Guida Europea alla
Fatturazione Elettronica per le PMI
S O S T E N E R E L E P I C C O L E E M E D I E I M P R E S E E U R O P E E N E L L ! A D O Z I O N E D E L L A F AT T U R A Z I O N E E L E T T R O N I C A
Febbrario 2012
“Questa Guida è uno strumento molto utile che sicuramente incoraggerà le PMI nell!adozione della fatturazione elettronica. Allo stesso tempo, e forse ancora più rilevante, la Guida dimostra come solo se gli attuali
requisiti legali e fiscali europei saranno modificati e semplificati, così come proposto dalla Commissione
Europea, saremo capaci di cogliere i potenziali benefici di un unico e armonizzato quadro legale europeo.”
Gerhard Huemer, Direttore Politiche Fiscali ed Economiche, UEAPME
(Associazione Europea dell!Artigianato e delle Piccole e Medie Imprese)
EUROPEAN E-BUSINESS LAB
INFORMAZIONI BIBLIOGRAFICHE
L’European e-Business Lab (EBL) è un’iniziativa lanciata
da organizzazioni affermate che hanno scelto di dedicarsi
alla condivisione e al miglioramento delle migliori prassi in
ambito e-business, della relativa adozione,
standardizzazione ed innovazione. Il Lab e’ stato fondato da
Celeris Limited.
Autori:
Carmen Ciciriello
Mairi Hayworth
Editore:
European Business Lab
Design:
MAP Gallery
Grafico:
Giulia Tonelli
RINGRAZIAMENTI
Vorremmo ringraziare gli sponsor e tutti coloro che hanno
contribuito alla realizzazione di questa Guida, come partner
dell’European e-Business Lab:
Camera di Commercio Federale Austriaca (WKO)
AUSTRIAPRO
Consorzio CBI (Customer to Business Interaction)
SEPA International
UEAPME (Unione Europea dell’Artigianato e delle Piccole
e Medie imprese)
Vorremmo inoltre ringraziare la Enterprise Europe Network
(rete europea di supporto alle imprese) della Commissione
Europea per il suo prezioso contributo.
Le autrici vorrebbero infine esprimere la loro gratitudine a
tutti coloro che hanno incoraggiato e sostenuto la
preparazione di questa Guida:
Costas Andropoulos
Antonio Conte
David Ellard
Risto Suominen
Aigars Jaundalders
Danny Gaethofs
Pieter Breyne
Kai Haberzettl
Thomas Wilson
Mike Beral
Dulce Lopes
© 1st edition 2009
© 2nd edition 2012
European Business Lab. Tutti i diritti riservati.
E-Mail: [email protected]
Website: www.celeris-group.eu
DISCLAIMER
La presente pubblicazione ha scopo puramente
informativo e non fornisce consigli di tipo
professionale. Non si dovrebbe agire sulla base
delle informazioni contenute nell’opuscolo in
questione senza aver precedentemente consultato
un professionista.
Nessuna garanzia (esplicita o implicita) è data
con riferimento all’accuratezza e completezza
delle informazioni contenute in questa
pubblicazione, ad ogni effetto di legge.
L’European Business Lab, i suoi membri,
dipendenti ed agenti declinano qualsiasi
responsabilità per quanto concerne le
conseguenze risultanti per coloro che decidano di
agire – o di astenersi dall’agire – sulla base delle
informazioni contenute in questa pubblicazione.
Prefazione
È con grande piacere che vi presentiamo la prima guida sull’e-business dell’European e-Business Lab, la “Guida
Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI”.
L’European e-Business Lab (EBL) è un’iniziativa lanciata da organizzazioni affermate che si sono impegnate a
condividere e migliorare le best practices in ambito e-business, la relativa adozione, standardizzazione ed
innovazione. Monitoriamo e raccogliamo i bisogni delle imprese per migliorare l’attuale ecosistema di e-business,
lavorando con le istituzioni europee, il settore pubblico, i fornitori di soluzioni e servizi per assicurarci che le
esigenze delle PMI vengano prese in considerazione.
Per questa guida sull’e-Business, abbiamo scelto di trattare un trend in costante evoluzione che avrà un notevole
impatto sulle imprese Europee nel breve periodo. Si tratta dell’automazione del processo di fatturazione,
conosciuto come “Fatturazione Elettronica”.
Il fine di questa guida è quello di fornire alle PMI (e a tutte le organizzazioni) informazioni imparziali ed opinioni
riguardanti i diversi aspetti della fatturazione elettronica, fornendo indicazioni pratiche su come iniziare un
progetto di fatturazione elettronica. La Guida mette insieme informazioni di carattere aziendale, tecnico, legale e
di compliance in modo che tutte le PMI interessate possano acquisire la conoscenza necessaria a compiere le
proprie decisioni in maniera indipendente ed individuare la soluzione più adatta al proprio business.
AUTORI
CARMEN CICIRIELLO
Carmen Ciciriello è un esperta del Comitato Economico e Sociale Europeo e Membro del Gruppo di Esperti della
Commissione EUropea per i Sistemi di Pagamento. Il suo compito è raccogliere e validare le esigenze delle imprese, fornendo
raccomandazioni in relazione ai cambiamenti necessari a livello legislativo e tecnologico in materia di e-Business. Come
Amministratore Delegato di Celeris Limited, Carmen promuove la visione di un ecosistema di e-Business europeo integrato e
competitivo, con piena partecipazione delle PMI. Carmen è il Presidente dell’European e-Business Lab ed e’ stata un Membro
dell’Expert Group sulla Fatturazione Elettronica della Commissione Europea nel 2008 e 2009.
MAIRI HAYWORTH
Mairi Hayworth è Membro Fondatore dell’European e-Business Lab; in precedenza, è stata per dieci anni membro del
Comitato Europeo per la standardizzazione dell’E-commerce. La sua carriera abbraccia un arco temporale di venticinque
anni, durante i quali si è occupata principalmente di gestire operations in un contesto multinazionale ed intersettoriale. Mairi è
stata elemento trainante nella ricerca di soluzioni di e-Business, standard globali ed armonizzazione della legislazione in
materia di fatturazione elettronica. Mairi ha inoltre rivestito posizioni manageriali in ambito finanziario e di Information
Technology.
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI
Indice
SOMMARIO
PARTE PRIMA: INTRODUZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Capitolo 1 - Fatturazione elettronica
Introduzione alla fatturazione elettronica ed ai suoi vantaggi"...................................................................1
Modalità di utilizzo della fatturazione elettronica ed esigenze delle PMI".................................................2
Iniziative chiave in Europa".......................................................................................................................3
Capitolo 2 - Impatto della fatturazione elettronica
Impatto aziendale".....................................................................................................................................7
Impatto sui processi".................................................................................................................................7
Impatto sulla tecnologia"...........................................................................................................................8
Capitolo 3 - Modelli di adozione della fatturazione elettronica
Evoluzione della fatturazione elettronica"..................................................................................................9
Modelli di fatturazione elettronica".............................................................................................................9
PARTE SECONDA: CHECKLIST
Capitolo 1 - Checklist
Definire l!ambito di applicazione".............................................................................................................22
Valutare la Capacità Operativa"...............................................................................................................22
Identificare la propria piattaforma di fatturazione elettronica".................................................................23
Implementare la propria soluzione".........................................................................................................25
Capitolo 2 - Firme elettroniche
Introduzione"...........................................................................................................................................30
Tecnologie di firma elettronica"................................................................................................................30
Firme elettroniche, firme elettroniche avanzate, firme elettroniche qualificate".......................................31
Capitolo 3 - Tecnologie Emergenti
PDF intelligente"......................................................................................................................................33
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI
Customised Spreadsheet Template".......................................................................................................33
Altre tecnologie".......................................................................................................................................33
Supply Chain Finance: e-Marketplace"..........................................................................................34
PARTE TERZA: BEST PRACTICES
Capitolo 1 - Best Practices per la fatturazione elettronica
Controlli relativi ai dati di fatturazione".....................................................................................................36
Best Practices raccomandate".................................................................................................................37
Capitolo 2 - Best Practices per l!Archiviazione elettronica
Responsabilità del fornitore e del destinatario".......................................................................................38
Capitolo 3 - Cambiamenti tecnologici
PARTE QUARTA: COMPLIANCE LEGISLATIVA
Introduzione"...........................................................................................................................................40
Compliance della fatturazione elettronica"..............................................................................................40
Paesi EU in cui la fatturazione elettronica è obbligatoria per il Settore Pubblico"...................................45
Compliance dell!Archiviazione Elettronica in Europa".............................................................................45
Fatturazione ed Archiviazione elettronica transfrontaliera".....................................................................47
Requisiti in materia di fatturazione e archiviazione elettronica nell!Unione Europea".............................47
Direttiva 2010/45/UE".............................................................................................................................53
PARTE QUINTA: STANDARD
Standard tecnici".....................................................................................................................................56
Standard per la fatturazione elettronica".................................................................................................56
Benefici dell!utilizzo degli standard".........................................................................................................56
Standard comuni a livello globale e regionale"........................................................................................57
Standard specifici di settore"...................................................................................................................58
Standard emergenti"................................................................................................................................58
Convergenza degli standard"..................................................................................................................59
Tipi di messaggi".....................................................................................................................................59
Standard per il Trasferimento dei Dati"....................................................................................................60
ANNESSO 1
Questionario Fatturazione Elettronica per le PMI
GLOSSARIO
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI
Sommario
PARTE 1: INTRODUZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
La Parte Prima costituisce un’introduzione alla fatturazione elettronica e al suo impatto su imprese, processi e
tecnologia. Fornisce un quadro dei diversi livelli di automazione ed integrazione, a partire da un livello manuale e
semi-automatico, fino ad arrivare ad una soluzione end-to-end del tutto automatizzata. Inoltre, viene analizzato
l’impatto sull’acquirente (destinatario della fattura elettronica) e fornitore (emittente della fattura elettronica) per
ogni scenario.
PARTE 2: CHECKLIST
La Parte Seconda include una guida pratica su come iniziare un progetto di fatturazione elettronica. Una
dettagliata checklist definisce le fasi tipiche e le decisioni per l’implementazione di una soluzione di completa
automazione ‘end-to-end’, comprendendo anche gli aspetti più critici.
Alla fine della sezione è inclusa un’introduzione alle firme elettroniche ed alle tecnologie emergenti.
PARTE 3: BEST PRACTICES
La Parte Terza espone le Best Practices raccolte a livello europeo ed internazionale da esperti di fatturazione
elettronica per fornire il massimo livello di competenza alle PMI.
PARTE 4: COMPLIANCE
La Parte Quarta analizza i requisiti legislativi per la compliance nell’Unione Europea e nei singoli Stati membri.
Questa sezione offre una spiegazione pratica dei requisiti essenziali e di come le PMI possano raggiungere la
compliance attraverso l’utilizzo delle diverse opzioni di cui dispongono.
La parte finale descrive la nuova Direttiva sull’IVA adottata dal Consiglio Europeo nel 2010, volta ad
armonizzare e semplificare l’attuale quadro normativo della fatturazione elettronica ed i benefici che potrebbe
apportare alle imprese.
PARTE 5: STANDARD
La Parte Quinta si focalizza sugli standard tecnici, messaggi e tecnologie di trasporto dei dati.
ANNESSO 1
Risultati del questionario per le PMI condotto dai membri dell’Expert Group sulla Fatturazione Elettronica della
Commissione Europea, nel corso dell’anno 2008.
GLOSSARIO
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Parte Prima
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
Parte Prima: Introduzione alla Fatturazione
Elettronica
CAPITOLO 1 - FATTURAZIONE ELETTRONICA
1. INTRODUZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA ED AI SUOI VANTAGGI
Negli ultimi vent’anni, le società di grandi dimensioni hanno continuato ad automatizzare i processi di
fatturazione, in modo da ottenere risparmi ed efficienze. Sin dal 2005, i governi europei (ad esempio, la
Danimarca, la Spagna, l’Italia, la Svezia, ecc.) hanno iniziato a rendere obbligatoria la fatturazione elettronica per
il settore pubblico. In questi Paesi, tutte le imprese ed i cittadini che forniscono beni e servizi al settore pubblico
dovranno inviare le fatture esclusivamente in formato elettronico.
I benefici che potrebbero derivare all’Europa a seguito dell’adozione della fatturazione elettronica si aggirano
secondo le stime intono ai 226 miliardi di euro1. Mentre una fattura cartacea costa in media tra 1,13 e 1,65 euro, la
fatturazione elettronica ridurrebbe i costi per fattura da 0,28 a 0,47 euro, il che implicherebbe una riduzione dei
costi che oscilla dal 70 al 75%2. L’Associazione Europea dei Tesorieri d’Impresa è giunta a conclusioni simili,
stimando che le imprese, elaborando le fatture in maniera automatizzata, potrebbero risparmiare fino all’80% dei
costi che sostengono attualmente, eliminando così il supporto cartaceo e lo sforzo umano per la relativa gestione.
Nonostante ciò, ad oggi la maggior parte delle piccole e medie imprese3 in Europa emettono fatture cartacee che
vengono spedite in busta affrancata tramite posta o tramite corriere ai clienti. Quando i clienti ricevono le fatture
cartacee, devono verificare che le informazioni contenute nella fattura stessa siano corrette ed inserire
manualmente i dettagli nel loro sistema prima che il pagamento possa essere approvato.
L’intero processo può essere completamente automatizzato senza alcun intervento manuale: le informazioni
contenute nella fattura possono essere create automaticamente dal computer del fornitore ed inviate ai clienti, i cui
computer possono controllare in automatico se le stesse informazioni siano corrette ed approvare così il
pagamento. Il risultato di questo processo è un risparmio cospicuo e in termini di tempo, e in termini di costi nella
creazione, invio, ricezione, verifica, approvazione e pagamento della fattura.
Uno dei vantaggi chiave della fatturazione elettronica per le PMI, al di là dell’efficienza e riduzione dei costi, è
l’opportunità (o vantaggio competitivo) di accedere ad un mercato più ampio di potenziali clienti e fornitori,
soprattutto società di grandi dimensioni, che preferiscono lavorare con partner che hanno reso i processi aziendali
più efficienti e trasparenti. Qualsiasi opportunità di migliorare ed espandere le relazioni imprenditoriali
nell’attuale contesto economico è estremamente preziosa e quindi da perseguire.
La fatturazione elettronica permette alle PMI di far crescere la loro attività, in termini di ordini, clienti o fornitori,
senza dover investire in un numero proporzionale di dipendenti che svolga ripetitivi compiti amministrativi, per i
quali l’automazione dei processi è molto più adatta.
Il personale attualmente occupato nell’inserimento manuale dei dati delle fatture nel sistema informativo
dell’impresa, e che ha il compito di aprire e chiudere buste ed archiviare documenti cartacei, verrebbe così messo
nelle condizioni di dedicare il proprio tempo a incarichi a più alto valore aggiunto, come, ad esempio, le relazioni
con i clienti.
1 CapGemini, “SEPA: potential benefits at stake“. Gennaio 2008.
2 Aberdeen Group, “Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make Over“. Dicembre 2005.
3 Cfr. Glossario.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
La fatturazione elettronica presto diverrà il metodo standard per lo scambio dei dati di fatturazione. Le PMI
devono essere preparate a questa naturale evoluzione del mercato.
2. MODALITÀ DI UTILIZZO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA ED ESIGENZE DELLE PMI
Nel corso del 2008 sono stati svolti dei sondaggi, in Europa, atti ad identificare modalità di utilizzo, vantaggi
percepiti, ostacoli e potenziali acceleratori per l’adozione della fatturazione elettronica (cfr. ANNESSO 1“).
I risultati possono essere riassunti come segue:
La maggioranza delle PMI sta attualmente inviando – o invierà a breve – le proprie fatture elettroniche:
come file PDF
direttamente dal proprio software di gestione della contabilità ai propri clienti
58,9%
35,5%
Le PMI percepiscono come vantaggi potenziali della fatturazione elettronica:
riduzione dei costi
maggiori efficienze
pagamenti più veloci
75%
79,3%
37,8%
Le barriere all’adozione della fatturazione elettronica per le PMI sono:
prontezza / compatibilità con i sistemi informativi interni
preparazione e compatibilità con i sistemi informativi dei propri clienti
incertezza e complessità della normativa
complessità delle soluzioni/servizi
30,25%
33,1%
22,4%
22,8%
Gli acceleratori più importanti per la fatturazione elettronica sono:
1.
soluzioni/servizi IT gratuiti per la creazione, trasmissione e l’invio di fatture
2.
materiale di supporto (manuali d’uso, documentazione relativa alle soluzioni applicative, documentazione
legale, domande frequenti)
3.
certificazione della compliance con la disciplina ai fini IVA dei servizi e delle soluzioni adottate
La realizzazione dei risparmi e benefici che la fatturazione elettronica può fornire all’Europa dipenderà dalla sua
adozione da parte delle PMI. Le loro esigenze dovrebbero essere considerate come il fondamento di ogni politica
economica di successo e di ogni iniziativa correlata.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
3. INIZIATIVE CHIAVE IN EUROPA
3.1. COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE EUROPEA
Il 2 Dicembre 2010, la Commissione Europea (EC) ha pubblicato un comunicato “Reaping the benefits
of electronic invoicing”, che enfatizza l’importanza della fatturazione elettronica per l’Agenda Digitale
Europea. La Commissione chiede agli Stati Membri di rimuovere le barriere legali e tecniche che non
favoriscono l’automazione del processo di fatturazione.
In particolare, la Commissione vorrebbe che le fatture elettroniche possano diventare il metodo
dominante di fatturazione in Europa entro il 2020. Le seguenti azioni dovranno essere intraprese per
raggiungere tale obiettivo:
A) Assicurare un quadro legale coerente
Il 13 Luglio 2010, la nuova Direttiva sull’IVA per quanto concerne le regole per la fatturazione e’ stata
approvata dal Consiglio Europeo. La Direttiva rimuove gli ostacoli per la fatturazione elettronica,
attraverso l’applicazione del principio di parita’ di trattamento tra le fatture cartacee ed elettroniche. A
partire da Gennaio 2013 la nuova Direttiva entrera’ in vigore in tutti gli Stati Membri.
B) Supporto alle Piccole e Medie Imprese (PMI)
La Commissione valutera’ l’effetto di ogni requisito legale e tecnico della fatturazione elettronica sulle
PMI applicando il principio “Think Small First” con un “PMI test”. La Commissione si aspetta che gli
Stati Membri e gli organi di standardizzazione adottino gli stessi principi. Inoltre, la Commissione
supportera’ attivita’ volte a diffondere una maggiore consapevolezza e informazioni relative ai potenziali
benefici della fatturazione elettronica, promuovendo la partecipazione delle PMI nelle supply chain
digitali, attraverso progetti pilota in specifici settori, tra cui tessile, automobilistico, trasporti e logistica.
C) Supporto alla standardizzazione e interoperabilita’
La Commissione supporta diversi comitati tecnici di standardizzazione, workshop e iniziative come
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). Il Comitato Europeo per la Standardizzazione
(CEN) riveste particolare importanza, in particolare, il workshop CEN BII 2, il cui obiettivo e’ di
definire processi comuni, standard e regole di business per tutto il ciclo degli approvvigionamenti
pubblici. Le Business Interoperability Interfaces note come “profili BII” sono state sviluppate per ogni
tipo di processo coinvolto, dalla notifica, all’ordine, fatturazione, etc..
I governi Europei stanno utilizzando i profili CEN BII nelle proprie soluzioni di e-Procurement, cosi’
come le imprese che interagiscono con il settore pubblico. Poiche’ la pubblica amministrazione
rappresenta il maggiore acquirente di beni e servizi in ogni nazione, e’ molto probabile che i fornitori di
software saranno incoraggiati a supportare i profili BII nelle proprie soluzioni IT che permetteranno di
comunicare facilmente tra loro, dal punto di vista tecnico, poiche’ le stesse regole tecniche saranno
utilizzate nello sviluppo delle soluzioni.
D) Organizzare la diffusione della fatturazione elettronica in Europa
La Commissione chiede agli Stati Membri di sviluppare una strategia specifica, coordinare iniziative e
costituire fora nazionali per favorire l’adozione della fatturazione elettronica a livello nazionale. La
Commissione ha stabilito anche l’European Multi-Stakeholder Forum per monitorare gli sviluppi del
mercato e i livelli di adozione, incoraggiando l’emergere di soluzioni interoperabili.
3.2. PEPPOL
PEPPOL (Pan-European Public e-Procurement OnLine)4 e’ un progetto pilota su larga scala lanciato
dalla Commissione Europea e da undici governi Europei per armonizzare ed incoraggiare l’utilizzo
dell’e-Procurement nel settore pubblico e privato, in particolare per le PMI. PEPPOL supporta
l’implementazione di processi efficienti per il public e-Procurement attraverso la condivisione di best
4 For more information see: http://www.peppol.eu
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
practice, processi comuni e grazie ad una piattaforma per lo scambio di documenti elettronici in Europa.
Tale piattaforma (o infrastruttura di trasporto) e’ destinata a diventare il network Europeo principale per
lo scambio di documenti relativi all’e-Procurement che permette alle imprese di partecipare ad appalti e
gare pubbliche. Ad esempio, con PEPPOL, una societa’ Italiana potra’ partecipare ad una gara pubblica
del governo Danese, scambiando vari documenti elettronici richiesti e con sicurezza.
PEPPOL facilita lo scambio di ordini, fatture e cataloghi tra acquirente e fornitore in diversi Stati
Membri e tra comunita’ di utenti (e-Procurement communities). Le componenti PEPPOL includono la
classificazione di beni/servizi, e documenti societari necessari per bandi e gare (Virtual Company
Dossier). Inoltre, PEPPOL permette di validare firme elettroniche emesse da agenzie governative in
Europa. L’accesso al network avviene tramite “Access Points” forniti da aziende pubbliche e private.
PEPPOL rappresenta un importante traguardo in termini di interoperabilita’, dal punto di vista legale,
organizzativo e tecnico, ponendo le basi per lo sviluppo di soluzioni software standardizzate per l’intero
ciclo degli approvvigionamenti.
I governi Europei che partecipano al progetto hanno realizzato quello che il settore privato sta cercando
di realizzare da circa vent’anni. Mentre il focus iniziale e’ nel contesto business-to-government, la
tecnologia PEPPOL e le sue componenti saranno utilizzate anche per scambi di documenti elettronici
standardizzati tra imprese private (business-to-business).
Gli Stati Membri del Consorzio PEPPOL sono: Austria, Danimarca, Finlandia, Germania, Grecia,
Francia, Italia, Svezia, Norvegia, Portogallo e il Regno Unito.
3.3. E-PRIOR
La Commissione Europea rappresenta una best practice per tutte le amministrazioni pubbliche in Europa
grazie all'adozione dell’e-Procurement nella propria struttura organizzativa. e-PRIOR 5 è il nome della
piattaforma di e-Procurement sviluppata internamente e utilizzata dalla Commissione Europea (CE) per
automatizzare i suoi processi di approvvigionamento, come cataloghi di prodotti e servizi, richieste,
ordini, e fatture. Allo stesso tempo, la Commissione sostiene le amministrazioni pubbliche in Europa ad
automatizzare i processi di approvvigionamento attraverso lo sviluppo di Open e-PRIOR, la versione
open source della piattaforma e-PRIOR.
Open e-PRIOR è disponibile gratuitamente per tutti gli Stati Membri e le amministrazioni pubbliche
dell'Unione Europea che desiderano scambiare documenti elettronici standardizzati tramite un canale di
comunicazione sicuro, che offre le stesse funzionalità di e-PRIOR. I fornitori e le amministrazioni
pubbliche possono utilizzare i servizi di Open e-PRIOR compresa tutta la documentazione, schede
tecniche, codici di programmazione e documenti relativi all’architettura IT. Open e-PRIOR è una
soluzione completamente compatibile con i requisiti Europei, da un punto di vista tecnico e giuridico.
Open e-PRIOR ed e-PRIOR sono collegati al network PEPPOL tramite il proprio PEPPOL Gateway
consentendo, ad esempio, ad una pubblica amministrazione nel paese A di ricevere dati elettronici
relativi a fatture da fornitori nel paese B (fatturazione elettronica transfrontaliera).
e-PRIOR permette ai fornitori della Commissione, utilizzando i servizi web, di caricare e scaricare
messaggi XML. Il sistema si basa sui “CEN BII business profiles”: Basic Invoice, Invoice Dispute e il
data model di UBL2.0.
Un team dedicato fornisce assistenza agli Stati Membri, agenzie ed istituzioni Europee. La Commissione
ha sviluppato un portale web per fornitori specifico per le PMI come interfaccia per alcuni servizi di
Open e-PRIOR.
3.4. SEPA
SEPA (Single Euro Payments Area) è l'iniziativa dell'Unione Europea per la creazione di un unico
mercato dei pagamenti elettronici in cui i pagamenti sono semplici, sicuri, economici, ed efficienti.
