I servizi INFORMATICI
PER GLI avvocati
a cura di
Tatiana Morosetti e Paolo Lessio
1
I QUADERNI
DELL’ORDINE
HANNO COLLABORATO:
Avv. Paolo Giuggioli
Prof. Andrea Rossetti
Dott. Filippo Pappalardo
Dott. Paolo Lessio
Dott. Tatiana Morosetti
Dott. Carmelo Ferraro
Dott. Maria Teresa Collazzo
INDICE:
PAG.
EDITORIALE
I NUOVI SERVIZI INFORMATICI PER GLI AVVOCATI
Avv. Paolo Giuggioli
IV
Presentazione
Andrea Rossetti, Filippo Pappalardo
VI
1. L’informatizzazione della professione legale
1.1
1.2
La centralità dell’innovazione
Il trattamento dei dati personali
2. Gli strumenti informatici a disposizione
degli Avvocati di Milano
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
SITO INTERNET
Come accedere ai servizi
Polisweb
Sentenze on-line
Nir – Note d’iscrizione a ruolo
UGOL – Ufficiali Giudiziari on-line
3. La trasmissione di documenti informatici
1
1
3
5
5
6
8
12
14
15
17
3.1 Il documento informatico
3.2 La firma digitale
3.3 La posta elettronica certificata
17
18
19
4. Il sito della Corte di Cassazione
22
4.1 Banca dati dei ricorsi
4.2 Servizio Novità
4.3 Banche Dati di giurisprudenza, dottrina e
legislazione del C.E.D. della Corte di Cassazione
4.4 Archivio Normativo ad Accesso Gratuito
(Norme in Rete)
4.5 Diritto in Internet
4.6 Banche Dati della Cassa Nazionale di Previdenza
ed Assistenza Forense
5. Suggerimenti per un corretto utilizzo degli strumenti
informatici a disposizione degli avvocati,
a cura del Tribunale Ordinario di Milano
22
23
24
26
28
28
29
EDITORIALE
I NUOVI SERVIZI INFORMATICI
PER GLI AVVOCATI
Chi ha seguito fin dal principio le vicende che ci hanno portato ai risultati sino ad
oggi raggiunti sa che si tratta di un percorso nato qualche anno addietro quando, tra
il Consiglio dell’Ordine, i Capi degli Uffici Giudiziari milanesi e il Ministero della
Giustizia, è iniziata una collaborazione che si è consolidata nel tempo, permettendo
di raggiungere gli obiettivi che, finalmente, tutti noi possiamo in prima persona constatare e, soprattutto, utilizzare.
Il Consiglio dell’Ordine, infatti, ha da sempre riconosciuto l’importanza strategica
dell’informatizzazione nel processo di modernizzazione dei metodi di lavoro non solo
degli uffici di cancelleria, ma anche degli studi legali. Conseguentemente ne ha promosso con convinzione l’attuazione, a partire in particolare da quelle fasi del rapporto tra avvocati e “servizio giustizia” rese sempre più critiche dall’aumento esponenziale del volume del contenzioso e dalle difficoltà organizzative e logistiche interne
all’amministrazione.
I riflessi positivi derivanti dall’introduzione di strumenti informatici e telematici sono
evidenti: maggiore celerità di acquisizione dei dati e delle informazioni da parte delle
cancellerie e riduzione dei margini di errore attraverso l’eliminazione del caricamento manuale dei dati da acquisire; disponibilità praticamente immediata delle informazioni per gli avvocati; riduzione dell’affluenza negli uffici e conseguente recupero di
risorse umane nelle cancellerie e negli studi legali.
Le potenzialità degli strumenti informatici attivati saranno tanto più evidenti quanto
più ampio sarà il loro impiego da parte degli avvocati.
Come già avvenuto in passato, il Consiglio dell’Ordine intende accompagnare l’avvocatura milanese nella fase di assimilazione delle nuove tecnologie, attraverso l’organizzazione di momenti formativi e di spiegazione dei singoli progetti informatici.
I nostri uffici e i call center attivati per i servizi sono, inoltre, a disposizione per un’assistenza più specificamente riferita agli eventuali problemi di funzionamento.
In quest’ottica di formazione pratica e scientifica si colloca la realizzazione di questo
opuscolo che sono sicuro potrà divenire una sorta di vademecum sui servizi informatici dell’Ordine di Milano.
Gli interventi realizzati finora non rappresentano ancora il compimento di ciò che
sarà il Processo Telematico, ma ne costituiscono utilissime anticipazioni e un valido
banco di prova per tutti noi, tant’è che – ne sono certo – saremo pronti a recepirne
gli aspetti innovativi.
Forti di questa certezza, il nostro lavoro prosegue con l’obiettivo di raggiungere altri
importanti risultati già dai prossimi mesi.
Sarà nostra cura inoltre sollecitare sempre i Capi degli Uffici Giudiziari e il Ministero
della Giustizia affinché l’introduzione delle nuove tecnologie sia agevolata e ne sia
garantita l’efficienza.
Tutte le attività svolte e le novità realizzate sono costate grandi sacrifici da parte
nostra, in quanto non c’è nulla di semplice quando si cerca di applicare l’informatica
alla pubblica amministrazione.
Noi ci siamo riusciti, con la collaborazione di tanti.
Per questo la mia lista di ringraziamenti non può essere brevissima, a partire dal
Consiglio dell’Ordine che mi ha seguito in queste avventure credendovi con grande
lungimiranza.
Il ringraziamento va anche:
- al Presidente della Corte d’Appello (Dott. Giuseppe Grechi), al Presidente del
Tribunale (Dott. Vittorio Cardaci) e ai responsabili delle cancellerie interessate ai progetti, per il sostegno sempre offerto;
- alla Commissione Informatica dell’Ordine (avv. Gianluca Brivio Sforza, avv. Paolo
Casella, avv. Maurizio Leone, avv. Maurizio Sala, avv. Franco Toffoletto, avv. Emilio
Tosi), che ha portato a termine i primi due obiettivi che si era prefissata: l’accesso on
line al contenzioso civile e il sistema di compilazione delle note d’iscrizione a ruolo
con codice a barre;
- al DGSIA e al Cisia del Ministero della Giustizia, i quali ci hanno sempre supportato con competenza e dedizione;
- al Dirigente e al personale della Segreteria dell’Ordine che con un lavoro oscuro ma
di estrema dedizione e competenza, si sono impegnati senza trascurare le numerose
ulteriori e ordinarie incombenze;
- all’Istituto di Filosofia e Sociologia del Diritto dell’Università degli Studi di Milano
che ha redatto questo opuscolo.
Avv. Paolo Giuggioli
Presentazione
Si parla spesso, e altrettanto spesso a sproposito, di come le nuove tecnologie dell'informazione (IT), i computer e le loro reti, cambieranno il nostro modo di vivere e di
lavorare. Spesso ci si lascia trasportare dal miraggio delle magnifiche sorti e progressive che le nuove tecnologie sembrano prometterci, dimenticando, da una parte, che
nessuno (neppure gli scrittori di fantascienza più fantasiosi) aveva previsto l'attuale
sviluppi dell'IT e, dall'altra, che dietro le macchine ci sono gli uomini: non importa
quanto innovativa e utile possa essere una tecnologia, se le persone non la usano essa
non potrà cambiare la vita di nessuno. Da quando il prof. Mario Jori, nel 1999, attivò all'Università Statale di Milano uno dei primi corsi di Informatica giuridica
d'Italia, il lavoro che noi stiamo facendo con i nostri studenti, sia in Statale sia alla
Bicocca, va nella direzione opposta alle speculazioni immaginifiche e oziose: noi ci
proponiamo di diffondere l'uso quotidiano di tecnologie stabili, consolidate e affidabili tra le future generazioni di giuristi. La diffusione dei computer e delle connessioni all'Internet in Italia ci pongono ancora oggi agli ultimi posti tra i paesi occidentali: circa il 40 per centro degli studenti non usa il computer né a casa né a scuola, oltre
il 70 per cento non accede regolarmente all'Internet. Al di là delle statistiche, l'esperienza ci ha insegnato che la maggior parte dei nostri studenti arriva all'università
senza essere in grado di utilizzare con disinvoltura i più elementari strumenti informatici (word processor, email, browser); per questo il principale scopo dei nostri corsi
è quello di educare ad un uso quotidiano e consapevole dei questi strumenti. A differenza di quanto crede la maggior parte dei tecnici, educare all'uso del computer è non
solo un problema di tecnologia, non è solo un problema di quali tasti schiacciare, ma
è soprattutto un problema di atteggiamento cognitivo: non serve capire alla perfezione come funzioni un computer (di quante delle macchine che quotidianamente usiamo conosciamo con precisione il funzionamento?), è, invece, indispensabile capire
come, perché e quando sia conveniente usarlo.
La collaborazione con l'Ordine degli Avvocati di Milano, di cui speriamo che questo
opuscolo sia il primo passo, è per noi un importante veicolo della nostra idea di
Informatica giuridica: una disciplina il cui scopo principale è studiare l'innovazione
prodotta nel contesto del diritto dall'introduzione di tecnologie mature. E poiché la
legge, già da oggi, consente di espletare alcuni degli adempimenti necessari allo svolgimento della professione per via informatizzata, è necessario insegnare l'uso delle tecnologie indispensabili per poter approfittare di questa possibilità a coloro che sono già
avvocati e per i quali il periodo di formazione è passato ormai da anni.
Come abbiamo già sottolineato, la tecnologia senza l'adeguato abitus per utilizzarla
correttamente diventa solo uno sterile gioco per tecnofili: in fondo, imparare ad utilizzare i computer è diventato negli ultimi anni, grazie ad una progettazione più ergonomica delle interfacce, sempre più facile; più difficile è imparare ad usarle in maniera appropriata e, soprattutto, cercare di capire le inedite possibilità che ci offrono.
Questo opuscolo si propone di descrivere le tecnologie in uso, con i loro numerosi
vantaggi e i pochi (e risolvibili nel prossimo futuro) svantaggi. I due autori, Tatiana
Morosetti e Paolo Lessio, usano gli strumenti descritti, nella loro quotidiana vita di
praticanti; la loro, dunque, non è una descrizione ab extra delle tecnologie messe a
disposizione dall'Ordine degli Avvocati di Milano. Come tutto ciò che parla di tecnologia, questo lavoro è da considerare un work in progress, che ci ripromettiamo di
aggiornare ogni qual volta lo sviluppo tecnologico degli strumenti lo renderà necessario.
Andrea Rossetti
Filippo Pappalardo
1.
