ISTRUZIONE E CULTURA
Anno europeo delle lingue 2001 - Progetti
GUIDA PER LA RICHIESTA DI SOVVENZIONI
Nell'ambito del bilancio per l'Anno europeo delle lingue, è stato stabilito di finanziare un numero
limitato di progetti che soddisfino le seguenti condizioni generali:
• promuovere gli obiettivi e i contenuti dell'Anno europeo delle lingue;
• non usufruire di ulteriori finanziamenti nel quadro di altri programmi europei in corso;
• realizzarsi nell'arco temporale dell'Anno europeo, compreso tra il 1° gennaio e il 31 dicembre
2001.
Questa guida intende fornire ai candidati le informazioni necessarie per compilare il modulo di
richiesta per una sovvenzione al loro progetto. Si rivolge in particolare agli organismi che presentano
per la prima volta una richiesta di questo tipo alla Commissione europea.
Indice
Parte 1 - Invito a presentare proposte
Copia del testo pubblicato nella Gazzetta ufficiale
Parte 2 – Modalità di candidatura
Istruzioni dettagliate su come compilare e presentare la domanda e informazioni sul
seguito della procedura
Parte 3 –
Istruzioni per la compilazione del modulo "Bilancio"
Istruzioni dettagliate per la corretta presentazione dei dati finanziari
Parte 4 – Introduzione alla gestione del bilancio del progetto
Sintesi di alcune norme relative all'accordo finanziario
Sezione 1 – Invito A Presentare Proposte DG EAC 66/00
Anno Europee Delle Lingue 2001
1.
Introduzione
L'Anno europeo delle lingue 2001 sarà organizzato dall'Unione europea e dal Consiglio d'Europa. Come stabilito
dalla decisione del Parlamento europeo e del Consiglio dei Ministri:
Durante l'Anno europeo saranno intraprese azioni d'informazione e di promozione sul tema delle lingue, allo scopo
di stimolare l'apprendimento delle lingue da parte di tutte le persone che risiedono negli Stati membri.
Per quanto concerne l'Unione europea, l'Anno europeo delle lingue vedrà lo svolgimento di due attività principali:
una campagna informativa su scala europea e il cofinanziamento di progetti aventi origine negli Stati membri. La
campagna informativa celebrerà la diversità linguistica dell'Europa e promuoverà l'apprendimento delle lingue e le
abilità correlate in tutta l'Unione. Tale azione sarà attuata in contemporanea con i preparativi per l'allargamento
dell'Unione e si baserà sulla nozione che tutte le lingue europee, moderne e classiche, formano parte integrante
del patrimonio culturale e del futuro dell'Europa.
All'Anno europeo delle lingue 2001 è stato assegnato un bilancio complessivo di 8 milioni di euro per il periodo 1
gennaio–31 dicembre. Tale somma è gestita dalla Direzione generale dell'Istruzione e della cultura.
La Commissione lancia questo invito a presentare proposte al fine di cofinanziare progetti aventi origine negli Stati
membri che vengono implementati a livello locale, regionale, nazionale o transnazionale per il conseguimento
degli obiettivi menzionati in seguito.
2.
Obiettivi
L'Anno europeo ha cinque obiettivi principali che possono essere riassunti come segue:
i.sensibilizzare alla ricchezza della diversità linguistica in seno all'Unione europea e al valore culturale
rappresentato da tale diversità;
ii.incoraggiare il multilinguismo;
iii.promuovere l'apprendimento delle lingue tra la popolazione quale elemento chiave dello sviluppo personale
e professionale, della comprensione interculturale, della piena valorizzazione dei diritti conferiti dalla
cittadinanza all'Unione europea e del rafforzamento dell'economia;
iv.incoraggiare l'apprendimento lungo tutto l'arco della vita a prescindere dall'età e dalle condizioni sociali;
v.raccogliere e divulgare informazioni sull'insegnamento e l'apprendimento delle lingue e sulle competenze, i
metodi e gli strumenti utilizzati a sostegno dell'insegnamento e dell'apprendimento.
3.
Bilancio disponibile
Il bilancio disponibile per i progetti cofinanziati è di 4,35 milioni di euro. Sulla base di tale cifra, la Commissione
prevede di essere in grado di cofinanziare circa 150 proposte.
Il cofinanziamento coprirà al massimo il 50% del costo totale ammissibile di un progetto (vedere la sezione 8 in
seguito). Le somme assegnate saranno comprese, normalmente, tra 10.000 e 100.000 euro.
4.
Campi d'azione per le proposte presentate nell'ambito dell'Anno europeo delle lingue 2001.
La Commissione desidera ottenere un certo grado di equilibrio nel tipo di progetti cofinanziati. Al fine di conseguire
tale equilibrio si prenderanno in considerazione gli obiettivi dell'Anno europeo ai quali tali progetti contribuiscono in
misura maggiore, la loro portata e i gruppi ed i settori destinatari dei progetti stessi.
I progetti cofinanziati dovranno promuovere gli obiettivi dell'Anno europeo, ad esempio in uno o
più dei seguenti modi:
sensibilizzando i cittadini alla diversità linguistica e culturale dell'Europa, celebrando al contempo la
ricchezza di tale diversità (attraverso, tra le altre, manifestazioni artistiche e attività culturali con una
dimensione linguistica);
promuovendo l'apprendimento e/o l'uso delle lingue quale attività piacevole ed in grado di arricchire
l'individuo;
sensibilizzando i professionisti ai vantaggi economici dell'apprendimento delle lingue, in particolare
tramite il coinvolgimento delle imprese;
sottolineando i benefici e l'importanza dell'apprendimento delle lingue lungo tutto l'arco della vita e/o
facilitando l'accesso a tale apprendimento;
tramite la diffusione di metodi innovativi per l'apprendimento delle lingue e/o tramite l'ampliamento
dell'accesso a tali metodi (ciò potrà richiedere lo sfruttamento dei risultati conseguiti da altri progetti
europei nel campo dell'apprendimento e dell'insegnamento delle lingue);
tramite l'organizzazione di premi e gare;
tramite l'esecuzione di sondaggi e studi a livello locale, regionale, nazionale o transnazionale
sull'apprendimento delle lingue, e in particolare: sulla diversità linguistica e sulle lingue meno
diffuse; sulla motivazione; sul metodo e sulle prospettive degli studenti. (Le proposte di sondaggi e
studi dovranno includere una strategia efficace per la pubblicazione e l'utilizzo dei risultati).
5.
Chi può presentare una proposta?
Possono accedere ai finanziamenti della Commissione soltanto organismi con sede nell'Unione europea e
nello Spazio economico europeo1. Gli organismi di altri paesi europei sono invitati a contattare il
Consiglio d'Europa per richiedere eventuali altre forme di sostegno.
L'Anno europeo delle lingue 2001 è rivolto tanto alla popolazione in generale che agli esperti nel campo
dell'insegnamento e dell'apprendimento delle lingue. Per riflettere l'ampia portata dell'iniziativa, la gamma di enti e
organismi invitati a presentare proposte è altrettanto vasta.
I potenziali partecipanti comprendono:
♦ l'intera gamma di enti e istituzioni didattiche;
♦ enti ed organismi locali e regionali;
♦ organizzazioni culturali;
♦ parti sociali;
♦ centri di ricerca;
♦ imprese e consorzi, organizzazioni professionali e del commercio e camere del commercio e
dell'industria.
I termini "organizzazioni", "enti", "istituzioni" e gli altri titoli per i richiedenti elencati in precedenza si riferiscono ad
organizzazioni che sono legalmente costituite e registrate in uno degli Stati membri dell'UE o in uno dei paesi
membri del SEE al momento della presentazione della richiesta di sovvenzione.
Si noti, tuttavia, che non potranno accedere al finanziamento:
- progetti che producano un profitto economico per i loro promotori;
- singoli o gruppi di studenti che desiderano seguire corsi di lingue.
- progetti presentati da singoli e che non hanno l'appoggio di una qualsiasi delle organizzazioni definite
in precedenza.
6.
Criteri di ammissibilità
I progetti dovranno rientrare nel periodo temporale, relativamente breve, dell'Anno europeo, che avrà inizio
nell'autunno 2000 e terminerà alla fine del 2001.
I progetti rivolti a lingue specifiche dovranno coprire una o più delle seguenti lingue:
♦ le undici lingue ufficiali dell'Unione europea (danese, tedesco, greco, inglese, spagnolo, francese,
italiano, olandese, portoghese, svedese e finlandese);
♦ irlandese e lussemburghese;
♦ islandese e norvegese (lingue degli Stati membri dello Spazio economico europeo);
♦ qualsiasi altra lingua, comprese le lingue regionali e minoritarie e le lingue dei segni, che gli Stati
membri dell'Unione europea definiscono ammissibili.2
I progetti dovranno contenere un piano d'azione dettagliato.
