Riorganizzazione delle amministrazioni
delle sezioni di Roma e Roma Tre
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Motivazioni :
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Regionalizzare gli uffici amministrativi, come richiesto dalla spending
review del 2012
–
Fare fronte alle difficoltà di reclutamento del personale (tagli,
pensionamenti, ecc.)
Strumenti:
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Ottimizzazione dell'attività del personale amministrativo
–
Standardizzazione, informatizzazione e dematerializzazione
Goal:
–
Creare un nucleo amministrativo condiviso che:
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salvaguardi l'autonomia scientifica e gestionale delle strutture
mantenga ed eventualmente migliori l'efficienza amministrativa
Considerazioni preliminari
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Si è deciso di tenere fuori dalla riorganizzazione:
–
i servizi/segreterie di direzione
–
per esigenze di autonomia delle attività dei direttori
(nei rapporti con gli organi direttivi, con le università
ospiti, ecc)
la gestione del personale
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per il carattere prettamente locale delle
problematiche associate (tra cui le esigenze di
controllo e verifica, le problematiche di sicurezza e
salute sui luoghi di lavoro, la gestione delle cartelle
personali, ecc)
Amministrazioni: il punto di partenza
Roma (8+4.5)
Servizio
di
Direzione
Personale
4.5
Roma Tre (2+1)
Responsabile
Amministrativo
1
Contabilità e fornitori
1
Contratti e forniture
2
Missioni
1.7
Ragioneria
1
Cassa e Ospiti
1
Responsabile
Amministrativo
0.5
Patrimonio
0.3
Contabilità e fornitori
Contratti e forniture
Patrimonio
Cassa
1
Missioni
0.5
Segreteria
di
Direzione
Personale
1
Amministrazioni: la crisi del 2013
Roma Tre (1.5+0.5)
Roma (7+4.5)
Servizio
di
Direzione
Personale
4.5
Responsabile
Amministrativo
1
Contabilità e fornitori
1
Contratti e forniture
2
Missioni
1.7 → 0.7
Ragioneria
1
Cassa e Ospiti
1
Responsabile
Amministrativo
0.5 → 0
Patrimonio
0.3
Contabilità e fornitori
Contratti e forniture
Patrimonio
1
Missioni
0.5
Segreteria
di
Direzione
Personale
1 → 0.5
Amministrazioni: la riorganizzazione
Roma (8.3+5.5+1)
Roma Tre (0.5+1.5)
Responsabile
Amministrativo
1
Servizio
di
Direzione
Contabilità e fornitori
1
Personale
Contratti e forniture
2.5
4.5
Missioni
2.5
Ragioneria
1
Cassa e Ospiti
1
Segreteria
di
Direzione
Supporto locale per
contabilità e fornitori
contratti e forniture
patrimonio
missioni
0.5
Patrimonio
0.3
Servizio fondi esterni
1 + 0.5
Personale
1
Note
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I bilanci e i flussi autorizzativi non sono in comune, ma seguono
procedure identiche
Una sola persona ricopre il ruolo di responsabile amministrativo delle
due sezioni. Viene scelta di concerto dai due direttori e nominata dal
direttore della sezione di Roma
L'amministrazione di Roma svolge le funzioni amministrative per
conto della sezione di Roma Tre (acquisti, missioni, pagamenti, …)
eccetto la gestione del fondo economale e della carta di credito
L'amministrazione di Roma Tre istruisce localmente le pratiche
amministrative gestite per suo conto dagli uffici di Roma
Gli archivi documentali sono distinti ed rimangono presso ciascuna
sezione. La trasmissione di documenti cartacei è ridotta al minimo
Gli strumenti informatici
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Realizzato un sistema documentale
locale utilizzando software libero
(alfresco community) per la gestione dei
documenti e dei workflow amministrativi
Rivisitate e implementate le procedure
amministrative di ordini (RM1+3),
missioni (RM3) e gestione degli ospiti
(RM1+3) su alfresco
Gli uffici lavorano su copie digitali della
documentazione. La conformità agli
originali cartacei viene certificata
localmente
Gli utenti hanno il compito di fornire
all'amministrazione anche la versione
digitale della documentazione
direttamente su alfresco
Ha funzionato?
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Non abbiamo ancora statistiche significative per
comparare il “prima” e il “dopo” (anche a causa del fermo
di Oracle di inizio anno). Contiamo di produrre un
documento comparativo per la fine del 2014
I feedback degli utenti è generalmente “positivo”:
–
è opinione generale che i tempi di evasione degli ordini
e di rimborso delle missioni non si siano allungati
–
gli oneri aggiuntivi per gli utenti considerati accettabili
–
occasionali difficoltà legate alle nuove procedure e ai
nuovi strumenti informatici tipicamente risolte con
interventi specifici di supporto e manutenzione
Cosa manca
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Stabilizzazione del nuovo assetto degli uffici delle
amministrazioni (riconversione dei contratti,
trasferimenti)
Ulteriore revisione delle procedure per migliorare
l'efficacia e la tracciabilità delle attività amministrative,
basandosi sull'esperienza accumulata e sul feedback del
personale amministrativo
Miglioramento dell'usabilità del sistema documentale
passando all'interfaccia share di alfresco
Mini-corsi di formazione per il personale amministrativo
sui nuovi strumenti informatici locali
Considerazioni finali
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La riorganizzazione, pur con qualche difetto di gioventù, sta funzionando
bene
Il risparmio in termini di personale è modesto, ma l'attività degli uffici può
essere organizzata in modo più razionale
La mancanza di una vera dematerializzazione produce lavoro aggiuntivo
sia per l'amministrazione che per gli utenti
La gestione locale del sistema documentale è un onere aggiuntivo per le
sezioni (manutenzione, backup, gestione utenti, ecc). Tuttavia un
sistema documentale flessibile e adattabile alle esigenze locali è
indispensabile. Bisogna capire se e come integrarsi con il sistema
documentale nazionale o almeno con AAI
Questo modello di amministrazione condivisa “a distanza” sta
funzionando nel nostro caso. Riteniamo che si potrebbe utilizzare anche
in contesti diversi, ad esempio tra strutture di dimensioni simili (N.B.: non
è necessario che il personale amministrativo sia concentrato in una delle
strutture)
Ringraziamenti
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Un grandissimo grazie va a tutto il personale amministrativo
delle sezioni di Roma e Roma Tre per aver affrontato questo
passaggio con spirito costruttivo ed estremamente
collaborativo, mostrando di non avere timore per la novità e
andando anche al di là delle nostre aspettative. Senza il loro
contributo di esperienza e idee una riorganizzazione così
profonda in un tempo così breve non sarebbe stata possibile
Un ringraziamento anche agli utenti che si prestano a fornire
i documenti anche in formato digitale con le difficoltà (ma
anche i vantaggi) di un sistema “sperimentale” fatto in casa
Un grazie particolare infine alle persone che hanno contribuito
direttamente con lavoro, idee e suggerimenti allo sviluppo del
sistema documentale e delle procedure informatiche