L’informatizzazione
della professione legale
1.1 La centralità dell’'inno vazione
L'informatica ha effetti potenzialmente rivoluzionari sull'esercizio della professione
legale: dalla più semplice applicazione di software redazionali per l'elaborazione di
testi, all'utilizzo di programmi per la parcellazione, la contabilità e per la gestione dell'agenda, di sistemi manageriali per l'automazione dell'ufficio e per la gestione dell'archivio di pratiche e di clienti, all'utilizzo di banche dati e di sistemi esperti.
Già negli anni '90 l'attenzione del mondo giuridico e in particolare del mondo forense si rivolgeva al tema dell'informatizzazione e si discuteva dell'esigenza di modernizzazione della professione attraverso l'informatizzazione dello studio legale, anche in
conseguenza del processo di automazione degli uffici giudiziari ed alla possibilità di
collegamento degli studi professionali con i tribunali.
Parallelamente allo sviluppo dell'utilizzo dei mezzi informatici nel sistema socio-economico, il processo di informatizzazione della professione si trova oggi di fronte ad una
svolta decisiva, rappresentata dalla prossima realizzazione del Processo Civile Telematico.
Il principale interlocutore del professionista legale, la Pubblica Amministrazione, è
difatti coinvolta in un rivoluzionario ed irreversibile processo di informatizzazione, i
cui effetti si riflettono inevitabilmente anche sul modo di lavorare del professionista
e sull'organizzazione dello studio legale.
Alle origini di tale processo vi è stata l'introduzione, in attuazione dell'art. 97 Cost.,
del diritto di accesso agli atti amministrativi con la Legge 241/1990, che ha inoltre
ampliato la nozione di documento amministrativo, inteso come ogni rappresentazione
grafica, cinematografica, elettromagnetica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti.
Già nel 1983 la legge quadro sul pubblico impiego del 29 marzo aveva attribuito al
Dipartimento della funzione pubblica specifici compiti di automazione e successivamente con il DPCM del 15 febbraio 1989 e la relativa circolare attuativa del 4 agosto 1989, erano stati disciplinati i progetti di automazione per aree funzionali. Nel
1991 gli enti locali sono autorizzati ad emanare atti amministrativi mediante sistemi
informatici (D.l. 6/1991) e nel 1993 con D.lgs. n. 39 si è stabilito che gli atti amministrativi siano di regola predisposti mediante sistemi informativi automatizzati, di
cui si consente la gestione a distanza. Sempre nel 1993 viene istituita la Autorità per
l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA, oggi CNIPA1, Centro
1. CNIPA, Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione: http://www.cnipa.gov.it.
1
Nazionale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione) e con Legge 23 dicembre, n. 547 viene introdotta nel codice penale una definizione di documento informatico (art. 491-bis c.p.). Nel 1995 viene approvata la direttiva di Governo sulla realizzazione della rete unitaria della P.A.. Nel 1997, la cd. legge Bassanini, 15 marzo
1997 n. 59, riconosce valore giuridico al documento informatico; il D.P.R.
10.11.1997 n. 513, abrogato e confluito nel Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa, approvato con D.P.R. 28
dicembre 2000 n. 445 e successive modifiche2, disciplina la firma digitale e detta i criteri e le modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con
strumenti informatici e telematici. Nel 1998 viene abrogato il regio decreto n. 35 del
1900, che dettava la disciplina del protocollo amministrativo per la registrazione degli
atti della P.A.. Recentemente è stato pubblicato sulla G.U. del 16 maggio 2005 n.
112, il D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, recante il Codice dell'Amministrazione Digitale.
Nell'ambito di tale processo con D.P.R. 13 febbraio 2001 n. 123, Regolamento recante disciplina sull'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo
amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti è
stato introdotto nel nostro ordinamento il Processo Civile Telematico3, promosso
dalla Direzione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA) che, nell’ambito del Ministero della giustizia, ha compiti di pianificazione, progettazione, sviluppo e gestione dei sistemi informatici.
A breve, gli avvocati saranno utenti “diretti” (senza mediazione del cancelliere) del sistema informativo civile 4. Pertanto, l'informatica, nel prossimo futuro, sarà non più
importante strumento, bensì elemento strutturale ed imprescindibile della professione legale. Da ciò discende la necessità di un cambiamento di mentalità che, proprio
sulla considerazione della estrema rilevanza degli strumenti informatici, consolidi
l'opinione che questi, come tutti gli altri strumenti del professionista, debbano essere conosciuti ed utilizzati con la massima consapevolezza.
2. D.lgs. 23 gennaio 2002, n. 10, Recepimento della Direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica (G.U. n. 39 del 15 febbraio 2002); D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137, Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 (G.U. n. 138 del 17 giugno 2003).
3. Si vedano anche D.Min. Giustizia 14 ottobre 2004 Regole tecnico-operative per l'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile (G.U. n. 272 del 19-11-2004, Suppl.Ordinario n. 167); D.M. 24 maggio 2001, Regole procedurali per la tenuta dei registri informatizzati degli uffici; D.M. 27 marzo 2000 n. 264, Regolamento recante norme per la tenuta dei registri presso gli uffici giudiziari.
4. Utenti diretti cui dovranno essere fornite conoscenze generali sull’architettura del sistema processo telematico, istruzioni
per l’utilizzo delle funzionalità destinate agli utenti esterni, sia quanto alla “consolle” riservata specificamente all’avvocato, sia
quanto agli applicativi di area civile, informazioni per la qualificazione ottimale degli oggetti e dei riti di causa, che, con
l’iscrizione a ruolo da remoto, saranno incanalati in un determinato percorso dal professionista... Daniela Intravaia, Dirigente
Informatico del Ministero della Giustizia, Processo telematico. Il ruolo dei coordinamenti distrettuali per l’informatica del
ministero della giustizia, pubblicato sul Supplemento al n. 21 della rivista Diritto e Giustizia del 29 maggio 2004.
2
1.2 Il trattamento dei dati personali
Le innovazioni tecnologiche informatiche hanno prodotto e producono risultati positivi di estremo rilievo: tuttavia, un uso inconsapevole o superficiale degli strumenti
può creare situazioni di estremo pericolo per i dati elaborati, gestiti ed archiviati in
via informatica. Il rischio è di particolare evidenza e gravità nell'ambito della professione legale, che comporta inevitabilmente il trattamento continuo di dati personali
di estrema rilevanza.
L'entrata in vigore nel 2003 del nuovo Codice in materia di protezione dei dati personali ha evidenziato la delicatezza del problema dell'informatizzazione degli strumenti con cui viene effettuato il trattamento di dati e l'importanza dell'adozione di misure per la gestione in sicurezza dei sistemi informatici.
Per comprendere l'opportunità che il Codice offre, è importante pensare al tema della
sicurezza dei dati trattati non come ad una ulteriore e priva di senso imposizione
burocratica di obblighi e procedure, ma come l’indispensabile adattamento della professione legale alle nuove esigenze della società moderna. È necessario che si formi e
si diffonda una nuova coscienza ed una diversa concezione delle responsabilità legate
alla gestione dei dati personali, attraverso la predisposizione e l’applicazione di policies
di sicurezza degli strumenti, anche non informatici, attraverso i quali si svolge l'esercizio della professione.
Prescindendo dai primari adempimenti dettati dal Codice in materia di informativa5
e di consenso dell’interessato, nonché in materia di individuazione dei soggetti (titolare, responsabile e incaricato) che effettuano il trattamento, la grande opportunità
offerta dal D.lgs. 196/2003 consiste nelle disposizioni in materia di misure minime
di sicurezza (artt. 33-36; art. 169) e, in particolare, nell'Allegato B, Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza. Tra le prime, in particolare, l’art. 34 stabilisce che il trattamento con strumenti elettronici è consentito solo se sono adottate
le previste misure minime (autenticazione informatica; adozione di procedure di
gestione delle credenziali di autenticazione; utilizzazione di un sistema di autorizzazione; aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici; protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti
illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a determinati programmi informatici; adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi; tenuta di un aggiornato documento programmatico sulla
5. In primo luogo, bisogna fornire all’assistito le informazioni necessarie a giustificare la richiesta di determinati dati,
quali ad esempio: a) le finalità e le modalità di trattamento; b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei
dati; c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere; d) i soggetti o le categorie di soggetti che potranno venire
a conoscenza dei dati comunicati; e) il diritto dell’interessato di accedere ai propri dati, di aggiornarli o cancellarli.
3
sicurezza; adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati
trattamenti di dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale effettuati da
organismi sanitari).
Il Disciplinare tecnico disciplina nel dettaglio le modalità con cui devono essere adottate le misure minime (a titolo esemplificativo, le password del sistema di autenticazione devono avere specifiche caratteristiche di sicurezza; lo strumento elettronico
non deve essere lasciato incustodito e accessibile durante una sessione di trattamento;
i dati personali devono essere protetti contro il rischio di intrusione e dell'azione di
virus, mediante l'attivazione di idonei strumenti elettronici da aggiornare con cadenza almeno semestrale; il salvataggio dei dati, o backup, deve essere effettuato con frequenza almeno settimanale). L'omessa adozione delle misure minime di sicurezza
comporta sanzioni amministrative e penali (art. 169 del Codice)6.
Infine, agli accorgimenti di natura tecnica si deve aggiungere anche la redazione,
entro il 31 marzo di ogni anno, del Documento Programmatico sulla Sicurezza, che
contiene le informazioni circa la tipologia di dati trattati, l’organizzazione della struttura in cui viene effettuato il trattamento, e le misure tecnico-procedurali adottate per
garantirne la tutela.
Tutte queste misure, che ad una prima analisi possono essere percepite come un inutile appesantimento delle procedure di ufficio, non sono che minimi strumenti indispensabili per il corretto utilizzo di un sistema informatico.
Gli adempimenti prescritti dal Codice in tema di trattamento dei dati personali all’interno dello studio legale devono essere intesi quale necessario complesso di procedure
e di mezzi idonei, che permetta un utilizzo sicuro, consapevole e mirato dei nuovi strumenti della professione.
6. Art. 169: Chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime previste dall'articolo 33 è punito con l'arresto
sino a due anni o con l'ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.
All'autore del reato, all'atto dell'accertamento o, nei casi complessi, anche con successivo atto del Garante, è impartita una prescrizione fissando un termine per la regolarizzazione non eccedente il periodo di tempo tecnicamente necessario, prorogabile in
caso di particolare complessità o per l'oggettiva difficoltà dell'adempimento e comunque non superiore a sei mesi. Nei sessanta
giorni successivi allo scadere del termine, se risulta l'adempimento alla prescrizione, l'autore del reato è ammesso dal Garante
a pagare una somma pari al quarto del massimo dell'ammenda stabilita per la contravvenzione. L'adempimento e il pagamento estinguono il reato. L'organo che impartisce la prescrizione e il pubblico ministero provvedono nei modi di cui agli articoli
21, 22, 23 e 24 del decreto legislativo 19 dicembre 1994, n. 758, e successive modificazioni, in quanto applicabili.