Le candidature dovranno contenere un resoconto finanziario che comprenda una stima dettagliata dei costi,
un'indicazione della percentuale del bilancio totale richiesta alla Commissione e un prospetto che mostri
come verranno coperti i costi residui.
Saranno prese in considerazione unicamente le proposte debitamente compilate in base al punto 9 seguente
e in base alle istruzioni riportate nel modulo di candidatura e che saranno state presentate all'organismo
nazionale di coordinamento entro il termine stabilito.
7.
Criteri di selezione e priorità
Le candidature che rispettano i criteri di ammissibilità saranno valutate in base a un determinato numero di criteri
di selezione e alla luce di determinate priorità, nel modo seguente:
7.1 Criteri relativi al contenuto del progetto:
1
Gli Stati membri dell'Unione europea sono: Belgio, Germania, Francia, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Danimarca,
Irlanda, Regno Unito, Grecia, Spagna, Portogallo, Austria, Finlandia e Svezia
Stati membri dello Spazio economico europeo: quelli sopra menzionati oltre a Norvegia, Islanda e Liechtenstein.
2
Per maggiori informazioni rivolgersi all'organismo nazionale di coordinamento. L'elenco degli indirizzi è allegato: Allegato
1
la pertinenza dei temi e delle attività scelte alla luce delle esigenze e degli obiettivi specifici
dell'Anno europeo;
la dimensione europea del progetto, vale a dire la capacità di offrire un valore aggiunto all'Unione
europea tramite, ad esempio, la creazione di partenariati transnazionali oppure, nel caso di progetti
che coinvolgano un unico paese, la possibilità di trasferire la conoscenza, l'esperienza e le prassi
migliori agli altri paesi;
l'originalità del progetto nel suo campo;
il contenuto non dovrà ricadere nell'ambito di altri programmi ed altre iniziative dell'UE3;
Inoltre, visto che la promozione delle pari opportunità è parte integrante di tutte le politiche e le
azioni comunitarie, le proposte di progetto verranno valutate anche in base al contributo da esse
apportato al conseguimento di tale obiettivo.
7.2 Criteri relativi alla fattibilità, alla coerenza e alla validità della gestione
chiarezza degli obiettivi e dei gruppi destinatari;
chiarezza e coerenza dell'impostazione generale del progetto e la probabilità di conseguire gli
obiettivi prefissati entro il limite temporale dell'Anno;
qualità del piano di gestione del progetto (impegno e coinvolgimento equilibrato di tutte le parti,
precisione dei piani di lavoro e del bilancio, chiarezza del coordinamento, ecc.);
qualità delle proposte per la sorveglianza e la valutazione del progetto, per il controllo della qualità
del suo esito e, quando possibile, per la valutazione del suo impatto a livello
locale/regionale/nazionale/europeo;
l'esperienza dei partecipanti e l'adeguatezza delle risorse umane, ed eventualmente tecnologiche,
a disposizione;
il rapporto costo/efficacia della proposta (l'entità della sovvenzione richiesta è ragionevole,
appropriata e chiaramente giustificata).
7.3 Priorità
Sarà garantita una maggiore priorità ai progetti che:
sono rivolti al pubblico più ampio possibile;
coinvolgono più di un paese;
coinvolgono, nel caso siano rivolti a lingue specifiche, più di una tra le lingue ammissibili
(vedere il punto 6);
incoraggiano il multilinguismo, in particolare per quanto riguarda l'apprendimento di lingue il
cui uso ed insegnamento sono meno diffusi;
prevedono una strategia realistica per ottenere un'ampia copertura da parte dei mezzi di
comunicazione;
migliorano la sensibilizzazione e promuovono l'utilizzo e la diffusione della tecnologia "elearning", vale a dire l'insegnamento e l'apprendimento delle lingue tramite applicazioni
informatiche quali il World Wide Web o altre risorse elettroniche;
comportano metodi ed ambienti innovativi per l'insegnamento e l'apprendimento delle lingue;
rafforzano il successo della Settimana europea dell'apprendimento delle lingue per gli adulti. I
progetti nell'ambito di tale iniziativa dovranno concentrarsi su attività da svolgersi tra il 5 e l'11
maggio 2001. Essi dovrebbero mirare ad incoraggiare gli adulti di tutte le estrazioni sociali ad
acquisire e migliorare le competenze linguistiche e/o informarli delle opportunità in questo
senso;
rafforzano il successo della Giornata europea delle lingue. I progetti nell'ambito di tale
iniziativa dovranno concentrarsi su una giornata di attività da svolgersi nell'autunno 2001, in
data da confermare4. I progetti possono essere rivolti a uno qualsiasi o a tutti i gruppi d'età.
L'accento dovrà essere posto sulla celebrazione della diversità linguistica e culturale. Saranno
particolarmente apprezzati i progetti in grado di attirare l'attenzione dei mezzi di
comunicazione locali, regionali o nazionali.
3
Per informazioni sulle altre azioni dell'UE, comprese quelle nel settore delle lingue, si consiglia di visitare il sito Web della
Commissione all'indirizzo: http://europa.eu.int/comm/. In particolare, si consiglia ai candidati di visitare il sito specifico per
le
lingue
della
Direzione
generale
dell'Istruzione
e
della
cultura
all'indirizzo:
http://europa.eu.int/comm/education/languages/it/actions/commactions.html.
4
Rivolgersi all'organismo nazionale di coordinamento (vedere Allegato) per la comunicazione della data della Giornata
europea delle lingue.
8.
Condizioni finanziarie
Le sovvenzioni comunitarie intendono incentivare la realizzazione di progetti che non potrebbero essere intrapresi
senza il sostegno finanziario della Commissione. Si rifanno pertanto al principio del cofinanziamento poiché
vanno ad aggiungersi al contributo finanziario del richiedente e/o ad altri aiuti di provenienza nazionale, regionale
o locale. I sostegno comunitario per i progetti selezionati non potrà superare il 50% dei costi ammissibili
previsti e in genere ammonterà a una percentuale inferiore a questa.
Le domande di sovvenzione dovranno comprendere un bilancio di previsione dettagliato, che precisi in particolare
i costi ammissibili che il finanziamento della Commissione dovrebbe contribuire a coprire.
Le domande di sovvenzione non potranno riguardare spese anteriori o posteriori alla durata indicata nel contratto.
Spese ammissibili
Sono ammissibili soltanto le seguenti categorie di spesa, a condizione che siano effettivamente contabilizzate e
calcolate in base alle condizioni di mercato, identificabili e controllabili. Deve trattarsi di costi diretti, vale a dire
direttamente generati dalle attività e indispensabili all'esecuzione del progetto:
• spese di personale destinato esclusivamente all'esecuzione dell'azione oggetto della proposta;
• spese di viaggio/alloggio/soggiorno relative alla realizzazione dell'azione (riunioni, incontri europei, mobilità
per le iniziative di formazione, ecc.);
• spese legate all'organizzazione di conferenze (allestimento di sale, servizi di interpretariato, ecc.);
• spese per la pubblicazione e divulgazione dei risultati;
• spese per l'attrezzatura (in caso di acquisto di beni durevoli, si terrà conto soltanto del relativo ammortamento
annuo);
• costo del materiale corrente e delle forniture;
• costi di telecomunicazione.
Spese non ammissibili
Sono escluse dal bilancio cofinanziabile le spese sostenute da terzi non rimborsate dall'organizzazione
beneficiaria, i contributi in natura che non comportano alcun flusso finanziario reale, le spese per l'acquisto di
infrastrutture (salvo l'ammortamento annuo del materiale acquistato), le spese non legate alle attività specifiche
del progetto (in particolare, le spese di funzionamento e/o spese derivanti da obblighi statutari), le spese
manifestamente inutili o eccessive.
Tuttavia, eventuali contributi in natura andranno menzionati, ed eventualmente stimati, a parte nell'allegato
finanziario del modulo, in modo da fornire alla Commissione un elemento di valutazione quantificabile dello sforzo
compiuto dal richiedente, ai fini dei criteri di attribuzione di cui al punto 7 .
9.
Procedura di presentazione delle proposte
Moduli
Le domande di sovvenzione vanno presentate, avvalendosi dell'apposito modulo, in una delle undici lingue ufficiali
dell'Unione europea. Saranno prese in considerazione soltanto le domande dattilografate. I moduli (nelle undici
lingue ufficiali dell'Unione europea) sono reperibili sul seguente sito Internet:
http://europa.eu.int/comm/education/languages/it/actions/year2001.html
oppure possono essere richiesti per iscritto all'organismo nazionale di coordinamento (vedere l'Allegato) che
potrebbe essere in grado di fornire una versione elettronica del modulo di candidatura.
Presentazione della domanda di sovvenzione
La domanda di sovvenzione va presentata in triplice copia all'organismo nazionale di coordinamento del paese del
richiedente.