SEPA renderà possibile per gli individui, aziende e agenzie governative, indipendentemente dalla loro
5 Per ulteriori informazioni si rimanda a: www.epractice.eu/cases/ePRIOR
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
ubicazione in Europa, di utilizzare due strumenti di pagamento (SEPA Credit Transfer e SEPA Direct
Debit), carte di credito e di debito con le stesse condizioni, diritti e doveri in ogni paese Europeo.
Il settore bancario ha sviluppato il primo strumento di pagamento pan-Europeo, SEPA Credit Transfer,
nel Gennaio 2008, seguito dal SEPA Direct Debit nel mese di Novembre 2009, ma l’abbandono di
strumenti di pagamento nazionali e’ stato più lento del previsto, con un conseguente basso livello di
adozione degli strumenti di pagamento SEPA. Nel dicembre 2010 la Commissione Europea ha
pubblicato una proposta per raccomandare due scadenze distinte per la migrazione.
Molte banche europee hanno sviluppato servizi a valore aggiunto per la propria offerta SEPA, fornendo
servizi di fatturazione elettronica, utilizzando un unico standard di dati in tutta l'UE, in modo da
semplificare lo scambio di documenti, i processi di pagamento e riconciliazione.
3.5. INIZIATIVE NAZIONALI
Germania
Il 23 Settembre 2011, il Bundestag e Bundesrat Tedesco hanno approvato il ‘Tax Simplification Act’,
riducendo i requisiti per la fatturazione elettronica a fini IVA. In particolare, l’obbligo di utilizzare
specifiche tecnologie per assicurare l’autenticita’ dell’origine e l’integrita’ dei dati e’ stato rimosso per le
fatture elettroniche. Le imprese saranno libere ti scegliere e utilizzare le tecnologie e controlli interni
che considerano appropriati per assicurare l’autenticita’ dell’origine, l’integrita’ e la leggibilita’ dei dati,
per le fatture cartacee ed elettroniche. Le imprese potranno contare sulla validita’ a fini IVA delle fatture
elettroniche senza dover utilizzare firme elettroniche per inviare fatture elettroniche, ad esempio tramite
email.
Svezia
In Svezia, ordini e fatture elettroniche sono state utilizzati comunemente nel settore pubblico dal 1990.
Si prevede che tutte le agenzie del governo centrale utilizzeranno ordini elettronici entro la fine del 2013,
con molte agenzie che già utilizzano la fatturazione elettronica. Considerando la maggiore attenzione
verso le iniziative Europee, come PEPPOL, l’e-Procurement transfrontaliero è destinato ad aumentare sia
nel settore pubblico che privato.
La Single Face to Industry (SFTI) è un'iniziativa del settore pubblico per promuovere e facilitare l'eProcurement attraverso l'utilizzo di standard aperti. SFTI partecipa alla iniziative e workshop del CEN
BII e di UN/CEFACT per garantire l’allineamento tra standard nazionali e internazionali.
Danimarca
Nell’ottobre 2007, l‘Agenzia Nazionale Danese per l’IT e le Telecomunicazioni ha lanciato
'NemHandel'6, un e-Business framework aperto per lo scambio di documenti elettronici in maniera sicura
e affidabile. Da dicembre 2010, un terzo di tutte le imprese Danesi utilizza NemHandel per inviare
fatture elettroniche al settore pubblico.
La tecnologia NemHandel è stata sviluppata per rendere la fatturazione elettronica semplice come l'invio
di email permettendo alle imprese di inviare fatture elettroniche standardizzate direttamente dal proprio
PC attraverso Internet. Dal momento che NemHandel si basa su standard e componenti open source, le
aziende e fornitori di servizi sono liberi di usare questa tecnologia per sviluppare i propri prodotti per la
connessione all'infrastruttura aperta.
Scozia
Nel 2002, il governo Scozzese ha sviluppato 'eProcurement Scotland' (EPS), un servizio di eProcurement per il settore pubblico. Il servizio consente di processare le transazioni elettronicamente,
dall'acquisto al pagamento, comprese le attività di sourcing. Accessibile attraverso Internet, ePS è una
delle iniziative di public e-Procurement di maggiore successo, che include processi standard per il
6 Per maggiori informazioni: http://en.itst.dk/digitisation/nemhandel
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
controllo della spesa e il rispetto dei contratti. ePS garantisce una maggiore rapidità di consegna di beni e
servizi, risparmi di efficienza, pagamenti piu’ veloci e coerenza delle pratiche commerciali, mentre
sostiene i fornitori grandi e piccoli.
Portogallo
Nel 2003, il governo Portoghese ha iniziato lo sviluppo di un Programma Nazionale di e-Procurement
(PNCE). Nell’arco di quattro anni, e’ stato definito il quadro giuridico, tra cui accordi-quadro pluriennali,
l'identificazione e la creazione degli strumenti necessari per coprire tutti gli aspetti del processo, e la
creazione di una rete per la condivisione di competenze.
Nel 2007, l'Agenzia nazionale degli appalti pubblici (ANCP) è stata istituita con l’obiettivo principale di
promuovere l'accesso delle PMI al mercato pubblico. Dall’ottobre 2009, l’e-Tendering e’ diventato
obbligatorio per tutti i documenti, compresi i messaggi tra offerenti e le amministrazioni pubbliche (ad
eccezione della fase di negoziazione).
A partire dal 2010, il 68% delle gare sono state assegnate alle PMI. Miglioramenti futuri dovrebbero
includere più procedure informali per gli appalti di basso valore senza avvisi pubblici. Questi sono tutti
passi importanti per garantire l'inclusione delle PMI nella gestione del bilancio del settore pubblico.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
CAPITOLO 2 - IMPATTO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
1. IMPATTO AZIENDALE
1.1. IMPATTO SULL!ORGANIZZAZIONE
Un’impresa di piccole o medie dimensioni che automatizza il proprio processo di fatturazione può
ottenere un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza e verrà preferita da partner commerciali
(fornitori/clienti) che già lavorano in gran parte per via elettronica.
Attraverso l’automazione dei processi di fatturazione, le aziende solleverebbero il personale addetto alla
gestione di compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto come l’inserimento manuale delle informazioni
contenute nelle fatture nei sistemi informativi interni e la riconciliazione manuale, permettendo loro di
focalizzarsi in misura maggiore sull’assistenza ai clienti e sull’ottimizzazione dei processi, migliorando
così la comunicazione interna ed esterna. Il migliore utilizzo delle risorse umane risulterebbe in una
maggiore produttività e flessibilità nella capacità di reazione alle esigenze di mercato.
Focalizzandosi su compiti a maggior valore aggiunto ed automatizzando processi ripetitivi e ad alta
probabilità di errore, le aziende avranno l’opportunità di crescere senza la necessità di assumere
personale addetto all’inserimento dei dati in misura proporzionale all’aumento dell’attività.
Molti casi studio dimostrano che effettivamente si potrebbe risparmiare dall’1 al 3% del fatturato
aziendale, sulla base di diversi fattori (settore industriale, numero di transazioni, complessità
amministrativa, formato dei dati, ecc.).
La trasformazione dei documenti di lavoro in dati elettronici elimina l’uso del supporto cartaceo e del
trasporto fisico, riducendo così anche l’impatto ambientale.
1.2. IMPATTO SUI PARTNER COMMERCIALI
I clienti e fornitori che lavoreranno con una PMI che ha automatizzato il processo di fatturazione
beneficeranno di maggiori efficienze, e potranno utilizzare politiche di prezzo che possono cambiare a
seconda dei benefici ricavati. Sconti sono frequentemente offerti come incentivi all’automazione.
Attraverso l’automazione del processo di fatturazione, la singola impresa crea valore per tutti i suoi
partner commerciali (acquirenti, fornitori, distributori, rivenditori, istituzioni finanziarie, ecc.) e può
favorire un cambiamento culturale in ambito organizzativo verso modelli più collaborativi che
richiedono un lavoro di squadra trasversale (logistico, amministrativo, commerciale, finanziario, legale,
ecc.), espandendo e migliorando le proprie relazioni.
Dati indicativi rilevati in Francia7 , in riferimento allo scambio di fatture elettroniche tra imprese
(Business-to-Business) evidenziano la possibilità di risparmiare fino a 40 miliardi di euro, dei quali poco
più di un miliardo è attribuibile alle 50 aziende di maggiori dimensioni, sottolineando pertanto
l’importanza delle PMI.
2. IMPATTO SUI PROCESSI
Un progetto di fatturazione elettronica può coinvolgere personale occupato in diverse funzioni (ad esempio,
Finanza, Amministrazione, Acquisti, Legale, IT e Vendite) e rappresenta un eccellente esercizio di revisione delle
dinamiche interne basate sugli input delle diverse funzioni. Può stimolare l’ideazione di soluzioni innovative e
sviluppare una nuova visione per l’ottimizzazione e la razionalizzazione dei processi. Anche nel caso di
un’azienda di piccole dimensioni in cui queste funzioni sono svolte da un numero minore di persone, il valore
derivante dall’automazione dei processi può comunque raggiungere risultati simili.
In base a diversi fattori (complessità amministrativa, numero di transazioni, natura e numero dei partner
commerciali, livello di integrazione) l’impatto sui processi può essere riassunto come segue:
7 Arthur D. Little per Deskom/Post@xess, giugno 2001, tradotto da “Le Livre Blanc de la Facture Electronique”, EBG (Electronic Business Group) – Deskom, Settembre 2004.
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7
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
• Riduzione e ottimizzazione dei costi attraverso l’eliminazione dell’inserimento manuale dei dati e al
relativo margine d’errore, riduzione delle fatture smarrite, degli archivi e delle spese postali;
• Efficienza attraverso l’uso di dati strutturati8 per l’integrazione con il sistema informativo interno e la
riconciliazione automatica dei dati; maggiore accuratezza dei dati e velocità di elaborazione; gestione delle
controversie e risoluzione semplificata delle non conformità;
• Ridotto rischio operativo grazie alla riconciliazione automatica dei dati e a processi di autorizzazione che
includono controlli sui dati della fattura; riconciliazione dei dati della fattura con gli ordini di acquisto (PO)
e/o con le bolle di accompagnamento/trasporto; verifica che i beni/servizi fatturati siano stati
effettivamente ordinati e consegnati. Il processo di riconciliazione automatica riduce drasticamente il
rischio di fatture false e di errori/duplicazioni dei pagamenti.
• Il processo di riconciliazione può essere migliorato attraverso il controllo incrociato dei riferimenti bancari
inclusi nella fattura elettronica con i riferimenti che l’azienda ha già registrato nel suo archivio dati. Così
facendo, ci si assicura che un’azienda (ed i suoi dipendenti) non cambi in nessun momento i dettagli
bancari registrati nel proprio sistema interno solo perché riceve una fattura elettronica con dati diversi. Si
tratta di una misura chiave per tutelare l’azienda dalle frodi (cfr. “Come la fatturazione elettronica aiuta a
ridurre il rischio di frode”, Parte 4 della Guida).
• Il capitale circolante aziendale è ottimizzato grazie alla riduzione del numero medio di giorni necessari a
ricevere il pagamento dopo aver effettuato una vendita (DSO o Days Sales Outstanding). Le decisioni
relative alla gestione della liquidità e dei crediti verso clienti possono essere ottimizzate processando le
informazioni in tempo reale, o quasi, ottenendo una maggiore visibilità e controllo sui processi. Il numero
delle fatture contestate si riduce grazie alla migliore qualità dei dati che risulta in una riduzione dei DSO.
3. IMPATTO SULLA TECNOLOGIA
L’effetto complessivo sulla tecnologia potrà variare in base ai seguenti fattori:
• Tipologia delle soluzioni – se sviluppate all’interno o date in outsourcing
• Dimensione delle soluzioni – per abilitare uno o più partner commerciali
• Capacità delle soluzioni di supportare uno o più standard di fatturazione elettronica e una o più tipologie di
documenti aziendali
• Livello di integrazione – elaborazione semi-automatizzata o integralmente automatizzata
È abbastanza frequente per un’azienda iniziare con una soluzione semplice per poter scambiare fatture con un
partner commerciale e decidere successivamente di utilizzare la fatturazione elettronica con il maggior numero di
partner. Un altro scenario comune è l’implementazione della fatturazione elettronica solo con un partner specifico
seguita poi dallo sviluppo di ordini elettronici, pagamenti elettronici, ecc. fino ad automatizzare tutte le
transazioni (tipologie di messaggistica) con il partner.
In entrambi i casi, le aziende realizzeranno considerevoli benefici in tempi brevi sin dalla fase iniziale di
implementazione e potranno iniziare a pianificarne l’espansione. Maggiore sarà il numero di processi
automatizzati da un’azienda (e i relativi partner commerciali coinvolti), maggiori saranno i benefici che ne
conseguiranno.
8 Cfr. Glossario
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8
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
CAPITOLO 3 - MODELLI DI ADOZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
1. EVOLUZIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
La fatturazione elettronica è il processo automatizzato che permette di emettere, inviare, ricevere e processare i
dati delle fatture per mezzo di strumenti elettronici.
I modelli seguenti rappresentano un percorso graduale dalla fatturazione manuale alla completa automazione endto-end che un’azienda potrebbe raggiungere ampliando il raggio delle proprie potenzialità nel corso del tempo. In
base alle necessità aziendali, ogni modello di fatturazione elettronica offre indiscutibili vantaggi se paragonato
allo scambio di fatture cartacee.
Le ragioni che spingono un’azienda ad adottare la fatturazione elettronica possono essere generate da forze di
mercato esterne, ad esempio la richiesta di un importante cliente / fornitore, un’iniziativa governativa atta a
rendere la fatturazione elettronica stessa obbligatoria; o da bisogni interni, ad esempio, l’espansione dell’attività
utilizzando un modello di crescita a basso costo. In ogni caso, il risultato finale sarà una maggiore velocità nella
ricezione dei pagamenti e un miglioramento delle relazioni con i clienti.
Un percorso-tipo che le aziende possono considerare nel passaggio da una gestione manuale ad una automatica
delle attività di fatturazione è il seguente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Preparazione e capacità dell’azienda a:
• Utilizzare un software di gestione della contabilità capace di emettere fatture in formato PDF o formati
simili
• definire le fasi del processo (che coinvolge sia l’elemento umano che i sistemi informativi) nell’ambito
dell’invio/ricezione delle fatture e considerare quei passaggi che, se automatizzati, potrebbero avere un
impatto maggiore sulle attività dell’impresa
Scambio elettronico delle fatture:
• iniziare ad inviare o ricevere fatture in formato PDF (o simili) via e-mail o altre tecnologie per il
trasferimento dei file, ad esempio FTP
• realizzare i vantaggi derivanti dalla velocità e dalla semplicità di consegna
Lavorare in linea con le soluzioni dei propri partner:
• prepararsi a soddisfare i bisogni di grandi clienti/fornitori inserendo le fatture nei loro portali web
• liberarsi della pressione legata all’espansione della vostra capacità di adottare la fatturazione elettronica
prima che siate realmente pronti
Considerare l’idea di creare il vostro portale web:
• mantenere le vostre attività automatizzate anche quando i vostri clienti non fossero pronti alla fatturazione
elettronica
• permettere ai clienti di stampare o scaricare le loro fatture dal vostro sito web
Considerare l’idea di sviluppare una piattaforma di fatturazione elettronica:
• espandere la vostra capacità di provvedere alle esigenze di molteplici fornitori e clienti
• integrare l’invio e la ricezione delle fatture con i vostri processi e sistemi interni
Espandere la vostra piattaforma:
• automatizzare i vostri ordini, pagamenti, incassi
• valutare e misurare i miglioramenti in tutte le aree di attività
2. MODELLI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
I diagrammi riportati di seguito illustrano vari livelli di automazione, e quindi di efficienza. I modelli descritti
sono esempi di: fatturazione manuale tradizionale; processi semi-automatizzati che utilizzano fatture in formato
PDF; portali web (dell’emittente e del destinatario); processi automatizzati di fatturazione elettronica end-to-end;
ciclo ordine-pagamento totalmente automatizzato.
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
2.1. PROCESSI DI FATTURAZIONE MANUALE
Questo diagramma illustra un processo di fatturazione manuale semplice tra due aziende. Il numero di
passaggi necessari potrà variare in base alla dimensione delle aziende, al numero dei reparti e dei
controlli svolti all’interno, alla complessità dei sistemi informativi e dei processi interni.
DESTINATARIO
MITTENTE
Apre la posta e
registra data
arrivo fattura
(date stamping)
Sistema ERP
produce fatture batch
Controlla fatture
con gli ordini o
riceve approvazione per
l!elaborazione
Controlla codici
fornitore e spese
nel sistema
Stampa fatture
UFFICIO POSTALE
Ordina per cliente
Inserisce fattura nella
busta con affrancatura
Inserisce i dati
della fattura nel
sistema ERP
Controlla e approva
i dati della fattura
per il pagamento
dalla persona
autorizzata
Spedisce all!ufficio postale
o organizza la consegna
Dati della fattura
riconciliati con tutti
i documenti di
supporto e
archiviazione
Archiviazione della
copia della fattura
Figura 1.1
In questo scenario, entrambe le parti impiegano tempi e costi non necessari nello svolgimento di compiti
altamente ripetitivi che lasciano spazio ad alte probabilità di errore umano in ogni fase del processo.
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
Le considerazioni essenziali possono essere tracciate come segue:
Per il Mittente
• costo del lavoro per la stampa della fattura, lo smistamento, imbustamento, la spedizione e
l’archiviazione
• costo dell’affrancatura e della carta
• impatto sull’ambiente della carta e della consegna fisica
• possibili errori di stampa o di spedizione risultanti in fatture mancanti
• possibili errori di smistamento, con il rischio che un cliente riceva le fatture destinate ad un altro
cliente
• costo delle chiamate di sollecito per pagamenti morosi, a seguito di fatture andate perdute
• costo dell’invio di copie delle fatture e della possibile estensione dei termini
• costo della struttura organizzativa (personale) destinata a gestire la consegna delle fatture
• costo dell’archiviazione dei documenti cartacei
• costo relativo alla gestione dell’archivio (ad esempio, per le ricerche, la logistica, ecc.)
• impatto sulle relazioni col cliente dal momento che generalmente entrambe le parti credono che la
controparte sia in difetto.
Per il Destinatario
• possibili errori nell’inserimento dei dati che risultano in pagamenti sbagliati e problemi di
riconciliazione o di registrazioni interne sbagliate che possono condurre ad ulteriori problemi di
contabilizzazione
• costo dello staff aggiuntivo per poter separare le responsabilità di inserimento dei dati in entrata
dall’approvazione della fattura
• costo di mantenimento degli archivi cartacei.
NOTA: Generalmente per ERP si intende “Enterprise Resource Planning”. Il termine viene anche
comunemente usato per descrivere il sistema informativo gestionale dell’azienda, nel quale risiedono i
dati relativi ai clienti, dove vengono svolte le attività principali e registrate le transazioni commerciali. In
alcuni casi, queste attività possono essere eseguite in più sistemi.
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
2.2. PROCESSI DI FATTURAZIONE SEMI-AUTOMATIZZATI
2.2.1.PROCESSO SEMI-AUTOMATIZZATO CHE UTILIZZA FATTURE IN FORMATO PDF TRADIZIONALE
Il seguente diagramma illustra una situazione-tipo in cui il fornitore invia le fatture al destinatario via
email in formato PDF.
DESTINATARIO
MITTENTE
Apre posta, salva i
file, stampa fatture e
registra data arrivo
(date stamping)
Sistema ERP
produce la fattura
batch in formato
PDF e auto-archivia
una copia
Un programma
raggruppa le fatture
e le invia
automaticamente via
email (o file transfer)
ai clienti
Controlla i dati con
gli ordini o ottiene
approvazione per
l!elaborazione
Controlla i codici
fornitori e spese
nel sistema
INTERNET
Inserisce dettagli
fattura nel sistema
ERP
Fattura approvata
per il pagamento
dalla persona
autorizzata
Dati fattura
controllati e allegati
ai relativi documenti ed archiviati
Figura 1.2
Nota: le fatture PDF possono anche essere trasferite attraverso l’utilizzo di modalità molto più sicure
(vedi Parte 2, Capitolo 2).
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2.2.2.PROCESSO SEMI-AUTOMATIZZATO CON APPLICAZIONE WEB DEL MITTENTE - “SENDER BASED”
In questo diagramma il fornitore mette a disposizione le fatture in formato PDF su un portale web per
permettere al destinatario di vedere, stampare o scaricare il file.
DESTINATARIO
MITTENTE
Effettua login nel
website, scarica,
stampa le fatture e
registra data arrivo
(date stamping)
Sistema ERP
produce fatture
batch in formato
HTML e autoarchivia una copia
Un programma
raggruppa le
fatture per cliente
e le carica su una
web-application
Controlla dati fattura
rispetto agli ordini
o ottiene
approvazione per
l!elaborazione
WEB APPLICATION
Interfaccia web
archivia le fatture
nel conto clienti
Controlla i codici
fornitori e spese
nel sistema
Inserisce dati
fattura nel sistema
ERP
Fattura approvata
per il pagamento
dalla persona
autorizzata
Fattura è allegata
alla documentazione
di supporto e
archiviata
Figura 1.3
Nei due scenari di cui sopra (Figura 1.2 e 1.3), il fornitore (Mittente) realizza il massimo dell’efficienza
possibile, mentre non c’è nessun cambiamento nel processo per quanto riguarda il destinatario.
Le considerazioni di maggiore rilievo possono essere descritte come segue:
Per il Mittente
• riduce i costi di lavoro, stampa/download, archiviazione ed affrancatura;
• elimina errori legati alla gestione manuale;
• elimina l’impatto ambientale della produzione e della consegna di documenti cartacei;
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• migliora i rapporti perché l’invio delle fatture è tempestivo ed accurato.
Per il Destinatario
• sopporta le spese amministrative necessarie per l’apertura della posta, lo smistamento delle fatture in
base al fornitore e in base all’ordine cronologico, la riconciliazione con gli ordini e altri documenti di
supporto, il controllo dei numeri dei fornitori e dei codici di account, l’inserimento manuale dei dati
nel computer ed il controllo dell’accuratezza dei dati di entrata;
• possibili errori nell’inserimento manuale dei dati che possono portare ad errori nei pagamenti e a
problemi di riconciliazione con i fornitori o a registrazioni interne sbagliate, che possono a loro volta
condurre ad ulteriori problemi di contabilizzazione;
• costo del personale aggiuntivo necessario per poter separare le responsabilità dell’inserimento dei dati
in entrata dall’approvazione della fattura;
• costo di manutenzione degli archivi cartacei.
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2.2.3.PROCESSO
BASED”
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
SEMI-AUTOMATIZZATO CON APPLICAZIONE WEB DEL DESTINATARIO
- “RECEIVER
Nel diagramma seguente, il destinatario usa un applicativo web che permette al fornitore di inserire i dati
delle proprie fatture. Questo applicativo è programmato in modo da emettere la fattura nel formato
preferito dal destinatario che può scaricarla facilmente nel proprio sistema.
DESTINATARIO
MITTENTE
Fatture sono
riconciliate
automaticamente
con i dati del
fornitore e
dell!ordine; i dati
vengono processati
elettronicamente nel
sistema ERP senza
intervento manuale
Sistema ERP
produce fatture
batch
Fornitore re-inserisce
i dati della fattura
nella web application
del destinatario e
stampa o scarica
una copia
WEB APPLICATION
La web application
scarica le fatture nel
sistema del destinatario
nel formato richiesto
I dati originali di
fatturazione
vengono archiviati
automaticamente
La copia è riconciliata
con l!originale e
archiviata
Figura 1.4
Le considerazioni di maggiore rilievo possono essere riassunte come segue:
Per il Mittente
• probabile necessità per il sistema informativo del mittente di produrre una fattura in modo da
creare al suo interno registrazioni contabili adeguate;
• costi aggiuntivi per la forza lavoro necessaria ad inserire gli stessi dettagli della fattura nella web
application del destinatario (anche se i suddetti costi possono risultare minori se la fattura si basa
sull’ordine di acquisto);
• rischio di errore nell’inserimento dei dati nel sito web del destinatario e conseguente creazione di
due fatture diverse a partire da quelli che essenzialmente dovrebbero essere gli stessi dati;
• spese amministrative per l’ulteriore processo di riconciliazione al fine di assicurarsi che i dettagli
siano coerenti;
• costi di archiviazione di entrambe le fatture;
• riduzione dei costi di gestione e spedizione delle fatture.
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
Per il Destinatario
• riduzione del lavoro necessario per smistare, riconciliare, inserire e archiviare i dati;
• eliminazione del margine d’errore nell’inserimento dei dati e dei problemi di riconciliazione ad
esso associati;
• eliminazione della necessità di assumere personale extra per controllare il processo di inserimento
dei dati;
• opportunità di aggiungere procedure e controlli nell’applicazione web;
• eliminazione dell’impatto ambientale dell’archiviazione di documenti cartacei;
• miglioramento dei rapporti tra le controparti grazie a pagamenti più tempestivi ed accurati.
