MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
AUDIT
D O G A N A L E DELLE
IMPRESE
Programma di conformità doganale delle imprese
e degli operatori economici
MANUALE OPERATIVO PER LE IMPRESE
Marzo 2003
INDICE
Area Verifiche e Controlli Tributi Doganali ed Accise - Laboratori Chimici
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Premessa
I° SEZIONESEZIONE- METODOLOGIA E CONDUZIONE DELL’AUDIT
pag.
pag.
4
5
LE FIGURE PROFESSIONALI
pag.
RUOLI E RESPONSABILITA’
pag.
RESPONSABILITA’ DEL TEAM LEADER
pag.
6
6
7
LA SCELTA DEL TEAM DI AUDIT
pag.
7
RESPONSABILITA’ DEGLI AUDITOR
pag.
RESPONSABILITA’ DELL’AUDITATO
pag.
LE FASI DELLA PROCEDURA AUDIT
pag.
IL PROGRAMMA DI AUDIT
pag.
8
8
9
11
IL PIANO DI AUDIT
pag. 11
ESEMPIO DI PIANO AUDIT
pag. 12
LA RIUNIONE DI APERTURA
pag.
13
LA CONDUZIONE DELL’ATTIVITA’
pag. 14
IL COMPORTAMENTO
pag.
LE INTERVISTE
pag.
LE LISTE DI RISCONTRO (CHECK-LIST)
pag.
ALTRA MODULISTICA DI SUPPORTO
pag.
LA RIUNIONE DI RIFLESSIONE
pag.
LA RIUNIONE DI CHIUSURA
pag.
15
15
16
18
18
19
DIFFORMITA’ E PUNTI CRITICI
pag. 19
LE NON CONFORMITA’
pag. 19
2
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
ALCUNE CARATTERISTICHE DEL RAPPORTO DI AUDIT
pag.
20
IL RAPPORTO DI AUDIT
pag. 21
ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
pag.
22
II° SEZIONE: AUDIT DOGANALE DELLE IMPRESE
pag. 23
1. PRINCIPI E DEFINIZIONI
pag. 24
2. DIFFERENZA TRA AUDIT DOGANALE E VERIFICA
pag. 25
3. PROCEDURA OPERATIVA
pag.
30
4. LIVELLI DI AFFIDABILITA’
pag.
33
5. SCHEMA DELLA PROCEDURA OPERATIVA
pag.
47
ALLEGATI da utilizzare per la procedura di audit doganale delle imprese : da ‘1’ a
•
ISTANZA DI RICHIESTA DI AUDIT DOGANALE
( v. ALL. 1)
pag. 50
•
SCHEDA ILLUSTRATIVA IMPRESA
( v. ALL. 2)
pag. 52
•
SCHEDA COMPETENZE
( v. ALL. 3)
pag. 59
•
MODULISTICA INTERNA
( v. ALL. 4)
pag. 61
•
MODULISTICA INTERNA
( v. ALL. 5)
pag. 61
•
MODULISTICA INTERNA
( v. ALL. 6)
pag. 61
•
MODULISTICA INTERNA
( v. ALL. 7)
pag. 61
•
MODULISTICA INTERNA
( v. ALL. 8)
pag. 61
•
COMUNICAZIONE ESITO AUDIT
( v. ALL. 9)
pag. 62
•
SCHEDA DEI BENEFICI
(v. ALL. 10)
pag. 63
•
CASI DI AUDIT NEGATIVO
(v. ALL. 11)
pag.67
‘11’
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Premessa
L’attività di certificazione doganale è rivolta alle imprese ed agli operatori economici che hanno
iniziato l’attività nel proprio settore da almeno tre anni e che svolgono frequenti operazioni doganali
o quanto meno hanno l’esigenza di accedere ad un regime o ad una procedura doganale.
L’approccio all’AUDIT doganale deve avvenire su richiesta dell’impresa che intende sottoporsi
alla specifica procedura di valutazione, per usufruire di vantaggi nel settore doganale, attraverso
l’apposita
istanza di richiesta di audit
doganale, inserita nell’opuscolo predisposto
appositamente per l’utenza ( allegato n.1 ).
Tale richiesta permetterà alla/società/operatore di poter essere valutata/o e certificata/o come
corretta/o ed affidabile nei rapporti con l’Autorità doganale ed accedere possibilmente ai benefici
doganali previsti dal programma di certificazione doganale nazionale, offerto dall’Agenzia delle
Dogane.
Le tecniche di Auditing non costituiscono un mezzo di controllo repressivo, ma un servizio
offerto dall’Amministrazione doganale alle imprese, attraverso il quale si realizza una
collaborazione operativa con le stesse, secondo un’ottica di rapporto fiduciario, che avrà
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
immediati riflessi in termini di semplificazione e di maggiore speditezza delle operazioni
doganali per le imprese certificate.
Il manuale relativo alla procedura è stato elaborato affinchè la nuova attività di AUDIT doganale
delle imprese venga svolta secondo i criteri previsti dalle tecniche di auditing, in forma omogenea e
standard su tutto il territorio nazionale.
Il manuale è suddiviso in due sezioni, di cui:
-
la prima, riguardante la METODOLOGIA E LA CONDUZIONE DELL’AUDIT, è
finalizzata a far comprendere gli “steps” procedurali delle tecniche di auditing come
elementi indispensabili per la correttezza della procedura;
-
la seconda, relativa alla specifica metodologia dell’ AUDIT DOGANALE DELLE
IMPRESE, è tendenzialmente finalizzata ad indirizzare gli Uffici verso la corretta
promozione ed effettuazione del servizio nei confronti delle imprese e degli operatori
commerciali e ad illustrare le varie fasi della procedura operativa per il rilascio
dell’ATTESTAZIONE alla CONFORMITA’ DOGANALE.
1° SEZIONE:
METODOLOGIA DI CONDUZIONE DELL’AUDIT
Al fine di non rendere l’Audit un appesantimento burocratico, ma un reale aiuto all’azienda,
è necessario operare affinché i rilievi effettuati siano tali da dare veramente un “valore aggiunto”
all’organizzazione aziendale, in quanto volto ad individuare quelle carenze che, una volta eliminate,
portano a miglioramenti concreti e misurabili . Il miglioramento, nel nostro caso, deve essere
inteso come progressione nel livello di “ affidabilità doganale” dell’impresa.
Per ottenere questo importante risultato occorre che i funzionari preposti, oltre a
condurre l’audit secondo i principi deontologici e di etica professionale, abbiano una valida
esperienza operativa; inoltre è necessario che gli stessi funzionari conoscano e prevedano il
più possibile i problemi ed i rischi
dell’audit,
in
modo
da
che si possono incontrare durante lo svolgimento
prevenirli,
e
possibilmente,
da
superarli.
Alcuni di questi problemi possono essere di facile risoluzione, perchè collegati alla propria
organizzazione e all’accuratezza con cui sono preparati gli audit (es.: la corretta pianificazione o la
notifica alla ditta); altri, invece, richiedendo il coinvolgimento di terze persone, al di fuori della
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
società da valutare, sono di più difficile risoluzione (es.: non sempre si entra nella concezione
dell’audit).
In questi casi bisogna far comprendere ai Responsabili della società l’importanza
dell’audit, ossia i vantaggi che possono derivarne dalla sua corretta conduzione, ma,
soprattutto, i benefici doganali che possono essere concessi se l’esito finale risulterà positivo.
Di seguito, si riporta uno schema riepilogativo utile per porre in essere le azioni correttive,
mirate a rendere efficaci le attività di audit doganale.
PROBLEMI E SOLUZIONI NEI PROGRAMMI DI AUDIT
PROBLEMI / DIFFICOLTA’
mancanza di pianificazione
POSSIBILE SOLUZIONE / SUGGERIMENTI
Provvedere alla formazione degli addetti per
effettuare una corretta pianificazione
mancanza di notifica o di informazione sul piano
attivarsi per tempo per verificare che il piano di
di audit
audit sia pervenuto ai responsabili della ditta,
altrimenti provvedere alla notifica
non conoscenza del sistema di audit da parte della
informare i responsabili societari attraverso
ditta
opuscoli e materiale vario, circa le peculiarità del
sistema di audit
poco coinvolgimento dei responsabili della ditta
spiegare il processo di audit cercando di
coinvolgere i responsabili societari in riunioni e
dibattiti sull’argomento
mancanza dell’esperto di settore della ditta
per creare una specifica cultura si cercherà di
coinvolgere un dipendente che lavora del settore
ad individuare i punti caratterizzanti delle checklist
resistenza da parte degli auditati
durante i colloqui e le interviste chiarire gli
obiettivi dell’audit ed i vantaggi che esso
comporta
scarso coinvolgimento della direzione societaria
per non incontrare ostacoli durante lo sviluppo del
procedimento, i responsabili societari dovranno
essere subito coinvolti illustrando i vantaggi che
potranno essere conseguiti
scarso approfondimento dei rilievi
questo problema nasce quando l’auditor ha scarsa
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competenza nel settore valutato. Occorre,quindi,
utilizzare
‘funzionari
esperti’
e
potenziare
progressivamente la preparazione dei valutatori
LE FIGURE PROFESSIONALI
- AUDITOR (VALUTATORE): è una persona che ha la competenza per eseguire verifiche di
Audit.
- TEAM DI AUDIT (GRUPPO DI VERIFICA): è un gruppo di valutatori, incaricato della verifica
di audit.
- TEAM LEADER (RESPONSABILE DEL GRUPPO DI VERIFICA) : il valutatore, che dietro
specifica autorizzazione, è incaricato di coordinare e di dirigere un team in una verifica di Audit
doganale .
RUOLI E RESPONSABILITA’
L’Audit è affidato alla competenza della Direzione regionale,
e pertanto risulta
importante che la direzione sia consapevole della necessità di provvedere con cura alla
predisposizione di ciascuna delle fasi costitutive, riguardanti:
Ø la pianificazione;
Ø l’organizzazione;
Ø la formazione;
Ø l’attuazione e la conduzione;
Ø l’analisi dei risultati.
La gestione operativa viene, comunque, effettuata da un ufficio di Audit regionale, il quale
terrà informata la direzione con opportuni reporting e sulle eventuali problematiche
operative.
RESPONSABILITA’ DEL TEAM LEADER
Il Team leader è il coordinatore per tutte le fasi della verifica. Pertanto, deve possedere
capacità ed esperienza tali da poter prendere le decisioni in merito alla conduzione dell’ audit ed
alla soluzione delle problematiche che dovessero presentarsi in corso d’opera. In particolare, egli
deve:
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o esaminare la documentazione relativa alle attività di Audit, garantendone la
riservatezza;
o pianificare le attività;
o presentare il rapporto ;
o comunicare immediatamente, all’organizzazione valutata, le non conformità
che rivestono carattere di criticità;
o evidenziare qualsiasi ostacolo rilevante, incontrato nel corso della verifica di
audit;
o riportare i risultati della verifica in modo chiaro e senza ritardi;
o fare intervenire la Direzione per la risoluzione di eventuali divergenze rilevanti.
LA SCELTA DEL TEAM DI AUDIT
Affinchè l’AUDIT sia efficace e i risultati possano rappresentare fedelmente la situazione
aziendale esistente in un determinato momento, è necessario che lo stesso sia svolto da funzionari
che abbiano conoscenze specifiche nel settore doganale, contabile ed informatico, nonché spiccate
attitudini al rapporto interrelazionale.
Il team di Audit dovrebbe, inoltre, essere interfunzionale, allo scopo, da un lato, di mettere a frutto
il più possibile le diverse esperienze e, dall’altro, di favorire l’integrazione con i responsabili
dell’azienda auditata.
Indicativamente, il pool può essere costituito da un minimo di tre persone (team leader
compreso).
RESPONSABILITA’ DEGLI AUDITOR
Gli auditors hanno le seguenti responsabilità:
q agire sempre secondo l’etica professionale ;
q attenersi alle istruzioni previste;
q documentare gli accadimenti ed i fatti gestionali utili all’audit;
q predisporre report circa i risultati della attività svolta;
q conservare e salvaguardare la documentazione relativa alla visita;
q assistere e collaborare con il responsabile del gruppo di verifica .
Inoltre, sotto il profilo procedurale, essi devono:
r rimanere entro i limiti previsti per l’attività di Audit;
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r agire con obiettività;
r valutare se le procedure e i documenti che supportano gli elementi richiesti per la verifica Audit
siano realmente conosciuti ed utilizzati dal personale dell’organizzazione, oggetto di
valutazione.
RESPONSABILITA’ DELL’AUDITATO
L’organizzazione, oggetto di valutazione dovrebbe:
G
informare il proprio personale in merito agli obiettivi della verifica;
G
assegnare ai rappresentanti, responsabili dell’organizzazione, il compito di seguire
costantemente e costruttivamente i componenti del gruppo di verifica;
G
fornire tutte le risorse necessarie al gruppo di audit, per assicurare uno svolgimento efficace
ed efficiente della attività in oggetto;
G
consentire l’accesso ai
nonché fornire gli
propri uffici ed impianti,
processo di audit
elementi di oggettiva evidenza
secondo quanto richiesto
G
dai valutatori;
collaborare con i valutatori per il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
LA PROCEDURA BASE
I principi di auditing, adottati a livello nazionale ed internazionale sono la base di
riferimento per la gestione dell’attività di revisione, questi, però, devono essere integrati da
una procedura interna che permetta di adattare tale metodologia alla specificità settoriale
delle dogane ed in particolare per la conduzione di AUDIT nel settore doganale.
L’audit può essere considerato come un processo, cioè un’attività, in cui entrano delle
informazioni (documenti iniziali, programma, check-list), vengono svolte delle attività (esame
e valutazione dei vari aspetti societari ed organizzativi aventi impatto con l’audit) ed escono
dei risultati (osservazioni, non conformità e rapporti di audit)
==== in ======>
==== out ======>
Per ottenere dall’Audit la massima efficacia, è necessario effettuare preventivamente la sua
progettazione, e quindi sviluppare la pianificazione di tutte le attività e le sottoattività ad esso
collegate.
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
La pianificazione, comunque, non elimina tutti i problemi che potrebbero presentarsi in
corso d’opera, ma, per il fatto di averli previsti, consente di affrontarli correttamente e quindi di
risolverli più facilmente.
LE FASI DELL’AUDIT
in ordine temporale, esse sono così sintetizzabili:
§ fase 1 : pianificazione (preparazione e organizzazione);
§ fase 2 : svolgimento e conduzione dell’Audit;
§ fase 3 : analisi , valutazione e reporting dei risultati.
Le attività collegate vengono di seguito esplicitate, con riferimento a ciascuna delle fasi
dell’audit:
fase 1
a) individuazione della società/operatore da auditare, tra quelle che hanno presentato formale
istanza;
b) individuazione del tipo di audit da effettuare (doganale , sul sistema, sul prodotto, di conformità,
ecc...)
c) individuazione del team leader ;
d) individuazione del team di audit;
e) ipotesi dei tempi da dedicare per area/persona (piano di audit);
f) preparazione della lettera di convocazione per la società, con allegato il relativo programma di
attività;
g) preparazione del piano di audit e della modulistica applicabile (check-list, moduli di rilevamento,
ecc...)
fase 2
a) programmazione della visita formale in azienda;
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b) previsione di eventuali raccolte ed elaborazione di dati o compilazione di documenti;
c) apertura dell’audit (riunione di apertura);
d) visita e verifica nei luoghi di lavoro (uffici, magazzini, depositi, ecc...);
e) verifica dei punti salienti con l’utilizzo delle check-list e di altri strumenti di lavoro;
f) individuazione delle eventuali criticità scaturenti in rilievi, da far presenti immediatamente ai
responsabili societari per la loro rapida rimozione;
g) discussione tra gli auditor (pausa di riflessione), per la disamina delle anomalie che dovessero
persistere e la loro classificazione.
fase 3
a) riunione finale che costituisce il momento in cui il team di Audit presenta i risultati della
verifica ai responsabili della Società;
b) discussione e “comprensione” delle non conformità (eventuale formalizzazione delle richieste di
adeguamento e delle relative azioni correttive );
c) conclusione dell’Audit;
d) stesura ed emissione del rapporto di Audit (includente la proposta di azioni correttive)
IL PROGRAMMA DI AUDIT
Il programma di Audit viene normalmente redatto dal responsabile del gruppo di Audit e
viene approvato dall’Ufficio di appartenenza.
