Aggiornamento ELENCO CLIENTI FORNITORI INSTALLAZIONE Download: 1) Assicurarsi di avere una versione di Winzip uguale o superiore alla 8.1 Eventualmente è possibile scaricare questo applicativo dal sito http://www.digitalofficen.it/Supporto/Supporto_Download_Utility.htm 2) Eseguire il download dell’aggiornamento P15_200_ElencoCF.exe dall’Area Pubblica del sito www.digitalofficen.it/Supporto/Supporto_Download.asp . Installazione Verifica della versione L’aggiornamento P15_200_ElencoCF.exe può essere eseguito soltanto su installazioni che siano già state allineate con la versione del database 40230 ovvero quella dell’aggiornamento P15_200. Una verifica della versione può essere fatta da Risorse del Computer, doppio click su I:, poi sulla cartella Arianna. Scorrendo le altre sottocartelle (Alfe, Anagrafica, Archivio ecc..), dovreste poi trovare la cartella N4_0_2P15_200_40220_40230, in questo caso siete aggiornati, e potrete procedere con l’aggiornamento. In caso contrario, contattate telefonicamente l’assistenza tecnica. Un’ulteriore verifica si potrà avere controllando se nella Taskbar di Digital Office è presente, cliccando sul bottone Videoscrittura, la voce Ricerca File. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI Esecuzione del setup di aggiornamento Spegnere tutti i computer dello studio, compresi quelli collegati in terminal server e nel caso di server usati anche come client uscire dalla procedura e se possibile riavviare. Avviare un client ed eseguire il file P15_200_ElencoCF.exe. Verrà avviata la procedura di installazione. Seguite le istruzioni di seguito riportate. In seguito al doppio clic sul file P15_200_ElencoCF.exe si presenterà la maschera che segue, cliccare su OK. Confermare l’estrazione dei file in I:\Arianna\Dll, cliccando sul bottone UNZIP Terminata l’estrazione dei file sarà visualizzato il messaggio di conferma. L’aggiornamento è concluso, cliccare su OK e infine su Close. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI N.B.: nel caso in cui alcuni pc dello studio abbiano ancora la procedura caricata, l’aggiornamento potrebbe non concludersi correttamente, presentando l’errore di seguito evidenziato. Cliccare su OK, verificare nuovamente che tutti i computer siano stati spenti e riprovare ad eseguire l’aggiornamento. Non occorre fare nessuna macchine dello studio. ulteriore operazione nelle ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI altre ELENCO CLIENTI FORNITORI Concetti normativi d.l. 4 luglio 2006, n.223 convertito dalla legge 4 agosto 2006, n. 248 “8.In attesa dell'introduzione della normativa sulla fatturazione informatica, all'articolo 8-bis del decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322, sono apportate le seguenti modificazioni: a) dopo il comma 4 è inserito il seguente: "4-bis. Entro sessanta giorni dal termine previsto per la presentazione della comunicazione di cui ai precedenti commi, il contribuente presenta l'elenco dei soggetti nei cui confronti sono state emesse fatture nell'anno cui si riferisce la comunicazione nonchè, in relazione al medesimo periodo, l'elenco dei soggetti titolari di partita IVA da cui sono effettuati acquisti rilevanti ai fini dell'applicazione dell'imposta sul valore aggiunto. Per ciascun soggetto sono indicati il codice fiscale e l'importo complessivo delle operazioni effettuate, al netto delle relative note di variazione, con la evidenziazione dell'imponibile, dell'imposta, nonchè dell'importo delle operazioni non imponibili e di quelle esenti. Con provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle entrate, da pubblicare nella Gazzetta Ufficiale: a) sono individuati gli elementi informativi da indicare negli elenchi previsti dal presente comma, nonchè le modalità per la presentazione, esclusivamente in via telematica, degli stessi; b) il termine di cui al primo periodo del presente comma può essere differito per esigenze di natura esclusivamente tecnica, ovvero relativamente a particolari tipologie di contribuenti, anche in considerazione della dimensione dei dati da trasmettere."; b) il comma 6 è sostituito dal seguente: "6. Per l'omissione della comunicazione ovvero degli elenchi, nonchè per l'invio degli stessi con dati incompleti o non veritieri, si applicano le disposizioni previste dall'articolo 11 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471.". 