COMMISSIONE EUROPEA
DIREZIONE GENERALE
GIUSTIZIA E AFFARI INTERNI
GUIDA AL
Programma DAPHNE
1
INDICE
I. INTRODUZIONE ........................................................................................................................................ 3
I.1. SCOPO DELLA GUIDA ........................................................................................................................ 3
I.2. COME USARE LA GUIDA.................................................................................................................... 3
I.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI IMPIEGATI DI FREQUENTE............................................................. 3
II. IL PROGRAMMA DAPHNE (SINTESI)................................................................................................. 5
II.1. CONTESTO GENERALE..................................................................................................................... 5
II.2. OBIETTIVI............................................................................................................................................ 5
II.3. PRIORITÀ............................................................................................................................................. 5
III. ORIENTAMENTI PER I CANDIDATI ................................................................................................. 7
III.1. PARTECIPANTI.................................................................................................................................. 7
III.2. MODALITÀ DI PARTECIPAZIONE ................................................................................................. 7
Condizioni ................................................................................................................................................ 7
III.3. OSSERVAZIONI GENERALI RELATIVE ALLE SPESE ................................................................. 9
III.3.A. Informazione sul bilancio............................................................................................................. 9
III.3.B. Norme concernenti le spese ammissibili (da rispettare rigorosamente) ..................................... 9
III.3.C. Costi non ammissibili................................................................................................................. 17
III.4. SELEZIONE DEI PROGETTI E CONCLUSIONE DEI CONTRATTI ............................................ 17
Criteri di ammissibilità........................................................................................................................... 17
Valutazione delle proposte ..................................................................................................................... 17
Bilancio riveduto .................................................................................................................................... 18
Conclusione del contratto....................................................................................................................... 18
Finanziamento ........................................................................................................................................ 19
INVITO A PRESENTARE PROPOSTE: UN CALENDARIO TIPICO.................................................. 20
GESTIONE DEL PROGETTO: UN CALENDARIO TIPICO................................................................. 21
IV. ORIENTAMENTI PER LA GESTIONE DEI PROGETTI................................................................ 22
IV.1. GESTIONE OPERATIVA ................................................................................................................. 22
Osservazioni generali............................................................................................................................. 22
Risultati attesi e conseguenze ................................................................................................................. 22
Stile di gestione ...................................................................................................................................... 22
Valore aggiunto europeo e visibilità della Commissione ....................................................................... 23
IV.2. GESTIONE FINANZIARIA E FATTURAZIONE............................................................................ 23
Conto bancario....................................................................................................................................... 23
Sistema di contabilità/controllo interno ................................................................................................. 24
IVA, dazi doganali ed altre imposizioni fiscali su beni e servizi ............................................................ 24
Erogazione della sovvenzione ................................................................................................................ 24
IV.3. RELAZIONI E CONTATTI CON LA COMMISSIONE................................................................... 28
Modifiche del contratto .......................................................................................................................... 28
Relazione descrittiva finale .................................................................................................................... 29
Esame ed accoglimento delle relazioni .................................................................................................. 29
Altri contatti con la Commissione .......................................................................................................... 30
IV.4. CONTROLLO, VERIFICA CONTABILE E VALUTAZIONE ........................................................ 30
Controllo ................................................................................................................................................ 30
Valutazione............................................................................................................................................. 31
Verifica contabile ................................................................................................................................... 32
ALLEGATI (vedere il sito web di ogni programma)
1. Modulo di bilancio del progetto
2. Modulo di dichiarazione di partecipazione dei partner
3. Modulo di dichiarazione di cofinanziamento
4. Modello di relazione finale
5. Modulo di dichiarazione finale delle spese
2
I. INTRODUZIONE
I.1. SCOPO DELLA GUIDA
Lo scopo della Guida è duplice:
• aiutare le organizzazioni candidate ed i loro partner alla preparazione delle proposte di
progetto da sottoporre al Programma Daphne per il finanziamento, e
• fornire alle organizzazioni, i cui progetti sono stati selezionati, le linee guida operative,
amministrative e finanziarie necessarie per una loro attuazione ottimale.
Ciò consente alle organizzazioni candidate di essere consapevoli delle responsabilità nonché dei
meccanismi futuri.
Il contenuto di tale Guida si fonda sulla sezione sovvenzione del Regolamento finanziario delle
Comunità europee1 e le sue modalità d’esecuzione nonché su altri documenti pertinenti.
I.2. COME UTILIZZARE LA GUIDA
La struttura di questa Guida riflette le varie fasi del procedimento di concessione della
sovvenzione:
• presentazione e selezione delle proposte,
• scadenze dei pagamenti,
• accoglimento delle relazioni finali,
• valutazione e divulgazione dei risultati.
Gli orientamenti delineati in questo modulo, costituiscono una serie di buone prassi, che le
organizzazioni sono invitate a seguire. Altre procedure di gestione necessitano di idonea
giustificazione e verranno prese in considerazione solo se:
1. siano pienamente compatibili con il Regolamento finanziario delle Comunità europee,
base giuridica del programma, e con l’invito a presentare proposte;
2. siano trasparenti;
3. non contrastino con la filosofia generale del Programma Daphne o con le norme quadro
in materia di sana gestione;
4. siano esaustivamente descritte al momento della presentazione della proposta di progetto.
I.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI IMPIEGATI DI FREQUENTE2
Promotore (candidato): qualsiasi istituzione od organismo, privato, pubblico o semi-pubblico,
che presenti una proposta di progetto di cooperazione transnazionale relativa a uno degli obiettivi
del programma Daphne. L’organismo promotore diverrà il contraente (vedi sotto) una volta che
la proposta sia stata accolta ed il contratto stipulato.
1 Regolamento finanziario delle Comunità europee (Gazzetta Ufficiale L 248 del 16 settembre 2002) e modalità di esecuzione del Regolamento
finanziario (Gazzetta Ufficiale L 357 del 31 dicembre 2002), entrambi in vigore dal 1° gennaio 2003 e disponibili sulla base dati on-line della
legislazione comunitaria, EUR-LEX: http://europa.eu.int/eur-lex/en/search/search_oj.html.
2 Gli altri termini utilizzati in questa Guida (quali attività, risultati , obiettivo, pertinenza, efficacia, efficienza, impatto sostenibilità, ecc) sono
presi, in larga parte, dalla metodologia uniforme relativa alla Gestione del ciclo del progetto (GCP), adoperata dalla Commissione europea per la
gestione dei progetti di assistenza esterna. Nel caso in cui non si fosse a conoscenza di tale metodologia, si prega di riferirsi alla Guida GCP
(PCM) della Commissione europea, che si trova in rete all’indirizzo seguente:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/evaluation/methods/PCM_Manual_EN-march2001.pd
3
Contraente (beneficiario): qualsiasi istituzione od organismo privato, pubblico o semipubblico, che sia responsabile ai sensi della convenzione di sovvenzione, e che sia responsabile
del coordinamento e della gestione correnti del progetto, compresa la distribuzione dei fondi
comunitari ad esso assegnati.. Il contraente è giuridicamente responsabile nei confronti della
Commissione.
Organismo di coordinamento (coordinatore): l’organizzazione contraente è anche
coordinatore. È l’interlocutore privilegiato della Commissione, responsabile del coordinamento
del lavoro dei partner, della gestione nonché amministrazione della dotazione del progetto. È
chiamata ad assumere la responsabilità contrattuale del progetto.
Partner: qualsiasi istituzione od organismo che sia coinvolto nella presentazione di una proposta
di progetto e che firmi una lettera d’intenti con la quale accetti di contribuire alla realizzazione
del progetto, come descritto nella convenzione di sovvenzione stipulata con l’organizzazione
contraente. Il contraente ed i partner si ripartiscono i compiti pertinenti ed il finanziamento. Di
conseguenza, essi devono provenire tutti da uno Stato ammissibile al finanziamento del
programma Daphne al momento della conclusione del contratto di sovvenzione.
Partner associati (fino al 2003): sono tutte le altre organizzazioni che partecipano al progetto
per lo svolgimento di compiti specifici o una tantum. Si distinguono in due categorie:
1) partner associati ammessi al finanziamento comunitario: vale lo stesso criterio di
nazionalità applicato ai partner: devono provenire tutti da uno Stato ammissibile al
finanziamento del programma Daphne; e
2) partner associati non ammessi al finanziamento comunitario: qualsiasi organizzazione
o istituzione pubblica o privata di uno Stato autorizzato a partecipare al programma
Daphne, ma non ammissibile al finanziamento comunitario. Tali organizzazioni hanno,
dunque facoltà di partecipare al progetto, su base esclusivamente volontaria, senza che ciò
comporti alcun diritto a ricevere finanziamenti da parte della Commissione europea.
Beneficiari: sono coloro che, in ultima istanza, usufruiscono dell’azione, vale a dire i bambini,
gli adolescenti o le donne.
Destinatari: si tratta delle categorie specifiche di persone cui il progetto si rivolge direttamente
affinché i beneficiari ne possano realmente usufruire.