Ciascuna copia della domanda deve essere debitamente compilata, datata e firmata dalla persona legalmente
responsabile dell'istituzione. Le tre copie dovranno essere presentate in un unica busta, accompagnate da una
lettera ufficiale del richiedente. Inoltre, ogniqualvolta ciò sia possibile, si dovrà inviare una versione elettronica
della domanda all'organismo nazionale di coordinamento pertinente tramite posta elettronica (vedere Allegato).
Nel caso di progetti transnazionali che coinvolgano istituzioni di più di un paese, sarà necessario individuare
un'istituzione incaricata del coordinamento del progetto. L'istituzione coordinatrice avrà il compito di inviare la
domanda all'organismo nazionale di coordinamento nel proprio paese; copie della domanda potranno inoltre
essere inviate all'organismo nazionale di coordinamento nel/nei paese/i delle altre istituzioni interessate.
Esistono due termini per l'invio delle domande:
15 ottobre 2000, per progetti il cui inizio è previsto dopo il 1 gennaio 2001;
15 febbraio 2001, per progetti il cui inizio è previsto dopo il 1 giugno 2001.
Farà fede la data del timbro postale.
10.
Esame delle domande
Gli organismi nazionali di coordinamento procederanno al primo esame delle domande e quindi inoltreranno tutte
le domande alla Commissione, accompagnate da una valutazione per ciascun progetto.
In seguito, la Commissione eseguirà una selezione che sarà resa definitiva dopo consultazioni con esperti
indipendenti e con il comitato degli Stati membri, istituito in virtù della decisione Anno europeo delle lingue 2001.
Entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento delle proposte i richiedenti verranno informati dell'avvenuta consegna.
Tutti i candidati la cui domanda non sia stata accetta verranno informati per iscritto al termine della procedura di
selezione.
Le proposte selezionate saranno sottoposte ad una dettagliata analisi finanziaria nel corso della quale la
Commissione potrebbe chiedere ulteriori informazioni ai responsabili dei progetti proposti.
In caso di approvazione definitiva, tra la Commissione e il beneficiario sarà concluso un accordo di finanziamento
espresso in euro, recante le condizioni e il livello di finanziamento. La copia originale del documento andrà firmata
e restituita immediatamente alla Commissione.
11.
Presentazione della relazione e del conteggio finale
In base all'accordo di finanziamento, i beneficiari dovranno presentare una relazione finale. Oltre a fornire una
descrizione succinta, ma completa, dei risultati conseguiti con le attività proposte, tale documento deve essere
corredato di tutte le eventuali pubblicazioni realizzate (opuscoli, materiale didattico, videocassette, supporti
informatici, articoli di giornali, ecc.).
Alla relazione andrà allegato anche il conteggio finale delle spese e delle entrate effettive. Il beneficiario si
impegna a tenere una contabilità dell'azione cofinanziata e a conservare per un periodo di cinque anni la copia
originale di ogni documento giustificativo per consentire eventuali controlli.
Se l'azione di una proposta prescelta diventa lucrativa, i fondi erogati dalla Commissione vanno restituiti fino alla
concorrenza dell'utile realizzato. Qualora il costo reale risultasse inferiore al costo totale inizialmente previsto, la
Commissione ridurrà il proprio contributo proporzionalmente alla differenza tra i due costi. Il richiedente ha quindi
interesse a presentare un bilancio di previsione ragionevole.
Per ogni pubblicazione o attività realizzata con il contributo dell'Unione europea i beneficiari dovranno indicare
chiaramente il sostegno fornito dall'Unione europea con le due frasi seguenti:
- "Con il sostegno della Commissione europea - Direzione generale dell'Istruzione e della cultura – Iniziativa
Anno europeo delle lingue 2001".
- "Le informazioni contenute nella presente pubblicazione non riflettono necessariamente la posizione o il
parere della Commissione europea".
Annex 1
BELGIË
M Julien Van Haesendonck
Inspecteur
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
c/o coördinerend inspecteur-generaal 2de verd.
Koning Albert II laan 15
B-1210 Brussel
Tel: 0032/2/449 05 37
Fax: 0032/2/448 33 19
e-mail: [email protected]
BELGIEN
Frau Suzanne Küchenberg
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Agentur für europäische Programme
Quartum Center - Hütte 79 (Bk. 28)
B-4700 Eupen
Tel: 0032/87/56 82 10
Fax: 0032/87/55 77 16
e-mail: [email protected]
BELGIQUE
M André Baeyen
Inspecteur
Ministère de la Communauté française de Belgique
Secrétariat général-Relations internationales
Bd. Léopold II, 44- Local 6A003
B-1080 Bruxelles
Tel: 0032/2/ 413 22 55
Fax: 0032/2/413 29 82
e-mail: [email protected]
http://www.cfwb.be/ael2001
DANMARK
Ms Tina Gottlieb
CIRIUS (National Agency for Sokrates, Leonardo, Youth,
Tempus, Europass)
Vandkunsten 3
DK-1467 København K
Tel: 0045/3314 2060
e-mail: [email protected]
DEUTSCHLAND
Herr Klaus Fahle
Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB)
Hermann-Ehlers-Strasse 10
Langer Eugen
D-53113 Bonn
Tel: 0049/228/107-1627/1605
Fax: 0049/228/107-2964
e-mail: [email protected]
[email protected]
ELLAS
Ms Athanasia Leontsini
Prof. Of the University of Athens
Valaniou 6-8
GR-18536 Pireus
Tel: 0030/1/451 82 79 ou
0030/945/29 02 80
Fax: 0030/1/363 60 89 ou
0030/1/451 82 79
e-mail: [email protected]
ESPAÑA
M.José Duelo
Ministerio de Educación y Cultura
Paseo del Prado, 28 - 5 pl
E-28071 Madrid
Tel: 0034/91/506 56 51
Fax: 0034/91/506 57 05
e-mail: [email protected]
FRANCE
IRELAND
Ms Joan Williams
Department of Education and Science
228 Viewmount Park
IE- Waterford
Tel: 00353/51/87 66 27
Fax: 00353/51/87 66 27
e-mail: [email protected]
M Francis Goullier
Inspecteur général d'allemand
Ministère de l'Education nationale,
de la recherche et de la technologie
110, Rue de Grenelle
F-75357 Paris 07 SP
Tel: 0033/1/55 55 31 45 ou 43 38 49 99 ou 331 49 53 31
45
Fax: 003/1/55 55 06 46
e-mail:[email protected]
ITALIA
Prof.ssa Flora Palamidesi
Minstero Pubblica Istruzione
Direzione Generale Scambi Culturali
V.le Trastevere, 76/A
I-00153 Roma
Tel.: 0039/06/58 49 25 57
Fax: 0039/06/58 49 33 81
e-mail: [email protected]
LUXEMBOURG
M André Wengler
Chargé de mission auprès du SCRIPT
Ministère de l'Education nationale, de la Formation
Professionnelle et des Sports
29, rue Aldringen
L-2926 Luxembourg
Tel: 00352/478 52 10
Fax: 00352/478 51 37
e-mail: [email protected]
NEDERLAND
Mrs. Anne Maljers
Europees Platform voor het Nederlandse Onderwijs
Bezuidenhoutseweg 253
NL-2594 AM Den Haag
tel. 070 - 38 14 448
fax: 070 - 38 31 958
Email: [email protected]
ÖSTERREICH
Frau Carla Carnevale
Zentrum für Schulentwicklung
Abteilung III: Fremdsprachen
Hans-Sachs-Gasse 3/1
A-8010 Graz
Tel: 0043/316/82 41 50
Fax: 0043/316/82 41 506
e-mail: [email protected]
http://www.sprachen-2001.at
PORTUGAL
Prof. Dra Isabel Hub Faria
National Coordinator - AEL 2001
Ministério da Educação
Av. 5 de Outubro, 107 - 7°
P-1069-018 Lisboa
Tel: 00351/21/781 18 22
Fax: 00351/21/797 89 94
e-mail: [email protected]
SUOMI/FINLAND
Anneli Tella
The National Board of Education,
PL 380,
FI-00531 HELSINKI
Tel: 00/358/9 / 7747 7268,
Fax: 00/358/9 / 7747 7335
e-mail: [email protected]
SVERIGE
Bertil Bucht
The International Programme Office for education and
training,
Box 22007,
S-104 22 Stockholm
Tel: 0046/8/ 453 72 15
Fax: 0046/8/ 453 72 53
e-mail: [email protected]
UNITED KINGDOM
Dr Lid King
Director
Centre for Information on
Language Teaching and Research (CILT)
20 Bedfordbury
UK-WC2N 4LB London
Tel: 0044/20/73 79 51 01
Fax: 0044/20/73 79 50 82
e-mail: [email protected]
http://www.cilt.org.uk/eyl2001
ISLAND
Ms María Th. Gunnlaugsdóttir
Head of Section
Ministry of Education, Science and Culture
Sölvhólsgata 4
IS-150 Reykjavík
Tel: 00354/560 95 00
Fax: 00354/562 30 68
e-mail: [email protected]
LIECHTENSTEIN
Mr Wilfried Müller
Vorbereitungslehrgang
Schulzentrum Mühleholz
FL-9490 Vaduz
Tel: 00423/236 06 03 or
0043/5522/7 87 22
e-mail: [email protected]
NORGE
Anne-Karin Korsvold
Nasjonalt senter for læring og utvikling PB 2924 Tøyen,
N- 0608 Oslo
Phone: 0047 / 23 30 12 00
Fax: 0047 / 23 30 12 99
E-mail: [email protected]
Sezione 2 – Procedura di domanda
Nel modulo di domanda si trova un breve elenco di note e di istruzioni per far sì che il richiedente sia al corrente
dei requisiti minimi per la procedura di domanda. Queste istruzioni non saranno ripetute nella presente guida,
benché vi siano riportati riferimenti ad esse. Pertanto è necessario seguire attentamente le istruzioni per evitare
che il progetto proposto venga scartato dalla selezione a causa di una formalità tralasciata.
