1
2
INDICE
INDICE ........................................................................ 3
PREMESSA ................................................................ 5
1. cos’è il telelavoro..................................................... 6
1.1
ma che cos’è esattamente il telelavoro? 7
1.2
la normativa ................................................ 7
1.3
in sintesi: ....................................................... 8
2. come organizzare il telelavoro............................... 12
2.1
informarsi ed informare, innanzi tutto ..... 14
2.2
chi si fa avanti? ......................................... 15
2.3
individuare i “telelavoratori” ................... 16
2.4
valutare la “telelavorabilità” ................... 21
3. connettere i telelavoratori e l’azienda .................... 26
3.1
quali strumenti servono ............................ 27
3.2
strumenti indispensabili ............................ 27
3.3
strumenti utili.............................................. 32
3.4
verificare le esigenze................................ 42
3.5
attivare la connessione............................ 43
3.6
i progetti della Regione Piemonte.......... 49
4. partenza, via!!........................................................ 51
4.1
la formazione ............................................ 51
4.2
come organizzarsi?................................... 54
4.3
programmare il telelavoro....................... 57
5. i protagonisti.......................................................... 60
5.1
Palmar SpA................................................ 60
5.2
gli autori: .................................................... 62
3
4
PREMESSA
Il testo che segue non pretende di essere esaustivo né
completo, ma vuole essere un esempio, una traccia
perfettibile e personalizzabile che nasce dall’esperienza di
un’azienda, Palmar spa, che ha sperimentato su se stessa il
telelavoro, nell’ambito di un progetto “Telelavoro per una
migliore qualità della vita” finanziato dalla Regione Piemonte
con fondi della CE, Misura E1 “Promozione della
partecipazione femminile al mercato del lavoro”, Linea 3,
Obiettivo 3.1
Con il supporto consulenziale di TPK Consulenza e Formazione,
per la parte di impostazione metodologica e organizzativa, e
di iMpronta, per la parte di architettura informatica, Palmar è
riuscita ad attivare l’opzione di lavoro da casa per le 9
beneficiarie, più alcune aggregate, ed a sperimentare la
stessa tecnica per la connessione remota dei cantieri.
Questo opuscolo intende divulgare le informazioni più
significative in relazione al telelavoro, per sostenere la
diffusione di questa modalità di lavoro. Il lessico utilizzato è
volutamente interlocutorio, a tratti, per cercare di renderlo più
fruibile, essendo l’argomento non molto leggero.
L’auspicio è che la lettura di questo testo possa essere
d’ispirazione per altre aziende, pubbliche e private, in qualsiasi
settore, affinché possano beneficiare dell’esperienza di
Palmar, sia negli aspetti di successo che delle difficoltà
riscontrate, e scoprano che attuare modelli innovativi di
organizzazione aziendale è sovente più facile e remunerativo
di quanto possa inizialmente sembrare.
5
1. cos’è il telelavoro
Ve ne siete accorti? Viviamo in una società che sembra
rincorrere quotidianamente il concetto di tempo. Quello a
nostra disposizione sembra non essere mai sufficiente per il
dispiegarsi quotidiano delle nostre attività; troppo spesso
infatti, ci lamentiamo che non abbiamo abbastanza tempo.
Nonostante ciò, siamo ancora ben lontani dal considerarlo
una risorsa, forse quella più importante: è pur vero che ne
abbiamo bisogno come l’acqua, e l’aria che respiriamo.
Serve tempo per spostarsi d casa al lavoro, per portare i bimbi
a scuola, per presentare un progetto entro le scadenze
stabilite, ecc. ecc.
Diventa pertanto fondamentale attuare quelle che potremmo
definire strategie per valorizzarlo ed usarlo nel migliore dei
modi. In questo senso, il telelavoro rappresenta una possibilità
estremamente interessante di conciliazione dei tempi.
Il telelavoro può essere considerato il
primo passo da compiere verso una
diversa cultura del lavoro, una
nuova modalità lavorativa, piuttosto
che un nuovo mestiere. In quanto
svolto presso l’abitazione del lavoratore offre, innanzitutto, benefici
legati alla possibilità di gestire in
modo più flessibile i tempi di lavoro,
scegliendo con maggiore libertà i propri ritmi e luoghi.
Questo si riflette positivamente anche sulla gestione del
proprio tempo libero, grazie all’eliminazione o riduzione dei
tempi impiegati per gli spostamenti. Analogamente, consente
una maggiore presenza nell’ambito familiare.
Abbiamo concepito il telelavoro come un modo di lavorare
che, entro certi limiti, delega al dipendente la scelta di dove e
quando svolgere proprio lavoro, con i propri tempi e secondo i
propri sistemi organizzativi, le proprie disponibilità.
6
1.1
ma che cos’è esattamente il telelavoro?
E’ difficile darne una definizione univoca; tuttavia è possibile
definire dei parametri generali.
Diverse sono le modalità attraverso le quali si può attuare: da
casa innanzitutto; ma anche office to office, o usufruendo di
centri appositamente attrezzati per il telelavoro; oppure in
termini di azienda virtuale.
Così come diverse sono le tipologie di collegamenti che
intercorrono tra il computer terminale e il computer madre.
Queste diverse metodologie verranno analizzate nei prossimi
capitoli; importante è invece sottolineare fin da ora che la
distanza fisica dal luogo di lavoro non presuppone un
isolamento, una separazione tra il collaboratore e l’azienda.
Questo anzi deve essere evitato in ogni modo, grazie
all’impostazione di canali comunicativi e di una struttura
organizzativa flessibile e moderna.
E perché sia così, è necessario che tutta l’azienda, anche le
persone non coinvolte direttamente, sia a conoscenza del
progetto e che tutti contribuiscano alla ridefinizione del modo
di operare, in rapporto al nuovo modello organizzativo che si
va affermando con l’introduzione del telelavoro.
Per forza di cose è necessario assicurare un sistema incentrato
sulla piena valorizzazione delle risorse umane, basato sul
rispetto e la fiducia reciproca, supportati da regole e indicatori
di controllo. La compartecipazione, l’autogestione, la
flessibilità, il lavoro di gruppo, sono parole che devono
acquisire un senso reale in azienda.
Comune all’estero, il telelavoro rappresenta ancora una
modalità lavorativa innovativa in Italia – il che significa che
ben pochi sono interessati ad applicarlo nella propria azienda.
1.2
la normativa
Purtroppo, manca ancora una normativa specificatamente
ad esso dedicata, anche se l’argomento è trattato da
numerosi testi legislativi: tra questi, la legge 191/98 (che
7
sancisce i diritti fondamentali dei lavoratori, ma è
specificatamente rivolta alla Pubblica Amministrazione) e la
legge 53/00 sulla conciliazione dei tempi. Altri riferimenti sono
disponibili nel riquadro Normativa di riferimento, più avanti in
queste pagine.
Nel settore privato è senza dubbio applicabile, pur non
essendo stato redatto sul territorio nazionale, il “Framework
Agreement on Telework”, un accordo quadro siglato dalla
Confederazione Europea Sindacale con molte associazioni
imprenditoriali nel luglio del 2002, i cui principi includono:
volontarietà e reversibilità del telelavoro,
pari opportunità con i lavoratori in sede,
reperibilità giornaliera stabilita e garanzia di pari impegno
professionale,
copertura assicurativa ed assistenza a carico dell’azienda
Va ricordato inoltre, che anche la Commissione Europea ha
visto nel telelavoro uno strumento di importanza strategica per
realizzare due obiettivi: aumentare la flessibilità e la
produttività delle aziende e, nello stesso tempo, accrescere la
competitività internazionale.
1.3
in sintesi:
DEFINIZIONE - caratteristiche base del Telelavoro
Forma di lavoro effettuata in un luogo distante dall’ufficio
centrale o dal centro di produzione.
Implica l’utilizzo di tecnologie che facilitino il collegamento
e permettano la comunicazione. Si basa su cinque
parametri:
- Delocalizzazione produttiva
- Utilizzo intenso di sistemi informatici
- Esistenza di una rete di comunicazione (dell’impresa o
infrastrutturale)
- Modifica della struttura organizzativa tradizionale
- Flessibilità di impiego, erogazione e gestione del lavoro
8
Telelavoro vuol dire avere la possibilità, in alcuni momenti,
di svolgere la propria attività nel luogo e nel tempo più
consono ed opportuno, pur prevedendo momenti
aggregativi che evitino il rischio dell'isolamento.
Il Telelavoro non va identificato con il lavoro a domicilio, né
collegato al lavoro abusivo o la bassa manovalanza.
Il Telelavoro comporta lavorare in modo autonomo, con
piena consapevolezza dell'obiettivo da raggiungere.
FORME DI TELELAVORO
Telelavoro a domicilio: è la forma più classica di lavoro
decentrato. E’ nata per i lavori definiti a basso profilo e si è poi
rivelata adatta per le mansioni più evolute.
Telelavoro mobile: è una forma di Telelavoro utile per coloro che
svolgono attività per cui è necessario spostarsi sovente.
Attraverso un pc portatile e telefono cellulare è sempre possibile
connettersi, anche dall’ufficio del cliente, ed avere a portata di
mano tutte le informazioni presenti in azienda
Telecentri: in rapida espansione, sono centri di servizio presso i
quali ci si può recare per ottenere una connessione internet,
servizi fax, telefonia, ecc.
Telelavoro Office to Office: è una particolare predisposizione delle
reti informatiche che permette ai lavoratori di ritrovare
virtualmente il loro ambiente di lavoro abituale, applicativi, dati,
ecc. ovunque essi siano
Durata: tipicamente questo viene concordato in base alle
esigenze reciproche ed alle specificità del lavoro
NOTA!
NOTA!
Ben diverso è il concetto del Lavoro a Domicilio che, come
definito dalla convenzione internazionale OIL 177 si riferisce a
“Lavoro eseguito da una persona nel proprio domicilio o in altri
ambienti di sua scelta diversi dal posto di lavoro del datore di
lavoro.. indipendentemente da che fornisce l’attrezzatura e i
materiali..” - in questo caso, dunque, il lavoratore non si reca
presso i locali aziendali ma opera costantemente altrove.
9
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
A partire dalla riforma Bassanini il legislatore si è preoccupato
di emanare norme di riferimento per l’introduzione di forme di
lavoro a distanza
•
Legge n. 191, del 16 giugno 1998 (Bassanini Ter) – Art. 4 – Lavoro
a distanza nelle Amministrazioni pubbliche
•
DPR n. 70 del 8 marzo 1999 – Modalità organizzative per
l’applicazione dell’articolo 4 della Bassanini Ter; criteri per
l’istallazione e l’utilizzo della postazione di lavoro
•
Accordo quadro del 24 marzo 2000 tra ARAN (agenzia per la
rappresentanza negoziale nel pubblico impiego) e le
Organizzazioni Sindacali, stabilisce i criteri per assegnare il
Telelavoro dipendenti delle amministrazioni pubbliche
•
Legge n. 877 del 1973 – Telelavoro come oggetto di contratto di
lavoro subordinato a domicilio
Riferimenti a contratti di Telelavoronel Codice Civile:
•
Art. 2082 c.c. – Telelavoro oggetto di contratto d’appalto
•
Artt. 2222 c.c. e 2083 c.c. - Telelavoro nel contratto d’opera
•
Artt. 2113 c.c. e 429 c.p.c. – Telelavoro come contratto di lavoro
parasubordinato
•
Art. 2049 c.c. – Telelavoro come lavoro subord. ordinario
APPLICAZIONE –come rendere operativo il telelavoro
E’ vero che la tecnologia in rapida evoluzione permette ora
video-connessioni, accessi in real-time, eccetera, ma ci
sentiamo di dire che sono più facilmente telelavorabili le
attività che comportano:
- un alto grado di lavoro intellettuale, poco manuale;
- compiti gestibili individualmente o comunque facilmente,
suddivisibili in pacchetti di lavoro;
- spirito di iniziativa e capacità di conseguire obiettivi senza
bisogno di stretta supervisione, quindi buona autonomia;
- risultati e criteri di qualità misurabili;
- macchinari non eccessivamente voluminosi e costosi
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PUNTI DI FORZA
Maggiore possibilità di conciliare la vita familiare con le
esigenze lavorative, flessibilità nella gestione del tempo
Minore assenteismo
Maggiore
motivazione,
gratitudine
responsabilità del lavoratore
e
senso
di
Maggiore facilità di rientro al lavoro per persone che sono
state costrette ad allontanarsi dal mondo del lavoro per
brevi o lunghi periodi di tempo. (es. maternità, malati a
carico, studio, problemi di salute, etc.)