IL PIANO DI AUDIT
Il Piano di Audit è un documento che contiene le seguenti informazioni:
a. dati identificativi dell’organizzazione da verificare;
b. dati inerenti i responsabili dell’organizzazione da verificare;
c. normativa e documenti di riferimento (leggi, procedure, istruzioni, ecc...);
d. composizione del gruppo di valutazione e ruoli dei rispettivi componenti;
e. tipo di Audit e lo scopo;
f. periodo temporale in cui si svolgerà la verifica audit;
g. sequenza degli interventi, con l’indicazione:
- della riunione iniziale, con i partecipanti necessari;
- degli argomenti e delle aree oggetto di verifica;
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- delle riunioni giornaliere per il riesame di rilievi e delle anomalie riscontrate;
- della riunione finale per presentare le risultanze dell’audit;
Ovviamente, il piano è indicativo e deve essere flessibile per eventuali approfondimenti
e/o estensioni. Il piano di audit deve essere concordato con l’organizzazione da valutare e
‘notificato’ a quest’ultima (almeno 3/5 giorni prima dell’inizio delle attività di auditing) per
iscritto, per permettere all’impresa di predisporre e poter collaborare fattivamente con il
team di audit per lo svolgimento dell’intervento.
ESEMPIO DI PIANO DI AUDIT
Società /operatore:
PERSONE DA CONTATTARE
=
legale rappresentante,
responsabile
tecnico,
magazzino
merci,
direttore
commerciale,
responsabile
dello
stabilimento,
contabile,
responsabile
della
programmazione,
responsabile delle spedizioni, responsabile settore doganale,
responsabile del controllo interno, se diverso da quello della
programmazione.
TIPO DI AUDIT = AUDIT
iniziale, di magazzino, di conformità alle norme doganali, di
valutazione della compliance dell’operatore/ ecc...).
SETTORI DA AUDITARE =
in via generale, oppure un particolare, specifico settore
dell’azienda.
A . RIUNIONE PLENARIA DI APERTURA
DATA:
ORARIO:
../../..
..,..
COINVOLTI: TUTTI
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CONTENUTI: ILLUSTRAZIONE DELLO SCOPO DELL’AUDIT, ESAME
DELLA
DOCUMENTAZIONE SOCIETARIA, SPIEGAZIONE CIRCA LE
MODALITA’ DI CONDUZIONE, VALUTAZIONE CIRCA L’ATTUAZIONE
DEL PROGRAMMA PREDISPOSTO.
B. AUDIT DI MAGAZZINO
DATA:
ORARIO:
dal . . /. . /. . al . . / . . / . .
..,.
COINVOLTI: direttore dello stabilimento, responsabile del magazzino merci,
responsabile della programmazione, responsabile delle spedizioni,
responsabile del settore doganale responsabile del controllo interno;
CONTENUTI: esame delle check-list, esame dei documenti, verifiche.
C. AUDIT CONTABILE
DATA:
ORARIO:
dal . . / . . / . .
al
. . / . ./ . .
.. , ..
COINVOLTI: direttore commerciale, responsabile della contabilità, responsabile
addetto alla contabilità clienti, fornitori, magazzino, responsabile
della programmazione, responsabile del controllo interno.
CONTENUTI:esame delle check-list, esame dei documenti, verifiche.
D. RIUNIONE DI RIFLESSIONE (DOPO AVER TERMINATO LA VERIFICA)
DATA:
ORARIO:
. . / . ./ . .
..,.. - ..,..
COINVOLTI: solo team degli auditor
E. RIUNIONE DI CHIUSURA
DATA:
ORARIO:
../../..
..,.. - ..,..
COINVOLTI: TUTTI
CONTENUTI: esame delle check-list con riferimento alle Non Conformità,
discussione/comprensione delle Non Conformità, verbale finale, chiusura.
[Questa riunione di chiusura può essere plenaria (tutti insieme), oppure essere tenuta area per area;
la decisione viene presa di volta in volta e dipende dal grado di maturità dell’azienda, dal tipo di
clima/collaborazione fra i reparti o uffici, dal tempo a disposizione ecc...]
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LA RIUNIONE DI APERTURA
La riunione di apertura è particolarmente importante, in quanto permette ai valutatori di
comunicare immediatamente con i rappresentanti dell’impresa e/o i responsabili di settore, per
illustrare le richieste e per fare chiarezza sugli obiettivi prefissati. Contestualmente, permette di
verificare se tutto è stato predisposto ed è in ordine per l’attuazione delle procedure di audit; inoltre,
la riunione consente di preparare il terreno per l’esecuzione vera e propria dell’ audit.
Nel corso della riunione di apertura si procederà a:
Ø presentare le persone che costituiscono il team;
Ø chiarire le finalità e gli obiettivi dell’audit;
Ø comunicare quali aree devono essere verificate e richiedere eventuali aggiornamenti ed
integrazioni della documentazione necessaria;
Ø richiedere un locale in cui il gruppo possa riunirsi ;
Ø verificare la compatibilità degli orari (inizio delle attività, intervalli, riunione finale) con
quelli aziendali;
Ø prendere in considerazione domande e commenti delle persone facenti parte della
organizzazione societaria;
Ø richiedere una descrizione dell’organizzazione ( organigramma);
Ø avere una rapida visione della disposizione degli aspetti logistici .
LA CONDUZIONE DELL’AUDIT
Dopo la riunione di apertura, ha inizio la parte centrale dell’audit, che è costituita dalle
verifiche vere e proprie. Queste devono essere eseguite sul posto di lavoro (uffici, reparti,
sportelli, filiali, laboratori), in modo da poter verificare realmente come stanno le cose e come si
svolgono le attività, pur cercando di non intralciare la gestione aziendale e di mantenere il massimo
rispetto e riservatezza, senza sconfinare in atteggiamenti di tipo ispettivo od inquisitorio.
In pratica, si tratta di verificare se, in una data area, le varie attività/processi siano
svolti con regolarità, secondo quanto pianificato e indicato nella documentazione di supporto
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
(leggi, manuali, procedure, protocolli, istruzioni, ecc...), e se queste attività e i relativi controlli
siano efficaci e documentati (evidenze oggettive).
Tutto questo si può realizzare aiutandosi con strumenti quali iter/tracce di visita,
check-list, ed effettuando osservazioni dirette, interviste/colloqui, controlli sulle merci, sui
documenti, sulle registrazioni contabili e doganali.
Tali attività di riscontro, sia documentale, che fisico, sono parte primaria del processo di
revisione, finalizzato a conoscere:
•
l’attività svolta dall’impresa;
•
il sistema di controllo interno;
•
il livello di rischio aziendale;
•
il quadro legislativo di riferimento;
•
il contesto economico;
•
l’impresa nei suoi aspetti organizzativi ed operativi.
Le verifiche effettuate durante questa fase centrale possono portare all’individuazione di
rilievi, cioè di aspetti che, una volta approfonditi, discussi o eventualmente riverificati per la loro
conferma (ed evidenza oggettiva), possono poi essere classificati come “Non Conformità”.
In genere i valutatori, alla fine di ogni giornata di audit, si incontrano per discutere i punti
critici e per predisporre la documentazione per il rapporto finale.
IL COMPORTAMENTO
Il comportamento degli Auditors può condizionare la buona riuscita dell’audit, ed è quindi
un elemento da non sottovalutare, anzi bisogna cercare di prefigurarsi le possibili situazioni
operative, perché gli stessi siano capaci di adeguarsi con flessibilità alle varie realtà aziendali e ai
vari tipi di audit.
Nell’audit, la caratteristica che dovrebbe prevalere è quella della collaborazione, in
quanto lo scopo ultimo dell’attività è quello di migliorare il sistema di qualità di un
determinato settore o area/processo della società che si è sottoposta ad audit.
In abbinamento alla flessibilità, è importante la professionalità, in quanto è necessario
che i valutatori utilizzino e mettano in campo tutte le migliori caratteristiche, quali serietà,
obiettività, precisione, tenacia, capacità di individuare i ruoli nell’organizzazione, di
effettuare analisi e sintesi e di sdrammatizzare i momenti difficili .
15
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Inoltre, la riservatezza e l’etica professionale dovrebbero essere doti indispensabili e
scontate del bagaglio degli auditors e quindi della loro professionalità.
Anche il fattore
umano, ovvero il saper comunicare, essere in grado di saper recepire, sono aspetti
fondamentali per la buona riuscita del processo di Audit.
LE INTERVISTE
L’intervista è molto usata nell’audit e di solito è costituita da domande opportunamente
strutturate (mediante una scaletta o una check-list).
Innanzitutto, per la sua buona riuscita bisogna:
•
mettere l’intervistato a proprio agio;
•
spiegare bene l’obiettivo dell’audit in generale e dell’intervista in particolare ;
•
essere colloquiali e non ispettivi ;
•
non mettersi in cattedra .
A mano, a mano che l’intervista procede, si possono approfondire gli argomenti, cercando di
seguire la check-list appositamente strutturata per la conduzione dell’attività di audit.
Ad esempio, l’intervista potrebbe svolgersi con l’inserimento delle seguenti domande tipo:
§
chi segue questa attività ?
§
qual’è il tipo di controllo ?
§
esistono dei parametri o standard ?
§
in caso di controversie, chi è il responsabile ?
§
si può vedere in pratica ?
§
è l’unico modo che usate per operare ?
§
ritenete questa modalità corretta ?
§
fare, se possibile, delle domande incrociate (non in modo fiscale);
§
se non si capisce qualcosa, dirlo chiaramente.
LE LISTE DI RISCONTRO (Check-list)
La necessità di utilizzare strumenti preventivamente predisposti, tra cui la check-list, deriva
dal fatto che l’audit non può essere improvvisato, ma fa seguito ad un’attenta ed intensa attività
preparatoria.
Per migliorare l’utilizzo della check-list, si deve pensare che ogni domanda costituisca
solo una traccia, una prima base di analisi; dalla stessa domanda, mediante quesiti successivi
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
(es:come?, cosa?, quando? perchè?, dove?, chi? ecc...) o approfondimenti (es: si può vedere in
dettaglio, si può vedere in pratica, ecc...) si possono ricavare le informazioni necessarie per
vedere se un processo si svolge correttamente, secondo quanto pianificato e/o secondo i
documenti di riferimento (normativi o di sistema).
Cercare di evitare, se possibile, domande a risposta binaria (SI, NO), in quanto forniscono
poche informazioni e limitano gli approfondimenti. Alla stessa stregua vanno evitate le domande
che già includono la risposta (mi sembra che facciate in questo modo; oppure archiviate qui i documenti;
ecc...).
Per sfruttare al massimo la potenzialità del supporto delle ‘check-list’, bisogna:
•
fare comunque tutte le domande, verificarle ed approfondirle;
•
fare verifiche oggettive (su documenti compilati, registrazioni, prodotti, ecc...);
•
quando possibile, chiedere le cose importanti più volte (anche in modo diverso).
AGGIORNAMENTO E DISTRIBUZIONE DELLE CHECK-LIST
Le liste di riscontro sono documenti “dinamici”, che devono essere tenute costantemente
aggiornate, in base :
v alle esperienze di audit precedenti,
v alle variazioni delle procedure, dei protocolli o di altri documenti di riferimento;
v alle variazioni nell’organizzazione valutata;
v alle variazioni nella normativa applicabile;
v alle esigenze di effettuare approfondimenti;
v alle variazioni ed obiettivi che hanno riflessi sulla attività di audit.
L’aggiornamento delle check-list è un’attività importante e deve essere costantemente attuato
per non creare differenze tra i vari audit, e, soprattutto, per avere sempre a disposizione i documenti
aggiornati, anche a livello comunitario .
Le check-list vengono distribuite al team di valutazione, che può discuterle con l’organizzazione
oggetto della verifica stessa (ditta).
La consegna anticipata delle check-list alla ditta comporta dei pro e dei contro:
aspetti positivi
(pro)
aspetti negativi (contro)
le persone si sentono più partecipi del processo di l’organizzazione conosce già le domande o i punti
Audit e spesso sono orgogliose di dare contributi da verificare (e quindi si potrebbero organizzare e
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
positivi, magari individuando loro stesse le mettere rapidamente “a posto” le cose sotto il
criticità, i punti deboli o le difficoltà;
profilo formale);
opportunità di avvalersi di persone esperte essendo le domande già note per averne preso
all’interno dell’azienda per una valutazione visione, l’Audit perde un pò di mordente, rischia,
preventiva;
in qualche caso, di diventare una ripetizione;
integrazione tra auditors e auditati.
può essere demandato ad altre persone non
responsabili del settore.
In particolare non deve essere consegnata alla società ed ai suoi responsabili la check
list (allegato n.4), in quanto parte integrante del processo di valutazione per il rilascio della
certificazione nel settore doganale.
ALTRA MODULISTICA DI SUPPORTO
Il team di audit, coordinato dal team leader, si occupa di acquisire tutta la modulistica per la
corretta e completa preparazione, per l’effettuazione e per la valutazione dell’audit. In particolare,
sono rilevanti i sottoelencati documenti di lavoro:
§ PROGRAMMA (annuale o poliennale),
§ PIANO DI AUDIT;
§ LETTERE DI AVVISO;
§ FOGLIO DI LAVORO (promemoria della giornata);
§ VERBALE DI AUDIT (rapporto);
§ NOTIFICA DELL’ESITO;
§ VARIE( opuscolo, istanza).
L’INTERPRETAZIONE DELLE RISPOSTE
Non sempre è facile interpretare le risposte. A volte si verificano delle incomprensioni, che
nascono da una cattiva comunicazione dovuta ad alcuni fattori quali:
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
•
la formulazione imprecisa della domanda: in questo caso conviene riformularla con altre
parole;
•
il diverso significato delle parole: ogni azienda potrebbe avere un proprio gergo, per cui è
necessario capire il vero significato dei termini;
•
la diffidenza / i preconcetti /le chiusure: questo aspetto può emergere in quelle aziende che
hanno vissuto esperienze analoghe in maniera negativa;
•
grado di coinvolgimento delle persone: quando la persona intervistata è molto coinvolta nel
processo oggetto della specifica verifica e, pertanto, può succedere che si chiuda per non
mettere in evidenza eventuali lacune o errori.
LA RIUNIONE DI RIFLESSIONE
E’ un incontro tra gli auditor, una specie di time out, che serve per riflettere, riordinare gli
appunti, verificare se sono stati saltati alcuni punti della check-list, esaminare le note e cominciare a
preparare, in questo modo, il rapporto conclusivo di audit così che la riunione finale di chiusura sia
più semplice e più scorrevole.
