La funzione Tesoreria
ed il progetto Ordinativo Informatico
Relatore - C. Ferruzzi
[email protected]
Napoli, 1 dicembre 2008
La funzione Tesoreria
ed il progetto
Ordinativo informatico
Indice
1. L’azienda ISTAT
2. La Funzione Tesoreria
3. I sistemi informativi di supporto
4. Il progetto Ordinativo Informatico
5. Le innovazioni di processo: ordinativo informatico a firma digitale
La funzione Tesoreria
ed il progetto
Ordinativo informatico
1. L’Istat: la missione istituzionale
Compito dell'Istat è produrre e diffondere informazioni affidabili, imparziali, trasparenti, accessibili e pertinenti, capaci
di descrivere le condizioni sociali, economiche e ambientali del Paese e i cambiamenti che avvengono in esso, con il
vincolo del più rigoroso rispetto della privacy.
Le rilevazioni e le elaborazioni di pubblico interesse sono stabilite dal Programma statistico nazionale, il documento
che regola l’attività di produzione di informazioni statistiche ufficiali.
Circa la metà della produzione dell’Istat è finalizzata all’informazione economica: i dati relativi all’economia sono
tradizionalmente considerati irrinunciabili per una corretta azione di governo. Tuttavia, dagli inizi degli anni Ottanta, le
statistiche sociali hanno assunto un rilievo crescente e un ulteriore impulso alla loro valorizzazione proviene dagli
organismi internazionali, a conferma di un’esigenza sentita al di là dei confini del Paese.
Attraverso i censimenti generali e le altre rilevazioni totali e campionarie, l’Istituto produce informazioni sui vari
aspetti economici, sociali, territoriali e ambientali. In particolare, i censimenti offrono un esteso quadro di dati con
dettaglio territoriale fine. Essi rappresentano momenti di importanza cruciale per la conoscenza della struttura
produttiva e della realtà sociale del Paese. L’informazione che ne deriva fornisce l’indispensabile base per operare
indagini, elaborazioni e analisi successive, per migliorare la selezione dei campioni, oltre che per conoscere nel
dettaglio il territorio e comprenderne le dinamiche.
Al fine di migliorare le metodologie utilizzate, di realizzare nuove indagini o di ampliare quelle già consolidate, l'Istat ha
in corso progetti di ricerca in collaborazione con altri enti nazionali e internazionali, pubblici e privati, con i quali
vengono stipulate convenzioni, protocolli di ricerca o accordi quadro
Sempre maggiore attenzione è dedicata alla trasparenza dei processi produttivi del dato statistico attraverso la
diffusione di informazioni e documentazione sulle rilevazioni e le elaborazioni dell’Istat. È questo l’obiettivo primario
del sistema informativo sulla qualità delle indagini, che gestisce i metadati e documenta i processi produttivi
statistici. Il sistema pone particolare attenzione all’utente esterno, attraverso la semplificazione dei canali di accesso
alle informazioni di interesse e ai dati disponibili.
L’Istat, a conclusione del processo di produzione dell'informazione statistica, mette a disposizione dei cittadini, delle
imprese e delle istituzioni i risultati delle rilevazioni. Tutte le informazioni pubblicate sono accompagnate dai metadati.
Le informazioni sono rilasciate gratuitamente sul sito web sotto forma di comunicati stampa, pubblicazioni, banche
dati e sistemi informativi, file di dati.
Sono invece a pagamento (costi di riproduzione) i volumi stampati su carta, riprodotti su cd-rom o dvd, le elaborazioni
personalizzate, i file standard e i lavori su commissione.
Organigramma
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Dotazione organica
Il personale rappresenta per l’Istat un asset
strategico.
Classi di livello
Dirigenza
I processi produttivi infatti richiedono una risorsa
fondamentale: conoscenze e competenze
professionali di elevato profilo.
Funzionari
Il reclutamento, la formazione e l’organizzazione del
lavoro rappresentano pertanto il centro delle
strategie produttive finalizzate al soddisfacimento di
un bisogno pubblico essenziale: l’informazione
statistica nell’ambito di un sistema di gestione
improntato ai criteri di economicità ed efficacia.