Minori tempi e costi di trasporto
Maggiore efficienza e minori distrazioni, al lavoro
CRITICITA’
Costi per il datore di lavoro (linee telefoniche, materiale
informatico, etc.), sebbene sempre meno esosi
Rischio di isolamento del lavoratore
Difficoltà legate al cambiamento, alla necessità che sia
chi telelavora che chi no ne condivida le modalità
Necessità di definire un contratto di Telelavoro per ogni
telelavoratore (in funzione delle modalità concordate)
Possibile timore da parte del datore di lavoro che il
telelavoratore non sia controllabile a casa, come in ufficio
Flash!
Flash!
alcuni TESTI NORMATIVI sono consultabili nel
CD allegato
11
2. come organizzare il telelavoro
Una buona programmazione è alla base della riuscita di
qualsiasi cambiamento. Un progetto che comporta una
sperimentazione più che mai deve basarsi su una spirale
virtuosa che alterna momenti di analisi dati, pianificazione,
realizzazione, rilevazione risultati e loro riesame, per
programmare opportunamente la fase successiva ed
introdurre eventuali adeguamenti.
Nel caso specifico vi suggeriamo le seguenti fasi da svolgere:
Alcune delle fasi sopra indicate possono in parte sovrapporsi,
in termini di tempo, o essere riprese più volte per successivi
approfondimenti, o estendersi oltre i tempi inizialmente
ipotizzati…
L’importante è che ci sia un programma stabilito inizialmente
al quale ricondurre le attività e che si sviluppi tenendo in
considerazione esigenze ed aspettative dell’azienda e dei
lavoratori (vedi l’esempio nella pagina a fianco).
Si consiglia di attuare un percorso di progettazione
compartecipata per garantire un risultato più stabile ed
efficace, anche se prendere decisioni può richiedere un po’
più di tempo e pazienza.
RICORDA!
RICORDA!
il programma di lavoro va adattato alla situazione organizzativa,
caratteristiche ed agli obiettivi dell’azienda. Quanto segue è
una traccia, a titolo di esempio ma non esaustiva o imperativa!
12
13
2.1
informarsi ed informare, innanzi tutto
Come abbiamo visto, il telelavoro non può essere attuato
indiscriminatamente: è necessario capire quali funzioni o ruoli
aziendali si prestino a questa modalità, ed in che termini.
È quindi lecito pensare che non tutti possono necessariamente
avere accesso al telelavoro, o non con le stesse modalità.
Innanzitutto è importantissimo spiegare a tutti in azienda come
si intende procedere per realizzare il telelavoro. Una cosa utile
è riunire tutto il personale e chiarire:
perché avete deciso di attuare il telelavoro
quali finalità e quali aspettative avete
vantaggi e difficoltà che vi aspettate
quali caratteristiche avrà il telelavoro nella vostra organizzazione
es. telelavoro, telecentro, soluzione ‘a richiesta’ ecc.
in base a quali criteri si definirà chi e come potrà utilizzare il
telelavoro, e quando
Sapere perché e come vengono introdotti dei cambiamenti è
funzionale ad assicurare che ciascuno nel gruppo di lavoro:
1. capisca
2. possa intervenire, chiedere, esporre dubbi
3. possa condividere ed essere propositivo
Flash
Flash
esempio su CD
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
I cambiamenti sono sempre un argomento delicato, e devono
essere presentati a tutti. Il telelavoro è un’opportunità, per
lavoratori e azienda, e direttamente o indirettamente tocca tutti.
I colleghi, i collaboratori, coloro che condividono le stesse
risorse (documentazione, hardware, files) con i telelavoratori
dovranno sapere e condividere il fatto che in certe situazioni
potrebbero non trovare in ufficio persone o cose che
abitualmente ci sono: se sono informati sin dall’inizio sarà più
facile per loro affondare la novità e organizzarsi
adeguatamente, o suggerire come evitare di intralciarsi.
14
2.2
chi si fa avanti?
Una volta sensibilizzati tutti quanti nell’organizzazione, sarà più
facile dare una chiacchierata di approfondimento con quei
lavoratori/trici che più utilmente possono essere indirizzati al
telelavoro. Possono essere le persone che l’azienda vorrebbe
telelavorassero, quelle che si intuisce potrebbero averne
maggiori benefici, o che si candidano per interesse personale.
E’ bene tener presente che, come sovente succede,
introdurre l’argomento del telelavoro genera nei lavoratori
l’una di due possibili reazioni:
- da una parte diffidenza (“chissà cosa vuole da me
l’azienda..”)
- dall’altra desiderio (“potessi farlo io, il telelavoro!”)
In entrambi i casi, non è tutto oro quello che luccica!, e
viceversa. Il telelavoro non va scelto sulla base dell’emotività:
è invece necessaria una buona dose di analisi, con il diretto
coinvolgimento dei responsabili del personale e meglio ancora
se con l’aiuto consulenti esterni. Solo così si può evitare di
scoprire che ci sono difficoltà quando si è già in realizzazione..
Fondamentalmente è necessario valutare quanto segue:
quali ruoli organizzativi possono essere telelavorabili (chi)
quali implicazioni ne derivano, rispetto a tutte le
responsabilità e mansioni svolte da ciascuno di quei ruoli: in
altre parole, quali specifiche attività si possono fare in
telelavoro e quali no (cosa)
quali strumenti e prassi adottare, sia dal punto di vista
formale (contrattualistica del lavoro), aziendale (modalità
e procedure interne), individuale (come organizzarsi una
routine fuori dalla routine), per garantire un buon fluire
delle attività in telelavoro, senza contraccolpi (come)
quali strumenti sono necessari, e perché (con cosa)
come controllare se la cosa funziona? se i risultati sono
all’altezza delle aspettative, se non ci sono contraccolpi e
piuttosto vantaggi? (quanto)
15
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
Un sistema sempre valido per evitare problemi sulle scelte
effettuate è legare quelle scelte a criteri oggettivi,
comunicati e condivisi, in modo che sia facile spiegare le
decisioni prese.
2.3
individuare i “telelavoratori”
È possibile che l’Organizzazione abbia già in mente quali
vantaggi avrebbe inducendo a telelavorare certi lavoratori
piuttosto che altri. Le scelte aziendali possono nascere da :
analisi di costi (es. quale tipo di postazione è più onerosa)
opportunità organizzative (es. certi strumenti/documenti
non possono uscire dall’azienda)
necessità strumentali (es. alcuni macchinari o programmi
di lavoro non sono esternalizzabili)
esigenze individuali note all’azienda (es. problemi familiari,
di trasporto, handicap fisici)
ed altro ancora..
Tali valutazioni a priori sono molto importanti ma non sono
necessariamente corrette, poiché sovente gli schemi mentali a
cui siamo soggetti deviano i criteri di selezione.
Una predeterminazione dall’alto di chi sarà oggetto della
sperimentazione del telelavoro può generare più danni che
benefici e minare il percorso ed i risultati dell’investimento.
RICORDA!
RICORDA!
passare al telelavoro è una scelta volontaria, il cambiamento va
accettato sia dall’azienda che dal lavoratore
quasi tutti i ruoli possono essere telelavorabili almeno in parte,
non solo quelli che appaiono più semplici da convertire: è
necessaria una buona dose di oggettività e di analisi prima di
proporre o negare una richiesta
16
Il fatto di partire da una diffusa comunicazione dei progetti
aziendali, la conseguente apertura ad accogliere proposte e
candidature, abbinata ad una buona capacità di ascolto,
può aiutare ad avere una prospettiva più ampia e corretta. In
ogni modo, il fine è giungere and una macro analisi dei settori
individuati come oggetto ideale di sperimentazione. Esempio:
U N IV E R S O : D ip e n d e n ti
A z ie n d a
A d d e tti
s e r v iz i P . O .
R esp.
d i F u n z io n e
A d d e tti
I m p ie g a t i a m m e
te c n
s e rv iz i P .T .
P o p o la z io n e
O PERAI
C o m m e r c ia li
P o p o la z io n e
IM P IE G A T I
Bisogna che sia i lavoratori che l’azienda siano motivati e
convinti rispetto alla scelta di cambiare il modo di lavorare.
Se si incontrano difficoltà nel coinvolgerli, può voler dire :
è stato sottovalutato qualche aspetto che preoccupa
ci sono timori inespressi che rendono i lavoratori diffidenti
le finalità, il percorso e le modalità non sono chiare a
sufficienza per gli interessati
Qualunque sia la ragione dell’incertezza, è bene cogliere lo
spunto per approfondire la questione ..e magari per migliorare
contenuto e/o forma delle comunicazioni rivolte al personale.
Può essere opportuno erogare un questionario motivazionale,
per esaminare la percezione che i lavoratori hanno acquisito
del telelavoro e di quali fattori, personali e lavorativi, possono
facilitare o ostacolare la sua applicazione.
17
Il questionario è uno strumento di indagine piuttosto flessibile,
relativamente semplice da predisporre e piuttosto rapido in
termini di raccolta ed analisi di dati.
Flash! vedi esempio di QUESTIONARIO MOTIVAZIONALE
sul CD allegato
Il questionario allegato è solo un esempio, ma può dare degli
spunti interessanti. Un buon questionario deve essere:
semplice
ben spiegato
sintetico
veloce da compilare
trasparente nelle finalità
chiaro nella forma e negli obiettivi
Perché sia più efficace e facile da usare è opportuno che
includa parecchie domande chiuse, a scelta multipla, anche
se le risposte, essendo sovente forzatamente generalizzate,
non permettono di esprimere le opinioni con grande dettaglio.
Dunque è buona prassi concludere con uno spazio “Note”
dove sia possibile scrivere liberamente commenti o integrazioni
alle risposte.
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
E’ utile iniziare a sperimentare strumenti di comunicazione in rete, e
nel caso specifico distribuire il questionario via web. Ad es.:
questionario on-line come pagina web sul sito aziendale
agli interessati, e-mail con indicazioni delle modalità di accesso
raccolta automatica delle risposte in database
elaborazione e rappresentazione elettronica dei dati raccolti
condivisione dei risultati con tutti gli interessati via mail, sito,
webcast, o altro
La condivisione dei risultati, seppure con le dovute cautele
rispetto alla non pubblicazione di informazioni personali (D. Lgs.
196/03 in materia di privacy e protezione dei dati personali, e
18
successive enunciazioni) è una fase molto importante e
idealmente deve essere corredata da tabelle, grafici o altri
sistemi che ne facilitino la lettura.
Risparmio sul viaggio (tempi e costi)
Per quali motivi sceglieresti di lavorare da casa?
