DELIBERAZIONE N. 1415/2015 ADOTTATA IN DATA 18/09/2015 OGGETTO: Approvazione delle “Linee guida per la gestione di accordi e contratti di sponsorizzazione collegati a strumenti di comunicazione aziendale.” IL DIRETTORE GENERALE Assistito dal Direttore sanitario e dal Direttore amministrativo, che svolge le funzioni di verbalizzante; Premesso che questa azienda, con deliberazione n. 1182 del 30/07/2015, ha approvato il progetto P16-02.05 “HPG23 comunica”, proposto dall’USS Staff ufficio stampa e comunicazione, per la ricerca di contributi da privati a finanziamento delle iniziative dei piani di comunicazione aziendale orientate in particolare alla sponsorizzazione di manifestazioni pubbliche, attività promozionali e divulgative, campagne informative; Ricordato che il citato provvedimento prevede che i contributi degli sponsor possano essere collegati alla contropartita della visibilità di loro marchi o messaggi a supporto delle attività di comunicazione aziendale su diversi “strumenti di comunicazione“ attivabili dall’azienda ed in particolare: - newsletter aziendale e/o intranet comunicazione aziendale su monitor ambulatori comunicazione aziendale su spazi comuni interni o su totem aziendali materiali promozionali o orientativi per l’utenza convenzioni commerciali o di servizi riservate ai dipendenti (albo annuale delle convenzioni) - supporto a eventi aperti al pubblico e altre eventuali analoghe iniziative; Atteso che, anche al fine di garantire coerenza di orientamento e opportunità di accesso a tutti gli interlocutori che ne facciano richiesta, si ritiene opportuno predefinire i criteri generali e le soglie economiche cui dette collaborazioni debbano essere orientate nella loro gestione operativa affidata alle strutture di comunicazione e marketing aziendali ciascuna per la parte di competenza – così come sono presentati nelle “Linee guida per la gestione di accordi e contratti di sponsorizzazione collegati a strumenti di comunicazione aziendale”, allegate al presente provvedimento; Stabilito inoltre che le attività necessarie alla gestione delle sponsorizzazioni attivate saranno gestite in collaborazione tra il responsabile della struttura che gestisce la comunicazione aziendale (per la valutazione e definizione di tutti gli aspetti di Responsabile del procedimento: Dott. Mario Fraticelli FIRMATA DIGITALMENTE dal Direttore generale / Direttore sanitario / Direttore amministrativo USC Formazione, Marketing e libera professione compatibilità e coerenza con l’immagine aziendale dei messaggi e/o contenuti proposti dai soggetti che si candideranno alla visibilità dei propri marchi in accostamento alle campagne aziendali) e della struttura che gestisce le attività di marketing (per la definizione dei singoli specifici contratti o accordi e la gestione della parte economica); DELIBERA 1. di approvare quanto esposto nelle premesse al presente provvedimento, di cui costituiscono parte integrante; 2. di approvare le “Linee guida per la gestione di accordi e contratti di sponsorizzazione collegati a strumenti di comunicazione aziendale” nel testo allegato al presente atto (Allegato A); 3. di incaricare l’USS Staff ufficio stampa e comunicazione di valutare e definire gli aspetti di coerenza comunicativa citati in premessa e l’inserimento dei messaggi degli sponsor approvati negli strumenti di comunicazione prescelti; 4. di incaricare l’USC Formazione, marketing e libera professione delle attività amministrative collegate alle pratiche di sponsorizzazione approvate, predisponendo i contratti / accordi corrispondenti, le procedure per la fatturazione e gestione aziendale dei contributi ricevuti dai privati da assegnarsi all’autorizzazione n. 61662 “Marketing - Autorizzazione per contributi da privato” prevedendone l’utilizzo su base pluriennale. IL DIRETTORE GENERALE Dott. Carlo Nicora IL DIRETTORE SANITARIO Dott.ssa Laura Chiappa Responsabile del