Ministero per la pubblica amministrazione e l’innovazione
Concorso “Premiamo i risultati”
DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE
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PREMESSA
Il “documento di partecipazione” ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di
miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura.
Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le
indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con
alternative di risposta e istruzioni per la compilazione.
Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del
responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all’help
desk del concorso per chiarimenti.
Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le
20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva.
La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente:
•
•
•
in formato PDF
entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008
con inoltro all’indirizzo di posta: [email protected].
La valutazione del documento, per l’ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la
coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a
valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare.
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PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE
(amministrazione/ufficio)
Direzione Provinciale del Lavoro di Venezia
UFFICIO LEGALE E CONTENZIOSO
Firma del responsabile della candidatura
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PRIMA SEZIONE
ANAGRAFICA
Denominazione del Piano
INGEGNERIZZAZIONE DELL’UFFICIO LEGALE E CONTENZIOSO
Responsabile:
Cognome: MONACO
Nome: MICHELE
Telefono: 0415042085
E-mail: [email protected]
Ruolo: Direttore della Direzione Provinciale del Lavoro di Venezia
Referente:
Cognome: MARTIN
Nome: SEBASTIANO
Telefono: 0415042085
E-mail: [email protected]
Ruolo: Esperto Informatico
Durata dell’intervento in mesi : 12
Periodo di realizzazione:
da 01/01/2009
a 31/12/2009
Eventuali Risorse destinate , escluse le retribuzioni del personale coinvolto1:
Ammontare complessivo: €.............................................................……...di cui:
- a carico dell’Amministrazione/ufficio:.€........................................................
- a carico di altre Fonti (indicare quali) €……………………………………………………..
Non sono previste risorse
1
Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio
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SECONDA SEZIONE
SCENARIO DI RIFERIMENTO
1 ORIGINE DEL PIANO
1.1. L’intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in:
(sono possibili più risposte)
documenti di programmazione generale dell’amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale,
altra documentazione, ecc.)
piani di miglioramento/programmi settoriali
è un’iniziativa autonoma del proponente
altro (specificare)______________________________________________________
1.2. La decisione di intervenire sull’ambito scelto deriva da:
(sono possibili più risposte)
autovalutazione sullo stato dell’organizzazione effettuata con l’utilizzo di metodologie
appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.)
risultati di indagini di customer satisfaction
analisi dei reclami raccolti in modo sistematico
specifica indagine realizzata da personale interno
specifica indagine realizzata da consulenti
indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit
richiesta del vertice (politico o amministrativo)
altro (specificare)_______________________________________________
1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento:
sì, già realizzate
sì, in corso
sì, già programmate
NO
Se sì, specificare sinteticamente l’oggetto degli interventi
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
1.4. Motivo prevalente dell’intervento:
(una sola risposta)
carenza di un servizio/processo
esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi
esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder
esigenza di ridurre i costi
esigenza di migliorare il clima organizzativo
altro (specificare)_________________________________________________________
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1.5. Definizione del problema
Illustrare il problema che l’intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare
evidenziare a quali bisogni l’intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di
interesse implicati, che dell’amministrazione/ufficio.
L'Ufficio Legale e del Contenzioso-Amministrativo cura i rapporti pervenuti a seguito dell'attività di
vigilanza in materia di lavoro, emette ordinanze di ingiunzione/archiviazione delle posizioni di quei
trasgressori che non abbiano pagato le sanzioni irrogate in misura ridotta (art. 16 l.689\81),
procede alla registrazione dei pagamenti riscossi, alla predisposizione delle minute di ruolo per la
riscossione coattiva dei crediti, alla trattazione dei ricorsi in sede amministrativa e delle
opposizioni a ordinanza ingiunzione in sede giudiziaria (art.22 l.cit.).