Maggiore flessibilità di orario
Minori interruzioni durante il lavoro
7,00
Prendersi cura dei figli
6,00
Possibilità di svolgere altre attività ad
hobby
Possibilità di lavorare e risparmiare di
più
Lavorare in un ambiente più gradevole
5,00
4,00
Più tempo da dedicarre alla vita familiare
3,00
Maggiore produttività
2,00
Maggiore concentrazione
1,00
Lavorare con maggiore autonomia
0,00
Altro
Nota bene che quanto sopra esposto rappresenta una mera
indicazione di cosa potrebbe essere fatto: metodi più
tradizionali ed immediati possono essere analogamente usati.
NOTA!
NOTA!
Se siete una piccola organizzazione, potreste trovare quanto sopra
eccessivo o ridondante. Certo le scelte operative vanno fatte
analizzando correttamente le vostre specifiche necessità, ma non
dimentichiamo che questa è solo una traccia!
Al proposito è bene sottolineare che:
il ‘fai da te’ non è sempre la soluzione più pratica: sovente le
soluzioni tecnologiche, come pure quelle organizzative, risultano
più semplici e praticabili se affidate a validi consulenti esterni, con
considerevoli benefici in termini di efficienza, risparmio, rapido
raggiungimento degli obiettivi!
INVESTIRE BENE significa RISPARMIARE, e farsi aiutare da chi è più
esperto o ha una visione più distaccata delle questioni aziendali
è sovente una scelta saggia.
19
Se il questionario è stato correttamente impostato, parte dei
risultati possono già fornire indicazioni molto importanti per
condizionare le scelte tecniche ed operative che si
renderanno necessarie per preparare l’implementazione del
telelavoro e per prevenire possibili difficoltà legate a timori
delle/gli interessate/i.
VANTAGGI ATTESI
Maggiore
Autonomia
Maggiore
Concentrazione
Maggiore
Produttività
Maggiore
Serenità
Maggiore
Presenza in
Famiglia
SVANTAGGI ATTESI
Minore Visibilità
Cultura del Lavoro
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Minore Comunicazione Interna
Minori
Straordinari
2.4
valutare la “telelavorabilità”
La bizzarra parola “telelavorabilità” sta ad indicare quanto le
singole mansioni o attività svolte da un soggetto che ricopre
un certo ruolo organizzativo possono essere gestibili fuori dell’
ufficio o luogo di lavoro dove normalmente vengono svolte.
Per fare un esempio, un normale addetto alla Reception non
avrà probabilmente molte mansioni che non comportano la
presenza presso la Reception stessa, che tipicamente va
presidiata durante tutto il turno di lavoro per accogliere chi
entra in azienda.
21
Le attività “telelavorabili” sono viceversa quelle che possono
essere eseguite altrove, se si riesce a ricreare una situazione
adeguata. Ad esempio, l’addetto al Centralino ha più
chances del Receptionist di ottenere il telelavoro, poiché il suo
compito non comporta accoglienza fisica ma la gestione di
un sistema di trasferimento chiamate e connessioni di linee
interne ed esterne.
RICORDA!
ICORDA!
una volta individuati i soggetti che l’azienda intende
avviare al telelavoro ed ottenuta la loro disponibilità, prima
di procedere è essenziale analizzare con oggettività le
mansioni loro attribuite per individuare quanto queste
possono essere trasferibili in un luogo diverso da quello
originariamente destinato allo scopo.
Il modo più efficace è analizzare la descrizione del Ruolo
Organizzativo oppure il Mansionario, ovvero l’elenco delle
responsabilità, mansioni, attività e modalità operative
collegate ad una specifica posizione nell’organigramma
dell’azienda.
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
Le aziende che non hanno mansionari o descrizioni di ruolo
possono trovare formule intermedie, più veloci, per
raggiungere lo scopo. Tuttavia una buona analisi dei Ruoli
Organizzativi è una cosa saggia da predisporre, prima o poi!!
Il metodo qui proposto consiste nel costruire una griglia, con
più colonne che incrociano le righe dove sono riportate le
singole mansioni/responsabilità del Ruolo; ogni colonna
corrisponde ad uno dei criteri adottati per valutare la
telelavorabilità, e sui punti di incrocio registra il punteggio.
I criteri adottabili sono numerosi, in base alle caratteristiche ed
alle priorità dell’azienda, ma tipicamente includono parametri
tipo quelli che seguono:
22
quali sono gli elementi di ingresso e di uscita delle attività/
processi di lavoro, e di che natura sono (input & output)
con quali modalità si svolge una determinata attività (es.
necessita interazioni con persone, macchinari, è saltuaria,
costante, comporta interazioni con altre persone..)
quale tecnologia è attualmente utilizzata per lo
svolgimento dell’attività, o quale si renda necessaria per
svolgere il proprio lavoro in remoto
ed altri ancora..
Per ognuno di questi criteri è necessario attribuire una
valutazione, che più facilmente può avere la forma di un
punteggio, tipo: scarso, buono, ottimo..
Volendo sintetizzare in termini matematici, è più facilmente
calcolare le valutazioni in forma di indicatori.
E’ anche molto importante assicurare che criteri e punteggi
siano preventivamente definiti bene e descritti in una tabella,
per evitare che possano essere interpretati in maniera diversa
da persone diverse
Alcuni esempi potranno meglio chiarire cosa intendiamo…
3
2
1
INPUT
Dati ed informazioni
completamente
informatici, o anche
cartacei ma
trasferibili altrove
Dati ed informazioni
potrebbero essere
informatizzati,
volendo; se cartaceo
non è facile trasferirli
Dati ed informazioni
complessi, di tipo
verbale, difficili da
trascrivere (su carta,
file o altro)
MODALITA'
attività gestita in
autonomia e autocontrollo; l’uso di
strumenti telematici è
abituale; pochi
soggetti coinvolti
relativa autonomia o
informatizzazione;
limitata necessità di
interazione; scarse
esigenze di nuove
modalità di lavoro
l’attività necessita di
parecchia interazione
con altri soggetti, e di
tracciabilità dei dati;
prassi in uso da
rivedere,amalgamare
TECNOLOGIA
per remotizzare il
lavoro non serve
molto: trasferimento di
documenti cartacei,
telefono, auto, pc
con applicazioni…
necessario forse
qualche applicativo,
hw/sw accessibili ma
da reperire in qualche
modo, etc
necessario l’accesso
ad applicativi
particolari, difficoltà di
connessione/ accesso
alla rete aziendale…
altro…
23
Un ulteriore livello di valutazione possibile, è quanto ciascuna
attività incide sul lavoro complessivo assegnato ad una
persona nell’ambito di un determinato ruolo. Introducendo
questa variabile percentuale, va a determinare il peso che la
specifica attività ha sulla telelavorabilità del ruolo.
Dopo di che rimane solo da stabilire quale valutazione minima
debbano avere i ruoli per poter essere considerati
telelavorabili e l’analisi può dirsi sufficientemente completa
per permettere di individuare in maniera oggettiva quali
posizioni sono includibili o meno nella sperimentazione.
Ecco un esempio di tabella, risultante dal percorso succitato, e
di comparazione tra venti diversi ruoli organizzativi valutati:
LEGENDA INDICI
Da 11 a 15: attività telelavorabile
Da 6 a 10: attività telelavorabile, per la quale però necessitano attente
valutazioni organizzative
Fino a 5: attività difficilmente telelavorabile
24
INDICI DI TELELAVORABILITA' - MEDIE PONDERATE
12,1
1
11,8
2
11,4
3
11,5
4
11,6
5
6
11,6
7
11,6
12,4
8
12,8
9
9,5
10
12,8
11
13,5
12
11,7
13
11,6
14
13,6
15
13,7
16
12,8
17
12,1
18
9,2
19
11,7
20
Si vede da questa elaborazione che, se l’Organizzazione ha
per esempio stabilito che un ruolo deve avere minimo un
punteggio di 12 per essere considerato ‘Telelavorabile’, solo i
lavoratori/trici che ricoprono 9 tipi di ruoli (1, 8, 9, 11,12, 15, 16,
17, 18) potranno essere considerati per il telelavoro.
25
3. connettere i telelavoratori e l’azienda
Telelavorare vuol dire, la maggior parte delle volte, ricreare a
casa condizioni simili a quelle dell'ufficio.
Se in ufficio usiamo la posta elettronica, i file in rete, la
stampante, probabilmente anche quando telelavoriamo
avremmo bisogno degli stessi strumenti... e se non funzionano,
quanto stress!
Ma non ci dobbiamo fermare qui: esistono tantissimi strumenti
che normalmente non utilizziamo quando lavoriamo “dal vivo”
con i colleghi, e che invece sono utilissimi per il lavoro a
distanza. Lavorare a distanza senza gli strumenti giusti può
essere molto più faticoso del normale.
Vi portiamo un caso: se lavorate in un gruppo “poco propenso
alla tecnologia”, la cosa più facile che vi si possa proporre per
fare una riunione a distanza è una bella conferenza telefonica.
Si tratta di una telefonata a cui partecipano più persone
contemporaneamente. Beh, se avete avuto questa
esperienza sapete che dopo la conferenza telefonica vi
sentite come dopo un allenamento in palestra o dopo un
esame... Una faticata, ma certo molto meno che non dover
andare in ufficio in centro, traffico, parcheggio, tempo, ecc.!
La complessità dell'evento aumenta se le persone che
partecipano non si conoscono bene (per cui si spende metà
del tempo a cercare di capire di chi sia la voce di chi sta
parlando) o quando si devono discutere dei budget o dei
documenti. Allora inizia un balletto di “gira pagina”, “come
vedete in alto” e se vi distraete anche solo per un secondo
siete finiti, sarà come essere dei ciechi in un mondo di persone
disattente!
CONSIGLIO!
CONSIGLIO!
superate l'inerzia, investite qualche minuto per imparare ad usare un
nuovo strumento informatico e lavorate meglio per il resto dei vostri
giorni…
26
3.1
quali strumenti servono
Ebbene sì, per mettere su un progetto di telelavoro è
necessario avere un tecnico che ci supporti. Se non siete
propensi ad imparare come si collega una nuova stampante
o come si installa un programma, evitate la frustrazione del faida-te, e chiedete alla vostra azienda che vi affianchi una
personcina esperta in informatica che vi aiuti a superare quei
piccoli imprevisti che ci saranno. Inevitabilmente. Sì! Ci
saranno.
Dividiamo gli strumenti per il telelavoro in indispensabili e utili.
Ovviamente immaginiamo che voi svolgiate un lavoro
d'ufficio, se non fosse il caso... il tutto non si applica.
Senza gli strumenti indispensabili potete anche lasciar
perdere.
Senza quelli utili farete molta fatica (cfr. esempio della
conferenza telefonica nell'introduzione di questo capitolo),
ma ce la farete comunque.
3.2
strumenti indispensabili
PC PORTATILE
Qualcuno preferisce un PC fisso, ma un vero telelavoratore
non ne può fare a meno: il PC
portatile diventa una sorta di
simbionte del telelavoratore.
Non avrete bisogno di un
computer molto potente. Un
normale portatile di fascia
bassa (nell'ordine dei 500€ Marzo 2007) andrà più che
bene per un ordinario lavoro
d'ufficio. Se siete pendolari, investite qualcosa di più per una
batteria di lunga durata e un processore a basso consumo,
che vi permetteranno di lavorare in treno.
27
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
Un computer o due computer?
Come tutte le cose, anche questa va a gusti. Ma nella
nostra esperienza un computer solo è la soluzione più
efficiente. Nei periodi in cui io ho avuto due computer ho
passato la maggior parte del mio tempo a cercare quale
fosse l'ultima versione di quel documento e su quale dei
due avessi scaricato l'ultima volta la posta.
