Infoday Programma IPA Adriatico
Primi bandi per progetti ordinari
Bologna, 16 settembre 2009
Slovenia
Croatia
Bosnia and Herzegovina
Serbia
Montenegro
Italy
Adriatic Sea
Albania
Eligible Program m e Are a
Greece
Te rritorial de rogation
Phas ing Out
Barbara Togna – Auditor del Programma di
Cooperazione Transfrontaliera IPA-Adriatico
“Il sistema dei controlli nell’ambito del Programma IPA Adriatico”
1
Programma di Cooperazione
Transfrontaliera IPA-Adriatico
IPA 2007-2013 è diretto a supportare i Paesi
Candidati e i Paesi Potenziali Candidati per il
recepimento dell’acquis communautaire,
in vista della prossima adesione all’UE
BASE GIURIDICA:
Regolamento (CE) n. 1085/2006 (Reg. IPA)
Regolamento (CE) n. 718/2007, (Reg. implem. IPA)
2
Gestione e controllo
Articolo 114 (Reg. CE 718/2007)
1. I paesi partecipanti sono responsabili della gestione e del controllo dei
programmi transfrontalieri in particolare mediante le seguenti misure:
a) garantire che i sistemi di gestione e di controllo dei programmi
transfrontalieri siano istituiti in conformità con gli articoli da 101 a 105
e funzionino in modo efficace;
b) prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli
importi indebitamente versati compresi, se del caso, gli interessi di
mora. Essi ne danno notifica alla Commissione e la informano
sull'andamento dei procedimenti amministrativi e giudiziari.
2. Fatta salva la responsabilità dei paesi partecipanti con riguardo
all'individuazione e alla rettifica delle irregolarità nonché al recupero degli
importi indebitamente versati, l'autorità di certificazione assicura che siano
recuperati presso il beneficiario principale tutti gli importi versati in
conseguenza di un'irregolarità.
I beneficiari finali rimborsano al beneficiario principale gli importi
indebitamente versati, conformemente all'accordo tra di essi sottoscritto.
Qualora il beneficiario principale non riesca ad ottenere il rimborso da un
beneficiario finale, il paese beneficiario sul cui territorio è situato il
beneficiario finale in questione rimborsa all'autorità di certificazione
l'importo indebitamente versato a detto beneficiario finale.
3
Strutture del Programma
• Autorità di Gestione
– Segretariato Tecnico Congiunto
• Autorità di Certificazione
• Autorità di Audit
• Comitato Congiunto Direttivo
• Controllori responsabili della verifica
della legittimità e regolarità delle spese
4
Sistema di controllo
Articolo 108 (Reg. CE 718/2007)
1.
Al fine di convalidare le spese, ciascun paese partecipante
predispone un sistema di controllo che consenta di verificare
la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, la validità delle
spese dichiarate per le operazioni o le parti di operazioni
realizzate sul proprio territorio nonché la conformità di tali
spese e delle relative operazioni, o parti di operazioni, con le
norme comunitarie e le sue norme nazionali.
A tale scopo ciascun paese partecipante designa i controllori
responsabili della verifica della legittimità e regolarità delle
spese dichiarate da ciascuno dei beneficiari finali che
partecipano all'operazione.
I paesi partecipanti possono decidere di designare un unico
controllore per l'intera zona interessata dal programma.
Qualora la verifica della fornitura dei prodotti e dei servizi
cofinanziati possa essere effettuata unicamente sull'insieme
dell'operazione, tale verifica viene eseguita dal controllore del
paese partecipante in cui è situato il beneficiario principale o
5
dall'autorità di gestione.
…
Architettura del Sistema di Controllo del
Programma
Il
Programma
di
Cooperazione
Transfrontaliera IPA-Adriatico prevede
un’architettura del sistema di controllo
che vede un Ufficio Controlli di I Livello
in ciascun Paese partecipante.
L’Ufficio Controlli di primo Livello
Italiano è istituito presso un Ufficio
della Regione Abruzzo, negli altri Paesi
partecipanti sono istituiti presso le
amministrazioni centrali.