LA RIUNIONE DI CHIUSURA
Questa riunione detta in gergo ‘coda’ o ‘riunione finale’ è molto importante, in quanto
chiude tutta l’attività e, pertanto, deve essere preparata e gestita con la massima accuratezza.
E’ una fase molto difficile e delicata, in quanto bisogna far presente, far capire, ma
soprattutto, far accettare le non conformità ( vedi punto f. della fase 2 – pag. 10 ) ed il tipo di
giudizio espresso.
Suggerimento: ove possibile, le non conformità ed i rilievi devono essere segnalati e discussi
appena emergono durante la verifica di audit.
La riunione di chiusura, condotta dal team leader comprende:
Ø i ringraziamenti per la collaborazione;
Ø eventuali problemi incontrati durante l’audit;
Ø la presentazione chiara e sintetica dei punti di difformità;
Ø la comprensione e il riconoscimento da parte della ditta delle non conformità;
Ø le conclusioni sull’efficacia dell’intero sistema valutato per garantire il conseguimento degli
obiettivi.
19
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
La riunione si conclude con la stesura del verbale di affidabilità sottoscritto, per
l’approvazione, da parte del gruppo di AUDIT.
DIFFORMITA’ E PUNTI CRITICI
I rilievi evidenziati durante la fase operativa della verifica, costituiranno la base per la
discussione finale e qualora non risolti, daranno origine alle Non Conformità (es: mancanza di
personale addetto; mancato collegamento tra reparti; carenti procedure o protocolli,mancanza di
controlli interni, ecc...).
I rilievi dovranno essere annotati nell’apposito modello e discussi con gli interessati al
processo ( amministrativo, contabile, doganale, ecc).
LE NON CONFORMITA’ (INDIVIDUAZIONE E CLASSIFICAZIONE)
Una Non Conformità viene rilevata quando un determinato processo non raggiunge l’obiettivo
prefissato. Le non conformità possono essere classificate in :
v osservazioni, ossia l’indicazione di potenziali situazioni non conformi alle leggi ed alle
procedure o di piccoli problemi;
v non conformità di tipo B o minori ,determinate da scostamenti dai requisiti prefissati che
potrebbero influenzare la qualità del servizio in forma non grave;
v non conformità di tipo A o maggiori , determinate da scostamenti dai requisiti prefissati
che potrebbero influire in maniera rilevante sulla qualità del servizio.
ALCUNE CARATTERISTICHE DEL RAPPORTO DI AUDIT
Il rapporto di audit è molto importante, perchè rappresenta la sintesi dell’attività e riepiloga i
risultati. Per garantire la massima efficacia, esso deve avere delle caratteristiche imprescindibili,
quali:
-
l’oggettività, in quanto il rapporto si basa eclusivamente solo su evidenze oggettive;
ciò permette di verificare l’entità e l’importanza del rilievo e di pianificare, poi,
eventuali azioni correttive;
-
la precisione, che è collegata con l’oggettività. I rilievi non devono dare luogo ad
equivoci;
20
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
-
la sinteticità, in quanto è importante usare pochi termini e precisi. Bisogna dare
messaggi brevi, ma che indichino bene il problema evidenziato;
-
la chiarezza, in quanto ogni elemento del rapporto di audit deve essere riportato con
concetti chiari ed inequivocabili;
-
la rilevanza, in quanto è necessario che sul rapporto di audit siano evidenziate realtà
importanti, in modo che la ditta valutata proceda alla corretta pianificazione delle
azioni correttive;
-
la comparabilità, in quanto ogni rapporto di audit deve poter essere confrontato con
quelli di audit successivi;
-
la completezza, a motivo che il il giudizio espresso nel rapporto deve essere
corredato di tutti gli elementi acquisiti.
IL RAPPORTO DI AUDIT
Il rapporto di audit riepiloga tutta l’attività relativa a una determinata verifica e comprende due parti
principali:
A) la parte informativa:
1. numero progressivo di audit e data
< utile per l’identificazione e la ricerca >
2. tipo di audit effettuato
< tipo di audit: I°, II°, per la certificazione doganale..., a posteriori , di valutazione della
compliance doganale, ecc... >
3. obiettivo dell’audit
< gli obiettivi dell’audit e i reparti coinvolti >
4. composizione del team
< il gruppo di valutazione con i relativi ruoli >
21
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
(Rgv=Responabile gruppo verifica; valutatori; personale in affiancamento)
5. sequenza
< sequenza esatta delle valutazioni/visite/colloqui con date ed orari ovver se non ha subito
variazioni il piano di audit>
sequenza esatta delle valutazioni/visite/colloqui con date ed orari >
6. documenti di riferimento
< il manuale, le procedure, i protocolli d’intesa, leggi/norme >
7. persone coinvolte
< i partecipanti alle varie fasi dell’audit, i ruoli e le responsabiltà >
8. eventuali commenti
< le osservazioni ed i commenti dell’intervistato, che potrebbero essere utili per futuri audit >
B) la parte diagnostica:
1. giudizio globale (sintesi)
< il giudizio globale di affidabilità della ditta valutata espresso dal team >
2. elenco completo dei rilievi (con le motivazioni)
< elenco completo dei rilievi, al fine di consentire all’impresa di porre in essere le azioni
correttive. >
3. osservazioni e non conformità prioritarie
< le osservazioni sui rilievi e sulle non conformità, con il relativo grado di importanza >
ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE:
I documenti dovranno essere archiviati presso l’Ufficio responsabile dell’Audit.
Tutta la documentazione (atti redatti, documentazione acquisita, fogli di lavoro
compilati, reporting, ecc...) dovrà essere tenuta presso l’Ufficio regionale competente, secondo
i principi riconosciuti dalla legislazione nazionale e comunitaria. Tali elementi costituiranno
la base documentale delle informazioni utilizzate, delle procedure attuate e del giudizio
formulato alla conclusione dei lavori.
L’ Audit, è senz’altro:
v un’occasione formativa;
v un’opportunità per capire meglio il lavoro e i problemi dell’utenza doganale;
22
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
v un modo per attivare il confronto con altre organizzazioni;
v una crescita per il personale doganale e per quello dell’azienda, in un’ottica di confronto
delle rispettive posizioni e dei reciproci ruoli.
L’Audit non deve essere:
v motivo di conflittualità tra l’Amministrazione e l’Utenza doganale;
v un modo per ispezionare le Società o gli Operatori economici.
2° SEZIONE
AUDIT DOGANALE DELLE IMPRESE
Con Decisione n. 210/97/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 19.12.96,
modificata dalla Decisione n. 105 del 17.12.99, relativa all’adozione di un programma d’azione
doganale nella Comunità, denominato “Dogana 2000”, è stato previsto, al comma 2, dell’articolo 9,
il ricorso alle tecniche di Audit per la verifica della contabilità delle imprese .
Le tecniche di audit sono state richiamate, come metodo di lavoro doganale, sia nel
documento XXI/1569/99 del 07.09.99 “Dogana 2002 -Azioni future”, che nel quadro della
“Direttiva generale per l’azione amministrativa e per la gestione dell’anno 2000”, e come tali,
inserite nel più ampio sistema dell’ analisi dei rischi, per il miglioramento dell’efficacia e
l’efficienza dei servizi doganali.
23
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Inoltre, il programma di azione doganale (Dogana 2007) ha fatto riferimento alla
razionalizzazione ed al miglioramento dell’espletamento delle operazioni doganali, attraverso l’uso
della cooperazione tra le Amministrazioni e dei sistemi moderni di lavoro.
Infine, anche il documento Taxud /609/ 2000-EN REV5 del 26 novembre 2002 tra i metodi
di controllo inserisce l’audit doganale come metodo di controllo doganale degli operatori
economici, attuato attraverso l’esame e la valutazione delle scritture e delle registrazioni aziendali.
I cambiamenti sopra citati hanno messo in evidenza l’importanza dei più efficienti metodi di
lavoro in dogana, come l’IT (information tecnology) e la gestione del rischio, in quanto,
attualmente, risulta non più in linea con la vision comunitaria della funzione doganale controllare
fisicamente il 100% dei beni che entrano o escono nella Comunità, per contrastare il flusso illegale
di beni ed ogni forma di contrabbando o altro illecito.
Un’adeguata gestione dei rischi insiti nelle operazioni doganali e un costruttivo rapporto con
gli operatori più corretti supporta, infatti, l’Amministrazione doganale nella scelta relativa all’
allocazione delle risorse verso le aree operative a maggior rischio.
Le nuove metodologie di controllo audit sono orientate, a livello basilare, verso il cliente
con le sue esigenze operative in dogana, nonché verso il passaggio dai controlli basati sulle
operazioni doganali, ai controlli effettuati sui sistemi interni delle società e degli operatori,
finalizzati alla valutazione dell’ organizzazione aziendale, dell’ efficienza, dell’efficacia e della
regolarità della gestione, al fine di stabilirne il grado di affidabilità.
Infatti, il controllo doganale classico è un controllo basato sulle dichiarazioni doganali in
quanto ha come obiettivo quello di verificare la regolarità di operazioni doganali predeterminate,
utilizzando si la documentazione commerciale e contabile dell’operatore, ma senza che vi sia una
valutazione complessiva dei sistemi organizzativi adottati da quest’ultimo. L’audit doganale,
invece, è un controllo basato sui sistemi che non ha come obiettivo primario la verifica della
regolarità di determinate operazioni, ma quello di fornire una valutazione globale sull’affidabilità
dei sistemi interni dell’operatore, rispetto alla legislazione doganale esistente.
In particolare, il ricorso alle tecniche di Audit nel settore doganale consentirà di ridurre
sensibilmente i rituali controlli sulle Società ed sugli operatori che si sono sottoposti, con esito
favorevole, all’Audit, permettendo così all’Agenzia di concentrare le risorse destinate ai controlli
doganali, solo su quei soggetti che risultano meno affidabili e che mostrano di avere un basso tasso
24
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
di compliance, nonché su coloro i quali si sono segnalati per aver posto in essere operazioni e
scambi commerciali irregolari o fraudolenti.
Con il sistema di Audit c’è un radicale
passaggio dal confronto, tendenzialmente
individualista e talvolta conflittuale esistente tra utente e PA, alla collaborazione, finalizzata ad un
approccio comune.
confronto =====> collaborazione
1. Principi e definizioni
Il termine AUDIT deriva dal latino audio, da cui la parola auditor (uditore).
In inglese il significato del verbo to audit è quello di verificare i conti, controllare il bilancio
e le procedure contabili.
In italiano il termine ha acquisito il significato di revisione contabile, di verifica della
contabilità di un’azienda, eseguita dalla stessa azienda per controllo interno, ed ha anche assunto il
significato più ampio di verifica, o di controllo.
L’attività di audit può, in generale, essere effettuata in un determinato momento e sempre può
essere riferita ad uno specifico settore o all’intera struttura aziendale.
2 . DIFFERENZA TRA
AUDIT E VERIFICA
ISPETTIVA
Nonostante la letterale traduzione di AUDIT, ovvero
‘verifica contabile’, l’Audit non deve essere inteso come una mera ispezione contabile, ma come
metodologia di valutazione dei sistemi interni .
L’Audit non è da confondere, pur parlando a volte di verifica, con le ispezioni, infatti:
25
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
La verifica ispettiva è un controllo
L’ AUDIT DOGANALE delle
imprese è una
valutazione/consulenza/intervista
effettuato da un Ufficio preposto
all'
accertamento
su iniziativa dell'Amministrazione
Effettuata da un Ufficio di consulenza
senza preavviso
su istanza della societàche in caso di irregolarità prevede
l'applicazione di sanzioni
con preavviso e con un protocollo
di intesa (Amministrazione/Ditta)
che prevede la possibilità di Azioni Correttive
Tra i servizi sempre più richiesti dalle società, una quota rilevante è rappresentata dai
servizi di assurance, in
quanto i cambiamenti del mondo economico e commerciale hanno
determinato la richiesta di servizi che vanno oltre la revisione del documento di bilancio e le
revisioni di conformità alle norme di legge .
Si passa, così, da un servizio di revisione contabile puro ad un servizio di attestazione, che
comprende la verifica sul sistema di controllo interno della società e che può contenere anche
previsioni economico -finanziarie , fino a pervenire ad un servizio professionale di assurance ,che
comprende la valutazione del rischio aziendale nel suo complesso.
26
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Al fine di avere una panoramica chiara dei servizi di revisione che attualmente vengono
richiesti dalle aziende, si riportano di seguito le tre principali definizioni :
•
la revisione è un procedimento sistematico, finalizzato all’ottenimento ed alla
valutazione obiettiva di evidenze circa le asserzioni e le dichiarazioni su attività
economiche o accadimenti, per constatarne il grado di corrispondenza con criteri
stabiliti e comunicarne i risultatati ai soggetti interessati 1.
Tale definizione di
revisione è piuttosto ampia ed ingloba molte tipologie di attività come quella di
attestazione. Le revisioni, generalmente, si suddividono in quattro tipologie:
revisioni di bilancio, revisioni di conformità, revisioni sui processi operativi e
revisioni a supporto dei contenziosi legali.
•
l’ attestazione si perfeziona quando un professionista formula una comunicazione
scritta che riporta conclusioni sull’attendibilità di asserzioni o dichiarazioni scritte di
cui è responsabile un terzo.
•
il Servizio di assurance
è un servizio che migliora la qualità delle informazioni
societarie a favore dei responsabili delle decisioni. Un esempio di tale tipologia di
servizio è quella che include la valutazione del rischio connesso all’impresa e alla
sua organizzazione e chiarisce se essa sia dotata di adeguati sistemi per gestirlo in
modo efficace. In altri casi, il servizio è rivolto a stabilire l’affidabilità di un sistema
informativo.
L’Audit permette di ottenere la fotografia della situazione aziendale; infatti i dati che si
possono ricavare da una verifica di Audit doganale sono quelli relativi:
• al posizionamento dell’impresa rispetto al mercato;
• alla validità delle politiche adottate e delle attività operative messe in atto per
prevenire problemi ed errori, nonché alle procedure, alla validità e sicurezza dei
sistemi di controllo interni per l’eliminazione dei rischi potenziali;
• all’efficienza delle attività e dei processi aziendali;
• all’affidabilità della società, nel suo complesso (grado di compliance).
Definizione:
L’AUDIT DOGANALE è una metodologia di controllo che, attraverso la valutazione dei
sistemi interni aziendali, mira a stabilire il grado di affidabilità doganale delle società e degli
1
American Accounting Association, Committee on Basic Auditing Concepts,”A Statement of basic Auditing Concepts”
AAA,saratosa,1973
27
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
operatori economici, ai fini della concessione di autorizzazioni
e/o di benefici in campo
doganale.
I controlli basati sulla verifica dei sistemi interni di funzionamento delle imprese
rappresentano un approccio sistematico e flessibile, basato sul fatto che tutti gli operatori
commerciali hanno un sistema proprio di funzionamento, dal più semplice al più complesso, la cui
analisi può essere utilizzata per l’elaborazione dei profili di rischio .
Dal punto di vista operativo è importante distinguere che, nonostante la uniformità
dell’approccio alla conduzione dell’audit che verrà di seguito evidenziata, dovranno essere
adeguatamente considerate le peculiari e contingenti situazioni gestionali di una Società o di un
operatore, che possono determinare uno specifico e differente grado di rischio aziendale.
Le modalità di costituzione e di funzionamento di una Società, la reputazione aziendale, la
solvibilità, il business, sono importanti fattori da tener in debito conto per la valutazione globale di
affidabilità doganale .