Tale processo è generalmente usato solo nei casi in cui il mittente emetta pochissime fatture, registri
manualmente le transazioni ed inserisca solo il valore totale nel sistema contabile. Questa rappresenta
una soluzione equilibrata per imprese molto piccole (mittente) che lavorano con imprese totalmente
automatizzate (destinatario).
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2.3. PROCESSO TOTALMENTE AUTOMATIZZATO
Il diagramma seguente illustra un processo-tipo tra due partner commerciali, nel caso in cui entrambe le
aziende siano abilitate all’utilizzo della fatturazione elettronica.
DESTINATARIO
MITTENTE
Sistema ERP
produce fatture
batch e invia file al
traduttore
Riceve il file e lo
traduce in un
formato compatibile
con il proprio
software e lo invia
al sistema ERP
Le fatture sono
archiviate
automaticamente
INTERNET
Trasferimento del file
avviene tramite
Internet o rete chiusa
I dati sono tradotti
nel formato o standard appropriato e
trasmesse al cliente
Le fatture sono
riconciliate
automaticamente
con i dati del
fornitore e
dell!ordine e
processate automaticamente nel
sistema ERP
senza intervento
manuale
I dati originali di
fatturazione sono
archiviati
automaticamente
Figura 1.5
Nello scenario sopra rappresentato, entrambe le parti realizzano la massima efficienza che si traduce in
una riduzione dei costi, integrità dei dati e miglioramento della qualità dei rapporti aziendali.
Le considerazioni principali possono essere riassunte come segue:
Per il Mittente
•
•
•
•
•
riduce la quantità di lavoro ed i costi di stampa, archiviazione e spedizione;
elimina il margine di errore legato alla gestione manuale dei dati;
elimina l’impatto ambientale legato alla produzione e alla consegna di documenti cartacei;
migliora l’efficienza ed il controllo dei processi;
migliora la gestione delle performance.
Per il Destinatario
• riduce la quantità di lavoro legato allo smistamento, alla riconciliazione, all’inserimento e
archiviazione dei dati;
• elimina il margine di errore associato all’inserimento dei dati e problemi di riconciliazione ad esso
associati;
• elimina la necessità di assumere staff che controlli i dati in ingresso;
• elimina l’impatto ambientale dell’archiviazione dei documenti cartacei;
• migliora l’efficienza ed il controllo dei processi;
• migliora la gestione delle performance;
• migliora i rapporti aziendali grazie a pagamenti più tempestivi ed accurati.
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
2.4. CICLO ORDINE – PAGAMENTO TOTALMENTE AUTOMATIZZATO9
Il seguente diagramma illustra una tipica transazione end-to-end tra i partner commerciali e le loro
banche. Il processo può coinvolgere altre parti - fornitori di servizi di e-Business, agenzie di spedizioni,
agenti doganali, società finanziarie o manifatturiere, ecc. Le parti hanno esteso l’automazione dei
processi fino ad includere anche ordini e pagamenti elettronici.
DESTINATARIO
Un programma inserisce
l!ordine nel
sistema ERP
L!ordine
elettronico
viene inviato al
mittente
MITTENTE
1
Ordine
elettronico
processato dal
mittente
2
Ordine
elettronico
confermato
rimane nel
sistema ERP
in attesa
4
Approvazione
ordine elettronico inviata al
destinatario
3
I dati della
fattura
elettronica
vengono
riconciliati con
l!ordine e
processati nel
conto fornitori
(Accounts
Payable)
6
Spedizione
effettuata e
fattura elettronica
inviata
5
7
Avviso di pagamento riconciliato
con la notifica di
pagamento
elettronico e
elaborato automaticamente nel
conto clienti
(Accounts Receivable)
Avviso di
pagamento
elettronico
inviato al
mittente
11
Ordine di
Pagamento
elettronico
inviato alla
banca
8
10
9
La banca processa i pagamenti
elettronici, e
accredita il c/c del
mittente e invia
una notifica
elettronica al
mittente
INTERNET
Trasporto via
Internet o rete
chiusa
Banca processa
l!ordine di pagamento elettronico
e invia il pagamento elettronico
alla banca del
mittente
Figura 1.610
9 E! comune parlare anche di ciclo “ Order-to-Cash” per il fornitore (dal ricevimento dell!ordine all!incasso del credito), e di ciclo “Purchase-to-Pay” per il compratore (dall!invio dell!ordine di
acquisto al pagamento).
10 Nel diagramma rappresentato in Figura 1.6, EBL assume che tutti i documenti siano archiviati automaticamente.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Introduzione alla Fatturazione Elettronica
Nello scenario descritto tutte le parti coinvolte nella transazione traggono il massimo beneficio
dall’integrazione end-to-end.
L’integrità dei dati11 viene mantenuta nel corso della transazione, dal momento che le informazioni
create per l’ordine iniziale sono riutilizzate elettronicamente per produrre documenti di trasporto,
l’adeguamento delle scorte, la fattura, la registrazione sui Conti Fornitori (Accounts payble), la richiesta
di pagamento, il trasferimento di fondi, l’avviso di pagamento e l’allocazione finale del contante nel
Conto Clienti (Accounts receivable) del sistema del fornitore rimuovendo così il margine di errore da
tutte queste attività.
L’impatto sull’ambiente è anche molto significativo dal momento che tutte le parti coinvolte nel processo
elimineranno la stampa e la consegna di documenti cartacei.
11 Cfr. Glossario
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
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Introduzione alla Fatturazione Elettronica
20"
Parte Seconda
Checklist per progetti di fatturazione elettronica
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Checklist
Parte Seconda: Checklist
CAPITOLO 1 - CHECKLIST
La seguente checklist definisce le fasi tipiche e le decisioni relative all’implementazione di un progetto di
fatturazione elettronica per un’integrazione end-to-end totalmente automatizzata.
1. DEFINIRE L!AMBITO DI APPLICAZIONE
1.1. CONSIDERARE I BISOGNI IMMEDIATI E DI BREVE PERIODO
•
•
•
•
•
Ricevere fatture elettroniche da un fornitore
Ricevere fatture elettroniche da più fornitori
Inviare fatture elettroniche ad un cliente
Inviare fatture elettroniche a molteplici clienti
Espansione delle capacità di automazione fino ad includere ordini, pagamenti ed avvisi di
pagamento elettronici.
1.1.1.IDENTIFICARE UN PARTNER COMMERCIALE PILOTA
1.
Discussione iniziale o indagine volta ad identificare interesse e preparazione del fornitore/
cliente. Punti chiave da considerare:
• Quanti partner commerciali stanno utilizzando attualmente la fatturazione
elettronica?
• C’è una disponibilità effettiva di partner commerciali con cui relazionarsi nel
momento in cui si decidesse di adottare la fatturazione elettronica?
• Quali standard per lo scambio dei dati e quali tecnologie per il trasporto dei dati
vengono utilizzati da questi partner commerciali?
2.
Elencare gli attuali e potenziali fornitori/clienti abilitati all’utilizzo della fatturazione
elettronica.
2. VALUTARE LA CAPACITÀ OPERATIVA
Considerare la seguente lista di quesiti all’interno dell’azienda e con il partner commerciale pilota:
• Avete già a disposizione personale con precedenti esperienze in materia di fatturazione
elettronica?
• Siete abilitati all’utilizzo della fatturazione elettronica dal punto di vista tecnico?
• Quali standard di fatturazione elettronica sono supportati o preferiti?
• Quali tipi di messaggi e quali versioni di tali messaggi verranno utilizzati (ad es.: fatture,
conferme, ecc.)
• Qual è la tecnologia di trasporto dati preferita? (ad es.: AS2, FTP, VAN, ecc.)
• Allo stato attuale, state processando le fatture manualmente con il vostro partner commerciale?
• Ci sono complessità nel processo di fatturazione? (ad es.: molti Paesi coinvolti nel processo)
• Si tratta di transazioni transfrontaliere?
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Checklist
3. IDENTIFICARE LA PROPRIA PIATTAFORMA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
3.1. DEFINIRE LE PROPRIE ESIGENZE
Sulla base dei risultati ottenuti nella valutazione della Capacità Operativa, i seguenti fattori dovrebbero
essere presi in considerazione:
• Quali sono gli standard che la soluzione deve supportare?
• Quali sono le tecnologie di trasporto dati che la soluzione deve supportare?
• Si preferisce inviare i file direttamente o di fare in modo che i propri partner li possano recuperare
da un server esterno?
• Si dispone di personale interno con esperienze in ambito di fatturazione elettronica, o in grado di
supportare il processo di fatturazione elettronica?
• Sarà necessario assumere o formare personale tecnico?
• Si preferisce acquistare programmi (o utilizzare software Open Source) e creare una piattaforma
di fatturazione elettronica?
• Si preferisce affidare la gestione dell’intera attività o di parte di essa ad un fornitore di servizi
esterno con esperienza nel settore?
• Il mio partner commerciale affida in outsourcing queste attività oppure la gestisce
autonomamente?
• E’ stata verificata la capacità operativa del proprio sistema(i) o del fornitore del software
gestionale/ERP per l’importazione/esportazione dei file di fatture elettroniche?
• La piattaforma selezionata avrà bisogno di espandersi fino a comprendere altri partner, altri
messaggi, ecc?
3.2. CAPACITÀ OPERATIVA IN OUTSOURCING, SELF-SERVICE O PARZIALMENTE SELF-SERVICE
Dopo aver definito le proprie esigenze, l’azienda dovrebbe decidere come implementare la soluzione
individuata, tenendo in considerazione le opzioni descritte di seguito.
3.2.1.OUTSOURCING
Se è vero che la decisione di affidare a terzi (outsourcing) alcune attività è di natura prettamente
commerciale, ci sono ulteriori elementi da tenere in considerazione quando si parla di fatturazione
elettronica.
Molti fornitori di servizi usano programmi che sono in grado di convertire diversi standard e di
supportare molteplici tecnologie di trasporto dati. Ciò mette l’azienda nelle condizioni di intrattenere
rapporti commerciali con un numero di partner ampio e tuttavia di continuare a ricevere file attraverso
un’unica modalità (direttamente da un fornitore di servizi) nel formato richiesto. Tale sistema offre
particolari benefici nel caso in cui l’azienda abbia dato in gestione tutte le attività legate alla sfera IT o
intrattenga rapporti commerciali con un ampio numero di partner che usano una vasta gamma di
tecnologie.
NOTA: Il prezzo di questi servizi è spesso calcolato sulla base del numero di transazioni. Nel caso in cui
i vostri partner commerciali siano già abilitati alla fatturazione elettronica in modalità autonoma e stiano
dunque sostenendo dei costi a supporto della propria infrastruttura, generalmente non si aspetteranno di
dover pagare commissioni al vostro fornitore di servizi per poter lavorare con voi.
3.2.2.CAPACITÀ OPERATIVA SELF-SERVICE
Nel caso in cui un’azienda decida di creare un’infrastruttura per la fatturazione elettronica, risulterebbe
utile considerare quelle soluzioni/pacchetti che includono software per la conversione dei dati, linee
guida per configurare l’infrastruttura “gateway” (per l’invio e la ricezione dei file), oltre a fornire
supporto per la formazione e per l’implementazione.
Alcuni fornitori offrono a costi più contenuti soluzioni “one to one or more” che vi aiuteranno nella fase
iniziale dell’implementazione, con un solo partner o comunque con un numero limitato di partner.
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Se l’azienda dispone già di personale tecnico con le capacità adeguate ma non è in grado di investire
nell’acquisto di altri programmi, ci potrebbero essere opzioni più economiche, come il software Open
Source gratuito, e potrebbero essere disponibili tecnologie di trasferimento dati. Le capacità necessarie
richieste in questo scenario richiederebbero una comprensione dei formati di estrazione dei dati, di
tecnologie per il trasferimento dei dati e la relativa sicurezza di rete, e la conoscenza delle capacità di
importazione/esportazione dei file del vostro applicativo gestionale/ERP.
3.2.3. CAPACITÀ OPERATIVA PARZIALMENTE SELF-SERVICE
In questo scenario, uno dei partner commerciali (solitamente il destinatario) fornisce un portale web in
cui il mittente/fornitore può inserire i dati o scaricare le fatture in un’interfaccia stabilita. Tale interfaccia
(template) è programmata per convertire i dati della fattura in un file automatizzato nel formato preferito
dell’applicativo gestionale/ERP del destinatario.
Ciò crea un processo automatizzato per il destinatario mentre il mittente potrebbe non essere abilitato
alla fatturazione elettronica. Lo svantaggio per il mittente è il reinserimento manuale o il caricamento dei
dati su un Internet template. Il rischio potenziale che si potrebbe verificare nel caso in cui un errore
dovesse occorrere sarebbe l’impossibilità di riconciliare la fattura prodotta dall’applicativo gestionale/
ERP del mittente con i dati inseriti nel portale del destinatario.
Sia che queste attività vengano affidate a terzi, sia che vengano gestite all’interno grazie all’acquisto di
software, in ogni caso una soluzione (o servizio) può generalmente essere estesa fino a comprendere
l’automazione di molti altri tipi di transazioni (ad es.: ordini, avvisi di spedizione, ordini di incasso/
pagamento, ecc.).
3.3. REQUISITI LEGALI
Nell’implementazione di una soluzione di fatturazione elettronica, è importante considerare gli aspetti
legali e di compliance descritti nella Parte 4 della Guida.
Sulla base del recepimento nazionale della Direttiva Europea in materia di IVA (cfr. Figura 4.1),
l’azienda potrebbe cominciare la valutazione dei requisiti di compliance.
Si prega di notare che il processo di implementazione descritto in questa sezione della Guida rappresenta
una tipica soluzione EDI (in conformità con la Raccomandazione 1994/820/EC della Commissione
Europea inerente gli aspetti giuridici dell’EDI, che consente l’utilizzo di standard riconosciuti, tra cui
standard EDI o XML), che rappresenta una delle tre opzioni utilizzabili per essere conformi ai requisiti
della Direttiva IVA per garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto.
Per la conformità con i requisiti legali in materia di IVA, una soluzione EDI non richiede l’uso di firme
elettroniche avanzate (o qualificate). Questo requisito sarebbe aggiuntivo rispetto a quanto previsto dalla
Direttiva IVA che definisce tre opzioni alternative di compliance.
3.4. ANALISI COSTI/BENEFICI
Ci sono diversi metodi per determinare il costo dell’elaborazione manuale delle fatture. Il mittente
dovrebbe considerare comunque i costi di stampa, di affrancatura e di gestione, mentre il destinatario
dovrebbe considerare i costi dell’approvazione/accettazione della fattura, dell’inserimento dei dettagli
della fattura, della correzione degli errori, e dell’archiviazione delle fatture cartacee. Mentre molti
fornitori di soluzioni/servizi sono provvisti di strumenti di calcolo online che possano assisterli in questa
fase di analisi, studi incentrati sul tempo e sullo sforzo impiegati possono rivelarsi utili come elementi a
supporto delle valutazioni.
E’ importante notare che alcuni benefici sono difficili da quantificare, soprattutto la riduzione del tempo
impiegato per la gestione delle richieste o per i conseguenti ritardi nei pagamenti, oltre al miglioramento
complessivo del rapporto fornitore - cliente.
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NOTA: L’European e-Business Lab ha sviluppato un modello proprietario di valutazione dell’impatto
della fatturazione elettronica e automazione del completo ciclo ordine-pagamento, a livello di singola
azienda, settore e area geografica, utilizzato, ad esempio, per valutare l’impatto di tali iniziative sul
tessuto economico della Regione Puglia.
3.5. SELEZIONE DI UNA SOLUZIONE O DI UN FORNITORE DI SERVIZI
Il fornitore di soluzioni o servizi che meglio si adatta alle esigenze aziendali presenti e future dovrebbe
essere selezionato accuratamente. Molte aziende che adottano soluzioni di fatturazione elettronica
destinate ad un unico partner in linea di massima decideranno di coinvolgere altri fornitori/clienti o di
automatizzare altri processi aziendali.
Una soluzione di fatturazione elettronica che sia limitata ad un tipo di transazione, ad uno standard o alla
possibilità di scambiare dati solo con un partner può rispondere alle esigenze di un’azienda nel
brevissimo periodo ma potrebbe dimostrarsi dispendiosa nel caso in cui non riuscisse a supportare
ulteriori esigenze di automazione.
4. IMPLEMENTARE LA PROPRIA SOLUZIONE
Una volta decisa la piattaforma di fatturazione elettronica (software/hardware o fornitore si soluzioni) e
una volta scelto un partner commerciale pilota che già utilizzi la fatturazione elettronica, la fase di
implementazione stessa può avere inizio.
4.1. DEFINIRE LE RESPONSABILITÀ DEL PARTNER COMMERCIALE
In questa fase iniziale, dovrebbero essere intraprese le seguenti azioni:
• definire le risorse e l’impegno aziendale
• proporre tempi di esecuzione adatti alle esigenze di entrambe le parti
• definire il processo per il test dei dati ed il numero di cicli richiesto
• identificare gli ID per il test e le modalità per l’indirizzamento
• documentare le responsabilità del partner, i canali di comunicazione, ecc.
• identificare piani di cut-over dal test alla fase ‘live’
• definire i processi successivi all’implementazione
• ove richiesto, stringere accordi formali
È importante documentare i punti chiave, inclusi i piani di sviluppo e di testing. Ciò potrebbe includere
informazioni concernenti giorni ed ore di disponibilità per risorse e sistemi.
La pianificazione delle risorse umane è cruciale dal momento che un’implementazione efficace di un
progetto di fatturazione elettronica può dipendere dalla familiarità con i dati del partner pilota e come
essi verranno processati dall’applicativo gestionale/ERP. Se esiste già una relazione consolidata, il
personale addetto alla contabilità o alle operations può essere in grado di fornire le informazioni relative
ai dati obbligatori da includere (al di là dei requisiti legali e fiscali). Queste risorse assumerebbero inoltre
un valore particolare nel processo di data testing che precede l’implementazione.
La disponibilità delle risorse di sistema è un fattore chiave nella pianificazione della frequenza della
raccolta dei dati, che vengono poi processati e scaricati nell’applicativo gestionale/ERP – elaborati in
tempo reale, a scadenze pianificate, o in modalità batch overnight.
È altrettanto critico determinare se il mittente sia in grado di elaborare in batch tutte le fatture,
trasmettendo un file quotidianamente (o periodicamente). I processi di fatturazione elettronica che
trasmettono fatture singole ad intervalli regolari possono rivelarsi problematici a causa di momentanei
disservizi della rete sul sistema di uno dei due partner e possono portare alla perdita di fatture o a
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problemi di riconciliazione. L’uso di strumenti di conferma di ricezione del messaggio di fattura è
consigliato quando l’elaborazione in modalità batch non è possibile.
4.1.1.ACCORDO GENERALE – RESPONSABILITÀ DEL PARTNER COMMERCIALE
In questa fase il partner approva e documenta la modalità con cui il processo quotidiano funzionerà dopo
l’implementazione. I partner commerciali devono approvare la data proposta per il termine dell’utilizzo
della fatturazione cartacea; allo stesso modo, devono concordare le modalità di comunicazione e
risolvere qualsiasi questione collegata ai processi in corso.
Si dovrebbe inoltre discutere dell’opportunità di affidare il coordinamento di eventuali problemi o
questioni a personale tecnico o non tecnico. Inoltre, nel caso in cui sia coinvolto anche un fornitore di
servizi, si raccomanda che i partner commerciali siano coinvolti direttamente in tutte le comunicazioni.
Questa è una condizione fondamentale, dal momento che i partner commerciali sono gli unici
responsabili (da un punto di vista legale e fiscale) delle proprie fatture e devono conseguentemente
essere consapevoli dei problemi che potrebbero derivarne.
L’accordo generale dovrebbe anche includere un accordo inerente la gestione delle fatture respinte, sia
nel caso in cui il problema sia dovuto ad un guasto tecnico, o a dati incompatibili. Alcuni sistemi di
fatturazione elettronica possono essere configurati in modo tale da non permettere che una fattura
elettronica venga trasmessa nuovamente anche nel caso in cui sia stata corretta dal mittente. In questi
casi, è necessario accordarsi in anticipo sulla possibilità di accettare un documento sostitutivo in formato
PDF o cartaceo, elaborato manualmente.
Se è vero che l’utilizzo di strumenti di conferma di ricezione del messaggio può fornire un aiuto dal
punto di vista tecnico, generalmente tali strumenti non identificano le singole fatture che vengono
rifiutate durante la fase di caricamento sull’applicativo gestionale/ERP del ricevente. L’emissione
mensile di estratti conto da parte del mittente e la loro riconciliazione da parte del destinatario sono
comuni attività che assicurano la completezza del processo – a prescindere dal fatto che si possa
utilizzare la fatturazione manuale o elettronica. E’ quindi importante definire tali procedure e
raggiungere un accordo fin dalle primissime fasi del processo.
I punti summenzionati possono costituire la base di un documento più dettagliato o di un accordo
formale con il partner commerciale definito prima della fase di implementazione.
4.2. REVISIONE DETTAGLIATA DEI DATI
In questa fase di implementazione sono previste le seguenti azioni:
• Ottenere copie delle fatture e delle note di credito
• Assicurarsi che tutte le informazioni obbligatorie della fattura vengano trasmesse
• Discutere particolari modalità di elaborazione dei dati (sconti, trasporti o altre spese)
• Comprendere la transazione da una prospettiva IVA (soprattutto in contesti transfrontalieri)
• Controllare le dimensioni del campo dei dati (data field) per assicurare la compatibilità
4.2.1.SCAMBIO E REVISIONE DEI DATI
In questa fase i partner commerciali si accordano sulla tipologia dei dati che verranno inviati e devono
assicurare che il sistema informativo del destinatario sia in grado di accettare e processare i dettagli
appropriati. L’esempio a seguire, benché non del tutto esaustivo, fornisce uno spaccato delle questioni
che dovrebbero essere prese in considerazione.
1. Il mittente è in grado di fornire tutti i dati richiesti per una fattura standard?
2. Quali altri dati potrebbero rivelarsi necessari per il destinatario al fine di elaborare correttamente
le fatture (o le note di credito ad esse associate)?
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In generale, il destinatario dovrebbe riconciliare la fattura in entrata con l’ordine originale e potrebbe
avere bisogno di ricevere il numero dell’ordine, la data dell’ordine, e i dettagli del trasporto insieme
a tutti i codici del prodotto, ai numeri delle parti, ai numeri di serie, alle descrizioni, alle quantità e ai
termini e prezzi previsti. Per le note di credito, potrebbero essere presenti i numeri di riferimento
delle merci rese o altri codici previsti in modo da riconciliare l’ordine originale con la fattura.
3. Il sistema informativo del destinatario è in grado di accettare i dati necessari?
Dal momento che le imprese usano diversi tipi di software, ci potrebbe essere la necessità di troncare
alcuni dati (a causa della lunghezza o del tipo di carattere) che altrimenti potrebbero non essere
adatti ai campi di dati del sistema del destinatario. Ad esempio, un fornitore potrebbe inviare numeri
di serie di 18 caratteri ma il campo per il numero di serie nel sistema del destinatario potrebbe
contenere solo 15 caratteri. In questi casi, l’impresa in questione deve compiere i passi necessari per
assicurarsi in tutti i casi di mantenere i caratteri più importanti.
4. Il destinatario avrà la necessità di riaggregare alcuni dei dati – includendo ad esempio nelle righe
di dettaglio (line item) della fattura le voci sottostanti (sub line item)?
5. Sono entrambe le parti d’accordo su ciò che può essere definita come informazione di “testata” o
“sommario” rispetto all’ informazione di “dettaglio”?
Per quanto riguarda i punti 4 e 5 sopra citati, potrebbe essere richiesta una mappatura speciale se un
sistema dovesse accettare i dati di “dettaglio” mentre l’altro accettasse solo dati di riepilogo o
“sommario”.
Ad esempio: il sistema del mittente potrebbe emettere una fattura e includere i costi relativi al
trasporto o all’IVA a livello di “sommario” mentre il sistema del destinatario potrebbe avere bisogno
di spezzare le informazioni a livello di righe descrittive di dettaglio (line item) per poterle caricare
nel proprio sistema.
6. Ci saranno forniture intracomunitarie dove siano richiesti codici di peso e delle merci?
7. Saranno presenti sconti a livello di fattura o di riga descrittiva (line item)?
8. Verranno applicati molteplici aliquote IVA su una stessa fattura?
La lista summenzionata può variare a seconda dei partner ma questi dati e dettagli costituiscono l’area
più complessa di ogni configurazione. Una volta superate le fasi di mappatura e di implementazione, essi
costituiscono la struttura portante del processo di controllo e riconciliazione dei dati scambiati.
La precisione di questo processo di riconciliazione automatica, quando combinato con l’utilizzo
dell’identificativo (ID) del mittente e con qualsiasi altro identificativo richiesto durante il processo di
comunicazione, fornisce una certezza di autenticità e di integrità dei dati molto superiore rispetto all’uso
delle firme elettroniche.
