Work Flow: Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Prodotto e Proposta Applicativa
Caratteristiche applicative e funzionali
La gestione decentrata del flusso documentale, tra Azienda e personale dipendente,
dispone oggi di efficaci strumenti informatici che valorizzano le moderne tecnologie di
connessione Internet/Intranet (Ambiente e Prerequisiti).
Il prodotto Work Flow nasce da un'attenta valutazione delle tradizionali esigenze
(Caratteristiche funzionali) e dalla positiva collaborazione con Aziende orientate ad
evolvere i processi organizzativi, attraverso l'adozione di nuovi costumi operativi.
Nei diversi contesti applicativi Work Flow attiva una serie di moduli che assolvono a
specifiche esigenze.
Modulo: Presenze
Questa funzione permette di trasmettere le richieste e/o di approvarle (Profilo
Approvatori) con riferimento a
- Mancate Timbrature
- Giustificativi
.
operando in inserimento o verificando lo stato delle richieste.
E' inoltre possibile accedere al Cartellino mensile e provvedere a giustificare le anomalie
partendo da Elenco Anomalie
L'utente ha inoltre la possibilita' di verificare lo stato delle richieste a partire da
Visualizzazione Globale Richieste
Modulo: Piano Ferie
Il prodotto rappresenta la soluzione applicativa ai problemi della preparazione ed
autorizzazione del Piano Ferie del Personale Dipendente.
Il Modulo e' integrato all'interno del prodotto Work Flow in uso per la Gestione delle
Presenze.
I documenti del Piano Ferie danno origine a un flusso di approvazione senza trasformarsi
automaticamente in richieste destinate alla procedura delle presenze.
Gli utenti del modulo sono quelli presenti in Work Flow abilitati all'utilizzo del modulo e
inscritti in gerarchie, per la approvazione, proprie del modulo.
Modulo: Note Spese
La Gestione della Nota Spese rappresenta una modalita' semplificata della Gestione
Trasferte. La soluzione applicativa proposta e' in grado di garantire la corretta
contabilizzazione delle indennita' e dei rimborsi spese relativi al personale dipendente,
recependo la normativa del settore di appartenenza.
La Gestione della Nota Spese e' strumento di work-flow destinato ad interpretare un
flusso operativo nel quale trovano posto anticipi, biglietti viaggio, prenotazione hotels.
Il prodotto opera in modalita' Web Intranet/Internet mettendo in relazione il dipendente e
la struttura gerarchica che ha il compito controllare e autorizzare la Nota Spese.
Modulo: Salario Accessorio
Il modulo e' destinato alla Pubblica Amministrazione per acquisire le richieste di
compensi per Salario Accessorio, garantendone la preventiva valorizzazione e la
determinazione del carico contributivo. E' prevista la verifica sulla disponibilita' a Bilancio
per ciascun "Intervento" e per ciascun "Centro di Costo"
WorK Flow
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Il presente documento rappresenta il manuale destinato agli utenti del prodotto Work Flow, di Zucchetti S.P.A..
I presente documento costituisce parte del prodotto software di cui il Cliente ha acquisito la licenza d'uso, la
possibilita' di utilizzo in modalita' ASP o Outsourcing.
I diritti di traduzione, di riproduzione, di adattamento totale o parziale e con qualsiasi mezzo (compreso fotocopie o
materiale didattico) sono riservati in tutti i Paesi e tutelati dalle norme internazionali in materia di diritti d'autore.
Zucchetti S.P.A. avverte che il manuale e l'elaborazione dei testi, pure curati con scrupolosa attenzione, non possono
comportare responsabilità per eventuali involontari errori, inesattezze, omissioni.
I prodotti ed applicativi menzionati nel manuale, sono marchi registrati dalle Aziende licenziatarie.
Printed: gennaio 2011 in (whereever you are located)
Obiettivi da realizzare
Work Flow è un software semplice, intuitivo.
L'elevato grado di flessibilità permette l'adeguamento alle
molteplici condizioni aziendali.
L'applicazione è finalizzata a:
- snellire le attività dell'Ufficio del Personale relative alla gestione
di richieste ed autorizzazioni, che possono essere demandate
alla linea.
- eliminare fin dove e' possibile il supporto cartaceo
- conferire maggiore autonomia al personale che, abilitato ad
inserire le proprie richieste (dalla loro postazione di lavoro,
oppure da un info-point pubblico) e' in grado di verificare il
processo autorizzazione.
- migliorare i servizi al personale mediante la disponibilita'
on-line di informazioni che lo riguardano e sono di suo interesse
- fornire ai responsabili delle unita' operative la verifica
immediata su particolari processi / attivita'
Le attivita' sono sviluppate tramite un PC collegato ad
Internet/Intranet), mediante browser MS-Explorer 5.0 o superiori.
Per adeguarsi alle esigenze della Azienda il prodotto prevede la
definizione delle seguenti variabili:
- flusso di approvazione, qualificando per ciascun collaboratore
e in relazione a ciascun modulo, i responsabili diretti e
gerarchici.
Per l'utilizzo dell'applicazione è necessario codificare ciascun
dipendente interessato alla gestione, attribuendogli il settore di
appartenenza e le funzioni abilitate.
Per ciascuna Unita' Operativa prevista in tabella, dovrà essere
codificato un "ciclo di approvazione", che preveda uno o più
responsabili, a cui dovranno essere sottoposte le richieste
inoltrate dai dipendenti per l'autorizzazione, prima che abbiano
l'effetto operativo desiderato.
- attivare la funzionalità "salta approvazione" in caso di assenza
del responsabile preposto
I
Work Flow
Sommario
Prefazione
Capitolo I Introduzione
1
3
1 Suddivisione ...................................................................................................................................
della pagina Web
4
Architettura del..........................................................................................................................................................
portale - Barra in alto
5
La testata e il menu
..........................................................................................................................................................
di HR-WorkFlow
6
Barra di Sinistra
..........................................................................................................................................................
e di Destra
7
2 Barra di gestione
................................................................................................................................... 11
Barra di gestione
..........................................................................................................................................................
- Ricerca 12
Barra di gestione
..........................................................................................................................................................
- Nuovo 13
Barra di gestione
..........................................................................................................................................................
- Modifica 13
Barra di gestione
..........................................................................................................................................................
- Elimina 14
Barra di gestione
..........................................................................................................................................................
- Post-It
14
Barra di gestione
..........................................................................................................................................................
- Agg. Preferiti
15
Capitolo II Ambiente
17
Capitolo III HR_Master DB
19
1 Dati Comuni ................................................................................................................................... 20
Tabelle
.......................................................................................................................................................... 20
Piano Tabellare
......................................................................................................................................................... 20
Regola di .........................................................................................................................................................
codifica
21
Generiche......................................................................................................................................................... 24
Dato Mensile ......................................................................................................................................... 24
Codifica libera ......................................................................................................................................... 25
Codifica libera azienda
......................................................................................................................................... 25
Date libere
......................................................................................................................................... 26
Ente/Organizzazione
......................................................................................................................................... 26
Festività
......................................................................................................................................... 26
Ex festività
......................................................................................................................................... 27
Commesse OL ......................................................................................................................................... 27
Attività/Lavorazione
......................................................................................................................................... 28
Squadra-Gruppo......................................................................................................................................... 28
Anagrafiche
......................................................................................................................................... 28
Tipo soggetto ................................................................................................................................... 28
Tipo indirizzo ................................................................................................................................... 29
Raggruppamento
...................................................................................................................................
indirizzi
30
Inf. Agg. tipo soggetto
................................................................................................................................... 31
Raggruppamento
...................................................................................................................................
soggetti
31
Natura giuridica................................................................................................................................... 32
Status
................................................................................................................................... 32
Motivo di cessazione
................................................................................................................................... 33
Assenza particolare
................................................................................................................................... 33
Tipo assunzione
................................................................................................................................... 34
Tipo cessazione................................................................................................................................... 34
Categoria protetta
...................................................................................................................................
L.168
34
Tipo manodopera
................................................................................................................................... 35
Categoria anagrafici
...................................................................................................................................
semplificati
35
Zucchetti S.P.A.
Sommario
II
Tipo documento...................................................................................................................................
familiari
35
Motivo permesso
................................................................................................................................... 36
Categoria documenti
................................................................................................................................... 36
Tipo documento...................................................................................................................................
permesso
36
Documento o permesso
................................................................................................................................... 36
Titolo onorifico ................................................................................................................................... 37
Internazionale ................................................................................................................................... 37
Tipo identificativo
...................................................................................................................................
personale
37
Natura del rapporto
................................................................................................................................... 37
Tipo part-time ................................................................................................................................... 38
Tipo rapporto ................................................................................................................................... 38
Inquadramento territoriale
......................................................................................................................................... 38
Stato
................................................................................................................................... 38
Area Nielsen ................................................................................................................................... 39
Regione d'Italia................................................................................................................................... 39
Provincia
................................................................................................................................... 39
Citta'
................................................................................................................................... 40
CAP
................................................................................................................................... 41
Organico
......................................................................................................................................... 41
Business unit ................................................................................................................................... 41
Centro di Costo................................................................................................................................... 42
Divisione/Pianta...................................................................................................................................
organica
42
Filiale/Dipendenza
................................................................................................................................... 42
Unita' locale ................................................................................................................................... 44
Cantiere
................................................................................................................................... 45
Reparto
................................................................................................................................... 46
Mansione
................................................................................................................................... 46
Mansione Istat ................................................................................................................................... 46
Assegnazione temporanea
................................................................................................................................... 47
Internal order ................................................................................................................................... 47
Valute
......................................................................................................................................... 47
Valuta
................................................................................................................................... 47
Associazione valuta
................................................................................................................................... 48
Cambio fisso ................................................................................................................................... 49
Cambio giornaliero
................................................................................................................................... 49
Fiscali
......................................................................................................................................... 49
Concessione esattoriale
................................................................................................................................... 50
Banche ......................................................................................................................................................... 50
Banca italiana ......................................................................................................................................... 50
Sportello bancario
.........................................................................................................................................
italiano
50
Banche estera ......................................................................................................................................... 51
Contabili ......................................................................................................................................................... 51
Conto contabile ......................................................................................................................................... 51
Piano dei conti ......................................................................................................................................... 52
Voci paga......................................................................................................................................................... 52
Definizione voci .........................................................................................................................................
paga
52
Gruppo di calcolo
.........................................................................................................................................
voce paga
52
Contrattuali
......................................................................................................................................................... 53
Divisori Contrattuali
......................................................................................................................................... 53
Divisore fisso ................................................................................................................................... 53
Divisore variabile
................................................................................................................................... 54
Mensilita'
......................................................................................................................................... 55
Contratto
......................................................................................................................................... 56
Settore contrattuale
......................................................................................................................................... 56
Zucchetti S.P.A.
II
III
Work Flow
Raggruppamento
.........................................................................................................................................
azienda/Ente
57
Raggruppamento
.........................................................................................................................................
retributivo
58
Categoria professionale
......................................................................................................................................... 58
Raggruppamento
.........................................................................................................................................
qualifiche
59
Qualifica
......................................................................................................................................... 59
Livello contrattuale
......................................................................................................................................... 60
Orario contrattuale
......................................................................................................................................... 60
Previdenziali
......................................................................................................................................................... 61
Tabella INPS per
.........................................................................................................................................
ANF
61
Pagamento
.........................................................................................................................................................
competenze
61
Tipo Pagamento......................................................................................................................................... 61
Gruppo di Addebito
......................................................................................................................................... 62
Presenze ......................................................................................................................................................... 62
Tipo tessera
......................................................................................................................................... 62
Terminale
......................................................................................................................................... 62
Impianto
......................................................................................................................................... 63
Assenze ......................................................................................................................................................... 63
Causale assenza
......................................................................................................................................... 63
Raggruppamento
.........................................................................................................................................
causale per continuazione
64
Regole inserimento
.........................................................................................................................................
assenza
64
Forzatura qualifica
.........................................................................................................................................
per assenze
65
Regole di calcolo
.........................................................................................................................................
assenza
66
Raggruppamento
.........................................................................................................................................
per assenze
68
Qualifica per assenze
......................................................................................................................................... 68
Giornate settimanali
.........................................................................................................................................
per assenze
69
Regole indennizzo
.........................................................................................................................................
giorni
69
Regole per trattamento
.........................................................................................................................................
economico
70
Associazione indennizzo
.........................................................................................................................................
giorni
71
Associazione Trattamento
.........................................................................................................................................
economico
71
Sindacati ......................................................................................................................................................... 72
Sindacato
......................................................................................................................................... 72
Regola di calcolo
......................................................................................................................................... 74
Carica sindacale......................................................................................................................................... 74
Elaborazioni .......................................................................................................................................................... 74
Assenze ......................................................................................................................................................... 75
Inserimento evento
......................................................................................................................................... 75
Valorizzazione evento
......................................................................................................................................... 75
Visualizzazione .........................................................................................................................................
evento
75
Cancellazione evento
......................................................................................................................................... 75
Presenze ......................................................................................................................................................... 76
Spettanza.........................................................................................................................................................
Ratei
76
Capitolo IV Anagrafici
78
1 Azienda Ente................................................................................................................................... 79
Dati comuni azienda
.......................................................................................................................................................... 80
Definizione
......................................................................................................................................................... 80
Anagrafici......................................................................................................................................................... 80
Indirizzi ......................................................................................................................................................... 83
Altri indirizzi
......................................................................................................................................................... 87
Fiscali ......................................................................................................................................................... 89
Strutturali/Contrattuali
......................................................................................................................................................... 91
Dati aggiuntivi
......................................................................................................................................................... 93
Assenze ......................................................................................................................................................... 94
Zucchetti S.P.A.
Sommario
IV
Azienda presenze
.......................................................................................................................................................... 95
Azienda ns e ..........................................................................................................................................................
trasferte
97
Azienda Time..........................................................................................................................................................
Sheet
98
Azienda Piano
..........................................................................................................................................................
Ferie
100
2 Soggetto
................................................................................................................................... 101
3 Rapporto di...................................................................................................................................
Lavoro
102
Rapporto_Comuni
.......................................................................................................................................................... 102
Rapporto/Organico
......................................................................................................................................................... 102
Strutturali/Contrattuali
......................................................................................................................................................... 106
Anzianità/Suddivisioni
......................................................................................................................................................... 109
Esempio Codifica
.........................................................................................................................................
libera
111
Assegn. .........................................................................................................................................................
Temp.
112
Assenze......................................................................................................................................................... 112
Sindacati......................................................................................................................................................... 114
Comuni .........................................................................................................................................................
Accredito
116
Anagrafici: Presenze
.......................................................................................................................................................... 116
Anagrafici: Campi
..........................................................................................................................................................
di Selezione
117
Anagrafici: Gruppi
..........................................................................................................................................................
di Appartenenza
118
Anagrafici: Trasferte
..........................................................................................................................................................
e NotaSpese
118
Monitor Assenze
.......................................................................................................................................................... 120
Comunicazioni
.......................................................................................................................................................... 120
Campi Liberi.......................................................................................................................................................... 121
Time Sheet .......................................................................................................................................................... 121
4 Stampe
Capitolo V Tabelle
................................................................................................................................... 123
125
1 Tabelle: Archivi
...................................................................................................................................
Base
126
Gruppi
.......................................................................................................................................................... 126
Utenti per Gruppi
..........................................................................................................................................................
PF
127
Stampa Gruppi
.......................................................................................................................................................... 127
Campi di Selezione
.......................................................................................................................................................... 127
Status
.......................................................................................................................................................... 128
Descrizione ..........................................................................................................................................................
Varie
128
Variazione automatica
..........................................................................................................................................................
dei Campi di Selezione
129
Flussi
.......................................................................................................................................................... 130
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Momenti
130
Momenti.........................................................................................................................................................
Operativi
131
Momenti Presenze
......................................................................................................................................... 133
Momenti Piano.........................................................................................................................................
Ferie
134
Momenti Note Spese
.........................................................................................................................................
Trasferte
135
Momenti operativi
.........................................................................................................................................
Time Sheet
138
Momenti Operativi
.........................................................................................................................................
Comunicazioni
141
Momenti Operativi
.........................................................................................................................................
file Vari
142
Periodi Momenti
......................................................................................................................................................... 144
Esempio Time .........................................................................................................................................
Sheet
144
Campi Liberi.......................................................................................................................................................... 145
Campo Libero
.........................................................................................................................................................
1
145
Campo Libero
.........................................................................................................................................................
2
145
Campo Libero
.........................................................................................................................................................
3
145
Campo Libero
.........................................................................................................................................................
4
145
Campo Libero
.........................................................................................................................................................
5
146
Campo Libero
.........................................................................................................................................................
6
146
Zucchetti S.P.A.
IV
V
Work Flow
2 Tabelle: Presenze
................................................................................................................................... 147
Orari
.......................................................................................................................................................... 147
Raggruppamenti
.........................................................................................................................................................
Orari
147
Orari
......................................................................................................................................................... 147
Giustificativi.......................................................................................................................................................... 147
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Giustificavi
147
Attribuzione
.........................................................................................................................................................
Giustificavi
152
Trattamento
.........................................................................................................................................................
Giustificavi
152
Giorni Lavorativi
......................................................................................................................................... 154
Festivita' Infrasettimanali
......................................................................................................................................... 155
Controllo.........................................................................................................................................................
Data Giustificavi
156
Giustificavi
.........................................................................................................................................................
con Causali per approvatori
158
Giustificavi
.........................................................................................................................................................
Causali per dipendenti
158
Tipo Giustificavo
......................................................................................................................................................... 158
Tipologie.........................................................................................................................................................
di Giustificazione
159
Giustificativi
.........................................................................................................................................................
Dipendenti
159
Timbrature .......................................................................................................................................................... 159
Contatori .......................................................................................................................................................... 159
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
contatori
159
Attribuzione
.........................................................................................................................................................
Contatori
160
Contatori.........................................................................................................................................................
Dipendenti
161
Voci
.......................................................................................................................................................... 161
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Voci
161
Voci Dipendenti
......................................................................................................................................................... 162
3 Tabelle: Trasferte
................................................................................................................................... 163
Rimborsi KM.......................................................................................................................................................... 163
Modelli Auto
......................................................................................................................................................... 163
Tipi di Rimborso
......................................................................................................................................................... 163
Rimborso
.........................................................................................................................................................
KM
164
Compilazione
.......................................................................................................................................................... 164
Voci mensili
......................................................................................................................................................... 165
Motivazioni
......................................................................................................................................................... 165
Trattamento
.........................................................................................................................................................
contrattuale
166
Indennita.........................................................................................................................................................
giornaliera
167
Voci di spesa
......................................................................................................................................................... 167
Esempio Ripartizione
.........................................................................................................................................
Automatica
169
Tiplogia .........................................................................................................................................................
Pagamento
171
Indennita'
.........................................................................................................................................................
File
171
Voci di File
......................................................................................................................................................... 172
ID Status.........................................................................................................................................................
Trasferta
173
Descrizione
.........................................................................................................................................................
Riepiloghi
174
Agenzie .........................................................................................................................................................
Prenotazione
174
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Hotel
174
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Commesse
174
Tipologia.........................................................................................................................................................
Approvatori
174
Libero 1 .........................................................................................................................................................
23
175
Stampa .........................................................................................................................................................
Valute
175
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Clienti
175
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
per fatture
175
Controlli Note
..........................................................................................................................................................
Spese
175
Parametri
.........................................................................................................................................................
indennita
176
Limiti Spese
......................................................................................................................................................... 180
Elenco Limiti Spese
......................................................................................................................................... 184
Zucchetti S.P.A.
Sommario
VI
10 campo
................................................................................................................................... 186
10 esempio ................................................................................................................................... 187
11 campo
................................................................................................................................... 188
11 esempio ................................................................................................................................... 189
11 campo e esempio
................................................................................................................................... 190
12 controlli ................................................................................................................................... 192
13 campo e esempi
................................................................................................................................... 193
15 Campi e esempi
................................................................................................................................... 194
20 esempio ................................................................................................................................... 197
55 campo
................................................................................................................................... 198
55 esempio ................................................................................................................................... 199
56 campo
................................................................................................................................... 200
56 esempio ................................................................................................................................... 201
57 campo
................................................................................................................................... 201
57 esempio ................................................................................................................................... 203
abilita vitto per...................................................................................................................................
durata trasferta
203
altre spese avanzate
................................................................................................................................... 205
limiti spese per...................................................................................................................................
fascia oraria
207
Schema Limiti .........................................................................................................................................
Spese
209
Esempi Franchigia
......................................................................................................................................... 210
Fasce Orario
......................................................................................................................................................... 211
Anagrafica
.........................................................................................................................................................
Controlli
212
Controlli del contratto
.........................................................................................................................................
bancario
212
Parametri indennita
................................................................................................................................... 220
Parametri indennita
...................................................................................................................................
estero
222
Impostazione ...................................................................................................................................
tre terzi
225
campo
................................................................................................................................... 226
esempio
................................................................................................................................... 226
1 campo
................................................................................................................................... 228
1 esempio
................................................................................................................................... 229
2 campo
................................................................................................................................... 232
2 esempio
................................................................................................................................... 233
3 campo
................................................................................................................................... 236
3 esempio
................................................................................................................................... 237
2a esempio ................................................................................................................................... 238
2b esempio ................................................................................................................................... 240
3a esempio ................................................................................................................................... 241
3b esempio ................................................................................................................................... 242
4 campo
................................................................................................................................... 244
4 esempio
................................................................................................................................... 244
5 campo
................................................................................................................................... 247
5a esempio ................................................................................................................................... 247
5b esempio ................................................................................................................................... 248
5c esempio ................................................................................................................................... 249
5d esempio ................................................................................................................................... 250
5e esempio ................................................................................................................................... 251
5f esempio ................................................................................................................................... 252
5g esempio ................................................................................................................................... 253
5h esempio ................................................................................................................................... 253
5i esempio ................................................................................................................................... 254
6 campo
................................................................................................................................... 256
6 esempio
................................................................................................................................... 257
7 campo
................................................................................................................................... 258
7 esempio
................................................................................................................................... 259
Zucchetti S.P.A.
VI
VII
Work Flow
32 campo
................................................................................................................................... 259
32 esempio ................................................................................................................................... 261
32a esempio ................................................................................................................................... 262
Pranzo Cena alloggio
...................................................................................................................................
non riconosciute
263
Maggiorazione...................................................................................................................................
per Giorni non lavorativi
265
parametri8 ................................................................................................................................... 266
esempi 8
................................................................................................................................... 266
Detrazione valori
.........................................................................................................................................
buoni pasto
267
Giustificativi
.........................................................................................................................................................
Trasf da verificare
271
Giustificativi
.........................................................................................................................................................
Trasf da generare
271
Giustificativi
.........................................................................................................................................................
Corso
271
4 Tabelle: Piano
...................................................................................................................................
Ferie
272
Tipologia Ferie
.......................................................................................................................................................... 272
Periodi Piano
..........................................................................................................................................................
Ferie
273
Gruppi di esportazione
..........................................................................................................................................................
giustificativi
274
Programmazione
..........................................................................................................................................................
piano ferie
275
5 Tabelle: Monitor
...................................................................................................................................
Assenze
276
Contatori .......................................................................................................................................................... 276
Contatori.........................................................................................................................................................
Fittizi
276
Oridne Visualizzazione
.........................................................................................................................................................
Contatori
277
Formule .........................................................................................................................................................
di Calcolo
277
Tipologia Assenza
.......................................................................................................................................................... 278
6 Tabelle Comunicazioni
................................................................................................................................... 280
Tipologia Variazioni
.......................................................................................................................................................... 280
Raggruppamento
..........................................................................................................................................................
Variazioni
280
7 Time Sheet ................................................................................................................................... 281
Controllo Date
..........................................................................................................................................................
Time Sheet
281
Assegnazioni
..........................................................................................................................................................
su Assenze
282
Completamento
..........................................................................................................................................................
Default
282
Voci per Lavorazione
.......................................................................................................................................................... 282
Parametri Schedulazione
.......................................................................................................................................................... 283
Causali Per Paghe
.......................................................................................................................................................... 284
Gestione entita'
.......................................................................................................................................................... 284
Entita' per
.........................................................................................................................................................
Approvazione automatica
284
Inserimento
.........................................................................................................................................................
Attivita' approvate
284
Gestione Mail
.......................................................................................................................................................... 285
Gestione.........................................................................................................................................................
Mail
285
Elenco Mail
......................................................................................................................................................... 285
Capitolo VI Sistema
287
1 Utente: Informazioni
...................................................................................................................................
Aggiuntive
288
2 Definizione ...................................................................................................................................
Percorsi
289
3 Informazioni
...................................................................................................................................
su ..
290
4 Esecuzione...................................................................................................................................
funzioni
291
Capitolo VII Utilita'
293
1 Gestione Archivi
...................................................................................................................................
Esterni
294
2 Imposta campi
...................................................................................................................................
di Selezione
295
3 Importa Utenti
...................................................................................................................................
Password
297
Zucchetti S.P.A.
Sommario
VIII
4 Importa dati...................................................................................................................................
in un Piano Ferie
298
5 Tracciato file
...................................................................................................................................
Commesse
299
6 Tracciato File
...................................................................................................................................
Clienti
300
Capitolo VIII Set Up
302
1 Set Up Procedura
................................................................................................................................... 303
Setup Generali
.......................................................................................................................................................... 303
Tracciato.........................................................................................................................................................
Gruppi
305
Tracciato.........................................................................................................................................................
Collaboratori
306
Tracciato.........................................................................................................................................................
Approvatori
306
Setup Presenze
..........................................................................................................................................................
Generali
307
Setup Presenze
..........................................................................................................................................................
Giustificativi
311
Setup Note Spese
..........................................................................................................................................................
Trasferte
312
Trasferte.........................................................................................................................................................
Arretrate
322
Tracciati......................................................................................................................................................... 326
Tracciato TRRIPA
......................................................................................................................................... 326
Tracciato MOVGIO
......................................................................................................................................... 329
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti contab 1
330
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti Contab 2
331
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti Contab 3
332
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti Contabilita' 4
333
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti Contab 5
334
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti Contabilita' 6
336
Tracciato File non
.........................................................................................................................................
Zucchetti Contabilita' 7
337
Tracciato file contab
.........................................................................................................................................
personalizz contab 1
338
Tracciato file contab
.........................................................................................................................................
personalizz contab 2
339
Tracciato file contab
.........................................................................................................................................
personalizzato 3
340
Tracciato file contab
.........................................................................................................................................
personalizzato 4
341
Tracciato File Cont
.........................................................................................................................................
Personalizzato 5
342
Esempi delle
.........................................................................................................................................................
Stampe
345
Normale con ind
.........................................................................................................................................
1
345
Normale con indennita
......................................................................................................................................... 346
Normale senza.........................................................................................................................................
indennita
348
Light con indennita
......................................................................................................................................... 349
Light con indennita1
......................................................................................................................................... 350
Light senza indennita
......................................................................................................................................... 350
Light senza indennita2
......................................................................................................................................... 351
Light senza indennita3
......................................................................................................................................... 352
Light senza indennita4
......................................................................................................................................... 353
Light con sezioni
......................................................................................................................................... 354
Light con indennita'
.........................................................................................................................................
2
355
Light senza indennita'
.........................................................................................................................................
5
357
Setup Piano..........................................................................................................................................................
Ferie
359
Setup Comunicazioni
.......................................................................................................................................................... 362
Setup Monitor
..........................................................................................................................................................
Assenze
362
Setup TimeSheet
.......................................................................................................................................................... 363
Setup Messaggio
..........................................................................................................................................................
del Giorno
364
2 Setup Mail ................................................................................................................................... 365
Parametri Presenze
.......................................................................................................................................................... 365
Parametri Note
..........................................................................................................................................................
Spese
368
Parametri TRASFERTE
.......................................................................................................................................................... 368
Parametri PIANO
..........................................................................................................................................................
FERIE
370
Zucchetti S.P.A.
VIII
IX
Work Flow
Parametri Time
..........................................................................................................................................................
Sheet
371
3 Moduli
................................................................................................................................... 373
4 Processi
................................................................................................................................... 374
Capitolo IX Schedulatore
377
1 Path
................................................................................................................................... 378
2 Processi
................................................................................................................................... 379
Tracciato hfim_ambienterichgius
.......................................................................................................................................................... 382
3 Schedulazione
................................................................................................................................... 384
4 Lancio Manuale
................................................................................................................................... 386
5 Monitor Elaborazioni
................................................................................................................................... 387
Capitolo X Gestione Utenti
389
1 Definizione ...................................................................................................................................
Autorizzatori
390
2 Abbinamento
...................................................................................................................................
automatico approvatori
391
3 Abbinamento
...................................................................................................................................
Multiplo Approvatori
392
4 Abbinamento
...................................................................................................................................
Tipologie Approvatori
393
5 Fascia oraria
...................................................................................................................................
giornaliera
394
6 Set Up Utente
................................................................................................................................... 395
7 Profilazione...................................................................................................................................
Utente
396
Gestione utente
..........................................................................................................................................................
generato
396
Informazioni..........................................................................................................................................................
aggiuntive
398
Modifica inserisci
..........................................................................................................................................................
nuova utenza
398
8 Sicurezza ................................................................................................................................... 399
Programmi installati
.......................................................................................................................................................... 399
Sicurezza procedure
.......................................................................................................................................................... 399
Configurazione
..........................................................................................................................................................
menu
399
9 Filtri
................................................................................................................................... 401
Entita
.......................................................................................................................................................... 401
Filtri Utente .......................................................................................................................................................... 401
Capitolo XI Utilita' Ufficio personale
404
1 Utilita': Presenze
................................................................................................................................... 405
Util Cartellino
..........................................................................................................................................................
Mensile
405
Util Visualizzazione
..........................................................................................................................................................
Richieste
405
Util Approva..........................................................................................................................................................
respingi rich mese precedente
405
Util Esporta ..........................................................................................................................................................
dati delega sostitutiva
405
Sbocca richieste
..........................................................................................................................................................
con causali elaborate
405
Delega Sostitutiva
.......................................................................................................................................................... 406
2 Utilita': Trasferte
................................................................................................................................... 407
Visualizzaz globale
..........................................................................................................................................................
Trasferte
407
Visualizzaz globale
..........................................................................................................................................................
Note Spese
407
Visualizzazione
..........................................................................................................................................................
Note Spese in Bozza
408
Visualizzazione
..........................................................................................................................................................
NS Spese non documentate
409
Ricalcolo Note
..........................................................................................................................................................
spese
410
Stampe di controllo
.......................................................................................................................................................... 410
Zucchetti S.P.A.
Sommario
X
Stampa totali
.......................................................................................................................................................... 410
Stampa note..........................................................................................................................................................
spese non approvate
410
Generazione..........................................................................................................................................................
file trasferte
411
Generazione..........................................................................................................................................................
file trasferte non Zucchetti
411
Generazione..........................................................................................................................................................
File Contabilita' Personalizzato
412
Util Supporto
..........................................................................................................................................................
Magnetico per banche
413
Lettera accompagnatoria
.........................................................................................................................................................
Setif
413
Stampa .........................................................................................................................................................
di Controllo Setif
414
Tracciato.........................................................................................................................................................
Setif
414
Generazione..........................................................................................................................................................
File Aniticipi
420
Spese con fattura
.......................................................................................................................................................... 420
Sblocco nota
..........................................................................................................................................................
Spese
421
Delega Sostitutiva
..........................................................................................................................................................
Note Spese
421
Delega Sostitutiva
..........................................................................................................................................................
Trasferte
422
Cambio Stato
..........................................................................................................................................................
Note Spese Approvate
424
Approvazione
..........................................................................................................................................................
Note Spese tramite BarCode
424
Visualizzazione
..........................................................................................................................................................
Note Spese approvate tramite BarCode
425
3 Utilita': Piano
...................................................................................................................................
Ferie
426
Attiva Piano ..........................................................................................................................................................
Ferie
426
Riapertura Piano
..........................................................................................................................................................
Ferie
426
Abbinamento
..........................................................................................................................................................
Piani Ferie
426
Controlli
.......................................................................................................................................................... 428
Esempi Grupp
.........................................................................................................................................................
Piani Ferie non approvati
431
Stampa
.......................................................................................................................................................... 433
Stato Richieste
.......................................................................................................................................................... 433
Monitor Contatori
.......................................................................................................................................................... 434
Export
.......................................................................................................................................................... 436
Monitor Elaborazioni
..........................................................................................................................................................
Export
439
Cambi Gruppo
.......................................................................................................................................................... 440
Stampa Contatori
.......................................................................................................................................................... 441
Generazione..........................................................................................................................................................
Giustificativi
441
Inserimento ..........................................................................................................................................................
Giustificativi Collettivi
442
Delega Sostitutiva
..........................................................................................................................................................
Piano Ferie
443
Invio comunicazione
..........................................................................................................................................................
agli approvatori via mail
444
4 Utilita' : Monitor
...................................................................................................................................
Assenze
445
Generazione..........................................................................................................................................................
Piano Assenze
445
Visualizza Cruscotto
..........................................................................................................................................................
Annuale
445
5 Utilità: Time...................................................................................................................................
Sheet
446
Compilazione
..........................................................................................................................................................
Time Sheet
446
Compilazione
.........................................................................................................................................................
Mensile
446
Compilazione
.........................................................................................................................................................
Giornaliero
447
Export
.......................................................................................................................................................... 448
Azzera Richieste
.......................................................................................................................................................... 451
Quadratura Timesheet
..........................................................................................................................................................
Presenze
451
Riepilogo per
..........................................................................................................................................................
dipendente
452
Capitolo XII User Login
455
1 Login Utenti................................................................................................................................... 455
2 Logout Utenti
................................................................................................................................... 456
3 Change Password
................................................................................................................................... 457
4 Control Panel
................................................................................................................................... 458
Zucchetti S.P.A.
X
XI
Work Flow
Capitolo XIII Modulo: Gestione Presenze
460
1 Cartellino Mensile
................................................................................................................................... 461
Esempio Stampa
..........................................................................................................................................................
Cartellino
465
Inversione Timbratura
.......................................................................................................................................................... 465
Cambio Orario
.......................................................................................................................................................... 466
2 Visualizzazione
...................................................................................................................................
Richieste
468
Delega
.......................................................................................................................................................... 471
Richieste Personali
..........................................................................................................................................................
Approvatori
471
Approvazione
..........................................................................................................................................................
da Calendario
471
Approvazione
..........................................................................................................................................................
con causali
473
3 Inserimento...................................................................................................................................
Giustificativi
475
4 Inserimento...................................................................................................................................
Mancate Timbrature
477
5 Inserimento...................................................................................................................................
Richieste con causale
479
6 Visualizzazione
...................................................................................................................................
Presenti/ Assenti
481
7 Stampa cartellini
................................................................................................................................... 482
8 Stampa cartellini
...................................................................................................................................
e Contatori
483
9 Delega Sostitutiva
................................................................................................................................... 484
10 Elenco Anomalie
................................................................................................................................... 485
11 Sequenza attivita'
...................................................................................................................................
di controllo
486
12 Esempio Applicativo
................................................................................................................................... 488
13 Monitor Contatori
................................................................................................................................... 492
Capitolo XIV Modulo Trasferte
495
1 Profilo Utente
................................................................................................................................... 496
2 Pianificazione
...................................................................................................................................
Trasferta
497
Richiesta Anticipi
.......................................................................................................................................................... 500
Richiesta Prenotazioni
.......................................................................................................................................................... 500
Stampa Anticipi
.......................................................................................................................................................... 504
3 Stato Richieste
...................................................................................................................................
Pianificazione
505
Stato Rich Trasf
..........................................................................................................................................................
Utenti Standard
505
Stato Rich Trasf
..........................................................................................................................................................
Utenti Approvatori
506
4 Richieste Anticipi
................................................................................................................................... 508
5 Richieste Prenotazioni
................................................................................................................................... 509
6 Delega Sostitutiva
...................................................................................................................................
Trasferte
511
Capitolo XV Modulo: Note Spese
513
1 Inserimento...................................................................................................................................
Rimborsi
515
Gestione NS..........................................................................................................................................................
Giornaliera
515
Stampe .........................................................................................................................................................
Ns Giornaliere
518
Gestione NS..........................................................................................................................................................
Mensile
519
Sezione .........................................................................................................................................................
Nota Spese
521
NS da trasferte......................................................................................................................................... 526
Timbrature
......................................................................................................................................... 527
Riferimenti Contabili
......................................................................................................................................... 527
Rimborsi KM ......................................................................................................................................... 528
Zucchetti S.P.A.
Sommario
XII
Spese
......................................................................................................................................... 531
Annotazioni ......................................................................................................................................... 533
Nota Spese Cavallo
.........................................................................................................................................
mese
534
Sezione .........................................................................................................................................................
Riepiloghi Nota Spese
535
Sezione .........................................................................................................................................................
Voci Mensili
537
NS Unica
.........................................................................................................................................................
Maschera
537
Periodo
......................................................................................................................................... 540
Altri Percorsi ................................................................................................................................... 542
Inserimento Tratte
......................................................................................................................................... 542
Elenco Trasferte
......................................................................................................................................... 544
Riepiloghi nota.........................................................................................................................................
spese
545
Esempio periodi
..........................................................................................................................................................
momenti
547
2 Stato Richieste
................................................................................................................................... 548
Esempio Sacco
.......................................................................................................................................................... 550
3 Stampe
................................................................................................................................... 552
4 Delega Sostitutiva
...................................................................................................................................
Note Spese
553
Capitolo XVI Modulo: Piano Ferie
555
1 Profilo Utente
................................................................................................................................... 558
2 Inserimento...................................................................................................................................
Piano Ferie
559
PF Approvazione
..........................................................................................................................................................
Globale
563
PF Approvazione
..........................................................................................................................................................
Mensile
563
Filtri pf standard
.......................................................................................................................................................... 564
Note Piano Ferie
.......................................................................................................................................................... 565
Prospetto Piano
..........................................................................................................................................................
Ferie
566
Esempio Qta..........................................................................................................................................................
minima
567
3 Stato Richieste
................................................................................................................................... 569
4 Visualizza Richieste
...................................................................................................................................
del proprio Gruppo
572
5 Stampa Piano
...................................................................................................................................
Ferie
573
6 Export
................................................................................................................................... 574
7 Gestione Rettifiche
................................................................................................................................... 578
8 Gestione Eventi
................................................................................................................................... 581
9 Riapertura Piano
...................................................................................................................................
Ferie Mensile
582
10 Controllo Copertura
...................................................................................................................................
Gruppo
583
11 Stampa Contatori
................................................................................................................................... 585
12 Delega Sostitutiva
...................................................................................................................................
Piano Ferie
586
13 Monitor Contatori
................................................................................................................................... 587
Capitolo XVII Monitor Assenze
590
1 Profilo Utente
................................................................................................................................... 591
2 Visualizza Cruscotto
...................................................................................................................................
annuale
592
3 Visualizza Cruscotto
...................................................................................................................................
Mensile
596
4 Ricerca PresentiAssenti
................................................................................................................................... 600
Capitolo XVIII Comunicazioni
602
Zucchetti S.P.A.
XII
XIII
Work Flow
1 Variazione Coordinate
...................................................................................................................................
Bancarie
603
2 Variazione Sindacato
................................................................................................................................... 605
3 Variazione Indirizzi
................................................................................................................................... 607
4 Stato Comunicazione
................................................................................................................................... 609
Capitolo XIX Stato Comunicazione SUPERVISOR
611
Capitolo XX Time Sheet
614
1 Compilazione
...................................................................................................................................
Time Sheet
615
Time Sheet ore
.......................................................................................................................................................... 619
Time Sheet dalle
..........................................................................................................................................................
alle
621
Invio Timesheet
..........................................................................................................................................................
Controlli
622
Controlli .........................................................................................................................................................
TS Giornaliero
622
Controlli .........................................................................................................................................................
TS Mensile
624
2 Pianificazione
................................................................................................................................... 627
3 Pianificazione
...................................................................................................................................
per commessa
628
4 Visualizzazione
...................................................................................................................................
Richieste
630
5 Visualizzazione
...................................................................................................................................
Responsabile
632
6 Pianificazione
................................................................................................................................... 633
7 Stato richieste
...................................................................................................................................
di Gruppo
634
8 Cruscotto Controlli
................................................................................................................................... 636
9 Riepilogo Lavoro
................................................................................................................................... 640
10 Riepilogo per
...................................................................................................................................
dipendente
642
11 Quadratura...................................................................................................................................
Timesheet Presenze
644
12 Scadenziario
...................................................................................................................................
Commesse
646
Capitolo XXI Manuali
Index
648
649
Zucchetti S.P.A.
Prerequisiti di Ambiente
1
Prerequisiti
La installazione del prodotto puo' essere eseguita con riferimento
a Window 9xx, Windows NT, Windows 2000 e richiedono un
DBMS tipo:
- MS SQLserver 2000
- Oracle 8.0
- Ibm DB2 7.1
Sul Server si procede a installare o configurare il Data Server. Su
ogni PC utilizzato come postazione di lavoro (Client) si dovranno
installare i Driver ODBC necessari (SqlDriver, Oracle Driver, IBM
DB2 Driver).
Poiche' il prodotto e' interfacciato con Gestione Presenze
Assenze 2, che utilizza MS SQLserver 2000, e' utile venga
mantenuto lo stesso data base.
E' in fase di Test l'utilizzo di Mysql.
Il prodotto opera in modalita' Web tenendo conto che, in relazione
al nr. utenze previste, e' utile la ripartizione funzionale e/o fisica su
server distinti del Web Server, Application Server, Data Server, in
ragione dei volumi e delel performance da assicurare.
Requisito fondamentale e' la disponibilita' di Microsoft Internet
Explorer (versione 5.0 o superiore).
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
.
Capitolo
I
Introduzione
1
3
Introduzione
La gestione decentrata del flusso documentale, tra Azienda e personale dipendente,
dispone oggi di efficaci strumenti informatici che valorizzano le moderne tecnologie di
connessione Internet/Intranet
Il prodotto Work Flow nasce da un'attenta valutazione delle tradizionali esigenze e
dalla positiva collaborazione con Aziende orientate ad evolvere i processi
organizzativi, attraverso l'adozione di nuovi costumi operativi.
Zucchetti S.P.A.
4
1.1
Guida Utente
Suddivisione della pagina Web
Nella pagina web della navigazione integrata Zucchetti possono essere individuate
"logicamente" alcune zone.
1) Architettura del portale - barra in alto (punti 1 - 2 - 3 )
2) La testata e il menu HR Work Flow (punti 4 - 6)
3) Barra di Sinistra e Destra (punti 5 - 7)
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
1.1.1
Architettura del portale - Barra in alto
La barra in alto del portale a sua volta e' suddivisa in piu' sezioni. Di seguito
vengono indicate le informazioni relative a ciasuna sotto-sezione che
compone la barra stessa.
Barra in alto a sinistra - punto 1
Logo azienda:
spazio riservato alla visualizzazione del logo aziendale. Questa
configurazione in genere viene eseguita dall'amministratore del sistema.
Utente:
Il sistema visualizza il nominativo del soggetto collegato all'applicativo.
Menu:
identifica il menu di accesso alle funzionalita' visualizzate nel corpo centrale
del portale
Sotto-menu:
selezionando il menu interessato il sistema visualizza nella riga successiva i
relativi sotto-menu.
Barra in alto a destra - punto 2
Versione portale:
Il sistema visualizza la versione installata del portale ERM
Site-map:
visualizza le funzioni eseguibili dai diversi menu presenti nel corpo centrale
del portale e quindi consente di accedere ad una funzionalita'.
Log-out:
icona di chiusura del portale. Si consiglia di utilizzare tale icona per
scollegarsi dall'applicativo, perche' in questo modo vengono liberate le
Zucchetti S.P.A.
5
6
Guida Utente
connessioni per altri utilizzatori, cosa che non avviene quando si chiude il
browser cona la "x" in alto a destra.
Ambiente:
Il sistema visualizza l'ambiente su cui si e' posizionati. Attraverso un
collegamento su questo campo, l'utilizzatore che e' abilitato a gestire diversi
ambienti, puo' visualizzare la lista degli ambienti definiti e cambiare cosi'
l'ambiente di visualizzazione dei dati.
Barra della versione di HR Work Flow - punto 3
Versione:
In questa barra viene visualizzata la versione dell'applicativo HR Work Flow
installata.
(Versione Demo):
Questa scritta viene visualizzata solo nel caso in cui sia stata inserita una
licenza di prodotto in versione Demo.
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1.1.2
La testata e il menu di HR-WorkFlow
Questa sezione visualizza la testata dell'applicaitvo HR Work Flow e il
relativo menu.
La testata
Questa immagine raffigura la testata dell'applicativo HR Work Flow.
Attraverso questo pulsante e' possibile accedere
all'help on line del prodotto HR Work Flow
Viene visualizzato, se inserito, il messaggio che
l'amministratore ha predisposto nel Setup Procedura/ Messaggio del giorno
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
7
Il menu dell'applicativo HR Work Flow
L'immagine sopra indicata rappresenta parte del menu di HR Work Flow.
Il menu e' stato suddiviso in maniera modulare, all'interno di ciascun modulo vengono
visualizzati i singoli punti di accesso. Selezionando il punto interessato il sistema apre in popup la maschera relativa e questo consente di aprire piu' finestre in contemporanea.
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1.1.3
Barra di Sinistra e di Destra
Queste due barre identificano funzioni del portale ERM che sono state integrate nei vari
applilcativi della Suite.
Zucchetti S.P.A.
8
Guida Utente
Per la spiegazione delle funzioni nel dettaglio si rimanda a prendere visione del video-corso
pubblicato da Zucchetti in concomitanza con il rilascio della versione relativa alla navigazione
integrata.
Barra di sinistra
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
La barra rappresentata a
sinistra puo' essere nascosta
mediante apposito pulsante.
La stessa e' suddivisa in piu'
sezioni:
IN ALTO: questa sotto sezioni
consente di lanciare una serie
di funzioni tramite appositi
pulsanti.
Rubbrica: questa funzione
consente di visualizzare i
recapiti del personale
registrato nell'anagrafico
soggetto, sezione "Altri
indirizzi" e legge la tipologia
indirizzo "RA".
Ricerca web: consente di
collegarsi al motore di ricerca
di Yahoo e'er effetturare
ricerche di siti web.
Istant Mess.: consente di
scambiare messaggi con altri
utilizzatori del portale.
Log attivita': consente di
consultare le attivita' svolte
dall'utilizzatore all'interno degli
applicativi della Suite HR.
AL CENTRO: viene
visualizzato il calendario con
data e ora e il box relativo alle
note gestito dinamicamente
da ogni applicativo per
comunicare messaggi.
Zucchetti S.P.A.
IN BASSO: queste funzioni
possono essere aperte/chiuse
mediante appoista icona.
Questa sotto sezione e'
composta da una serie di
funzioni standard piu' una
serie di eventuali componenti
aggiuntive, gestite tramite
apposita licenza d'uso per il
portale ERM.
Preferiti: la funzione e'
gestita dall'utilizzatore per
accedere alle
pagine dell'applicazione della
Suite HR Zucchetti piu'
frequentemente utilizzate.
Scadenziario: consente agli
utilizzatori di gestire scadenze
di diversa natura.
Foto personale: consente
all'utilizzatore di visualizzare
la propria foto gestita nel
sistema Zucchetti.
Link prodotti: consente di
accedere ad altre applicazioni
configurate e rese disponibili
dal responsabile di sistema.
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10
Guida Utente
Barra di destra
La barra rappresentata a sinistra
puo' essere nascosta mediante
apposito pulsante.
La funzione ricerca programma
consente di ricercare tutte le
funzionalita' che contengono la
parola specificata.
I risultati della ricerca eseguita
vengono esposti dal sistema in
cascata uno sotto l'altro.
Per accedere ad una delle funzioni
esito della ricerca selezionarla con il
mouse.
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
1.2
11
Barra di gestione
La gestione delle tabelle e/o delle anagrafiche presenti nell' applicativo e' effettuata tramite la
precedente barra.
Quest' ultima e' situata nella parte superiore di ogni punto di menu aperto, fatta eccezione per
particolari funzioni.
Tramite la barra e' possibile effettuare le seguenti operazioni:
Vai a Ricerca
Vai a Nuovo
Vai a Modifica
Vai a Elimina
Vai a Post-it
Vai a Aggiungi Preferiti
Zucchetti S.P.A.
12
1.2.1
Guida Utente
Barra di gestione - Ricerca -
Mediante la funzione di Ricerca e' possibile selezionare un record tra quelli presenti all' interno
della tabella.
Il record viene visualizzato dall' utente ed eventualmente puo' essere modificato o cancellato.
L' elenco dei records si presenta come un insieme di righe e di colonne.
E' possibile modificare l' ordinamento delle righe rispetto a quello predefinito nell' applicativo.
Per modificare l'ordine di esposizione delle informazioni nelle colonne occorre posizionarsi con
il mouse sul titioloe premere
.
Le icone a forma di triangolo identificano la tipologia di ordinamento attuale.
Per visualizzare il contenuto di un record occorre cliccare sull'icona.
Per accedere direttamente alla funzione di Modifica del record selezionato.
Per cancellare il record selezionato
Tramite le icone e' possibile:
e' possibile scorrere le pagine di zoom. Le stesse sono presenti solo quando i record
registrati in tabella sono piu' di 15 numero di righe visualizzate di default negli zoom di ricerca.
Utilizzo dei Filtri
E' consentita la gestione di filtri .
Occorre posizionarsi sul dato della tabella che si vuole filtrare. Quando appare il
Cannocchiale, cliccare ed il sistema visualizza la maschera seguente:
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
13
Digitare la descrizione o parte della descrizione che si vuole filtrare, sfruttando anche l'ausilio
del carattere %, necessario solo se la parte di descrizioni di cui non si e' certi e' quella iniziale.
Quando si e' impostata la descrizione, per avviare il filtro di ricerca
Per filtrare due o piu' campi contemporaneamente, come nell'esempio:
consente di accedere in modalita' di inserimento di un nuovo record nella funzione
selezionata.
consente di tornare nella maschera di gestione dei dati.
Una volta effettuato il filtro, sulla relativa colonna appare questo simbolo che
consente di rimuovere il filtro.
Ritorna a Barra di gestione
1.2.2
Barra di gestione - Nuovo Mediante questa funzione e' possibile Inserire un nuovo record nella funziona selezionata.
Dopo aver premuto il pulsante Nuovo, la maschera presenta una serie di campi da valorizzare.
Al termine, occorre effettuare il salvataggio delle informazioni inserite.
Ritorna a Barra di gestione
1.2.3
Barra di gestione - Modifica Mediante questa funzione e' possibile la Modifica del record selezionato.
Infatti, dopo aver selezionato il record da modificare, il contenuto dei singoli campi diventa
gestibile.
Solo i campi chiave non possono essere gestiti e, quindi, modificati.
Per modificare le informazioni relative ad un record e' necessario selezionare lo stesso,
Zucchetti S.P.A.
14
Guida Utente
premere il pulsante Modifica e variare il contenuto dei campi interessati.
Dopo aver effettuato le varie modifiche e' possibile Salvare le stesse o rinunciare a quelle
premendo Annulla.
Ritorna a Barra di gestione
1.2.4
Barra di gestione - Elimina Mediante questa funzione e' possibile Cancellare un record registrato in una funzione.
Per eliminare un record e' necessario selezionarlo e premere il pulsante elimina. Il sistema
prima di eseguire la cancellazione visualizza un messaggio di controllo al quale e' necessario
rispondere "OK".
Ritorna a Barra di gestione
1.2.5
Barra di gestione - Post-It
Questa funzione consente di associare un post-it ad un determinato record di tabella . Per
inserire un post-it e' necessario selezionare un record e premere il pulsante "Post-it".
A seguito di questa operazione il sistema apre la seguente maschera:
Di ogni post-it gestito si possono definire le date di validita' dello stesso il colore di sfondo. Il
campo <Associato ai link> attualmente non viene gestito.
Per confermare
Per rimuovere il Post-it
Ritorna a Barra di gestione
Zucchetti S.P.A.
Introduzione
1.2.6
15
Barra di gestione - Agg. Preferiti
Questa funzione consente di inserire il menu selezionato nel menu "Preferiti" posto nella barra
sinistra della maschera.
Premendo il pulsante <Agg. preferiti> il sistema visualizza un messaggio che indica che
l'inserimento e' stato eseguito con successo. Dopo di che uscendo e rientrando nell'applicativo
e' possibile visualizzare il menu selezionato nella funzione "Preferiti".
Non e' attivo per tutte le funzioni.
Ritorna a Barra di gestione
Zucchetti S.P.A.
Ambiente
.
Capitolo
II
Ambiente
2
17
Ambiente
La definizione e la gestione dell'ambiente e' assegnata ad utenti con profilo di
Amministratore.
Gli interventi riguardano tutti i moduli del prodotto di WorkFlow, in particolare:
- Gestione Presenze
- Note Spese
- Trasferte e Nota Spese
- Piano Ferie
- Monitor Assenze
Tutti i Moduli hanno come riferimento una identica base anagrafica nella quale
trovano posto elementi peculiari per la gestione delle funzionalita' applicativa di
ciascun modulo.
Gestione Password
La prima volta che un dipendente accede al prodotto non avendo ancora una sua
password deve digitare nel campo password il valore <init> che gli consente di
accedere immediatamente alla funzione di <cambio/inserimento password>.
Una volta introdotta la Password l'utente sara' l'unico depositario della password di
accesso e non sara' piu' possibile accedere con la password init.
All'interno della sezione 'Control Panel''Privacy',abilitata per l'utente amministratore,e'
possibile attivare la funzionalita' 'Abilita gestione privacy''.
Attraverso quest'ultima possono essere richiesti i controlli
·
numero ciclicita' password
·
tentativi di accesso
·
giorni scadenza password
Il primo fa in modo che,una volta impostata ed utilizzata una determinata
password,dopo la scadenza della stessa (e quindi la necessita' di impostarla
nuovamente) essa possa essere riutilizzata dopo un tot di altre password diverse
scelte e a loro volta scadute (che corrisponde al numero inserito nel campo 'numero
ciclicita' password').
Il secondo rende attivo un controllo sul numero di tentativi di inserimento password
non andati a buon fine effettuati dall'utente.Oltre il numero impostato all'interno di
'tentativi di accesso',l'utente in questione risulta essere bloccato (solo l'amministratore
puo' sbloccarlo e consentirgli di entrare nuovamente nell'applicativo dopo aver
inizializzato la sua nuova password).
Il terzo fa in modo che alla password impostata (max 20 crt alfanumerici) sia attribuita
una scadenza,oltre la quale all'accesso all'applicativo viene richiesto all'utente di
impostarne una nuova (l'utente viene indirizzato automaticamente alla pagina di
cambio password
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
.
Capitolo
III
HR_Master DB
3
HR_Master DB
La Base Dati Comune prevede una serie di tabelle e di dati anagrafici disponibili a tutti i
prodotti e aggiornati con le funzionalita' proprie del modulo HR_Master DB.
Zucchetti S.P.A.
19
20
3.1
Guida Utente
Dati Comuni
Tabelle comuni a tutti i prodotti Zucchetti HR.
Il prodotto beneficia di un impianto tabellare "predefinito" del quale occorre tener conto
anche in relazione alle future esigenze di manutenzione.
La codifica di queste tabelle precede la possibilita' di utilizzo del prodotto Work Flow, nel
senso che il prodotto di Work Flow si inserisce su una base dati comune gia' approntata.
Senza la preventiva definizione di queste tabelle non e' neppure possibile caricare i dati
anagrafici nella base dati comune (controllo di integrita' dei dati, relativamente alle codifiche
tabellari previste.)
Il prodotto beneficia di un impianto tabellare "predefinito" del quale occorre tener conto
anche in relazione alle future esigenze di manutenzione.
3.1.1
Tabelle
3.1.1.1
Piano Tabellare
Contiene i codici identificativi dei piani tabellari.
Il Piano tabellare viene utilizzato, in alternativa al codice Azienda/Ente, per gestire eventuali
differenze e/o eccezioni nella codifica dell' impianto tabellare.
La codifica puo' essere solo numerica.
Se utilizzato il Piano tabellare standard saranno previste due uniche combinazioni:
- 99990 per Clienti convertiti da Paghe 3/4/5
- 99999 per tutti gli altri clienti e per tutti gli altri applicativi.
L' informazione Piano tabellare di base e' inserita sull' anagrafico Azienda/Ente e potra'
assumere il valore
 Blank per i Clienti non convertiti dall' applicativo Paghe Client/Server e per tutti gli altri
applicativi diversi da paghe;
 99990 per i clienti convertiti dall' applicativo paghe 3-4-5.
Le ricerche in tabella, quindi, dovranno sempre essere eseguite con:
- Il piano tabellare legato all' azienda, alla filiale, al rapporto di lavoro.
- Il piano tabellare di base (che sara' valorizzato solo per i Clienti convertiti dall' applicativo
paghe il client/server).
- Il piano tabellare 99999 per tutti i clienti paghe non convertiti e per tutti i clienti degli altri
applicativi HR.
Cod piano tabellare Indicare il codice del piano tabellare che si desidera creare. Descrizione Indicare la descrizione del piano tabellare che si sta creando. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
3.1.1.2
Regola di codifica
La tabella in oggetto ha la funzione di stabilire la regola con cui generare il
codice identificativo del Soggetto, inteso come persona fisica (dipendente,
co.co.co, vettore) o persona giuridica (cliente, fornitore) in fase di
inserimento del relativo anagrafico. Tale regola puo' assumere i seguenti valori: Cod progressivo Ad ogni Soggetto inserito e' attribuito un numero progressivo di sedici cifre. Cod mnemonico Ad ogni Soggetto inserito e' attribuito un valore alfanumerico costituito: per i primi tre caratteri dalle prime tre lettere del cognome, i successivi tre dalle prime tre lettere del nome infine dal valore 000001 che va eventualmente ad incrementarsi in caso di inserimento di Soggetti le
cui iniziali del cognome e del nome coincidano. Cod fiscale Ad ogni Soggetto inserito e' attribuito il proprio codice fiscale. Per ogni Ambiente e' possibile stabilire se si vuole utilizzare il Cod
azienda/Ente oppure no, attraverso l'impostazione del relativo campo. Se Utilizzo Cod azienda/Ente = NO e' possibile inserire gli anagrafici dei
Soggetti legandoli esclusivamente all'azienda/Ente di default 000000 e non
in modo specifico ad una azienda/Ente. Se Utilizzo Cod azienda/Ente = SI e' possibile inserire gli anagrafici dei
Soggetti legandoli ad una azienda/Ente specifica e non all'azienda/Ente di
default 000000. Es. Inserimento di tre nuovi Soggetti con : Caso 1) Tipo di codifica = Codice progressivo Utilizzo cod azienda/Ente = No Soggetto: VIOLA MARIA Azienda: Zucchetti S.p.a Cod azienda/Ente : 000000 Cod identificativo : 0000000000000001 Soggetto: ROSSI MARIO Azienda : Zucchetti S.p.a Cod azienda/Ente : 000000 Cod identificativo : 0000000000000002 Soggetto: VERDI ROBERTO Azienda : Zucchetti Italia Cod azienda/Ente : 000000 Cod identificativo : 0000000000000003 Caso 2) Tipo di codifica = Codice progressivo Utilizzo cod azienda/Ente = Si Soggetto: VIOLA MARIA Azienda: Zucchetti S.p.a Cod azienda/Ente : 000001 Zucchetti S.P.A.
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22
Guida Utente
Cod identificativo : 0000000000000001 Soggetto: ROSSI MARIO Azienda: Zucchetti S.p.a Cod azienda/Ente : 000001 Cod identificativo : 0000000000000002 Soggetto: VERDI ROBERTO Azienda : Zucchetti Italia Cod azienda/Ente : 000002 Cod identificativo : 0000000000000001 Generalmente un cliente che gestisce una sola azienda/Ente leghera' le
anagrafiche dei Soggetti all'azienda/Ente 000000. Un cliente invece che gestisce paghe in outsourcing (sevice, studi, ...)
leghera' invece i Soggetti per azienda/Ente affiche' ognuna di queste possa
vedere e controllare unicamente i Soggetti che le competono.
Per una maggior chiarezza dei Soggetti gestiti si consiglia, una volta
stabilita la tipologia di gestione del codice identificativo piu' adeguata, di
non modificare mai la regola di codifica scelta al fine di mantenerla come
gestione generale. Campi richiamati:
Tipo:
Selezionare dall'elenco proposto, la modalita' che si intende utilizzare per determinare il
codice identificativo di ogni nuovo soggetto gestito. I valori possibili sono:
 Codice progressivo:
Ad ogni nuovo soggetto viene attribuito un codice identificativo che corrisponde ad
numero progressivo di sedici cifre.
 Codice mnemonico:
Ad ogni nuovo soggetto viene attribuito un valore alfanumerico costituito dalle prima
tre lettere del cognome, piu' le prime tre lettere del nome ed infine da un codice
numerico progressivo di 10 caratteri. Il codice progressivo unito alle lettere e' utile per
gestire i casi di omonimia.
 Codice fiscale:
Ad ogni nuovo soggetto viene attribuito come codice identificativo il proprio codice
fiscale.
Utilizzo Azienda/Ente:
La valorizzazione o meno del campo in oggetto comporta una differenza nella modalita' di
gestione dei soggetti. Utilizzando l'azienda/ente infatti i soggetti devono necessariamente
essere associati ad un azienda specifica (non l'azienda di base 000000). Questo comporta
che il rapporto di lavoro del soggetto puo' essere legato solo all'azienda specificata nel
soggetto.
Non valorizzando il campo invece il soggetto viene associato all'azienda di base (000000)
questo comporta che il rapporto di lavoro dello stesso puo' essere legato ad una qualunque
azienda effettiva, senza alcun vincolo.
Per una corretta gestione dei dati si consiglia, una volta stabilita la tipologia di gestione del
codice identificativo piu' adeguata, di non modificare mai la regola di codifica scelta.
Numero invio RI:
Indicare il numero da utilizzare per l'invio al registro di impresa.
Abilitazione particolare archivi esterni:
Valorizzare in caso di abilitazione particolare di archivi esterni.
Dimensione massima allegati (in MegaByte):
Il campo in oggetto consente di inizializzare la dimensione massima dei file che possono
essere allegati nella sezione anagrafica del soggetto <Documenti e permessi>. Viene
inizializzato con il valore 5 MB. Ovviamente questo valore puo' essere modificato.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
23
RAPPORTO DI LAVORO
Data inizio in immissione:
Valorizzando il campo in oggetto si stablisce che in fase di modifica dei dati la data inzio di
ciascuna sezione che compone il rapporto di lavoro viene lasciata disponibile e puo' cosi'
essere modfiicata.
Abilitazione particolare:
Relativa alla gestione delle paghe.
Assegna codice dipendente in automatico:
Non utilizzato da HR-Work Flow
Cod Azienda/Ente in collegamento:
Il campo in oggetto consente di registrare in "Collegamento" (presente nella sezione di
definizione del rapporto di lavoro) il codice dell'azienda del rapporto collegato.
Gestione provvedimenti:
Questo campo abilita una serie di pulsanti nel rapporto di lavoro, nel dettaglio nelle sezioni
Rapporto di Lavoro/ Strutturali/Contrattuali. Attraverso questi pulsanti e' possibile indicare gli
estremi dei provvedimenti inseriti per gestire determinate situazioni come una cessazione, un
passaggio part-time o un passaggio contrattuale.
Cod commessa:
Attraverso questo campo l'utente ha la possibilita' di configurare come deve essere strutturata
la gestione del codice commessa, ossia scegliere: da quanti caratteri il campo deve essere
composto e se lo stesso deve o meno possedere lo zero filling (riempimento automatico del
codice con zeri non significativi a sinistra del codice).
Tale configurazione influisce nell'inserimento dei valori all'interno della tabella Commesse_OL
Cod attivita':
Attraverso questo campo l'utente ha la possibilita' di configurare come deve essere strutturata
la gestione del codice attivita', ossia scegliere: da quanti caratteri il campo deve essere
composto e se lo stesso deve o meno possedere lo zero filling (riempimento automatico del
codice con zeri non significativi a sinistra del codice).
Tale configurazione influisce nell'inserimento dei valori all'interno della tabella
Attivita'-Lavorazione.
Cod squadra:
Attraverso questo campo l'utente ha la possibilita' di configurare come deve essere strutturata
la gestione del codice squadra, ossia scegliere: da quanti caratteri il campo deve essere
composto e se lo stesso deve o meno possedere lo zero filling (riempimento automatico del
codice con zeri non significativi a sinistra del codice).
Tale configurazione influisce nell'inserimento dei valori all'interno della tabella
Squadra-Gruppo.
AZIENDA/ ENTE
Assegna codice azienda/Ente in automatico:
Valorizzando il campo in oggetto, si stabilise che ad ogni nuova azienda gestita sara' il
sistema ad assegnare in maniera automatica il codice relativo.
SOGGETTO
Data inizio in immissione:
Valorizzando il campo in oggetto si stablisce che in fase di modifica dei dati la data inzio di
ciascuna sezione che compone l'anagrafico del soggetto viene lasciata disponibile e puo' cosi'
essere modfiicata.
Quantita' caratteri codice badge:
Il campo in oggetto consente di determinare la lughezza massima della tessera badge di ogni
soggetto.
Questo valore viene utilizzato per il campo <Codice tessera> in Anagrafici/ Soggetto/ Comuni/
Presenze.
Zucchetti S.P.A.
24
Guida Utente
3.1.1.3
Generiche
3.1.1.3.1 Dato Mensile
Questa tabella contiene i codici identificativi delle intestazioni utilizzate per i "Dati mensili". E' possibile manutenere la descrizione di alcuni dati mensili. La forzatura puo' essere
effettuata solo sui dati che vanno dal numero 22 al 30 e dal numero 37 al 45 La tabella predefinita contiene i seguenti valori: 01=Giorni Stipendio 02=Giorni Retribuiti 03=Ore Stipendio 04=Ore Retribuite 05=Giorni INPS 06=Giorni Minimale 07=Settimane INPS 08=Giorni Detrazione 09=Tratt.pensioni HH/GG 10=Giorni A.N.F. 11=Cong. Fiscale 12=Cong. Previdenziale 13=Cong. Fiscale AP 14=Giorni Lavorati 15=Ore Lavorate 16=Giorni Fasce MAX 17=Giorni Retr.malattia 18=Giorni Detraz.famil 19=Quantita' Mat. Ratei 20=Liquidaz.Ratei 0/1 21=Aliquota fissa 22=Libero 23=Libero 24=Libero 25=Libero 26=Libero 27=Libero 28=Libero 29=Libero 30=Libero 31=Ore Minimale 32=Presenza Dipendente 33=Forza Aziendale 34=Non Retribuiti 35=Mesi compenso 36=Ratei 13A 0-999 37=Ratei TFR 38=Media mese TFR 39=Retr. ridotta 0% 40=Retr. ridotta 30% 41=Retr. ridotta 50% 42=Retr. ridotta 80% Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
25
43=Retr. ridotta 90% 44=Retr. ridotta 2/3 45=Malattia < di 15gg 46=Ore Fasce MAX 47=Giorni INPDAP 55=Ferie spettanti 56=Ferie godute 57=Ferie residue 58=Ore straordinarie Cod dato mensile Indicare il codice identificativo del dato mensile. Descrizione Indicare la descrizione del dato mensile. 3.1.1.3.2 Codifica libera
Le codifiche libere sono delle informazioni generiche che possono essere personalizzate
sia a livello di etichetta che di valori, una volta definite possono essere richiamate nel
rapporto di lavoro nella sezione Anzian/Suddiv.
Per attivare tali codifiche sia a livello di titolo che a livello di valore e' necessario definirle in
questa tabella.
Cod Azienda/Ente:
Indicare il codice Azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "00000" saranno
indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite direttamente.
Cod codifica libera:
Indicare il codice della codifica libera.
Descrizione:
Indicare la descrizione della codifica libera. La descrizione rappresenta il titolo del campo
da visualizzare.
Codice:
Indicare il codice dell' elemento codificato.
Descrizione:
Indicare la descrizione dell' elemento codificato. La descrizione rappresenta i valori
associati al campo definito selezionabili da un elenco.
3.1.1.3.3 Codifica libera azienda
Questa tabella consente di gestire le codifiche libere in Anagrafici/ Azienda-Ente/ sezione Dati
aggiuntivi. I codici di codifica da creare vanno da 10001 a 10015. Tali codici devono essere
definiti insieme alle relative descrizioni e valori in questa tabella.
Cod Azienda/Ente:
Indicare il codice azienda/ente della codifica libera che si intende gestire.
Cod codifica libera:
Indicare il codice della codifica libera che si intende gestire, scegliendone uno
compreso nell'intervallo 10001 - 10015.
Descrizione codifica libera:
Associare al codice la relava descrizione.
Cod elemento codifica libera:
Indicare i vari elementi che compongono la codifica in gestione. Una riga per ogni
elemento interessato.
Zucchetti S.P.A.
26
Guida Utente
Descrizione:
Associare ad ogni elemento la relativa descrizione.
3.1.1.3.4 Date libere
Nella sezione del Rapporto di Lavoro/ Anzian/Suddiv, e' stata aggiunta una nuova
sotto-sezione denominata “Date libere”.
Per attivare tali date sia a livello di titolo che a livello di valore e' necessario definirle
in questa tabella.
Cod. Azienda/Ente:
Selezionare l'azienda per cui si intendono creare le date libere.
Da 1 a 5:
Indicare una descrizione a ciascuna delle 5 date disponibili.
3.1.1.3.5 Ente/Organizzazione
Questa tabella viene utilizzata principalmente dall'applicativo Paghe.
Per quanto riguarda il sistema HR-Work Flow l'utilizzo di questa tabella e' ininfluente.
3.1.1.3.6 Festività
Contiene le festivita' inserite per un piano tabellare .
E' utilizzato per gestire le festivita' standard ( festivita' con data fissa es. 1° Maggio) oppure le
festivita' che cambiano data anno in anno (es. Pasqua).
Se non presentano differenze nei piani tabellare, impostare a "999999" .
La tabella predefinita viene fornita vuota.
Si possono gestire fino a 14 festivita' per piano tabellare .
Cod piano tabellare
Indicare il codice del piano tabellare al quale i dati si riferiscono. Con il valore '99999' verranno
indicati i dati relativi alle aziende NON definite direttamente.
Cod tipo festivita'
Indica il codice di riferimento delle festivita' che verranno inserite.
Descrizione
Indicare la descrizione del piano delle festivita'.
Festivita' 01-14
Indicano i campi dove si inserisce la descrizione delle festivita' che si vogliono inserire.
Anno
Indica l'anno a cui sono riferite le date delle festivita' (9999 tutti gli anni).
Descrizione festivita' GG\MM
Ad ogni rispettiva festivita' indicata nel campo <Festivita' 01,...>, indicare nel campo GG\MM
una data ed in automatico comparira' la <descrizione festivita'>.
Ai fini di Work Flow la tabella viene utilizzata per riconoscere eventuali Festivita'
Infrasettimanali legate ai riposi definiti per ogni dipendente in Anagrafici / Rapporto di Lavoro.
Nel caso normale e' presente solo una codifica e viene utilizzata quella.
E' possibile differenziare la tabella festivita', creando un nuovo codice ed abbinandolo nel
Rapoporto di Lavoro per i dipendenti per cui si vuole la differenziazione, nel campo <Codice
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
27
Tipo Festivita'>.
Tenere presente che se il campo <Codice Tipo Festivita'> non e' compilato, il programma
legge il primo codice presente qui per riconoscere le feste, quindi e' necessario, per la
differenziazione, utilizzare sempre un codice piu' alto di quello 'normale'.
(Esempio: normale FE, differenziato ZZZZ). Viene controllato anche in Inserimento Piano
Ferie.
3.1.1.3.7 Ex festività
In questa tabella vengono registrate tutte le ex festivita' presenti nel corso dell'anno.
Cod. stato:
Indicare il codice stato dell'ex festivita'.
Cod. provincia:
Indicare il codice provincia dell'ex festivita'.
Da Ex festivita' 01 a Ex festivita' 12:
Attribuire una descrizione ad ognuna delle festivita' gestite.
Anno:
Indicare l'anno di riferimento dell'ex festivita'.
Se tale campo sara' valorizzato con "9999", il sistema prendera' in gestione, per
quella determinata ex festivita', tutti gli anni.
Descrizione ex festivita':
Il sistema valorizzera' automaticamente il campo, leggendo i valori inseriti
precedentemente come ex festivita'.
GG/MM:
Per ogni riga valorizzata, inserire il giorno e il mese dell'ex festivita'.
Considera:
Per ogni riga valorizzata, selezionare dal menu' a tendina la modalita' di
considerazione dell'ex festivita':
Contare sempre;
Non contare;
Contare solo se Domenica.
3.1.1.3.8 Commesse OL
Tabella contenente le codifiche delle Commesse utilizzabili nei Riferimenti contabili dell'
Inserimento rimborsi se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte si e' spuntato il campo
<Commesse da tabella comune>
Codice Azienda
Inserire codice Azienda
Codice Commessa
Assegnare una codifica alfanumerica alla commessa
Inizio Validita'
Inserire la data di inizio validita'
Fine validita'
Inserire la data di fine validita'
Descrizione
Assegnare una descrizione alla commessa.
Zucchetti S.P.A.
28
Guida Utente
3.1.1.3.9 Attività/Lavorazione
Questa tabella viene utilizzata principalmente dall'applicativo Presenze Web.
