Ing. Alessandra Archetti
CESQA – Centro Studi Qualità Ambiente
CURA – Consorzio Universitario di Ricerca Applicata
c/o Dipartimento di Processi Chimici dell’Ingegneria
Università di Padova
tel +39 049 8275539/5536 | www.cesqa.it | [email protected]
[email protected]
Ravenna 2010
La comunicazione ambientale
La norma ISO 14063:
14063 Linee
Guida per la Comunicazione
Ambientale
Ravenna, 1 ottobre 2010
Comunicazione Ambientale: ISO 14063:2006
La norma fornisce una guida sui principi
generali, la politica,
politica la strategia e le
attività relative alla comunicazione
ambientale, sia interna sia esterna, per
un’organizzazione
Utilizza approcci alla comunicazione
sperimentati e consolidati
È applicabile a tutte le
organizzazioni
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Comunicazione Ambientale: ISO 14063:2006
Introduzione
1. Scopo e Campo di Applicazione
2. Termini e Definizioni
4. Politica per la Comunicazione Ambientale
INDICE
3. Principi della Comunicazione Ambientale
5. Strategia per la Comunicazione
Ambientale
6. Attività di Comunicazione Ambientale
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Comunicazione Ambientale: POLITICA
4. Politica per la Comunicazione Ambientale di
un’Organizzazione
Intenzioni e Direttive complessive di un’organizzazione relative
alla propria comunicazione ambientale come espresse
formalmente dall’Alta Direzione
VISIONE
MISSION
Trasmettere agli stakeholder
VALORI
l’importanza che l’organizzazione
assegna alla comunicazione sui temi
ambientali, sugli aspetti e impatti
ambientali e sulla prestazione
CULTURA
ambientale
4
Comunicazione Ambientale: STRATEGIA
5. Strategia per la Comunicazione Ambientale
di un’Organizzazione
Definizione degli OBIETTIVI di
Comunicazione Ambientale
Gli obiettivi ambientali forniscono la base per una
efficace strategia per la comunicazione ambientale
in linea con la propria politica per la
comunicazione ambientale
che tengano conto dei punti di vista delle parti
interessate interne ed esterne
che siano coerenti con i principi della
comunicazione ambientale
5
Comunicazione Ambientale: STRATEGIA
Identificazione delle parti
interessate
Nello sviluppo della strategia per
la comunicazione ambientale e
nel definire gli obiettivi,
l’organizzazione dovrebbe
identificare le parti interessate
interne ed esterne che hanno
espresso un interesse nelle sue
attività, prodotti e servizi
6
I protagonisti
Il concetto di Stakeholder
“Gruppi in assenza dei quali l’impresa
cesserebbe di esistere”
Interni
che agiscono all’interno dell’impresa
Esterni
che possono influenzare le scelte dell’impresa facendo
pressioni dall’esterno
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I protagonisti
Il concetto di Stakeholder
Dipendenti e i loro rappresentanti
Clienti e Consumatori
Fornitori, appaltatori, grossisti e
distributori
Concorrenti
Azionisti
Banche e Società
d’investimento/finanziarie
Pubblica Amministrazione
Vicini e Comunità Locale
Autorità di regolamentazione
e controllo
Politici e leader d’opinione
Scuole, universitari e
ricercatori
Professionisti coinvolti in
argomenti ambientali
Media
Organizzazioni non
governative
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Comunicazione Ambientale: STRATEGIA
Risorse
Le attività di comunicazione
ambientale di un’organizzazione
dipendono dalle risorse disponibili
La strategia per la comunicazione ambientale
dovrebbe includere un’attribuzione di risorse
umane,
umane tecniche e finanziarie,
finanziarie di chiare
responsabilità ed autorità ed azioni definite
Dovrebbero essere prese in considerazione
esperienze del personale e necessità formative
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
6. Attività di Comunicazione Ambientale
Pianificazione di un’attività di
comunicazione ambientale
Scelta di contenuti, approcci e strumenti per la
comunicazione ambientale
Svolgimento di un’attività di comunicazione
ambientale
Valutazione della comunicazione ambientale
Conduzione del riesame della direzione e
pianificazione delle modifiche
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Analisi della Situazione
Comprensione del contesto relativo alla comunicazione stessa
a. Attività e impegni di comunicazione ambientale esistenti
b. Identificazione e comprensione delle questioni che preoccupano
le parti interessate
c. Aspettative e percezioni delle parti interessate circa
l’organizzazione
d. Consapevolezza ambientale delle parti interessate, come le
comunità locali
e. Mezzi e attività di comunicazione che hanno dimostrato di essere
maggiormente efficaci nella comunicazione con le parti
interessate in simili situazioni
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Pianificazione di un’attività
di comunicazione
ambientale: Analisi della
Situazione
f.