4
II. Il programma DAPHNE
II.1. CONTESTO GENERALE
L’iniziativa Daphne, avviata all’inizio del 1997, è una delle azioni con le quali la Commissione
Europea ha reagito alle crescenti preoccupazioni per la violenza contro i bambini, i giovani e le
donne in Europa. La sua durata è stata di tre anni con una dotazione di bilancio di 3 milioni di
ecu nel 1997 e nel 1998, nonché di 5 milioni di euro nel 1999.
A seguito del successo di tale iniziativa, la Commissione Europea ha, nel 2002, approvato e
varato il programma Daphne, di durata quadriennale (2000-2003), con una dotazione di bilancio
di 20 milioni di euro per il periodo 2000-2003.
Nel 2003, la Commissione ha proposto di continuare tale azione risultata utile. Il Parlamento
Europeo ed il Consiglio hanno approvato un nuovo programma (Daphne II) per il periodo 20042008 con una dotazione di bilancio di 50 milioni di euro.
II.2. OBIETTIVI
Entrambi i programmi Daphne si propongono, quale obiettivo generale, la lotta contro la
violenza sui bambini, sui giovani e sulle donne.
La violenza, sia fisica che mentale, è intesa nella sua accezione più ampia possibile, dagli abusi
sessuali alla violenza in ambito domestico, dallo sfruttamento sessuale a scopo commerciale al
bullismo nelle scuole, dalla tratta degli esseri umani alla discriminazione fondata sulla violenza
contro i disabili, le minoranze, gli immigranti o altri gruppi vulnerabili di persone.
Il programma Daphne si fonda sul riconoscimento della violenza come reato. Affronta questo
fenomeno mediante il sostegno alle vittime ma anche considerando gli autori.
I due obiettivi specifici del programma sono:
1. prevenire la violenza contro i bambini, gli adolescenti e le donne, proteggere e fornire
sostegno alle vittime di tale violenza (incluse le vittime degli abusi sessuali e dello
sfruttamento sessuale a fini commerciali nonché la vendita o la tratta per qualunque
scopo ed il trattamento e reinserimento dei colpevoli;
2. promuovere una cooperazione più stretta tra le ONG e le altre organizzazioni impegnate
nella lotta contro la violenza e contribuire ad accrescere, a livello europeo, la
consapevolezza nell’opinione pubblica in merito al fenomeno della violenza.
II.3. PRIORITÀ
Le organizzazioni richiedenti potenziali sono invitate ad avvalersi ed a trarre vantaggio dalle
esperienze coronate da successo del programma Daphne. A tale fine, si raccomanda vivamente
alle organizzazioni di studiare con cura le informazioni esistenti relative a progetti Daphne già
varati (o ad altri, se necessario). L’informazione sui progetti Daphne è disponibile all’indirizzo
elettronico seguente:
http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm
5
Ogni anno, il programma Daphne stabilisce delle priorità tra i vari settori di azione possibile.
Tali priorità sono contenute nel programma di lavoro annuale e nell’invito a presentare proposte
che si trovano entrambi all’indirizzo web sopra-indicato.
Si può richiedere informazioni sul programma Daphne a:
•
•
e-mail del programma Daphne:
fax. :
[email protected]
+32-2-299.67.11
L’indirizzo postale è:
La sede dell’ufficio è:
Commissione europea
Direzione Generale “Giustizia e Affari Interni”
Ufficio LX46 0/151
B-1049 Bruxelles
Rue du Luxembourg, 46
Ufficio 0/151
B-1000 Bruxelles
6
III. ORIENTAMENTI PER I CANDIDATI
NB: Per una descrizione particolareggiata delle modalità di presentazione della domanda si prega di far
riferimento al documento Guida pratica, disponibile in rete nelle 11 lingue ufficiali dell’UE all’indirizzo seguente:
http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm
Le pagine che seguono sono solo una sintesi degli aspetti chiave di tale processo.
III.1. PARTECIPANTI
Al fine di essere ammessi al finanziamento, concesso a titolo del programma Daphne, occorre
ottemperare ai requisiti seguenti:
a) essere un’organizzazione o istituzione, pubblica o privata, non avente scopo di lucro, oppure,
un’istituzione impegnata attivamente nel settore della prevenzione della violenza contro i
bambini, gli adolescenti e le donne, e della protezione da tale violenza, nonché dell’assistenza
alle vittime o ai gruppi a rischio;
b) essere un partenariato costituito da almeno due organizzazioni o istituzioni di tale natura di
almeno due Stati diversi ammessi a beneficiare del finanziamento del programma Daphne3, 4.
III.2. MODALITÀ DI PARTECIPAZIONE
Condizioni
1. A pena di inammissibilità, le domande devono essere presentate per mezzo dell’apposito
modulo di domanda della sovvenzione che può essere scaricato dal seguente sito Internet:
http://europa.eu.int/comm/justice_home/funding/daphne/funding_daphne_en.htm.
Il modulo di domanda è disponibile nelle 115 lingue ufficiali dell’Unione Europea. Dette
versioni linguistiche hanno lo scopo di agevolare la comprensione del modulo di richiesta.
Dal 2004 in poi, tuttavia, solo le versioni inglese, francese e tedesca potranno essere
compilate (in queste lingue) e presentate.
2. Il modulo di domanda deve essere compilato in formato word, a pena di inammissibilità6.
3. I seguenti documenti devono essere inviati alla Commissione:
•
QUATTRO (4) copie cartacee del modulo di domanda debitamente compilato, datato e
firmato, inclusi gli allegati seguenti:
•
il bilancio e calendario (firmato e datato);
•
una dichiarazione di partecipazione dei partner, per OGNI organizzazione partner,
completata, datata e firmata dal suo rappresentante;
3 Gli Stati ammessi al finanziamento, nell’ambito del programma Daphne, sono i 25 Stati membri dell’Unione Europea (dal 2004 in poi), e gli
Stati EFTA/SEE - Islanda, Liechtenstein e Norvegia.
4 Gli Stati la cui partecipazione è autorizzata senza finanziamento comunitario, includono: i paesi Candidati dell’Unione Europea: Bulgaria
Romania e Turchia
5 Le 9 lingue dei 10 nuovi Stati membri saranno incluse al più presto possibile, ma esiste il rischio che, nel 2004, esse non siano ancora
disponibili.
6 La Commissione ha l’intenzione di varare un servizio di presentazione dei moduli on-line per il programma Daphne. Qualora fosse
disponibile in tempo per l’invito a presentare proposte del 2004, ciò sarà menzionato nel sito web.
7
•
una Dichiarazione di cofinanziamento per OGNI fonte di cofinanziamento diversa
dalla vostra organizzazione (promotrice) o dai partner coinvolti nel progetto (i quali
hanno già menzionato il loro contributo finanziario nella Dichiarazione di
partecipazione dei partner) completata, data e firmata dal suo rappresentante;
•
una VERSIONE ELETTRONICA del modulo di domanda e del bilancio su dischetto o
tramite il sito web, se disponibile;
•
UNA (1) copia della scheda segnaletica finanziaria, debitamente certificata dalla banca;
•
qualunque altro documento come indicato nell’invito a presentare proposte.
Non è possibile inserire ulteriori allegati alla domanda (opuscoli, pubblicazioni, CV, ecc); nel
caso in cui si reputi, tuttavia, assolutamente indispensabile allegare una documentazione
aggiuntiva, questa dovrà essere allegata in quadruplice copia affinché possa eventualmente
essere presa in considerazione ai fini della valutazione. Non è, comunque, possibile garantire
che questa venga considerata, in quanto tale documentazione sarà divulgata agli incaricati della
valutazione senza il supporto della traduzione.
8
III.3. OSSERVAZIONI GENERALI RELATIVE ALLE SPESE
NB: Al fine di conoscere in dettaglio i concetti che presiedono allo stabilimento di un bilancio
per una domanda di sovvenzione e le categorie di spese ammissibili, si consiglia di prendere
visione delle convenzioni quadro di sovvenzione disponibili sul sito web Daphne e della sezione
sovvenzioni – Titolo VI, del Regolamento finanziario delle Comunità europee (Gazzetta ufficiale
n. L 248, del 16 settembre 2002) nonché delle modalità d’esecuzione del regolamento finanziario
(Gazzetta ufficiale n. L 357, del 31 dicembre 2002) entrambi in vigore dal 1° gennaio 2003 e
disponibili sulla base dati on-line della legislazione comunitaria (EUR-LEX):
http://europa.eu.int/eur-lex/en/search/search_oj.html
III.3.A. Informazioni sul bilancio
Nella candidatura, il promotore deve fornire un bilancio previsionale particolareggiato del
progetto in euro, con informazioni relative sia alle previsioni di spese che di entrate (indicando,
altresì l’ammontare del cofinanziamento richiesto alla Commissione, il proprio finanziamento e
qualunque altro finanziamento). A tal fine, si richiede di avvalersi del modulo ad hoc per il
bilancio.
Il contributo finanziario della Commissione non può superare l’80% dei costi totali ammissibili.
Pertanto, è necessario che i promotori ottengano cofinanziamento da altre fonti per coprire la parte
residua del costo totale del progetto.