6
Principi della verifica di
ammissibilità della spesa
1)
principio dell’effettività in base al quale occorre verificare
che la spesa sia concretamente sostenuta e sia connessa
all’operazione cofinanziata;
2)
principio della legittimità, in base al quale occorre verificare
che la spesa sostenuta sia conforme alla normativa
comunitaria e nazionale;
3)
principio di localizzazione dell’opera cofinanziata, in base al
quale occorre verificare che la spesa sostenuta sia relativa
ad una operazione localizzata nel territorio interessato dal
Programma;
4)
principio della prova documentale, in base al quale occorre
verificare che la spesa sostenuta sia comprovata da fatture
quietanzate o da altri documenti contabili aventi forza
probatoria equivalente.
7
Attività di Controllo
a) Verifiche amministrative di tutte le
dichiarazioni di spesa presentate dai Beneficiari
( 100% delle spese rendicontate);
b) Verifiche in loco di singole operazioni
(a campione).
L’intero processo di controllo di primo livello in relazione a
un’operazione o parte di operazione deve essere eseguita in
maniera efficace e tempestiva: a tale proposito, il punto 2 dell’art.
108 stabilisce che:
“Ciascun paese partecipante provvede affinché la convalida delle
spese da parte dei controllori possa essere effettuata entro un
termine di tre mesi dalla data del loro invio ai controllori da parte dei
beneficiari principali”.
8
Le verifiche amministrative (1)
- verifica della sussistenza della documentazione
amministrativa
- verifica della completezza e della coerenza della
documentazione giustificativa di spesa
- verifica della correttezza della documentazione
giustificativa di spesa dal punto di vista normativo
- verifica dell’ammissibilità della spesa in quanto
sostenuta nel periodo consentito dal Programma
9
Le verifiche amministrative (2)
- verifica di ammissibilità della spesa in quanto
riferibile alle tipologie di spesa consentite
- verifica del rispetto dei
ammissibile a contributo
limiti
di
spesa
- verifica della riferibilità della spesa sostenuta e
rendicontata esattamente al Beneficiario
- verifica dell’assenza di cumulo del contributo
richiesto con altri contributi non cumulabili
- verifica del rispetto delle politiche comunitarie in
materia di pari opportunità e di ambiente nel corso
dell’attuazione delle operazioni.
10
Verifiche in loco (1)
La verifica in loco dei progetti si articola in verifiche
differenziate per ogni tipologia di operazione (lavori, beni,
servizi …).
Si ritiene opportuno che tale attività venga svolta
preventivamente alla convalida della spesa. Ciò in quanto
la verifica in loco deve ritenersi il complemento necessario
alle verifiche amministrative su base documentale, anche se
svolta su un campione di operazioni.
La dimensione del campione è determinata sulla base di
un’analisi di rischio che tenga conto sia dei rischi gestionali
sia dei rischi di controllo derivanti dai risultati ottenuti in sede
di verifica amministrativo-contabile su base documentale.
11
Verifiche in loco (2)
-
verifica dell’esistenza e dell’operatività del Beneficiario;
-
verifica
della
sussistenza
presso
la
sede
del
Beneficiario di tutta la documentazione amministrativocontabile in originale;
-
verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario
di una contabilità separata relativa alle spese sostenute
nell’ambito dell’operazione cofinanziata a valere sul Programma
Operativo;
-
verifica del corretto avanzamento ovvero del completamento
dell’opera o della fornitura di beni e servizi oggetto del
cofinanziamento, in linea con la documentazione presentata
dal Beneficiario a supporto della rendicontazione e della
richiesta di erogazione del contributo;
12
Verifiche in loco (3)
-
-
-
-
verifica che le opere, i beni o i servizi oggetto del
cofinanziamento siano conformi a quanto previsto dalla
normativa comunitaria e nazionale, dal Programma, dal
bando
di
selezione
dell’operazione
nonché
dalla
convenzione/contratto stipulato tra Autorità di Gestione e
Beneficiario,
dalla convenzione/contratto
stipulata
tra
Beneficiario principale e Beneficiario, dall’eventuale bando di
gara e/o dal contratto stipulato con il soggetto attuatore;
verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione
previsti dalla normativa comunitaria, dal Programma e dal
Piano di Comunicazione predisposto dall’Autorità di Gestione
in relazione al cofinanziamento dell’operazione a valere sullo
specifico Fondo Strutturale di riferimento e sul Programma
Operativo;
verifica della conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti
il rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari
opportunità e tutela dell’ambiente;
verifica della congruità della spesa rispetto ai parametri di
riferimento (prezziari regionali, prezzi di mercato per le tipologie
di beni e servizi acquistati, ecc.).