Identificazione dei leader d’opinione e loro influenza sulle
questioni collegate alla comunicazione ambientale
g. Immagine pubblica dell’organizzazione su una questione
specifica
h. Ultimi sviluppi e tendenze sulle questioni ambientali relative
alle specifiche attività, prodotti e servizi dell’organizzazione
i.
Implicazioni economiche e finanziarie
j.
Conoscenza e comprensione dei valori e della cultura delle
parti interessate
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Definizione dei traguardi di
comunicazione ambientale
Stabilire, in coerenza con gli obiettivi di
comunicazione ambientale, traguardi che
siano SPECIFICI,
SPECIFICI MISURABILI,
MISURABILI
RAGGIUNGIBILI,
RAGGIUNGIBILI REALISTICI e LEGATI ad
un PROGRAMMA TEMPORALE
OBIETTIVO
Traguardi
Azioni
previste
Soggetto
esecutore
Risorse
Conclusione
prevista
Stato
avanzamento
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
ESEMPIO
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Definizione dei traguardi di
comunicazione ambientale
Obiettivo:
Obiettivo Ottenere il consenso per una modifica significativa in
una costruzione attraverso le discussioni con la Comunità
Traguardi
Raggiungere il 90% delle abitazioni dei vicini con l’opuscolo
che spiega le modifiche e gli impatti ambientali
Ottenere il 75% di consenso in un’indagine tra le comunità
Concludere gli sforzi di comunicazione 3 mesi prima che inizi
la realizzazione delle modifiche proposte
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
ESEMPIO
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Definizione dei traguardi di
comunicazione ambientale
Obiettivo:
Obiettivo Aumentare nei clienti la consapevolezza della
prestazione ambientale dell’organizzazione
Traguardi
Raggiungere l’80% degli acquirenti di uno specifico prodotto
Raccogliere, dal 65% dei clienti di uno specifico prodotto,
informazioni di ritorno riguardanti la loro conoscenza del livello
di prestazione ambientale dell’organizzazione
Concludere gli sforzi di comunicazione 2 mesi prima che sia
emessa la versione finale del rapporto di sostenibilità
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Identificazione dei destinatari
Elenco di destinatari possibili
È necessario che le attività di comunicazione ambientale
trattino e rispondano ad esigenze diverse e spesso
conflittuali dei diversi gruppi di destinatari
Comprendere le aspettative e le percezioni dei destinatari
in relazione alla prestazione ambientale
dell’organizzazione
DIALOGO DIRETTO
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Definizione dell’ambito geografico
Definire le zone o i luoghi sui quali
concentrare le attività di comunicazione
ambientale poiché differenti località, con
lingue, culture e abitudini diverse, possono
influenzare le aspettative del pubblico e la
loro percezione dell’organizzazione
Un’attività di comunicazione particolare può essere
destinata ad una comunità locale o ad un pubblico
più ampio, che può essere situato lontano da
qualsiasi impianto o ufficio dell’organizzazione!
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Pianificazione di un’attività di comunicazione
ambientale: Identificazione delle informazioni
ambientali
Anticipare i temi ambientali che
preoccupano le parti interessate
Raccolta di informazioni sugli impatti e le
prestazioni ambientali dei prodotti, servizi,
processi e attività
Dati quantitativi e qualitativi e informazioni
adeguate selezionati o generati in base ai
traguardi definiti per un’attività di
comunicazione ambientale
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Scelta di contenuti, approcci e
strumenti per la comunicazione
ambientale
Un’organizzazione dovrebbe adattare ai destinatari le
informazioni che fornisce
Definizione delle responsabilità e del
coinvolgimento
Rilevamento dei dati provenienti dalle
parti interessate
Pianificazione della attività di comunicazione ambientale in
caso di crisi ed emergenze ambientali
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Svolgimento di un’attività di comunicazione
ambientale: Raccolta e Valutazione dei dati
Documentazione del materiale da utilizzare nella comunicazione
ambientale realizzata in modo da poter essere organizzata,
aggiornata ed utilizzata facilmente da chi interessato alle
informazioni
Sistema di gestione della documentazione in grado di consentire
accesso rapido alle informazioni, in modo particolare a quelle che
devono essere utilizzate in risposta a crisi ed emergenze
ambientali
Valutazione dei dati dovrebbe includere verifiche di accuratezza,
coerenza, affidabilità ed applicabilità
Dati raccolti presentati in forma adatta all’uso previsto e ai
destinatari
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Svolgimento di un’attività di comunicazione
ambientale: Realizzazione delle attività di
comunicazione ambientale
In base a:
natura
ITÀ
L
I
IB
S
S
FLE
necessità di gruppi di destinatari
obiettivi di comunicazione
approccio scelto dall’organizzazione
VARIA
BILITÀ
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Svolgimento di un’attività di comunicazione
ambientale: Registrazione e risposta alle
informazioni di ritorno
Verificare se la comunicazione è stata ricevuta e se i destinatari
l’hanno compresa
SUCCESSO
Ottenere informazioni di ritorno e rispondere per
dimostrare interesse
Reagire rapidamente!