4
2.
Gli strumenti informatici
a disposizione degli
Avvocati di Milano
2.1 SITO INTERNET
Il sito internet dell’Ordine degli Avvocati di Milano è un costante punto di riferimento per gli avvocati iscritti all’Albo e per tutti i visitatori esterni interessati.
Esso è suddiviso in tre sezioni: un menu per oggetti sulla sinistra, le news al centro,
un menu rapido per l’accesso ai servizi telematici e un motore di ricerca interno sulla
destra.
Navigando nel sito è possibile:
- consultare l’albo degli avvocati e il registro dei praticanti abilitati utilizzando una
maschera di ricerca basata su tre campi: cognome, nome e città;
- consultare il sommario e la documentazione in formato .pdf relativa alle pubblicazioni del Consiglio dell’Ordine: la Rivista del Consiglio e il Notiziario;
- consultare il catalogo on-line della Biblioteca “Avv. G. Ambrosoli” per ricercare la
bibliografia desiderata ed, eventualmente, per stampare i moduli di richiesta da
presentare allo sportello per il ritiro dei libri. La ricerca può essere fatta per autore, titolo, edizioni o soggetto; ed i campi possono essere combinati tra loro con gli
operatori booleani and oppure or. È attivo anche un servizio telematico di documentazione per richiedere leggi statali e regionali, circolari, contratti collettivi,
direttive della Comunità economica europea ed altri testi o riviste facenti parte del
patrimonio della Biblioteca.
- consultare la sezione domande / offerte degli studi legali per la ricerca di collaboratori, dipendenti o stagisti.
- prenotare on-line i colloqui per l’accertamento della pratica forense.
È possibile, inoltre, reperire informazioni riguardanti:
- l’organizzazione del Consiglio;
- gli uffici dell’Ordine;
- convegni, corsi e stages organizzati dall’Ordine.
È possibile, infine, reperire modulistica utile per l’attività professionale come ad
esempio:
- moduli di iscrizione, variazione o cancellazione dall’albo di avvocati o praticanti;
- iscrizione nelle liste dei difensori d’ufficio.
Completano il quadro le informazioni relative alla normativa sulla privacy, le agevolazioni per gli avvocati, le informazioni ai cittadini, l’indicazione dei siti di interessi
5
giuridico o istituzionale e le informazioni relative agli uffici giudiziari.
Quest’ultima sezione fornisce i links ai servizi informatici per gli avvocati che saranno ampiamente descritti in seguito:
- PolisWeb, per la consultazione dello stato delle proprie cause di contenzioso
civile;
- Sentenze On-Line, per ricevere tempestiva segnalazione, mediante posta elettronica, della pubblicazione delle sentenze da parte delle sezioni civili del Tribunale che
riguardano le proprie cause pubblicate e poterne consultare e scaricare via internet
il testo.
- Iscrizione a ruolo con codice a barre, per scaricare dal sito del Ministero il software
relativo;
- PolisWeb Cassazione, per accedere alle banche dati dei procedimenti civili e penali
della Corte di Cassazione;
- Prenotazione UNEP notifiche Milano (UGOL – Ufficiali Giudiziari On-Line), per
fare richieste relative alle notificazioni da effettuare ed ottenere un numero di prenotazione da utilizzare al momento della presentazione degli atti presso l’UNEP di
Milano.
L’accesso al sito internet dell’Ordine è libero ad esclusione delle aree riservate agli
avvocati e ai praticanti che sono protette da un sistema di user-id (identificativo
utente) e password. Le credenziali per accedere a tali aree devono essere richieste
direttamente all’Ordine degli Avvocati di Milano. L’utilizzo dei servizi PolisWeb e
Sentenze On-Line richiede, invece, l’autenticazione dell’avvocato mediante smart
card contenente un valido certificato di firma digitale.
2.2 Come accedere ai servizi
Fortunatamente le risorse illustrate in precedenza non sono rimaste una mera opportunità teorica: la collaborazione tra Ministero della Giustizia, Ordine degli Avvocati
di Milano e Tribunale di Milano ha infatti creato la possibilità di applicare concretamente l’informatica giudiziaria al mondo degli operatori del diritto.
Nell’ambito del Tribunale di Milano, a partire dal 10 dicembre 2003, sono stati progressivamente messi a disposizione degli avvocati quattro strumenti informatici che
rappresentano una sorta di prima concreta applicazione del Processo Civile
Telematico ad una realtà complessa e su larga scala come quella rappresentata dal
Tribunale di Milano.
In breve tempo questi servizi sono diventati, per gli studi che hanno deciso di avvalersene, strumenti insostituibili nella gestione quotidiana delle pratiche e nel reperimento delle informazioni relative alle cause in corso. Gli strumenti messi a disposizione sono:
6
PolisWeb Avvocati
Sentenze On-Line
NIR – Nota di iscrizione a ruolo con codice a barre
UGOL – Ufficiale Giudiziario on-line
Le modalità di accesso ai vari servizi sono differenti ma per tutti è possibile accedere dalla home page del sito dell’Ordine degli Avvocati di Milano
http://www.ordineavvocatimilano.it selezionando, in basso a destra il collegamento “servizi informatici per avvocati”.
Per accedere a PolisWeb e a Sentenze On-Line è necessario inoltre possedere il Kit per
la firma digitale.
Il Kit per la firma digitale comprende la smart card, il lettore e il relativo software.
Una volta installati il lettore e il software necessario per leggere la smart card è possibile accedere a PolisWeb e a Sentenze On-Line.
La smart card ACTALIS - DCS - CNF vale anche come tesserino di riconoscimento
dell'Ordine, tuttavia è possibile utilizzare anche altre smart card.
È possibile richiedere il Kit per la firma digitale DCS compilando il modulo che si
trova all’indirizzo: http://www.irnerio.it/milano/ModOrdineDCS_MILANO.pdf
oppure nella Sala Avvocati (di fronte al punto informativo).
Il modulo compilato può essere consegnato in Sala Avvocati ovvero inviato alla DCS
S.r.l., ulteriori informazioni, anche inerenti ai costi, sono presenti sul sito dell’Ordine.
Per l’accesso a PolisWeb è anche possibile utilizzare la smart card di Infocamere, per
averla è sufficiente compilare il form cui si accede dal sito e ritirarla presso l’Ufficio di
registrazione più comodo.
Inserendo la smart card nel lettore e accedendo ai servizi viene richiesto un PIN di
sicurezza, viene quindi effettuato il riconoscimento dei dati del possessore della smart
card e si viene quindi accreditati come avvocati e autorizzati a vedere le cause o le sentenze di proprio interesse.
Queste modalità di accesso sono previste esclusivamente per PolisWeb e Sentenze On-Line.
Per quanto riguarda invece NIR – Nota di iscrizione a ruolo con codice a barre, si tratta di
un software messo a disposizione gratuitamente dal Ministro della Giustizia, per poter
effettuare il download è possibile connettersi o al sito http://www.ordineavvocatimilano.it
oppure direttamente dal sito web del Ministero della Giustizia
http://www.processotelematico.giustizia.it/pda/PdAPubDownload.jsp.
Sul sito è disponibile il programma sia per Windows che per Mac, effettuato il
download è possibile installare il programma ed utilizzarlo.
Infine Ugol – Ufficiale Giudiziario On-Line è un sito internet sul quale è possibile prenotare le notifiche, l’accesso avviene grazie ad una procedura di autenticazione per la
quale sono necessari una user-id e una password che vengono assegnate dall’Ordine
degli Avvocati all’atto di iscrizione.
7
2.3 PolisWeb
PolisWeb è un sito internet che costituisce un’anticipazione del Processo Telematico.
Attualmente viene utilizzato per raggiungere tre scopi principali:
1. Dare la possibilità agli avvocati di essere aggiornati via web di tutte le informazioni inerenti ai loro procedimenti in corso attraverso un’interfaccia user-friendly e dotata di una vasta gamma di criteri di ricerca.
2. Consentire all’avvocato che non sia ancora costituito in un procedimento di prendere
cognizione dell’assegnazione della causa e dell’eventuale differimento della prima udienza.
3. Permettere di effettuare ricerche giurisprudenziali sul materiale prodotto col sistema Polis: questa risorsa, che si basa su un metodo di ricerca full-text, dovrebbe aumentare in maniera considerevole le capacità previsionali degli avvocati in modo da evitare cause o ricorsi azzardati. Inoltre il sistema permetterà la prenotazione on-line delle
copie autentiche delle sentenze. Il sistema PolisWeb attinge infatti le informazioni dai
due sistemi Polis Redazionale e Sistema Informativo per il Contenzioso Civile (SICC): il
primo è un software di videoscrittura che assiste il magistrato nella redazione della sentenza e che permette di catalogare le sentenze sulla base delle loro caratteristiche peculiari (parole chiave, argomento, massime ecc.), il secondo invece è il sistema di gestione informatizzata delle procedure civili di cognizione ordinaria, esecutive, di
volontaria giurisdizione e di diritto del lavoro: si tratta di un’applicazione client/server
utilizzata dagli addetti della cancelleria per inserire e aggiornare le informazioni di
base dei procedimenti e mantenere la storia di tutti gli eventi accaduti ai fascicoli.
Una volta completata la procedura di autenticazione è possibile connettersi al Sistema
Informativo del Contenzioso Civile del Tribunale di Milano e controllare lo stato delle
proprie cause.
2.3.1 Il sistema di consultazione
La modalità di consultazione consente di prendere visione dei seguenti registri:
- Contenzioso civile
- Lavoro
- Volontaria giurisdizione
- Esecuzioni
Per ciascun registro (ad eccezione del Registro Esecuzioni) è possibile sfruttare due differenti modalità di ricerca: per mezzo della funzione AGENDA AVVOCATO è possibile
sfruttare un criterio di ricerca temporale, la funzione FASCICOLI PERSONALI invece
permette di rinvenire una causa partendo da alcuni dati peculiari della stessa.
