commissione. La
presente nota mira a fornire a tutti i candidati le informazioni necessarie per
compilare le tabelle finanziarie e presentarle correttamente. Se queste istruzioni non
verranno seguite è alquanto improbabile che la domanda di sovvenzione venga
accolta.
I moduli finanziari della domanda di sovvenzione corrispondono alle parti II e III del
modulo di domanda:
2.1.
Parte II : il modulo del bilancio preventivo
Il modulo del bilancio è composto da una serie di tabelle standard
forma di un documento formato Excel che presenta una sintesi
preventivo del progetto. Al momento della presentazione della
sovvenzione occorre assicurarsi che dette tabelle siano compilate
conformemente alle istruzioni fornite nella presente guida.
fornite sotto
del bilancio
domanda di
e presentate
Per quanto riguarda gli allegati A-G del modulo di bilancio (spiegazioni dettagliate,
se richieste, di tutte le voci di bilancio di importo superiore a 1.500 euro):
non è previsto un formato standard per questo tipo di allegati. I candidati possono
scegliere il formato che ritengono più utile e idoneo. Sostanzialmente i suddetti
allegati costituiscono il bilancio preventivo dettagliato del progetto. Se richieste,
devono essere fornite giustificazioni per qualsiasi voce di bilancio di ammontare
superiore a 1.500 euro.
I candidati devono utilizzare esclusivamente il file di Excel fornito, astenendosi dal
cercare di apportarvi qualsiasi modifica. I fogli elettronici sono protetti e pertanto ci
si può limitare soltanto a inserire le informazioni necessarie se del caso. I calcoli,
nonché il riepilogo finale verranno effettuati automaticamente.
Se la vostra domanda di sovvenzione verrà accolta, questi allegati verranno
formalmente inseriti nel contratto di sovvenzione.
2.1.1.
Principi generali
• Tutti gli importi devono essere espressi in euro.
• Se la vostra domanda di sovvenzione verrà accolta, la ripartizione del
bilancio, così come è stato presentata nel modulo, verrà accluso
all'accordo di finanziamento sottoscritto fra la Commissione e il bilancio
e ne costituirà parte integrante.
6
• I contributi versati in natura devono essere chiaramente identificati come
tali e non possono essere sovvenzionati.
• Nota bene: il costo dell'IVA non è ammissibile, a meno che il beneficiario
sia impossibilitato a recuperarla.
2.1.2. Sezione I del modulo del bilancio preventivo: Spese
2.1.2.1.
Personale (punto 1 del modulo)
Sono considerate ammissibili al finanziamento soltanto le spese di personale
sostenute dal beneficiario e/o da altri organismi partecipanti direttamente ed
esclusivamente per servizi connessi al progetto (ivi comprese le spese per
personale supplementare). Gli stipendi dei funzionari pubblici non rientrano
fra le spese ammissibili.
Le spese di personale verranno calcolate sulla base del costo lordo
giornaliero del collaboratore interessato, moltiplicato per il numero di
giornate dedicate al progetto. Il calcolo del costo lordo comprenderà gli oneri
normalmente a carico del datore di lavoro, quali i contributi assicurativi e
previdenziali spettanti al datore di lavoro e le spese relative, ma resteranno
esclusi tutti gli eventuali bonus, incentivi, accordi di compartecipazione e
spese generali.
Le retribuzioni devono essere calcolate in base al numero di persone/numero
di giornate/tariffe giornaliere applicate e devono essere basate su un totale
massimo di 220 giornate lavorative all'anno (20 giorni al mese).
Inoltre non dovrebbero superare il livello normale delle retribuzioni e di altri
oneri a carico del richiedente né essere superiori alle tariffe generalmente
vigenti sul mercato per lo stesso tipo di servizio.