Senza contare che fornire un solo computer ad un
dipendente costa meno!
Se proprio il dipendente non vuole fare a meno di tastiera
e mouse, potete fornire una docking station. Da evitare,
invece, i monitor CRT (quelli ingombranti, ormai passati di
moda): consumano tanto, emettono radiazioni e
affaticano la vista. Insistente con i vostri telelavoratori
resistenti al cambiamento perchè sperimentino un monitor
LCD per qualche settimana, e vedrete che non sentiranno
più l'esigenza di un CRT.
CONNESSIONE VELOCE
La connessione ad Internet determina la velocità del vostro
lavoro di scambio documenti, email, nonché la possibilità di
effettuare conferenze.
Ovviamente più la connessione è veloce, meglio è. Dovendo
fare i conti con i costi di attivazione e di abbonamento, il
consiglio è quello di rimanere su una connessione ADSL di
fascia media (1Mbps – 4Mbps).
La banda garantita è un buon parametro da considerare, ma
per le applicazioni di telelavoro normale, non è solitamente un
aspetto critico (nel senso che se per qualche secondo non
avete a disposizione tutta la banda, ma solo una sua frazione,
probabilmente ve ne accorgete neppure). Se preferite la
28
certezza derivante da una banda garantita, non c'è bisogno
che superiate i 64Kbs, altrimenti i costi cominciano ad essere
molto elevati. Vi invitiamo a leggere il capitolo “Attivare la
connessione” per avere a disposizione più elementi per la
scelta.
ACCESSO AL SERVER DI POSTA ELETTRONICA
Uno dei servizi indispensabili per lavorare da remoto è la posta
elettronica.
Normalmente potrete incontrare due tipi di server di posta
elettronica: i server “standard” POP o IMAP oppure Exchange
(esistono anche altri sistemi, come ad esempio Lotus Notes,
che però stanno diventando sempre più rari).
Nel primo caso qualunque programma per la lettura della
posta elettronica andrà bene. I più diffusi sul mercato oggi
sono Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Eudora.
La mia raccomandazione è quella di usare Mozilla
Thunderbird. Si tratta di un programma FLOSS - OpenSource e
Free (nel senso di gratuito) che ha diverse funzionalità che lo
rendono preferibile agli altri:
la ricerca istantanea tra le vostre mail (basta scrivere una
parola e le mail vengono filtrate)
un filtro antispam eccezionale, che impara dai vostri
comandi ed in un paio di giorni vi libera dalla posta
indesiderata
la possibilità di leggere e scrivere secondo diverse identità
(indirizzo privato, indirizzo ufficio, etc.)
la possibilità di leggere la posta anche quando non
connessi ad internet.
una buona protezione da virus e phishing, che rende più
difficile a questi di insidiarvi, senza però limitarvi nelle
operazioni
Outlookè
Outlook da preferire nel caso in cui usiate l'agenda in rete e
i contatti, oppure se gli altri colleghi lo usano.
29
Non vi consigliamo di usare Outlook Express (che è molto
diffuso e quindi molto vulnerabile a tutti i tipi di attacco), né
Eudora (che non è rimasto al passo con i tempi per quel che
riguarda le funzionalità innovative di Thunderbird).
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
Posta Fuori Linea: Se avete una connessione a tempo
potete leggere e scrivere la posta in modalità “fuori linea”,
ossia mentre non siete connessi ad Internet.
Funziona così: vi connettete ad internet, scaricate la posta
e successivamente indicate al programma di voler
lavorare fuori linea (off-line mode). A questo punto potete
staccare la connessione (disconnetti), leggere la vostra
posta, rispondere ai messaggi, riorganizzarli.
Quando siete soddisfatti, o dopo un certo numero di ore
potrete ricollegavi per alcuni minuti, mandare il
programma della posta in modalità “in-linea”, e scegliere
di inviare la posta accodata.
Praticamente tutti i programmi di posta supportano questa
funzionalità.
PENNA USB (O UN CD RISCRIVIBILE)
Lavorando fuori ufficio è importante avere un supporto
trasportabile sul quale mettere i documenti. La soluzione più
comoda e conveniente è la penna usb (che ad oggi costa
15€/Gb – Marzo 2007). Qualora non l'aveste, potete usare dei
CD (magari riscrivibili, per ridurre i costi e gli impatti ambientali)
per trasportare i vostri file.
UDF:
UDF: Se spostate spesso file dal computer ai CD, può essere
comodo installare un sistema di masterizzazione che si
chiama UDF (nomi commerciali sono IN-CD, DirectWrite, etc).
Questo sistema permette di aggiungere velocemente pochi
file al supporto, senza creare una volta un CD vuoto.
30
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
il computer su cui volete leggere il CD deve aver installato il
supporto UDF.
TELEFONO
Per lavorare da remoto con i colleghi è comunque utile avere
a disposizione un telefono. Se possibile è meglio un telefono
fisso, sia per ragioni economiche, sia per la probabile
lunghezza delle telefonate, che il principio di precauzione per
la salute vorrebbe non venissero fatte al cellulare (ma questa,
mi rendo conto, non è scienza).
Se disponete di una connessione sufficientemente veloce, vi
invito a considerare un servizio di Telefonia VOIP. VOIP significa
Voice Over Internet Protocol, ossia la possibilità di far passare
la voce (= la telefonata) su Internet.
Esistono una pletora di servizi di questo tipo, e ogni giorno ne
nascono di nuovi. Il più famoso è sicuramente Skype, per però
vi sconsiglio di usare (spiegazioni nel box in seguito). Tra i servizi
che mi sento di consigliarvi ci sono Gizmo e FreeCall.
Anche i principali fornitori di ADSL offrono spesso servizi VOIP
specifici, che sono in genere di qualità superiore rispetto a
quelli “generalisti” a cui ci si può abbonare su Internet.
In tutti i casi i servizi VOIP prevedono telefonate gratuite tra
utenti dello stesso servizio (VOIP verso VOIP) e spesso tariffe
molto convenienti verso i telefoni fissi tradizionali.
A titolo di esempio, FreeCall oggi come oggi (marzo 2007)
offre telefonate gratuite ai fissi in più di 200 paesi. In realtà le
telefonate sono gratuite per 3 mesi. Passati i 3 mesi dovrete
acquistare di 10€ di traffico ed avrete altri 3 mesi di telefonate
gratuite.
Potete spendere il traffico ad esempio sui cellulari, sui paesi
non coperti dal servizio gratuito, oppure inviando SMS in tutto il
mondo a 5 eurocent.
31
CONSIGLIO:
CONSIGLIO:
Questione di protocollo: Esistono diverse ragioni per non scegliere
Skype, alcune filosofiche, altre tecniche. Skype è il servizio più
famoso e più pubblicizzato, acquistato da qualche mese dal
colosso e-bay, che prevede di fare miliardi con il suo utilizzo.
Esiste un protocollo standard per le chiamate via Internet: il SIP. Il
vantaggio di avere uno standard (una lingua comune) è
evidente: si mettono in concorrenza i vari fornitori di servizi rispetto
alla loro qualità, alla bravura tecnica, all'innovazione, ecc.
Per questa ragione esistono decine di produttori di telefoni SIP, di
router SIP, di telefoni software SIP.
Se mi registro ad un servizio che parla SIP e il fornitore decide di
alzare i costi, posso decidere di spostarmi presso un altro fornitore
senza dover cambiare tutta la mia attrezzatura, configurazione,
ecc.... cambio solo l'indirizzo del fornitore. Sia Gizmo che Freecall
sono servizi basati su SIP, quindi potete usarli con il programma
scaricabile dal sito o con un qualunque dispositivo SIP.
Al contrario, Skype parla una lingua sua (protocollo proprietario e
segreto) il che ovviamente non consente di passare ad altro
operatore in caso siate insoddisfatti. Non sempre questa
differenza è chiara a chi scegli e skype. La strategia commerciale
che adotta skype è quella di accaparrarsi milioni di clienti,
perché così potrebbe diventare un quasi-monopolista e avrebbe
poi la possibilità di imporre le sue condizioni al mercato.
Infine, per i più tecnici: skype “ha il difetto” di usare la porta 80,
che normalmente è destinata ai siti Web (quindi se uno dei vostri
applicativi richiede l’uso dedicato della porta 80, questo lo rende
incompatibile con Skype). Non è un approccio molto corretto, a
parer mio, perché in questo modo skype sfrutta, per inserirsi, la
confidenza che molti utenti hanno con la porta 80.
3.3
strumenti utili
VPN, ACCESSO ALL'ARCHIVIO DA FUORI SEDE
Se non ce l'avete, cercate almeno la sincronia files. Per
permettere l'accesso all'archivio dei documenti mentre si è
fuori sede è utile installare una VPN (Virtual Private Network).
32
La VPN consiste in un tunnel criptato che permette a chi è
connesso “fuori sede” di operare come se fosse in ufficio, e
quindi di accedere al server, alla stampante, ecc.
Le soluzioni VPN sono molto diffuse proprio per questo scopo.
La figura che segue rappresenta una possibile configurazione
ACCESSO ALLA VPN
In figura il VPN client rappresenta il computer di un dipendente
fuori sede.
Egli si connette ad internet normalmente e poi attiva il tunnel
criptato per accedere alla rete aziendale.
L'unica differenza nell'accesso alle risorse dell'ufficio in VPN è
data dalla velocità di accesso, che è limitata dalla velocità
della connessione ad internet.
INSTANT MESSENGER
Uno strumento molto utile per lavorare a distanza è l'Instant
Messenger (per gli amici il Messenger o IM).
Difficile da spiegare a chi non l'abbia usato, tipicamente
prevede fasi alterne di utilizzo. Un inizio in modalità “ragazzino”
grazie al quale tutti i giorni i vostri colleghi stenteranno a
riconoscervi. Infatti il messenger è un incrocio tra un telefono e
33
la posta elettronica. Un incrocio perchè “si scrive” come nella
posta
elettronica
(ossia
la
comunicazione
avviene
principalmente per iscritto, di solito con brevi messaggi, in
modalità chat), ma arriva subito e “interrompe” quasi come
una telefonata.
Il fenomeno diffuso è quello secondo cui al mattino il collega
“nuovo” di messenger spende i suoi primi 10 minuti a dire “toh,
c'è giovanni che si è appena connesso, è bene che lo saluti”,
e così via a mano a mano che i colleghi arrivano in ufficio.
Una volta scoperto lo strumento (e quindi anche i codici di
comportamento che gli utenti si sono dati) si comincia a
scoprirne l'utilità per comunicazioni brevi e istantanee, per le
quali non si può aspettare il tempo di risposta di una mail (o
l'incertezza del non sapere se il nostro corrispondente l'abbia
ancora letta), ma che non abbiano la complessità tale da
richiedere una telefonata. Tipicamente le informazioni da
messenger sono del tipo “a che ora esci?”, “mi confermi
l'appuntamento?”, “ti ricordi come si chiamava quel signore
che è passato l'altra settimana”, “vedi mica se ho lasciato sulla
scrivania quel foglio”... cose di questo tipo.
Diciamo che quando le frasi scambiate sul messenger
superano le 5 iterazioni allora è giunto il momento di alzare il
telefono perchè la voce è più efficiente.
Il messenger è anche utile per la sua “quasi sincronia”. Infatti la
comunicazione non è perfettamente istantanea come una
telefonata. Questo permette di discutere con più persone in
contemporanea, di non essere interrotti dallo squillo del
telefono sul più bello di un ragionamento, di non far aspettare
inutilmente l'interlocutore appeso ad un filo mentre si cerca
una risposta.
