Università di Pisa
Area Finanza e Fiscale
La fattura elettronica e il processo
di informatizzazione delle procedure
contabili di incasso e pagamento
(Pisa, giovedì 9 luglio 2009)
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di Aurelia De Simone
Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione
(direttiva Nicolais febbraio 2007)
1) Migliorare l'efficienza della Pubblica Amministrazione
I procedimenti amministrativi dovranno essere resi più semplici con l'attuazione del codice
della PA digitale. La formazione continua del personale deve essere sostenuta anche con le
tecnologie di e-learning.
2) Realizzare l'interoperabilità e la piena cooperazione fra le
amministrazioni
Il consolidamento del Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione,della gestione dei
flussi documentali, dei sistemi di autentificazione e la firma digitale, deve fondarsi
sull'operatività di un modello cooperativo.
3) Migliorare la trasparenza della spesa pubblica
La trasparenza che i sistemi di e-procurement porteranno al momento dell'acquisto di beni e
servizi e la più complessiva informatizzazione dei pagamenti permetterà un effettivo
monitoraggio dei conti pubblici.
4) Costruire la cittadinanza digitale, dove ci sono barriere
infrastrutturali e tecniche che devono essere abbattute:
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Gli obiettivi della Pubblica Amministrazione
(direttiva Nicolais febbraio 2007)
5) Un approccio sistemico per l'efficacia e l'efficienza nella
PA
Le attività intraprese devono essere monitorate in termini sia qualitativi che quantitativi.
La valorizzazione dei casi di eccellenza (attraverso una rete di Centri di competenza) potrà
contribuire al miglioramento generale della PA.
6) Favorire la competitività delle imprese la crescita
dell'industria ICT
La PA può essere motore del l'innovazione tecnologica mediante la committenza di prodotti e
servizi avanzati. In questo senso verranno sostenute iniziative di sviluppo del software Open
Source.
7) Rendere l'Italia protagonista del processo di innovazione
amministrativa in Europa
Il sistema italiano deve essere sviluppato in linea con quello europeo attuando le strategie
discusse a livello comunitario.
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In sintesi il MACROBIETTIVO è :
La trasformazione e la modernizzazione della
Pubblica Amministrazione tramite le tecnologie
dell'informazione
e
della
comunicazione
necessarie a migliorare i servizi rendendoli
efficienti e trasparenti
Per questo è richiesta :
• la riorganizzazione delle strutture
• la ridefinizione delle funzioni assegnate
• l’utilizzo di strumenti tecnologici evoluti
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Informatizzazione della P A
L'Informatizzazione è l'introduzione e l'applicazione
di sistemi e reti informatiche di computer a un
certo settore o attività economica / lavorativa;
L' informatizzazione prevede l' automatizzazione
delle procedure d'ufficio mediante l'uso di
computer e software
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La Dematerializzazione
E’ stata introdotta dall’articolo 42 decreto legislativo 7
marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale)
Col termine dematerializzazione si intende
la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli
archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione
cartacea, all’atto della loro sostituzione con documenti
informatici a cui la legge attribuisce pieno valore giuridico
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VANTAGGI della DEMATERIALIZZAZIONE





Svantaggi della gestione cartacea:
eccessiva onerosità
difficoltà di condivisione e archiviazione
mancanza di trasparenza
tempi di ricerca elevati
facilità di errori, smarrimenti, perdite
I VANTAGGI della dematerializzazione
•la semplificazione dei processi decisionali
• la riduzione dei tempi di lavoro necessari a condurli a termine
• lo scambio e la condivisione in rete delle informazioni e dei
documenti .
•riduzione della spesa pubblica in termini di risparmi diretti (carta,
spazi, ecc.) di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.).
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La dematerializzazione:obiettivo n.20
dell’e-gov 2012
Entro il 2012 saranno ridotti i flussi cartacei a favore di processi
documentali totalmente informatizzati
I progetti previsti:
■ Casella elettronica per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le
imprese e i professionisti:
■ Fatturazione elettronica: consentire alle imprese di integrare la
fatturazione elettronica verso la PA con le procedure di pagamento al fine
di ridurre i costi di esecuzione delle attività amministrative/contabili e
Finanziarie
■ Pagamenti on-line:
■ DURC on-line
■ Operazione trasparenza
■ Gestione documentale:
■ Attuazione del CAD
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Attuazione dell’obiettivo
Il legislatore è intervenuto ripetutamente nell’ultimo
decennio sostenendo con numerosi e significativi
interventi normativi di diverso livello la creazione di
strumenti informatici finalizzati a trasformare il sistema
documentario e la sua gestione in un
SISTEMA INFORMATIZZATO
Tuttavia le PA hanno gestito con prudenza, quasi con
diffidenza questi processi di trasformazione, tanto più
per l’informatizzazione dei sistemi documentari.