Il contributo annuale della Commissione a uno stesso progetto non potrà essere superiore a
125.000 euro o inferiore a 30.000 euro. I contributi finanziari forniti dal richiedente, dai partner o
da altre fonti devono essere indicati nelle sezioni ad hoc (R, S del modello di bilancio) .
Il sostegno comunitario è concesso solo in presenza di altre fonti pubbliche o private di
finanziamento: partner, sponsor, compensi, ecc. Il cofinanziamento deve essere comprovato
dall’apposita documentazione giustificativa (Dichiarazione di partecipazione dei partner e/o
Dichiarazione di cofinanziamento)
Il modulo di bilancio predisposto dalla Commissione in formato Microsoft Excel deve essere
rigorosamente rispettato. Al fine di compilare correttamente questo modulo è importante
includere informazioni precise e particolareggiate circa: le funzioni del personale, le unità di
calcolo (giorno, mese, viaggi, registro, pagine, ecc), il numero di unità, ecc.
Il finanziamento comunitario non può, in nessun caso, generare utili.
III.3.B. Norme concernenti le spese ammissibili
7
Vi sono due categorie principali di spese: costi ammissibili diretti e costi ammissibili indiretti
(spese generali)
7 Le diciture adoperate in questa sezione corrispondono a quelle utilizzate nel modello di bilancio ad hoc del progetto (Allegato 1)
9
1. Costi diretti ammissibili
Si tratta dei costi necessari per l’attuazione dell’attività. Tali costi non avrebbero avuto luogo in
mancanza di espletamento dell’attività stessa.
Nell’ambito delle sovvenzioni, sono considerati ammissibili al finanziamento comunitario, i
costi che soddisfano i seguenti criteri:
•
sono direttamente connessi con l’attività oggetto della proposta e sono contemplati nel
bilancio di previsione allegato;
•
sono necessari alla realizzazione dell’attività;
•
sono ragionevoli e giustificati, rispondenti ai principi di sana e corretta gestione
finanziaria, segnatamente in termini di economicità e di rapporto costi-efficacia;
•
si sono resi necessari nel corso dell’attività, quale definita all’articolo 12 della
convenzione di sovvenzione. Solo le spese sostenute dopo la data d’inizio dell’azione e
prima della data del suo completamento sono ammissibili. Le spese sostenute durante il
trimestre di relazione che segue la data di completamento dell’attività sono inammissibili;
•
sono stati effettivamente sostenuti dal beneficiario e registrati nella contabilità o nei
documenti fiscali, individuabili e verificabili.
In particolare, sono ammissibili i seguenti costi diretti:
•
costi del personale;
•
spese di viaggio e di trasferta;
•
costi per l’acquisto di attrezzature;
•
costi dei materiali d’uso e delle forniture;
•
costi derivanti da altri contratti stipulati dal beneficiario con terzi ai fini della
realizzazione dell’attività, purché siano rispettate le condizioni di cui all’articolo II.9 del
contratto quadro di sovvenzione;
•
costi derivanti direttamente dalle esigenze imposte dall’attività (diffusione delle
informazioni, valutazione specifica dell’azione, verifiche contabili, traduzioni,
riproduzioni, ecc.), ivi inclusi i costi sostenuti per qualsiasi servizio finanziario (in
particolare i costi delle garanzie finanziarie);
La percentuale del finanziamento a carico della Comunità europea, menzionata nella
convenzione di sovvenzione, è calcolata sul totale dei costi ammissibili del progetto.
A. Costi relativi al personale
Il costo del personale addetto all’attività, comprendente la retribuzione reale più i contributi
previdenziali sociali e altri costi obbligatori inclusi nella retribuzione, non deve essere superiore
al tasso medio corrispondente all’abituale politica remunerativa del beneficiario.
I costi del personale devono essere calcolati sulla base dello stipendio/onorario quotidiano reale
dei dipendenti o dei fornitori di servizi, moltiplicati per il numero di giorni lavorati sul progetto.
Se applicabile, questa cifra deve comprendere tutti i contributi usuali versati dal datore di lavoro,
quali i contributi previdenziali sociali, ma deve escludere qualsiasi indennità, pagamento
10
d’incentivo o sistema di distribuzione degli utili. Essa può anche includere altri contributi relativi
all’utilizzo delle risorse umane purché specificati nell’invito a presentare proposte. In generale,
le spese erogate per il personale saranno ammesse soltanto se esse non superino le retribuzioni e
gli altri contributi normalmente applicati dal promotore.
I costi di personale per i funzionari che lavorano nei servizi pubblici non sono ritenuti costi
ammissibili. È questo il caso della persona impiegata con contratto a tempo indeterminato
dall’organizzazione promotrice e che contribuisce alla realizzazione del progetto svolgendo
compiti che fanno parte delle sue mansioni normali. Naturalmente, i costi del personale addetto
alla realizzazione del progetto o parte di esso possono essere ritenuti ammissibili, qualora:
•
la persona sia assunta dall’organizzazione unicamente al fine di attuare il progetto;
•
la persona sia assunta a tempo indeterminato dall’organizzazione richiedente e assegnata allo
svolgimento di compiti specificatamente connessi all’attuazione del progetto sulla base di una
retribuzione a titolo di lavoro straordinario;
•
la persona sia assunta a tempo indeterminato dall’organizzazione richiedente in base ad una
decisione debitamente documentata dell’organizzazione per mansioni specificatamente connesse
alla realizzazione del progetto e che non costituiscono parte delle sue normali mansioni ed è
sostituita, nello svolgimento dei suoi compiti abituali, da un’altra persona appositamente assunta
dall’organizzazione;
•
la persona sia assunta a tempo indeterminato dall’organizzazione richiedente in base ad una
decisione debitamente documentata dell’organizzazione per mansioni specificatamente connesse
alla realizzazione del progetto e assegnata al progetto sulla base di un metodo chiaro e
verificabile (schede di presenza).
Il richiedente deve fornire tale informazione nel modulo ad hoc fornito nel sito web.
I servizi della Commissione sono tenuti a specificare, in modo esplicito, se le norme oppure i
massimali applicati per determinare il trattamento economico del personale siano accettabili o
meno. Nel caso del programma Daphne, gli importi massimi normalmente consentiti, con tutte le
spese incluse sono pari, in capitale, a 450 euro per gli ISCO1, 300 euro per gli ISCO2, 250 euro
per gli ISCO3 e a 125 euro per gli ISCO4.
Si noti, altresì, che i costi per il personale non comprendono le spese di traduzione che devono
essere incluse nella sezione “altri costi diretti” (si veda lettera G sotto).
B. Costi di viaggio e trasferta per il personale addetto al progetto
La presente sezione riguarda i costi relativi al personale addetto al progetto ed esclude i costi
riguardanti conferenze e seminari, di cui si tiene conto nella specifica rubrica E, intitolata
“Seminari e conferenze”.
Possono essere rimborsati soltanto i viaggi direttamente collegati al progetto, e relativi ad attività
specifiche e chiaramente identificabili. Per quanto riguarda gli spostamenti verso località diverse
da quelle in cui operano i membri del partenariato, è necessario dimostrare che sono
effettivamente indispensabili per il progetto.
In virtù della convenzione, saranno presi in considerazione per il rimborso solo i costi di viaggio
effettivi. Si invitano, dunque i membri associati a servirsi, il più possibile, dei mezzi di trasporto
più economici, cercando di sfruttare le tariffe più economiche.
Le spese relative a spostamenti in auto, se documentate e di entità non eccessiva, saranno
rimborsate come segue:
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1. per veicoli privati: sulla base della dichiarazione, con un massimo corrispondente al
biglietto ferroviario di prima classe (anche qualora diverse persone viaggino nello stesso
veicolo, sarà rimborsato soltanto il prezzo di un biglietto).
2. per automobili noleggiate (categoria massima B o equivalente) o taxi: sarà rimborsato il
costo reale purché questo non sia eccessivo rispetto ad altri mezzi di trasporto.
I costi relativi alla trasferta (compresi vitto, due pasti, e alloggio nonché tutti gli altri costi quali
taxi e spostamenti locali) possono essere finanziati dal progetto purché risultino:
1. ragionevoli alla luce dei prezzi locali;
2. calcolati conformemente alle regole interne dei membri associati , vale a dire sulla base
del costo reale o di un’indennità giornaliera.
In linea di massima, tali spese di trasferta non possono superare:
• l’importo giornaliero per persona stabilito ed applicato dall’organizzazione alla quale
appartiene la persona che viaggia; ovvero,
•
l’importo massimo giornaliero per persona riportato sotto.