4.3. CONFIGURAZIONE CLIENTE E MAPPATURA DEI DATI
In questa fase di implementazione, sono previste le seguenti azioni chiave:
• Sviluppare una tavola di riferimenti incrociati degli identificativi unici (ID) cliente/fornitore
• Creare riferimenti incrociati (cross-reference) per ogni codice di prodotto e/o per i termini necessari
• Realizzare la mappatura dei campi di dati della fattura
• Configurare l’ambiente per la fase di testing
• Fare la valutazione tecnica dei dati di testing
• Assicurarsi che tutti gli utenti analizzino ed approvino l’accuratezza e completezza dei dati per il
testing
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4.3.1. CONFIGURAZIONE CLIENTE E RIFERIMENTI INCROCIATI
Questa fase include qualsiasi cambiamento che si rende necessario realizzare nel sistema informativo dei
partner commerciali per poter emettere ed accettare le fatture di test. La capacità del sistema può variare
da una serie di semplici programmi e compiti fino ad arrivare allo sviluppo di un portale con il partner
commerciale molto complesso e con molteplici funzionalità.
La configurazione iniziale del cliente per la fatturazione elettronica richiede l’immissione in tabelle
software (customer cross-reference mapping) di tutti i dati conosciuti, approvati ed obbligatori che quelle
fatture conterranno. Queste immissioni consisteranno in riferimenti specifici che possono essere in
codice alfabetico o numerico) usati solo dal sistema informativo del fornitore per descrivere i propri
termini e prodotti. I “codici” del mittente verranno incrociati (cross-referenced) con i codici equivalenti
che il sistema del destinatario usa per descrivere gli stessi.
Ad esempio, il sistema del fornitore potrebbe identificarsi come azienda con un codice “A1234” mentre
il sistema del destinatario potrebbe identificare quel particolare fornitore come “B5678”. In questo caso
la tabella delle corrispondenze (cross-reference table) nel sistema del destinatario usata per identificare
questo fornitore avrà la seguente immissione: A1234=B5678. Questo processo di corrispondenze può
essere ripetuto diverse volte per tutti i tipi di dati conosciuti, come i numeri identificativi IVA, codici dei
prodotti, codici dei termini di pagamento, ecc. Una volta che la fattura è stata accettata come inviata da
un mittente stabilito, solitamente attraversa un processo secondario di controllo e riconciliazione con un
ordine stabilito (attraverso la riconciliazione con un numero di ordine o dettagli prodotto, quantità, ecc.)
Le tabelle software (o tabelle di consultazione) devono essere configurate e accuratamente mantenute.
Possono includere verifiche di dati obbligatori e programmi per identificare e comunicare tutte le fatture
respinte.
4.3.2. MAPPATURA DATI E ATTIVITÀ DI TESTING
La mappatura dati (relativamente alla fatturazione elettronica) può essere descritta come il processo di
identificazione del formato dei dati previsto da parte del fornitore e definisce come convertire o
“tradurre” i dati, cosicché possano essere accettati dal sistema informativo del destinatario.
La mappatura viene realizzata scrivendo un software specifico o implementando un software di
“traduzione” per la mappatura dei dati. Una volta completata, la mappa verrà usata per tradurre le fatture
in arrivo su base continua. Alcune aziende possono creare una mappa per ogni cliente, mentre altre
sviluppano una mappa per gestire ogni standard di dati da supportare e sono in grado di riutilizzare
queste mappe per più di un cliente (solitamente col supporto di tabelle di corrispondenza clienti customer cross-reference tables - già citate al punto 4.3.1)
A seconda della complessità dei dati, della qualità dei dati o delle competenze dei partner commerciali, la
revisione tecnica e l’elaborazione dei file di test può essere realizzata in pochi giorni o può richiedere
cambiamenti significativi, che possono a loro volta risultare in una nuova fase di testing che può
prolungare il processo di molte settimane. La definizione della completezza dei dati – menzionata al
punto 4.2 – avrà un effetto diretto sulla qualità dell’attività di testing e sulla velocità di implementazione.
Se è accettabile iniziare l’attività di testing con un piccolo campione di dati per accertarsi che i concetti
base siano realizzati, è parimenti importante testare file che contengono più di una fattura, note di credito
e quante più variazioni di dati possibile prima della fase di implementazione. Affinché questi test sui dati
si rivelino efficaci e’ necessario che tali dati rappresentino effettivamente i dati di fatturazione del
mittente.
Un confronto tra dati elettronici e un campione di fattura cartacea è estremamente utile nel corso delle
prime fasi dell’attività di testing.
4.4. ATTIVITÀ DI TESTING DI INTERFACCIA
In questa fase di implementazione sono previste le seguenti azioni:
• Decidere il numero di cicli di test, la tempistica e l’oggetto del test
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• Assicurarsi la disponibilità ed il supporto di tecnici esperti
• Testare la trasmissione di file ad orari prefissati e “fuori orario” per assicurare la copertura
È consigliato che i partner commerciali si accordino sulle regole concernenti la frequenza delle
trasmissioni di test e creino identificativi separati per il mittente (e, dove applicabile, per il destinatario)
e password diverse per separare in modo netto la fase di testing da quella di elaborazione “live” dei dati.
È importante allocare tempo e risorse per l’attività di testing del processo di trasferimento dei file
(almeno una settimana) nel caso in cui uno o più partner usino una particolare metodologia di
trasferimento dati per la prima volta.
4.5. ELABORAZIONE PARALLELA ED IMPLEMENTAZIONE
In questa fase di implementazione, sono previste le seguenti azioni:
• Cambiare la configurazione cliente in elaborazione “live”
• Disabilitare gli identificativi di testing
• Accertarsi che le aziende confrontino i risultati della fatturazione elettronica con le copie cartacee per
un arco di tempo prestabilito
• Coordinare la tempistica di transizione per poter terminare l’invio /ricezione di fatture cartacee
• Accertarsi che le procedure quotidiane di risoluzione dei problemi siano attive
Il periodo di elaborazione parallela può essere definito come un lasso concordato di tempo nel corso del
quale il mittente trasmetterà le fatture elettronicamente, continuando al tempo stesso a produrre ed
inviare fatture cartacee al destinatario. Questo processo permette al destinatario di controllare le fatture
cartacee rispetto ai dati elettronici ricevuti per poter così assicurare accuratezza, integrità dei dati e
completezza dei dati stessi. Questa fase consente inoltre di accertarsi che tutte le fatture e le note di
credito possano essere effettivamente ricevute in formato elettronico. È generalmente accettato che tale
processo debba essere portato avanti per un periodo di due settimane.
Se il sistema del fornitore non è abilitato dal punto di vista tecnico ad inviare contemporaneamente
fatture elettroniche e fatture cartacee per le medesime transazioni, in questa fase viene accettato un
estratto o un rapporto contenente i dettagli della fattura.
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CAPITOLO 2 - FIRME ELETTRONICHE
1. INTRODUZIONE
Da un punto di vista pratico, una firma elettronica è una tecnologia che fornisce:
a) la sicurezza che la fattura “firmata” ricevuta provenga effettivamente dall’azienda, o dalla persona fisica che
sostiene di averla emessa – definita anche come “Autenticità di origine”;
b) la sicurezza che la fattura “firmata” non sia stata alterata - definita anche come “Integrità dei dati”
2. TECNOLOGIE DI FIRMA ELETTRONICA
Ci sono varie tecnologie che possono essere utilizzate per realizzare firme elettroniche.
Ad esempio, si può adoperare una tecnologia inserita nel software usato per creare ( o trasferire) documenti e file,
assicurando così l’integrazione end-to-end, senza interventi manuali; oppure si possono scegliere soluzioni che
richiedono un intervento manuale, come le smart card o dispositivi USB che un utente può inserire nel proprio PC
per firmare personalmente documenti o autorizzare il trasferimento di file.
La PKI (Public Key Infrastructure) è una tecnologia molto diffusa nel campo delle firme elettroniche. Questa
tecnologia usa chiavi pubbliche e private (crittografiche) per consentire lo scambio dei dati attraverso Internet, o
altre reti non sicure, in modo sicuro e privato. La chiave privata viene usata per creare la firma, come forma di
identificazione, mentre la chiave pubblica viene usata per verificare l’autenticità della firma, criptando il
messaggio in transito. Le chiavi vengono generate e gestite (revocate, rinnovate, ecc.) da un Fornitore di Servizi
di Certificazione (attraverso un software), o a livello locale dal cliente attraverso un’applicazione specifica.
La coppia di chiavi (la chiave privata e la corrispondente chiave pubblica) può essere memorizzata in modi
diversi, a seconda del livello di sicurezza richiesto. Le chiavi possono essere memorizzate in un file sul desktop (o
sul laptop) degli utenti per applicazioni a basso rischio, mentre per garantire un livello di sicurezza più elevato, si
possono utilizzare smart card o token USB.
Il certificato del firmatario è solitamente contenuto nel messaggio firmato e verificato dal destinatario, o per suo
conto, come parte del processo di verifica della firma, che garantisce l’autenticità e l’integrità del messaggio.
Per poter stabilire questo “circolo di fiducia” è necessaria un’Autorità di Certificazione, un terzo garante.
Un’Autorità di Certificazione (CA) può essere un fornitore di servizi/soluzioni oppure un’azienda (utente) che
sviluppa un CA al suo interno, usando una delle tecnologie disponibili sul mercato. L’azienda in questione (CA)
convalida l’autenticità dell’organizzazione ed emette i certificati alle altre organizzazioni (root certificates) che
stabiliscono un circolo di fiducia, o ai singoli individui. In un contesto di fatturazione elettronica, la CA potrebbe
aver bisogno di ottenere autorizzazioni delle autorità fiscali competenti.
Nei casi in cui il quadro legislativo non richieda esplicitamente tale approvazione, può comunque rivelarsi utile
utilizzare una CA conosciuta in modo che un revisore fiscale possa stabilire con facilità l’affidabilità del processo.
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3. FIRME ELETTRONICHE, FIRME ELETTRONICHE AVANZATE, FIRME ELETTRONICHE QUALIFICATE
In Europa, tre diverse nomenclature vengono utilizzate:
A) Firma elettronica
B) Firma elettronica avanzata
C) Firma elettronica qualificata
A)
Firma Elettronica è un termine legale creato dalla Direttiva Europea sulle Firme Elettroniche del 1999. In
pratica, qualsiasi codice, identificativo destinato ad autenticare dati elettronici o una transazione
economica potrebbe essere una firma elettronica. PKI è solo una delle tecnologie usate per realizzare firme
elettroniche.
B)
Una Firma Elettronica Avanzata (AES) ha dei requisiti legali e tecnici specifici che devono essere
soddisfatti:
• Deve essere collegata unicamente al firmatario;
• Deve essere in grado di identificare il firmatario;
• Deve essere creata utilizzando mezzi che il firmatario possa mantenere esclusivamente sotto il suo
controllo;
• Deve essere collegata ai dati in modo da assicurare che qualsiasi cambiamento successivo dei dati
stessi possa essere individuato.
Ad esempio, l’uso di chiavi PKI (chiave pubblica/chiave privata) ed un certificato che può essere
acquistato online da un fornitore e scaricato è conforme ai requisiti summenzionati. Ci sono anche diverse
soluzioni e servizi attualmente disponibili sul mercato che possono essere integrati nel processo di
fatturazione elettronica fornendo funzionalità in maniera trasparente.
Un approccio alternativo è lo schema “rete di fiducia” (web of trust) che si basa sull'utilizzo di certificati
emessi dalle parti stesse e sull'attestazione della bontà di questi certificati da parte di terzi. L’espressione
“web of trust” non implica l’esistenza di un’unica rete di fiducia, o un punto comune di fiducia, quanto
piuttosto un numero qualsiasi di “reti di fiducia” potenzialmente non collegate tra di loro. Esempi di
attuazione di questo tipo di approccio sono PGP (Pretty Good Privacy) e GnuPG (un’implementazione di
OpenPGP.
C)
Una Firma Elettronica Qualificata è una Firma Elettronica Avanzata che deve essere supportata anche
dall’uso di un Dispositivo per la Creazione di una Firma Sicura che si basa su un Certificato Qualificato
per accertare l’identità del firmatario. In particolare:
1.
il certificato su cui si basa la firma è Qualificato, aggiungendo così un ulteriore requisito:
l’identità del firmatario deve essere verificata dall’Autorità di Certificazione. Il certificato deve
essere acquistato esclusivamente presso un’Autorità di Certificazione conforme alle regole
previste dalla Direttiva Europea in materia di Firme Elettroniche descritta nella Sezione 4 della
Guida dove si verifica solitamente un processo di registrazione ”face-to-face” (ad es.:, in una
Comune, in una banca, ecc.). Nella maggior parte dei Paesi, i certificati qualificati possono essere
emessi solo ad uso di persone fisiche (individui) e non di persone giuridiche (aziende); tuttavia, in
alcuni casi una CA permetterà all’azienda di essere menzionata in un certificato. Per ottenere un
Certificato Qualificato, il richiedente deve registrarsi una sola volta, mentre i rinnovi possono
essere effettuati senza bisogno di un ulteriore processo di autenticazione. La persona che firma un
documento viene identificata esclusivamente attraverso il suo Certificato Qualificato.
2.
la firma viene generata utilizzando un Dispositivo per la Creazione di una Firma Sicura (SSCD –
Secure Signature Creation Device). Ciò significa che la chiave privata ed il certificato sono
memorizzati su un dispositivo sicuro. Alcuni esempi di SSCD includono:
• Smartcard – che richiedono un codice PIN per l’accesso;
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• Token USB – che contiene al suo interno una carta a microcircuito (smart card chip), che
offre sia le funzionalità di token USB, sia di smart card.
• Hardware Security Module (HSM) – ampiamente usato per proteggere la chiave in un
sistema PKI.
• In alcuni Paesi, un modulo software di sicurezza può anche essere riconosciuto come
SSCD.
Di conseguenza, una firma elettronica ordinaria, non Avanzata, non potrebbe di sicuro essere
Qualificata.
I certificati qualificati sono emessi da operatori specializzati che soddisfano determinati requisiti
giuridici e sono soggetti a responsabilità legale dal momento che forniscono il servizio in
questione ai loro clienti. In linea teorica, il terzo garante dovrebbe creare un effettivo circolo di
fiducia tra i suoi utenti.
In pratica, l’interoperabilità tecnica potrebbe rivelarsi problematica quando sono coinvolti più
operatori. Le tecnologie di sicurezza sono costantemente in via di sviluppo, così come gli
standard su cui esse si basano.
Inoltre, i certificati sono soggetti a scadenza e possono essere revocati (ad esempio, nel caso in
cui si perda la chiave privata), quindi è necessario che i certificati stessi siano gestiti nella
maniera più appropriata in modo da assicurarsi che siano ancora validi.
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CAPITOLO 3 - TECNOLOGIE EMERGENTI
1. PDF INTELLIGENTE
Mentre alcune aziende hanno sviluppato processi semi-automatizzati di scansione dei dati in cui un software per il
riconoscimento dei caratteri viene utilizzato per leggere ed interpretare i dati della fattura da un documento
cartaceo o in formato PDF, esistono tecnologie emergenti che rendono il processo in questione totalmente
automatizzato.
“Intelligent PDF” è il termine usato per descrivere un processo sicuro di fatturazione elettronica sviluppato in
base allo Standard ISO 32000 e su tecnologie Adobe LiveCycle ES. In questo processo, le fatture create dal
sistema ERP del mittente vengono convertite in formato XML attraverso l’utilizzo del software LiveCycle ES. Le
fatture sono quindi trasmesse ai clienti via email o attraverso tecnologie di trasporto dei file. Ad avvenuta
ricezione, il software LiveCycle ES carica le fatture in un’area dove viene controllata la correttezza dei dati e
dove possono essere viste attraverso una procedura manuale (se necessario) prima di essere riconciliate
automaticamente e quindi caricate nel software gestionale/ERP del destinatario.
Il vantaggio chiave di questo processo è la combinazione dell’automazione XML e dei documenti PDF leggibili
su supporto informatico, convertendo un processo semi-automatizzato in una soluzione integralmente
automatizzata ed integrata.
2. CUSTOMISED SPREADSHEET TEMPLATE
Per quelle aziende i cui partner commerciali richiedano documenti in formato foglio di calcolo (spreadsheet),
esistono soluzioni o servizi web che:
A)
convertono le fatture prodotte nel sistema ERP del mittente in un foglio di calcolo pronto per
essere caricato nel sistema ERP del destinatario, oppure,
B)
permettono al mittente di produrre fatture in fogli di calcolo che verranno convertiti nel formato
richiesto dal sistema ERP del destinatario.
Queste soluzioni utilizzano fogli elettronici personalizzabili che includono procedure di convalida dei dati per
minimizzare il margine di errore ed assicurare l’integrità dei dati.
3. ALTRE TECNOLOGIE
3.1. OPEN SOURCE SOFTWARE (OSS)
Un software con codice sorgente aperto (OSS - Open Source Software) è un software (codice sottostante
e diritti associati) che viene sviluppato per essere usato nel dominio pubblico, senza costi di licenza.
Spesso viene sviluppato da accademici, dal settore pubblico o finanziato inizialmente da governi e da
altre istituzioni interessate.
Anche se non vi sono costi di licenza da sopportare, il mercato è stato comunque cauto nell’adottare le
soluzioni Open Souce e coloro che le hanno adottate hanno stipulato contratti con fornitori di servizi per
quanto concerne il supporto continuo e la manutenzione (aggiornamenti inclusi) del programma. Di
recente c’è stato un forte consenso del mercato verso queste tecnologie, 12 dovuto in parte alle attuali
condizioni economiche e ad un aumento dell’adozione da parte di governi e di altre importanti
organizzazioni.
Quando si usa un Software Open Source bisogna aderire a regole specifiche. Se un’azienda apporta dei
cambiamenti ai fini di modificare il codice sorgente, tali cambiamenti devono essere resi di dominio
pubblico sotto la stessa licenza Open Source. Questo non vuol dire che un’azienda debba rendere di
dominio pubblico ogni prodotto che sviluppa utilizzando un codice sorgente aperto.
12 Lo studio dell!IDC, “Worldwide Open Source Software 2009-2013 Forecast”, sostiene che i guadagni globali derivanti dal Software Open Source aumenteranno annualmente del 22,4%, fino
ad arrivare a guadagni pari a 8,1 miliardi di dollari entro il 2013 (http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS21947509)
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Checklist
Ad esempio, quando un’azienda usa un software Open Source per l’elaborazione dei testi (word
processing) e crea centinaia di documenti utilizzando lo stesso software , tali documenti risultano ancora
di proprietà dell’azienda che li ha creati. (Per ulteriori informazioni sul software Open Source in Europa,
si rimanda al seguente link: www.osor.eu)
3.2. CLOUD COMPUTING
Cloud Computing è il termine usato per descrivere l’Internet-based computing. In questo scenario, il
software, servizi e server associati risiedono su Internet, di solito in un ambiente condiviso, in cui il costo
del servizio può essere definito sulla base dell’utilizzo - 'pay as you use’.
Il vantaggio chiave per le PMI è quello di poter accedere ad un'ampia gamma di nuove tecnologie senza
il costo e la complessità di installazione/gestione delle applicazioni aziendali (software) o di server dove
risiedono il software e i dati (hardware), e senza impiegare personale con le necessarie competenze IT
per supportarlo. Un ulteriore vantaggio risiede nella possibilita’ per il personale di poter accedere alle
applicazioni aziendali e archivi dati da qualsiasi luogo dotato di connessione Internet, riducendo lo
spazio fisico in ufficio per i server e gli archivi, ed eliminando i costi relativi al disaster recovery.
3.3. MOBILE COMMERCE
Mobile Commerce è il termine usato per descrivere le transazioni elettroniche effettuate su dispositivi
come telefoni cellulari, computer palmari (PDA) e smartphone. Questi dispositivi sono sempre più
utilizzati per ordinare merci o servizi, fornendo prezzi, biglietti, coupon o fatture, e l'autorizzazione o
l’effettuazione di pagamenti.
Molte applicazioni offrono la possibilità di leggere e immagazzinare i codici a barre che possono essere
utilizzati per la raccolta di beni fisici in un secondo momento, per la memorizzazione di token al posto di
carte fedeltà, o per ottenere sconti e offerte speciali. I dispositivi mobili sono frequentemente utilizzati
per l’acquisto e il download di dati, licenze, brani musicali o video. Le aziende sono ora in grado di
pubblicizzare i loro prodotti direttamente attraverso la messaggistica cellulare piuttosto che tramite la
posta ordinaria o elettronica.
I pagamenti vengono autorizzati tramite numero di pin e possono essere effettuati tramite il sistema di
fatturazione del provider di rete mobile, direttamente al punto di autorizzazione (simile ad un pagamento
bancario telefonico), o ad una carta di credito o di debito, come un acquisto su Internet. Poiché si
prevede che l’utilizzo di dispositivi mobili superera’ l'utilizzo del PC nei prossimi due anni, questo
modello di tecnologia e la sua gamma di applicazioni innovative si sta espandendo rapidamente.
4. SUPPLY CHAIN FINANCE: E-MARKETPLACE
Tradizionalmente, le PMI sono state in una situazione di svantaggio per l’accesso a finanziamenti necessari per
collaborare soprattutto con aziende di grandi dimensioni nella propria supply chain. In molti casi, le piccole
imprese non sono valutate dalle maggiori agenzie di credito o hanno una credit history molto limitata. Mentre le
opzioni tradizionali, come il factoring o l’inventory finance, sono diventate difficili da realizzare durante un
periodo di recessione economica, alcuni modelli di business innovativi stanno emergendo, e sembrano essere
adatti alle esigenze delle PMI.
Un esempio è il programma ‘buyer driven receivables’, dove un acquirente di grandi dimensioni è in grado di
utilizzare il suo credit rating o la sua forza finanziaria per sostenere una linea di credito per i suoi fornitori. In
questo caso, l’istituto di credito finanzia i piccoli fornitori sulla base del credit rating del compratore. I piccoli
fornitori offrirebbero sconti su pagamenti anticipati delle proprie fatture di vendita al fine di ricevere il pagamento
immediato dall’istituto di credito.
I fornitori più piccoli trarrebbero beneficio dalla loro capacità di ottenere finanziamenti velocemente e ad un tasso
di finanziamento inferiore, in quanto il credito si basa interamente sulla forza del compratore. Inoltre, il
compratore ha il vantaggio di acquistare da un mercato più ampio e più competitivo, beneficiando di relazioni con
i fornitori migliori e la certezza che i suoi fornitori più piccoli avranno i fondi necessari per aumentare la
produzione al fine di soddisfare la domanda. Questi servizi solitamente si svolgono in tempo reale attraverso webbased e-marketplace, dove le transazioni fra le tre le parti sono automatizzate.
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Parte Terza
Best Practices
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI "
Best Practices
Parte Terza: Best Practices
CAPITOLO 1 - BEST PRACTICES PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Per assicurare un livello soddisfacente di controlli indipendenti dalla tecnologia utilizzata sul processo di
fatturazione (che includano le verifiche sull’autenticità e l’integrità dei dati, ma non siano limitati ad esse), si
raccomandano le seguenti Best Practices:
1. CONTROLLI RELATIVI AI DATI DI FATTURAZIONE
1.1. COMPLETEZZA E ACCURATEZZA DEI DATI DELLA FATTURA
1.2. VALIDAZIONE E RICONCILIAZIONE DEI DATI DELLA FATTURAÇ
A) con altri dati commerciali critici, come gli ordini di acquisto, prezzo pattuito, o i termini di
pagamento;
B) con altri dati come i numeri di partita IVA, identificativi del cliente o dei fornitori, o numeri di
contratto;
C) con dati relativi ai prodotti come i documenti di trasporto, codici di prodotto, unità di prezzo, ecc.
Si raccomanda di effettuare la riconciliazione almeno con l’identificativo del fornitore ed il numero
d’ordine d’acquisto, o con altri dati commerciali critici. In molti casi, la riconciliazione viene effettuata
ad un livello molto dettagliato con ogni riga dell’ordine di acquisto, incorporando i prodotti ordinati ed il
prezzo pattuito.
1.3. PREVENZIONE DELLA DUPLICAZIONE DELL!ELABORAZIONE DEI DATI DELLA FATTURA
1.4. PREVENZIONE
O RILEVAMENTO DI POSSIBILI VIOLAZIONI DELL!INTEGRITÀ DEI DATI PRIMA DELLE FASI DI
ACCETTAZIONE ED ELABORAZIONE
1.5. TRASMISSIONE
DEI DATI DELLA FATTURA IN UN CONTESTO SICURO, USANDO MISURE NEUTRALI CONSOLIDATE DAL PUNTO DI VISTA TECNOLOGICO PROPORZIONATE AI RISCHI DELL!ATTIVITÀ COMMERCIALE
A) Usando modalità di trasporto dati adeguate (ad esempio: http-s, FTP, SFTP, AS2, VAN, email, ecc.)