Si ritiene che la realizzazione dell’intervento possa risolvere i seguenti problemi e consentire una
risposta efficiente in termini di produttività:
• formazione di banche dati per la ricerca avanzata dello stato della pratica in tempo reale
sia ad uso interno che a servizio dell’utenza;
• contrazione del tempo necessario alla emanazione delle ordinanze con conseguente
celerità della chiusura della pratica ispettiva : riduzione dei tempi tra l’ accertamento e
definizione del dovuto (o meno) dal trasgressore : il trasgressore vede così definita la
propria posizione in tempi contenuti sì da trovare tempestiva soddisfazione ove ritenesse di
ricorrere al Giudice (art.22 l.cit.);
• elaborazione automatizzata dei provvedimenti di autorizzazione al pagamento rateale delle
sanzioni con immediata predisposizione del piano di riparto del debito e consegna
all’utente dei modelli già precompilati per il pagamento delle singole rate: la soddisfazione
dell’ utente è conseguente proprio al contenimento dei tempi tra la richiesta di rateizzazione
e la sua definizione;
• elaborazione automatizzata delle minute di ruolo e dialogo con i dati trasmessi dal
concessionario per conoscere lo stato delle riscossioni su esecuzione forzata;
• risparmio di mansioni di contenuto professionale medio basso, quale la predisposizione
manuale di buste e ricevute di ritorno, di stampati per modelli di pagamento, di
corrispondenza di natura ripetitiva quali ad esempio solleciti di pagamento, risparmio di
particolare importanza per far fronte al ridimensionamento del personale addetto a tali
mansioni;
• risparmio dei beni di consumo legati al proliferare di stampati ed all’uso di cancelleria;
L’intervento permette, da un punto di vista qualitativo, il rapido reperimento dei dati,
l’ottimizzazione delle procedure, ma soprattutto la diminuzione della afflittività del lavoro, poiché
elimina la continua ripetizione dei dati necessari al completamento del processo.
2 ELABORAZIONE DEL PIANO
2.1. La progettazione ha coinvolto:
(sono possibili più risposte)
utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene
altri portatori di interesse
responsabili del settore/dei settori su cui si interviene
personale del settore/dei settori su cui si interviene
personale che sarà impegnato a realizzare l’intervento
altro ……….
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Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento:
Il progetto è nato su iniziativa dei partecipanti che ne hanno maturato l’esigenza
Il lavoro coinvolge l’aspetto informatico curato dall’esperto, ma è frutto dell’interazione di tutti i
partecipanti al processo, mediante sperimentazione dell’intera linea di produzione.
2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema
(indicatori di criticità):
(sono possibili più risposte)
dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali):
Risultava difficoltoso soddisfare in tempo reale le richieste degli utenti in quanto il reperimento
delle pratiche era esclusivamente manuale e cartaceo;
dati di funzionamento (specificare quali):
La gestione non informatizzata del procedimento implicava la ripetizione di una serie di dati,
con possibilità di errore moltiplicata per ogni singolo passaggio; la tempistica risentiva della
ripetizione dei dati con un aggravio nell’utilizzo delle risorse in quanto ci si avvaleva di un
lavoro prevalentemente manuale nelle registrazioni; una serie di adempimenti veniva effettuata
a mano con un prodotto esteriormente non gradevole.
Altro (specificare)
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TERZA SEZIONE
CARATTERISTICHE DELL’INTERVENTO
1 GLI OBIETTIVI
1.1 Con l’intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell’area:
(scegliere l’area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell’area scelta)
del contesto:
integrare le amministrazioni
valorizzare la comunità
rinnovare il rapporto centro/periferia
del problema:
cogliere le esigenze degli utenti
interpretare la missione
analizzare la situazione, definire obiettivi
della soluzione:
coinvolgere il personale
utilizzare tecnologie e metodi
gestire le risorse economiche
del risultato:
controllare i risultati
valutare gli effetti
consolidare e diffondere le buone pratiche
1.2 L’intervento si basa prioritariamente su:
(una sola risposta)
innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge
ottimizzazione nell’uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza
(es. risparmi)
gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i
ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc.
modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale
modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti
altro (specificare) ottimizzazione nell’uso delle risorse umane per una maggiore efficienza e
per migliorare il benessere del personale attraverso il lavoro di gruppo e la verifica costante
dello stato di avanzamento della modifica del processo organizzativo.
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1.3 Descrivere gli obiettivi
Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano)
Il progetto si è posto l'obiettivo di informatizzare tutte le operazioni necessarie alla registrazione
delle pratiche, alla emanazione delle ordinanze di ingiunzione ed archiviazione in modo
automatizzato, alla formazione delle minute di ruolo ed alla contabilizzazione dei pagamenti
riscossi. Tutti i documenti vengono salvati in una apposita cartella sempre condivisa che diventa
parte integrante della singola pratica e tutti gli operatori possono utilizzare il programma
contemporaneamente.
Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l’obiettivo generale, anche in
relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni
previste)
• informatizzazione del “registro” dei rapporti provenienti dall’ufficio vigilanza;
• formazione di una banca dati di tutti gli illeciti contestabili, dei responsabili degli illeciti
amministrativi e delle società obbligate in solido;
• gestione delle convocazioni per le richieste di audizione con formazione della relativa
agenda;
• emanazione dell’ordinanza ingiunzione/archiviazione con conservazione dei singoli
provvedimenti emessi in forma digitale;
• gestione dei solleciti di pagamento delle sanzioni ingiunte mediante scadenziario
automatizzato;
• contabilizzazione dei pagamenti riscossi;
• formazione dei provvedimenti di autorizzazione alla rateizzazione del debito e conseguente
gestione dei pagamenti rateali;
• predisposizione delle minute di ruolo in modo informatizzato dialogando con i dati
trasmessi dal concessionario per conoscere lo stato delle riscossioni su esecuzione
forzata;
• predisposizione dell’agenda legale per la gestione del contenzioso giudiziario;
• elaborazione delle statistiche ministeriali ed ad uso interno.
1.4 Descrivere i risultati attesi
Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell’intervento come
conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento
•
immediatezza nell’azione amministrativa consistente nella definizione tempestiva sia del
procedimento ingiuntivo a vantaggio dell’Amministrazione nella riscossione rapida delle
sanzioni amministrative, limitando i rischi di perdita della capacità reddituale del soggetto
ingiunto, sia quello di archiviazione con certezza delle posizioni giuridiche da definire;
•
digitalizzazione degli archivi con conseguente semplificazione delle modalità di accesso
agli stessi dall’interno;
•
contenimento dei costi di personale relativamente alle attività a basso contenuto
professionale;
•
contenimento dei costi dei beni di consumo, di cancelleria e di stampati;
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1.5 Descrivere il prodotto finale dell’intervento
Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi.
• aumento della produttività da intendersi come incremento sensibile delle ordinanze
emesse, con riduzione/eliminazione dell’arretrato: lo scopo è di portare a tempestivo
compimento il procedimento iniziato con l’attività ispettiva in modo da irrogare le sanzioni in
maniera efficace, dando segnale all’utenza della certezza dell’azione amministrativa;
• ottimizzazione delle risorse umane: il sistema permette il lavoro interattivo tra il personale
di vario livello consentendo a tutti di partecipare alla predisposizione dei provvedimenti in
base alle specifiche professionalità;
• tracciabilità completa del percorso del provvedimento dall’incardinazione alla sua completa
definizione;
• ottimizzazione delle procedure, con maggiore sicurezza nella conservazione dei dati;
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2 LE ATTIVITA’ PREVISTE
2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna
attività
Fasi
Fase 1
Attività
Output attesi
Indicatori di realizzazione
Registrazione dei rapporti con tutti i dati anagrafici per tutte le Reperibilità immediata Numero delle registrazioni
pratiche
dei dati
Fase 2
Predisposizione mediante programma di tutte le ordinanze Aumento del numero Numero dei provvedimenti
ingiunzione archiviazione
dei provvedimenti
Fase 3
Trattazione delle istanze di rateizzazione
Fase 4
Predisposizione
del Numero dei provvedimenti
piano di rateizzazione
semplificato
Inserimento delle ricevute di pagamento relative ai provvedimenti Immediata conoscenza Numero dei pagamenti riscossi
del 2009
delle somme incassate
Fase 5
Solleciti di pagamento automatici dopo 15 giorni dalla scadenza di Velocizzazione
legge
procedimento
Fase 6
Predisposizione delle minute di ruolo mediante programma Predisposizione
evitando aggravi di spesa per l’utente legati ai tempi lunghi di mensile delle minute
inserimento dati
Numero posizioni inserite a
ruolo
Fase 7
Rapporto con il concessionario per interscambio dei dati su Dialogo informatico
supporto informatico
Acquisizione dati riscossione
su supporto informatico
Fase 8
Gestione dell’agenda del contenzioso
Regolare gestione delle Numero
audizioni
e
delle udienze
udienze
Fase 9
Statisticazione anche per fasi del procedimento complesso
Precisione
e Numero
delle
velocizzazione
nella statistiche
rappresentazione
dei
dati
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del Numero solleciti
di
audizioni
ed
rilevazioni
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto
Risultati attesi
(vedi domanda 1.4)
Incremento delle ordinanze
ingiunzione/archiviazione
Indicatore (descrizione e unità di
misura)
Numero ordinanze emesse nel
2008
Informatizzazione degli archivi
Registrazioni informatiche dei dati
Riduzione delle attività a basso
contenuto professionale
Riduzione dei tempi di emanazione
delle ordinanze
ingiunzione/archiviazione
Redazione manuale di modelli
buste, ecc
Tempo medio di definizione delle