9. Per il periodo d'imposta in corso alla data di entrata in vigore del presente decreto l'elenco dei soggetti nei cui confronti sono state emesse fatture comprende i soli titolari di partita IVA.” I succitati commi sono la base normativa dalla quale, a partire da quest’anno (redditi del 2006) è stata nuovamente introdotta l’obbligatorietà di produrre l’Elenco Clienti Fornitori (adempimento abolito nell’anno 1994). Ad integrazione di quanto disposto dal d.l. 223/2006 è intervenuta una disposizione del Direttore dell’Agenzia delle Entrate, nella quale vengono ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI definiti gli elementi formativi, le modalità tecniche e i termini, relativamente all’invio telematico dell’Elenco Clienti Fornitori. Chi deve produrre l’adempimento: “tutti i soggetti passivi di IVA” cioè “coloro che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi (oggettivamente) soggette all'IVA nell'esercizio di imprese o di arti e professioni; sono sempre obbligati agli adempimenti formali di documentazione, registrazione e dichiarazione delle operazione soggette all'IVA, previsti per l'applicazione dell'imposta, anche se di fatto non sono debitori dell'imposta (art. 17/1, DPR 26/10/72, 633; art. 44/1, I, DL 30/8/93, 331).”. Cosa inviare e a chi inviare L’Elenco Clienti Fornitori avrà la forma di un file, prodotto secondo le specifiche tecniche dettate dall’Agenzia delle Entrate e dovrà essere inviato per via telematica, entro il 29 Aprile di ogni anno. Il file sarà creato attraverso la procedura Digital Office (in formato “.ECF”) successivamente dovrà essere “controllato” con lo strumento “File Internet”, programma distribuito dall’Agenzia delle Entrate, quindi se sarà valido, sempre attraverso il software dell’Agenzia, potrà essere inviato per via telematica. Per l’anno in corso, relativamente ai redditi 2006, il termine per l’invio è il 15 Ottobre 2007, mentre per i contribuenti con un volume d’affari che consente di optare per la liquidazione Iva trimestrale, l’invio e’ previsto entro il 15 Novembre. L’invio del file potrà essere effettuato dallo stesso contribuente oppure tramite l’ausilio di un altro soggetto (CAF o il commercialista) che invierà l’adempimento tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate. Contenuto (elementi informativi da indicare negli elenchi) - il codice fiscale e la partita IVA del soggetto cui si riferisce la comunicazione degli elenchi; - l’anno cui si riferisce la comunicazione; - il codice fiscale dei soggetti nei cui confronti sono state emesse fatture nell’anno cui si riferisce la comunicazione, distintamente per ogni cointestatario; - l’eventuale partita IVA dei soggetti nei cui confronti sono state emesse fatture nell’anno cui si riferisce la comunicazione; - il codice fiscale e la partita IVA dei soggetti da cui sono stati effettuati acquisti rilevanti ai fini dell’applicazione dell’imposta sul valore aggiunto; - per ciascun soggetto cliente o fornitore l’importo complessivo delle operazioni effettuate, distinto tra operazioni imponibili, non imponibili ed esenti, al netto delle relative note di variazione; ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI - per ciascun soggetto e per le operazioni imponibili, l’importo dell’imposta afferente; - per ciascun soggetto e per ciascuna tipologia di operazione indicata, l’eventuale importo complessivo delle note di variazione e dell’eventuale imposta afferente relative ad annualità precedenti. Nota Bene: Limitatamente ai soli anni 2006 e 2007, l’elenco dei soggetti nei cui confronti sono state emesse fatture comprende i soli titolari di partita IVA. Limitatamente a tali anni, è possibile indicare anche solo la partita IVA del soggetto cliente o fornitore. Nella individuazione degli elementi informativi da trasmettere, il soggetto obbligato farà riferimento all’anno risultante dalla data della fattura o della nota di variazione. Operazioni escluse Sono escluse, ai fini della compilazione e trasmissione degli elenchi di cui al punto 1, le seguenti operazioni rilevanti ai fini dell’IVA: - cessioni e acquisti intracomunitari di beni e servizi; - importazioni; - esportazioni di cui all’art. 8, comma 1, lettere a) e b) del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. Limitatamente ai soli anni 2006 e 2007, è inoltre possibile non comunicare i dati riferiti alle seguenti operazioni: - operazioni relative a fatture, emesse o ricevute, di importo inferiore a 154,94 €, registrate cumulativamente ai sensi dell’art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 9 dicembre 1996, n. 695; - operazioni relative a fatture emesse, per le quali non è prevista la registrazione ai fini IVA; - operazioni relative a fatture ricevute, per le quali non è prevista la registrazione ai fini IVA; - operazioni relative a fatture emesse, i cui corrispettivi sono stati computati ai sensi dell’art. 24 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. Ulteriori informazioni sono reperibili all’indirizzo internet dell’Agenzia delle Entrate http://www.agenziaentrate.it . ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI Funzionamento del programma Digital Office Scelta dell’Archivio Contabile Il programma Digital Office, prevede all’interno del proprio modulo “parcellazione & contabilità” la possibilità di gestire più archivi contabili. di L’archivio contabile può essere relativo allo Studio Associato o può essere lo strumento per la gestione dell’attività del singolo professionista. In base a tale distinzione si ricorda che l’elenco clienti fornitori, qualora ve ne fosse la necessità, dovrà essere prodotto per ciascun “archivio contabile”. La scelta dell’archivio contabile (nel caso di presenza di più archivi) si dovrà effettuare prima di ogni altra operazione, nel consueto modo, dalla Taskbar, bottone Situazioni, selezionando la voce Selezione Archivio Contabile. Attivazione del filtro per la ricerca dei soggetti interessati dall’Elenco Clienti Fornitori (ECF) La prima operazione da eseguire per preparare correttamente l’elenco clienti fornitori, è l’individuazione di tutti i soggetti, clienti e fornitori, che nell’arco dell’anno di riferimento sono interessati da movimenti IVA. Una volta ottenuto tale elenco sarà necessario completare i soggetti anagrafici con i relativi Codice Fiscale o Partita Iva (per l’anno 2006 e 2007 necessaria solo la P.Iva). Per le funzioni relative all’ECF, dalla taskbar di DigitalOffice, cliccare sul bottone Situazioni, quindi selezionare la voce “Elenco Clienti Fornitori” ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI Una volta cliccata la voce Elenco Clienti Fornitori sarà visualizzato il filtro di ricerca. Tale strumento è necessario per visualizzare e interagire anche con parti del proprio archivio, in modo da poter procedere alla sistemazione delle posizioni anagrafiche in maniera graduale. Per “sistemazione delle posizioni anagrafiche” si intende che attraverso questo sistema sarà possibile correggere i soggetti anagrafici interessati dall’adempimento, completando i dati necessari ovvero la Partita Iva (e per le dichiarazioni dall’anno 2008 anche il Codice Fiscale). 1 - Tipo di Elenco E’ lo strumento per ottenere la lista dei clienti o dei fornitori, interessati dall’elenco clienti fornitori per l’anno indicato. Spostando la selezione su “clienti” o “fornitori” si otterrà una differente lista. 2 – Anno (data del documento) Come previsto dalla normativa, la selezione dei documenti contabili che saranno alla base degli importi riportati nel file dovrà tenere conto della “data del documento” escludendo pertanto, la data di registrazione. L’indicazione dell’anno darà modo al programma di cercare tutti i documenti contabili che, per ciascun soggetto cliente o fornitore, hanno una data compresa tra il 1° gennaio e il 31 dicembre dell’anno indicato nel campo. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI 3 – Tipi di documento Esattamente come per il tipo di soggetto, anche questo valore serve per ottimizzare la ricerca. Si possono visualizzare solo le parcelle emesse, solo le note di accredito emesse o entrambi i tipi di documento, per i propri clienti (ribadendo sempre il concetto che la ricerca sarà effettuata sulla “data del documento”). Identica situazione si avrà con le fatture o note di accredito ricevute, se alla selezione al punto 1 saranno indicati i fornitori. 4 – Filtra per: Questo riquadro permette di indirizzare la ricerca, su un unico soggetto o su tutti i soggetti dell’archivio. Il tutto può essere combinato anche alla scelta del tipo di soggetto perché si potrà scegliere di trattare solo le persone fisiche (check solo su persona), oppure i soggetti giuridici, tutti insieme (check su professionista, impresa, società) o uno per volta. Il risultato della ricerca, terrà conto delle selezioni effettuate in questi campi, in combinazione con le scelte fatte ai punti precedenti. 5 – Solo soggetti mancanti C.f. e/o Partita IVA Questo campo, se selezionato, consente di ottenere come risultato della ricerca, soltanto i soggetti incompleti, cioè quelli che mancano del Codice Fiscale o della Partita Iva. 6 – Estrai i soggetti con i dati attualmente in anagrafica Quando non è selezionato, questo campo fa in modo che i dati dei soggetti risultanti dalla ricerca riportino la loro situazione alla data dell’ultimo documento contabile rilevato per quel soggetto nell’anno indicato nel filtro. Ciò perché, stando alla maggior parte delle interpretazioni della normativa, nell’elenco clienti fornitori si dovranno indicare i dati (la P.Iva ) alla data del documento e non nella situazione più recente del soggetto (situazione che potrebbe essere variata nel corso degli anni). Nel caso opposto, cioè selezionando il campo, si visualizzerà e quindi se necessario si aggiornerà, la revisione corrente del soggetto. N.B.: una volta scelta la propria linea di pensiero (situazione del soggetto corrente oppure riferita all’epoca dell’emissione dei documenti), si dovrà mantenere tale metodo, in quanto questa opzione sarà riproposta anche al momento dell’estrazione dei dati. Nel caso in cui qui si decidesse per la situazione corrente e al momento dell’estrazione si facesse la scelta opposta, il file da inviare potrebbe contenere dati non validi o mancanti. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI Risultato della ricerca Successivamente all’impostazione di tutte le combinazioni di ricerca, il risultato sarà una finestra con l’elenco contenente tutti i soggetti, con i relativi documenti contabili associati e gli importi connessi ad essi. Caratteristica principale di questa finestra, è la possibilità di modificare le anagrafiche incomplete e di verificare l’attendibilità dei conteggi nei documenti contabili. Inoltre è prevista la colonna “Errori” nella quale saranno segnalate le situazioni che potrebbero causare segnalazioni di errori al momento del controllo del file. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI ► Consiglio Operativo Al fine di ottenere una dichiarazione elenco clienti fornitori senza errori consigliamo 1 - procedere con un filtro impostato sui “Solo soggetti mancanti…” così da sistemare la tipologia di errore che probabilmente sarà più ricorrente. La maschera che conterrà l’elenco dei risultati (considerando l’anno 2006) riporterà solo soggetti con l’icona rossa per i quali non è stata indicata la Partita Iva, dato fondamentale nella dichiarazione 2006. 2 – una volta che tutti i soggetti elencati dal filtro precedente sono stati completati, procedere con la generazione di un elenco senza il segno di spunta su “Solo soggetti mancanti..”, in questo modo si avrà una visione globale di tutte le posizione anagrafiche interessate dall’Elenco Clienti Fornitori. Attraverso la colonna “Errori”, sarà possibile verificare se ci sono ulteriori situazioni anomale (esempio Partita IVA duplicata o errata). Da notare anche la segnalazione “Importi tutti a zero”, indica che la somma dei documenti contabili riferiti ad un soggetto ha importo pari a zero. Questa segnalazione sere all’utente per verificare se i documenti emessi realmente hanno avuto la funzione di “stornare” l’uno con l’altro avendo come conseguenza i totali a zero. Nel caso in cui questa situazione fosse esente da errori, non c’è nessuna operazione da fare, all’atto dell’estrazione dei dati per la generazione del file, tale soggetto ed i suoi documenti contabili saranno esclusi dalla lista per l’Elenco Clienti Fornitori. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI Modifica soggetti anagrafici Con un clic sull’icona del soggetto incompleto (evidenziato in colore ROSSO) oppure con il tasto destro del mouse, voce “Modifica soggetto…” si può accedere alla maschera di selezione anagrafica nella quale cliccando su “Modifica” si potranno andare a completare i dati mancanti. Saranno segnalati come ”incompleti” tutti quei soggetti (di tipo professionista, impresa o società) che sono privi di uno tra Codice Fiscale o Partita IVA. Per l’anno 2006 e 2007 sarà sufficiente integrare la Partita IVA. Quando si modifica un soggetto intestatario di documenti contabili c’è da ricordare che la modifica avrà effetto non soltanto nel documento evidenziato ma anche in ogni altro documento contabile associato alla medesima variazione del soggetto. Soggetti duplicati L’elenco clienti fornitori si compone principalmente di due sezioni (dette record), i clienti ed i fornitori. Al fine di ottenere un file conforme alle specifiche tecniche, è necessario ricordare che per lo stesso tipo di record non si possono avere soggetti “duplicati”, cioè con ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI la stessa Partita Iva o Codice Fiscale. E’ invece consentito che la stessa Partita Iva o Codice Fiscale sia presente in uno e nell’altro record. Soggetti IVA esclusi dall’elenco clienti fornitori Esistono tipi di soggetti che, sebbene provvisti di Partita Iva non devono essere indicati nell’elenco clienti fornitori. Affinché tali soggetti si possano escludere dall’adempimento, dalla maschera precedentemente descritta, cliccare sul bottone “Soggetto completo”, “Dati”, selezionare la tab “Dati contabili” e selezionare la voce “Cliente” o “Fornitore”, quindi cliccare su “Trattamento allegato”. Come è evidenziato nelle figure che seguono, esiste una sezione per i clienti ed una per i fornitori. Per escludere un soggetto bisogna prima di tutto indicarne, con un check, la tipologia (cliente o fornitore), in seguito si potrà selezionare la casella per ometterlo dall’elenco. Così facendo, il soggetto, anche se visualizzato nella maschera dei risultati, sarà poi escluso al momento dell’elaborazione del file. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI Creazione del file ECF Ai fini dell’invio telematico, si dovrà predisporre un file in formato .ECF contenente tutte le informazioni richieste attraverso il tracciato record fornito dall’Agenzia delle Entrate. Operativamente si dovrà procedere nel modo seguente: 1– Completare i soggetti incompleti dell’anno che si vuole “esportare” 2 – Dalla maschera di verifica dei soggetti/documenti contabili, cliccare sul menù Modifica – Crea file elenco clienti fornitori… ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI 3– Compilare la maschera contenente i dati principali per l’estrazione. Maschera di estrazione a – Anno di elaborazione Indicare l’anno per il quale si intende effettuare l’estrazione dei dati e il successivo invio. b – Solo titolari di Partita IVA Indicare, mettendo il check, se si vogliono esportare solo i dati relativi a clienti/fornitori titolari di Partita IVA (escludendo quindi le persone fisiche). Per l’anno 2006 questo campo dovrà avere il segno di spunta, in quanto non è previsto l’invio dei dati relativi alle persone fisiche. c – Estrai i soggetti con i dati attualmente in anagrafica Coerentemente con la linea di interpretazione adottata dallo Studio, si può scegliere se inviare i dati dei soggetti, con la P.IVA/C.Fiscale attualmente in uso (mettere il check), oppure se estrarre il dato P.IVA/C.Fiscale com’era nell’anno di elaborazione del file. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI d – Percorso di salvataggio del file Selezionando il bottone con la lente d’ingrandimento, si apre la finestra di Esplora Risorse, ciò consente all’utente di scegliere il percorso dove sarà salvato il file .ecf Nel caso in cui non venga selezionato alcun percorso, al clic su OK verrà visualizzato un messaggio e le operazioni non potranno proseguire finché non sarà indicato dove salvare. e – Contribuente In questo riquadro vanno indicati i dati del soggetto dichiarante. Il programma lavora per “archivio contabile”, il che significa che se nel programma sono stati creati più archivi contabili, si dovrà fare attenzione a scegliere quello corretto. E’ stato previsto di poter decidere se il soggetto contribuente sia persona fisica o persona giuridica. In base a tale scelta, i campi Cognome, Nome ecc. saranno abilitati. f – Dati dell’intermediario Qualora l’invio del file non sia effettuato direttamente, ma venga delegato un terzo soggetto, allora sarà necessario indicarne i dati nei relativi campi. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI g – Numeri delle note di accredito… In questi due campi si devono indicare i numeri delle note di accredito (su fatture emesse o ricevute) le quali sono riferite a documenti emessi in anni precedenti. Il separatore tra i numeri dovrà essere il trattino “-”. Ad esempio “1-2-3 ecc.” Tale campo è stato previsto in quanto la normativa prevede l’indicazione di tali documenti e dei relativi importi, in specifiche sezioni del file da inviare. h – Cod. Fiscale soggetto obbligato Indicare il codice fiscale del soggetto tutore, nel caso in cui vi sia tale possibilità. Terminata la compilazione dei vari campi, cliccando su OK si procederà alla creazione del file. Ad operazione conclusa, sarà visualizzato un messaggio. Operazioni finali Ora che il file .ecf è stato creato, le operazioni successive sono il controllo della validità e l’invio. Per verificare che il file prodotto sia conforme alle specifiche tecniche dettate dall’Agenzia delle Entrate è necessario provvedere ad importarlo nel software di controllo (rilasciato dall’Agenzia) denominato FILE INTERNET. Il programma è reperibile http://telematici.agenziaentrate.gov.it/Main/index.jsp. sul sito Per ottenerlo è necessario essere registrati presso l’Agenzia delle Entrate, ottenendo quindi le credenziali (PIN) per eseguire l’accesso. In alternativa è possibile rivolgersi al proprio commercialista, il quale ha a disposizione gli strumenti adatti a tali operazioni di controllo. L’invio, infine, sarà eseguito tramite i canali FiscoOnLine o Entratel, portali internet dell’Amministrazione Pubblica dedicati ai servizi telematici o direttamente dall’applicazione File Internet. ISTRUZIONI PER LA CREAZIONE DELL’ELENCO CLIENTI FORNITORI