13
Responsabilità del beneficiario
principale e degli altri beneficiari
Articolo 96 (Reg. CE 718/2007)
Responsabilità del beneficiario principale:
a) definisce le modalità delle proprie relazioni con i beneficiari finali
che partecipano all'operazione tramite un accordo comprendente, fra l'altro,
disposizioni che garantiscano la buona gestione finanziaria dei fondi
attribuiti all'operazione, comprese le modalità per il recupero degli
importi indebitamente versati;
b) è incaricato di assicurare l'esecuzione dell'intera operazione;
c) è incaricato di trasferire il contributo comunitario ai beneficiari finali
che partecipano all'operazione;
d) garantisce che le spese dichiarate dai beneficiari finali che
partecipano all'operazione sono state sostenute al fine di eseguire
l'operazione e corrispondono alle attività tra essi stessi concordate;
e) verifica la convalida, da parte dei controllori di cui all'articolo 108,
delle spese dichiarate dai beneficiari finali che partecipano all'operazione.
Ciascun beneficiario finale che partecipa all'operazione è responsabile delle
irregolarità riguardanti la spesa da esso dichiarata.
Il singolo Beneficiario è responsabile dell’esecuzione dell’operazione o
parte di operazione di propria competenza, selezionando i soggetti
14
attuatori, e coordinando
la corretta esecuzione fisica e finanziaria
dell’operazione, secondo la normativa nazionale e comunitaria vigente.
Processo di validazione della spesa (1)
Documental flow
Forms flow
Procedural flows
First Level Control
Office (GRE)
R
Beneficiary
GRE
r
de
MA
First Level Control
Office (SLO)
R
Beneficiary
SLO
r
JTS
ro
Lead Beneficiary
ITA
de
R
r
First Level Control
Office (ITA)
de
Operation
Programme
Management
System
de
Beneficiary
CRO
R
First Level Control
Office (CRO)
15
Processo di validazione della spesa (2)
C
First Level Control
Office (GRE)
R
Beneficiary
GRE
VL
r
C
First Level Control
Office (SLO)
R
Beneficiary
SLO
VL
MA
JTS
r
ro
MA
DR
Lead Beneficiary
ITA
JTS
R
r
C
First Level Control
Office (ITA)
VL
VL
Beneficiary
CRO
First Level Control
Office (CRO)
R
C
Programme
Management
System
First Level Control
Offices
16
Funzioni dell’Autorità di Certificazione
Articolo 104 (Reg. CE 718/2007)
a) elaborare e trasmettere alla Commissione le
dichiarazioni di spesa certificate e le domande di
pagamento;
b) certificare che:
1) la dichiarazione di spesa è corretta, proviene da
sistemi di
contabilità affidabili ed è basata su
documenti giustificativi
verificabili;
2) le spese dichiarate sono conformi alle norme
comunitarie e
nazionali applicabili e sono state
sostenute in apporto alle operazioni
selezionate
per il finanziamento conformemente ai criteri
applicabili al programma e alle norme comunitarie 17
e
nazionali.
Controlli dell’Autorità di Certificazione
AdG
DSC
AdC
STC
VI
VI
VI
VI
First Level Control
Office (ITA)
First Level Control
Office (CRO)
First Level Control
Office (SLO)
First Level Control
Office (GRE)
18
Criteri generali di ammissibilità delle spese (1)
Artt. 34 e 89 (Reg. CE 718/2007)
Spese ammissibili
Spese non ammissibili
le imposte sul valore aggiunto, se sussistono
le seguenti condizioni:
i) non sono recuperabili in alcun modo;
ii) viene stabilito che sono a carico del
beneficiario finale;
iii) sono chiaramente identificate nella
proposta di Progetto
le tasse, ivi comprese le imposte sul valore
aggiunto
gli oneri associati alle transazioni finanziarie
transnazionali
i dazi doganali e i dazi all'importazione ed
eventuali altri oneri
le spese bancarie per l'apertura o la gestione
dei conti, quando l'attuazione di un'operazione
richiede un conto separato o l'apertura di
conti
- le spese bancarie, i costi delle garanzie e
altri oneri analoghi
- i costi di conversione, gli oneri e le perdite
valutarie associati ad uno dei conti in euro
specifici di ciascuna componente, nonché
altre spese puramente finanziarie
19
Criteri generali di ammissibilità delle spese (2)
Artt. 34 e 89 (Reg. CE 718/2007)
Spese ammissibili
le spese di consulenza giuridica, le spese
notarili, il costo degli esperti tecnici o
finanziari, il costo della contabilità o dell'audit,
se sono direttamente collegati all'operazione
cofinanziata e sono necessari per la sua
preparazione o attuazione
Spese non ammissibili
le ammende, le penali e le spese per
controversie legali
il costo delle garanzie fornite da una banca o
da un altro istituto finanziario, nella misura in
cui tali garanzie sono richieste dalla
legislazione nazionale o comunitaria
-l'acquisto, l'affitto o il leasing di terreni ed
edifici esistenti
-l'acquisto di terreni per un importo superiore
al 10 % della spesa ammissibile per
l'operazione in questione
20
Criteri generali di ammissibilità delle spese (3)
Artt. 34 e 89 (Reg. CE 718/2007)
Spese ammissibili
Le spese generali, a condizione che siano
basate su costi reali attribuibili all'attuazione
dell'operazione in questione. I tassi forfettari
basati sui costi medi non possono superare il
25 % dei costi diretti di un'operazione che
possono incidere sul livello delle spese
generali. Il calcolo viene adeguatamente
documentato e sottoposto ad analisi
periodiche.