Per quanto riguarda il programma HR Work Flow l'utilizzo di questa tabella e' ininfluente.
Le informazioni registrate in questa tabella sono disponibili nel rapporto di lavoro nelle sezioni:
Rapporto/Organico e Assegnazioni temporanee.
3.1.1.3.10 Squadra-Gruppo
Questa tabella viene utilizzata principalmente dall'applicativo Presenze.
Per quanto riguarda il sistema HR - Work Flow l'utilizzo di questa tabella e' ininfluente.
Le informazioni registrate in questa tabella sono disponibili nel rapporto di lavoro nelle sezioni:
Rapporto/Organico e Assegnazioni temporanee.
3.1.1.3.11 Anagrafiche
3.1.1.3.11.1 Tipo soggetto
Il tipo soggetto identifica la tipologia che puo' assumere il Soggetto. Il Soggetto, codificato come persona giuridica o fisica un'unica volta per
tutti gli Applicativi della "Base dati comune integrata", puo' assumere nel
tempo diverse tipologie a secondo delle quali puo' poi essere gestito negli
Applicativi di competenza. Elenco dei Tipi soggetto "standard" forniti: CLIEN "Cliente" FORN "Fornitore" AGEN "Agente" CLIPO "Cliente Potenziale" FORPO "Fornitore Potenziale" DIPEND "Dipendente" VETTO "Vettore" AUTIS "Autista" COMP "Compratore" PIANI "Pianificatore" PRODU "Produttore" MAGAZ "Magazzino" UNIOP "Unita' operativa" CONSU "Fornitore consulente esterno" COCOCO "Collaboratore Coordinato Continuativo" CANDI "Candidato" ALTRF "Altro soggetto persona fisica" ALTRG "Altro soggetto non persona fisica" FORI "Formatore interno" FORE "Formatore esterno" BENEFD "Beneficiario diverso per accrediti bancari" Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
LEGRAP "Legale rappresentante" AZIEND "Azienda/Ente per altri indirizzi" Ad esempio, un soggetto con associato il tipo "CANDI", e' riconosciuto solo
come candidato e utilizzato dalla procedura "Risorse Umane"; mentre
associando il tipo soggetto "DIPEND" e "COCOCO", e' riconosciuto come
dipendente e utilizzato dalla procedura "Paghe e Stipendi" e HR Work
Flow. E' possibile collegare un tipo soggetto nella definizione dell' Utente, cosi'
facendo in fase di inserimento di nuovi soggetti, questo e' impostato come
default. Cod tipo soggetto Indicare il codice identificativo del tipo soggetto (codice alfanumerico). Descrizione Indicare la descrizione del tipo soggetto. Tipo soggetto standard Indicare uno dei tipi soggetto standard (Tipo anagrafica ). 3.1.1.3.11.2 Tipo indirizzo
In questa tabella sono definiti dei Tipi indirizzo standard utili per la
compilazione della sezione Altri Indirizzi dell'anagrafico Soggetto, oppure la
sezione Altri indirizzi dell'Anagrafico azienda/Ente. I Tipi indirizzo sono
associati ad un raggruppamento con la funzione <Raggruppamento
indirizzi>, ed infine il raggruppamento e' da associare al tipo soggetto con la
funzione <Informazioni aggiuntive soggetto> Esempio Il Soggetto VIOLA MARIA dipendente della Zucchetti S.p.a. e' tenuta a
comunicare il recapito presso il quale risulta reperibile durante il periodo
delle ferie estive e deve comunicare in quanto ha comprato il Personal
computer presso la Zucchetti Informatica il recapito al quale inviare la
fattura per il pagamento. Per risolvere la casistica sopra descritta devono essere creati due tipi
indirizzo, aventi come indirizzo standard; "AL" recapito per reperibilita' assenza per ferie estive in quanto
dipendente "IF" recapito per l'invio della fattura relativamente all'acquisto del
Personal computer Verranno creati due Raggruppamenti indirizzi, con la funzione
"Raggruppamento indirizzi"; nel primo verra' associato l'indirizzo che ha
come indirizzo standard "AL", nel secondo verra' associato l'indirizzo che ha
come indirizzo standard "IF" . Il primo Raggruppamento verra' associato al tipo soggetto che ha come
soggetto standard "DIPEND", con la funzione "Informazioni aggiuntive
soggetto", il secondo Raggruppamento verra' associato al tipo soggetto che
ha come soggetto standard "CLIEN". L'Anagrafico soggetto di VIOLA MARIA che ha come tipi soggetto standard
"DIPEND" e "CLIEN", potra' gestire negli "Altri indirizzi" sia gli indirizzi
contenuti nel raggruppamento indirizzi legato al soggetto standard
"DIPEND", che gli indirizzi contenuti nel raggruppamento indirizzi legato al
soggetto standard "CLIEN". Zucchetti S.P.A.
29
30
Guida Utente
Con i passaggi sopra indicati per il Soggetto VIOLA MARIA sara' possibile
gestire sia il l'indirizzo relativo al recapito ferie estivo ("AL"), che l'indirizzo
relativo all'invio della fattura ("IF"). Elenco dei Tipi indirizzo "standard" forniti: DM "Domicilio fiscale" SA "Sede amministrativa" SL "Sede legale" LR "Legale rappresentante" SC "Scritture contabili" UL "Unita' locale" IC "Indirizzo consegna" IF "Indirizzo di fatturazione" IP "Indirizzo di pagamento" IR "Indirizzo di residenza" IS "Indirizzo sollecito pagamento" II "Indirizzo invio corrispondenza" AL "Altro indirizzo" Ad ogni tipo soggetto sono collegati uno o piu' tipi indirizzo standard,
sempre in base alle esigenze del soggetto in questione. Se ad esempio, al
tipo soggetto DIPEND e' collegato un raggruppamento indirizzi contenente
solo i tipi indirizzo "Indirizzo Invio Corrispondenza" e "Altro Indirizzo", in fase
di inserimento di un soggetto di tipo "DIPEND" solo queste due le tipologie
di indirizzi proposte come gestibili. Tipo indirizzo Indicare il codice identificativo del tipo indirizzo (codice alfanumerico). Descrizione Indicare la descrizione del tipo indirizzo. Tipo indirizzo standard Indicare uno dei tipi indirizzo standard. 3.1.1.3.11.3 Raggruppamento indirizzi
Il Raggruppamento indirizzi permette di associare diverse tipologie di indirizzo ad un
Soggetto. I "Tipi indirizzo" sono associati ad un raggruppamento con la funzione "Raggruppamento
indirizzi", ed infine il
raggruppamento e' da associare al tipo soggetto con la funzione "Informazioni aggiuntive
soggetto" Cod raggruppamento Indicare il codice del raggruppamento indirizzo. Descrizione Indicare la descrizione del raggruppamento indirizzo. Tipo indirizzo Collegare nelle righe di dettaglio tutti i tipi indirizzo standard che si vogliono collegare al
raggruppamento indirizzo
che si sta creando. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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3.1.1.3.11.4 Inf. Agg. tipo soggetto
Le "Informazioni aggiuntive del tipo soggetto", contengono una serie di informazioni utilizzate
dagli Applicativi del mondo HR . I due dati particolari sono: - Raggruppamento indirizzi che, se associato, determina quali indirizzi il soggetto puo'
vedere.
- Attiva cancellazione che determina se, per il tipo soggetto, si vuole attivare o meno la
cancellazione
gestione nell'Anagrafico Soggetto; nel caso in cui non sia attivo, il tipo soggetto non puo'
essere cancellato dall'Anagrafico Soggetto a meno che non si attivi la cancellazione dalle
"Informazioni aggiuntive del tipo soggetto". Cod tipo soggetto Indicare il codice identificativo del tipo soggetto precedentemente creato. Cod raggr. indirizzo Indicare il codice raggruppamento indirizzo che si vuole collegare al tipo soggetto. Altre chiavi Indicare se devono essere utilizzate chiavi alternative per la tipologia del soggetto. Attribuzione automatica codice Indicare se il codice deve essere attribuito automaticamente dall'applicativo (autonumber). Questa funzione e' molto utile quando al codice non e' necessario attribuire un significato
particolare (ad esempio i primi 1000 codici sono clienti, i successivi 1000 sono fornitori ecc…)
ma e' molto piu' importante attribuire in modo snello e veloce un codice arbitrario. Modifica codice Indicare se la codifica e' impostata manualmente. Attiva cancellazione Indicare se il soggetto puo' essere o meno cancellato dall' Anagrafico soggetto. Lunghezza massima codice Indicare la lunghezza massima del codice. Formato input Indicare il formato di input del codice (esempio: 5 numeri indicare 99999). 3.1.1.3.11.5 Raggruppamento soggetti
Il "Raggruppamento soggetti", permette di raggruppare i "Tipi soggetto" che l'Utente, vuole
vedere gestire e per
tanto vedere nell'Anagrafico Rapporto di lavoro. E' utilizzato quindi come filtro nell'Anagrafico Rapporto di lavoro se associato all'Utente tramite
la funzione "Utente – Informazioni aggiuntive". Cod raggrruppamento Indicare il codice del raggruppamento soggetti. Descrizione Indicare la descrizione del raggruppamento soggetti. Tipo soggetto Collegare nelle righe di detail tutti i tipi soggetto che si vogliono collegare al raggruppamento
Zucchetti S.P.A.
32
Guida Utente
in oggetto. 3.1.1.3.11.6 Natura giuridica
Questa tabella contiene l'elenco di tutte le nature giuridiche, che verranno utilizzate poi
nell'anagrafico soggetti. Sono indicate le varie tipologie di "Natura giuridica", utilizzabili per
identificare la natura delle aziende/Enti e dei Soggetti che si vogliono gestire. A secondo che la natura giuridica sia relativa ad una persona fisica o meno , verranno richiesti
dati diversi ( Es. per le persone fisiche i dati di nascita, per le persone non fisiche i dati di
costituzione). Cod natura giuridica Indicare il codice identificativo della natura giuridica. Descrizione Indicare la descrizione della natura giuridica. Sigla natura giuridica Indicare la sigla corrispondente alla natura giuridica. Persona fisica Indicare se il codice che si sta inserendo si riferisce ad una persona fisica. 3.1.1.3.11.7 Status
Contiene i codici identificativi degli "Status". Permette di identificare tramite il "Calcolo particolare" se lo status del
dipendente e' da considerarsi "In forza" oppure "Dimesso". Il codice identificativo dello "Status" e' da associare al dipendente nel "
Rapporto di lavoro - Comuni - Organico". La codifica dello Status Anagrafico del dipendente consente di precisare le
scelte in relazione alla Generazione Cedolino - Azzerare Arrotondamento Mese Precedente - Da Considerare per Conto Annuale - Da Considerare in Allegato al Bilancio - Importazione dati per Conguaglio 730 Cod status Indicare il codice identificativo dello status dipendente. Descrizione Indicare la descrizione dello status dipendente. Controllo particolare Indicare se questo codice status deve essere impostato automaticamente
per i dipendenti "In forza" oppure "Dimessi". Generazione cedolino Indicare se deve essere eseguita la generazione del cedolino per questo
status dipendente. Azzera arrotondamento mese precedente Indicare se deve essere eseguito l'azzeramento dell'arrotondamento sul
netto in busta per questo status dipendente. Considerare in: Conto annuale Tab. 5 Indicare se i dipendenti con questo codice status devono essere considerati
nella Tabella 05 del Conto Annuale. Considerare in: Allegato al bilancio Indicare se i dipendenti con questo codice status devono essere considerati
nell'Allegato al Bilancio. Mod 730 - Importazione dati (per conguaglio) Indicare se per i dipendenti con questo codice status devono essere
importati i dati di conguaglio provenienti dai Mod 730. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
33
Il campo e' utile per inibire l'importazione dei dati suddetti per alcune
tipologie di dipendenti. L'esempio classico e' un soggetto con tanti rapporti
di lavoro che risultano tutti attivi contemporaneamente; ovviamente
l'importazione deve essere fatta su uno solo dei rapporti esistenti e, di
conseguenza, nei rapporti su cui non vogliamo importare i dati del 730
dobbiamo indicare uno codice status con questo campo impostato a N. Mod DMA, CUD, 770 - Motivo cessazione Indicare il codice del motivo cessazione da associare a questo status
dipendente per i modelli DMA, CUD e 770. EMens - Tipo cessazione Indicare il codice identificativo del tipo di cessazione per EMens. 3.1.1.3.11.8 Motivo di cessazione
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", del Motivo cessazione. Il suddetto codice e' da associare nella tabella dello Status, la quale viene poi associata in
Anagrafici/ Rapporto di lavoro / Comuni / Organico. Cod piano tabellare Indicare il codice identificatico del piano tabellare. Cod motivo assunzione Indicare il codice identificativo del motivo cessazione. Inizio validita' Indicare l'inizio validita' del motivo cessazione. Fine validita' Indicare la fine validita' del motivo cessazione. Descrizione Indicare la descrizione del motivo cessazione. Codice per modello Indicare il codice identificativo da utilizzare per il modello 3.1.1.3.11.9 Assenza particolare
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", del . Il suddetto codice e' da associare al dipendente in Anagrafici/ Rapporto di lavoro / Comuni /
Organico. Cod piano tabellare Indicare il codice identificatico del piano tabellare. Cod assenza particolare Indicare il codice identificativo dell'assenza particolare. Inizio validita' Indicare l'inizio validita' del tipo cessazione. Fine validita' Indicare la fine validita' del tipo cessazione. Descrizione Indicare la descrizione dell'assenza particolare. Posticipa maturazione scatti d'anzianita' Indicare se in presenza di questa assenza particolare deve essere posticipata la maturazione
degli scatti di anzianita'. Zucchetti S.P.A.
34
Guida Utente
3.1.1.3.11.10 Tipo assunzione
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", del Tipo
assunzione. Il suddetto codice e' da associare al dipendente in Anagrafici/ Rapporto di
lavoro / Comuni / Organico. Cod piano tabellare Indicare il codice identificatico del piano tabellare.
Cod tipo assunzione Indicare il codice identificativo del tipo assunzione. Inizio validita' Indicare l'inizio validita' del tipo assunzione. Fine validita' Indicare la fine validita' del tipo assunzione. Descrizione Indicare la descrizione del tipo assunzione. Codice per Emens Indicare il tipo di assunzione per l'EMens 3.1.1.3.11.11 Tipo cessazione
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", del Tipo
cessazione. Il suddetto codice e' da associare al dipendente in Anagrafici/ Rapporto di
lavoro / Comuni / Organico. Cod piano tabellare Indicare il codice identificatico del piano tabellare. Cod tipo cessazione Indicare il codice identificativo del tipo cessazione. Inizio validita' Indicare l'inizio validita' del tipo cessazione. Fine validita' Indicare la fine validita' del tipo cessazione. Descrizione Indicare la descrizione del tipo cessazione. Codie per Emens Indicare il tipo di cessazione per l'EMens 3.1.1.3.11.12 Categoria protetta L.168
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", delle
Categorie protette. Il suddetto codice e' da associare al dipendente in Anagrafici/ Rapporto di
lavoro / Comuni / Organico. Cod piano tabellare Indicare il codice identificatico del piano tabellare. Cod categoria protetta Indicare il codice identificativo della categoria protetta. Inizio validita' Indicare l'inizio validita' della categoria protetta. Fine validita' Indicare la fine validita' della categoria protetta Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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Descrizione Indicare la descrizione della categoria protetta. Codice per Modello Indicare il codice della categoria protetta per il modello. 3.1.1.3.11.13 Tipo manodopera
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", del Tipo manodopera. Il suddetto codice e' da associare al dipendente in Anagrafici/ Rapporto di lavoro / Comuni /
Organico Cod piano tabellare Indicare il codice identificatico del piano tabellare. Cod tipo manodopera Indicare il codice identificativo del tipo manodopera. Inizio validita' Indicare l'inizio validita' del tipo manodopera. Fine validita' Indicare la fine validita' del tipo manodopera. Descrizione Indicare la descrizione del tipo manodopera
3.1.1.3.11.14 Categoria anagrafici semplificati
La tabella in gestione non non viene utilizzata dall'applicativo HR Work Flow, ma essendo
nella parte comune, le informazioni registrate vengono condivise da tutte le applicazioni che
compongono la Suite HR.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice del piano tabellare interessato, selezionandolo
dall'elenco proposto.
Cod. categoria anag. sempl.:
Indicare il codice dell'anagrafico semplificato in gestione.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
3.1.1.3.11.15 Tipo documento familiari
Questa sezione consente di registrare le tipologie di documenti utlili a determinare lo stato
di familia del soggetto.
Le informazioni registrate in questa tabella sono richiamate nell' anagrafico Soggetto/
sezione Stato di Famiglia
Codice tipo documento:
Indicare il codice identificativo della tipologia di documento che si intende gestire.
Descrizione:
Indicare la relativa descrizione.
Zucchetti S.P.A.
36
Guida Utente
3.1.1.3.11.16 Motivo permesso
Questa sezione permette l'inserimento del motivo permesso di soggiorno, nella maschera del
Soggetto/ Documenti e Permessi.
Codice motivo permesso:
Inserire il codice che si desidera assegnare al motivo di permesso.
Inizio di validita':
Definire una data di inizio validita' per il suddetto motivo di permesso.
Fine di validita':
Definire una data di fine validita' per il motivo di permesso.
Descrizione motivo permesso:
Inserire una descrizione per il motivo di permesso in creazione.
Cod C.O.:
Inserire il codice per comunicazioni obbligatorie ai fini dell'assunzione.
3.1.1.3.11.17 Categoria documenti
Questa sezione permette l'inserimento di diverse categorie di documenti.
I valori inseriti in questa tabella sono richiamati in Anagrafici - Soggetto/ Documenti e
Permessi.
Cod. categoria documenti:
Inserire un codice relativo alla categoria del documento.
Descrizione:
Inserire la descrizione che si vuole attribuire alla categoria del documento.
3.1.1.3.11.18 Tipo documento permesso
Questa sezione permette l'inserimento di varie tipologie di documenti o permessi.
I valori inseriti in questa tabella sono richiamati nella maschera Soggetto/ Documenti e
Permessi.
Codice tipo documento:
Inserire un codice per la tipologia di documento.
Descrizione:
Indicare la descrizione della tipologia che si vuole inserire.
Tipo documento standard:
Selezionare dall'apposito menu' a tendina, una delle tipologie elencate.
3.1.1.3.11.19 Documento o permesso
La tabella in questione permette l'inserimento del documento o permesso che
successivamente viene registrato nella maschera Documenti e Permessi del soggetto.
Codice documento:
Assegnare un codice al documento.
Descrizione:
Inserire una descrizione con cui identificare il soggetto.
Tipo documento:
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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Indicare la tipologia del documento inserito.
I valori selezionabili sono letti dalla tabella Tipo documento.
Categoria documento:
Indicare la categoria del documento inserito.
I valori selezionabili sono letti dalla tabella Categoria documenti.
3.1.1.3.11.20 Titolo onorifico
Registrare in questo menu i titoli onorifici relativi ai diversi soggetti gestiti.
Le informazioni caricate in questo menu sono richiamate nella maschera dell'anagrafico
Soggetto / Comuni /Anagrafici.
Piano tabellare:
Indicare il piano tabellare interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Piano tabellare (Dati comuni).
Codice titolo onorifico:
Indicare il codice del titolo onorifico che si intende gestire.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
Abbreviata:
Indicare la descrizione abbreviata che identifica il titolo onorifico in gestione.
3.1.1.3.11.21 Internazionale
La gestione dell'Anagrafico Internazionale permette di gestire le informazioni relative
all'Azienda/Ente, Rapporto di lavoro e Soggetto richieste per i Paesi esteri.
Sono successivamente dettagliate tutte le tabelle necessarie al corretto utilizzo della
funzionalita'.
L'identificativo personale, varia in base allo stato di appartenenza del soggetto.
Per alcuni stati, inoltre, uno stesso soggetto ne puo' possedere piu' d'uno.
La tipologia,permette di distinguere i vari identificativi personali in base allo stato di
appartenenza del soggetto.
Ogni tipologia ha infatti in chiave un codice di piano tabellare che sara' univoco per ciascun
stato.
Le informazioni caricate in questo menu sono richiamate nella maschera dell'anagrafico
soggetto, nella sezione Comuni, pagina "Altri identificativi personali".
Cod piano tabellare:
Inserire il valore del codice piano tabellare relativo allo stato desiderato.
Tipo identificativo:
Inserire il codice identificativo relativo allo stato precedentemente preso in
considerazione.
Descrizione:
Inserire la descrizione dell'identificativo personale.
Inserire la natura di rapporto per i soggetti di diversa nazionalita'
Le informazioni caricate in questo menu sono richiamate nella maschera in Anagrafici/
Rapporto di Lavoro/ Comuni/ Rapporto/Organico.
Zucchetti S.P.A.
38
Guida Utente
Cod natura rapporto:
Inserire il codice, facente riferimento ad un determinato stato, per la natura del
rapporto che si intende inserire.
Descrizione:
Inserire la descrizione desiderata per il tipo di rapporto che si intende inserire.
Registrare il tipo part-time relativo allo stato di appartenenza dei diversi soggetti.
Anche nel caso del part-time, la nazionalita' influisce sulla modalita' di lavoro.
Per questo motivo, nella tabella andra' inserito un codice di identificazione stato univoco.
Le informazioni caricate in questo menu sono richiamate nella maschera in Anagrafici/
Rapporto di Lavoro/ Comuni/ Rapporto/Organico
Tipo part-time:
Inserire il codice, facente riferimento ad un determinato stato, per il tipo part-time
che si intende inserire.
Descrzione:
Inserire la descrizione per il tipo part-time che si vuole inserire.
Registrare il tipo rapporto di lavoro relativo allo stato di appartenenza dei diversi soggetti.
Anche in questo caso, nella tabella andra' inserito un codice di identificazione stato univoco.
Le informazioni caricate in questo menu sono richiamate nella maschera in Anagrafici/
Rapporto di Lavoro/ Comuni/ Rapporto/Organico.
Tipo rapporto:
Inserire il codice, facente riferimento ad un determinato stato, per il tipo di rapporto
che si intende inserire.
Descrzione:
Inserire la descrizione per il tipo rapporto che si vuole inserire.
3.1.1.3.12 Inquadramento territoriale
3.1.1.3.12.1 Stato
Questa tabella e' un insieme di informazioni che servono per identificare in modo dettagliato
lo Stato che si sta utilizzando. La tabella e' fornita a corredo dell'applicativo. Cod stato Indicare il codice identificativo dello stato. Descrizione Indicare la descrizione dello stato. Descrizione aggiuntiva Indicare la descrizione aggiuntiva dello stato. Cod catastale stato Indicare il codice catastale dello stato. Cod stato per modello fiscale Indicare il codice identificativo dello stato per modulistica fiscale. Stato della CEE Indicare se lo stato e' appartenente alla CEE. Data adesione CEE Indicare la data di adesione alla CEE. Cod ISO 1 Indicare il codice identificativo ISO1. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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Cod ISO 2 Indicare il codice identificativo ISO 2, alfabetico. Cod ISO 3 Indicare il codice identificativo ISO 3, alfabetico. Cod ISTAT stato Indicare il codice ISTAT dello stato. Cod INPS stato Indicare il codice INPS dello stato. Cod sigla automobilistica Indicare il codice della sigla automobilistica. Cod prefisso internazionale Indicare il prefisso telefonico internazionale. 3.1.1.3.12.2 Area Nielsen
Un'Area Nielsen e' un'area geografica specifica in cui l'istituto di ricerca Nielsen suddivide
un paese per effettuare le rilevazioni e stime di mercato, copertura, quote di mercato,
prezzi, e una serie di analisi per il marketing e la distribuzione.
L'Italia viene suddivisa in 4 aree Nielsen:
Area 1: Piemonte, Val d'Aosta, Liguria, Lombardia
Area 2: Trentino Alto Adige, Veneto, Friuli Venezia Giulia, Emilia Romagna
Area 3: Toscana, Marche, Umbria, Lazio, Sardegna*
Area 4: Abruzzo, Molise, Campagna, Calabria, Basilicata, Sicilia
* La Sardegna e' entrata a far parte dell'area 3 dal 01 gennaio 2006.
Cod area Nielsen Indicare il codice identificativo dell'area Nielsen. Descrizione Indicare la descrizione dell'area Nielsen. 3.1.1.3.12.3 Regione d'Italia
Le regioni d'Italia sono uno dei quattro "Enti autonomi con propri statuti, poteri e funzioni"
dei quali e' costituita la Repubblica Italiana, ai sensi dell'art. 114 della Costituzione della
Repubblica Italiana.
La tabella consente di registrare tutte le diverse regioni di Italia. Cod regione Indicare il codice identificativo della regione. Descrizione Indicare la descrizione della regione. Sigla regione Indicare la sigla della regione. Cod area Nielsen Indicare il codice identificativo dell'Area Nielsen a cui la regione appartiene. 3.1.1.3.12.4 Provincia
Relativamente all'Italia, la provincia e' un ente locale avente una competenza su
una parte del territorio di una regione e sul territorio di piu' comuni. Essa ha
competenze e funzioni determinate dai regolamenti attuativi dell'art. 114 della
Costituzione. Zucchetti S.P.A.
40
Guida Utente
Cod stato Indicare il codice identificativo dello stato. Cod provincia Indicare il codice identificativo della provincia. Descrizione Indicare la descrizione della provincia. 3.1.1.3.12.5 Citta'
Questa tabella e' un insieme di informazioni che servono per identificare in modo
dettagliato il comune che si sta utilizzando. La tabella e' fornita a corredo dell'applicativo. DEFINIZIONE Cod stato Indicare il codice identificativo dello stato. Cod citta' Indicare il codice identificativo catastale della citta'. Descrizione Indicare la descrizione della citta'. CAP Indicare il CAP principale della citta'. Il CAP principale e' indicato come default a
selezione della citta'.
Cod provincia Indicare il codice identificativo della provincia. Cod regione Indicare il codice identificativo della regione. Prefisso telefonico Indicare il prefisso telefonico della citta'. Cod ISTAT citta' Indicare il codice ISTAT della citta'. Cod INPS citta' Indicare il codice INPS della citta'. Data patrono (GG/MM) Indicare il giorno / mese del patrono della citta'. Comune ad alta densita' abitativa Indicare se la citta' e' ad alta densita' secondo le leggi 94 del 1982 e 118 del 1985. Comune depresso montano Indicare se la citta' e' depresso / montano. Cod esenzione terreni agricoli Indicare, se presente, il tipo di esenzione per i terreni agricoli.
CLASSIFICAZIONE
Classificazione per maggiorazione Selezionare la tipologia tra quelle proposte.
Dettaglio distanze
Compilare questa parte per avere in automatico, in fase di inserimento della nota spesa,
la distanza in km tra il comune selezionato e quelli presenti qui. E' possibile aggiornare le
distanze km effettuando dalla schedulazione o da Lancio Manuale l'importazione
distanze da file oppure da Google Map, se impostata in Setup procedura
Id
Inserire il codice dello stato e il codice catastale del comune
CAP
Inserire il codice avviamento postale del comune
Citta'
Inserire in nome del comune
Prov
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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Inserire il cod provincia del comune
Km
Inserire il numero di km intercorrenti tra il comune selezionato e quello presente sulla
riga. Il dato viene propost in automatico dal programma quando il dipendente effettua l'
Inserimento rimborsi
3.1.1.3.12.6 CAP
Questa tabella contiene le informazioni necessarie per individuare tutti i CAP secondari di
ciascuna citta'. Creata con in chiave il "Cod stato" e il "Cod citta'" la sua consultazione risulta essere molto
semplice, infatti ogni riga della griglia contiene le informazioni relative ad un Cap secondario
della citta' richiesta, appartenente a sua volta allo stato precedentemente scelto. La prima riga della griglia deve sempre contenere le informazioni relative al CAP principale
della citta'. La tabella e' fornita a corredo dell'applicativo. Cod stato Indicare il codice identificativo dello stato. Cod citta' Indicare il codice catastale della citta' (per gli stati per cui esiste), o il codice citta' interessato. Cod CAP Indicare il CAP della citta'. Indirizzo Indicare l'indirizzo del CAP. Eventuali intervalli numerici o Km Indicare gli eventuali intervalli in numeri civici o Km per l'indirizzo suddiviso in piu' CAP. 3.1.1.3.13 Organico
3.1.1.3.13.1 Business unit
Questa tabella contiene i codici identificativi delle unita' di profitto. La Business unit identifica le unita' di profitto a cui i dipendenti
appartengono. L'azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte
le aziende/Enti, oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. Il codice identificativo della Business unit e' da associare al dipendente in
Rapporto di lavoro / Comuni /Organico, tenendo conto della validita'
rispetto alla data di inizio della sezione relativa Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore
"000000" sono indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite
direttamente. Cod business unit Indicare il codice identificativo della business unit. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' della business unit. Fine validita' Indicare la data fine validita' della business unit. Descrizione business unit Indicare la descrizione della business unit. Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
3.1.1.3.13.2 Centro di Costo
L'azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte
le aziende/Enti, oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. Il codice identificativo del Centro di costo e' da associare al dipendente in
Rapporto di lavoro / Comuni /Organico, tenendo conto della validita' rispetto
alla data di inizio della sezione relativa Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "000000" verranno indicati i dati relativi alle aziende/Enti non
definite direttamente.
Cod centro di costo Indicare il codice centro di costo dell'azienda/Ente. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' del centro di costo. Fine validita' Indicare la data fine validita' del centro di costo. Descrizione Indicare la descrizione del centro di costo. Il campo figura sul cedolino 3.1.1.3.13.3 Divisione/Pianta organica
Questa tabella contiene i codici identificativi delle divisioni per le Aziende
oppure della pianta organica per gli Enti pubblici. L'azienda/Ente puo'
assumere il valore di default "000000", valido per tutte le aziende/Enti,
oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. Il codice identificativo della
"Divisione/Pianta organica" e' da associare al dipendente Rapporto di
lavoro / Comuni /Organico e permette di suddividere i dipendenti in base a
quanto previsto dall'organigramma aziendale. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore
"00000" verranno indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite
direttamente. Cod divisione Indicare il codice identificativo della divisione o pianta organica. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' della divisione o pianta organica. Fine validita' Indicare la data di fine validita' della divisione o pianta organica. Descrizione Indicare la descrizione della divisione o pianta organica. 3.1.1.3.13.4 Filiale/Dipendenza
Contiene i codici identificativi dei centri di costo. Il Centro di costo identifica le unita' di costo a cui i dipendenti
appartengono. Contiene i codici identificativi delle Filiali/dipendenze. L'azienda/Ente puo' assumere il valore
di default "000000", valido per tutte le aziende/Enti, oppure il valore dell'azienda/Ente
richiesto. A livello di "Filiale/Dipendenza" e' possibile gestire eventuali eccezione relative ai
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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dati "Strutturali/contrattuali", indicando il valore del "Piano tabellare" se necessario e/o del
"Raggruppamento azienda" e/o della "Regione" e/o della "Provincia". Il codice identificativo della Filiale/Dipendenza e' da associare al dipendente nel Rapporto di
lavoro / Comuni / Organico, tenendo conto della validita' rispetto alla data di inizio della
sezione relativa . La procedura da inoltre la possibilita' di elaborare il DM/10, sia in base alla posizione
principale, che suddividendolo per filiale. Il codice e la descrizione sono stampati sul cedolino. In caso di variazione, storicizzare il
valore precedente. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "00000" verranno
indicati i dati relativi alle aziende/Ente non definite direttamente. Cod filiale/dipendenza Indicare il codice della filiale o dipendenza dell'azienda/Ente. Il campo puo' essere emesso a
cedolino. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' della filiale o dipendenza. Fine validita' Indicare la data di fine validita' della filiale o dipendenza. Descrizione Indicare la descrizione della filiale o dipendenza. Descrizione breve Indicare la descrizione breva della filiale o dipendenza. Il campo potra' essere emesso a
cedolino. Indirizzo Indicare l'indirizzo della filiale o dipendenza. Nr civico Indicare il numero civico della filiale o dipendenza. Cod stato Indicare il codice stato in cui e' ubicata la filiale o dipendenza. Cod citta' Indicare il codice della citta' in cui e' ubicata la filiale o dipendenza. Localita' Indicare la localita' in cui e' ubicata la filiale o dipendenza. Provincia Indicare la provincia in cui e' ubicata la filiale o dipendenza. C.A.P. Indicare il C.A.P. della localita' in cui e' ubicata la filiale o dipendenza. Pref. Indicare il prefisso telefonico della localita' in cui e' ubicata la filiale o dipendenza. Il valore
indicato verra' associato al numero telefonico e al numero di fax indicato nei campi
successivi. Telefono Indicare il numero di telefono della filiale o dipendenza. Fax Indicare il numero di fax della filiale o dipendenza. E-mail Indicare l'indirizzo E-mail completo della filiale o dipendenza comprendendo il simbolo '@'. Cod piano tabellare Indicando uno specifico codice piano tabellare tutti i dipendenti associati a questa filiale o
dipendenza utilizzeranno le informazioni tabellari collegate al piano stesso. Cod raggr. azienda/Ente Indicando uno specifico codice raggruppamento azienda/Ente tutti i dipendenti associati a
questa filiale o dipendenza seguiranno le regole del raggruppamento azienda/Ente stesso. Cod regione Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Indicando una specifica regione i dipendenti associati a questa filiale o dipendenza
seguiranno le regole contrattuali collegate alla regione stessa. Cod provincia Indicando uno specifica provincia tutti i dipendenti associati a questa filiale o dipendenza
seguiranno le regole contrattuali collegate alla provincia stessa. Cod comune Mod 770 SA Assicurativi Indicando un codice comune per tutti i dipendenti associati a questa filiale o dipendenza
verra' utilizzato il codice stesso per la compilazione della sezione Dati assicurativi del mod.
770; l'utilizzo di questo campo sostituisce, per i dipendenti associati a questa filiale o
dipendenza, quanto indicato a livello di posizioni INAIL oppure a livello di dati anagrafici
aziendali.
S.Patrono GG/MM Indicare il giorno ed il mese in cui cade la festivita' del Santo Patrono. Il campo e' utile alla
gestione delle assenze. Viene controllato per riconoscere eventuali festivita' infrasettimanali
rispetto all'Inserimento Richieste di giustificativi con un Trattamento specifico codificato. (Esempio: la richiesta di un giustificativo di Straordinario Festivo puo' essere effettuata solo
per un giorno festivo e bloccata su altre tipologie di giorno). Festivita' 1 GG/MM Indicare il giorno ed il mese in cui cade la prima festivita' libera indennizzata
dall'azienda/Ente. Il campo e' utile alla gestione delle assenze. Viene controllato per riconoscere eventuali festivita' infrasettimanali rispetto all'Inserimento
Richieste di giustificativi con un Trattamento specifico codificato. (Esempio: la richiesta di un giustificativo di Straordinario Festivo puo' essere effettuata solo
per un giorno festivo e bloccata su altre tipologie di giorno). Festivita' 2 GG/MM Indicare il giorno ed il mese in cui cade la seconda festivita' libera indennizzata
dall'azienda/Ente. Il campo e' utile alla gestione delle assenze.
Viene controllato per riconoscere eventuali festivita' infrasettimanali rispetto all'Inserimento
Richieste di giustificativi con un Trattamento specifico codificato. (Esempio: la richiesta di un giustificativo di Straordinario Festivo puo' essere effettuata solo
per un giorno festivo e bloccata su altre tipologie di giorno). Festivita' 3 GG/MM Indicare il giorno ed il mese in cui cade la terza festivita' libera indennizzata dall'azienda/Ente.
Il campo e' utile alla gestione delle assenze.Viene controllato per riconoscere eventuali
festivita' infrasettimanali rispetto all'Inserimento Richieste di giustificativi con un Trattamento
specifico codificato. (Esempio: la richiesta di un giustificativo di Straordinario Festivo puo' essere effettuata solo
per un giorno festivo e bloccata su altre tipologie di giorno). 3.1.1.3.13.5 Unita' locale
Questa tabella contiene i codici identificativi delle Unita' locali. L'azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte le aziende/Enti,
oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. Il codice identificativo dell' Unita' locale e' da
associare al dipendente nel Rapporto di lavoro/ Comuni / Organico, tenendo conto della
validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa Cod Azienda/ Ente Indicare il codice azienda al quale i dati si riferiscono. Con il valore 000000 verranno indicati i
dati relativi alle aziende NON definite direttamente. Cod Unita' locale Indicare il codice identificativo dell'unita' locale. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' della unita' locale Fine validita' Zucchetti S.P.A.
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Indicare la data di fine validita' della unita' locale Descrizione Indicare la descrizione dell'Unita' locale Decrizione abbreviata Indicare la descrizione breve dell'Unita' locale Indirizzo Indicare l'indirizzo dell'unita' locale Numero civico Indicare il numero civico dell'Unita' locale Codice stato Indicare il codice stato dell'Unita' locale Citta' Indicare la citta' dell'Unita' locale Localita' Indicare la localita' dell'Unita' locale Provincia Indicare la provincia dell'unita' locale C.A.P Indicare il C.A.P dell' Unita' locale Prefisso \ telefono Indicare il prefisso e il telefono dell'Unita' locale Fax Indicare il fax dell'Unita' locale E_mail Indicare l'e-mail dell'unita' locale 3.1.1.3.13.6 Cantiere
Contiene i codici identificativi dei Cantieri . E' utilizzato per gestire i dipendenti quando lavorano in cantiere e
determinare i costi suddivisi per cantiere, per necessita' contributiva e/o retributiva, differenziata in base al cantiere in cui il dipendente puo'
spostarsi anche all'interno del singolo mese. L'azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte
le aziende/Enti, oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. L'Anagrafico dipendenti in cantiere permette di gestire i dipendenti in
cantiere., Se non presente la gestione dei "Cantieri", viene impostato a "999999" . La tabella predefinita fornita conterra' il valore di cui sopra, da utilizzare in
assenza di Cantieri. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore
"00000" verranno indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite
direttamente. Cod cantiere Indicare il codice del cantiere. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' del cantiere. Fine validita' Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Indicare la data di fine validita' del cantiere. Descrizione Indicare la descrizione del cantiere. 3.1.1.3.13.7 Reparto
Questa tabella contiene i codici identificativi dei Reparti. L'azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte le
aziende/Enti, oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. Il codice identificativo del Reparto e' da associare al dipendente tramite la funzione
Rapporto di lavoro/ Comuni / Organico, tenendo conto della validita' rispetto alla data
di inizio della sezione relativa. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "00000"
verranno indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite direttamente. Cod reparto Indicare il codice del reparto. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' del reparto. Fine validita' Indicare la data di fine validita' del reparto. Descrizione Indicare la descrizione del reparto. 3.1.1.3.13.8 Mansione
Contiene i codici identificativi delle Mansioni.
Non ha rilevanza ai fini di HR - Work Flow L'azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte
le aziende/Enti, oppure il valore dell'azienda/Ente richiesto. Il codice identificativo della Mansione e' da associare al dipendente nel
Rapporto di lavoro/ Comuni /Strutturali Contrattuali, tenendo conto della
validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa La codifica della Mansione assume importanza poiche' la descrizione della
Mansione puo' essere esposta sul cedolino, questa permette di suddividere
i dipendenti in base alla mansione lavorativa. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore
"00000" verranno indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite
direttamente. Cod mansione Indicare il codice della mansione. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' della mansione. Fine validita' Indicare la data di fine validita' della mansione. Descrizione Indicare la descrizione della mansione. 3.1.1.3.13.9 Mansione Istat
Questa tabella consente di archiviare le diverse mansioni ISTAT gestite.
Le informazioni registrate in questo menu sono richiamabili nel rapporto di lavoro, nella
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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sezione Rapporto di lavoro/ Comuni /Strutturali Contrattuali.
Cod mansione ISTAT:
Indicare il codice che si intende assegnare alla mansione in gestione.
Inizio - Fine validita':
Stabilire l'arco temporale di validita' della mansione.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
3.1.1.3.13.10 Assegnazione temporanea
Serve a definire quali campi potranno essere editabili nei Rapporti di lavoro,Comuni,
Assegnazione temporanea.
Solitamente il campo codice da abilitare e' lo stesso utilizzato per la costruzione dei Gruppi di
appartenenza di Work Flow, in Setup/ Processi.
3.1.1.3.13.11 Internal order
Questa tabella contiene i codici identificativi degli ordinamenti interni.
L' Azienda/Ente puo' assumere il valore di default "000000", valido per tutte le
aziende/Enti, oppure il valore dell' Azienda/Ente richiesto.
Il codice identificativo dell' ordinamento e' da associare al dipendente nel menu
Rapporto di lavoro/ Comuni / sezioone Rapporto/Organico, tenendo conto della
validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa.
Cod Azienda/Ente:
Indicare il codice Azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "00000"
saranno indicati i dati relativi alle aziende/Ente non definite direttamente.
Cod internal order:
Indicare il codice dell'ordinamento interno.
Inizio validita':
Indicare la data d' inizio validita' dell' ordinamento
Fine validita':
Indicare la data di fine validita' dell' ordinamento.
Descrizione:
Indicare la descrizione dell' ordinamento.
Cod esterno:
Valorizzare solo in caso di importazione della tabella dall'esterno.
3.1.1.3.14 Valute
3.1.1.3.14.1 Valuta
Questa tabella contiene i codici identificativi delle valute. La tabella viene fornita completa delle Valute conosciute. Le valute possono essere
utilizzate nella gestione e stampa delle Note Spese, tramite l'attivazione in Tabelle /
Trasferte / Compilazione/ Stampa Valute Cod valuta Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Indicare il codice identificativo della valuta. Descrizione Indicare la descrizione della valuta. Descrizione internazionale Indicare la descrizione della valuta internazionale. Descrizione breve Indicare la descrizione breve della valuta. Simbolo Indicare il simbolo della valuta.
3.1.1.3.14.2 Associazione valuta
Questa tabella contiene le valute da utilizzare per l'azienda/Ente richiesta oppure,con il valore
di default "000000", per tutte le aziende. Per ogni valuta associata deve essere indicato il periodo in cui la valuta e' od era in vigore e se
e' da considerarsi una valuta principale oppure secondaria. Sono indicati per ogni valuta associata il numero di decimali totali, per gli importi risultanti, ed il
numero di decimali unitari, per gli importi non risultanti, se necessari E' possibile gestire fino a nove livelli di valuta, ovvero, per ogni azienda/Ente, si possono
visualizzare e stampare i dati con un massimo di nove valute. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "000000" verranno
indicati i dati relativi alle aziende non definite direttamente. Cod valuta Indicare il codice identificativo della valuta Inizio validita' Indicare la data inizio validita' di questa associazione. Fine validita' Indicare la data fine validita' di questa associazione. Decimali sui totali Indicare il numero dei decimali da utilizzare per i calcoli sui totali. Decimali sulle singole unita' Indicare il numero dei decimali da utilizzare per i calcoli sulle singole unita'. Operazione da eseguire Indicare l'operazione da eseguire per la conversione della valuta. Importo standard attivo Indicare l'eventuale cambio per le operazioni attive. Importo standard passivo Indicare l'eventuale cambio per le operazioni passive. Livello valuta Indicare il livello di utilizzo della valuta. Sono gestiti e seguenti livelli di valuta: - Principale - Livello 2 - Livello 3 - Livello 4 - Livello 5 - Livello 6 - Livello 7 - Livello 8 - Livello 9 Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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3.1.1.3.14.3 Cambio fisso
Questa tabella contiene i dati necessari, per l'azienda/Ente richiesta oppure, con il valore di
default "000000", per tutte le aziende, per le conversione degli "Importi" nel caso di variazioni
di valute a secondo del periodo richiesto nella gestione dell'Applicativo. Cod azienda/Ente Indicare il codice azienda/Ente al quale i dati si riferiscono. Con il valore "000000" verranno
indicati i dati relativi alle aziende/Enti non definite direttamente. Cod valuta partenza Indicare il codice identificativo della valuta di partenza. Cod valuta arrivo Indicare il codice identificativo della valuta di arrivo. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' del cambio fisso. Fine validita' Indicare la data fine validita' del cambio fisso. Valore cambio Indicare il cambio fisso. Operazione da eseguire Indicare l'operazione da eseguire per la conversione della valuta. 3.1.1.3.14.4 Cambio giornaliero
In questa tabella contiene l'eventuale cambio giornaliero per le operazioni attive o passive
delle valute che sono gestite. E' possibile scaricare i valori aggiornati del cambio di ogni valuta dal sito della Banca Centrale
Europea attraverso un processo schedulato oppure tramite il Lancio Manuale, selezionando
Cambi (BCE) Cod valuta Indicare il codice identificativo della valuta. Data cambio Indicare la data di cambio della valuta. Si precisa che i coefficienti inseriti nei campi successivi
sono considerati validi fino a quando l'utente amministratore crea un nuovo record nella
presente tabella con la data a partire dalla quale entra in vigore il nuovo cambio.
Esempio
Se il dollaro in data 01/06/2008 e' impostato con:
Cambio attivo = 0.7
Cambio Passivo = 1,4
Altro record presente in data 01/10/2008 con:
Cambio attivo = 0.8
Cambio Passivo = 1,25
significa che le operazioni in valuta effettuate dall'1/6/ al 30/09 sono considerate con il primo
cambio; le successive con il secondo dato. Cambio attivo Indicare l'eventuale cambio per le operazioni attive. E' il coefficiente applicato agli importi
inseriti in valuta (Modulo Note Spese: Rimborsi Spese - Sezione Spese / Gestione Anticipi)
per la conversione degli stessi valori in Euro. Cambio passivo Indicare l'eventuale cambio per le operazioni passive. 3.1.1.3.15 Fiscali
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
3.1.1.3.15.1 Concessione esattoriale
In questa tabella sono definite le esattorie che sono richiamate nella tabella Anagrafico
azienda/Ente. Cod esattoria Indicare il codice identificativo dell'esattoria. Descrizione Attribuire una descrizione 3.1.1.4
Banche
3.1.1.4.1 Banca italiana
In questa tabella e' utile definire tutte le banche italiane utilizzate. Per miglior chiarezza si
consiglia di utilizzare come codifica il codice ABI della banca stessa. Ricordiamo che nell'ambiente predefinito e' presente l'intero elenco di tutte le le banche
italiane ed e' possibile importarle nel proprio ambiente di lavoro. Cod banca Indicare il codice identificativo della banca. Descrizione Indicare la descrizione della banca. Cod ABI Indicare il codice ABI attribuito alla banca. 3.1.1.4.2 Sportello bancario italiano
In questa tabella e' utile definire tutti gli sportelli delle banche italiane
utilizzate. Per miglior chiarezza si consiglia di utilizzare come codifica il
codice CAB della banca stessa. Si Ricorda che nell'ambiente predefinito e' presente l'intero elenco di tutti gli
sportelli delle banche italiane ed e' possibile importarli nel proprio ambiente
di lavoro. Cod banca Indicare il codice identificativo della banca. Cod sportello bancario Indicare il codice identificativo dello sportello bancario. Descrizione agenzia Indicare la descrizione dell'agenzia della banca. Descrizione sportello Indicare la descrizione dello sportello bancario. Indirizzo sportello Indicare l'indirizzo dello sportello bancario. Cod stato Indicare lo stato in cui e' ubicato lo sportello bancario. Cod citta' Indicare il codice della citta' in cui e' ubicato lo sportello bancario. Localita' Indicare la localita' in cui e' ubicato lo sportello bancario. Provincia Indicare la provincia in cui e' ubicato lo sportello bancario. C.A.P. Indicare il CAP della localita' in cui e' ubicato lo sportello bancario. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
Cod CAB Indicare il codice identificativo dello sportello bancario ( CAB ). 3.1.1.4.3 Banche estera
In questa tabella e' utile definire tutte le banche estere utilizzate. La tabella e' fornita a corredo dell'applicativo. Cod banca estera Indicare il codice della banca estera. Descrizione 1 Indicare la descrizione principale della banca estera. Descrizione 2 Indicare la descrizione secondaria della banca estera. Indirizzo banca Indicare l'indirizzo della banca estera. Cod stato Indicare lo stato in cui e' ubicata la banca estera. Cod citta' Indicare il codice della citta' in cui e' ubicata la banca estera. Localita' Indicare la localita' in cui e' ubicata la banca estera. Provincia Indicare la provincia in cui e' ubicata la banca estera. C.A.P. Indicare il CAP della localita' in cui e' ubicata la banca estera. Cod BIC Indicare il codice bic attribuito alla banca estera 3.1.1.5
Contabili
3.1.1.5.1 Conto contabile
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella contiene Contiene per ogni piano dei conti oppure per tutti i
piano dei conti utilizzando il valore di default "00000",
i conti contabili da utilizzare ai fini della gestione della contabilita'. Il raggruppamento associato al conto e' utilizzato dagli HR. Cod piano dei conti Indicare il codice identificativo del piano dei conti oppure '00000'. Cod conto contabile Indicare il codice identificativo del conto contabile. Descrizione Indicare la descrizione del conto contabile. Raggruppamento conti HR Indicare il raggruppamento conti HR. Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
3.1.1.5.2 Piano dei conti
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
In questa tabella e' utile definire il\i piani dei conti che si utilizzano per la gestione della
contabilita'. Cod piano dei conti Indicare il codice identificativo del piano dei conti oppure '00000' . Descrizione Indicare la descrizione del piano dei conti. Tipo Indicare il tipo piano dei conti. Sono ammessi i seguenti valori: - Cogen - Coana - cogen e coana 3.1.1.6
Voci paga
3.1.1.6.1 Definizione voci paga
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", delle "Voci paga" che sono poi utilizzate
dagli applicativi HR. Le date di validita' presenti permettono, a secondo del periodo in cui deve essere utilizzata la
voce paga, di stabilire se la voce paga e' valida o meno. Nelle tabelle successive e' possibile stabilire le regole di calcolo ed il loro funzionamento. Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod voce Indicare il codice identificativo della voce paga. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' della voce paga. Fine validita' Indicare la data di fine validita' della voce paga. Descrizione Indicare la descrizione della voce paga. Abbreviata Indicare la descrizione breve della voce paga. La descrizione breve potra' essere utilizzata per
riportare una descrizione diversa in tabulati non standard. Tipo voce paga INDICARE IL TIPO DELLA VOCE PAGA. 3.1.1.6.2 Gruppo di calcolo voce paga
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", i "Gruppi di calcolo per
voce paga" necessari. Il Gruppo viene utilizzato per gestire eventuali eccezioni di regole
calcolo a parita' di voce paga. Se non si ha necessita' di gestire eccezioni relativamente alle regole di calcolo a parita' di
voce paga, la tabella non deve essere compilata.
Il "Gruppo di calcolo voce paga" puo' essere associato, a seconda del livello di forzatura che
si rende necessario gestire, a:
"Rapporto di lavoro " "Qualifica contrattuale" Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
"Settore contrattuale" "Contratto" Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod gruppo di calcolo Indicare il codice gruppo di calcolo voci paga. Descrizione Indicare la descrizione del gruppo di calcolo voci paga. 3.1.1.7
Contrattuali
3.1.1.7.1 Divisori Contrattuali
3.1.1.7.1.1 Divisore fisso
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
La tabella dei "Divisori fissi" fanno riferimento principalmente all'applicativo di Paghe.
Cod piano tabellare:
Inserire il codice del piano tabellare in base al quale creare un nuovo "Divisore
fisso".
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Piano
Tabellare.
Cod contratto:
Inserire il, codice del contratto in base al quale creare un nuovo "Divisore fisso".
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella contratto.
Livello contrattazione:
In questa tabella si definsce se il livello di contrattazione del "Divisore" deve essere:
Nazionale, Regionale, Provinciale o Aziendale in base al contratto per cui e' stato
generato.
Cod livello contrattazione:
A seconda dei settaggi precedenti verra' abilitato o meno il campo in questione.
Settore:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore fisso" un dato settore.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Settore
Contrattuale.
Se non si intende effettuare alcuna specifica per quanto riguarda il settore, allora il
campo verra' inizializzato al valore ' 000 ' (ossia tutti i settori).
Qualifica:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore fisso" una data qualifica.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Qualifica
Se non si intende effettuare alcuna specifica per quanto riguarda la qualifica, allora il
campo verra' inizializzato al valore ' 000 ' (ossia tutte le qualifiche).
Cat. profess.:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore fisso" una deterinata categoria professionale.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella categoria
professionale.
Se non si intende effettuare alcuna specifica per quanto riguarda la categoria
professionale, allora il campo verra' inizializzato al valore '000' (ossia tutte le
categorie professionali).
Orario contr.:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
ogni "Divisore fisso" un determinato orario contrattuale.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Orario
Contrattuale.
Se non si intende effettuare alcuna specifica per quanto riguarda l'orario
contrattuale, allora il campo verra' inizializzato al valore
' 0000000000 ' (ossia tutti gli orari contrattuali).
Inizio validita':
Indicare la data di inizio validita' della specifica effetuata.
(Se tutti i campi elencati precedente non sono stati compilati, e quindi si e'
provveduto a creare un Divisore fisso valido per tutti i Settori, tutte le Qualifiche,
ecc..., il campo verra' inizializzato a 01/01/1800)
Fine validita':
Indicare la data di fine validita' della specifica effetuata.
(Se tutti i campi elencati precedente non sono stati compilati, e quindi si e'
provveduto a creare un Divisore fisso valido per tutti i Settori, tutte le Qualifiche,
ecc..., il campo verra' inizializzato a 31/12/2999)
Divisiore fisso:
A seconda del contratto, inserire un valore del divisore fisso, orario o giornaliero.
Divisore alternativo:
A seconda del contratto, inserire un valore del divisore alternativo, orario o
giornaliero.
Ore settimanali:
Indicare le ore lavorative settimanali.
Operandi alternativi:
Valorizzare i campi "A", "B" e "C", se si intende utilizzare moltiplicatori e divisori
diversi da quelli previsti nel contratto.
3.1.1.7.1.2 Divisore variabile
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
La tabella dei "Divisori variabili" fanno riferimento principalmente all'applicativo di Paghe.
Cod piano tabellare:
Inserire il codice del piano tabellare per cui creare un Divisore variabile.
I valori selezionabili sono letti dalla tabella Piano Tabellare.
Anno:
Inserire l'anno di riferimento del Divisore variabile.
Cod contratto:
Inserire il codice del contratto per cui creare il Divisore variabile.
i valori selezionabili sono letti dalla tabella Contratto.
Livello contrattazione:
In questa tabella si definsce se il livello di contrattazione del "Divisore" deve essere:
Nazionale, Regionale, Provinciale o Aziendale in base al contratto per cui e' stato
generato.
Cod livello contrattazione:
A seconda dei settaggi precedenti verra' abilitato o meno il campo in questione.
Settore:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore variabile" un dato settore.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Settore
contrattuale.
Qualifica:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore variabile" una data qualifica.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Qualifica
Cat. profess.:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore variabile" una deterinata categoria professionale.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Categoria
Professionale
Orario contr.:
Questo campo, presente in tabella, offre la possibilita' all'utente di specificare per
ogni "Divisore variabile" un determinato orario contrattuale.
I valori presenti nello zoom di selezione, sono richiamati dalla tabella Orario
Contrattuale
Giorno/Orario:
Indicare per ogni mensilita' il divisore giornaliero o orario interessato.
GGMM Pasqua:
Indicare giorno e mese della festivita' in oggetto
GGMM Lunedi' dell'angelo:
Indicare giorno e mese della festivita' in oggetto
3.1.1.7.2 Mensilita'
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare" delle mensilita' che si volgiono
gestire, stabilendo se si tratta di una "Mensilita' aggiuntiva" oppure di un "Cedolino
aggiuntivo". Vengono raggruppate tramite la funzione "Raggruppamento pagamenti aggiuntivi". Il "Raggruppamento pagamenti aggiuntivi",e' da associare all'Azienda tramite la
funzione "Anagrafico azienda/Ente" , come "Mensilita' aggiuntiva" oppure "Cedolino
aggiuntivo" a secondo delle necessita'. E' necessario ricordare che nelle elaborazioni dei mesi normali la mensilita' da
utilizzare e' la "9999" Mensilita' uguale al mese normale e viene fornita come
predefinita. Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod mensilita' Indicare il codice identificativo della mensilita' o del cedolino aggiuntivo, tenendo
conto che il codice 9999 corrisponde alla mensilita' normale. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' del codice mensilita'. Fine validita' Indicare la data di fine validita' del codice mensilita'. Tipo mensilita' Iindicare il tipo della mensilita'. Descrizione Indicare la descrizione della mensilita'. Descrizione breve Indicare la descrizione breve della mensilita'. La descrizione breve sara' utilizzata
come " periodo retribuzione" nei cedolini relativi alla mensilita' stessa se generati
separatamente dalla mensilita' normale. Zucchetti S.P.A.
55
56
Guida Utente
3.1.1.7.3 Contratto
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare" e "Contratto", dei "Settori
contrattuali" che si vogliono gestire. Il suddetto codice e' da associare all'azienda in Anagrafici/ Azienda/Ente, tenendo conto della
validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa ed eventualmente, se diverso da
quanto indicato per l'azienda, in forzatura sul dipendente tramite la funzione Rapporto di
lavoro/ Comuni/ Strutturali Contrattuali, tenendo conto anche in questo caso della validita'
rispetto alla data di inizio della sezione relativa. E' richiamato nelle tabelle "Elemento paga", "Divisore fisso", "Divisore variabile" Per ogni settore contrattuale e' possibile indicare, se necessario, un "Gruppo di calcolo voci"
particolare. Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod contratto Indicare il codice identificativo del contratto. Cod settore Indicare il codice identificativo del settore contrattuale. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' del settore contrattuale. Fine validita' Indicare la data di fine validita' del settore contrattuale. Cod gruppo di calcolo voce Indicare, se necessario, il codice gruppo di calcolo voce paga associato a questo settore
contrattuale. Descrizione Indicare la descrizione del settore contrattuale. Descrizione breve Indicare la descrizione breve del settore contrattuale. 3.1.1.7.4 Settore contrattuale
Questa tabella contiene Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", dei
Contratti che si vogliono gestire. Il suddetto codice viene associato all'azienda/Ente
nell' "Anagrafico azienda/Ente - Comuni - Strutturali/ Contrattuali", tenendo conto
della validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa ed eventualmente, se
diverso da quanto indicato per l'azienda, in forzatura sul dipendente tramite la
funzione Rapporto di lavoro/ Comuni/ Strutturali Contrattuali", tenendo conto anche
in questo caso della validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa. Per ogni contratto e' possibile attivarne la gestione a livello: Nazionale Regionale Provinciale Raggruppamento aziende Aziendale Per ogni contratto e' possibile indicare, se necessario, un "Gruppo di calcolo voci"
particolare. Viene successivamente utilizzato nei diversi archivi come, nell'associazione degli "
Elementi paga" , nella tabella dei "Divisore fisso" e nella tabella dei "Divisore
variabile". Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod contratto Indicare il codice identificativo del contratto. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' del contratto. Fine validita' Indicare la data di fine validita' del contratto. Descrizione Indicare la descrizione del contratto. Descrizione breve Indicare la descrizione breve del contratto. Tipologia del contratto Nazionale Indicare se la gestione del contratto deve essere abilitata a livello nazionale. Regionale Indicare se la gestione del contratto deve essere abilitata a livello regionale. Provinciale Indicare se la gestione del contratto deve essere abilitata a livello provinciale. Raggr. Aziende Indicare se la gestione del contratto deve essere abilitata a livello di raggruppamento
aziendale. Aziendale Indicare se la gestione del contratto deve essere abilitata a livello aziendale. Codice INPS Nazionale Indicare il codice INPS corrispondente al contratto nazionale. Regionale Indicare il codice INPS corrispondente al contratto regionale. Provinciale Indicare il codice INPS corrispondente al contratto provinciale Raggr. Azienda/Ente Indicare il codice INPS corrispondente al contratto per raggruppamento aziendale. Aziendale Indicare il codice INPS corrispondente al contratto aziendale. 3.1.1.7.5 Raggruppamento azienda/Ente
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", dei "Raggruppamenti aziende/Enti" ,
utilizzati per la diversificazione della gestione contrattuale ( vedi "Livello di contrattazione" per
Raggruppamento azienda nella definizione del Contratto). Se attivato a livello di contratto, il
codice identificativo del "Raggruppamento azienda/Ente" e' da associare nell' "Anagrafico
azienda/Ente -Comuni- Strutturali/ Contrattuali", tenendo conto della validita' rispetto alla data
di inizio della sezione relativa ed eventualmente, se diverso da quanto indicato per l'azienda,
in forzatura sul dipendente nel "Rapporto di lavoro - Retributivi - Strutturali/Contrattuali",
tenendo conto anche in questo caso della validita' rispetto alla data di inizio della sezione
relativa Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod raggruppamento Indicare il codice identificativo del raggruppamento azienda/Ente per la gestione
contrattuale. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' del raggruppamento azienda/Ente. Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Fine validita' Indicare la data di fine validita' del raggruppamento azienda/Ente. Descrizione Indicare la descrizione del raggruppamento azienda/Ente per la gestione contrattuale. Descrizione breve Indicare la descrizione breve del raggruppamento azienda/Ente per la gestione contrattuale
3.1.1.7.6 Raggruppamento retributivo
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare" e "Contratto", dei "
Raggruppamenti retributivi" , utilizzati per gestire le indennita' contrattuali particolari
relative alla mansione. Il codice identificativo del "Raggruppamento retributivo" viene associato al
dipendente tramite la funzione Rapporto di lavoro/ Comuni/ Strutturali Contrattuali,
tenendo conto della validita' rispetto alla data di inizio della sezione relativa e nella
definizione degli "Elementi di paga". Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod contratto Indicare il codice identificativo del contratto. Cod raggruppamento Indicare il codice identificativo del raggruppamento retributivo. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' del raggruppamento retributivo. Fine validita' Indicare la data fine validita' del raggruppamento retributivo. Descrizione Indicare la descrizione del raggruppamento retributivo. Descrizione breve Indicare la descrizione breve del raggruppamento retributivo. 3.1.1.7.7 Categoria professionale
Questa tabella contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare" e "Contratto",
della "Categoria professionale" , utilizzati per gestire le indennita' contrattuali
particolari relative al livello. Il suddetto campo e' da associare al dipendente nel Rapporto di lavoro/ Comuni/
Strutturali Contrattuali, tenendo conto della validita' rispetto alla data di inizio della
sezione relativa e nella definizione degli "Elementi di paga". Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod contratto Indicare il codice identificativo del contratto. Cod categ. professionale Indicare il codice identificativo della categoria professionale. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' della categoria professionale. Fine validita' Indicare la data fine validita' della categoria professionale. Descrizione Indicare la descrizione della categoria professionale. Descrizione breve Indicare la descrizione breve. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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3.1.1.7.8 Raggruppamento qualifiche
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", dei "Raggruppamenti qualifiche" ,
utilizzati per gestire le suddivisioni dei "Conti contabili" .
Il codice identificativo della "Raggruppamento qualifiche" viene associato alla qualifica tramite
la funzione "Qualifica". Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod raggruppamento Indicare il codice identificativo del raggruppamento qualifiche. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' del raggruppamento qualifiche. Fine validita' Indicare la data fine validita' del raggruppamento qualifiche. Descrizione Indicare la descrizione del raggruppamento qualifiche. Descrizione breve Indicare la descrizione breve del raggruppamento qualifiche.
3.1.1.7.9 Qualifica
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare" e "Contratto", delle "Qualifiche" ,
utilizzate per gestire l'inquadramento contrattuale. Il suddetto codice e' da associare
al dipendente nel Rapporto di lavoro/ Comuni/ Strutturali Contrattuali Per ogni qualifica e' possibile indicare, se necessario un "Gruppo di calcolo voci"
particolare Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod contratto Indicare il codice identificativo del contratto. Cod qualifica Indicare il codice identificativo della qualifica. Inizio validita' Indicare la data inizio della qualifica. Fine validita' Indicare la data fine della qualifica. Descrizione Indicare la descrizione della qualifica. Descrizione breve Indicare la descrizione breve della qualifica. Cod raggruppamento qualifiche Indicare il codice identificativo del raggruppamento qualifiche collegato alla
qualifica. Cod gruppo di calcolo voce Indicare, se necessario, il codice gruppo di calcolo della voce paga associato a
questa qualifica. Apprendista Indicare se questa qualifica deve essere considerata come apprendista. Esposizione ratei a cedolino Indicare se per questa qualifica deve essere eseguita l'esposizione dei ratei sul
cedolino. Zucchetti S.P.A.
60
Guida Utente
3.1.1.7.10 Livello contrattuale
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare","Contratto", e "
Qualifica", dei "Livelli" , utilizzati per gestire l'inquadramento contrattuale. La
qualifica puo' assumere il valore di default "000" valido per tutte le qualifiche
non definite direttamente. Il suddetto codice e' da associare al dipendete nel Rapporto di lavoro/
Comuni/ Strutturali Contrattuali Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod contratto Indicare il codice identificativo del contratto. Cod qualifica Indicare il codice identificativo della qualifica, il codice 000 corrisponde a
tutte la qualifiche non indicate direttamente. Cod livello contrattuale Indicare il codice identificativo del livello contrattuale. Inizio validita' Indicare la data inizio validita' del livello contrattuale. Fine validita' Indicare la data fine validita' del livello contrattuale. Descrizione Indicare la descrizione del livello contrattuale. Descrizione breve Indicare la descrizione breve del livello contrattuale. Cod livello INPS Indicare il codice del livello secondo la codifica fornita dal INPS. Cod livello INPDAP Indicare il codice del livello secondo la codifica fornita dal INPDAP. Livello specializzato Indicare se il livello contrattuale e' da considerare specializzato o
qualificato. 3.1.1.7.11 Orario contrattuale
Contiene i codici identificativi, per "Piano tabellare", degli "Orari contrattuali"utilizzati. Il sudetto codice viene associato al dipendente nel Rapporto di lavoro/ Comuni/
Strutturali Contrattuali, tenendo conto della validita' rispetto alla data di inizio della
sezione relativa. Viene utilizzato anche per determinare i "Divisori fissi" ed i "Divisori variabili" da
applicare per la determinazione della retribuzione Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod orario contrattuale Indicare il codice identificativo dell'orario contrattuale. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' dell'orario contrattuale. Fine validita' Indicare la data di fine validita' dell'orario contrattuale. Descrizione Indicare la descrizione dell'orario contrattuale. Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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Descrizione breve Indicare la descrizione breve dell'orario contrattuale. Orario ridotto Indicare se l'orario in oggetto e' gia' stato ridotto per la percentuale part-time in modo
da evitare che le quantita' vengano riproporzionate ulteriormente durante le fasi di
calcolo. Orario teorico, Ore e minuti Indicare le ore e i minuti previsti per la giornata nell'ambito della settimana
lavorativa. 3.1.1.8
Previdenziali
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3.1.1.8.1 Tabella INPS per ANF
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella consente di registrare i dati relativi alle tabella INPS per la gestione degli
assegni nucleo familiari.
I valori registrati in questa tabella sono richiamati nell' anagrafico soggetto nella sezione
Comuni, pagina Stato di Famiglia
Codice tabella INPS:
Indicare il codice della tabella INPS che si vuole gestire.
Descrizione:
Indicare la descrizione della tabella INPS.
3.1.1.9
Pagamento competenze
.
3.1.1.9.1 Tipo Pagamento
Da utilizzare per la codifica dei tipi di pagamento con cui liquidare i dipendenti (Cassa, bonifici
ecc)
Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod tipo pagamento Attribuire un codice da abbinare poi nel Rapporto di Lavoro / Comuni / Accredito. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' Fine validita' Indicare la data di fine validita' . Descrizione Attribuire una descrizione . Tipo Gestione Servizio elettronico
Scegliere tra le opzioni proposte
Causale per servizio elettronico
Indicare la causale da utilizzare in caso di Servizio elettronico
Modalita' di pagamento
Schegliere tra le opzioni proposte. Se ci si intende avvalere della funzione
Generazione file per banche (con tracciato Setif - In Utilita' Ufficio del Personale)
valorizzare con ‘Bonifico / Giroconto / Girofondo (setif*)’.
Utilizzo in WF comunicazioni
Se spuntato, il tipo di pagamento codificato viene proposto nell'elenco nella funzione
di Variazione Coordinate Bancarie (disponibile solo agli utenti WF Comunicazioni)
Zucchetti S.P.A.
62
Guida Utente
3.1.1.9.2 Gruppo di Addebito
Per l'inserimento dei dati identificativi della banca di cui l'azienda si avvale per la liquidazione
delle competenze ai dipendenti. Il o i gruppi di addebito qui creati sono da abbinare nel
Rapporto di Lavoro / Comuni / Accredito
Codice Azienda
Inserire il codice Azienda/ Ente
Cod Gruppo di addebito
Descrizione
Attribuire una codifica libera e una descrizione al gruppo di addebito.
Coordinate Bancarie
Inserire i dati richiesti corrispondenti alla banca azienda
Informazioni Supporto magnetico per banche
Bonifico con coordinate IBAN
Spuntare se si intende avvalersi della funzione Generazione file per banche (con tracciato
Setif - In Utilita' Ufficio del Personale).
3.1.1.10 Presenze
3.1.1.10.1 Tipo tessera
Questa tabella viene utilizzata dall'applicativo Presenze, a livello di Gestione HR Work Flow
non e' indispensabile. I valori caricati vengono legati alle altre due tabelle Terminale e
Impianto e vengono associati all'anagrafico del soggetto.
Cod tipo tessera:
Indicare il codice che si intende attribuire alla tipologia di tessera interessata.
Inizio e fine validita':
Indicare l'arco temporale di validita' della tipologia in gestione.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
Natura della tessera:
Selezionare dall'elenco proposto la natura della tessera.
3.1.1.10.2 Terminale
Questa tabella viene utilizzata dall'applicativo Presenze, a livello di Gestione HR Work Flow non e' indispensabile. I valori caricati vengono legati alle altre due
tabelle Tipo tessera e Impianto e vengono associati all'anagrafico del soggetto.
Cod terminale:
Indicare il codice che si intende associare al terminale.
Inizio e fine validita':
Indicare la validita' del terminale in gestione.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
Tipo tessera:
Selezionare dall'elenco sul campo il tipo di tessera interessato.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
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3.1.1.10.3 Impianto
Questa tabella viene utilizzata dall'applicativo Presenze, a livello di Gestione HR Work Flow
non e' indispensabile. I valori caricati vengono legati alle altre due tabelle Tipo tessera e
Terminale e vengono associati all'anagrafico del soggetto.
Cod impianto:
Indicare il codice dell'impianto che si intende gestire.
Inizio e fine validita':
Indicare l'arco temporale di validita' dell'impianto.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
3.1.1.11 Assenze
3.1.1.11.1 Causale assenza
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
In questa tabella e' utile definire le causali di assenza, come la malattia, la maternita'
obbligatoria, la maternita' facoltativa etc… Sono richieste informazioni generali nella sezione "guida di immissione", e attraverso
la guida immissione e' possibile pilotare la richiesta di alcune informazioni come ad
esempio la data di inizio / fine ricovero in fase in inserimento dell'evento di assenza. La causale di assenza e' successivamente collegata nella tabella "Regole di calcolo
assenza", all'interno della quale si devono indicare tutte le specifiche normative
riguardanti l'indennizzo dell'assenza stessa. Rimandiamo le informazioni piu' specifiche al punto di menu' "Regole di calcolo
assenza". Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod causale assenza Indicare il codice della causale di assenza. Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' della causale assenza. Fine validita' Indicare la data di fine validita' della causale assenza. Descrizione Indicare la descrizione della causale assenza. Data inizio/fine ricovero Indicare se per questa causale devono essere abilitati i campi data inizio e fine
ricovero. Data presunta parto Indicare se per questa causale deve essere abilitato il campo data presunta parto. Data eff. parto/data adoz. Indicare se per questa causale deve essere abilitato il campo data effettiva parto /
data adozione.
Tipo soggetto erogante Indicare il tipo di soggetto erogante. Zucchetti S.P.A.
64
Guida Utente
3.1.1.11.2 Raggruppamento causale per continuazione
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Cod piano tabellare:
Selezionare attraverso apposito elenco il piano tabellare interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Piano tabellare.
Cod raggruppamento causali:
Indicare il codice da assegnare al raggruppamento in gestione.
Descrizione raggruppamento causali:
Associare al codice la realtiva descrizione.
3.1.1.11.3 Regole inserimento assenza
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella registra per piano tabellare, contratto e settore contrattuale, tutte le
causali assenza definite in precedenza, associando ad ognuna le relative
caratteristiche normative.
Le informazioni indicate sono utili per il calcolo dell' indennizzo da corrispondere in
caso di assenza.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod contratto:
Scegliere dall' elenco proposto il codice del contratto collettivo nazionale.
Livello contrattazione:
Selezionare attraverso l'apposito elenco il livello di contrattazione da applicare al
contratto selezionato in precedenza.
Cod livello contrattazione:
In funzione del livello selezionato in precedenza, viene valorizzato in automatico dal
sistema il codice del livello di contrattazione.
Cod settore contrattuale:
Scegliere dall' elenco proposto il settore relativo al contratto indicato in precedenza.
Cod qualifica:
Indicare il codice della qualifica o il valore "000" per indicare la validita' per tutte le
qualifiche previste dal contratto selezionato.
Cod causale assenza:
Scegliere dall' elenco proposto la causale assenza che si intende gestire.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Causali assenza.
Inizio validita':
Indicare la data di inizio validita' per la causale assenza in gestione.