Lo scopo della presente nota è quello di fornire aiuto nel formulare le risposte per il modulo di domanda e inoltre di
spiegare cosa sarà della domanda una volta presentata.
1.
Compilare il modulo di domanda
Pagina 1 – pagina di copertina
Scadenze
Non intercorre molto tempo tra il termine ultimo e l'inizio dei contratti. Le domande inviate per posta dopo le
date indicate nella pagina di copertina del modulo non sono ammissibili.
Titolo del progetto
Dovrà configurarsi come qualcosa di attraente con elementi descrittivi o evocativi delle attività principali del
progetto. Il titolo non dovrà essere lungo ma può essere composto da un acronimo, oltre alla spiegazione
dell'acronimo.
Sunto del progetto
Restringere il sunto del progetto alle informazioni richieste. Lo stile deve essere concreto e si dovranno
evitare giudizi sul valore del progetto o sui motivi per i quali deve essere finanziato: vi è ampio spazio per
questi aspetti importanti in una fase successiva della domanda.
Pagina 2 – Note e istruzioni
Codici
Impiegare i codici indicati a pagina 4, 5, 6 e 7. Essi sono previsti per agevolare il trattamento delle domande
che saranno presentate in più lingue.
Pagina 3 – Avviso di ricezione
Data del progetto
Occorre indicare gli estremi del proprio contatto richiesti nella casella (titolo del progetto, nome ed estremi
del coordinatore del progetto).
Numero di riferimento
Sarà fornito dall'ufficio nazionale di coordinamento e sarà trasmesso al richiedente. È importante conservare
questo numero di riferimento e impiegarlo in occasione di ogni contatto con detto Ufficio o la Commissione
riguardo alla domanda.
Pagina 4 – Informazioni generali
Costo totale
Questa sezione va completata dopo aver compilato il modulo "bilancio". L'importo indicato deve
corrispondere all'importo inserito nel modulo "bilancio", nella colonna Bilancio totale di previsione.
Finanziamento
richiesto
Deve corrispondere all'importo inserito nel modulo "bilancio", nella colonna Sussidio richiesto alla
Commissione. Senza un'indicazione dell'importo richiesto non può essere erogato un finanziamento.
Inoltre la sovvenzione massima erogabile è pari al 50% dei costi totali ammissibili.
Data d'inizio
Far riferimento alla pagina di copertina del modulo di domanda per le date più prossime d'inizio dei progetti.
Qualora si intenda presentare un progetto per la settimana europea per studenti adulti di lingue nel maggio
2001 la domanda dovrà essere presentata nell'ottobre 2000.
Per motivi contrattuali la Commissione può essere indotta a ritardare l'inizio di alcuni progetti con attività che
iniziano presto in gennaio o in giugno. Mentre si farà il possibile per evitare questa possibilità, i richiedenti
devono prendere nota di questa possibilità.
Termine ultimo
Non oltre il 31/12/2001.
Preferenze
linguistiche
Vanno indicate una prima e una seconda preferenza. Numerosi documenti standard sono disponibili nelle
11 lingue ufficiali dell'UE. Dovranno tuttavia essere fatte alcune comunicazioni non standard e ad hoc e per
queste la scelta è tra inglese, francese e tedesco.
Organizzazione di
coordinamento
Le informazioni fornite in questa tabella devono essere complete e precise. Confidiamo di poter mantenere
contatti via e-mail con la maggioranza dei progetti. Fornire, se del caso, dettagli separati di contatto per il
coordinatore (gestore quotidiano) del progetto, per la persona che gestirà le finanze (che può rispondere a
domande sui conti bancari e sulla contabilità del progetto), nonché per la persona autorizzata a firmare il
contratto. Quest'ultima dovrà anche firmare tre copie del modulo di domanda e dei suoi allegati.
Stato giuridico
I servizi finanziari della Commissione non sono in grado di confermare progetti ed effettuare pagamenti
senza la prova che l'organizzazione di coordinamento dispone di uno stato giuridico ed esiste effettivamente
al momento della domanda. Accludere la relativa documentazione come allegati 1 e 2.
Pagina 5 - Altre organizzazioni partecipanti
Organizzazioni
Fornire informazioni sintetiche riguardo a tutte le organizzazioni che partecipano attivamente al progetto e
partecipanti 2 +
coinvolte nel bilancio del progetto (che contribuiscono ai costi e beneficiano del finanziamento). Non è
necessario indicare organizzazioni che saranno retribuite dai fondi del progetto ma che non contribuiranno
ai costi del progetto.
Organizzazioni
supplementari
Elencare altre organizzazioni che non partecipano al bilancio ma che svolgeranno un ruolo significativo
nell'evoluzione del progetto, ad esempio organismi di comunicazione, sponsor, istituti locali
scolastici/istruzione, centri commerciali, associazioni, persone celebri, ecc.
Pagina 6 - Caratteristiche del progetto
Attività principali del
Questo elenco non è esaustivo. Se necessario ricorrere alla categoria "altre".
progetto
Lingue contemplate
Compilare questa sessione soltanto se il progetto si concentra specificamente su una o più lingue
ammissibili. Le lingue ammissibili sono quelle indicate nell'invito a presentare proposte (elenco a pagina 2)
nonché altre lingue approvate dagli Stati membri. Consultare l'Ufficio nazionale di coordinamento per i
dettagli.
Impatto geografico del
progetto
I progetti possono avere un impatto locale, nazionale o internazionale. Impiegare questa tabella per
descrivere per ciascun paese i luoghi dove si prevede di attirare l'attenzione e svolgere le attività.
Pagina 7 – Descrizione dettagliata e giustificazione del progetto
Le informazioni qui fornite saranno determinanti ai fini dell'accettazione o meno del progetto. Si dovrà aver cura che queste pagine
forniscano informazioni chiare e concrete sul progetto, comprensibili anche da persone che non sanno nulla al riguardo. Ricordarsi
che la procedura di selezione si svolge a livello nazionale e a livello internazionale. Pertanto dovranno essere spiegati, se possibile (o
evitati) riferimenti alle abbreviazioni locali e a termini gergali. È utile numerare le risposte e impiegare le domande come titoli per le
risposte.
Perché?
Rispondere a tutte e tre le domande.
1.2 Spiegare perché sono state contrassegnate le caselle interessate a pagina 6.
1.3 Questa domanda è particolarmente importante per progetti locali, regionali o nazionali. Esporre gli
aspetti che rendono il progetto particolarmente interessante in una prospettiva europea.
Che cosa?
Questo spazio è previsto per descrivere tutti gli aspetti del progetto e il modo in cui lo si intende organizzare.
In questa fase non si tratta di un piano di lavoro dettagliato ma una descrizione graduale dei contenuti, delle
modalità di svolgimento, delle persone coinvolte, ecc. Può essere utile immaginare di essere intervistati per
un articolo sul progetto.
Chi?
Qui va indicato chi fornisce i vari tipi di competenze necessarie per il progetto. Andrà indicato chi sarà
responsabile per ciascuna delle aree di lavoro previste. La Commissione sarà più facilmente indotta a
investire in un progetto quando sia accertato che la gestione e lo sviluppo siano stati ben preparati.
Come e quando?
Questa sezione fornisce il piano di lavoro dettagliato per l'intero periodo del progetto. All'atto della
valutazione delle domande questo piano di lavoro sarà raffrontato alle informazioni presentate nel mpdulo
"bilancio" per garantire che esse siano coerenti. Non vi è un formato prescritto per il piano di lavoro. La
durata dipenderà in gran parte dal disegno e dalla complessità del progetto e dalla partnership. Da questo
documento dovrà risultare chi fa che cosa? Da parte chi? E con quale risultato? Il piano di lavoro deve
inoltre indicare per le persone coinvolte nel progetto i loro compiti e i loro termini.
IMPATTO!
Nel corso dell'Anno europeo la Commissione spera di attirare molta attenzione nella stampa. I progetti
finanziati sono determinanti in questa strategia dato che si basano su enti locali. Prima di iniziare i progetti si
dovrà essere in grado di identificare i canali di comunicazione disponibili per il progetto in parola affinché si
sappia cosa si sta facendo e quali sono i risultati.