Sarà, pertanto, opportuno considerare il diverso contesto socio- economico nel quale opera
la Società da sottoporre ad audit: infatti mentre nella piccola impresa non si è ancora sviluppata la
cultura dell’Audit, inteso come sistema di qualità di gestione aziendale (anzi, molto spesso, la stessa
gestione ordinaria, nel suo complesso, è affidata al singolo proprietario ed ai suoi familiari), nella
media o grande Società e nelle multinazionali, il controllo dei sistemi interni di gestione, la
certificazione a livello contabile e di qualità ( del prodotto, ISO, ecc), la assistenza di consulenti, e
doganalisti, rappresentano processi aziendali consuetudinari.
Ciò, viene evidenziato al fine di far presente agli auditors che ogni situazione operativa
richiede la dovuta attenzione, allo scopo di pervenire ad un giudizio congruo sulla reale affidabilità
e sul grado di “conformità” della Società.
La metodologia di audit doganale, in definitiva, deve mirare a controllare l’affidabilità
della Società nel suo complesso, le misure di controllo interno, cioè le misure di protezione
adottate per prevenire i rischi aziendali ed in particolar modo quelli relativi all’ operatività
con la Dogana, i punti di forza e di carenza della struttura di controllo interno, nonché del
suo sistema amministrativo- contabile.
Nello specifico settore doganale, l’audit può essere intrapreso:
•
prima del rilascio di un’autorizzazione relativa a procedure o regimi doganali (pre–
audit) ;
28
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
•
dopo il rilascio di tali autorizzazioni ( post- audit) .
Da ciò si evince che l’audit doganale non è un metodo di controllo specificamente connesso
al momento dello sdoganamento (Documento Taxud 609/2002 –En REV5 del 26 .11. 0002).
L’audit preventivo (pre-audit) può essere effettuato per il rilascio delle autorizzazioni
relative :
Ø alle procedure semplificate di cui all’articolo 76, paragrafo 1, lettera b, del Reg CEE
2913/92 e Reg. CEE 2454/93 articoli da 260a 262;
Ø alle procedure domiciliate di cui all’articolo 76, paragrafo 1, lettera c, del Reg CEE 2913/92
e Reg. CEE 2454/93 articoli da 263 a 267;
Ø ai regimi doganali economici;
Ø all’ esonero dal prestar cauzione dei diritti doganali ai sensi dell’articolo 90 del DPR 43/73;
Ø allo status di esportatore autorizzato;
Ø alle altre procedure semplificate connesse al regime di transito.
L’audit preventivo (pre-audit) ha come obiettivo quello di verificare se esistono le
condizioni legali e se ci siano rischi alla concessione di una procedura o di benefici, se siano stati
posti in essere gli adempimenti da parte della Società per l’ottenimento di
autorizzazioni /
agevolazioni, se le garanzie offerte dalla stessa siano conformi alle norme di legge, comunitarie e
nazionali, nonchè sufficienti a garantire la Dogana circa la corretta percezione dei diritti doganali .
Le condizioni riguardanti i regimi doganali economici sono espressamente menzionate
nell’articolo 86 del citato Reg. 2913/92 e negli articoli 515 e 516 del Reg. CEE 2454/93.
L’audit a posteriori (post- audit), invece, è l’attività di controllo che permette di valutare:
•
lo stato di compliance dell’operatore/Società alle norme doganali, tributarie ed
extratributarie;
•
se quanto constatato in una precedente attività di controllo di natura tributaria o in
un precedente Audit, effettuato su richiesta della Società per il rilascio di una
autorizzazione o per la concessione di un beneficio doganale, sia ancora attuale;
•
la possibilità di raggiungere un grado di affidabilità superiore rispetto a quello
conseguito nel primo audit;
•
le informazioni disponibili ai fini dell’analisi dei rischi ( per esempio per determinare
la frequenza e gli obiettivi di una visita di controllo).
29
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Infatti, poiché
l’ analisi dei documenti ed della contabilità non sono completamente
efficaci, se non attraverso il riscontro del sistema di controllo doganale, il risultato dell’attività di
audit verrà utilizzato al fine di raccogliere le informazioni necessarie per la valutazione globale del
rischio della Società/operatore sottoposto ad audit. Ciò, significa che tali informazioni verranno
inserite nel circuito doganale di controllo ” Canale Verde” sotto forma di specifici profili
soggettivi, positivi da parte della struttura centrale e permetteranno di ottenere riduzioni del livello
di controllo allo sdoganamento tanto maggiori, quanto più alto sarà il grado di affidabilità raggiunto
in sede di giudizio finale ( tabella di affidabilità).
L’audit a posteriori espleta il suo effetto nel tempo per il continuo e costante
aggiornamento del profilo di rischio soggettivo, attraverso il suo monitoraggio costante da
parte delle strutture centrali deputate.
Può accadere, infatti, che a seguito di un controllo di audit a posteriori, il team preposto
constati che siano mutate alcuna od una delle condizioni aziendali, organizzative, reddituali e
doganali in precedenza riscontrate e tali da non poter più garantire i parametri rispetto ai quali
erano stati rilasciati i benefici doganali.
In tal caso, dovranno essere suggerite dal team di audit le conseguenti azioni correttive
(azioni di follow–up), che l’operatore/Società che dovrà porre in essere per continuare a far parte
del programma di affidabilità doganale dell’Agenzia .
L’attuazione di tali azioni correttive, permetterà il mantenimento dei requisiti previsti dal
programma di audit doganale ed il regolare funzionamento delle procedure doganali, nel rispetto
della normativa comunitaria e nazionale, nonché la concessione dei benefici ivi previsti per i diversi
livelli predefiniti.
Alla fine dell’attività di audit, una volta pervenuti ad un giudizio finale, i coordinatori
di Audit doganale esterno delle Direzioni Regionali avranno cura di trasmettere gli esiti della
attività di audit, relativa alla società richiedente, unitamente agli allegati previsti, all’ Area
Verifiche e Controlli dell’Agenzia, che provvederà, in caso di valutazione positiva,
all’inserimento della Società nell’apposito archivio ed alla creazione, congiuntamente
all’Ufficio di Staff Antifrode, del relativo profilo soggettivo di rischio “positivo”, da inserire
nel sistema centrale di controllo per la riduzione dei controlli allo sdoganamento.
L’Ufficio di Staff Antifrode e l’Area Verifiche e Controlli centrale provvederanno al
monitoraggio costante del profilo di rischio, appositamente creato per la società richiedente, in
modo da valutare la eventuale necessità di modifica dello stesso nel caso in cui siano intervenute
variazioni o sopraggiunti rilevanti fatti gestionali, tali da incidere sulla precedente valutazione, con
30
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
il reciproco e tempestivo scambio di informazioni, relativamente a tali profili soggettivi, con il
coordinatore designato dalle Direzioni regionali .
L’Area Verifiche e Controlli centrale segnalerà alle Direzioni regionali, una volta ricevuta la
relativa documentazione, le società e gli operatori auditati positivamente, con il relativo range dei
benefici richiesti e la riduzione dei controlli straordinari doganali accordata negli specifici settori (
revisioni dell’ accertamento , IVA INTRA, IVA plafond, ecc. )
3. Procedura operativa ( vedi schema riepilogativo della procedura)
L’attività di Audit doganale deve essere programmata, preparata e condotta prestando tutta
l’attenzione possibile per la sua perfetta riuscita.
Gli obiettivi della metodologia sono i seguenti:
- accertare che il sistema dell’impresa contenga le verifiche ed i controlli necessari
per la contabilizzazione ed il versamento dell’importo corretto delle entrate (dazi
/tasse, accise,ecc) e che le eventuali agevolazioni spettanti siano correttamente
dovute ;
- accertare che le verifiche ed i controlli interni siano espletati correttamente ed in
modo efficace.
Per poter esplicare tale attività di controllo, è necessario un approccio di lavoro sistematico
e ben strutturato che permetta , attraverso le seguenti tappe, la:
1. verifica dell’inserimento e l’ iscrizione delle operazioni manuali e/o informatiche nel
sistema aziendale;
2.
identificazione di eventuali rischi all’interno del sistema di gestione dei dati aziendali
(contabili, amministrativi, doganali, commerciali),
attraverso la valutazione delle
chiavi di controllo, passwords di sicurezza e dei punti di debolezza;
3. esecuzione dei controlli, materiali e/o documentali.
In generale, la valutazione della gestione aziendale, nel suo complesso, serve a poter capire
i rischi potenziali, insiti nella gestione della società, che potrebbero avere un grande impatto
dal punto di vista della Dogana.
Tali elementi sono indispensabili per esprimere un giudizio finale circa il grado di
correttezza ed affidabilità dell’impresa, ossia circa il grado di “conformità” alle norme
comunitarie e nazionali nel settore doganale.
31
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Il controllo basato sulla verifica dei sistemi, implica la verifica delle scritture contabili
degli operatori economici, l’accertamento dell’attendibilità delle scritture aziendali (contabili e
doganali) e la valutazione dei sistemi stessi ai fini della loro affidabilità complessiva .
• L’approccio iniziale all’audit di impresa, avviene su specifica richiesta dell’impresa
(tramite l’ISTANZA ) che intende sottoporsi alla procedura audit per ottenere i benefici
doganali, connessi all’esito favorevole della procedura stessa. L’istanza potrà essere
presentata dalla Società alla Direzione regionale competente territorialmente in relazione
alla sua sede legale . La Direzione regionale, dopo aver acquisito l’istanza, raccoglierà le
prime informazioni ed i dati sulla società e provvederà alla compilazione dell’apposita
scheda illustrativa dell’impresa (allegato n. 2) .In caso di unità locali ubicate in regioni
diverse da quelle cui è stabilita la sede legale, la Direzione regionale competente valuterà
l’opportunità di attivare le altre Direzioni regionali per gli adempimenti ( visita di
magazzini, sedi produttive, altri impianti, ecc.) di loro competenza. Non è superfluo
precisare che i contatti preliminari, telefonici ed epistolari che il Servizio di audit doganale
regionale dovrà prendere con la Società, dovranno essere finalizzati alla formalizzazione di
un primo incontro con i responsabili dell’impresa, per mettere a punto il piano di lavoro.
Nel primo incontro saranno discusse le aspettative aziendali e le esigenze dell’impresa nei
rapporti con la Dogana, ma soprattutto verranno perfezionate le intese di massima circa
l’individuazione del profilo di intervento da parte della Dogana, che verrà successivamente
formalizzato con un Piano di audit (vedi fasi dell’audit) .
Se l’impresa, invece, ad una prima valutazione di massima, effettuata attraverso
l’approfondimento degli elementi raccolti con la scheda illustrativa, o dopo il primo incontro
informativo, non presenta le condizioni per essere auditata positivamente o non ritiene
opportuno aderire al programma di certificazione dell’Agenzia, può recedere dalla richiesta
e ripresentarla non appena le condizioni necessarie per l’ottenimento delle agevolazioni
richieste siano state conseguite, anche attraverso l’ausilio della Dogana, che dovrà, nella
fattispecie, suggerire le azioni necessarie da porre in essere per migliorare il proprio grado di
affidabilità doganale.
•
Dopo la fase dell’approccio seguirà la fase di pianificazione della procedura, con la quale il
team delinea la strategia per la conduzione dell’audit, attraverso una prima valutazione delle
condizioni generali e settoriali dell’impresa, delle potenziali aree di rischio doganali esistenti
presso la società richiedente, nonché attraverso la stima del lavoro da svolgere.
32
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
In questa fase è importante focalizzare l’obiettivo dell’attività di audit, al fine di
circoscrivere l’ analisi a quelle aree che interessano la Dogana ed il settore della
legislazione doganale, in modo da non effettuare un audit generalizzato, proprio
laddove occorre un audit specifico di settore .
Dopo la fase di pianificazione, sarà necessario programmare nel dettaglio le attività e gli
adempimenti da porre in essere, attraverso la loro formalizzazione nel piano di Audit,
debitamente concordato con la Società o con l’operatore richiedente, nonché notificato, con
particolare riferimento agli appuntamenti, alle visite alle strutture amministrative, ai reparti
operativi, ai sopralluoghi sugli impianti di produzione (vedi fac simile nella 1° sezione
“metodologia di conduzione dell’Audit” ).
Al riguardo, si sottolinea la necessità di verbalizzare le operazioni effettuate e di ordinare
progressivamente la documentazione acquisita, al fine di avere a disposizione un quadro
esaustivo delle operazioni espletate, debitamente documentate e conservate presso
l’Ufficio Audit doganale della Direzione regionale (vedere fasi relativa alla conservazione
e archiviazione dei documenti- metodologia - 1° sezione, pagina 13 e 14).
•
La fase finale della procedura riveste un’importanza fondamentale, in quanto rappresenta
il momento con cui viene formalizzato il grado di affidabilità raggiunto dall’ impresa che si
è sottoposta all’audit doganale.
In tale ultima fase è fondamentale la accuratezza da parte degli auditors, in ordine a tutti gli
adempimenti previsti dalla procedura, riguardanti :
•
la redazione del giudizio di affidabilità raggiunto;
•
la stesura del report finale;
•
l’inoltro della documentazione all’Area Verifiche e Controlli Centrale, per l’
acquisizione del risultato della verifica audit al sistema di controllo centrale ;
•
la notifica dell’esito dell’audit ai responsabili aziendali .
Per pervenire al giudizio finale di affidabilità doganale, il soggetto richiedente deve essere
valutato nel suo complesso ed in particolare attraverso l’analisi e la valutazione
di quattro
specifiche aree, ritenute particolarmente indicative per gli aspetti che interessano la Dogana.
Tali aree, aventi ciascuna uno specifico peso, sono descritte nel sottostante quadro sinottico:
AREE DI VALUTAZIONE DI RATING DOGANALE
AREA SOCIETARIA/ORGANIZZATIVA;
33
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
AREA MERCEOLOGICA/COMMERCIALE;
AREA CONTABILE;
AREA DOGANALE.
In base ai risultati ottenuti, attraverso la compilazione delle tabelle di valutazione relative alle
aree sopra identificate, ne potrà scaturire un punteggio finale, da ( 0 a 100), corrispondente a quattro
livelli predefiniti di affidabilità (in senso crescente), come specificato nella apposita tabella
riepilogativa dei risultati e dei corrispondenti livelli di affidabilità doganale.
LIVELLI DI AFFIDABILITA’ DOGANALE
Punteggio finale
Livello di affidabilità
Ø da 90 a 100
Ø LIVELLO 4
Ø da 70 a 89
Ø LIVELLO 3
Ø da 50 a 69
Ø LIVELLO 2
Ø da 25 a 49
Ø LIVELLO 1
Ø < 25
Ø ESITO NEGATIVO
Il primo, secondo, terzo e quarto livello prevedono, con validità triennale, determinati
benefici concedibili a seconda delle esigenze dell’impresa richiedente e riepilogati, per ogni
differente livello, nelle tabelle riepilogative dei benefici doganali, ( allegato 10) .
Con l’ottenimento di un punteggio inferiore a 25 l’esito dell’audit doganale sarà
negativo e non permetterà l’immediata concessione di benefici doganali .
Tali casi comporteranno, da parte del team di audit, l’obbligo di evidenziare le
motivazioni di tale giudizio e le eventuali azioni correttive e/o accorgimenti operativi e tecnici
che la società dovrà porre in essere per adeguarsi alle norme doganali ed ai requisiti previsti,
prima di procedere ad un’ulteriore richiesta di audit doganale.