procedimento: Dott. Mario Fraticelli FIRMATA DIGITALMENTE dal Direttore generale / Direttore sanitario / Direttore amministrativo IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO Dr. Peter Assembergs USC Formazione, Marketing e libera professione Allegato A Linee guida per la gestione di accordi e contratti di sponsorizzazione collegati a strumenti di comunicazione aziendale. Con deliberazione n. 1182/2015 adottata in data 30/07/2015 HPG23 ha approvato bando di ricerca di contributi da privati a supporto del proprio piano di comunicazione. Di seguito vengono indicati gli strumenti operativi individuati per la sua attuazione. A - Supporto Piano comunicazione - Visibilità su Newsletter aziendale Newsletter - Strumento informativo interno distribuito di norma con cadenza mensile a tutti i 4.000 dipendenti e assimilati in formato PDF a colori allegato alla busta paga inviata individualmente alla e-mail personale. A fronte di contributo destinato al piano di comunicazione aziendale e alla realizzazione delle Newsletter, è garantita, per i soggetti la cui richiesta di sponsorizzazione viene ammessa, la visibilità del proprio marchio e del messaggio agli utenti con le seguenti modalità Tipo Posizione A1. BANNER un mese A2 BANNER Tre mesi consecutivi A3 BANNER un mese A4. BANNER un mese A5 BANNER Tre mesi consecutivi A6 BANNER un mese In coda al testo aziendale 19/20x6 cm (in ultima pagina ) In coda al testo aziendale 19/20x6 cm (in ultima pagina) Piedino di prima pagina 19/20x6 cm Formato In coda al testo aziendale 19/20x10/12 cm (in ultima pagina) In coda al testo aziendale 19/20x10/12 cm (in ultima pagina) Piedino di prima pagina 19/20x12 cm contributo 500 €/ mese + IVA 400 €/ mese + IVA 650 €/ mese + IVA 600 €/ mese + IVA 480 €/ mese + IVA 700 €/ mese + IVA Tra Sponsor e Azienda verrà sottoscritto specifico accordo o contratto di sponsorizzazione. È possibile acquisire pacchetti di almeno 12 banner, utilizzabili anche per comunicazioni di soggetti diversi tra loro, i cui contributi sono da versarsi cumulativamente e anticipatamente, ai quali sarà praticato uno sconto del 35% ; i banner acquisiti a pacchetto cumulativo dovranno essere utilizzati entro i successivi 18 mesi; il contratto / accordo di sponsorizzazione cumulativo verrà sottoscritto con il soggetto che operativamente assumerà l’impegno del contributo e che fornirà i dettagli delle comunicazioni. B - Supporto Piano comunicazione - Visibilità su ALBO di amici di HPG23 in cui sono presentate “OPPORTUNITÀ PER I DIPENDENTI” a loro riservate dallo sponsor. ALBO di amici di HPG23 - Elenco di Aziende o soggetti che intendono praticare per i propri prodotti o servizi condizioni o vantaggi specificamente riservati ai dipendenti di HPG23 che esibiscono il badge aziendale personale e non cedibile. Tale elenco viene (a) inserito in fondo alla newsletter spedita con cadenza mensile a tutti i 4.000 dipendenti e assimilati, in formato PDF a colori allegata alla busta paga inviata alla mail personale (b) reso accessibile a tutti gli oltre 4.000 dipendenti e assimilati che accedono alla intranet aziendale. A fronte di un contributo di 1.500 euro al piano di comunicazione aziendale di HPG23 vengono garantite le seguenti condizioni di visibilità per 12 mesi: - Comunicazione su ALBO amici di HPG23 di un testo di 150 caratteri utilizzabili per indicare Denominazione, ragione sociale, sede dello sponsor e 250 caratteri per descrivere le condizioni offerte ai dipendenti di HPG23 - Pubblicazione di un banner tipo A1 sul primo numero utile della Newsletter aziendale utilizzabile come annuncio dell’avvio della collaborazione. C - Supporto Piano comunicazione - Visibilità su RETE INTRANET Aziendale di HPG23 Intranet - L’intranet aziendale è lo strumento interno di distribuzione di informazione, di accesso alle comunicazioni generali urgenti e non, di accesso diretto ai software aziendali (posta elettronica, indirizzario