8
2.3.1.1 L’agenda avvocato
AGENDA AVVOCATO consente di verificare quali eventi processuali siano occorsi alle
proprie cause in un certo lasso di tempo utilizzando tre differenti intervalli temporali:
- dall'ultima connessione; in relazione a questa modalità è opportuno tenere presente
che la ricerca viene effettuata a partire dall’ultima volta che si è effettuata una connessione a PolisWeb e non dall’ultima ricerca effettuata con questo parametro, pertanto può essere utile, specialmente per chi gestisce un alto numero di pratiche,
effettuare questa ricerca tutte le volte ci si connette a PolisWeb in modo da essere
costantemente aggiornati su tutti gli eventi che interessano un certo procedimento
(es. emissione o sospensione di un decreto ingiuntivo, deposito delle memorie effettuato da controparte ecc.);
- per data; questo parametro consente di impostare liberamente un intervallo di tempo
nel quale verificare gli eventi accaduti ai propri procedimenti, l’intervallo di tempo in
questo tipo di ricerca dovrà riferirsi al passato (per verificare le scadenze future è necessario utilizzare alcune delle modalità presenti nei FASCICOLI PERSONALI) e il formato di inserimento della data dovrà essere gg/mm/aaaa;
- negli ultimi + (intervallo temporale); il sistema propone degli intervalli di tempo
predeterminati in cui effettuare la ricerca.
Una volta impostato il parametro desiderato PolisWeb elencherà quali procedimenti
siano stati modificati nell’intervallo di tempo selezionato e, per ogni procedimento,
quali siano gli eventi che lo hanno interessato (es: rinvio d’udienza, scioglimento della
riserva, deposito di memorie, pubblicazione della sentenza, ecc.).
9
2.3.1.2 La modalità fascicoli personali
La modalità di ricerca FASCICOLI PERSONALI, come si è già accennato, permette di visualizzare gli eventi in di un determinato procedimento svolgendo una ricerca
attraverso alcuni dati della causa stessa.
È possibile infatti effettuare ricerche per mezzo di vari parametri quali:
- numero di Ruolo Generale;
- numero di Sentenza;
- numero sezionale;
- nome di una delle parti in causa;
- nome del magistrato designato.
Inserendo il parametro (o i parametri) desiderato il sistema seleziona tra i propri fascicoli quelli che corrispondono ai parametri richiesti e li visualizza in una schermata
successiva specificando il numero di ruolo generale, le parti in causa, la data dell’udienza successiva e il nome del magistrato; per ogni causa rinvenuta è possibile
visualizzare il profilo del fascicolo che contiene le informazioni principali della causa
(atto introduttivo, rito, oggetto, stato del procedimento ecc.), i dati delle parti e dei
loro procuratori se costituiti in giudizio e le date delle eventuali scadenze dei termini. È possibile inoltre visualizzare tutta la cronologia degli eventi accaduti alla causa
con l’indicazione del giorno dell’evento.
Le considerazioni sin qui svolte trovano una sola eccezione per quel che concerne il
registro delle Esecuzioni. Le ricerche all’interno di questo registro possono essere
effettuate solo per mezzo della modalità FASCICOLI PERSONALI che però sfrutta
parametri di ricerca differenti rispetto agli altri registri in considerazione delle peculiarità dei procedimenti esecutivi.
La ricerca si effettua selezionando innanzitutto l’opzione corretta tra procedure mobiliari o immobiliari, il sistema offre poi molteplici parametri di ricerca oltre all’anno,
al numero di ruolo generale o al numero del sub procedimento.
La sezione Ricerca per GIUDICE, PARTI e DATE sfrutta vari criteri di ricerca tra cui
l’oggetto, il tipo o la natura della parte ovvero altri parametri liberi che si riferiscono
all’indicazione dei soggetti coinvolti o alle date di alcuni eventi della procedura.
Effettuata la ricerca è possibile visualizzare per ogni causa rinvenuta i dati inerenti alle
parti, il profilo del fascicolo e la cronologia degli avvenimenti.
2.3.1.3 La ricerca su archivio fascicoli
Altra importantissima funzione di PolisWeb è quella di consentire all’avvocato di parte convenuta di prendere cognizione dell’assegnazione della causa e
dell’eventuale differimento della prima udienza, a questa funzione si accede
10
tramite il pulsante ARCHIVIO FASCICOLI.
PolisWeb è stato studiato in modo tale da consentire esclusivamente la visualizzazione
di quelle cause in cui si è costituiti; tuttavia, la funzione ARCHIVIO FASCICOLI
effettua una ricerca in tutto il database delle cause del Tribunale di Milano. La ricerca può essere svolta in modo proficuo solo da chi sia a conoscenza dell’esatta denominazione delle parti e della data dell’udienza indicata nell’atto di citazione: la ricerca che viene svolta con questi parametri infatti assicura che venga visualizzata la causa
corrispondente solo se chi effettua la ricerca sia in possesso dell’atto di citazione, cioè
il procuratore del convenuto.
Una volta selezionata la funzione ARCHIVIO FASCICOLI e inseriti i dati richiesti
il sistema visualizza i dati inerenti alla causa ricercata (RG, nome delle parti, data e
ora della prima udienza e giudice).
È attualmente in corso di studio la possibilità di inserire un ulteriore campo di dati
che indichi se il rinvio della prima udienza è stato disposto ai sensi del IV o del V
comma dell’art. 168-bis.
2.3.2 LE RICERCHE GIURISPRUDENZIALI
PolisWeb offre la possibilità di effettuare ricerche sul materiale giurisprudenziale prodotto dal Tribunale di Milano.
Il database dei provvedimenti è costituito da tutti i documenti redatti per mezzo del
software redazionale Polis, creato appositamente per aiutare il magistrato nel proprio
lavoro. È opportuno specificare che l’archivio comprende esclusivamente le sentenze
redatte con il software Polis che però al momento viene utilizzato solo da una piccola
parte di magistrati, pertanto, sebbene il numero di sentenze presenti nel database sia
considerevole, l’archivio non è completo. Tuttavia, in considerazione del sempre maggiore utilizzo di Polis, il numero delle sentenze è destinato a crescere fino a che tutte
le sentenze verranno redatte con queste modalità e saranno pertanto disponibili
mediante PolisWeb.
Il sistema è stato studiato per consentire all’avvocato di operare delle valutazioni previsionali efficaci, basate sulla giurisprudenza del foro in cui andrà ad operare.
L’opportunità di poter conoscere gli orientamenti del foro in cui verrà proposta la
causa inoltre risponde certamente ad esigenze di certezza del diritto.
Attualmente questo tipo di funzione è disponibile solo per quelle circoscrizioni in cui
viene utilizzato il sistema PolisWeb, tuttavia in futuro sarà possibile consultare gli
archivi di tutti i tribunali d’Italia.
La ricerca giurisprudenziale può essere effettuata in due modalità, semplice e avanzata; la Ricerca Semplice permette di ricercare i documenti selezionando il tipo di documento (sentenza, decreto, ordinanza ecc.), l’anno e il rito; la ricerca viene effettuata
11
in relazione all’argomento d’interesse: inserendo i termini dell’argomento desiderato
il sistema effettua la ricerca nel database dei provvedimenti e seleziona quei documenti che contengono le parole ricercate.
Questo tipo di ricerca, inoltre, consente varie opzioni:
- allargare la ricerca anche ai documenti contenenti sinonimi delle parole inserite attivando l'opzione Sinonimi (p. es. inserendo “vendere” verranno trovati anche i documenti contenenti “cedere”);
- allargare la ricerca anche ai documenti contenenti forme flesse delle parole inserite
attivando l'opzione Forme Flesse;
- cercare una sequenza di parole;
- imporre la presenza di una o più parole;
- escludere i documenti contenenti una parola.
La modalità Ricerca Avanzata offre ulteriori funzionalità tra cui il metodo di ricerca
intuitiva che consiste nella possibilità di effettuare ricerche utilizzando locuzioni
espresse in linguaggio naturale. È possibile inoltre sfruttare un parametro di prossimità dei termini ricercati oppure ancora ricercare documenti sulla base degli schemi di
classificazione del CED della Cassazione ovvero per parole chiave.
2.4 Sentenze on-line
Sentenze On-Line è un servizio offerto dal Consiglio dell’Ordine degli
Avvocati di Milano in collaborazione con il Tribunale di Milano, le modalità
di accesso a Sentenze On-Line sono le stesse di PolisWeb.
Il servizio dà la possibilità agli avvocati di prendere visione delle sentenze
emesse negli ultimi dodici mesi per decidere le cause in cui essi siano costituiti come difensori di parte, è possibile inoltre scaricare e salvare le sentenze
sul proprio PC.
Quando una sentenza viene pubblicata viene anche scansionata, viene cioè
creato un file in formato .PDF che riproduce fedelmente l’immagine delle
pagine (timbrate e firmate) che compongono la sentenza. Della pubblicazione della sentenza e della possibilità di prenderne visione, viene data notizia
all’avvocato procuratore di una della parti per mezzo di un messaggio e-mail
inviato all’indirizzo indicato al momento della sottoscrizione del servizio,
all’interno del messaggio viene inoltre inserito un collegamento alla pagina di
accesso.
Una volta completata la procedura di autenticazione viene visualizzata la
pagina principale di Sentenze On-Line dove è possibile innanzitutto effettuare una ricerca tra le sentenze emesse nelle proprie cause negli ultimi dodici
mesi attraverso vari criteri di ricerca quali:
12
Ordine
Numero di sentenza
RG della causa
Data di pubblicazione
Codice dell’oggetto della domanda
Giudice Parte
Avvocato di controparte
Di seguito vengono elencate tutte le sentenze pubblicate negli ultimi 12 mesi in relazione alle proprie cause, per ciascuna vengono indicati gli stessi dati con cui è possibile effettuare la ricerca e accanto a ciascuna sentenza sono presenti due pulsanti per
mezzo dei quali è possibile visualizzare i nomi dei difensori e delle parti, oppure aprire o scaricare la sentenza stessa.
La sentenza, come già anticipato, viene visualizzata in formato .PDF per mezzo del
programma Acrobat Reader (scaricabile gratuitamente per mezzo del pulsante posto
tra la ricerca e l’elenco delle sentenze), una volta aperto il file è possibile stamparlo o
salvarlo sul computer dello studio per poterlo conservare come archivio.
A questo proposito si precisa che la copia stampata non ha alcun valore legale, il servizio infatti consente esclusivamente di poter prendere visione della sentenza integrale e di conservarla come copia per lo studio.
Infine, è opportuno ribadire che, a differenza della ricerca giurisprudenziale di
PolisWeb, che comprende tutte le sentenze del Tribunale di Milano redatte per mezzo
13
del sistema Polis, il servizio Sentenze On-Line offre la possibilità di visualizzare solo le
sentenze relative alle cause in cui si sia costituiti come difensori e non fornisce la possibilità di effettuare ricerche all’interno del testo del documento poiché, a differenza
delle sentenze presenti su PolisWeb, il testo non è indicizzato.