Spese non ammissibili
i costi di funzionamento
le attrezzature di seconda mano
i contributi in natura
gli interessi passivi
21
Criteri generali di ammissibilità
delle spese (4)
• non essere finanziate da altri Programmi comunitari o nazionali e,
comunque, fondi pubblici;
• essere strettamente legate al progetto approvato dal Comitato
Direttivo Congiunto;
• essere necessarie all’operazione;
• soddisfare i principi della sana gestione finanziaria, di
economicità ed il rapporto costi/benefici;
• essere effettuata nel periodo di ammissibilità del progetto;
• rientrare in una delle categorie di spesa indicate dal Programma;
• essere inferiore o pari agli importi massimi delle spese eleggibili;
• corrispondere a dei pagamenti effettivamente (uscita finanziaria)
e definitivamente (iscritta in bilancio, senza possibilità di
recupero) sostenuti dai beneficiari senza la possibilità di
recupero da parte dei beneficiari;
22
Criteri generali di ammissibilità
delle spese (5)
•
•
•
•
•
•
•
essere registrata nella contabilità del beneficiari ed essere chiaramente
identificabile (tenuta di contabilità separata dell’operazione ovvero utilizzo di un
codice che permetta di identificare in maniera chiara la contabilità
dell’operazione);
essere giustificata da documenti di spesa originali, con l’esatto ammontare e data
e con apposta la seguente dicitura: “Spesa sostenuta ai sensi del Programma di
Cooperazione Transfontaliero IPA-Adriatico,operazione “xy”, numero “…”, per
importo pari a €………;data rendicontazione ….“. Si suggerisce l’utilizzo di
apposito timbro.
essere sostenuta nel rispetto dei criteri dettati dalla vigente normativa (civile,
fiscale, in tema di contabilità, ecc…);
essere supportata da una relazione tecnico-amministrativa, a firma del
rappresentante legale o del responsabile amministrativo, da produrre al momento
della rendicontazione, in cui si specifichi dettagliatamente la connessione tra la
spesa sostenuta e le attività del progetto cui quella spesa si riferisce (pertinenza
e conformità della spesa al progetto);
essere presentata utilizzando gli appositi supporti cartacei ed informatici
predisposti dalle apposite Strutture del Progrmma;
essere sostenuta e presentata nel rispetto di una chiara suddivisione delle
responsabilità all’interno dei beneficiari, supportata da un organigramma che
definisca chiaramente, per ogni attività svolta all’interno del progetto (tecnicoscientifica, di gestione, di controllo interno, di pagamento..), chi fa cosa e da
documenti che giustifichino in maniera certa eventuali deleghe di responsabilità;
rispettare le linee guida sulle spese.
23
Categorie di spesa
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Staff costs
Spese generali
Viaggi e missioni
Consulenze esterne e servizi
Meetings ed eventi
Costi di promozione
Attrezzature
Investimenti
Costi finanziari e di garanzia
24
Grazie per l’attenzione
Per informazioni, notizie e documenti sul
Programma di Cooperazione
Transfrontaliera IPA Adriatico:
www.interregadriatico.it
[email protected]
[email protected]
[email protected]
+39 340 1359336
25