Gli strumenti
Anche in questo caso lo strumento è molto diffuso, e quindi
esistono diverse alternative. Iniziamo con il dire che si tratta di
un servizio generalmente gratuito, talvolta sponsorizzato dalla
pubblicità.
34
Se il vostro server di posta è Microsoft Exchange (e quindi siete
“quasi obbligati” ad usare Outlook per leggere la posta) esiste
un servizio di IM compreso. Il programma che usate come IM è
Microsoft Messenger (lo stesso che usate per MSN), ma i due
insiemi di contatti (interni all'azienda ed esterni) tipicamente
non si possono parlare.
MSN Messenger (compatibile con il più leggero Windows
Messenger e con il più recente Live Messenger) è il
programma di IM della Microsoft. Molto diffuso, incorpora
funzioni interessanti quali l'uso di webcam per fare
videoconferenza, possibilità di chat tra più persone, lavagna
condivisa, etc.
Altrettanto bello è Yahoo Messenger. I due servizi sono
talmente equivalenti che ormai hanno deciso di diventare
compatibili, e così potete usare un programma per chattare
anche con chi usa l'altro.
Chi volesse davvero differenziarsi potrebbe scegliere la
soluzione concettualmente migliore, ossia JABBER.
JABBER Anche nel
caso di Jabber vale lo stesso discorso fatto in precedenza per
confrontare Skype e la telefonia SIP (cfr. Telefonia VOIP poco
sopra). Jabber è un protocollo aperto. Significa che le sue
specifiche sono disponibili per tutti e chiunque può scrivere un
server o un client jabber. E infatti esistono decine di questi
software (sia gratuiti che a pagamento). Come sempre
protocolli open scatenano la concorrenza. Il vantaggio di un
server Jabber è l'interoperabilità, esistono cioè dei traduttori
che vi permetto di parlare con utenti di qualunque altro
sistema (non solo MSN e YAHOO, ma anche ICQ, AOL, e altri
sistemi minori diffusi in specifici paesi).
Interessante notare che Google ha scelto Jabber come suo
protocollo per l'IM. Google Talk è basato su Jabber (così
come GizmoPhone, telefono IP citato in precedenza).
Se potete scegliere, scegliete jabber e state al sicuro dalle
sorprese. Come client vi consiglio Google Talk oppure NEOS
(www.neosmt.com), che offre anche un servizio di
videoconferenza.
35
Come Usare l'IM in soli 4 passaggi
NOTA:
NOTA:
Per facilitarvi la vita abbiamo creato un video-corso che vi
mostra le varie fasi del funzionamento.
Il corso mostrerà come usare MSN, ma il procedimento è
analogo per qualunque altro sistema.
Una volta scelta la lingua che vorrete parlare (Yahoo, MSN o
Jabber), dovrete seguire i seguenti passi:
1.
Scaricare ed installare il programma che vi permette di
chattare
(reperibili rispettivamente da http://messenger.yahoo.com,
http://messenger.msn.it, http://www.neosmt.com o se
scegliete jabber http://talk.google.com)
2. Crearvi un account per chattare. Qui le cose si
differenziano un po' a seconda del servizio che scegliete:
YAHOO: dovete necessariamente avere un'identità
yahoo. Se non avete già un indirizzo di posta @yahoo.it
(o @yahoo.com, etc) il programma vi chiederà di
registrarvi inserendo i vostri dati e di scegliere un nome
di fantasia (la vostra identità).
MSN: Microsoft usa il concetto di passport, ossia registra
la vostra mail e le associa una password, così non
dovrete ricordarvi un'ulteriore nomignolo, ma la vostra
mail sarà il vostro identificativo. Nonostante le
leggende che circolano, Microsoft non fa spam
usando il vostro indirizzo. A volte gli altri utenti sì
(volontariamente o meno). Anche qui, se non avete
già un passport il programma vi guida nella creazione
di uno nuovo. Non vi consiglio di creare un indirizzo
hotmail per usare il messenger. Usate il vostro indirizzo
normale.
JABBER: Qui avete più gradi di libertà (e quindi è un po'
più difficile). Dovete scegliere anche il server presso cui
creare la vostra identità. Vi consigliamo im.apinc.org,
36
ma trovate una lista sempre aggiornata sia di client
che di server su www.jabber.org.
Come negli altri casi, anche in questo il programma
che state usando vi proporrà di registrare un nuovo
account. Voi specificherete un server, un nome che vi
renda identificabili e la vostra identità sarà del tutto
simile ad una mail ([email protected]).
3. Collegarvi (ovviamente perchè la chat funzioni dovete
essere collegati ad internet e il vostro programma attivo)
4. Agganciare i vostri contatti (di solito la funzionalità è
chiamata ADD Contact). Si tratta di inserire le identità delle
persone della vostra rete di contatti. Attenzione, perchè
dovete sapere che “lingua” (nel senso di protocollo) parla
il vostro contatto. Se usa YAHOO e voi usate MSN o JABBER
dovete specificarlo al vostro programma. (NB: Per usare
jabber con altri protocolli è necessario avere un'identità
per ogni altro protocollo)
Fare click su un contatto ed iniziare a scrivere
SOFTWARE PER COLLABORAZIONE A DISTANZA
Nell'apertura di questo capitolo vi ho raccontato la
frustrazione e la fatica del lavoro a distanza senza gli strumenti
adatti.
Lo strumento che facilita maggiormente la collaborazione a
distanza appartiene alla famiglia dei software per la
collaborazione a distanza e la videoconferenza.
Il mercato è piuttosto nuovo e i prodotti in commercio sono
davvero decine. Cito di seguito alcuni tra i più diffusi e che ho
provato personalmente (i primi due sono prodotti statunitensi,
gli ultimi due italiani)
−
−
−
−
www.Webex.com
www.GotoMeeting.com
http://www.skymeeting.net/
http://www.feedbackitalia.it/
37
Cosa offrono questi prodotti?
Le funzioni offerte sono molte. Le più importanti sono:
Il coordinatore può invitare ad una riunione remota, tutti gli
invitati ricevono una mail ed eventualmente confermano
la propria adesione
Quando l'incontro inizia, i partecipanti possono parlare
usando il microfono del computer, oppure un telefono
tradizionale. Se hanno una webcam, si vedono tutte le
facce dei partecipanti e le loro espressioni. Chi parla viene
ingrandito. Queste funzionalità sono estremamente utili per
tenere alta l'attenzione durante la conferenza.
Chi parla può mettere a disposizione dei documenti e
sfogliarli insieme ai partecipanti (ad esempio si può usare
una presentazione Powerpoint per accompagnare la
discussione)
Esiste una sorta di lavagna sulla quale tutti i partecipanti
possono segnare degli appunti o fare degli schizzi per
aiutare gli altri partecipanti a visualizzare ciò che
intendono dire (questa funzionalità è particolarmente utile
se si dispone di Tablet PC o tavolette grafiche)
Tutti i partecipanti possono lavorare insieme su uno stesso
documento (correggendo, segnando, etc). Molto utile
quando si deve discutere remotamente un budget o un
testo complesso.
Possibilità di “salvare” la riunione per ritrasmetterla, scrivere
un verbale, etc.
Come scegliere uno di questi prodotti?
La scelta è molto difficile. Gli unici criteri oggettivi che mi sento
di esprimere sono:
la facilità di partecipazione (C'è un software da installare?
Quanto è facile installare il software per utenti inesperti?
38
Sono richiesti privilegi sul PC dell'utente? Sono necessarie
porte aperte sui firewall?),
la qualità dell'assistenza in caso di difficoltà,
il costo (canone mensile, tariffa a tempo, acquisto del
software)
Tutti i sistemi offrono la possibilità di effettuare una demo per 15
giorni o più, il consiglio è quello di provare quello che vi pare
più semplice da usare e sufficientemente potente...
SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il Sistema di Gestione Documentale offre la possibilità di:
tenere traccia di revisioni e aggiornamenti,
recuperare vecchie versioni (ad esempio a seguito di
modifiche inopportune o accidentali),
verificare chi ha in modifica i documenti (check-in, checkout) per evitare doppie scritture.
Inoltre un sistema di gestione documentale offre la possibilità di
effettuare ricerche full-text all'interno dei documenti (un po'
come fa un motore di ricerca nelle pagine web) e
eventualmente di definire un WorkFlow (ossia un flusso di
approvazione) nella gestione del documento (ad esempio
prima che esca un documento verso il cliente deve ricevere
l'approvazione dell'editing e dell'amministratore delegato).
Queste ultime funzionalità potranno essere attivate in un
secondo tempo, qualora si rivelassero utili per il cliente.
Se non si intende utilizzare un sistema di gestione documentale
vero e proprio è sempre possibile condividere alcune cartelle
utilizzando i privilegi di Windows per garantire la sicurezza di
accesso.
La procedura più corretta per svolgere questa attività consiste
in:
39
Definire utenti con password sicure (e segrete). Una
password ragionevolmente sicura è composta di 8
caratteri (di cui almeno un simbolo e un numero), deve
cambiare almeno ogni 45 giorni.
Definire gruppi di appartenenza degli utenti sul dominio
(es: Amministrazione, Commerciali, AD, Personale, etc) e
inserire gli utenti nei gruppi
Attribuire ad ogni cartella condivisa i privilegi di accesso
relativi ai gruppi identificati in precedenza. Normalmente è
preferibile attribuire i privilegi ai gruppi con la clausola
“ALLOW” e usare solo in casi estremi la clausola “DENY”.
Questo sistema garantisce la massima sicurezza possibile, ed è
sicuro in qualsiasi ambiente l'utente si trovi (Dos, Windows,
Web, etc.), molto difficilmente aggirabile.
Sono invece da evitare soluzioni non native nel sistema
operativo che si basino su l'attribuzione di una password per
cartella.
GROUPWARE
I software dedicati al lavoro di gruppo vengono
comunemente chiamati Groupware. Sono utili in generale, ma
in modo particolare quando il gruppo di lavoro è distribuito.
Facilitare il lavoro di gruppo significa rispondere a tutte quelle
domande che vi sarete sentiti fare 1000 volte in un ufficio dove
abbiate collaborato con almeno altre 3 persone: “dove hai
messo l'ultima versione di quel documento? Sul tuo PC o sul
mio? Ah, sul server? In quale cartella? Ma sei sicura sia l'ultima
versione?”, oppure “Mi mandi il numero di telefono di quel
signore che si occupa delle stampanti, devo chiedere un
preventivo”, o ancora “Mi mandi le tue disponibilità per la
prossima settimana?” e infine “Hai fatto quel lavoro...ah no
credevo toccasse a Paolo”.
Se avete sentito anche voi queste frasi...capirete l'utilità di un
Groupware. Le funzioni che un Groupware implementa
ricadono di solito nell'insieme che segue:
40
Versioning (ossia tenere traccia delle varie versioni dei
documenti (word, excel, powerpoint, etc), di chi ci sta
lavorando, di chi l'ha preso per ultimo per lavorarci, ecc.)
Motore di ricerca dei documenti,
Condivisione dei contatti,
Condivisione agenda,
Avanzamento di progetto e assegnazione di task
Anche in questo caso esistono decine e decine di software
che coprono alcune o tutte le funzionalità indicate. Come
sempre esistono prodotti commerciali e opensource.
La lista che segue non vuole essere esaustiva, ma solo un
punto di partenza per esplorare il mondo del Groupware.
Considerate che per installare un groupware sono necessarie
competenze tecniche medio alte, chiedete quindi al
responsabile dei sistemi informativi della vostra azienda!
Microsoft Sharepoint (Commerciale)
phpProject (OpenSource)
e-groupware (OpenSource)
dotProject (OpenSource)
Microsoft exchange (Commerciale – non gestisce motore
di ricerca e versioning)
SVN (OpenSource, è solo un servizio di Versioning)
MAPPE MENTALI
Un buon modo per condividere la conoscenza in un gruppo di
lavoro distribuito è costituito dalle Mappe Mentali.