2.5 Nir – Note d’iscrizione a ruolo
Il progetto di redazione informatizzata della nota di iscrizione a ruolo e di creazione
di un codice a barre che contenga tutti i dati della causa in corso di iscrizione nasce
per soddisfare esigenze di celerità e completezza.
Infatti, per mezzo di un lettore ottico i dati della causa vengono acquisiti direttamente nel SICC e resi disponibili su PolisWeb senza che sia necessario procedere ad una
doppia digitazione degli stessi (da parte sia dell’avvocato che del cancelliere), la completezza e l’esattezza dei dati, inoltre, è garantita dal fatto che il responsabile dell’inserimento sia l’avvocato, il quale ha tutto l’interesse a che i dati relativi alle proprie
cause siano il più possibile corretti e precisi.
Il programma si compone di schermate successive secondo la cosiddetta modalità
wizard, che consente di seguire l’utente passo passo tra le varie fasi di utilizzo di un
programma; questa modalità consente di disporre di campi obbligatori, il che significa che il programma non procede verso la fase successiva, se prima non sono stati
riempiti dei campi che sono considerati necessari.
Nel programma le varie schermate si susseguono in modo che le informazioni richieste
siano legate alla scelta dei parametri selezionati nella schermata precedente. Attraverso
i pulsanti Avanti e Indietro, è possibile navigare tra le varie schermate del programma
così da poter rileggere ed eventualmente modificare tutti i dati inseriti. Come si è già
detto, il pulsante Avanti si attiva solo quando siano stati inseriti tutti i dati obbligatori: questo consente di inserire tutti i dati previsti dall’art. 71 att. c.p.c., senza il pericolo di ometterne alcuno. In tal modo diminuiscono le possibilità di incorrere in irregolarità di sorta e aumenta la precisione e la completezza degli archivi informatizzati del
SICC.
L’inserimento dei dati relativi alla nota di iscrizione a ruolo avviene in questo ordine:
Schermata 1: consente l’inserimento dei dati relativi all’avvocato difensore e all’ufficio di iscrizione di fronte al quale si procede;
Schermata 2: riguarda la parte che procede all’iscrizione, il tipo di atto introduttivo,
il grado e il valore della controversia;
Schermata 3: richiede l’inserimento dell’oggetto della domanda, selezionando da
14
tabelle predefinite (vengono visualizzate due cartelle che presentano rispettivamente
tutti gli oggetti e gli oggetti usati di recente);
Schermata 4: richiede l’inserimento della data di notifica, dell’udienza in citazione e
dei dati relativi al contributo unificato. I campi relativi alla data di notifica e
all’udienza in citazione sono obbligatori, tuttavia non vengono richiesti, qualora
come atto introduttivo del giudizio sia stato selezionato Ricorso nella schermata 2;
Schermata 5: riguarda i dati inerenti all’attore, è possibile scegliere la natura giuridica
dell’attore in un elenco predefinito, a seconda del soggetto scelto variano i campi da
inserire obbligatoriamente. Spuntando la selezione “Visualizza la pagina per l’inserimento di altri attori”, la schermata successiva permette l’inserimento di altri soggetti;
Schermata 6: attualmente questa schermata è inutilizzata, in futuro però sarà possibile associare più avvocati a più parti attrici;
Schermata 7: permette l’inserimento dei dati del convenuto.
Una volta terminato l’inserimento il programma visualizza una pagina di riepilogo
che consente di verificare la correttezza dei dati; nella stessa pagina è possibile selezionare una directory di destinazione dove verranno salvati i files relativi alla nota di iscrizione a ruolo appena compilata.
Al momento della stampa infatti vengono automaticamente salvati sul computer 2
files in formato .HTML (uno per la nota di iscrizione a ruolo con codice a barre e uno
per quella alfanumerica), un file in formato .XML e un numero di files immagine pari
ai codici a barre prodotti.
Il file .XML attualmente rimane inutilizzato; tuttavia, esso servirà quando il processo
telematico funzionerà a pieno regime.
Terminata la procedura di salvataggio, la nota di iscrizione a ruolo con codice a barre e
quella alfanumerica (che dovrà essere datata e firmata) sono pronte per essere stampate,
e con queste si potrà procedere all’iscrizione a ruolo della causa presso la cancelleria.
2.6 UGOL – Ufficiali Giudiziari on-line
Il servizio Ugol – Ufficiale Giudiziario On-Line è stato studiato per permettere agli
avvocati di prenotare le notifiche via internet.
L’accesso al servizio avviene attraverso il sito dell’Ordine degli Avvocati di Milano.
Come già accennato, le credenziali di autenticazione vengono fornite dall’Ordine al
momento dell’iscrizione al servizio.
15
La prima schermata visualizza l’elenco delle richieste e lo stato delle notifiche (pronta per la restituzione, in carico all’ufficio, in fase di inoltro, ancora modificabile o
ancora da completare), sono presenti anche le opzioni di modifica dei dati dell’utente e di inoltro di una nuova richiesta di notifica; selezionando quest’ultima opzione si
inizia la procedura di prenotazione.
È possibile inserire la parte istante e il tipo di atto da notificare e anche indicare se si
tratta di atto urgente o esente spuntando le relative caselle.
Attualmente è in corso di studio la possibilità di inserire anche l’opzione della notifica con l’indicazione Scade oggi.
Oltre all’istante e alle caratteristiche della notifica, è necessario inserire i dati relativi
ai destinatari, compare infatti una finestra con l’indicazione aggiungi destinatario, che
consente l’inserimento dei dati della destinazione dell’atto: cognome, nome e indirizzo del destinatario.
Poiché il campo indirizzo è collegato con un database che contiene tutte le strade di
Milano sarà sufficiente digitare alcune lettere dell’indirizzo (senza “Via”, “Piazza”
ecc.) e il programma lo completerà automaticamente.
Tuttavia tale funzione di riempimento automatico costringe l’utente ad utilizzare il
browser Internet Explorer per poter usufruire del servizio.
È possibile inserire più destinatari e ad ogni inserimento viene aggiornato il dettaglio
del costo della notifica; finito l’inserimento dei destinatari, il sistema richiede di confermare o annullare la notifica.
Confermata la prenotazione, è possibile stampare un promemoria, in seguito, una
volta accettato l’ordine, la prima pagina di UGOL visualizzata dopo l’accesso mostrerà lo stato della notifica (pronta per la restituzione, in carico all’ufficio, in fase di inoltro, ancora modificabile o ancora da completare).
Completata la procedura di prenotazione, quando l’atto risulta registrato è sufficiente recarsi all’ufficio notifiche, lasciare l’atto e, poco tempo dopo, sarà disponibile il
tagliandino per il ritiro dell’atto.
16
3.
La trasmissione
di documenti informatici
3.1 Il documento informatico
A norma dell'art. 1 del D.P.R. 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa 7, per documento informatico
si intende la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Ai sensi del successivo art. 88, parallelamente a quanto stabiliva il D.P.R. 513/97, il
documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e
la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge,
se conformi alle disposizioni del presente testo unico. La norma prevede poi che con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri siano stabilite le regole tecniche per
la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici.
L'art. 9 TU disciplina i documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni, e prevede che gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile
effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge, specificando che devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle
amministrazioni interessate, sia il soggetto che ha effettuato l'operazione ed, inoltre, che
le pubbliche amministrazioni rendano disponibili per via telematica moduli e formulari
elettronici validi ad ogni effetto di legge. Quanto all'efficacia probatoria del documento
informatico, l'art. 10 TU stabilisce che ha l'efficacia probatoria prevista dall'art. 2712 c.c.
riguardo ai fatti ed alle cose in esso rappresentate.
Sottoscritto con firma elettronica, il documento informatico soddisfa il requisito legale
della forma scritta. Sul piano probatorio il documento stesso è liberamente valutabile,
tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità e sicurezza. Esso inoltre soddisfa
l'obbligo previsto dagli artt. 2214 ss. c.c. e da ogni altra analoga disposizione legislativa o
regolamentare.
Il valore probatorio del documento informatico è di piena prova, fino a querela di falso,
7. L'Italia è stato uno dei primi paesi europei, con il D.P.R. 513/1997, ora abrogato e confluito nel D.P.R. 28 dicembre
2000 n. 445, ad adottare una legislazione in materia di firma digitale. Con il recepimento della direttiva comunitaria
1999/93, operato dal D.lgs. 10/2002, il quadro normativo risulta ampiamente modificato. Il D.lgs. 10/2002, che ha
espressamente riformulato alcune disposizioni del TU, si basa su due fondamentali principi: introduzione della firma
elettronica (vedi infra) e del libero accesso al mercato dei certificatori.
8. Come modificato dal D.P.R. 7 aprile 2003, n. 137.
17
della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritto, quando è sottoscritto con
firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica avanzata e la firma è basata su di un
certificato qualificato ed è generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma
sicura.
3.2 La firma digitale
Secondo l'art. 1 del TU, per firma digitale 9 si intende un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e
una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la
chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e
l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
La firma digitale, che è l'equivalente informatico della firma autografa, garantisce:
1) valore legale: il documento elettronico sottoscritto con firma digitale ha lo stesso
valore legale di un documento sottoscritto con firma autografa;
2) autenticità: garanzia dell'identità di chi firma;
3) integrità: garanzia che il documento non è stato manomesso dopo la sottoscrizione;
4) non ripudio: l'autore non può disconoscere il documento firmato.
Dal punto di vista logico, il dispositivo per la firma digitale consiste di una coppia di
chiavi: una pubblica, che si può consultare e distribuire liberamente, ed una privata,
assolutamente segreta, che risiede in un dispositivo di firma (spesso una smart card,
protetta da un PIN di accesso).
All’interno del microchip della smart card si trovano il certificato digitale di firma e il
certificato digitale di autenticazione.
Il primo è un file che contiene informazioni che riguardano l'identità del titolare, la
sua chiave pubblica, informazioni circa il periodo di validità del certificato nonché i
dati dell'Ente Certificatore che lo ha rilasciato. Il certificato digitale, una volta entrato a far parte dell'elenco pubblico dei certificati, garantisce la corrispondenza tra la
chiave pubblica e l'identità del titolare permettendo, a chi riceve un file firmato digi-
9. I termini firma digitale ed elettronica non sono sinonimi: mentre la firma elettronica non implica una specifica tecnologia, la firma digitale si basa sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica. Il D.lgs. 10/02 disciplina tre tipi di firme
apposte con mezzi informatici: 1) la firma elettronica, prevista dalla direttiva e detta anche firma leggera o firma debole o
firma non Aipa, definita come l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad
altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica (ad esempio, uno user name e una password oppure un PIN); 2) la firma elettronica avanzata, prevista dalla direttiva e detta anche firma sicura, definita come la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce
in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati; 3) la firma digitale, detta anche firma
pesante, firma forte o firma Aipa, si basa sulla particolare tecnica del sistema di crittografia a chiavi asimmetriche disciplinata dal D.P.R. 445/2000 ed è garantita da un soggetto terzo qualificato, che la certifica.