Paesi
Austria
Belgio
Danimarca
Finlandia
Francia
Germania
Grecia
Irlanda
Malta
Estonia
Lituania
Slovenia
Ungheria
Indennità
giornaliera
Diaria (in euro)
122
150
179
156
130
127
113
165
175
190
250
170
215
Paesi
Italia
Lussemburgo
Paesi Bassi
Portogallo
Spagna
Svezia
Regno Unito
Indennità
giornaliera
Diaria (in euro)
130
143
148
143
141
157
199
Cipro
Lettonia
Polonia
Repubblica Slovacca
Repubblica Ceca
110
178
221
175
230
Per i paesi non menzionati nella tabella sopra-indicata, gli importi giornalieri massimi sono
disponibili all’indirizzo elettronico seguente :
http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/pg/e03_en.htm
indennità giornaliere)
(allegato
relativo
alle
C. Attrezzature (nuove o di seconda mano)
I costi per l’acquisto di attrezzature (nuove o di seconda mano), sono ammissibili purché tali
beni vengano ammortizzati secondo le norme fiscali e contabili applicabili al beneficiario e
generalmente riconosciute per beni della medesima natura. La Commissione può computare
soltanto la parte dell’ammortamento di tali beni corrispondente alla durata dell’attività e al loro
tasso effettivo di utilizzo esplicitamente consentito ai fini dell’attività, salvo se la natura e/o
l’utilizzo del bene in oggetto giustifichi un diverso computo da parte della Commissione.
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In alcuni casi, possono essere ammesse determinate spese connesse all’acquisto, noleggio o
leasing di computer o attrezzatura audiovisa. A tale fine, il contraente, conformemente ai termini
dell’accordo, deve quindi:
•
raffrontare i prezzi di diversi fornitori per individuare chi offra il miglior rapporto
qualità-prezzo (tenendo conto del prezzo e della qualità);
•
inserire tra le spese del progetto soltanto il costo delle attrezzature acquistate o
noleggiate durante il periodo contrattuale, ad un tasso che rifletta il grado e la durata
di utilizzo in quel periodo. Se l’attrezzatura viene acquistata, il contraente deve
applicare una quota di ammortamento annuale in conformità alle disposizioni
nazionali8.
L’attrezzatura acquistata deve inoltre essere inventariata dall’organizzazione presso cui è
installata e dotata di un numero d’inventario. I contraenti devono attenersi ai principi di sana
gestione nel decidere di noleggiare, prendere in leasing o acquistare l’attrezzatura e devono
essere in grado di giustificare la loro scelta.
Non sono ammessi i costi dei terreni e dei beni immobili (ammortamento/spese d’affitto
conformemente alla natura dell’attività). In casi eccezionali, la Commissione può esplicitamente
accogliere tali costi ed in tal caso, verrà inclusa una clausola speciale nella convenzione di
sovvenzione. L’accoglimento di tali costi deve essere giustificato in riferimento agli obiettivi
dell’attività.9 Può essere approvato un ammortamento totale se la natura dell’attività e/o l’utilizzo
della proprietà lo giustificano. In tali casi, la Commissione specificherà la destinazione finale.
Occorre rilevare che le spese generali ammesse (si veda la lettera L sotto, nella sezione Costi
indiretti ammissibili) includono l’ammortamento dei beni immobili.
D. Forniture
I costi dei materiali di consumo e delle forniture sono ammissibili, purché individuabili e relativi
all’attività. I materiali di consumo e delle forniture sono costi effettivi delle azioni svolte al fine
di produrre risultati e strettamente connesse alle attività del progetto. Soltanto i costi effettivi
necessari per l’esecuzione del progetto possono essere richiesti nel quadro della convenzione e
devono essere debitamente giustificati.
8
Esempio:
Valore totale d’acquisto dell’attrezzatura: 1 000 euro.
Tempo di impiego ipotizzato: tre anni (36 mesi).
L’ammortamento mensile ammissibile sarà quindi di 1 000 euro/36 = 27,78 euro.
Durata della convenzione: dall’1/09/2004 al 31/08/2006, cioè 24 mesi.
Data d’acquisto (= data di fatturazione): 30/03/2005
Il periodo di utilizzo per il progetto sarà quindi di non oltre 17 mesi. .
Supponendo che l’attrezzatura sia utilizzata per il progetto a metà tempo, il tasso d’utilizzazione sarà
del 50%.
L’importo totale da pagare per l’ammortamento nel quadro della sovvenzione sarà quindi:
(27.78 x 17) x 0.5 = 236.13 euro.
9 Come la sostenibilità nel caso dei progetti di sviluppo.
13
I costi quale il materiale di cancelleria (penne, carta, carpette, cartucce a inchiostro, floppy
disk…), fornitura di energia elettrica, servizi telefonici e postali, tempo di connessione a
Internet, programmi per computer, ecc. sono considerati costi indiretti (si veda il punto L
relativo alle spese generali, più avanti).
Materiali di consumo e forniture relativi a conferenze e seminari non devono essere inclusi in
questa rubrica; ma indicati nell’apposita rubrica “Seminari e conferenze” (si veda la lettera E
sotto).
E. Conferenze e seminari
Tutti i costi relativi a conferenze e seminari devono essere inclusi in questa rubrica di bilancio
indipendentemente dalla loro natura (viaggio, trasferta, costi di traduzione e interpretazione,
stampa, fotocopie, materiali di consumo e forniture, ecc.). Sono anche incluse qui le spese
sostenute dal personale proprio per la partecipazione alla conferenza.
È necessario fornire una ripartizione particolareggiate di tali costi.
F. Pubblicazione e diffusione
Per essere ammissibili al finanziamento comunitario, le pubblicazioni devono essere realizzate
da e per l’utilizzo del progetto. Tipo di pubblicazione, numero di pagine, numero di copie,
traduzioni, costi di redazione e di stampa, ecc devono essere chiaramente indicati.
G. Altri costi diretti
Occorre indicare qui i costi relativi a contratti esterni (ricerche, fattibilità tecnica, costi che
supportano l’attività).
Gli altri costi aggiuntivi che non ricadono in alcuna delle categorie precedenti possono essere
richiesti in base al contratto di sovvenzione, con il consenso della Commissione, purché ritenuti
necessari per il corretto svolgimento dei lavori specificati in questo contratto.
È, dunque, necessario che i costi imputati dal contraente a questa rubrica rispettino i criteri
seguenti:
1.
2.
3.
4.
5.
non devono rientrare in altre rubriche di bilancio;
devono essere necessari per il corretto svolgimento dei lavori;
non devono comportare modifiche fondamentali nello scopo e nel contenuto dei lavori;
devono essere ammissibili ai sensi del contratto;
devono essere chiaramente individuabili.
Tipiche spese rientranti in questa rubrica sono:
•
•
oneri per servizi finanziari in contesti specifici (commissioni per transazioni bancarie, con
esclusione delle perdite di cambio);
costi per servizi relativi ai costi ammissibili;
14
•
•
•
costi di subappalto (si veda sotto), ma soltanto nel caso in cui la Commissione abbia stipulato
un accordo scritto preliminare (le disposizioni che si applicano al beneficiario si
applicheranno anche al subappaltatore)
altri costi derivanti da obblighi di cui nella convenzione (relazioni, traduzioni10, certificati,
depositi, garanzie bancarie, ecc.);
verifiche contabili esterne del progetto (si veda la sezione H sotto).
H. Verifiche contabili e valutazione
I costi relativi a verifiche contabili e valutazioni specifiche per l’attività possono essere inclusi
nella sezione G, se così convenuto o richiesto dalla Commissione.
I. Costi di subappalto
Qualsiasi importo pagato ad un terzo, che non faccia parte di un organismo membro del
partenariato e che svolga un compito specifico una tantum in relazione al progetto, deve essere
elencato tra i “costi di subappalto” (per esempio, le traduzioni, il lavoro di interpretariato e la
stampa di materiale effettuati da organismi non appartenenti al partenariato costituiscono costi di
subappalto.)
Tali costi sono ammissibili soltanto se nessuna delle organizzazioni partner ha nel proprio
ambito le capacità richieste. In ogni caso, sono ammissibili soltanto i costi di subappalto
conformi alla convenzione. I subappaltatori dovrebbero, di preferenza, risiedere negli Stati
membri dell’Unione Europea.
Gli accordi di subappalto devono comprendere almeno le seguenti informazioni:
•
•
•
•
•
•
•
scopo dell’accordo;
date in cui l’accordo entra in vigore e termina;
importo da pagare;
descrizione dettagliata dei costi sui quali tale cifra è basata;
programma/fasi di completamento del lavoro;
accordi di pagamento (uno o più pagamenti in anticipo, pagamenti scaglionati, ecc.);
clausole relative all’inadempimento o all’adempimento tardivo.
Non è ammissibile subappaltare tutte le attività del progetto, poiché questo distorcerebbe il senso
del partenariato. Per questo motivo, il contraente non può subappaltare la gestione e
l’amministrazione generale del progetto ed i partner non possono subappaltare tutte o la maggior
parte delle attività delle quali sono responsabili.
Gli accordi di subappalto di valore superiore a 10.000 euro devono essere sottoposti ad una gara
di appalto dal contraente e la loro conclusione approvata dal partenariato. Il subappalto non può
rappresentare più del 30% del costo complessivo del progetto.
Qualora il beneficiario dovesse stipulare dei contratti necessari per lo svolgimento della attività e
questi rappresentano costi dell’attività, ammessi a titolo di costi ammissibili diretti, esso è tenuto
a cercare offerenti competitivi tra i contraenti potenziali ed attribuire l’appalto all’offerta che
presenta la migliore relazione qualità/prezzo. Nel far ciò, sarà tenuto a rispettare i principi di
10 Tranne per le traduzioni connesse alle conferenze/seminari o pubblicazioni da imputare nella loro apposita voce di bilancio.
