Procedura
P29 Attività del servizio di vigilanza sul sistema socio
sanitario
Responsabile processo:
Dirigente Capo Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario
Strutture interessate:
Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario
Edizione
5
Adeguamento per modifiche normative ed organizzative
21 gen 2016
Redattore
A: Vianello
Responsabile funzione
21 gen 2016
Responsabile processo
S. Danieli
22 gen 2016
Responsabile qualità
P. Vedovato
22 gen 2016
Segretario generale
R. Valente
Protocollo n. 1668 data 22 gen 2016
Indice
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ........................................................................................ 3
1.1 Scopo ............................................................................................................................. 3
1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni .............................................................................. 3
1.3 Elementi in ingresso del processo .................................................................................. 3
1.4 Prodotti del processo...................................................................................................... 3
1.5 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo .................................................. 3
1.6 Norme di riferimento e vincoli ......................................................................................... 4
2. RESPONSABILITÀ ........................................................................................................................... 4
3. MODALITÀ OPERATIVE ................................................................................................................. 5
3.1 Approvazione del Piano annuale dell’attività ispettiva .................................................... 5
3.2 Attività ispettiva e di vigilanza ......................................................................................... 6
3.2.1 Attività ispettiva ordinaria – Piano annuale.................................................................. 8
3.2.2 Attività ispettiva ordinaria: analisi dei verbali degli Organi di controllo interni. ............. 8
3.2.3 Attività ispettiva straordinaria ...................................................................................... 8
3.3 Esame da parte degli Organi consiliari ........................................................................... 9
3.3.1 Esame delle relazioni della Giunta sull’attività ispettiva ordinaria e straordinaria ........ 9
3.4 Richieste di accesso ad informazioni sull’attività ispettiva svolta o in corso di
svolgimento .......................................................................................................................... 9
3.5 Attività in convenzione.................................................................................................. 10
4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI ........................................................................................ 10
5. ISTRUZIONI OPERATIVE ............................................................................................................. 10
6. MODULI E MODELLI ..................................................................................................................... 10
7. ALLEGATI ........................................................................................................................................ 10
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1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
1.1 Scopo
Scopo della presente procedura è quello di descrivere le attività di vigilanza sulle aziende
unità locali socio sanitarie (ULSS) e ospedaliere, sull’Istituto oncologico veneto (IOV),
sull’Agenzia regionale per la prevenzione e protezione ambientale del Veneto (ARPAV) e
sugli enti pubblici e privati autorizzati, che afferiscono al settore sociale, sanitario e socio
sanitario.
1.2 Ambito di applicazione ed esclusioni
L’attività del Servizio di vigilanza sul sistema socio-sanitario si articola nella verifica
amministrativa e contabile della regolarità del procedimento esaminato rispetto alle norme di
legge.
1.3 Elementi in ingresso del processo
L’attività ispettiva e di vigilanza prende avvio da:
- Art. 5 del Regolamento n. 1/2011 che prevede l’analisi dei verbali degli Enti di
competenza;
- Piano annuale dell’attività ispettiva;
- Segnalazione formale:
- della Giunta regionale o dei suoi componenti;
- dei componenti del Consiglio regionale.
Gli elementi per l’effettuazione dell’attività ispettiva e di vigilanza sono:
a) le informazioni e la documentazione necessari allo svolgimento dell’attività ispettiva e di
vigilanza da fornirsi, su richiesta del Servizio, dagli enti controllati nei tempi indicati dalla
struttura e, tempestivamente, da tutte le strutture ed enti regionali;
b) i verbali degli Organi di controllo interno degli enti sanitari e sociali, trasmessi alla
struttura entro 30 giorni dall’adozione;
c) i dati del sistema informativo socio-sanitario regionale.
1.4 Prodotti del processo
I prodotti dell’attività ispettiva sono:
- archiviazione su supporto informatico dell’attività di analisi dei verbali degli Organi di
revisione degli enti sanitari e sociali;
- relazioni sull’attività ispettiva ordinaria effettuata sulla base del Piano annuale di attività;
- relazioni sull’attività ispettiva straordinaria attivata dalla Giunta regionale o dai suoi
componenti e dai consiglieri regionali.
1.5 Identificazione dei clienti/utenti principali del processo
I destinatari dei prodotti del processo sono:
- il Presidente della Commissione consiliare competente;
- la Giunta regionale;
- l’Assessore competente;
- i richiedenti dell’attività ispettiva straordinaria.
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1.6 Norme di riferimento e vincoli
- Legge regionale 5 agosto 2010, n. 21;
- Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1 “Disciplina dell’attività del servizio ispettivo
e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto (articolo 5, legge regionale 5 agosto
2010, n. 21)”;
- Legge regionale 22 giugno 2012 n. 22 art. 10;
- Legge regionale 23 novembre 2012 n. 43 art. 11.
2. RESPONSABILITÀ
La responsabilità del processo è del Dirigente Capo del Servizio di vigilanza sul sistema
socio sanitario.