Altri aspetti
Questo spazio va usato per tutto ciò che non può essere indicato nel resto delle domande in questa
sezione.
Pagina 8 - Bilancio e programmazione finanziaria e dichiarazione
Bilancio
Tutte le informazioni sul bilancio vanno fornite nell'allegato al modulo di domanda. Istruzioni specifiche per
compilare tutte le tabelle si trovano nel prosieguo di questa guida. Tutte e tre le copie di ciascun allegato
vanno firmate e datate.
Dichiarazione
2.
Tutte e tre le copie della domanda devono essere firmate dalla persona indicata a pagina 4 come
"autorizzata a firmare convenzioni finanziarie e contratti".
Cosa succede dopo la presentazione della domanda?
Alle domande viene assegnato un numero di riferimento e l'avviso di ricezione è rinviato al coordinatore. Una
copia della domanda viene inviata immediatamente alla Commissione europea dove viene registrata a livello
centrale insieme alle domande presentate in tutti i paesi partecipanti. In questa fase la Commissione è in grado di
stabilire l'entità dei fondi richiesti e anche di elaborare un quadro delle caratteristiche di tutti i vari progetti proposti.
L'Ufficio nazionale di coordinamento valuta tutte le domande in base ai criteri di ammissibilità e di selezione
pubblicati nell'invito a presentare proposte. Completata questa fase, la seconda copia di ciascuna domanda viene
inviata alla Commissione europea unitamente a una copia della valutazione. L'Ufficio nazionale di coordinamento
trattiene la terza copia per proprio uso.
La Commissione, assistita da un gruppo di esperti, adotterà decisioni riguardo alle domande da accettare,
facendo in modo che vi sia un equilibrio tra temi, priorità e naturalmente tra paesi. L'elenco di progetti da
approvare verrà quindi discusso in occasione della riunione del Comitato per l'Anno europeo delle lingue (a
dicembre per la prima scadenza e in una data da confermare per la seconda scadenza).
La Commissione seguirà quindi una serie di procedure per la definizione di convenzioni finanziarie per i progetti
selezionati e per il loro inoltro, nonché per il primo acconto della sovvenzione da trasferire sui conti
dell'organizzazione beneficiaria. Queste procedure sono molto dettagliate e possono richiedere tempo. È quindi
possibile che i coordinatori e/o le persone responsabili degli aspetti finanziari nelle istituzioni di coordinamento
siano contattati in relazione a questo lavoro preparatorio. I richiedenti devono tuttavia prendere nota che la
sovvenzione del progetto non è confermata fintantoché non sia firmata la convenzione finanziaria. Nei limiti del
possibile la Commissione emetterà le convenzioni finanziarie in modo da garantire che quelle le cui attività relative
al progetto inizino entro breve tempo ricevano i relativi contratti in via prioritaria. È tuttavia sempre possibile che in
taluni casi i progetti selezionati debbano iniziare un po' più tardi di quanto previsto mentre queste procedure
vengono finalizzate. La Commissione può inoltre chiedere informazioni supplementari sul contenuto del progetto.
Ciò avverrà di norma per aiutare nel lavoro di pubblicità e di informazione connesso con l'Anno europeo.
Il pacchetto contrattuale è costituito dalla convenzione finanziaria stessa e da una serie di allegati riguardanti, tra
l'altro, le norme che disciplinano le spese ammissibili e le istruzioni per la presentazione di una relazione e di un
rendiconto finale al termine del progetto.
Quale sarà la percentuale di domande accettate?
È difficile per la Commissione valutare quale sarà il livello delle domande di progetti. La procedura di domanda
intende certamente dar luogo a un'ampia serie di progetti cofinanziati, alcuni dei quali su ampia scala e a carattere
internazionale e alcuni dei quali su scala ridotta e a livello locale. La Commissione si impegnerà inoltre per far sì
che vi siano progetti finanziati per ciascun paese e che globalmente i progetti selezionati rappresentino una
combinazione diversificata di temi e priorità.
Vi è pertanto spazio per tutti e desideriamo incoraggiare progetti di organizzazioni che non sono state coinvolte in
precedenza in programmi comunitari.
Cosa succede se il progetto non viene selezionato?
I coordinatori di progetti che non sono stati selezionati riceveranno notifica scritta non appena possibile dopo la
riunione del Comitato. La notifica preciserà le principali ragioni per cui non è stato possibile approvare il progetto.
Tuttavia ciò non significa che ciò sia l'epilogo. In ogni paesi dell'UE e dell'SEE, nonché in altri Stati membri del
Consiglio d'Europa si offrono numerose opportunità per partecipare a manifestazioni e ad attività che si
svolgeranno nel corso dell'Anno europeo delle lingue senza il sostegno del (numero limitato) di sovvenzioni. Vi
sarà materiale pubblicitario da distribuire tramite gli Uffici nazionali di coordinamento. I richiedenti una
sovvenzione si trovano già sull'elenco di indirizzi per ulteriori informazioni.
Per l'Anno europeo delle lingue è stato installato un sito web speciale che fornisce numerose informazioni e idee
riguardo alla partecipazione. Confidiamo molto che qualora la domanda non venga accolta, i richiedenti vogliano
restare in contatto e partecipare all'Anno europeo delle lingue.
BUONA FORTUNA!
Sezione 3 – Istruzioni per compilare il modulo "Bilancio"
Tutte le richieste di sovvenzioni nell’ambito dell’Anno europeo delle lingue 2001 devono comprendere le voci dettagliate
del costo totale stimato del progetto. La presentazione degli aspetti finanziari del progetto è vincolata a una serie di
norme rigide che si applicano a vari programmi di finanziamento della Commissione. Queste note intendono fornire a
tutti i candidati le informazioni necessarie per compilare e inviare correttamente le tabelle finanziarie. Se non si
seguono queste istruzioni, è probabile che la richiesta non venga accettata.
Di seguito elenchiamo gli allegati finanziari al modulo di richiesta di sovvenzione
• Allegato 3: Scheda “Identificazione finanziaria”
In questa scheda risulteranno tutti i dati bancari necessari per redigere i contratti ed effettuare i pagamenti dei
progetti approvati. Va compilata, firmata e inviata insieme al modulo di candidatura. Si rammenta che i dati
bancari devono riferirsi al conto di un organismo e non a un conto personale.
•
Allegato 4: Modulo “Bilancio”
Il modulo del bilancio, sotto forma di documento Excel, è composto da una serie di tabelle standard e
consiste in una sintesi del bilancio del progetto. I candidati devono assicurarsi che tutte le tabelle siano
completate e inviate conformemente alle istruzioni in questa nota.
• Allegato 5: Spiegazioni dettagliate di ogni voce di bilancio eccedente i 1.500 euro
Non esiste un modulo standard per questo allegato: i candidati possono scegliere il formato che ritengono più
utile e adatto. Questo allegato costituisce fondamentalmente il bilancio dettagliato del progetto. Il candidato è
tenuto a fornire spiegazioni per ogni voce di bilancio che superi i 1.500 euro e dovrà inoltre includere tutte le
spiegazioni richieste specificamente nel modulo “Bilancio” (allegato 4).
Se la candidatura è accolta, questi allegati diverranno parte formale del contratto relativo alla sovvenzione.
1 Principi generali
•
•
•
•
•
•
Tutti gli importi devono essere espressi in EURO.
Qualora la domanda abbia esito positivo la ripartizione del bilancio, come riportata nel formulario, dovrà essere
allegata alla convenzione finanziaria stipulata tra la Commissione e il beneficiario e ne costituirà parte integrante.
L'allegato 5 comprende:
•
il metodo di calcolo per tutti gli importi superiori a 1.500 EURO;
•
le spiegazioni specificamente richieste nelle tabelle.
I contributi in natura devono essere indicati chiaramente come tali e non possono essere sovvenzionati.
Si segnala che il costo dell'IVA non è ammissibile, a meno che il beneficiario non possa recuperarlo.
Tutti i riferimenti a paesi al di fuori dei 18 paesi ammissibili dell'UE e dell'SEE vanno ignorati (si tratta di tabelle
standard impiegate per vari programmi, alcuni dei quali presentano differenti norme di ammissibilità alla
partecipazione).
Parte I:
Spese
La parte "spese" del modulo è suddivisa in tre colonne:
Bilancio totale di previsione:
Sovvenzione richiesta
alla Commissione
insieme delle spese che il beneficiario ritiene di dover sostenere per la realizzazione
del progetto. Questa colonna deve essere compilata in sede di presentazione della
richiesta di sovvenzione e deve indicare tutte le spese previste per la realizzazione
del progetto. Essa deve essere completata in ogni caso.
questa colonna deve essere complilata solo nei casi seguenti:
–
la richiesta di aiuti finanziari alla Commissione riguarda solo taluni capitoli o
voci del bilancio totale di previsione;
–
dopo la lettura della presente nota informativa, l'organismo richiedente ritiene
che talune spese non siano ammissibili; è allora necessario citare nella
colonna 2 solo le spese ammissibili per le quali sono richiesti aiuti finanziari.