Nel caso in cui non sia in funzione un sistema di contabilità analitico, il
beneficiario deve adottare le misure necessarie per consentire di identificare
e verificare le spese di personale. Un metodo consigliato è quello di ricorrere
a fogli di lavoro personali firmati dai dipendenti.
2.1.2.2.
Spese generali (punto 2 del modulo)
Le spese generali comprendono soltanto tre
cometelefono,fax,spese postali e telecomunicazioni.
tipi
di
spese
2.1.2.3.
Spese di viaggio relative alla realizzazione del progetto (punto 3
del modulo)
Nota bene:
se si tratta di spese di viaggio e di soggiorno per i
partecipanti a conferenze o seminari organizzati nell'ambito del progetto,
tali spese devono essere riportate nelle tabelle c1-c3 al punto 4 del modulo.
Il beneficiario e/o i relativi partner devono cercare di individuare il sistema
di viaggio più economico e sono tenuti a rivolgersi a più agenzie di viaggio
al fine di ottenere i prezzi più vantaggiosi. Laddove possibile, si deve
usufruire appieno di voli Apex e tariffe scontate speciali.
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Per viaggi fino a 400 chilometri si deve utilizzare il trasporto ferroviario (in
prima classe se preferito dal beneficiario e consentito dalle norme statutarie),
ad eccezione dei casi di emergenza e dei casi in cui occorre compiere una
traversata marittima. Per viaggi superiori a 400 chilometri è ammesso il
trasporto aereo, soltanto in classe economica.
Le spese per viaggi in automobile sono considerate ammissibili a condizione
che vengano così calcolate:
a) per auto privata o taxi, l'importo da considerare ammissibile è limitato al
costo di un viaggio equivalente in treno con biglietto di prima classe
(indipendentemente dal numero delle persone che viaggiano nell'auto);
b) per auto a noleggio (sempre classe A ad eccezione dei casi in cui viaggino
più di 2 persone, nel qual caso si può utilizzare al massimo la classe B), sono
ammesse le spese effettive; un'auto a noleggio, tuttavia, può essere utilizzata
soltanto a condizione che non sia disponibile nessun altro mezzo di trasporto
idoneo.
Le spese di assicurazione viaggio sono ammissibili.
Le spese di viaggio in paesi diversi da quelli in cui hanno sede i partner sono
ammissibili soltanto nel caso in cui si dimostri che tali spese sono necessarie
ai fini della realizzazione del progetto. In ogni caso deve essere fornita in
allegato una giustificazione dettagliata di tali viaggi nell'allegato B.
Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che:
– siano necessarie e commisurate tenendo conto del luogo di soggiorno;
– siano calcolate in conformità con le norme interne dell'organismo o degli
organismi partner interessati;
– non superino gli importi massimi indicati nella tabella riportata di seguito;
L'importo massimo per le spese di vitto e alloggio pro capite al giorno per le
riunioni che si svolgono nei paesi partecipanti ammontano a:
Paesi
EUR
Paesi
EUR
BE Belgio
150
CY Cipro
100
DK Danimarca
179
CZ Repubblica ceca
214
DE Germania
127
EE Estonia
129
GR Grecia
113
LV Lettonia
174
ES Spagna
141
LT Lituania
126
FR Francia
130
HU Ungheria
136
IE Irlanda
165
MT Malta
109
8
IT Italia
130
PL Polonia
227
LU Lussemburgo
143
SI Slovenia
148
NL Paesi Bassi
148
SK
Repubblica 164
slovacca
AT Austria
122
BG Bulgaria
157
PT Portogallo
143
RO Romania
185
FI Finlandia
156
TU Turchia
138
SE Svezia
157
IS Islanda
183
UK Regno Unito
199
LI Liechtenstein
174
NO Norvegia
171
Gli importi riportati nella tabella comprendono tutte le spese relative al
soggiorno nel paese interessato.