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3. MODALITÀ OPERATIVE
3.1 Approvazione del Piano annuale dell’attività ispettiva
P29D01 - Piano annuale dell’attività ispettiva
Servizio di vigilanza sul
sistema socio sanitario
Gruppo di lavoro (art. 4
del regolamento)
Commissione
Predispone ed invia al Presidente
della commissione una bozza di piano
entro 15 febbraio di ogni anno
Esamina la bozza e definisce la
proposta di piano
Approva il Piano
annuale dell’attività
ispettiva
Trasmette al
Servizio il piano
approvato
P29D02
Il Dirigente della struttura presenta, entro il 15 febbraio di ogni anno, al Presidente della
Commissione consiliare una proposta di Piano di attività e collabora con il gruppo di lavoro e
con la Commissione per la definizione del Piano medesimo.
Il Dirigente della struttura, per esigenze particolari, può proporre al Presidente della
Commissione consiliare modifiche al Piano annuale.
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3.2 Attività ispettiva e di vigilanza
P29D02-A - Attività ispettiva e di vigilanza
Soggetti attivanti
Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario
Soggetti controllati
Comma 1 art. 1 LR 21/
2010
Strutture regionali
P29D01
Verbali soggetti
3.2.2
Invio verbali degli
organi di controllo
interni
Richiesta attività
ispettiva straordinaria
È necessaria
l’acquisizione di dati dai
soggetti controllati?
si
richiesta
Invio dati richiesti
no
È necessaria l’acquisizione
di dati dalle strutture
regionali?
si
no
si
È necessaria la
collaborazione di
personale?
si
richiesta
Richiesta
tramite Segretario
regionale sanità e
sociale
Invio dati richiesti
Messa a
disposizione del
personale
Richiesta tramite
assessore
competente
Messa a
disposizione del
personale
no
Effettuazione
dell’attività di
indagine e di
vigilanza
P29D02-B
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P29D02-B - Attività ispettiva e di vigilanza
Soggetti attivanti Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario
Presidente
commissione
consiliare
Assessore
competente
P29D02-A
Vi sono troppe
richieste di ispezioni
straordinarie
si
Sentito il gruppo
di lavoro e la
Commissione
definisce le priorità
Richiesta delle
priorità
no
Riscontrate
situazioni di
particolare
gravità?
si
Relazione con
procedura
d’urgenza
Fine
Fine
no
Redazione prodotto
conclusivo
Archiviazione su
supporto
informatico
dell’attività di
analisi dei verbali
Relazione
sull’attività ispettiva
ordinaria
Piano annuale
Relazione
sull’attività ispettiva
straordinaria
Fine
Trasmissione ai
soggetti previsti
dalla LR 21/2010 e
RR 1/2010
fine
P29D03
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3.2.1 Attività ispettiva ordinaria – Piano annuale
Le relazioni predisposte dal Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario, in esecuzione
del Piano annuale, sono trasmesse al Presidente della Commissione consiliare, che le invia
alla Giunta, e all’Assessore competente.
La Giunta, entro 60 giorni dall’invio delle risultanze ispettive, relaziona alla Commissione
sull’attività intrapresa.
3.2.2 Attività ispettiva ordinaria: analisi dei verbali degli Organi di controllo interni.
I verbali degli enti sanitari e sociali, delle IPAB (a campione) e dell’ARPAV vengono
esaminati ai fini del monitoraggio continuo delle criticità in essi evidenziate. Tale disamina
può rendere necessaria l’interlocuzione con i vertici dell’Ente e/o con il Collegio stesso.
L’attività di analisi sui verbali dei Collegi Sindacali, degli Enti sanitari, delle IPAB e
dell’ARPAV è supportata da una procedura informatica che, per ciascuna seduta del
Collegio, consente l’archiviazione elettronica dei seguenti dati:
- n° e data del verbale;
- n° e data di acquisizione al protocollo del Consiglio regionale;
- data di esame del verbale e funzionario competente;
- presenze/assenze dei componenti del Collegio;
- sintetica descrizione delle osservazioni formulate dall’Organo di controllo;
- indicazione della materia cui afferiscono le osservazioni;
- sintetica descrizione dei chiarimenti/documenti richiesti all’Ente controllato;
- eventuali osservazioni della struttura ispettiva sulle questioni rilevate;
- eventuali note interlocutorie sulle questioni rilevate, tra la Struttura ispettiva e la Direzione
dell’Ente e/o il Collegio.
- esito finale del controllo con indicazione del parere espresso dall’Organo di controllo.
La procedura consente l’estrapolazione di report e di query statistiche.
3.2.3 Attività ispettiva straordinaria
La segnalazione per l’avvio dell’attività ispettiva straordinaria deve pervenire per iscritto al
Dirigente della struttura e deve esplicitare gli elementi essenziali del fatto, le circostanze
rilevanti e recare, in allegato, eventuale documentazione a comprova.
Qualora pervenga un numero di segnalazioni tale da non consentire l’avvio delle indagini in
tempi ragionevoli, il Dirigente della struttura richiede, al Presidente della Commissione, di
definire l’ordine di priorità delle ispezioni.