Fine validita':
Indicare la data di fine validita' per la causale assenza in gestione.
Tipo evento:
Selezionare attraverso l'apposito elenco la tipologia di evento da associare alla
causale indicata in precedenza.
Giorni carenza:
Indicare il numero di giorni di carenza previsti per l'evento indicato.
Numero mesi: Maternita' obbligatoria:
Indicare il numero di mesi della maternita' obbligatoria.
Maternita' facoltativa:
Indicare il numero di mesi della maternita' facoltativa.
Fruizione maternita' facoltativa:
Indicare la fruizione della maternita'.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
Set di codifica:
Scegliere dai valori proposti il set di codifica relativo alla causale in gestione.
Tipo ore teoriche giornaliere
Azienda/Ente:
Selezioanre attraverso l'apposito elenco le ore teoriche giornaliere.
Istituto 1:
Selezioanre attraverso l'apposito elenco le ore teoriche giornaliere.
Istituto 2:
Selezioanre attraverso l'apposito elenco le ore teoriche giornaliere.
Nr mesi per calcolo (da decrementare /incrementare rispetto a data inizio
evento):
Retribuzione istituto:
Indicare il numero di giorni.
Divisore da utilizzare:
Indicare il divisore che deve essere considerato.
Data inizio liquidazione evento:
Indicare il valore della liquindazione evento.
Guida immissione
Richiesto numero ore assenza:
Valorizzare il campo se e' richiesto il numero di ore di assenza.
Assenza ricorrente:
Valorizzare il campo in caso di assenza ricorrente.
Prevista continuazione:
Valorizzare il campo se e' prevista la continuazione dell' assenza.
Ragg. causali per generazione da presenze:
Selezionare il raggruppamento interessato dall'elenco sul campo, se previsto.
Prevista ricaduta:
Valorizzare il campo se e' prevista la ricaduta.
Data presunta parto:
Valorizzare il campo se prevista la data presunta del parto.
Data effettiva parto / data adozione:
Valorizzare il campo se prevista la data effettiva del parto o la data di adozione.
Richiesta tipologia trattamento economico:
Valorizzare se richiesta la tipologia di trattamento economico.
Nuovo trattamento:
Valorizzare nel caso in cui e' richiesto l'utilizzo del nuovo trattamento.
Richiesta note aggiuntive:
Valorizzare nel caso in cui sono richieste note aggiuntive.
Richiesta data consenga certificato:
Valorizzare se viene richiesta la data di consegna del certificato per la regola
relativa all'assenza in gestione.
Consindera in anzianita' ai fini pensionistici:
Valorizzare se la tipologia di assenza deve essere considerata ai fini
pensionistici.
3.1.1.11.4 Forzatura qualifica per assenze
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Zucchetti S.P.A.
65
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Guida Utente
Cod piano tabellare:
Selezionare attraverso apposito elenco il piano tabellare interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella "Piano tabellare" (Dati comuni).
Cod contratto:
Selezionare attraverso apposito elenco il contratto interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Contratto (Dati comuni / Tabelle /
Contrattuali).
Livello contrattazione:
Selezionare dall'elenco sul campo il tipo di contrattazione da applicare alla forzatura
in gestione.
Cod livello contrattazione:
Il valore da assegnare a questo campo varia in base a quanto indicato nel campo
precedente.
Selezionare il valore interessato dall'elenco sul campo.
Cod settore contrattuale:
Selezionare attraverso apposito elenco il settore contrattuale interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Settore contrattuale (Dati comuni / Tabelle/
Contrattuali).
Cod qualifica per assenze:
Selezionare attraverso apposito elenco la qualifica per assenze che si intende
associare alla forzatura in gestione.
I valori sono letti dalla tabella Qualifica per assenza.
Cod causale per assenza:
Selezionare attraverso apposito elenco la causale per assenza che si intende
associare alla forzatura in gestione.
I valori sono letti dalla tabella Qualifica per assenza.
Inizio - Fine validita':
Indicare il periodo di validita' della forzatura.
N° mesi per calcolo - Data inizio liquidazione evento:
Indicare il numero di mesi interessato.
3.1.1.11.5 Regole di calcolo assenza
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella consente di determinare per ciascun assenza le modalita' di calcolo del relativo
indennizzo.
il menu in oggetto e' comune a tutti gli applicativi, ma il calcolo vero e proprio viene eseguito
dall'applicativo PAGHE.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod contratto:
Scegliere dall' elenco proposto il codice del contratto collettivo nazionale.
Livello contrattazione:
Selezionare attraverso l'apposito elenco il livello di contrattazione da applicare al
contratto selezionato in precedenza.
Cod livello contrattazione:
In funzione del livello selezionato in precedenza, viene valorizzato in automatico dal
sistema il codice del livello di contrattazione.
Cod causale assenza:
Selezionare il codice della causale assenza.
Tipo calcolo anzianita':
Selezionare il tipo di calcolo interessato.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
Anzianita' espressa in GG/Mesi:
Valorizzare il campo con l'opzione interessata.
Numero massimo giorni indenizzo:
Indicare il numero massimo di giorni indennizzabili da ciascun istituto.
Inizio - Fine validita':
Stabilire l'arco temporale di validita' per il settore contrattuale in oggetto.
Cod settore contrattuale:
Selezionare attraverso l'apposito elenco il settore contrattuale interessato.
Inizio anz.- Fine anz.:
Indicare l'arco temporale di validita' dell'anzianita' considerata.
Dati di base per il trattamento economico
Periodo di controllo a partire da:
Selezionare attraverso l'apposito elenco il periodo di controllo
interessato.
Mesi controllo trattamento economico:
Indicare il numero di mesi di controllo per il trattamento economico.
Bonus a)
Giorni durata minima assenza:
Indicare il numero minimo della durata dell'assenza.
Giorni durata minima bonus:
Indicare il numero minimo della durata del bonus.
Fino a un tetto massimo di giorni:
Indicare il tetto massimo di giorni.
Bonus b)
Giorni durata minima ricovero:
Indicare i giorni minimi del ricovero.
Giorni durata massima bonus:
Indicare i giorni massimi del bonus.
Evento breve
Giorni durata massima assenza:
Indicare il numero massimo di giorni per l'assenza.
Conta doppio dall'evento breve numero:
Indicare il numero dell'evento.
Conservazione del posto
Mesi di controllo:
Indicare il numero dei mesi di controllo.
Giorni conservazione posto:
Indicare il numero dei giorni massimi di assenza per la
conservazione del posto di lavoro.
Giorni conservazione posto prolungato:
Indicare il numero dei giorni massimi prolungati di assenza per la
conservazione del posto di lavoro.
Motivi di azzeramento da 1 a 3:
Selezionare attraverso l'apposito elenco i motivi di azzeramento.
Giorni intervallo/ricovero:
Indicare il numero di giorni del ricovero.
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Cod assenze collegate per calcolo progressivi da 1 a 10:
Selezionare attraverso l'apposito elenco le assenze collegate.
Lavoratori a tempo determinato
Indennizza azienda in periodo di prova:
Valorizzare se l'assenza deve essere indennizzata anche nella fase
del contratto di prova.
Controllo attivita' lavorativa:
Valorizzare per attivare il controllo dell'attivita' lavorativa.
Dato mensile per controllo:
Selezionare il dato mensile utile ai fini del controllo.
Nr. mesi precedenti per controllo:
Indicare il numero di mesi precedenti da considerare per il controllo.
Nr. giorni minimi per indennizzo:
Indicare il numero di giorni minimo per consentire l'indennizzo.
3.1.1.11.6 Raggruppamento per assenze
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella permette di raggruppare le assenze in base agli enti che devono
integrare l' indennizzo erogato dall' azienda.
Per esempio in caso di infortunio oltre all' indennizzo dell' azienda e' previsto un
indennizzo a carico dell' INAIL; per una malattia invece l' indennizzo puo' essere
integrato dall' INPS.
I dati indicati, sono richiamati nel menu Rapporto di lavoro, sezione Comuni, sezione
Assenze.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod raggruppamento:
Indicare un codice identificativo per il raggruppamento che si intende gestire.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
3.1.1.11.7 Qualifica per assenze
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella registra le qualifiche per assenza, utili per calcolare l' indennizzo in caso di
assenza.
I valori indicati in questa tabella sono richiamati nel menu Rapporto di lavoro, sezione Comuni,
pagina Assenze.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod qualifica:
Indicare il codice della qualifica di assenza.
Descrizione:
Indicare la descrizione della causale assenza.
Tipo calcolo retrib. media giornaliera:
 Non calcolare
 Impiegato
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
 Operaio
3.1.1.11.8 Giornate settimanali per assenze
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella archivia tutte le codifiche che indicano il numero di giornate settimanali di
indennizzo per la gestione delle assenze.
I valori indicati sono richiamati nel menu Rapporto di lavoro, sezione Comuni, pagina
Assenze.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod giornate set. assenze:
Indicare un codice identificativo per il numero di giornate settimanali che si intende
gestire.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
3.1.1.11.9 Regole indennizzo giorni
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
In questa tabella sono registrate le regole utili a determinare l' indennizzo per l' assenza
in oggetto.
La tabella in oggetto determina il valore dell' assenza da indicare nel cedolino paga.
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod regola indennizzo giorni:
Stabilire un codice identificativo per la regola che si intende gestire.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
Tipo calcolo per "Attivita' lavorativa":
Stabilire il tipo di calcolo che si vuole associare alla regola selezionandolo dai valori
proposti.
Inizio validita':
Stabilire la data inizio validita' della regola.
Fine validita':
Stabilire la data fine validita' della regola.
Giorni della settimana
Trattamento economico:
Valorizzare se e' previsto il trattamento economico.
Conserv. posto:
Valorizzare se e' prevista la conservazione del posto di lavoro.
Attivita' lavorativa:
Valorizzare se prevista attivita' lavorativa.
Festivita' da indennizzare
Zucchetti S.P.A.
69
70
Guida Utente
Cod festivita':
Selezionare dall' elenco proposto il codice che indica le festivita' che si
intendono gestire.
Festivita' da 01 a 14:
Scegliendo il codice delle festivita' in automatico il sistema valorizza le
descrizioni delle festivita' da 1 a 14. Indicare per ognuna se e' previsto l'
indennizzo selezionando il valore interessato dall' elenco proposto.
Pasqua:
Indicare se per la festivita' di pasqua e' previsto un indennizzo, selezionando il
valore interessato dall' elenco proposto.
Lunedi' dell' Angelo:
Indicare se per la festivita' del Lunedi' dell' Angelo e' previsto un indennizzo,
selezionando il valore interessato dall' elenco proposto.
Santo patrono:
Indicare se per la festivita' del santo patrono e' previsto un indennizzo,
selezionando il valore interessato dall' elenco proposto.
Festa libera da 1 a 3:
Indicare se per le festivita' libere da 1 a 3 e' previsto un indennizzo,
selezionando il valore interessato dall' elenco proposto.
3.1.1.11.10 Regole per trattamento economico
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabellla registra tutte le regole di calcolo del trattamento economico di ciascuna
assenza.
Cod piano tabellare:
Selezionare il codice del piano tabellare interessato.
Cod regola tratt. economico:
Indicare il codice della regola del trattamento economico.
Cod tipo evento:
Selezionare il tipo evento interessato.
Descrizione:
Indicare la descrzione della regola del trattamento economico.
Anzianita' espressa in:
Selezionare la tipologia dell'anzianita'.
Inizio - Fine validita':
Indicare l'arco temporale di validita' della regola.
Inizio - Fine anzianita':
Indicare l'arco temporale dell'anzianita'.
Fino a giorni:
Indicare il numero di giorni.
% Trattamento economico:
Indicare la % per il trattamento economico.
% Storica:
Indicare la % storica il trattamento economico.
Trattamento economico alternativo per eventi maggiori di numero giorni:
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
Indicare il numero di giorni dell'evento alternativo.
3.1.1.11.11 Associazione indennizzo giorni
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella consente di determinare un raggruppamento assenza, nel quale sono
associate le giornate settimanali per assenza alle relative regole di indennizzo,
stabilendo per ogni associazione prevista nel raggruppamento il soggetto erogante
interessato (INPS, INAIL, Azienda/Ente).
Cod piano tabellare:
Indicare il codice identificativo del piano tabellare.
Cod raggr. per assenze:
Stabilire un codice identificativo per il raggruppamento assenze che si intende gestire.
Sogg. erogante:
Selezionare dall' elenco proposto il soggetto erogante interessato.
Giornate settimanali per assenza:
Selezionare dall' elenco proposto il codice che identifica le giornate settimanali per
assenza.
Cod causale:
Selezionare attraverso l'apposito elenco il codice della causale interessato.
Inizio validita':
Stabilire la data inizio validita'.
Fine validita':
Stabilire la data fine validita'.
Regola indennizzo giorni:
Associare ai parametri indicati la relativa regola di indennizzo giorni, selezionandola dall'
elenco proposto.
3.1.1.11.12 Associazione Trattamento economico
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Tabella che consente di stabilire la modalita' di associazione al trattamento economico.
Cod piano tabellare:
Codice identificativo del piano tabellare.
Cod raggr. per assenze:
Codice identificativo per il raggruppamento assenze che si intende gestire.
Sogg. erogante:
Selezionare dall' elenco proposto il soggetto erogante interessato:
INPS
INAIL
Azienda
Cassa edile
Cod azienda:
Selezionare il codice azienda.
Cod contratto:
Selezionare il codice contratto.
Livello contrattuale:
Selezionare il livello del CCNL:
Zucchetti S.P.A.
71
72
Guida Utente
Nazionale
Regionale
Provinciale
Raggr. aziende
Aziendale
Cod liv contratt:
In funzione del livello contrattuale il sistema visualizza il relativo codice.
Settore:
Selezionare il settore interessato.
Qual.ass.:
Selezionare la qualifica per assenza interessata.
Inizio validita' - Fine validita':
Indicare l'arco temporale di validita' delle informazioni.
Cod regola tratt. economico:
Selezionare il codice della regola del trattamento economico.
3.1.1.12 Sindacati
3.1.1.12.1 Sindacato
Tabella in cui codificare i sindacati
Per associare un soggetto al relativo sindacato, occorre accedere al rapporto di lavoro del
soggetto, Dati Comuni/ sezione Sindacati e indicare il sindacato interessato.
Cod piano tabellare Indicare il codice identificativo del piano tabellare. Cod sindacato Attribuire un codice Inizio validita' Indicare la data di inizio validita' Fine validita' Indicare la data di fine validita' . Descrizione Attribuire una descrizione . Utilizzo in WF comunicazioni
Se spuntato, il tipo di pagamento codificato viene proposto nell'elenco nella
funzione di Variazione Sindacati (disponibile solo agli utenti WF Comunicazioni)
Indicare i dati relativi all'indirizzo di riferimento del sindacato in
gestione.
Indicare i dati relativi alle coordinate bancarie di riferimento del
sindacato in gestione.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
Cod banca:
Selezionare tramite lo zoom il codice della banca desiderata.
I valori sono letti dalla tabella Banca estera
Coordinate IBAN:
Indicare il codice IBAN
Territoriale:
Percentuale segreteria territoriale.
Provinciale:
Percentuale segreteria provinciale.
Regionale:
Percentuale segreteria regionale.
Totale:
Percentuale segreteria totale.
Nazionale:
Percentuale segreteria nazionale.
Cod regola:
Selezionare la regola di calcolo.
Cod ass. per modello:
La compilazione di tale campo non e' rilevante per la gestione
dell'applicativo HR Work Flow.
Cod.esterno:
Assegnare un codice esterno al sindacato.
Tipo:
Indicare la tipologia di sindacato.
Descrizione:
Associare alla tipologia la relativa descrizione.
Cod regola (in forzatura):
Selezionare la regola di calcolo in forzatura rispetto al valore selezionato
nella sezione definizione.
Indicare i dati relativi all'indirizzo di riferimento del sindacato in
gestione, se diversi da quanto indicato nella sezione di definizione.
Indicare i dati relativi alle coordinate bancarie di riferimento del
sindacato in gestione, se diversi da quanto indicato nella sezione di
definizione.
Zucchetti S.P.A.
73
74
Guida Utente
Da compilare solo se diverso da quanto indicato nella sezione di
definizione
Indicare i dati relativi alle segreterie di riferimento del sindacato in
gestione, se diversi da quanto indicato nella sezione di definizione.
Cod esterno:
Da utilizzare in caso di importazione dei dati.
3.1.1.12.2 Regola di calcolo
Questa tabella archivia tutte le regole di calcolo della trattenuta per il sindacato.
Cod piano tabellare:
Selezionare il codice del piano tabellare interesato.
Cod regola:
Indicare il codice da attribuire alla regola di calcolo.
Data inizio validita':
Data inizio validita' della regola.
Data fine validita':
Data di fine validita' della regola.
Descrizione:
Associare al codice la relativa descrizione.
3.1.1.12.3 Carica sindacale
Attraverso questa tabella viene data la possibilita' di indicare le diverse cariche
sindacali che un soggetto puo' ricoprire.
I valori registrati in questa tabella sono richiamati nel rapporto di lavoro, nella
sezione Sindacati (Dati comuni).
Cod piano tabellare:
Selezioanre attraverso l'apposito elenco sul cmapo il codice del piano tabellare
interessato.
Cod carica:
Indicare il codice che si intende attribuire alla carica sindacale in gestione.
Inizio e fine validita':
Indicare l'arco temporale di validita' della carica sindacale in gestione.
Descrizione:
Associare al codice alla relativa descrizione della carica.
Codice esterno:
Valorizzare solo in caso di import dei dati di questa tabella.
3.1.2
Elaborazioni
Enter topic text here.
Zucchetti S.P.A.
HR_Master DB
3.1.2.1
75
Assenze
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
3.1.2.1.1 Inserimento evento
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Utilizzata principalmente dagli applicativi Paghe e Presenze.
Nel dettaglio, definire la causale di malattia e utilizzarla nell'inserimento evento gestito in
questa tabella.
In fase di inserimento il sistema abilita il campo <Data consegna certificato>, che richiede
l'inserimento della data in cui e' stato consegnato dal dipendente il certificato medico.
Nel menu Setup Installazione nella sotto-sezione Assenze, e' possibile indicare il numero di
giorni massimo nel ritardo della consegna del certificato medico da parte del dipendente.
A questo punto lanciando la funzione Eventi in Scadenza scegliendo l'opzione <Scandenza
certificati di assenza> il sistema restituisce l'elenco dei soggetti che nel periodo indicato hanno
consegnato in ritardo il certificato.
Per determinare il ritardo viene controllata da data inzio evento inserita in questo menu e a
questa viene sommato il numero di giorni di massimo ritardo nella consegna del certificato
(definiti nel setup installazione), a questo punto se la data consegna certificato e' maggiore
della data determinata dal sistema, scatta il ritardo nella consegna del certificato e di
conseguenza il dipendente viene evidenziato nel lancio della funzione Eventi in scadenza
Gli eventi di maternita' e di assenze a lungo termine indicate in questo menu, possono essere
automaticamente allineate nelle sezioni anagrafiche degli eventi presenti nel soggetto. Per
operare in questo senso occorre attivare la schedulazione di due processi predefiniti. Per i
dettagli di questa funzione si rimanda l'utente a prendere visione del menu "Processi"
(Sistema - Schedulazione). I processi interessati sono:
Allin. Assenze a lungo termine da assenze comuni
Allineamento Maternita' da assenze comuni
3.1.2.1.2 Valorizzazione evento
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella viene utilizzata principalmente dagli applicativi Paghe e Presenze.
Consente di valorizzare gli eventi inseriti nel menu precedente.
La funzione passa attraverso la Gestione Lavori dove e' possibile visualizzare lo stato
dell'elaborazione stessa. Una volta terminata la valorizzazione gli eventi inseriti e valorizzati
sono consultabili nel menu Visualizzazione evento.
3.1.2.1.3 Visualizzazione evento
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella viene utilizzata principalmente dagli applicativi Paghe e Presenze.
Permette di visualizzare l'evento inserito e valorizzato nei menu precedenti: Inserimento
evento e Valorizzazione evento.
3.1.2.1.4 Cancellazione evento
NON RILEVANTE AI FINI DI HR - WORK FLOW
Questa tabella viene utilizzata principalmente dagli applicativi Paghe e Presenze.
Zucchetti S.P.A.
76
Guida Utente
Permette di eliminare l'evento inserito e valorizzato nei menu precedenti: Inserimento evento e
Valorizzazione evento.
3.1.2.2
Presenze
Tutte le funzioni comprese nel menu' non sono rilevanti ai fini di HR -Work Flow
3.1.2.3
Spettanza Ratei
Tutte le funzioni comprese nel menu' non sono rilevanti ai fini di HR -Work Flow
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
.
Capitolo
IV
78
4
Guida Utente
Anagrafici
La codifica e' riferita a
Aziende/Ente
Codifica della anagrafica Azienda con possibilita' di dettagliare oltre ai dati comuni anche i dati
propri della gestione WorkFlow.
Soggetti
Codifica della anagrafica Soggetti con possibilita' di dettagliare oltre ai dati comuni anche i dati
propri della gestione WorkFlow.
Rapporti di lavoro
Codifica della anagrafica Rapporti di lavoro con possibilita' di dettagliare oltre ai dati comuni
anche i dati propri della gestione WorkFlow.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
4.1
Azienda Ente
Assegnare un codice ad ogni Azienda/Ente che si intende gestire.
Ogni qual volta si decide di creare una nuova Azienda/Ente, viene visualizzato in
questa maschera il campo <Data inizio validita'", questo permette di stabilire la data
di inizio validita' dell' Azienda/Ente, se non viene compilato il campo assume il valore
01/01/1800.
Cod azienda/Ente:
Indicare il codice identificativo dell' Azienda o dell' Ente che si vuole consultare o
creare.
Nel campo successivo completare con il nome dettagliato dell' Azienda/Ente.
Cod Esterno:
Non obbligatorio. Viene utilizzato solamente come campo di riferimento durante la
fase di importazione dati Anagrafici da una procedura esterna.
Data inizio validita':
Solo in fase di inserimento viene richiesto di compilare la data di inizio validita' della
totalita' dei dati dell' azienda oppure dell' ente che si stanno per inserire.
La codifica dei dati comuni si accompagna alla possibilita' di definire codifiche proprie
della gestione Workflow, nell'apposita sezione Work Flow che si suddivide a sua volta
in tre sottosezioni:
COMUNI
PRESENZE
NOTE SPESE E TRASFERTE
TIME SHEET
Zucchetti S.P.A.
79
80
4.1.1
Guida Utente
Dati comuni azienda
A sua volta suddivisa nelle seguenti sezioni:
ANAGRAFICI
INDIRIZZI
ALTRI INDIRIZZI
FISCALI
STRUTTURALI/ CONTRATTUALI
DATI AGGIUNTIVI
ASSENZE
4.1.1.1
Definizione
Ritorna a Dati Comuni Azienda
In questa tabella si attribuisce un codice, alfanumerico, ad ogni Azienda/Ente che si
intende gestire.
Ogni qual volta si decide di creare una nuova Azienda/Ente, viene visualizzato in
questa maschera il campo <Data inizio validita'", questo permette di stabilire la data
di inizio validita' dell' Azienda/Ente, se non viene compilato il campo assume il valore
01/01/1800.
Cod azienda/Ente:
Indicare il codice identificativo dell' Azienda o dell' Ente che si vuole consultare o
creare.
Nel campo successivo completare con il nome dettagliato dell' Azienda/Ente.
Cod Esterno:
Non obbligatorio. Viene utilizzato solamente come campo di riferimento durante la
fase di importazione dati Anagrafici da una procedura esterna.
Data inizio validita':
Solo in fase di inserimento viene richiesto di compilare la data di inizio validita' della
totalita' dei dati dell' azienda oppure dell' ente che si stanno per inserire.
4.1.1.2
Anagrafici
Ritorna a Dati Comuni Azienda
Questa sezione memorizza tutte le informazioni anagrafiche relative all'
azienda/ente che si intende gestire.
Alcuni dei dati esposti variano a seconda del valore attribuito al campo <Natura
Giuridica>.
Nel caso la natura giuridica corrisponda a "Persona fisica", le informazioni richieste
sono relative al titolare dell' azienda/ente in gestione, viceversa se la natura
giuridica viene valorizzata con "Persona giuridica", le informazioni successive
riguardano i dati relativi alla costituzione dell' azienda/ente.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Cod. azienda/Ente :
Campo in sola visualizzazione, indica il codice dell' azienda scelto in precedenza.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Natura giuridica:
Indicare la natura giuridica dell' Azienda/Ente.
Ragione Sociale:
Indicare la ragione sociale della Azienda/Ente.
Ragione Sociale 2:
Zucchetti S.P.A.
81
82
Guida Utente
Indicare l' eventuale Ragione Sociale alternativa della Azienda/Ente.
Codice fiscale:
Indicare il codice fiscale dell' Azienda/Ente.
Partita IVA:
Indicare l' identificativo della partita IVA dell' Azienda/Ente.
Data inizio impresa:
Indicare la data di inizio validita' dell'impresa.
Data cessazione impresa:
Indicare la data di cessazione validita' dell'impresa.
Codice ISTAT attivita':
Indicare l' identificativo del codice ISTAT dell' Azienda/Ente.
Codice ISTAT attivita' 2002:
Indicare l'identificativo del codice ISTAT attivita' 2002 dell'azienda/Ente
Capitale sociale:
Indicare il capitale sociale dell' Azienda/Ente.
Tipo sostituto:
Indicare il tipo sostituto di imposta. Le scelte possibili sono quelle proposte
nell' elenco sul campo.
Azienda di somministrazione:
Inserire il codice e la data dell'autorizzazione dell'azienda di
sooministrazione correlata.
Se la natura giuridica immessa corrisponde a persona fisica,
vengono richieste le seguenti informazioni:
Cognome e Nome:
Indicare il cognome e il nome del titolare dell' Azienda/Ente.
Cognome:
Indicare il cognome del titolare dell' Azienda/Ente.
Nome:
Indicare il nome del titolare dell' Azienda/Ente.
Sesso:
Indicare il sesso del titolare dell' Azienda/Ente.
Data:
Indicare la data di nascita del titolare dell' Azienda/Ente.
Cod stato:
Indicare il codice stato della localita' di nascita del titolare dell'
Azienda/Ente.
Cod citta':
Indicare il codice citta' della localita' di nascita del titolare dell' Azienda/Ente.
Localita':
Indicare la localita' di nascita del titolare dell' Azienda/Ente.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' di nascita del titolare dell' Azienda/Ente.
C.A.P:
Indicare il C.A.P della localita' di nascita del titolare dell' Azienda/Ente.
Se la natura giuridica immessa corrisponde a persona giuridica, il
sistema propone le seguenti informazioni:
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Ragione sociale:
Indicare la Ragione sociale dell' Azienda/Ente.
Ragione sociale 2:
Indicare la seconda ragione sociale dell' Azienda/Ente.
Data:
Indicare la data in cui e' avvenuta la costituzione dell' Azienda/Ente.
Cod stato:
Indicare lo stato della localita' in cui e' avvenuta la costituzione dell'
Azienda/Ente.
Cod citta':
Indicare il codice citta' della localita' in cui e' avvenuta la costituzione dell'
Azienda/Ente.
Localita':
Indicare la localita' in cui e' avvenuta la costituzione dell' Azienda/Ente.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' in cui e' avvenuta la costituzione dell'
Azienda/Ente.
C.A.P.:
Indicare il C.A.P. della localita' in cui e' avvenuta la costituzione dell'
Azienda/Ente.
In entrambi i casi viene richiesto:
Bilancio
Inizio approvazione:
Indicare la data di inizio dell' approvazione del bilancio dell' Azienda/Ente.
Termine di approvazione:
Indicare la data di fine dell' approvazione del bilancio dell' Azienda/Ente.
Chiusura esercizio fiscale:
Visibili solo se la natura giuridica scelta e' diversa da "Persona fisica". Indicare il
giorno e il mese di chiusura dell'esercizio fiscale.
4.1.1.3
Indirizzi
Ritorna a Dati Comuni Azienda
Questa sezione e' utile a registrare gli indirizzi dell' Azienda/Ente che si
intendono gestire.
Alcuni dei dati esposti variano a seconda del valore attribuito al campo
<Natura Giuridica> nella sezione precedente (Anagrafici).
Nel caso la natura giuridica corrisponda a "Persona fisica", le informazioni
richieste sono relative agli indirizzi del titolare dell' Azienda/Ente in gestione,
ovvero residenza e domicilio fiscale. Viceversa se la natura giuridica viene
valorizzata con "Persona giuridica", le informazioni successive riguardano gli
indirizzi relativi l' Azienda/Ente ovvero domicilio fiscale e sede legale.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Zucchetti S.P.A.
83
84
Guida Utente
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Se la natura giuridica immessa corrisponde a persona fisica,
vengono richieste le seguenti informazioni:
Indirizzo:
Indicare l' indirizzo della residenza.
Numero civico:
Indicare il numero civico della residenza.
Indirizzo alternativo:
Indicare, se esiste l' indirizzo alternativo della residenza.
Cod stato:
Indicare lo stato della localita' di residenza.
Cod citta':
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Indicare il codice citta' della localita' di residenza.
Localita':
Indicare la localita' di residenza.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' di residenza.
C.A.P.:
Indicare il C.A.P. della localita' di residenza.
Codice Regione:
Indicare la regione della localita' di residenza.
Prefisso:
Indicare il prefisso telefonico della localita' di residenza.
Numero di telefono:
Indicare il numero di telefono della residenza.
Numero di fax:
Indicare il numero di fax della residenza.
E-mail:
Indicare l' indirizzo e-mail completo comprendendo il simbolo @.
Indirizzo WEB:
Indicare l' indirizzo WEB.
Indirizzo:
Indicare l' indirizzo del domicilio fiscale.
Numero civico:
Indicare il numero civico del domicilio fiscale.
Indirizzo alternativo:
Indicare l' indirizzo alternativo del domicilio fiscale.
Stato:
Indicare lo stato della localita' del domicilio fiscale.
Codice citta':
Indicare il codice citta' della localita' del domicilio fiscale.
Localita':
Indicare la localita' di domicilio fiscale.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' di domicilio fiscale.
C.A.P. :
Indicare il C.A.P. della localita' di domicilio fiscale.
Prefisso:
Indicare il prefisso telefonico della localita' di domicilio fiscale.
Numero di telefono:
Indicare il numero di telefono del domicilio fiscale.
Numero di fax:
Indicare il numero di fax del domicilio fiscale.
Se la natura giuridica immessa corrisponde a persona giuridica, il
sistema propone le seguenti informazioni:
Indirizzo:
Indicare l' indirizzo del domicilio fiscale.
Numero civico:
Indicare il numero civico del domicilio fiscale.
Zucchetti S.P.A.
85
86
Guida Utente
Indirizzo alternativo:
Indicare, se esiste l' indirizzo alternativo del domicilio fiscale.
Stato:
Indicare lo stato della localita' di domicilio fiscale.
Cod citta':
Indicare il codice citta' della localita' di domicilio fiscale.
Localita':
Indicare la localita' di domicilio fiscale.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' di domicilio fiscale.
C.A.P.:
Indicare il C.A.P. della localita' di domicilio fiscale.
Frazione:
Indicare, se presente, la frazione della localita' diom domicilio
fiscale.
Codice Regione:
Indicare la regione della localita' di domicilio fiscale.
Prefisso:
Indicare il prefisso telefonico della localita' di domicilio fiscale.
Numero di telefono:
Indicare il numero di telefono del domicilio fiscale.
Numero di fax:
Indicare il numero di fax del domicilio fiscale.
Variazione domicilio fiscale:
Indicare quando, e se, e' stata effettuata una variazione per quanto
riguarda l'indirizzo di domicilio.
Data di variazione:
La valorizzazione del campo predente implica anche l'inserimento di
una data di variazione.
E-mail:
Indicare l' indirizzo e-mail completo comprendendo il simbolo @.
Indirizzo WEB:
Indicare l' indirizzo WEB.
Codice sede mod.CUD:
Indicare il codice sede del modulo CUD
Indirizzo:
Indicare l' indirizzo della sede legale.
Numero civico:
Indicare il numero civico della sede legale.
Indirizzo alternativo:
Indicare, se esiste, l' indirizzo alternativo della sede legale.
Stato:
Indicare lo stato della localita' della sede legale.
Cod citta':
Indicare il codice citta' della localita' della sede legale.
Localita':
Indicare la localita' della sede legale.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' della sede legale.
C.A.P.:
Indicare il C.A.P. della localita' della sede legale.
Pref./ Numero di telefono:
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Indicare il prefisso e il numero di telefono della sede legale.
Numero di fax:
Indicare il numero di fax della sede legale.
Variazione sede legale:
Indicare quando, e se, e' stata effettuata una variazione per quanto
riguarda l'indirizzo di sede legale.
Data di variazione:
La valorizzazione del campo predente implica anche l'inserimento di
una data di variazione.
In entrambi i casi vengono richiesti:
Santo patrono:
Indicare il giorno/Mese (in formato GG/MM) in cui cade la festivita'
del Santo Patrono; il campo e' utile alla gestione delle assenze.
Festivita' 1:
Indicare il giorno/Mese (in formato GG/MM) in cui cade la prima
festivita' libera indennizzata dall' Azienda/Ente; il campo e' utile alla
gestione delle assenze.
Festivita' 2:
Indicare il giorno/Mese (in formato GG/MM) in cui cade la seconda
festivita' libera indennizzata dall' Azienda/Ente; il campo e' utile alla
gestione delle assenze.
Festivita' 3:
Indicare il giorno/Mese (in formato GG/MM) in cui cade la terza
festivita' libera indennizzata dall' Azienda/Ente; il campo e' utile alla
gestione delle assenze.
Semi-Festiva:
Indicare se Festivita' completa o 1/2 giornata
4.1.1.4
Altri indirizzi
Ritorna a Dati Comuni Azienda
Questa sezione registra ulteriori indirizzi legati all' azienda, diversi da quelli previsti
nella sezione precedente (Indirizzi).
Le tipologie di indirizzo che possono essere associate in questa sezione variano
secondo alcune impostazioni di base.
Piu' precisamente, l' elenco sul campo <Tipo indirizzo> puo' visualizzare o tutti i tipi
indirizzo che sono stati creati, oppure, se sono stati impostati dei Raggruppamenti
indirizzo, solo i tipi indirizzo associati al raggruppamento creato.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Tipo indirizzo:
Indicare il tipo di indirizzo definito nella tabella (Dati Comuni/
Tabelle/ Generiche/ Anagrafiche/ Tipo indirizzo.
Inizio validita':
Indicare la data di inizio validita' del tipo indirizzo.
Fine validita':
Indicare la data di fine validita' del tipo indirizzo.
Indirizzo:
Indicare l' indirizzo.
Numero civico:
Indicare il numero civico.
Indirizzo alternativo:
Indicare l' indirizzo alternativo.
Stato:
Indicare il codice dello stato.
Cod citta':
Indicare il codice citta' della localita' dell' indirizzo.
Localita':
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Indicare la localita' dell' indirizzo.
Provincia:
Indicare la provincia della localita' dell' indirizzo.
C.A.P.:
Indicare il C.A.P. della localita' dell' indirizzo.
Pref./Numero di telefono:
Indicare il prefisso e il numero di telefono.
Numero di fax:
Indicare il numero del fax.
Indirizzo E-mail:
Indicare l' indirizzo E-mail completo comprendendo il simbolo @.
Indirizzo WEB:
Indicare l' indirizzo WEB.
4.1.1.5
Fiscali
Ritorna a Dati Comuni Azienda
Questa tabella registra le informazioni utili ai fini fiscali, legate all' azienda.
Tra i dati richiesti sono presenti le informazioni legate al legale
rappresentante, alla metodologia di versamento dei tributi fiscali, alle
coordinate bancarie.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
Zucchetti S.P.A.
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90
Guida Utente
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Iscrizione Camera di Commercio:
Indicare il codice fornito all' iscrizione alla Camera di Commercio.
Ufficio IVA:
Indicare l' ufficio di pagamento dell' IVA.
Codice concessione esattoriale:
Indicare il codice concessione esattoriale per versamenti.
Codice contribuente:
Indicare il codice identificativo del contribuente assegnato all'
Azienda/Ente.
Tribunale:
Indicare il tribunale.
Firmatario
Funzione:
Indicare la funzione del firmatario per il Mod. 770.
Cognome/Nome:
Indicare il cognome e nome del firmatario per il Mod.770.
Utilizzo Azienda/Ente:
Indicare se il codice Azienda/Ente deve essere considerato nella
gestione del codice identificativo per la determinazione del soggetto
legale rappresentante.
Codice identificativo:
Indicare il codice identificativo del soggetto legale rappresentante.
La procedura controlla che tale soggetto abbia nell' Anagrafico
soggetto, il campo <Tipo soggetto> valorizzato con "LEGRAP",
ovvero "Legale rappresentante". In questo modo qualsiasi soggetto
definito con un tipo diverso da "LEGRAP" non puo' essere scelto
come legale rappresentante dell' Azienda/Ente stessa.
Codice carica:
Indicare il codice della carica per il Mod. 770.
I valori disponibili sono quelli visualizzati nell' elenco proposto.
Data apertura fallimento:
Questo campo appare editbile solo se il campo <Codice carica> e'
compilato con i valori:
- "03 - Curatore fallimentare"
- "04 - Comminssionario liquidatore"
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Dati influenti ai fini di HR- Work Flow
4.1.1.6
Strutturali/Contrattuali
Ritorna a Dati Comuni Azienda
L' impostazione di questi dati e' di base rispetto ad eventuali forzature che si
possono effettuare all' interno delle tabelle del Rapporto di lavoro.
La possibilita' di gestire i livelli di contrattazione associati ad un determinato
contratto e' possibile se previsto nelle impostazioni effettuate in Dati
Comuni/ Tabelle/ Contrattuali/ Contratto.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Cod piano tabellare:
Indicare, se necessario, il codice identificativo del piano tabellare
associato all' azienda; l' inserimento di un valore diverso da 99999
e' considerato una forzatura rispetto ai valori di base.
Nel caso il campo non venga valorizzato i dati validi sono quelli
collegati al piano tabellare 99999.
Cod piano tabellare di base:
Indicare, se necessario, il codice identificativo del piano tabellare di
base associato all' azienda; l' inserimento di un valore
e'indispensabile per le aziende provenienti dalle precedenti versioni
dell' applicativo Paghe 3-4-5.
Cod contratto:
Indicare il codice identificativo del contratto collettivo nazionale
associato all' azienda.
Cod settore:
Indicare, se necessario, il codice identificativo del settore
contrattuale associato all' azienda.
Disabilita liv. regionale:
Indicare se deve essere disabilitata, per l' azienda, la gestione
contrattuale a livello regionale.
Cod regione:
Indicare il codice regione da utilizzare per le gestioni contrattuali.
Disabilita liv. provinciale:
Indicare se deve essere disabilitata, per l' azienda, la gestione
contrattuale a livello provinciale.
Cod provincia:
Indicare il codice provincia da utilizzare per le gestioni contrattuali.
Disabilita liv. raggruppamento aziende:
Indicare se deve essere disabilitata, per l' azienda, la gestione
contrattuale a livello di raggruppamento aziende.
Cod raggruppamento azienda:
Indicare il codice raggruppamento azienda.
Disabilita liv. aziendale:
Indicare se deve essere disabilitata, per l' azienda, la gestione
contrattuale a livello aziendale.
Ferie:
Indicare i raggruppamenti aziende utili alla gestione ratei delle ferie.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
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Comparto:
Indicare il codice del comparto.
Sottocomparto:
Indicare il codice del sottocomparto.
Categoria
Indicare il codice categoria (Dati Comuni/ Tabelle/ Anagrafiche)
4.1.1.7
Dati aggiuntivi
Ritorna a Dati Comuni Azienda
Consente di gestire le codifiche libere anche nell'anagrafico azienda. I codici di codifica da
creare vanno da 10001 a 10015. Tali codici devono essere definiti insieme alle relative
descrizioni e valori in Dati Comuuni/ Tabelle / Generiche/ Codifica libera azienda.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
10001 a 10015:
Quando le descrizioni di queste codifiche sono state definite, nella
tabella “Codifica libera azienda” vengono rese disponibili in questi
campi e il sistema consente, per queste codifiche di associare un
valore selezionandolo dall'elenco proposto sul campo.
4.1.1.8
Assenze
Ritorna a Dati Comuni Azienda
Non utilizzata a livello di applicativo HR - Work Flow, ma inserita tra i dati comuni perche' utile
ad altri applicativi che compongono la suite.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione dell'anagrafica Azienda.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Ore teoriche giornaliere 1 - 2 - 3:
Indicare le ore teoriche giornaliere predefinite.
Codice raggr assenze
Cod qualifica assenze
Cod giornate isettimanali
Inserire i codici corrispondenti
4.1.2
Azienda presenze
Torna a Azienda Ente
Esclude gestione mail
E' possibile, in presenza di piu' aziende, escluderne solo alcune al servizio e-mail.
In questo caso l'azienda di default (o di base), deve avere il campo vuoto.
Eredita gruppo da delegante
Se spuntato, quando un approvatore effettua la Delega sostitutiva su un altro
dipendente, quest'ultimo eredita il Gruppo dal delegante, pertanto le sue richieste
personali seguono lo stesso ciclo di approvazione di colui che lo ha delegato.
Scelta per delega sostitutiva
Scegliere la tipologia di dipendenti da utilizzare in caso di utilizzo della Delega
Sostitutiva. La gestione e' presente nel menu degli approvatori di Prsenze, Note
Zucchetti S.P.A.
95
96
Guida Utente
Spese, Trasferte e Piano Ferie e nelle altrettante Utilita' Ufficio del Personale.
Le opzioni possibili, ovvero:
Dipendenti proprio gruppo: si precisa che per dipendenti del proprio gruppo si
intendono le persone approvate dal delegante per cui se questi appartiene al gruppo
A, di cui NON e' approvatore, e approva l gruppo B, i potenziali delegati sono i
dipendenti del gruppo B, e NON quelli del gruppo A.
Approvatori altri gruppi
Entrambi
consentono di indicare agli approvatori durante la ricerca del dipendente da delegare,
il tipo di lista di dipendenti su cui e' possibile farlo.
Se nel menu' Setup / Setup Procedura/ Presenze Giustificativi il campo <Gerarchia
giustificativi per azienda> e' spuntato, allora questa sezione propone anche il campo:
Gerarchia giustificativi per azienda
E' possibile definire per ogni giustificativo il livello a partire dal quale il giustificativo
stesso e' visualizzato ed utilizzato. L'opzione e' utile quando occorre differenziare la
visualizzazione dei giustificativi a livello di azienda.
Il livello inserito qui ha prevalenza rispetto a quanto scelto per lo stesso giustificativo
in Tabelle / Presenze / Giustificativi / Anagrafica Giustificativi.
Se nel menu' Setup / Setup Procedura/ Presenze Giustificativi il campo <Abilita
Giustificativi speciali> e' spuntato, allora questa sezione propone anche la griglia:
Giustificativi Speciali
Definire qui i giustificativi la cui approvazione e' demandata all'approvatore
Supervisore (Gestione Utenti/ Definizione autorizzatori - Campo <Supervisore>
spuntato), per esempio per la donazione sangue, per cui occorre un supporto
giustificativo cartaceo che solitamente perviene direttamente all'ufficio del personale e
non ai vari approvatori, che, pertanto, possono solo visualizzare le richieste che
riguardano i giustificativi qui inseriti.
Contatori da escludere per questa azienda
La sezione e' presente solo se in Setup Procedura / Presenze Generali il campo
<Contatori per azienda> e' spuntato, Da utilizzare quando si vuole discriminare per
azienda la visualizzazione di determinati contatori di Presenze nel modulo WF
Presenze. Indicare nella griglia i codici dei contatori. Per effetto delle scelte effettuate
qui, nell'azienda in questione i dipendenti non visualizzano i codici definiti, che
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
rimangono comunque pubblicati su altre aziende presenti sulla base dati per cui non
si e' effettuata la stessa scelta.
L'IMPOSTAZIONE QUI EFFETTUATA HA PREVALENZA RISPETTO AD EVENTUALI
IMPOSTAZIONI EFFETTUATE NELLA FUNZIONE ATTRIBUZIONE CONTATORI.
4.1.3
Azienda ns e trasferte
[****]
Torna a Azienda Ente
Richiesta Trasferte
Da Modulo Trasferte: indica che la richiesta di trasferta viene fatta dal modulo
trasferte (TR-T2). Scegliere quando si e' attivata la tabella Giustificativi Trasferta da
generare (in Tabelle / Trasferte / Controlli)
Da Presenze: indica che la richiesta di trasferta viene fatta da un giustificativo inserita
dal modulo presenze(MT). E' possibile anche segnalare al dipendente quando per
una Nota Spese non e' presenze il relativo giustificativo in Presenze (attivare la
Tabella Giustificativi Trasferta da verificare in Tabelle / Trasferte / Controlli).
Indennita' KM
Indica come possono essere inserite le indennita' Kilometriche in Inserimento Nota
Spesa:
 Solo da tabelle. Il dato viene compilato solo se presente in Tabella (Dati Comuni /
Tabelle / Generiche / Inquadramento territoriale /Citta' sezione Classificazione). In
inserimento Rimborsi il campo e' inibito.
 Possibilita' in assenza. Il dato viene compilato automaticamente solo se presente
in Tabella. Quando e' assente, l'utente lo puo' inserire, altrimenti il campo e' inibito.
 Inserimento e variazione. Il dato viene compilato automaticamente solo se presente
in Tabella; il dato proposto puo' essere variato dall'utente. Se e' assente in tabella
l'utente puo' inserirlo.
Anticipi
Abilita o meno la funzione degli anticipi nelle trasferte
Prenotazioni
Ripartizione per giorno = In caso di richesta di prenotazione dell'hotel l'importo totale
della prenotazione viene ripartito equamente sul numero dei giorni della durata della
trasferta (meno 1).
Esempio:
Trasferta con partenza il 20/11 e ritorno il 25/11
Importo dell'hotel di 400 €
Il programma attribuisce 100 € al giorno dal 20 al 24 (escludendo il 25 perche' il
dipedente rientra in sede).
Scrittura sul primo giorno
L'importo delle spese viene assegnato interamente al primo giorno di trasferta.
Importo Minimo per Accredito
Se compilato le note spese con importo inferiore a questo valore non sono inserite nel
file generato dall'applicativo per il tracciato Setif
Ora di Partenza Default
Ora di Arrivo Default
Da compilare quando si vuole far pre- compilare dal programma i campi Ora di
partenza e arrivo quando il dipendente imputa la nota Spese. Occorre avere la spunta
sul campo <Attiva Ora di Partenza e arrivo Default> in Setup Procedura / Note Spese
e Trasferte. Se la gestione e' attivata e questi campi sono stati valorizzati anche in
Zucchetti S.P.A.
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Guida Utente
Anagrafici / Rapport di Lavoro/ Gestione Note Spese e Trasferte, questi ultimi hanno
prevalenza.
Estrazione Dati per Liquidazione
Indica il modo in cui il programma eroga le indennita' sul file di estrazione del modulo
Trasferte
In base alle scelte viene letta in modo differente la Tabella Indennita' File in Tabelle/
Trasferte/ Compilazione.
Estrazione Dati Contabili
Indica il modo in cui il programma estrae i dati contabili dal programma
4.1.4
Azienda Time Sheet
Torna a Azienda Ente
Il modulo e' utilizzabile solo ed esclusivamente da chi e' in possesso del modulo
HR-GTL Gestione Tempi Lavoro, applicativo che consente la rielaborazione delle ore
lavorate suddividendole tra le varie ‘commesse’. Con l’ausilio del modulo Time Sheet,
il dipendente effettua l'inserimento manuale delle proprie ore lavorate suddividendole
manualmente tra le commesse estrappolate da GTL.
Anche per questo modulo (TS) occorre effettuare la codifica dei momenti operativi.
Quanto impostato nella presente funzione e' forzabile a livello di singolo dipendente
in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work flow / Time Sheet
Inizio validita'
Fine validita'
Lasciare i campi invariati
Tipo invio
Gestiti solo il tipo Giornaliero e Mensile; solo per il Giornaliero appare il campo
<Modalita' invio>.
Modalita' di Invio
Manuale: non gestito
Automatico: quanto inserito e' automaticamente approvato. (In modo che il
dipendente non debba effettuare un invio tutti i giorni)
Gestione
<Dalle/ Alle> <Ore>
Scegliere la modalita' con cui il dipendente inserisce il Time Sheet. Se scelto ore sono
richieste il numero ore attribuibili a ciascuna commessa; se scelto Dalle/ Alle la stessa
cosa viene richiesta riferita alla singola commessa
(Vedere esempi in Gestione Time Sheet)
Suddivisione Ordinario/ Straordinario
Il campo appare solo quando il precedente e' impostato con Ore. Se scelto Si' la maschera
di Inserimento del Time Sheet richiede la suddivisione del numero Ore Ordinarie da quello
di Straordinario, altrimenti il campo Numero ore e' uno solo.
Abilita Pre-compilazione
Da spuntare quando nel software GTL si utilizza la ‘Preallocazione delle Risorse’
(Menu' Presenze / Calendario). Con la funzione menzionata il responsabile inserisce
a preventivo la suddivisione delle ore sulle commesse; il dipendente in inserimento
puo' confermare quanto prestabilito oppure modificare.
Tipo Assegnazione
Calendario: scegliere quando si vuole che l’Inserimento Time Sheet ‘erediti’ le
commesse imputate nel calendario
Presenze: scegliere quando si vuole far ereditare solo i dati di presenze
Abilita assegnazioni automatiche su assenze
Permette di far assegnare automaticamente un'entita' di default ai giorni di Assenza. L'entita'
di default va definita in Tabelle / Time Sheet / Assegnazioni su Assenze. Solo per utenti GP3.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
99
Abilita Completamento di Default
Attivabile solo se il campo Gestione e' impostato ad ore. Se spuntato occorre inserire la
commessa di default in Tabelle/ Time Sheet / Completamento Default
Se spuntato, fa assegnare automaticamente un'entita' (definita in tabella) al completamento
delle ore di presenza. Per esempio, se il dipendente ha un teorico giornaliero di 8 ore e, per un
giorno, inserisce 2 ore per una commessa, le rimanenti 6 ore vengono assegnate a quella di
default.
Abilita copia registrazioni
Se abilitato, permette di attivare la possibilita' di copiare le assegnazioni presenti in un
giorno su piu' giornate dello stesso mese. Nella maschera Inserimento/Modifica
TimeSheet compare un bottone che permette questa utilita'. Il campo e' visibile solo
con i TimeSheet con una gestione dei tempi ad ore.
Attiva compilazione voci su lavorazioni
Attivabile solo da utenti Gpres3. Le ore della commessa abbinata vengono scritte
direttamente sulle Voci Paga di Gpres3. Occorre compilare la Tabella Voci per
Lavorazioni (in Tabelle / Time Sheet).
Blocco sovrapposizione Orario
Se spuntato, quando nella Gestione Time Sheet il dipendente inserisce per la stessa
fascia oraria piu' di una commessa il programma emette una segnalazione bloccante
ai fini dell'inserimento; in caso contrario la segnalazione e' forzabile.
Nascondi Dati presenze
Per fare in modo che il dipendente non visualizzi i dati di presenze (vedere figura
sopra)
Abilita controllo relazioni entita'
In HR-GTLW, nella funzione Relazione Entita', e' possibile creare dei raggruppamenti in modo
tale da generare delle relazioni tra le entita', attive solo nella funzione Compilazione
TimeSheet da parte dell’utente.
E’ possibile quindi che, selezionando una commessa, si possano scegliere solo determinate
attivita', centri di costo, reparti e cosi' anche per le altre entita' che fanno parte dello stesso
raggruppamento e dell’approvatore/responsabile di commessa.
Spuntare il campo per abilitare questa gestione.
CONTROLLO QUADRATURA PRESENZE
Stabilire il momento e la modalita' dell’attivazione del controllo automatico di
quadratura tra quanto il dipendente inserisce nel Time Sheet e la situazione di
Presenze.
Compilazione
All’invio
Per ognuno dei due momenti definire il tipo di controllo relativo. In fase di
compilazione vengono effettuate le eventuali segnalazioni al momento del Salvataggio
dei dati inseriti;per le opzioni impostate all’invio la segnalazione viene effettuata
quando il dipendente clicca sulla busta per inviare il Time Sheet all’approvatore.
Nessuno
Per non attivare nessuna segnalazione
Avviso
La segnalazione avviene ma e' possibile procedere comunque:
BloccanteLa segnalazione non consente di procedere:
Zucchetti S.P.A.
100
Guida Utente
VOCI
<Ordinario>
Utenti Gpres2: inserire il codice della voce paga proveniente da Presenze che
identifica le ore ordinarie. La voce valorizza il campo Ordinario in inserimento
<Straordinario>
Utenti Gpres2: inserire il codice della voce paga proveniente da Presenze che
identifica le ore straordinarie. La voce valorizza il campo Straordinario in inserimento
<Assenza>
Utenti Gpres2: inserire il codice della voce paga proveniente da Presenze che
identifica le ore di assenza. La voce valorizza il campo Assenza in inserimento.
4.1.5
Azienda Piano Ferie
Codice giornata intera
Codice mezza giornata
Descrizione
Se si vuole che una o piu' tipologie di Ferie (da Tabelle/ Piano Ferie/ Tipologia Ferie) sia
utilizzabile solo dai dipendenti facenti parte di una certa azienda , e' possibile inserire le
tipologie utilizzabili.
I codici presenti qui, sono visualizzati tra le tipologie possibili, in Inserimento del Piano Ferie,
solo dai dipendenti facenti parte di aziende per cui la tipologia stessa e' specificata. Se in
nessuna azienda e' specificata una o piu tipologie, i dipendenti visualizzano tutte le tipologie
attive in tabella
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
4.2
101
Soggetto
La codifica dei dati comuni si accompagna alla possibilita' di definire codifiche proprie
della gestione Workflow, pertanto si commentano in seguito solo i campi direttamente
interessati.
Sezione Comuni
Altri indirizzi
Indirizzo mail per gestione mail
Per attivare la gestione mail di WorkFlow (Impostata in Setup /Setup Mail) e' necessario
inserire il campo Tipo indirizzo a 'RA' (riferimento aziendale) e nel campo E-mail il
relativo indirizzo e-mail.
Se si utilizza il modulo Note Spese, In Inserimento Nota Spese e' possibile far proporre
in automatico la localita' di partenza in base alla citta' impostata in Anagrafici /Rapporto
di Lavoro/ Work Flow / Note Spese Trasferte nel campo <Sede di Lavoro> o
<Residenza>. Nel caso di impostazione della Residenza, se questa non e' presente, nel
Rapporto di Lavoro, viene prelevata dalla presente sezione quando e' presente il Tipo
Indirizzo DM; se anche questo non e' presente, allora viene proposto il comune presente
nella sezione Indirizzi, nella parte della Residenza.
Associazione
Cod azienda/Ente
Occorre indicare la/e societa' per cui effettuare la Generazione del Monitor Assenze,
quando il soggetto e' un gestore.
Presenze
Per la codifica del codice badge nella base dati unica. Il numero dei caratteri di cui deve
essere composto e' definito in Tabelle/ Dati Comuni/ Regola di codifica
Sezione Work Flow
Escludi gestione mail
E' possibile escludere a livello di dipendente il servizio e-mail. La codifica e' richiesta solo
se il servizio non e' stato escluso a livello azienda.
Gestore Monitor Assenze
Spuntare se il dipendente e' un utente gestore per quanto riguarda il Monitor Assenze e
gli deve quindi essere consentia la funzione Generazione del Monitor Assenze.
Responsabile per invio distinte (note spese giornaliere)
Solo per chi gestisce le note spese giornaliere. Quando l'approvatore delle note Spese e
il responsabile della persona che le imputa sono due persone diverse, spuntare il campo
sull'anagrafica del responsabile NON approvatore.
Questo responsabile e' da abbinare poi al dipendente in Anagrafici / Rapporto di Lavoro /
Work Flow / Note Spese e Trasferte. L'impostazione fa in modo che quando
l'approvatore richiede la stampa delle distinte, possa filtrarle per Responsabile, in modo
tale da inviare ad ogni responsabile solo i dati che gli interessano.
Tipologia
Indicare la Tipologia del soggetto (approvatore) per un particolare utilizzo del modulo
Trasferte. Zucchetti S.P.A.
102
4.3
Guida Utente
Rapporto di Lavoro
La codifica dei dati comuni si accompagna alla possibilita' di definire codifiche proprie della
gestione workflow.
Il rapporto di lavoro e' suddiviso in varie Sezioni, ognuna delle quali e' riferita a:
Presenze
Codifiche proprie del modulo Work Flow Presenze
Trasferte e Nota Spese
Codifiche proprie del modulo Work Flow Trasferte e Nota Spese
Campi di selezione
Valori destinati alla predisposizione dei Campi di Selezione utilizzati da tutti i moduli di
WorkFlow
Gruppi di appartenenza
Codifica dei gruppi di appartenenza per ciascun dipendente.
Monitor Assenze
Gestione della privacy del modulo Work Flow Monitor Assenze.
Comunicazioni
Modulo Work Flow Comunicazioni non ancora attivo.
Rappresenta l'insieme delle codifiche proprie previste per ciascun modulo. La codifica e'
demandata all'utente Amministratore.
COMUNI
4.3.1
Rapporto_Comuni
4.3.1.1
Rapporto/Organico
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Questa sezione registra le informazioni relative alla modalita' di assunzione del soggetto. In
particolare, oltre alla data di assunzione viene richiesta la tipologia di rapporto che si
intrattiene con l' azienda precisando eventualmente anche se si tratta di un contratto part-time.
Inoltre attraverso questa maschera e' possibile inserire il soggetto all' interno dell' organico
aziendale scegliendo la filiale di appartenenza, il centro di costo al quale deve appartenere il
soggetto.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione del Rapporto di Lavoro.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
103
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di inizio validita' dei dati
che si stanno consultando.
Fine validita':
Campo in sola visualizzazione, rappresenta la data di fine validita' dei dati
che si stanno consultando.
Natura del rapporto
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo la natura del rapporto di lavoro in
gestione.
Dipendente sostituito
Valorizzare in caso di dipendente sostituito. Come impostazione di base il campo non
risulta valorizzato.
Matricola generale
Indicare, la matricola generale associata a questo rapporto di lavoro.
Matricola alternativa
Indicare la matricola alternativa associata a questo rapporto di lavoro.
Assunzione
Indicare la data di assunzione del soggetto.
Cessazione
Indicare la data di cessazione del soggetto.
Questo pulsante appare solo nel caso in cui in Dati Comuni/Regole di codifica e'
stato valorizzato il campo <Gestione provvedimenti>.
Campi disponibili
Tipo provvedimento
Selezionare attraverso l'elenco sul campo la tipologia di provvedimento interessata.
Data ultimo giorno servizio
Indicare la data dell'ultimo giorno di servizio.
Data provvedimento
Indicare la data del provvedimento di cessazione.
Zucchetti S.P.A.
104
Guida Utente
Numero provvedimento
Indicare il numero del provvedimento relativo.
Cod Organo/Ruolo
Selezionare attraverso l'elenco sul campo l'organo/ruolo emittente del provvedimento.
Data accoglimento dimissioni
Indicare la data di accoglimento delle dimissioni, in caso di richiesta di dimissione.
Data richiesta dimissioni
Indicare la data di richiesta delle dimissioni.
Scadenza prova
Indicare la data di scadenza del periodo di prova del soggetto.
Cod status
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo lo status del dipendente.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Status (Tabelle /Dati Comuni/Generiche/
Anagrafiche).
Tipo assunzione
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo la tipologia di assunzione.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Tipo Assunzione (Dati Comuni/ Tabelle /
Generiche/ Anagrafiche / Tipo assunzione).
Matricola di provenienza
Indicare la matricola di proveninenza del dipendente.
Tipo cessazione
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo la tipologia di cessazione.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Tipo Cessazione (Dati Comuni/ Tabelle /
Generiche/ Anagrafiche / Tipo cessazione).
Cod assenza particolare:
Scegliere dall' elenco proposto il codice identificativo dell' assenza particolare
associato al rapporto di lavoro.
Questo campo e' utilizzato ad esempio per gestire le assenze di lungo periodo come il
servizio militare o l' aspettativa non retribuita.
Per la gestione delle paghe, l' inserimento di un dato inibisce la generazione della
voce di retribuzione e consente di posticipare la data di maturazione dello scatto di
anzianita'.
I valori sono letti dalla tabella Assenza Particolare ((Dati Comuni/ Tabelle / Generiche/
Anagrafiche / Assenza Particolare).
Cod categoria protetta L.68:
Selezionare attraverso l' apposito elenco il codice della categoria protetta interessato.
I valori sono letti dalla tabella Categoria protetta (Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/
Anagrafiche).
Data nulla osta/convenz:
Indicare la data del nulla osta.
Numero atto:
Indicare il numero dell'atto del nulla osta.
Tipo manodopera:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo la tipologia della manodopera
interessata.
I valori sono letti dalla tabella Tipo Manodopera (Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/
Anagrafiche).
Tempo parziale
Part-time:
Selezionare attraverso l' elenco l' eventuale tipologia di contratto part-time.
Percentuale part-time:
L' informazione in oggetto si attiva solo nel caso in cui il campo <Part-time> e' stato
compilato con un valore diverso da "No".
In questo caso stabilire la % di part-time da applicare al contratto.
Appare solo nel caso in cui in Dati Comuni/Regole di codifica e' stato
valorizzato il campo <Gestione provvedimenti>.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
105
Tipo provvedimento
Selezionare attraverso l'elenco sul campo la tipologia di provvedimento interessata.
Data decorrenza:
Indicare la data di decorrenza del provvedimento di part-time in gestione.
Data provvedimento
Indicare la data del provvedimento di part-time.
Numero provvedimento
Indicare il numero del provvedimento relativo.
Cod Organo/Ruolo
Selezionare attraverso l'elenco sul campo l'organo/ruolo emittente del provvedimento.
Numero giorni Part-time
Indicare il numero di giorni in part-time previsti nel provvedimento in gestione.
Annotazioni
Indicare eventuali annotazioni.
Inizio e fine
Indicare l'arco temporale di validita' del part-time.
Job-Sharing
Indicare se il soggetto usufruisce del Job-Sharing.
% job-Sharing
L' informazione in oggetto si attiva solo nel caso in cui il campo <Job-Sharing> e' stato
compilato.
In questo caso stabilire la % da applicare al contratto.
Inizio e fine
Indicare l'arco temporale di validita' del job-sharing.
Codice filiale \ dipendenza:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo la filiale interessata.
I valori sono letti dalla tabella Filiale / Dipendenza (menu Dati Comuni/ Tabelle /
Generiche / Organico).
Cod unita' locale:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo l' unita' locale interessata.
I valori sono letti dalla tabella Unita' locale (menu Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /
Organico).
Codice centro di costo:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo il centro di costo interessato.
I valori sono letti dalla tabella Centro di Costo (menu Dati Comuni/ Tabelle / Generiche
/ Organico).
Codice reparto:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo il reparto interessato.
I valori sono letti dalla tabella Reparto (menu Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /
Organico).
Codice divisione / pianta organica:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo il codice della divisione/pianta
organica reparto interessato.
I valori sono letti dalla tabella Divisione/pianta organica (menu Dati Comuni/ Tabelle /
Generiche / Organico).
Codice business unit:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo il codice della business unit
interessato.
I valori sono letti dalla tabella Buisness Unit (menu Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /
Organico).
Cod internal order:
Selezionare attraverso l'apposito elenco sul campo il codice dell'ordinamento interno.
I valori sono letti dalla tabella Internal order (menu Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /
Zucchetti S.P.A.
106
Guida Utente
Organico).
Cod commessa:
Selezionare attraverso l'apposito elenco sul campo il codice della commessa
interessato.
Cod attivita':
Selezionare attraverso l'apposito elenco sul campo il codice dell'attivita' interessata.
Cod squadra:
Selezionare attraverso l'apposito elenco sul campo il codice della squadra interessato.
Sezioni non rilevanti ai fini di HR - Work Flow
4.3.1.2
Strutturali/Contrattuali
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Questa sezione consente di registrare le informazioni relative all'
inquadramento contrattuale del soggetto.
Alcune informazioni potrebbero essere gia' state valorizzate in anagrafico
azienda, pertanto questi campi devono essere valorizzati solo nel caso in
cui si intendano eseguire delle forzature rispetto ai valori standard indicati
nei dati strutturali dell' azienda.
Sono proposti i bottoni relativi ad ogni sezione del Rapporto di Lavoro.
Scegliere e premere quello di cui si vogliono consultare eventuali
storicizzazioni.
Utente:
Valorizzato dal sistema con l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Valorizzato dal sistema con la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la data
inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di inizio
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Cod piano tabellare:
Valorizzare questo campo con il codice identificativo del piano
tabellare associato al rapporto di lavoro; l' inserimento di un valore
e' considerato una forzatura rispetto a quando indicato a livello di
Azienda/Ente.
Cod contratto:
Valorizzare questo campo con il codice identificativo del contratto
collettivo nazionale associato al Rapporto di lavoro; l' inserimento di
un valore e' considerato una forzatura rispetto a quanto indicato a
livello di Azienda/Ente.
Questo pulsante appare solo nel caso in cui in Dati Comuni/
Regole di Codifica e' stato valorizzato il campo <Gestione
provvedimenti>.
Campi disponibili:
Tipo passaggio:
Selezionare attraverso l'elenco sul campo la tipologia di
passaggio interessata.
Decorrenza economica:
Indicare la data decorrenza economica del provvedimento.
Decorrenza giuridica:
Indicare la data decorrenza giuridica del provvedimento.
Cod Organo/Ruolo:
Selezionare attraverso l'elenco sul campo l'organo/ruolo
emittente del provvedimento.
Data provvedimento:
Indicare la data del provvedimento.
Numero provvedimento:
Indicare il numero del provvedimento relativo.
Cod settore:
Valorizzare questo campo con il codice identificativo del settore
contrattuale associato al rapporto di lavoro; l' inserimento di un
valore e' considerato una forzatura rispetto a quanto indicato a
livello di Azienda/Ente.
Disabilita livello regionale:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
precedenza prevede una gestione anche a livello regionale.
In questo caso valorizzando questo campo si va ad indicare che per
il soggetto non e' prevista una gestione contrattuale a livello
regionale.
Cod regione:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
Zucchetti S.P.A.
107
108
Guida Utente
precedenza prevede una gestione anche a livello regionale.
Nel caso in cui sono previsti per il contratto dei regolamenti a livello
regionale (pertanto il campo Disabilita livello regionale non e' stato
valorizzato) valorizzare il campo in oggetto con il codice della
regione interessata.
Disabilita livello provinciale:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
precedenza prevede una gestione anche a livello provinciale.
In questo caso valorizzando questo campo si va ad indicare che per
il soggetto non e' prevista una gestione contrattuale a livello
provinciale.
Cod provincia:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
precedenza prevede una gestione anche a livello provinciale.
Nel caso in cui sono previsti per il contratto dei regolamenti a livello
provinciale (pertanto il campo Disabilita livello provinciale non e'
stato valorizzato) valorizzare il campo in oggetto con il codice della
provincia interessata.
Disabilita livello raggruppamento aziende/Ente:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
precedenza prevede una gestione anche a livello di
raggruppamento aziendale.
In questo caso valorizzando questo campo si va ad indicare che per
il soggetto non e' prevista una gestione contrattuale a livello di
raggruppamento azienda.
Cod raggruppamento Azienda/Ente:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
precedenza prevede una gestione anche a livello di
raggruppamento aziendale.
Nel caso in cui sono previsti per il contratto dei regolamenti a livello
di raggruppamento aziendale (pertanto il campo Disabilita livello
raggruppamento azienda/ente non e' stato valorizzato) valorizzare il
campo in oggetto con il codice del raggruppamento azienda/ente
interessato.
Disabilita livello aziendale:
Il campo in oggetto risulta abilitato solo se il contratto selezionato in
precedenza prevede una gestione anche a livello azienda.
In questo caso valorizzando questo campo si va ad indicare che per
il soggetto non e' prevista una gestione contrattuale a livello di
azienda.
Cod qualifica:
Indicare il codice identificativo della qualifica da associare al
dipendente.
Cod livello:
Indicare il codice identificativo del livello da associare al
dipendente.
Cod orario:
Indicare il codice identificativo dell'orario da associare al
dipendente.
Cod categoria professionale:
Indicare, il codice identificativo della categoria professionale da
associare al dipendente.
Cod raggruppamento retributivo:
Indicare, il codice identificativo del raggruppamento retributivo da
associare al dipendente.
Cod gruppo di calcolo :
Indicare, il codice gruppo di calcolo da associare al dipendente.
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
109
Cod mansione:
Indicare, il codice identificativo della mansione da associare al
dipendente.
Dati non rilevanti ai fini di HR _ Work Flow
Data scadenza apprendistato:
Indicare, se necessario, la data di scadenza del contrstto di
apprendistato del dipendente.
Comparto:
Indicare il codice del comparto.
Il dato e' utile per la gestione delle paghe, in particolare per i modelli
DMA/770.
Sottocomparto:
Indicare il codice del sottocomparto.
Il dato e' utile per la gestione delle paghe, in particolare per i modelli
DMA/770.
4.3.1.3
Anzianità/Suddivisioni
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Questa sezione registra le informazioni utili a determinare l' anzianita' di servizio del
soggetto, e le suddivisioni in cui e' stato inserito.
Le suddivisioni sono delle codifiche libere, utili per gestire una serie di informazioni
generiche che possono essere personalizzate sia nell' etichetta che nell' insieme di
valori.
Utente:
Viene indicato dal sistema l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Viene indicato dal sistema la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati.
Zucchetti S.P.A.
110
Guida Utente
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la
data inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di
inizio validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo di sola visualizzazione.
Corrisponde alla data di inizio validita' dei dati che si stanno
consultando.
Fine validita':
Campo di sola visualizzazione.
Corrisponde alla data di fine validita' dei dati che si stanno consultando.
I dati piu' recenti sono presenti con data pari a 31/12/2999.
Data di assunzione contrattuale:
Valorizzare con la data di assunzione del dipendente ai fini contrattuali.
Data di assunzione convenzionale:
Indicare la data di assunzione convenzionale del dipendente.
Da (00066) a (00080):
Indicare le suddivisioni utili per il soggetto selezionandole attraverso l'
elenco sul campo.
I valori delle codifiche sono letti dalla tabella codifica libera (menu Dati
Comuni\Tabelle\Generiche\Codifica libera)..
Da (10200) a (10214):
Indicare le ulteriori suddivisioni utili per il soggetto selezionandole
attraverso l' elenco sul campo.
I valori delle codifiche sono letti dalla tabella codifica libera (menu Dati
Comuni\Tabelle\Generiche\Codifica libera).
E’ possibile sfruttare i campi <Suddivisioni da codifica Libera> e <Ulteriori Suddivisioni da
codifica Libera> come discriminanti nella funzione Attribuzione Entita', collegata strettamente
all'applicativo HR-GTLW e HR-Work Flow, Modulo Time Sheet.
Vedere Esempio
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
111
Da 1 a 5:
Indicare le date interessate nei campi proposti.
Per attivare tali date sia a livello di titolo che a livello di valore e'
necessario definirle nell'apposita tabella Date Libere (menu: TabelleDati
Comuni/ Generiche ).
Cod. raggr dipendente:
La compilazione di tale campo non e' utile ai fini della gestione diHR
Work Flow.
Data decorrenza:
Inserire nei due campi disponibili la data di decorrenza del rateo.
4.3.1.3.1 Esempio Codifica libera
Torna a Anzianita'/ Suddivisioni
La figura seguente mostra la funzione Codifica libera presente nel Menu' Dati
Comuni\Tabelle\Generiche\Codifica libera.
Nella parte superiore e' possibile impostare la descrizione dei campi corrispondenti del
rapporto di lavoro: la suddivisione da codifica libera 00076 ha descrizione 76.
Nella parte inferiore invece e' possibile definire i valori che potra' assumere quel campo: la
suddivisione da codifica libera 00076 potra' assumere i valori AX o AV.
Questi valori possono essere richiamati nel rapporto di lavoro dei dipendenti per cui dovra'
essere impostata l’attribuzione entita'.
Impostazione di HR-GTLW:
Nella funzione Attribuzione Entita' (figura seguente) presente nel Menu' Tabelle
Configurazione/ Attribuzione-Filtri/ Attribuzione Entita', la Commessa 4 e' visibile solo ai
dipendenti che hanno il campo 76 con il valore indicato nella maschera di Modifica.
In questa funzione e' possibile discriminare, oltre per i campi anagrafici presenti nella sezione
del rapporto di lavoro di HR-GTLW, anche per i campi di codifica libera del rapporto di lavoro
aventi una descrizione.
Zucchetti S.P.A.
112
4.3.1.4
Guida Utente
Assegn. Temp.
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Utilizzare la sezione quando occorre registrare che in un periodo definito il dipendente e'
assegnato temporaneamente ad un'altra unita' organica dell'azienda. I campi proposti per la
registrazione variano in base a quanto impostato in Dati comuni/ Tabelle/ Organico/
Assegnazione Temporanea
Tipo Assegnazione Temporanea
Selezionare il codice definito nella tabella.