Fermo restando il rispetto dei suddetti massimali, il beneficiario può optare
per il rimborso delle spese di vitto e alloggio su base dei costi effettivi o di
costi fissi. Nei casi in cui le norme interne del beneficiario impongano un
massimale inferiore a quello indicato nella tabella precedente, si deve fare
riferimento a tali norme quale base per il conteggio.
Nell'allegato B devono essere fornite informazioni dettagliate relative a tutte
le riunioni previste e ad altri viaggi riportati in sintesi nel modulo del
bilancio preventivo. Vanno indicati i luoghi di partenza e di destinazione e le
ragioni per cui si tengono le riunioni e i viaggi. Inoltre nell'allegato B deve
essere fornita una spiegazione e giustificazione per qualsiasi viaggio in paesi
diversi da quelli del partenariato.
Per spese generali superiori a 1.500 euro devono essere fornite le seguenti
spiegazioni nell'allegato B:
– in che modo sono stati calcolate le tariffe giornaliere per il punto 3
– in che modo il numero di giorni e il numero di persone sono connessi al
programma di lavoro relativo al progetto.
2.1.2.4.
Conferenze/seminari/simposi/incontri (punto 4 del modulo)
Queste tabelle dovrebbero comprendere tutte le spese sostenute per
l'organizzazione di conferenze, seminari, simposi, incontri o avvenimenti che
rientrano nel progetto per il quale viene presentata la domanda di
sovvenzione. Nei casi in cui vengano previsti numerosi eventi di questo tipo,
deve essere compilata una serie distinta di tabelle per ogni singolo evento il
cui bilancio preventivo totale superi l'importo di 50.000 euro.
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Voce 4-c: le condizioni stabilite per le spese di viaggio e di vitto e alloggio
di cui al punto 3 valgono anche per le voci "Spese di viaggio di partecipanti e
conferenzieri" e "Spese di vitto e alloggio di partecipanti e conferenzieri" al
punto 4.
Voce 4-d: la tariffa giornaliera massima ammissibile è di 550 euro al giorno
per interprete. E' considerato accettabile un massimo di due interpreti al
giorno per lingua ( tre interpreti al massimo se vengono utilizzate più di sei
lingue). L'importo indicativo per il noleggio di cabine escluse le attrezzature
tecniche è di 750 euro (IVA esclusa) al giorno. L'importo per il noleggio di
cabine con attrezzature e assistenza tecnica è di 1.100 euro al giorno (IVA
esclusa).
Per spese generali di importo superiore a 1.500 devono essere fornite le
seguenti spiegazioni nell'allegato C:
-
in che modo sono state calcolati gli importi giornalieri per il punto 4
-
in che modo il numero di giorni e il numero di persone sono connesse
al programma di lavoro relativo al progetto.
2.1.2.5.Spese di produzione, diffusione e informazione (punto 5 del modulo)
Al punto 5 devono essere fornite informazioni dettagliate relative al
contenuto dei mezzi utilizzati per divulgare i risultati del progetto,
specificando in particolare la loro struttura, le fonti, gli obiettivi e il pubblico
al quale si rivolgono.
Al termine del progetto dovranno essere trasmesse alla Commissione cinque
copie degli strumenti di diffusione e informazione. Nei casi in cui la
diffusione debba essere effettuata via Internet dovranno essere comunicati gli
URL completi nonché tutti gli eventuali codici di accesso.
Voce 5-a
Spese di produzione: si prega di fornire nell'allegato E il
conteggio dettagliato delle spese relative a tutti i prodotti.
Voce 5-b
euro/riga.
Spese di traduzione: la tariffa massima ammissibile è di 1
Voce 5-c
Spese di distribuzione: nell'allegato F vanno specificati
anche i canali di distribuzione.
Voce 5-d Altre spese di diffusione: devono essere specificate nell'allegato G
se necessario.
Per spese generali di importo superiore a 1.500 euro devono essere fornite le
seguenti spiegazioni nell'allegato C:
-
in che modo sono state calcolati gli importi giornalieri per il punto 4
-
in che modo il numero di giorni e il numero di persone sono connesse
al programma di lavoro relativo al progetto.