Ma l’obbligo di evidenziare gli eventuali rilievi di non conformità e /o di suggerire le azioni
correttive, sussiste anche nei casi di raggiungimento di livelli di affidabilità doganale 1 , 2 e 3, in
quanto ciò permetterà alla società, qualora lo desideri, di migliorare il suo sistema di controllo
interno e di adeguare gli eventuali settori carenti, in modo da poter raggiungere un livello di
affidabilità più alto ed ottenere, quindi, maggiori benefici .
34
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Le azioni di audit a posteriori ( post- audit) potranno essere effettuate presso l’operatore
o lo società, una volta concessa l’attestazione doganale, secondo la cadenza e le valutazioni
effettuate dal team di audit, che dovranno risultare dal report finale e fatte presenti alla società,
nella riunione di chiusura delle attività .
Tali azioni a posteriori sono connaturate alla stessa attività di audit doganale che, per sua
natura, richiede la permanente collaborazione operativa con l’impresa ed il continuo riscontro delle
condizioni doganali al fine di :
-
valutare l’ adeguamento alle norme doganali da parte dell’operatore, secondo le azioni
correttive suggerite dal team ;
-
assicurare che siano sempre esistenti le condizioni legali fissate e riscontrate nell’audit
preventivo, effettuato dagli auditor della Dogana;
-
aggiornare la frequenza e gli obiettivi delle visite di audit sulla società certificata, per il
controllo del profilo di rischio soggettivo.
MODELLO DI RATING AI FINI DELLE CERTIFICAZIONE DOGANALE
Aspetto societario ed
organizzativo
0-19%
Aspetto contabile e
di bilancio
0-18%
VALUTAZIONE
COMPLESSIVA
0-100%
Aspetto merceologico
e commerciale
0-29 %
Aspetto doganale
0-34 %
BENEFICI DOGANALI
35
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
In un ottica di trasparenza dell’attività amministrativa e per migliorare l’efficienza
operativa della metodologia, sono stati messi a disposizione del servizio di Audit doganale
regionale, responsabile dell’attività, alcuni supporti di lavoro, atti a semplificare ed agevolare
la conduzione della stessa attività.
In applicazione dell’art. 10, della Legge n.212 del 27.07.2000 (Statuto del contribuente), di
seguito vengono riportati i supporti tecnici, necessari per una uniforme procedura di audit ed a
garantire parità di trattamento alle società richiedenti, relativamente ai criteri di organizzazione,
conduzione e valutazione adottati dai funzionari preposti a tale metodo di lavoro:
A) OPUSCOLO “Programma di audit doganale delle imprese e degli operatori
economici”, per la divulgazione di questo nuovo sistema presso gli operatori commerciali.
B) ISTANZA DI RICHIESTA PER L’AUDIT DOGANALE DELLE IMPRESE
( contenuta anche nel citato opuscolo). Essa riporta gli estremi identificativi dell’ impresa che
si vuole sottoporre ad audit, nonché gli impegni che la stessa dichiara di assumersi in ordine alla
procedura operativa, ecc (all. 1).
C) SCHEDA ILLUSTRATIVA, utilizzata per catalogare i dati essenziali dell’impresa da
sottoporre ad audit, la sua struttura, la tenuta della contabilità, le merci trattate, ecc. (all.2).
D) SCHEDA COMPETENZE, utilizzata per riepilogare le funzioni e le responsabilità degli
Uffici doganali (all.3 ).
E) CHECK-LIST, quale linea guida per il reperimento delle informazioni necessarie allo
svolgimento dell’attività attraverso un elenco di domande strutturate, tali da permettere al
team di audit di verificare se determinate attività e/o certi processi siano stati correttamente
presi in considerazione ed analizzati.
Tale ceck-list permetterà, attraverso le risposte fornite, di pervenire ad un giudizio di
valutazione da parte degli auditors, da esprimere in maniera sintetica attraverso la
compilazione successiva delle tabelle di valutazione delle (4) aree sulle quali si basa il
giudizio finale di affidabilità doganale . La check-list potrà essere implementata con
ulteriori punti di controllo, a seguito dell’attività sul campo e sulla base delle iniziative
36
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
analoghe degli altri Paesi parteners ( es. ceck-list allegata al MODELLO COMPACT,
in via di elaborazione da parte delle Amministrazioni olandesi e svedesi)
Operativamente, pertanto, il reperimento delle informazioni, tramite check-list, è un’ attività
preliminare di fondamentale importanza per disporre di tutte quelle notizie - relative alla
società, al settore in cui opera, ai processi aziendali, all’operatività doganale, nonchè alle
potenziali aree di rischio – necessarie a formulare il giudizio di affidabilità doganale (all.
4).
F) MODELLO ” RILIEVI DI NON CONFORMITA”: è un modello dove vengono elencati gli
eventuali rilievi di “Non Conformità”, riscontrati durante l’esame di Audit.
In tale modello devono essere registrate le eventuali non conformità di un determinato
processo ( amministrativo - contabile, doganale, commerciale), posto che il perdurare delle
stesse potrebbe portare ad un esito negativo dell’Audit.
Il modello contiene, tra l’altro, il riferimento ai punti della check-list e della tabella di
valutazione ed alle eventuali osservazioni da parte dei responsabili della società, nonché i
suggerimenti consigliati dal team di audit per le azioni correttive che la Società/operatore
dovrà porre in essere per conformarsi agli standard richiesti dal programma di certificazione
doganale .
Sarà cura del team di audit redigerla in modo circostanziato, in quanto sarà strumento
di discussione con i vertici della società e di indirizzo
per quelle azioni di
adeguamento, suggerite dal team di audit nel settore specifico (procedure doganali,
regimi doganali, qualità della dichiarazione, comunicazioni alla dogana, tenuta dei
registri doganali , rispetto delle procedure amministrative, livello di informatizzazione
della società, livello di controllo interno, sicurezza dei prodotti, livello di sicurezza della
catena logistica e dei trasporti , aspetti connessi alla commercializzazione dei prodotti).
Tale rilievi dovranno essere valutati, se non rimossi dalla società, con le azioni di audit
a posteriori da parte del team di audit doganale (all.5).
G) TABELLE DI VALUTAZIONE: rappresentano lo strumento che sintetizza il giudizio di
valutazione, articolato in quattro aree, per ognuna delle quali, in percentuale, si calcolerà un
parametro di valutazione dell’ impresa esaminata. Le tabelle di valutazione che
determinano il giudizio complessivo sono relative alle quattro specifiche aree di seguito
riportate (all. 6).
a) ASPETTO SOCIETARIO ED ORGANIZZATIVO
37
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
A tale aspetto è stato assegnato un parametro di valutazione non superiore al 19%. Esso
riguarda il contesto economico, la struttura societaria ( forma della società, organizzazione),
l’attività svolta, il possesso di talune certificazioni, l’esistenza di un piano di
programmazione e controllo dell’attività svolta, eventuali rilevanze di
Non Conformità,
la tipologia di non conformità di tipo B (di rilevanza minore), ovvero di tipo A (di rilevanza
maggiore), le procedure interne di controllo poste in essere dalla società.
Come evidenziato anche nella parte metodologica, sarà fondamentale pianificare la
attività di revisione attraverso:
• la conoscenza dell’attività economico-commerciale svolta dalla società;
• la conoscenza approfondita del sistema di controllo interno;
• l’accertamento del livello di rischio complessivo ;
• la natura ed estensione delle procedure di verifica.
Gli elementi come la conoscenza dell’impresa nei suoi aspetti operativi, i processi , le
funzioni , la pianificazione ed il controllo, il quadro legislativo ed il contesto economico
sono elementi necessari ad ottenere valide risposte alle domande del tipo:
-
le misure di controllo interno sono adeguate a coprire i rischi aziendali ?
-
quali sono i punti di forza e le carenze che la struttura di controllo interno presenta ?
Quando si identificano i punti di forza e le carenze di tale ultimo sistema, attraverso il
processo dell’analisi dei rischi, si dovrà valutare se esista:
•
il rischio di errori gravi che si possano commettere nella compilazione delle
dichiarazioni doganali, indipendentemente dagli effetti del sistema di controllo
interno;
•
il rischio che il sistema interno non riesca a prevenire il verificarsi di gravi
errori nelle dichiarazioni o che non riesca a segnalarli ed a correggerli in tempo
utile.
Quante più garanzie una società è in grado di offrire in merito agli eventuali
controlli interni – predisposti con il proprio sistema amministrativo e con altre misure
volte a coprire in modo sufficiente i rischi potenziali – tanto più la Dogana può
semplificare le procedure doganali relative alle operazioni svolte dalla Società e
concedere facilitazioni, nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria.
b) ASPETTO MERCEOLOGICO E COMMERCIALE.
A tale aspetto è stato assegnato un parametro di valutazione non superiore al 29% .
38
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Esso riguarda i processi che tendono a valutare l’impresa sotto il profilo della tipologia
delle merci importate e/o esportate,
dei Paesi con i quali vengono svolti gli scambi
commerciali, ecc..
In relazione a tale settore sarà indispensabile, per esempio, valutare i fattori di rischio
che potrebbero influenzare la riscossione delle imposte e delle accise da parte della
dogana, la determinazione del valore in dogana, le scelte di Politica agricola comunitaria,
l’individuazione delle merci soggette a restituzione dei diritti, la classificazione dei beni a
duplice uso, la determinazione delle analisi di laboratorio chimiche da effettuare sulle
merci, nonché la gestione dei trasporti e le modalità di commercializzazione delle merci .
Un esempio di area potenziale di rischio, connesso alle merci, potrebbe essere quello
rappresentato dalla gestione del magazzino merci, soprattutto in relazione alla concessione
dell’autorizzazione a gestire un deposito doganale. In tal caso, infatti, l’identificazione degli
obblighi imposti dalla normativa di riferimento per la tenuta della contabilità di magazzino, per
la validità del sistema informatico che supporta i processi relativi ai movimenti di carico e
scarico delle merci, per l’esatta contabilizzazione delle giacenze, per la corretta identificazione
delle merci, rappresentano elementi da valutare attentamente prima di esprimere un qualsiasi
giudizio.
Anche il processo decisionale relativo all’acquisto delle materie prime, è un potenziale
indicatore della gestione aziendale in quanto, a seconda che le stesse siano acquistate da
fornitori indipendenti o da fornitori collegati all’impresa, vengono a determinarsi alcuni flussi
di adempimenti da monitorare (chi contatta i fornitori, chi stabilisce il prezzo, quale addetto
approva gli acquisti, chi esegue la fase di registrazione, chi si occupa della ricezione dei
documenti, chi effettua lo scarico dal magazzino , ecc..).
Un altro aspetto da considerare nell’area merceologica e commerciale è quello connesso alla
peculiarità di alcune norme doganali come il Regolamento comunitario 386/90. Il beneficio
connesso all’eventuale riduzione dei controlli fisici sarà di fatto concedibile quando entrerà in
funzione
la concreta applicazione, al settore delle restituzioni, dell’analisi dei rischi
centralizzata.
In partica la misura agevolativa verrà concordata nell’ambito delle strutture coinvolte nella
gestione dell’analisi dei rischi ( Antifrode , Verifiche e Controlli, Saisa ).
Per le società che operano nel settore delle restituzioni ,sarà necessario che gli auditors
valutino, oltrechè il rispetto integrale degli aspetti sanitari, anche il corretto utilizzo, da parte dei
servizi di controllo aziendale, del sistema:
-
di confezionamento dei prodotti, attraverso macchinari validi e conformi alle norme;
-
dei controlli in linea della merce;
39
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
-
di pesatura.
I riscontri dovranno essere effettuati sulla base di liste di controllo, diversificate per
ciascuna tipologia di prodotto e per processo di lavorazione (le check-list non sono mai un
prodotto predefinito, ma sono da implementare costantemente sulla base dell’esperienza e del
perfezionamento dell’attività da parte degli auditors) .
c)
ASPETTO CONTABILE
A tale aspetto è stato attribuito un parametro di valutazione non superiore al 18% .
In relazione a questa area di valutazione, e’ necessario premettere che l’Audit
doganale, nella fase di valutazione della società dal punto di vista contabile, deve essere svolto
secondo i principi contabili riconosciuti a livello nazionale ed internazionale. La CONSOB ha
indicato, quale punto di riferimento, i principi contabili emanati dal Consiglio dei Dottori
Commercialisti e dal Consiglio Nazionale dei Ragionieri e Periti Commerciali, dei quali si può
tener conto nell’interpretazione e nell’integrazione, in chiave tecnica, delle norme di legge in
materia di bilancio, nei limiti in cui gli stessi principi risultano compatibili con le norme
vigenti.
Il documento principale, da sottoporre ad analisi, è il bilancio di esercizio, inteso come
documento contabile e strumento di comunicazione esterna.
A tal fine, il legislatore indica alcuni criteri generali che ritiene fondamentali, e che
introducono nella legge. Dato che la legge, generalmente, statuisce soltanto i principi basilari, è
necessario che essa sia integrata ed interpretata con idonei strumenti tecnici, cioè i principi
contabili che sono regole tecnico-ragionieristiche.
I principi contabili, redatti in Italia dai Consigli nazionali dei dottori commercialisti e
dei ragionieri, interpretano ed integrano le norme di legge in tema di bilancio, per rendere
applicabile la legge ai casi concreti.
Per situazioni particolari, non previste e regolate dai principi contabili italiani (CNDCCNR), è consigliabile fare riferimento ai principi contabili internazionali emessi dallo IASC.
I corretti principi contabili, nel quadro della normativa civilistica in vigore,
interpretano ed integrano le norme di legge affinché il bilancio possa rappresentare in modo
chiaro, veritiero e corretto:
-
la situazione patrimoniale e finanziaria dell’azienda ;
40
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
-
il risultato economico dell’esercizio .
Secondo la dottrina prevalente, la chiarezza del bilancio può essere ottenuta con il rispetto
delle disposizioni relative alla struttura dell’art. 2433 c.c.
(ossia, con l’adozione di schemi
vincolanti e dal contenuto obbligatorio definito per legge); mentre la veridicità e la correttezza del
bilancio possono essere ottenute con il rispetto dei criteri di valutazione, integrati, ove
insufficienti, con le norme tecniche di applicazione.
Violazioni al principio della chiarezza possono derivare, ad esempio, dal raggruppamento di
voci non conformi al disposto dell’art. 2423-ter, comma 2, c.c o dall’omissione di poste di bilancio
in violazione del disposto dell’art. 2423-ter, comma 3, c.c., oppure dall’assenza, nella nota
integrativa, di adeguate motivazioni o di giustificazioni relative al cambiamento di principi di
valutazione da un esercizio all’altro.
I principi contabili generali costituiscono i fondamenti e le regole di base, applicate alle
singole poste di bilancio. Sono anche definiti “postulati del bilancio”.
La finalità della revisione contabile è quella di esprimere un giudizio professionale
sull’attendibilità del bilancio. Il revisore è responsabile del giudizio espresso e non della
corretta redazione del bilancio.
Il procedimento di rilevazione si fonda su autorizzazioni, approvazioni, procedure,
controlli
e
verifiche,
la
cui
affidabilità
rappresenta
la
premessa
indispensabile
dell’attendibilità di bilancio. Maggiore è il grado di affidabilità del procedimento, cioè del
controllo interno, più alte sono le probabilità che il bilancio risulti attendibile.
Il controllo sul bilancio serve ad assicurare l’indipendenza di giudizio tra chi lo ha
redatto e chi lo ha controllato.