Collaboratori
Totale
2005
2007
2008 *
568
639
691
740
1.450
1.429
1.389
1.311
188
181
175
147
2.206
2.249
2.255
2.198
* Dato stimato
distribuzione % del personale per aree
distribuzione % del personale per sesso
e per livello
area tecnica
81%
100%
90%
80%
70%
60%
50%
femmine
40%
maschi
30%
20%
10%
0%
2006
I - III
IV - VI
VII - IX
femmine
454
733
72
maschi
286
578
75
area
amministrativa
17%
presidenza
2%
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La Direzione centrale contabilità
La Direzione centrale della contabilità svolge:
1.
un'attività sistematica di registrazione contabile degli atti dell'Istat aventi contenuto finanziario, economico e
patrimoniale, assicurandone la regolarità contabile e la conformità alla normativa vigente;
2.
predispone il principale documento di programmazione finanziaria previsto dal regolamento di contabilità vigente: il
bilancio annuale di competenza e di cassa, nonchè il bilancio triennale;
3.
predispone, a fine anno, il conto consuntivo finanziario dell'attività svolta durante l'esercizio nonchè il conto
economico e lo stato patrimoniale;
4.
gestisce dal 1996 anche una contabilità separata riferita all'attività commerciale dell'Istituto e dal 1995 una
contabilità di tipo economico utilizzando il metodo della partita doppia;
5.
dal 2000 è coinvolta nei processi di revisione della contabilità pubblica, assicurando continui miglioramenti in tema di
contabilità economica generale, budget e contabilità analitica;
6.
contabilizza separatamente le spese dei singoli Uffici periferici Istat, dei Dipartimenti e Direzioni costituenti centri di
responsabilità e dell'Economo.
Le attività connesse alla gestione contabile rivestono un ruolo centrale ai fini della realizzazione di livelli elevati di
efficienza e di efficacia della gestione e garantiscono la correttezza degli adempimenti messi in atto
dall’amministrazione, concludendo e verificando le varie attività a monte di esse.
La gestione contabile è regolata da principi codificati e universalmente riconosciuti nella pratica professionale (veridicità,
correttezza, imparzialità, etc.) tali da assicurarne livelli elevati di affidabilità e di qualità. Molti degli adempimenti sono
normati nei contenuti, nei momenti della realizzazione e nei destinatari. Al tempo stesso, il rispetto delle norme e la
realizzazione degli adempimenti contabili nei termini previsti, se costituiscono prerequisiti di qualità delle funzioni
contabili, non sono sufficienti per appagare, da soli, le aspettative dell’utenza in termini di trasparenza ed
intelligibilità della gestione contabile, chiara identificazione degli interlocutori per le diverse tipologie di adempimento,
comprensibilità della modulistica e delle procedure in uso. In secondo luogo, la contabilità delle organizzazioni
pubbliche è ormai contraddistinta da una sovrapposizione di metodologie, a volte non del tutto coerenti che puntano
ad integrare principi di contabilità pubblica e regole di contabilità economica di ispirazione privatistica. L’enfasi è
posta sul concetto di contabilità integrata. In questo ambito non tutto è normato, esistono margini per scelte delle
singole amministrazioni, la Carta diviene chiaramente uno strumento utile ed assolve sia a compiti di comunicazione
e trasparenza, sia ad una funzione educativa allargata.
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2. La funzione Tesoreria
La forza competitiva di un'azienda, pubblica o privata, si fonda anche sulla capacità di ottimizzare
la gestione dei flussi finanziari in entrata e in uscita, di breve e di lungo periodo.
In particolare, nell’ambito di un ente pubblico la funzione tesoreria deve garantire:
• la tempestività nell’effettuazione dei pagamenti ai fornitori;
• le gestione dei sospesi di uscita ed entrata;
•
•
•
•
•
la verifica dei limiti di spesa bimestrali;
la richiesta di fondi al MEF;
la quadratura mensile di cassa e dei conti bancari,
il monitoraggio del codice SIOPE;
l’integrazione dei flussi informativi sia interni che nelle relazioni con il mondo bancario ed
istituzionale.
La gestione della funzione Tesoreria richiede:
1. un modello organizzativo centrato sulla logica di gruppo;
2. la definizione del Ruolo e strumenti della tesoreria nell’organizzazione dei flussi finanziari,
3. la definizione delle procedure per la gestione dei rapporti con il mondo bancario al fine di
garantire in particolare l’acquisizione accurata e tempestiva dei dati dagli istituiti di credito,
verificare gli elementi chiave da sottoporre al controllo;
4. la definizione del sistema di reporting ed in particolare:cosa, quando e come monitorare, quali
indicatori utilizzare, quali sono i tempi per la raccolta e l’elaborazione dei dati di tesoreria;
5. gli strumenti informatici di supporto al controllo ed in particolare lo sviluppo e l’aggiornamento
del software di base e il collegamento con i sistemi contabili interni.
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3. I sistemi informativi di supporto
Il sistema informatico contabile (LIBRA) gestisce l’intero ciclo contabile delle entrate e delle spese e
garantisce l’integrazione con gli altri sistemi informativi gestionali.