1.6. USO DI DATI STRUTTURATI O STANDARD
Inoltre, la parti coinvolte nel processo devono:
A) Essere in grado di dimostrare l’esistenza di un piano di ripristino in caso di fallimento del sistema o
di perdita dei dati; e
B) Mantenere un “audit trial” tra il sistema di fatturazione elettronica e l’applicativo interno (o gli
applicativi) usati per elaborare i dati della fattura elettronica.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Best Practices
2. BEST PRACTICES RACCOMANDATE
2.1. CONTROLLO DEI DATI DI CONTO CORRENTE AL DI FUORI DEL PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
Le configurazioni del conto corrente del fornitore e le modifiche successive ai dettagli del conto stesso
devono essere verificate al di fuori del processo tecnico di fatturazione elettronica. I dettagli del conto
corrente dei partner commerciali nei dati master dell’azienda non dovrebbero essere modificati
unicamente in base ai nuovi dettagli presenti nella fattura ricevuta, a meno che non vengano condotti
controlli interni e processi ulteriori in modo da confermare tali dettagli prima che il pagamento sia
effettuato.
2.2. RICONCILIAZIONI MENSILI
Si raccomanda di effettuare riconciliazioni mensili: in particolare il fornitore invia un riepilogo fattura al
destinatario, il quale svolge le ricerche necessarie per assicurarsi che non ci siano fatture risalenti a molto
tempo addietro ed insolute. Si tratta di una best practice raccomandata a prescindere dal fatto che le
fatture siano inviate ed elaborate manualmente o attraverso una soluzione automatizzata.
2.3. BATCH DI FATTURE ELETTRONICHE
È consigliabile, dove possibile, che tutte le fatture per un particolare partner commerciale siano
aggregate in modalità batch e trasmesse simultaneamente e quotidianamente (o ad intervalli di tempo
predeterminati) come file unico.
Ciò riduce in maniera significativa il rischio di fatture elettroniche mancanti a causa di brevi interruzioni
dei servizi di rete o durante tempi morti del sistema. Questa procedura assicura inoltre coerenza e
permette al destinatario di implementare processi per il tracking dei file e relative attività, reagendo
prontamente nel caso in cui i file non vengano ricevuti entro un determinato lasso di tempo.
2.4. ACCORDO CON IL CLIENTE PER LA RICEZIONE DI FATTURE ELETTRONICHE
Un accordo con il cliente per la ricezione di fatture elettroniche è generalmente richiesto nell’Unione
Europea. Si raccomanda ai partner commerciali che utilizzano la fatturazione elettronica di formalizzare
l’accordo in un documento, per dimostrare l’esistenza dell’accordo stesso su richiesta delle autorità
fiscali. Potrebbe inoltre essere incluso un accordo tra le parti concernente il formato dei dati, gli standard
e le modalità di trasporto.
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Best Practices
CAPITOLO 2 - BEST PRACTICES PER L!ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA
1. RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE E DEL DESTINATARIO
Durante il periodo di archiviazione dei dati, le parti devono essere in grado di riprodurre i dati originali della
fattura (i dati in sé, ossia le informazioni contenute, non la formattazione) a partire dai loro rispettivi sistemi di
archiviazione in un formato leggibile. Per ulteriori informazioni riguardo la compliance legislativa, si rimanda alla
Sezione 4 della Guida.
Inoltre, le parti coinvolte devono:
A) essere in grado di produrre tempestivamente informazioni relative alla fattura così come richiesto ed
essere in grado di ottenerle da una terza parte, dove applicabile;
B) conservare dei file storici che indichino dove è possibile ritrovare i dettagli richiesti relativi ad una
qualsiasi data, nel caso in cui ci fosse un’ispezione.
Lo stesso principio si applica anche alle immagini scannerizzate di documenti cartacei archiviate come documenti
digitali ai fini IVA.
CAPITOLO 3 - CAMBIAMENTI TECNOLOGICI
Le aziende potrebbero necessitare di cambiare la tecnologia usata per la fatturazione e l’archiviazione elettronica
in due scenari:
A) nel caso in cui sorga un problema imprevisto (temporaneo) inerente tecnologie e processi di fatturazione
elettronica, durante le normali attività commerciali, che renda difficile, o impossibile, dal punto di vista
tecnologico continuare ad usare sistemi di fatturazione elettronica. Le parti coinvolte potrebbero trovarsi
nella necessità di tornare a processi cartacei – anche per l’archiviazione finché i problemi non vengono
risolti; oppure
B) nel caso in cui un’azienda effettui dei cambiamenti a livello tecnologico per aggiornare i propri sistemi o
la sua capacità di utilizzo della fatturazione elettronica.
In entrambi i casi, è importante documentare nel dettaglio i vecchi processi, quelli provvisori e quelli nuovi. I
revisori devono essere rassicurati sul fatto che siano stati svolti i controlli pertinenti, a prescindere dalla
tecnologia usata.
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Parte Quarta
Compliance legislativa
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Compliance legislativa
Parte Quarta: Compliance legislativa
1. INTRODUZIONE
Questa sezione della guida affronta la necessità di trasparenza legale e chiarezza. Si focalizza sui requisiti IVA per
la fatturazione e l’archiviazione elettronica che variano in diversi Paesi dell’Unione Europea.
Quando si pianifica l’adozione di tecnologie di fatturazione elettronica, ogni azienda deve essere consapevole del
quadro normativo di riferimento degli Stati membri dell’UE.
Anche nel caso in cui una PMI decidesse di usare uno o più fornitori di servizi o di soluzioni per affidare in
outsourcing il processo di fatturazione elettronica, deve tenere in considerazione che ogni parte coinvolta nel
processo (PMI, grandi aziende, ecc.) è responsabile, in veste di contribuente, della validità del proprio processo di
fatturazione elettronica. I fornitori di servizi o di soluzioni non sono mai responsabili.
Nella prima parte di questa sezione sono descritti i requisiti a livello europeo, rispettivamente per la fatturazione e
l’archiviazione elettronica dei dati della fattura. Le informazioni specifiche a livello nazionale sono fornite nelle
Figure 4.1 e 4.2, nelle quali sono elencati i principali requisiti legali per 23 Paesi europei.
Nella seconda parte di questa sezione vengono descritti i principali cambiamenti in materia di fatturazione
elettronica inclusi nella nuova Direttiva IVA, che costituisce uno sforzo significativo ai fini della semplificazione
e dell’armonizzazione del quadro giuridico Europeo.
2. COMPLIANCE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Una fattura (cartacea o elettronica) riveste generalmente una duplice funzione (dal punto di vista della
compliance): assicurare e documentare che il fornitore abbia indicato il corretto ammontare dell’IVA ed assicurare
il diritto alla detrazione del cliente. Le autorità fiscali devono verificare la correttezza del trattamento dell’IVA e
dell’ammontare dell’IVA incluso nei dati della fattura, che è costituita da tutti gli elementi di dati necessari a
fornire prove sufficienti della transazione13 .
Le fatture (cartacee ed elettroniche) includono informazioni importanti e sono parte di un insieme di documenti
interrelati solitamente utilizzati dai revisori fiscali per le loro ispezioni.
Se una transazione è soggetta ad IVA, il fornitore ed il cliente sono obbligati rispettivamente ad emettere e
ricevere una fattura valida (sia essa cartacea o elettronica). Per essere valida, una fattura deve essere conforme ad
alcune condizioni, nello specifico in termini di contenuto. Per quanto concerne le fatture elettroniche, per
assicurare la conformità ai fini IVA due condizioni addizionali devono essere rispettate:
A) consenso da parte del cliente; e
B) garanzia di autenticità dell’origine ed integrità del contenuto.
La Direttiva IVA dell’Unione Europea14 è il punto di riferimento a livello europeo per la compliance della
fatturazione elettronica ai fini IVA. In particolare, la Direttiva richiede che per le fatture elettroniche l’autenticità
dell’origine e l’integrità del contenuto vengano garantite tramite una di queste tre opzioni alternative:
1.
attraverso una Firma Elettronica Avanzata. Gli stati membri* possono richiedere che la Firma Elettronica
Avanzata utilizzi un certificato qualificato creato da un dispositivo per la creazione di una firma sicura;
13 In alcuni ordinamenti giurisdizionali ed alcuni contesti commerciali non è richiesta una fattura formale ( ad es., transazioni al dettaglio e transazioni B2C).
14 Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Compliance legislativa
2.
attraverso l’utilizzo di sistema EDI (Electronic Data Interchange) se l’accordo inerente lo scambio
prevede l’uso di procedure atte a garantire l’autenticità d’origine e l’integrità dei dati (gli Stati membri
possono anche richiedere l’invio di un documento di sintesi aggiuntivo su supporto cartaceo, soggetto a
condizioni imposte dagli stessi);
3.
attraverso “altri strumenti”, soggetti all’accettazione da parte degli Stati Membri interessati.
Ai fini di una maggiore chiarezza, L’Opzione 2 e l’Opzione 3 summenzionate si riferiscono a possibili metodi di
automazione del processo di fatturazione, mentre l’Opzione 1 si riferisce semplicemente ad uno specifico
strumento di sicurezza aggiuntivo che potrebbe essere utilizzato nel processo, a seconda dei bisogni aziendali.
In un contesto di fatturazione elettronica, “Autenticità” è la certezza che il documento provenga effettivamente
dal mittente, mentre “Integrità” è la certezza che i dati della fattura non siano stati modificati né manomessi
durante la trasmissione.
*Si rimanda alla Figura 4.1 per i requisiti specifici di fatturazione elettronica a livello nazionale.
2.1. FIRMA ELETTRONICA AVANZATA E CERTIFICATI QUALIFICATI
Secondo la Direttiva in materia di IVA, le aziende possono usare firme elettroniche avanzate per
assicurare l’autenticità d’origine e l’integrità di contenuto di una fattura elettronica.
La definizione di Firma Elettronica15 è la seguente: dati in forma elettronica, allegati oppure logicamente
connessi ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di autenticazione. Ogni tipo di dato
elettronico, incluso l’uso di identificatori unici per il mittente ed il destinatario o di una firma manuale
scannerizzata, allegata ai dati elettronici, è considerato una firma elettronica.
Una Firma Elettronica Avanzata è una firma elettronica che risponde a tutti e quattro i requisiti che
seguono:
A) È connessa in maniera univoca al firmatario
Un firmatario è una persona che detiene un dispositivo per la creazione di una firma e agisce per
conto proprio o per conto della persona fisica o giuridica che rappresenta. Una terza parte infatti può
firmare per conto di un’altra azienda (ad es.: in caso di outsourcing).
B) È idonea ad identificare il firmatario
Si richiede un software o hardware ai fini della verifica di dati specifici (chiamati dati per la verifica
della firma), che sono collegati (o corrispondono) ad una persona/entità specifica, e che confermi
l’identità;
C) È creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare il proprio controllo esclusivo
Ciò richiede che la persona/azienda che possiede il dispositivo utilizzi dati unici (codici o chiavi
crittografiche private) per creare la firma e che sia i dati che il dispositivo restino sotto il suo
esclusivo controllo; e
D) È collegato ai dati a cui si riferisce in modo da consentire l'identificazione di ogni successiva
modifica di detti dati
I primi tre requisiti sopra citati fanno riferimento all’autenticità di origine, mentre il quarto concerne
l’integrità di contenuto.
La Direttiva IVA permette inoltre agli Stati membri di richiedere una Firma Elettronica Avanzata che
utilizzi un certificato qualificato e sia creata attraverso un Dispositivo per la Creazione di una Firma
Sicura16 comunemente definita come Firma Elettronica Qualificata.
15 Come definito al punto (2) dell!Articolo 2 della Direttiva 1999/93/ EC del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 Dicembre 1999 relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche
(o “Direttiva sulle Firme Elettroniche”).
16 Un “Dispositivo per la Creazione di una Firma Sicura” è un dispositivo per la creazione della firma che soddisfa i requisiti di cui all!ANNESSO III della Direttiva sulla Firme elettroniche (Direttiva 1999/93/EC).
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Compliance legislativa
Mentre un certificato è un attestato elettronico che collega i dati di verifica della firma ad una persona
confermando l’identità della persona medesima, un certificato qualificato è un certificato che risponde ai
seguenti requisiti 17:
A)
l'indicazione che il certificato rilasciato è un certificato qualificato;
B)
l'identificazione del fornitore di servizi di certificazione e lo Stato nel quale è stabilito;
C)
il nome del firmatario del certificato o uno pseudonimo identificato come tale;
D)
l'indicazione di un attributo specifico del firmatario, da includere se pertinente, a seconda dello scopo per cui il
certificato è inteso;
E)
i dati per la verifica della firma corrispondenti ai dati per la creazione della firma sotto il controllo del
firmatario;
F)
un'indicazione dell'inizio e del termine del periodo di validità del certificato;
G)
il codice d'identificazione del certificato;
H)
la firma elettronica avanzata del fornitore di servizi di certificazione che ha rilasciato il certificato;
I)
i limiti d'uso del certificato, ove applicabili; e
J)
i limiti del valore delle transazioni per i quali il certificato può essere usato, ove applicabili.
ed è emesso da un Fornitore di servizi di certificazione, che soddisfi i seguenti requisiti:
A)
dimostrare l’affidabilità necessaria ai fini della fornitura di servizi di certificazione;
B)
assicurare il funzionamento tempestivo di una directory sicura e di un servizio di revoca immediata;
C)
assicurare che la data e l’ora di emissione o revoca di un certificato possano essere determinate in maniera
precisa;
D)
verificare, utilizzando gli strumenti più appropriati in conformità con la legislazione nazionale, l’identità e, se
applicabile, qualunque attributo specifico della persona a cui è rilasciato il certificato qualificato;
E)
impiegare personale che possegga esperienza, conoscenze e qualifiche necessarie per i servizi forniti, in
particolar modo competenza a livello gestionale, esperienza nelle tecnologie di firma elettroniche e familiarità
con le procedure di sicurezza più appropriate; è necessario inoltre applicare procedure amministrative e
gestionali adeguate e conformi agli standard riconosciuti;
F)
utilizzare sistemi affidabili e prodotti protetti da alterazioni e che garantiscano la sicurezza tecnica e
crittografica dei procedimenti di cui sono oggetto;
G)
adottare misure contro la contraffazione di certificati, e, nei casi in cui il fornitore di servizi di certificazione
generi dati di creazione della firma, garantire riservatezza durante il processo di generazione dei dati stessi;
H)
disporre di risorse finanziarie sufficienti ad operare secondo i requisiti previsti dalla Direttiva, in particolare per
sostenere il rischio di responsabilità per danni, ad esempio stipulando un'apposita assicurazione;
I)
registrare tutte le informazioni di rilievo inerenti un certificato qualificato per un periodo di tempo appropriato,
in particolare al fine di fornire la prova della certificazione in eventuali procedimenti giudiziari. Tali
registrazioni possono essere elettroniche;
J)
non conservare né copiare dati per la creazione della firma della persona a cui il fornitore di servizi di
certificazione eroga servizi di gestione essenziali;
K)
prima di avviare una relazione contrattuale con una persona che richieda un certificato a sostegno della sua
firma elettronica, informarla con un mezzo di comunicazione durevole, degli esatti termini e condizioni relative
all'uso del certificato, compresa ogni limitazione dell'uso, l'esistenza di un sistema di accreditamento
facoltativo e le procedure di reclamo e di risoluzione delle controversie. Dette informazioni, che possono essere
trasmesse elettronicamente, devono essere scritte e utilizzare un linguaggio comprensibile. Su richiesta,
elementi pertinenti delle informazioni possono essere resi accessibili a terzi che facciano affidamento sul
certificato;
L)
utilizzare sistemi affidabili per memorizzare i certificati in modo verificabile e far sì che:
• soltanto le persone autorizzate possano effettuare inserimenti e modifiche;
• l'autenticità delle informazioni sia verificabile;
• i certificati siano accessibili alla consultazione del pubblico soltanto nei casi consentiti dal titolare del
certificato;
• l'operatore possa rendersi conto di qualsiasi modifica tecnica che comprometta i requisiti di sicurezza.
17 Cfr. ANNESSO 1 della Direttiva 1999/93/EC sulle Firme elettroniche.
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Compliance legislativa
Alcuni dei Paesi che richiedono Firme Elettroniche Qualificate sono: Estonia, Grecia, Italia, Portogallo,
Svizzera, Ungheria, Germania, Lettonia, Polonia, Slovenia e Spagna.
Per una guida pratica sulle firme elettroniche e sui vari livelli di sicurezza da esse garantiti, si rimanda
alla Parte 2, Capitolo 2 di questa Guida.
2.2. ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)
La Raccomandazione della Commissione Europea inerente gli aspetti legali ai sistemi di trasmissione
elettronica di dati 18 definisce EDI come “il trasferimento elettronico, da computer a computer, di dati
commerciali ed amministrativi attraverso l’utilizzo di uno standard riconosciuto per strutturare un
messaggio EDI”.
In pratica, i requisiti per la compliance di una soluzione EDI possono essere riassunti come segue:
A) Trasferimento elettronico, da computer a computer, di dati commerciali ed amministrativi. Deve
esistere un processo di trasferimento di dati elettronici tra computer, dove il trasferimento può essere
eseguito in modi diversi19 e le parti definiscono la tecnologia di comunicazione da usare. Le
informazioni che vengono scambiate in un messaggio di fattura (invoice message) sono solitamente
commerciali e amministrative.
B) I dati scambiati devono utilizzare standard concordati, ossia standard riconosciuti a livello europeo
ed internazionale approvati da organismi di standardizzazione e di dominio pubblico (come
EDIFACT o standard XML usati comunemente). In ogni caso, le parti devono accordarsi sugli
standard da utilizzare e determinare il livello di dettaglio e di specifiche richieste.
C) Scambio di un messaggio EDI, costituito da un insieme di segmenti (che rappresentano le
informazioni da includere: ad es., il nome del fornitore, aliquota IVA, l’ammontare, ecc.), strutturato
attraverso l’utilizzo di uno standard concordato, predisposto in un formato leggibile da parte del
sistema informatico (“computer readable”), in grado di essere elaborato in maniera automatica e non
ambigua. I messaggi EDI dovrebbero essere elaborati il prima possibile dopo la ricezione senza
intervento manuale ( a meno che non si verifichi un errore nel corso della fase di elaborazione che
richieda un intervento manuale atto a modificare le procedure).
D) Uso di procedure che garantiscano l’autenticità di origine e l’integrità di contenuto per accertare
che ogni messaggio EDI ricevuto sia completo e non sia stato corrotto. Tali procedure sono
obbligatorie per tutti i messaggi EDI. Le misure raccomandate includono controlli specifici, avvisi
di ricezione, numeri di riferimento, identificativi, ecc. Il livello di controlli applicati dipende
chiaramente dal livello di importanza di una transazione. Gli Stati Membri generalmente non
impongono procedure specifiche al riguardo e lasciano alle aziende la flessibilità di cui hanno
bisogno.
E) Gli Stati Membri, a seconda delle condizioni da essi imposte, possono richiedere l’invio di un
documento riepilogativo aggiuntivo.
La fattura riepilogativa elenca tutte le fatture elettroniche inviate nel corso dei mesi. Il documento
può essere in formato cartaceo o elettronico, a seconda dei requisiti nazionali (si veda la tabella di
seguito).
AUSTRIA
FRANCIA
GRECIA
UNGHERIA
ROMANIA
Cartaceo
X
X
X
X
X
Elettronico
X
X
18 Come descritto nell!Articolo 2 della Raccomandazione della Commissione 1994/820/EC del 19 ottobre 1994 relativa agli aspetti legali dell!Electronic Data Interchange.
19 Inclusi, senza tuttavia limitarsi esclusivamente ad essi, i trasferimenti di file via Internet attraverso https, SOAP, ASN2, ecc.
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In Grecia, un documento riepilogativo cartaceo è richiesto solo per le transazioni tra parti
commerciali che si trovano o risiedono all’estero (nell’UE o paesi Extra-UE).
In Germania, il requisito di un documento riassuntivo aggiuntivo per fatture EDI è stato abolito a
partire dal 1 Gennaio 2009.
In Svizzera, nonostante l’EDI sia accettato come opzione conforme ai fini IVA per garantire
autenticità ed integrità, i documenti riepilogativi addizionali mensili (o comunque periodici) devono
essere firmati utilizzando una Firma Elettronica Qualificata.
F)
L’esistenza di un “Accordo di Interscambio”
La Raccomandazione della Commissione Europea pone come condizione per la compliance ai fini
IVA l’esistenza di un Accordo che includa le disposizioni legali relative adell’utilizzo di sistemi EDI,
unito ad un Annesso Tecnico, che includa tutte le specifiche tecniche (e le procedure) approvate dalle
parti.
La Commissione Europea raccomanda l’utilizzo dell’European Model EDI Agreement - come
esempio di un Accordo di Interscambio. Per ottenere indicazioni di tipo pratico si consulti il punto
4.1 nella Parte 2, Capitolo 1 della Guida).
L’Accordo può essere adottato dalle parti come documento bilaterale o può essere utilizzato anche
come accordo multilaterale ed essere adottato da un gruppo di aziende, da una comunità di utenti o
da altri gruppi di utenti. L’Annesso Tecnico dovrebbe includere requisiti operativi (strumenti
operativi, strumenti di comunicazione, standard e codici dei messaggi EDI); elaborazione e notifica
dei messaggi EDI; sicurezza dei messaggi EDI; scadenze; procedure operative di test e di prova per
stabilire e monitorare l’adeguatezza delle specifiche tecniche e dei requisiti.
Se da una parte l’uso di sistemi EDI è generalmente considerato costoso da parte delle PMI, dall’altra
bisogna sottolineare che gli ultimi sviluppi in campo tecnologico permettono implementazioni
vantaggiose in termini di costi delle soluzioni EDI.
Da un punto di vista legislativo, una soluzione EDI fa riferimento ai termini ed alle condizioni
concordate che devono essere utilizzate dalle parti commerciali nella fase di scambio dei dati elettronici;
di conseguenza, a seconda del tipo di tecnologia che le aziende vorrebbero utilizzare per implementarla,
il costo della soluzione stessa potrà variare.
In genere, l’opzione EDI per garantire la conformità IVA della Fatturazione elettronica è accettata dalla
maggior parte degli Stati Membri dell’Unione Europea (si rimanda alla Figura 4.1 per informazioni
specifiche afferenti ai singoli Paesi).
Per ottenere linee guida pratiche su come iniziare un’implementazione EDI, si rimanda alla Parte 2 di
questa Guida.
2.3. ALTRI STRUMENTI
Alcuni Stati membri dell’Unione Europea non impongono alcuna soluzione tecnologica specifica per
assicurare i requisiti autenticità ed integrità. In questi Paesi, le aziende sono libere di usare qualsiasi tipo
di tecnologia considerata appropriata ai fini dell’automazione dei loro processi di fatturazione,
rimanendo responsabili come contribuenti della validità dei processi di fatturazione elettronica (si
rimanda alla Figura 4.1 per informazioni specifiche afferenti ai singoli Paesi).
Questa scelta è dettata dal fatto che tecnologie specifiche imposte dai legislatori potrebbero non essere
tanto efficaci quanto l’uso di controlli aziendali per assicurare autenticità dell’origine e integrità di
contenuto delle fatture elettroniche. Inoltre, la tecnologia si sviluppa velocemente e non è fattibile per i
quadri legali di riferimento di essere modificati alla stessa velocità. Quindi, non si ritiene opportuno fare
affidamento su soluzioni tecnologiche specifiche al fine di adempiere ai requisiti puramente legali.
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Compliance legislativa
In generale, quando si usano altri strumenti elettronici - diversi dalle firme elettroniche o sistemi EDI per garantire l’autenticità e l’integrità di una fattura elettronica, le aziende devono assicurare quanto
segue:
A) un livello soddisfacente di controllo sulla completezza e l’accuratezza dei dati della fattura;
B) tempestività di elaborazione, prevenzione o rilevamento di una possibile corruzione dei dati nel
corso della trasmissione;
C) prevenzione della duplicazione dell’elaborazione dei dati.
Le Best Practices raccomandate per fornire un livello soddisfacente di controllo sul processo di
fatturazione sono descritte nella Parte 3 di questa Guida.
Alcuni Paesi europei, ad esempio la Gran Bretagna20 , forniscono una lista dei controlli raccomandati e
delle migliori prassi che le aziende dovrebbero mettere in atto per garantire l’autenticità e l’integrità
delle fatture elettroniche, a prescindere dal tipo di tecnologie utilizzate. Simili controlli e procedure sono
attualmente adoperati anche in larga parte delle procedure di implementazione EDI, dal momento che
costituiscono prassi comunemente accettate e rappresentano uno strumento di rassicurazione per le
autorità fiscali.