mail e telefonico, software sanitari ecc.). L’accesso è personalizzato ed effettuato tramite username e password da tutti i dipendenti e assimilati dell’azienda a partire dall’home page Intranet. Successivamente all’accesso in home ogni utente accede alla propria pagina personale profilata in base a ruolo e incarico aziendale. Tra Sponsor e Azienda verrà sottoscritto specifico contratto / accordo di sponsorizzazione. Tipo A1. BANNER 12 mesi A2. BANNER 12 mesi Posizione Home page generale Intranet / Scorrevole temporizzato con massimo 10 inserzionisti Pagina personalizzata per profilo professionale: Medici - Dirigenti / Professionisti sanitari (infermieri, tecnici, ostetrici, fisioterapisti) / Personale amministrativo temporizzato con massimo 5 inserzionisti x profilo Formato 300x200 colori 300x200 colori pixel pixel contributo a 100 €/ mese + IVA a 130 €/ mese + IVA È possibile acquisire pacchetti di almeno 6 banner per 12 mesi, utilizzabili anche per comunicazioni di soggetti diversi tra loro, i cui contributi sono da versarsi cumulativamente e anticipatamente, ai quali sarà praticato uno sconto del 40% ; i banner acquisiti a pacchetto cumulativo dovranno essere utilizzati entro i successivi 24 mesi; il contratto di sponsorizzazione cumulativo verrà sottoscritto con il soggetto che operativamente assumerà l’impegno del contributo e fornirà i dettagli delle comunicazioni. D - Supporto Piano comunicazione Visibilità su Opuscoli materiale informativo distribuito ad utenti e pubblicato sul sito www.hpg23.it L’Azienda ospedaliera fornisce a utenti, cittadini e stakeholders la carta dei servizi generale e quelle specifiche delle diverse Unità. Il materiale presenta i servizi offerti, le modalità di accesso, i contatti e la mappa dell’ospedale. E’ in libera distribuzione all’interno dell’Azienda ospedaliera (vedi dettagli in tabella) e scaricabile dal sito www.hpg23.it in formato pdf. Tipo Posizione Formato n. copie e Contributo foliazione Carta dei servizi (in distribuzione al Punto Informazioni, CUPS centrale, Pronto Soccorso, pubblicata sul sito e inviata a 500 stakeholders in posta elettronica) Guida servizi utenti Ostetricia (in distribuzione negli spazi dell’Unità di Ostetricia, al PS ostetrico, in Patologia neonatale, al Centro Prelievi) Quarta di copertina A5 (148× 210 mm) 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 25.000 copie A5 (148× 210 mm), 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 5.000 copie A5 (148× 210 mm), 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 2.000 copie A5 (148× 210 mm), 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 2.000 copie A5 (148× 210 mm), 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 25.000 copie A5 (148× 210 mm), 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 2.000 copie A5 (148× 210 mm), 4 colori, carta patinata opaca, gr. 19/20x6 cm 2.000 copie per ciascuna Unità Guida servizi utenti Oculistica (in distribuzione al PS generale, negli spazi dell’Unità di Oculistica e al Centro di Ipovisione) Guida servizi utenti Otorino (in distribuzione al PS generale, e negli spazi dell’Unità di Otorino ) Guida servizi utenti Dermatologia (in distribuzione al PS generale, e negli spazi dell’Unità di Dermatologia) Guida servizi utenti Ortopedia e Traumatologia (in distribuzione al PS generale, negli spazi dell’Unità di Ortopedia, Radiologia e Neuroradiologia ) Guida servizi altre Unità in distribuzione al PS generale e negli spazi dell’Unità di riferimento) Piedino seconda di copertina Quarta di copertina Piedino seconda di copertina Quarta di copertina Piedino seconda di copertina Quarta di copertina Piedino seconda di copertina Quarta di copertina Piedino seconda di copertina Quarta di copertina Piedino seconda di copertina Quarta di copertina Piedino seconda di copertina 2.500 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A. O. , stampa e consegna) 3.500 