Inizio Validita'
Specificare la data a partire dalla quale il dipendente e' affidato ad un'altra unita' organizzativa
Fine Validita'
Specificare la data fino dalla quale il dipendente e' affidato ad un'altra unita' organizzativa
Dati Generici
Dati Organici
Dati Contrattuali
Specificare, nel codice del dato richiesto, il reparto, centro di costo o altro che rappresenta
l'assegnazione temporanea da gestire per il dipendente nel periodo selezionato.
Si precisa che nel periodo in questione i soli giustificativi nella cui anagrafica e' presente la S
nel campo <Tipo Giustificazione> vanno approvati dal verificatore del gruppo a cui il
dipendente e' stato assegnato temporaneamente.
Tramite la spunta sul campo <Visualizza sul cartellino se il dipendente e' in TA> in Setup
Procedura/ Presenze-Generali, viene abilitata la colonna T.Ass nella visualizzazione del
cartellino, dove nei giorni in cui il dipendente e' in temporanea assegnazione compare una 'T'.
L'ASSEGNAZIONE TEMPORANEA DIVENTA EFFETTIVA CON L'IMPORTAZIONE DEI
DIPENDENTI.
4.3.1.5
Assenze
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Questa sezione registra le regole da utilizzare per il calcolo dell' indennizzo che
nasce dalle varie assenze che possono coinvolgere il soggetto in gestione.
Attraverso questa maschera e' possibile desumere quali sono le regole da utilizzare
per calcolare l' indennita' da erogare al soggetto in gestione; queste informazioni
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
sono comuni ed interessano prevalentemente la gestione Paghe.
Utente:
Viene indicato dal sistema l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Viene indicato dal sistema la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati.
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la
data inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di
inizio validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo di sola visualizzazione.
Corrisponde alla data di inizio validita' dei dati che si stanno
consultando.
Fine validita':
Campo di sola visualizzazione.
Corrisponde alla data di fine validita' dei dati che si stanno consultando.
I dati piu' recenti sono presenti con data pari a 31/12/2999.
Ore teoriche giornaliere 1/2/3:
Indicare il numero delle ore teoriche giornaliere 1,2,3.
Il dato e' utile per la gestione delle paghe.
Carico fam. per ricovero osp.:
Carico familiare per ricovero ospedaliero.
Zucchetti S.P.A.
113
114
Guida Utente
Cod raggr assenza:
Scegliere dall' elenco proposto per ogni set di codifica di assenza il
codice del raggruppamento INPS e INAIL.
I valori visualizzati sono letti dalla tabella Raggruppamento per assenza
.
Cod qualifica assenze:
Scegliere dall' elenco proposto per ogni set di codifica di assenza il
codice della qualifica per assenza.
I valori visualizzati sono letti dalla tabella Qualifica per assenze.
Cod giornate settimanali:
Scegliere dall' elenco proposto per ogni set di codifica di assenza il
codice delle giornate settimanali.
I valori visualizzati sono letti dalla tabella Giornate settimanali per
assenze.
4.3.1.6
Sindacati
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Questa sezione registra le informazioni relative agli organi sindacali a cui il
dipendente potrebbe essere iscritto.
Utente:
Viene indicato dal sistema l' utente che ha effettuato le ultime modifiche
nella sezione.
Data e ora:
Viene indicato dal sistema la data e l' ora in cui l' utente ha effettuato tali
modifiche.
Provenienza:
Valorizzato dal sistema con la funzione con cui sono state apportate le
modifiche.
Premere sul pulsante per visualizzare l' elenco dei dati storicizzati.
Storicizza:
Valorizzare il campo se si intende eseguire la storicizzazione delle
informazioni.
Valido dal:
Indicare la data di inizio validita' dei dati.
Valorizzando il campo in oggetto, al salvataggio delle informazioni, la
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
data inserita diventa la nuova
data inizio della situazione attuale.
I dati della situazione precedente vengono storicizzati con la data di
inizio validita' invariata, e
la data di fine validita' uguale alla data d' inizio validita' della situazione
attuale meno un giorno.
Inizio validita':
Campo di sola visualizzazione.
Corrisponde alla data di inizio validita' dei dati che si stanno
consultando.
Fine validita':
Campo di sola visualizzazione.
Corrisponde alla data di fine validita' dei dati che si stanno consultando.
I dati piu' recenti sono presenti con data pari a 31/12/2999.
Codice sindacato:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo il codice del sindacato
interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Sindacato.
Tipo sindacato:
Selezionare attraverso l' apposito elenco sul campo la tipologia del
sindacato interessato.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Tipo sindacato e sono filtrati in
funzione del sindacato scelto nel campo precedente.
Tratt.:
Valorizzare quando e' previsto per il calcolo della trattenuta a favore del
sindacato d' appartenenza.
Inizio:
Indicare da data di iscrizione al sindacato.
Fine:
Indicare da data di estromissione dal sindacato.
Codice carica:
Selezionare attraverso l' apposito elenco la carica sindacale interessata.
I valori disponibili sono letti dalla tabella Carica sindacale (menu: Dati
Comuni/ Tabelle / Sindacati).
Codice regola automatica:
Valorizzato in automatico dal sistema e disabilitato.
Viene impostato con il codice della regola di calcolo indicata nel sindacato
selezionato in precedenza.
Codice regola forzata:
Questo campo consente di eseguire una forzatura sulla regola di calcolo
della trattenuta impostata in automatico dal sistema.
Cod gruppo di addebito:
Selezionare il codice di addebito tramite zoom presente.
Zucchetti S.P.A.
115
116
Guida Utente
I valori disponibili sono letti dalla tabella Gruppo di addebito
Matricola di iscrizione:
Indicare, se presente, la matricola di iscrizione del soggetto al sindacato
4.3.1.7
Comuni Accredito
Ritorna a Rapporto di Lavoro - Dati Comuni
Per l'inserimento dei dati relativi alla banca del dipendente, e del Gruppo di addebito con cui
l'Azienda intende liquidare le competenze al dipendente.
Ai fini di Work - Flow i dati sono da inserire obbligatoriamente quando si intende avvalersi
della funzione Generazione file per banche (con tracciato Setif - In Utilita' Ufficio del
Personale).
I dati della banca sono scritti sul tracciato solo se il Tipo di Pagamento a cui si riferiscono ha la
spunta sulla Colonna <Principale>.
4.3.2
Anagrafici: Presenze
Parametri di ambiente da associare alle funzioni di Workflow per la Gestione delle Presenze
Raggruppamento Orario
E' consentito l'abbinamento al codice inserito in Tabelle / Presenze / Orari / Raggruppamento
Orari. In sede di importazione iniziale (inserimento anagrafica) viene caricato il valore di
default 000 al quale sono associati tutti gli orari disponibili.
Gli orari contenuti nel Raggruppamento sono quelli consentiti al dipendente per il Cambio
Orario (Cartellino Mensile).
Codice Orario
Il campo espone il codice orario impostato nel programma di Gestione Presenze. E’ possibile
modificare il dato da qui; in questo caso ad una successiva importazione delle anagrafiche,
quanto inserito manualmente viene mantenuto. L’orario viene utilizzato in sede di Generazione
dei giustificativi di mezze giornate quando e' impostato il Piano Ferie ad Approvazione
Globale.
Banca Ore Credito
Flag per gestione dati Banca Ore Credito. Se si vuole inizializzare il campo con Attiva per tutti i
dipendenti, allora spuntare il campo <Attiva Banca Ore di default> in Setup procedura /
Presenze.
Codice Tipo Festivita'
Compilare solo se si devono gestire, per uno o piu' dipendenti, festivita' diverse rispetto a
quelle inserite in tabella Festivita'. Utile per aziende con sedi all’estero, per cui le festivita' sono
completamente differenti rispetto a quelle Italiane.
Occorre creare una codifica specifica per le festivita' del paese ed abbinarla in questo campo
per i dipendenti per cui si vuole differenziare il controllo.
Se non e' compilato, il programma legge il primo codice presente in Dati Comuni/ Tabelle/
Generiche/ Festivita'.
La tabella differenziata delle festivita' viene letta anche in Inserimento Piano Ferie.
Escludi Calcolo su Flessibilita'
Flag per esclusione calcolo Flessibilita'
Abilita controllo orario su inserimento giustificazioni (GPRES3)
E' una funzione che abilita i seguenti contolli durante l'inserimento dei giustificativi:
1) Se il dipendente sta inserendo un giustificativo di straordinario con un Dalle/ Alle interno al
teorico, il programma lo blocca; il giustificativo di Straordinario viene riconosciuto se in Tabelle
/Presenze / Giustificativi / Anagrafica Giustificativi il campo <Tipo di Giustificazione> e'
valorizzato con BO BS oppure S
2) Se il dipendente sta inserendo un normale giustificativo con un Dalle/ Alle esterno al
teorico, il programma lo blocca; il giustificativo viene riconosciuto come normale se in Tabelle
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
117
/Presenze / Giustificativi / Anagrafica Giustificativi il campo <Tipo di Giustificazione> e'
valorizzato con G o GT.
Il controllo puo' essere attivato anche dagli utenti Gpres2.
Inibisce inserimento/cancellazione richieste
Inibisce i tasti d'inserimento e cancellazione delle richieste al dipendente
Visualizza Timbrature Originali
Campo valido solo per l' applicativo GPRES3. Per pilotare la visualizzazione delle timbrature:
 Se spuntato sono visualizzate quelle caricate originariamente da terminale
 Se NON spuntato sono quelle attualmente presenti sul cartellino di Presenze
(il campo viene controllato anche nella funzione Visaulizzazione Presenti / Assenti)
Sito accessibile.
Se spuntato la schermata di visualizzazione del cartellino avviene con una modalita’ differente,
che consente la lettura da parte di programmi di lettura delle pagine internet per i non –
vedenti.
Orari a 2 timbrature
Spuntare per gestire:
- Richieste effettuate dal modulo presenze con giustificativi con unita' di misura Mezza
Giornata. Il programma, a seconda che la richiesta si riferisca al mattino o al pomeriggio,
assegna i Dalle Alle in base al teorico dell’Orario.
Esempio:
Orario con teorico 06.30 – 15.30
Richiesta di mezza giornata di ferie per il mattina, il giustificativo viene creato Dalle 06.30 Alle
11.00 (suddivide il 2 il teorico);
Richiesta di mezza giornata di ferie per il pomeriggio, il giustificativo viene creato Dalle 11.30
Alle 15.30.
(Vedere Inserimento Giustificativi)
- Richieste di mezze giornate effettuate dal Piano Ferie. Il programma, quando invia i
giustificativi al modulo presenze, assegna i Dalle/ Alle con lo stesso criterio descritto sopra.
Riposi
Definizione della struttura settimanale standard (indicazione dei GG di riposo) da utilizzare per
le attivita' di controllo sui giustificativi. I campi sono controllati quando per esempio in Tabelle/
Presenze / Giustificativi/ Trattamento Giustificativi si e' definito nel campo <Tipologia Giorno>
che il giustificativo puo' essere utilizzato solo in determinati giorni (sabato, domenica, festivita'
ecc).
Le festivita' sono da definire in Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/ Festivita'
Giustificativo
Data da
Data a
Possibilita' di effettuare una discriminante ad-personam per uno o piu' giustificativi. Occorre
inserire il codice del giustificativo che il dipendente puo' utilizzare, ma solo entro le date
definite come Da/ A. Il controllo viene effettuato sulla data del server quando l’utente accede. Il
giustificativo inserito e' a disposizione del dipedente solo nell’arco temporale compreso
nell'impostazione effettuata. Da utilizzare, ad esempio, per l’allattamento.
4.3.3
Anagrafici: Campi di Selezione
Campi anagrafici destinati alle funzioni di selezione utilizzati da tutti i moduli di Work Flow.
Sono previsti 6 campi il cui valore e' codificato liberamente dall'utente in base alle proprie
esigenze di riconoscimento.
Questi campi sono utilizzati per attivare delle "selezioni" (a partire dalle codifiche operate in
Tabelle / Archivi di Base / Campi di Selezione), utilizzate poi come campi chiave nella
definizione delle tabelle di trattamento o nelle routine di calcolo (Tabelle /Archivi di Base
Zucchetti S.P.A.
118
Guida Utente
/Flussi / Momenti Operativi).
4.3.4
Anagrafici: Gruppi di Appartenenza
Per ciascun Modulo / Processo occorre precisare a quale Gruppo appartiene il dipendente
(codificato precedentemente in Tabelle / Arghivi di Base / Gruppi).
Il campo Gruppo e' aggiornato automaticamente mediante un processo automatico giornaliero
in base ai contenuti del campo di associazione (es.Stabilimento, Reparto, Qualifica, centro di
Costo ecc.)
4.3.5
Anagrafici: Trasferte e NotaSpese
Campi anagrafici destinati alla gestione del Modulo Trasferte e Nota Spese
Modalita' di registrazione
Registrazione Normale
Registrazione Light
Campi attualmente non controllati
Modalita' di calcolo
 mensile l'attivita' di controllo e' relativa a tutti gli eventi del mese (modalita' tipica del
settore credito) .
 per singola trasferta l'attivita' di controllo avviene al solo evento in esame. Con
questa modalita' potrebbero essere presenti piu' Noste Spese riferite allo stesso mese.
Non e' possibile variare il campo se sono presenti Note Spese e non ancora pervenute a
fine processo.
Assoggettamento Fiscale
Differenzia il trattamento fiscale rispetto a quello standard:
1 Importi di trasferta completamente soggetti (indennita' e spese soggette)
2 Importi di trasferta completamente esenti (indennita' e spese soggette)
3 Importi di trasferta completamente soggetti (indennita')
4 Importi di trasferta completamente esenti (indennita')
% Importi soggetti in perceentuale (indennita' e spese soggette)
Trattamento contrattuale trasferta
L'informazione e' obbligatoria sia in sede di pianificazione trasferta sia in sede di
registrazione Note Spese. Il dato e' prelevato da questo campo anagrafico. La tabella
puo' contenere un valore di Default (valore DE) e si trova in Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Trattamento Contrattuale.
Disabilita Anticipi
Se spuntato in fase d' Inserimento Trasferta viene disabilitato l'inserimento di richieste di
anticipi.
Sblocca Importo in Valuta
Se attivo in fase d' inserimento della nota spese abilita l'inserimento degli importi con altri
tipi di valuta
Parametri Default Registrazione Nota spese
I paramentri servono a far impostare direttamente dal programma alcuni dati in fase di
inserimento.
Motivazione
Codice della motivazione per la Trasferta che viene proposto in automatico al dipendente
in sede di Inserimento Rimborsi. Il dato e' codificato in Tabelle / Trasferte / Compilazione
/ Motivazioni
Localita' di Partenza
In base questa impostazione in inserimento nota il dipendente si trova gia' compilata la
localita' di partenza con quanto indicato nei campi sotto (<Sede lavoro> e <Residenza>)
Scostamento Ora Arrivo
E' possibile precisare lo scostamento orario per la registrazione automatica dell'ora di
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
119
Arrivo o dell'ora di rientro in Sede. In questo caso e' necessario sia indicata l'ora di
partenza. L'automatismo funziona solo se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte
NON e' spuntato il campo <Attiva Default Ora Partenza\Arrivo> .
Abilitazione compilazione "Voci Mensili"
Scegliere per abilitare l'inserimento delle Voci Mensili
Attiva Inizio\Fine Mese NS
Il campo e' presente solo se in Setup Procedura /Note Spese e Trasferte e' spuntato <Attiva
Inserimento Automatico Inizio\Fine Mese NS>. Se spuntati entrambi e' possbile inserire nei
rimborsi, in un’unica tratta, l’intero mese di spesa. E’ il programma che compila nell’andata il
primo del mese e nella colonna ‘Arrivo’ l’ultimo giorno del mese per cui si sta effettuando
l’inserimento Rimborso. L’utente puo' in questo modo inserire tutte le spese sostenute nel
mese sull'unica riga presente.
Default Commesse
E' possibile abbinare una comessa di default al dipendente, in modo tale che la sezione
Riferimenti Contabili della Nota Spese sia compilata in automatico sespuntato il campo
<Inserisci automaticamente Riferimenti Contabili> in Setup Procedura.
La ricerca attinge da Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/ Anagrafica Commesse
Default 1
Default 2
Default 3
E' possibile abbinare le 3 tabelle di default al dipendente, in modo tale che la sezione
Riferimenti Contabili della Nota Spese sia compilata in automatico se impostato il campo
<Inserisci automaticamente Riferimenti Contabili> in Setup Procedura.
La descrizione visualizzata e' quella impostata in Setup Procedura /Note Spese e
Trasferte - Campi liberi 1-2-3
La ricerca attinge da Tabelle / Trasferte / Compilazione / Libero 1-2-3.
Data inizio Polizza CASCO
Data scadenza Polizza CASCO
Se inserite le date, quando il dipendente accede all'inserimento delle Note Spese il
programma lo avvisa della scadenza con una segnalazione.
Modello automobile
Se presente, ha prevalenza sul campo sotto per il periodo in cui e' valida la polizza
CASCO.
Ultima variazione
VIENE EVIDENZIATO IL SOGGETTO E LA MODALITA' CON CUI HA VARIATO I DATI
COMPRESI IN 'PARAMETRI DEFAULT REGISTRAZIONE NOTA SPESE'
Automobile
Scegliere se Nessuna/ Auto personale / Aziendale. Il parametro impostato in questo
campo viene riproposto in sede di Inserimento Rimborsi. Mod Automobile
Scegliere il modello preventivamente codificato in Tabelle / Trasferte / Rimborsi KM /
Modelli Auto . Se inserito, il modello viene proposto gia' compilato quando il dipendente
effettua l' Inserimento Note Spese
Valore Max Anticipi
E' possibile indicare il valore massimo di anticipi per il dipendente
Carta Carburante
Codifica l'autorizzazione all'utilizzo della Carta Carburante
Gestione Diarie contratto "Credito"
Attivare o meno la gestione delle diarie per il contratto del Credito (le cui impostazioni
sono da effettuare in Tabelle / Trasferte / Controlli / Parametri Indennita') e in
Anagrafica controlli
Collegamento Indennita'
Flag per scelta attribuzione automatica delle Indennita' al Dipendente
Zucchetti S.P.A.
120
Guida Utente
Responsabile per invio distinte
Campo non obbligatorio utilizzabile solo da chi gestisce le note spese giornaliere. E'
possibile abbinare solo i dipendenti in cui in Anagrafici / Soggetti / Work Flow e' spuntato
il campo <Responsabile per invio distinte (note spese giornaliere)>. Una volta abbinato
consente di far si' che l'approvatore, quando effettua la Stampa delle distinte, filtri solo
quelle dei dipendenti con un certo responsabile.
Controlli Verifica Anagrafica
Abilitare o meno i controlli per i quali e' prevista la verifica anagrafica in Tabelle /
Trasferte / Controlli / Anagrafica Controlli.
Collegamento Timbrature del mese
Abilita il dipendente, durante l'Inserimento della Nota Spese, al controllo delle timbrature
del mese di riferimento.
Forza Riconoscimento Indennita' nei primi 4 giorni
Se spuntato l'indennita' viene riconosciuta anche nei primi 4 Giorni di trasferta (Per il
Contratto del Credito viene in questo modo forzato il controllo previsto in Tabelle /
Trasferte / Controlli / Parametri Indennita' )
Non considerare Nr. Minimo GG di Trasferta nel mese
Nel contratto del credito solitamente l'indennita' scatta se esistono nel mese almeno 5
giorni di trasferta; spuntando il campo il programma non controlla che il dipendente abbia
effettuato questo numero minimo di giorni di trasferta nel mese, e indennizza sempre dal
5° giorno (Contratto Credito)
Sede di lavoro
Se compilato, in inserimento della nota il programma inizializza sempre il campo Localita' di partenza con questo comune (Il campo proposto sara' comunque
modificabile) Per l'attivazione e' necessario scegliere nel campo sopra, localita' di partenza, la Sede
dell'azienda.
Residenza
Se compilato, in inserimento della nota il programma inizializza sempre il campo Localita' di partenza con questo comune (Il campo proposto sara' comunque
modificabile) Per l'attivazione e' necessario scegliere nel campo sopra, localita' di partenza, la
Residenza.
Ora di Partenza Default
Ora di Arrivo Default
Da compilare quando si vuole far pre- compilare dal programma i campi Ora di partenza
e arrivo quando il dipendente imputa la nota Spese. Occorre avere la spunta sul campo
<Attiva Ora di Partenza e arrivo Default> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
Se la gestione e' attivata e questi campi non sono valorizzati, il programma legge e
imposta i dati in base a quanto inserito in Anagrafici/ Azienda
4.3.6
Monitor Assenze
Campi anagrafici destinati alla gestione del Monitor Assenze
Privacy su cruscotto mensile
Se spuntato i dati di assenza del dipendente non sono visibili da parte dei colleghi;
L'approvatore in ogni caso potra' comunque visualizzarli.
Chiedi consenso al primo accesso
Se spuntato, la prima volta che il dipendente si collega allla Visaulizzazione Cruscotto Mensile
gli viene richiesto il consenso sul trattamento dei dati personali.
L'ufficio del personale tramite questa maschera puo' resettare queste scelte.
4.3.7
Comunicazioni
Non gestito con la versione attuale
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
4.3.8
121
Campi Liberi
Utilizzare questa sezione quando si vogliono filtrare i dipendenti con criteri diversi da quelli
gia' previsti in Anagrafica giustificativi
Si rifa' alla tabella richiamabile da Tabelle / Archivi di Base / Campi Liberi
4.3.9
Time Sheet
I dati impostati in qusta sezione sono una forzatura di quelli presenti in Anagrafici / Azienda /
Work flow/ Time Sheet.
Il modulo e' utilizzabile solo ed esclusivamente da chi e' in possesso del modulo HR-GTL
Gestione Tempi Lavoro, applicativo che consente la rielaborazione delle ore lavorate
suddividendole tra le varie ‘commesse’. Con l’ausilio del modulo Time Sheet, il dipendente
effettua l'inserimento manuale delle proprie ore lavorate suddividendole manualmente tra le
commesse estrappolate da GTL.
Occorre anche per questo modulo (TS) impostare i momenti operativi.
Inizio validita'
Fine validita'
Lasciare i campi invariati
Abilita per Export
Se spuntato permette di estrarre i dati delle ore ordinarie e straodinarie del dipendente quando
viene eseguita la funzione di Export (Menu' Utilita' Ufficio del Personale / Time Sheet).
Abilita configurazione dipendente
Occorre spuntare il campo per effettuare le forzature sul dipendente.
Escludi da gestione mail
Consente di escludere dei dipendenti dalla gestione delle mail. La scelta puo' essere effettuata
anche da Tabelle/ Time Sheet/ Gestione mail/ Gestione Mail.
Tipo invio
Gestiti solo il tipo Giornaliero e Mensile; solo per il Giornaliero appare il campo <Modalita'
invio>.
Modalita' di Invio
Manuale: non gestito
Automatico: quanto inserito e' automaticamente approvato.
<Dalle/ Alle> <Ore>
Scegliere la modalita' con cui il dipendente inserisce il Time Sheet. Se scelto ore sono
richieste il numero ore attribuibili a ciascuna commessa; se scelto Dalle/ Alle la stessa cosa
viene richiesta riferita alla singola commessa
(Vedere esempi in Gestione Time Sheet)
Suddivisione Ordinario/ Straordinario
Il campo appare solo quando il precedente e' impostato con Ore. Se scelto Si' la maschera
di Inserimento del Time Sheet richiede la suddivisione del numero Ore Ordinarie da quello
di Straordinario, altrimenti il campo Numero ore e' uno solo
Abilita Assegnazioni Automatiche
Da spuntare quando nel software GTL si utilizza la ‘Preallocazione delle Risorse’ (Menu'
Presenze / Calendario). Con la funzione menzionata il responsabile inserisce a preventivo la
suddivisione delle ore sulle commesse; il dipendente in inserimento puo' confermare quanto
prestabilito oppure modificare.
Tipo Assegnazione
Calendario: scegliere quando si vuole che l’Inserimento Time Sheet ‘erediti’ le commesse
imputate nel calendario
Presenze: scegliere quando si vuole far ereditare solo i dati di presenze
Zucchetti S.P.A.
122
Guida Utente
Blocco sovrapposizione Orario
Se spuntato, quando il dipendente nella Gestione Time Sheet inserisce per la stessa fascia
oraria piu' di una commessa il programma emette una segnalazione bloccante ai fini
dell'inserimento; in caso contrario la segnalazione e' forzabile.
Controllo Quadratura con Presenze
Stabilire il momento e la modalita' dell’attivazione del controllo automatico di
quadratura tra quanto il dipendente inserisce nel Time Sheet e la situazione di
Presenze.
Compilazione
All’invio
Per ognuno dei due momenti definire il tipo di controllo relativo. In fase di
compilazione vengono effettuate le eventuali segnalazioni al momento del Salvataggio
dei dati inseriti;per le opzioni impostate all’invio la segnalazione viene effettuata
quando il dipendente clicca sulla busta per inviare il Time Sheet all’approvatore.
Nessuno
Per non attivare nessuna segnalazione
Avviso
La segnalazione avviene ma e' possibile procedere comunque
Bloccante
La segnalazione non consente di procedere:
Processi
Nella sezione e' possibile differenziare ad personam il processo dell’iter approvativo rispetto a
quello definito per le richieste di altri dipendenti.
Inizio validita'
Fine validita'
Processo
Indicare le date di inizio e fine validita' per il processo definito. Il processo qui definito deve
trovare una corrispondenza nella definizione dell'iter di approvazione (in Tabelle/ Archivi di
Base/ Flussi/ Momenti operativi)
Zucchetti S.P.A.
Anagrafici
4.4
123
Stampe
In questo punto di menu' e' possibile fare delle stampe delle Aziende, Soggetti e Rapporti di
Lavoro in base a dei filtri anagrafici proposti nelle selezioni
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
.
Capitolo
V
Tabelle
5
125
Tabelle
Il menu di Gestione Tabelle consente di differenziare gli interventi con riferimento ai diversi
moduli
Archivi Base
Utilizzate dalla Gestione Presenze e comuni agli altri Moduli.
Presenze
Utilizzate dalla Gestione Presenze.
Note Spese
Utilizzate dal Modulo Note Spese.
Trasferte e Nota Spese
Utilizzate dal Modulo Trasferte e Nota Spese.
Piano Ferie
Utilizzate per la codifica e l'approvazione dei Piani ferie
Monitor Assenze
Utilizzate per la configurazione del Modulo Monitor Assenze
Comunicazioni
Utilizzate per la configurazione del Modulo Comunicazioni.
Zucchetti S.P.A.
126
5.1
Guida Utente
Tabelle: Archivi Base
Gruppi
Decodifica Gruppi cui appertengono i dipendenti e per i quali sono definiti gli approvatori
Stampa Gruppi
Funzione che permentte una stampa a video ed in formato pdf degli approvatori e dei
dipendenti di ogni gruppo
Campi di selezione
Consente la definizione dei codici di selezione a partire dai riconoscimenti anagrafici
desiderati.
Status
Codifica dei valori di Id Status (valori predefiniti)
Descrizioni Varie
Consente la definizione delle descrizione delle varie voci che passono essere usate nel
modulo trasferte.
Variazione automatica dei Campi di Selezione
Consente la configurazione in automatico dei campi di selezione
5.1.1
Gruppi
La tabella e' la chiave di lettura della struttura dell'intera impostazione di Work Flow. Ad ogni
dipendente viene associato un Gruppo in Anagrafici / Rapporto di Lavoro /Work Flow / Gruppi
di appartenenza; il dato viene aggiornato costantemente attraverso processi automatici di
importazione (Vedere Schedulatore/ Processi).
Per capire come identificare il significato del gruppo, se in azienda esiste un'unico iter di
approvazione per tutti i dipendenti e per tutti i giustificativi, allora il numero dei gruppi creati e'
uguale al numero degli approvatori presenti.
La definizione del gruppo avviene per Modulo e per Processo.
Codice
Attribuire un codice al gruppo
Modulo
Identifica il modulo di WF nel quale e' richiamabile il Gruppo:
 MT Presenze
 TR - T2 Note Spese
 TR -AN Trasferte
 PF Piano Ferie
 MA Monitor Assenze
Processo
Oltre che per ciascun modulo il Gruppo puo' essere distinto per processo (Setup / Processi).
Nel caso non fosse necessaria la distinzione dovra' comunque essere attivato il valore
DEFAULT.
Descrizione
Decodifica il Gruppo in relazione alle evidenze dei processi autorizzativi
Nr. Livelli
Il campo Numero di livelli consente di esprimere il livello di gerarchia autorizzativa che si
intende utilizzare.
Aggiunge n livelli (quando attiva importazione da GRU)
Se spuntato, quando e' attiva l'importazione da GRU, vengono aggiunti 'n' livelli di
autorizzazione
Visualizza autorizzatori
Vengono visualizzate le persone definite come Autorizzatori del Gruppo in questione.
Se in Setup Procedura/ Generali e' spuntato il campo <Attiva importazione da flusso
oganizzativo esterno> e' possibile importare da files esterni a tracciato fisso l'abbinamento
degli approvatori ai gruppi e il loro livello approvativo.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
127
Visualizza dipendenti
Vengono visaulizzati i dipendenti facenti parte del gruppo.
Se in Setup Procedura/ Generali e' spuntato il campo <Attiva importazione da flusso
oganizzativo esterno> e' possibile importare da files esterni a tracciato fisso l'abbinamento dei
dipendenti ai gruppi .
L'IMPOSTAZIONE DI UTENTE O VERIFICATORE AVVIENE IN Gestione Utenti /
Definizione Autorizzatori
5.1.2
Utenti per Gruppi PF
Se in Setup Procedura / Piano Ferie e' spuntato il campo <Attiva la possibilita' di delegare un
gruppo di PF a uno o piu' utenti> in questa tabella si abbinano ad ogni gruppo gli utenti
autorizzati ad operare sul gruppo stesso. E’ da intendersi che gli utenti da inserire in questa
tabella devono essere abilitati alle funzioni contenute in Utilita' Ufficio Personale / Piano Ferie,
altrimenti l’abbinamento effettuato ai gruppi non avrebbe alcun senso.
Resta fermo il fatto che l’utente amministratore rimane sempre abilitato a visualizzare ed
operare su TUTTI i Gruppi di Work Flow.
Gruppo
Inserire il codice gruppo Work Flow
Utente
Scegliere gli utenti che nelle funzioni contenute in Utilita' Ufficio Personale, quando viene
richiesto il codice Gruppo, saranno abilitati ad operare solo nei gruppi a cui sono abbinati nella
presente tabella.
5.1.3
Stampa Gruppi
Consente di estrarre in stampa i dati degli approvatori e dei dipendente dei vari gruppi . Il primo simbolo seleziona i soli approvatori, il secondo i soli approvati, il terzo fornisce un
elenco di entrambi, suddivisi per ogni gruppo
5.1.4
Campi di Selezione
Consente la definizione di "codici" di selezione, a livello della singola azienda o di tutte le
aziende.
In questa tabella occorre operare una differenziazione quando, nell'ambito della stessa
societa', per lo stesso Modulo WF, le richieste devono effettuare diversi iter approvativi tra i
dipendenti.
Esempio:
Sede di Milano: 2 livelli di approvazione di tutte le richieste;
Sede di Bologna: 3 livelli di approvazione.
E' appunto tramite la compilazione dei campi di selezione in Anagrafici / Rapporto di Lavoro /
Campi di Selezione che sono operate distinzioni tra un gruppo di dipendenti e l'altro.
In assenza di questa esigenza deve essere definito il codice DEFAULT richiamabile dalle
tabelle interessate. A questo proposito si specifica che il Campo di Selezione valorizzato con
Blank (spazi) ha valenza, quindi e' consigliabile riservarlo ai dipendenti che appartengono al
gruppo piu' numeroso, che solitamente si fa coincidere con DEFAULT:
Zucchetti S.P.A.
128
Guida Utente
La codifica avviene valutando in AND il contenuto dei campi anagrafci di selezione presenti
sul dipendente con riferimento agli operatori
= Uguale al valore indicato
> Maggiore del valore indicato
< Minore del valore indicato
<> Diverso dal valore indicato
Le codifiche contenute in questa tabella sono poi utilizzate nelle Tabelle /Archivi di Base /
Flussi /Momenti Operativi, in cui viene effettuata la differenziazione dell'iter approvativo che
devono seguire le richieste.
L'impostazione dei campi di Selezione in Rapporto di Lavoro del dipendente e'
parametrizzabile da Utilita' / Imposta campi di selezione ed e' ancora piu' automatizzata con
la funzione disponibile in Tabelle /Archivi di Base / Variazione Automatica Campi di Selezione
5.1.5
Status
I codici contenuti in questa tabella non possono essere variati da parte dell'utente.
5.1.6
Descrizione Varie
Fornita precaricata dalla Zucchetti. Comprende due tipologie di codifica:Tipo Spese e
Classificazione.
Codice: Tipo Spese
E' possibile richiamare nella griglia, colonna Tipologia, le spese previste.
La colonna descrizione puo' essere modificata dall'utente in base alle esigenze, inoltre e' in
questa funzione che si abilitano solo le spese ricorrenti nelle Note Spese.
Sono previste 23 voci descritte come Varie 1, Varie 2 ecc.
L'utente puo' utilizzarle per creare una descrizione di spesa (per esempio il taxi e il
parcheggio) che non e' gia' stata prevista dalle altre voci (pranzo, cena ecc).
La valorizzazione effettuata sul campo descrizione e' quella che viene richiamata in Tabelle /
Trasferte / Compilazione / Voci di spesa e Voci file.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
129
Si precisa che:
- tra le tipologie proposte, ne sono presenti alcune il cui importo viene considerato in negativo
sulla Nota Spese, ovvero sottratto dal rimborso che l'azienda effettua al dipendente.
E' il caso di:
Ammenda
Supero Traffico telefonico
Telepass
- Ad alcune tipologie sono legati alcuni dei controlli in Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Anagrafica
Controlli (esempio Pranzo personale, Cena, Alloggio, spese di rappresentaza, spese di
rappresentaza economato e Supero Limiti si Spese).
Codice: Classificazione
E' la classificazione delle citta'.
5.1.7
Variazione automatica dei Campi di Selezione
Si tratta di un funzione destinata alla preparazione dei campi di selezione mediante la
selezione di determinati campi anagrafici.
A differenza della Tabella in Utilita'/ Imposta campi di selezione
Occorre definire qui le condizioni anagrafiche in presenza delle quali scatta l'appartenzenza ad
un dato Gruppo di dipendenti a cui quindi associare gli specifici Campi di selezione.
Esempio:
Tutti i dipendenti che in azienda appartengono all' Unita' Locale LODI e contemporaneamente
al Centro di costo PRODUZIONE, sono identificati in Work Flow con il campo di selezione 1 =
XXX.
Codificare qui una tabella con impostato LODI in unita' locale, PRODUZIONE in Centro di
Costo e XXX su Campo di selezione 1.
Schedulare poi la funzione in modo tale che su ogni nuovo assunto che ha le caratteristiche
menzionate in tabella, sia il programma ad impostare in automatico i campi di selezione in
Rapporto di Lavoro, senza che l'utente debba intervenire manualmente.
Codice
Inserire un codice di riferimento
Descrizione
Attribuire una descrizione (il piu' 'in chiaro' possibile per l'utente)
Abilita
Spuntare
I campi anagrafici commentati sotto possono essere lasciati liberi e se ne viene compilato piu'
di uno, la relazione logica tra i due o piu' campi impostati e' in AND (ovvero nel Rapporto di
Lavoro del dipendente devono essere valorizzati entrambi come da codifica presente qui
perche' avvenga l'attribuzione automatica)
Codice azienda/Ente
Inserire il Codice azienda in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto di
Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Cod dipendente
Inserire il Codice dipendente in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto di
Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Filiale/Dipendenza
Inserire il Codice Dipendenza in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto
di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Unita' locale
Inserire il Codice Unita' locale in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto
di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Reparto
Inserire il Codice Reparto in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto di
Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Zucchetti S.P.A.
130
Guida Utente
Centro di costo
Inserire il Codice Centro di Costo in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Divisione
Inserire il Codice Divisione in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto di
Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Buisness Unit
Inserire il Codice Buisness Unit in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Mansione
Inserire il Codice Mansione in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto di
Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Contratto/Qualifica
Inserire il Codice Contratto e Qualifica in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Modulo/ Processo/Gruppo
Inserire il Codice Modulo Processo Gruppo in presenza del quale deve scattare l'attribuzione,
nel Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Campi di selezione
1 / 2 /3 ...6
Associare alle condizione definite il o i campi di selezione corretto
Aggiorna
Spuntare perche' avvenga l'attribuzione automatica
Per schedulare questa funzione occorre impostare nello schedulatore di WorkFlow il processo
"variazione_cs"; oppure effettuare l'impostazione parametrizzata tramite il Lancio Manuale
5.1.8
Flussi
Il Menu prevede la codifica delle tabelle che governano il disegno di Work Flow per i diversi
moduli.
La codifica avviene definendo i "momenti" (anagrafica momenti), precisando le condizioni
(momenti operativi), prevedendo le finestre temporali (Periodi Momenti) .
5.1.8.1
Anagrafica Momenti
Fornita precaricata dalla Zucchetti ma modificabile quando ci si trova in presenza di
casistiche diverse da quelle previste. Ogni momento rappresenta il percorso che ogni
richiesta deve effettuare in Work Flow.
I momenti operativi OBBLIGATORI sono:
01 - Inserimento
02 - Approvazione
....
99 - Fine Processo
Quando occorre avere piu' di un livello di approvazione, allora sono necessarie ulteriori
codifiche da collocare al posto dei ... (03 - Approvazione di 2^ livello - 04 Approvazione di 3^
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
131
ecc)
I momenti qui definiti sono gli stessi che articolano la Tabella / Archivi di base / Flussi /
Momenti Operativi
Consente di definire la sequenza di dettaglio di tutte le fasi che potranno descrivere
successivamente: Momenti WF Presenze
Momenti WF Trasferte e Nota Spese
Momenti WF Piano ferie
Per quando riguarda il modulo WF Monitor Assenze non e', per sua natura, suddiviso in
momenti operativi.
5.1.8.2
Momenti Operativi
Tabella che codifica e parametrizza i momenti operativi possibili su ciascun modulo e
processo gestito.
La diversificazione del trattamento riservato agli utenti puo' essere fatta tramite l'indicazione
dell'azienda oppure con il campo di selezione.
Azienda
Codice Azienda interessata: se non codificato vale per tutte le Aziende
Modulo
Identifica il modulo di WF interessato
Processo
Qualifica il processo precedentemente definito (in Setup /Processi) per ciascun modulo (Per
esempio: per Trasferte e Nota Spese - processi AN, T2; per gli altri DEFAULT)
Selezione
Rappresenta un'ulteriore chiave per la quale differenziare la codifica dei momenti operativi.
La codifica avviene a partire da quanto codificato in Tabelle / Archivi di Base /Campi di
Selezione (se non richiesto valore DEFAULT).
Momento
Sono le codifiche stabilite in Tabelle / Archivi di base / Flussi / Anagrafica Momenti.
Livello
Definisce il livello di gerarchia degli utenti interessati a quello specifico momento
Esempio:
Momento = Inserimento giustificativo
livello = 0
(riguarda tutti gli utenti)
Momento = Approvazione di primo livello
Livello= 1
(il momento coinvolge solo gli approvatori di 'gerarchia' 1).
Positivo
Inserire il codice del Momento operativo successivo a quello che si sta definendo, in caso il
presente vada a buon fine.
Esempio:
Zucchetti S.P.A.
132
Guida Utente
Sulla prima riga, il Momento di Inserimento giustificativo, se va a buon fine (ovvero se il
giustificativo verra' approvato), la richiesta passa al momento 02, cioe' l'approvazione del
responsabile di primo livello.
Non compilare il campo per l'ultimo moemento operativo.
Negativo
Inserire il codice del Momento operativo successivo a quello che si sta definendo, in caso il
presente NON vada a buon fine. Nell'esempio sopra, dall'approvazione di primo livello si
ritornerebbe all'inserimento giustificativo. Non compilare il campo sul primo e l'ultimo
momento.
Fac
Indica se l'approvazione richiesta e' facoltativa.
Neu
La spunta su Neutro qualifica il momento operativo della liquidazione Note spese.
ID Status
Compilare solo nei momenti operativi che riguardano il modulo Note Spese e Trasferte.
Inserire i codici attingendo i dati da Tabelle / Archivi Base / Status. Il processo ha una
scansione sequenziale e i programmi controllano particolari status di avanzamento.
ATTENZIONE: NEL CASO DEL MODULO TR PROCESSO T2 (Note Spese) E'
NECESSARIO RISPETTARE LE SEGUENTI CODIFICHE PER I MOMENTI:
Codice 07 (che potrebbe essere XX; quello che viene testato e' la valorizzazione di ID
Status)- Liquidazione- deve necessariamente essere abbinato all'ID Status 29
Codice 08 (che potrebbe essere XX; quello che viene testato e' la valorzzazione di ID
Status) - che identifica la Generazione del file per le Banche e altri files di contabilita'
personalizzate e non Zucchetti- deve necessariamente essere abbinato all'ID Status
30.
(Vedere esempi di impostazione)
I campi successivi identificano l'attivita' operativa assegnata all'UTILIZZATORE nelle diverse
fasi:
Invio (per esempio inviare il giustificativo, la nota spesa...)
Operare sui dati solo in Lettura
Operare sui dati in Lettura/scrittura
Calcolare la Nota Spese (Calcolo e controlli automatici)
I campi successivi identificano l'attivita' operativa assegnata all'APPROVATORE nelle
diverse fasi:
Operare sui dati solo in Lettura
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
133
Nell'ordine sono indicate la funzioni operative assegnate all'approvatore:
Operare sui dati in Lettura/Scrittura
Calcolare (es Calcolo e controlli automatici Nota Spese)
Modificare qualche contenuto (es modifica rimborsi Spese)
Azioni
Approvare / Respingere; solo approvare; solo Respingere
ESEMPI:
Momenti WF Presenze
Momenti WF Trasferte e Nota Spese
Momenti WF Piano ferie
Momenti WF Time Sheet
Momenti WF Comunicazioni
5.1.8.2.1 Momenti Presenze
Torna a Momenti Operativi
Normalmente e' previsto un solo processo (Default) in quanto non e' necessario differenziare
l'iter operativo destinato a raccogliere ed approvare le richieste (Giustificativi e Timbrature)
degli utenti.
Nel caso fosse necessario possono essere definiti processi diversi (es. autorizzazione eventi
sussidiati), mantenendo il processo di default per tutti gli altri giustificativi (vedere Setup /
Processi).
Mediante campo di selezione e' possibile differenziare le caratteristiche di un processo per
un gruppo di dipendenti rispetto ad un altro gruppo (es. dipendenti di Sede, rispetto ai
dipendenti delle Filiali).
Un esempio di impostazione con un solo livello autorizzativo:
Zucchetti S.P.A.
134
Guida Utente
5.1.8.2.2 Momenti Piano Ferie
Torna a Momenti Operativi
Normalmente e' previsto un solo processo (Default) in quanto non e' necessario differenziare
l'iter operativo destinato a raccogliere ed approvare le richieste (Piani Ferie) degli utenti.
Mediante campo di selezione e' possibile differenziare le caratteristiche di un processo per un
gruppo di dipendenti rispetto ad un altro gruppo (es. dipendenti di Sede, rispetto ai dipendenti
delle Filiali).
Un esempio di impostazione con un solo livello autorizzativo:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
135
5.1.8.2.3 Momenti Note Spese Trasferte
Torna a Momenti Operativi
Nel caso del Modulo Trasferte e Nota spese possono essere previsti processi diversi
partendo dalla esigenza di gestire eventi diversi quali:
Utilizzare:
Modulo TR Processo AN : quando occorre gestire la parte delle operazioni effettuabili dal
dipendente PRIMA della Trasferta (Richiesta di Trasferta, eventuale prenotazione auto,
richiesta anticipi, prenotazione hotel ecc.). PROCESSO NON OBBLIGATORIO
Modulo TR Processo T2 : quando occorre gestire i passaggi da effettuare DOPO che la
trasferta e' avvenuta (registrazione spese sostenute, passaggio dati a paghe e contabilita').
OBBLIGATORIO.
Processo AN (anticipazione): Pianificazione trasferta
Tutti i momenti devono essere codificati con il campo Evento = AN, tranne la Fine Processo,
che, oltre a questo, deve avere spuntato il campo Attivazione Pratica nota Spese per attivare
l'aggancio ai passaggi successivi :
Processo T2 (consuntivazione delle spese, il controllo e la liquidazione): Trasferta e
Note Spese
Per ciascun Processo possono essere definiti i momenti operativi. Esempio di come
potrebbe essere compilata la tabella:
Zucchetti S.P.A.
136
Guida Utente
Dove le prime 2 fasi hanno il campo Eventi valorizzato con CS (consuntivazione);
le altre con CL (consuntivazione e liquidazione), in piu' nel momento in cui deve essere
selezionata la nota per la generazione del file occorre spuntare il campo specifico e cosi' per
il passaggio in cui si effettua la Generazione Dati contabili (solitamente in concomitanza con
Fine Processo ed evento CL).
********************************************************************************
Generazione dati Presenze
Nel caso di Azienda con scelta di attivazione da Trasferte, la registrazione on line in
Procedura Presenze e' eseguita al presentarsi del momento operativo indicato (normalmente
appena la trasferta e' autorizzata). La registrazione avviene dipendente per dipendente con
evidenza dell'avvenuta segnalazione sulla anagrafica della trasferta.
Generazione dati contabili (non ancora disponibile)
Estrazione dei dati relativi agli anticipi erogati ed alle prenotazioni effettuate per il passaggio
alle procedure contabili.
La scrittura avviene dipendente per dipendente su un tracciato a campi variabili con
separatore (*.csv).
L'azienda ha la possibilita' di definire un processo schedulato giornaliero che sostituisce
questa attivita' di scrittura in append, fino a prelievo del file.
Come nel caso precedente la registrazione avviene dipendente per dipendente con evidenza
dell'avvenuta scrittura mediante segnalazione sulla anagrafica della trasferta.
Attivazione Pratica Nota Spese
In base alla scelta di calcolo associata alla anagrafica dipendente (calcolo mensile, o per
singola trasferta) , l'evento di Consuntivazione Spese potra' fare riferimento ad una sola
pratica per singola mensilita' (calcolo mensile) o ad una pratica per ciascuna trasferta.
Non necessariamente la consuntivazione delle spese deve essere preceduta dall'evento di
pianificazione della trasferta (obbligatorio solo nei casi debba essere origine della
comunicazione di trasferta anche per le presenze).
Tantomeno e' necessaria sia preceduta dalla registrazione di Anticipi / prenotazioni.
La spunta su questo campo consente la generazione automatica della pratica di Nota Spese
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
137
a partire dalla pianificazione Trasferta quando non siano previste le fasi di registrazionia
anticipi e prenotazioni.
In questi casi l'automatismo non deve essere associato al momento di chiusura dell'evento di
pianificazione bensi al momento di apertura dell'evento di consuntivazione spese.
In questo caso si provvedera' alla generazione automatica della nota spese a partire dagli
anticipi accordati e dalle spese a fronte delle prenoatzioni effettuate.
La registrazione dei dati tiene conto delle scelte operate sulla anagrafica Azienda.
Anticipi
E' possibile richiedere il trasferimento degli anticipi in modo da rendere possibile il
conguaglio tra consuntivo Spese sostenute direttamente e Anticipi ricevuti. Nel caso di
registrazione l'anticipo e' registrato sul primo giorno della Trasferta.
Registrazione spese
Quanto alle prenotazioni e' possibile codifica la modalita' con la quale si richiede la
registrazione in Nota Spese. La scelta e' importante ai fini del controllo sul max. di spesa
giornaliero ai fini amministrativi/fiscali.
- ripartita per Giorno
Ovvero dividendo il totale per i giorni intercorrenti nel periodo:
 Hotel: differenza in giorni tra date non contando il giorno di arrivo
 Auto: differenza in giorni tra date contando i 2 estremi
 Altre Spese: Differenza in giorni tra date contando i due estremi
Nel caso di giorno coincidente la registrazione avviene nel solo giorno indicato
- scrittura su primo Giorno
La registrazione avviene solamente sul primo giorno del periodo
Esempio di Momenti Operativi Trasferte:
Esempio di Momenti Operativi Note Spese:
Zucchetti S.P.A.
138
Guida Utente
5.1.8.2.4 Momenti operativi Time Sheet
Torna a Momenti Operativi
Per il modulo TimeSheet e' possibile gestire anche il responsabile di commessa
(approva le richieste sulle commesse di cui e' responsabile) che, all'interno
dell'applicativo, si codifica con ID Status = 77. Il livello da abbinare al responsabile di
commessa e' sempre 0.
E' fondamentale anche avere ID Status = 99 abbinato al momento operativo 99 di
Attivita' Inserita per fare in modo che vengano creati i movimenti in HR-GTL.
Esempi di impostazioni:
Impostazione di un livello d’approvazione (senza utilizzo di responsabile di
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
commessa):
L'iter di approvazione della maschera sottostante e' il seguente:
- l'utente inserisce le registrazioni nel TimeSheet e lo invia (momento 01);
- l'approvatore di gruppo approva o respinge (momento 02);
- fine processo (momento 99 con ID Status 99).
Impostazione con utilizzo del Responsabile di commessa (deve esistere
comunque un approvatore associato al gruppo, e' possibile far coincidere l’
approvatore con il responsabile di commessa oppure creare un approvatore fittizio)
L'iter di approvazione della maschera sottostante e' il seguente:
- l'utente inserisce le registrazioni nel TimeSheet e lo invia (momento 01);
- il responsabile di commessa approva o respinge (momento 02 con ID Status 77,
livello 0);
- fine processo (momento 99 con ID Status 99).
Impostazione di due livelli di Approvazione (senza utilizzo del responsabile di
commessa):
L'iter di approvazione della maschera sottostante e' il seguente:
- l'utente inserisce le registrazioni nel TimeSheet e lo invia (momento 01);
- l'approvatore di 1° livello del gruppo approva o respinge l'intera richiesta (momento
02 e livello 1);
- l'approvatore di 2° livello del gruppo approva o respinge (momento 03 e livello 2);
Zucchetti S.P.A.
139
140
Guida Utente
- fine processo (momento 99 con ID Status 99).
Impostazione con utilizzo dell’approvatore di gruppo e del Responsabile di
commessa
L'iter di approvazione della maschera sottostante e' il seguente:
- l'utente inserisce le registrazioni nel TimeSheet e lo invia (momento 01);
- l'approvatore di gruppo approva o respinge l'intera richiesta (momento 02, livello 1unico livello presente nel gruppo-);
- il responsabile di commessa approva o respinge (momento 03 con ID Status 77 e
livello 0);
- fine processo (momento 99 con ID Status 99).
Impostazione con utilizzo del Responsabile di commessa e dell’approvatore di
gruppo:
L'iter di approvazione della maschera sottostante e' il seguente:
- l'utente inserisce le registrazioni nel TimeSheet e lo invia (momento 01);
- il responsabile di commessa approva o respinge (momento 02 con ID Status 77 e
livello 0);
- l'approvatore di gruppo approva o respinge l'intera richiesta (momento 03);
- fine processo (momento 99 con ID Status 99).
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Impostazione con il Responsabile di commessa facoltativo e Approvatore di
gruppo
L'iter di approvazione della maschera sottostante e' il seguente:
- l'utente inserisce le registrazioni nel TimeSheet e lo invia (momento 01), la
richiesta giunge al momento 02 e 03;
- il responsabile di commessa approva o respinge facoltativamente (momento 02
con ID Status 77, livello 0 e flag Fac);
- l'approvatore di gruppo approva o respinge l'intera richiesta (momento 03);
- fine processo (momento 99 con ID Status 99).
5.1.8.2.5 Momenti Operativi Comunicazioni
Torna a Momenti Operativi
Zucchetti S.P.A.
141
142
Guida Utente
Esiste un processo per ogni tipologia di variazione: deve essere creato un Momento
Operativo per ogni processo da gestire.
GDC_DCBA01 Variazione Coordinate Bancarie
GDC_DSIN01 Variazione Sindacato
GDC_RIND01 Variazione Indirizzi
E’ importante precisare che e' il momento codificato come 50 quello che effettua, tramite
approvazione, la variazione vera e propria sui dati comuni HR.
Qualsiasi iter si voglia far seguire alle comunicazioni, tenere presente che e' obbligatoria la
presenza di almeno un momento di approvazione, anche se definita come FACOLTATIVA,
da parte di un approvatore 'normale’ (quindi l’iter piu' semplice e' da codificare come
sopra).
Esempio:
1. l’azienda decide di far approvare le comunicazioni solo ed esclusivamente da una
persona dell’ufficio del personale: il momento di approvazione (codificato con 02)
precedente a quello della variazione effettiva (codificato come 50), deve essere presente
affinche' avvengano correttamente tutti i passaggi, anche se non utilizzato. In questo
caso quindi scegliere che lo stesso sia facoltativo.
5.1.8.2.6 Momenti Operativi file Vari
Torna a Momenti Operativi
Occorre creare dei momenti specifici per la generazione dei files, che siano precedenti a
quello di Fine Processo (solitamente 99).
Il programma controlla come e' valorizzato il campo ID Status in questi momenti operativi.
Nell'esempio sotto per i dipendenti con Selezione 1 sono previsti due livelli approvativi,
mentre per i default soltanto uno.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Alcuni file di contabilita' personalizzate e Non Zucchetti, generati da Work Flow, necessitano
che gli importi riferiti alle Note Spese si trovino nell'ID Status 30 nel momento in cui avviene la
loro Generazione (da Utilita' Ufficio del Personale/ Generazione file non Zucchetti e/o
generazione File Contabilita' Personalizzate).
Ecco l'elenco e il link ai tracciati di questi files:
File non Zucchetti:
Vedere File NON Zucchetti contabilita' 2
Vedere File non Zucchetti Contabilita' 4
Vedere File NON Zucchetti contabilita' 5
Vedere File NON Zucchetti Contabilita' 6
File Contabilita' Personalizzate:
Contabilita' 1
Contabilita' 2
Contabilita' 3
Contabilita' 4
Per ottenere la generazione di altri files, invece, e' sufficiente che le Note Spese si trovino
sullo Status 29. I files sono:
File Non Zucchetti:
Contabilita' 1
Contabilita' 3
Contabilita' 7
Tracciato file Setif per le banche
Zucchetti S.P.A.
143
144
Guida Utente
5.1.8.3
Periodi Momenti
Consente di precisare, per ciascun processo (tenendo conto della possibilita' di
differenziare lo stesso per Azienda / Campo Selezione), una eventuale data di scadenza
del momento operativo.
Se si indica soltando il giorno, questo e' recepito per tutti i mesi. Se oltre al giorno si
indica il MM e/o AAAA questo e' recepito per quella data, altrimenti si assume il valore
indicato sulla chiave 99.
Il giorno di scadenza di ciascun processo e' lo stesso che si imposta nel Setup mail.
E' possibile impostare ulteriori controlli sulle date di inserimento dei giustificativi, per
esempio, in Tabelle/ Presenze/ Giustificativi/ Controllo Date Giustificativi
I CONTROLLI IMPOSTATI NELLA PRESENTE FUNZIONI SONO BYPASSABILI NEL CASO
IN CUI LA GENERAZIONE DEI GIUSTIFICATIVI AVVENGA IN AUTOMATICO DAL PIANO
FERIE. PERCHE' AVVENGA QUESTA FORZATURA OCCORRE CHE IN SETUP
PROCEDURA / PIANO FERIE SIA SPUNTATO IL CAMPO <Non controllare date periodi
momenti e inserimento giustificativi in generazione>.
Per quanto riguarda il modulo Presenze (MT) e' possibile forzare la data di scadenza per un
determinato mese (esempio: nel mese precedente la chiusura per ferie l'azienda anticipa il
giorno in cui e' possibile inserire richieste). Per gestire queste eccezioni occorre inserire il
<giorno di chiusura anticipata> in Setup Procedura / Presenze Generali
Per il modulo Time Sheet invece viene controllato solo il campo <Giorno per invio richiesta
timesheet>
Vedere Esempio Time Sheet
5.1.8.3.1 Esempio Time Sheet
Torna a Periodi Momenti
E' possibile definire il giorno del mese attuale per l'invio della richiesta TimeSheet del mese
precedente.
Nella maschera seguente e' presente un esempio di compilazione dei periodi momenti: nel
campo <Giorno per invio richiesta timesheet> e' indicato che entro il 5 del mese attuale deve
essere inviata la richiesta (nel caso di TimeSheet Mensile) o le richieste (nel caso di
TimeSheet Giornaliero) del mese precedente.
Nel campo Codice deve essere sempre inserito il momento operativo relativo all'Inserimento
del TimeSheet.
Nei campi Anno e Mese, i valori rispettivamente 9999 e 99 indicano che il controllo verra'
effettuato per tutti i mesi; se invece si indica Anno=2010 e Mese=05 vuol dire che la richiesta
del mese di Aprile deve essere inviata entro il 5 Maggio.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
145
Se l’utente supera il giorno limite, l’invio del TimeSheet puo' essere effettuato solo dall’
Amministratore.
5.1.9
Campi Liberi
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente (Anagrafici / Rapporto di
lavoro / Work flow / Campi Liberi), e tali informazioni non sono gia' previste e codificabili
con altre tabelle di Work Flow.
5.1.9.1
Campo Libero 1
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente, e tali informazioni non
sono gia' previste e codificabili con altre tabelle di Work Flow.
5.1.9.2
Campo Libero 2
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente, e tali informazioni non
sono gia' previste e codificabili con altre tabelle di Work Flow.
5.1.9.3
Campo Libero 3
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente, e tali informazioni non
sono gia' previste e codificabili con altre tabelle di Work Flow.
5.1.9.4
Campo Libero 4
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente, e tali informazioni non
sono gia' previste e codificabili con altre tabelle di Work Flow.
Zucchetti S.P.A.
146
Guida Utente
5.1.9.5
Campo Libero 5
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente, e tali informazioni non
sono gia' previste e codificabili con altre tabelle di Work Flow.
5.1.9.6
Campo Libero 6
Tabella personalizzabile da parte dell'azienda e da utilizzare nei casi in cui occorre
aggiungere informazioni nel Rapporto di lavoro del dipendente, e tali informazioni non
sono gia' previste e codificabili con altre tabelle di Work Flow.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.2
147
Tabelle: Presenze
Tabelle utilizzate dalla Gestione Presenze.
ORARI
Tabelle destinate al riconoscimento degli orari associati ai dipendenti.
La tabella di Raggruppamento Orari consente di mostrare al dipendente i soli orari del
raggruppamento cui appartiene (codificato sulla anagrafica).
GIUSTIFICATIVI
Tabelle destinate al trattamento dei giustificativi.
TIMBRATURE
Tabelle per la gestione delle Timbrature. Consente l'accesso al file delle timbrature
da utilizzare per la evidenza su cartellino orologio
CONTATORI
Tabelle per il riconoscimento dei Contatori.
5.2.1
Orari
5.2.1.1
Raggruppamenti Orari
Destinata a raggruppare gli orari per facilitare la scelta dell'orario da parte dei dipendenti.
Scopo della tabella e' quello di evitare che il dipendente possa scegliere, per il cambio
orario, un codice tra quelli che non sono a lui riservati. In Anagrafici/ Rapporto di Lavoro /
Work Flow / Presenze possono essere abbinate le codifiche definite qui.
La definizione dei raggruppamenti avviene per Azienda, selezionando tra gli orari
disponibili.
5.2.1.2
Orari
Destinata alla evidenza della struttura teorica di tutti gli orari previsti dalla procedura
presenze.
5.2.2
Giustificativi
5.2.2.1
Anagrafica Giustificavi
Rappresenta la tabella di decodifica dei Giustificativi alimentata a partire dalla tabella
presente nella procedura Presenze.
E' consentito introdurre Giustificativi che non sono presenti tra quelli utilizzati nelle
presenze (es. Giustificativo Convenzionale per Cambio Orario). I campi alimentati
direttamente non saranno mai aggiornati a partire dalla procedura Presenze.
Codice del Giustificativo
Codice del Giustificativo richiamabile dalle funzioni di Work Flow.
Descrizione Giustificativo
Descrizione Giustificativo: aggiornato automaticamente a partire dalla tabella disponibile
nel prodotto Presenze.
Unita' di misura
Prevede la scelta di trattamento:
 Ore
 Giornate
Zucchetti S.P.A.
148
Guida Utente
 Mezze giornate - Quando il dipendente sceglie il giustificativo, gli viene proposta nella
videata la scelta di richiesta per la mattina o per il pomeriggio.
 Cambio Orario
 Inversioni Timbrature - giustificativo utilizzabile in Visualizzazione Cartellino Mensile,
cliccando sul tasto
 Omessa Timbratura Entrata / Omessa Timbratura Uscita
Utilizzabile dagli utenti di Gestione Presenze Clessidra Zucchetti. Definire quali giustificativi
utilizzare per le omesse timbrature.
Ore/Giorni
In fase di immissione se il giustificativo e' richiesto a giorni le ore vengono calcolate in
base all'orario associato al turno della giornata.
Cambio Orario / Inversione Timbrature
Serve per la trasmissione di giustificativi che hanno un valore convenzionale.
Livello Gerarchico
Indicare il livello gerarchico a partire dal quale il dipendente visualizza il giustificativo.
Viene proposto il livello gerarchico piu' basso (valore 0). Il campo non viene piu'
aggiornato in sede di update successive. Puo' essere modificato dall'utente
Amministratore.
Esempio:
alcuni Giustificativi possono essere inseriti solo dal Capo reparto (che e' a livello 1);
indicando qui 1 il giustificativo viene visualizzato da chi appartiene al livello 1, 2 ecc e
NON da chi e' 0.
Il valore 9 identifica l'approvatore di livello massimo del gruppo. In Anagrafici / Azienda e' possibile effettuare una forzatura rispetto al valore indicato qui,
quando il grado di visualizzazione del giustificativo deve essere differenziato a livello di
azienda
Discriminante attribuzione
Precisa in base a quale campo anagrafico (Rapporto di lavoro) dovra' essere valutata la
possibilita' di utilizzo del giustificativo da parte del dipendente.
La selezione puo' essere eseguita sul valore di uno dei seguenti campi:
 Azienda
 Filiale
 Unita' locale
 Reparto
 Centro di Costo
 Divisione
 Buisness Unit
 Mansione
 Qualifica
 Campi di selezione
 Part Time
 Libero 1
 Libero 2...(fino a 6)
Il contenuto del campo sara' utilizzato come discriminante di accesso in Tabelle
/Presenze/ Giustificativi/Attribuzione Giustificativi.
Discriminante trattamento
Indicare nei campi i codici dei campi anagrafici da utilizzare come discriminante per il
trattamento del giustificativo.
La selezione puo' essere eseguita sul valore di uno dei seguenti campi:
 Azienda
 Filiale
 Unita' locale
 Reparto
 Centro di Costo
 Divisione
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
149
 Buisness Unit
 Mansione
 Qualifica
 Campi di selezione
 Part Time
 Libero 1
 Libero 2...(fino a 6)
Il contenuto dei campi sara' utilizzato come discriminante di accesso sulla tabella
Trattamento Giustificativi.
Discriminante controllo date inserimento/approvazione
Indicare il codice del campo anagrafico da utilizzare come discriminante per il controllo
delle date di inserimento/approvazione.
La selezione puo' essere eseguita sul valore di uno dei seguenti campi:
 Azienda
 Filiale
 Unita' locale
 Reparto
 Centro di Costo
 Divisione
 Buisness Unit
 Mansione
 Qualifica
 Campi di selezione
 Part Time
 Libero 1
 Libero 2...(fino a 6)
Il contenuto del campo sara' utilizzato come discriminante di accesso sulla tabella
Controllo date Giustificativi.
Visualizza nel cartellino
Consente di bloccare la esposizione del giutificatico sul Cartellino (specie per i
giustificativi che provengono dalle Presenze ma non sono
disponibili per la immissione da Work Flow)
Escludi da HR Totem
Per gli utenti che utilizzano il Totem, spuntare quando si desidera che un giustificativo NON
sia a disposizione tra quelli inseribili da Totem.
Approvazione da Calendario
Precisa se il giustificativo e' tra quelli che devono essere autorizzati mediante la funzione
"Approva da calendario"
Approvazione automatica
Precisa se il giustificativo e' tra quelli per i quali e' prevista l'approvazione automatica (es.
Richiesta straordinari da calcolo Banca Ore,
Ferie pianificate ecc.).
Mancata Timbratura
. Se spuntato il programma effettua, in fase di inserimento mancate timbrature, i seguenti
controlli:
- non e' possibile inserire il gstfv per una data futura
- Inserire solo un giorno alla volta
- Viene richiesto solo un orario, che corrisponde alla timbratura che il programma deve
inserire
Obbligo inserimento Causale
Utlizzato per casi particolari
Genera anomalia
In sede di visualizzazione nel cartellino appare come se fosse un anomalia
Giustificativo di anomalia
Serve per identificare i giustificativi di anomalia.
Zucchetti S.P.A.
150
Guida Utente
Tipo di giustificativo
Serve per catalogare un giustificativo. Nel menu di Visualizzazione Richieste e' poi
possbile filtrarle per Tipo Giustificativo. Scegliere tra le codifiche effettuate in Tabelle /
Presenze/ Giustificativi/ Tipo di giustificativo .
Tipo Giustificativo associato
Compilare SOLO per i giustificativi che generano anomalia (con la spunta sia sul campo
<Genera Anomalia> che <Giustificativo di Anomalia>). La codifica utilizzabile viene ripresa
da Tabelle / Presenze / Giustificativi / Tipo Giustificativo (che e' implementabile dall’utente).
La compilazione del campo ha la funzione di limitare la finestra di ricerca (nel momento in cui
l’utente sana l’anomalia) ai soli giustificativi in cui il campo <Tipo Giustificativo> e' compilato
con il tipo inserito nel campo che si sta commentando.
Time Sheet
Utile solo agli utilizzatori del modulo Time Sheet. Scegliere come far figurare il giustificativo in
Inserimento time Sheet
Presente Se impostato il giorno coperto dal giustificativo in questione figura con il simbolo di
Spunta (
)
Neutro Se impostato il giorno coperto dal giustificativo in questione NON figura con il simbolo
di Spunta
Assenza Se impostato il giorno coperto dal giustificativo in questione NON figura con il
simbolo di Spunta
Tipo di giustificazione
Serve per catalogare un giustificativo in base alle codifiche inserite in Tabelle / Presenze/
Giustificativi/ Tabella Tipologie di Giustificazione per gestione giustificativi in GPWEB. E'
attivabile un controllo per fare in modo che il programma blocchi la richiesta di un
giustificativo di straordinario, se la stessa richiesta viene effettuata con un Dalle Alle
interno al teorico dell'orario; e la stessa cosa se un normale giustificativo viene richiesto
Esternamente al teorico dell'orario. Occorre spuntare il campo <Abilita Controllo orario
su inserimento Giustificazioni (GPRES3)> in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work
Flow/ Presenze. I Giustificativi per cui il campo e' valorizzato con S sono quelli che
durante l'Assegnazione Temporanea vengono visualizzati, approvati e/ o respinti
dall'approvatore del gruppo a cui il dipendente e' stato assegnato temporaneamente.
Famiglia Processi
Il codice associabile e' ricercato sulla tabella presente in Setup / Processi, ed e' limitato
ai processi per cui il campo <Famiglia> e' spuntato. Utilizzare solo nei casi in cui diversi
giustificativi devono seguire un iter di approvazione diverso dagli altri. Tramite la
compilazione di questo campo si raggruppano le causali menzionate. Il codice Famiglia
deve essere poi abbinato allo specifico Momento Operativo (in Tabelle / Archivi di base /
Flussi) che definisce quindi il diverso iter.
Img anomalia non vinc
Utilizzabile solo dagli utenti Gpweb che hanno attivato l’on line. Il campo compare solo per i
giustificativi con codice che inizia con VIN_ e la dicitura sta a significare <Immagine anomalia
non vincolante>.
Per questi giustificativi (per esempio Straordinario da autorizzare), e' possibile rendere la
visualizzazione del cartellino di Work Flow nella stessa modalita' di GpWeb. Occorre
associare per il / i giustificativi in questione l’immagine desiderata. Se e' presente un codice
che inizia con VIN_ ma senza nessuna immagine associata, il simbolo che figura sul
cartellino e’
.
Tenere presente che se nello stesso giorno sono presenti piu' giustificativi di anomalia non
vincolante, viene visualizzata l'immagine legata al codice piu' basso (gli altri compaiono nello
zoom).
Import per Monitor assenze
Se spuntato il giustificativo rientra tra quelli importati nella Gestione del Monitor Assenze.
Controllo giustificativi gia' inseriti
Attivando tale flag, Work Flow controllera' in fase di inserimento del giustificativo per cui
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
151
e' attivato il flag, se nella fascia oraria per cui e'
richiesto l'inserimento non esistano altre richieste gia' inserite per le quali si e'
provveduto ad attivare il medesimo flag.
Presenza prioritaria
Attivando tale gestione sara' abilitato sul giustificativo un controllo tale per cui se nella
giornata e' presente in una determinata fascia oraria non sara' possibile inserire altri
giustificativi in quella fascia oraria.
Motivazione Obbligatoria
Se spuntato In sede di Inserimento Giustificativi e' richiesta obbligatoriamente
l'immissione della Motivazione.
Approva richieste mese prec.
Se spuntato il giustificativo e' legato alla funzione in Utilita' Ufficio Personale / Presenze /
Approva/Respingi Richieste mese precedente, che permette di far approvare
automaticamente tutte le richieste del giustificativo in sospeso dal mese precedente
Respingi richieste mese prec.
Se spuntato il giustificativo e' legato alla funzione in Utilita' Ufficio Personale / Presenze /
Approva/Respingi Richieste mese precedente, che permette di far respingere
automaticamente tutte le richieste del giustificativo in sospeso dal mese precedente
Disabilita flag gg intera
Attivando tale gestione sara' disabilitato, nella maschera di Inserimento Giustificativi, il
flag "Giornata Intera".
Visualizza in richieste trasferte
Trattasi di personalizzazione sviluppata ad hoc per esigenze particolari.
Lettera d'incarico
Consente, in presenza del giustificativo approvato, la stampa di una lettera di incarico da
parte sia del dipendente che dell'approvatore (esempio: per giustificativi di
Trasferta/Missione).
Dalle/Alle obbligatori
Se spuntato, fa si' che in fase di Inserimento Giustificativi il programma emetta una
segnalazione bloccante se la persona non valorizza i campi degli estremi del giustificativo (Da
che ora a che ora).
Giustificativo di Lungo periodo
Consente di inserire una richiesta che parte da una determinata ora di un giorno ad un’ora
specifica di un altro giorno. Da utilizzare, per esempio, per inserire una trasferta lunga.
Quando viene inserito il giustificativo di Lungo Periodo viene evidenziata la relativa dicitura.
Disabilita periodico a ore
Se spuntato nell’Inserimento Giustificativi, quando si utilizza il codice in questione, non
compare il campo che consente di scegliere l’inserimento di un Dalle/ Alle su piu’ giorni.
Motivazione obbligatoria per richieste respinte
Se spuntato l’approvatore deve necessariamente inserire una nota per poter respingere la
richiesta. Il menu’ Visualizzazione richieste, in corrispondenza delle richieste di questo tipo di
giustificativo, presenta una dicitura di Motivazione Obbligatoria.
Attiva Gestione motivazione
Ordine
Campi da non utilizzare. Trattasi di personalizzazione sviluppata ad hoc in base alle esigenze
specifiche di un solo cliente.
Annotazioni
Definiscono i comportamenti operativi cui si deve attenere l'utente, i controlli eseguiti,
ecc.
Le annotazioni sono evidenziate con funzione di help nel momento di Inserimento
Giustificativi
Zucchetti S.P.A.
152
5.2.2.2
Guida Utente
Attribuzione Giustificavi
L'attribuzione del giustificativo puo' avvenire, diversamente per ciascun giustificativo,
qualificando se l'attribuzione ai dipendenti deve assere assicurata:
Tutti
Il giustificativo e' disponibile per tutti i dipendenti
Nessuno
Il giustificativo non e' disponibile
Discriminante
La codifica della discriminante avviene in Tabelle / Presenze /Anagrafica Giustificativi. Nel
caso presente, e nell'area destinata ll dettaglio delle discriminanti, si provvede ad indicare
l'elenco dei valori che devono essere verificati ai fini della attribuzione al dipendente.
Attribuzione Da
Attribuzione A
Date di validita' dell'attribuzione. Non controllate con la presente versione. Non e' possibile
avere lo stesso giustificativo abbinato a due o piu' periodi di validita'.
5.2.2.3
Trattamento Giustificavi
Consente di precisare i controlli che devono essere eseguiti in sede di immissione del
giustificativo, differenziando questi ultimi in ragione del valore della discriminante e della
tipologia di giorno.
La scelta della del campo utilizzato come discriminante e' stata operata sulla anagrafica del
Giustificativo nel campo Discriminante Trattamento.
Nel caso non sia prevista la differenziazione del trattamento possono essere indicati valori di
Default.
Valore discriminante
Valore presente nel campo anagrafico che e' stato scelto sul Giustificativo come
Discriminante di Trattamento.
Devono essere indicati solo valori tra quelli previsti. A partire dal campo scelto campo
sono presentati i valori di decodifica della tabella corrispondente alla discriminante.
Il valore DEFAULT identifica un trattamento da riservare in tutti gli altri casi.