10
2.1.2.6.
Varie (Punto 6 del modulo)
I vari tipi di spese generalmente considerate ammissibili dalla Commissione
sono riportati nei punti da 1 a 5. La natura specifica di taluni progetti può,
tuttavia, comportare spese di altro genere che possono essere inserite al
punto 6 del modulo.
Tutte le spese classificate come "Varie" devono essere elencate al punto 6.
2.1.3. Sezione II del modulo del progetto preventivo: Entrate
Tutte le entrate previste, ivi comprese quelle che ancora non sono ancora
state confermate, devono essere riportate nella tabella delle entrate al
momento della presentazione della domanda. Nella domanda deve essere
segnalato se sono state presentate altre domande di sovvenzione ad altri
dipartimenti della Commissione, precisando l'azione o il programma
interessati e il numero di riferimento della sovvenzione se è già stata
concessa.
Il totale delle entrate e il totale delle spese devono essere uguali.
La tabella delle entrate dovrà essere compilata anche quando si provvederà a
inviare nuovamente il modulo in cui sono riportate le entrate e le uscite
effettive del progetto.
2.2.
Parte III: scheda di identificazione bancaria
In questo allegato vengono fornite le informazioni relative al conto bancario,
necessarie per la stesura dei contratti e l'esecuzione dei pagamenti per i progetti
selezionati. Tale scheda deve essere compilata, firmata e inviata insieme al modulo
di domanda di sovvenzione. Nota bene: i dati relativi al conto devono essere riferiti
ad un conto istituzionale (non a un conto personale).
11
3.
CAPITOLO 3 - INTRODUZIONE ALLA GESTIONE DEL BILANCIO DEL PROGETTO
Il presente documento è stato redatto per assistere i candidati nella preparazione del
loro progetto e della loro domanda di sovvenzione nell'ambito dell'AEES 2004. Esso
riassume alcune delle norme che si applicheranno alla gestione della sovvenzione e
del progetto nel caso in cui la domanda abbia esito favorevole. Tutte le sovvenzioni
concesse sono soggette ad un contratto che viene sottoscritto fra la Commissione e
l'organismo di coordinamento (beneficiario) del progetto. Il contratto viene
denominato anche "accordo di finanziamento". Il testo dell'accordo ha sempre la
priorità rispetto al contenuto della presente nota esplicativa.
3.1.
Introduzione generale
Lo scopo delle sovvenzioni comunitarie è quello di incentivare lo sviluppo e
l'attuazione di progetti che non sarebbero realizzabili senza il sostegno della
Comunità. Esse operano in base al principio del cofinanziamento. La sovvenzione,
pertanto, non copre totalmente il costo del progetto in questione e l'organismo
richiedente deve essere in condizione di contribuire con risorse proprie e/o di trovare
altre fonti di finanziamento. Per i progetti finanziati a titolo dell'AEES 2004, la
sovvenzione massima prevista ammonta al 50% del totale dei costi ammissibili per
progetti di carattere locale, regionale, nazionale e transnazionale e all'80% del totale
dei costi ammissibili per progetti su scala comunitaria. La sovvenzione comunitaria
non può in nessun caso generare profitti.
3.2.
Determinazione dell'importo della sovvenzione
Nella domanda di sovvenzione siete tenuti indicare il costo totale del progetto e
anche l'importo della sovvenzione richiesta. L'importo della sovvenzione concessa ai
candidati selezionati dipenderà dai costi ammissibili del progetto e verrà fissato in
euro. La sovvenzione assegnata dalla Commissione può assumere la forma di:
. un contributo al bilancio preventivo totale;
. un contributo soltanto a determinate sezioni o voci del bilancio.