18
talmente, di verificare la validità del certificato stesso e di ottenere informazioni sul
firmatario del documento informatico.
Il certificato digitale di autenticazione consente, invece, di firmare la propria posta
elettronica ovvero di autenticarsi ai siti web in modalità sicura10.
Il sistema di firma con chiavi asimmetriche consente di combinare i processi di firma
e di cifratura, in modo da garantire contemporaneamente la provenienza di un determinato documento e la riservatezza del suo contenuto.
Sostanzialmente, per la cifratura del documento viene utilizzata da parte del mittente
la chiave pubblica del destinatario, mentre la decifratura può essere effettuata solo con
la corrispondente chiave privata. Di conseguenza, solo il destinatario è in grado di
decifrare un documento a lui diretto, cifrato con la sua chiave pubblica.
Così, se Bob11 vuole inviare un documento criptato ad Alice, utilizzerà la chiave pubblica di Alice per cifrare il documento, in modo che solo Alice, con la sua chiave privata, potrà decriptare e leggere il documento. Inoltre, per firmare digitalmente il
documento da inviare ad Alice, Bob dovrà utilizzare la propria chiave privata. In tal
modo Alice, decifrando la firma con la chiave pubblica di Bob, potrà avere la certezza del mittente.
3.3 La posta elettronica certificata
L’utilizzo dell’e-mail, o posta elettronica, ha conosciuto negli ultimi anni una sempre
maggiore diffusione, specie nell’ambito delle comunicazioni tra professionisti. La
velocità di trasmissione, che consente di far pervenire un messaggio al destinatario
pressoché in tempo reale, e la semplicità di utilizzo che lo caratterizza ne fanno uno
strumento di comunicazione potentissimo, al punto che ben presto si è fatta sempre
più pressante l’esigenza di utilizzare la posta elettronica per porre in essere comunicazioni che avessero una qualche rilevanza legale.
Questa esigenza, in particolare, è stata avvertita non solo in relazione alle comunicazioni tra
privati, ma anche per quanto concerne i rapporti tra privati e pubblica amministrazione.
10. L'autenticazione è un processo di riconoscimento di un computer nei confronti di un server ovvero di un indirizzo
di posta elettronica abbinato ai dati del titolare di questo indirizzo.
11. Al posto di Caio e Tizio, Bob e Alice sono i nomi fittizi utilizzati nell'articolo A Method for obtaining Digital
Signatures and Public Key Cryptosystems scritto il 4 aprile 1977 da Ron Rivest, in seguito pubblicato come R.A. Rivest,
A. Shamir e L. Adelman, in “Communications of the Acm”, vol. 21 (2), pp. 120-26, febbraio 1978. Con tale articolo,
Rivest comunicava i risultati del lavoro seguito dallo stesso Rivest, Shamir e Adelman, relativi all'elaborazione dell'algoritmo RSA per la firma digitale, affermando nell'incipit: “In breve ci troveremo nell'era della posta elettronica e dobbiamo
assicurarci che due importanti proprietà dell'attuale sistema di posta cartacea [la riservatezza del contenuto e la possibilità
di sottoscrivere] vengano conservate”. L'uso dei nomi di Bob e Alice, insieme con i successivi Eve, la ficcanaso, Carol,
Trent, Wiry e Dave, è diventato in seguito uno standard per gli articoli sul tema della crittografia. Per approfondimenti
sul tema: Steven Levy, Crypto, Shake Edizioni, 2002.
19
Pertanto, a conclusione di un lungo iter di studio e di progettazione, è stato varato il
D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta
elettronica certificata, a norma dell’art. 27 della legge 16 gennaio 2003 n. 3.
Con questo provvedimento il legislatore ha voluto porre le basi per la creazione di
uno strumento specifico, la posta elettronica certificata (o PEC) appunto , caratterizzato da particolari metodologie di funzionamento in grado di garantire la possibilità,
per l’utente, di tenere traccia del percorso di un messaggio elettronico e di fornire al
mittente la documentazione elettronica, avente valenza legale, che attesta l’invio e la
consegna del messaggio12 esattamente come accade per la posta raccomandata.
Tuttavia è opportuno tener presente che, a differenza della raccomandata, il messaggio inviato mediante PEC è caratterizzato da una maggiore velocità (al punto da poter
considerare istantanea la trasmissione) e dalla possibilità di ottenere la certificazione
non solo dell’avvenuto invio e ricezione ma anche del contenuto del messaggio stesso.
Il soggetto responsabile incaricato di rilasciare le attestazioni di avvenuto invio e avvenuta consegna è il gestore del servizio: questo ente gestisce un dominio di posta elettronica certificata, dotato di determinate caratteristiche strutturali13 ed è iscritto in un
apposto elenco pubblico.
Una volta inviato il messaggio, questo giunge al punto di accesso del dominio del mittente, il gestore provvede a fornire la ricevuta di accettazione al mittente stesso, imbusta il messaggio in una busta di trasporto (facendolo diventare l’allegato di un messaggio creato e sottoscritto con firma elettronica avanzata dal gestore) e lo invia verso
il destinatario. Il messaggio può essere recapitato direttamente nella casella di posta
elettronica del destinatario, nel caso in cui questi si avvalga del medesimo gestore del
mittente, ovvero al punto di ricezione del dominio di un altro gestore.
Nel primo caso, il gestore rilascia direttamente la ricevuta di avvenuta consegna al
mittente e le operazioni di invio si concludono; nel secondo caso, invece, il gestore
del dominio del destinatario, ricevuto il messaggio, rilascia la ricevuta di presa in carico e provvede a recapitarlo nella casella di posta elettronica del destinatario (passando attraverso un punto di consegna); recapitato il messaggio, il gestore del destinatario fa pervenire al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
Poiché le operazioni di invio dei messaggi informatici possono essere caratterizzate da
anomalie o presenza di virus, la normativa prevede che, in tali circostanze, il sistema
che le rilevi ne dia comunicazione al mittente attraverso la ricevuta attestante la natura del problema. Ciascuna ricevuta è sottoscritta dal gestore con firma elettronica
avanzata in modo da renderne manifesta la provenienza garantirne l’integrità.
12. A questo proposito l’art 4 comma I del D.P.R. 68/05 dispone che: “La posta elettronica certificata consente l'invio
di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge. 2. Per i privati che intendono utilizzare il servizio”.
13. Cfr. a questo proposito l’art. 14 del D.P.R. 68/05.
20
Perché la PEC funzioni correttamente, dia cioè la possibilità di avere le certificazioni
di invio e consegna, è necessario che sia il mittente che il destinatario abbiano una
casella di PEC. Altra caratteristica della PEC è la certificazione del momento in cui è
avvenuta la trasmissione del messaggio attraverso l’apposizione di una marca temporale14.
Perché la PEC diventi una realtà a tutti gli effetti si attende l’emanazione delle regole previste dall’art. 17 del D.P.R. 68/0515 che disciplinino gli aspetti tecnici della normativa. Attualmente le regole tecniche sono già state predisposte; pertanto, se ne
attende a breve l’emanazione.
A questo proposito, infine, è interessante rilevare come il legislatore si stia già impegnando a introdurre la PEC nella procedura giudiziaria. La legge 14 maggio 2005, n.
80 (legge sulla competitività) prevede, ad esempio, che talune comunicazioni previste
ai sensi dei nuovi articoli 133, 134, 176, 183, 250 e 173-bis del Codice di Procedura
Civile, possano essere effettuate, oltre che con i metodi tradizionali, anche a mezzo di
Posta Elettronica Certificata nel rispetto della normativa16.
14. Evidenza informatica con cui si attribuisce ad uno o più documenti informatici un riferimento temporale opponibile ai terzi sul messaggio e sulle ricevute.
15. Art. 17 D.P.R. 68/05: “Il Ministro per l'innovazione e le tecnologie definisce, ai sensi dell'articolo 8, comma 2, del
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, sentito il Ministro per la funzione pubblica, le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata.
Qualora le predette regole riguardino la certificazione di sicurezza dei prodotti e dei sistemi e' acquisito il concerto del
Ministro delle comunicazioni”.
16. Cfr. Art. 2 legge 14 maggio 2005, n. 80, inoltre la posta elettronica certificata diventerà uno strumento di grandissimo rilievo nell’applicazione del nuovo rito societario che il decreto competitività ha reso alternativo al rito ordinario.
21
4.
Il sito della Corte di Cassazione
Il sito della Corte di Cassazione (http://www.cortedicassazione.it), gestito dal
Centro Elettronico di Documentazione (C.E.D.) della Suprema Corte, mette
a disposizione numerose banche dati e servizi, tra cui la Banca Dati dei ricorsi, che consente l’accesso ai Registri di Cancelleria tramite smart card, definita come la novità più importante del portale e che permette di consultare lo
stato dei procedimenti in cui si è costituiti.
Il sito è raggiungibile dalla sezione Strumenti informatici per Avvocati sul sito
dell’Ordine Avvocati di Milano.
Sono disponibili sul sito, oltre alla Banca Dati dei ricorsi, i seguenti servizi:
- Servizio Novità, a cura dell’Ufficio del Massimario;
- Banca Dati di Giurisprudenza, Dottrina e Legislazione, basata sul sistema
ItalGiure Web;
- Archivio Normativo ad Accesso Gratuito (Norme in Rete);
- Diritto in Internet, siti internet di interesse giuridico;
- Banche Dati della Cassa Forense.
Infine, è in via di sviluppo, in attesa delle opportune modifiche del quadro
legislativo che non consente ad oggi il pagamento di diritti di cancelleria in
via telematica, un servizio per la prenotazione delle copie delle sentenze, da
ritirarsi presso gli uffici della Corte, con inoltro della richiesta per posta ordinaria con allegati i diritti di cancelleria.
4.1 Banca Dati dei ricorsi
Il servizio Banche Dati dei ricorsi, accessibile direttamente dall’home page del
sito o nella sezione Banche Dati, consente di consultare on-line lo stato dei
procedimenti pendenti avanti la Corte di Cassazione in cui si è difensori di
parte.
La consultazione è consentita agli Avvocati solo per i ricorsi in cui risultino
costituiti come difensori di parte e non è possibile consultare procedimenti di
colleghi.