Se il valore DEFAULT non viene indicato verranno eseguiti i trattamenti solamente per la
condizione verificata.
Tipologia Giorno
Precisa attraverso un codice le seguenti condizioni:
0 Tutti i giorni
1 giorni lavorativi
2 Sabato
3 Domenica
4 Festivita' Infrasettimanali
5 Sabato o Domenica
Il trattamento adottato dal programma dipende da come sono definiti i riposi In Anagrafici
/ Rapporto di Lavoro
Trattamento Q.ta'
Esprime la modalita' con la quale e' richiesto il trattamento della q.ta' presente sul
giustificativo, in particolare:
Singolo giustificativo: la quantita' del singolo giustificativo viene sommata al valore del
contatore di base, se presente, e confrontata con il valore del contatore di confronto. Se
le unita' di misura del giustificativo e del contatore sono diverse, per esempio uno in gg e
l'altro in hh, la conversione viene eseguita prendendo come base il teorico dell'orario
presente nel Rapporto di Lavoro per il dipendente.
Confronto contatori con richieste gia' inserite: alla quantita' del giustificativo inserito
vengono sommate:
 la quantita' di altri giustificativi gia' inseriti nel mese (non ancora approvati);
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
153
Il risultato viene confrontato con il valore del contatore di confronto. Se le unita' di misura
del giustificativo e del contatore sono diverse, per esempio uno in gg e l'altro in hh, la
conversione viene eseguita prendendo come base il teorico dell'orario presente nel
Rapporto di Lavoro per il dipendente.
Sommatoria quantita' giornata : la quantita' del giustificativo, determinata considerando
le quantita' gia' trasmesse nella stessa giornata (autorizzate e non autorizzate) viene
confrontata con il valore inserito nel campo <Valore di confronto>. Il valore di confonto
deve sempre essere espresso nella stessa unita' di misura del giustificativo.
Sommatoria quantita' giornata + Contatore: la quantita' del giustificativo, determinata
considerando le quantita' gia' trasmesse nella stessa giornata (autorizzate e non
autorizzate) viene sommata al valore del Contatore di base, se presente, e confrontata
con il valore inserito nel campo <Valore di confronto>. Il valore di confonto deve sempre
essere espresso nella stessa unita' di misura del giustificativo. Il controllo sopra viene
replicato i giorni successivi, non considerando le richieste presenti sui giorni precedenti.
N. eventi nella giornata: viene trattato il nr. eventi (nr. volte del giustificativo presente
nella giornata) relativo allo stesso giustificativo gia' trasmesso nella stessa giornata
(autorizzati e non autorizzati)
N. eventi nella giornata + Contatore: il numero eventi (nr. volte in cui il giustificativo e'
presente nel giorno, sia autorizzato che non) viene sommato al valore del Contatore di
base e confrontato con il valore del contatore di confronto.
Utilizzare, per esempio, quando un certo giustificativo puo' essere richiesto fino ad un
numero massimo di volte stabilito. In questo caso il numero di volte massimo deve
essere inserito nel campo <Valore di confronto>; in Gestione Presenze occorre
conteggiare 1 sul contatore inserito nel campo <Contatore di base> tutte le volte che il
giustificativo in esame viene utilizzato. Sul campo Operatore inserire il parametro <=.
Contatore di Base
Il valore del contatore presente viene utilizzato nei trattamenti 1 2 4 e 6, nella modalita'
spiegata sopra.
Operatore
Sono previsti i seguenti operatori:
> Maggiore
< Minore
= Uguale
>= Maggiore / Uguale
<= Minore / Uguale
Contatore di confronto
Il valore del contatore viene preso in esame a seconda del trattamento impostato, come
spiegato sopra.
Valore di Confronto
Esprime attraverso la indicazione di un Contatore o di un valore direttamente impostato il
secondo termine di confronto.
Il contatore 99 identifica il totale del giustificativo in esame. La verifica e' fatta sempre a
partire dal Flag di trattamento q.ta' impostato.
Valore Massimo Confronto
Esprime la verifica da effettuare sul valore massimo del giustificativo trasmesso, con
riferimento all'unita' di misura prevista dal giustificativo.
Valore Minimo Confronto
Esprime la verifica da effettuare sul valore minimo del giustificativo trasmesso, con
riferimento all'unita' di misura prevista dal giustificativo.
Minuti arrotondamento
Esprime la quantita' di arrotondare per un giustificativo rispetto al valore minimo di
Zucchetti S.P.A.
154
Guida Utente
confronto.
Per esempio, se si imposta 30 in questo campo e 30 nel valore minimo di confronto, per
il giustificativo in questione puo' essere richiesta minimo mezz'ora, e non e' possibile
richiedere, per esempio Dalle 1135 Alle 1200, perche' la quantita' totale deve essere
sempre arrotondata alla mezz'ora. (Quindi o Dalle 1130 alle 1200).
Nr. giorni max giustificativo
Esprime il nr. GG max esprimibili come arco temporale per la comunicazione del
giustificativo (esempio Da/A = max 15 GG).
Tipo controllo
Bloccante
Blocca l'inserimento
Non Bloccante
Segnala un'anomalia senza bloccare l'inserimento.
Annotazioni
Descrizione delle modalita' di utilizzo del giustificativo e dei controlli eseguiti (non
obbligatorio). Le annotazioni sono presentate in sede di controllo del giustificativo.
5.2.2.3.1 Giorni Lavorativi
Torna a Trattamento Giustificativi
Se un giustificativo e' definito come nella figura significa che puo’ essere richiesto solo in
giorni lavorativi:
I controlli effettuati dal programma nel momento in cui il dipendente inserisce la richiesta sono
i seguenti:
- Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow/ Presenze, sezione Riposi. I giorni della
settimana
senza la spunta sono considerati Lavorativi; quindi l’inserimento del giustificativo e’ consentito
solo per questi;
- Tabelle/ Generiche / Festivita’. Per i giorni definiti come festivita' l’inserimento del
giustificativo NON e’ consentito.
- Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Comuni/ Rapporto organico. Se il campo <Codice Filiale/
Dipendenza> e’ compilato, allora il programma controlla se per il codice Filiale inserito
esiste la definizione di eventuali giorni festivi in Tabelle/ Generiche / Organico / Filiale
Dipendenza. Se sono presenti giorni definiti come Festivi, in quei giorni l’inserimento del
giustificativo definito come sopra NON e’ consentito.
In tutti i casi in cui il dipendente tenta di inserire per un giorno festivo la segnalazione e’ la
seguente:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.2.2.3.2 Festivita' Infrasettimanali
Torna a Trattamento Giustificativi
Se il trattamento Giustificativi e’ stato definito come in figura:
Zucchetti S.P.A.
155
156
Guida Utente
Per la verifica del giorno in cui ‘cade’ la festivita', il programma effettua i seguenti controlli nel
momento in cui l'utente effettua l'Inserimento Richieste:
- Se nel suo Rapporto di Lavoro / Comuni/ Organico, il campo Filiale Dipendenza e’
compilato;
- Se e' compilato controlla in Tabelle / Generiche/ Organico/ Filiale Dipendenza se sono
presenti delle Festivita' (nei campi Santo Patrono, Festivita' 1 -2 – 3). Se sono presenti,
senza la spunta di semifestivo, le richieste, per quei giorni, sono accettate;
- Successivamente, sia quando le condizioni sopra si sono verificate, sia quando non si sono
verificate, il software controlla se sono presenti festivita’ in Tabelle/ Generiche/ Festivita’, e
per quei giorni accetta l’inserimento richieste con il trattamento <Festivita’ Infrasettimanali>
impostato.
5.2.2.4
Controllo Data Giustificavi
Consente di indicare mediante i vari parametri messi a disposizione dalla maschera (Azienda,
Campo di selezione, ecc..) la data limite dell'inserimento/approvazione dei giustificativi.
Azienda
Selezionare un'azienda oppure tutte
Campo di selezione
Se il controllo deve essere attivato solo su un gruppo di dipendenti che si differenziano dagli
altri con i campi di selezione, allora selezionare quello da comprendere nel controllo.
Giustificativo
Tutti
Se si vuole impostare il controllo su tutti i giustificativi indistintamente
Tipologia
Se si vuole impostare il controllo su una sola tipologia di giustificativi, spuntare il campo e
scegliere poi tra le tipologie disponibili nel campo specifico.
Se non si e' selezionato ne' tutti ne' la tiplogia, scegliere il giustificativo su cui effettuare il
controllo
Discriminante
Se e' valorizzato il campo <Discriminante Controllo date inserimento/approvazione>in
Anagrafica Giustificativi, qui e' possibile effettuare la differenziazione nei controlli commentati
in seguito tramite l'utilizzo di questa discriminante. Cio' fa in modo che il test impostato qui
valga solo per i dipendenti che corrispondono alla discriminante.
Modulo
Scegliere il Modulo Work Flow
Processo
Scegliere il processo oppure impostare DEFAULT
Codice
Scegliere il momento operativo
Attiva controllo
Spuntare o meno per attivare/disattivare i controlli commentati in seguito.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
157
Giorni di calendario
Nel caso in cui si compili nelle sezioni successive il Numero Giorni, per far si' che il numero
impostato consideri i giorni a calendario.
Giorni lavorativi
Nel caso in cui si compili nelle sezioni successive il Numero Giorni, per far si' che il conteggio
non includa sabati, domeniche e festivi.
Periodo precedente alla data attuale
Attivare quando si vuole controllare che le richieste effettuate non riguardino un certo periodo
troppo 'vecchio' rispetto alla data di inserimento della richiesta. Vedere gli esempi per le varie
tipologie:
Inzio mese precedente
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date DALL'1 ottobre in poi.
Inizio mese attuale
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date DALL'1 novembre in poi.
Giorni
Se impostato 2.
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date DAL 4 novembre in poi (a
prescindere dal settaggio su Giorni lavorativi o da calendario).
ATTENZIONE: QUESTA GESTIONE 'ENTRA IN GIOCO' DOPO CHE IL PROGRAMMA HA
VERIFICATO IL GIORNO IMPOSTATO IN TABELLE/ ARCHIVI DI BASE/ FLUSSI/ PERIODI
MOMENTI PER IL MOMENTO UTILIZZATO IN <CONTROLLO DATE GIUSTIFICATIVI>
Periodo successivo alla data attuale
Attivare quando si vuole controllare che le richieste effettuate non riguardino un certo periodo
troppo 'avanti' rispetto alla data di inserimento della richiesta. Vedere gli esempi per le varie
tipologie:
Fine mese attuale
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano i giorni FINO AL 30 novembre.
Fine mese successivo
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano i giorni FINO AL 31 dicembre.
Giorni
Se impostato 2.
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date FINO ALL' 8 novembre (a
prescindere dal settaggio su Giorni lavorativi o da calendario).
Controllo data richiesta preventiva
Attivare quando si vuole controllare che le richieste effettuate a preventivo non siano inserite
dal dipendente prima di un tot di tempo prima dalla data della richiesta stessa.
Fine mese attuale
Il 6 novembre posso richiedere ferie solo per giorni che vanno dalla fine del mese in poi, e non
prima. (Quindi il programma bloccherebbe con una segnalazione l’inserimento di un
giustificativo per il 29 novembre, data limite oltre la quale sara' invece consentito)
Fine mese successivo
Il 6 novembre posso richiedere ferie solo per giorni che vanno dalla fine del mese di dicembre
in poi, e non prima . (Quindi il programma bloccherebbe con una segnalazione l’inserimento di
un giustificativo per il 30 dicembre, data limite oltre la quale sara' invece consentito).
Giorni
Se impostato a 4,
Il 6 novembre posso richiedere ferie solo per giorni che vanno dal 10 novembre in poi, e non
prima (ovvero che non rientrino tra i 4 consecutivi a quello della richiesta).
I CONTROLLI IMPOSTATI NELLA PRESENTE FUNZIONI SONO BYPASSABILI NEL CASO
IN CUI LA GENERAZIONE DEI GIUSTIFICATIVI AVVENGA IN AUTOMATICO DAL PIANO
FERIE. PERCHE' AVVENGA QUESTA FORZATURA OCCORRE CHE IN SETUP
PROCEDURA / PIANO FERIE SIA SPUNTATO IL CAMPO <Non controllare date periodi
momenti e inserimento giustificativi in generazione>
Zucchetti S.P.A.
158
Guida Utente
5.2.2.5
Giustificavi con Causali per approvatori
Utilizzabile in alternativa a Giustificativi Con causali per Dipendenti
Consente di lavorare in Visualizzazione Richieste/ Bottone
E' possibile indicare su quali causali (giustificativi) far confluire un Giustificativo (es.
Straordinario).
Codice Giustificativo
Codice del Giustificativo da intercettare per proporre la maschera dei giustificativi con
causale (Esempio: Straordinario da Autorizzare).
In presenza del giustificativo indicato qui l'approvatore puo' :
 procedere all'inserimento di una richesta indicando una delle tre causali presenti nei campi
sottostanti
 procedere all'inserimento di una richiesta di una parte della quantita' rimanente
Causale 1,2,3
Giustificativi che il programma propone all'approvatore in fase di Inserimento Richieste
con Causale. E' poi l'approvatore appunto a scegliere quale di questi attribuire.
Per tutti i giustificativi definiti in questa sezione e' obbligatorio definire
un'attribuzione/trattamento.
5.2.2.6
Giustificavi Causali per dipendenti
Utilizzabile in alternativa a Giustificativi causali per approvatori
Consente di lavorare in Inserimento Richieste con Causale
E' possibile indicare su quali causali (giustificativi) far confluire un Giustificativo (es.
Straordinario).
Codice Giustificativo
Codice del Giustificativo da intercettare per proporre la maschera dei giustificativi con
causale (Esempio: Straordinario da Autorizzare).
In presenza del giustificativo indicato qui l'utente puo' :
 procedere all'inserimento di una richesta indicando una delle tre causali presenti nei campi
sottostanti
 procedere all'inserimento di una richiesta di una parte della quantita' rimanente
Causale 1,2,3
Giustificativi che il programma propone al dipendente in fase di Inserimento Richieste
con Causale. E' poi il dipendente che sceglie quale di questi utilizzare.
Per tutti i giustificativi definiti in questa sezione e' obbligatorio definire
un'attribuzione/trattamento.
5.2.2.7
Tipo Giustificavo
In questa tabella sono contenute le possibili caratteristiche da associare ai giustificativi nel
menu' Tabelle / Presenze Anagrafica giustificativi, nel campo <Tipo Giustificativo>.
E' possibile integrare la tabella con altri tipi..
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.2.2.8
159
Tipologie di Giustificazione
In questa tabella sono contenute le possibili caratteristiche da associare ai giustificativi nel
menu' Tabelle / Presenze Anagrafica giustificativi.. Non e' possibile crearne o modificare il
significato dei codici precaricati dalla Zucchetti.
Questo perche' esistono controlli mirati sulle codifiche.
Per esempio, se in Anagrafici / Rapporto di Lavoro e' spuntato il campo <Abilita Controllo
orario su inserimento Giustificazioni (GPRES3)>, il programma blocca un inserimento nelle
seguenti fattispecie:
1) Se il dipendente sta inserendo un giustificativo di straordinario con un Dalle/ Alle interno al
teorico, il giustificativo di Straordinario viene riconosciuto se in Tabelle /Presenze /
Giustificativi / Anagrafica Giustificativi il campo <Tipo di Giustificazione> e' valorizzato con BO
BS oppure S;
2) Se si sta inserendo un normale giustificativo con un Dalle/ Alle esterno al teorico; il
giustificativo viene riconosciuto come normale se in Tabelle /Presenze / Giustificativi /
Anagrafica Giustificativi il campo <Tipo di Giustificazione> e' valorizzato con G o GT.
5.2.2.9
Giustificativi Dipendenti
Consente l'accesso (solo in visione) al file dei giustificativi da utilizzare per la evidenza su
cartellino orologio.
E' prevista la possibilita' di disporre dei dati relativi ai mesi in linea e quelli relativi ai mesi
registrati nello storico nel caso di superamento del periodo riservato ai mesi in linea.
5.2.3
Timbrature
E' prevista la possibilita' di disporre dei dati relativi ai mesi in linea e quelli relativi ai mesi
registrati nello storico nel caso di superamento del periodo riservato ai mesi in linea. E'
consentita solamente la consultazione dei dati per Azienda/dipendente.
Il Codice rappresenta un progressivo di registrazione.
5.2.4
Contatori
5.2.4.1
Anagrafica contatori
Rappresenta la tabella di decodifica dei Contatori disponibili per le funzioni di Work
Flow.
Il programma propone le codifiche dei contatori disponibili nella procedura Presenze. Per
ciascuno di questi e' possibile indicare:
Unita' di misura
Ore/Centesimi
Ore/ Minuti
Giorni
Scegliere tra le unita' di misura proposte. E' il modo in cui sono esposti i contatori nella
Visualizzazione Cartellino. Utile solo nel caso di Gestione Presenze Web. Per Gestione
Presenze 2 i contatori sono esposti solo in centesimi.
Descrizione
Indicare la descrizione con cui il Dipendente visualizza il dato
Attribuzione
Utilizzare se si vuole discriminare la visualizzazione del contatore in questione solo ad
una categoria di dipendenti che il programma intercetta tramite il parametro anagrafico
indicato in questo campo. I codici per cui il contatore e' abilitato sono da definire nella
successiva funzione <Attribuzione contatori>.
Calcolo coefficiente per Giustificativo di confronto (solo se Unita' di
misura=Giorni)
Zucchetti S.P.A.
160
Guida Utente
Selezionando una delle 3 opzioni verra' suddivisa e quindi calcolata la giornata
lavorativa:
Calcolo ad 1/3 di giornata
Calcolo ad 1/2 di giornata
Calcolo Quantita' effettiva
Tipologia azzeramento
E' possibile definire la tipologia di azzeramento del contatore Mensile o Annuale
Mese Azzeramento
E' possibile definire il mese di azzeramento del contatore .
Ordine
Ovvero la sequenza di esposizione nella pagina di riepilogo dei contatori disponibili
Visualizza in Monitor Contatori di WF Presenze
Il campo compare solo se in Setup Procedura/ Presenze - Generali il campo <Attiva Monitor
Contatori per WF Presenze (approvatori)> e' spuntato.
Se spuntato il contatore in questione compare nella funzione Monitor Contatori, disponibile
per gli approvatori di presenze.
Visualizza nelle pagine
Ovvero la richiesta di pubblicazione del dato nella pagina di riepilogo. Non tutti contatori,
pure se utilizzati per i controlli, devono essere pubblicati in visione nel Cartellino Mensile
. Visualizza in Piano Ferie
Ovvero la richiesta di pubblicazione del dato nella Stampa Contatori, accessibile solo agli
utenti approvatori di Piano Ferie.
Visualizza in Monitor Assenze
Ovvero la richiesta di pubblicazione del dato nella pagina Visualizzazione Cruscotto
Annuale del Monitor Assenze. Non tutti contatori, pure se utilizzati per i controlli, devono
essere pubblicati in visione.
5.2.4.2
Attribuzione Contatori
L'attribuzione del contatore, ovvero la visaulizzazione o meno del dato da parte dei dipendenti,
puo' avvenire diversamente per ognuno e viene determinata nella presente tabella.
E' OBBLIGATORIO DEFINIRE UN'ATTRIBUZIONE PER OGNI CONTATORE
Contatore
Inserire il codice del contatore
Attribuzione Da
Attribuzione A
Date di validita' dell'attribuzione. Non controllate con la presente versione. Non e' possibile
avere lo stesso contatore abbinato a due o piu' periodi di validita'.
Tutti
Il giustificativo e' disponibile per tutti i dipendenti
Nessuno
Il giustificativo non e' disponibile
Discriminante
La codifica della discriminante avviene in Tabelle / Presenze /Anagrafica Contatori. Indicare
l'elenco dei valori che devono essere verificati ai fini della attribuzione al dipendente.
Annotazioni
Per inserire annotazioni visualizzate solo in questa maschera
Si precisa che:
- Il filtro sui contatori discriminati viene eseguito nelle funzioni:
 Cartellino Mensile – bottone Contatori
 Stampa Contatori, dalla Visaulizzazione Cartellino quando accede un approvatore
 Stampa Cartellino e Contatori
- Quando accede l’approvatore e visualizza i dati dei contatori dei propri approvati, le
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
161
discriminanti operate dal programma sono quelle degli approvati; per i propri dati, invece, le
discriminanti sono quelle riferite alla sua posizione.
- Quando accede l’utente amministratore e visualizza i dati dei contatori dei dipendenti, le
discriminanti operate dal programma sono le stesse delle persone visualizzate.
SE E’ GIA’ PRESENTE UNA DISCRIMINAZIONE DEL CONTATORE A LIVELLO DI
AZIENDA (ANAGRAFICI/ AZIENDA ENTE / WORK FLOW /PRESENZE, CAMPO
<CONTATORE DA ESCLUDERE PER QUESTA AZIENDA>), QUEST’ULTIMA PREVALE
RISPETTO AD EVENTUALI IMPOSTAZIONI EFFETTUATE NELLA FUNZIONE
ATTRIBUZIONE CONTATORI.
Esempio di impostazione:
Impostazione Anagrafica contatori:
Impostazione Attribuzione Contatori:
L’impostazione sopra fa in modo che il contatore Straordinari Quadri sia visualizzato solo se
nel Rapporto di Lavoro del dipendente che accede e’ presente la qualifica Quadro (sul
contratto 00742).
5.2.4.3
Contatori Dipendenti
E' prevista la possibilita' di verificare la quantita' relativa ai contatori (consentita
solamente la consultazione dei dati per Azienda/dipendente).
5.2.5
Voci
Enter topic text here.
5.2.5.1
Anagrafica Voci
Utilizzare quando si vogliono pubblicare le voci sul cartellino.
Le condizioni necessarie alla gestione sono:
1) In Gpres2 deve essere impostata la Tabella descrizioni voci (Cmd 655);
Zucchetti S.P.A.
162
Guida Utente
2) Le voci pubblicabili sono SOLO quelle giornaliere;
3) Il campo <Importa Voci> in Work Flow nel Setup Procedura /Presenze generali deve
essere spuntato.
Codice Voce
E’ il codice attribuito alla voce in Gpres2
Unita' di misura
Repertita da Gpres2. Si precisa che non sono gestibili in Work Flow le voci ad importo
Descrizione
Repertita da Gpres2. Modificabile.
Visualizza nelle pagine
Spuntare per pubblicare la voce nel Cartellino Mensile.
Visualizza nelle colonne Flex
Spuntare per visualizzare la quantita' della voce selezionata, anziché nella colonna specifica
delle Voci, nelle colonne Flex e P.Flex.
Logicamente questa scelta e' effettuabile solo per, al massimo, due voci, corrispondenti
ciascuna ad una delle due colonne menzionate.
Ordine
E’ l’ordine con cui pubblicare la voce rispetto alle altre.
Segno
Per attribuire il segno MENO alla quantita' della voce .
Tipo
Scegliere se far confluire la quantita' della voce nella specifica colonna del cartellino (Ore
ordinarie / Ore eccedenti),
5.2.5.2
Voci Dipendenti
E’ l’archivio in cui si memorizzano i dati delle voci per tutti i dipendenti dell’azienda. I dati
contenuti non sono modificabili.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3
163
Tabelle: Trasferte
Tabelle utilizzate dal Modulo Trasferete e Note Spese.
RIMBORSI KILOMETRICI
Tabelle che consentono l'attribuzione dei Rimborsi KM in relazione al modello di auto ed
alla localita'.
COMPILAZIONE
Tabelle destinate a qualificare lo status della noata spese, le tipologia di spesa, le
indennita' da attribuire.
CONTROLLI
Tabelle destinate alla codifica dei controlli da eseguire sui dati introdotti
5.3.1
Rimborsi KM
5.3.1.1
Modelli Auto
Consente la definizione del Modelli di Auto da utilizzare per il calcolo dei Rimborsi KM.
Per esempio se l'azienda vuole differenziare il rimborso a seconda che il veicolo utilizzato sia a
gasolio o a benzina.
Le codifiche sono poi richiamabili dalla Tabella successiva, Rimborso KM, e sono abbinabili ai
dipendenti in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work flow / Note Spese e Trasferte., in modo
tale che in fase di Inserimento Nota Spese il dato sia proposto in automatico.
E' possibile di differenziare i modelli auto da un’azienda all’altra. E' utilizzabile l’azienda di
default. Non e' possibile inserire lo stesso codice su un’azienda e l’azienda di DEFAULT, ma
solo sulle aziende specifiche.
Esempio:
Modello Auto 00001 puo' essere presente su Azienda 000001/ 000002/ 000003 (che avranno
un’eventuale rimborso km differenziato tra loro), ma NON su azienda 000000.
5.3.1.2
Tipi di Rimborso
Consente la definizione del tipo di rimborso da utilizzare per il calcolo dei Rimborsi KM.
Da utilizzare se, per esempio, l'azienda vuole differenziare il rimborso a seconda che il veicolo
sia assicurato con polizza Casco o meno.
Se non occorre operare nessuna differenziazione, inserire un unico codice con descrizione
NON DIFFERENZIATO.
Le codifiche sono poi richiamabili dalla Tabella successiva, Rimborso KM
Attribuzione automatica se localita' di partenza uguale a loc. Arrivo
Spuntare se si vuole che quando il dipendente in Inserimento Rimborsi nella tratta immette lo
stesso comune sia nella localita' di partenza sia in quella di Arrivo il programma attribuisca in
automatico nella maschera dei Rimborsi km il presente codice Tipo Rimborso.
Attribuzione automatica se localita' di partenza diversa da loc Arrivo
Spuntare se si vuole che quando il dipendente in Inserimento Rimborsi nella tratta
immettediversi comuni nella localita' di partenza e in quella di Arrivo il programma attribuisca
in automatico nella maschera dei Rimborsi km il presente codice Tipo Rimborso.
I DUE CAMPI SONO UTILI QUANDO SI DIFFERENZIA IL RIMBORSO KILOMETRICO IN
BASE AL FATTO SE LA TRASFERTA E' AVVENUTA IN O FUORI COMUNE.
PERCHE' L'AUTOMATISMO FUNZIONI NON DEVONO ESSERE COMPILATI I CAMPI CHE
Zucchetti S.P.A.
164
Guida Utente
DEFINISCONO IL CODICE TIPO RIMBORSO NEL RAPPORTO DI LAVORO / WORK
FLOW/ NOTE SPESE E TRASFERTE (Automobile e Modello Automobile).
5.3.1.3
Rimborso KM
Consente la definizione dell'importo di rimborso al KM da utilizzare per il calcolo dopo
l'Inserimento Rimborsi.
Puo' essere operata una differenziazione con tutti i dati presenti nella mappa;
Azienda (tutte)
Se l'importo del rimborso non e' presente in tabella, caricato sull'azienda di cui fa parte il
dipendente che inserisce i rimborsi kilometrici, viene ripreso l'importo sull'azienda di Base.
Id rimborso
Attribuire una codifica al rimborso
Tipo Auto
Scegliere tra Aziendale, Personale, Noleggiata
Tipo Rimborso
Scegliere tra le tipologie definite in Tabella Tipi di rimborso
Modello Auto
Scegliere tra i modelli codificati in Modelli Auto. Il codice e' abbinabile al dipendenti in
Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work flow / Note Spese e Trasferte.
Fascia km nel mese da a
Campi non controllati nella presente versione.
Validita' Da A
Nel caso l'azienda stabilisca una tariffa diversa a decorrere da una determinata data (esempio
1 giugno 2008), allora occorre creare una tabella con Validita' Da 01/01/2000 a 31/05/2008
con la vecchia tariffa; e un'altra con Validita' Da 01/06/2008 A 31/12/2999 con la nuova tariffa.
E' il programma poi ad attribuire la correta tariffa in base alla data della Nota spese.
Euro riconosciuti al km percorso
Inserire l'indennita' al km. Nel caso non venga riconosciuto rimborso (es. Noleggio, Auto
Aziendale) inserire valore 0.
5.3.2
Compilazione
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3.2.1
165
Voci mensili
Tabella di codifica delle voci mensili da utilizzare nell'apposita sezione in Inserimento Rimborsi
.
Per voce si intende Voce Paga. Infatti, se inserite nelle Note spese, le voci sono scritte nel file
di export Paghe ottenuto a fine mese dall'Amministratore da Utilita' Ufficio del Personale /
Trasferte/ Generazione file Trasferte.
Un esempio del caso pratico in cui e' il dipendente ad inserire le voci e', nel caso di aziende
bancarie, gli incaricati al trasporto valori si inseriscono, contestualmente ai rimborsi, il numero
di viaggi nel mese.
5.3.2.2
Motivazioni
Consente di inserire le motivazioni della trasferta / Nota Spese che possono essere poi
abbinati al dipendente in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / WF / Note Sepse e Trasferte.
In fase di Pianificazione Trasferta sono proposti i codici abbinati al Modulo TR Processo AN;
in fase di Inserimento Rimborsi sono proposti quelli con Modulo TR Processo T2.
ATTENZIONE: SE LE MOTIVAZIONI SONO CREATE SU UN'AZIENDA SPECIFICA,
VENGONO COMUNQUE FILTRATE PER CAMPI DI SELEZIONE; QUINDI E' POSSIBILE
CHE SIANO VISUALIZZATE LE MOTIVAZIONI CREATE SU UN'AZIENDA ANCHE QUANDO
SI LAVORA SU UN'ALTRA.
Abilitazioni riconoscimenti
**Le spunte nei campi sottostanti attivano i relativi Bottoni proposti in sede di Inserimento
rimborsi.
Indennita'**
KM
Se spuntato nella maschera di Inserimento Nota Spese compare anche il bottone per inserire i
Rimborsi KM.
Spese
Pranzi Cene
Alloggio
Rif. Contabili
Se spuntato nella maschera di Inserimento Nota Spese (anche nelle Note Spese Giornaliere)
compare anche il bottone per l'inserimento dei riferimenti contabili, ovvero informazioni
aggiuntive che figurano sulla stampa e nel file di contabilita'.
Escludi corto raggio
Spuntare per far si' che i giorni in cui il dipendente effettua una trasferta a corto raggio
(solitamente per un numero di km NON superiore a 50 - vedere impostazione in Tabelle/
Trasferte/ Controlli/ Parametri Indennita', campo <Distanza>), non sia considerato nel numero
km le trasferte e tratte effettuate sulla motivazione con il campo spuntato.
ATTENZIONE: Non utilizzare la tabella motivazioni creata sul codice azienda specifico
(funziona solo su Tutte - 000000)
Esempio:
Nella trasferta in figura il numero km totale e’ 72. Essendo maggiore di 50 il programma
assegna indennita’. Se per due tratte si utilizzasse una motivazione con la spunta sul nuovo
campo, il numero di km effettuati, ai fini del conteggio del corto raggio, sarebbe 48, per cui non
verrebbero assegnate indennita’.
Vedere Controllo 002 del Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
166
Guida Utente
Non obbligatorieta’ della tratta di rientro
Non obbligatorieta’ degli orari di arrivo e partenza
Campi per una gestione molto particolare richiesta e sviluppa ad hoc in base all’esigenza di un
cliente. Non sono visualizzati. quando sono spuntati i campi <Indennita'> o <Pranzo> o
<Cena> o <Alloggio>.
Presupposti:
- Devono essere imputate nei rimborsi spese le tratte di ritorno dalla trasferta
- Nel Setup Procedura/ Note spese e trasferte e' spuntato il campo <Segnala se ultima tratta
non e' localita' di residenza o sede>
- Nel Setup Procedura/ Note spese e trasferte e' spuntato il campo <Ora Partenza - Ora
Arrivo Obbligatori>
- Contratto del credito (e conseguente erogazione indennita') attivi.
Esigenza:
Solo per alcune tipologie di trasferta non si vogliono i controlli menzionati sopra
Funzionamento:
Creare una o piu' motivazioni con la spunta su nuovi campi.
Spuntare per non attivare i controlli specificati sopra in caso di utilizzo della motivazione.
RIFERIMENTI CONTABILI
Non indicato
Campo Libero
Centro di Costo Anagrafico
Reparto
5.3.2.3
Trattamento contrattuale
Consente la codifica dei vari trattamenti contrattuali da abbinare ai vari dipendenti per la
tipologia di contratto.
Da abbinare ad ogni dipendente in Anagrafici / Rapporto di lavoro / Work Flow / Note Sese
Trasferte.
Per l'applicazione del trattamento previsto per il contratto del credito, occorre abbinare la
presente tabella alla successiva Indennita' Giornaliera.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3.2.4
167
Indennita giornaliera
Consente la codifica delle Voci di Indennita' da riconoscere giornalmente sulla Nota Spese. Da
utilizzare per la gestione del contratto del credito. Anche se non viene effettuata nessuna
differenziazione, occorre creare almeno un codice come sotto. Altrimenti la differenziazione
avviene con le modalita' di erogazione delle indennita' del contratto del credito, secondo cui e'
prevista un indennita' di base quando la trasferta viene effettuata in comuni sotto i 250.000
abitanti; con una maggiorazione del 10% per i comuni tra i 250.000 e 500.000 abitanti; con il
30% aggiuntivo quando gli abitanti superano i 500.000. In questo caso nella presente tabella
occorre definire un codice per ognuna di queste casistiche
(Esempio: 001 = Indennita' Base; 002= Indennita' Base + 10%; 003= Indenn. base + 30%
ecc.)
Le codifiche qui presenti sono richiamabili in Tabelle /Trasferte / Compilazione / Parametri
Indennita', dove si definiscono gli importi da attribuire nelle varie casistiche menzionate; e
anche in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Indennita' File per l'impostazione dei codici voci
su cui far confluire i dati nel File Paghe.
Tratt. Contrattuale Trasferta.
Attingere dalle codifice effettuate nella precedente Tabella Trattamento Contrattuale.
Codice
Descrizione
Attribuire un codice ed una descrizione all'indennita'
Classificazione
Definire ad ogni codice indennita' la relativa tipologia di citta' a seconda del numero di abitanti.
Nel programma e' presente una banca dati delle citta' in cui per tutti i comuni e' stata definita
la fascia in base al numero degli abitanti. La classificazione delle citta' e' effettuata in Dati
comuni/ Tabelle / Generiche / Inquadramento Territoriale / Citta'.
5.3.2.5
Voci di spesa
Consente la codifica della Tipologia Spese che il dipendente utilizza in Inserimento Rimborsi,
sezione Spese.
Codice
Attribuire un codice
Descrizione
Attribuire una descrizione.
Tipo
Scegliere tra i dati proposti nella ricerca che attinge i dati da Tabelle / Archivi di Base /
Descrizioni varie
Variabile dagli approvatori
Spuntare per abilitare gli approvatori alla variazione degli importi nella Nota Spese in Stato
Richieste
Voce di Spesa che andra' in sezione spese auto per stampe light
Spuntare se la spesa deve figurare nella sezione Auto nelle stampe.
In sede (se non spuntato si intende fuori sede)
Valido solo per chi ha attivato la Gestione delle Note Spese Giornaliere. Quando si i mmette la
spesa viene considerata automaticamente effettuata in sede
Obbligo di specificare a chi e' stata offerta la spesa (solo per Note Spese NON
giornaliere)
Se spuntato, all’atto dell'Inserimento Rimborsi, per la spesa in oggetto il programma richiede i
nominativi delle persone a cui e' stato offerto.
Campo N° Km Obbligatorio
Se spuntato, in Inserimento Rimborsi viene richiesta obbligatoriamente la compilazione del
numero dei Km per la spesa (Esempio: abilitare per la Scheda Carburante)
Zucchetti S.P.A.
168
Guida Utente
Attiva importo fisso
Se spuntato viene richiesto anche l'importo che viene sempre proprosto a chi imputa nella
Nota questa spesa.
Abilita Dettaglio Spese
Se spuntato, consente in Inserimento Rimborsi un’immissione dettagliata della spesa ed il
programma poi effettua la somma dei singoli importi inseriti per la spesa (esempio per cui
utilizzare: i pedaggi autostradali)
Inibire l’inserimento se trasferta a corto raggio
Per trasferte a corto raggio si intendono quelle per cui il numero km tra andata e ritorno non
supera i 50. Se spuntato e il dipendente imputa in nota la spesa in questione il programma
blocca l’inserimento con la segnalazione:
Imposta flag Fattura
Spuntare per fare in modo che quando si inserisce la spesa in questione il programma, in
automatico, richieda di inserire i dati della fattura.
Note obbligatorie
Spuntare per fare in modo che quando una certa spesa viene inserita tra i rimborsi il
programma richieda obbligatoriamente la compilazione delle Note. La segnalazione bloccante
e':
Attiva Ripartizione automatica
Utilizzare quando a fronte di una voce di spesa (Pranzo Offerto) si vuole che stessa sia
ripartita automaticamente in altri conti in base al numero delle persone per cui e' stata
sostenuta e, tra le persone, un’ulteriore suddivisione se trattasi di clienti / fornitori / colleghi.
Se spuntato, quando un dipendente inserisce la spesa e indica un numero di persone
superiore a 1, la procedura ripartisce la voce in ulteriori voci, indicate nei campi a fianco
(solitamente spese di rappresentanza). A loro volta le spese di rappresentanza sono ripartite a
seconda che si tratti di spese offerte a fornitori piuttosto che a clienti o a colleghi.
Vedere Esempio
Ripartizione spesa su giorni di trasferta
Il campo compare solo per le Spese Alloggio. Se spuntato consente di far riproporzionare
automaticamente l’importo totale dell’albergo sul numero giorni di durata della trasferta. La
cosa e' utile ai fini dei controlli; se la spesa e' di 400 Euro totali; la trasferta si articola su 4
giorni, quando viene effettuato il Calcolo della Nota Spese il programma considera 100 Euro al
giorno e controlla l'eventuale limite impostato (in Tabelle/ Trasferte/ Limiti di Spesa) in base a
questo.
Escludi ultimo giorno di trasferta
Se spuntato il precedente campo, per fare in modo che sull'ultimo giorno la spesa non sia
considerata e assegnata.
Non Escludere se Ultimo gg del mese e loc. arrivo <> loc residenza o sede
Campo presente solo sulla spesa definita con tipo AL (alloggio). Utile quando i due campi
precedenti sono spuntati (<Ripartizione spese sui giorni di trasferta > e < Escludi ultimo gg di
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
169
trasferta>) e la trasferta si svolge a cavallo di due mesi. L’ultimo giorno del mese viene
assegnata la spesa di alloggio ripartita, quando viene verificato che il dipendente si trova
ancora in missione. Nel caso in cui il dipendente e’ rientrato in sede invece, l’ultimo giorno
viene escluso dalla ripartizione delle spese.
Esempi:
Nella seguente trasferta il dipendente si trovava ancora in missione; le spese di Alloggio
inserite di 300 € sono ripartite su tutti i giorni, dal 28 al 31 maggio:
Nella seguente trasferta invece e' corretto che l’ultimo giorno sia escluso dalla ripartizione
automatica dell’alloggio perché il dipendente e' rientrato in sede:
Abilita Ripartizione Spese per N giorni
Se spuntato, quando il dipendente imputa la spesa in questione viene visualizzata una
colonna <NGG> in cui indicare il numero dei giorni in cui ripartire l’importo della spesa.
Non riconoscere le spese se la trasferta dura un solo giorno
Campo presente solo sulla spesa definita con tipo AL (alloggio), quando non e’ spuntato il
campo <Escludi ultimo gg di trasferta>. Da spuntare per rendere impossibile l’inserimento di
spese di alloggio quando la trasferta si svolge in un solo giorno (la trasferta deve essere
inserita su due righe - tratta Andata e Ritorno).
5.3.2.5.1 Esempio Ripartizione Automatica
Torna a Voci di Spesa
Nello specifico quando un dipendente indica, in fase di inserimento voce di spesa, un numero
di persone superiore a 1, la procedura ripartisce la voce in Pranzo personale e spese di
rappresentanza. A loro volta le spese di rappresentanza sono ripartite a seconda che si tratti di
spese offerte a fornitori piuttosto che a clienti. (Il tutto in base alla normativa di Settembre
2008, per cui le spese di rappresentanza offerte a clienti/fornitori hanno imponibile differente).
Zucchetti S.P.A.
170
Guida Utente
Esempio:
Spesa offerta, importo totale 40, cosi' ripartito:
€ 10 pranzo personale (di chi imputa la nota spese)
€ 10 pranzo offerto a 1 fornitore presente
€ 10 pranzo offerto a 1 clienti presente
€ 10 pranzo offerto a 1 collega presente
Nella nota spese imputare la spesa per il suo importo totale: nelle ultime due colonne,
visualizzate per effetto della spunta sul campo <Attiva ripartizione automatica> in tabella
(vedere sopra), indicare il NUMERO dei clienti e quello dei fornitori a cui e' stato offerto:
Salvare, calcolare la nota spese e l’esito della ripartizione automatica sara':
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3.2.6
171
Tiplogia Pagamento
Consente di codificare le modalita' di pagamento sia dell'Utente Viaggi con le prenotazioni, sia
il dipendente quando va in trasferta.
Nel momento di Approvazione della Prenotazione, nel menu' Richieste Prenotazioni, l'utente
ha la possibilita' di inserire la tipologia di pagamento utilizzata; mentre il dipendente Standard
in Inserimento Rimborsi, sezione Spese, deve specificare la modalita' di pagamento utilizzata.
Codice
Assegnare un codice al tipo pagamento
Descrizione
Assegnare una descrizione al tipo pagamento
Conto Azienda
Conto Dipendente
Questa definizione consente una corretta attribuzione in fase di Generazione del file.
Voce contabile
Chiave per conto patrimoniale
Le codifiche inserite sono riprese solo dal tracciato File contabilita' Personalizzate, Contabilita'
5.
5.3.2.7
Indennita' File
Consente le codifica delle Indennita' che vengono passate nel file che genera il programma
per le paghe.
Codice Societa'
Tutte
Definire su quale societa' si effettua la codifica delle voci di paga relative.
Codice
Inserire il codice attingendo a quanto impostato in Tabelle / Trasferte / Indennita' Giornaliera
La differenziazione delle voci di indennita'/valore esente e' effettuata per fornire un maggior
dettaglio nella fase di passaggio dati.
Nel caso in cui le voci non devono essere distinte e' sufficiente riportare n volte quante sono le
possibili esenzioni.
Ad esempio la voce TR313I (indennita' 1/3 italia) potrebbe essere interessata da esenzione
piena (3/3 - 46,48 euro), ridotta (2/3 - 30,99 euro) o minima (1/3 - 15,49 euro) in base a
differenti particolarita'.
Se non occorre ottenere 3 voci differenti e' sufficiente indicare sui 3 campi (della prima riga in
questo caso) la stessa voce TR313I. Il valore esente e' comunque calcolato e trasmesso con
la voce indicata nell'ultimo campo (parte esente).
Magg. 20%
Magg. 50%
Da compilare solo se in Tabelle / Trasferte/ Controlli/ Parametri Indennita' sono spuntati i
campi <Attiva maggiorazione del 50% giorno non lavorativo> e <Attiva maggiorazione del 20%
primo e ultimo giorno di trasferta>. Indicare i codici voce in cui far confluire le maggiorazioni.
Si precisa che le voci vengono scritte solo se in Anagrafici/ Azienda Ente, nella sezione Work
flow- Note Spese e Trasferte, e’ stata scelta l’opzione <Ripartite per Assoggettamento
Fiscale>.
Voci dfferenze Trasferte Arretrate
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte, il campo <Abilita Calcolo Indennita' su
Trasferte Arretrate> e’ spuntato, sono disponibili altre codifiche per le voci su cui trasferire gli
importi evidenziati dalle differenze menzionate nel paragrafo Trasferte Arretrate. Il programma
di Generazione File prende in considerazione le codifiche effettuate sui Codici Indennita' 001
(per le trasferte Italia) e 002 (per le trasferte Estere). E' sempre generata una riga con l’
importo soggetto, che e' determinato sottraendo dalle indennita’ l’importo Esente.
Zucchetti S.P.A.
172
5.3.2.8
Guida Utente
Voci di File
Consente la codifica delle Voci Mensili da scrivere sul file Paghe (generato da Utilita' Ufficio
del Personale / Trasferte/ Generazione file Trasferte). Possono comprendere (o no) piu' di una
Voce di spesa.
Quindi, mentre la voce di spesa e' quella utilizzata dal dipendente per l'inserimento dei
rimborsi, la voce di file e' quella che viene trasmessa al programma Paghe.
VOCI FILE
Tutte
Codice societa'
Inserire il Codice societa' oppure spuntare Tutte se la voce e' valida per tutte le aziende
presenti.
Abilitato
Se spuntato la voce viene scritta nel file Paghe, altrimenti viene ignorata.
Codice
E' il codice scritto nell'archivio di Export
Codice Alternativo
Il valore inserito nel campo e' utile ai fini della Generazione File Trasferte Non Zucchetti,
Contabilita' 7.
Dal Al
Specificare la validita' (se valida sempre compilare come proposto dal programma
01/01/2000- 31/12/2999.
Motivazione
Si
No
Descrizione
Attribuire una descrizione.
Unita' di misura
Specificare l'unita' di misura della voce
Sede / Fattura
Da utilizzare per far generare voci diverse sui files TRRIPA, MOVGIO e Files non Zucchetti Contabilita' 6- al verificarsi di determinate condizioni per la spesa inserita. Occorre spuntare
anche i campi <Suddividi spese in sede / Fattura> e <Abilita gestione in sede / Fuori sede> in
Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
ESEMPIO:
La spesa “Parcheggi” deve confluire nelle seguenti Voci Paga:
1. SR0021 quando la spesa e' stata sostenuta in Sede e NON e' stata emessa fattura
2. FR0021 quando a fronte della spesa e' stata emessa una fattura e NON e' sostenuta in
sede
3. SS0021 Quando la spesa e' stata sostenuta in sede ed e' stata emessa una fattura
4. NR0021 Quando la spesa e' stata sostenuta fuori sede e NON e' stata emessa fattura.
Ne consegue che nella presente tabella devono essere presenti le 4 codifiche; per ognuna di
esse il campo <Spese/ Fattura> deve essere cosi' compilato:
1. SR0021 : SEDE
2. FR0021 : FATTURA
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
173
3. SS0021 : ENTRAMBE
4. NR0021 : NESSUNA
Nella fase di <Generazione del file Trasferte> il programma controlla che per la spesa, in <
Inserimento Rimborsi>, siano state spuntate o meno le relative colonne <Fattura> e <Spesa in
Sede> per indirizzare gli importi di spesa nella voce specifica.
RIPARTIZIONI
Periodo
RIFERIMENTI CONTABILI
Non utilizzato
Scegliere quando per la voce non si vuole nessun riferimento contabile
Campo Libero
Se nel file Contabilita' 1 in corrispondenza della voce si vuole la codifica libera scelta nel
campo successivo <Campo Libero>
Scelta anagrafica
Se nel file Contabilita' 1 in corrispondenza della voce si vuole anche la valorizzazione di uno
dei campi anagrafici scelti sotto sul campo <Scelta anagrafica>
Campo Libero
Inserire la codifica libera da scrivere sul file contabilita' 1 in corrispondenza della voce (Utilita'
Ufficio Personale / Trasferte / Generazione file Trasferte con la scelta Contabilita' 1 in Setup
Procedura/ Note Spese e Trasferte)se scelta la seconda opzione appena sopra
Scelta anagrafica
Se scelta la terza opzione appena sopra, inserire il campo anagrafico la cui valorizzazione
deve essere scritta sul file contabilita' 1 in corrispondenza della voce (Utilita' Ufficio Personale
/ Trasferte / Generazione file Trasferte con la scelta Contabilita' 1 in Setup Procedura/ Note
Spese e Trasferte) .
VOCI DI SPESA
Descrizione
Sono richiamabili le descrizioni attribuite dall'utente in Tabelle / Archivi di Base / Descrizioni
varie.
Riconosciuta
Non riconosciuta
Sottrai valore buono pasto
Se spuntato, nel file Paghe (MOVGIO/TRRIPA), viene detratto il valore dei ticket maturati nel
giorno dalla spesa qui definita, se e' presente in Nota, . Vedere paragrafo 'Detrazione valori
buoni pasto'
I dati richiesti pilotano la Creazione File Trasferte non Zucchetti (da Utilita' Ufficio del
Personale/ Trasferte) nel caso in cui e' impostato Tipologia file NON Zucchetti Ge.Pe Scheda
42 DM in Setup Procedura.
5.3.2.9
ID Status Trasferta
Consente di definire gli Status di avanzamento della nota Spese. Non modificare i codici
precaricati dalla Zucchetti.
Zucchetti S.P.A.
174
Guida Utente
5.3.2.10 Descrizione Riepiloghi
Consente di attivare le spese in base all'utilizzo in azienda e di personalizzarne le descrizioni.
Societa'
Inserire sempre il codice societa'
Pranzo personale-Cena Personale ecc.
Le descrizioni presenti sono quelle scelte codificate in Tabelle / Archivi di Base / Descrizioni
varie.
Nei campi in bianco indicare la descrizione che l'azienda vuol far figurare sulla Stampa Nota
Spese in corrispondenza del tipo di spesa, diaria, maggiorazione.
5.3.2.11 Agenzie Prenotazione
Consente una codifica delle agenzie di cui si avvale l'Utente Viaggi per le prenotazioni dei
biglietti aerei, treni ecc.
Nel momento di Approvazione della Prenotazione, nel menu' Richieste Prenotazioni, detto
utente ha la possibilita' di inserire i dati dell'agenzia utilizzata.
Indirizzo e-mail
Viene utilizzato quando si imposta l'invio automatico della mail all'agenzia per l'approvazione
nel Setup Mail /Parametri Trasferte (sezione Parametri per Agenzia di Viaggi)
5.3.2.12 Anagrafica Hotel
Consente la codifica degli hotel da utilizzare nella Gestione Prenotazioni dagli utenti standard
e dal menu' di Richieste Prenotazioni per l'Utente Viaggi .
5.3.2.13 Anagrafica Commesse
Consente di definire delle commesse da inserire nelle Note Spese e Trasferte, sezione
Riferimenti Contabili.
Occorre aver abilitato il relativo campo in Setup Procedura.
E' possibile importare la tabella da un file il cui tracciato deve essere definito in Utilita'/
Tracciato file Commesse
L'importazione avviene tramite schedulazione e /o Lancio Manuale
E' possibile assegnare una commessa di default ad ogni dipendente nel Rapporto di
Lavoro/ Work Flow / Trasferte Note Spese.
5.3.2.14 Tipologia Approvatori
Consente di definire delle tipologie di approvatori che devono intervenire durante un certo
momento operativo delle Trasferte, indicato nel campo "Codice momento".
Trattasi di una personalizzazione sviluppata ad hoc per particolari esigenze di un cliente.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
175
5.3.2.15 Libero 1 2 3
Consente di definire dei campi liberi con descrizione a piacere da utilizzare durante
l'Inserimento Rimborsi, nella sezione dei Riferimenti Contabili. Le codifiche utilizzate figurano
nella stampa "Light senza indennita' 3".
La descrizione della tabella e' codificabile in Setup Procedura.I campi interessati sono
<Descrizione 1> <Descrizione 2>, <Descrizione 3>.
E' possibile assegnare una tipologia di default ad ogni dipendente nel Rapporto di Lavoro/
Work Flow / Trasferte Note Spese.
5.3.2.16 Stampa Valute
Consente di abilitare la stampa di diverse valute, visualizzate nella stampa "Light senza
indennita' 3". Le valute sono codificate in Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /Valute / Valuta e
il loro utilizzo nel Modulo Note Spese e Trasferte avvie3ne in base ai valori del cambio
impostati in Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /Valute / Cambio giornaliero
5.3.2.17 Anagrafica Clienti
Da utilizzare se si vuole l'indicazione del codice cliente nell'inserimento dell'Inserimento
Rimborsi quando la Nota spesa e' Giornaliera.
E' possibile effettuare l'importazione dell'anagrafica clienti da un file il cui tracciato e'
parametrizzabile da Utilita/Tracciato File Clienti.
5.3.2.18 Anagrafica per fatture
Utilizzabile se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Disabilita Spese con
fattura> NON e' spuntato.
La tabella consente di codificare i dati anagrafici dei fornitori intestatari delle fatture imputate
nelle Note Spese, in modo tale che quando il dipendente inserisce i dati identificativi del
documento puo' attingere a questa piccola banca dati senza dover continuamente imputare
Partita Iva, Ragione Sociale Localita'.
Inoltre se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Memorizza Dati Fattura in
Anagrafica> e' spuntato., questa tabella viene aggiornata in automatico contestualmente
all'Inserimento Nota Spese quando i dati del fornitore non esistono.
5.3.3
Controlli Note Spese
Zucchetti S.P.A.
176
5.3.3.1
Guida Utente
Parametri indennita
Da utilizzare per la gestione del contratto del Credito. Consente di definire per Contatto /
Qualifica / Livello / Trattamento contrattuale Trasferta i parametri di trattamento legati
all'attribuzione delle Indennita'.
La codifica puo' avvenire con riferimento ad una Data Decorrenza validita', nel caso di
variazione dei trattamenti in essere.
PARAMETRI MINIMI PER EROGAZIONE INDENNITA'
Distanza
Esprime la distanza minima della localita' nella quale viene effettuata l'attivita' lavorativa
rispetto alla Localita' di partenza (Sede di lavoro) per il riconoscimento della Indennita'. La
distanza tra i comuni e' quantificabile in Dati comuni/ Tabelle / Generiche / Inquadramento
Territoriale / Citta'- Sezione Classificazione. Le trasferte effettuate per un numero di km totale
inferiore a quello inserito nel presente campo, non danno diritto alla maturazione delle
indennita'.
GG di Trasferta (numero)
Definisce il nr. giorni minimi di trasferta per aver diritto al riconoscimento delle Indennita'.
Durata (ore)
Definisce il nr. minimo di ore (ed eventuali minuti) di trasferta per aver diritto al riconoscimento
delle Indennita'.
Ore per 2/3 (numero)
Definisce il nr. ore minimo (ed eventuali minuti) per attribuire una Indennita' a 2/3
ESENZIONE
Italia
Estero
Misto
Esprime il valore di esenzione giornaliero Italia, Estero e Misto da utilizzare per il trattamento
Previdenziale e Fiscale delle indennita' riconosciute. La distinzione tra comuni esteri ed italiani
viene effettuata in Dati comuni/ Tabelle / Generiche / Inquadramento Territoriale / Citta'
(campo <Stato>)
PARTICOLARITA'
Non riconscere indennita' per i primi 4 giorni di trasferta
Spuntare per non attribuire nessuna indennita' se il dipendente non effettua, nel mese, almeno
5 giorni di trasferta. Il controllo e' forzabile spuntando il campo <Forza riconoscimento indenn.
primi 4 giorni> in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work flow / Note Spese e Trasferte
In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate
Riguarda il Contratto del Credito. Se spuntato viene eseguito il controllo che non siano
imputate le tre tipologie di spese menzionate nei giorni di trasferta in cui maturano le diarie.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
177
Se cosi' fosse, le spese imputate figurano tra le Spese NON riconosciute.
La presente opzione entra in conflitto quando in Setup Procedura/ Note Spese e
Trasferte, e' spuntato il campo <Calcolo Rimborsi Pasti nei limiti della diaria>, che,
pertanto, non deve essere spuntato. Inoltre e' necessario che sia presente la tabella
Fasce Orario.
Per il trattamento dell'esenzione in caso di azzeramento delle spese controllare
l'impostazione in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte, campo <In caso di spese
non riconosciute non decurtare valore esente>.
Attiva maggiorazione del 20% primo e ultimo giorno di trasferta
Spuntare quando si vuole assegnare una maggiorazione pari al 20% del valore globale
delle indennita’ spettanti sul primo e ultimo giorno della trasferta, ma solo al verificarsi di
determinate condizioni:
- Nel giorno sono riconosciuti almeno 2/3 di diaria;
- Nel giorno (primo e/o ultimo della trasferta) sono state effettuate almeno 2 ore di
viaggio;
- Il dipendente e' partito PRIMA dell’orario corrispondente al suo terorico del giorno e/o
e' tornato dalla trasferta ad un orario OLTRE il suo teorico (la verifica viene effettuata
sull’orario assegnato al dipendente, per quel giorno, nel cartellino); se tale differenza e'
maggiore (o uguale) a 2 ore allora viene verificato che il tempo di viaggio sia pari ad
almeno 2 ore, confrontando l'orario di partenza e di arrivo a destinazione nella prima
tratta e l'orario di partenza e arrivo a destinazione nell'ultima tratta (ritorno).
Esempio 1:
1° trasferta 1° tratta PARTENZA ORE 06.30 PIOLTELLO ARRIVO ORE 08.00
BRESCIA
Orario di lavoro teorico del dipendente: 8.30 - 16.45. L'applicativo:
1) verifica se la partenza alle 6.30 e' anteriore di almeno 2 ore all'inizio dell'orario teorico
di lavoro; nel caso riportato in esempio la condizione sussiste;
2) successivamente l'applicativo confronta l'orario di arrivo a destinazione con l'orario di
partenza per verificare se si tratta di almeno 2 ore di tempo di viaggio. Nell'esempio
sopra riportato, nonostante infatti la partenza sia avvenuta 2 ore prima dell'inizio
dell'orario teorico, in realta' il tempo di viaggio e' stato di 1 ora e mezza (dalle 6.30 alle
8).
Quindi non spetta la maggiorazione del 20%.
Esempio 2:
Zucchetti S.P.A.
178
Guida Utente
1° trasferta 2° tratta PARTENZA ORE 18.00 BRESCIA ARRIVO ORE 19.30
PIOLTELLO.
Anche questo e' un esempio in cui non spetta la maggiorazione del 20%: il dipendente
esporra' eventualmente gli straordinari per la prestazione successiva all' orario di lavoro
dalle 16.45 alle 18.
- Nel giorno in questione non e' stata assegnata la maggiorazione del 50% (commentata
nel campo successivo)
- La maggiorazione al 20% va riconosciuta solo per le trasferte su piu' giorni
Attiva maggiorazione del 50% giorno non lavorativo
Riguarda il Contratto del Credito. Spuntare quando si vuole assegnare una maggiorazione pari
al 50% del valore globale delle indennita’ spettanti quando la trasferta avviene in giorni non
lavorativi (sabato, domenica e festivi).
In una trasferta caricata come in figura:
La maggiorazione viene applicata il 17 gennaio, domenica.
Per il controllo che un giorno sia festivo viene letta la Tabella festivita' presente in
Tabelle/ Generiche.
La descrizione da assegnare e' da definire in Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/
Descrizioni Riepiloghi.
Per far confluire gli importi delle maggiorazioni nel file occorre compilare la relativa voce
in Tabelle/ Trasferte/Compilazione/ Indennita' file
Attiva Calcolo Indennita' per durata trasferta
Con la spunta viene attivata una diversa modalita’ di calcolo delle diarie. Occorre definire gli
importi con un click sul pulsante
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
179
La tabella impostata come in figura suddivide due trattamenti diversi a seconda che la
trasferta avvenga in Italia (Codice 001) o all’estero (Cod. 002). Le indennita' NON possono
essere codificate diversamente. In seguito uno schema degli importi assegnati suddiviso in
base alle casistiche gestite dal programma con questa modalita'.
Zucchetti S.P.A.
Durata
Trasferta
Importo Indennita’
Commento
Fino a 4 ore
Nessuna indennita’
 Il numero ore della durata della trasferta
viene determinato in base all’ora di
partenza del viaggio di andata e all’ora di
rientro nella tratta di ritorno
 Eventuali spese imputate sono sempre
riconosciute.
Da 4 fino a
12 ore
20 €
 L’indennita' e' sempre esente. L’esenzione
e' sempre pari al valore dell’indennita'
 Eventuali spese imputate sono sempre
riconosciute.
Oltre 12 ore
30.98
 L’indennita' e' sempre esente. L’esenzione
e' sempre pari al valore dell’indennita'
 Eventuali spese imputate sono sempre
riconosciute.
180
Guida Utente
Trasferte su
piu' giorni
1) 30.98 al giorno; il primo e l’  Quando non ci sono spese l’indennita' e'
ultimo giorno, in base all’ora
sempre esente. L’esenzione e' sempre
di partenza del viaggio di
pari al valore dell’indennita'
andata e di arrivo della tratta
di ritorno, viene ripartito 30.98  Quando sono presenti spese, vengono
sempre riconosciute e l’indennita' e'
sulle ore effettive.
sempre soggetta.
Esempio:
Viaggio Andata
Viaggio Ritorno
Partenza hh 0800
Arrivo hh 0900
30.98 = Indennita’ spettante
per 24 ore (caso sopra, ma
con l’arrivo alle hh 0800)
30.98 / 24 * n.ore oltre le 24 =
Escludendo i giorni intermedi,
calcolando Dalle hh 0800 del
primo giorno, alle hh 0900
dell’ultimo giorno, si
ottiengono 25 ore, quindi il
calcolo diventa:
30.98 + [(30.98/24) * 1] =
32.27
PER ATTIVARE LA GESTIONE OCCORRE AVERE DISABILITATI I CONTROLLI 001/ 003/
007 DELL’ANAGRAFICA CONTROLLI
Valore Buono Pasto
Indicare il valore del buono pasto, se previsto. Se il campo e' valorizzato, in sede di Calcolo
Nota Spesa, nei giorni in cui e' presente un rimborso di pranzo nelle spese, viene esposta la
dicitura "valore ticket detratto' con l' importo del ticket. Per l'esatta impostazione di tutta la
gestione dei Ticket, consultare il paragrafo 'Detrazione valori buoni pasto'
VALORI INDENNITA'
Voce
Scegliere la voce scegliendo le codifiche previste in Tabelle / Trasferte / Compilazione /
Indennita' Giornaliera.
Valore
Indicare in corrispondenza della voce relativa il valore di indennita' da riconoscere al
dipendente. er un dettaglio della gestione consultare il paragrafo Controlli del contratto
bancario
5.3.3.2
Limiti Spese
Consente di definire i parametri di controllo legati ai valori giornalieri/mensili delle spese
riconosciute. I controlli definiti avvengono in sede di Calcolo Nota Spese.
PERCHE' AVVENGA IL CONTROLLO, OLTRE ALLA DEFINIZIONE DEI LIMITI DI SPESA
OCCORRE ABILITARE I RELATIVI CONTROLLI CODIFICATI IN ANAGRAFICA
CONTROLLI.
Societa'/ Tutte
Definire la societa' per cui attivare i controlli impostati o scegliere tutte
Cod Contratto
Definire il codice contratto per cui attivare i controlli
Qualifica/ Tutte
Definire la qualifica per cui attivare i controlli impostati o scegliere tutte
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
181
Livello/ Tutti
Definire il livello contrattuale per cui attivare i controlli impostati o scegliere tutti
Tratt contr trasferta
Definireil codice Trattamento contrattuale trasferta per cui attivare i controlli impostati.
Campo di Selezione
Definire il campo di selezione per cui attivare i controlli impostati.
Validita' Da A
La codifica puo' avvenire con riferimento ad una Data Decorrenza validita', nel caso di
variazione dei trattamenti in essere.
Nazione
Italia
Estero
In base alla localita' in cui la trasferta e' avvenuta il programma attiva i controlli per l'Italia o
l'estero, che possono quindi essere diversificati. La nazione di appartenenza di un comune e'
codificata nella Banca Dati presente negli applicativi HR Zucchetti in Dati comuni/ Tabelle /
Generiche / Inquadramento Territoriale / Citta'(Vedere anche:
Elenco Limiti di Spese
Schema Limiti di Spese)
Abilita Vitto per durata Trasferta
Attivando il flag si abilita la gestione del vitto per fasce orarie e viene visualizzato il Bottone
di fianco alla voce Vitto.
Esempio:
l’azienda vuole impostare un limite sul vitto (pranzo+cena) della trasferta. Se la trasferta dura
piu’ di 5 ore, e’ consentito al dipendente di spendere € 20,00; meno di 5 ore il pranzo non e’
rimborsato. l’impostazione della tabella sara’ la seguente:
Non abilitare vitto per durata Trasferta
Per non attivare il controllo spiegato sulla scelta precedente.
Abilita Pernottamento
Spuntare il campo se occorre differenziare i limiti di spesa a seconda del numero di giorni
di trasferta.
Il programma controlla che la nota copra un numero giorni superiore a uno e fissa il limite
a 60 Euro (40+20). In piu', se il dipendente e' rientrato prima delle 21, controlla il limite di
20 Euro (altrimenti rimane 60).
Vitto
Giornaliero
Indicare l'importo limite usufruibile dal dipendente per il vitto giornaliero (attivare controllo n.11
in anagrafica controlli)
Mensile
Zucchetti S.P.A.
182
Guida Utente
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per il vitto (attivare controllo
n.16 in anagrafica controlli)
N. persone max
Indicare il numero persone massimo a cui il dipendente puo' offire il vitto (attivare controllo n
12 in anagrafica controlli)
Pranzo
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per il pranzo (attivare controllo
n.21 in anagrafica controlli)
Cena
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per il pranzo (attivare controllo
n.22 in anagrafica controlli)
Rappresentanza
Giornaliero
Indicare l'importo limite usufruibile giornalmente dal dipendente per le spese di
rappresentanza (attivare controllo n.13 in anagrafica controlli)
Mensile
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per le spese di
rappresentanza (attivare controllo n.18 in anagrafica controlli)
Alloggio
Giornaliero
Indicare l'importo limite usufruibile giornalmente dal dipendente per l'alloggio (attivare controllo
n.14 in anagrafica controlli)
Mensile
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per l'alloggio (attivare controllo
n.19 in anagrafica controlli)
Limite spese giornaliero
Indicare l'importo limite usufruibile giornalmente dal dipendente per le spese in generale
(attivare controllo n.15 in anagrafica controlli)
Limite spese
I limiti di spesa definiti in questa sezione effettuano controlli in piu' rispetto ai precedenti. In
base alle informazioni sul numero degli abitanti della localita' in cui e' avventua la trasferta
(reperite da Dati comuni/ Tabelle / Generiche / Inquadramento Territoriale / Citta'), viene
stabilito il limite differenziato nelle quattro righe successive (< 250.000 abitanti, > 250.001 e <
500.000, > 500.001 e < 1.000.000, > 1.000.000).
Alloggio
Giornaliero
Indicare l'importo limite usufruibile giornalmente dal dipendente per l'alloggio (attivare controllo
n. 55 in anagrafica controlli)
Mensile
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per l'alloggio (attivare controllo
n. 56 in anagrafica controlli)
Vitto
Giornaliero
Indicare l'importo limite usufruibile dal dipendente per il vitto giornaliero (attivare controllo n.57
in anagrafica controlli)
Mensile
Indicare l'importo limite usufruibile mensilmente dal dipendente per il vitto (attivare controllo
n.58 in anagrafica controlli)
Pranzo
Indicare l'importo limite usufruibile gironalmente dal dipendente per il pranzo (attivare controllo
n. 59 in anagrafica controlli)
Cena
Indicare l'importo limite usufruibile giornalmente dal dipendente per il pranzo (attivare controllo
n. 60 in anagrafica controlli)
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
183
Il bottone e' presente se in Setup Procedura/ Note spese e Trasferte e' spuntato il campo <
Abilita Controllo spese per fascia oraria>.
La maschera che compare e':
Con quest'impostazione sulle spese per il pranzo, se un dipendente in Inserimento Rimborsi
registra il pranzo su una tratta in cui risulta essere rientrato prima delle 1200 il programma lo
blocca con il seguente messaggio:
ATTENZIONE: il controllo e' stato studiato e sviluppato soprattutto per chi gestisce l’
inserimento dei rimborsi senza l’utilizzo delle Tratte. Ne deriva che l’orario ALLE che viene
confrontato con il limite stabilito e' solitamente gia' l’ora di rientro della trasferta (e non di
arrivo dal cliente).
Percentuale differenza km
Indicare la % di scostamento da applicare al numero km intercorrenti tra la localita' di partenza
e di destinazione della tratta. Il programma, una volta determinata la cifra, la confronta con il
numero km imputato dal dipendente nella tratta e, se quest ultimo risulta superiore a quanto
determinato, viene richiesto alla persona la compilazione delle motivazioni dello scostamento.
Cio' avviene se in Setup Procedura/ Note spese e Trasferte e' spuntato il campo <Annotazioni
obbligatorie in base alla % dei km modificati>
Franchigia differenza km
Utilizzabile solo quando si e' compilato anche il precedente <% differenza km>.
Inserire il numero dei km oltre il quale si vuole il controllo della % di scostamento.
Esempi
Limiti altre spese
Utilizzare se si vuole impostare un limite sulle spese (Varie, da 1 a 10) a seconda che
siano sostenute in determinate fasce orarie e se in giorno festivo o feriale.
Esempio
Impostare in giornate di sabato, domenica o festivi un limite di 20 euro se il dipendente
rientra entro le 21, e nessun limite se rientra oltre le 21.
In giornate feriali Nessun rimborso se il rientro avviene entro le 21, nessun limite se
avviene oltre le 21.
Zucchetti S.P.A.
184
Guida Utente
5.3.3.2.1 Elenco Limiti Spese
Torna a Limiti di Spese
Cod. Spese nella Nota Imposta Descrizione controllo
Contr controllate
zione
ollo
tabella
10
Pranzi e/o cene
offerte (num.
Persone max)
Limite
Spesa
Viene confrontato il numero di persone
alle quali e' stato offerto,il pranzo e/o la
cena , con il numero di Max persone
presente in tabella
Esempi
Applicativi
Vedere
esempio
11
Limite Giornaliero Limite
Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Spesa
Vitto (Pranzo +
Spesa con il Vitto Giornaliero
cena)
11
Limite giornaliero
Vitto con opzione
Limite di
Verifica il limite max usufruibile per
<Abilita Vitto Per
spesa pranzo e cena in base alla durata, in ore,
Durata Trasferta
della Trasferta
>
(Pranzo + cena)
Vedere
Esempio
11
Limite giornaliero
Vitto con opzione Limite di
<Abilita
Spese
Pernottamento>
(Pranzo + cena)
Verifica il limite max usufruibile per
pranzo e cena in base all’ora di rientro
dalla trasferta
Vedere
esempio
12
Limite Giornaliero
Limite di
Vitto Offerto
Spese
(Pranzo offerto +
cena offerta)
Verifica il pranzo e la cena offerti con il
valore presente in tabella; Il valore in
tabella e' relativo ad 1 persona
13
14
15
16
Limite Giornaliero
Limite
Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Rappresentanza
Spesa
Spesa con Spese di Rappresentanza
(Spese di
Rappresentanza)
Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Spesa con Alloggio. Il costo viene
Limite Giornaliero
Limite
ripartito sul numero giorni di i trasferta
Alloggio
Spesa (es.Limite gg in tab = 50, trasferta di 3 gg,
(Alloggio)
spese imputate 160, riconosciute 150 ,
10 errore )
Limite Giornaliero
Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Limite Spesa con Spesa giornaliera. Vengono
Spese
(Vitto -pranzo e Spesa prese in considerazione anche eventuali
cena-+ Alloggio)
Indennita'.
Limite Mensile
Vitto
(Pranzo + cena)
Vedere
esempio
Vedere
esempio
Vedere
esempio
Limite Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Spesa
Spesa con Vitto Mensile
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
17
18
19
20
Limite Mensile
Vitto Offerto
(Pranzo offerto +
cena offerta)
Limite mensile
Rappresentanza
(Spesa di
rappresentanza)
Verifica il pranzo e la cena offerti con il
valore presente in tabella, Il valore in
tabella e' relativo ad 1 persona
Verifca l' importo delle spese di
Limite
rappresentanza con l'importo presente in
Spesa
tabella
Limite
Limite Mensile
Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Spesa
Alloggio (Alloggio)
Spesa con Alloggio Mensile
Verifica che il numero di km inseriti
Controllo distanza
dall'utente nella Sezione Rimborsi km
(Numero km
NON sia superiore alla distanza tra citta'
Limite
inseriti nella
di partenza e Destinazione controllando
Spesa
sezione Rimborsi
in Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/
km della Nota
Inquadramento territoriale / Citta'
Spese)
-Sezione Classificazione
21
Limite Giornaliero Limite Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Pranzo (Pranzo) Spesa
Spesa con Pranzo
22
Limite Giornaliero
Cena (Cena)
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
Limite Giornaliero
V1 (Varie 1)
Limite Giornaliero
V2 (Varie 2)
Limite Giornaliero
V3 (Varie 3)
Limite Giornaliero
V4 (Varie 4)
Limite Giornaliero
V5 (Varie 5)
Limite Giornaliero
V6 (Varie 6)
Limite Giornaliero
V7 (Varie 7)
Limite Giornaliero
V8 (Varie 8)
Limite Giornaliero
V9 (Varie 9)
Limite Giornaliero
V10 (Varie 10)
da 41
(Varie da 1 a 10)
a 50
191
Zucchetti S.P.A.