3.2.1. Differenze fra la sovvenzione concessa e la sovvenzione richiesta
Può accadere che il livello di sovvenzione concesso inizialmente sia inferiore
rispetto all'importo richiesto. Ciò è dovuto a uno o più dei seguenti problemi
rilevati dalla Commissione nell'analisi delle tabelle di bilancio:
• il vostro bilancio preventivo contiene voci che violano una o più norme di
ammissibilità di cui alla presente nota;
• avete chiesto più del 50% o dell'80% dei costi ammissibili;
• l'esposizione e/o giustificazione di alcune voci non è chiara oppure non è
corretta;
12
• alcune spese appaiono gonfiate (superano i prezzi di mercato per i paesi
interessati) o non giustificate (non è chiaro il nesso con le attività del
progetto illustrate nel modulo della domanda di sovvenzione);
• la richiesta di sovvenzioni è superiore alla quantità di fondi disponibili.
I candidati, pertanto, devono prestare la massima attenzione nella
presentazione del programma di lavoro e delle schede finanziarie. Dovrebbe
risultare chiaro a chi non sa nulla del vostro progetto in che modo intendete
utilizzare il bilancio che avete presentato e come avete calcolato i vari costi
da voi indicati.
3.2.2. Differenze la sovvenzione concessa e l'importo finale della
sovvenzione ricevuta
E' inoltre possibile che l'importo finale della sovvenzione ricevuta al termine
del progetto sia inferiore rispetto al livello iniziale della sovvenzione
concessa. Ciò può avvenire in quanto il massimale della sovvenzione,
stabilito nell'accordo di finanziamento, viene sempre determinato in base alle
spese ammissibili stimate e giustificate nella domanda iniziale. L'importo
finale della sovvenzione si basa sulle spese ammissibili effettivamente
sostenute nel corso dell'attuazione del progetto e contabilizzate al termine del
periodo contrattuale. Pertanto non è nel vostro interesse indicare un bilancio
irrealistico in questa fase: ciò potrebbe probabilmente porre dei problemi alla
conclusione del progetto.
3.2.3. Calcolo dell'importo finale della sovvenzione ricevuta
Il metodo per calcolare la sovvenzione finale varia a seconda che il
massimale della sovvenzione sia superiore o inferiore a 5.000 euro.
Definizioni
Il "bilancio preventivo totale" è l'importo totale delle spese che il
beneficiario prevede di sostenere nell'attuazione del progetto.
Le "spese ammissibili stimate" sono le spese previste che sono conformi alle
norme della Commissione in materia di spese ammissibili e che pertanto la
Commissione può considerare idonee ad essere coperte parzialmente o
totalmente attraverso la sovvenzione.
Le "spese effettive totali" sono l'importo totale effettivamente speso dal
beneficiario nell'attuazione del progetto.
Le "spese ammissibili effettive" sono l'importo totale effettivamente speso
dal beneficiario per voci di spesa considerate idonee ad essere coperte
parzialmente o totalmente attraverso la sovvenzione della Commissione.
• Sovvenzioni di importo superiore a 5 000 euro
Sono soggette alla una clausola della percentuale massima che è prevista
nell'accordo e che viene calcolata nel modo seguente:
13
Massimale della sovvenzione x 100 / spese ammissibili stimate
La percentuale risultante è l'importo esatto calcolato a due punti decimali.
Le sovvenzioni di importo superiore a 5.000 euro, pertanto, sono soggette
a due massimali: l'importo massimo possibile, che non può essere superato
in nessun caso, e l'importo calcolato mediante l'applicazione della clausola
della percentuale qualora le spese ammissibili effettive siano inferiori
rispetto alle spese ammissibili stimate.
ESEMPIO:
Al momento della definizione del contratto:
– spese ammissibili stimate per il progetto: EURO 17 500
– massimale della sovvenzione:
EURO 7 500, pari al 42,9%
– percentuale massima di contribuzione arrotondata:
45%
Al momento della presentazione del rendiconto finale:
a.
b.