La procedura di verifica di attendibilità del bilancio deve in sintesi:
•
accertare che non siano state attuate manovre fraudolente o irregolarità per
alterare i valori oggettivi di bilancio (es. rilevazione di fatti non avvenuti,
omissione di iscrizione in bilancio di fatti negativi avvenuti );
•
accertare la correttezza delle stime e delle ipotesi assunte dal redattore del
bilancio e la loro conformità ai criteri di legge ed ai principi contabili
(valutazioni strumentali);
•
accertare l’esistenza o meno di operazioni di aggiustamento di bilancio, per far
emergere una diversa situazione economica , finanziaria o patrimoniale.
In merito a tale ultimo aspetto, bisognerà verificare quelle operazioni definite di
“copertura” e che tendono ad alterare i bilanci attraverso:
41
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
1. la fatturazione di merci non spedite ( rilevazione anticipata dell’utile sulle
vendite);
2. la esclusione, dagli acquisti e dal magazzino, di merce già ricevuta, che
determina una migliore situazione finanziaria;
3. vendita della merce in magazzino, a fine esercizio, a prezzo elevato o basso
(con conseguente plusvalenza o minusvalenza, con il riacquisto all’inizio del
successivo esercizio ).
Per ottenere gli indici di bilancio, si deve effettuare la RICLASSIFICAZIONE del
BILANCIO stesso in modo da ricavare lo stato patrimoniale riclassificato con il criterio
finanziario ed il conto economico riclassificato a valore della produzione
ed a valore
aggiunto ( a scalare) .
Gli indici dovranno essere calcolati facendo una media degli ultimi tre anni, in modo da
avere un trend indicativo circa l’andamento reddituale e patrimoniale della società.
Gli elementi utili alla valutazione dell’area contabile dovranno essere oggetto di riscontro
da parte degli auditors, attraverso le tecniche di revisione applicate alle singole aree di interesse,
con riscontri operativi, effettuati anche sul campo, in modo da verificare direttamente le attività
dichiarate nei documenti aziendali dai responsabili dell’impresa, ricorrendo al CEAVOP ( che
sintetizza gli aspetti importanti che l’auditor deve focalizzare) :
- la completezza ( accertarsi chetutte le transazioni siano state registrate);
- l’esistenza ( accertarsi che le attività e passività esistano ad una certa data e le relative
transazioni si siano verificate nell’esercizio);
- l’accuratezza delle registrazioni ( accertarsi che non esistano sopra o sotto-valutazioni
delle attività e delle passività);
- la valutazione ( sia stata effettuata in accordo con i principi contabili);
- la proprietà (ownership) (accertarsi che le attività rappresentino diritti, mentre le
passività rappresentino obbligazioni);
- la presentazione in bilancio e relativa informativa.
A titolo esemplificativo, si riportano alcune delle principali singole aree da monitorare :
-
ciclo acquisti e ciclo vendite, con le relative logiche di funzionamento ;
-
crediti e debiti;
-
magazzino, con inventari per l’accertamento dell’esistenza fisica;
-
immobilizzazioni materiali;
42
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
-
immobilizzazioni immateriali;
-
immobilizzazioni finanziarie;
-
passività;
-
liquidità.
L’appuramento di tali elementi permetterà di rispondere alle domande della check list di
controllo, di cui all’allegato n.4.
d)
ASPETTO DOGANALE .
A tale aspetto è stato attribuito un parametro di valutazione non superiore al 34% . Esso
riguarda l’operatività della società/operatore nei confronti della dogana.
L’aspetto doganale è correlato ai seguenti fattori:
Ø gli eventuali benefici e regimi doganali già rilasciati;
Ø il regolare assolvimento dei diritti doganali da parte della Società richiedente;
Ø l’avvenuta applicazione, o meno, di sanzioni negli ultimi tre anni ;
Ø il volume degli scambi effettuati con i Paesi Terzi, per le merci oggetto di specifiche
regolamentazioni;
Ø l’annullamento o la revoca di benefici, per particolari regimi doganali.
In tale ambito, oltre agli elementi contenuti nella relativa tabella di valutazione dell’area
doganale, sarà fondamentale esaminare, in modo globale, la strategia commerciale dell’operatore
attraverso:
Ø l’ analisi della posizione commerciale dell’operatore sul mercato;
Ø le tecniche di commercializzazione dei prodotti ed i mercati di sviluppo;
Ø il cambiamento dei Paesi di rifornimento o di destinazione, in seguito all’instaurazione
di contingenti supplementari nei Paesi abituali;
Ø la modifica del volume delle importazioni rispetto ad un periodo di riferimento.
Un’altro elemento da monitorare è la strategia doganale dell’ operatore/società .
A tal fine, ad esempio, sarà importante valutare adeguatamente:
Ø la mobilità nello sdoganamento;
Ø il ricorso ad un Ufficio doganale diverso da quello normalmente competente ai
sensi dell’articolo 161, paragrafo 5, del Codice Doganale Comunitario per il
trattamento delle formalità di esportazione ;
Ø le autorizzazioni doganali esistenti;
43
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Ø la natura delle procedure e dei regimi utilizzati ;
Ø l’annullamento o la revoca di autorizzazioni ai regimi doganali o alle procedure
semplificate doganali;
Ø l’abitudinarietà alle operazioni di transito e
la natura della garanzia
depositata;
Ø le modalità di trasporto;
Ø la certificazione analitica dei prodotti;
Sarà importante valutare se la Società richiedente sia in grado di garantire:
§
il pagamento dei dazi all’importazione e all’esportazione;
§
il rispetto delle norme di carattere tributario ed extratributario ;
§
la sicurezza della catena logistico- commerciale.
Inoltre, sarà necessario valutare correttamente tutti i diversi fattori di rischio che possono
intervenire nella valutazione di due aree strettamente connesse, ossia quella doganale e quella
merceologico- commerciale.
H) TABELLA DI AFFIDABILITA’, che consente di determinare il giudizio finale ed il
corrispondente grado di affidabilità attraverso il riepilogo, area per area, del valore
ottenuto nelle rispettive aree di valutazione (all.7).
I) GIUDIZIO DI AFFIDABILITA’ DOGANALE, redatto e sottoscritto dal gruppo di
AUDIT,
che attesta
se l’impresa è meritevole/non
meritevole, della fiducia
dell’Amministrazione ed il relativo livello di affidabilità raggiunto o l’esito negativo della
procedura.
Tale giudizio tecnico in campo doganale, con tutta la documentazione acquisita in sede di
audit, sarà trasmesso dal gruppo di Audit che ha provveduto all’attività al Direttore
regionale (all. 8) .
Si fa presente che il giudizio di affidabilità doganale dell’impresa è un giudizio di tipo
tecnico, in quanto trattasi di una dichiarazione qualificata nel campo doganale,
rilasciata dal Direttore regionale territorialmente competente. In particolare, tale
grado di affidabilità doganale viene rilasciato a seguito dell’effettuazione di una
procedura tecnico-operativa, omogenea sull’intero territorio nazionale, svolta secondo
i principi contabili riconosciuti a livello nazionale ed internazionale e con criteri di
etica professionale da parte degli auditors della Dogana.
44
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
E’ interesse dell’Agenzia garantire piena parità di trattamento e di condizioni a tutte le
Società interessate all’audit doganale, secondo i principi di logica, di imparzialità e di
ragionevolezza.
La società richiedente dovrà impegnarsi ad accettare incondizionatamente il giudizio
del
team di audit come insindacabile, ferme restando le ulteriori possibilità che la
Società ha, comunque, di ripresentare l’istanza per l’ottenimento della certificazione
doganale di affidabilità o di migliorare il giudizio espresso dagli auditors, una volta
poste in essere i suggerimenti e le azioni correttive dettate dalla Dogana.
J) ESITO DELL’AUDIT, che rappresenta la notificazione dell’esito dell’attività di audit alla
società o all’operatore, effettuata dal Direttore regionale, sulla base della documentazione e
della relazione posta a corredo del verbale di affidabilità, di cui al punto precedente (all. 9).
Dalla data della avvenuta notifica decorrerà il termine triennale di validità dei benefici
concessi.
Per permettere, di fatto, la concessione di benefici doganali, attraverso l’inserimento dello
specifico profilo soggettivo, positivo nel sistema doganale di controllo,
la Direzione
regionale competente territorialmente, prima di notificare alla società interessata l’ esito
dell’attività e la scheda dei benefici concessi in relazione al livello raggiunto, trasmetterà
all’Area Verifiche e Controlli dell’Agenzia i seguenti documenti:
•
tabella di affidabilità e giudizio di affidabilità ( allegati n.7 e n.8);
•
scheda illustrativa della società (allegato 2);
•
eventuale modello dei rilievi di non conformità (allegato 5);
•
tabelle di valutazione delle quattro aree (allegato 6) ;
•
benefici doganali richiesti dall’istante (allegato 1);
•
ed altre eventuali notizie in merito all’attività .
L’Area Verifiche e Controlli dell’Agenzia e l’Ufficio di Staff Antifrode, sulla base
della documentazione fornita dalla Direzione regionale, valuteranno di concerto tutti
gli elementi necessari per la concessione dei
benefici richiesti ( scheda benefici
doganali - allegato n.10) e redigeranno apposito profilo di rischio da inserire nel
sistema centrale per la concessione dei benefici legati alle riduzione di controlli, in
relazione ai punteggi ottenuti, sia in fase di sdoganamento, che per i controlli
straordinari doganali successivi.
45
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
La Direzione regionale, ricevuta la conferma da parte delle Strutture centrali
citate circa la graduazione del livello dei benefici concessi, trasmetterà alla Direzione
Circoscrizionale competente per territorio od agli Uffici interessati delle Dogane, ove
istituiti, il citato allegato n. 9, relativo all’esito dell’attività di audit della società,
nonché gli ulteriori atti rilevanti ai fini dell’operatività doganale dell’impresa
audittata.
K) SCHEDA DEI BENEFICI, che elenca le agevolazioni/benefici concedibili al soggetto
richiedente, a seconda del grado di affidabilità riscontrato in sede di audit e del punteggio
ottenuto (all. 10).
Le agevolazioni che l’impresa può ottenere sono commisurate al giudizio finale, cioè al
LIVELLO DI AFFIDABILITA’ DOGANALE raggiunto :
v
livello 4°;
v
livello 3°;
v
livello 2°;
v
livello 1°.
Il raggiungimento
del 4°, 3° 2° e 1° livello di affidabilità comporta
l’applicazione di specifici benefici, ordinati in via decrescente.
Nel caso di raggiungimento dei livelli 1°, 2°, 3° il Team di audit dovrà, inoltre,
suggerire alla società quelle azioni correttive ( da allegare al giudizio di affidabilità) per il
settore o i settori risultati carenti, al fine di permettere alla stessa di potersi applicare, nel
tempo, qualora interessata ad ottenere un livello di certificazione più elevato di audit
doganale.
Le azioni correttive dovranno essere valutate, oltre che sulla base del punteggio
attribuito, anche sulla base di tutta l’ attività di audit svolta e debitamente documentata.
Nel caso di punteggio inferiore a 25 l’esito dell’audit sarà negativo e la società non
potrà beneficiare di agevolazioni, se non quelle previste in maniera ordinaria dalla
normativa doganale, nel rispetto di tutti i requisiti specifici previsti.
Anche in tale ultimo caso, il team di audit potrà suggerire eventuali azioni specifiche
per permettere alla società di presentare, sulla
base dell’ applicazione delle azioni e
suggerimenti operativi forniti dalla Dogana, una nuova istanza di audit doganale, dopo aver
46
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
posto in essere i correttivi dovuti e controllato l’avvenuto superamento delle anomalie
riscontate.
L) SCHEDA DI AUDIT NEGATIVO. E’ utilizzata per riepilogare i casi in cui il soggetto
richiedente è ritenuto NON AFFIDABILE ( all .11).
La scheda riporta l’elenco dei motivi per i quali l’impresa non è da ritenersi affidabile. La
Direzione regionale notificherà alla società interessata, con apposito atto motivato, tale
esito negativo, notiziando sia l’Area Verifiche e Controlli dell’Agenzia che la Direzione
Circoscrizionale o l’Ufficio delle dogane nel cui ambito territoriale opera l’impresa
richiedente ed agli altri Uffici doganali interessati all’operatività dell’impresa stessa.
Ovviamente, l’ impresa/ operatore verificata/o con esito negativo potrà continuare ed
operare in dogana e richiedere le normali procedure doganali, sottoponendosi ai rituali iter
istruttori previsti dalle norme doganali vigenti.
Nelle pagine che seguono, si riportano, in allegato, gli strumenti di lavoro sopra
evidenziati, che rappresentano una parte integrante della procedura e che dovranno
essere adottati dal team per l’esecuzione dell’audit doganale.
4. Schema riepilogativo della procedura di Audit doganale delle imprese
•
PRESSO LA DIREZIONE REGIONALE VIENE NOMINATO UN COORDINATORE,
NELL’AMBITO
DELL’AREA VERIFICHE E CONTROLLI, CON IL COMPITO DI
SOVRINTENDERE L’ ATTIVITA’
DI
“AUDIT DOGANALE DELLE IMPRESE” SUL
TERRITORIO DI COMPETENZA .
•
LE IMPRESE CHE INTENDONO SOTTOPORSI AL SISTEMA DI AUDIT DEVONO
RIVOLGERSI ALLA DIREZIONE REGIONALE COMPETENTE TERRITORIALMENTE
SULLA PROPRIA SEDE LEGALE, PRESENTANDO APPOSITA ISTANZA CON LA QUALE
CHIEDONO DI VOLER ESSERE SOTTOPOSTE ALL’ATTIVITA’ DI AUDIT DOGANALE.
•
LA DIREZIONE REGIONALE, ESAMINATA L’ISTANZA, RACCOGLIE LE INFORMAZIONI
ED I DATI PERTINENTI ALLA RICHIESTA CON L’APPOSITA SCHEDA ILLUSTRATIVA.
47
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
•
IL DIRETTORE REGIONALE NOMINA IL TEAM-LEADER, OVVERO COLUI CHE DOVRA’
COORDINARE
L’ATTIVITA’
L’AMMINISTRAZIONE
PRESSO
DI
AUDIT
L’IMPRESA,
DOGANALE
IN
E
RELAZIONE
RAPPRESENTARE
ALLE
SPECIFICHE
ESIGENZE OPERATIVE .
•
IL TEAM LEADER (RESPONSABILE DEL TEAM DI VERIFICA), PUO’ PROPORRE AL
DIRETTORE REGIONALE I NOMINATIVI DEI FUNZIONARI CHE COLLABORERANNO
NELLA VERIFICA DI AUDIT.
•
IL DIRETTORE REGIONALE NOMINA IL “TEAM DI AUDIT” INCARICATO AD
EFFETTUARE LA VERIFICA DI AUDIT.
•
LA DIREZIONE REGIONALE DEVE AVVALERSI DELLA PARTECIPAZIONE DI ALMENO
UN FUNZIONARIO DELLA CIRCOSCRIZIONE DOGANALE COMPETENTE ED INOLTRE
PUO’ CHIEDERE LA COLLABORAZIONE DI ULTERIORE PERSONALE ESPERTO NELLO
SPECIFICO SETTORE (DOGANE, ACCISE, LABORATORI CHIMICI, UFFICI DELLE
DOGANE).
•
IL TEAM DI AUDIT, DOPO AVER ASCOLTATO E DISCUSSO CON I RESPONSABILI
AZIENDALI LE ASPETTATIVE
E LE ESIGENZE DOGANALI DELLA SOCIETA’
RICHIEDENTE, PROVVEDE A PIANIFICARE ED A PROGRAMMARE
L’AZIONE DI
AUDIT. COMPLETATE LE ELABORAZIONI, LA DIREZIONE REGIONALE COMUNICA
ALL’IMPRESA LA DATA DI INIZIO DEI LAVORI, PORTANDO A CONOSCENZA DELLA
STESSA IL PIANO DI AUDIT.