Limite
Spesa
Controllo spese
nei giorni festivi
185
Vedere
Esempio
Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Spesa con Cena
Limite Altre spese
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite E' un controllo giornaliero effettuato sulla
Spesa
relativa spesa
Limite Altre spese Avanzate
Devono essere impostati gli importi
Limite massimi previsti, per tipologia di spesa ,
Spesa da riconoscere in base alla tipologia del
giorno (feriale-festivo) e delle fasce orarie
specificate
Verifica se la spesa e' stata effettuata in
un giorno festivo
Limite di Spesa per fascia oraria
Esempi
186
Guida Utente
-Le spese
Per le spese specificate viene controllata
nessu
controllate sono
l’ora di rientro dalla trasferta per
n
Limite
consentire l’imputazione della spesa o
Esempi
codic quelle scelte nella
Spesa
maschera
meno (Immissione Note Spese SENZA l’
e
utilizzo delle Tratte di ritorno)
contro Come impostare
llo
I seguenti controlli Verificano i Limiti impostati controllando sulla Tabella Citta' in base
al numero degli abitanti
55
56
57
58
59
60
Limite Giornaliero Limite
Alloggio per tipo Spesa
localita' (Alloggio)
Verifica con gli importi massimi impostati
in tabella Limiti Spesa con l’importo dell’
Alloggio (in base al numero degli abitanti
della localita' della trasferta)
Limite Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Limite Mensile
Alloggio per tipo Spesa Spesa con le spese di Alloggio effettuate
localita' (Alloggio)
nel mese
Limite Giornaliero
Verifica con i dati presenti in tabella in
Limite base alla classificazione della citta' (num
Vitto (per tipo
localita') (Pranzo Spesa
abitanti) e le spese di pranzo e cena
+ cena)
esposte in nota spese
Verifica con i dati presenti in tabella in
Limite Mensile
base alla classificazione della citta' (num
Vitto (per tipo
Limite
abitanti) e le spese di pranzo e cena
localita')
Spesa
esposte in nota spese sostenute nel
(Pranzo + cena)
mese e per classificazione localita'
Limite Giornaliero
Limite Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Pranzo (per tipo
Spesa
Spesa con Pranzo
localita') -PranzoLimite Giornaliero
Limite Verifica con i dati presenti in tabella Limiti
Cena (Per tipo
Spesa
Spesa con Cena
localita') (Cena)
Esempio
Vedere
Esempio
Vedere
Esempio
5.3.3.2.1.1 10 campo
Torna a Elenco Limiti di Spese
10- NUMERO MASSIMO PERSONE PER PRANZO E/O CENE OFFERTI
Tabelle \ Trasferte \ Controlli
Limiti Spese
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Tabelle \ Trasferte \ Controlli \ Anagrafica Controlli
Abilitare il Controllo 10
5.3.3.2.1.2 10 esempio
Torna a Elenco Limiti di Spese
Esempio 1
Nota spesa avente Pranzo Offerto a colleghi (num 3)
Zucchetti S.P.A.
187
188
Guida Utente
Controllo 10
Numero max persone in Tabella Limiti spese
Numero persone pranzo e/o cena offerto
(in nota spese)
2
3
5.3.3.2.1.3 11 campo
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11- LIMITE SPESA VITTO GIORNALIERO
Tabelle \ Trasferte \ Controlli
Limiti Spese
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Tabelle \ Trasferte \ Controlli \ Anagrafica Controlli
Abilitare il Controllo 11
5.3.3.2.1.4 11 esempio
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Esempio 1
Nota spesa avente Spese Pranzo di 55 € Spese Cena di 30 €:
Zucchetti S.P.A.
189
190
Guida Utente
Controllo 11
Importo Specificato in Tabella Limiti spese
Spesi nel giorno per pranzo(55) e cena (30)
Differenza = 85 – 40 = 45
Euro 40
Euro 85
5.3.3.2.1.5 11 campo e esempio
Torna a Elenco Limiti di Spese
TABELLA CONTROLLATA:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
191
Con la scelta sul campo <Abilita Pernottamento> la dicitura della prima riga si ‘trasforma
’ in <Vitto notte> e si attiva il bottone
, che fa accedere alla Maschera n
figura: Vitto per durata Trasferta. Qui si assegna un limite che puo' variare a seconda dell
’orario di rientro.
ESEMPI:
Con la tabella impostata come sopra significa che se il dipendente rientra dalla trasferta
entro le 1300, allora gli e' consentito un massimo di spese, tra pranzo personale e cena,
di 20 €; oltre invece puo' arrivare a 40.
Spese imputate in nota:
Nel caso in cui il dipendente sia rientrato prima delle 13:
Il controllo 11 viene emesso sulla differenza tra 45 e 20:
Zucchetti S.P.A.
192
Guida Utente
Nel caso in cui il dipendente sia rientrato dopo le 13 Il controllo 11 viene emesso sulla
differenza tra 45 e 20:
5.3.3.2.1.6 12 controlli
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CAMPI CONTROLLATI:
Con l’importo di 10 € impostato nel campo evidenziato
ESEMPIO:
..se il dipendente imputa il pranzo (e/o la cena offerti) di 40 per due persone ‘sfora’ il
controllo di 20 €:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3.3.2.1.7 13 campo e esempi
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ESEMPI:
Con la tabella impostata come sopra, e' consentito al dipendente
spendere al massimo 180 € per persona ed offrire al massimo a 2
persone:
1)
Anche se l’importo per persona non e' stato sforato, viene emessa
la segnalazione relativamente al numero persone
Zucchetti S.P.A.
193
194
Guida Utente
2)
Come il caso 1, ma con il numero persone = 2, l’importo di 180 € a
testa NON e' sforato, quindi il controllo 13 non scatta.
3)
Il numero persone e' = 2; ma non e' rispettato il limite di 180 € a
testa, per cui il controllo lo segnala:
4)
Per avere un controllo sul solo importo delle spese
indipendentemente dal numero persone e' sufficiente impostare la
tabella in questo modo:
Il controllo scatta quando viene speso piu' di 180 € a fronte di
spese di rappresentanza
5.3.3.2.1.8 15 Campi e esempi
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1) Inserire l’importo del limite giornaliero (somma pranzo, cena e alloggio) in Tabelle/ Trasferte
/ Controlli/ Limiti di spesa, campo <Limite Spese giornaliero>, nel caso sotto 60 €:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
195
Esempio:
Nell’inserimento Rimborsi:
Con il Calcolo, al superamento del limite impostato , la differenza fra il totale delle spese del
giorno (Pranzo, Cena, Alloggio) e del limite previsto , viene segnalato dal controllo 15:
 1 luglio = 119 (totale spese 1/07) MENO 60 (limite) = 59 €
 2 luglio = 110 (totale spese 1/07) MENO 60 (limite) = 50 €
 3 luglio = 55 (totale spese) non supera 60 (limite); quindi il controllo 15 non ‘scatta’:
Zucchetti S.P.A.
196
Guida Utente
Inoltre e' possibile far confluire la differenza di importo segnalata dal controllo 15 in un record
del file MOVGIO PAGHEW
Occorre effettuare le seguenti ulteriori impostazioni:
1) In Tabelle/ Archivi di base/ Descrizioni Varie assegnare una descrizione alla tipologia di
spesa evidenziata sotto:
2) Assegnare un codice alla nuova tipolgia in Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/ Voci di file:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
197
Nel file MOVGIO l’importo delle spese non documentate di 109 € sulla voce 151515:
000001000000115151510063000000000I00000000000000000000000000000010900000000
00000000100601100630
ATTENZIONE: nel Stup Procedura il campo <Suddividi spese in sede\Fattura> NON deve
essere spuntato.
5.3.3.2.1.9 20 esempio
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Nota Spese:
Compilazione sezione
:
In Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/ Inquadramento territoriale / Citta' -Sezione
Classificazione, richiamando il comune di Lodi, la distanza inserita per Boffalora D’Adda e'
5; la segnalazione del controllo e':
Zucchetti S.P.A.
198
Guida Utente
5.3.3.2.1.10 55 campo
Torna a Elenco Limiti di Spese
55- LIMITE SPESA ALLOGGIO GIORNALIERO PER TIPO LOCALITA’
Dati Comuni \Tabelle \ Inquadramento territoriale \ Citta
Classificazione per la citta' di Varese
Tabelle \ Trasferte \ Controlli
Limiti Spese
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
199
Tabelle \ Trasferte \ Controlli \ Anagrafica Controlli
Abilitare il Controllo 55
5.3.3.2.1.11 55 esempio
Torna a Elenco Limiti di Spese
Esempio 1
Nota spesa avente Spese di Alloggio di 85 € nella citta' di Varese:
Controllo 55
Importo Specificato in Tabella Limiti Spese per la citta' di Varese (> 1.000.000 abitanti)
Euro 60
Spese di alloggio
Euro 85
Viene fatta la differenza fra il previsto per localita' (60) ed il totale alloggio speso nel
giorno (85)
Differenza = 60 – 85 = 25
Zucchetti S.P.A.
200
Guida Utente
5.3.3.2.1.12 56 campo
Torna a Elenco Limiti di Spese
56- LIMITE SPESA ALLOGGIO MENSILE PER TIPO LOCALITA’
Dati Comuni \Tabelle \ Inquadramento territoriale \ Citta
Classificazione per la citta' di Varese
Tabelle \ Trasferte \ Controlli
Limiti Spese
Tabelle \ Trasferte \ Controlli \ Anagrafica Controlli
Abilitare il Controllo 56
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
201
5.3.3.2.1.13 56 esempio
Torna a Elenco Limiti di Spese
Esempio 1
Nota spesa avente Spese di Alloggio di 1000 € nella citta' di Varese:
Controllo 56
Importo Specificato in Tabella Limiti Spese per la citta' di Varese (> 1.000.000 abitanti)
Euro 950
Spese di alloggio
Euro 1000
DA VERIFICARE IL CONTROLLO E MODIFICARE ESEMPIO
Viene fatta la differenza fra il previsto per localita' (60) ed il totale alloggio speso nel
giorno (85)
Differenza = 60 – 85 = 25
5.3.3.2.1.14 57 campo
Torna a Elenco Limiti di Spese
57- LIMITE SPESA VITTO GIORNALIERO PER TIPO LOCALITA’
Dati Comuni \Tabelle \ Inquadramento territoriale \ Citta
Classificazione per la citta' di Varese
Zucchetti S.P.A.
202
Guida Utente
Tabelle \ Trasferte \ Controlli
Limiti Spese
Tabelle \ Trasferte \ Controlli \ Anagrafica Controlli
Abilitare il Controllo 57
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
203
5.3.3.2.1.15 57 esempio
Torna a Elenco Limiti di Spese
Esempio 1
Nota spesa avente Spese Pranzo di 55 € Spese Cena di 30 € nella citta' di Varese:
Controllo 57
Importo Specificato in Tabella Limiti Spese per la citta' di Varese (> 1.000.000 abitanti)
Euro 50
Spesi nel giorno per pranzo
Euro 55
Spesi nel giorno per cena
Euro 30
Viene fatta la differenza fra il previsto per localita' (50) ed il totale vitto speso nel
giorno (85)
Differenza = 50 – 85 = 35
5.3.3.2.1.16 abilita vitto per durata trasferta
Torna a Elenco Limiti di Spese
CAMPI CONTROLLATI
Zucchetti S.P.A.
204
Guida Utente
Scegliendo l’opzione <Abilita Vitto per durata Trasferta> e' possibile impostare i range
del numero di ore in cui avviene la trasferta ed il relativo importo max; nell’esempio
sopra se l’uscita termina entro le 3 ore dalla partenza, la persona non matura per niente
il diritto al pranzo; se termina entro le 10 ore e' impostato un limite max, tra pranzo e
cena, di 40 €; oltre le 10 ore di 80 €.
ESEMPI:
Con la tabella imputata come sopra, le Spese imputate nella Nota Spesa sono:

Durata della Trasferta: il dipendente si reca a Milano; parte alle h 8 da Lodi e
rientra alle 17:
In questo caso la durata della trasferta e' di 9 ore, per cui il limite max e' 40 €:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle

205
Durata della trasferta sotto le 3 ore:
Il controllo avvisa che si e' superato l’importo max per la cifra totale delel spese
imputate:

Durata della trasferta sopra le 10 ore: NON viene emessa alcuna segnalazione
perché la cifra di 80 € non e' stata ‘sforata’
5.3.3.2.1.17 altre spese avanzate
Torna a Elenco Limiti di Spese
CAMPI CONTROLLATI:
1. Tabelle/ Trasferte / Controlli / Limiti di Spesa: Cliccando su
e'
possibile impostare per ogni fascia oraria un limite max delle spese varie,
specificando se la tratta e' in giorno Festivo e/ o feriale;
2. abilitare i relativi controlli dal 41 a 50 (a seconda delle Varie che si
impostano in <Avanzate>)
Nel caso che si va ad esaminare le Varie 1 corrispondono alla Spesa Riunioni, come da
Tabella Descrizione Riepiloghi:
Zucchetti S.P.A.
206
Guida Utente
ESEMPI:
Con la tabella impostata come sopra, ed una spesa imputata nella nota di 25 €;

se il dipendente rientra dalla trasferta tra le 20 e le 22 il controllo emette una
differenza di supero del limite per 5 €

Se rientra prima DELLE 20 non ha proprio diritto a sostenere la spesa :
Zucchetti S.P.A.
Tabelle

207
Per una trasferta di domenica o festivo, invece, scatta il limite di 80 €, ma solo se
rientra tra le 12 e le 2359, quindi:
Supera di 16 € il limite.
5.3.3.2.1.18 limiti spese per fascia oraria
Torna a Elenco Limiti di Spese
Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte: spuntare il campo <Abilita controllo spese per
fascia oraria>
Zucchetti S.P.A.
208
Guida Utente
Impostare la tipologia di spese per cui si vuole il controllo in Tabelle / Trasferte /
Controlli / Limiti di Spesa:
L’impostazione sopra sta ad indicare che non si ha diritto al rimborso del biglietto aereo
su trasferte in cui il dipendentee' rientrato in sede prima delle 15, per cui, nella segente
Nota Spese il controllo blocca l’inserimento:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Controllo:
5.3.3.2.2 Schema Limiti Spese
Torna a Limiti di Spese
Zucchetti S.P.A.
209
210
Guida Utente
Il vitto controlla le spese Pranzo + Cena inserite nella Nota.
Limite Spese giornaliero (controllo 15) controlla Pranzo + Cena + Alloggio
5.3.3.2.3 Esempi Franchigia
Torna a Limiti di spese
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
211
1)
Con la tabella impostata come sopra:
Tabella citta': Lodi – Boffalora d’Adda 5 km
Numero km inseriti nella nota spese 9
Il programma prima sottrae dal numero km inseriti quello presente in tabella:
9–5=4
Poi confronta la differenza trovata con la franchigia:
4 e' inferiore a 5, quindi NON richiede la compilazione delle annotazioni.
2)
Se in tabella la franchigia impostata fosse stata 3, invece:
9 – 5 = 4 a' superiore alla franchigia, quindi il calcolo successivo e' l’applicazione della %
indicata nel campo <Percentuale differenza KM>:
5 x 10% = 5.5 km a' il numero dei km inserito nel rimborso e' superiore a 5.5 qundi occorre
necessariamente compilare l’annotazione.
5.3.3.3
Fasce Orario
Da utilizzare in presenza del Contratto del credito, in cui 1/3 di indennita' di trasferta viene
assegnato al dipendente solo se l'uscita e il rientro avvengono in determinati orari. La tabella
consente di inserire gli orari limite di Uscita e Rientro. Pranzo e cena- per definire il diritto a
spese di vitto e/o Indennita'.
Attivare il controllo n. 4 in Anagrafica Controlli
L'attivita' di controllo viene attuata durante il Calcolo Nota Spese.
Giustificativo per detrazione Ticket
Inserire il codice del giustificativo di Gestione Presenze in cui il programma memorizza in
automatico il numero Ticket da scalare in base ai pranzi e diarie maturate nella nota spese del
mese. Il giustificativo viene trasferito in Work Flow Presenze come richiesta gia' approvata nel
momento della Generazione del file in modalita' definitiva (MOVGIO/TRRIPA). Per
convenzione il numero dei ticket viene memorizzato come quantita' dei campi Dalle/Alle del
giustificativo. Per esempio, se in un mese sono stati detratti 28 buoni pasto, il campo Dalle del
giustificativo dei Ticket viene memorizzato con 0000 e l'Alle equivale a 2800. Per la corretta
impostazione della gestione consultare il paragrafo Detrazione valori buoni pasto
Attiva Generazione voce File
Codice Voce
In alternativa al campo precedente, se si spunta <attiva generazione voce file e si indica il
codice della voce paga, il numero dei ticket maturati nel rimborso mensile viene scritto su una
Zucchetti S.P.A.
212
Guida Utente
specifica voce nel file Paghe Movgio.
Si precisa che la generazione della voce avviene solo ed esclusivamente quando il file viene
generato in modalita' definitiva.
5.3.3.4
Anagrafica Controlli
L'attivita' di controllo, attuata durante il Calcolo Nota Spese, avviene corrispondendo a
particolari regole contrattuali Nazionali ed Aziendali.
La struttura dei Controlli, pur partendo da regole generalizzate definite per Contratto, deve
essere verticalizzata su ciascun impianto :
- decidendo se attivare / non attivare alcuni controlli
- precisando il contenuto di particolari variabili
Ciascun controllo viene eseguito da variabili codificate nelle altre Tabelle Controlli.
Nella Tabella Limiti spese sono definiti gli importi massimi per ogni spesa. I controlli possono
essere documentati nel campo note al fine di chiarirne la natura al dipendente.
Le codifiche gia' presenti in tabella non possono essere variate dall'utente. I codici controlli da
001 a 005 devono essere attivati anche in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note
Spese e Trasferte tramite la spunta sul campo <Gestione diarie contratto Credito>. Tra questi,
il controllo numero 4 e' attivabile solo se presente relativa codifica in Tabella Fasce Orario.
Abilitato
Scegliere per attivare sempre il controllo
Non abilitato
Scegliere per non attivare mai il controllo
Verifica Anagrafica
Se scelto, il programma effettua il controllo solo per i dipendenti nella cui anagrafica e' stato
spuntato il campo <Verifica Anagrafica> in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note
Spese e Trasferte
Tipo
Warning Se il controllo non viene rispettato, il programma emette solo una segnalazione che
puo' comunque essere ignorata e la nota puo' procedere con l'iter di approvazione.
Bloccante Il controllo, se non rispettato, blocca il dipendente finche' viene effettuata la
sistemazione .
Parametri
Verticalizzazioni
La compilazione dei campi innesca vari automatismi commentati nel paragrafo 'Controlli del
contratto bancario'
5.3.3.4.1 Controlli del contratto bancario
Torna ad Anagrafica Controlli
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
213
REQUISITI DI ATTIVAZIONE DEL CONTRATTO DEL CREDITO PER IL
TRATTAMENTO DELLE NOTE SPESE
TABELLE
Trasferte – Compilazione
- Motivazione :
Specificare le indennita' da riconoscere
- Indennita' Giornaliere :
Inserire i codici delle Indennita' base di trasferte Italia Estero ed i codici delle relative maggiorazioni
mantenendo le codifiche fornite da Zucchetti
Trasferte – Controlli
- Parametri Indennita'
Definire i parametri per aver diritto alle indennita' e tutti gli altri dati presenti.
Relativamente alle voci del valore delle indennita', mantenere le codifiche
fornite da Zucchetti.
(Il contratto su cui si carica la tabella deve essere presente nel Rapporto di Lavoro,
sezione Dati Comuni / Contrattuali).
Esempio Trasferta Italia
Esempio Trasferta estero
- Anagrafica Controlli
Attivare i controlli 001 – 002 – 003 – 004 – 005 – 031 – 032 – 040
DATI COMUNI
Tabelle – Inquadramento Territoriale
- Citta'
Nella sezione classificazione e' definito il numero di abitanti e, se Non attivo Google
Maps, inserire nella localita' di partenza i km intercorrenti fra localita' di Partenza e
Arrivo specificati in Nota spese
ANAGRAFICI
- Rapporto di Lavoro
Nella sezione WF, Trasferte e Nota Spese valorizzare i dati nel seguente modo:
- Gestione Diarie contratto Credito
Attiva
- Trattamento contrattuale Trasferta: inserire il codice Trattamento contrattuale.
Deve essere presente sulla tabella “Parametri Indennita' “ (Tabella –
Trasferte - Controlli ) , solitamente DE default
- Sede di Lavoro
Stato e Citta' della sede di lavoro
- Residenza
Stato e Citta' di residenza del dipendente
SE PRESENTI GLI STESSI DATI NEL SOGGETTO, QUESTI ULTIMI PREVALGONO RISPETTO A QUELLI
INSERITI NEL RAPPORTO DI LAVORO:
Zucchetti S.P.A.
SOGGETTO
SE IMPOSTATO RESIDENZA:
- Sezione Altri Indirizzi: viene controllato il comune presente come Tipo
Indirizzo DM; se non presente il programma controlla il comune presente
come Residenza nella Sezione Indirizzi ;
SE IMPOSTATO SEDE LAVORO:
214
Guida Utente
Cod.
Tabella +
campi
Controllati
-(Nessun codice)
001
Fasce Orario
Parametri
Indennita'
Descrizione
controllo
Dati
controllati
nella Nota
Spese
Verifica Pranzo
cena in mancanza
di indennita'. Se
viene inserito
pranzo o cena in
contrasto con gli
orari della tabella
Fasce orario (il
dipendente all’ora
Pranzo o cena
NON si trovava in
trasferta), allora la
spesa inserita
viene messa nella
colonna NON
RICONOSCIUTE.
1) Mancanza di
indenntia' .
Esempi:
· Non prevista
nella
motivazione,
· non raggiunti i
gg minimi x il
riconoscimento
(controllo 001)
· Non effettuato il
n. km stabilito
dal controllo
002
2) Controlla che
nelle fasce
orario stabilite il
dipendente
fosse
effettivamente
in missione
(come il
controllo 004).
Numero giorni
Minimi per il
Riconoscimento
Indennita'
L' indennita' viene
riconosciuta solo
se la durata della
trasferta e'
superiore ai giorni
definiti in tabella
Esemp
i/
Forzat
ure
Esempi
Esempi
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Rispetto Distanza
Minima
002 Parametri
003
Zucchetti S.P.A.
Rapporto di
Lavoro
Se Non viene
superata la
distanza minima
indicata in tabella
parametri l'
indennita' non
viene
riconosciuta, Se
nella tabella citta'
non sono
specificate tutte le
distanze fra
Partenza e
destinazione,
questo controllo lo
segnala.
215
Esempi
L' indennita' di pernottamento viene riconosciuta
solo se il luogo della trasferta e' diverso da
quello indicato nel rapporto di lavoro come
Residenza (Vedere Esempio).
E’ possibile effettuare una distinzione tra sede
di lavoro e residenza valorizzando il parametro
1 che:
Parametro 1 = 1 (abitazione)
 Se la trasferta avviene nel comune di
residenza del dipendente NON viene
riconosciuta l’eventuale indennita' di
pernottamento (Esempio 2.A).
 Se la trasferta avviene nel comune della Sede
Controllo Luogo di
lavoro sono riconosciute tutte le indennita'
trasferta
(Esempio 2.B).
Parametro 1= 2 (Sede lavoro)
 Se la trasferta avviene nel comune della Sede
lavoro NON viene riconosciuta alcuna
indennita'. (Esempio 3.A).
 Se la stessa avviene nel comune di residenza
maturano tutte le indennita' (Esempio 3.B).
Se il parametro 1 e' valorizzato, gli
automatismi su menzionati hanno
prevalenza rispetto al controllo 004.
216
Guida Utente
Ora Uscita Rientro per
indennita' Pranzo
cena
004
Tabella Fasce
Orario
Vengono verificati
gli orari di arrivo e
partenza della
tratta con quelli
presenti nelle
fasce specificate
in tabella , se
negli orari
specificati in
tabella il
dipendente risulta
essere in
missione, viene
riconosciuta
l'indennita' di
pranzo cena e
alloggio. Se
impostato
controllo 007,
quest’ultimo
prevale.
Esempi
E' prevista una gestione
automatica della detrazione
del valore dei buoni pasto
tramite un giustificativo che
rappresenta il numero
Ticket da detrarre e che
viene inviato
automaticamente in
Gestione Presenze. Vedere
paragrafo 'Detrazione valor
Buoni pasto'
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Valore Indennita'
Trasferta
005 Parametri
217
Confronta gli importi delle indennita’ con le
spese sostenute dal dipendente durante la
trasferta (pranzo e cena) e quantifica le spese
riconosciute e NON, eventuali spese soggette
e/o figurative.
Spese Riconosciute: quando l’importo della
spesa sostenuta e' INFERIORE a quello dell’
indennita'
Spese NON riconosciute: quando l’importo e'
SUPERIORE a quello dell’indennita'.
Le spese di ALLOGGIO sono SEMPRE
rimborsate interamente.
SE E’ ATTIVA LA TABELLA FASCE ORARIO
(CONTROLLO --), IL RICONOSCIMENTO O
MENO DELLE INDENNITA’ E’ SUBORDINATO
ALLE FASCE STABILITE PER PRANZO E
CENA.
Casistiche:
· Il giorno di trasferta fa maturare indennita
;
1) Le spese (pranzo e cena) effettive sono
INFERIORI agli importi riconosciuti come
indennita'
Esempio a
2) Le spese (pranzo e cena) effettive sono
SUPERIORI agli importi riconosciuti come
indennita'
Esempio b
3) Le spese sono sostenute con carta di
credito aziendale e sono INFERIORI a
quelle delle indennita'
Esempio c
4) Le spese sono sostenute con carta di
credito aziendale e sono SUPERIORI a
quelle delle indennita'
Esempio d
Impostazione per fare in modo che pranzo,
cena e alloggio figurino tra le NON
riconosciute.
Zucchetti S.P.A.
· Il giorno di trasferta NON fa maturare
indennita';
1) Le spese (pranzo e cena) effettive sono
INFERIORI agli importi riconosciuti come
indennita'
Esempio e
2) Le spese (pranzo e cena) effettive sono
SUPERIORI agli importi riconosciuti come
indennita'
Esempio f
3) Le spese sono sostenute con carta di
credito aziendale e sono INFERIORI a
quelle delle indennita'
Esempio g
4) Le spese sono sostenute con carta di
credito aziendale e sono SUPERIORI a
quelle delle indennita'
Esempio h
Particolarita' del caso in cui il giorno di
trasferta NON fa maturare indennita':
218
Guida Utente
Verifica
giustificativo di
Trasferta
Tabella
Giustificativi
006
Trasferta da
Verificare
Durata Trasferta
per indennita' 2/3
007 Parametri
Il controllo e'
eseguito
sull'intero periodo
della trasferta,
verificando la
presenza di
almeno uno dei
giustificativi
indicati in tabella
"Giustificativi
Trasferta" nei
giorni interessati.
Viene testato
quanto presente
nello Stato
Richieste,
considerando sia
quelle approvate
che quelle in
attesa di
approvazione.
Non attivare se
prevista
generazione
giustificativi
Presenze dal
Modulo Trasferte.
Esempi
Se la durata della
trasferta e'
maggiore o
uguale al numero
delle ore presenti
in tabella vengono
riconosciuti 2/3 di
indennita'.
PREVALE SUL
CONTROLLO
004.
Esiste una
forzatura a questo
controllo: Se il
dipendente, nel
rapporto di lavoro
nella sezione WF/
note spes e trasf,
ha caricato i
comuni residenza
e sede lavoro e
parte o arriva in
uno di questi
comuni gli
vengono
riconosciuti i 3/3.
Esempi
o
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
008 Parametri
Durata Trasferta
Verifica la durata
per assegnazione della trasferta
indennita'
controllando gli
orari di partenza e
arrivo sulle tratte
e se supera il
numero di ore
impostato
assegna le diarie;
altrimenti no.
Riservato
 Se nella nota
Esenzione Fiscale
spesa NON
Piccole Spese
sono
riconosciute
indennita', ma
sono presenti
Piccole Spese
non
documentate,
su di queste
sono calcolate
le esenzioni. Le
esenzioni
riconosciute
sono 15.49 per
Trasferte Italia
e 25.82 sulle
Descrizioni varie /
Trasferte Estero
032
Voci di Spesa
 Se nella nota
spesa SONO
riconosciute
indennita' e
sono presenti
solo Piccole
spese non
documentate, e'
previsto un
diverso
trattamento a
seconda della
spunta o meno
sul campo
<Attivare il
controllo anche
nel caso siano
presenti
indennita’>
Zucchetti S.P.A.
219
Esempi
 Esempio
 Esempio
220
Guida Utente
9900
Segnala all'utente
che la data di una
trasferta e'
Setup Procedura/ presente anche
Note spese e
in un'altra nota
Trasferte - Campo spese.
<Abilita' Calcolo
Indennita' su
trasferte arretrati>
spuntato.
Quando e' inserita
una Trasferta
arretrati e in
un'altra nota
spese e' presente,
per lo stesso
giorno, una
trasferta. IN
QUESTO CASO
IL CALCOLO
DELLE
INDENNITA' E'
ERRATO.
Vedere Gestione Trasferte
Arretrate
5.3.3.4.1.1 Parametri indennita
Torna a Controlli Contratto del Credito
DEFINIZIONE IMPORTI DIARIE
DEFINIZIONE TIPOLOGIE LEGATE ALLE DIARIE
Le voci della precedente tabella sono riprese da Tabelle / Trasferte / Compilazione /
Indennita' Giornaliere, dove ognuna e' abbinata alla Classificazione Citta'.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
221
IMPOSTAZIONE DEGLI IMPORTI DI ESENZIONE
A seconda del luogo in cui avviene la trasferta (Italia/ Estero), per ogni giorno di trasferta
in cui esiste l’attribuzione dell’indennita', viene sempre evidenziata la parte esente. L’
informazione e' utile soprattutto in sede di passaggio dei dati alle Paghe, perché l’importo
esente viene scritto su una voce differente rispetto a quella della diaria (assegnata in
Tabelle/ Trasferte / Compilazione/ Indennita' File).
FUNZIONAMENTO ASSEGNAZIONE AUTOMATICA DELLE DIARIE
Trasferta:
Controlli:
 Tabelle / Generiche / Inquadramento Territoriale / Citta'
Firenze e' classificata tra i 200.001 e 500.000 abitanti (i dati in tabella sono forniti
pre-caricati dalla Zucchetti):

Zucchetti S.P.A.
Tabella Indennita' Giornaliere : viene scelto il codice 004 (vedere sopra, seconda
figura)
222
Guida Utente

Tabella Parametri Indennita' viene agganciato il valore 49,01 (vedere sopra,
prima figura). Moltiplicato per le 3 Diarie spettanti (pranzo, cena e alloggio) il
risultato e':
5.3.3.4.1.2 Parametri indennita estero
Torna a Controlli Contratto del Credito
DEFINIZIONE IMPORTI DIARIE
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
223
Il contratto prevede che le trasferte effettuare all’estero siano indennizzate sempre per il
30% (a differenza delle trasferte effettuate in Italia) INDIPENDENTENTEMENTE dalla
tipologia del comune in cui il dipendente si reca.
Per questo motivo nell’imputazione della Nota Spese il dipendente inserisce lo Stato
(anziché il comune) nel campo Localita' di Arrivo. Preventivamente deve pero' essere
caricata una distanza kilometrica ‘fittizia’ (sul comune di partenza) tra localita' di
partenza e Stato estero in cui avviene la trasferta:
Zucchetti S.P.A.
224
Guida Utente
Quindi Per una trasferta di 1 giorno effettuata in Francia, l’indennita' e' pari a € 87.10,
ovvero il valore base + 30% moltiplicato per 2 diarie spettanti (pranzo e cena)
A seguito di varie interpretazioni ed ulteriori metodologie di applicazione delle indennita'
per le trasferte effettuate all'estero, sono state inserite nell'applicativo varie opzioni per
effetto delle quali il trattamento previsto e' diverso per questa tipologia di trasferta.
Nell'esempio sopra, i controlli effettuati per l'assegnazione, o meno, delle indennita',
sono gli stessi delle trasferte nazionali. Cambia solo l'importo, come illustrato sopra.
Il trattamento commentato avviene quando in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte,
il campo <Abilita Parametri Indennita' Trasferta Estero> e' spuntato.
In caso contrario, invece, viene assegnata solo un'indennita'.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
225
DEFINIZIONE IMPORTI DI ESENZIONE
A seconda del luogo in cui avviene la trasferta (Italia/ Estero), per ogni giorno di trasferta
in cui esiste l’attribuzione dell’indennita', viene sempre evidenziata la parte esente. L’
informazione e' utile soprattutto in sede di passaggio dei dati alle Paghe, perché l’importo
esente viene scritto su una voce differente rispetto a quella della diaria (assegnata in
Tabelle/ Trasferte / Compilazione/ Indennita' File).
A seguito di varie interpretazioni ed ulteriori metodologie di applicazione delle esenzioni
per le trasferte effettuate all'estero, sono state inserite nell'applicativo varie opzioni per
effetto delle quali il trattamento previsto e' diverso per questa tipologia di trasferta.
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte, il campo <Tutte le spese sono esenti in caso
di Trasferta Estero> l'importo esente e' sempre pari all'importo di tutte le spese imputate nel
rimborso spese (vitto e alloggio comprese). In questo caso l'importo inserito in tabella viene
ignorato.
5.3.3.4.1.3 Impostazione tre terzi
Torna a Controlli Contratto del Credito
In Tabelle / Archivi di Base / Descrizioni Varie occorre abbinare la seguente codifica:
In Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di Spesa occorre creare una spesa abbinata,
nel campo tipo, alla precedente descrizione (con qualsiasi codifica):
Zucchetti S.P.A.
226
Guida Utente
1. Quando il programma di Calcolo Note Spese trova presente in tabella Voci di
Spesa una codifica abbinata a questa tipologia attribuisce SEMPRE 2/3, anche se ‘
normalmente’ riconoscerebbe i 3/3.
2. SE IL DIPENDENTE IMPUTA NELLA NOTA SPESE LA VOCE MENZIONATA ALLORA IN
QUEL CASO GLI VIENE RICONOSCIUTA ANCHE LA DIARIA DELL’ALLOGGIO
(Gestione Eccezione).
3. L'importo dell'esenzione e' 3/3 quando e' presente la voce menzionata sopra;
mentre viene scalato di 1/3 quando la voce NON e' stata inserita.
5.3.3.4.1.4 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Se presente la tabella il controllo si innesta automaticamente. Quindi, per non attivarlo,
cancellare la tabella. (in compatibilita' con altri controlli che la testano)
5.3.3.4.1.5 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Con la Tabella Fasce Orarie compilata come in figura:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
227
Esempio 1
Il dipendente inserisce la trasferta in una localita' (Boffalora D’Adda) distante 5 km da
Lodi.
Con 10 km tra andata e ritorno NON matura il diritto alle indennita' (solitamente il
numero km minimo impostato, come nel caso che stiamo commentando, e' 50 km).
Nonostante la persona sia rientrata a Lodi alle 18.30 inserisce le spese per la cena:
Il programma riconosce le spese per il pranzo ma pone l’importo imputato come cena tra
le spese NON riconosciute.
Esempio 2
Il dipendente parte da Lodi per recarsi sempre a Boffalora d’Adda; l’ora di partenza e'
pero' DOPO la fascia oraria stabilita per il pranzo (h 1500). Il programma non riconosce
né le spese di pranzo né cena:
Zucchetti S.P.A.
228
Guida Utente
5.3.3.4.1.6 1 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3.3.4.1.7 1 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Esempio 1:
Zucchetti S.P.A.
229
230
Guida Utente
Se presenti 5 giorni di trasferta NON viene riconosciuta nessuna indennita'; se presenti 6
giorni nell’arco di tutto il mese indennita' sono attribuite indennita' su TUTTI e 6 i giorni:
Esempio 2:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
231
Se presenti 4 giorni di trasferta nell’arco di tutto il mese NON viene riconosciuta nessuna
indennita'; se presenti 5 giorni di trasferta le indennita' sono attribuite solo DAL 5°
giorno in cui il dipendente e' stato in trasferta:
Forzature al controllo:
Se per un dipendente si desidera un trattamento diverso rispetto a quello stabilito in
Zucchetti S.P.A.
232
Guida Utente
tabella occorre operare nel Rapporto di Lavoro:
1. <Frz riconoscimento indennita' per i primi 4 giorni>. Con la spunta sul campo al
dipendente sono riconosciute le diarie anche nei primi 4 giorni di trasferta, anche
se la tabella e' stata impostata diversamente (tabella impostata come nell’
esempio 2):
2. <Non considerare in numero minimo di giorni di trasferta nel mese>. Con la
spunta sul campo le indennita' sono attribuite al dipendente anche se nel mese
non ha raggiunto il numero dei giorni minimi di trasferta stabiliti nella tabella.
5.3.3.4.1.8 2 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.3.3.4.1.9 2 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Esempio 1
Zucchetti S.P.A.
233
234
Guida Utente
In Tabella Citta', richiamata Lodi, le distanze memorizzate sono le seguenti:
Lodi – Crema km 17 +
Crema – Lodi km 17 =
Tot km trasf.
34 (inferiore a 50):
non riconosciuta nessuna diaria per la trasferta:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
235
Esempio 2
Come da contratto del credito:
Le parti stipulanti chiariscono che non si configura la fattispecie del "corto raggio" nell'ipotesi in cui
il lavoratore/lavoratrice in trasferta effettua, nella medesima giornata, una pluralita' di
spostamenti che superano complessivamente i 50 km fra localita' ciascuna delle quali,
singolarmente considerata, non dista oltre i 25 km dalla residenza (abituale dimora) del
lavoratore/lavoratrice stesso.
Facciamo un esempio in cui la fattispecie si verifica. Con le tabelle impostate come nell’
esempio 1, e tenendo conto che Boffalora d’Adda dista 5 km da Lodi, la trasferta in un
giorno avviene su piu' tratte, per una totalita' di 6 (quindi la distanza percorsa e' 60 km
MAGGIORE dei 50 km impostati in tabella):
Zucchetti S.P.A.
236
Guida Utente
Per una totalita' di 60 km: in questo caso, come da contratto, le diarie vengono
assegnate.
LA DISTANZA PERCORSA DEVE ESSERE MAGGIORE O UGUALE AL NUMERO KM
INSERITO IN TABELLA (50 KM) PERCHE' IL PROGRAMMA ASSEGNI LE DIARIE, E
QUINDI NON CONSIDERI LA TRASFERTA A CORTO RAGGIO.
(Se vengono effettuati 50 km esatti scatta il diritto alle indennita')
ECCEZIONE: Se per alcune tratte viene utilizzata una motivazione che in Tabella ha la
spunta sul campo <Escludi corto raggio>, il numero dei km viene conteggiato solo sulle
altre tratte. Nell'esempio sopra, se la motivazione che gestisce l'eccezione viene utilizzata
su 3 delle tratte, l'indennita' non verrebbe attribuita, in quanto il numero dei km
risulterebbe 45.
5.3.3.4.1.10 3 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
237
5.3.3.4.1.11 3 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
COMPILAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (O NEL SOGGETTO) PER TUTTI GLI
ESEMPI SOTTO RIPORTATI:
Esempio 1
(Senza nessuna impostazione nel campo Parametro 1 della tabella)
Zucchetti S.P.A.
238
Guida Utente
Nonostante la persona abbia trascorso la notte in trasferta, per effetto del fatto che il
luogo della trasferta coincide con la sua residenza, la diaria del pernottamento non e'
riconosciuta.
La stessa cosa avverrebbe se la trasferta fosse avvenuta nel comune della sede di lavoro
(Lodi)
5.3.3.4.1.12 2a esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
COMPILAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (O NEL SOGGETTO) PER TUTTI GLI
ESEMPI SOTTO RIPORTATI:
Esempio 2 A)
Parametro 1= 1
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
239
Trasferta di 2 giorni (coincidente con il luogo di Residenza):
Nonostante la persona abbia passato la notte a Milano, gli sono assegnate 2 indennita'
(pranzo e cena). Il pernottamento non gli e' riconosciuto perché la localita' della trasferta
coincide con quella di residenza.
Zucchetti S.P.A.
240
Guida Utente
5.3.3.4.1.13 2b esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
COMPILAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (O NEL SOGGETTO) PER TUTTI GLI
ESEMPI SOTTO RIPORTATI:
Esempio 2 B)
Parametro 1= 1
Trasferta di 2 giorni nella localita' della sede lavoro:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
241
Sono riconosciute TUTTE le indennita'
5.3.3.4.1.14 3a esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
COMPILAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (O NEL SOGGETTO) PER TUTTI GLI
ESEMPI SOTTO RIPORTATI:
Esempio 3 A)
Parametro 1 = 2
Zucchetti S.P.A.
242
Guida Utente
Trasferta nel comune della Sede di lavoro (non viene riconosciuta nessuna indennita'):
5.3.3.4.1.15 3b esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
COMPILAZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO (O NEL SOGGETTO) PER TUTTI GLI
ESEMPI SOTTO RIPORTATI:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
243
Esempio 3 A)
Parametro 1 = 2
Trasferta di 2 giorni nel comune di residenza:
Sono riconosciute tutte le indennita' (3 diarie sul primo giorno, in cui avviene anche il
pernottamento; 2 sul secondo giorno di trasferta, cena e pranzo):
Zucchetti S.P.A.
244
Guida Utente
5.3.3.4.1.16 4 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
5.3.3.4.1.17 4 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Tabella Fasce Orario impostata come in figura:
Esempio 1:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
245
Se la partenza trasferta avviene dopo l' orario specificato nell’ ALLE del pranzo non si ha diritto all'
indennita' di pranzo ; Se l’ora rientro trasferta avviene prima dell' orario specificato nell’ALLE della
cena non si ha diritto all' indennita' di cena.
Esempio 2:
La trasferta ricopre entrambe le fasce stabilite, per pranzo e cena, quindi sono riconosciute le diarie.
Esempio 3:
Il dipendente ha trascorso la notte fuori, e nella trasferta non ha ricoperto nessuna delle
fasce orarie stabilite per pranzo e cena, per cui gli viene riconosciuta la sola diaria di
Zucchetti S.P.A.
246
Guida Utente
alloggio.
Esempio 4:
ATTENZIONE: nel caso (come sopra) in cui la trasferta ricopre un numero di ore
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
247
maggiore di quello stabilito nella Tabella Parametri Indennita', campo <Ore per 2/3>
(Solitamente Impostato Con 10 Ore), per quel giorno sono riconosciute 2 diarie anche se
la persona e' rientrata alle 1030, ovvero prima della fascia impostata per il pranzo.
(vedere controllo 007).
5.3.3.4.1.18 5 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
5.3.3.4.1.19 5a esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
248
Guida Utente
NELL’ESEMPIO CHE SEGUE TENERE PRESENTE CHE PER LE TRASFERTE NEL COMUNE DI
GENOVA, CLASSIFICATA TRA LE CITTA’ CON NUMERO ABITANTI > 500.001 E <
1.000.000, SPETTA UN VALORE DI 53.46 € PER OGNI INDENNITA’.
Esempio 1:
Per il 5/7 nella nota spese sono state inserite le spese di pranzo e cena di 20€ ognuna.
Quindi il programma le riconosce interamente; la differenza tra le indennita' spettanti
(53.46X2=106,92) e le 40 € viene collocata tra le spese soggette (66.92).
5.3.3.4.1.20 5b esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
NELL’ESEMPIO CHE SEGUE TENERE PRESENTE CHE PER LE TRASFERTE NEL COMUNE DI
GENOVA, CLASSIFICATA TRA LE CITTA’ CON NUMERO ABITANTI > 500.001 E <
1.000.000, SPETTA UN VALORE DI 53.46 € PER OGNI INDENNITA’.
Le spese inserite nella nota sono di un importo superiore all’indennita' prevista per
ognuna. Questo comporta il fatto che la differenza tra il valore dell’indennita' e le spese
realmente sostenute sia evidenziata come importo NON riconosciuto:
80
IMPORTO DI SPESE (PRANDO E CENA) SOSTENUTE DAL DIPENDENTE MENO (-)
53.46 VALORE DELLE 2 INDENNITA’ SPETTANTI (53.49X2)
UGUALE(=)
26.54 VALORE NON RICONOSCIUTO
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
249
5.3.3.4.1.21 5c esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
NELL’ESEMPIO CHE SEGUE TENERE PRESENTE CHE PER LE TRASFERTE NEL COMUNE DI
GENOVA, CLASSIFICATA TRA LE CITTA’ CON NUMERO ABITANTI > 500.001 E <
1.000.000, SPETTA UN VALORE DI 53.46 € PER OGNI INDENNITA’.
Il 6 luglio il dipendente imputa:
1. Ogni importo e' inferiore a quello dell’indennita' spettante. Essendo al carta di
credito AZIENDALE le spese non sono riconosciute.
2. Il giorno stesso il dipendente rientra alle 19, ora in cui non verrebbe comunque
riconosciuta la cena
3. Per il calcolo delle spese soggette la differenza viene calcolata solo sul pranzo,
quindi:
Indennita' spettante: 53.46 MENO
Spesa pranzo :
25
UGUALE
SPESE SOGGETTE: 28.46
Zucchetti S.P.A.
250
Guida Utente
La differenza di 28.46, oltre a soggetta, risulta anche come figurativa:
5.3.3.4.1.22 5d esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
NELL’ESEMPIO CHE SEGUE TENERE PRESENTE CHE PER LE TRASFERTE NEL
COMUNE DI GENOVA, CLASSIFICATA TRA LE CITTA’ CON NUMERO ABITANTI >
500.001 E < 1.000.000, SPETTA UN VALORE DI 53.46 € PER OGNI INDENNITA’.
Per il giorno 16 il dipendente si inserisce le spese:
Gli importi sono entrambi superiori a quelli delle indennita', quindi l’assegnazione
avviene fino all’importo dell’indennita' come spese NON riconosciute essendo la
carta di credito AZIENDALE (l’azienda non deve rimborsare niente al dipendente):
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
251
5.3.3.4.1.23 5e esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
La distanza di 5 km tra Lodi e Boffalora d’Adda fa si' che NON maturino le diarie. In ogni
caso il dipendente sostiene spese per pranzo e cena, che vengono ugualmente
confrontate con la diaria che maturerebbe su Boffalora d’Adda (in base al suo numero di
abitanti). L’importo di ogni diaria sarebbe di 30 € (importo base Italia per comuni con
meno di 200.000 abitanti).
Le spese, di importo inferiore all’indennita', sono collocate tra le Riconosciute:
Zucchetti S.P.A.
252
Guida Utente
5.3.3.4.1.24 5f esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
La distanza di 5 km tra Lodi e Boffalora d’Adda fa si' che NON maturino le diarie. In ogni
caso il dipendente sostiene spese per pranzo e cena, che vengono ugualmente
confrontate con la diaria che maturerebbe su Boffalora d’Adda (in base al suo numero di
abitanti). L’importo di ogni diaria sarebbe di 30 € (importo base Italia per comuni con
meno di 200.000 abitanti).
Nel nostro caso le spese sono quindi riconosciute fino a concorrenza delle 30 €; la
differenza viene collocata tra le NON riconosciute:
Questo e' vero ad eccezion fatta del caso in cui in Setup Procedura / Note Spese e
Trasferte sia spuntato il campo < Riconosci l'intero rimborso della spesa in mancanza di
indennita'>.
In questo caso le spese sono riconosciute interamente:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
253
5.3.3.4.1.25 5g esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
La distanza di 5 km tra Lodi e Boffalora d’Adda fa si' che NON maturino le diarie. In ogni
caso il dipendente sostiene spese per pranzo e cena, che vengono ugualmente
confrontate con la diaria che maturerebbe su Boffalora d’Adda (in base al suo numero di
abitanti). L’importo di ogni diaria sarebbe di 30 € (importo base Italia per comuni con
meno di 200.000 abitanti).
Le spese NON sono rconosciute in quanto sostenute con carta di credito AZIENDALE:
5.3.3.4.1.26 5h esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
La distanza di 5 km tra Lodi e Boffalora d’Adda fa si' che NON maturino le diarie. In ogni
caso il dipendente sostiene spese per pranzo e cena, che vengono ugualmente
confrontate con la diaria che maturerebbe su Boffalora d’Adda (in base al suo numero di
abitanti). L’importo di ogni diaria sarebbe di 30 € (importo base Italia per comuni con
meno di 200.000 abitanti).
Zucchetti S.P.A.
254
Guida Utente
Le spese sostenute sono di importo superiore alla diaria e il programma colloca gli
importi tra le NON riconosciute al dipendente (in quanto effettuate con carta di credito
AZIENDALE), MA FINO A CONORRENZA DELL’INDENNITA’:
5.3.3.4.1.27 5i esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
In tutti gli esempi sotto si ipotizza che gli importi delle diarie nel comune in cui avviene la
trasferta siano di 53.46 ognuna:
1)
Campo in Setup NON spuntato e il totale pranzo + cena NON supera il totale indennita' (55
+5= 60 / Totale diarie 53.46 x 2= 106.92).
Ogni spesa viene analizzata singolarmente e rimborsata fino a concorrenza della relativa
diaria.
Pranzo di 5 € = rimborsato interamente
Cena di 55 rimborsata fino a concorrenza della diaria: 53.46 . La differenza va tra le spese
NON riconosciute.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
255
2)
Campo in Setup spuntato e il totale pranzo + cena NON supera il totale indennita'.
Viene rimborsato tutto perche' l'importo e' inferiore al totale delle diarie (106.92).
3) Campo in Setup spuntato e il totale pranzo + cena supera il totale indennita'.
Viene rimborsato fino a concorrenza delle diarie (106.92). Il resto come non riconosciuto
Zucchetti S.P.A.
256
Guida Utente
5.3.3.4.1.28 6 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Oltre ad attivare il controllo occorre impostare di QUALE giustificativo verificare le
relative richieste nel modulo WF Presenze; l’impostazione avviene in Tabelle / Trasferte /
Controlli / Giustificativi Trasferta da verificare:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
257
5.3.3.4.1.29 6 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Se per il giorno della Nota Spese il dipendente non ha nessuna richiesta, neanche in
attesa di approvazione, con il giustificativo 79, la segnalazione e':
Zucchetti S.P.A.
258
Guida Utente
5.3.3.4.1.30 7 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
259
5.3.3.4.1.31 7 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Anche se il dipendente e' rientrato alle 1800 non dovrebbe aver diritto alla Diaria della
Cena (vedere controllo 004), ma avendo superato le 10 ore di trasferta, gli sono
assegnate ugualmente 2 diarie.
1800 ora di rientro
MENO 0800 ora di partenza
=
1000 Numero ore (definito in tabella) minime per aver sempre diritto ai 2/3 delle
indennita'.
5.3.3.4.1.32 32 campo
Torna a Controlli Contratto del Credito
Tabelle / Archivi di base / Descrizioni Varie
Ai fini del trattamento automatico occorre abbinare la spesa per cui si vuole l’applicazione del
controllo 32 alla tipologia “Piccole Spese” fornita pre caricata dalla Zucchetti
Zucchetti S.P.A.
260
Guida Utente
Tabelle / Trasferte / Voci di Spesa
A sua volta la spesa precedentemente caricata va abbinata, come avviene per tutte le altre, nella
Tabella Voci di spesa.
Per effetto dell’impostazione di cui sopra le spese figurano come Tipo PS. E’ su questo
tipo che agisce il controllo 32
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
261
5.3.3.4.1.33 32 esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Esempio 1
Trasferta Italia senza riconoscimento di indennita' e 30 € di spese non documentate:
€ 15.49 IMPORTO ESENTE (Trasferta Italia inserito in Tabelle / Trasferte /
Controlli / Parametri Indennita')
€ 14,51 IMPORTO SOGGETTO (dato dalla differenza tra: 30 – Spese totali- MENO 15,49 –
importo esente-)
Esempio 2
Trasferta Italia senza riconoscimento di indennita' e 10 € di spese non documentate:
Zucchetti S.P.A.
262
Guida Utente
Se le spese sono di importo inferiore a quello impostato come esenzione, l’esenzione
viene riconosciuta FINO all’importo della spesa
Esempio 3
Trasferta Estero senza riconoscimento di indennita' e 30 € di spese non documentate:
€ 25,82 IMPORTO ESENTE (Trasferta Estero inserito in Tabelle / Trasferte /
Controlli / Parametri Indennita')
€ 4,18 IMPORTO SOGGETTO (dato dalla differenza tra: 30 – Spese totali- MENO 25,82 –
importo esente-)
5.3.3.4.1.34 32a esempio
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
263
La spunta sul campo <Attivare il controllo anche nel caso siano presenti indennita'> fa si' che
in presenza di corresponsione di indennita' di diaria (con relativo riconoscimento della parte
esente su di essa), la totalita' delle spese non documentate deve entrare nelle spese soggette,
senza l'applicazione di alcuna franchigia.
Esempio (in entrambi i casi sono presenti 25€ di piccole spese non documentate nella Nota
Spese):
Controllo 32 con spunta sul campo:
Controllo 32 SENZA spunta sul campo:
5.3.3.4.1.35 Pranzo Cena alloggio non riconosciute
Torna a Controlli Contratto del Credito
Zucchetti S.P.A.
264
Guida Utente
Tabelle / Trasferte / Controlli / Parametri Indennita'
<In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate>
Se spuntato viene eseguito il controllo che non siano imputate le tre tipologie di spese
menzionate nei giorni di trasferta in cui maturano le diarie.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
265
Se cosi' fosse, le spese imputate figurano tra le Spese NON riconosciute.
La presente opzione entra in conflitto quando in Setup Procedura/ Note Spese e
Trasferte, e' spuntato il campo <Calcolo Rimborsi Pasti nei limiti della diaria>, che,
pertanto, non deve essere spuntato.
5.3.3.4.1.36 Maggiorazione per Giorni non lavorativi
Torna a Controlli Contratto del Credito
Se in Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Parametri Indennita' e' spuntato il campo <Attiva
maggiorazione del 50% giorno non lavorativo>,
il programma assegna una maggiorazione pari al 50% del valore globale delle indennita’
spettanti quando la trasferta avviene in giorni non lavorativi (sabato, domenica e festivi).
In una trasferta caricata come in figura:
La maggiorazione viene applicata il 17 gennaio, domenica.
Per il controllo che un giorno sia festivo viene letta la Tabella festivita' presente in Tabelle/
Generiche.
Zucchetti S.P.A.
266
Guida Utente
5.3.3.4.1.37 parametri8
Torna a Controlli Contratto del Credito
5.3.3.4.1.38 esempi 8
Torna a Controlli Contratto del Credito
Supponiamo che sia impostato 2 ore nel campo <Durata> nella Tabella Parametri Indennita'.
Per una trasferta che dura piu' di 2 ore:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
267
Il programma eroga le indennita':
Per una trasferta che termina in meno di due ore:
Il programma non eroga alcuna indennita':
5.3.3.4.2 Detrazione valori buoni pasto
L'attivazione della presente gestione prevede che:
1. In sede di Calcolo Nota Spesa, nei giorno in cui e' presente un rimborso di pranzo nelle
spese, venga esposta la dicitura "valore ticket detratto' con l' importo del ticket.
2. La stessa dicitura scenda sulla Stampa Normale con Indennita'.
3. Quando si genera il file definitivo (MOVGIO/ TRRIPA), il valore totale dei buoni pasto
detratti nel mese sia decurtato dalle spese relative ai pranzi (parametrizzabile; l'utente puo'
decidere di impostare la detrazione sulle cene). Questo al fine di inviare in automatico alle
paghe i dati gia' al netto.
4. Sempre in fase di generazione del file definitivo, far creare un giustificativo di Detrazione
Ticket sul modulo Work Flow Presenze in cui viene memorizzata la quantita' di buoni pasto
da detrarre per il mese. Il giustificativo confluisce in presenze e messo a disposizione delle
tabelle di Calcolo Voci Paga, in cui quindi occorrerebbe impostare una gestione per il valore
Zucchetti S.P.A.
268
Guida Utente
dei ticket da sottrarre come utilizzati.
5. In alternativa alla gestione commentata nel punto 4, il numero dei ticket maturati nel
rimborso mensile puo' essere fatto confluire in specifica voce nel file Paghe Movgio.
Impostazione della Gestione:
1. Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Anagrafica Controlli. Impostare con il valore 3, sul campo
<parametro 1> nel codice controllo 004.
Nella Stampa Normale con indennita' figura il numero dei Tcket detratti giorno per giorno:
2. Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Parametri Indennita'. Compilare il campo <Valore Buono
pasto>. L'importo inserito appare sulla maschera del Calcolo Nota Spese:
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
269
3. Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Fasce Orario: compilare il campo <Giustificativo per detrazione
Ticket> con il codice del giustificativo di Gestione Presenze in cui il programma memorizza in
automatico il numero Ticket da scalare in base ai pranzi inseriti nella nota spese del mese. Il
giustificativo viene trasferito in Work Flow Presenze come richiesta gia' approvata nel
momento della Generazione del file in modalita' DEFINITIVA (MOVGIO/TRRIPA). Per
convenzione il numero dei ticket viene memorizzato come quantita' dei campi Dalle/Alle del
giustificativo. Per esempio, se in un mese sono stati detratti 28 buoni pasto, il campo Dalle del
giustificativo dei Ticket viene memorizzato con 0000 e l'Alle equivale a 2800, come il
dipendente BAN ORE dell'esempio sotto riportato; mentre Gia Fra ne ha scalati solo 6:
Zucchetti S.P.A.
270
Guida Utente
4. Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/ Voci file. Spuntare il campo <Sottrai valore buono pasto>
sulla spesa da cui si vuole che cio' avvenga (esempio: pranzo). Il programma provvede a
sottrarre il valore totale dei ticket detratti in nota spese dall'importo totale della spesa definita,
nel file Paghe (MOVGIO/TRRIPA):
Per la nota spesa in figura, di cui si riportano solo i totali, sono stati detratti 28 ticket con un
valore unitario di 5 €:
Il record sul file TRRIPA che rappresenta la voce di Pranzo scrive l'importo totale mensile di €
8.01, ovvero:
148.01 (totale pranzi riconosciuti) MENO
140
(Valore singolo Ticket PER quantita' Ticket detratti nel mese della nota: 5 * 28)
UGUALE
008.01 Importo delle spese di pranzo esportato nel programma Paghe.
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
271
5. In alternativa al punto 3, Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Fasce Orario spuntare il campo <
Attiva Generazione voce File> ed inserire il codice della Voce.
Il numero dei ticket maturati nel rimborso mensile viene scritto su una specifica voce nel file
Paghe Movgio.
Si precisa che la generazione della voce avviene solo ed esclusivamente quando il file viene
generato in modalita' DEFINITIVA.
5.3.3.5
Giustificativi Trasf da verificare
Da utilizzare in alternativa alla Tabella Giustificativi Trasferta da Generare.
Perche' l'automatismo commentato in seguito fnzioni occorre che in Anagrafici / Azienda /
Work Flow Trasferte e Note Spese sia scelto 'da modulo Presenze' sul campo <Richiesta
Trasferta>.
Quando il dipendente inserisce una richiesta di trasferta deve anche immettere il giustificativo
relativo alla trasferta nel modulo presenze. Quando e' attivata la presente tabella e
contestualmente anche il controllo numero 6 (Tabelle / Trasferte/ Controlli / Anagrafica
Controlli), allora nel momento in cui si esegue il calcolo della Nota spese, viene emessa una
segnalazione se per la trasferta che si sta trattando non e' stato inserito il relativo giustificativo
nel Modulo Presenze.
Cod Gisutificativo
Inserire il codice giustificativo che deve essere controllato.
5.3.3.6
Giustificativi Trasf da generare
Da utilizzare in alternativa alla Tabella Giustificativi Trasferta da verificare.
Consente di fare generare automaticamente il giustificativo di trasferta sul modulo Presenze
nel momento in cui la Trasferta viene approvata ed importata, in modo tale che il dipendente
non debba provvedere all'inserimento del giustificativo.
Inoltre il giustificativo che viene generato risulta gia' approvato.
Per attivare la gestione commentata occorre che in Anagrafici / Azienda / Work Flow Trasferte
e Note Spese sia scelto 'da modulo Trasferte' sul campo <Richiesta Trasferta>.
Azienda
Indicare il codice Azienda
Giustificativo
Indicare il codice giustificativo gererato automaticamente dal programma nel modulo Presenze
nel momento in cui, a richiesta approvata, il dipendente prima dell' Inserimento Rimborsi
effettua l'importazione dei dati dalle Trasferte approvate.
5.3.3.7
Giustificativi Corso
Consente di precisare i Giustificativi di corso di formazione che devono essere controllati in
modo tale da non riconoscere indennita' durante il calcolo delle note spese .
Zucchetti S.P.A.
272
5.4
Guida Utente
Tabelle: Piano Ferie
Le funzioni sono demandate all'Amministratore del Sistema il quale provvede a definire
- riconoscimento eventi e scelta dei colori per la evidenza Grafica
- l'ambito temporale del Piano ferie e l'ambito operativo concesso agli Utenti per la
introduzione delle richieste.
- giustificativi per il rilascio automatico delle richieste
TIPLOGIA FERIE
Consente di qualificare gli eventi che si intendono gestire
PERIODI PIANO FERIE
Il periodo di riferimento per il Piano Ferie e' definito dall'Amministratore.
GRUPPI DI ESPORTAZIONE GIUSTIFICATIVI
Per il rilascio automatico in Presenze delle richieste codificate.
PROGRAMMAZIONE PIANO FERIE
Per definire un obbligo di giornate consecutive nel periodo di riferimento del piano ferie
5.4.1
Tipologia Ferie
Torna a Tabelle Piano Ferie
La procedura consente di gestire fino a 8 diverse tipologie di eventi, scegliendo
per ciascuna la definizione che dovra' qualificare l'evento a livello visivo in
Inserimento Piano Ferie.
Codice giornata intera
Non modificare quanto fornito pre caricato dalla Zucchetti. Il carattere Maiuscolo
identifica la giornata intera.
QUANDO VIENE ADOTTATA LA GESTIONE DEL PIANO FERIE CON
APPROVAZIONE MENSILE NON E’ POSSIBILE L'ATTIVAZIONE DELLA
TIPOLOGIA A (Articolo 48 CCNL).
Codice mezza giornata
Non modificare quanto fornito pre caricato dalla Zucchetti. Il carattere Minuscolo
identifica la mezza giornata.
Attivo
Spuntare per attivare la gestione della tipologia selezionata nell'Inserimento
Piano Ferie.
Descrizione
Attribuire una descrizione libera che identifichera' la Tipologia in sede di
inserimento.
Colore
Per visualizzare i giorni inseriti con un diverso colore, a seconda della tipologia,
e' possibile associare un colore ad ognuna.
Codice giustificativo associato 1/2/3/4/5
Utilizzare questo abbinamento in alternativa alla codifica effettuata in Gruppi di
esportazione giustificativi e nel caso in cui l'utente, oltre ad inserire il Piano Ferie,
richiede le ferie anche dal Modulo Presenze. Se inserito/i QUI il/i giustificativi,
l'amministratore puo' verificare se le ferie sono state godute, in sede di consuntivo, utilizzando la funzione da Utilita' Ufficio del Personale / Piano ferie /
Controlli
Contatore associato
Indicare il codice contatore SE si desidera associarlo e visualizzarlo sia in
Inserimento Piano Ferie che in Stampa Contatori
Contatore con quantita’ minima pianificabile
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
273
Inserire il contatore che contiene la quantita' minima pianificabile per la tipologia di ferie. Da
utilizzare se in Setup Procedura / Piano Ferie si e' spuntato il campo < Abilita controllo su
quantita' minima inserita di un giustificativo>
Vedere Esempio
Contatore con Quantita' goduta
Se compilato viene ripreso il valore del contatore per l’ Esportazione Stato Pianificazione
Gruppo / Dipendente, colonna Quantita' goduta ad oggi.
N.B. PER ABILITARE DETERMINATE TIPOLOGIE SOLO SU UNA O PIU' AZIENDE
PRESENTI NELLA BASE DATI, ESCLUDENDOLE DA ALTRE, OCCORRE INSERIRLE IN
ANAGRAFICI/ AZIENDA/ WORK FLOW/ PIANO FERIE SOLO SUI CODICI AZIENDA DA
'DISCRIMINARE'.
5.4.2
Periodi Piano Ferie
Torna a Tabelle Piano Ferie
Consente di creare i Piani Ferie da gestire Codice
Con Nuovo il programma attribuisce un codice progressivo. Non modificare mai il codice
proposto.
Inserire l'anno di riferimento
Anno
Inserire l'anno di riferimento del piano ferie. Se il piano ferie ricopre mesi a cavallo
d'anno (esempio ottobre 2009/febbraio 2010), qui inserire sempre l'anno iniziale (2009)
Mese DA
Mese A
Sono i mesi su cui si articola il piano ferie .
Data Fine Inserimento
Campo obbligatorio.
Piano Ferie ad approvazione mensile: inserire sempre l'ultimo giorno del mese A (Piano
Ferie da Agosto a dicembre 2009, inserire 31/12/2009)
Piano Ferie ad approvazione Globale: inserire la data oltre la quale non e' piu' possibile
inserire richieste nel piano ferie oppure se non si desidera impostare nessun controllo
impostare come sopra (ultimo giorno del mese A.).
Giorno del mese da cui approvare il Piano Ferie del mese successivo
Campo obbligatorio. Vale SOLO per il piano ferie con approvazione mensile impostato in
Setup Procedura / Piano Ferie.
Se si imposta 20, significa che DAL 20 del mese corrente e' possibile approvare quanto
pianificato per il mese successivo;
Esempio:
Se la data del giorno e' in aprile, dal 20 aprile in poi si possono approvare le richieste di
maggio. Il campo non e' obbligatorio: se non compilato in qualsiasi giorno di aprile e'
possibile approvare maggio.
Tipo Approvazione
Viene compilato con Mensile se impostata la spunta sul campo <Piano ferie con
approvazione Mensile> in Setup Procedura / Piano Ferie.
Attivo
Si'/ No E' determinato dall'amministratore del database in Utilita' Ufficio del Personale /
Attiva Piano Ferie. Quando occorre non utilizzare un Piano Ferie gia' creato procedere
con la disattivazione.
Gestione Rettifiche (solo PF mensili)
I seguenti campi sono utilizzabili solo se NON impostata nessuna spunta, per gli stessi
Zucchetti S.P.A.
274
Guida Utente
campi, in Setup Procedura / Piano Ferie. Questo consente una differente gestione possibile
per ogni Piano Ferie in essere. Quindi, se si utilizza anche solo una spunta nel Setup
Procedura, eventuali impostazioni effettuate in questa tabella non sono considerate in alcun
modo dal programma; viceversa, se in Setup NON e' presente alcuna spunta, allora il
programma controlla qui l’impostazione effettuata.
Blocca l’inserimento rettifiche da parte dell’utente
Valido solo per Piani Ferie sia Mensili. Se spuntato, quando l’utente incaricato approva le
richieste di un mese di piano ferie, per i dipendenti non e' piu' possibile inserire/ modificare
quanto inserito ed approvato (viene emessa la segnalazione
). Nel
caso, sara' l’approvatore ad inserire le modifiche per i dipendenti da lui approvati, a meno
che si spunti il campo successivo
Consenti all’approvatore di riaprire un Piano Ferie Mensile
Utilizzare solo nel caso in cui e' stato attivato anche il campo precedente.
Se spuntato non e' MAI possibile inserire rettifiche per un mese di Piano ferie gia'
approvato, a meno che l’approvatore effettui la Riapertua del Piano Ferie mensile.
Consenti all’approvatore di abilitare/ disalbilitare un utente a inserire una rettifica
Valido solo per Piani Ferie ad approvazione mensile. Spuntare per far si' che gli approvatori
possano fare in modo di consentire solo ad alcuni loro approvati di inserire rettifiche una
volta che il mese di piano ferie e' gia' stato approvato. La modalita' per scegliere di
autorizzare e' commentata nel capitolo <Gestione Rettifiche>.
L’inserimento di una rettifica non riapre il Piano Ferie
Campo attivabile solo se il precedente (<Consenti all'approvatore di abilitare/disabilitare un
utente ad inserire una rettifica>) e' spuntato. Se spuntato fa si' che l’eventuale rettifica
inserita da un utente autorizzato a farlo sia automaticamente approvata in quanto per
effetto della rettifica stessa il piano ferie non si riapre.
5.4.3
Gruppi di esportazione giustificativi
Torna a Tabelle Piano Ferie
Utilizzare questa funzione in alternativa alla codifica dei giustificativi in Tipologia Ferie,
quando si vuole fare in modo che a Piano Ferie Approvato siano generati i giustificativi
come richieste del modulo WF Presenze.
Occorre differenziare le modalita' con cui effettuare il Trasferimento automatico a
seconda che la gestione del Piano Ferie sia:
1) Con Approvazione Mensile (vedere campo in Setup Procedura / Piano Ferie). In
questo caso il trasferimento avviene automaticamente impostando nello Schedulatore/
Processi il processo <hfpf_bgengiu_mens> e successivamente inserendo lo stesso nella
Schedulazione.
2) Con Approvazione Globale. Occorre che l'utente Ufficio del Personale esegua la
funzione Generazione Giustificativi da Utilita' Ufficio del Personale / Piano Ferie.
Codice
Attribuire una codifica ai dati inseriti successivamente.
Si precisa che occorre utilizzare piu' di una codifica nel caso in cui si utilizzano
giustificativi diversi di ferie che variano al variare del Piano tabellare/ Contratto /Qualifica
/ Livello.
Dettaglio tipo ferie e giustificativi
Tipo ferie intera e mezza giornata
Selezionare tra le tipologie utilizzate (che a loro volta comprendono il simbolo utilizzato
per il giorno intero e quello per la mezza)
Giustificativo giornata intera
Inserire il codice giustificativo che si vuol far confluire in Gestione Presenze in caso di
giorno intero di ferie
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
275
Giustificativo mezza giornata
Inserire il codice giustificativo che si vuol far confluire in Gestione Presenze in caso di
mezza giornata di ferie (puo' essere uguale al precedente). Per l'assegnazione dei Dalle/
Alle al giustificativo in questione (mattina e pomeriggio), nella schedulazione vengono
controllati:
- Gestione Presenze Windows: Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow/ Presenze,
campo <Codice Orario>
- Gestione Presenze Web: orario assegnato al dipendente nel calendario Presenze per il
giorno in questione (tabella oradip).
Dettaglio gruppi contrattuali
Effettuare l'abbinamento dei giustificativi scelti nella sezione sopra rispetto ai dati
presenti nel Rapporto di Lavoro.
Piano tabellare
Inserire il codice del piano tabellare
Contratto
Inserire il codice del contratto
Qualifica
Inserire il codice qualifica
Livello
Inserire il codice livello
5.4.4
Programmazione piano ferie
Torna a Tabelle Piano Ferie
Questa funzione consente di definire, per un determinato periodo di riferimento, un
numero di
giorni obbligatori e consecutivi da inserire nel periodo di riferimento selezionato.
La presente impostazione vale sia in caso di Piano Ferie Globale che Mensile (
impostazione in Setup Procedura/ Piano Ferie , campo <Piano Ferie con approvazione
mensile>)
Nell' esempio sotto riportato, per il Piano Ferie 000002 da Giugno ad agosto 2008 i
dipendenti sono obbligati
per le ferie comprese tra il giorno 01-06-2008 al 31-07-2008 ad inserire 12 giorni di ferie
consecutivi compresi i sabati, le domeniche ed i festivi.
Zucchetti S.P.A.
276
5.5
Guida Utente
Tabelle: Monitor Assenze
Tabelle utilizzate dal Modulo Monitor Assenze(MA).






5.5.1
Questo nuovo modulo avra' come scopo principale quello di fornire a ciascun utente la propria
situazione in merito ad assenze/sostituzioni gia' godute o pianificate.
Naturalmente, a seconda delle proprieta' della Login, l'utente avra' a disposizione ulteriori
strumenti di controllo per verificare, ad esempio, il Piano delle Assenze e delle Sostituzioni
della propria Sede, della propria Filiale, del proprio Centro di Costo, ecc.
I dati utilizzati da questo nuovo modulo saranno prelevati da:
GPRES2
 Assenze gia' godute
 Assenze programmate per dipendente (Giustificativi di lungo periodo dipendente)
 Assenze programmate per piu' dipendenti (Giustificativi individuali collettivi)
GPRES3
 Assenze gia' godute
 Assenze programmate per dipendente (Giustificativi di lungo periodo dipendente)
 Assenze programmate per piu' dipendenti (Giustificativi individuali collettivi)
HR – WORK FLOW Presenze
 Assenze pianificate non godute (approvate)
 Assenze pianificate non godute (da approvare)
 Gestione banca ore
HR – WORK FLOW Piano Ferie
 Piano Ferie
HR – GRU
 Assenze pianificate per corsi
 Assenze pianificate per Visita Medica
 Assenze per provvedimenti disciplinari
HR – MODULO SOSTITUZIONI
 Sostituzioni gia' effettuate
 Sostituzioni da effettuare
Contatori
La procedura consente di gestire tutti i tipi di contatori importati e la creazione di contatori
fittizi.
5.5.1.1
Contatori Fittizi
La definizione dei Contatori fittizi consente di sommare la quantita' di giustificativi/voci non
ancora godute (oggi denominati "programmati").
Possono essere creati solo dall'utente amministratore.
Codice
Descrizione
Trattamento
Visualizza in Monitor Assenze
Spuntare per fare in modo che il contatore possa essere consultato dai dipendenti in
Visualizzazione Cruscotto Annuale
Per oguno l'utente puo' attivare la gestione della conversione della quantita' da ore a giorni,
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
277
potendo scegliere tra 3 regole distinte , e piu' precisamente:
Calcolo a 1/3 di giornata
Per chi gestisce il contratto del creditol’orario teorico e’ composto per i 2/3 dalla mattina e per
il restante 1/3 il pomeriggio. Con la generazione vengono lette le richieste del Piano Ferie,
dove il dipendente puo’ inserire la mezza giornata. Se il contatore fittizio abbinato alla tipologia
di assenza e’ impostato come nella figura:
La generazione assegna sempre 1/3 per quando la richiesta riguarda il pomeriggio e i 2/3
quando e' riferita al mattino (0,33 e 0,67).