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A.O. , stampa e consegna) 1.500 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A.O. , stampa e consegna) 1.500 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A. O. , stampa e consegna) 1.500 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A. O. , stampa e consegna) 1.500 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A. O. , stampa e consegna) 1.000 € + IVA oltre costi di produzione materiali (impaginazione secondo il format creativo fornito dall’A. O. , stampa e consegna) E - Supporto Piano comunicazione - Visibilità su n. 3 Touch screen in Hospital Street Touch screen - L’azienda è dotata di 3 visori touch screen, dotati di display lcd da 46" collegato ad un pc, che consentono di visualizzare video o file grafici, posizionati all’ingresso Est, all’ingresso nord e in prossimità del Cup centrale. In ospedale entrano in 24 ore 11mila persone fra dipendenti, collaboratori, studenti, pazienti, utenti esterni, visitatori e fornitori. Tra Sponsor e Azienda viene sottoscritto specifico contratto di sponsorizzazione. Tipo Posizione Formato contributo TS1. BANNER x 1 mese Piede dello schermo in calce a comunicazioni aziendali su 1 monitor TS2. BANNER x 1 mese Piede dello schermo in calce a comunicazioni aziendali su 3 monitor contemporaneamente Home page generale Intranet / messaggio grafico temporizzato con visibilità di 6 secondi ogni 3 minuti per 24h con massimo 15 inserzionisti Home page generale Intranet / messaggio grafico temporizzato con visibilità di 6 secondi ogni 3 minuti per 24h con massimo 15 inserzionisti 300x200 pixel a colori 300 €/ mese + IVA 300x200 pixel a colori 700 €/ mese + IVA È possibile acquisire pacchetti di banner, utilizzabili anche per comunicazioni di soggetti diversi tra loro. A fronte di un contributo cumulativo di 5.000 euro da versarsi anticipatamente sono garantiti 30 pacchetti di banner TS1 mensili; i banner acquisiti a pacchetto cumulativo dovranno essere utilizzati entro i successivi 18 mesi e potranno esser utilizzati anche contemporaneamente e su uno o più totem a scelta; il contratto di sponsorizzazione cumulativo viene sottoscritto con il soggetto che operativamente assume l’impegno del contributo e fornirà i dettagli delle comunicazioni. F – Supporto Piano di comunicazione - Visibilità nei percorsi a pavimento: Percorsi a pavimento - L’azienda rende disponibili percorsi guidati per facilitare e rendere sicuri gli spostamenti all’interno dell’ospedale di alcune categorie di utenti che hanno necessità di trasferirsi da un servizio all’altro. Questi percorsi sono evidenziati anche mediante segnaletica orizzontale a pavimento sulla quale, accanto alle indicazioni specificamente ‘disegnate’ dalla Azienda sia previsto, in uno spazio non superiore ad 1/3 della superficie dell’adesivo, uno spazio dedicato al logo o messaggio di uno sponsor. Tra Sponsor e Azienda viene sottoscritto specifico contratto di sponsorizzazione Percorso Lunghezza Utenti/anno Contributo dal Pronto Soccorso generale al Pronto Soccorso ostetrico; 100 metri 30.000 dal Pronto Soccorso generale al Pronto Soccorso pediatrico 50 metri 40.000 dal Pronto Soccorso generale all’Hospital Street 200 metri 25.000 Realizzazione adesivi, posa e messa in opera per 12 mesi a fronte di un contributo di 6.000 Euro Realizzazione adesivi, posa e messa in opera per 12 mesi a fronte di un contributo di 1.500 Euro. Realizzazione adesivi, posa e messa in opera per 12 mesi a fronte di un contributo di 4.000 Euro da Hospital Street a Camera mortuaria 400 metri 600 Realizzazione adesivi, posa e messa in opera per 12 mesi a fronte di un contributo di 5.000 Euro Tutti i percorsi che l’Azienda ospedaliera riterrà utile evidenziare per determinate categorie di pazienti, mutuando le tariffe da quelle stabilite per percorsi analoghi per lunghezza e per numero di utenti. G – Supporto Piano di Comunicazione - Visibilità in Eventi organizzati dall’Azienda ospedaliera Eventi - L’Azienda organizza nel corso dell’anno eventi per diffondere messaggi di prevenzione, per far conoscere i servizi e le relative modalità di accesso, per contribuire all’immagine aziendale e/o del Sistema sanitario regionale. Per ciascun evento può essere prevista la possibilità di supporto da parte di sponsor con i cui contributi siano coperti in tutto o in parte i costi di produzione dell’evento e dei materiali collegati. Tra Sponsor e Azienda viene sottoscritto specifico contratto di sponsorizzazione che definirà i termini della collaborazione. Tipologie di sponsorizzazione: Main sponsor: contributo minimo di 10.000 euro o copertura del 50% delle spese di realizzazione dell’evento, anche fornendo beni o servizi di valore analogo. Il suo marchio comparirà con la massima rilevanza, superiore rispetto a tutte le altre forme di sponsorizzazione sia su tutta la comunicazione legata all’evento, distribuita durante l’evento stesso e sulla pagina/ sito web dedicato allo stesso, sia nell’ambito dei locali della struttura che ospita la manifestazione. Oltre a quanto menzionato sopra, il Main Sponsor avrà anche i benefici e le stesse opportunità garantite agli Official Sponsor. Official sponsor: contributo minimo di 5.000 euro o copertura del 25% delle spese di realizzazione dell’evento, anche fornendo beni o servizi di valore analogo. Il suo marchio comparirà sulla pagina web/sito dedicato all’evento e sui materiali dell’evento accompagnato alla dicitura “Official Sponsor” in posizione preminente rispetto agli altri sponsor (esclusi i Main Sponsor); potrà aggiungere propri materiali promozionali e informativi ai materiali dell’evento distribuiti ai partecipanti e ai media in occasione della presentazione. Sponsor: contributo minimo di 2.000 euro o copertura del 10% delle spese di realizzazione dell’evento, anche fornendo beni o servizi di valore analogo. Il suo marchio comparirà sulla pagina web/sito dedicato all’evento e sui materiali dell’evento accompagnato alla dicitura “in collaborazione con” ; potrà aggiungere propri materiali promozionali e informativi ai materiali dell’evento distribuiti ai partecipanti e ai media in occasione della presentazione. Sponsor tecnico: si fa carico di aspetti tecnici fornendo beni o servizi per tutta la durata dell’evento. Il suo marchio comparirà come sponsor tecnico sul materiale di comunicazione legato all’evento (stampati, web, allestimenti…) e potrà aggiungere propri materiali promozionali e informativi ai materiali dell’evento distribuiti ai partecipanti e ai media in occasione della presentazione. Condizioni generali La richiesta di pubblicazione di messaggi, comunicazioni da parte dello sponsor viene effettuata per iscritto e accettata per iscritto da HPG23; Non sono ammessi e non hanno validità accordi diversi da quelli sottoscritti o di natura verbale. Per la corresponsione del contributo previsto a carico dello sponsor verrà emessa fattura per l’importo corrispondente oltre IVA al momento dell’ordine; Il pagamento è dovuto entro 30 giorni dall’emissione della fattura che di norma avviene entro 30 giorni dalla sottoscrizione del contratto. In caso di pagamento ritardato, rispetto ai termini contrattuali, decorrono automaticamente a favore del creditore, senza necessità di messa in mora, gli interessi moratori nella misura del 5%; inoltre l’Azienda ha la facoltà di sospendere, in caso di morosità, la pubblicazione delle inserzioni per inadempimento contrattuale, fatto salvo ogni diritto di risarcimento dei danni, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1460 c.c.; In assenza di pagamento entro 30 giorni dall’emissione della fattura, l’Azienda può decidere di sospendere univocamente l’accordo; Sono validi soltanto i pagamenti effettuati direttamente all’Azienda a mezzo di bonifico sul conto corrente intestato alla Azienda Ospedaliera PAPA GIOVANNI XXIII - IBAN IT75Z0569611100000008001X73 con specifica nella causale “Sponsorizzazione Piano Comunicazione Fattura n.