Nei Paesi Bassi, a partire dal mese di Febbraio 2009, l’uso di e-mail per inviare i file dei dati di fattura
senza l’utilizzo della Firma Elettronica Avanzata è considerato conforme alla legislazione ai fini IVA. Le
aziende possono liberamente decidere il metodo specifico di archiviazione delle fatture elettroniche e la
previa approvazione delle autorità fiscali per usare un metodo alternativo (“altri strumenti”- Opzione 3) è
stata abolita. Il consenso del destinatario per quanto riguarda la ricezione di fatture elettroniche è ancora
richiesto; tuttavia, il consenso non deve necessariamente essere esplicito.
Se le fatture in formato PDF sono considerate fatture elettroniche ai fini legislativi, non costituiscono
tuttavia una soluzione integrata end-to-end ma semplicemente un modo per eliminare la consegna fisica
delle fatture. Bisogna notare che l’eccezione è descritta nella Sezione 2, Capitolo 3 di questa guida sotto
la voce: PDF Intelligente.
3. PAESI EU IN CUI LA FATTURAZIONE ELETTRONICA È OBBLIGATORIA PER IL SETTORE PUBBLICO
L’impegno del settore pubblico svolgerà un ruolo chiave nel promuovere l’adozione della fatturazione elettronica
elettronica nel contesto europeo. Le Pubbliche Amministrazioni svolgeranno inoltre un ruolo fondamentale:
• nell’incoraggiare il passaggio dalle fatture cartacee alle fatture elettroniche, soprattutto per le PMI;
• nel promuovere l’automazione del ciclo completo ordine-pagamento, inclusa la riconciliazione,
l’archiviazione dei documenti, ecc.
I Paesi UE in cui la fatturazione elettronica è obbligatoria quando il destinatario è la Pubblica Amministrazione
sono: la Danimarca (dal 2005); la Spagna (a partire da novembre 2010); e la Finlandia (entro la fine del 2010). In
Svezia, il governo ha stabilito l’utilizzo della fatturazione elettronica da parte di tutte le agenzie governative a
partire da luglio 2008. In Italia, la legge “Finanziaria 2008” ha introdotto l’obbligo di utilizzare la fatturazione
elettronica nel dominio Business-to-Government. Tuttavia, la comunità italiana sta ancora attendendo il decreto
attuativo che definirà i requisiti tecnici (ad es., standard da usare) e i tempi di esecuzione che devono essere
rispettati per inviare fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione.
4. COMPLIANCE DELL!ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA IN EUROPA
Un contribuente che produce beni o servizi deve conservare le fatture di acquisto e le copie delle fatture di
vendita. Lo stesso obbligo esiste per i clienti che emettono fatture (auto-fatturazione) e per terzi (outsourcing).
Per permettere alle autorità fiscali di svolgere il loro lavoro e le loro ispezioni, le fatture, siano esse elettroniche o
cartacee, devono essere conservate secondo la normativa nazionale vigente in materia di IVA.
20 HMRC Notice 700/63 Electronic Invoicing, Sezione 4.4
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Compliance legislativa
I contribuenti che si scambiano fatture devono consentire un accesso completo ai dati della fattura (e ad altri
documenti rilevanti) ai revisori fiscali, entro un arco temporale ragionevole.
I contribuenti21 devono garantire, per l’intero periodo di archiviazione delle fatture:
• l’autenticità dell’origine della fattura;
• l’integrità del contenuto della fattura (ad es.: le informazioni contenute nella fattura non dovrebbero
essere modificate); e
• la leggibilità.
Gli Stati Membri possono richiedere che le fatture vengano archiviate nel formato originale nel quale sono state
inviate (o messe a disposizione), sia esso cartaceo o elettronico.
Nel caso in cui le fatture siano archiviate utilizzando mezzi elettronici, gli Stati membri possono richiedere che i
dati che garantiscono l’autenticità e l’integrità del contenuto delle fatture stesse vengano anch’essi archiviati.
Nello specifico, gli Stati membri possono avanzare questa richiesta nel caso in cui i dati della fattura siano
ricevuti o inviati utilizzando la firma elettronica avanzata o EDI. In questi casi, si può richiedere all’azienda in
questione di archiviare non solo i dati della fattura, ma anche la firma elettronica avanzata; e/o il certificato
qualificato. Se si utilizza un sistema EDI, anche i dati che forniscono la prova dell’autenticità e integrità (ad
esempio, messaggi di verifica) devono essere conservati.
Tale requisito è uno dei più difficili da rispettare nell’ambito dell’archiviazione elettronica dei dati della fattura. In
pratica, richiede alle aziende di mantenere la stessa tecnologia per l’intero periodo di archiviazione.
È inoltre essenziale che il contenuto (vale a dire il significato dei dati della fattura) sia riproducibile per tutto il
periodo dell’archiviazione, proprio come al momento della trasmissione.
Gli Stati Membri richiedono periodi di archiviazione obbligatoria diversi (si rimanda alla Figura 4.2).
21 Ai non-contribuenti si può richiedere di conservare le fatture ricevute dagli Stati Membri.
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Compliance legislativa
5. FATTURAZIONE ED ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA TRANSFRONTALIERA
Lo sforzo richiesto ai fini della compliance può sembrare più difficile quando le aziende si occupano di
operazioni commerciali transfrontaliere nell’UE dal momento che persiste un certo margine di dubbio su quali
regole nazionali debbano essere applicate. Le regole di fatturazione da applicare sono quelle dello Stato Membro
dove ha luogo la fornitura ai fini di IVA (ciò può avvenire nello Stato membro del fornitore o del cliente, a
seconda del tipo di transazione).
Bisogna inoltre notare che la fatturazione elettronica è crocevia di numerosi altri aspetti legali, tra cui imposte
societarie, contabilità, leggi sulla privacy. L’approccio a queste diverse aree deve essere lo stesso della fattura
cartacea (ad esempio, attenzione alla riservatezza dei dati per quanto riguarda la sede di archiviazione delle
fatture, il periodo di archiviazione, ecc.).
6. REQUISITI IN MATERIA DI FATTURAZIONE E ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA NELL!UNIONE EUROPEA
Anche se la Direttiva IVA aveva come intento quello di creare un quadro normativo comune europeo, gli Stati
membri hanno applicato le tre opzioni alternative per garantire autenticità ed integrità delle fatture elettroniche in
modi diversi, creando di conseguenza barriere, complessità e costi legati alla compliance.
Una lista non esaustiva dei requisiti legali per la fatturazione e l’archiviazione elettronica e di come essi siano
stati recepiti dagli Stati membri è consultabile nelle Figure 4.1 e 4.2. Tale informazione fornisce solo linee guida
di carattere pratico e non sostituisce il supporto fornito da un professionista.
Si prega di notare che il periodo di archiviazione richiesto per legge ai fini IVA potrebbe essere differente dal
periodo di archiviazione richiesto dalla legislazione in materia di contabilità o di imposte dirette, ecc. Ad esempio,
in Spagna il periodo di archiviazione richiesto ai fini IVA è di quattro anni, mentre i requisiti in materia di
contabilità richiedono un periodo di archiviazione corrispondente a sei anni.
Nella Figura 4.2, il numero di anni richiesto ai fini IVA è stato incluso quando è equivalente al, o è più lungo del
periodo stabilito dalla normativa in materia di contabilità. In Paesi dove il periodo di archiviazione richiesto dalla
normativa in materia di contabilità è più lungo, è stato incluso quest'ultimo.
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Compliance legislativa
Figura 4.1 – Requisiti nazionali specifici per la Fatturazione Elettronica in Europa
Sistema EDI
accettato
Tipo di Firma
Elettronica –
obbligatoria solo
nei casi in cui i
sistemi EDI e altri
strumenti non
sono accettati
Austria
Si
FEA
No
Si
No
Belgio
Si
FEA
Si4
Si
No
Danimarca
Si
FEA
Si
Si
No
Estonia
Si
FEQ
Si
Si
No
Finlandia
Si
Qualsiasi
Si
Si
No
Francia
Si
FEA
No
Si
No8
Regno Unito
Si
FEA
Si5
Si
No
Grecia
Si
FEQ
Si
Si
No
Italia
Si
FEQ1
No
Si
No
Paesi Bassi
Si
FEA
Si
Si6
No
Portogallo
Si
FEQ
No
Si (E)
No
Repubblica Slovacca
Si
FEQ2
No
Si
No
Svezia
Si
Qualsiasi
Si
Si
No
Svizzera
Si
FEQ
No
No
No
Ungheria
Si
FEQ3
No
Si
No
Germania
Si
FEQ
Yes
Si
No
Lettonia
Si
FEQ
No
Si
No
Irlanda
Si
FEA
Si
Si
No9
Norvegia
Si
FEA
Si
Si
No
Polonia
Si
FEQ
No
Si (E)
No
Lussemburgo
Si
FEA
No
Si
No
Slovenia
Si
FEQ
No
Si (E)
No
FEQ
Si7
Si
No
Spagna
Si
Altri strumenti
accettati
Consenso del
cliente
necessario
Notifica alle autorità richiesta prima
dell!emissione di
fatture elettroniche
1 In Italia, l!autenticità dell!origine e l!integrità del contenuto devono essere garantite anche attraverso l!uso della marca temporale.
2 Nella Repubblica Slovacca, l!implementazione delle regolamentazioni previste dalla legge sulla Firma Elettronica n. 215/2002 è entrata in vigore a partire dall!8 aprile 2009.
3 In Ungheria, è richiesta una marca temporale.
4 In Belgio, quando si usano altri strumenti, per garantire autenticità ed integrità dei dati è richiesta un!autorizzazione individuale dal Ministero delle Finanze Belga.
5 Nel Regno Unito, l!esistenza di controlli commerciali interni, o di buone prassi, nell!ambito dell!utilizzo di altri strumenti è sufficiente in termini di compliance (HMRC Notice 700763
Electronic Invoicing, giugno 2007).
6 Dal 16 Febbraio 2009, le aziende nei Paesi Bassi sono libere di scegliere il formato (ad es., PDF) e gli strumenti attraverso i quali le fatture elettroniche sono emesse, inviate e ricevute.
In pratica, la firma elettronica avanzata o l!uso di sistemi EDI non sono più obbligatori. Tuttavia, la regola si applica solo alle transazioni all!interno dei Paesi Bassi. Quando si utilizzano
altri tipi di strumenti, non è più richiesta la notifica alle autorità pertinenti.
7 Le autorità fiscali spagnole richiedono un!autorizzazione individuale quando si utilizzano altri strumenti.
8 In Francia, si raccomanda di contattare ed informare le autorità fiscali per l!utilizzo di sistemi EDI.
9 In Irlanda, l!Ispettore Fiscale deve essere informato in merito agli altri strumenti utilizzati.
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Requisiti nazionali specifici per la Fatturazione Elettronica: Terminologia
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Terminologia
Descrizione
Electronic Data Interchange (EDI) accettato
Consenso da parte dello specifico Stato Membro all!utilizzo di un
sistema EDI come una delle opzioni per la conformità ai requisiti
IVA, per l!autenticità e l!integrità.
Tipo di Firma Elettronica obbligatorio solo nei casi in cui l!opzione
EDI e altri strumenti tecnologici non siano accettati
Uso obbligatorio di una firma elettronica specifica in uno Stato
membro al fine di garantire la compliance, richiesto solo quando
un!azienda non utilizza un sistema EDI, o quando l!uso di altri strumenti elettronici non è accettato nello Stato Membro.
FEA
Firma Elettronica Avanzata
FEQ
Firma Elettronica Qualificata
Qualsiasi
Consenso da parte dello specifico Stato membro all!utilizzo di qualsiasi tipo di firma elettronica al fine di assicurare la compliance.
Altri strumenti accettati
Consenso da parte degli Stati membri all!utilizzo di altri strumenti
elettronici per assicurare la compliance.
Consenso del Cliente alla ricezione di fatture elettroniche
Il cliente deve dare il suo consenso all!accettazione di fatture elettroniche dal mittente. Tale consenso può essere espresso in
maniera informale tra i partner commerciali, mentre alcuni Stati
membri richiedono un accordo formale esplicito.
(E)
Accordo esplicito (si rimanda a quanto detto sopra).
Notifica alle autorità richiesta prima dell!emissione di fatture elettroniche
Fa riferimento alla necessità di informare le autorità nazionali prima
di emettere fatture elettroniche in alcune circostanze specifiche.
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Figura 4.2 – Requisiti nazionali specifici per l’Archiviazione Elettronica in Europa
Periodo di archiviazione richiesto (in
anni)
Archiviazione in un
altro Paese europeo
accettata
Archiviazione al di
fuori dell!UE
accettata
Notifica alle autorità
fiscali richiesta per
l!archiviazione al di
fuori del Paese di
appartenenza
Austria
7
Si
Si
No
Belgio
7
Si
No
Si
Danimarca
5
Si
(MA)3
Si
Estonia
7
Si
Si
Si
Finlandia
6
Si
Si4
Si6
Francia
6
Si
No
Si
Regno Unito
6
Si
Si
No
5
Si
Si5
Si
101
Si
No
Si
Paesi Bassi
7
Si
Si
No
Portogallo
10
Si
Si
Si
Repubblica Slovacca
10
Si
Si
No
Svezia
10
Si
(MA)
Si
Svizzera
10
Si2
Si
No
Ungheria
10
Si
(MA)
Si
Germania
10
Si
No
Si
Lettonia
10
No
No
No
Irlanda
6
Si
Si
Si7
Norvegia
10
No
No
N/A
Polonia
5
Si
No
Si
Lussemburgo
10
Si
No
Si
Slovenia
10
Si
Si
Si
Spagna
6
Si
Si
Si8
Grecia
Italia
1 In Italia, le fatture elettroniche devono essere archiviate entro 15 giorni dalla loro emissione/ricezione, rispettivamente dall!emittente e dal destinatario
2 Per quanto concerne le fatture elettroniche, l!archiviazione all!estero è consentita se si può avere accesso alle fatture stesse dalla Svizzera.
3 L!archiviazione è permessa solo in ambito UE e in Paesi con i quali la Danimarca intrattiene rapporti di assistenza reciproca riconosciuti attraverso strumenti legali, ad es. Norvegia,
Islanda, Groenlandia, e le Isole Faeroe.
4 L!archiviazione temporanea è possibile in un Paese EEA o in un Paese OCSE senza permessi. Per quanto riguarda gli altri Paesi, è necessario un permesso rilasciato dall!Accounting
Board.
5 Tutte le fatture archiviate in un Paese con cui non esistano legami di assistenza reciproca devono essere archiviate anche dal contribuente in Grecia (in formato elettronico o cartaceo).
6 Se le fatture vengono conservate temporaneamente al di fuori di un paese EEA o dall!area OCSE, è necessario un permesso.
7 In Irlanda, è richiesta l!approvazione dell!ispettore fiscale per l!archiviazione in Paesi con cui non esistano legami di assistenza reciproca sanciti da strumenti legali.
8 L!autorizzazione preventiva delle autorità spagnole è richiesta nei casi in cui la fatture vengano archiviate in un Paese terzo con il quale non esistano legami di assistenza reciproca
riconosciuti attraverso strumenti legali.
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Requisiti nazionali specifici per l’Archiviazione Elettronica: Terminologia
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Terminologia
Descrizione
Periodo di archiviazione richiesto (in anni)
Periodo di tempo obbligatorio (anni) durante il quale le fatture devono essere archiviate.
Archiviazione in altri Paesi europei
L!archiviazione di fatture elettroniche in un altro Paese EU è consentita.
Archiviazione al di fuori dell!Unione Europea
L!archiviazione delle fatture elettroniche al di fuori dell!UE è consentita.
Notifica alle autorità per l!archiviazione al di fuori del Paese di appartenenza
Obbligo di notifica alle autorità nazionali nel caso in cui le fatture
elettroniche vengano archiviate al di fuori dei confini nazionali.
MA
Assistenza Reciproca. Lo scopo dell!assistenza reciproca è di migliorare la cooperazione amministrativa tra gli Stati membri. L!archiviazione delle fatture elettroniche in un altro Paese è consentita
quando esiste un Trattato di Aassistenza Reciproca con l!altro
Paese.
N/A
Non applicabile.
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Compliance legislativa
APPROFONDIMENTO EBL - COME LA FATTURAZIONE ELETTRONICA AIUTA A PREVENIRE IL RISCHIO DI FRODE
Come accade nel contesto delle fatture cartacee, il rischio reale insito nel processo di fatturazione
elettronica non risiede nella trasmissione dei dati quanto nel controllo, nella riconciliazione,
nell’elaborazione e nel pagamento delle fatture da parte del sistema del destinatario. Un’azienda può
essere vittima di comportamenti fraudolenti solo se non effettua nella maniera corretta gli appropriati
controlli.
Le misure di sicurezza o di autenticazione inerenti il trasporto dei dati non proteggono da comportamenti
fraudolenti. Ad esempio, se un’azienda (o un frodatore al suo interno) emette una fattura elettronica per
prodotti mai realizzati o con coordinate bancarie diverse, una firma elettronica non avrà assolutamente il
potere di tutelare il destinatario. Solo i controlli e le procedure interne del destinatario proteggeranno
l’azienda che ricevere fatture elettroniche.
Alcuni errori frequenti si riscontrano nella mancata riconciliazione dei dati e nella mancata verifica dei
dettagli relativi al pagamento del fornitore. Per ridurre efficacemente al minimo la possibilità di frode
interna o esterna, risulta fondamentale l’esistenza di una procedura interna relativa alla segregazione dei
compiti per assicurarsi che:
• la verifica delle coordinate bancarie del cliente sia effettuata in maniera indipendente, (ad esempio,
svolta dalla persona “A”) rispetto all’inserimento degli stessi dati nel Master Data aziendale, ossia
l’insieme di dati di importanza critica come prodotti, clienti e fornitori, che possono essere gestiti
da varie applicazioni (ad esempio svolta da un’ipotetica persona “B”);
• la verifica dovrebbe includere un tracciato dall’inserimento iniziale ed ogni aggiornamento
successivo dei dati registrati nel Master Data relativi ai clienti;
• la verifica deve essere effettuata sia nel caso in cui le coordinate bancarie derivino da un processo
automatizzato che da un processo manuale.
La procedura summenzionata rappresenta il passo più importante nel processo di riduzione delle frodi.
Per le aziende più piccole può essere abbastanza difficile mantenere in maniera continuativa tutto il
personale necessario ad assicurare la totale segregazione tra ricezione, inserimento ed approvazione di
una fattura. Questa problematica può rendere l’azienda ed i suoi impiegati esposti al rischio di frode. Dal
momento che il processo di fatturazione elettronica rimuove la fase di ricezione manuale della fattura
(oltre alla riconciliazione manuale, all’approvazione e all’inserimento nell’applicativo gestionale/ERP),
il rischio di frode interna risulta significativamente ridotto. Pertanto, le PMI sono in grado di eseguire
queste transazioni automatizzate e di controllarle utilizzando un minore numero di risorse.
Una parte significativa dell’implementazione della fatturazione elettronica comprende lo scambio di
identificativi tra partner commerciali abituati a configurare una serie di tabelle contenenti riferimenti
incrociati. Lo scopo di queste tabelle è quello di creare un tracciato dei riferimenti chiave contenuti nella
fattura del mittente (master data come: identificativo del fornitore, numero IVA, codici dei termini o dei
prodotti), in modo che tali riferimenti possano essere convertiti nei loro equivalenti all’interno del
sistema del destinatario. Queste tabelle costituiscono la base per il primo passo del processo di
riconoscimento dell’identità; processo a cui la fattura deve essere sottoposta prima di essere accettata dal
sistema del destinatario.
La seconda fase del processo di riconciliazione delle fatture si verifica durante il download dei dati
nell’applicativo gestionale/ERP del destinatario. Si tratta generalmente di una forma più dettagliata di
riconoscimento dei dati, durante la quale si può richiedere la riconciliazione in base a numeri di ordine,
dettagli dei prodotti, valori fattura, ecc. Le fatture che non riescono ad essere caricate durante il processo
di riconciliazione automatizzato verranno rifiutate. L’errore verrà comunicato al partner commerciale di
competenza. Questo rappresenta il secondo passo verso una riduzione significativa del rischio di frode.
In sintesi, l’adozione della fatturazione elettronica, unita ad un processo di riconciliazione accuratamente
pianificato e a stretti controlli sull’inserimento delle coordinate bancarie, sono condizioni fondamentali
per l’eliminazione delle frodi aziendali.
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7. DIRETTIVA 2010/45/UE
Nel luglio 2010, un importante passo avanti per superare le barriere legali che ostacolano una maggiore adozione
della fatturazione elettronica è stato fatto dal Consiglio Europeo con l'adozione della Direttiva 2010/45/UE (che
modifica la Direttiva 2006/112/CE) volta a semplificare gli obblighi IVA per la fatturazione elettronica.
La necessità di armonizzare le disposizioni di legge in tutti gli Stati Membri è stata richiesta dalle imprese, in
particolare per gli scambi transfrontalieri. I cambiamenti inclusi nella Direttiva sono il risultato di studi sugli
sviluppi tecnologici della fatturazione elettronica, di una consultazione pubblica, e delle raccomandazioni del
Gruppo di Esperti sulla Fatturazione Elettronica.
Nella nuova Direttiva IVA le due condizioni generali per la fatturazione elettronica sono stati definite come segue
A) l'accettazione da parte del cliente;
B) garanzia di autenticità dell'origine, integrità e leggibilità di una fattura.
Articolo 233 afferma:
"L'autenticità dell'origine, l'integrità e la leggibilità di una fattura, sia su carta o in formato elettronico, deve essere
garantita dal momento dell’emissione fino alla fine del periodo di archiviazione della fattura. Ogni soggetto
passivo deve determinare il modo per assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità
della fattura. Questi requisiti possono essere soddisfatti attraverso controlli interni aziendali che creano un
meccanismo di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o servizi ".
Con la nuova Direttiva, il legislatore riconosce l'importanza dei controlli aziendali per garantire la compliance,
indipendentemente dalla tecnologia utilizzata. Questa nuova interpretazione è evidente nella definizione di fattura
elettronica (art. 217): "fattura elettronica indica la fattura che contiene le informazioni legali richieste dalla
presente Direttiva, e che è stata emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico".
Le pre-condizioni per l'invio di fatture elettroniche tramite una firma elettronica avanzata o con lo scambio di dati
elettronici (EDI) vengono rimosse. Le aziende saranno libere di decidere il tipo di tecnologie necessarie per
automatizzare i propri processi aziendali, sulla base di controlli e procedure in essere nelle rispettive
organizzazioni.
In particolare, le aziende devono avere dei controlli e procedure interne aziendali tali da creare un meccanismo di
controllo (audit trail) affidabile tra i dati di fatturazione e la rispettiva fornitura di beni o servizi, cosi’ come è fatto
attualmente per le fatture cartacee. I documenti giustificativi, i controlli sui sistemi di contabilità per data entries/
records e il processo di riconciliazione costituiscono gli elementi chiave per garantire un livello soddisfacente di
controlli interni aziendali per le autorità fiscali.
Lotti di fatture
Nel caso di lotti comprendenti diverse fatture elettroniche inviati o messi a disposizione dello stesso destinatario,
le informazioni comuni alle diverse fatture possono essere menzionate una sola una volta.
Fatturazione transfrontaliera
La fatturazione è soggetta alle norme in vigore nello Stato Membro in cui la fornitura di beni o servizi si
considera effettuata. In deroga, la fatturazione è soggetta alle norme in vigore negli Stati Membri in cui il
fornitore ha stabilito la propria attività economica o ha costituito una stabile organizzazione da cui l'offerta è fatta.
In assenza di tale luogo, o stabile organizzazione, lo Stato membro in cui il fornitore ha il suo domicilio o
residenza abituale prevarrà.
Entrata in vigore
Entro il 31 dicembre 2012 gli Stati Membri dovranno adottare la nuova Direttiva e pubblicare tutti le disposizioni
legislative, amministrative e regolamenti necessari.
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Compliance legislativa
APPROFONDIMENTO EBL
La nuova Direttiva creerà un ambiente giuridico armonizzato solo se tutti gli Stati Membri saranno
disposti ad implementarla in modo coerente. I tassi di adozione della fatturazione elettronica, e in
particolare delle transazioni transfrontaliere non potranno aumentare, se specifici requisiti nazionali
verranno imposti.
Gli Stati Membri, come i paesi del Nord Europa, che non hanno imposto ulteriori requisiti legali o tecnici
per la fatturazione elettronica, possono vantare i più alti livelli di adozione all'interno dell'UE. Il Regno
Unito offre un altro esempio di un paese con un quadro legale ben equilibrato che puo’ essere considerato
una best practice per la chiarezza e semplificazione dei controlli e requisiti per la fatturazione ad
archiviazione elettronica. Il ruolo delle autorità fiscali sara’ fondamentale per garantire l’applicazione del
principio di parità di trattamento tra fatture elettroniche e cartacee.