E’ stato realizzato da un a società esterna che si occupa della manutenzione e della gestione di
singole funzionalità.
La funzione Tesoreria presiede la specifica funzionalità in LIBRA e il collegamento con il sistema
BNL.
Istat
Sistema
informativo
programmazione
e controllo
Sistema
informativo
del personale
Sistema
informativo
patrimonio
LIBRA
Sistema BNL
In fase di sviluppo
Sistema
informativo
diffusione
Sistema
informativo
amministrativo
4. Il progetto Ordinativo informatico
L’ISTAT ha adottato a partire dalla 3 novembre 2008 l’ “ordinativo informatico" a firma digitale con
l'obiettivo di automatizzare la gestione dei flussi di comunicazione da e verso la BNL.
L’ordinativo informatico (mandato di pagamento e reversale di incasso) - introdotto con il DPR.
20.04.1994, n. 367 - è un documento in formato digitale, dotato di validità amministrativa e contabile, che
sostituisce, a tutti gli effetti, la versione cartacea da sempre adottata dall'Ente.
Il progetto avviato nel 2008, attualmente in fase di sperimentazione ed a regime dal 1 gennaio 2009
aveva l’obiettivo di informatizzare la fase finale del ciclo delle spese e delle entrate.
In particolare ha consentito l’avvio della trasmissione degli ordinativi in banca per via telematica e con
firma digitale. La firma digitale ha lo scopo di garantire sicurezza, in termini di autenticazione e di
integrità, e riservatezza delle informazioni, sia da parte dell'Ente sia da parte della BNL.
Per identico canale e con i medesimi requisiti, la BNL trasmette all'Ente la "ricevuta" degli ordinativi
pervenuti, nonché i riscontri dei trattamenti effettuati. In presenza di anomalie vengono automaticamente
generate le opportune comunicazioni.
L’adozione dell’ordinativo informatico a firma digitale consente all’Istat di raggiungere più elevati
livelli di qualità di servizio, con conseguenti vantaggi nell'efficienza e nel controllo dei processi
operativi.
L’attivazione del mandato di pagamento/reversale d’incasso riveste un particolare interesse nel
panorama della riorganizzazione della pubblica amministrazione in quanto, in attuazione del codice
dell’amministrazione digitale, si avvia la sostituzione dei tradizionali mandati di pagamento e reversali
d’incasso cartacei in flussi documentali elettronici con relativo utilizzo della firma digitale, allineandosi al
suddetto orientamento.
E’ da sottolineare che, nel panorama della Pubblica Amministrazione a livello nazionale, il progetto del
mandato informatico a firma digitale dell’ISTAT è una novità che pone l’Ente tra le prime amministrazioni
ad aver avviato il sistema di pagamento riscossione informatico a firma digitale.
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5. Le innovazioni di processo: ordinativo informatico e
firma digitale
L’ordinativo informatico è un messaggio elettronico, composto da dati utente e da codici universali,
che viene validamente impiegato a fini probatori, amministrativi e contabili (Deliberazione AIPA 9
novembre 1995).
In pratica si tratta di un titolo di spesa o incasso autenticato per mezzo della firma digitale che
autorizza lo svolgimento dell'iter della pratica di pagamento o riscossione, eliminando la necessità
della forma cartacea, prima unico veicolo per la firma con valore probatorio.
La firma digitale, o firma elettronica qualificata, basata sulla tecnologia della crittografia a chiavi
asimmetriche, è un sistema di autenticazione di documenti digitali analogo alla firma autografa su
carta. La firma digitale è un sistema di autenticazione forte in quanto si basa sull'uso di un
certificato digitale memorizzato su di un dispositivo hardware. I certificati su cui si basa possono
essere più di uno.
I vantaggi dell'utilizzo in modalità ordinaria di un simile strumento sono molteplici, specialmente per
quanto riguarda le applicazioni nel comparto della tesoreria:
• aumento della velocità dell'iter della pratica;
• possibilità di un monitoraggio più efficiente dei flussi di spesa, grazie alla possibilità di eseguire
report in tempo reale;
• snellimento delle procedure di gestione delle attività di archiviazione, ricerca e visualizzazione;
• semplificazione dei rapporti con cittadini e imprese.
Le criticità. Nonostante tali vantaggi, un sistema di gestione degli ordinativi informatici richiede:
• notevoli investimenti in infrastrutture: piattaforme e software gestionali in grado di implementare
sistemi di gestione del flusso documentale completamente informatizzati, dall'emissione alla
validazione (con relativo utilizzo della firma digitale) fino all'archiviazione, assicurando elevati livelli
di sicurezza;
• innovazione organizzativa: riformulazione dei processi ed investimento nella formazione ed
aggiornamento continuo del personale dedicato al presidio della fase del processo interessato.