I software più significativi per realizzare e condividere mappe
mentali sono:
Freemind (http://freemind.sf.net)
MindManager (http://www.mindjet.com)
Cmaps (http://www.cmaps.org)
41
3.4
verificare le esigenze
Prima di iniziare la fase operativa del telelavoro è bene che un
referente tecnico faccia un sopralluogo iniziale nelle abitazioni
dei potenziali telelavoratori per individuare fattori critici che
potrebbero rendere inutile tutto il lavoro.
Le cose da analizzare durante il sopralluogo sono semplici:
Idoneità del luogo in cui il dipendente intende lavorare. In
particolare deve essere presente un tavolo sufficientemente
ampio, la stanza deve essere illuminata (meglio se
lateralmente) e non ci devono essere riflessi sul monitor, né
luce diretta (nel qual caso sono utili delle tende). La sedia
deve essere adatta al lavoro.
Gli impianti devono essere recenti e comodi per l'utilizzo
(quindi niente spine volanti, ma ciabatte a norma
posizionate in modo razionale)
La cosa più critica da individuare è -di solito- come
raggiungere la postazione di lavoro con tutti i cavi necessari
(in alcuni casi può essere comoda una connessione WiFi,
sebbene non mi pare consigliabile vivere in un'area WiFi, né
farci vivere i propri famigliari – nulla lo impedisce,
comunque)
L'elenco degli strumenti che il telelavoratore utilizza
normalmente per svolgere le sue mansioni (software e
hardware)
Una lista della spesa delle attrezzature e materiali da
comprare
Una lista di competenze tecniche da rafforzare
Non dimenticate che una casa non è stata pensata come
luogo di lavoro, per cui questa valutazione è davvero
opportuna.
Solo sulla base delle rilevazioni fatte durante il sopralluogo
presso casa del/la telelavoratori/trice sarà possibile valutare
42
l’adeguatezza di impianti, luce, piano di lavoro e seduta,
cablaggi rete, ecc.
Per conseguenza sarà possibile individuare eventuali migliorie,
adeguamenti ed accorgimenti necessari a rendere la casa a
norma e attrezzata per lo svolgimento del lavoro.
Lo schema che segue può essere utile per impostare il
sopralluogo:
Traccia Rilevazione Sopralluoghi
-
Nome
Data
Luogo
Postazione di lavoro
Sicurezza
Prese elettriche
Necessarie altre
Necessaria maggiore sicurezza
Impianto a norma
3.5
attivare la connessione
Si tratta del passaggio concettualmente più semplice, ma
spesso risulta essere il collo di bottiglia in cui il progetto rimane
incastrato: l'attivazione del contratto ADSL.
43
Il primo punto da verificare è quanti dei telelavoratori abitino
in zone rurali. Se il numero è consistente potete prevedere
numerosi intoppi nel vostro percorso.
Infatti ad oggi (Marzo 2007) il “digital divide” ”, ovvero il divario
che esiste tra le persone che hanno accesso ad internet e
quelle che non ce l'hanno, è ancora un fenomeno importante
in Italia e quindi, mentre le zone urbane sono spesso ben
connesse e fioriscono di offerte concorrenti, le aree rurali si
trovano a fare i conti con connessioni via telefono analogico,
o ISDN.
Queste connessioni vanno bene per scaricare la posta e
navigare su siti poco pesanti, ma risultano inadeguate ad un
utilizzo di VPN, di teleconferenza o di applicazioni avanzate.
Ultimamente sono uscite diverse opzioni Internet Flat anche
per le linee telefoniche tradizionali che vi permettono, per lo
meno, di non spendere un capitale mentre navigate con la
vostra lentissima connessione. Al momento la più conveniente
è quella di Telecom Italia (www.187.it), ma le compagnie
telefoniche si rincorrono velocemente, vi invito quindi a rifare
una piccola indagine prima di attivare il vostro contratto flat.
La connessione ad internet può avvenire secondo diverse
modalità, la tabella che segue tenta di riassumerle:
Modalità
UMTS/GPRS
Vantaggi
Disponibile quasi ovunque
Possibilità di contratti forfait
(valutare se il traffico è
sufficiente per il lavoro da
svolgere)
Svantaggi
Elevato costo di
connessione (Tariffa di
TRE: 0,17 c€/kB - vuol dire
che trasferire un file da
1MB costa 1,7€)
Velocità non elevata
Rete Locale del
Cliente
Economica
Alta Velocità
Accesso Telefonico Costo modesto
Tradizionale
Accesso ADSL
Velocità non elevata
Costo Modesto
Velocità Elevata
44
RICORDA!
RICORDA!
Nonostante in giro si sentano spesso informazioni false e
tendenziose: la sicurezza della connessione è comunque
indifferente rispetto al tipo di connessione utilizzata!
CONNESSIONE UMTS
La connessione veloce tramite cellulare è una buona soluzione
quando non sia disponibile l'ADSL.
C'è solo un limite: di solito l'UMTS ha una diffusione molto simile
a quella dell'ADSL, per cui vi potete aspettare che in una zona
rurale dove il servizio ADSL non è disponibile neanche l'UMTS lo
sia.... e quindi? Quindi dovete ripiegare su una connessione
GPRS, che va più o meno veloce come una connessione
telefonica da telefono fisso, ma costa decine di volte di più.
CONNESSIONE SATELLITARE
La soluzione in questi casi potrebbe essere rappresentata dalla
connessione via satellite. Vantaggiosa per l'ovvia ragione di
poter arrivare ovunque, presenta numerosi limiti, che ne
frenano la diffusione.
Il primo limite della connessione satellitare è il costo.
Oltre al costo di attivazione del servizio (che normalmente
prevede anche la fornitura in comodato o in noleggio delle
apparecchiature che sono necessarie a ricevere e a
trasmettere il segnale – quindi la parabola, il router, un po' di
cavo), si paga un abbonamento mensile che è circa 4-5 volte
più caro di una normale ADSL. L'altro limite importante delle
connessioni satellitari è costituito dalla latenza del segnale.
Quel che succede è che il segnale (che essendo un segnale
elettromagnetico viaggia alla velocità della luce) impiega
alcuni secondi per andare e tornare dal satellite. Quindi da
quando noi inviamo il comando a quando il server lo riceve e
a sua volta ci risponde passa un certo tempo.
Questo tempo di solito non è un problema (ad esempio se
45
scarichiamo un grosso file, perdiamo qualche secondo
all'inizio, ma poi non ci accorgiamo della latenza). Al contrario
se stiamo mandando su e giù tanti pacchettini piccoli (ad
esempio quando telefoniamo via internet, o quando
partecipiamo ad una videoconferenza) il ritardo diventa
inaccettabile, e il servizio inutilizzabile.
Anche le VPN soffrono spesso a causa della latenza, in quanto
lo scambio di dati è importante e frequente. Al momento i
principali fornitori di connessioni satellitari sono:
http://sat.basedue.com/ (attivo nell'area del Piemonte)
http://italia.digiweb.ie/ (attivo a livello italiano e
internazionale)
http://www.lyngsat.com/ (attivo a livello mondiale)
CONSIGLIO!
CONSIGLIO!
Scegliere tra Connessione FLAT o a Consumo?
Nessun dubbio, tutte le volte che sia possibile preferite la
tipologia FLAT (ossia a tariffa fissa, indipendente dalla durata
del collegamento).
Se proprio non potete scegliere la FLAT, oppure vi pare che
non convenga, vi raccomando di scegliere tariffe legate al
tempo di connessione e non alla quantità di dati
trasmessi/ricevuti. Infatti, mentre potete sempre tenere sotto
controllo il tempo, è molto più difficile e meno intuitivo sapere
se la vostra connessione sta spedendo più o meno di 500MB al
mese. E se sforate il limite massimo concordato, normalmente
le tariffe sono esageratamente alte e fate in fretta ad arrivare
a bollette nell'ordine delle migliaia di euro.
CONNESSIONE ADSL
Se i vostri telelavoratori abitano in zone raggiunte dall'ADSL... il
gioco è fatto, o quasi. Le variabili con cui scegliere il fornitore
sono numerose: il costo mensile, la banda media, la banda
minima garantita, la possibilità di offrire servizi anche senza
linea telecom, l'offerta del router in comodato gratuito o a
46
noleggio. Noi ci siamo appoggiati spesso a Tiscali, che offre
velocità e affidabilità ragionevoli a prezzi super-economici.
Vale però lo stesso discorso fatto in precedenza per le FLAT
telefoniche: le offerte cambiano molto rapidamente per cui vi
consiglio di fare un giro tra i vari fornitori e valutare quello che
fa per voi.
La pecca di Tiscali (così come di tutti i grandi fornitori di servizi
internet) è rappresentata dal Muro di Gomma, ossia dal Call
Center, attraverso il quale non riuscirete sicuramente mai a
risolvere un problema in tempi rapidi o con flessibilità.
Si dice che piccoli operatori, come Tex97 (attivo solo nell'area
di Torino) o SiPortal (attivo a livello italiano) abbiano una
maggior attenzione al cliente e una maggiore flessibilità (che
però pagate con costi leggermente superiori) – per la nostra
esperienza questo è ancora tutto da dimostrare, ma può valer
la pena provare…
ATTENZIONE!
ATTENZIONE!
Fastweb Sì o Fastweb No?
Fastweb ha una delle migliori infrastrutture di rete a livello
mondiale. I suoi tecnici sono tra i più preparati e le soluzioni
scelte all'avanguardia. L'offerta di banda (la grandezza del
tubo che vi connette ad internet, per capirci) è
irraggiungibile in Italia. L'offerta “domestica” o “piccola
azienda”, però rischia di riservare brutte sorprese al
telelavoratore. Infatti la rete Fastweb cosiddetta “consumer”
non è esposta direttamente ad Internet, ma vive in una rete
privata di Fastweb che ha un'uscita su Internet. Questo non è
un problema se volete navigare sul web, guardare un film o
chattare o leggere la posta. Comincia a diventare un
problema se avete bisogno di gar antire ad alcuni
programmi di accedere al vostro computer (aprendo delle
porte specifiche). Questo è un tipico requisito di diverse
applicazioni di teleconferenza, di condivisione dei file, di
assistenza remota. Inoltre fastweb costa mediamente molto
più di un provider standard. Valutate se è davvero ciò che vi
serve.
47
WIFI, WIMAX – CONNESSIONI SENZA FILI
In alcune aree rurali, esistono fornitori di connettività che
utilizzano le tecnologie WiFi e WiMax. Anche in casa si può
installare una rete WiFi, ed ottenere così il vantaggio di potersi
connettere ad internet (e quindi telelavorare) in ogni stanza, in
giardino... senza dover passare cavi.
Per connettersi ad internet senza fili è necessario un
apparecchietto che si chiama Access Point (o Wireless
Router), che ha un costo di circa 100€. Anche il nostro PC
deve avere un ricevitore compatibile (che si può comprare
per circa 10€, ma viene fornito di serie sulla maggiorparte dei
PC prodotti dopo il 2003).
Unico limite l'emissione di onde elettromagnetiche. La
tecnologia WiFi trasmette alla stessa frequenza con cui il vostro
forno a Microonde cuoce i cibi. Ovviamente la potenza è
molto inferiore, ma non esistono studi che dimostrino che
un'esposizione prolungata alle microonde sia innocua.