Il primo passo che gli Stati Membri dovrebbero adottare per attuare i cambiamenti, nel caso non fosse
gia’ stato implementato, è quello di accettare l'uso di "altri mezzi" - rispetto all’utilizzo di firme
elettroniche avanzate e sistemi EDI - garantendo in tal modo il principio di neutralità tecnologica nel
contesto giuridico nazionale.
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Parte Quinta
Standard
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Standard
Parte Quinta: Standard
Diventa sempre più difficile per le aziende decidere le tecnologie da adottare nel campo della fatturazione
elettronica e gli standard di dati da supportare. Ciò è in parte dovuto alla velocità alla quale la tecnologia evolve,
ma anche al crescente numero di standard che emergono all’interno di settori ed organizzazioni specifiche.
L’obiettivo di questa sezione è di fornire una guida alle imprese attraverso definizioni, opinioni condivise e
suggerimenti pratici per scegliere in maniera consapevole le migliori opzioni tecnologiche.
1. STANDARD TECNICI
Gli standard tecnici possono essere paragonati ai linguaggi che le persone usano comunemente per comunicare tra
di loro. Così come gli esseri umani, anche i computer hanno bisogno di comunicare per scambiarsi informazioni e
per comprenderle. I linguaggi e le regole che i computer usano per comunicare tra di loro si fondano su standard
tecnici.
Ogni linguaggio ha la propria grammatica che fornisce le regole necessarie alla creazione di frasi corrette ed un
dizionario che definisce il significato delle parole.
Ogni standard tecnico ha una sua grammatica, “sintassi”, per strutturare i messaggi in maniera corretta ed un suo
dizionario, “semantica”, per definire il significato delle parole.
Inoltre, i computer hanno la capacità di scrivere messaggi utilizzando diverse sintassi (strutture grammaticali) con
la stessa semantica (significati). Tale capacità, una sorta di interoperabilità (o compatibilità), riveste una notevole
importanza dal momento che permette a computer che utilizzano linguaggi differenti di comprendere il significato
dei messaggi che si scambiano – dal momento che il dizionario al quale fanno riferimento è lo stesso.
Infine, così come nel mondo esistono linguaggi comuni utilizzati in molti Paesi (ad esempio l’Inglese, il Francese,
lo Spagnolo, ecc.), ci sono anche standard tecnici usati più diffusamente nell’ambito europeo o a livello
internazionale.
2. STANDARD PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
Gli standard per la fatturazione elettronica sono insiemi di regole tecniche e requisiti (generalmente definiti
specifiche) usati per strutturare i documenti di fatturazione elettronica (generalmente definiti messaggi) per
assicurare leggibilità e utilizzo (interoperabilità) tra i sistemi dei partner commerciali. I contenuti e le regole di
utilizzo degli standard sono spesso sviluppati e supportati da organismi di standardizzazione che coinvolgono il
settore competente ed i governi, a tutti i livelli, per definire i processi da supportare.
3. BENEFICI DELL!UTILIZZO DEGLI STANDARD
Il beneficio chiave dell’utilizzo degli standard per la fatturazione elettronica è da individuarsi nell’applicazione
coerente di termini comuni e linee guida per la strutturazione dei dati tra i partner commerciali per assicurare che
entrambe le parti ed i loro sistemi “parlino lo stesso linguaggio”. Le regole relative agli standard sono sviluppate
in modo tale da promuovere le migliori prassi tra i partner. L’accesso a queste regole e a definizioni dettagliate è
aperto e di pubblico dominio.
Dal punto di vista tecnico, l’uso degli standard permette una efficiente conversione dei dati che sono riutilizzabili
da tutti i partner commerciali. Maggiore è il numero dei partner commerciali che adottano lo stesso standard,
maggiore è la diffusione di un linguaggio comune e di una migliore comprensione di queste definizioni e di
queste prassi nella la comunità di settore per creare un livello base di integrità ed interoperabilità.
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Standard
Gli standard usati comunemente sono spesso adottati dalla comunità di sviluppatori di software e alla fine
diventano parte integrante dell’applicativo gestionale/ERP. Un buon esempio di questo processo evolutivo risiede
nella capacità dei sistemi ERP di supportare i file bancari nei formati stabiliti a livello nazionale
APPROFONDIMENTO EBL
L’alternativa all’utilizzo degli standard è un processo poco efficiente di scambio dei dati in formati
proprietari. Quest’alternativa è generalmente definita come l’uso di un semplice file di testo, o “flat
file” (difficilmente elaborabile in maniera automatizzata) in un formato leggibile solo dall’applicativo
gestionale/ERP di uno dei due partner commerciali. Tale pratica promuove un contesto dove c’è poco, o
nessuno spazio per un linguaggio comune e di conseguenza, processi comuni, che possono essere
riutilizzati in tutta la community del partner commerciale.
Alcune aziende pensano che l’utilizzo di formati proprietari li leghi ai propri clienti in una sorta di circolo
chiuso, mentre, in realtà, l’azienda che li implementa non fa altro che spostare il carico amministrativo
sui clienti o sui fornitori. Molti software di fatturazione elettronica saranno in grado di convertire gli
standard usati più comunemente ma sicuramente non saranno in grado di gestire tempestivamente un
formato proprietario di file di una particolare azienda.
Mentre i fornitori di servizi accetteranno generalmente il carico amministrativo e affronteranno il costo di
conversione dei file di fatturazione elettronica in qualsiasi formato “any-to-any”, questi costi sono
effettivi e ci sarà quindi la necessità di trasferirli sui clienti nelle tariffe dei servizi di transazione.
L’uso di file di dati non strutturati – che non utilizzano standard comuni - può rivelarsi problematico dal
punto di vista tecnico. In particolare, quando cambiamenti anche di minore entità sono effettuati al
sistema dell’emittente, oppure quando campi di dati in forma “libera” vengono utilizzati in fatture che
possono includere caratteri illeggibili o virgole (ad esempio, in un file delimitato da una virgola), i dati
derivanti potrebbero essere letti in maniera erronea o addirittura risultare corrotti. È difficile assicurare
l’integrità dei dati in queste circostanze.
4. STANDARD COMUNI A LIVELLO GLOBALE E REGIONALE
UN/EDIFACT: standard EDI sviluppato dalle Nazioni Unite e manutenuto da UN/CEFACT (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business) che è usato in maniera predominante in tutta l’Europa.
ANSI X12: standard EDI sviluppato dall’American Standards Institute, usato prevalentemente in Nord America e
in Asia.
eCOM: comprende GS1 EANCOM, basato su un sottoinsieme di standard UN/EDIFACT (che si focalizzano su
elementi obbligatori) e GS1 XML, sviluppato specificatamente per lo scambio di dati su Internet. GS1 è
un’organizzazione globale dedicata allo sviluppo ed implementazione degli standard cross-settoriali.
ebXML: standard globali cross-industry basati sul linguaggio XML sviluppati da OASIS (Organisation for the
Advancement of Structured Information Standards) e UN/CEFACT.
UBL: standard cross-industry basati sul linguaggio XML sviluppati da OASIS insieme a molte organizzazioni di
standardizzazione attive a livello internazionale. UBL è comunemente usato dal settore pubblico, ad esempio in
Danimarca, Belgio (per i cataloghi elettronici), Turchia, ecc.
RosettaNet: standard XML sviluppato da Rosetta Net (un consorzio di importanti aziende di computer,
elettronica, semiconduttori e logistica), usato prevalentemente in Nord America e in Asia ma che si sta
diffondendo anche in Europa.
Nota: RosettaNet non è solo uno standard per la messaggistica (fatture, pagamenti, ecc.) ma anche per il
trasferimento dei file, per la cifratura ed il processo end-to-end nella sua interezza.
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57
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Standard
5. STANDARD SPECIFICI DI SETTORE
Molte comunità hanno sviluppato standard fondati su regole o prassi specifiche del settore in cui operano. Di
seguito alcuni esempi:
ODETTE: standard EDI sviluppato da un consorzio (Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in
Europe), utilizzato nel settore automobilistico.
PIDX: standard EDI, XML e FTP sviluppati dal Petroleum Industry Data Exchange Committee per l’utilizzo nel
settore petrolifero e del gas.
CIDX: standard EDI, “Chem e-standards”, sviluppati per il settore Chimico, passati nel 2009 all’Open
Applications Group Inc. (OAGI, un’organizzazione dedicata allo sviluppo di standard cross-industry) e dal
Chemical Information Technology (ChemiITC).
6. STANDARD EMERGENTI
UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) version 2: UN/CEFACT ha recentemente sviluppato la versione 2
dello standard Cross Industry Invoice (CII) per la fatturazione elettronica22 .
CBI23: standard XML diffusamente utilizzato in Italia e sviluppato dal Consorzio CBI. Gli standard CBI ISO
20022 e standard conformi ai requisiti SEPA includono pagamenti, incassi, scambio di fatture elettroniche e
finanziamento delle fatture. In particolare, lo standard di fatturazione elettronica CBI è allineato al modello
semantico dei dati UN/CEFACT CII e ISO 20022, garantendo in questo modo la piena integrazione del processo
nella financial value chain.
Facturae: standard XML di fatturazione elettronica sviluppato congiuntamente dall’Associazione Bancaria
Spagnola, dal Ministero dell’Industria e dall’Agenzia delle Entrate Spagnola, per l’utilizzo nelle transazioni con il
settore pubblico.
ebInterface: lo standard XML austriaco per la fatturazione elettronica24.
22 Per ulteriori informazioni si rimanda a: http://www.unece.org/press/pr2009/09trade_p08e.htm
23 Per ulteriori informazioni si rimanda a: www.cbi-org.eu
24 Per ulteriori informazioni si rimanda a: http://www.ebinterface.at/en/index.html
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58
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Standard
APPROFONDIMENTO EBL
Nelle relazioni con il partner commerciale, spesso una delle parti adotta uno standard specifico (o un
formato specifico) e una tecnologia di trasferimento dei dati adatta a soddisfare i requisiti dei propri
partner di maggiori dimensioni, incoraggiando così altri partner commerciali ad adottare la stessa
tecnologia nel corso del tempo.
In teoria, tale prassi porterebbe ad una standardizzazione maggiore e migliorerebbe l’interazione
nell’ambito dell’intera catena del valore. Tuttavia, nel modo reale, le aziende usano molti standard
diversi, o varianti degli stessi, e una gamma di tecnologie di trasferimento dei dati.
Se è vero che questa situazione rende più difficile la decisione iniziale relativa allo standard da utilizzare,
si può dire che generalmente non ci sono più di otto standard o tecnologie comuni adoperate a livello
globale e spesso, nell’ambito dello stesso settore, si utilizzano da uno a quattro standard. Nel corso del
tempo, molte aziende sviluppano la tendenza a supportare due o tre standard e metodi di trasferimento
dati per andare incontro alle esigenze di un’ampia base di partner commerciali.
La maggior parte dei pacchetti software di conversione in ambito e-business (e-business translation
software) sono stati sviluppati tenendo in considerazione tali esigenze. I software disponibili sul mercato
supportano i vari standard e metodi di trasporto che sono spesso venduti come opzioni “plug-in”.
7. CONVERGENZA DEGLI STANDARD
L’obiettivo finale degli sforzi di standardizzazione in ogni Paese ed ogni settore dovrebbe essere la convergenza
verso uno standard globale comune. In tale direzione, stanno procedendo gli sviluppi in tema di convergenza tra
UN / CEFACT e UBL.
Nel 2006, UN / CEFACT ha riconosciuto UBL 2 come la prima generazione appropriata di documenti XML per
l'e-Business. Si è convenuto che i futuri risultati di UN / CEFACT costituirebbero il percorso di aggiornamento
per UBL, mentre OASIS non dovrebbe produrre altre versioni principali di UBL.
Nel novembre 2008, durante un incontro con alcuni rappresentanti dell’organo di standardizzazione, è stato
confermato che i futuri sviluppi di UBL sarebbero stati inclusi nelle varie attivita’ di UN/CEFACT. In particolare,
l'allineamento degli elementi di dati tra UBL e UN/CEFACT CII standard è stato raggiunto nel corso del
Workshop CEN/ISSS-BII. UN/CEFACT e ISO (International Organization for Standardization) stanno integrando
il modello di dati CII nell’ISO20022 Invoice message. Questi sono eventi importanti che possono condurre verso
l'interoperabilità degli standard, necessari per ridurre costi e complessità per lo scambio dei dati di fatturazione.
8. TIPI DI MESSAGGI
“Messaggio” è il termine usato per descrivere la tipologia di documento in trasmissione (ad esempio: fattura,
richiesta d’ordine, esito dell’ordine, avviso di pagamento, ecc.)
I documenti più comunemente usati nel campo della fatturazione elettronica sono: fatture, note di credito e note di
debito. Nella maggior parte degli standard, il “messaggio di fattura” include un codice che identifica quali
documenti sono fatture, quali note di credito, quali note di debito. Le Conferme di Ricezione Dettagliata o
Riepilogativa sono messaggi automatici utilizzati per confermare l’avvenuta ricezione di una trasmissione.
Alcuni network di fatturazione elettronica sono in grado di utilizzare ulteriori tipi di messaggi per supportare
l’intero processo di scambio delle fatture tra i partner commerciali. Un esempio sarebbe quello dei “business
status messages” usati dal destinatario per informare il mittente dell’accettazione/rifiuto della fattura. Questi
messaggi possono essere generati in modalità automatica, come possono non esserlo, ma sono comunque generati
sulla base della verifica dei dati della fattura (ad es., totale da pagare, prezzo per unità di misura, quantità, ecc.).
"
59
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Standard
9. STANDARD PER IL TRASFERIMENTO DEI DATI
FTP: File Transfer Protocol è un modo semplice ed efficace per lo scambio di file tra due computer via Internet.
Il software FTP è fornito solitamente in dotazione con qualsiasi sistema operativo ma le versioni più facili da
usare sono accessibili come software gratuiti. Per connettersi ad un server FTP, l’amministratore deve fornire un
identificativo e una password.
SFTP: Protocollo di Trasferimento dei File SSH (Secure Shell) è un metodo più sicuro per trasferire i file sulla
rete usando FTP ma nell’ambito di un canale sicuro. Si utilizza la cifratura per garantire integrità e confidenzialità
dei dati ed autenticare in remoto computer ed utente.
VAN: Value Added Network è una rete privata sicura (una rete chiusa) offerta generalmente da una terza parte che
eroga servizi a supporto dei trasferimenti di file di dati. Il servizio spesso fornisce un audit trail comprensivo di
archivi di tutte le attività, vale a dire: autentificazione del file e dell’utente, strumenti destinati all’utente finale
che gli permettano di monitorare/tracciare o gestire file; e la fornitura di “mailbox” sicure esterne per la raccolta/
consegna di dati. I servizi VAN possono anche fornire traduzione dei dati, conversione e rilevamento dell’errore.
EDIINT (inc. AS1, AS2 AS3): Standard di comunicazione per il trasferimento di messaggi EDI o XML
sviluppati sulla base di protocolli Internet, che provvedono interamente alla sicurezza, non-ripudio, audit trails,
gestione dei file, mailbox del partner e alla conferma di messaggi, servizi tradizionalmente forniti dalle reti VAN.
E-mail: Metodo generalmente non cifrato di scambio di messaggi ed allegati all’interno di reti, o tra di esse,
incluso Internet. Si basa su SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e MIME (Multi-purpose Internet Mail
Extensions).
S-HTTP: Secure Hypertext Transfer Protocol è un protocollo di comunicazione orientato al messaggio che serve
a proteggere dati sensibili. È frequentemente utilizzato per le applicazioni web di fatturazione elettronica.
NOTA: Il termine EDI è spesso associato allo scambio di file strutturati su reti VAN, mentre il termine XML è
spesso associato a protocolli di trasferimento dei file su internet. Tali associazioni sono ormai superate e hanno
perso col tempo la loro validità. Il metodo di trasferimento file scelto non è collegato alla decisione di usare file
strutturati basati su standard EDI o XML, anzi è totalmente separato da essi (per ulteriori chiarimenti, si rimanda
alla definizione legale di “EDI” nella Parte 4 di questa Guida).
APPROFONDIMENTO EBL
Le singole aziende devono decidere quale metodo di trasferimento file si adatti meglio alle loro attività.
Le aziende che intrattengono scambi di dati con molti partner commerciali spesso optano per software o
servizi che organizzano, monitorano e registrano tutte le attività, inclusi i malfunzionamenti del sistema
come nel caso di “file non ricevuti” da un cliente, in un intervallo di tempo prestabilito. Le aziende con
livelli di attività meno complessi possono scegliere di usare metodi più economici e più semplici.
In ogni caso, ci sono diversi livelli di sicurezza disponibili sia nell’ambito del metodo di trasferimento
file o come ulteriore passaggio nel processo di trasferimento file (si rimanda alla Parte 2: Firme
Elettroniche).
Le imprese devono innanzitutto decidere se considerare i loro dati:
A) a basso rischio dal momento che le aziende stesse ed i loro partner effettuano i controlli
appropriati;
B) estremamente delicati o confidenziali (ad esempio, se il loro prezzo di vendita non è reso
pubblico), nel qual caso potrebbero prendere in considerazione l’idea di usare una soluzione “a
rete chiusa”.
"
60
Annessi
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Annesso 1
QUESTIONARIO FATTURAZIONE ELETTRONICA PER LE PMI
Durante i lavori del Gruppo di Esperti della Commissione Europea in materia di Fatturazione
Elettronica, al fine di svolgere in modo ottimale gli approfondimenti necessari, è stato necessario
raccogliere molteplici informazioni relative all’utilizzo della fatturazione elettronica da parte delle
Piccole e Medie Imprese. Le PMI che hanno risposto al questionario sono state 914 in totale,
provenienti dai seguenti Paesi: Austria, Finlandia, Italia e Spagna.
I Membri del Gruppo di Esperti che si sono occupati di diffondere il questionario, nel corso del 2008,
nei diversi Paesi europei sono: Carmen Ciciriello, Liliana Fratini Passi, Maria-Jesus Garcia-Martin,
Gerhard Laga e Risto Suominen.
1. QUANTE FATTURE LA SUA SOCIETÀ INVIA ANNUALMENTE (%)?
N. fatture
AU
FI
IT
SP
1-100
34,4
36,5
18,6
29,4
101 - 500
26,4
27,1
47,1
501 - 2000
7,2
18,6
8,8
10,2
5,9
25,4
8,8
2001 - 5000
8,8
5001 -
23,2
60,3
3,2
2. LA SUA SOCIETÀ STA ATTUALMENTE INVIANDO FATTURE ELETTRONICHE AI VOSTRI CLIENTI?
Si.
Non ancora, ma inizieremo ad
troniche ai nostri clienti.
inviare fatture elet-
No.
AU
FI
IT
SP
53,2
19,9
30
23,5
23
29
20
38,2
23,8
51
50
38,2
3. SE STATE INVIANDO FATTURE ELETTRONICHE, IN QUALE FORMATO (%)?
"
AU
IT
SP
PDF
83,5
76
100
XML
20,6
20
23,1
Word
9,3
0
0
Excel
1
0
0
Altro
9,3
8
23,1
"
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
4. COME ARCHIVIATE LE FATTURE?
AU
IT
SP
Sitema di archiviazione
47,3
72,9
59,1
Sistema di posta elettronica
14,5
16,7
9,1
60
14,6
45,5
CD
11,8
0
4,5
DVD
14,5
2,1
4,5
Hard disc
5. VI E! STATO RICHIESTO DAI VOSTRI CLIENTI DI INVIARE FATTURE ELETTRONICHE?
AU
FI
IT
SP
Si
40,3
40,3
32,8
27,3
No
59,7
59,7
67,2
72,7
6. QUALE TIPO DI SOLUZIONE DI FATTURAZIONE ELETTRONICA LA SUA SOCIETÀ STA UTILIZZANDO O UTILIZZERÀ?
AU
FI
IT
SP
Invio di fattura elettronica dal sistema di contabilità,
direttamente al nostro cliente
33
29,6
36,4
42,9
Invio di fattura elettronica dal sistema di contabilità
attaverso una piattaforma di fatturazione elettronica al
nostro cliente !!!!
7
17,7
11,4
7,1
Utilizzo del portale del nostro cliente, dove inseriamo I
dati relativi alla fattura
1,7
2,4
2,3
7,1
Utilizzo del portale della piattaforma di fatturazione
elettronica, dove inserisce i dati relativi alla fattura, e la
piattaforma invia automaticamente la fattura elettronica
al vostro cliente !!!!!
1,7
4,4
0
Invio di un file in PDF via email
63,5
46,2
54,5
71,4
13
13,1
11,4
0
Altro
3,6
7. COME EMITTENTE, QUALI RITIENE CHE SIANO I BENEFICI POTENZIALI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
"
AU
IT
SP
Riduzione dei costi
82,9
84,5
93,9
Maggiore efficienza
77,2
86,2
63,6
Pagamenti piu’ veloci
43,9
24,1
45,5
Minori dispute
11,4
17,2
21,2
In linea con le preferenze dei cliente
30,9
13,8
91,1
Non ci sono benefici
2,4
1,7
0
Altro
8,9
1,7
0
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
8. COME RICEVENTE, QUALI RITIENE CHE SIANO I BENEFICI POTENZIALI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
AU
IT
SP
Riduzione dei costi
64
66,1
56,3
Maggiore efficienza
77,6
93,2
78,1
Minori dispute con fornitori
13,6
32,2
40,6
In linea con le preferenze dei fornitori
24
10,2
9,4
Non ci sono benefici
12
0
0
Altro
12
3,4
3,1
9. QUALI RITIENE CHE SIANO I POTENZIALI PROBLEMI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
AU
FI
IT
SP
27
18,9
23,9
21,4
Costoso / elevati investimenti richiesti
12,3
17,5
15,6
11,1
Basso ritorno sugli investimenti (ROI)
14,2
9,2
13,9
14,8
Compatibilità con sistemi informatici aziendali
30,4
34,6
36
20
36
51,8
23,9
20,7
Incertezza legale a livello nazionale e circa la validità e
accettazione della fattura negli altri paesi Europei
46,8
9,4
21,4
12
Non ci sono barriere
10,3
11,6
20,8
15
Altro
23,7
10,3
0
15,4
Complessità
Compatibilità con clienti /preparazione
10. LA SUA SOCIETÀ UTILIZZA ALCUNI DEI SEGUENTI SERVIZI DI APPROVVIGIONAMENTO AUTOMATICO?
"
AU
FI
IT
SP
Catalogo elettronico: fornite ai clienti informazioni elettroniche relative ai vostri prodotti o utilizzate le informazioni elettroniche che il vostro fornitore vi fornisce
49,3
43,6
27,5
58,8
Ordini elettronici: ricevete ordini dai vostri clienti elettronicamente o inviate ordini elettronici ai vostri fornitori
65,2
76,6
32,5
58,8
Pagamenti elettronici: paghiamo i nostri fornitori elettronicamente
65,2
56,5
90
70,6
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
11. QUALI FUNZIONALITÀ CONSIDERA ESSENZIALI IN UN PORTALE DI FATTURAZIONE ELETTRONICA (UN PORTALE DOVE LEI
INSERISCE LE INFORMAZIONI RELATIVE ALLA FATTURA NELL!APPOSITO MODULO WEB)?
AU
FI
IT
SP
Creare la fattura e salvarla (bozza)
78,8
73,6
76,9
80,6
Modificare (bozza) fattura e inviare fattura
78,8
65,6
69,2
64,5
Inviare Note di credito /debito
76,9
45,4
71,2
45,2
Re-invia fattura
80,8
49,8
61,5
51,6
Cerca e visualizza fatture archiviate per un limitato
periodo di tempo
31,7
28,9
32,7
54,8
Cerca e visualizza fatture archiviate per il periodo di
tempo legalmente richiesto (ad esempio 10 anni)
76
46,1
65,4
74,2
Controlla lo stato della fattura (ricevuta dal cliente,
approvata, da pagare entro X giorni, pagata, …)
69,2
40,6
67,3
74,2
Download fattura (ad esempio, PDF)
86,5
27
73,1
80,6
Esporta la fattura in un file (XML o altro formato) per
integrarla con il sistema di contabilità
76
44,4
71,2
58,1
Stampa fattura
76
45,4
71,2
71
Forum di discussione – Processo gestione dispute /
errori
17,3
13,4
17,3
9,7
Crea fattura direttamente dalla ricevuta di Conferma
Ordine
34,6
22,1
15,4
45,2
Copia la fattura
46,2
32
34,6
58,1
Utilizza le informazioni relative ai prezzi da un catalogo on-line
21,2
20,1
9,6
35,5
Allega un documento (tecnico o timesheets)
51
48
40,4
48,4
12. COME EMITTENTE, QUALI RITIENE CHE SIANO I PIÙ IMPORTANTI ACCELERATORI PER LA SUA SOCIETÀ PER ADOTTARE /
IMPLEMENTARE SOLUZIONI DI FATTURAZIONE ELETTRONICA?