15
trasparenza e parità di trattamento tra i contraenti potenziali e avrà cura di evitare qualsiasi
conflitto d’interessi.
I contratti di cui nel paragrafo sopra-indicato possono essere stipulati solo qualora:
(a) coprano soltanto l’esecuzione di una parte limitata dell’attività;
(b) il ricorso all’attribuzione del contratto sia giustificato tenuto conto della natura
dell’attività e di ciò che risulta necessario per la sua realizzazione;
(c) i compiti in oggetto siano stabiliti nell’allegato I ed i costi corrispondenti stimati
elencati in modo dettagliato nel bilancio di cui nell’allegato II;
(d) qualsiasi ricorso all’attribuzione dei contratti nel corso dello svolgimento dell’attività
sia oggetto di un’autorizzazione scritta preliminare da parte della Commissione;
(e) il beneficiario rimanga unico responsabile in merito allo svolgimento dell’attività
nonché al rispetto delle disposizioni della convenzione. Il beneficiario deve adottare i
provvedimenti del caso al fine di garantire che il vincitore della gara rinunci a tutti i
suoi diritti a titolo della convenzione, nei confronti della Commissione.
2. Costi indiretti ammissibili
L. Spese generali
A differenza dei costi diretti, i costi indiretti (spese generali) sono relativi a categorie di spesa
non identificabili come costi specifici direttamente connessi e necessari all’attuazione
dell’attività. Se nell’articolo I.3.2 del contratto di sovvenzione è previsto un importo forfetario a
titolo di finanziamento dei costi indiretti, questi non necessitano di essere giustificati da
documenti probatori.
Le spese generali possono includere i costi seguenti: spese di amministrazione e gestione,
ammortamento (secondo i metodi di calcolo della legislazione nazionale del beneficiario) di
costruzioni e di attrezzature, affitti, costi di manutenzione, spese postali e di telecomunicazione,
riscaldamento, luce, acqua, elettricità o altre forme d'energia, arredi per ufficio, articoli di
cancelleria per l’ufficio, costi del personale non assunto appositamente per il progetto e polizze
assicurative.
Le organizzazioni che usufruiscono già di una sovvenzione di funzionamento da parte del
bilancio UE non possono includere i costi indiretti nel loro bilancio previsionale.
3. Conferimenti in natura
N. Conferimenti in natura
I conferimenti in natura non sono conteggiati come spesa reale effettuata dal beneficiario e non
costituiscono spese ammissibili.
Il beneficiario ha, tuttavia, facoltà di farne richiesta qualora siano previsti nel bilancio di
previsione al fine di contribuire al buon svolgimento dell’attività.
I conferimenti in natura sono conferimenti di beni in natura che non costituiscono spese
ammissibili. Per esempio:
•
una comunità locale “affitta” sale o edifici per un seminario/conferenza;
16
•
•
•
qualsiasi elargizione di materie prime (ad esempio, carta ed inchiostro per
pubblicazioni);
un/una consulente offre “il suo tempo” per lo svolgimento dell’attività;
attività volontarie non retribuite svolte da un soggetto (persona fisica o giuridica) di
diritto privato.
I conferimenti in natura vengono presi in considerazione dalla Commissione al momento della
valutazione del rapporto “costi-efficienza” dell’attività.
III.3.C. Costi non ammissibili
Non sono considerati ammissibili i costi seguenti:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
rendimento del capitale;
debiti ed oneri ad essi relativi;
accantonamenti per possibili perdite o eventuali debiti futuri;
altri interessi debitori;
crediti dubbi;
perdite dovute ad operazioni di cambio;
IVA, a meno che il beneficiario possa dimostrare di non poterla recuperare;
costi dichiarati dal beneficiario nell’ambito di un’altra attività o programma di lavoro a
cui viene concessa una sovvenzione comunitaria;
spese eccessive e smodate;
conferimenti in natura (si veda, tuttavia, il punto N sopra);
regali e spese di rappresentanza;
programmi di tipo turistico.
III.4. SELEZIONE DEI PROGETTI E CONCLUSIONE DEI CONTRATTI
Criteri di ammissibilità
Valutazione delle proposte
Tutte le domande di sovvenzione (proposte) dichiarate ammissibili sono valutate sulla base dei
criteri indicati nel dispositivo dell’invito a presentare proposte. Tali criteri seguono le linee
appresso indicate:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
pertinenza agli obiettivi ed alle priorità del programma Daphne per l’anno in questione;
chiarezza e pertinenza degli obiettivi del progetto;
utilità dei risultati previsti;
accuratezza e fattibilità dell’impostazione, della metodologia nonché rispetto dei tempi
previsti;
adeguatezza ed esperienza delle organizzazioni partner;
valore aggiunto europeo;
divulgazione dei risultati ottenuti, degli insegnamenti tratti, del know-how acquisito;
pianificazione del seguito dato e della sostenibilità;
adeguatezza del bilancio, rapporto qualità/costo.
Occorre, inoltre, sottolineare che i progetti sono tenuti a contribuire agli sviluppi a livello
europeo. È necessario che venga generato un valore aggiunto reale per la Comunità europea.
17
A seguito di questa valutazione la Commissione compila un elenco di progetti proposti per il
finanziamento. Tale elenco viene poi sottoposto al comitato Daphne per parere.
Dopo che il comitato si sia pronunciato in merito, la Commissione adotta una decisione ed
informa conseguentemente tutti i promotori circa la selezione o meno del progetto.
La Commissione può anche decidere di stilare una lista di riserva di progetti da cui attingere nel
caso in cui si rendano disponibili finanziamenti aggiuntivi per il Programma o nel caso in cui
alcuni promotori ritirino i loro progetti (già selezionati).
Qui sotto è presentato un calendario tipico che illustra in modo particolareggiato le fasi
intercorrenti tra la presentazione delle proposte e l’avvio del progetto.
Bilancio riveduto
La Commissione può invitare i richiedenti a fornire un bilancio riveduto per garantire la
conformità alle regole sui costi ammissibili o quando la percentuale concessa è inferiore a quella
richiesta (nella domanda). Il bilancio (modificato) dovrebbe essere redatto in euro, impiegando il
modulo di bilancio allegato.
È importante rilevare che l’importo concesso a titolo di cofinanziamento del progetto rappresenta
l’importo massimo di sovvenzione per il progetto in questione; esso viene calcolato come
percentuale del costo totale ammissibile del progetto e tale percentuale verrà poi utilizzata per
il calcolo effettivo della sovvenzione. Se la spesa finale risulta inferiore a quella prevista nel
bilancio, il contributo della Commissione sarà calcolato sulla base della percentuale indicata
nella convenzione. Se la spesa finale risulta più elevata di quella prevista nel bilancio, la
sovvenzione effettiva non verrà aumentata, ma limitata all’importo massimo menzionato nella
convenzione.
Conclusione del contratto
In seguito all’approvazione, da parte della Commissione, di tutti gli elementi del progetto
(contenuti del progetto e bilancio di previsione), sarà pubblicata ed inviata al contraente una
convenzione (contratto) per il cofinanziamento del progetto selezionato (in due copie). Il
contraente deve rispedire entrambi gli originali di questa convenzione, datati e firmati dalla
persona responsabile. Una volta ricevuti tali documenti, la Commissione controfirmerà entrambi
gli originali della convenzione, e invierà al contraente un originale firmato e datato. Si
raccomanda di spedire tali documenti per raccomandata.
È, altresì, importante rilevare che la convenzione, firmata e datata, deve essere rispedita alla
Commissione entro 20 giorni dal ricevimento. Nel caso in cui tale convenzione non venisse
rispedita entro tale termine, la Commissione si riserva il diritto di ritenere che il promotore abbia
rinunciato alla sovvenzione.
I candidati che presentano domanda per la sovvenzione alla Commissione devono analizzare con
cura il contratto quadro di sovvenzione al fine di essere pienamente consapevoli degli obblighi
che si assumono. Il contratto quadro di sovvenzione ed i relativi documenti possono essere
consultati all’indirizzo seguente:
http://europa.eu.int/comm/secretariat_general/sgc/aides/index_en.htm
18
Finanziamento
È, inoltre importante rilevare che per i progetti la cui durata è di 12 mesi i pagamenti saranno
effettuati in due rate:
•
•
un prefinanziamento (pari al 50% fino al 2002 e al 70% dal 2003 in poi) entro 45 giorni
dalla data di firma della convenzione da entrambe le parti;
il saldo dopo che la Commissione avrà ricevuto una richiesta ufficiale di pagamento (entro 3
mesi dal completamento del progetto) ed approvato una relazione finale, una dichiarazione
finale delle spese ed una richiesta formale di pagamento.
Per i progetti di durata biennale, sarà effettuato un pagamento intermedio dopo un anno di
esecuzione del progetto, dietro ricevimento di una relazione intermedia, una dichiarazione
intermedia delle spese ed una richiesta ufficiale di pagamento.
