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L’infrastruttura tecnologica di IBM ECM
per gestire documenti e procedimenti
Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale
Giorgio Sicurella, IBM Italia
Bari, 20 novembre 2007
© 2007 IBM Corporation
Information Management software | Enterprise Content Management
Agenda
 La Pubblica Amministrazione Locale: problemi all’ordine del giorno
 Tecnologia IBM ECM
– Contenuti
– Procedimenti
– Federazione
– Posta elettronica
 Soluzioni
– Conservazione sostitutiva
– Protocollo
Information Management software | Enterprise Content Management
La Pubblica Amministrazione Locale
Problematiche tecnologiche e organizzative
 Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla
gestione della Pubblica Amministrazione Locale
– Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche
amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione
ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e
corrispondenza, Gestione eMail e Posta Certificata, etc...
 Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni
– I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni
rilevanti perché queste si trovano altrove
– Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella
ricerca o nell’attesa di informazioni essenziali al suo lavoro
– Questo grava sull’efficienza interna e sui costi di gestione
 Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso
al patrimonio informativo
 Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali
 Predisposizione dei contenuti “nel contesto” dei procedimenti
Information Management software | Enterprise Content Management
Cosa si intende per “contenuto” e gestione del contenuto?
Forms
Web Pages
Creare
Accedere
Collaborare
Documenti elettronici
Print Output
Ricercare
Foto, Grafici,
Video
Gestire il ciclo di vita
Documenti cartacei & Files
Gestire la sicurezza
Archiviare
Enterprise
Applications
(Fatture, etc.)
Email
Meta Dati
Fax
Information Management software | Enterprise Content Management
Gestione documentale: benefici
 Risparmio di costi per la gestione dei documenti:
– Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito all’archiviazione
– Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento
 Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni :
– Risparmio di tempo nella ricerca e nello smistamento delle pratiche
– Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati
– Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati
– Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione
nel ciclo aziendale
 Nuove opportunità nella gestione delle informazioni:
– Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi
– Controllo dell’avanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti )
– Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo
 Migliore qualità del servizio fornito ai clienti:
– Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dall’esterno
dell’organizzazione
– Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta all’utenza
esterna
Information Management software | Enterprise Content Management
IBM ECM Portfolio
LOB &
ISV Solutions
Portals & Web Apps
Email clients
Capture
OmniFind
Email Manager
Scan and fax solution
Search & Discovery
Archiviazione email
OnDemand
Records Manager
eForms
form management
Report Management
SERVICES
Desktop Applications
Content Manager
Content Engine
Business Process
Manager
Process Engine
IBM Information Integration Content Edition (IICE)
INTEGRATION
CLIENTS
ERP
CRM
@
EMAIL
SERVER
Federation/Integration
REPOSITORIES
IBM CM
Repositories
IBM FileNet
Image Services
SharePoint
Repositories
Other
Repositories
LEGACY
Information Management software | Enterprise Content Management
Content Management | Caratteristiche
 Classificazione e archiviazione dei contenuti
 Modifica dei contenuti (check-out, check-in)
– versioni a due livelli
 Ciclo di vita
 Sicurezza sui singoli documenti e cartelle
 Funzioni di ricerca avanzate
– proprietà
– contenuti (full-text)
 Relazione logiche tra documenti
 Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi
Information Management software | Enterprise Content Management
Content Management | Classificazione e archiviazione
 Classificazione
– Definizione di classi documentali
– Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi)
 Gestione folder virtuali
 Archiviazione
– RDBMS
– File system
– device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN,
Jukebox)
Information Management software | Enterprise Content Management
Content Management | Sistema a oggetti ed eventi
Approvazione
Revisione,
&
Pubblicazione
Portale
Notifica dei
cambiamenti
Notifica
email
 L’evento gioca un ruolo chiave
– Creazione, update, check-out, check-in,
cancellazione dei contenuti
– Riconoscimento dell’evento e “attivazione” dei
processi o applicazioni
– Elimina latenza dei processi
Aggiornamento
dei records
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Business Process Management | Caratteristiche
Gestione procedimenti (processi)
 Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei
processi
 Nativa integrazione con moduli elettronici
 Nativa integrazione tra processi e contenuti
 Tracciamento dei processi in uso
 Strumenti di analisi e simulazione dei processi
Information Management software | Enterprise Content Management
Business Process Management | Gestione forms
 Sviluppo “Drag & drop”
– Soluzione creata per un rapido
deployment di forms elettroniche
– Fedeltà di rappresentazione
– Facilità di accettazione da parte degli
utenti
– Web / XML based
– Gestione a più pagine
– Compliance con standard di mercato
 Archiviazione diretta in Content Manager
 Integrazione diretta con BPM
 Funzionalità di calcolo
 Integrazione con Database (HTTP/JDBC)
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Business Process Management | Gestione forms
Information Management software | Enterprise Content Management
Federazione / Integrazione dei contenuti | Caratteristiche
 Interfaccia unificata a molteplici repository documentali
 Servizi di integrazione
 Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2
(Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus)
– Servizi di federazione
 Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per
visualizzazione, Single Sign-On
– Servizi di sviluppo
 Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal
repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web
Services API)
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Gestione e-mail | Caratteristiche
 Applicazione server per l’archiviazione e gestione delle email
 Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook,
Domino/Lotus Notes e Groupwise
 La cattura delle email avviene in maniera automatica e/o
manuale, basata su definizioni di Regole e Profili
 Catalogazione delle email e degli allegati in relazione alle
informazioni interne delle email (soggetto, spedito da / a, cc,
ecc…)
 Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati
 Email archiviate come oggetti in Content Manager
 Sicurezza: le email possono essere lette da utenti non in copia
direttamente
Information Management software | Enterprise Content Management
Architettura di Riferimento
Gestione di contenuti e procedimenti
Portals & Web Apps
CLIENTS
Web Pages
Electronic
Documents
Paper
SERVICES
Documents
&
Files
Search &
Discovery
LOB & ISV Solutions
Business Process
Management
Forms
Cattura/Creazione
Content ServicesPrint
Accessi
FileNet
ECM
Ricerche
Ciclo di vita
Revisione e
approvazione
contenuti Web
Sicurezza
Collaboration &
Communication
Audit
Gestione del
Personale
Consistenza e
Controllo
FileNet
BPM
Automazione
e
Reclami
Ottimizzazione
Photos,
Videos
Simulazione e Analisi
Archiviazione
eMails
Desktop Applications
Gestione Eccezioni
Fatturazione
Records
Nell’interaFederation/Integration
Azienda
Fax
REPOSITORIES
Databases
IBM CM
Repositories
IBM Domino
Repositories
Revisione dei
Contratti
Assistenza agli
Utenti
FileNet
Repositories
SharePoint
Repositories
Other
Repositories
Information Management software | Enterprise Content Management
Conservazione Sostitutiva
 Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo l’integrità,
l’autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel
rispetto della normativa vigente e garantendone la validità
legale nel tempo.
 La soluzione:
– Progettata interamente per l’ambiente Web
– Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma
digitale e posta certificata
– Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di
sicurezza personalizzabili
– Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e
dedicati alla fatturazione (es. SAP)
– Integrabile con gli altri sistemi IT presenti
nell’organizzazione
– Integrata con il sistema di posta elettronica
– Localizzabile nativamente in diverse lingue
Information Management software | Enterprise Content Management
Protocollo Informatico
 Obiettivo: Garantire il controllo dei flussi documentali per favorire l’Efficienza
organizzativa dell’amministrazione, la Trasparenza interna ed esterna
l’Interoperabilità e la cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni
 La soluzione:
– Gestione del Protocollo Informatico e gestione Elettronica dei Documenti a valenza
legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA.
– L’applicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti
all’interno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di
catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati
strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate.
– Tra le funzioni principali sono previste:
• autenticazione mittenti e contenuti;
• protocollazione documenti in entrata e in uscita (segnatura);
• assegnazione (smistamento);
• classificazione e fascicolazione;
• trattamento (procedimenti amministrativi);
• archiviazione
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Protocollo Informatico
Modello di Gestione Documentale della PA
ARCHIVIO DI
LAVORO
ARCHIVIO
CORRENTE
Protocollo
Classificazione
ARCHIVIO DI
DEPOSITO
Classificazione
Versamento
Scarto
ARCHIVIO
STORICO