•
L’ESITO FINALE (COMUNICAZIONE DI AFFIDABILITA,CORREDATA DI REPORTING E
DI ALLEGATI)) DEVE ESSERE TRASMESSO ALL’ AREA VERIFICHE E CONTROLLI –
UFFICIO SERVIZI DI COORDINAMENTO E SUPPORTO .
•
DOPO
AVER
AVUTO
CONFERMA
DELLA
PREDISPOSIZIONE
DEL
PROFILO
SOGGETTIVO DA PARTE DELLE STRUTTURE CENTRALI, LA DIREZIONE REGIONALE
INVIERA’ GLI ESITI DELLA CERTIFICAZIONE ALLA CIRCOSCRIZIONE DOGANALE
COMPETENTE, ALLE ALTRE DIREZIONI REGIONALI EVENTUALMENTE INTERESSATE
ALL’IMPRESA AUDITATA ( CON APPOSITO ATTO DI NOTIFICA).
•
ALLA VERIFICA DI AUDIT DEVONO, NORMALMENTE, ESSERE PRESENTI:
-
UN FUNZIONARIO NOMINATO RESPONSABILE DEL GRUPPO DI AUDIT
(TEAM LEADER)
48
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
-
DUE AUDITOR (esperti in materia doganale e/o accise e informatico-contabile,
appartenenti alla Direzione Regionale e/o alla Circoscrizione Doganale).
IN CASI PARTICOLARI IL GRUPPO PUO’ ESSERE INTEGRATO DA UN AUDITOR DI
SUPPORTO (Dogana / UTF/ Laboratorio Chimico/ Ufficio delle Dogane).
AGENZIA DELLE DOGANE
Area Verifiche e Controlli Tributi Doganali Accise- Laboratori chimici
AUDIT
D O G A N A L E DELLE IMPRESE
Programma di audit doganale delle imprese e degli
operatori economici
49
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
MODULISITICA PER L’AUDIT DOGANALE DELLE
IMPRESE
allegato n.1
All’Agenzia delle Dogane
Ufficio doganale di ………
Oggetto : Istanza di richiesta di Audit doganale delle imprese
La Società/operatore .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..P.IVA. n.. . . . . . . . . ……. .. … .. ., con sede
amministrativa in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , sede legale in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,
depositi /magazzini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., rappresentata dal Sig………………………………..
in qualità di……………..………..…………………………………., in forza dei poteri conferiti
con ………………….……….. ………………………………………, con la presente
propone formale istanza
50
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
al fine di essere sottoposta/o alla procedura di AUDIT DOGANALE DELLE IMPRESE, per
ottenere la certificazione nel settore doganale e di ottenere i benefici previsti dal programma
di certificazione doganale di cui alla nota prot. n.
del
.
Al riguardo dichiara che :
•
questa Società /operatore è al corrente che il giudizio di affidabilità doganale
dell’impresa è una dichiarazione qualificata nel campo doganale, rilasciata dal
Direttore regionale, territorialmente competente, a seguito dell’effettuazione di una
procedura operativa, omogenea sul territorio nazionale, svolta secondo i principi
contabili, riconosciuti a livello nazionale ed internazionale ed in ottemperanza ai criteri
di deontologia professionale da parte degli auditors della Dogana;
Tanto premesso questa Società/operatore si impegna:
-
ad accettare incondizionatamente il giudizio del “team di audit” come insindacabile, ferma
restando l’ ulteriore possibilità di ripresentare l’istanza per l’ottenimento della
certificazione doganale di affidabilità o di un maggior livello di affidabilità, a seguito di
adesione ai suggerimenti e alle azioni correttive dettate dalla Dogana;
-
a comunicare immediatamente alla Direzione regionale competente territorialmente ogni
successiva variazione delle condizioni esistenti all'atto in cui l'AUDIT è stato posto in
essere;
-
a mantenere un costante rapporto di correttezza, trasparenza, collaborazione e
comunicazione operativa con la Dogana, al fine di garantire la sicurezza fiscale ed
extratributaria.
La scrivente è al corrente che la certificazione doganale, per la quale si propone istanza, avrà
una validità di tre anni dalla comunicazione dell’esito dell’audit, salvo le eventuali azioni di
audit a posteriori, necessarie alla valutazione delle sopraggiunte modifiche societarie/operative,
che potrebbero incidere sul rapporto di fiducia e di collaborazione instaurato con l’Autorita
doganale . Questa Società /operatore è a conoscenza del fatto che l’eventuale mancata
comunicazione alla Dogana delle variazioni degli elementi informativi forniti ( p.es. cambi di
partita IVA, di volture societarie,di modifiche dello statuto, di trasferimento di magazzino, di
variazione delle procedure doganali, di un legale rappresentante e di altri dati doganalmente
utili) potrebbe comportare la revoca dell’attestazione di affidabilità doganale
51
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
-
Luogo e data
LA SOCIETA’ /L’OPERATORE
Allegato n.2
AGENZIA DELLE DOGANE
SISTEMA DI AUDIT DOGANALE
-
SCHEDA
ILLUSTRATIVA
DE L L’ I M P R E S A
-
DENOMINAZIONE
CODICE FISCALE /
PARTITA IVA
CAPITALE
SOCIALE
CODICE
ATTIVITA'
TIPO
(1)
OPERATORE
DATA INIZIO
ATTIVITA'
IND.LE/COMM.LE
H
SERVIZI H IMPORTATORE H ESPORTATORE H
……………
52
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
SEDI DELLE UNITA' PRODUTTIVE: (indicare eventuali sedi secondarie ed altre unità
locali)
STATO
(2)
IN ATTIVITA' H
....................................
a)
(1) Barrare una o più caselle
(2) barrare la casella o indicare l’altro stato
SEDE LEGALE:
SEDE AMMINISTRATIVA:
53
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
ORGANIZZAZIONE AZIENDALE: (indicare la struttura organizzativa dell'azienda, i nominativi,
delle persone che ricoprono le cariche direttive ed il personale che si occupa delle operazioni doganali)
PROPRIETA' : (indicare la struttura societaria - la composizione del capitale sociale partecipazioni ed ogni altra utile informazione)
CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE - POTERI - LEGALE RAPPRESENTANTE:
b)
54
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
PROCESSO O ATTIVITA' PRODUTTIVA : (descrizione dell'attività svolta)
PERSONALE DIPENDENTE:
DIRIGENTI:n. _ _ _ _ _ _ _
IMPIEGATI:n._ _ _ _ _ _ _ _
OPERAI:n. _ _ _ _ _ _ _
ORGANIZZAZIONE CONTABILE: (descrizione delle rilevazioni contabili - utilizzo di
supporti EDP - certificazione dei bilanci e del magazzino – altre certificazioni)
TENUTA DEI LIBRI CONTABILI FUORI SEDE: (indicare luogo e presso chi sono
custoditi)
c)
55
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
REGIMI DOGANALI / TIPOLOGIE PROFESSIONALI SETTORE ACCISE:
(riportare i regimi doganali che si utilizzano o che si vorrebbero utilizzare in futuro)
STRUTTURA PRODUTTIVA: (indicare, per ogni unità locale, il tipo di attività - altre)
TIPO DI SERVIZIO: (indicare
eventuali tipologie di trasporto gomma/nave/aereo/treno; società di assistenza e di collaborazione)
RAPPRESENTANZA IN DOGANA: [ ] _ _ % diretta; [ ] _ _ % indiretta
(spedizioniere dog.le, casa spedizione, altro)
Per la sottoscrizione delle dichiarazioni doganali e per tutte le altre formalità
connesse alla gestione della procedura di domiciliazione (ove sia stata
rilasciata), sono state autorizzate le seguenti persone:
COGNOME NOME
ATTIVITA’/PROFESSIONE (patente n....
56
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
PRODOTTI UTILIZZATI: (materie prime, semilavorati, sussidiarie che rientrano nel processo
produttivo)
in percentuale
(normalmente in valore
sull'ultimo esercizio)
NAZIONALI:
_____
COMUNITARI:
_____
TERZI:
_____
(ORIGINE)
RIPORTARE I PAESI TERZI CON I QUALI SI COMMERCIA PRINCIPALMENTE:
RIPORTARE CODICE S.A. DELLA TARIFFA DOGANALE ALMENO PER LE PRINCIPALI
MERCI:
(in caso di prodotti finiti miscelati, specificare la percentuale di prodotto di origine terza
utilizzata)
PRODOTTI FINITI DESTINATI:
in percentuale sul MERCATO
(normalmente in valore
sull'ultimo esercizio)
NAZIONALE:
COMUNITARIO:
TERZO:
______
_____
_____
RIPORTARE I PAESI TERZI CON I QUALI SI COMMERCIA PRINCIPALMENTE:
RIPORTARE CODICE S.A. DELLA TARIFFA DOGANALE ALMENO PER LE PRINCIPALI
MERCI:
d)
57
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
La società comunicherà immediatamente ogni variazione delle condizioni esistenti e
codificate sia con l’istanza di richiesta che con il verbale di AUDIT .
ALTRE
N.B.NOTIZIE UTILI SU:
L’eventuale mancanza di comunicazione, p.es. di partita IVA, di volture,di
modifiche dello statuto, di trasferimento di magazzino, di variazione anche di un
- IMPRESA:
solo legale rappresentante, di stabilimento ecc... comporterà una incrinazione del
rapporto di fiducia con l’Autorità doganale tale da poter incidere sulla valutazione
di affidabilità rilasciata.
- ATTIVITA':
Persona/e della società incaricata/e di comunicare eventuali variazioni:
..........................................................................................................................................
....
- ORGANIZZAZIONE:
- ALTRE:
DOCUMENTAZIONE ALLEGATA:
58
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Informativa ai sensi della Legge 31.12.96, n.675:
I dati acquisiti saranno utilizzati esclusivamente dall’Amministrazione
finanziaria per le finalità istituzionali. Ai sensi dell’art.13 della legge n.675/96,
l’interessato potrà accedere ai dati che lo riguardano chiedendone la
integrazione e , ricorrendone gli estremi , la cancellazione o il blocco.
Funzionario/i della dogana che ha/hanno partecipato alla presente verifica:
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Funzionario/i della dogana incaricato/i di ricevere la comunicazione di cui al punto
D3:
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
allegato n.3
SCHEDA COMPETENZE ( Audit doganale):
Riepilogo delle varie competenze e delle funzioni che sono attribuite ad ogni singola
struttura dell’Agenzia:
AREA CENTRALE VERIFICHE E CONTROLLI TRIBUTI DOGANALI ED ACCISELABORATORI CHIMICI- Ufficio Servizi di Coordinamento e Supporto
Ø assicura le azioni di coordinamento e di monitoraggio dell’attività dei Servizi di Audit
doganale regionali attraverso la predisposizione di note di indirizzo per le Direzioni
regionali;
59
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Ø cura i rapporti per le metodologie di audit doganale delle imprese con gli altri Stati membri;
Ø aggiorna la procedura di audit doganale delle imprese;
Ø detiene la banca dati degli audit doganali effettuati presso le Società richiedenti;
Ø cura la formazione del personale e dei formatori, finalizzata all’attività di certificazione
doganale;
Ø comunica i risultati dell’attività di audit alle Strutture centrali
(Antifrode, Saisa,
Innovazione Tecnologica, Pianificazione Strategica) per la gestione dei profili di rischio
soggettivi nel sistema di controllo doganale e per gli altri eventuali adempimenti connessi
all’ Audit doganale.
DIREZIONE REGIONALE:
Ø riceve le istanze delle Società interessate ed effettua il reperimento delle notizie necessarie
alla fase operativa;
Ø nomina il coordinatore che sovrintende alle attività di audit delle imprese;
Ø individua il team leader ed il gruppo audit per le singole attività di audit doganale;
Ø coordina, a livello territoriale, l’attività delle Società certificate e ne segue l’operatività
doganale;
Ø cura la formazione degli auditors, a livello regionale;
Ø elabora il report ed il giudizio di affidabilità;
Ø trasmette gli atti relativi al giudizio di affidabilità all’Area Centrale Verifiche e Controlli;
Ø comunica l’esito dell’audit doganale ai soggetti richiedenti, attraverso il competente Ufficio
periferico.
DIREZIONE CIRCOSCRIZIONALE (o Ufficio delle dogane):
Ø partecipa alla verifica audit presso le Società, con almeno un funzionario;
Ø fornisce informazioni e notizie utili sulle Società richiedenti nel rispetto della L.675/96.
UFFICIO doganale ( Dogana, Ufficio tecnico di finanza):
Ø partecipa alla verifica audit presso la società ( ove richiesto);
Ø fornisce, nel rispetto della L.675/96, dati ed informazioni utili sulle Società richiedenti.
60
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Allegato n. 4
Omissis…….
Allegato n. 5
Omissis……..
Allegato n. 6
61
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Omissis…….
Allegato n. 7
Omissis……
Allegato n. 8
Omissis……
Allegato n.9
Agenzia delle Dogane
Direzione Regionale di
..................
Alla Società ……
Prot. N.
OGGETTO: Esito dell’ AUDIT DOGANALE di cui alla nota prot n.
operatore………
Società/
62
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Con riferimento alla richiesta effettuata in data…………… da codesta Società .. . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . …………. p.IVA. n.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,con sede in . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , si comunica che a seguito
dell’AUDIT DOGANALE di cui alla nota di richiesta prot.n.
del
,
effettuato in data . . . . . . . . . . . . . . si comunica che codesta Società medesima è meritevole di essere
dichiarata affidabile al LIVELLO _ _ _
I/Le benefici/agevolazioni o l’eventuale programma doganale individuale sono riportati
nella scheda dei benefici allegata.
Questa valutazione
avrà validità di tre anni, a partire dalla notificazione
della
presente.
Sono fatte salve le azioni di audit a posteriori, necessarie alla verifica della sussistenza delle
condizioni operative riscontrate, nonché alla valutazione delle sopraggiunte modifiche
societarie/operative, che possano mutare il rapporto di fiducia e collaborazione instaurato con
l’Autorità doganale . Costituisce interesse dell’Agenzia delle Dogane garantire piena parità di
trattamento e di condizioni a tutti gli istanti, interessati alla certificazione doganale, secondo
principi di logica, imparzialità e ragionevolezza.
Codesta/o società/operatore potrà, con
l’applicazione delle azioni correttive suggerite dalla Dogana a seguito dell’audit doganale,
implementare il livello di certificazione ottenuto.
Luogo, data
Il Direttore Regionale
Allegato n.10
A U D I T- BENEFICI DOGANALI DIFFERENZIATI PER LIVELLO DI
AFFIDABILITA’
L’impresa che, alla verifica di Audit, risulterà ascrivibile ad uno dei seguenti livelli di
affidabilità doganale può ottenere, sulla base delle richieste avanzate e dei punteggi ottenuti,
le corrispondenti agevolazioni o alcune di esse, valide per il settore doganale, per un periodo
di tre anni.
63
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Si fa presente che il rapporto operativo tra la Dogana e la Società certificata può
comportare azioni di audit a posteriori, effettuate cioè dopo la concessione dei benefici, in
quanto finalizzate a verificare il grado di adeguamento della Società alle raccomandazioni o
per constatare il persistere delle condizioni già verificate con la precedente azione di audit.