pratiche attuale circa 12 mesi
Target
Aumento del 20% del
numero dei
provvedimenti emessi
Formazione del registro
informatico delle
banche dati necessarie
dell’emanazione dei
provvedimenti
Produzione informatica
di modelli e buste
Tempo medio di
definizione delle
pratiche previsto circa 6
mesi
3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE
3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e
realizzazione del piano
Si
No
3.2 Se si, indicare:
N. componenti del gruppo di lavoro
7 (sette)
Caratteristiche del gruppo di lavoro
Ruolo
Un Dirigente
Due Funzionari
Quattro addetti
Compiti
coordinamento
Un funzionario segue la parte
informatica del progetto; l’altro segue
la progettazione, la parte gestionale e
la programmazione del lavoro
Utilizzo del programma e rilevazione
criticità
3.3. Indicare l’eventuale apporto
dell’amministrazione
(specificare numero, ruolo e funzioni)
di
altri
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soggetti
Gg/impegno
20
440 (220 ciascuno)
880 (220 ciascuno)
(personale
di
altri
uffici
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI
4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre
amministrazioni, altri soggetti)
4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla
consulenza
5 DIREZIONE E VALUTAZIONE
5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell’intervento e il raccordo con i vertici
dell’ufficio/amministrazione
Il presidio dell’ intervento è affidato alla costante interrelazione tra il dirigente-responsabile del
provvedimento (ordinanza-riscossione coattiva) e il responsabile dell’ Unità operativa, che segue
(unitamente ad altri in caso di necessità) direttamente l’iter giudiziario del contenzioso.
Riflessi positivi circa il contenimento dei tempi di definizione delle pratiche sono riscontrabili anche
nell’ ambito contenzioso amministrativo ai sensi degli artt. 16 e 17 D.to Lgs.vo 124\2004 (raccordo
con la Direzione Regionale del Lavoro)
5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività
Riunioni mensili tra il Dirigente ed il Responsabile dell’Area per verifiche e definizione del
programma
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5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l’andamento delle attività nel corso della
realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi.
A seguito dell’attività di inserimento dei dati e di emanazione delle ordinanze e dei successivi
adempimenti vengono verificati gli eventuali elementi di criticità che nascono dall’attività concreta e
dalla gestione della molteplicità dei casi pratici.
Segue l’analisi del problema e la discussione dello stesso tra addetti ed esperto informatico per
adeguare il programma alle esigenze che man mano si manifestano.
5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste
per far conoscere l’intervento e i suoi esiti
Comunicazione interna mediante riunioni con il personale; comunicazione esterna mediante la
pubblicizzazione del prodotto attraverso la conferenza dei Dirigenti della regione Veneto.
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO
6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell’intervento e cioè i principali problemi che si
ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi
Il raggiungimento del risultato può essere condizionato dalla complessità dell’area contenzioso,
dalla molteplicità degli adempimenti necessari e dalla segmentazione del processo (registrazione
della pratica, audizione degli interessati, emanazione del provvedimento, registrazione e
contabilizzazione dei pagamenti, eventuale provvedimento di rateizzazione, fase contenziosa
amministrativa e giudiziaria, predisposizione minute di ruolo, contabilizzazione delle somme
riscosse in modo coattivo, statisticazione).
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7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO
7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano
Id
Nome attività
gen-09
feb-09
1 Progettazione e sviluppo
2
acquisizione delle informazioni relative alle cause e analisi dei processi
3
predisposizione base dati e realizzazione del software
4
incontri con CNC per interscambio dei dati su supporto informatico
5
realizzazione del manuale dell'intera procedura
6
implementazione dell'help in linea
7
8 Test, assistenza e periodo di sperimentazione
9
test di validazione punti critici
10
assistenza all'utilizzo della procedura
11
emulazione errori e caratura procedura
12
13 Formazione del personale
14
giornate di incontro con il personale per tematiche individuate
15
16 Caricamento dati
17
caricamento ordinanze; convocazioni memorie; provvedimenti di
archiviazione e predisposizione ruoli di esecuzione forzata; acquisizione
cause;
18
19 Installazione, assistenza e formazione su altri uffici (su richiesta eventuale)
20
21
22
23
24
25
acquisizione delle richieste e predisposizione calendario
illustrazione della procedura
installazione e avvio fase di test
formazione del personale
avvio a regime
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mar-09
apr-09
mag-09
giu-09
lug-09
ago-09
set-09
ott-09
nov-09
dic-09
- 16 -