Gli aspetti finanziari e gli
adempimenti contrattuali
La gestione delle azioni di mobilità Leonardo da Vinci
Seminario Progetti Approvati
Annualità di Selezione 2009
Roma, 8 settembre 2009
Centro Congressi Cavour
La sovvenzione Leonardo da Vinci
Cosa è
E’ un contributo comunitario che va ad integrare il
cofinanziamento apportato dall’organismo beneficiario e/o dal
suo partenariato
A cosa serve
Serve alla realizzazione di progetti o attività che senza il sostegno
finanziario dell’Unione Europea non sarebbero realizzabili e si
fonda sul principio del cofinanziamento
Come si formalizza
Attraverso una convenzione di sovvenzione tra l’organismo
beneficiario e l’Isfol
2
La Convenzione di Sovvenzione
SMALL = inferiore/uguale a
25.000,00 €
LARGE = superiore a
25.000,00 €
Allegati (I-VI)
Allegati (I-VI)
Condizioni particolari
Condizioni particolari
Condizioni generali
3
Articoli di maggiore interesse per la
gestione amministrativa/finanziaria
Convenzione SMALL
Convenzione LARGE
Allegati I-II-III-IV-V-VI
Allegati I-II-III-IV-V-VI
Art. 2 – Durata
Art. II – Durata
Art. 3 – Finanziamento
dell’Azione
Art. III – Finanziamento
dell’Azione
Art. 10 – Emendamenti
alla convenzione
Art. VI – Disposizioni
amministrative generali
Art. VIII – Emendamenti
alla convenzione
4
Articoli di maggiore interesse per i
pagamenti
Modalità di pagamento
 Garanzia fidejussoria
 Prefinanziamento
 Pagamento del saldo
Coordinate bancarie
5
Come spendere la sovvenzione
Leonardo da Vinci
Il contributo, calcolato sulla base di costi reali e/o di costi unitari
forfettari e/o di contributi forfettari, deve essere utilizzato nel
rispetto delle voci di budget:
• Organizzazione della mobilità  Costi unitari forfettari
• Preparazione  Costi unitari forfettari
• Sussistenza partecipanti/accompagnatori  Contributo
forfettario
• Viaggio partecipanti/accompagnatori (laddove non compreso
nella sussistenza)  Costi reali
• Partecipanti con bisogni specifici  Costi reali
6
Organizzazione della mobilità
Quali costi?
Tutti quelli relativi alla gestione e al monitoraggio dell’Azione:
(ad esempio il bando, le attività di selezione, riunioni, incontri, personale,
ecc.)
Come imputare le spese?
 Per intero se inerenti all’attività del progetto
 In quota parte nel caso in cui costituiscano parte
integrante delle spese generali del beneficiario
7
Preparazione
Quali costi?
Tutte le spese relative alle attività atte a fornire ai
partecipanti le conoscenze linguistiche/culturali e/o
pedagogiche e professionali per agevolarne l’inserimento
nel contesto europeo
Come imputare le spese?
 Per intero se inerenti all’attività del progetto
 In quota parte nel caso in cui costituiscano parte
integrante delle spese generali del beneficiario
8
Sussistenza
partecipanti/accompagnatori
≤ 12 settimane
> 12 settimane
Alloggio
Alloggio
Assicurazione
Assicurazione
Trasporti locali
Trasporti locali
Vitto
Vitto
Viaggio
9
Viaggio
partecipanti/accompagnatori
Per tirocini inferiori o uguali a 12 settimane
Viene calcolato separatamente dalla sussistenza e
verrà riconosciuto sulla base dei costi reali
10
Spese per partecipanti con bisogni
specifici
L’organismo beneficiario può richiedere un
ulteriore contributo basato sui costi che si presume
verranno sostenuti
11
Documentazione
amministrativa/finanziaria











Contratti con i partecipanti
Contratti con gli enti intermediari
Contratti o incarichi con i docenti interni-esterni
Contratti o incarichi con personale amministrativo interno-esterno
Time Sheet
Registri presenze
Fatture
Scontrini fiscali
Ricevute
Bonifici bancari
Prodotti e materiali didattici e informativi
12
Conservazione dei documenti
I documenti amministrativi/finanziari devono essere
conservati, ai fini del programma Leonardo da
Vinci, per 5 anni dopo il pagamento del saldo
della sovvenzione da parte dell’Agenzia Nazionale
o del relativo rimborso da parte del beneficiario
13
Relazione finale (1)
Cosa è?
È il documento che rappresenta la richiesta del pagamento del saldo del
contributo
Quando presentarla?
Deve pervenire all’Agenzia Nazionale entro 60 giorni dalla data di
conclusione dell’azione (cfr. convenzione)
Quali sezioni compilare?
Tutte le sezioni della relazione finale devono essere compilate
Quali informazioni fornire?
Tutte le informazioni che possano permettere all’Agenzia Nazionale la
verifica della corretta realizzazione dell’azione e dei risultati ottenuti sia per
i partecipanti che per il beneficiario che per i partner
14
Relazione finale (2)
Documenti da allegare
 Contratto di tirocinio/scambio dei partecipanti
(incluso il training agreement o il work programme
VETPRO)
 Relazione dell’organismo ospitante
 Rapporto finale del partecipante  Rap4Leo
 Materiale didattico e informativo relativo alla
preparazione
15
Controlli sui beneficiari
Chi li effettua?
L’Agenzia Nazionale, la Commissione europea, l’Ufficio
europeo per la lotta antifrode (OLAF), la Corte dei
Conti europea
16
Controlli primari sui beneficiari (1)
Quali sono?
 Analisi dei rapporti finali
 Analisi documentale del materiale di supporto al
rapporto finale (desk check)
 Verifiche finanziarie sul posto durante l’azione (on
the spot check)
 Audit di sistema - beneficiari ricorrenti
17
Controlli primari sui beneficiari (2)
Quando vengono effettuati?
Analisi dei rapporti finali

alla conclusione progettuale
Analisi documentale

dopo la ricezione del
rapporto finale (a campione)
Verifiche finanziarie sul
posto

entro la durata progettuale
(a campione)
18
Controlli primari sui beneficiari (3)
A cosa servono?
Ad accertare:
 l’ammissibilità delle attività
 la completezza
 la corretta valorizzazione di ogni elemento
 la correttezza aritmetica della relazione finale
 la corretta classificazione dei componenti della
relazione finale
19
GRAZIE PER L’ATTENZIONE!
20