Calcolo a ½ di giornata
Calcolo Quantita' effettiva
5.5.1.2
Oridne Visualizzazione Contatori
In questa sezione del programma si definisce l'ordine di visualizzazione nel Monitor Assenze
dei contatori.
Tipo Contatore
Definire se il copntatore arriva dalla Gestione Presenze oppure e' un codice fittizio creato in
WF
Codice Codice del contatore richiamabile dalle funzioni di Work Flow.
Ordine
Inserire un numero progressivo per l'ordine di visualizzazione nella pagina .
5.5.1.3
Formule di Calcolo
Consente di definire la somma algebrica dei contatori (fra contatori reali e fittizi) .
Codice
Attribuire un codice alla formula
Descrizione
Attribuire una descrizione alla formula
Contatore Fittizio
Inserire il codice di un contatore fittizio da valorizzare con il risultato della formula
Ordine
Attribuire un ordine progressivo con cui la formula deve essere eseguita (rispetto ad altre
formule)
Formula
Contatori
Scegliere tra i contatori Presenze proposti quale/i sono quelli il cui valore e' da
considerare come fattore della formula; tra la scelta di un contatore e l'altro cliccare sui
tasti
/
e procedere con la scelta di un ulteriore fattore tra gli altri
contatori. E' possibile utilizzare nella stessa formula entrambe le tipologie di contatori.
Zucchetti S.P.A.
278
Guida Utente
Contatori Fittizi
Scegliere tra i contatori fittizi proposti quale/i sono quelli il cui valore e' da considerare
come fattore della formula; tra la scelta di un contatore e l'altro cliccare sui tasti
/
e procedere con la scelta di un ulteriore fattore tra gli altri contatori.
E' possibile utilizzare nella stessa formula entrambe le tipologie di contatori.
5.5.2
Tipologia Assenza
La procedura consente di gestire diverse tipologie di assenze per la Visualizzazione
Cruscotto Mensile .
Per una corretta gestione del Monitor Assenze, occorre definire quali sono i
giustificativi/voci da esporre nel Piano Assenze.
Questa sezione consente di aggregare, nelle modalita' desiderate, i vari giustificativi
utilizzati e di assegnare una lettera e un colore alla tipologia di Assenza per la sua
esposizione .
Un giustificativo potra' essere abbinato ad un'unica Tipologia di assenza.
L'utente amministratore ha la possibilita' di specificare:
Codice assenza
Identifica il codice visualizzato nel cruscotto del Monitor Assenze.
Descrizione
Descrizione associata al codice sopra indicato.
Contatore Fittizio
Se inserito, sul contatore fittizio vengono sommate le quantita' dei giustificativi importati e
definiti sotto. Dalla Visualizzazione del Cruscotto Annuale e' poi possibile visualizzarne la
valorizzazione.
Colore
Scegliere il colore per l'esposizione grafica dell'assenza nel Cruscotto Mensile
Gestione privacy
Se spuntato inibisce la visualizzazione dell'assenza ai colleghi del dipendente. gli altri
vedono il dipendente ma il giorno viene esposto con #
Eventi Risorse Umane
Permette l' assegnazione del codice assenza ad un determinato evento in risorse umane
.
Da utilizzare in combinazione o in alternativa alla sezione Giustificativi, si interfaccia al
programma Gestione Risorse Umane della Zucchetti, dove esiste la possibilita' di inserire
per i dipendenti, per data, il verificarsi delle 3 tipologie di assenza (Formazione, Visita
Medica e Sospensione Disciplinare).
Giustificativi
Indicare i giustificativi associati al codice assenza. Zucchetti S.P.A.
Tabelle
Zucchetti S.P.A.
279
280
5.6
Guida Utente
Tabelle Comunicazioni
Non controllate con la versione attuale
5.6.1
Tipologia Variazioni
Non controllata con la versione attuale
5.6.2
Raggruppamento Variazioni
Non controllata con la versione attuale
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.7
281
Time Sheet
Enter topic text here.
5.7.1
Controllo Date Time Sheet
Le funzioni che andiamo a commentare solo utilizzabili solo ed esclusivamente da chi e' in
possesso del modulo HR-GTL Gestione Tempi Lavoro, applicativo che consente la
rielaborazione delle ore lavorate suddividendole tra le varie ‘commesse’. Con l’ausilio del
modulo Time Sheet, il dipendente si inserisce le ore lavorate suddividendole manualmente tra
le commesse estrappolate da Gtl.
Quanto inserito entra nel flusso standard di Work Flow, rispettando quindi la logica impostata
per i momenti operativi e l’iter di approvazione.
La presente tabella consente l’impostazione della gestione.
Azienda
Scegliere un’azienda oppure spuntare ‘Tutte’
Campo di selezione
Impostare scegliendo tra i campi di selezione
Tipo Time Sheet
Attualmente e' gestito solo il tipo ‘Giornaliero’
Modulo
Sempre TS
Processo
Scegliere il processo oppure impostar DEFAULT
Codice
Inserire il codice del momento operativo
Attiva controllo
Spuntare o meno per attivare/disattivare i controlli commentati in seguito.
Giorni di calendario
Nel caso in cui si compili nelle sezioni successive il Numero Giorni, per far si' che il numero
impostato consideri i giorni a calendario.
Giorni lavorativi
Nel caso in cui si compili nelle sezioni successive il Numero Giorni, per far si' che il
conteggio non includa sabati, domeniche e festivi.
Periodo precedente alla data attuale
Attivare quando si vuole controllare che l’inserimento manuale del Time Sheet non riguardi
un certo periodo troppo 'vecchio' rispetto alla data in cui viene effettuato. Vedere gli esempi
per le varie tipologie:
Inzio mese precedente
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date DALL'1 ottobre in poi.
Inizio mese attuale
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date DALL'1 novembre in poi.
Giorni
Se impostato 2.
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date DAL 4 novembre in poi (a
prescindere dal settaggio su Giorni lavorativi o da calendario).
Periodo successivo alla data attuale
Attivare quando si vuole controllare che l’inserimento manuale del Time Sheet non riguardi
un certo periodo troppo 'avanti' rispetto alla data in cui viene effettuato. Vedere gli esempi
per le varie tipologie:
Fine mese attuale
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano i giorni FINO AL 30 novembre.
Fine mese successivo
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano i giorni FINO AL 31 dicembre.
Giorni
Zucchetti S.P.A.
282
Guida Utente
Se impostato 2.
Il 6 novembre posso effettuare richieste che riguardano le date FINO ALL' 8 novembre (a
prescindere dal settaggio su Giorni lavorativi o da calendario).
IN CASO DI ATTIVAZIONE DEI CONTROLLI COMMENTATI QUANDO IL DIPENDENTE,
IN GESTIONE TIME SHEET, EFFETTUA L’INSERIMENTO PER UN GIORNO NON
VALIDO, IL PROGRAMMA EMETTE UNA SEGNALAZIONE BLOCCANTE.
5.7.2
Assegnazioni su Assenze
Utilizzabile dagli utenti di Gpres3, per fare in modo che quando il giorno e' coperto da un’
assenza assegnata a un certo giustificativo, tutte le ore siano assegnate ad una certa
commessa. Il codice Causale deve corrispondere al codice Giustificativo di Gpres3, nel caso
della figura sotto la commessa e' composta dal codice reparto, per cui quando il giorno e'
coperto dalla causale FERIE le ore sono assegnate automaticamente alla commessa 000001.
Per attivare l'automatismo occorre spuntare in Anagrafici / Azienda / Ente / Time Sheet il
campo <Abilita assegnazioni automatiche su assenze>
5.7.3
Completamento Default
Permette di far assegnare automaticamente un'entita' al completamento delle ore di presenza.
Per esempio, se il dipendente ha un teorico giornaliero di 8 ore e, per un giorno, inserisce 2
ore per una commessa, le rimanenti 6 ore vengono assegnate ad un'altra di default definita in
questa tabella.
Inoltre e' possibile decidere se la commessa di default e' da approvare o automaticamente
approvata.
L'impostazione ha effetto se si spunta il campo <Completamento di default> presente nell'
Anagrafica azienda.
Il completamento di default e' funzionante solo con il campo <gestione> impostato ad ore.
5.7.4
Voci per Lavorazione
Utilizzabile dagli utenti di Gpres3, per fare in modo che nel momento di inserimento delle varie
commesse nel Time Sheet vengano scritte direttamente le Voci Paga nel programma di
Rilevazione Presenze. Occorre spuntare il campo <Attiva voci per lavorazione> in Azienda /
Ente
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
5.7.5
283
Parametri Schedulazione
Nuovo punto di menu Parametri schedulazione che permette di inizializzare il processo da
schedulare che crea automaticamente la pre-compilazione da calendario di HR-GTLW.
Eseguendo questo processo non occorre piu' accedere nella giornata a confermare la
pre-compilazione, ma le pre-assegnazioni vengono salvate direttamente e possono comunque
essere modificate in caso di necessita'.
Importante: nel caso di calendario costituito da una percentuale del 100% su un’unica
commessa, viene pre-compilata con quell’entita' anche la quantita' relativa allo straordinario
(indicata dalla voce Straordinario proveniente da Gpres o GpWeb).
Tipo elaborazione
Pre-compilazione.
Attiva per schedulazione:
Permette di attivare la maschera per il processo Lancio elaborazione timesheet che dovra'
essere schedulato. Se non e' spuntato, il processo di schedulazione non viene eseguito.
Sequenza schedulazione
Permette di indicare la sequenza con cui devono essere eseguite, dal processo Lancio
elaborazione timesheet, le varie impostazioni create in questa funzione.
Ultimo giorno per elaborazione del mese precedente
Ultimo giorno del mese attuale per cui viene eseguito il processo Lancio elaborazione
timesheet anche per il mese precedente.
Alternativo al campo Giorni precedenti da gestire a partire dalla data odierna.
Giorni precedenti da gestire a partire dalla data odierna
Giorni precedenti a partire da oggi per cui viene eseguito il processo Lancio elaborazione
timesheet.
Zucchetti S.P.A.
284
Guida Utente
Alternativo al campo Ultimo giorno per elaborazione del mese precedente.
Inizializza processo
Permette di creare il processo Lancio elaborazione timesheet per poi richiamarlo e impostare
la schedulazione dalla maschera dei Processi.
Dipendente
Dati organico
Dati Contrattuali
Sono i filtri possibili per l'impostazione della schedulazione. L'unico dato richiesto
obbligatoriamente e' il Codice Azienda.
5.7.6
Causali Per Paghe
Solo per gli utilizzatori di GpWeb.
Permette di codificare le causali di ordinario e straordinario presenti nel file paghe.
La codifica e’ fondamentale per ottenere il confronto tra le ore dei movimenti di produzione e le
ore del file paghe nella funzione di Export (Menu' Utilita' Ufficio del Personale/ Time Sheet).
5.7.7
Gestione entita'
5.7.7.1
Entita' per Approvazione automatica
Strettamente connesso con la funzione successiva, Inserimento Entita' approvate. Le
impostazioni effettuate nelle due funzioni permettono di far si' che la combinazione di
determinati codici di lavorazione, se inserita nel Time sheet, sia automaticamente
approvata.
Nella presente funzione si scelgono QUALI entita'; nella successiva le codifiche delle
entita' che costituiranno le lavorazioni automaticamente approvate.
La figura sotto mostra che le entita' da indicare obbligatoriamente nelle registrazioni sono
la commessa e il reparto.
5.7.7.2
Inserimento Attivita' approvate
Strettamente connesso alla precedente funzione, Entita' per approvazione automatica.
Permette di inserire i codice delle lavorazioni il cui inserimento e' da approvare
automaticamente.
Nel nostro esempio, avendo spuntato, nella precedente funzione, entrambe le entita'
Zucchetti S.P.A.
Tabelle
285
definite in GTL (nel nostro caso Commessa e Reparto), sono richeste, nella presente
funzione, le combinazioni di codici da approvare automaticamente.
La figura qui sotto mostra che la lavorazione imputata su Commessa 1+Reparto 1 e'
automaticamente approvata.
5.7.8
Gestione Mail
Enter topic text here.
5.7.8.1
Gestione Mail
Consente di escludere dei dipendenti dalla gestione, spuntando il campo <Escludi da mail>.
Lo stesso campo e' presente anche in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow-Time Sheet.
La scelta puo' essere effettuata indifferentemente da uno dei due punti di menu'.
5.7.8.2
Elenco Mail
E’ visualizzato l’elenco delle mail che verranno inviate in base alle impostazioni effettuate nel
Setup Mail/ Parametri time Sheet, quindi le mail che sono state preparate con il processo
Prepara Mail TS.
Si precisa che nella presente funzione non sono visualizzate le mail spedite tramite l’invio
contestuale.
Zucchetti S.P.A.
Sistema
.
Capitolo
VI
Sistema
6
Sistema
Zucchetti S.P.A.
287
288
6.1
Guida Utente
Utente: Informazioni Aggiuntive
Consente la definizione delle informazioni aggiuntive destinate ad associare all'utente
all'utilizzo degli applicativi disponibili.
La codifica di questa tabella e' di esclusiva competenza dell'Amministratore del sistema.
Zucchetti S.P.A.
Sistema
6.2
289
Definizione Percorsi
Consente la definizione, per ciascun applicativo, dei percorsi principali per il deposito
delle stampe, la preparazione delle aree destinate alle attivita' di import / export.
La codifica di questa tabella e' di esclusiva competenza dell'Amministratore del sistema.
Percorsi per:
Archivi Esterni
Indicare il percorso in cui parcheggiare i files creati da Wf
Nel caso di Generazione Supporto Magnetico per banche (file Setif), indicare:
support/
Il percorso impostato e' quello si cui si apre la funzione Gestione Archivi Esterni (Menu'
Utilita').
Indicare il percorso della cartella seguito dalla barra (\).
Esempio: C:\WF\
Se la cartella in cui leggere i files si trova sotto la webapps (cartella delle applicazioni
Apache), allora scrivere solo il nome della cartella seguito dalla barra (Esempio: support/
).
Gli atri campi sono utilizzati da altri applicativi HR Zucchetti.
Zucchetti S.P.A.
290
6.3
Guida Utente
Informazioni su ..
Visualizza le informazioni generali.
Zucchetti S.P.A.
Sistema
6.4
291
Esecuzione funzioni
Digitare il nome del comando, cliccare su OK per eseguirlo (esempio i Processi schedulabili).
Zucchetti S.P.A.
Utilita'
.
Capitolo
VII
Utilita'
7
Utilita'
Zucchetti S.P.A.
293
294
7.1
Guida Utente
Gestione Archivi Esterni
Permette di leggere, caricare e scaricare file da una cartella impostata in Sistema/ Definizione
percorsi. Utile per il prelievo di files Note Spese o di Presenze e il loro spostamento in cartelle
di Paghe piuttosto che di contabilita’ o Gestione delle Presenze.
L’impostazione della cartella deve essere effettuata in Sistema/ Definizione percorsi,
richiamando come codice applicativo HRW. Nel campo <Gestione archivi esterni> indicare il
percorso della cartella seguito dalla barra (\). Se la cartella in cui leggere i files si trova sotto la
webapps (cartella delle applicazioni Apache), allora scrivere solo il nome della cartella seguito
dalla barra (Esempio: support/).
(Upload) Apre una maschera in cui l’utente esegue il comando ‘sfoglia’ del proprio computer.
Puo’ selezionare un file qualsiasi e copiarlo sulla cartella impostata sul server.
Esegue l’aggiornamento della pagina (refresh).
Cliccando sui nomi degli archivi se ne visualizza il contenuto.
Esegue il download dell’archivio selezionato.
Cancella l’archivio selezionato.
Zucchetti S.P.A.
Utilita'
7.2
295
Imposta campi di Selezione
Si tratta di un programma di utilita' destinato alla preparazione dei campi di selezione
mediante selezione sui principali campi anagrafici.
Per automatizzare al meglio queste impostazioni e' preferibile operare in Tabelle /Archivi
di base / Variazione Automatica Campi si Selezione
Qui occorre definire le condizioni anagrafiche in presenza delle quali scatta
l'appartenzenza ad un dato Gruppo di dipendenti a cui quindi associare gli specifici
Campi di selezione.
Esempio:
Tutti i dipendenti che in azienda appartengono all' Unita' Locale LODI e
contemporaneamente al Centro di costo PRODUZIONE, sono identificati in Work Flow
con il campo di selezione 1 = XXX.
Codificare qui una tabella con impostato LODI in unita' locale, PRODUZIONE in Centro
di Costo e XXX su Campo di selezione 1.
I campi anagrafici commentati sotto possono essere lasciati liberi e se ne viene
compilato piu' di uno, la relazione logica tra i due o piu' campi impostati e' in AND
(ovvero nel Rapporto di Lavoro del dipendente devono essere valorizzati entrambi come
da codifica presente qui perche' avvenga l'attribuzione automatica)
Codice azienda/Ente
Inserire il Codice azienda in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel Rapporto
di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Cod dipendente
Inserire il Codice dipendente in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Filiale/Dipendenza
Inserire il Codice Dipendenza in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Unita' locale
Inserire il Codice Unita' locale in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Reparto
Inserire il Codice Reparto in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Centro di costo
Inserire il Codice Centro di Costo in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Divisione
Inserire il Codice Divisione in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Buisness Unit
Inserire il Codice Buisness Unit in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Mansione
Inserire il Codice Mansione in presenza del quale deve scattare l'attribuzione, nel
Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Contratto/Qualifica
Inserire il Codice Contratto e Qualifica in presenza del quale deve scattare l'attribuzione,
nel Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di selezione.
Modulo/ Processo/Gruppo
Inserire il Codice Modulo Processo Gruppo in presenza del quale deve scattare
l'attribuzione, nel Rapporto di Lavoro, del valore inserito sotto, nel relativo campo di
selezione.
Campi di selezione
1 / 2 /3 ...6
Zucchetti S.P.A.
296
Guida Utente
Associare alle condizione definite il o i campi di selezione corretto
Aggiorna
Spuntare perche' avvenga l'attribuzione automatica in Anagrafici / Rapporto di Lavoro
/Campi di Selezione
Zucchetti S.P.A.
Utilita'
7.3
297
Importa Utenti Password
Si tratta di un programma di utilita' destinato al importazione delle login e password
degli utenti.
Deve essere presente il soggetto ed il Rapporto di Lavoro per l'utente da importare.
Zucchetti S.P.A.
298
7.4
Guida Utente
Importa dati in un Piano Ferie
Programma di utilita' per importare dati da inserire nel Piano Ferie. Attenersi alle istruzioni a
video:
Zucchetti S.P.A.
Utilita'
7.5
Tracciato file Commesse
Il file qui definito contiene le codifiche delle commesse e alimenta la l'Anagrafica
Commesse (Tabelle / Trasferte/ Compilazione)
Definire le posizioni iniziali dei campi e la loro lunghezza. Successivamente possibile
effettuare l'importazione dei dati tramite la Schedulazione e/o il Lancio Manuale
Il percorso da cui leggere l'archivio e' quello definito in Setup Procedura - Percorso File
di Import
Zucchetti S.P.A.
299
300
7.6
Guida Utente
Tracciato File Clienti
Se si utilizza il modulo Note spese Giornaliere, e' possibile importare i dati dell'anagrafica
Clienti (Tabelle / Trasferte/ Compilazione) abalimentando cosi' una banca dati interna al
programma.
DEFINIRE LA POSIZIONE INIZIALE E LA LUNGHEZZA DI CIASCUN CAMPO
Zucchetti S.P.A.
Set Up
.
Capitolo
VIII
302
8
Guida Utente
Set Up
Set Up Procedura
Destinata alla codifica dei parametri di set up dell'ambiente
Setup Mail
Destinata alla configurazione del servizio e-mail
Moduli
Definizione dei moduli previsti e codifica dei criteri di generazione/aggiornamento della
tabella Gruppi.
Processi
Definizione dei processi di Work Flow previsti per ciascun modulo, precidando per
ciascuno la scelta del campo in base al quale operare la distinzione dei trattamenti.
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1
303
Set Up Procedura
Questa funzione consente di codificare i parametri di set up dell'ambiente,
distinguendo tra:
 Parametri Generali
Opzioni di set Up che valgono per tutti i moduli
 Presenze-Generali/Giustificativi
Opzioni di set Up che interessano il Modulo Work Flow Presenze
 Note Spese
Opzioni di set Up che interessano il Modulo Work Flow Note Spese e
Trasferte
 Piano Ferie
Opzioni di set Up che interessano il Modulo Piano ferie
 Monitor Assenze
Opzioni di set Up che interessano il Modulo Monitor Assenze
 Messaggio del Giorno
Messaggio da pubblicare per informazioni da comunicare a tutti gli utenti che
si collegano.
8.1.1
Setup Generali
Parametri per importazione
Mesi in Linea
Nr. mesi per l'importazione dati .
Attiva Importazione dati da Organizzazione (HR-GRU)
Spuntando e' possibile fare in modo che la composizione di gruppi e approvatori di Work
Flow sia importata completamente dal modulo Organizzazione di GRU
Cancella Gruppi Vuoti
Attivabile solo se spuntato il precedente campo <Attiva importazione dati da
Organizzazione (HR-GRU)>. Se spuntato, durante l'importazione dei dipendenti dal
programma HR- Gestione Risorse Umane il programma cancella i Gruppi obsoleti,
ovvero quelli che non fanno capo a nessun soggetto; Quelli vuoti, in cui non sono
presenti ne' approvatori ne' collaboratori.
Attiva Importazione Anagrafica, da attivare in assenza di base dati untica (quando
le anagrafiche vengono importate da presenze)
Attivato I dati anagrafici dei dipendenti arrivano dalla rilevazione presenze. Quando viene
assunto un nuovo dipendente, deve essere codificato su GPRES2 e successivamente
WorkFlow importa i suoi dati.
Disattivato Il nuovo dipendente deve essere codificato sulla base dati comune, Work
Flow importa da GPRES2 solo i dati specifici delle presenze (Giustificativi, Timbrature,
contatori)
Attiva Gestione Multiambiente (GPRES2, da attivare in presenza di abbinamento
codice azienda/ codice ambiente)
Da attivare solo in presenza di piu' ambienti sul database HR
Attiva gestione Multiazienda (GPRES2, da attivare in presenza di tabelle orari /
giustificativi diversificate nello stesso ambiente)
Utilizzare quando in Gpres2 ad ogni societa' corrisponde una specifica tabella orari e
giustificativi (ogni societa' ha le proprie codifiche per gli orari e i giustificativi)
E' stato attivato l'ON line su GPRES3
Zucchetti S.P.A.
304
Guida Utente
Da attivare quando il modulo presenze utilizzato e' Gpres3, e si vuole che i dati siano
scritti direttamente da GP3 sulle tabelle di Work Flow, quindi aggiornati in tempo reale.
Attiva blocco richieste durante elaborazione gruppi
Attivare per fare in modo che nessun dipendente possa accedere all'Inserimento
Giustificativi durante l'importazione dipendenti, in modo tale che non si creino conflitti e/o
disallineamenti degli archivi.
Attiva importazione badge
Consente di importare i codici Badge DA Gpres alla Base dati comune, nel Soggetto.
L'attivita' viene eseguita contestualmente all'importazione Dipendenti.
Parametri Verticali
Attiva Importazione Approvatori per Azienda, Unita' Locale, Filiale, Reparto
Funzione specifica per modello organizzativo composto da Azienda, Unita' Locale,
Filiale, Reparto. (la scelta e' alternativa a quella di importazione da GRU)
Attiva importazione da flusso oganizzativo esterno
Se spuntato la funzione di Importazione Dipendenti esegue l’importazione da files sterni, con
tracciato fisso, di:
- Tabella Gruppi;
- Gruppi di appartenenza dei dipendenti;
- Abbinamento degli Approvatori ai gruppi, con relativo livello di approvazione.
Una volta spuntato il campo si attivano i campi in cui viene richiesto il nome dei files nella
sezione <Specificare nome file per imortazione flusso operativo>.
Nel momento dell’import Dipendenti viene creato un file di log nel percorso definito come
Percorso file Log (sempre in Setup Procedura/ Generali- Definizione percorsi) con nome
ImpFileOrg_log_2010-10-19.txt, dove 2010-10-19 e' la data in cui viene effettuata ‘
importazione. Nell’archivio vengono scritte le informazioni relative all’importazione
(numero dipendenti, approvatori e gruppi creati, eventuali errori nell’inserimento ecc.).
Si precisa che e' possibile importare un approvatore che non ha rapporto di lavoro nella
base dati unica, ovvero sia creato solo come soggetto. Il presupposto per far si' che
questo avvenga, pero', e' l’inserimento manuale di un record nella funzione Definizione
Autorizzatori. Si precisa che ifiles definiti devono sempre contenere la situazione da
importare. Ad esempio, se un gruppo non esiste sul file dei gruppi ma e' 'in essere' nella
tabella Gruppi di work Flow, l'importazione lo cancella.
Parametri orizzontali
Giorni di Riposo
Spuntare sul calendario settimanale i giorni che normalmente sono di riposo.
Numero righe per gli zoom
Nr. di righe che vengono visualizzate quando si accede ad uno zoom (lente di
ingrandimento o tasto ricerca) Periodi Momenti
Questo parametro identifica se il giorno indicato nei Periodi Momenti (che rappresenta la
scadenza del momento operativo), e' un giorno di Calendario o Lavorativo. Se si scelgie 'giorno lavorativo', quando il giorno indicato e' un riposo o un festivo, la scadenza si
sposta in automatico al primo giorno lavorativo.
Cod status (TS doppio rapporto)
Da utilizzare solo in particolari casi in cui l’esigenza costringe all’impostazione di due rapporti
di lavoro per lo stesso soggetto; uno ai fini della Gestione Presenze e uno del Time Sheet.
Nel rapporto di lavoro da considerare per l’imputazione dei dati TimeSheet occorre inserire il
codice Status qui definito. Una volta fatto questo, l’importazione Dipendenti scrive in
Definizione Autorizzatori i due rapporti di lavoro.
IL DOPPIO RAPPORTO DI LAVORO NON E’ GESITBILE PER GLI AUTORIZZATORI.
Data assuzione da controllare per login da badge
Quando in Gestione Utenti / Setup Utenti la modalita' <Badge> il programma di importazione
Dipendenti crea la nuova login (sovrascrivendo la precedente). Se al dipendente viene
Zucchetti S.P.A.
Set Up
305
assegnato un altro codice badge, il programma di importazione crea la nuova login in base al
parametro impostato su questo campo e controllando:
Inizio anno: dipendenti con data di assunzione compresa tra l’inizio dell’anno in cui si esegue l’
importazione dipendenti e la data dell’importazione stessa;
Inizio anno precedente: dipendenti con data di assunzione compresa tra l’inizio dell’anno
precedente a quello in cui si esegue l’importazione dipendenti e la data dell’importazione
stessa
Inizio mese attuale: dipendenti con data di assunzione compresa tra l’inizio del mese in cui si
esegue l’importazione dipendenti e la data dell’importazione stessa.
Definizione Percorsi
Percorso file LOG
Percorso in cui si trovano i file di LOG creati con varie funzioni di Work Flow. Si ricorda
che alla fine del percorso e necessario mettere una \ o /.
Percorso File import
Percorso in cui si trovano i file per l'importazone. Si ricorda che alla fine del percorso e
necessario mettere una \ o /.
Specificare nome file per importazione da txt
Inserire i nomi dei files in formato txt per l'importazione relativa. Attualmente in
Specificare nome file per importazione flusso organizzativo
Il percorso dei files definiti sotto e' lo stesso definito nel campo <Percorso file di import>
Gruppi
Definire il nome del file contente i gruppi da importare che deve necessariamente avere
un tracciato fisso
Vedere Tracciato Gruppi
Approvatori
Definire il nome del file contente gli approvatori da importare, con lo specifico livello di
approvazione. Il tracciato deve essere necessariamente quello specificato:
Vedere Tracciato Approvatori
Collaboratori
Definire il nome del file contenente i collaboratori da importare, con il relativo Gruppo di
appartenzenza. Il tracciato deve essere necessariamente quello specificato:
Vedere tracciato Collaboratori
8.1.1.1
Tracciato Gruppi
Torna a Setup Generali
FORMATO: TXT (ASCII)
LUNGHEZZA: variabile + CR e LF
SEPARATORE: “;”
Zucchetti S.P.A.
DESCRIZIONE CAMPI
NOTE
CODICE AZIENDA
Utilizzare codice azienda della tabella aziende
di WF (6 caratteri) (1^ parte del codice
gruppo)
306
Guida Utente
CODICE REPARTO
Codice reparto che, insieme al codice azienda
precedente, compone il codice assegnato al
gruppo. Se il codice reparto non esiste in Dati
Comuni/ Tabelle/ Generiche/ Organico/
Reparto, la stessa tabella viene aggiornata
(2^ parte del codice gruppo)
DESCRIZIONE GRUPPO
Descrizione da assegnare al gruppo
N° LIVELLI DI APPROVAZIONE
N.° livelli di approvazione del gruppo in
questione
MODULO WF
Specifica del modulo di WF soggetto: MT, MA,
PF…
PROCESSO WF
Esempio DEFAULT. E’ consigliato scegliere
Libero in Utilita' / Processi.
ATTENZIONE: I GRUPPI ESISTENTI IN WORK FLOW SONO SEMPRE AZZERATI E
REIMPORTATI, QUINDI IL FILE DEVE SEMPRE COMPRENDERE TUTTI I GRUPPI
ESISTENTI.
8.1.1.2
Tracciato Collaboratori
Torna a Setup Generali
FORMATO: TXT (ASCII)
LUNGHEZZA: variabile + CR e LF
SEPARATORE: “;”
8.1.1.3
DESCRIZIONE CAMPI
NOTE
CODICE AZIENDA
Codice azienda del soggetto di WF (1^ parte
del codice gruppo)
CODICE DIPENDENTE
utilizzare lo stesso codice della login utente
COD REPARTO DI
APPARTENENZA
Codice reparto (2^ parte del codice gruppo)
MODULO WF
specifica del modulo di WF soggetto: MT,
MA, PF…
PROCESSO WF
Esempio DEFAULT
Tracciato Approvatori
Torna a Setup Generali
FORMATO: TXT (ASCII)
LUNGHEZZA: variabile + CR e LF
Zucchetti S.P.A.
Set Up
307
SEPARATORE: “;”
8.1.2
DESCRIZIONE CAMPI
NOTE
CODICE AZIENDA
Codice azienda del soggetto di WF (1^ parte
del codice gruppo)
CODICE UTENTE
utilizzare lo stesso codice della login utente
CODICE REPARTO DA
APPROVARE
Codice reparto (2^ parte del codice gruppo)
N° LIVELLI DI
APPROVAZIONE
Numero del livello che il sogggetto importato
approva
MODULO WF
specifica del modulo di WF soggetto: MT,
MA, PF…
PROCESSO WF
Esempio DEFAULT
Setup Presenze Generali
Opzioni di set Up che interessano il Modulo Work Flow Presenze e la procedura
Presenze alla quale il prodotto si deve relazionare.
Rilevazione Presenze
Qualifica il prodotto di Presenze a cui interfacciarsi:
PTM: Gestione Presenze Easy Time Zucchetti, ovvero:
K-Pres (Kronotech)
People Time Management (Axess)
Gestione Presenze 1 (Zucchetti)
Speed Presenze (DataInfosis)
GPRES: Gestione Presenze Zucchetti/ Semplice
GPRESWEB: Gestione Presenze Web Zucchetti (GPWEB)
SIRP2000: interfaccia non Zucchetti
ALTRO DA TABELLE : applicativi di Rilevazione Presenze predisposti per aggiornare
direttamente le tabelle del database di Work Flow (Clessidra Zucchetti) ALTRO DA FILE: : solo su progetto
L'impostazione del campo pilota la modalita' di importazione. Sia utilizzando il lancio
manuale che schedulato, le importazioni:
- completa
- dipendenti
- timbrature / banca ore
- giustificativi / orari
- contatori/ voci
effettuano delle letture differenti.
Mesi per importazione contatori (GPRES2)
Numero mesi (da data attuale in AVANTI), sui quali deve agire l'importazione di Work Flow da
Gpres2. Per quando occorre utilizzare nei vari controlli impostati la quantita' del contatore
aggiornata anche ai mesi successivi (esempio: Residuo Ferie aggiornato a dicembre in
Gpres2 e Richiesta di ferie di WF Presenze da confrontare con il Residuo Ferie Totale, e non
aggiornato al mese in cui si effettua la richiesta).
Attiva Trasferimento Approvatore
Numero giorni per trasferimento approvatore (visualizzato solo se il precedente campo
e' spuntato)
Zucchetti S.P.A.
308
Guida Utente
Da utilizzare il casi particolari:
- solo per cicli approvativi stabiliti su 2 livelli;
- quando l’approvatore di secondo livello entra ‘in gioco’ nel ciclo autorizzativo solo se quello
di primo livello non tratta le richieste entro un tot di giorni rispetto alla data di inserimento
(numero giorni per trasferimento approvatore)
Quando il dipendente inserisce la richiesta, la stessa rimane in attesa sull’approvatore di
primo livello per il numero di giorni indicato. Una volta trascorsi, quando viene eseguita l’
importazione Dipendenti (schedulata o da Lancio Manuale), la richiesta bypassa l’approvatore
di primo livello (che non la visualizza piu'), e arriva al secondo livello. Al contrario, se nel
tempo stabilito viene trattata al primo livello, e' il secondo livello a non averne traccia.
Sostanzialmente il secondo livello funziona da ‘Approvatore di backup’.
Il numero dei giorni da inserire si intende da calendario ed il controllo avviene dalla DATA DI
INSERIMENTO della richiesta, e non dalla data a cui si riferisce (se vengono richieste Ferie
in data 1/03/2010, per uno o piu' giorni di aprile, il numero dei giorni viene conteggiato a
partire dall’ 1 marzo).
Cancellazione Logica e Fisica
Logica: le richieste non vengono effettivamente cancellate dal database ma vengono
messe nello stato "cancellata", possono essere quindi visualizzate come quelle in attesa
e quelle approvate.
Ci sono 2 opzioni per questo tipo di cancellazione:
Senza rispetto gerarchia : la cancellazione avviene anche se la richiesta e' gia'
approvata a livello superiore. Si precisa che:
- il dipendente che ha inserito una richiesta, e la stessa e' stata approvata, non riesce
comunque a cancellarla;
- Se il dipendente che ha inserito una richiesta , e la stessa NON e' ancora stata
approvata, la cancella, questa scompare (non figura tra le cancellate);
- Sia l'approvatore che l'utente Ufficio del personale, possono cancellare le richieste, sia
approvate che no. Rimane comunque traccia di CHI ha effettuato le cancellazioni
(richiedere la visualizzazione delle richieste cancellate).
Con rispetto gerarchia: la cancellazione avviene se la richiesta non e' stata approvata a
livello superiore
Fisica: le richieste vengono effettivamente cancellate dal database e non possono
essere piu' visualizzate.
Ci sono 2 opzioni per questo tipo di cancellazione:
Richieste non passate in presenze : la cancellazione avviene anche se la richiesta e' gia'
approvata. In ogni caso se la stessa e' gia' trasferita a Gestione Presenze, non puo'
essere cancellata.
Richieste non approvate: la cancellazione avviene se la richiesta e' in attesa
Visualizzazione q.ta sul cartellino
Esprime l'unita' di musura con cui sono esposte le quantita' del giustificativo sul cartellino
mensile (Ore/Centesimi,Ore/Minuti)
Disabilita mancate Timbrature
Se spuntato, nel menu' degli utenti non e' presente la funzione di Inserimento Mancate
Timbrature.
Disabilita inversione Timbrature
Attivando il flag non compare nel cartellino mensile il tasto
per effettuare l'inversione.
Abilita stampa richieste
Se attivo abilita in "Visualizzazione richieste" la possibilita' di stampare le richieste.
Abilita approvazione da Calendario
Abilita la funzione di Approvazione Richieste da calendario , a disposizione degli utenti
approvatori.
Attiva delega
Attiva la gestione della delega per gruppi. Se spuntato, appare il relativo Bottone in
Visualizzazione Richieste quando accede un approvatore. Puo' essere delegata la
singola richiesta.
Zucchetti S.P.A.
Set Up
309
Attiva delega sostitutiva
Attiva la gestione della Delega Sostitutiva, che permette ad un approvatore di delegare il
suo lavoro ad un collaboratore per un determinato periodo.
Il delegante non vede le richieste delegate
Se spuntato il delegante ha la facolta', nel momento in cui aggiunge una delega sostitutiva, di
scegliere di non visualizzare, tra le altre richieste, quelle delegate.
Disabilita stampa Cartellino
Blocca la stampa del cartellino pubblicato al dipendente.
Disabilita tasto ricerca sul cartellino
Se spuntato il tasto ricerca sul Cartellino Mensile (esclusi per gli approvatori) non e'
visualizzato, quindi il dipendente non puo' visualizzare ne' timbrature ne' giustificativi.
Ordinamento per gruppo
Spuntare per ordinare le visualizzazione richieste del menu' Approvatore per Gruppi
anziche' visualizzare dalla piu' recente alla piu' datata.
Attiva import presenza automatica
Se attivo, importa da una tabella popolata nottetempo da GPRES3, la "presenza" di un
dipendente nella giornata. Verra' generata una richiesta di presenza che l'approvatore
dovra' confermare.
Abilita stampa contatori
Permette di stampare i contatori dei dipendenti sommando i dati omogenei.
Attiva banca ore di default
Se spuntato, il programma attiva di default l’opzione sul campo <Banca Ore credito> in tutti i
rapporti di lavoro sia creati che importati (Anagrafici/Rapporto di Lavoro sezione
WorkFlow/Presenze). Questo consente all’utente di non dover sempre cambiare questa
impostazione nel caso tutti i dipendenti di un’azienda lavorino in regime di banca ore.
Banca Ore Credito
Richiesta di pubblicazione dei dati Banca Ore Credito
Banca Ore "Ridotta"
Richiesta di pubblicazione dei dati Banca Ore Credito in forma ridotta
Visualizza sul cartellino se il dipendente e' in TA
Se spuntato abilita la colonna T.Ass nella visualizzazione del cartellino, valorizzata con T nei
giorni in cui il dipendente e' in temporanea assegnazione
Visualizza sul cartellino solo mese attuale
Se spuntato tutti gli utenti, tranne' l’Ufficio del personale, possono consultare il cartellino del
mese in cui si accede al programma (data del server)
Giorno per chiusura anticipata
Impostare con il numero del giorno del mese da cui si vuole inibire ai dipendenti l’inserimento
di qualsiasi giustificativo di presenze, forzando cosi' l’eventuale data di scadenza impostata
nei periodi momenti. Utile ad esempio per i periodi in cui si anticipa la chiusura del mese
causa ferie. Si precisa che anche per il giorno inserito nel campo l’inserimento e' inibito.
Esempio:
Giorno impostato 20.
Accesso al programma in un giorno compreso tra il 20 e il 31 ottobre.
Inserimento di un giustificativo/ Mancata timbratura / Cambio Orario / Inversione Timbratura
con data dal 20 al 31 ottobre INIBITO
Inserimento di un giustificativo/ Mancata timbratura / Cambio Orario / Inversione Timbratura
con data dal 1 novembre in poi PERMESSO.
Attiva Monitor Contatori per WF Presenze (approvatori)
Per abilitare la funzione Monitor Contatori, accessibile dal menu' Presenze dell' approvatore,
che permette di visualizzare e stampare i valori dei contatori per cui e’ definita questa
impostazione nella relativa anagrafica.
Matricola vuota approvatori
Se attivato non e' valorizzato nelle maschere il campo codice dipendente .
Verso timbrature originale (GPRES3)
Da attivare solo in presenza di GPRES3, in fase di importazione legge il verso originale.
Zucchetti S.P.A.
310
Guida Utente
Abilita import multicontatore (GPRES3)
In fase di importazione per ogni contatore di GPRES3 importa fino a 5 valori.
Abilita cartellino timbrature originale
Se attivo , abilita la stampa delle timbrature originali da GPRES3
Abilita informazioni aggiuntive
Abilita delle informazioni aggiuntive sul cartellino, provenienti dall'applicativo (GPRES3)
Motivazione non obbligatoria in mancate timbrature
Spuntare quando non si vuole inserire obbligatoriamente la motivazione durante
l'Inserimento Mancate Timbrature
Non visualizzare descrizioni nel cartellino
Se spuntato non sono visualizzate sul cartellino le descrizioni dell'orario e dei giustificativi
(ma in stampa dello stesso scendono).
Importa voci
Spuntare per attivare la gestione che sonsente di pubblicare le voci paga di Gestione
Presenze e Assenze 2 sulla Visualizzazione Cartellino di Work Flow.
Oltre a questa spunta occorre pilotare le modalita' di visaulizzazione in Tabelle/
Presenze/ Voci/ Anagrafica Voci
Contatori per azienda
Quando si vuole escludere tutti i i dipendenti di un'azienda dalla visualizzazione di
determinati contatori, che pero' devono rimanere pubblicati per i dipendenti di altre
societa' presenti nella base dati. Con la spunta sul campo in Anagrafici / Azienda-Ente si
attivano campi che danno la possibilita' all'utente di scegliere i codici contatori da inibire.
Visualizza terminale e causale nel cartellino
Attivabile solo dagli utenti Gpres3. Nella Visualizzazione Cartellino sono presenti anche
le Informazioni Terminale e Causale inerenti alle timbrature.
Abilita importazione timbrature da base dati comune
Attivabile solo dagli utenti Gpres3, quando e' impostata una particolare configurazione
dei terminali Gong (TCONF). In questo caso potrebbe essere necessaria una differente
modalita' di lettura delle timbrature. Con la spunta sul campo, e solo per il giorno uguale
a quello in cui gira la schedulazione, i dati importati sono estratti da una dversa tabella
del Database
Abilita importazione timbrature da TTMI
Attivabile solo dagli utenti Gpres2, quando e' impostata una particolare configurazione
dei terminali Gong (TCONF). In questo caso potrebbe essere necessaria una differente
modalita' di lettura delle timbrature. Con la spunta sul campo, e solo per il giorno uguale
a quello in cui gira la schedulazione, i dati importati sono estratti da una dversa tabella
del Database (TTMI).
Sito accessibile (cartellino e contatori)
Campo non controllato con l'attuale versione
Attiva visualizzazione Presenti e Assenti
Se spuntato viene attivata, solo per utenti approvatori, la funzione Visualizzazione
Presenti /Assenti.
Contatori su cartellino in hh:mm (GPRES)
Se spuntato le quantita’ dei contatori provenienti da Gpres2 sono visualizzati in ore, minuti.
QUESTO AVVIENE SOLO ED ESCLUSIVAMENTE PER LE FUNZIONI:
- VISUALIZZAZIONE CARTELLINO MENSILE
- STAMPA CARTELLINO E CONTATORI
Visualizza Ore ordinarie/eccedenti sul cartellino
Spuntare per fare in modo che nel Cartellino Mensile siano visualizzate le colonne Ore
Ordinarie e Ore eccedenti
Disabilita nel cartellino anomalie non vincolanti
Per utenti Gestione Presenze Web che non vogliono che sul cartellino Mensile compaia
colonna Anomalie Non Vincolanti.
Stampa Motivazione richieste giustificativi
Campo da non utilizzare. Trattasi di personalizzazione sviluppata ad hoc in base alle
esigenze specifiche di un solo cliente.
Zucchetti S.P.A.
Set Up
311
Percorso dile Export (GSTLP)
Definire il percorso del file GSTLP per il passaggio dati da Wf a Gestione Presenze
8.1.3
Setup Presenze Giustificativi
Giustificativo Cambio Orario
Codice Giustificativo Convenzionale per la trasmissione del Cambio Orario
Non visualizzare orari su giustificativi nel cartellino
Disabilita la visualizzazione del parametro dalle\alle sui giustificativi nel cartellino
presenze
Disabilita periodico ad ore
Disabilita la possibilita' di indicare in Inserimento Giustificativi, sulla richiesta, il periodico
a ore
Abilita validazione con causali
Serve ad abilitare i giustificativi con causali (sia per gli approvatori che per i dipendenti)
ed e' direttamente collegato con (Approva automaticamente valid. con causali)
Approvazione con causale senza controlli
Abilitata questa funzione non controlla nella definizione parziale del giustificativo gli orari
del giustificativo ma solo la quantita' .
Approva automaticamente valid. con causale Se abilitatato serve ad approvare in modo automatico le richieste con causale generate
dagli approvatori.
Abilita giustificativi speciali
Se attivato e' possibile definire in Anagrafici /Azienda i giustificativi per cui ad un normale
approvatore e'consentita la sola visualizzazione e l'inserimento di note; questo perche'
sono definiti dei supervisori che approvano i giustificativi "speciali" (in Gestione Utenti /
Definizione Autorizzatori).
Da utilizzare per esempio per giustificativi che richiedono la presentazione di un supporto
cartaceo, come la donazione sangue, per cui l'approvazione e' solitamente demandata
all'ufficio del personale.
Da utilizzare in alternativa a <Gerarchia giustificativi per azienda>
Attiva gestione post notturno
Permette di visualizzare in fase di inserimento giustificativi e di Inserimento mancate
timbrature il campo <Post Notturno>. L'opzione consente di far si' che i giustificativi e/o le
timbrature imputate manualmente siano considerate nel giorno in cui sono imputate,
anche se riferrite ad orari a cavallo notte.
Esempio:
Giorno 09/10/2008 Entrata 2200
Giorno 10/10/2008 Uscita 0600
Con Spunta sul campo Post notturno le timbrature e/o i giustificativi sono considerate sul
09/10/2008.
Attiva gestione pre notturno
Per utenti Gpres3. Da spuntare in alternativa al campo precedente.
Se spuntato in Inserimento Giustificativi e Mancate timbrature compare un campo in piu',
<Pre Notturno>, da spuntare quando si inserisce una richiesta a cavallo notte e si vuole che
le timbrature (sia il Dalle che l’Alle) siano considerate nel giorno di uscita . Si precisa che i
giustificativi sono sempre da imputare nel giorno in Entrata (9 ottobre, nel caso sotto)
Esempio:
Giorno 09/10/2008 Entrata 2200
Giorno 10/10/2008 Uscita 0600
Con Spunta sul campo Pre notturno le timbrature e/o i giustificativi sono considerate sul
10/10/2008.
Adegua anomalia Flex/Importa Flessibilita'
Importa e pubblica nel Cartellino Mensile i dati di Flessibilita' da Rilevazione Presenze
Zucchetti S.P.A.
312
Guida Utente
Flessbilita' in HHMM
Consente, sempre nel cartellino, di visualizzare i dati della flex in Ore, minuti piuttosto
che in centesimi.
Abilita gruppi temporanea assegnazione per giustificativi di maggiore presenza
Se selezionato i giustificativi di maggior presenza, identificatificati dalle tipologia di
giustificazione S/BO/BS, saranno in carico all'approvatore in cui il dipendente si trova in
temporanea assegnazione al momento in cui li inserisce. Gli altri giustificativi rimangono
in carico al suo approvatore standard.
Approva automaticamente richieste da Piano Ferie
Se Attivato, al momento della Generazione dei giustificativi dal Piano Ferie (per piani
ferie con approvazione globale) e dal processo schedulato (per piani ferie con
approvazione mensile), le richieste sono approvate automaticamente.
Gerarchia giustificativi per azienda
Se Attivato e' possibile definire la gerarchia dei giustificativi per singola Azienda in
Anagrafici /Azienda .
L'opzione e' utile quando sono presenti contemporaneamente piu' livelli autorizzativi,
differenziati a livello di azienda. (Per esempio in una societa' le ricieste devono passare 2
livelli di autorizzazione e in un'altra l'iter e' su 3 livelli). In queste condizioni, in Tabelle
/Archivi di Base /Flussi/ Momenti operativi viene definito il momento con massimo livello
(il piu' articolato), e in anagrafica azienda viene differenziato il livello sul giustificativo.
Da utilizzare in alternativa a <Abilita giustificativi speciali>
Trattamento speciale Approvatori
Se spuntato, quando l’approvatore accede a Work Flow:
- Nel Cartellino Mensile non viene pre compilato il codice Dipendente;
- Nell’Inserimento giustificativi non viene precompilato il campo Dal;
- Nell’Inserimento mancate timbrature il campo Data e Verso non sono precompilati in
automatico.
Controlli personalizzati su giustificativi
Attiva gestione personalizzata su alcuni giustificativi
8.1.4
Setup Note Spese Trasferte
Visualizzazione Pdf
Tipo pdf
Consente di pilotare la tipologia di stampa delle note spese che puo' essere richiesta sia da
Inserimento Rimborsi che da Stato Richieste . In questo modo puo' essere scelta la
modalita' di evidenza del Pdf al Dipendente, questo file puo' essere:
 Normale con indennita' 1 (assegna ai rimborsi un codice a barre tramite il quale gli stessi
possono essere approvati dalla funzione Approvazione Note Spese tramite BarCode Utilita' Ufficio del Personale)
 Normale con indennita'
 Normale senza indennita'
 Light senza indennita'
 Light senza indennita' 2
 Light senza indennita' 3 (riporta gli importi in divisa e i Riferimenti _Contabili. e' possibile
non far figurare la data e l'ora della stampa tramite la spunta del campo commentato
sotto).
 Light senza indennita' 4 (riporta il totale delle spese di rappresentanza ed il dettaglio dei
kilometri effettuati)
 Light con sezione
 Light con indennita' 2
 Light senza indennita' 5
 Light senza indennita' 6 Sviluppata ad hoc per esigenze particolari ed utilizzabile solo da
chi ha richiesto la tipologia di stampa.
Percorso Anticipi
Zucchetti S.P.A.
Set Up
313
Indicare il percorso se si intende utilizzare la Generazione File Anticipi (Da Utilita' Ufficio del
Personale/ Trasferte)
Tipo pdf
Scegliere una delle tipologie di stampe proposte se si desidera differenziare il pdf utilizzato
dai dipendenti 'standard' rispetto a quello degli amministratori. Altrimenti non compilare.
Generazione File
Serve ad indicare il tipo di file che la procedura di Work-Flow crea in fase di generazione file
note spese (Utilita' Ufficio del Personale/ Trasferte).
Puo' essere di 3 tipi:
 TRRIPA (Vedere Tracciato)
 MOVGIO
 MOVGIO Paghe 3 (Vedere Tracciato)
<Suddividi spese in sede / Fattura>
Valido sia per il file MOVGIO che per il TRRIPA. Per effettuare un'attribuzione delle spese
differenziata, a livello di voci paga, a seconda che gli importi siano stati sostenuti in sede o
meno, e se a fronte degli stessi sia stata emessa o meno relativa fattura. Vedere esempi in
Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di file. Occorre spuntare contestualmente anche il
campo <Abilita Gestione In sede/ Fuori Sede> del presente menu'.
Percorso:
Definire il percorso in cui generare il file precedentemente indicato.
Nome
Indicare il nome con cui il programma genera automaticamente il file in Utilita' Ufficio del
Personale/ Generazione File Trasferte. Quando indicato qui viene riproposto a video durante
la generazione ed e' modificabile.
Generazione File NON ZUCCHETTI
Tipologia file:
Serve ad indicare il tipo di file che la procedura di WorkFlow crea in fase di generazione file
note spese:
 Ge.pe Scheda 42 DM generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file
non zucchetti.
 Contabilita' 1 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 2 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 3 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 4 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 5 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 6 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato). Se si sceglie questa tipologia compare anche il campo:
Suddividi Spese in Sede/ fattura: spuntando si opta per la suddivisione in conti distinti a
seconda che la spesa sia sostenuta in sede o meno, e che a fronte della stessa sia stata
emessa fattura o no.Vedere esempi in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di file.
Occorre spuntare contestualmente anche il campo <Abilita Gestione In sede/ Fuori Sede>
del presente menu'.
 Contabilita' 7 generabile da utilita' ufficio personale / trasferte / generazione file non
zucchetti (Vedere Tracciato
Percorso:
Definire il percorso in cui generare il file NON Zucchetti precedentemente indicato.
Nome
Indicare il nome con cui il programma genera automaticamente il file in Utilita' Ufficio del
Personale/ Generazione File Trasferte non Zucchetti. Quando indicato qui viene riproposto a
video durante la generazione ed e' modificabile.
Generazione file CONTABILITA' PERSONALIZZATO
Zucchetti S.P.A.
314
Guida Utente
 Non definito
 Contabilita' 1 Generabile da Utilita' Ufficio personale / Trasferte /Generazione File
contabilita' Personalizzato (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 2 Generabile da Utilita' Ufficio personale / Trasferte /Generazione File
contabilita' Personalizzato (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 3 Generabile da Utilita' Ufficio personale / Trasferte /Generazione File
contabilita' Personalizzato (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 4 Generabile da Utilita' Ufficio personale / Trasferte /Generazione File
contabilita' Personalizzato (Vedere Tracciato)
 Contabilita' 5 Generabile da Utilita' Ufficio personale / Trasferte /Generazione File
contabilita' Personalizzato (Vedere Tracciato)
Percorso:
Definire il percorso in cui generare il file Contabilita' Personalizzato.
Nome
Indicare il nome con cui il programma genera automaticamente il file in Utilita' Ufficio del
Personale/ Generazione File Contabilita' Personalizzato. Quando indicato qui viene
riproposto a video durante la generazione ed e' modificabile.
Abilita delega sostitutiva Note Spese
Se spuntato, gli approvatori visualizzano il punto di Menu’ Delega sostitutiva Note Spese,
con cui hanno la possibilita' di delegare l’approvazione del proprio gruppo per un periodo
determinato ad un'altra persona. Gli utenti amministratori visualizzano sempre il punto di
menu' menzionato da Utilita' Ufficio del Personale (Codice utente 001)
Vitto Personale incluso nel vitto offerto
Se spuntato il calcolo delle indennita' include il pranzo personale nella voce del pranzo
offerto.
Abilitare la Gestione Note Spese Giornaliera
Spuntare per attivare la relativa gestione
Attiva Gestione con approvazione per CDC/Commessa
In fase d'inserimento trasferta e Nota spesa viene abilitato il campo CDC/Commessa. E'
possibile importare la Tabella Commesse (Tabelle /Trasferte / Compilazione Note Spese
/Anagrafica Commesse) tramite la schedulazione e/o il lancio manuale
All'apertura della maschera stato richieste non eseguire la query
Se spuntato, nella funzione <Stato richieste> occorre cliccare su ricerca prima di
visualizzare i dati. Cio' consente su database molto corposi di velocizzare qesta fase
circoscrivendo la ricerca solo sui parametri che l'utente seleziona.
Gestione 'dimessi' in note spese giornaliera
Se spuntato, i dimessi del mese corrente sono comunque gestiti a livello di Nota spesa
giornaliera
Attiva Google Maps
Spuntare in caso di note spese (NON giornaliere) quando si vuole attivare l’aggancio con
google-map. Nel momento in cui il dipendente (in fase di Inserimento Rimborsi) inserisce la
localita’ di partenza e di arrivo relativa alla trasferta (e la distanza tra le due localita' non e'
gia' presente in Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento territoriale /Citta'), il
programma si collega in automatico al sito menzionato e scarica il numero dei km che
intercorrono tra una citta’ e l’altra. Il dato attinto da google map viene scritto nell’apposito
campo in rimborsi km.
Per attivare l'accesso ad internet occorre configurare correttamente il file
'ConfigurazioneProxy.xml' (situato nello stesso percorso dell'archivio dbconfig).
Memorizzazione distanze Google Maps
Per attivare questa opzione occorre avere la spunta anche nel campo precedente.
In questo modo il programma, oltre a compilare il numero km nella trasferta, salva il dato
nella relativa tabella (Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento territoriale /Citta').
Inserisci automaticamente Riferimenti Contabili
Se spuntato, quando il dipendente inserisce la trasferta, la sezione Riferimenti Contabili
viene compilata in automatico con:
- Il Centro di Costo presente nel suo Rapporto di lavoro;
Zucchetti S.P.A.
Set Up
315
- La valorizzazione (non obbligatoria) dei 4 campi di default presenti nel Rapporto di Lavoro /
Work Flow - sezione Note Spese e Trasferte.
Disabilita Trasferta arretrati
Se attivato, in Inserimento della Nota Spese (mensile) non e' presente il bottone che
consente di inserire dati di eventuali trasferte del mese precedente.
Numero gg per segnalazione su tratta
Attivabile solo per note spese NON giornaliere. Se valorizzato, segnala in fase di
inserimento tratta, che sono trascorsi piu' di "n" giorni (dove n e' il numero qui inserito), dal
giorno di inserimento della prima tratta della trasferta su cui si sta lavorando.
Numero di gg da sottrarre alla data di default
Attiva una gestione sviluppata ad hoc per le esigenze di un singolo cliente.
Nasconde Livello Dipendente in Stampe
Consente di non far scendere nella Stampa Normale con Indennita' il livello del dipendente a
cui appartiene la Nota spese.
Calcola indennita' su km effettivi
Per chi ha attivato la gestione del calcolo diarie per il contratto del credito, spuntare per fare
in modo che le indennita' siano calcolate sulla base dei km effettuati e non dalla tabella delle
distanze memorizzate in Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento territoriale /
Citta'
Disabilita Date di default
Quando l’utente inserisce la nota, il programma compila in automatico le date con l’inizio del
mese di riferimento; se attivata questa opzione, cio' non avviene ed e' l’utente che deve
indicare questi dati.
Abilita import da FTP
Sempre in riferimento all’importazione clienti Zucchetti, e' possibile che questa sia attivata
tramite la lettura del file che viene ‘parcheggiato’ in un’area ftp.
Con la spunta in questo campo, vengono visualizzati i campi per l’indicazione dei parametri
di collegamento. L’indicazione dei primi 4 campi e' chiara; il nome del file clienti da escludere
va inserito quando si vogliono cancellare dei dati dalla tabella clienti.
Il nome File Distanze KM va indicato quando si vuole importare da file la Tabella
Citta'-Sezione Classificazione (Da Dati Comuni/Tabelle/Generiche/Inquadramento
Territoriale).
(In alternativa all’attivazione Google Map)
Annotazioni obbligatorie in base alla % dei km modificati
Se attivato, quando il dipendente imputa nei Rimborsi Spese il numero km, il programma
controlla in Tabelle / Generiche / Inquadramento territoriale / Citta' il numero km intercorrenti
tra la localita' di partenza e quella di destinazione; se quanto inserito in nota si discosta di un
valore superiore alla percentuale inserita in Tabelle / Trasferte/ Controlli / Limiti Spese, il
dipendente e' costretto ad indicare nelle annotazioni il motivo della differenza.
Annotazioni obbligatorie se GG tratta e' festivo
Se spuntato, quando il dipendente inserisce un rimborso spese in un giorno festivo,
cliccando sul bottone Salva viene emesso unmessaggio bloccante.
Segnala Trasferte arretrate
Se spuntato, quando l'approvatore visualizza in Stato Richieste una nota in cui sono state
imputate Trasferte arretrate, gli compare la relativa segnalazione.
Abilita Controllo spese per fascia oraria
Se spuntato e' possibile stabilire dei limiti sugli orari di inizio e fine trasferta, per aver diritto al
rimborso di una particolare spesa.
Esempio: il rimborso delle spese per il pranzo non e' consentito se il dipendente e' rientrato
prima delle 1200 dalla trasferta.
I limiti orari sono da impostare in Tabelle / Trasferte / Controlli / Limiti di Spesa.
Disabilita Spese con fattura
Se spuntato, il campo <Fattura> in Inserimento Rimborsi e' inibito all'utente.
Attiva dati aggiuntivi fattura
Se spuntato, quando si imputa nella nota una spesa con i dati della fattura, sono richiesti
ulteriori dati, ovvero Imponibile, Iva e Aliquota Iva. I dati figurano sulla stampa Spese con
Fattura ed esportati sul file generabile da Utilita' Ufficio del Personale/ Trasferte/ Spese con
Zucchetti S.P.A.
316
Guida Utente
fattura.
Memorizza dati fattura in Anagrafica
Spuntare quando si vuol consentire al dipendente di alimentare in Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Anagrafiche per fatture. In pratica mentre avviene l’inserimento di spese con
fattura nella Nota Spese, se cliccando sulla ricerca della Partita Iva non e' presente quella
relativa alla fattura che si sta imputando, il dipendente la inserisce contestualmente sia in
nota che in tabella.
Abilita maschera dettaglio anticipi
Se spuntato nell’Inserimento Rimborsi si attiva una griglia in cui inserire piu' di un anticipo
per la stessa Tratta.
Visualizza Numero Giorni in Inserimento Nota Spese
Se spuntato, in Inserimento Rimorsi viene evidenziata la colonna N^ GG in cui e' riportato il
numero giorni su cui si articola la trasferta. Si precisa che il controllo vale solo per gli utenti
che non gestiscono le tratte, quindi quando la data di rientro dalla trasferta e' indicata sotto
le colonne della Destinazione.
Attiva segnalazione se non si inseriscono i Km
Se spuntato quando chi immette la nota spese non accede alla sezione Rimborsi Km il
programma emette una segnalazione NON bloccante a video.
Disabilita inserimento Note Spese con data superiore a quella corrente
Se spuntato quando in Inserimento Rimorsi il dipendente inserisce una tratta in giorni
maggiori di quello in cui si sta operando, il programma emette la segnalazione bloccante:
Consenti la cancellazione di NS importate da Trasferte
Da spuntare quando:
- Nel Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese e Trasferte si e' scelto il Tipo Calcolo per
singola Trasferta
- Si utilizza il modulo Trasferte per le richieste preventive di Trasferta, per cui i dati vengono
importati nell'Inserimento Rimborsi da quanto inserito a preventivo
- Si vuol dare la possibilita' al dipendente che ha importato questi dati di cancellare la Nota
Spese generate.
Calcolo Rimborsi Pasti nei limiti della diaria
Utilizzabile per il contratto del credito. Se spuntato ed il giorno di trasferta NON fa maturare
indeniita' (esempio i primi 4 giorni del mese), vengono riconosciute al dipendente il totale
delle spese pranzo e cena imputate nella nosta spese, se l’importo non eccede il TOTALE
delle indennita', indipendentemente dall’importo di ciascuna.
Esempio:
Valore delle due indennita': 53.46 (53.46 x 2 –pranzo + cena-= 106.92
Cena= 55 (supera le 53.46)
Pranzo = 15
55+15= 70, che NON supera le 106.92.
Con il presente campo spuntato sono riconosciute interamente entrambe le spese
Se il presente campo NON e' spuntato, la cena viene riconosciuta fino a 53.46 (il resto come
NON riconosciuto); il pranzo viene riconosciuto interamente (perche' inferiore a 53.46).
La presente opzione entra in conflitto quando in Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Parametri
indennita' e' spuntato il campo <In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio
vengono azzerate>, che, pertanto, non deve essere spuntato.
Segnala se ultima tratta non e' localita' di residenza o sede
Se spuntato viene eseguito un ulteriore controllo nel momento del salvataggio della Nota
spese (Inserimento Rimborsi). Il controllo avviene sulle tratte di ritorno dalle varie trasferte;
se la tratta non e' stata inserita oppure se il comune di arrivo non coincide con ALMENO
UNO dei due seguenti viene emessa una segnalazione NON bloccante:
Zucchetti S.P.A.
Set Up
317
- Se la localita’ di arrivo non e’ la sede di lavoro viene emessa la segnalazione. Per comune
della Sede di lavoro viene letto il campo relativo in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work
Flow/ Note Spese e Trasferte
- Se la localita’ di arrivo non e’ la residenza del dipendente viene emessa la segnalazione.
Per comune della residenza vengono letti, in cascata, :
 Il Comune presente in Anagrafici/ Soggetto/ Altri indirizzi, tipo DM (domicilio fiscale). Se
non e' presente, allora viene controllato il campo successivo;
 Il Comune presente in relativo in Anagrafici/ Soggetto/ Indirizzi, sezione Residenza; se
non e' presente, allora viene controllato il campo successivo;
 Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow/ Note Spese e Trasferte, comune Residenza.
(Vedere Gestione Eccezione al controllo in Tabella Motivazioni)
Obbligo inserimento Nota per TR respinte
Se spuntato l’approvatore e' obbligato ad inserire delle note nel momento in cui decide di
respingere una richiesta di trasferta (vedere Stato richieste approvatori).
Abilita Visualizzazione Totale Spese
Se spuntato in Inserimento Rimborsi sono visualizzate le colonne del Totale in € dei rimborsi
kilometrici e del totale delle spese sostenute per la trasferta anziché le colonne relative ad
eventuali anticipi, che, di conseguenza, non sono piu' consultabili .
Abilita controllo su cancellazione prima tratta
Spuntare per bloccare la cancellazione della prima tratta da parte dell’utente. Quando si
tenta di farlo il programma emette il messaggio:
Tutte le spese sono esenti in caso di Trasferta Estero
Spuntare per fare in modo che, in caso di trasferta avventua all’estero, tutte le spese inserite
(vitto e alloggio compresi), siano considerate esenti.
(Vedere documentazione del contratto del Credito)
Non visualizzare data e ora su stampa light senza ind. 3
Se spuntato la stampa light senza indennita’ 3 non riporta, nell’intestazione, la data e l’ora di
stampa
Abilita approvazione Note Spese mesi precedenti
Quando si vuole forzare la data di scadenza impostata nelle Tabelle/ Archivi di base/ Flussi/
Periodi Momenti. Se spuntato la tabella gestisce come giorno il valore 0 (zero). Ne consegue
che in qualsiasi momento puo’ essere fatto l’inserimento/ approvazione del rimborso.
Zucchetti S.P.A.
318
Guida Utente
(Personalizzazione sviluppata ad hoc:
- La generazione definiva del file Gepe scrive zero in tutte le tabelle presenti per il modulo TR/
T2; sara' premura dell’utente reimpostare il giorno di scadenza;
- Quando si inserisce la trasferta arretrati di un mese la cui nota spese non e' ancora arrivata
a fine processo, l’utente viene bloccato).
Disattivazione visualizzazione flag auto propria
Per non visualizzare, in Pianificazione Trasferta, il campo <Viaggio effettuato con auto
propria>. Se spuntato non deve essere spuntato il campo <Obbligo di specifica di un mezzo
di trasporto>
In Generazione File per Singola Mensilita' considera anche mesi precedenti al mese
selezionato
Se spuntato, quando viene generato il file delle note spese con l’opzione per singola
mensilita', sono scritte sull’archivio anche le note spese di mesi diversi da quello selezionato
che risultano approvate e nello stato corrispondente a quello del file che si sta generando.
In Generazione File considera anche le NS del mese corrente
Se spuntato, quando si genera il file senza selezionare la singola mensilita', nel file sono
scritti i dati di eventuali rimborsi del mese che:
- Sono stati approvati ENTRO la data che l’utente seleziona in generazione, sul campo
<Note Spese approvate fino al>;
- Si trovano nello stato corrispondente a quello necessario per il file che si sta creando
(liquidazione o Generazione file contabile).
Abilita delega sostitutiva Trasferte
Se spuntato, gli approvatori visualizzano il punto di Menu’ Delega sostitutiva Trasferte, con
cui hanno la possibilita' di delegare l’approvazione del proprio gruppo per un periodo
determinato ad un'altra persona. Gli utenti amministratori visualizzano sempre il punto di
menu' menzionato da Utilita' Ufficio del Personale (Codice utente 001)
Ora di partenza - Ora di arrivo obbligatori
Se spuntato, in Inserimento Nota Spese Mensile e' richiesta obbligatoriamente la
compilazione dei campi in questione.
(Vedere Gestione Eccezione al controllo in Tabella Motivazioni)
Se approvatore inserisce NS trattarla come stato 'in attesa'
Quando l’approvatore inserisce la nota spese di un dipendente (a lui subordinato), e/o le
proprie note spese, normalmente i rimborsi risultano gia' approvati. Con la spunta in questo
campo,invece, la nota rimane in attesa finche' lo stesso approvatore (o altri allo stesso
livello), la confermano.
Abilita import clienti
Quando e' abilitata la modalita' Giornaliera della nota spesa, e' possibile avere il riferimento
al cliente oggetto della nota. Quando l’azienda assegna una codifica ai propri clienti, il
programma, abilitando questo campo, effettua un’importazione del file contenente la codifica
cliente, in modo tale da alimentare una banca dati interna.
Il tracciato del file da importare e' parametrizzabile in Utilita'/Tracciato file clienti.
Per effettuare l’importazione, sia dalla scedulazione che dal Lancio manuale, la voce e'
<Importa Clienti>
I dati sono aggiornati in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Anagrafica Clienti
Numero caratteri centro di costo file (sa omesso =8)
Permette di definite la lunghezza del campo centro di costo durante la generazione del file
delle note spese.
Riferimenti Contabili Obbligatori
Se attivato, durante l'inserimento della Nota, l'utente e' avvisato tramite un messaggio
bloccante, se i riferimenti contabili non sono stati compilati.
Commesse non obbligatorie
Campo visaulizzato solo se <Riferimenti contabili obbligatori> e' spuntato. Se attivato, dai
Riferimenti Contabili da inserire obbligatoriamente sono escluse le commesse.
Libero 1 non obbligatorio
Zucchetti S.P.A.
Set Up
319
Campo visaulizzato solo se <Riferimenti contabili obbligatori> e' spuntato. Se attivato, dai
Riferimenti Contabili da inserire obbligatoriamente e' esclusa la colonna relativa al Libero 1.
Libero 2 non obbligatorio
Campo visaulizzato solo se <Riferimenti contabili obbligatori> e' spuntato. Se attivato, dai
Riferimenti Contabili da inserire obbligatoriamente e' esclusa la colonna relativa al Libero 2.
Libero 3 non obbligatorio
Campo visaulizzato solo se <Riferimenti contabili obbligatori> e' spuntato. Se attivato, dai
Riferimenti Contabili da inserire obbligatoriamente e' esclusa la colonna relativa al Libero 3.
Commesse da tabella comune
Campo visualizzato solo quando e’ spuntato <Riferimenti contabili obbligatori>. Da spuntare
quando si vuole che in Inserimento Rimborsi, la ricerca effettuata sul campo <Riferimento
Commessa> dai Riferimenti Contabili punti alla relativa tabella codificata nella Base Dati
Unica (Tabelle/ Generiche/ Commesse OL) e non piu' da Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/
Anagrafica Commesse. La spunta sul campo e' consigliata agli utilizzatori dell’applicativo
GTLW, in modo che ogni dipendente possa scegliere tra le commesse messe a sua
disposizione tramite eventuali filtri/ discriminanti impostati.
Abilita Voci Mensili solo per amministratore
Se spuntato la sezione Voci mensili in Inserimento Rimborsi e' abilitata solo per l’utente
amministratore e a tutti gli altri la sezione viene inibita. Se si decide per questa opzione non
ha senso compilare il campo <Abilitazione compilazione “Voci Mensili”> nel Rapporto di
Lavoro/ Work Flow / Trasferte e Note Spese. Quest ultimo campo deve essere utilizzato
solo quando l’azienda vuole stabilire a livello di singolo dipendente se abilitare o meno la
sezione; l’opzione in Setup Procedura ha la funzione di attivarla SOLO all’amministratore di
Work Flow. (Se dovessero essere spuntati entrambi i campi, sono abilitati alla
visualizzazione sia i dipendenti sia l’amministratore).
Obbligo inserimento Nota per NS respinte
Se spuntato, quando l’approvatore RESPINGE la nota e' obbligato a specificarne il motivo,
quindi viene emessa la segnalazione bloccante (Stato Richieste).
Descrizione label 'Arrivo'.
Se si inserisce una dicitura, la stessa viene riportata in Insermento Rimborsi al posto di
quella di default (Arrivo).
Pie' di lista per trasferte arretrate
Se spuntato fa si' che, anche quando e' attivato il contratto del credito, se si inserisce la
Trasferta Arretrati (dall’apposito pulsante in Inserimento Rimborsi), la stessa Trasferta
inserita in ritardo, sebbene non rientri nel conteggio delle indennita', figuri sia in stampa sia
nell'eventuale file e che le relative spese siano quindi rimborsate totalmente. Da spuntare in
alternativa a <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate>. Vedere Gestione Trasferte
arretrate
Attiva Default Ora Partenza/Arrivo.
Se spuntato in sede di Inserimento Rimborsi sono compilati in automatico i campi Ora di
partenza – Ora di Arrivo in base a quanto inserito nel Rapporto di lavoro /WorkFlow/
Trasferte e Note Spese – campi <Ora Partenza Default> e <Ora Arrivo Default>)
Attiva nuova maschera inserimento Trasferte
Se spuntato viene attivata una maschera nella Pianificazione Trasferta che consente al
dipendente di inserire Richieste di Trasferte, Anticipi ed eventuali Prenotazioni in un'unica
mappa.
Riconosci l'intero importo della spesa in mancanza di indennita'
Attivabile per chi gestisce il contratto del credito. La casistica in cui viene attivato il controllo
e' il verificarsi in modo contestuale di:
 Indennita' NON spettanti (esempi: primi 4 giorni di trasferta, trasferta avvenuta su una
distanza inferiore ai 50 km ecc)
 Sostenimento di Spese di pranzo e/o cena nel rispetto delle fasce orario impostate in
Tabelle / Trasferte / Controlli / Fasce orario
 Importo del pranzo e/o cena (imputate nella nota) superiore all’eventuale diaria che
sarebbe spettata per il comune in cui e' avvenuta la trasferta.