–
spese ammissibili effettive:
EURO 20 000
–
importo finale della sovvenzione:
20 000
x
45%,
soggetto a un massimale di EURO 7 500 (importo massimo
possibile)
–
spese ammissibili effettive:
–
importo finale della sovvenzione:
EURO 6 750
EURO 15 000
15 000 x 45% =
• Sovvenzioni di importo inferiore a 5 000 euro
Non sono soggette alla clausola della percentuale massima, ma l'importo
finale della sovvenzione, stabilito previa verifica da parte della
Commissione del rendiconto finale presentato dal beneficiario, non può
superare il massimale pattuito nell'accordo. Esso non può mai essere
superiore all'importo delle spese ammissibili effettive.
In ogni caso, se l'ammontare delle entrate effettive supera il totale delle
spese effettive, la sovvenzione della Commissione verrà ridotta in ragione
dell'ammontare della differenza.
3.2.4. Ammissibilità delle spese
Le spese sono classificate come ammissibili se soddisfano le seguenti
condizioni:
1) le spese devono essere ragionevoli, indispensabili per la realizzazione del
progetto ed essere state sostenute direttamente per il progetto al quale è
destinata la sovvenzione entro il periodo previsto dalla sovvenzione; la
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sovvenzione non può coprire nessuna spesa sostenuta nel periodo
precedente o successivo alle date convenute nel contratto stipulato fra la
Commissione e il beneficiario;
2) le spese devono essere identificabili e controllabili; a tal fine può essere
richiesto al beneficiario di aprire conti ad hoc per il progetto. Soltanto le
spese effettivamente sostenute, basate su pagamenti effettuati e che possono
essere comprovate mediante fatture possono essere iscritte nel rendiconto
finale;
3) le spese devono essere imputabili ad attività che si svolgono entro i paesi
ammessi a partecipare ai progetti dell'Anno europeo (ossia gli Stati membri
dell'UE e i paesi SEE) e destinate ai partecipanti di tali paesi; tutte le
eventuali attività svolte al di fuori di tale area geografica non dovrebbero
figurare né nella domanda di sovvenzione né nelle tabelle del bilancio
preventivo;
Si tenga presente che la Commissione si riserva il diritto di specificare quali
voci ammissibili del bilancio possono essere finanziate mediante la
sovvenzione comunitaria.
3.3.
Contratti
Tutti i candidati la cui domanda è stata accolta dovranno firmare un accordo di
finanziamento con la Commissione. Tale accordo tratterà tutti gli aspetti della
gestione della sovvenzione. Non potrà essere versato nessun finanziamento e,
pertanto, non potrà essere avviato alcun progetto finché entrambe le parti non
avranno firmato l'accordo. Si consiglia quindi caldamente ai candidati di tenerne
conto nella programmazione delle attività iniziali dei relativi progetti.
Le condizioni della convenzione conclusa con la Commissione possono essere
modificate soltanto previo accordo firmato da entrambe le parti. Gli accordi verbali
non hanno validità. I beneficiari che desiderano modificare le condizioni
dell'accordo devono chiedere l'approvazione della Commissione almeno 60 giorni
prima della scadenza dello stesso.
Nel caso di progetti ai quali partecipano vari organismi partner, il beneficiario deve
stipulare accordi separati con ciascuno dei partner per garantire che essi gestiscano
la relativa quota del bilancio alle stesse condizioni del beneficiario.
3.4.
Pagamenti da parte della Commissione
L'importo della sovvenzione verrà versato in euro in due tranche:
un anticipo pari al 60% dell'importo della sovvenzione verrà versato entro i 45
giorni di calendario successivi alla firma della sovvenzione sottoscritta dalle due
parti;
il saldo sarà versato entro i 45 giorni successivi al ricevimento e all'approvazione da
parte della Commissione della relazione finale e di un rendiconto finale dettagliato
delle entrate e delle uscite.