Per accedere al servizio, disponibile previo abbonamento annuo, è necessario
22
un dispositivo di smart card rilasciato da un certificatore accreditato 1, attraverso il quale viene accertata l’identità dell’utente e viene impostata la navigazione protetta 2 all’interno della Banca Dati.
La Banca Dati dei ricorsi è suddivisa nelle due sezioni Provvedimenti civili e
Provvedimenti penali. Cliccando su una delle due sezioni, il sistema autentica
l’utente attraverso una prima fase di individuazione del certificato
dell’Avvocato ed una seconda fase che consiste nell’inserimento del PIN della
smart card.
La ricerca all’interno della banca dati si effettua mediante inserimento, in un
apposito form, dei dati del procedimento che si intende controllare, tra cui il
numero di R.G., la data di iscrizione, la data di Udienza, il nome del ricorrente e/o della parte, la sezione, l’autorità e la località del provvedimento
impugnato. Le chiavi di ricerca sono di default collegate tra loro dall’operatore logico AND. Nel caso in cui non si immetta alcuna chiave di ricerca, il
sistema presenterà all’Avvocato una schermata contenente un elenco di tutti i
procedimenti in cui è difensore di parte.
All’interno di tale elenco, cliccando sui singoli procedimenti, è possibile consultarne il dettaglio della scheda, suddivisa nelle sezioni Estremi del ricorso,
Provvedimento impugnato, Udienze e Restituzione atti.
Nella prima sezione Estremi del ricorso è inoltre possibile visualizzare l’elenco
completo delle parti.
Nella sezione Udienze è possibile visualizzare l’eventuale esito del procedimento.
4.2 Servizio Novità
Il servizio Novità consiste in un archivio dei più recenti interventi, suddiviso in sette
sezioni, la prima delle quali è dedicata alla legislazione, suddivisa a sua volta in nazionale e comunitaria.
Le sezioni dalla seconda alla quinta segnalano le novità in tema di giurisprudenza,
1. L’elenco pubblico dei certificatori, previsto dall’articolo 28, comma 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e specificato nel DPCM 13 gennaio 2004, è mantenuto dal CNIPA ed è disponibile al seguente indirizzo:
http://www.cnipa.gov.it/site/it-IT/Attivit%c3%a0/Certificatori_accreditati/Elenco_certificatori_di_firma_digitale/
2. SSL (Secure Sockets Layer) è un insieme di protocolli sviluppato dalla Netscape per proteggere le comunicazioni tra
browser e siti WWW, criptando i messaggi in entrambe le direzioni. I protocolli di SSL consentono inoltre il controllo
sull’integrità dei dati e l’autenticazione del sito remoto. A livello tecnico, i protocolli SSL si inseriscono tra l’HTTP (il
protocollo di trasmissione degli iperoggetti) e il TCP (il protocollo che cura la trasmissione vera e propria dei dati).
L’insieme dell’HTTP e dell’SSL è denominato HTTPS (dove S sta per “secure”). Per esemplificare, l’indirizzo
https://www.cortedicassazione.it/AreaRiservata/DBRicCiv/DBRicCiv.asp indica una connessione HTTP alla sezione del
sito, effettuata crittando la comunicazione.
23
suddivisa, rispettivamente, in civile, penale, costituzionale e comunitaria e internazionale.
Una sesta sezione è dedicata al tema eventi, convegni, novità.
Infine, nella sezione archivio è possibile reperire tutto il materiale segnalato nelle varie
sezioni. La ricerca all’interno dell’archivio è impostata come ricerca cronologica (per
ora in fase di costruzione), per materia (anch’essa in costruzione) e mensile.
Quest’ultima opzione di ricerca suddivide il materiale per argomenti (legislazione,
giurisprudenza civile, penale, costituzionale, comunitaria).
4.3 Italgiure Web - Banche Dati di giurisprudenza,
dottrina e legislazione del C.E.D. della Corte
di Cassazione
La sezione, raggiungibile dall’home page del sito della Suprema Corte e nell’area Banche
Dati, consiste in un link al sistema Italgiure Web (http://www.italgiure.giustizia.it), progetto nato nell’ambito del piano di e-government del 2001 e attualmente in fase di realizzazione.
Il sistema Italgiure Web è stato realizzato con la tecnologia XML (eXtensible
Markup Language), tenendo conto delle direttive CNIPA in tema di interoperabilità e cooperazione applicativa tra sistemi della pubblica amministrazione ed in
collaborazione con la ricerca PRUE della Comunità Europea, finalizzata a migliorare lo scambio comunicativo tra clienti e fornitori.
Il servizio di documentazione elettronica del C.E.D., regolamentato con D.P.R. 21
maggio 1981 n. 322, come modificato dal D.P.R. 28 novembre 1985 n. 759 e
recentemente integrato dal D.P.R. 17 giugno 2004, n. 195, è stato inizialmente
realizzato e reso disponibile attraverso i sistemi ItalGiure Find e ItalGiure
EasyFind.
Ai sensi dell’art. 1 del D.P.R. 322/1981, il servizio di documentazione elettronica
è rivolto alle pubbliche amministrazioni ed ai privati. Sono state individuate tre
categorie per la concessione del servizio (art. 4): categoria A (aziende di Stato aventi autonomia di bilancio e di gestione; amministrazioni regionali, provinciali,
comunali ed enti parastatali, università ed istituti pubblici di istruzione e cultura),
categoria B (soggetti esercenti le professioni legali e rispettivi consigli dell’ordine
e collegi; enti pubblici non compresi in quelli della categoria A e non economici,
associazioni sindacali, associazioni politiche), categoria C (altri ordini professionali; agenzie di notizie e società editrici di pubblicazioni giuridiche, enti pubblici
economici, altre persone fisiche e giuridiche private).
È inoltre opportuno precisare che, a norma dell’art. 9, l’uso dei dati contenuti
negli archivi è consentito esclusivamente per uso proprio, con divieto di distribu24
zione a qualsiasi titolo, nonché con divieto di riproduzione degli stessi documenti su schede, nastri o altri supporti adatti all’elaborazione elettronica, e/o di compiere in alcun modo attività di elaborazione elettronica sui dati memorizzati dal
centro. La riproduzione di documenti in testi e riviste deve contenere l’indicazione della provenienza dal C.E.D. e la violazione di tali divieti comporta la revoca
della concessione.
Il nuovo servizio ItalGiure Web permette di consultare on line le banche dati della
Corte Suprema di Cassazione, suddivise in trenta archivi (per oltre 4 milioni di documenti) di norme, giurisprudenza, dottrina e bibliografia, interconnessi mediante
richiami reciproci ed organizzati in quattro categorie: Giurisprudenza, Normativa,
Dottrina e Schemi.
I principali e più rilevanti archivi sono quelli normativi (legislazione statale, regionale e comunitaria) e della giurisprudenza della Cassazione, del Consiglio di Stato,
della Corte dei Conti, della Corte Costituzionale e della Corte di Giustizia.
Il collegamento al servizio è concesso gratuitamente a organi costituzionali, giurisdizionali e delle amministrazioni dello Stato, magistrati3, procuratori e avvocati
dello Stato.
Il sistema Italgiure Web è accessibile da postazioni connesse alla Rete Unitaria
Giustizia (RUG) o alla Rete Unitaria Pubblica Amministrazione (RUPA), da postazioni Internet e da postazioni connesse alla rete ARCIPELAGO. Non sono richiesti per la fruizione del servizio un sistema operativo o hardware specifici, essendo
sufficienti una connessione internet ed un programma di navigazione (browser).
Le operazioni sono, in massima parte, elaborate in remoto, pertanto la velocità del
sistema è strettamente correlata alla velocità di connessione.
Sul sito http://www.giustizia.it/cassazione/italgiureweb.htm, dove è possibile reperire informazioni generali sul progetto, è inoltre disponibile una sezione dedicata
ai corsi per l’uso di Italgiure Web.
Ad oggi l’accesso al sistema di ricerca è riservato ai soli utenti che hanno diritto al
collegamento gratuito e verrà successivamente realizzato un graduale rilascio di
concessioni per categorie di utenza.
Per la concessione di collegamento ai privati, in attesa della emanazione del nuovo
regolamento ministeriale che dovrà ridefinire le modalità delle convenzioni, le
concessioni del servizio sono temporaneamente sospese.
3. Il D.P.R. 17.06.2004, n. 195 (Gazzetta Ufficiale 4 agosto 2004, n. 181), Regolamento integrativo della disciplina e dell’accesso relativi al servizio di informatica giuridica del Centro elettronico di documentazione (C.E.D.) della Corte suprema
di cassazione, stabilisce all’art. 5 l’accesso gratuito a tutti gli archivi della banca dati anche ai magistrati onorari e ai giudici di pace, oltre che ai magistrati ordinari.
25
4.4 Archivio Normativo ad Accesso Gratuito
(Norme in Rete – NiR)
La sezione delle Banche Dati Archivi normativi ad accesso gratuito permette il collegamento agli archivi normativi del C.E.D. della Cassazione con accesso gratuito ai sensi
del citato D.P.R. 17 giugno 2004 n. 195. L’accesso avviene tramite collegamento al
sito Norme In Rete (http://www.normeinrete.it).
L’art. 2 di tale decreto ha infatti disposto l’accesso gratuito agli archivi del C.E.D.
relativi alla legislazione ed ai provvedimenti della Corte Costituzionale. Al momento
il servizio non è ancora completamente disponibile, in attesa delle modalità operative che saranno stabilite dalla Direzione Generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, e la sezione Archivi normativi ad accesso gratuito rinvia semplicemente al sito NiR, portale di accesso alle norme pubblicate sui siti delle
P.A. partecipanti al progetto.
Norme In Rete è nato nel gennaio 1999, su proposta del Ministero della Giustizia e
attraverso il coordinamento ed il finanziamento dell’Autorità per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione (ora CNIPA), proponendosi di realizzare un sistema cooperativo per facilitare il reperimento della documentazione giuridica pubblicata sul web,
attraverso l’adozione di uno standard sui nomi uniformi, che consente di identificare
ciascun documento attraverso un nome univoco (URN), dipendente dalla natura e
dagli identificativi propri del provvedimento e del tutto indipendente dalla sua locazione fisica sulla rete.
I documenti che vengono indicizzati dal motore di ricerca di Norme in Rete comprendono:
- leggi ed atti aventi forza di legge;
- regolamenti;
- tutti gli altri atti inseriti nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana;
- altri atti che presentano i requisiti sostanziali degli atti normativi di generalità ed
astrattezza, che siano quindi di interesse generale.