DA WIKIPEDIA
Wi-Fi, abbreviazione di Wireless Fidelity, è il nome commerciale
delle reti locali senza fili (WLAN) basate sulle specifiche IEEE
802.11. Un dispositivo, anche se conforme a queste specifiche,
non può utilizzare il logo ufficiale Wi-Fi a meno di aver superato
le procedure di certificazione stabilite
dal consorzio Wi-Fi Alliance; pertanto
la presenza del marchio Wi-Fi su di un
dispositivo
dovrebbe
garantirne
l'interoperabilità con gli altri dispositivi
certificati, anche se prodotti da
aziende
differenti.
[http://it.wikipedia.org/wiki/Wifi]
WiMAX, acronimo di Worldwide Interoperability for Microwave
Access, è una tecnologia di rete di area metropolitana (MAN)
48
senza fili che fornisce un'estensione wireless alle connessioni via
cavo e xDSL per l'accesso in banda larga del cosiddetto
ultimo miglio. Essa è basata sulla famiglia di standard IEEE
802.16
In pratica i sistemi WiMAX offrono l'accesso senza fili ad internet
a banda larga per computer fissi, portatili, telefoni cellulari e
PDA, anche in movimento ed anche senza che i dispositivi
debbano essere posizionati in visibilità reciproca (la cosiddetta
LoS, Line of Sight). La velocità di trasferimento dati è maggiore
di quella dei sistemi Wi-Fi ma le celle di copertura sono molto
più grandi, tipicamente di raggio di alcune decine di Km.
[http://it.wikipedia.org/wiki/WiMAX]
3.6
i progetti della Regione Piemonte
Il progetto WiPie è promosso dalla regione Piemonte e vede
nelle Province piemontesi i principali attori locali di
coordinamento dell'iniziativa. I principali obiettivi del
programma sono:
Conoscenza del territorio (presupposto);
Più disponibilità di larga banda - “Broadband for all”;
Interconnessione efficiente e distribuita sul territorio;
Interconnessione coi sistemi territoriali adiacenti;
Sviluppo di servizi innovativi;
Maggiore fruibilità dei servizi in rete;
Una rete di innovazione e trasferimento tecnologico;
Internet 2 per la scuola.
Rispetto agli obiettivi che il Piemonte si pone per il 2007, dice
l’Assessore Bairati: “Sarà un anno in cui dovremo concentrare
risorse e capacità su alcune tematiche fondamentali. I 2,6
miliardi di fondi europei per il periodo 2007-2013 verranno
concentrati su pochi ambiti d'azione, come le energie
rinnovabili, il bio and life tech, la mobilità evoluta, l'aerospazio,
la logistica e le tecnologie dei materiali. Inoltre, concluderemo
il lavoro sulla banda larga: a fine 2008 i 1206 Comuni
49
piemontesi saranno interamente coperti. Saranno messi a gara
temi di interesse collettivo altamente significativo come i servizi
per la salute, per creare attraverso la Rete nuove modalità di
connessione ai servizi pubblici sanitari e realizzare economie
nell'utilizzo degli stessi. Ci sono anche l'infomobilità e l'idrogeno.
Il Piemonte si candida a diventare la piattaforma di sviluppo IT
a livello europeo per la mobilità”. Maggiori Informazioni:
●
http://www.regione.piemonte.it/piemonteinforma/diario/2
007/gennaio/obiettivi2007.htm
●
http://www.regione.piemonte.it/piemonteinforma/scenari/
2007/gennaio/fondieuropei.htm
50
4. partenza, via!!
4.1
la formazione
Vi sarete accorti in tutto questo percorso, che gli argomenti da
mettere in pista per attivare il telelavoro sono parecchi e
diversificati.
A volte è più complicato spiegarli o scriverne che non gestirli,
ma non bisogna sottovalutarne la complessità: in base alle
competenze disponibili in azienda, ed in particolare tra i
telelavoratori, potranno risultare questioni più o meno ostiche
da gestire.
Sono state identificate tematiche diverse sulle quali vale la
pena soffermarsi e verificare se si hanno le conoscenze
adeguate – in caso contrario, meglio fare un po’ di formazione
prima, per irrobustire le proprie capacità..
TECNICA
Nell’ambito della formazione tecnica possiamo includere vari
livelli di conoscenze per soggetti diversi.
I telelavoratori ovviamente avranno bisogno di una solida
conoscenza di base dei programmi informatici per
l’automazione d’ufficio (Word, Excel, ed affini) e le connessioni
con l’esterno (gestore di posta, browser Internet, ecc).
Si presuppone che abbiano già una conoscenza dei
programmi sufficiente per il lavoro che devono svolgere, ma è
diverso operare in ufficio o da soli a casa, quando non c’è la
persona vicina di scrivania cui chiedere: come si modifica
questo file? Mi aggiusti la tabella? Non trovo più il
collegamento alla cartella! Mi cambi il toner alla stampante?!
E’ vero che in ogni famiglia di oggi ci sono figli tecnologici che
ne sanno più di noi, ma è opportuno non fare affidamento
sulle loro disponibilità.. E poi potreste essere single..
Dunque una formazione di tipo “survival”, anche breve ma
pratica, è quello che serve.
51
Più approfondito dev’essere l’aggiornamento che la/il System
Manager deve forse affrontare, se ha limitata dimestichezza
con reti, collegamenti e accessi in remoto, condivisione di files
ecc. - ovvero tutto quanto descritto nel capitolo precedente.
PERSONALE
Abbiamo parlato parecchio di cosa vuol dire il telelavoro per
l’Organizzazione e per il/la telelavoratrice, ma.. che impatto
può avere sulla sua famiglia? E con i colleghi?..
Non è certo così semplice per un/a partner o peggio ancora
per un figlio, capire che se la mamma/papà è a casa al
computer non sta giocando ma lavorando.
Siamo davvero preparati ad affrontare i “ma come i piatti da
lavare? Non eri a casa oggi pomeriggio?” oppure i “puoi fare
tu la spesa, visto che lavori da casa ed io invece arrivo tardi?”
ma anche i “com’è che devi finire il lavoro dopo cena, se oggi
hai lavorato da casa? Certo, i bambini sono rincasati prima ed
è passata la zia Giovanna, ma cosa c’entra?”….
Nonostante tutto anche in azienda può succedere che
colleghi invidiosi o disinformati motteggino affermando “ah, di
nuovo a casa a far niente domani?” oppure “ma come non
hai finito il lavoro, non sei stata a casa apposta per farlo?”
Se anche siete persone tutte d’un pezzo, tenete in
considerazione il fatto che le cose potrebbero sfuggirvi di
mano. Per esperienza, quando si deve affrontare un lavoro
magari lungo e noioso, nella quiete della propria casa, la
nostra mente a volte vaga e può facilmente perdersi sul
bucato da stendere o sui piatti da lavare, invece di
concentrarsi sulla relazione finanziaria che dobbiamo
elaborare..
Quindi qualche strumento metodologico in più su come
organizzare il proprio tempo e programmare le attività, su
come mantenere l’attenzione catalizzata sul lavoro e come
gestire i rapporti personali e le attese di familiari e colleghi, può
essere d’aiuto.
52
Tra la formazione personale che può rivelarsi appropriata,
segnaliamo percorsi di:
comunicazione
assertività (capacità di esprimere i propri sentimenti, di
gestire in modo positivo e costruttivo i rapporti interpersonali)
time-management
(capacità
di
organizzare
e
programmare il proprio tempo)
leadership (tecniche per imparare a raggiungere obiettivi
a lungo termine in azienda, in modo positivo e costruttivo)
In aggiunta, se necessario, un supporto di counselling o di
coaching possono essere di grande aiuto. Avete già sentito
queste due parole ma non vi sono chiare? Proviamo a
spiegare..
Il Counseling può essere definito come un processo di
interazione fra due persone, Counselor e Cliente, in cui il
Counselor sostiene l’altro nel processo di consapevolezza, nel
prendere contatto con i propri bisogni e risorse, e nello
sperimentare nuove possibilità di comportamento. Il
presupposto fondamentale di questo tipo di intervento è che
la persona ha già in sé le risorse necessarie e la proposta
operativa è quella di creare le condizioni per farle emergere.
Il Coaching all’interno di una azienda utilizza le capacità e
risorse dell’organizzazione stessa e dei suoi membri per rendere
questi ultimi capaci di migliorare le loro capacità di imparare,
operare e migliorare la loro capacità di raggiungere i risultati.
Il corporate coaching è un fattore chiave nel processo di
trasformazione del contesto aziendale da un luogo dove le
persone ricevono ed eseguono delle direttive ad un altro dove
le persone partecipano agli obiettivi aziendali e si impegnano
utilizzando al massimo il proprio talento e le proprie capacità.
ORGANIZZATIVA
Non basta dire di voler essere più efficienti, operare per gruppi
in azienda, lavorare per obiettivi, per saperlo fare..
53
Un po’di formazione su tecniche e metodi in questo senso
(team working, management by objectives, organizzarsi per
processi e competenze, ecc.) può essere fondamentale!
4.2
come organizzarsi?
CONTRATTUALISTICA
Dunque, per cominciare non va
dimenticato che passare dal normale
contratto di lavoro al telelavoro
presuppone
una
modifica
al
contratto stesso. Anche se si sta solo
avviando una sperimentazione, è
opportuno stendere anche solo due
righe di “accordo tra le parti” a
scanso di incomprensioni e problemi successivi.
Cosa regolamentare?
innanzi tutto l’orario di lavoro, specie rispetto alle attese
aziendali circa la disponibilità del/la telelavoratori/trice al
telefono o pc.
Ovvero: è necessario per l’organizzazione del lavoro che le
mansioni da svolgere presso il domicilio vengano svolte nel
normale orario di lavoro o la persona che telelavora può
organizzarsi come crede, purché faccia quanto deve?
la frequenza del telelavoro e la periodicità: può essere
predefinita (es. 2 giorni al mese, ogni lunedì e giovedì
pomeriggio, la prima decade dei mesi dispari, ecc) oppure
possono essere predefinite le regole per attuare il
telelavoro (es. in caso di complicazioni in ufficio, o di
giornate di blocco del traffico cittadino, o con preavviso di
tre giorni..)
le modalità operative, nel momento in cui sia necessario
compilare moduli particolari, avvertire se si porteranno fuori
ufficio archivi condivisi, concordare gli obiettivi di lavoro.
54
Le condizioni di disponibilità ed uso di attrezzatura
informatica e non, che l’azienda mette a disposizione: es.
accordo di comodato dell’attrezzatura, modalità di
accesso ad Internet, uso e rimborsi dei costi telefonici o
altre utenze, e così via
Come si dice..”patti chiari amicizia lunga..” ma è anche vero
che la normativa del lavoro prevede che ogni modifica al
contratto siglato tra datore di lavoro e dipendente venga
formalizzato.
Flash!vedi esempi di DOCUMENTI CONTRATTUALI
nel CD allegato
ASSICURAZIONE
Quanto sopra ha anche risvolti assicurativi, per esempio. E’
necessario garantire al lavoratore che opera al di fuori della
normale sede di lavoro le stesse coperture assicurative di cui
godono normalmente i dipendenti.
Dunque è necessario fare comunicazione all’INAIL della sede
di lavoro alternativa nella quale può trovarsi ad operare il/la
lavoratore/trice. Vi suggeriamo di fare riferimento ai seguenti
siti e documenti istituzionali:
http://www.inail.it/normativa/protocolli/2004/PROTOCOLL
O12-OTT.pdf
http://www.inail.it/inail/Le_pari_opportunit-13/Piano_di_attivit-13-/Piano_attivit-13-_2000-22001/info1086630493.htm
Qualora siano stati siglati altri contratti di assicurazioni in
aggiunta a quelli dell’INAIL, alle rispettive compagnie viene
data analoga comunicazione affinché la copertura sia estesa
al domicilio dei telelavoratori.