Se gli aiuti finanziari sono richiesti come contributo (totale o parziale) al bilancio
totale di previsione, in questa colonna non deve essere citato alcun importo.
Spese effettive totali
Tabella 1:
La colonna "Spese effettive totali" non deve essere compilata all'atto della
presentazione della domanda. Questa informazione sarà richiesta al termine del
periodo di finanziamento. Il contraente prescelto riceverà istruzioni sul modo di
compilare queste caselle.
Personale
Sono ammissibili per una sovvenzione unicamente le spese di personale sopportate direttamente ed esclusivamente
dal beneficiario per servizi connessi al progetto e/o da altri organismi partecipanti (comprese spese per personale
supplementare).
i.
ii.
Le spese relative al personale saranno calcolate in base ai costi lordi giornalieri del dipendente in parola,
moltiplicati per il numero di giorni dedicati al progetto. Il calcolo dei costi lordi comprenderà tutti i normali
oneri corrisposti dal datore di lavoro, quali l'assicurazione sociale, i contributi sociali e i relativi costi, ad
esclusione di qualsiasi premio, incentivo, partecipazione agli utili, spese generali.
I costi relativi al personale non dovranno superare le normali condizioni di mercato in vigore nel paese
interessato.
In mancanza di una contabilità analitica il beneficiario prenderà i provvedimenti necessari per permettere
l'identificazione e il controllo delle spese di personale. Ciò può essere fatto, ad esempio, mediante schede di lavoro
individualizzate e firmate dai prestatari.
Qualora le spese di personale superino 1.500 Euro, si dovranno fornire le seguenti spiegazioni nell'allegato 5:
• il modo di calcolo dei tassi giornalieri impiegati per la tabella 1;
• il modo in cui il numero di giorni e il numero di persone sono collegati la programma di lavoro per il progetto.
Tabella 2:
Spese generali
Le spese generali sono limitate a tre tipi soltanto di costi:
• forniture di ufficio/fotocopie
• telefono, fax, posta e spese di telecomunicazioni
• materiale informatico.
Le spese generali in dette categorie non devono superare il 10% della tabella 1 (personale) e devono rappresentare
spese proprie di ciascun partner. I forfait sono accettati solo a titolo eccezionale e il loro metodo di calcolo deve essere
dettagliato.
Le spese di distribuzione relative ai prodotti e agli strumenti di diffusione devono essere indicate nella tabella 5.
Le spese per materiale informatico sono ammissibili nei limiti e al pro rata del loro impiego ai fini del progetto.
L'acquisto di materiale incluso nel bilancio del progetto deve essere effettuato dopo la data d'inizio della convenzione.
Per attrezzature dal costo superiore a 1.000 Euro può essere incluso nel bilancio del progetto unicamente il valore di
ammortamento, calcolato su un periodo di 36 mesi. Questo importo deve quindi essere modificato in base alla
percentuale d'impiego dell'attrezzatura per il progetto.
ESEMPIO:
Prezzo d'acquisto del materiale: 1.500 Euro
Valore di ammortamento su 36 mesi = 41,67 euro / mese
Durata del progetto = 8 mesi
Valore di ammortamento per il progetto = 8 * 41,67 = 333,33
Impiego dell'attrezzatura per il progetto = 20%
Importo da includere nel bilancio del progetto = 66,6 Euro
Le spese di impiego di attrezzature già pagate prima dell'inizio del contratto o che sono state già finanziate o
cofinanziate dalla Commissione non saranno considerate ammissibili. Rientrano nella categoria di spese ammissibili il
software e il materiale di consumo.
Tabella 3:
Nota:
Spese di viaggio relative alla realizzazione del progetto
Se si tratta di spese di viaggio/soggiorno di partecipanti ad una conferenza o a un seminario organizzato
nell'ambito del progetto, le spese in questione devono essere indicate al capitolo 4c1-4c3 del modulo.
i.
Il beneficiario e i suoi partner sono tenuti ad utilizzare la formula di viaggio più economica ed invitati a
contattare diverse agenzie di viaggi per ottenere le migliori tariffe possibili. Il beneficiario e i suoi partner
devono utilizzare per quanto possibile i biglietti Apex e approfittare delle tariffe ridotte.
ii. Per viaggi che non eccedono i 400 chilometri ritorno è utilizzato il treno (in prima classe se il beneficiario lo
desidera e la sua organizzazione lo permette), salvo in caso d’urgenza o quando siano necessarie traversate
marittime. Per i viaggi superiori ai 400 chilometri, può essere utilizzato l’aereo, ma soltanto in classe
economica.
iii. Le spese di viaggio in automobile sono ammissibili, ma calcolate alle condizioni seguenti:
a)
In caso di viaggio in automobile personale o taxi, l’importo ammissibile è limitato a una tratta
ferroviaria equivalente in prima classe (indipendentemente dal numero di passeggeri
dell’automobile).
b)
In caso di automobile a noleggio (automobile della classe A o, in caso di spostamento di più di 2
persone, al massimo della classe B), sono accettate le spese reali. Tuttavia, le spese di
automobile a noleggio sono ammissibili soltanto se è provata la mancanza di un altro mezzo di
trasporto adeguato.
iv. I costi di assicurazione inerenti al viaggio sono ammissibili.
v. Le spese per viaggi in paesi diversi da quelli in cui sono situati i partner saranno ammissibili esclusivamente
se il viaggio in questione si rivela necessario ai fini del progetto. In tutti i casi andrà fornita nell'allegato 5 una
spiegazione dettagliata per questi viaggi.
vi. Non sono ammesse spese di viaggio al di fuori di paesi ammissibili UE/SEE.
vii. Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili purché:
• siano necessarie e ragionevoli, tenendo conto del luogo di soggiorno;
• siano calcolate in base alle regole interne dell’organizzazione partner in questione;
• non superino gli importi massimi specificati nella tabella riportata in appresso.
L'importo massimo per spese di vitto e alloggio per persona e per giorno in ciascuno dei paesi partecipanti è il
seguente:
Paese
BE Belgio
DK Danimarca
DE Germania
GR Grecia
ES Spagna
FR Francia
IE Irlanda
IT Italia
LU Lussemburgo
Massimo in EURO
150
179
127
113
141
130
165
130
143
Paese
NL
AT
PT
FI
SE
UK
IS
LI
NO
Paesi Bassi
Austria
Portogallo
Finlandia
Svezia
Regno Unito
Islanda
Liechtenstein
Norvegia
Massimo in EURO
148
122
143
156
157
199
183
174
171
Gli importi specificati nella tabella comprendono tutti i costi connessi con il soggiorno nel paese in questione.
A condizione che vengano rispettati i limiti di cui sopra, il beneficiario potrà optare per il rimborso delle spese di
vitto e alloggio su base effettiva o fissa. Tuttavia, qualora le regole interne del beneficiario impongano limiti
inferiori a quelli riportati nella tabella in alto, tali limiti dovranno essere utilizzati come base di calcolo.
L'allegato 5 deve fornire dettagli riguardo alle previste riunioni e ad altri viaggi riportati nel modulo. Si dovrà indicare il
luogo di partenza e di destinazione nonché i motivi per le riunioni/viaggi. Inoltre, in conformità del punto v) di cui sopra i
viaggi al di fuori dei paesi della partnership devono essere spiegati e giustificati nell'allegato 5.
Tabella 4:
Conferenze/seminari/colloqui
In questa tabella devono essere inserite tutte le spese relative a: conferenze, seminari, colloqui che sono parte del
progetto per i quali è richiesta una sovvenzione. Qualora si preveda la realizzazione di molteplici avvenimenti, si dovrà
compilare una serie di tabelle per ogni avvenimento il cui bilancio totale di previsione supera 50.000 EURO.
Voce 4-b:
le condizioni applicate ai costi di viaggio/soggiorno della tabella 3 si applicano anche alle voci
"Viaggi conferenzieri/partecipanti" e "Soggiorno conferenzieri/partecipanti" nella tabella 4.
Voce 4-d:
l'importo massimo ammissibile è di 500 EURO/giorno/interprete. Sono accettati al massimo due
interpreti al giorno per lingua (al massimo tre interpreti, se sono impiegate più di sei lingue).
Tabella 5:
Produzione/diffusione/informazione
Il contenuto degli strumenti di diffusione dei risultati del progetto deve essere dettagliato nell'allegato 5 con particolare
riferimento ai seguenti aspetti: struttura, fonti, obiettivi, pubblico "bersaglio"..
Nella descrizione del progetto è necessario precisare se è prevista una commercializzazione degli strumenti di
diffusione/informazione.
Al termine del progetto gli strumenti di diffusione/informazione dovranno essere trasmessi in 5 copie alla Commissione.