"
AU
FI
IT
SP
Offerta di soluzioni o servizi a costo zero per la
mia società per creare, trasmettere ed inviare
fatture elettroniche
60,3
62,1
75
71,9
Garanzia di pagamenti più veloci
31,9
29,5
35,7
43,8
Materiale di Supporto (documentazione completa del prodotto / servizio, manuale d’uso,
documentazione legale, casi esemplificativi,
domande frequenti)
53,4
48
41,1
50
Un servizio dedicato con personale addetto a
rispondere alle sue domande relative alla fatturazione elettronica
51,7
40,4
26,8
53,1
Formazione sulle soluzioni IT proposte
22,4
38,4
23,2
28,1
Un certificato di una terza parte che attesti che
la soluzione/prodotto proposta sia conforme
alla legislazione in materia di IVA
60,3
48,8
46,4
21,9
Altro!!!!!
12,9
7,1
3,6
6,3
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Glossario
Questo glossario fornisce definizioni sintetiche e spiegazioni relative alla terminologia tecnica ed economica usata
nella Guida. Le definizioni proposte nel seguente glossario sono state estrapolate da diverse fonti disponibili online
e, dove necessario, sono state adattate o abbreviate.
Autenticità: nell!e-Business, l!autenticità potrebbe essere descritta come garanzia dell!origine dei dati o
dell!identità del mittente. In questo contesto, l!autenticazione è un metodo attraverso il quale un computer
riconosce e verifica l!identità del mittente di un messaggio o di un file. Il meccanismo di autenticazione può
fondarsi su un elemento che l!entità in questione conosce, possiede, o col quale si identifica (ad es., una
password, una smart card o un!impronta digitale).
Auto-fatturazione: un accordo con cui un cliente predispone la fattura per conto del fornitore registrato ai fini IVA.
Il cliente invia una copia della fattura al fornitore con il pagamento. Un!applicazione di auto-fatturazione permette ai
clienti di creare le proprie fatture, sulla base di specifici parametri, e di automatizzare i pagamenti attraverso un
trasferimento elettronico o un!interfaccia web.
Avviso di Pagamento elettronico: messaggio elettronico (EDI, XML, ecc.) contenente i dettagli richiesti per il
pagamento. Il file generalmente contiene l!ammontare del pagamento, la data del pagamento, i numeri di
riferimento della singola fattura, le date e gli importi.
Back Office System (o Back End): infrastruttura IT all!interno di un!organizzazione a supporto di applicazioni
riguardanti processi legati alle attività principali ma priva di interfaccia esterna con i clienti ( a differenza di un sito
Web o di un portale).
Capitale circolante: rappresenta la liquidità operativa
disponile ad un!azienda. È calcolata come il saldo tra
attività a breve scadenza (Attività Correnti) e passività a breve scadenza (Passività Correnti). Un livello positivo di
capitale circolante assicura che l!azienda possa continuare le proprie attività con fondi sufficienti a soddisfare il
pagamento delle proprie passività (ad esempio pagamento di interessi di debiti a lungo termine, debiti a breve, o
spese operative inaspettate).
Conti clienti: le serie di transazioni contabili collegate alla fatturazione dei clienti che devono pagare un!azienda
(fornitore) per beni e servizi forniti al cliente. I conti clienti sono costituiti dalla somma totale che i clienti devono
pagare a quell!azienda. Un!azienda genera i dati della fattura che sono consegnati al cliente, il quale a sua volta
deve pagare entro un lasso di tempo prestabilito, definito come condizioni di credito o di pagamento.
Conti fornitori: le serie di file o di conti contenenti la somma di denaro che un!azienda deve pagare ai suoi
fornitori, ma che non ha ancora estinto (una forma di debito). Quando un!azienda riceve una fattura, quest!ultima
viene aggiunta ai file del conto fornitori. Il conto fornitori è una forma di credito offerta dai fornitori ai loro clienti, che
permette a questi ultimi di pagare per un prodotto o per un servizio dopo averlo già ricevuto.
Dati elettronici: le informazioni che sono inserite in un sistema di elaborazione dei dati senza intervento manuale,
in formato elettronico.
67
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Dati non strutturati: dati il cui significato deve essere elaborato per permettere il proprio utilizzo da parte di un
computer o sistema informativo aziendale. Esempi sono: documenti in word, foto, video, ecc.
Dati strutturati: dati che possono essere condivisi elettronicamente con tutte le controparti commerciali poiché la
struttura ed il significato dei dati sono stati standardizzati e determinati da un Modello di Dati (Data Model). Se le
stesse strutture di dati sono utilizzate per archiviare e accedere ai dati allora diverse applicazioni possono
condividere, comprendere ed utilizzare gli stessi dati senza molteplici conversioni.
Days Inventories Outstanding (DIO): si riferisce al numero di giorni impiegati da un!azienda a convertire un
inventario in vendite. Più il numero di DIO è basso, più veloce sarà la conversione dell!inventario. Le aziende
cercano di mantenere il livello di inventario basso per ridurre i bisogni di capitale circolante.
Days Payables Outstanding (DPO): fa riferimento al numero di giorni che un!azienda impiega per pagare i suoi
fornitori in un intervallo di tempo definito.
Days Sales outstanding (DSO): il numero medio di giorni necessari ad un!azienda per ricevere il pagamento
dopo aver effettuato una vendita (o il tempo medio impiegato per convertire i crediti in contanti). Un numero basso
di DSO implica che un!azienda impiega meno giorni ad incassare i suoi crediti verso clienti, mentre un numero
DSO alto è indice del fatto che un!azienda sta vendendo i suoi prodotti al cliente a credito e impiega più tempo per
incassare denaro.
EDIFACT: Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport. Cfr. UN/EDIFACT.
Electronic Data Interchange (EDI): il trasferimento elettronico di dati strutturati (commerciali ed amministrativi)
attraverso l!utilizzo di standard di messaggistica concordati, da computer a computer.
Enterprise Resource Planning (ERP): un software di sistema, o un gruppo di sistemi, che aiuta ad integrare e a
svolgere tutte le principali attività all!interno di un!azienda, tra cui la pianificazione di un prodotto, l!acquisto di
componenti, la gestione di inventari, la tracciabilità dell!ordine, le risorse umane e le attività finanziarie.
e-Business: processi commerciali automatizzati (sia intra che inter – aziendali) su reti mediate dai computer. Si fa
riferimento alla sostituzione di processi che in precedenza erano manuali con processi automatizzati. Tale obiettivo
può essere raggiunto sostituendo l!elaborazione di documenti cartacei con scambi elettronici (da computer a
computer), ma richiede il consenso preventivo delle parti per quanto concerne standard elettronici e processi per lo
scambio dei dati.
e-Catalogue: (Catalogo elettronico) - una lista descrittiva strutturata di prodotti o servizi messi a disposizione da
fornitori a potenziali acquirenti via Internet.
e-Invoicing: (Fatturazione elettronica) - il processo automatizzato di emissione, invio, ricezione ed elaborazione
dei dati della fattura attraverso strumenti elettronici.
e-Procurement: (Approvvigionamento elettronico) - l!acquisto e la vendita business-to-business, business-toconsumer o business-to-government di forniture, lavoro e servizi via Internet, così come tramite sistemi informativi
e di collegamento in rete, come l!EDI e l!ERP.
HyperText Markup Language (HTML): il linguaggio principale usato per creare documenti Web.
Integrità dei dati: la garanzia che i dati non siano stati modificati, distrutti o non siano andati persi in modo
accidentale o non autorizzato.
Interoperabilità: la capacità dei sistemi IT e ICT, così come dei processi da essi supportati, di scambiare e
utilizzare informazioni.
68
Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
Marca temporale: una marca temporale è una sequenza di caratteri che denotano la data e/o l!ora in cui una
transazione o un documento viene iniziata o inviata ad un sistema informativo, o l!ora di registrazione o
archiviazione di una transazione. La prassi di archiviare le marche temporali con i dati effettivi è chiamata
marcatura temporale. È spesso importante che la marca sia certificata da qualche autorità in modo da stabilirne lo
status giuridico o altri status speciali.
Master data: o “dati di riferimento”, sono informazioni chiave per il funzionamento aziendale. Possono includere
dati che riguardano clienti, prodotti, personale, materiali, fornitori, ecc. Il Master Data è solitamente contenuto nel
sistema core business o nel sistema contabile (a volte chiamato sistema “back-end” o “ERP”).
Open source software: software pubblicato con licenza che permette a tutti, senza restrizioni o limiti, di usare,
modificare e migliorare il software, e ridistribuirlo in formati modificati o non modificati. Presupposto essenziale è
l!accesso ad un codice sorgente.
Open standard: standard adottato e gestito da un!organizzazione non-profit, che si sviluppa sulla base di una
procedura decisionale aperta a disposizione di tutte le parti interessate. È disponibile al pubblico e il documento di
specifica dello standard è disponibile gratuitamente o pagando un importo minimo. Deve essere concesso a tutti
copiarlo, distribuirlo ed usarlo gratuitamente o pagando un importo minimo. La proprietà intellettuale dello standard
è messa a disposizione gratuitamente.
PMI: la categoria delle micro, piccole e medie imprese (PMI) è composta da imprese che impiegano meno di 250
persone e hanno un fatturato annuo che non superi i 50 milioni di euro, e/o
un totale dell!Attivo dello Stato
Patrimoniale che non superi i 43 milioni di euro. (Raccomandazione 2003/361/EC).
Portable Document Format (PDF): si tratta di un formato di file creato da Adobe Systems nel 1993 per lo
scambio di documenti. Il PDF è usato per rappresentare documenti a due dimensioni in modo indipendente dal
software applicativo, dall!hardware e dal sistema operativo. I file con un!estensione .pdf sono stati creati tramite
un!altra applicazione e poi convertiti in file .pdf in modo da poter essere letti da tutti, a prescindere dalla
piattaforma. Il PDF, precedentemente un formato proprietario, è stato distribuito ufficialmente come standard
aperto e divulgato dall!Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione come ISO/IEC 32000 – 1:2008.
Protocollo Internet (IP): insieme di regole che gestiscono la comunicazione e lo scambio di informazioni su
Internet.
Sistema di elaborazione dei dati: un sistema che elabora dati che sono stati acquisiti e codificati in un formato
riconoscibile da parte del computer o che sono stati creati ed archiviati da un!altra unità di un sistema di
elaborazione dati.
UBL (Universal Business Language): un formato per scambiare dati da uno standard XML ad un altro, creando
interoperabilità agendo come un “dizionario intermedio”. UBL include una libreria di documenti elettronici di
business in XML, tra cui ordini di acquisto e fatture. UBL è stato sviluppato per eliminare il reinserimento dei dati
esistenti in fax e corrispondenza cartacea e fornire un punto d'ingresso nel commercio elettronico per le piccole e
medie imprese. UBL è stato sviluppato da un Comitato Tecnico OASIS con la partecipazione di una varietà di
organizzazioni operanti nel campo della standardizzazione.
UN/CEFACT: United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business. L!organizzazione sta
sviluppando la prossima generazione di standard per l!e-Business e per la facilitazione del commercio
internazionale.
UN/EDIFACT: United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport.
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Guida Europea alla Fatturazione Elettronica per le PMI"
XML (Extensible Markup Language): acronimo di eXtensible Markup Language è uno strumento
(metalinguaggio) per creare nuovi linguaggi, atti a descrivere documenti strutturati. XML fornisce la sintassi di base
che può essere utilizzata per condividere informazioni tra diversi computer, applicazioni e organizzazioni. Così
come HTML, è scritto in un semplice testo utilizzando tags per descrivere la struttura del contenuto. Sia XML che
HTML contengono simboli di mark-up per descrivere il contenuto di una pagina o di un file , comunque, mentre
HTML definisce il modo in cui i vari elementi vengono visualizzati, XML definisce cio! che gli elementi contengono.
Un documento XML può includere un set di regole che identificano i tags e le loro relazioni; permette agli utenti di
creare un linguaggio specifico per i loro bisogni. Molti “dizionari” (data dictionary) sono stati sviluppati con un
linguaggio universale, UBL, creato per sviluppare interoperabilità tra i diversi standard XML.
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Sponsor
CONSORZIO CBI – CUSTOMER TO BUSINESS INTERACTION
Il Consorzio CBI definisce le regole, gli standard tecnici e la struttura del Servizio CBI (Corporate
Banking Interbancario), su base sia nazionale che internazionale.
Questo Servizio, costituito da un insieme di funzioni, basate su regole e standard comuni, abilita lo
scambio di flussi informativi ed operativi tra un cliente (imprese, PP.AA., intermediari, etc.) e un
intermediario finanziario, con il prevalente scopo di razionalizzare ed ottimizzare la gestione delle
risorse finanziarie dell!impresa.
In tal modo, il Consorzio CBI definisce l!ambito condiviso di prodotti e servizi (servizi di base) offerti
dagli intermediari consorziati alla clientela e ogni singolo consorziato provvede poi alla definizione
specifica della propria offerta competitiva al mercato. Inoltre, il CBI gestisce una moderna infrastruttura
tecnologica a supporto dei rapporti tra i diversi soggetti della community CBI (Istituzioni, enti pubblici,
aziende, associazioni di categoria, software vendors, etc.).
La rete CBI, basata sullo standard XML, permette di soddisfare le esigenze di riconciliazione, tracking/
tracing, sicurezza (firma digitale) e la possibilità di un colloquio diretto tra i diversi soggetti appartenenti
alla comunità CBI per il tramite dei rispettivi consorziati proponenti (comunicazione end-to-end). Ciò
garantisce a tutti i consorziati di offrire ai propri clienti servizi innovativi, sia nell!area core dei servizi di
incasso e pagamento (SEPA compliant), sia in quella innovativa di gestione documentale (es. fattura
elettronica), e dei correlati servizi finanziari (es. anticipo fattura), sviluppati in coerenza con le esigenze
espresse da tutti gli stakeholder, con gli standard internazionali e con gli sviluppi in ambito SEPA
(Single Euro Payments Area).
Inoltre, il Consorzio CBI gestisce la certificazione dei Soggetti Tecnici abilitati ad operare sulla propria
rete (Strutture Tecniche Delegate e Nodi), in qualità di intermediari tecnici tra consorziati e clientela. Il
CBI promuove attività informativo – formative: organizza conferenze e campagne promozionali.
Nell!ambito dello sviluppo dei nuovi progetti di e-Government il Consorzio CBI consentirà alla Pubblica
Amministrazione centrale un accesso unico, efficiente e sicuro, alle banche e ai servizi bancari, per il
tramite di un gateway “ah hoc” coerente con il nuovo ruolo di Nodo del CBI. In questo modo, il CBI
consentirà di erogare servizi anche ai non consorziati, e di sviluppare interazioni, con la P.A. e con i
soggetti del nuovo mercato europeo, nel rispetto della competizione dei propri consorziati.
L!infrastruttura CBI attualmente interconnette circa 900.000 utenti corporate e 685 consorziati (oltre il
95% del sistema bancario italiano e Poste Italiane SpA).
La Fatturazione Elettronica e il CBI
Tra le funzioni offerte dai consorziati ai clienti dalle banche, la più importante è la funzione “Invio endto-end di documentazione strutturata” (Fattura Elettronica). Tale servizio è stato sviluppato anche in
relazione al fatto che ad esso possono essere connessi altri servizi più tipicamente finanziari (quali ad
esempio l!anticipo su fattura, pagamento e riconciliazione, archiviazione, gestione delle dispute, crediti
documentari, etc.), alcuni dei quali offerti in ambito competitivo. L!obiettivo è quello di facilitare la
dematerializzazione e l!integrazione dei processi sia nella relazione Business to Business (B2B) che in
quella Business to Government (B2G).
Il tema della Fattura Elettronica ha altresì assunto un ruolo di particolare rilevanza dall!emanazione
della Legge Finanziaria 2008 (art. 1, commi dal 209 al 214, della Legge n. 244 del 24 Dicembre 2007),
che ha introdotto l!obbligo, da parte dei fornitori di amministrazioni dello Stato (anche a ordinamento
autonomo) ed enti pubblici nazionali, di emettere, trasmettere e conservare esclusivamente fatture
elettroniche.
La rete CBI si attesta come rilevante canale di veicolazione della Fattura Elettronica, consentendo il
coinvolgimento della Pubblica Amministrazione centrale sia in qualità di utente - per la gestione
documentale ed i servizi di incasso/pagamento - sia in qualità di Terza Parte erogatrice di servizi alla
comunità delle imprese CBI, con specifico riferimento alla P.A. centrale.
Il CBI potrebbe essere riconosciuto dal quadro normativo di riferimento come uno dei canali privilegiati
(intermediari) utilizzabili dalle imprese per l!invio di fatture elettroniche verso la Pubblica
Amministrazione, per il tramite del Sistema di Interscambio.
Contatti:
Uffici: Via del Gesù, 62 - 00186 Roma (Italia)
Tel: +39 06 6767459-441"
"
Fax: +39 06 6767688
E-Mail: [email protected] " [email protected]""
Web: www.cbi-org.eu
CELERIS LIMITED
European e-Business Specialists
Celeris offre servizi di consulenza ad organizzazioni, dalle PMI alle grandi aziende, governi, istituzioni
finanziarie, e al settore pubblico.
Il team di Celeris ha competenze uniche nell!e-Business e approfondita conoscenza acquisita
lavorando con organizzazioni per implementare strategie di e-Business. Celeris fornisce servizi di
consulenza con un focus su e-Procurement, ordini elettronici, fatture elettroniche, pagamenti elettronici
e Supply Chain Finance, concentrandosi principalmente su transazioni Business-to-Business e
Business-to-Government.
Il nostro approccio è flessibile per adattarsi ad una varietà di progetti in base alle esigenze individuali
dei nostri clienti. Forniamo chiarezza relativamente agli aspetti di compliance in Europa, definiamo
strategie e impact assessment; snelliamo i processi aziendali per l'automazione, sviluppiamo Business
Case per ottenere il commitment interno e prepariamo l!organizzazione al cambiamento culturale.
Supportiamo inoltre l!implementazione di progetti Europei su larga scala, e attraverso la nostra capillare
rete di risorse sviluppiamo strategie di marketing e PR.
Per informazioni contattare:
Email: [email protected]
Website: www.celeris-group.eu
CAMERA DI COMMERCIO FEDERALE AUSTRIACA
La Camera di Commercio Federale Austriaca (WKO) coordina e si fa portavoce degli interessi della
comunità industriale austriaca a livello nazionale ed internazionale. Per legge, i governi nazionali sono
obbligati a consultarsi con le Camere su progetti di legge e regolamenti importanti.
La Camera promuove attivamente l!adozione della fatturazione elettronica insieme ai suoi partner sia
del settore pubblico che di quello privato. Nel tentativo di aumentare la consapevolezza da parte delle
aziende austriache – in modo particolare delle PMI- del quadro giuridico e degli aspetti pratici della
fatturazione elettronica, la Camera ha creato una pagina web, http://wko.at/e-rechnung, come
strumento di consultazione online, così come un manuale cartaceo (Handbuch fur elektroniske
Rechnungsstellung in Osterreich).
La fatturazione elettronica costituisce inoltre uno dei componenti principali di eventi ICT (E-Day,
TELEFIT) organizzati dalla Camera. Inoltre, WKO è l!elemento trainante della piattaforma di
standardizzazione AUSTRIAPRO, che ha sviluppato il primo standard austriaco per la fatturazione
elettronica in XML, “ebInterface” (cfr. di seguito).
Contatti:
WKO E-Center
Dr. Gerhard Laga
Wiedner Hauptstraße 63
A-1045 Wien
Tel.: + 43 (0)5 90 900-4203
E-Mail: [email protected]
Web: http://wko.at/e-business
AUSTRIAPRO
AUSTRIAPRO è la piattaforma di standardizzazione B2B per l!Austria. L!Associazione è stata fondata
nel 1989 come iniziativa della Camera di Commercio Federale Austriaca. Circa 90 imprese austriache,
istituti di ricerca e organizzazioni pubbliche sono membri di questa piattaforma cross-industry di esperti.
AUSTRIAPRO ha sviluppato il primo standard XML austriaco “ebInterface” per la fatturazione
elettronica in collaborazione con software gestionali austriaci di vertice e con imprese accounting
software. Lo standard in questione si sta gradualmente diffondendo nel settore imprenditoriale
austriaco.
EbInterface è stato già integrato in un numero crescente di applicativi gestionali/accounting software
systems, come ad esempio SAP. Lo sviluppo di ebInterface sta continuando, e attualmente è
disponibile nella versione 3.0. I primi passi della sua internazionalizzazione sono stati già intrapresi, sia
a livello tecnico (UBL 2.0, ebXML), sia a livello organizzativo (CEN/ISSS, NORMAPME). EbInterface è:
• Una tipologia di documento standardizzato per le fatture elettroniche
• Una soluzione “bottom-up”
• Uno standard basato su tecnologie Internet ampiamente diffuse
• Un!innovazione di tipo organizzativo
• Una soluzione a costo zero per tutti gli emittenti ed i destinatari di fatture elettroniche
• Una soluzione diffusa in tutta l!Austria
• In evoluzione verso una soluzione internazionale
E! dunque possibile per tutte le PMI in Austria scambiarsi ed elaborare automaticamente fatture
elettroniche senza difficoltà alcuna.
Contatti:
AUSTRIAPRO, c/o Wirtschaftskammer Österreich
Alexandra Sladek
Wiedner Hauptstraße 63
A-1045 Wien
Tel.: +43 (0)5 90 900-4487
E-Mail: [email protected]
Web: http://www.austriapro.at/
Web: http://www.ebinterface.at/
★★★
★★
UEAPME
L!Unione Europea dell!artigianato e delle piccole e medie imprese.
UEAPME è l!organizzazione che rappresenta gli interessi dell!artigianato europeo, del commercio e
delle PMI a livello europeo. UEAPME è un Partner Sociale Europeo riconosciuto ed agisce per conto
del settore dell!artigianato e delle PMI nell!ambito del Dialogo Sociale Europeo e nei rapporti con le
istituzioni europee. E! un!organizzazione non-profit e apartitica.
Come organizzazione che raccoglie sotto la sua egida tutte le PMI italiane, UEAPME comprende 84
organizzazioni che ne sono membri e possono essere federazioni nazionali inter-settoriali di PMI,
federazioni di settore e di altri membri associati.
In Europa, UEAPME rappresenta oltre 12 milioni di imprese con quasi 55 milioni di dipendenti.
Gli obiettivi principali di UEAPME sono:
- Monitorare le politiche dell'UE e del processo legislativo
- Rappresentare e promuovere gli interessi, le esigenze e le opinioni delle organizzazioni aderenti alle
istituzioni dell'UE e altre organizzazioni internazionali
- Sostenere i suoi membri a livello accademico, tecnico e giuridico su tutti i settori
- Sostenere l'idea di integrazione europea e contribuire alla cooperazione europea
UEAPME e la Fatturazione Elettronica
La fatturazione elettronica ha un enorme potenziale per aumentare la produttività delle imprese. Diversi
requisiti nazionali, in particolare in materia di IVA, agiscono come barriere all!adozione. UEAPME è
rappresentata nel Gruppo di Esperti della Commissione Europea che lavora sulle misure necessarie
per creare l!Area Europea per la fatturazione elettronica.
Per informazioni, visitare il website: www.ueapme.com
EBL
L!European e-Business Lab (EBL) è un!iniziativa lanciata da organizzazioni affermate che hanno scelto
di dedicarsi alla condivisione e al miglioramento delle migliori prassi in ambito e-business, della relativa
adozione, standardizzazione ed innovazione.
MISSIONE
Promuovere l'adozione dell'e-business e l!innovazione per lo sviluppo di un ecosistema di e-Business
aperto ed interoperabile.
OBIETTIVI
1.
Rappresentare i membri della comunità con le istituzioni europee e i principali stakeholder;
2.
Validare le politiche, le nuove tecnologie e iniziative per guidare gli sviluppi dell!e-Business;
3.
Costruire ponti tra i membri della comunità, le istituzioni europee e gli stakeholder
collegando ricerca, prassi e politiche;
4.
Fornire informazioni relative agli sviluppi dell!e-Business; identificare, formulare e
condividere le migliori pratiche;
5.
Promuovere la cooperazione tra i nostri membri, facilitando la partecipazione delle PMI, e
sviluppare piattaforme peer-to-peer per lo scambio di esperienze;
6.
Promuovere lo sviluppo e l'adozione di metodologie comuni per l'automazione della catena
del valore e la standardizzazione, sostenendo i membri nell!implementazione dei programmi
di e-Business;
7.
Promuovere la ricerca e l'innovazione user-driven per le nuove tecnologie e progetti pilota;
8.
Collaborare con altre organizzazioni, anche al di fuori dell'Europa, per assicurare
l'allineamento e il coordinamento con gli sviluppi globali nel campo dell!e-Business.
Per informazioni contattare: [email protected]
Website: http://celeris-group.eu/public/what-we-do/research-and-publications/
Book design e layout: MAPg. http://www.map-gallery.com