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Qualora l'importo dell'anticipo versato superi l'importo finale della sovvenzione il
beneficiario sarà tenuto a rimborsare le somme già corrisposte eccedenti l'importo
dovuto. Ciò può avvenire con ogni probabilità nei casi in cui le spese ammissibili
effettive risultino inferiori rispetto all'importo previsto delle spese ammissibili
stimate per il progetto.
I dati relativi al conto bancario riportati nella parte III della domanda di sovvenzione
devono restare validi per l'intero periodo di vigenza dell'accordo di finanziamento.
Eventuali cambiamenti vengono accettati soltanto in circostanze eccezionali e
possono determinare notevoli ritardi nei pagamenti eseguiti a favore del
beneficiario.
3.5.
Gestione del bilancio
Gli accordi di finanziamento consentono un certo margine di flessibilità nella
gestione del bilancio. Occorre tuttavia prestare attenzione al trasferimento dei fondi
fra le varie tabelle del bilancio. Ai candidati viene richiesto di indicare in sintesi le
spese previste nelle seguenti 6 tabelle:
Tabella 1 Personale
Tabella 2 Spese generali
Tabella 3 Spese di viaggio e di soggiorno relative alla realizzazione del progetto
Tabella 4 Spese per l'organizzazione di conferenze e seminari
Tabella 5 Spese di produzione, diffusione e informazione
Tabella 6 Varie
Molti progetti non prevedono spese classificabili in tutte le sezioni summenzionate.
I candidati sono tenuti a compilare soltanto le tabelle attinenti al loro specifico
progetto.
Il bilancio iscritto nelle tabelle suesposte costituirà la base dell'accordo di
finanziamento. Nel corso dell'attuazione del progetto potreste rilevare la necessità di
variare alcuni importi, ad esempio aumentando le spese di viaggio e diminuendo
quelle relative al personale. Tutti i richiedenti sono liberi di modificare i propri
stanziamenti di bilancio in misura non superiore al 10% dell'importo iniziale;
tuttavia non è ammesso alcun trasferimento verso sezioni o voci del bilancio che
non sono coperti dalla sovvenzione della Commissione.
Se comunque dal rendiconto finale presentato al termine del progetto risulta che
l'ammontare delle spese supera l'importo iniziale più il 10% (=110% dell'importo
iniziale) in una delle 6 singole sezioni di bilancio, l'eccedenza verrà considerata
inammissibile e verrà detratta dall'importo totale delle spese effettive per
raggiungere l'importo delle spese ammissibili effettive. In alcuni casi ciò può
comportare una riduzione dell'importo della sovvenzione concessa.
E' quindi importante redigere con attenzione il bilancio di previsione iniziale,
assicurando che esso sia il più possibile vicino ai costi reali delle attività previste dal
progetto. I candidati devono inoltre accertarsi di aver utilizzato tutte le sezioni del
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bilancio corrette richieste dal proprio progetto. Per esempio, può accadere di non
pensare alle spese di pubblicazione al momento della presentazione della domanda
ed accorgersi successivamente della necessità di produrre degli opuscoli. Se dovrete
spendere alcuni fondi che rientrano nella sezione "Produzione" ma nel bilancio
iniziale non era stato iscritto nessuno stanziamento in tale sezione, tutte le spese a
titolo della sezione "Produzione" verranno dichiarate inammissibili se non avrete
provveduto a modificare il vostro bilancio iniziale.
Avrete la possibilità di modificare il bilancio nel corso del progetto ma per farlo
dovrete ripresentare l'allegato relativo al bilancio per intero e spiegare le modifiche
apportate. Di norma, le modifiche di questo tipo potranno essere accettate solo se
presentate non oltre 60 giorni prima della scadenza del periodo contrattuale.
3.6.
Valuta
Il bilancio deve essere presentato in euro.