Il Presidente, sentito il gruppo di lavoro, pone la questione all’ordine del giorno della
Commissione (vedi P01) e comunica le decisioni al Dirigente della struttura ispettiva.
Le relazioni predisposte dal Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario sono inviate al
Presidente della Commissione consiliare, che le trasmette alla Giunta, all’Assessore
competente e al soggetto attivante.
La Giunta, entro 60 giorni dall’invio delle risultanze ispettive, relaziona alla Commissione
sull’attività intrapresa.
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3.3 Esame da parte degli Organi consiliari
3.3.1 Esame delle relazioni della Giunta sull’attività ispettiva ordinaria e straordinaria
La relazione predisposta dalla Giunta regionale viene inviata al Presidente del Consiglio che
provvede alla formale assegnazione alla Commissione per il vaglio di competenza.
Detta relazione è classificata REND (Per il trattamento delle REND vedi P01).
P29D03 - Esame delle relazioni sull’attività
ordinaria da parte del Consiglio regionale
Giunta regionale
Consiglio
P29D02
Predispone relazione
sull’attività intrapresa alla
commissione
Classifica le relazioni
come REND
Vedi
P01
3.4 Richieste di accesso ad informazioni sull’attività ispettiva svolta o in corso di
svolgimento
Le richieste di accesso ad informazioni sull’attività ispettiva svolta o in corso di svolgimento
sono rivolte al Presidente della Commissione, che decide in merito. Il Presidente della
Commissione può, sentito il Dirigente della struttura, differire motivatamente l’accesso alle
informazioni riguardanti le ispezioni non ancora concluse.
Le richieste di documentazione, inerente verifiche ispettive già concluse, formulate per
iscritto da componenti della Giunta e del Consiglio sono rivolte al Dirigente della struttura
ispettiva.
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3.5 Attività in convenzione
Il Servizio di vigilanza sul sistema socio sanitario è la struttura referente per specifiche attività
istruttorie delegate dalla Procura regionale della Corte dei Conti, in forza di apposita
Convenzione.
4. MONITORAGGIO E REGISTRAZIONI
Il monitoraggio viene effettuato attraverso la registrazione dei dati del processo in un file
formato excel nel quale è prevista la registrazione delle principali fasi, come da file allegato
(P29A01).
I dati vengono conservati per almeno tutta la legislatura successiva a quella nella quale sono
state effettuate le attività ispettive.
5. ISTRUZIONI OPERATIVE
La presente procedura non ha istruzioni operative collegate.
6. MODULI E MODELLI
P29Me01: Richiesta ispezione straordinaria.
P29Me02: Richiesta relazione su verifiche ispettive effettuate.
7. ALLEGATI
• P29al01 – Monitoraggio delle attività di vigilanza
• Legge regionale 5 agosto 2010, n. 21 “Norme per la riorganizzazione del servizio
ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto”
• Regolamento regionale 26 maggio 2011, n. 1 “Disciplina dell’attività del servizio
ispettivo e di vigilanza per il sistema socio-sanitario veneto (articolo 5, legge
regionale 5 agosto 2010, n. 21)”.
Procedura
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Data 25 gen 2015.
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P29Me01 ed. 1 dell’12 set 2014
Venezia
Al Dirigente del Servizio di Vigilanza
sul Sistema Socio-Sanitario
SEDE
e p.c. Al Presidente V Commissione
Consiglio regionale del Veneto
SEDE
Richiesta di avvio dell’attività di vigilanza, ai sensi dell’art. 7, comma 1, del Regolamento
regionale 26 maggio 2011, n. 1. - Ente interessato dalla verifica e/o oggetto della verifica.
oggetto:
Con la presente, si chiede l’avvio dell’attività di vigilanza, di cui all’art. 2, comma 5, della L.R. 21/2010, presso
l’Azienda…/Ipab…../….
Nello specifico, si invita il Servizio di vigilanza sul sistema socio-sanitario a verificare …….
In relazione a quanto sopra, si allega la seguente documentazione: …..
Distinti saluti.
L’ASSESSORE REGIONALE/IL CONSIGLIERE REGIONALE
….. …..
P29Me02 ed. 1 dell’12 set 2014
Venezia
Al Dirigente del Servizio di Vigilanza
sul sistema socio-sanitario
SEDE
Richiesta di accesso agli atti, ai sensi dell’art. 7, comma 2, del Regolamento regionale 26
maggio 2011, n. 1. - Verifica condotta, ai sensi della L.R. n. 21/2010, presso …..., avente ad oggetto ……
oggetto:
Con la presente, si chiede, a conclusione della procedura di verifica in oggetto indicata, di ricevere
copia della prescritta relazione, contente gli esiti degli accertamenti effettuati.
Si chiede, altresì, di ricevere copia della seguente documentazione: ...
Distinti saluti.
L’ASSESSORE REGIONALE/IL CONSIGLIERE REGIONALE
….. …..