19
Invito a presentare proposte: un calendario tipico
(2)
Invito a presentare proposte
pubblicato nella Gazzetta
Ufficiale e sul sito web.
Termine di presentazione
della domanda
Richieste possibili di
correzioni
Inizio graduale dei progetti
(primo arrivato, primo…iniziato) (2)
Analisi di bilancio dettagliata
Mese
1
Mese 2
Mese 3
Mese 4
Registrazione
dei controlli di
ammissibilità
Traduzione
Mese 5
Mese 6
Mese 7
Valutazione
Mese 8
Mese 9
Mese 10
Mese 11
Mese 12
Stanziamento dei fondi
Stesura e firma dei contratti
Lettera a tutti i candidati con i
risultati della valutazione
Decisione
della Commissione
Mese 13
Il progetto
può
iniziare
non appena la
convenzione è
firmata dalla
Commissione
(che firma per
ultima).Ciò
vuol
dire,
almeno 1 mese
ed a volte fino
a 5 mesi dopo
che
il
richiedente sia
stato informato
della
sua
selezione, sulla
base del la
velocità
di
risposta
del
candidato
stesso
(correzioni del
bilancio, firma
del contratto).
.
Parere del
Comitato
20
Gestione del progetto: un calendario tipico
Relazione intermedia
Dichiarazione finanziaria (2)
Termine
per
la
richiesta di modifiche
del contratto
Modifiche possibili
(bilancio, compiti, durata)
Termine per la presentazione
dichiarazione finanziaria
Firma del contratto
Domanda di acconto
Ove necessario,
nuova presentazione
dei documenti
( )
Preparazione,sensibilizzazione
Mesi
-1
1
2
3
--
--
La Commissione firma
il contratto
Anticipo(1)
Divulgazione
sostenibilità
Attuazione
Metà
-
--
--
--
n-1
Fine
=n
-
--
N+
3
--
--
N+
6
Saldo (3)
Visita di controllo
Pagamento intermedio(1)
(1) (2)
(2)
e
La Commissione
approva o reagisce
(richiesta di documenti
aggiuntivi) (3)
Valutazione ex-post
(1)
Massimo 45 giorni dopo ricezione della richiesta .
Solo quando la durata del progetto è di 24 mesi.
(3)
Entro 45 giorni dall’approvazione dei documenti corretti.
(4)
Entro 30 giorni dopo la richiesta
(2)
21
IV. ORIENTAMENTI PER LA GESTIONE DEI
PROGETTI
IV.1. GESTIONE OPERATIVA
Osservazioni generali
È necessario allegare alla convenzione di sovvenzione una descrizione dell’attività ed
un bilancio previsionale dell’attività a cui attenersi.
Ciò significa che l’organizzazione promotrice, i partner coinvolti, il personale direttivo,
l’ubicazione del progetto, i destinatari, il bilancio, la durata ed il calendario del progetto,
ecc. non possono essere modificati, eccetto che per motivi eccezionali debitamente
giustificati e previa approvazione scritta della Commissione. Cambiamenti non
autorizzati in qualunque di questi aspetti chiave possono indurre la Commissione a
cancellare la sovvenzione e a richiedere il rimborso dei finanziamenti già erogati.
Risultati attesi e conseguenze
Lo stesso obbligo di attenersi alla proposta di progetto vale per le attività da svolgere, i
risultati attesi nonché gli obiettivi fissati.
Occorre, tuttavia, porre l’accento sul conseguimento dei risultati attesi e degli
obiettivi piuttosto che sulla mera attuazione delle attività (le attività sono comunque
finalizzate al raggiungimento dei risultati).
Se, per qualunque motivo, un’attività proposta non è più in grado di conseguire il
risultato atteso, oppure se il risultato è già stato raggiunto, tale attività non dovrà essere
eseguita.
Se un cambiamento è atto a migliorare l’efficacia o l’efficienza del progetto, esso dovrà
essere proposto alla Commissione.
In entrambi i casi, occorre inviare una richiesta motivata alla Commissione che deve
autorizzare i cambiamenti prima che vengano attuati.
È importante tener presente che, alla fine, il progetto avrà contribuito al raggiungimento
degli scopi del programma Daphne se ne deriva un impatto sui beneficiari (e sui
gruppi destinatari), reale e misurabile.
Stile di gestione
Ogni organizzazione ha la propria cultura gestionale che la Commissione rispetta
fintantoché non sia discriminatoria o confliggente in altro modo con i principi ed i
valori del programma Daphne.
Malgrado ciò la Commissione incoraggia vivamente i processi decisionali
partecipativi nonché il coinvolgimento attivo dei beneficiari e degli altri attori
nell’attuazione del progetto. Tali impostazioni promuovono sia “l’appropriazione”
22
locale del progetto che l’identificazione con i suoi scopi; ciò contribuisce, in grande
misura, alla sostenibilità dei risultati del progetto ed alla valorizzazione del suo impatto.
Qualunque sia il sistema di gestione, si richiede un alto livello di trasparenza e
responsabilità.
Valore aggiunto europeo e visibilità della Commissione
Il programma Daphne può finanziare unicamente progetti con un valore aggiunto
europeo. Ciò non significa soltanto che i progetti devono essere realizzati da un
partenariato di organizzazioni di almeno due diversi stati europei, ma piuttosto che
l’attività deve trascendere gli interessi nazionali o locali al fine di divenire
“progetto europeo”.
I progetti devono proporre modi per “replicare” le loro esperienze riuscite in altri paesi
europei, diffondere e scambiare informazioni a livello europeo circa le loro attività
(materiali, conclusioni, lezioni apprese, ecc.); essi devono contribuire ad aspetti di
politica europea e, per converso, devono assicurare che le loro azioni siano coerenti con
le attuali politiche dell’UE, ecc.
I beneficiari delle sovvenzioni sono chiamati, inoltre, a dare visibilità adeguata alla
Commissione Europea / programma Daphne in tutte le loro azioni in generale e nei
materiali prodotti dal progetto in particolare.
IV.2. GESTIONE FINANZIARIA E FATTURAZIONE
La gestione finanziaria di un progetto cofinanziato dal programma Daphne deve coprire
la totalità del bilancio e dei costi sostenuti.
Conto bancario
Il conto precisato nella convenzione e sul quale verrà versata la sovvenzione deve
essere:
•
•
•
•
intestato all’organizzazione contraente (i conti intestati a privati non sono
accettabili in alcun caso);
relativo al progetto (nel caso di un conto generale, il contraente deve organizzare un
sistema contabile analitico che permetta di identificare sia le spese che le entrate
relative al progetto);
in un paese giustificato dalla nazionalità del contraente o dal luogo di realizzazione
dell’attività;
strutturato in modo tale da rendere possibile l’identificazione dei finanziamenti
versati dalla Commissione.
Se i fondi versati su tale conto fruttano interessi o benefici equivalenti in base alla
legislazione dello Stato sul cui territorio è aperto il conto, tali interessi o benefici, se
determinati dal prefinanziamento, saranno recuperati dalla Commissione. Il beneficiario
deve dichiarare tali interessi al momento della presentazione della sua contabilità
definitiva.
23
Sistema di contabilità/controllo interno
I contraenti devono organizzare un sistema contabile analitico o un sistema interno
adeguato, che renda possibile identificare:
• le fonti di finanziamento del progetto;
• le spese relative al progetto sostenute durante il periodo contrattuale.
Tutte le transazioni effettuate nel periodo contrattuale e relative alla spesa/entrate
effettive nel quadro del progetto devono essere registrate sistematicamente utilizzando
un sistema di numerazione specifico per ogni progetto europeo. Tali registrazioni
contabili nonché qualsiasi altro documento comprovante le spese (fatture, ricevute)
devono essere conservati dal contraente per almeno 5 anni dalla data di
perfezionamento del contratto.
Per quanto possibile, i responsabili della gestione del progetto non dovrebbero essere
anche responsabili della sua gestione finanziaria.
IVA, dazi doganali ed altre imposizioni fiscali su beni e servizi
I contraenti devono consultare le autorità nazionali competenti per informarsi sulle
disposizioni, le regole e la legislazione in vigore in materia fiscale nei loro paesi
L’IVA non può, comunque, essere inserita tra le spese relative al progetto a meno che
non si tratti di un’imposta finale, cioè che non sia deducibile e non possa essere
recuperata dal contraente o dai suoi partner.
Erogazione della sovvenzione
Le disposizioni e le date di erogazione della sovvenzione saranno stabilite nella
convenzione. Tuttavia, per fornire un orientamento ai contraenti e per consentire di
redigere il bilancio, si può indicare che l’erogazione della sovvenzione, per
finanziamenti di progetti di durata di 12 mesi, sarà effettuata secondo le modalità
seguenti:
•
•
un prefinanziamento (pari al 50% fino al 2002 ed al 70% dal 2003 in poi) entro 45
giorni dalla data di firma della convenzione di entrambe le parti;
il saldo dopo che la Commissione avrà ricevuto una richiesta ufficiale di
pagamento (entro 3 mesi dal completamento del progetto) ed approvato una
relazione finale, una dichiarazione finale delle spese ed una richiesta ufficiale di
pagamento.