Nel caso vengano conclusi partenariati, le stesse norme si applicano a tutti partner al
momento della presentazione delle rispettive relazioni al coordinatore.
3.7.
Bandi di gara per l'aggiudicazione di appalti
Per appalti di forniture o servizi relativi all'attuazione del progetto gli organismi
beneficiari devono operare in conformità con le proprie norme interne vigenti. In
ogni caso, per contratti di importo superiore a 10.000 euro deve essere indetta una
gara d'appalto (con almeno tre offerenti). La Commissione può richiedere di addurre
prove della gara d'appalto in qualsiasi momento nel corso della definizione
contrattuale o nel corso della valutazione delle relazioni finali.
Si consiglia pertanto ai candidati di chiedere preventivi per i servizi che comportano
costi elevati (quali quelli di pubblicazione, progettazione, alcuni tipi di consulenza,
organizzazione di conferenze, ecc.) che li aiutino a redigere il proprio bilancio
preventivo iniziale. Laddove richiesto, tali preventivi possono essere presentati
come documentazione dell'allegato 5.
3.8.
Relazione e rendiconto finale
Per poter ricevere il saldo, occorre presentare alla Commissione una relazione
sull'attuazione del progetto e un rendiconto finale dei costi dal quale risulti il totale
delle spese effettivamente sostenute per il progetto. Il rendiconto finale deve essere
presentato nella stessa forma della domanda di sovvenzione iniziale (modulo di
bilancio) e allo stesso livello di dettaglio della previsione di bilancio totale allegata
all'accordo di finanziamento. Deve recare la firma nello spazio previsto (ultima
pagina del modulo di bilancio). Deve essere fornito inoltre un elenco delle fatture.
La Commissione si riserva il diritto di negare il pagamento qualora le scadenze
oppure la forma e il contenuto delle richieste di pagamento (anticipo o saldo) non
risultino conformi.
Le relazioni e/o i resoconti incompleti, errati o non firmati verranno respinti e ciò
può comportare notevoli ritardi nell'esecuzione dei pagamenti.
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3.9.
Controllo e audit
Il beneficiario adotterà i provvedimenti necessari al fine di consentire visite di
ispezione e monitoraggio nonché audit operativi e/o finanziari da parte della
Commissione europea e della Corte dei conti europea. Tali controlli e audit potranno
essere eseguiti presso la sede del beneficiario e comportare l'esame di dossier, conti
e documenti giustificativi originali. In alcuni casi, la Commissione può anche
richiedere che copie conformi di fatture e altri documenti giustificativi di spesa
vengano inviati a Bruxelles per essere esaminati.
Si consiglia pertanto ai candidati di adottare un sistema chiaro per l'esecuzione dei
pagamenti a fronte di fatture e per assicurare la disponibilità di tali fatture per tutta
la durata del progetto, fino alla chiusura della pratica. Tutti i beneficiari sono tenuti
a conservare le fatture originali per un periodo di 5 anni dopo il termine del
progetto. Nel caso di partenariati, il beneficiario/coordinatore deve imporre le stesse
condizioni ai partner. Ai fini della gestione della sovvenzione, si consiglia ai
coordinatori di assicurarsi che gli istituti partner presentino copie conformi di tutte
le fatture e giustificativi di spesa prima di ricevere i rispettivi fondi di sovvenzione.
Nota bene: i giustificativi di spesa devono corrispondere all'importo dichiarato delle
spese effettive totali e non soltanto alla parte relativa alla sovvenzione.
4.
ULTERIORI INFORMAZIONI:
Per richieste generali d'informazioni:
Pedro Velázquez, [email protected], tel. +3222969704
Mathieu Moreuil, [email protected], tel. +3222986311
Per questioni relative al bilancio preventivo:
Catrina Gambold, [email protected], tel. +3222958659
Xavier Cuadros-Vargas, [email protected], tel. +3222986310
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