Sul sito sono disponibili, oltre alla ricerca semplice in home page, una ricerca avanzata,
che viene effettuata su tutta la normativa dello Stato, combinando i dati identificativi
dell’atto (tipo provvedimento ed estremi) con le parole del testo e del titolo, ed una ricerca estesa, che consente di reperire, indicando una o più parole contenute nel testo, i provvedimenti normativi pubblicati sui siti delle istituzioni che partecipano a Norme in Rete.
Sul portale Norme in Rete è inoltre a disposizione una sezione dedicata alle Banche
Dati Specialistiche (http://www.normeinrete.it/sito_area2-ricerca_banche_dati.htm),
che consiste in una serie di link a banche dati messe a disposizione da altri enti:
26
- Agenzia delle Entrate - Documentazione Tributaria
(http://dt.finanze.it/doctrib/SilverStream/Pages/JPageXDoctrib.html)
Normativa fiscale, nel testo vigente, emanata dopo la riforma del 1972 e quella pregressa se ancora vigente, normativa comunitaria, prassi amministrativa, giurisprudenza italiana e comunitaria in materia tributaria.
- ANCI - Regolamenti Comunali
(http://www.ancicnc.it/regolamentiComunali/index.html)
- ARAN - Contratti collettivi di lavoro e Ordinanze
(http://contratti.aranagenzia.it)
Contratti collettivi nazionali di lavoro e gli accordi stipulati dall’Agenzia per la rappresentanza negoziale per le pubbliche amministrazioni.
- Camera dei Deputati - Leggi regionali
(http://camera.mac.ancitel.it)
Leggi delle Regioni e delle Province Autonome.
- Corte Costituzionale - Massime e pronunce
(http://www.cortecostituzionale.it)
Tutte le massime della Corte dal 1956 ad oggi, e questioni pendenti.
- Giustizia Amministrativa - Sentenze CdS e TAR
(http://www.giustizia-amministrativa.it)
Sentenze del Consiglio di Stato, del Consiglio di giustizia amministrativa per la
Regione Siciliana, dei Tribunali amministrativi regionali.
ITTIG-CNR - DoGi (Dottrina Giuridica)
(http://www.ittig.cnr.it)
Abstracts di contributi dottrinari pubblicati su riviste giuridiche edite in Italia.
La banca dati è ospitata sul sito dell’ITTIG (Istituto di Teoria e Tecniche
dell’Informazione Giuridica), dal cui sito l’accesso è gratuito, ma limitato a 5
unità di documenti visualizzabili in modalità completa, mentre la consultazione
dei soli riferimenti bibliografici (autore, titolo, rivista) non è soggetta ad alcun
limite. Sul sito InfoLeges l’accesso è disponibile in abbonamento senza alcuna
limitazione.
- Notarlex - Codici
(http://www.notarlex.it/codici.jsp)
Codici nel testo aggiornato.
- Ragioneria generale dello Stato - Contabilità pubblica (Summa-Lex)
(http://bdn.tesoro.it/html/WBHome.htm)
Provvedimenti normativi primari (leggi, D.P.R.) e secondari (circolari, sentenze,
IGST), emanati dal 1865 ad oggi in materia di contabilità pubblica e di organizzazione delle amministrazioni pubbliche.
- Unione Europea – Legislazione (EUR-Lex)
(http://europa.eu.int/eur-lex/it/index.html)
27
Testi giuridici dell’Unione in tutte le lingue ufficiali, giurisprudenza della Corte di
Giustizia e del Tribunale di primo grado, pareri della Corte di giustizia e conclusioni
degli avvocati generali, interrogazioni indirizzate dai deputati del Parlamento europeo
alla Commissione e al Consiglio.
4.5 Diritto in Internet
In tale sezione, sempre raggiungibile dall’home page, sono elencati, senza pretesa di
completezza, alcuni siti ritenuti utili per la ricerca di documentazione giuridica.
I link sono stati suddivisi per tematiche, tra cui Portali e Motori di Ricerca, Fonti
Normative Italiane, Comunitarie ed Estere, Giurisprudenza Italiana e Comunitaria,
Dottrina, Edizioni e Riviste Giuridiche, Biblioteche, Siti Istituzionali, Associazioni
Forensi, Uffici Giudiziari.
4.6 Banche Dati della Cassa Nazionale di Previdenza
ed Assistenza Forense
Questa ultima sezione reindirizza l’utente alla sezione Banche Dati del sito della Cassa
Nazionale di Previdenza ed Assistenza Forense (http://www.banchedatiavvocati.it),
che permette di accedere alle seguenti banche dati: CCIAA, Catasto, Conservatoria,
Protesti e Pregiudizievoli e Pubblico Registro Automobilistico.
I servizi sono aperti a tutti gli Avvocati iscritti all’Albo, e funzionano con un sistema
di conto ricaricabile scalare. Per utilizzare i servizi messi a disposizione è necessario
iscriversi compilando il modulo on-line.
I requisiti tecnici per fruire dei servizi consistono nell’avere installato il software
Adobe Acrobat Reader versione 5.0 (o superiori) ed inoltre nell’avere, oltre ad una connessione internet, un sistema operativo Windows ed Internet Explorer 5.0 (o superiori) quale browser.
Inoltre sul sito è disponibile un servizio che consente agli Avvocati di ricevere, al proprio indirizzo e-mail, entro 24 ore dal deposito, i testi integrali delle sentenze relative alle cause in cui sono difensori. Il servizio è reso disponibile attraverso il pagamento di un canone annuale.
28
5.
SUGGERIMENTI PER UN CORRETTO
UTILIZZO DEGLI STRUMENTI
INFORMATICI A DISPOSIZIONE
DEGLI AVVOCATI
a cura del Tribunale Ordinario di Milano
1a PARTE
GESTIONE DELL’ANAGRAFICA
1. UTILIZZARE SEMPRE IL PROPRIO NOME E
COGNOME UFFICIALE
Non modificare arbitrariamente l’iniziale del cognome; se si è conosciuti con un
nome proprio diverso da quello che risulta essere il primo oppure con un’abbreviazione concordare preventivamente il nome e, da quel momento, indicarlo sempre negli
atti e nel timbro. Sarebbe, inoltre, buona norma indicare il Foro di appartenenza.
2. IMPOSTARE NEL TIMBRO IL PROPRIO CODICE FISCALE
Il codice fiscale rappresenta una chiave primaria di riconoscimento, è opportuno che
tutti lo indichino. Questa indicazione diventa indispensabile in due casi: nelle omonimie e quando il cognome ed il nome sono indistinguibili (es.: Andrea RODOLFO
MASERA; Lorenzo MARCELLO DEL MAJNO; Fidalma RUGGIERO; Ruggiero
FIORELLA).
Indispensabile, ai fini della consultazione tramite PolisWeb, segnalare le eventuali
modifiche del cod. fiscale.
Il timbro deve essere presente sugli atti o almeno sulle cartellette: riceviamo atti del
tutto anonimi, nessun timbro, quindi nessun numero di telefono di riferimento.
3. CAMBI DI INDIRIZZO
Segnalare tempestivamente i cambi di indirizzo, precisando se si tratta di una sostituzione oppure di una seconda o terza domiciliazione. Dopo aver segnalato la modifica nessun atto deve uscire dallo studio con il vecchio indirizzo.
4. PIÙ DIFENSORI
Se in una causa ci si associa ad altro difensore che ha studio altrove, mettere sempre
per primo l’avvocato domiciliatario; agli altri verrà lasciato l’indirizzo già presente in
anagrafica, senza estendere eccessivamente il numero degli indirizzi abbinati ad un
nominativo.
29
5. COSTITUZIONE IN UDIENZA
Se vi costituite in udienza passate, se possibile, prima dalla cancelleria. Altrimenti
subito dopo. Se non vi è possibile, scadenzate il controllo nei giorni successivi:
potrebbe succedere che la cancelleria non si accorga della nuova costituzione e non vi
abbini alla parte.
6. VERIFICARE LA CORRETTA DENOMINAZIONE DELLE PARTI
Se si verifica che la parte difesa è stata inserita in modo scorretto segnalarlo subito alla
cancelleria per le opportune modifiche. Soprattutto quando si è convenuti, rilevare
eventuali errori nel cognome o nella ragione sociale, agevolerà in futuro le ricerche.
2a PARTE
UTILIZZO DI POLISWEB INTRANET
DAL PUNTO INFORMATIVO DEL TRIBUNALE
7. LE CREDENZIALI DI ACCESSO
User-id e password di accesso per il PolisWeb Intranet rappresentano un motivo di
grave disagio per gli utenti: non riescono a ricordarle, spesso perché in realtà l’accesso è delegato al personale di studio. Attualmente il 95% delle richieste di accesso sono
presentate da avvocati già utenti. È necessario prestare maggiore attenzione per evitare lo smarrimento. Inoltre sarebbe opportuno modificare la password quando cambia
il personale.
8. PASSWORD DIMENTICATE
Se riceviamo una segnalazione di smarrimento o dimenticanza della password, questa viene azzerata. Ci si deve accreditare nuovamente usando lo user-id anche come
password e modificandola al primo accesso.
9. SFASAMENTO TEMPORALE
Il ruolo generale e PolisWeb Intranet / Internet si allineano nelle ore notturne, perciò
gli scarichi effettuati oggi si potranno consultare domani. Prestare attenzione per i
proc. cautelari.
10. RIESCO A COLLEGARMI A POLISWEB, MA NON VEDO
NESSUNA DELLE MIE CAUSE
Quasi sempre dipende da un mancato allineamento dei codici fiscali nei due sistemi:
basta verificare ed eventualmente correggere il codice sbagliato o modificato e si ripristina il collegamento.
30
3a PARTE
ISCRIZIONE CON CODICE A BARRE
11. MANCATA LETTURA DEL CODICE
Il lettore non funziona correttamente quando il codice è stampato troppo scuro oppure è molto sottile.
12. DATI PERSONALI
Sono troppo spesso sbagliati: è necessaria la massima attenzione, soprattutto per il
codice fiscale, al fine di evitare la duplicazione del nominativo.
13. PARTI
Non far precedere al nome delle parti titoli quali Arch., Ing., ecc.. Scriverle correttamente e, soprattutto NON ometterle. Vengono, infatti, omesse le parti, attrici o convenute oltre le prime.
14. UTILIZZARE UNO STANDARD COMUNE DI ABBREVIAZIONI
In particolare, la tipologia di società (Spa, Snc) non deve precedere, ma seguire la
ragione sociale.
15. APPELLI
Non mettere il flag sulla voce appello senza inserire gli estremi della sentenza di 1°
grado.
16. CAUSE DI OPPOSIZIONE A D.I.
Va inserita la data di emissione e non quella di presentazione del ricorso.
31
Finito di stampare nel mese di Novembre 2005