Nel richiedere il pagamento finale, i contraenti devono presentare i documenti seguenti,
firmati e datati:
• una relazione descrittiva finale sull’esecuzione del progetto in inglese (in base al
modello che si trova nel sito web);
• una dichiarazione finale delle spese (in valuta nazionale) da compilare in base al
modello fornito dalla Commissione (file Excel, esempio disponibile nel sito web);
24
•
•
un’esposizione schematica di due pagine al massimo, in inglese, che riassuma gli
obiettivi, il contesto, i gruppi destinatari ed i risultati del progetto (da inserire nel
Nome del sito web, a scopo divulgativo);
una richiesta ufficiale di pagamento.
25
Giustificativi e documentazione probatoria da presentare con la richiesta del
pagamento finale
I documenti non originali devono essere presentati in forma di copie autenticate. Sono
accettate unicamente le fatture relative al periodo coperto dall’articolo I.2 del contratto
standard di sovvenzione. Se una fattura reca una data posteriore a tale periodo, il
beneficiario deve provare che l’ordine (per un acquisto, un servizio) è stato preso nel
corso della durata dell’attività. Questa possibilità può essere utilizzata esclusivamente
per determinate forniture, traduzioni e costi di pubblicazione, mentre i costi relativi al
personale, alle spese di viaggio e di trasferta devono essersi verificati durante il periodo
di attività.
COSTI RELATIVI AL PERSONALE
Al fine di essere ammissibili i costi del personale devono rispettare le condizioni
indicate nella sezione III.3.B.
Documenti da esibire:
- una copia del contratto di lavoro relativo alla persona specificamente assunta per il
progetto, indicante mansioni, orario di lavoro e retribuzione;
- i fogli di presenza, indicanti l’orario di lavoro, le attività ed i compiti svolti, firmati
e datati dal datore di lavoro e dal dipendente;
- una copia delle buste paga del dipendente relativa ai mesi in cui ha lavorato al
progetto e prova del pagamento tramite conto bancario.
Per i funzionari/personale permanente di un’organizzazione:
- prova dell’assegnazione del dipendente al progetto (nota interna nel caso di persone
impiegate a tempo indeterminato nell’organizzazione) con indicazione degli orari di
lavoro e delle mansioni;
- una copia del contratto relativo alla persona che sostituisce il funzionario/la persona
assegnata al progetto (enti pubblici);
- una copia delle buste paga di tale persona. Per gli enti pubblici non si richiede prova
del pagamento;
- giustificativi del pagamento delle ore di lavoro straordinario (se dovuto) (pagamento a
mezzo conto bancario).
personale esterno (consulenti, interpreti, hostess, ricercatori) :
- copia del contratto o della fattura recante indicazione delle mansioni, la data e le ore
lavorate, tariffa;
- prova dell’avvenuto pagamento: bonifico bancario
SPESE DI VIAGGIO
- una copia della fattura relativa ai biglietti di aereo o di treno
- una copia dei biglietti aerei o ferroviari, comprese le carte d’imbarco
- spese di viaggio con auto privata: una copia della richiesta di rimborso presentata
all’organizzazione promotrice, equivalente al massimo, al costo di un biglietto
ferroviario di prima classe. Il promotore deve indicare la tariffa ferroviaria equivalente
per il medesimo tragitto;
26
- prova del pagamento o del rimborso al partecipante, se il biglietto è stato acquistato
direttamente da quest’ultimo (pagamento attraverso conto bancario, a meno che la
Commissione non abbia autorizzato altre modalità di pagamento).
Se le spese di viaggio sono sostenute dai partecipanti e sono a loro carico:
- una copia dei biglietti. Questi devono riportare il nome, la data e il prezzo oppure una
copia della fattura (alcuni biglietti non recano il prezzo per intero, le tasse,ecc) ;
- una copia del foglio di presenza.
SPESE DI SOGGIORNO
1. Rimborso in base ad un’INDENNITÀ GIORNALIERA fissa:
a. Per gli enti pubblici (comprese le università):
L’indennità giornaliera comprende tutte le spese (vitto e alloggio, spostamenti locali)
entro i limiti dell’organizzazione beneficiaria, per un importo equivalente al massimo a
quanto indicato sotto…."
Il promotore può utilizzare il suo sistema abituale, ma deve produrre i seguenti
documenti:
-
-
una copia della richiesta di rimborso spese da parte del membro del personale
(richiesta di rimborso spese di missione) indicante il luogo, la data e l’ora, firmata e
datata dal dipendente e dal datore di lavoro/soggetto che autorizza la spesa;
l’elenco delle presenze relativo alla riunione organizzata, firmato da tutti i
partecipanti;
può essere richiesta prova del pagamento dell’indennità giornaliera (pagamento a
mezzo conto bancario).
b. Per le altre organizzazioni
L’indennità giornaliera comprende tutte le spese (vitto, alloggio e trasporti locali) entro
i limiti dell’organizzazione beneficiaria, per un importo equivalente nel massimo a
quanto indicato in tabella (sezione …).
Si richiede la produzione dei seguenti documenti:
-
-
-
una copia della richiesta di rimborso spese da parte del membro del personale
(richiesta di rimborso spese per viaggio di lavoro) indicante il luogo, la data e l’ora,
firmata e datata dal dipendente e dal datore di lavoro/soggetto che autorizza la
spesa;
l’elenco delle presenze relativo alla riunione organizzata, firmato da tutti i
partecipanti;
per contatti o visite: copia della relazione di missione;
prova del pagamento dell’indennità giornaliera (pagamento a mezzo conto bancario,
oppure documento sottoscritto dal partecipante attestante il ricevimento dell’importo
indicato, se preventivamente autorizzato dalla Commissione);
l’indennità giornaliera non può superare le tariffe indicate nella sezione…
27
c) Se i partecipanti o le loro organizzazioni coprono direttamente le spese:
- ordine di missione da parte dell’organizzazione partecipante;
- lista delle presenze con il nome del partecipante;
- l’importo deve, altresì, figurare chiaramente nella sezione “entrate”.
2. Rimborso in base ai COSTI EFFETTIVI:
a) Se la spesa è sostenuta dall’organizzatore del progetto:
- fatture (col nome della persona, trattandosi di fattura alberghiera);
- fatture (col numero di pasti, trattandosi di ristorante);
- tutte le ricevute relative al trasporto locale (taxi, treno, bus), parcheggio, vitto e
varie;
- sempre una prova del rimborso (pagamento a mezzo conto bancario).
b) Se i partecipanti/le loro organizzazioni coprono essi stessi le spese:
- ordine di missione dell’organizzazione partecipante;
- l’elenco delle presenze col nome del partecipante;
- l’importo deve figurare anche nella sezione "entrate".
TUTTE LE ALTRE SPESE:
- copia delle fatture;
- copia delle prove di pagamento;
Traduzione: - indicare sempre le lingue e le pagine nella fattura.
Attrezzature:
- prova dell’acquisto;
- applicare il tasso di ammortamento (generalmente 3 anni per computer e attrezzatura
tecnica, oppure il tasso utilizzato dall’autorità fiscale del vostro paese, se più favorevole
(in tal caso, allegare copia della normativa nazionale).
La data di acquisto determina il periodo di ammortamento ammissibile.
.
COSTI INDIRETTI AMMISSIBILI (SPESE GENERALI)
Non è necessario giustificare l’importo, ma occorre tener presente che la tipologia di
costi relativa alle spese generali (spese generali amministrative) non può essere richiesta
sotto nessun altra rubrica.
Indicare la percentuale convenuta nel contratto e applicarla ai costi totali ammissibili.
IV.3. RELAZIONI E CONTATTI CON LA COMMISSIONE
Modifiche del contratto
In caso di richiesta di modifica al contratto da parte dell’organizzazione contraente, è
necessario che tale richiesta sia inviata alla Commissione in tempo utile, prima che essa
acquisti efficacia e, in ogni caso, almeno 2 mesi prima della data di chiusura
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dell’attività, fatti salvi i casi debitamente giustificati dal beneficiario e accettati dalla
Commissione.
Ogni modifica al contratto deve essere conclusa per iscritto, a mezzo di un supplemento
all’accordo concluso dalle parti. (Accordi verbali o scambio di e-mail non hanno alcun
effetto vincolante per le parti.)
Non sono accettate richieste di modifiche riguardanti attività già eseguite.
Esempi di casi in cui il contratto può essere modificato:
•
modifica di durata dell’attività e/o del contratto;
•
adesione o sostituzione di uno o più contraenti o partner dell’attività;
•
modifica dell’importo della sovvenzione;
•
modifica del bilancio di previsione che implichi un trasferimento tra le voci di
bilancio comportante un aumento o una diminuzione di 10% dell’importo
previsto da una voce di bilancio per costi ammissibili;
•
modifica del conto bancario sul quale viene versata la sovvenzione;
•
modifica del rappresentante legale dell’organizzazione beneficiaria;
L’organizzazione beneficiaria dovrà informare la Commissione di qualunque modifica
delle coordinate necessarie alla buona gestione del progetto.