Per quanto concerne invece la gestione dei rischi relativi ad
attrezzatura fornita al dipendente, questa rimane in capo
all’Azienda, la quale può premunirsi facendo opportunamente
55
siglare documenti relativi al comodato d’uso, condivisione di
responsabilità, modalità operative o di gestione, ecc.
SINDACATO
In assenza di una specifica regolamentazione di legge o di
contrattazione nazionale, sovente le aziende definiscono
accordi con le Organizzazioni Sindacali per stabilire le norme di
regolamentazione del telelavoro, sia in via sperimentale che
definitiva.
Se tra le parti coinvolte nella contrattazione sono presenti
Associazioni di categoria, l’accordo prodotto viene proposto e
risulta fruibile per tutte le imprese associate alle associazioni
stesse.
Non ci sono moltissimi esempi significativi, ma vi segnaliamo, a
titolo di esempio, l’Accordo Provinciale CGIL-CISL-UIL Modena
sul telelavoro per i dipendenti delle imprese associate all'API di
Modena, che potete trovare su internet al seguente indirizzo:
http://www.telework-mirti.org/handbook/italiano/fullt/apimo.htm
In assenza di rappresentanza sindacale, vale comunque
l’accordo stilato tra azienda ed il/la dipendente (vedi punto
precedente) per definire i punti fermi del rapporto.
LA SICUREZZA
Il Decreto legislativo n.626/94, successivamente modificato
con D.Lgs. 242/96, indica le disposizioni attuative di alcune
direttive CEE riguardanti il miglioramento della sicurezza e della
salute dei lavoratori sul luogo di lavoro. Peraltro già il Codice
civile (art. 2087) impone al datore di lavoro l'obbligo di tutelare
l'integrità fisica e la personalità morale dei propri dipendenti.
NOTA! Il decreto sottolinea che la tutela della salute e della
sicurezza dei lavoratori è un obiettivo primario che ogni
azienda si deve porre, a prescindere da qualsiasi
ragionamento tecnico, organizzativo, produttivo.
56
Si tratta di norme tese a prevenire i rischi di infortunio ed a
salvaguardare la salute del lavoratore, ma poiché non danno
indicazioni specifiche sul luogo di prestazione di lavoro, si
applicano anche nei casi in cui il lavoratore operi al di fuori
dell'ufficio, a casa propria o un telecentro.
Dunque che cosa fare nello specifico? Come già indicato nel
capitolo precedente, qualsiasi azione può solo essere definita
sulla base delle rilevazioni fatte durante il sopralluogo iniziale.
Pertanto è bene che prima dell'inizio dell'attività lavorativa
venga verificata, da parte di un tecnico qualificato, la
rispondenza dell'impianto esistente alle norme in vigore e la
sua adeguatezza al fabbisogno di energia supplementare.
Una revisione e un adeguamento dell'impianto elettrico,
realizzabile anche a basso costo, mette al riparo da spiacevoli
incidenti.
4.3
programmare il telelavoro
E dunque eccoci qui, finalmente! Tutto è stato predisposto,
non ci resta che cominciare..
Ovviamente è buona norma stabilire la durata del periodo di
prova, se non fosse ancora definito. Molte sono le cose che
ancora possono non funzionare perfettamente o necessitare
aggiustamenti; durante il periodo di prova tutti rimangono
all’erta per assicurare che i processi siano tenuti sotto controllo
e gli interventi richiesti siano rapidi ed efficaci.
Qui è la vera prova del nove per l’organizzazione del lavoro,
per cui ecco una breve check-list che può aiutare a verificare
se abbiamo preparato tutto:
sono state definite e sottoscritte tra le parti le regole del
rapporto tra la persona in telelavoro e l’organizzazione?
è garantita la copertura assicurativa? sicurezza sotto
controllo?
la persona in telelavoro è contenta e motivata?
è chiaro a tutti - inteso come telelavoratori/trice, colleghi,
management, altre parti interessate (es. sindacati, clienti
ecc.) - come si svolgerà il telelavoro, e con quali finalità?
57
sono state trasferite e verificate tutte le conoscenze e
competenze necessarie a poter telelavorare?
gli strumenti necessari sono disponibili?
le spese previste sono giustificate, coperte o allocate?
il gruppo di lavoro è ben disposto e si sono analizzate e
gestite le possibili difficoltà?
come sarà assicurato il controllo del lavoro in remoto?
Bene, a queste potete aggiungere quante più domande
credete.. A questo punto il vostro progetto sarà ad un tale
livello di personalizzazione che è impensabile che qui si
ipotizzino tutte le questioni che fanno al caso vostro.
Tuttavia una cosa va sottolineata: l’importanza del controllo!
All’inizio del secondo capitolo, parlando di programmazione
del lavoro, si menzionavano parole tipo riesame,
adeguamenti, ecc. Questa parte del lavoro è importante
quanto le precedenti! Proviamo a riprendere la sequenza da
dove l’avevamo lasciata: potrebbe proseguire così:
Il controllo comporta :
la raccolta di dati, ovvero informazioni, feed-back,
indicatori,
la verifica degli stessi con i valori che in progettazione
erano stati definiti come “ottimali”, o “attesi”, o “normali”
l’analisi degli scostamenti, e soprattutto delle cause
oggettive di questi
l’individuazione e messa in atto di soluzioni alternative, a
loro volta da sperimentare e controllare..
In termini pratici cosa vuole dire? Che qualsiasi condizione,
che avevamo ipotizzato e programmato per il telelavoro, che
si realizzi diversamente dal previsto, deve essere fonte di analisi
e valutazione: può essere un caso o indicare la necessità di
cambiare qualcosa.
58
INDICATORI E AFFINI..
Parlare di indicatori approfonditamente ci porterebbe via un
sacco di tempo , ma diciamo che:
ATTENZIONE!
Condizione essenziale per poter usare gli
TTENZIONE!
indicatori è necessario stabilire degli obiettivi, certi e misurabili!
Sembra una banalità, ma quante volte i nostri obiettivi sono
stabiliti in “appena possibile”, “al meglio”, “condizione
soddisfacente” e così via senza che questi termini significhino
qualcosa?!..
Dunque è importante che siano tradotti in termini più precisi,
tipo “entro un mese dall’avvio attività”, “massimo scarto 10%”,
“rilevazione della soddisfazione attraverso 4 parametri, con
valutazione da 1 a 10”… e così via.
Certo, non è necessario definire indicatori per ogni minima
cosa, ma si può partire dalla domanda: cosa potrebbero
obiettare i detrattori di questo progetto? Questo è un buon
punto di partenza per identificare cosa tenere sotto controllo!
Per la nostra esperienza è importante monitorare (cioè tenere
sotto osservazione) cose tipo:
quantità/qualità di lavoro il cui svolgimento è previsto in
telelavoro, in rapporto quantità/qualità di lavoro svolto e/o
agli accordi definiti
disponibilità e funzionamento degli strumenti necessari per
il telelavoro
rilevazione delle aspettative, prima, e del grado di
soddisfazione, poi, di collaboratori e superiori, familiari, ecc.
utilizzando strumenti tipo questionari, indicatori ecc.
rapporto tra costi sostenuti e valorizzazione economica dei
benefici ottenuti
Tutti gli indicatori individuati andranno raccolti e tenuti sotto
controllo con regolarità in modo da permettere interventi
tempestivi se mostreranno delle anomalie nel loro andamento.
Ed ora… BUONTELELAVORO!
59
5. i protagonisti
4.1
Palmar SpA
L’azienda opera nel settore dei servizi ambientali integrati
svolgendo attività di pulizie civili, industriali e tecniche,
sanificazioni in ambito ospedaliero, logistica e gestione
magazzini conto terzi, selezione e trasporto rifiuti, gestione aree
verdi. Attualmente conta circa 2200 dipendenti distribuiti su
tutto il territorio nazionale suddivisi in tre filiali operative; mentre
tutte le attività di carattere amministrativo sono centralizzate
nella sede di Cascine Vica (TO)
Da tempo l’azienda ha avviato un lungimirante percorso di
analisi e definizione della propria organizzazione per meglio
prepararsi ai cambiamenti e al dinamismo che il mercato
richiede. Sulla scia di tali politiche Palmar aveva già realizzato
nel 2004 un progetto finanziato dalla Regione Piemonte sulla
Misura E1 denominato “Sviluppo delle potenzialità e delle
carriere delle donne” durante il quale è stata svolta
un’approfondita indagine di tutti i livelli dell’organizzazione
aziendale ed il cui scopo era quello di assicurare che non vi
fossero vincoli imposti dalla difficoltà di conciliazione degli
impegni lavorativi e familiari a limitare lo sviluppo professionale
delle donne in azienda.
Uno degli output del citato progetto fu l’attenzione per il
telelavoro, giudicato interessante ma scarsamente applicabile
al contesto aziendale. Tuttavia già in quella circostanza ci si
era resi conto che le questioni logistiche possono essere un
grosso vincolo, che il telelavoro non può essere implementato
semplicemente collegando un personal computer in più ma
che deve essere correttamente innestato nei processi di lavoro
e comporta flessibilità e/o modifiche nelle prassi lavorative.
Tutti i processi dominanti nell’ambito dell’azienda sono
decisamente complessi e fanno riferimento a un organico che
opera con una molteplicità di contratti e orari, in siti e unità
operative esterni su tutto il territorio nazionale.
60
Fu così che nacque l’idea di sperimentare la soluzione del
telelavoro su alcuni dipendenti, per poi generare un effetto
“contagio” sulle altre funzioni e sedi.
Scopo del nuovo progetto, realizzato nel 2006, dal titolo
“Telelavoro per una migliore qualità di vita”, sempre finanziato
dalla Regione Piemonte sulla Misura E1 con finanziamenti del
Fondo Sciale Europeo, è stato quello di sperimentare un
modello flessibile e adattabile alle diverse esigenze sia
aziendali che dei soggetti coinvolti.
Le principali aspettative che aveva l’Azienda in merito si
possono riassumere in tre categorie fondamentali:
miglioramento delle condizioni di lavoro e del livello di
soddisfazione dei propri collaboratori, conciliando meglio i
tempi di lavoro con quelli familiari;
definizione di nuove prassi tecnico organizzative estendibili
anche alle sedi aziendali distaccate;
introduzione delle logiche della gestione per obiettivi
anche dei ruoli amministrativi.
Il progetto è stato realizzato su un campione di nove soggetti,
costituito da personale di staff (responsabili di funzione, quadri
e commerciali) e tecnici (assistenti tecnici) operativi tra ufficio
e cantiere. Il gruppo di sperimentazione ha potuto testare la
possibilità di utilizzare il telelavoro in situazioni diverse e con
modalità basate sulle esigenze che i singoli lavoratori hanno
manifestato nel tempo. Nonostante la realizzazione del
progetto abbia coinciso con un periodo difficile della vita dell’
azienda, causa riorganizzazione del gruppo di appartenenza,
e sebbene si sia potuto toccare con mano quanto Internet
non sia ancora un sevizio agilmente accessibile, il progetto ha
dato ottimi risultati e generato un buon livello di soddisfazione.
Dal punto di vista aziendale, Palmar ha deciso di utilizzare le
modalità sperimentate per il telelavoro anche per ottimizzare il
raccordo tra sedi diverse e per facilitare le comunicazioni del
personale in trasferta. Dal punto di vista delle beneficiarie, vale
per tutte una delle tante esternazioni registrate sul loro blog
privato: “che bello il sorriso di mio figlio che mi vede a casa
tornando da scuola!”
61
4.2
gli autori
62