Qualora la diffusione avvenga via Internet dovrà essere fornito il numero URL completo, unitamente a codici di
accesso.
Voce 5-a
Voce 5-b
Costi di produzione: fornire una specifica di tutti i prodotti nell'allegato 5.
Costi di traduzione: la tariffa massima ammissibile è di 1 EURO/riga.
Voce 5-c
Costi di distribuzione: citare anche il canale (i canali) di distribuzione nell'allegato 5.
Tabella 6:
Varie
I vari tipi di spese generalmente considerati ammissibili dalla Commissione figurano nelle tabelle da 1 a 5. Può darsi
comunque il caso che la specificità di taluni progetti comporti altri tipi di spese che possono essere inserite nella tabella
6. Se necessario, le spese bancarie possono essere incluse in questa tabella.
Tutti i costi indicati come “altri costi” devono essere dettagliati nella tabella 6. Nell'allegato 5 si dovrà fornire una
descrizione dettagliata riguardo alla loro pertinenza agli obiettivi del progetto e al rapporto costo/efficacia.
Partecipazione di paesi associati
Questo non è rilevante per progetti finanziati nel quadro dell'Anno europeo delle lingue. Queste tabelle non vanno
compilate.
Parte II:
Entrate
Tutte le entrate previste, comprese quelle non ancora confermate, devono essere inserite nella tabella Entrate all'atto
della domanda. Qualora domande di sovvenzione siano state presentate ad altri servizi della Commissione, ciò andrà
specificato nella domanda, unitamente all'azione o al programma in parola, oltre al numero di riferimento della
sovvenzione qualora sia già stata accordata.
La tabella Entrate deve anche essere compilata all'atto del rinvio del formulario con le spese effettive totali e le entrate
del progetto.
I richiedenti nel quadro dell'Anno europeo delle lingue non devono utilizzare le tabelle intitolate "partecipazione di
paesi associati"
N.B.:
Il modulo bilancio deve essere datato e firmato sul modulo fornito sia al momento della presentazione della richiesta di
sovvenzione che al momento della trasmissione della relazione e delle distinte finali.
Sezione 4 - Introduzione alla gestione del bilancio del progetto
Con questo documento s'intende aiutare i candidati a preparare il loro progetto e la richiesta di sovvenzione
nell'ambito dell'Anno europeo delle lingue 2001. Vi sono raccolte alcune norme che si applicano alla gestione della
sovvenzione e del progetto, nel caso la richiesta sia accolta. Tutte le sovvenzioni concesse saranno regolate da
un contratto, stipulato dalla Commissione e dall'organismo coordinatore (beneficiario) del progetto. Il contratto è
altresì noto come "convenzione finanziaria" e in ogni caso prevale sul contenuto della presente nota esplicativa.
1
Introduzione
Le sovvenzioni comunitarie vogliono essere un incentivo alla realizzazione di progetti che non sarebbero attuabili
senza il sostegno comunitario. Esse operano in base al principio del co-finanziamento. La sovvenzione normalmente
non copre l'intero costo del progetto e pertanto l'organismo richiedente deve essere in grado di contribuire con fondi
propri e/o ricorrere ad altre fonti di finanziamento. La sovvenzione massima concessa nell'ambito dell'Anno europeo
delle lingue corrisponde al 50% dei costi totali ammissibili. In nessun caso la sovvenzione comunitaria può essere
utilizzata per dar luogo a profitto.
2. Come stabilire l'importo della sovvenzione
Nel modulo di candidatura si deve specificare il costo totale del progetto e l'importo della sovvenzione richiesta. La
sovvenzione che verrà concessa alle candidature approvate dipenderà dai costi ammissibili del progetto e sarà fissata
in euro. Le sovvenzioni accordate dalla Commissione possono assumere una delle seguenti forme:
. un contributo al bilancio totale previsto;
. un contributo limitato a talune sezioni o voci del bilancio.
2.1 Differenze tra la sovvenzione concessa e quella richiesta
Può verificarsi che la sovvenzione inizialmente concessa sia inferiore all'importo richiesto. Generalmente ciò è
dovuto al fatto che la Commissione ha individuato uno o più problemi nell'analisi delle tabelle finanziarie. Ecco i più
comuni:
•
alcune voci di bilancio non soddisfano una o più di una delle condizioni di ammissibilità esposte nella
presente nota;
•
la richiesta di sovvenzione è superiore al 50% dei costi ammissibili;
•
la presentazione e/o la giustificazione di talune voci non è chiara o corretta;
•
alcuni costi paiono gonfiati (eccedenti rispetto al tasso di mercato del paese in questione) o ingiustificati
(non è chiaro il legame con le attività del progetto esposte nel modulo di candidatura);
•
l'importo delle sovvenzioni richieste è superiore alla quantità di fondi a disposizione per tale fine.
Il candidato deve pertanto prestare la massima cura nel redigere il piano di lavoro e compilare le tabelle finanziarie,
tenendo presente che dovrà essere chiaro a chiunque non conosca il progetto come egli intende impiegare il
bilancio che ha presentato e come ha calcolato i vari costi.
2.2 Differenze tra la sovvenzione concessa e quella ricevuta
E' altresì possibile che la sovvenzione da ultimo ricevuta, alla fine del progetto, sia inferiore all'importo iniziale
assegnato. Ciò può accadere perché il limite massimo della sovvenzione, fissato nell'accordo finanziario, è sempre
determinato sulla base della stima della spesa ammissibile, così come viene presentata e giustificata nella
richiesta iniziale. L'importo finale della sovvenzione si calcola sulla spesa ammissibile reale sostenuta nel corso del
progetto e di cui si dà conto alla fine del periodo contrattuale. Non è pertanto nell'interesse dei richiedenti
presentare un bilancio poco realistico in questa fase, in quanto potrebbe causare problemi alla fine del progetto.
2.3 Calcolo della sovvenzione ricevuta
Il metodo di calcolo della sovvenzione finale varia a seconda se il limite massimo della sovvenzione si situa al di sopra
o al di sotto di 5.000 euro.
Definizioni
•
•
"Stima di bilancio totale": spesa totale che il beneficiario prevede di dover sostenere nella realizzazione del progetto.
•
"Stima della spesa ammissibile": spesa prevista conforme alle norme della Commissione sulla spese ammissibili e che la
Commissione ritiene possa essere coperta, in parte o totalmente, dalla sovvenzione.
•
"Spesa totale reale": tutte le spese effettivamente sostenute dal beneficiario nella realizzazione del progetto.
•
"Spesa ammissibile reale": tutte le spese effettivamente sostenute dal beneficiario per le voci che la Commissione ritiene
possano essere coperte, in parte o totalmente, dalla sovvenzione.
Sovvenzioni superiori a 5.000 euro
Queste sovvenzioni sono vincolate alla clausola della percentuale massima di intervento, contenuta nell'accordo e
calcolata come segue:
Limite massimo della sovvenzione x 100
Stima della spesa ammissibile
La percentuale risultante si arrotonda sistematicamente per eccesso al 5% superiore.
Le sovvenzioni superiori a 5.000 euro sono pertanto soggette a un doppio limite: l'importo massimo possibile, che
non può essere superato in nessun caso, e l'importo calcolato applicando la clausola della percentuale, se la
spesa ammissibile reale è inferiore alla stima della spesa ammissibile.
Esempio:
In sede di stesura del contratto:
–
–
–
stima della spesa ammissibile del progetto:
limite massimo della sovvenzione:
percentuale massima del contributo arrotondato al:
Alla presentazione del conteggio finale dei costi:
a. – spesa ammissibile reale:
– importo finale della sovvenzione:
b. – spesa ammissibile reale:
– importo finale della sovvenzione:
•
euro 17.500
euro 7.500, ovvero 42.9%
45%
euro 20.000
20.000 x 45%, limitato a un limite massimo
di euro 7.500
euro 15.000
15.000 x 45% = euro 6.750
Sovvenzioni inferiori a 5.000 euro
Queste sovvenzioni non sono vincolate a una clausola di percentuale massima, tuttavia l'importo finale della
sovvenzione, fissato sulla base di una verifica compiuta dalla Commissione sul calcolo dei costi presentato dal
beneficiario, è limitato all'importo massimo stabilito nell'accordo. Non può comunque mai superare la spesa
ammissibile reale.
In tutti i casi, se gli introiti totali reali eccedono la spesa totale reale, la sovvenzione della Commissione è ridotta
nella misura dell'importo eccedente.