Tali azioni, non avranno finalità ispettive, né comporteranno la revoca dei benefici concessi
nel settore doganale, se non nei casi in cui vi sia stato un abuso da parte della Società o vi è il
pericolo di frode per l’Autorità doganale .
LIVELLI DI
BENEFICI OTTENIBILI
AFFIDABILITA’
DOGANALE
LIVELLO 4
§
NON ESSERE SOTTOPOSTI A CONTROLLI RELATIVAMENTE
AGLI
SPECIFICI BENEFICI RICHIESTI E CONCESSI IN SEDE DI AUDIT;
§
POSSIBILITA’ DI RICHIEDERE AUTORIZZAZIONI ALLE PROCEDURE ED AI
REGIMI DOGANALI
CON
LA SOLA ISTANZA, SENZA DOVER
PRESENTARE I RELATIVI CERTIFICATI, SE NON QUELLI ESPRESSAMENTE
PREVISTI DALLA LEGGE
(depositi doganali, procedure di domiciliazione,
procedura incompleta, status di esportatore autorizzato);
§
RIDUZIONE, FINO AD UN MASSIMO DEL
90%, DEI CONTROLLI
DOCUMENTALI E FISICI, NELL’AMBITO DEL CIRCUITO
DOGANALE DI
CONTROLLO “CANALE VERDE”;
§
ESONERO
DALL’OBBLIGO DI PRESTARE CAUZIONE
PER I DIRITTI
DOGANALI GRAVANTI SULLE MERCI PROPRIE O DI TERZI, CHE HANNO
FORMATO OGGETTO DELLE OPERAZIONI DOGANALI EFFETTUATE (art.90
TULD 43/73) ;
§ ESSERE SEGNALATI ALL’ORGANO COMPETENTE PER LA RIDUZIONE FINO
AD UN
MASSIMO
DEL 90%,
DEI
CONTROLLI,
PREVISTI DAL
REGOLAMENTO 4045/89, NEL CASO DI COMMERCIALIZZAZIONE DI MERCI
AGRICOLE CON RESTITUZIONE DEI DIRITTI DOGANALI;
§ RIDUZIONE DEI CONTROLLI
NELL’AMBITO DEL REGOLAMENTO 386/90
(TALE BENEFICIO DOGANALE SARA’ ATTUABILE SOLO CON LA COMPLETA
APPLICAZIONE,
NEL
CIRCUTO
DI
CONTROLLO
“CANALE
VERDE”,
DELL’ANALISI DEI RISCHI ESTESA AL SETTORE DEI PRODOTTI AGRICOLI);
§ RIDUZIONE DEI
CONTROLLI
STRORDINARI DOGANALI (IVA INTRA,
PLAFOND IVA) FINO AD UN MASSIMO DEL 90 % RISPETTO AI CONTROLLI
PREVISTI;
64
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
§ RIDUZIONE DELLE VERIFICHE CONTABILI A POSTERIORI, DI INIZIATIVA
DELL’UFFICIO, FINO AD UN MASSIMO DEL 90% NEL SETTORE DELLE
PROCEDURE
DOMICILIATE
(SALVO
QUANTO
PREVISTO
PER
LE
OPERAZIONI RIGUARDANTI I PRODOTTI SOGGETTI AI REGOLAMENTI N.
386/90 E 800/99);
§ POSSIBILITA’ DI UN PROGRAMMA PERSONALIZZATO DI CONTROLLO
DOGANALE.
§ NON
LIVELLO 3
ESSERE
SOTTOPOSTI
A
CONTROLLI
RELATIVAMENTE
AGLI
SPECIFICI BENEFICI RICHIESTI E CONCESSI IN SEDE DI AUDIT;
§ POSSIBILITA’ DI RICHIEDERE AUTORIZZAZIONI ALLE PROCEDURE ED AI
REGIMI DOGANALI CON LA SOLA ISTANZA, SENZA DOVER PRESENTARE I
RELATIVI CERTIFICATI, SE NON QUELLI ESPRESSAMENTE PREVISTI
DALLA LEGGE
(depositi doganali, procedure di domiciliazione, procedura
incompleta, status di esportatore autorizzato);
§ RIDUZIONE, FINO AD UN MASSIMO DEL
70%, DEI CONTROLLI
DOCUMENTALI E FISICI, NELL’AMBITO DEL CIRCUITO
DOGANALE DI
CONTROLLO “CANALE VERDE”;
§ ESONERO PARZIALE DALL’OBBLIGO DI PRESTARE CAUZIONE
IMPORTO FINO AD UN MASSIMO DEL 70 %
PER UN
DEI DIRITTI DOGANALI
VERSATI NELL’ANNO PRECEDENTE (art.90 TULD 43/73);
§ ESSERE SEGNALATI ALL’ORGANO COMPETENTE PER LA RIDUZIONE FINO
AD
UN
MASSIMO
DEL
70%,
DEI
CONTROLLI
PREVISTI
DAL
REGOLAMENTO 4045/89, NEL CASO DI COMMERCIALIZZAZIONE DI MERCI
AGRICOLE CON RESTITUZIONE DEI DIRITTI DOGANALI;
§ RIDUZIONE DEI CONTROLLI, NELL’AMBITO DEL REGOLAMENTO 386/90,
(TALE BENEFICIO DOGANALE SARA’ ATTUABILE SOLO CON LA COMPLETA
APPLICAZIONE,
NEL
CIRCUTO
DI
CONTROLLO
“CANALE
VERDE”,
DELL’ANALISI DEI RISCHI ESTESA AL SETTORE DEI PRODOTTI AGRICOLI);
§ RIDUZIONE DEI
CONTROLLI
STRORDINARI DOGANALI (IVA INTRA,
PLAFOND IVA) FINO AD UN MASSIMO DEL 70 % RISPETTO AI CONTROLLI
PREVISTI;
§ RIDUZIONE DELLE VERIFICHE CONTABILI A POSTERIORI, DI INIZIATIVA
DELL’UFFICIO, FINO AD UN MASSIMO DEL 70% NEL SETTORE DELLE
PROCEDURE
DOMICILIATE
(SALVO
QUANTO
PREVISTO
PER
LE
OPERAZIONI RIGUARDANTI I PRODOTTI SOGGETTI AI REGOLAMENTI N.
386/90 E 800/99);
§
POSSIBILITA’ DI UN PROGRAMMA PERSONALIZZATO DI CONTROLLO
65
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
DOGANALE.
§ NON ESSERE SOTTOPOSTI A CONTROLLI RELATIVAMENTE
LIVELLO 2
AGLI
SPECIFICI BENEFICI RICHIESTI E CONCESSI IN SEDE DI AUDIT;
§ POSSIBILITA’ DI RICHIEDERE AUTORIZZAZIONI ALLE PROCEDURE ED AI
REGIMI DOGANALI CON LA SOLA ISTANZA, SENZA DOVER PRESENTARE I
RELATIVI CERTIFICATI SE NON QUELLI ESPRESSAMENTE PREVISTI DALLA
LEGGE
(depositi doganali, procedure di domiciliazione, procedura incompleta, status
di esportatore autorizzato);
§ RIDUZIONE, FINO AD UN MASSIMO DEL
50%, DEI CONTROLLI
DOCUMENTALI E FISICI, NELL’AMBITO DEL CIRCUITO
DOGANALE DI
CONTROLLO “CANALE VERDE”;
§ ESONERO PARZIALE DALL’OBBLIGO DI PRESTARE CAUZIONE
IMPORTO FINO AD UN MASSIMO DEL 50 %
PER UN
DEI DIRITTI DOGANALI
VERSATI NELL’ANNO PRECEDENTE (art.90 TULD 43/73);
§ ESSERE SEGNALATI ALL’ORGANO COMPETENTE PER LA RIDUZIONE FINO
AD
UN
MASSIMO
DEL
50%
DEI
CONTROLLI,
PREVISTI
DAL
REGOLAMENTO 4045/89, NEL CASO DI COMMERCIALIZZAZIONE DI MERCI
AGRICOLE CON RESTITUZIONE DEI DIRITTI DOGANALI;
§ RIDUZIONE DEI CONTROLLI,
NELL’AMBITO DEL REGOLAMENTO 386/90,
(TALE BENEFICIO DOGANALE SARA’ ATTUABILE SOLO CON LA COMPLETA
APPLICAZIONE
NEL
CIRCUTO
DI
CONTROLLO
“CANALE
VERDE”,
DELL’ANALISI DEI RISCHI ESTESA AL SETTORE DEI PRODOTTI AGRICOLI);
§
RIDUZIONE DEI
CONTROLLI
STRORDINARI DOGANALI (IVA INTRA,
PLAFOND IVA) FINO AD UN MASSIMO DEL 50 % RISPETTO AI CONTROLLI
PREVISTI;
§ RIDUZIONE DELLE VERIFICHE CONTABILI A POSTERIORI, DI INIZIATIVA
DELL’UFFICIO, FINO AD UN MASSIMO DEL 50% NEL SETTORE DELLE
PROCEDURE
DOMICILIATE
OPERAZIONI RIGUARDANTI I
(SALVO
QUANTO
PREVISTO
PER
LE
PRODOTTI SOGGETTI AI REGOLAMENTI N.
386/90 E 800/99);
§
POSSIBILITA’ DI UN PROGRAMMA PERSONALIZZATO DI CONTROLLO
DOGANALE.
LIVELLO 1
§ NON ESSERE SOTTOPOSTI A CONTROLLI RELATIVAMENTE
AGLI
SPECIFICI BENEFICI RICHIESTI E CONCESSI IN SEDE DI AUDIT;
§ POSSIBILITA’ DI RICHIEDERE AUTORIZZAZIONI ALLE PROCEDURE ED AI
66
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
REGIMI DOGANALI CON LA SOLA ISTANZA, SENZA DOVER PRESENTARE I
RELATIVI CERTIFICATI SE NON QUELLI ESPRESSAMENTE PREVISTI DALLA
LEGGE
(depositi doganali, procedure di domiciliazione, procedura incompleta, status
di esportatore autorizzato);
§ RIDUZIONE, FINO AD UN MASSIMO DEL
20%, DEI CONTROLLI
DOCUMENTALI E FISICI, NELL’AMBITO DEL CIRCUITO
DOGANALE DI
CONTROLLO “CANALE VERDE”;
§ ESONERO PARZIALE DALL’OBBLIGO DI PRESTARE CAUZIONE
IMPORTO FINO AD UN MASSIMO DEL 20 %
PER UN
DEI DIRITTI DOGANALI
VERSATI NELL’ANNO PRECEDENTE (art.90 TULD 43/73);
§ ESSERE SEGNALATA ALL’ORGANO COMPETENTE PER LA RIDUZIONE FINO
AD
UN
MASSIMO
REGOLAMENTO
DEL
20%
DEI
CONTROLLI,
PREVISTI
4045/89, NEL CASO DI MERCI AGRICOLE
DAL
CON
RESTITUZIONE DEI DIRITTI DOGANALI;
§ RIDUZIONE DEI CONTROLLI, NELL’AMBITO DEL REGOLAMENTO 386/90,
( TALE
BENEFICIO DOGANALE SARA’ ATTUABILE SOLO CON COMPLETA
L’APPLICAZIONE
NEL
CIRCUTO
DI
CONTROLLO
“CANALE
VERDE”,
DELL’ANALISI DEI RISCHI NEL SETTORE DEI PRODOTTI AGRICOLI);
§
RIDUZIONE DEI
CONTROLLI
STRORDINARI DOGANALI (IVA INTRA,
PLAFOND IVA) FINO AD UN MASSIMO DEL 20 % RISPETTO AI CONTROLLI
PREVISTI;
§ RIDUZIONE DELLE VERIFICHE CONTABILI A POSTERIORI DI INIZIATIVA
DELL’UFFICIO FINO AD UN MASSIMO DEL 20% NEL SETTORE DELLE
PROCEDURE
DOMICILIATE
OPERAZIONI RIGUARDANTI I
(SALVO
QUANTO
PREVISTO
PER
LE
PRODOTTI SOGGETTI AI REGOLAMENTI N.
386/90 E 800/99);
§
POSSIBILITA’ DI UN PROGRAMMA PERSONALIZZATO DI CONTROLLO
DOGANALE.
allegato n. 11
AUDIT
NEGATIVO
LA VERIFICA DI AUDIT E’ DA RITENERSI CON ESITO NEGATIVO, QUANDO:
67
MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
Ø SI E’ IMPOSSIBILITATI AD ESPRIMERE UN GIUDIZIO DI AFFIDABILITA’
DELL’IMPRESA;
Ø LA VERIFICA DI AUDIT HA DATO ESITO NEGATIVO a causa del raggiungimento
di un punteggio inferiore a 25 e, pertanto, la Società non potrà beneficiare di
agevolazioni doganali se non quelle previste, in maniera ordinaria dalla normativa
doganale, comunitaria e nazionale e nel rispetto di tutti i requisiti specifici previsti.
Ø I RAPPRESENTANTI LEGALI ABBIANO COMMESSO UN ’INFRAZIONE
GRAVE O INFRAZIONI REITERATE.
SI INTENDE:
-
PER INFRAZIONE GRAVE LA CONDANNA PER UN DELITTO PREVISTO
DALLA NORMATIVA DOGANALE O FISCALE, OVVERO DA OGNI ALTRA
LEGGE LA CUI APPLICAZIONE SIA DEMANDATA ALLE DOGANE, NONCHE’ PER
UNO DEI DELITTI NON COLPOSI PREVISTI DAL TITOLO II DEL LIBRO SECONDO
DEL CODICE PENALE, prevedendo comunque, di norma, il rifiuto e la revoca del
beneficio in presenza di violazioni relative al contrabbando di cui all’articolo 295 bis del
TULD;
- PER INFRAZIONI REITERATE SI INTENDE L’AVER COMMESSO, NELL’ARCO
DEL TRIENNIO PRECEDENTE FINO ALLA DATA DELL’ISTANZA, UN NUMERO DI
VIOLAZIONI ALLA NORMATIVA DOGANALE SUPERIORE A TRE, PER LE QUALI
SIANO STATE IRROGATE SANZIONI, PER CIASCUNA INFRAZIONE, SUPERIORI A
10.000 EURO);
Ø ALLE IMPRESE SIANO STATE APPLICATE MISURE DI PREVENZIONE AI
SENSI DELLA LEGGE 31.05.65, N. 575, E SUCCESSIVE MODIFICAZIONI;
Ø LE IMPRESE NON SIANO NEL PIENO E LIBERO ESERCIZIO DEI PROPRI
DIRITTI O SIANO IN STATO DI FALLIMENTO O SOTTOPOSTE A
PROCEDURE DI CONCORDATO PREVENTIVO, DI AMMINISTRAZIONE
CONTROLLATA O DI LIQUIDAZIONE COATTA AMMINISTRATIVA;
Ø QUANDO IL TOTALE
DI
UN’ AREA (TABELLA DI VALUTAZIONE), SIA
INFERIORE AL 25% (arrotondamento per difetto) DEL VALORE MASSIMO
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MANUALEIMPRESE ESterni 2003 .doc
DELL’AREA STESSA, (es. I° area: valore max.19%; 25% di 19 =
4,75 cioè 4) (I°
area min. 4; II° area min.7; III° area min.4; IV° area min.8)
L’ESITO NEGATIVO DELL’AUDIT DOGANALE DEVE ESSERE COMUNICATO
ALLA SOCIETA’, CON APPOSITO E MOTIVATO ATTO DI NOTIFICA A FIRMA
DEL DIRETTORE REGIONALE COMPETENTE, SU PROPOSTA DEL TEAM DI
AUDIT.
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