Questa parte relativa alla “Relazione finale” deve essere rielaborata onde renderla più
chiara.
Relazione descrittiva finale
La relazione descrittiva finale deve fornire un quadro preciso del progetto. Si richiede,
dunque all’organizzazione contraente di utilizzare il modello di relazione del
programma Daphne (allegato 4) che si trova al seguente indirizzo:
Requisiti formali per l’accettazione delle relazioni
Ai fini dell’accettazione e della valutazione della relazione finale, è necessario che si
ottemperi ai criteri seguenti:
•
•
•
occorre utilizzare i modelli forniti dalla Commissione;.
la dichiarazione finanziaria deve essere compilata correttamente secondo il
modello, e presentata in forma consolidata, scaricandola dal sito web;
tali documenti, debitamente sottoscritti e datati, devono essere altresì disponibili in
formato elettronico.
Esame ed accettazione delle relazioni
La Commissione esaminerà la relazione descrittiva ed il rendiconto finanziario finali e
procederà ad erogare il saldo solo a condizione che entrambe le relazioni siano
accettate.
La Commissione si riserva il diritto di sospendere o di ridurre il pagamento del saldo, o
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di richiedere il rimborso dei fondi comunitari, se la forma e/o il contenuto della
relazione e del rendiconto finanziario finali non si conformano alle clausole della
convenzione.
In particolare, spese non ammissibili, IVA non dovuta o altre tasse saranno respinte.
Non saranno, altresì, accettati trasferimenti di importi superiori al 10% da una voce di
bilancio all’altra senza previa autorizzazione della Commissione.
Inoltre, al fine di consentire un’analisi corretta del rendiconto finanziario, la
Commissione ha la facoltà di richiedere i documenti giustificativi, parzialmente o
totalmente (fatture, buste paga, ecc.). Occorre rilevare che quando la Commissione
richiede tali documenti, il normale intervallo di tempo per l’approvazione, di 45 giorni,
è sospeso. Tale sospensione si applica, altresì, quando il rendiconto o i documenti finali
non sono corretti; il termine riprende a decorrere quando la Commissione ha ricevuto le
informazioni richieste.
Una volta approvati la relazione descrittiva finale e il rendiconto finanziario, la
Commissione emette, entro un periodo addizionale di 45 giorni, l’ordine finale di
pagamento corrispondente.
Altri contatti con la Commissione
Le informazioni sulla Direzione Generale “Giustizia e affari interni” si trovano
all’indirizzo elettronico seguente:
http://europa.eu.int/comm/justice_home/index_en.htm
IV.4. CONTROLLO, VERIFICA CONTABILE E VALUTAZIONE
Oltre al possibile controllo interno e alle attività di valutazione condotte dalle
organizzazioni stesse e descritte nella proposta di progetto, la Commissione può
predisporre un controllo esterno, missioni di valutazione o verifiche contabili del
progetto cofinanziato dal Programma Daphne.
Lo scopo di tali missioni è duplice: il primo è quello di garantire l’interesse delle
organizzazioni ed il secondo, tutelare l’interesse della Commissione. Nel primo caso la
Commissione desidera garantire che i membri associati al progetto ricevano tutte le
informazioni necessarie e la consulenza pertinente per una corretta e ottimale
esecuzione del progetto. In secondo luogo, la Commissione è tenuta a controllare l’uso
appropriato delle sovvenzioni.
Controllo
Lo scopo principale delle missioni di controllo è quello di assistere e fornire consulenza
alle organizzazioni coinvolte nei progetti. Al momento di tale visita, si è ancora in
tempo, normalmente, per riorientare od adeguare il piano di lavoro ove necessario.
Le missioni di monitoraggio si svolgono durante la fase di esecuzione del progetto,
normalmente , in una fase intermedia. Tali missioni comprendono una breve visita in
loco del progetto (mezza giornata o una giornata intera), effettuata da uno o due esperti
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esterni indipendenti che possono essere accompagnati da un funzionario della
Commissione.
I tre elementi essenziali del progetto sottoposti al “controllo” sono:
•
rispondere a qualsiasi domanda/quesito su cui potrebbero interrogarsi le
organizzazioni coinvolte;
•
la pertinenza attuale degli obiettivi del progetto (relativamente al problema trattato,
ai beneficiari, al contesto del progetto ed agli obiettivi del programma Daphne);
•
i risultati conseguiti dal progetto fino a quel momento ( misurati in termini di
efficacia, efficienza, sostenibilità potenziale ed impatto previsto);
•
la qualità della gestione del progetto.
Lo scopo del controllo delle attività sovvenzionate dalla Comunità è quello di
assicurarsi che le condizioni che hanno dato da principio origine alla concessione della
sovvenzione vengano mantenute nel corso dell’intero svolgimento dell’attività. In altri
termini, garantire che sia il beneficiario che l’attività rimangano ammissibili e
finanziariamente redditizi e che i risultati preliminari corrispondano a quelli indicati
nella domanda e confermati nella convenzione di sovvenzione.
Il controllo, allora, intende individuare qualunque sbandamento nell’esecuzione
dell’attività finanziata. A tal fine, gli esperti del controllo formulano, al responsabile del
progetto nonché alla(alle) organizzazione(i) contraente(i) e coordinatrice(i), le
raccomandazioni necessarie al fine di garantire il valido conseguimento degli obiettivi
fissati dal progetto.
L’intero esercizio di controllo si fonda, in larga misura, sulle informazioni fornite dalle
organizzazioni impegnate nell’esecuzione del progetto, le quali sono, dunque, tenute ad
essere più esaurienti e precise possibile.
Valutazione
Le missioni di valutazione si svolgono, normalmente, “ex-post” (da verificare secondo
il programma), vale a dire, si effettuano qualche mese dopo il completamento del
progetto.
I tre elementi essenziali del progetto che sono “valutati ex-post” sono:
•
•
•
la pertinenza degli obiettivi del progetto (relativamente al problema trattato, i
beneficiari, il contesto del progetto e gli scopi del programma Daphne);
i risultati conseguiti dal progetto (misurati in termini di efficacia, efficienza,
sostenibilità potenziale ed in particolare, di impatto);
la qualità della gestione del progetto.
Malgrado ciò, diversamente dalle visite di controllo il cui scopo principale è quello di
formulare raccomandazioni onde garantire il massimo livello di efficacia del progetto
(conseguire risultati) e di efficienza (ad un costo più basso possibile), le visite di
valutazione ex-post si concentrano sull’impatto globale del progetto, sostenibilità ed
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insegnamenti tratti, al fine di valutare, altresì, il contributo dato dal progetto al
conseguimento degli obiettivi del programma Daphne e di migliorarlo costantemente.
L’impatto del progetto si misura non solo sulle vite dei beneficiari e dei gruppi
destinatari, ma anche sugli ambienti politici ed istituzionali ed anche, ove applicabile,
sul quadro legislativo/disciplinare.
Verifica contabile
Ogni anno, i servizi della Commissione decidono di condurre verifiche contabili relative
a sovvenzioni selezionate casualmente a campione (oppure quando una verifica
contabile è ritenuta necessaria). Il servizio contabile della Commissione svolge tali
verifiche. Come nel caso delle missioni di controllo, le verifiche contabili comportano
generalmente una visita in loco al progetto.
Tali verifiche contabili possono aver luogo in qualsiasi momento entro i cinque anni
successivi al termine del contratto, motivo per cui occorre conservare con cura, durante
tale periodo, tutti i documenti giustificativi di spesa!
Essenzialmente, le verifiche contabili hanno lo scopo di ottenere prove sufficienti che i
sistemi adottati erano idonei ad assicurare la regolarità della spesa e l’accuratezza e
completezza delle informazioni finanziarie e di quelle di altro tipo che hanno portato i
servizi della Commissione a concedere la sovvenzione e ad effettuare i relativi
pagamenti. Inoltre, le verifiche contabili assicurano che le spese di cui si richiede il
rimborso siano effettivamente ammissibili e conformi al piano finanziario. Queste prove
comportano, generalmente, sistemi di documentazione a mezzo colloqui con il
personale interessato e controllo dei documenti, unitamente a test di funzionamento del
sistema.
Le principali conclusioni della missione di accertamento, le possibili debolezze
individuate e le raccomandazioni da rivolgere sono contenute nella relazione sull’audit.
Gli errori più significativi o le debolezze del sistema sono discusse con il contraente
durante l’accertamento, sia per avvertire della necessità di assumere provvedimenti
urgenti per correggere le questioni identificate sia per consentire la discussione sulle
iniziative da intraprendere.
Le missioni di controllo o di accertamento possono far emergere che un’attività non è
stata condotta a termine, oppure è stata condotta in modo non conforme a quanto
previsto nel contratto di sovvenzione e che pertanto, almeno in parte, i finanziamenti
comunitari indebitamente corrisposti al beneficiario devono essere recuperati. In tal
caso, la Commissione potrà richiedere il totale o il parziale rimborso degli importi già
versati al contraente.
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