2.4 Ammissibilità della spesa
Per essere ritenute ammissibili, le spese previste devono soddisfare le seguenti condizioni:
1)
essere ragionevoli e indispensabili alla realizzazione del progetto, nonché essere in relazione diretta con
lo stesso nel periodo coperto dalla sovvenzione. La sovvenzione non può coprire alcuna spesa
sostenuta anteriormente o posteriormente alle date concordate nel contratto stipulato tra la
Commissione e il beneficiario;
2)
essere identificabili e verificabili. A tal fine, il beneficiario dovrà eventualmente aprire conti bancari
appositi. Nel calcolo finale dei costi potranno figurare solo le spese realmente sostenute basate su
pagamenti di fatto eseguiti di cui si possano presentare le fatture;
3)
finanziare attività che abbiano luogo nei paesi ammessi a usufruire di sovvenzioni nell'ambito dell'Anno
europeo (paesi UE e SEE) e a cui prendano parte cittadini di questi paesi. Ogni attività che si svolga al
di fuori di quest'area geografica non può essere inclusa nella candidatura o nelle tabelle finanziarie.
Si tenga conto che la Commissione si riserva il diritto di precisare le voci di bilancio ammissibili che possono
essere coperte dalla sua sovvenzione.
3. Contratti
A tutti i candidati selezionati sarà chiesto di firmare una convenzione finanziaria con la Commissione, che investirà tutti
gli aspetti della gestione della sovvenzione. Non sarà effettuato alcun versamento, né sarà avviato alcun progetto
finché entrambe le parti non abbiano siglato tale convenzione. Pertanto si consiglia vivamente ai candidati di tener
conto di questo aspetto nel programmare l'avvio delle loro attività e di evitare spese eccessive all'inizio dei mesi di
gennaio (per la prima scadenza) e giugno (per la seconda scadenza).
I termini della convenzione con la Commissione possono essere modificati solo da un accordo firmato da entrambe le
parti. Gli accordi verbali non sono validi. I beneficiari che desiderano modificare i termini della convenzione devono
richiedere l'approvazione della Commissione almeno 60 giorni prima della data di scadenza della convenzione in
questione.
Per i progetti a cui partecipano vari organismi, il beneficiario deve stipulare accordi separati con ogni partner, in modo
che ciascuno di essi possa gestire la propria parte di bilancio alle stesse condizioni del beneficiario.
4. Pagamenti da parte della Commissione
La sovvenzione è corrisposta in euro ed è ripartita in due rate:
80 % – un anticipo nei 60 successivi al ricevimento da parte della Commissione dell'accordo firmato;
20 % – il saldo nei 60 giorni successivi al ricevimento e accettazione da parte della Commissione della relazione del
progetto e il calcolo finale dei costi.
Se l'importo dell'anticipo corrisposto è superiore all'importo definitivo della sovvenzione, verrà chiesto al beneficiario di
rimborsare la quota eccedente. Tale situazione può verificarsi laddove la spesa ammissibile reale è inferiore a quella
prevista nella stima della spesa ammissibile per il progetto.
I riferimenti bancari forniti nell'allegato 3 della candidatura devono rimanere validi per il periodo dell'accordo finanziario.
Eventuali cambiamenti sono ammessi solo in via eccezionale e possono comportare notevoli ritardi nel versamento dei
pagamenti.
5. Gestione del bilancio
Le convenzioni finanziarie consentono un certo margine di flessibilità nella gestione del bilancio. Occorre tuttavia agire
con massima attenzione qualora si trasferiscano fondi da una tabella finanziaria all'altra. Ai candidati è chiesto di
indicare le loro previsioni di spesa in 6 tabelle riassuntive:
Tabella 1
Tabella 2
Tabella 3
Tabella 4
Tabella 5
Tabella 6
Personale
Spesa generale
Costi di viaggio e di soggiorno generati dalla realizzazione del progetto
Costi per conferenze e seminari
Costi di produzione, divulgazione e informazione
Altri costi
Molti progetti non contempleranno tutte le voci di spesa sopraindicate. Il candidato è pertanto tenuto a compilare solo le
tabelle relative al proprio progetto.
Il bilancio presentato in queste tabelle costituirà la base della convenzione finanziaria. Nel corso della realizzazione del
progetto può accadere che occorrano più fondi per i viaggi, ad esempio, e un po' meno per il personale. Per tutti i
progetti vige la possibilità di modificare le assegnazioni di bilancio fino al 10% dell'importo iniziale, fermo restando che
non si possono operare trasferimenti di denaro a sezioni o voci non coperte dalla sovvenzione della Commissione.
Al termine del progetto, tuttavia, se nel calcolo finale risulta che è stata spesa per una delle 6 singole voci di bilancio
una somma maggiore della quantità iniziale più il 10% (=110% dell'importo iniziale), la quota eccedente non si
considererà sovvenzionabile e sarà dedotta dalla spesa totale reale per arrivare alle spese ammissibili reali. In alcuni
casi ciò può implicare una riduzione della sovvenzione.
E' quindi importante redigere con estrema cura il bilancio iniziale, facendo sì che si avvicini il più possibile ai costi reali
del progetto. Occorre inoltre assicurarsi di avere usato tutte le voci di bilancio necessarie al vostro progetto. Ad
esempio, potreste non prevedere costi di pubblicazione al momento di presentare la vostra candidatura, per poi
rendervi conto che è necessario realizzare dei depliant. Se dovete affrontare delle spese alla voce "Produzione", e il
bilancio iniziale non prevedeva alcuna assegnazione a questa voce, tutte le spese in questione saranno dichiarate
inammissibili, salvo modifiche al bilancio iniziale.
E' consentito modificare il bilancio in corso di progetto, ma per fare ciò occorre presentare nuovamente tutto l'allegato
finanziario, giustificando i cambiamenti. In genere questo tipo di modifiche non viene più accettato nei 60 giorni anteriori
alla scadenza del periodo contrattuale.
6. Valuta
La stima del bilancio totale e il calcolo finale dei costi devono essere espressi in euro.
Se vi sono spese dichiarate che sono state effettuate nella valuta nazionale, il beneficiario le convertirà in euro al tasso
di cambio applicato dalla sua banca per la conversione dell'anticipo corrisposto dalla Commissione. Una copia
dell'estratto conto in cui figuri il tasso in questione deve essere allegata al calcolo finale dei costi.
Nel caso di un partenariato, le stesse regole saranno applicate dai partner nel loro rapporto con il coordinatore.
7. Appello alla concorrenza
Per gli appalti relativi alla prestazione di servizi o di forniture collegati alla realizzazione del progetto, gli organismi
beneficiari dovranno seguire le norme interne abituali. In tutti i casi, deve essere fatto appello alla concorrenza
(almeno tre offerte) per gli appalti che superano i 10.000 euro. La Commissione può richiedere una prova della
gara in ogni momento della procedura contrattuale o nel corso della valutazione delle relazioni finali.
Si consiglia pertanto ai candidati di richiedere i preventivi di prezzo per i servizi particolarmente costosi (quali
pubblicazioni, progetti di design, taluni tipi di consulenze, servizi relativi alle conferenze ecc.) per consentire
l'elaborazione del bilancio iniziale. Se necessario, questi preventivi possono essere presentati all'interno dell'allegato 5.
8. Relazione e distinta dei costi
Per ottenere il pagamento finale, devono essere presentate alla Commissione una relazione riguardante la
realizzazione del progetto e una distinta finale dei costi che presenti le spese effettive totali sostenute. La distinta
deve essere obbligatoriamente presentata sullo stesso modulo della candidatura iniziale (modulo "Bilancio") e
deve essere dettagliata allo stesso livello della stima di bilancio totale allegata all'accordo. Essa deve essere
firmata nello spazio apposito (ultima pagina del "Modulo bilancio").
La Commissione si riserva il diritto di rifiutare i pagamenti in caso di mancato rispetto delle scadenze, della forma
e del contenuto delle richieste di pagamento (anticipi o saldo).
Le relazioni e/o le distinte incomplete, inesatte o non firmate saranno respinte e ciò può implicare gravi ritardi negli
eventuali pagamenti.
9. Controllo – Audit
Il beneficiario adotterà tutte le misure necessarie per consentire visite di controllo e d'ispezione e/o verifiche contabili da
parte della Commissione e della Corte dei conti europea. I controlli e le operazioni di audit possono aver luogo nella
sede del beneficiario e implicare l'esame di documenti, conti e fatture originali. La Commissione può inoltre richiedere
al beneficiario di trasmettere a Bruxelles per esame fatture e altri documenti giustificativi.
Si consiglia pertanto ai candidati di mettere in atto un sistema chiaro per effettuare i pagamenti sulla base di fatture e
per conservare queste ultime per tutta la durata del progetto, fino alla chiusura del fascicolo. Tutti i beneficiari sono
tenuti a conservare le fatture originali per cinque anni dalla fine del progetto. Nel caso di partenariati, il
beneficiario/coordinatore deve imporre le stesse condizioni ai partner. Ai fini di una corretta gestione della sovvenzione,
si consiglia vivamente ai coordinatori di far sì che gli organismi partner presentino copie certificate di tutte le fatture e
dei documenti giustificativi prima che venga loro corrisposto il denaro della sovvenzione.
Si prega di notare infine che la somma delle pezze giustificative di spesa deve corrispondere all'importo dichiarato
come "Spesa totale reale", e non solo alla parte coperta dalla sovvenzione.