Informazioni più chiare attraverso accesso più diretto
e discussioni
Modifica alle attività per dedicarsi a ciò che
preoccupa
INSUCCESSO
IL PROGETTO POTREBBE ESSERE RITARDATO IN ATTESA DELLA SOLUZIONE
DELLE PREOCCUPAZIONI E PERFINO ABBANDONATO DI FRONTE AD
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UN’OPPOSIZIONE PIÙ INTENSA
Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Valutazione della comunicazione ambientale
Tempo adeguato perché la comunicazione
ambientale risulti efficace in base alla natura
della comunicazione, al numero delle parti
interessate e loro preoccupazioni e al tipo di
mezzo di comunicazione utilizzato
Valutazione efficacia comunicazione ambientale
a. Politica per la comunicazione ambientale
b. Modo di applicazione dei principi della comunicazione
ambientale
c. Raggiungimento di obiettivi e traguardi
d. Qualità e adeguatezza delle informazioni fornite ai
destinatari e delle attività di comunicazione ambientale
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Valutazione della comunicazione ambientale
Valutazione efficacia comunicazione ambientale
e. Modo di gestione della comunicazione ambientale
f. Risposte delle parti interessate
g. Efficace e significativo dialogo con i destinatari
h. Trasparenza di procedure e approcci
i. Esigenze dei destinatari
j. Utilizzo dei suggerimenti dei destinatari
k. Comprensione dello scopo e dei contenuti della
comunicazione ambientale
l. Azioni attuate per i problemi sollevati dai destinatari
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Valutazione della comunicazione ambientale
Indicatori di comunicazione ambientale
Numero di visitatori per unità di
tempo a parti dell’organizzazione
impegnate in attività ambientali
(visitatori/anno)
Numero o tasso di reclami su alcuni
aspetti/attività/problematiche
ambientali
Numero di candidature a premi e
numero di premi ricevuti
Numero di lettere/telefonate/mail per
unità di tempo ricevute dalle parti
interessate sulle tematiche ambientali
(mail/mese) e analisi del contenuto
positivo o negativo
Numero di articoli pubblicati dai
media
Numero di visitatori delle pagine di
informazione ambientale
dell’organizzazione sul sito web
(visitatori/mese)
Numero di attività di coinvolgimento esterno condotte e analisi di
quelle più efficaci secondo i destinatari (indagine/questionario)
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Valutazione della comunicazione ambientale
I risultati della valutazione dell’efficacia della
comunicazione ambientale dovrebbero fornire
una base per il riesame da parte dell’alta
direzione della propria politica per la
comunicazione ambientale
Conduzione del riesame della
direzione e pianificazione delle
modifiche
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Comunicazione Ambientale: ATTIVITÀ
Conduzione del riesame della direzione e
pianificazione delle modifiche
Riesame e modifiche della politica per la
comunicazione ambientale, o di altre politiche e
strategie
Il Riesame dovrebbe includere la valutazione delle opportunità di
miglioramento e la necessità di modifiche alla comunicazione ambientale,
incluse politica, strategia e attività
Nello stabilire la necessità di modifiche un’organizzazione dovrebbe:
1. Valutare l’adeguatezza delle risorse messe a disposizione
2. Valutare il processo di raccolta dei dati
3. Distinguere tra i miglioramenti necessari alle informazioni fornite
alle parti interessate ed il processo di comunicazione
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Grazie per l’attenzione!
Alessandra Archetti
Centro Studi Qualità Ambiente
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Via Marzolo, 9 - 35131 Padova, Italia
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