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5. Le innovazioni di processo: ordinativo informatico e
firma digitale
Il passaggio dall’ordinativo cartaceo a quello informatico richiede la disponibilità di
tre assets fondamentali:
Addressing Elettronico – [email protected] per cui è stata chiesta la
trasformazione in casella di posta certificata
Dematerializzazione archivio ordinativi – conservazione e archiviazione digitale
degli ordinativi da parte di un soggetto abilitato alla conservazione degli archivi
digitali oltre che possibilità di ricerca da parte delle strutture mediante aree
riservate sul sito intranet
Gestione Flussi Digitali – trasmissione in formato .xml e .pdf/a degli ordinativi e
degli allegati all’istituto cassiere dal primo novembre e invio via e-mail della
comunicazione ai beneficiari dal 2009
DEMATERIALIZZAZIONE
ADDRESSING
ELETTRONICO
FLUSSI DIGITALI
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5. Le innovazioni di processo:
ordinativo informatico e firma digitale
1.
2.
3.
4.
5.
Ricezione
ordinativo
Dematerializzazione
Firma
digitale
Archiviazione
Gestione
elettronica
documento
 Raccolta dei
fascicoli e
verifica della
documentazion
e
 Ricezione
elettronica
degli allegati
dagli uffici
DCBC
 Generazione
flusso
elettronico
 Firma digitale
ordinativi ed
eventuali
allegati
Gestione elettronica dei
documenti
 Archiviazione
elettronica
 Archiviazione
fisica
 Applicazione
6.
7.
Conservazio
ne
Sostitutiva
Invio
Documento
 Pubblicazione
di regole per il
trattamento
automatico
del

documento
(workflow)
su sito in area
riservata per
consultazione
in remoto
Reporting
Gestione dei documenti
elettronici
 Spedizione del
documento in
formato
elettronico
Fase fino al 31 ottobre 2008
Uffici
DCBC
DCBC/C
fascicolo
ordinativo
Firma
verifica
ordinativi
1
BNL
firma
ordinativi
2
3
archiviazione
Cartacea
ordinativo
4
lista
ordinativi
1
0
9
invio avviso
effettuazione
pagamento
Beneficiari
5
invio
ordinativi
7
6
comunicazione
ricezione
ordinativi
quietanza
ordinativi
esecuzione
ordinativi
8
Fase I – novembre – dicembre 2008
Uffici
DCBC
DCBC/C
Firma
BNL
file xml
fascicolo
ordinativo
1
lista
ordinativi
libra
3
caricamento
su Business way
5
file pdf
7
allegati
in pdf
2
6
4
1
6
server
DCBC
9
firma
digitale
ordinativi
1
2
invio
ordinativi
1
0
8
controllo
validità
ed integrità
dei tracciati
ricezione
Ordinativi
e allegati pdf
1
1
1
2
invio avviso
effettuazione
pagamento
Beneficiari
generazione
copia PDF
ordinativi
firmati
1
3
1
8
conservazione
ordinativi
1
4
archiviazione
Cartacea
ordinativo
1
7
comunicazione
quietanze
ordinativi
1
5
esecuzione
ordinativi
Fase II – da gennaio 2009
Uffici
DCBC
DCBC/C
Firma
BNL
file xml
fascicolo
ordinativo
lista
ordinativi
1
libra
3
caricamento
su Business way
5
file pdf
7
allegati
in pdf
2
6
4
1
6
server
DCBC
9
firma
digitale
ordinativi
1
2
ricerca
web
ordinativi
invio
ordinativi
1
0
2
0
archivio
digitale
invio avviso
via e.mail
effettuazione
pagamento
Beneficiari
8
controllo
validità
ed integrità
dei tracciati
ricezione
Ordinativi
e allegati pdf
1
1
1
2
1
9
generazione
copia PDF
ordinativi
firmati
1
3
1
8
conservazione
ordinativi
1
4
archiviazione
Cartacea
ordinativo
1
7
comunicazione
quietanze
ordinativi
1
5
esecuzione
ordinativi
Conclusioni
1. Progetto sfidante
2. Orientamento all’economicità ed all’efficacia della gestione
3. Competenze trasversali
4. Conoscenza ed utilizzo dell’ITC a supporto dei processi
aziendali
5. Lavoro di gruppo e capacità relazionali
6. Motivazione e crescita professionale