________); L’Azienda si riserva il diritto, in qualsiasi momento, di valutare l’eticità e l’assenza di contrasto con la mission e i valori di HPG23 del messaggio proposto dallo sponsor e pertanto di rifiutarlo o di chiedere la modifica di testi o illustrazioni. La pubblicazione di quanto richiesto non vincola in alcun modo la libertà di giudizio dell’Azienda nei confronti dei testi. L’Azienda è libera di accettare inserzioni pubblicitarie di altre attività commerciali rientranti anche nella medesima categoria merceologica del Committente. La responsabilità per la comunicazione degli sponsor, per il suo contenuto o comunque per i suoi effetti diretti ed indiretti grava esclusivamente sullo sponsor. Si intendono qui espressamente richiamate, ed accettate, tutte le norme contenute nel codice di Autodisciplina Pubblicitaria; l’impostazione grafica dell’inserzione pubblicitaria deve essere fornita nel formato word, jpg o pdf se non diversamente indicato dall’Azienda; il materiale per la pubblicazione, se non richiesto, non sarà archiviato dall’Azienda e eliminato al termine del periodo concordato.; L’Azienda risponde per errori o difettosa visualizzazione del testo o delle immagini solo nel caso di errori gravi che comportino rilevante pregiudizio per il messaggio dello sponsor; quest’ultimo, in tale ipotesi, potrà pretendere solo la ripetizione gratuita dell’avviso per un ulteriore periodo pari al periodo di difettosa pubblicazione. Si esclude ogni altra forma di risarcimento. Variazioni nel formato o nel numero delle pagine del file non danno diritto alla ripetizione di inserzioni o diminuzioni di prezzo; Le disposizioni e il materiale (testi, bozzetti originali, fotografie) per singola pubblicazione devono pervenire 10 giorni prima della pubblicazione. In assenza di richiesta di modifiche il file non verrà modificato per l’intero periodo dell’accordo. Eventuali variazioni devono pervenire entro 10 giorni dalla data di richiesta di pubblicazione di nuovi messaggi e possono essere effettuate con frequenza non superiore ad 1 volta al mese; Per motivi prettamente tecnici non si accettano vincoli di posizione delle inserzioni all’interno del lay out predisposto, ad eccezione di quanto previsto per la sponsorizzazione di eventi. Per quanto possibile la redazione cercherà di posizionare le inserzioni seguendo le indicazioni concordate con lo sponsor, ma sempre compatibilmente con le possibilità offerte dal lay out; nel caso di recesso dell’azienda ospedaliera che decida per motivi tecnici o organizzativi la sospensione della pubblicazione di inserzioni già accettate, il presente accordo non avrà più valore, fermo restando che il Committente sarà tenuto al pagamento del periodo corrispondente alla pubblicazione già avvenuta, si esclude ogni altra forma di risarcimento. nel caso di recesso del Committente il preavviso dovrà essere dato con almeno 15 giorni di anticipo, fermo restando che il Committente sarà tenuto al pagamento del periodo corrispondente alla pubblicazioni già avvenute. Si esclude ogni altra forma di risarcimento; Per eventuali controversie è espressamente stabilita la competenza, in via esclusiva, del Foro di Bergamo. Si invita a prendere visione delle politiche cui l’Azienda è orientata, pienamente aderenti ai disposti normativi della Legge n.190/2012 in materia di anticorruzione e del D.Lgs. n.33/2013 in materia di trasparenza, pubblicati sul sito web www.hpg23.it "Amministrazione Trasparente" - Sezione Altri contenuti - Corruzione. CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE ----------------------------------------------------- Pubblicata all’Albo Pretorio on-line dell’Azienda Ospedaliera “Papa Giovanni XXIII” Bergamo per 15 giorni ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------