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Attuazione dell’obiettivo
Tra le molteplici CAUSE dei ritardi accumulati si possono
considerare:
 la mancanza di direttive operative chiare e concrete
la mancanza di risorse
 la cautela nell’adottare interventi di riproduzione sostitutiva e di
dematerializzazione in assenza di garanzie per la conservazione
digitale
una insufficiente comprensione delle potenzialità
 la consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere
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Attuazione dell’obiettivo
In questa situazione, non sono tuttavia
mancati progetti innovativi e di successo
che hanno debitamente valutato e trattato le
criticità indicate e sfruttato le potenzialità
connesse alla creazione di archivi digitali
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L’obiettivo dell’UNIVERSITA’ di PISA
Informatizzare l’intero processo
delle entrate e delle spese
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Le procedure per i pagamenti
Procedura della spesa
•
Ordinazione della spesa
•
Prenotazione di pagamento
(nota, fattura, etc.)
Progetti di informatizzazione
ORDINI WEB
FATTURA ELETTRONICA
• Liquidazione
LIQUIDAZIONE ELETTRONICA
•
• Ordinativo Informatico
ORDINATIVO INFORMATICO
(EWS)
Ordine di pagamento
(Mandato di pagamento)
• Archiviazione e
conservazione
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CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
Le procedure per gli incassi
Procedura per gli incassi
•
emissione fattura (attività
commerciale)
•
Ordine di incasso
(Reversale di incasso)
• Archiviazione e conservazione
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Progetti di informatizzazione
FATTURA ELETTRONICA
ORDINATIVO INFORMATICO
(EWS)
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
Ordini WEB
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I Progetti di UNIPISA: Ordini Web
ORDINI WEB
E’ un applicativo che consente:
 Ai titolari del potere di spesa di visualizzare tutti i fondi disponibili (sia di
programmi che di cassa) in modo da fornire tutte le informazioni
necessarie per il loro utilizzo
 Di emettere ordini sui fondi assegnati
 Di avere il supporto telematico da parte della segreteria amministrativa
 Di firmare digitalmente gli ordini e ad inviarli al destinatario
 Il collegamento al programma di contabilità per cui le operazioni
contabili di annotazione dell’obbligazione da effettuarsi in
contemporanea con gli ordini sono direttamente registrate
nell’applicativo di contabilità
 Il collegamento ai moduli aggiuntivi (missioni e notule professionali)
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La Liquidazione Elettronica
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I Progetti di UNIPISA:
La liquidazione elettronica
La Liquidazione Elettronica
È un modulo aggiuntivo della contabilità
finanziaria che consentirà l’emissione automatica
della liquidazione (riportando i dati già esistenti e
consentendo all’operatore di inserire quelli
specifici)
Alla liquidazione verrà apposta una firma
elettronica
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L’Ordinativo Informatico
con Firma Digitale
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I Progetti di UNIPISA:
Ordinativo Informatico
L’ORDINATIVO INFORMATICO
L’ordinativo informatico è una disposizione di
pagamento o di incasso emessa in forma
elettronica dotata di validità amministrativa e
contabile, che sostituisce a tutti gli effetti
l’ordinativo cartaceo. Il conferimento della validità
giuridica viene attribuito dalla firma digitale.
La firma digitale permette l’identificazione del
sottoscrittore e garantisce l’integrità del mandato
di pagamento o della reversale d’incasso
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I Progetti di UNIPISA:
Ordinativo Informatico
Il Programma di gestione dell’Ordinativo Informatico è
Ente Web Signe che consente la completa
informatizzazione del processo con:
 l’apposizione della firma digitale
 la trasmissione telematica degli ordinativi di
incasso e pagamento
 la produzione elettronica della lista di invio
 la gestione online delle ricevute dall’Istituto
Cassiere
 la gestione elettronica delle variazioni agli
ordinativi informatici
 la gestione del ritorno degli esiti in contabilità
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La conservazione sostitutiva
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I Progetti di UNIPISA:
La conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva
Permette
di
conservare
documenti
elettronici
preservandone integrità, autenticità e intelligibilità nel
tempo. Il processo garantisce il valore legale e fiscale
dei documenti e può essere applicato a molteplici
tipologie di documenti.
La soluzione può essere applicata sia a documenti già
disponibili in formato elettronico, sia a documenti in
formato cartaceo per i quali si procede alla
trasformazione
in
formato
elettronico
(smaterializzazione).
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La fattura elettronica
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I Progetti di UNIPISA:
La Fattura Elettronica
La Fattura Elettronica
Per “fattura elettronica” si intende una fattura
in formato digitale provvista del riferimento
temporale e della firma digitale dell’emittente
(che ne garantisce autenticità e integrità)
inviata in formato elettronico al destinatario
che la conserverà nel formato originale in
modalità sostitutiva alla carta (conservazione
sostitutiva)
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