Zucchetti S.P.A.
320
Guida Utente
Nella fattispecie:
Campo NON spuntato = il programma suddivide le spese e come riconosciute darebbe l’
importo della diaria, mentre come non riconosciute la differenza.
Campo spuntato = l’intera spesa viene riconosciuta.
Abilita Gestione In sede/ Fuori Sede
Se spuntato, nell’Inserimento della nota spese viene visualizzata la colonna <Spesa In
sede>. E’ strettamente legato al campo precedente <Suddividi spese in sede / Fattura>.
Non visualizzare tasto trasferta Breve\Lunga
Se spuntato, nella Pianificazione Trasferta non viene richiesta la scelta tra Trasferta Breve o
Lunga.
Attiva segnalazione in inserimento terza tratta
Se spuntato, quando in Inserimento Rimorsi il dipendente inserisce la terza tratta su una
trasferta, il programma glielo segnala in modo NON bloccante mediante
.
Non visualizzare il campo stima costi in inserimento trasferte
Spuntare per NON dare la possibilita' al dipendente che richiede una trasferta di inserire un
importo stimato di costo della trasferta. (Il dato inserito e'puramente indicativo).
Consenti modifica date NS importate da Trasferte
Da spuntare quando:
- Nel Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese e Trasferte si e' scelto il Tipo Calcolo per
singola Trasferta
- Si utilizza il modulo Trasferte per le richieste preventive di Trasferta, per cui i dati vengono
importati nell'Inserimento Rimborsi da quanto inserito a preventivo
- Si vuol dare la possibilita' al dipendente che ha importato questi dati di modificare le Date
Inizio e Fine Trasferta
Attiva Inserimento Automatico Inizio/ Fine Mese NS
Se spuntato in Anagrafici / Rapporto di Lavoro – Work Flow/ Note Spese e Trasferte viene
visualizzato un campo in piu', <Attiva Inizio\Fine Mese NS>. Se spuntato anche quest ultimo,
e' possbile inserire nei rimborsi, in un’unica tratta, l’intero mese di spesa. E’ il programma
che compila nell’andata il primo del mese e nella colonna ‘Arrivo’ l’ultimo giorno del mese
per cui si sta effettuando l’inserimento. L’utente puo' in questo modo inserire tutte le spese
sostenute nel mese sull’unica riga presente.
Obbligo di specifica di un mezzo di trasporto
Se spuntato in sede di Pianificazione della trasferta viene richiesta obbligatoriamente la
compilazione del tipo di mezzo di trasporto utilizzato. Il campo e’ attivabile solo se il campo
<Attiva nuova maschera di inserimento trasferte> e’ spuntato.
Se spuntato non deve essere spuntato il campo <Disattivazione visualizzazione flag auto
propria>
Abilita la possibilita' di rimandare in bozza NS approvate
Se spuntato l’Ufficio del Personale ha la facolta’ di rimandare in stato di Bozza le note spese
gia' approvate a tutti i livelli dalla funzione Visualizzazione Globale Note Spese.
Obbligo inserimento Nota per NS respinte
Se spuntato l’approvatore e' obbligato ad inserire delle note nel momento in cui decide di
respingere una richiesta di Rimborso. (Vedere Stato Richieste).
Disabilita pulsante "KM" in maschera inserimento rimborsi
Per non far visualizzare il pulsante
nell’Inserimento Rimborsi.
Abilita obbligo note se tipo auto personale
Se spuntato il dipendente che nella sezione <Rimborsi km> dell’Inserimento Rimborsi ha
compilato come modello auto
‘personale’ deve necessariamente inserire le annotazioni, altrimenti il programma emette
una segnalazione bloccante che non gli permette di salvare il rimborso.
Abilita Parametri Indennita' Trasferta Estero
Spuntare per fare in modo che, in caso di trasferta avventua all’estero, siano riconosciute
tutte le indennita' con l’utilizzo di tutti i controlli di una trasferta avvenuta in Italia (quando il
campo non e' spuntato viene assegnata sempre un’indennita', tranne’ casi particolari).
(Vedere documentazione del contratto del Credito)
Zucchetti S.P.A.
Set Up
321
Attivazione Note Spese unica maschera
Abilita ad una diversa modalita' di imputazione delle note spese.
IMPORTANTE: L’impostazione e' da utilizzare solo quando e' abitudine inserire, oltre al
viaggio di andata, anche la tratta di ritorno.
In particolare, le casistiche elencate in seguito NON sono attivabili per chi sceglie questa
modalita’ di visualizzazione:
 Il codice controllo 011 (quando si e' scelta una delle due opzioni <Abilita Pernottamento>
o <Abilita vitto per durata trasferta>);
 I codici controlli da 041 a 050 se impostati con l’opzione <Avanzate> (in base alla fascia
oraria);
 Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte il campo <Abilita controllo spese per
fascia oraria> e’ spuntato.
 Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte il campo <Attiva Inserimento Automatico
Inizio/ Fine Mese NS> e’ spuntato
Vedere paragrafo Inserimento Rimborsi.
Abilita' check localita' non codificata
Il campo e’ presente solo se il precedente e’ spuntato, quindi attivabile solo per chi utilizza la
nuova maschera di inserimento delle note spese.
Se spuntato, quando l’utente inserisce le tratte relative alle trasferte effettuate, quando una
citta’ in cui si e’ recato non esiste in Tabelle/ Generiche / Inquadramento Territoriale / Citta',
il programma crea la localita’ non esistente nella tabella menzionata.
Si precisa che la tabella comuni d’ Italia e’ fornita pre caricata automaticamente dalla
Zucchetti; quindi l’attivazione del campo e’ utile solo a chi desidera avere la codifica delle
citta' estere.
Se attivata la presente l’inserimento presenta dei campi in piu’ e all’atto del salvataggio dell’
intera nota spese il programma inserisce i dati in tabella.
Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate
Solo per chi gestisce il contratto del credito. N.B.:VISTA LA COMPLESSITA' DEI CALCOLI
EFFETTUATI AUTOMATICAMENTE DAL PROGRAMMA, L'ATTIVAZIONE DEL CAMPO
RALLENTA L'ELABORAZIONE DEI RIMBORSI.
Vedere gestione.
Numero mesi per inserire Trasferte Arretrate
Attivabile solo se il precedente campo <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate> e'
spuntato. Il calcolo commentato nel campo precedente funziona per le trasferte arretrate
inserite nell’arco del numero mesi inserito qui, che puo’ assumere come valore massimo 6.
In caso di spese non riconosciute non decurtare valore esente
Spuntare quando:
- In Tabelle/ Trasferte/ Controlli/ Parametri Indennita’ e’ spuntato il campo <In regime di
diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate>;
- Si vuole che in caso il dipendente che ha maturato diritto alle diarie inserisce una spesa di
pranzo, cena o alloggio (che gli viene azzerata per effetto dell’impostazione sopra), e si
vuole che l’esenzione rimanga invariata e non sia decurtato il terzo corrispondente al
pranzo o cena non riconosciuti.
Campi Liberi
Le descrizioni inserite qui saranno i titoli delle nuove colonne che compariranno nella
stampa "Light senza indennita' 3" con l'abilitazione della gestione delle commesse .
Durante l'inserimento della Nota spese , nella maschera Riferimenti Contabili, sono presenti
le colonne riferite ai campi liberi. Ogni campo libero si appoggia ad una tabella impostata
dall'utente in Tabelle /Trasferte / Compilazione / Libero 1 -Libero 2 - Libero 3
HELP1
HELP2
HELP3
Le scritte inserite qui sono da intendersi come una guida all'utente che inserisce la Nota
Spesa Giornaliera, la cui maschera si suddivide in 3 sezioni:
Zucchetti S.P.A.
322
Guida Utente
Dettaglio Nota
Rimborsi KM
Rimborsi spese
I 3 campi di Help sono riferiti rispettivamente ognuno alle 3 sezioni.
Il dipendente accede all' help cliccando su
.
8.1.4.1
Trasferte Arretrate
Torna a Setup Procedura
Torna a Controlli Contratto del Credito
Il programma assegna una numerazione a parte rispetto a quella delle altre Tratte e parte
convenzionalmente dal numero 77.
Esistono diverse modalita' di gestione delle trasferte inserite posticipatamente,
parametrizzabili da impostazioni di campi in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte:
Campo <Pie' di lista Trasferta Arretrati> spuntato:
le diarie non sono mai riconosciute; mentre TUTTE le spese imputate nella Nota Spese sono
riconosciute e pertanto rimborsate a pie' di lista:
In questo caso i campi commentati in seguito, che hanno una logica contraria, non devono
essere spuntati.
Campo <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate>NON spuntato:
Zucchetti S.P.A.
Set Up
323
Le indennita’ sulle trasferte arretrate erano assegnate in modo corretto solo se l’intero mese di
trasferta Arretrata veniva inserito nel rimborso.
Quindi il dipendente che inserisce in ritardo i rimborsi, deve preoccuparsi di inserire sempre la
totalita’ di un mese, anche se in un periodo successivo.
Funzionamento con il campo <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate> attivato:
Il programma di calcolo effettua i seguenti controlli:
- Nota Spese di Ottobre (in corso) e’ presente una (o piu') Trasferta arretrati del mese di
settembre;
- Verifica se nelle note spese inserite nei 6 mesi precedenti (o il numero di mesi indicati nel
campo successivo) sono presenti trasferte del mese di trasferte arretrate (settembre);
- Se queste esistono, ‘simula’ un’unica trasferta di settembre comprensiva di tutte le trasferte
arretrate (di settembre) che ha trovato nei mesi precedenti ed attuale.
- Effettua il ricalcolo Globale di quel mese ed assegna le indennita’ spettanti per ogni giorno;
- Se nei mesi precedenti sui giorni di trasferte arretrati (di settembre) NON erano state
assegnate indennita’ che invece, alla luce della nuova situazione, spettano, allora ci si trova
nella condizione di dover assegnare diarie che nel mese in cui erano state inserite NON
erano state riconosciute (e non erano passate in Paghe);
- Solo in questo caso nella maschera del calcolo compare una casella ‘DIFFERENZE’ in cui
sono menzionate ed assegnate per i giorni inseriti in precedenza. Queste differenze saranno
passate nel file Paghe (vedere Paragrafo Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/ Indennita’ file).
N.B.: IL PROGRAMMA BLOCCA L’INSERIMENTO DI UNA TRASFERTA ARRETRATI
RELATIVA AD UN MESE LA CUI NOTA SPESA NON E’ ANCORA ARRIVATA A FINE
PROCESSO (99).
QUESTO PER EVITARE EVENTUALI ERRORI NELLE ASSEGNAZIONI DELLE DIARIE.
Il messaggio di blocco e':
Esempio:
Trasferta di Settembre:
E’ costituita di soli 3 giorni, per cui non spettano indennita’ perche’ il dipendente non ha
raggiunto i 5 giorni di trasferta nel mese.
Trasferta di Ottobre:
Zucchetti S.P.A.
324
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Set Up
325
Oltre ad assegnare le indennita’ per i giorni 20-21-22-23 settembre, il dipendente fa parte della
categoria per cui oltre i 5 giorni di trasferta, le diarie spettano anche sui primi 4, quindi ci si
trova nella condizione di ‘differenza’ rispetto alla nota di settembre. La totalita’ di diarie ed
esenzioni ricalcolate sui giorni 5-6-7 settembre e' evidenziata in fondo alla stampa.
Si precisa che la gestione NON prevede che la stessa trasferta sia registrata due o piu’ volte.
Se questo dovesse avvenire, e’ presente un controllo che scatta automaticamente, e assieme
ad altre eventuali Segnalazioni (Warning o bloccanti che siano), compare la seguente:
Non si tratta di una segnalazione bloccante, ma in ogni caso il calcolo delle diarie non e’
corretto.
Il calcolo commentato funziona per le trasferte arretrate inserite nell’arco del numero mesi
inserito nel campo <Numero mesi per inserire Trasferte Arretrate>, che puo’ assumere come
valore massimo 6.
Cio’ significa che il programma effettua un controllo in fase di inserimento delle Trasferte
arretrate ed emette una segnalazione bloccante se il dipendente tenta di inserire un periodo
superiore a 6 mesi indietro rispetto alla data della nota spese.
Quindi in un Rimborso di Ottobre e’ possibile inserire una trasferta arretrata di aprile, ma se la
stessa fosse di marzo, apparirebbe la seguente segnalazione:
Per avere il controllo deve essere anche spuntato il campo <Abilita approvazione Note Spese
mesi precedenti> in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte.
Le stampe che contengono le informazioni relative alle differenze sono:
- Normale con Indennita’
- Light con indennita’ 2
I valori delle differenze sono riportati sul file in base alle codifiche effettuate nei campi specifici
Zucchetti S.P.A.
326
Guida Utente
in Tabelle/ Trasferte/ Compilazione / Indennita’ file
8.1.4.2
Tracciati
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8.1.4.2.1 Tracciato TRRIPA
Torna a Setup Procedura
Descrizione struttura:
Il file e' composto da 3 formati record. Essi devono essere disposti in modo tale che ogni serie
di record, riguardanti le presenze ( rec. 01) o le voci ( rec.02), devono essere immediatamente
precedute dal record di testata contenente la codifica anagrafica (rec.00) del dipendente a cui
si riferiscono.
Esempio:
Rec. 00
Rec. 01 mai valorizzato da WF
Rec. 01 mai valorizzato da WF
Rec. 01 mai valorizzato da WF
…
..
rec. 02
rec.02
…
..
Zucchetti S.P.A.
Set Up
327
rec.00
rec.01 mai valorizzato da WF
rec 02
…
Formati record:
00 : dati identificativi dipendente
01 : Movimenti giornalieri mai valorizzato da WF
02 : Voci mensili
OPERAZIONI PRELIMINARI IN WORK FLOW / NOTE SPESE
1. Compilare Soggetto Ditta e Soggetto Dipendente in Anagrafica
2. Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di file
Specificare:
· Unita' di misura
· Campo Motivazione: da compilare solo se in Inserimento Rimborsi si vuole filtrare, in
ricerca delle voci, in base alla motivazione cu cui ci si trova.
· Sezione Ripartizioni: se mensile o giornaliera
· Sezione Voci Spesa: Scegliere se riconosciuta o meno
Riconosciuta = con pagamento diretto
Non riconosciuta = a carico azienda
· Tipo file : temporaneo
· Organizzazione : sequenziale
· Lunghezza records: 100.
Record 00: dati identificativi dipendente
NOME
CAMPO
TIPO LUNGH
DA A
NOTE
Cod. tipo
Record
A
2
1
2
Codice tipo record: contiene “00”
A
21
3
23
Corrisponde al codice soc + anagr. del dip.
Gpres2
Cod. sogg.Dipn
A
8
24
31
Cod. “soggetto dip”in anagrafica Gpres2
(primi 8 caratteri). Viene letta la relativa
decodifica memorizzata, durante
l'Importazione dipendenti, nella tabella di
database hfwf_000001decodip (dove
000001 e' il codiceambiente)
Num rapp
N
3
32
34
Numero di rapporto del soggetto in PAGHE.
Corrisponde al cod. “sogg.dipend” Gpres2
(ultimi 3 caratteri)
durante l'Importazione dipendenti, nella
tabella di database hfwf_000001decodip
(dove 000001 e' il codiceambiente)
VFGenrAutmT
eor
A
1
35
35
Sempre N
Cod.Dipn RP
Record 02: voci mensili
Zucchetti S.P.A.
328
Guida Utente
Nome
Campo
Tipo
Lungh
Da
A
Note
Cod. tipo
Record
A
2
1
2
Codice tipo record: contiene “02”
Cod. voce
RP
A
5
3
7
Codice attribuito alla voce in Tabelle /
Trasferte / Compilazione / Voci di file (se
in tabella e' specificata la motivazione
sulla voce, e la stessa motivazione e'
utilizzata nella nota, quel codice voce ha
prevalenza rispetto a quelli con campo
Motivazione = Blank)
Se sono presenti indennita' gli importi
sono scritti in base alle codifiche
effettuate in
Tabelle/Trasferte/Compilazione /
Indennita' File
Cod.sez.
voce PA
A
1
8
8
Sempre R (Retributiva)
Cod. voce
paghe
N
4
9
12
Codice voce paghe ( sempre uguale al
codice voce RP)
Data periodo
elab
D
8
13
20
Data di fine mese della Nota Spese in
formato AAAAMMGG
Cod. tipo
cedolino
N
1
21
21
Sempre uguale a 0
Cod. tipo
voce
A
1
22
22
Solitamente I
Unita' di misura della voce . G= giorni;
H=ore : I=importo
Quantita'
voce
N
7.5
23
34
Solitamente ZERI
Quantita' della voce espressa in 7 interi,
5 decimali
Importo
tariffa base
della voce
N
9.5
35
48
Sempre uguale a 0
Importo
tariffa
N
9.5
49
62
Sempre uguale a 0
Importo voce
N
9.2
63
73
Importo della voce espressa in 9 interi ,2
decimali
Data inizio
periodo
compet
D
8
74
81
Sempre uguale a 0
Data fine
periodo
compet.
D
8
82
89
Sempre uguale a 0
Num.mesi
DM10
per
preavviso
N
2.1
90
92
Sempre uguale a 0
Zucchetti S.P.A.
Set Up
Nr.settimane
per
preavviso
N
2
93
94
Sempre uguale a 0
Codice tipo
titolo
esodo/altre
indenn
A
1
95
95
Sempre spazio
Anno di
arretrati
fiscali
N
4
96
99
Sempre uguale a 0
Filler
A
1
100
100
Sempre spazio
329
Torna a Setup Procedura
8.1.4.2.2 Tracciato MOVGIO
Torna a Setup Procedura
TRACCIATO MOVGIO
ATTENZIONE: IL PRESENTE DOCUMENTO E’ PROTETTO DALLE LEGGI SUL
COPYRIGHT
Descrizione Tipo Lun
gh
Codice
N
6
Societa'
Codice
N
7
dipendente
Codice
A
6
causale
Data
movimenti
Centro di
costo
Unita' di
musura
Zucchetti S.P.A.
DAT 6
E
A
8
A
1
Commento
Codice Azienda Ente
Codice Dipendente nel Rapporto di Lavoro
Codice del conto contabile impostato sul codice
definito nella Tabelle/ Trasferte / Compilazione/
Voci di File. Il codice puo' essere ricavato da:
 Sezione Riferimenti Contabili- Campo Libero; Se
non indicato;
 Campo <Codice>
*Nota
Se sono presenti indennita' gli importi sono scritti
in base alle codifiche effettuate in
Tabelle/Trasferte/Compilazione / Indennita' File
AAMMGG Ultimo giorno del mese a cui appartiene
la Nota Spese
Centro di Costo presente per il dipendente nel
Rapporto di Lavoro
H=ore
G=giorni
I=importo
M=mese
330
Guida Utente
Quantita' voci
espresse a
Ore/Giorni/M
ese
Ore teoriche
Codice
cantiere
Quantita’
voce a
Importo
Tariffa
Data inizio
Data inizio
N
13
10+3 decimali
N
N
4
6
2+2 decimali
NON GESTITO
N
13
10+3 decimali
N
13
DAT 6
E
DAT 6
E
NON GESTITO
AAMMGG Giorno iniziale del mese della Nota
Spesa
AAMMGG Giorno Finale del mese della Nota
Spesa
*Nota: E' possibile cumulare gli importi delle spese su Voci Paga diverse facendo
controllare automaticamente dal programma se la spesa e' stata sostenuta in sede o
fuori, e se a fronte della spesa e' stata emessa fattura o meno. Per l'attivazione
occorre:
 pre-codificare voci diverse in Tabella Voci di File, campo <Sede / Fattura>;
 Spuntare i campi <Suddividi spese in sede / Fattura> e <Abilita Gestione In sede/
Fuori Sede> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
 Utilizzare le apposite colonne <Fattura> e <Sede> in fase di Inserimento Rimborsi.
[****]
Torna a Setup Procedura
8.1.4.2.3 Tracciato File non Zucchetti contab 1
Torna a Setup Procedura
Fasi preliminari:
1. Tabelle / Trasferte/ Compilazione/ Motivazioni nella sezione Abilitazioni Riconoscimenti: spuntare i
riferimenti contabili.
2. Quando il dipendente imputa la nota la compilazione dei Riferimenti Contabili e' obbligatoria. Viene
indicato il Centro di Costo e la % con cui assegnare le spese a quel centro di costo
3. Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 29 (fisso). Vedere esempio
4. I campi sotto specificati sono separati da ;
CAMPO
Lungh
Commento
Azienda
6
Codice Azienda in Work Flow
Dipendente
7
Codice Dipendente in Work Flow
Centro di costo
15
Centro di costo nel Rapporto di Lavoro
Data di spesa
8
AAAAMMGG della spesa
Tipo Pagamento
3
1 Pagam Diretto / 2 Carta Credito / non valorizzato per i
km
Zucchetti S.P.A.
Set Up
Codice Voce
5
1. Codice Voce assegnato alla spesa in Tabelle /
Trasferte/ Compilazione / Voci di spesa
2. Per i Rimborsi kilometrici viene scritta la costante fissa
KKKKK
3. Per gli anticipi viene assegnata la costante fissa ANTIC
Divisa
3
Valuta in cui e' stata sostenuta la spesa
Importo
11 di cui 2
decimali
1. Importo della spesa ripartito sulla % indicata nei
riferimenti contabil riferita al campo Centro di Costo
Spesa. (Se spesa=10 e % 50 viene scritto 5)
2. Se Codice voce = KKKK (dati dei rimborsi km) e' l’
importo del rimborso
3. Gli anticipi sono sempre assegnati al centro di costo del
Rapporto di Lavoro del dipendente
Importo in Euro
11 di cui 2
decimali
1. Campo Importo convertito in Euro, Se Divisa = EUR
coincide con Importo
2. Se Codice voce = KKKK (dati dei rimborsi km) e' il
numero km
Centro di Costo
Spesa
15
Centro di Costo indicato per la spesa nei Riferimenti
contabili, riferito all’importo.
Per gli anticipi e' sempre assegnato il centro di costo del
Rapporto di Lavoro del dipendente
Campo libero 1
15
Da Riferimenti Contabili
Campo libero 2
15
Da Riferimenti Contabili
Campo libero 3
15
Da Riferimenti Contabili
Percentuale
6 di cui 2
decimali
Da Riferimenti Contabili
Data Inizio
8
AAAAMMGG Inizio Trasferta
Data Fine
8
AAAAMMGG Fine Trasferta
Localita’
20
Localita' della trasferta
Provincia
2
Provincia della localita’ della trasferta
Numero protocollo
33
Numero progressivo assegnato alla nota dal programma
(a video campo <Protocollo>
Data
8
AAAAMMGG Data coincidente con ultimo giorno del mese
della Nota.
331
Torna a Setup Procedura
8.1.4.2.4 Tracciato File non Zucchetti Contab 2
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file soo
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
Tutti i campi sono separati da ;
Se un campo non e' valorizzato e' rappresentato con ;; (separatore iniziale e finale)
Zucchetti S.P.A.
332
Guida Utente
Nome
campo
Lunghezza
Chiave
contabile
2
COMMENTO
40 per voci di spesa
50 Contropartita
Attribuzione
44
Conto COGE
8
Importo
13 di cui 2
decimali
preceduti da
, (VIRGOLA)
centro di
costo
15
Testo
56
- Per le voci di spesa, impostare valore ‘NS. ‘
+ cognome/nome del rapporto di lavoro;
- Per la contropartita impostare valore ‘NOTE
SPESE’
- Codice del conto contabile impostato sul codice
definito nella Tabelle/ Trasferte / Compilazione/
Voci di File. Il codice e' da indicare sulla sezione
Riferimenti Contabili- Campo Libero.
- Per la contropartita impostare valore ‘4689’.
Importo della voce di spesa
La contropartita ha sempre il – (MENO) davanti all’
importo
Valore fisso 9520 se il dipendente appartiene all'
azienda 000001;
Valore fisso 9522 per dipendenti con azienda
diversa da 000001
Per le voci di spesa, campo composto
rispettivamente da:
Valore ‘COMP:’ +
Giorno inizio mese nota spese (formato
ggmmaaaa) Valore ‘-‘
Giorno fine mese nota spese (formato ggmmaaaa)
Valore ‘NS ‘
Descrizione voce di spesa
Per la contropartita del setif:
Valore ‘PAG.TO NOTE SPESE PER BANCA’
Per la contropartita della cassa
Valore ‘PAG.TO NOTE SPESE PER CASSA’
IVA
Sempre XZ
2
8.1.4.2.5 Tracciato File non Zucchetti Contab 3
Torna a Setup Procedura
Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
Zucchetti S.P.A.
Set Up
333
momento che preveda come ID Status il codice 29 (fisso). Vedere esempio
- Il file in formato csv separato da ";"
NOME CAMPO
LUNGH COMMENTO
Data documento
8
AAAAMMGG Data del PC all’atto della
generazione
Data registrazione
8
AAAAMMGG Data della spesa in Nota
Cod dipendente
7
Codice Dipendente nel Rapporto di Lavoro
Nome Dipendente
Variabi Cognome e nome del dipendente
le
Conto
6
Descrizione Conto
Variabi Descrzione della Spesa
le
Centro di Costo
15
Importo
13 di
Importo Spesa. Esempio spesa 13.5 Euro
cui 2
viene scritto 0000000013,50
decima
li
Descrizione movimento
Tipo Pagamento
Codice attribuito alla Voce in Tabelle /
Trasferte / Compilazione / Voci di file
Se sono presenti indennita' gli importi
sono scritti in base alle codifiche
effettuate in
Tabelle/Trasferte/Compilazione /
Indennita' File
Centro di Costo nel Rapporto di Lavoro
Viene scritto Nota Spese Cognome e
Nome dipendente mese/Anno
1
1=contanti, 2 =carta di
credito
8.1.4.2.6 Tracciato File non Zucchetti Contabilita' 4
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
NOME CAMPO
Zucchetti S.P.A.
COMMENTO
334
Guida Utente
Chiave contabile
Per le voci di spesa impostare valore “40”.
Per la contropartita impostare valore “50”;
Per il record cumulativo con totale per dipendente
impostare valore “14”.
FILE ANTICIPI SEMPRE “04”
Attribuzione
Conto Co.Ge
Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di file
Sezione Riferimenti Contabili – Valorizzazione del
campo libero
Importo
Importo della spesa
Se sono presenti indennita' gli importi sono scritti
nel file senza il conto Co.ge
Codice Tassa 1
valore fisso “99” solo per record di tipo “40”;
Per gli altri record sempre “blank”
Codice Tassa 2
sempre “blank”
Conto contabile
Dipendente
Centro di Costo
da valorizzare solo per i record di tipo “40”; da
valorizzare con il codice del centro di costo anagrafico
(senza zeri davanti, es. “0002341” scrivere “2341”) solo
nel caso in cuio non sia stato definito un progetto nei
riferimenti contabili (vedi punto relativo).
Codice Progetto
compilare con il codice del progetto inserito nei
riferimenti contabili; inserire solo nei record di tipo “40”
e senza zeri davanti (es. “0000ka.01228.02” inserire
“ka.01228.02”).
Centro di profitto
sempre “blank”
Numero Assegnazione
sempre “blank”
8.1.4.2.7 Tracciato File non Zucchetti Contab 5
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
Nome
campo
Lun
gh
COMMENTO
Zucchetti S.P.A.
Set Up
Codice
Azienda
6
Codice Azienda Work Flow
Codice
dipendente
7
Codice Dipendente Work Flow
Chiave
contabile
2
40 per voci di spesa
50 Contropartita
44
- Per le voci di spesa, impostare valore ‘NS. ‘ +
cognome/nome del rapporto di lavoro;
- Per la contropartita impostare valore ‘NOTE SPESE’
Conto
COGE
8
- Codice del conto contabile impostato sul codice definito
nella Tabelle/ Trasferte
/ Compilazione/ Voci di File. Il codice e' da indicare sulla
sezione Riferimenti
Contabili- Campo Libero.
- Per la contropartita impostare valore ‘4689’.
Importo
13
di
cui
2
deci
mali
prec
edut
i da
,
(VIR
GOL
A)
centro di
costo
15
Attribuzion
e
Zucchetti S.P.A.
335
Importo della voce di spesa
La contropartita ha sempre il – (MENO) davanti all’importo
Se sono presenti indennita' gli importi sono scritti nel
file senza il conto Co.ge
codice del centro di costo associato all’anagrafica del
rapporto di lavoro
336
Guida Utente
Testo
Per le voci di spesa, campo composto rispettivamente
da:
Valore ‘COMP:’ +
Giorno inizio mese nota spese (formato ggmmaaaa) Valore ‘
-‘
Giorno fine mese nota spese (formato ggmmaaaa)
Valore ‘NS ‘
Descrizione voce di spesa
56
Per la contropartita del setif:
Valore ‘PAG.TO NOTE SPESE PER BANCA’
Per la contropartita della cassa
Valore ‘PAG.TO NOTE SPESE PER CASSA’
IVA
Sempre XZ
2
Tutti i campi sono separati da ; se un campo non e' valorizzato e' rappresentato
con ;; (separatore iniziale e finale)
8.1.4.2.8 Tracciato File non Zucchetti Contabilita' 6
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
Contabilita 6 – File NON Zucchetti - (i campi sono a lunghezza fissa allineati a sinistra)
Campo
Pos da
Pos a
Lungh.
Commento
Tipo
registrazione
1
2
2
EL spese con pagamento diretto e carta
di credito aziendale
FF spese con fattura
Dipendente
cod. esterno
3
18
15
Codice dipendente inserito nel campo
<codice esterno> in Anagrafici/ Rapporto
di Lavoro
B.Unit
Anagrafica
3
Codice della buisness unit assegnato al
dipendente nel Rapporto di Lavoro
Centro di Costo
15
Codice Centro di costo assegnato al
dipendente nel Rapporto di Lavoro
Cod. Qualifica
3
Codice Qualifica assegnato al
dipendente nel Rapporto di Lavoro
Zucchetti S.P.A.
Set Up
Progressivo
3
337
001 per le spese con tipologia EL
002 per spese con tipologia FF
Data
competenza
10
Voce file
7
Formato gg/mm/aaaa
- Spese con fattura:Data in cui e' stata
sostenuta la spesa
- Tutte le altre spese: Data di Fine mese
di competenza nota speseData di Fine
mese di competenza nota spese
Da tabella Voci file
Se sono presenti indennita' gli importi
sono scritti in base alle codifiche
effettuate in
Tabelle/Trasferte/Compilazione /
Indennita' File
Divisa
3
Sempre EUR. Non sono gestite altre
valute
Importo in euro
10
7 INTERI, 2 DECIMALI+virgola come
separatore
P. IVA
11
solo per spese con fattura, altrimenti
SPAZI
Percentuale Iva
3
Aliquota Iva per le spese con fattura
Tipo
Pagamento
1
- D= pagamento diretto
- C = carta credito aziendale
8.1.4.2.9 Tracciato File non Zucchetti Contabilita' 7
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 29 (fisso). I dati scritti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 29. Vedere esempio
Nome campo
Tipo
Lunghezza
Commento
Esempio
Codice dipendente
Char
Da Rapporto di
Lavoro
Allineato a destra con
zeri non significativi
00001
Nome dipendente
Char
Da Rapporto di
Lavoro
Allineato a sinistra con
spazi a riempimento
lunghezza massima
Zucchetti S.P.A.
Francesca Rossi
338
Guida Utente
Campo libero 1
Char
11
Riferimenti contabili
inseriti nel Rimborso
spese: valore inserito
nella terza colonna
(legata alla gestione del
primo campo libero)
Centro di costo
Char
8
Centro di costo del
rapporto di lavoro del
dipendente
30030309
Data movimento
Char
8
Formato ggmmaaaa
15042010
11
Conto legato alla tipo di
spesa sostenuta. Viene
letto dalle Tabelle/
Trasferte / Compilazione
/ Voci di file – campo
<Codice alternativo>
93012900005
100
Descrizione della spesa.
Spazi se non valorizzata.
Viene letto dalle Tabelle/
Trasferte / Compilazione
/ Voci di file – campo
<descrizione>
14
Importo spesa. 11 interi
e 2 decimali separati da
virgola. Campo allineato
a destra con zeri non
significativi
00000000073,50
Contanti/carta di
credito
banca…/carta di
credito banca….
SI/NO
Conto contabile
Char
Commento
Importo nota
spese
Char
Number
Tipo pagamento
Char
50
Da tabella tipi
pagamento, campo
Descrizione
Rimborsabile
Char
2
Da tabella tipi
pagamento
74003000080
8.1.4.2.10 Tracciato file contab personalizz contab 1
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
Descrizione campo
Lungh
Commento
Tipo_Spesa
7
Codice inserito per la spesa in Tabelle /
Trasferte / Compilazione / Voci di file
contabilita' personalizzate – Valorizzazione
campo <Codice>
Matricola
6
Codice Dipendente nel Rapporto di Lavoro
Zucchetti S.P.A.
Set Up
339
Datainiziotrasferta
8
GGMMAAAA Giorno inzio mese trasferta
Datafinetrasferta
8
GGMMAAAA Giorno di fine del mese di
trasferta
Data_Spesa
8
AAAAMMGG Giorno di lancio della generazione
del file
Id_Trasferta
Citta
Variabil Luogo di Destinazione della Trasferta
e
Provincia
2
Conti_Rsu
Provincia
Non gestito
Conti_Spesa
Variabil Se indicato, corrisponde alla scelta di
e
valorizzazione in Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Voci di file contabilita'
personalizzate – Sezione Riferimenti contabili
(in base alla scelta Es Pallino su <Campo
Libero> viene riportato quando scritto su
<Campo Libero>)
Cambio
Non gestito
Cod_Valuta
EUR
Tipo_Pagamento
3
Importo_Euro
13 di
Importo della spesa
cui 3
decimal
i
Nome_Rsu
Non gestito
Cognome e nome dipendente
Separatore ;
8.1.4.2.11 Tracciato file contab personalizz contab 2
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
NOME
Zucchetti S.P.A.
TIPO
COMMENTO
340
Guida Utente
Nome
template
A: max 10
caratteri
Sempre GENERALE
Nome batch
A: max 10
caratteri
Sempre ZUCCHETTI
Num riga
N
Numero progressivo attribuito dal
programma
Num Conto
C/G
A: max 20
caratteri
Valorizzazione del campo <Codice 2>,
per la spesa, in Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Voci di file contabilita’
personalizzate
Data
Data
Registrazione
Data competenza economica
compilata a video dall’utente che
effettua la generazione
Num
Documento
A: max 20
caratteri
AAAA/Num documento progressivo
attribuito dal programma
Descrizione
Stringa:
max 50
caratteri
Numero documento seguito da
Cognome e Nome del dipendente a cui
e’ riferita la nota
Importo
Importo della Spesa / sulla riga di
contropartita il valore e' il totale degli
importi delle spese in Nota preceduto
da segno MENO
Codice UNIT
A max10
caratteri
Centro di Costo nel Rapporto di Lavoro
Data
documento
Date
Ultimo giorno del mese di riferimento
della Nota Spese
Codice
divisione
A: max 10
caratteri
Valorizzazione campo Divisione /
Pianta nel Rapporto di Lavoro
Separatore di Campo: |
Separatore di Record: <CR/LF>
8.1.4.2.12 Tracciato file contab personalizzato 3
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
Il file generato e' visualizzabile con Excel. Il separatore campi e' ; (punto e virgola);
Zucchetti S.P.A.
Set Up
341
mentre il separatore per gli importi in decimali e' il . (punto):
Colonna Excel
CAMPO
SPECIFICHE
A
Tipo rec
Sempre FI1
B
Societa'
Codice Azienda/Ente WF
C
VUOTA
D
Livello
Livello da Rapporto di Lavoro
E
Qualifica
Qualifica da Rapporto di Lavoro
F
Cod Dipendente
Codice Dipendente da Rapporti di Lavoro
G
Cognome
dipendente
Cognome dipendente da Rapporto di lavoro
H
Nome
Dipendente
Nome dipendente da Rapporto di lavoro
Da I a T
U
VUOTE
Codice Voce
Codifica assegnata alla Voce di Spesa in
Tabelle / Trasferte / Compilazione ( Voci File
Contabilita' personalizzate
Da V a X
VUOTE
Y
Importo Voce
Importo Totale delle Voci di Rimborso
Z
Aggiunta
sostituzione ecc
Sempre A
8.1.4.2.13 Tracciato file contab personalizzato 4
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
File csv separato da ;
Un record per ogni dipendente che totalizza il mese
CAMPO
POSIZ
. DA
POSI
Z. A
LUNG
H.
TIPO
Tipo Dato
1
1
1
Alfa
O = ordinario
S = straordinario
Codice
Azienda
3
12
10
Alfa
Codice esterno nell'
Anagrafica Azienda
14
21
8
Alfa
Primi 8 campi del codice
esterno nel Rapporto di
lavoro
Codice
Soggetto
Zucchetti S.P.A.
DESCRIZIONE
342
Guida Utente
Numero
Rapporto
23
25
3
Alfa
Dal 9° campo del codice
esterno nel rapporto di
lavoro
Data Inizio
Validita'
27
36
10
Data
Data di inizio del mese,
formato GGMMAA
Codice
Commessa
38
47
10
Alfa
Codice della commessa
(compilata nella sezione
Riferimenti Contabili dell’
Inserimento Rimborsi)
%
Commessa
49
53
2,2
Num
Percentuale del tempo
dedicato alla commessa nel
mese (compilata nella
sezione Riferimenti
Contabili dell’Inserimento
Rimborsi).
Il formato e' NN,DD. Se la
percentuale e' 100% il
campo e' costituito solo da
3 interi
Codice
Commessa
%
Commessa
a seguire tante commesse e
% quante sono quelle per il
dipendente.
………
8.1.4.2.14 Tracciato File Cont Personalizzato 5
Torna a Setup Procedura
Operazione preliminare:
- Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). I dati scitti nel presente file sono
quelli riferiti a Note Spese che si trovino nello Stato 30. Vedere esempio
Programma di contabilita' People Soft:
<Contabilita’ 5>
Separatore ; (punto e virgola)
File CSV contiene due tipologie di informazioni:
1) Record per la movimentazione dei conti contabili (direttamente legati alle voci di spesa e
anticipi inseriti manualmente in nota spese)
2) Record per la movimentazione dei conti patrimoniali (legati alle tipologie di pagamento e ad
alcune logiche particolari, come il netto da pagare, il totale importo pagato con carta di
credito piuttosto che con altri tipologie di pagamento)
Ca
Dato
Lun
Note
mp
gh/
o
For
mat
o
A
Societa'
del
dipendent
e
5
Codice azienda HR_Work Flow
B
Sorgente
3
Sempre XEL
Zucchetti S.P.A.
Set Up
Zucchetti S.P.A.
343
C
Data
Output
ggmm
-aa
aa
Data di Registrazione selezionata a
video dall’utente
D
Data
Output 2
ggmm
-aa
aa
Data di Registrazione selezionata a
video dall’utente
E
Iu-BU
Non valorizzato
F
Operatin
g Unit
Non valorizzato
G
CONTO
CONTAB
ILE/
CONTO
PATRIM
ONIALE
8
 Se il record e' riferito a una voce di
spesa, e' indicato il conto contabile,
ricavato dalla valorizzazione del
campo <Codice 2> abbinato alla
spesa in Tabelle/ Trasferte/
Compilazione/ Voci di file
contabilita' personalizzate
 Se il record e' quello relativo al
pagamento (conti patrimoniali), il
codice e' ricavato dalla tabella
tipologie di pagamento legato alla
modalita' (di pagamento) inserita in
nota spese, valorizzazione del
campo <Voce Contabile>
SE IN NOTA SPESE SONO
PRESENTI PIU’ TIPOLOGIE DI
PAGAMENTO, E’ GENERATO UN
RECORD PER OGNUNO.
I
Deptid/
Centro di
Costo
9
Codice Centro di Costo presente sul
Rapporto di Lavoro del dipendente
J
Product
K
ProjectId
L
Affiliate
Non valorizzato
M
Referenc
e
Non valorizzato
N
Descrizio
ne
Non valorizzato
15
Chi
ave
del
Dip
end
ent
e
30
car
atte
ri
Valorizzazione del campo <Codice
Esterno> del Rapporto di Lavoro del
dipendente
Descrizione del periodo di riferimento
della nota spese
Esempio:
NS 07 2010 – Nota Spese di luglio
2010
344
Guida Utente
O
Base
Currency
/ Importo
Spesa in
Valuta
(+/)
Val
ore
in
val
uta.
Al
ma
ssi
mo
12
digi
te
2
dec
ima
li.
Importo della spesa o del pagamento.
 Gli anticipi hanno sempre valore
negativo (preceduto da -) *
 Le spese sono in positivo e sono
indicate solo se la somma degli
importi e’ INFERIORE agli anticipi
della nota spese
 Il record dei conti patrimoniali e'
sempre negativo (preceduto da -).
Se l’anticipo e' INFERIORE alla
somma delle spese, l’importo scritto
sul file e' il totale delle spese AL
NETTO dell’importo dell’anticipo.
 Se sono presenti spese sostenute
in valuta, l’importo e'quello delle
spese convertito in Euro in base al
cambio giornaliero e viene generato
un record per ogni valuta compresa
in nota.
P
Foreign
Amount /
Importo
Spesa in
Valuta
(+ /
-)
Val
ore
in
val
uta.
Al
ma
ssi
mo
12
digi
te
2
dec
ima
li.
 Gli anticipi hanno sempre valore
negativo (preceduto da -) *
 Le spese sono in positivo e sono
indicate solo se la somma degli
importi e’ INFERIORE agli anticipi
della nota spese
 Il record dei conti patrimoniali e'
sempre negativo (preceduto da -).
Se l’anticipo e' INFERIORE alla
somma delle spese, l’importo scritto
sul file e' il totale delle spese AL
NETTO dell’importo dell’anticipo.
 Se sono presenti spese sostenute
in valuta, l’importo e'quello delle
spese in valuta (NON convertito in
Euro) e viene generato un record
per ogni valuta compresa in nota.
Q
Currency
/ Tipo
Valuta
3
Valuta con cui sono state sostenute le
spese.
R
Vat / Iva
Non valorizzato
S
Statistical
Amount
Non valorizzato
Zucchetti S.P.A.
Set Up
T
Oper
Item /
Chiave
per conti
patrimoni
ali
U
Jrnl_id
10
345
 Per gli anticipi viene ripresa la
descrizione presente in Tabelle/
Trasferte Compilazione/ Voci di file
contabilita' personalizzate
 Per i record delle spese presenti in
nota il campo NON viene
valorizzato
 Per i record patrimoniali viene
ripresa la valorizzazione del campo
<Chiave per conto patrimoniale>
presente in Tabelle/ Trasferte
Compilazione/ Tipologie di
Pagamento del codice di
pagamento con cui sono inserite le
spese in nota.
Non valorizzato
* Per gli anticipi dev’essere presente una codifica in Tabelle/ Trasferte Compilazione/ Voci di
file contabilita' personalizzate SENZA la spunta sul campo <Abilitato>.
8.1.4.3
Esempi delle Stampe
Enter topic text here.
8.1.4.3.1 Normale con ind 1
Torna a Setup Procedura
La stampa e’ uguale alla Normale con Indennita’ con una prima pagina in piu’ in cui sono
indicati:
- i totali dei rimborsi;
- La dichiarazione di responsabilita’ che deve essere sottoscritta dal dipendente;
- Il Barcode, che consente all’Ufficio del Personale di approvare la nota spese tramite utilizzo
di un apposito lettore di codice a Barra (vedere funzione commentata nel paragrafo Utilita’
Ufficio del Personale/ Approvazione Note Spese tramite BarCode)
Esempio di stampa (prima pagina):
Zucchetti S.P.A.
346
Guida Utente
8.1.4.3.2 Normale con indennita
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
Set Up
Zucchetti S.P.A.
347
348
Guida Utente
8.1.4.3.3 Normale senza indennita
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1.4.3.4 Light con indennita
[****]
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
349
350
Guida Utente
8.1.4.3.5 Light con indennita1
Torna a Setup Procedura
8.1.4.3.6 Light senza indennita
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1.4.3.7 Light senza indennita2
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
351
352
Guida Utente
8.1.4.3.8 Light senza indennita3
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1.4.3.9 Light senza indennita4
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
353
354
Guida Utente
8.1.4.3.10 Light con sezioni
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1.4.3.11 Light con indennita' 2
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
355
356
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1.4.3.12 Light senza indennita' 5
Torna a Setup Procedura
Zucchetti S.P.A.
357
358
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.1.5
359
Setup Piano Ferie
Piano Ferie con Approvazione Mensile
Sono previste due modalita' per la gestione del Piano Ferie. Per una presentazione di
entrambe le gestioni vedere Modulo Piano Ferie
Spuntare il campo per adottare l'approvazione mensile.
Attiva la possibilita' di legare un gruppo PF ad uno o piu' utenti
Valido per Piani Ferie sia Mensili che Globali. Riguarda le funzioni del menu' Utilita' Ufficio del
Personale: in cui e' richiesto il Codice Gruppo, e sul campo e' prevista la ricerca sulla totalita'
dei gruppi esistenti in Work Flow. Potrebbe verificarsi il caso di un utente autorizzato ad
accedere alla funzione specifica, ma a cui non interessa la visualizzazione totale dei Gruppi.
La presente opzione ha lo scopo di filtrare.
Per l’attivazione occorre:
1. Spuntare il campo che si sta commentando
2. Compilare in Tabelle / Archivi di Base / Utenti per Gruppi PF.
A questo punto per gli utenti impostati e' possibile visualizzare ed operare solo sui Gruppi
definiti nelle funzioni:
- Riapertura Piano Ferie
- Controlli
- Stampa
- Stampa Contatori
Abilita visualizzazione Monitor Assenze
Valido solo per Piani Ferie sia Mensili.Se spuntato, gli approvatori visualizzano il cruscotto
Mensile del Monitor Assenze nelle funzioni:
- Stato Richieste
- Gestione Rettifiche
Con questa scelta cambia la modalita' di visualizzazione nei due punti di menu' menzionati.
ATTENZIONE: CONDIZIONE INDISPENSABILE ALL’ATTIVAZIONE E’ CHE I GRUPPI DI
PIANO FERIE E DI MONITOR ASSENZE SIANO GLI STESSI (COMPRENDANO LE
STESSE PERSONE CON I MEDESIMI RUOLI)
Abilita Delega Sostitutiva
Se spuntato, gli approvatori visualizzano il punto di Menu’ Delega sostitutiva, con cui hanno
la possibilita' di delegare l’approvazione del proprio gruppo per un periodo determinato ad
un'altra persona. Gli utenti amministratori visualizzano sempre il punto di menu'
menzionato da Utilita' Ufficio del Personale (Codice utente 001)
Blocca Inserimento Rettifiche da parte dell’utente
Valido solo per Piani Ferie sia Mensili. Se spuntato, quando l’utente incaricato approva le
richieste di un mese di piano ferie, per i dipendenti non e' piu' possibile inserire/ modificare
quanto inserito ed approvato (viene emessa la segnalazione
). Nel
caso, sara' l’approvatore ad inserire le modifiche per i dipendenti da lui approvati, a meno che
si spunti il campo successivo.
SE QUESTO E I SUCCESSIVI 3 CAMPI NON SONO SPUNTATI, IL PROGRAMMA
EFFETTUA GLI STESSI CONTROLLI A LIVELLO DI OGNI SINGOLO PIANO FERIE IN
BASE ALLA VALORIZZAZIONE DEGLI STESSI CAMPI NELLA RELATIVA TABELLA (
Tabelle / Piano Ferie / Periodi Piano Ferie)
Consenti all’approvatore di riaprire un Piano Ferie Mensile
Utilizzare solo nel caso in cui e' stato attivato anche il campo precedente.
Se spuntato non e' MAI possibile inserire rettifiche per un mese di Piano ferie gia' approvato, a
meno che l’approvatore effettui la Riapertua del Piano Ferie mensile.
VEDERE COMMENTO CAMPO <Blocca Inserimento Rettifiche Da parte dell'utente>
PER GESTIRE O MENO IL CONTROLLO SU OGNI SINGOLO PIANO FERIE.
Consenti all'approvatore di abilitare/disabilitare un utente ad inserire una rettifica
Valido solo per Piani Ferie ad approvazione mensile. Spuntare per far si' che gli approvatori
Zucchetti S.P.A.
360
Guida Utente
possano fare in modo di consentire solo ad alcuni loro approvati di inserire rettifiche una volta
che il mese di piano ferie e' gia' stato approvato. La modalita' per scegliere di e chi autorizzare
e' commentata nel capitolo Gestione Rettifiche.
VEDERE COMMENTO CAMPO <Blocca Inserimento Rettifiche Da parte dell'utente>
PER GESTIRE O MENO IL CONTROLLO SU OGNI SINGOLO PIANO FERIE
L'inserimento di una rettifica non riapre il Piano Ferie
Campo attivabile solo se il precedente e' spuntato. Se vistato fa si' che l’eventuale rettifica
inserita da un utente autorizzato a farlo sia automaticamente approvata in quanto per effetto
della rettifica stessa il piano ferie NON si riapre.
VEDERE COMMENTO CAMPO <Blocca Inserimento Rettifiche Da parte dell'utente>
PER GESTIRE O MENO IL CONTROLLO SU OGNI SINGOLO PIANO FERIE
Genera giustificativi anche per Piani Ferie in attesa
Valido per Piani Ferie sia Mensili che Globali. Spuntare per trasferire i giustificativi di Piano
Ferie al modulo WF – Presenze anche se il Piano Ferie non e'stato ancora approvato.
ATTENZIONE: utilizzando questa opzione potrebbero verificarsi disallineamenti tra quanto
inserito nel modulo Piano Ferie ed i giustificativi generati in Presenze!! (Per esempio, Se un
dipendente cancella la richiesta dopo che la stessa e' gia' passata nel cartellino, la
cancellazione dal modulo Presenze deve essere gestita MANUALMENTE).
(Vedere Generazione Giustificativi Piano Ferie Globale e Generazione Giustificativi Piano
Ferie Mensile)
Disabilita Visualizzazione Gruppo in Inserimento PF
Valido per Piani Ferie sia Mensili che Globali. Spuntare per non permettere agli utenti di
visualizzare la sezione 'Pianificazione Gruppo' in Inserimento Piano Ferie. L'opzione e'
alternativa alla successiva.
Visualizzazione Gruppo aperta in Inserimento
Valido per Piani Ferie sia Mensili che Globali. Spuntare per far si' che in Inserimento Piano
Ferie la sezione ‘Pianificazione Gruppo’ sia gia' aperta senza dover cliccare il tasto apposito.
L'opzione e' alternativa alla precedente.
Conteggia gli eventi nella copertura gruppo
Se spuntato quando gli approvatori accedono alla funzione Controllo copertura Gruppo, i
calcoli percentuali e l’elenco dei presenti e assenti tengono in considerazione gli eventi inseriti.
La scelta apposta in questo campo e' forzabile dall’approvatore nella funzione Controllo
Copertura Gruppo.
Controlla il Monitor Assenze nella copertura Gruppo
Se spuntato quando gli approvatori accedono alla funzione Controllo copertura Gruppo, i
calcoli percentuali e l’elenco dei presenti e assenti tengono in considerazione anche i
giustificativi di assenza provenienti dal Modulo Monitor Assenze. La scelta apposta in questo
campo e' forzabile dall’approvatore nella funzione Controllo Copertura Gruppo. Utilizzabile
solo se e' spuntato il campo <Abilita alla visualizzazione del monitor assenze> (vedere sopra).
Consenti la prima approvazione di un Piano Ferie mensile dalla gestione rettifiche
Per far si' che in caso alcuni approvatori si dimentichino di approvare un mese di piano ferie,
anche se scaduto il termine, possano effettuare la prima approvazione direttamente dalla
Gestione Rettifiche.
Non consentire inserimento su data attuale (PF mensile)
Normalmente per il Piano Ferie Mensile e' possibile inserire richieste per il giorno attuale (data
in cui si accede); con la spunta su questo campo invece e' inibita.
Non controllare date periodi momenti e inserimento giustificativi in generazione
La generazione giustificativi per i piani ferie mensili (che trasferisce le richieste da Piano
Ferie a WF Presenze), effettua tutti i controlli impostati sui giustificativi in generale (da
Tabelle / Presenze/ Giustificativi). Va considerato, pero', che il Piano Ferie ha una logica
differente rispetto a controlli come le date di inserimento del giustificativo, proprio perché all’
interno del modulo sono presenti ulteriori controlli.
Spuntare il campo se si vuole che la generazione bypassi le impostatazioni presenti in
<Controllo date giustificativi> e l’eventuale data limite per l’inserimento impostata in Archivi
di base/ Flussi/ Periodi Momenti.
L'approvatore inizializza solo il proprio PF e non quello dei suoi collaboratori
Quando un approvatore accede la prima volta in Inserimento del Piano Ferie, il programma
Zucchetti S.P.A.
Set Up
361
inizializza il Piano Ferie di tutti i suoi approvati. Per far si' che questo non avvenga, riducendo
cosi' la tempistica di accesso, spuntare il campo.
Inizializza Piano Ferie durante l’Inserimento Giustificativi Collettivi
Se spuntato il Piano Ferie viene inizializzato durante l’inserimento, da parte dell’utente ufficio
del personale, dei giustificativi collettivi(chiusura aziendale).
In questa modalita’ quando il dipendente standard accede per la prima volta al piano ferie per
cui e’ gia’ stato fatto tipo di inserimento, visualizza in modo completo il cruscotto del suo
gruppo di approvazione.
Contatori
Conteggia i giorni pianificati sul singolo Piano ferie Se spuntato i contatori fanno riferimento solo al piano ferie visualizzato, in caso contrario
a tutti i Piani Ferie attivi in quel momento.
Conteggia i giorni pianificati da data attuale
Se spuntato l’utente che accede all’ Inserimento Piano Ferie, per quanto riguarda la parte
dei contatori, ha il residuo aggiornato SOLO dalle ferie pianificate dalla data in cui
visualizza, compresa, in poi.
Il presupposto per optare a questa soluzione e' che in Gestione Presenze il Contatore sia
gia' aggiornato ad oggi (per effetto del Calcolo Voci Paga schedulato giornalmente). Per
esempio, il contatore delle Ferie spettanti e' gia' al netto di ferie pianificate e gia' passate
regolarmente a presenze se il calcolo voci e' impostato in modo da detrarre queste
quantita' dal contatore.
Per questo motivo non sarebbe corretto sottrarre ulteriormente quanto gia' goduto dal
residuo. Quindi sono conteggiati in meno solo i giorni pianificati dalla data di accesso in
poi.
Conteggia i giorni pianificati da data attuale fino alla fine del PF
Ha significato solo se i Piani Ferie sono impostati a cavallo d’anno. Spuntare per fare in modo
che la colonna dei contatori <Pianificati> conteggi anche eventuali richiesti inserite per l’anno ‘
entrante’ (in Inserimento Piano Ferie).
Residuo da presenze su mese attuale
Si consiglia di spuntare sempre il campo. Se e' spuntato il campo <Mesi per importazione
contatori (GPRES2)> (Setup Presenze / Generali), i contatori sono aggiornati a mesi
successivi a quello del piano ferie, per cui lo spettante visualizzato non sarebbe quello relativo
al mese della richiesta.
Visualizza contatori di gennaio su PF prossimi anni
Da spuntare in particolari casi:
- Un piano Ferie parte dall’anno successivo a quello della data di consultazione
- Si vuole che l’utente visualizzi la quantita' spettante di ciascun contatore gia' calcolata in
Gestione Presenze, e che la stessa sia prelevata sul mese di gennaio (anche se il Piano
Ferie parte successivamente – esempio marzo-).
- Utilizzo di Gpres2 in cui all’inizio dell’anno e' impostato il calcolo delle ferie, rol ex festivita'
spettanti per tutto l’anno.
Se spuntato, quando nell’anno 2009 accedo all’inserimento del piano ferie dell’anno
successivo, il dato dei spettanti visualizzato e' quello consultabile da Gestione Presenze,
richiamando Febbraio 2010 (ovvero riferito a gennaio).
Abilita controllo con residuo contatore
Se spuntato il programma non consente di pianificare ferie per un numero di giorni maggiore
del residuo del relativo contatore emettendo una segnalazione bloccante.
Abilita controllo con residuo singolo contatore
Alternativo al campo <Abilita controllo con residui contatori>. Se spuntato, quando sono
effettuate richieste, e per effetto di una sola un contatore va in negativo, il programma la
scarta, mentre inserisce ed accetta tutte le altre.
Conteggia i semifestivi come mezze giornate
Spuntare quando si vuole detrarre solo mezza giornata dal relativo contatore quando il
dipendente pianifica un giorno intero di Ferie e quel giorno e' definito come Semifestivita' nelle
Tabelle/ Generiche / Festivita’.
Abilita controllo su quantita' minima inserita di un giustificativo
Zucchetti S.P.A.
362
Guida Utente
Spuntare per innescare il controllo che per una certa tipologia di ferie sia richiesta una quantita
’ minima di giorni. La quantita' minima viene determinata dal valore del contatore inserito in
Tabelle/ Piano Ferie/ Tipoogia Ferie, nel campo <Contatore con quantita' minima
pianificabile>.
Vedere Esempio
Definizione filtri per stampa Se spuntati, i campi di filtro sono utilizzabili in fase di stampa del piano ferie.
Il dipendente puo' filtrare la stampa del Piano Ferie sui campi Filiale /Dipendenza,Unita'
locale ecc..
Definizione parametri per cambio gruppo
Se spuntati, durante la funzione di cambio gruppo dei dipendenti (in Utilita' Ufficio del
personale/Piano Ferie /Cambi Gruppo), il programma apre il piano ferie sul gruppo di
partenza e/oppure su quello di arrivo.
8.1.6
Setup Comunicazioni
ABILITA COMUNICAZIONI
Coordinate Bancarie
Se spuntato abilita la visualizzazione e l'utilizzo della funzione Comunicazioni/ Variazione
Indirizzi
Variazione Sindacato
Se spuntato abilita la visualizzazione e l'utilizzo della funzione Comunicazioni/ Variazione
Sindacati
Variazione Indirizzi
Se spuntato abilita la visualizzazione e l'utilizzo della funzione Comunicazioni/ Variazione
Indirizzi
8.1.7
Setup Monitor Assenze
L'utente amministratore ha la possibilita' di specificare TIPOLOGIA ed ORIGINE dei dati che
dovranno alimentare il Piano Assenze e Sostituzioni.
Definizione Dati Monitor Assenze:
Acquisizione dati da PRESENZE
Specificare da quale programma di Rilevazione Presenze si importano i dati
Priorita'
Inserire la priorita' con cui considerare i dati provenienti da Rilevazione Presenze rispetto agli
altri applicativi.
In presenza di piu' dati nello stesso giorno che hanno provenienza differente vengono
considerati e pubblicati per primi quelli con priorita' 1, poi quelli con 2 ecc..
Acquisizione dati da WF PRESENZE
Spuntare se si vogliono acquisire i dati da WF Presenze
Priorita'
Inserire la priorita' con cui considerare i dati provenienti da WF Presenze rispetto agli altri
applicativi.
In presenza di piu' dati nello stesso giorno che hanno provenienza differente vengono
considerati e pubblicati per primi quelli con priorita' 1, poi quelli con 2 ecc..
Acquisizione dati da WF PIANO FERIE
Spuntare se si vogliono acquisire i dati da WF Piano Ferie
Priorita'
Inserire la priorita' con cui considerare i dati provenienti da WF Piano Ferie rispetto agli altri
applicativi.
In presenza di piu' dati nello stesso giorno che hanno provenienza differente vengono
considerati e pubblicati per primi quelli con priorita' 1, poi quelli con 2 ecc..
Zucchetti S.P.A.
Set Up
363
Acquisizione dati da HR GRU
Spuntare se si vogliono acquisire i dati da Gestione Risorse Umane
Priorita'
Inserire la priorita' con cui considerare i dati provenienti da HR Gestione Risorse Umane
rispetto agli altri applicativi.
In presenza di piu' dati nello stesso giorno che hanno provenienza differente vengono
considerati e pubblicati per primi quelli con priorita' 1, poi quelli con 2 ecc..
Acquisizione dati da HR SOSTITUZIONI
Spuntare se si vogliono acquisire i dati da HR Sostituzioni
Priorita'
Inserire la priorita' con cui considerare i dati provenienti da HR Sostituzioni rispetto agli altri
applicativi.
In presenza di piu' dati nello stesso giorno che hanno provenienza differente vengono
considerati e pubblicati per primi quelli con priorita' 1, poi quelli con 2 ecc..
Acquisizione dati da HR - PAGHE
Spuntare se si vogliono acquisire i dati da Gestione Risorse Umane
Priorita'
Inserire la priorita' con cui considerare i dati provenienti da HR Paghe rispetto agli altri
applicativi.
In presenza di piu' dati nello stesso giorno che hanno provenienza differente vengono
considerati e pubblicati per primi quelli con priorita' 1, poi quelli con 2 ecc..
Periodo di importazione
Impostare una data di inizio importazione dei dati durante le importazioni schedulate tra:
Import da mese attuale
Import da mese precedente
Periodo di Generazione
Impostare una data di inizio generazione dati durante le funzioni schedulate tra:
Import da mese attuale
Import da mese precedente
Visualizza Assenza in assegnazione
Consente di regolare i criteri di visualizzazione per le Assegnazioni Temporanee.
Visualizza Assenza ante / post Assegnazione
Consente di regolare i criteri di visualizzazione per i giustficativi in presenza di Assegnazioni
Temporanee.Eredita Filtri da Approvazione Calendario
Consente, agli approvatori, di importare i filtri per le visualizzazione del monitor assenze dalla
funzione Visualizzazione Cruscotto Mensile
Esporta Cruscotto su file
Permette un esportazione su un file txt il cruscotto mensile.
Visualizza solo i dati della propria azienda in Ricerca Presenti/Assenti
Permette di filtrare in automatico solo i dipendenti della propria azienda
Visualizza Cruscotto mensile da Visualizzazione giustificativi
Consente di mettere a disposizione agli approvatori, nella Visualizzazione Richieste, un link
per accedere direttamente allla Visualizzazione del Cruscotto Mensile del Monitor Assenze.
.
8.1.8
Setup TimeSheet
Parametri Generali
Attiva una gestione personalizzata ad hoc per le esigenze specifiche di un cliente. NON
UTILIZZARE.
Abilitazioni Menu'
E’ possibile inserire le pianificazioni (calendari attivita' lavorative) per i vari dipendenti
Zucchetti S.P.A.
364
Guida Utente
direttamente da HR-WorkFlow, e non solo da HR-GTLW.
Per farlo, occorre spuntare la funzione per la tipologia utente desiderata:
Abilita pianificazione per dipendente
se impostato, abilita il punto di menu Pianificazione per l’utente che puo' inserire/modificare i
calendari per se stesso;
Abilita pianificazione per approvatore:
se impostato, abilita il punto di menu Pianificazione per gli approvatori che possono
inserire/modificare i calendari per se stessi e i dipendenti del proprio gruppo;
Abilita pianificazione per responsabile:
se impostato, abilita il punto di menu Pianificazione per i responsabili di commessa e di default
che possono inserire/modificare i calendari per se stessi e tutti i dipendenti, limitatamente alle
commesse di cui sono responsabili.
Abilita pianificazione per responsabile (inserimento per commessa):
se impostato, abilita il punto di menu Pianificazione per commessa per i responsabili di
commessa e di default che possono inserire/modificare, per tutti i dipendenti, la quantita'
lavorativa relativa alle commesse di cui sono responsabili.
8.1.9
Setup Messaggio del Giorno
Consente di introdurre un messaggio da trasmettere sul Browser degli utenti in sede di
collegamento, e cliccando sul pulsante evidenziato.
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.2
365
Setup Mail
Questa funzione consente di impostare i parametri di spedizione delle mail, attivando
tutte o solo alcune delle gestioni seguenti:
Parametri PRESENZE
Parametri NOTE SPESE
Parametri TRASFERTE
Parametri PIANO FERIE
Parametri Time Sheet
Attiva log spedizione e-mail
Se spuntato, quando viene effettuata la funzione <Spedisci mail> il programma
memorizza in un file le mail che sta spedendo. Il file viene parcheggiato nel percorso
definito in Setup Procedura / Generali / Percorsi, sulla riga Percorso file Log. Il nome del
file e' mail_log_data in cui si lancia la spedizione mail in formato AAAAMMGG
Parametri Generali
Parametri per spedizione
Mittente
Mittente del messaggio per tutte le email che vengono spedite (Deve essere una parola
senza spazi)
Oggetto
Oggetto del messaggio per tutte le email che vengono spedite
Smtp
indica il server Smtp di posta (es. mail.libero.it)
Utente
utente relativo al smtp di posta sopraindicato
Password
Inserire la password relativo al smtp di posta sopraindicato
Numero mail da inviare ad ogni spedizione
Se inserito 999 le mail vengono spedite insieme, con il rischio di appesantire il server.
Se indicato un numero diverso, la spedizione avviene a gruppi di mail;
Esempio : se nel campo viene inserito il numero 5 e il totale delle email e' 15 verranno
creati 3 sottogruppi e spedite 5 email alla volta.
Tempo, in secondi, tra 2 mail
Inserire l'intervallo temporale, espresso in secondi, intercorrente tra la spedizione di una
singola mail e l'altra.
Tempo, in secondi, tra 2 blocchi di mail
Inserire l'intervallo temporale, espresso in secondi, intercorrente tra la spedizione delle
email di 2 sottogruppi diversi.
Nell'esempio sopra, dopo aver spedito 5 mail, il server attende il numero di secondi qui
definito prima di spedire le altre 5. IMPORTANTE: PER IL CORRETTO FUNZIONAMENTO OCCORRE CHE IN TUTTI I
DIPENDENTI SIA IMPOSTATO L'INDIRIZZO E- MAIL IN Anagrafici / Soggetto /
Comuni / Altri Indirizzi , sotto il Tipo Indirizzo RA (Riferimento Aziendale Interno).
8.2.1
Parametri Presenze
Torna a Setup Mail
Zucchetti S.P.A.
366
Guida Utente
Oggetto mail
Inserire il testo dell'oggetto della mail da inviare
Ogni volta che appare questo simbolo vicino ad una voce significa che si puo'
personalizzare il testo della e-mail
Giorno Chiusura Approvatore
E' l'ultimo giorno in cui l'approvatore puo' respingere o approvare le richieste del mese
precedente (Coincide con il giorno inserito in Tabelle / Archivi Base / Flussi / Periodi
Momenti per il momento in questione)
Giorno Chiusura
E' l'ultimo giorno in cui l'utente puo' sanare eventuali anomalie del mese precedente.
(Coincide con il giorno inserito in Tabelle / Archivi Base / Flussi / Periodi Momenti per il
momento in questione).
PARAMETRI PER UTENTI
Segnala anomalie
Se spuntato abilita l'invio della mail per giustificare le anomalie.
Non considera l'anomalia se e' gia' stata giustificata (pallino blu)
Se e' gia' stato inserito un giustificativo per un giorno con anomalia (pallino blu) non
viene spedita l'email di segnalazione
Segnala Richieste Respinte
Se spuntato, viene inviata la mail al dipendente che ha effettuato una richiesta ed in
seguito la stessa e' stata respinta. Il funzionamento di questo automatismo e'
subordinato all'attivazione degli altri (<Segnala anomalie> e/o <Num. giorni, da giorno di
chiusura, per giustificare anomalie del mese precedente> devono essere spuntati).
Segnala Richieste Approvate
Se spuntato, viene inviata la mail al dipendente che ha effettuato una richiesta ed in
seguito la stessa e' stata approvata. Il funzionamento di questo automatismo e'
subordinato all'attivazione degli altri (<Segnala anomalie> e/o <Num. giorni, da giorno di
chiusura, per giustificare anomalie del mese precedente> devono essere spuntati).
Numero giorni,da giorno per chiusura, per giustificare anomalie del mese
precedente
Indica il numero giorni, da giorno per chiusura, ancora disponibili ai dipendenti per
giustificare anomalie del mese precedente.
Esempio:
Zucchetti S.P.A.
Set Up
367
Cosi' impostato, il programma invia una mail ai dipendenti il giorno 2 del mese; 3 (giorno
chiusura) MENO 1 (num giorni da chiusura, per giustificare anomalie mese precedente)
= 2.
Il giorno 2 l'utente riceve la mail di chiudere il mese prima, e ha tempo fino al 3 per farlo.
PARAMETRI PER APPROVATORI
Segnala Richieste
Se spuntato abilita l'invio della mail di sollecito approvazione richieste. Se si volesse
escludere dall'invio mail uno o alcuni approvatori e' possibile gestire l'eccezione in
Definizione Autorizzatori
Segnala Richieste in delega
Non utilizzato dalla presente versione
Numero giorni, da chiusura approvatore, per approvare richieste del mese
precedente
Indica il numero giorni, prima del termine di chiusura per l'approvatore, per autorizzare o
meno richieste relative al mese precedente.
Nell'esempio sopra il 4 del mese parte la mail per gli approvatori.
5 (giorno chiusura approvatore) MENO 1 (num giorni da chiusura approvatore, per
approvare richieste mese precedente) = 4.
Il giorno 4 l'approvatore riceve la mail e ha tempo fino al 5 per approvare o respingere le
richieste.
Numero giorni dopo i quali parte una mail di sollecito agli approvatori
Campo non attivabile con la presente versione
Invia la mail a
Selezionare il livello di approvatore a cui spedire le mail di sollecito
PARAMETRI COMUNI
Zucchetti S.P.A.
368
Guida Utente
Elenco di giustificativi che se presenti oggi inibiscono l'invio della mail agli utenti
.
Se inseriti, giornalmente il programma ne verifica la presenza e invia la mail solo se non
ci sono.
8.2.2
Parametri Note Spese
Torna a Setup Mail
Oggetto mail
Inserire il testo dell'oggetto della mail da inviare
Ogni volta che appare questo simbolo vicino ad una voce significa che si puo'
personalizzare il testo della e-mail
Giorno Chiusura Approvatore Nota Spese
E' l'ultimo giorno in cui l'approvatore puo' respingere o approvare le Note Spese del
mese precedente (Coincide con il giorno inserito in Tabelle / Archivi Base / Flussi /
Periodi Momenti per il momento in questione)
PARAMETRI PER UTENTI
Segnala Nota Spesa Approvata
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene approvata in modo definitivo una Nota
Spese.
Segnala Nota Spesa Modificata
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene modificata da parte di un approvatore
una Nota Spese.
Segnala Nota Spesa Respinta
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene respinta una Nota Spese.
Segnala Note spese riportate in stato di bozza
Se spuntato fa si' che quando nella schedulazione o nel Lancio Manuale viene lanciato il
processo sbloccans, ovvero Sblocco Note Spese che hanno variato i momenti operativi,
il programma invii una mail al dipendente a cui sono stati variati i momenti operativi o i
campi di selezione, per cui deve provvedere al ricalcolo e successivo reinvio la nota
spese inserita precedentemente alla variazione.
PARAMETRI PER APPROVATORI
Se si volesse escludere dall'invio mail uno o alcuni approvatori e' possibile gestire
l'eccezione in Definizione Autorizzatori
Segnala Richieste Note Spese
Se spuntato abilita l'invio della mail all'approvatore quando riceve una Nota Spese da
approvare.
Numero giorni, da chiusura approvatore, per approvare richieste del mese
precedente
Indica il numero giorni, prima del termine di chiusura per l'approvatore, per inviare la
mail di pro memoria all'approvatore.
ESEMPIO:
se Giorno Chiusura Approvatore NS = 5 e Num gg, da chiusura approvarore per
approvare rich mese prec= 2, il giorno 3 del mese viene inviata la mail agli approvatori (5
MENO
8.2.3
Parametri TRASFERTE
Torna a Setup Mail
Oggetto mail
Zucchetti S.P.A.
Set Up
369
Inserire il testo dell'oggetto della mail da inviare
Ogni volta che appare questo simbolo vicino ad una voce significa che si puo'
personalizzare il testo della e-mail
PARAMETRI PER UTENTI
Segnala Trasferta Approvata
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene approvata in modo definitivo una
Trasferta.
Segnala Trasferta Respinta
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene respinta una Trasferta.
Segnala Anticipo Erogato
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene erogato l' anticipo dall' Ufficio Cassa .
Segnala Anticipo Respinto
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene respinto l' anticipo dall' Ufficio Cassa .
Segnala Prenotazione Effettuata
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene effettuata una prenotazione dall' Ufficio
Prenotazioni.
Segnala Prenotazione Respinta
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene respinta una prenotazione dall' Ufficio
Prenotazioni.
PARAMETRI PER APPROVATORI
Se si volesse escludere dall'invio mail uno o alcuni approvatori e' possibile gestire
l'eccezione in Definizione Autorizzatori
Segnala Richiesta Trasferta
Se spuntato abilita l'invio della mail quando viene inviata una Trasferta all' approvatore.
PARAMETRI PER UFFICIO CASSA
Segnala Richiesta Anticipo
Se spuntato abilita l'invio della mail al Ufficio Cassa quando viene approvato un anticipo
da parte dell' approvatore.
PARAMETRI PER UFFICIO PRENOTAZIONI
Segnala Richiesta Prenotazione
Se spuntato abilita l'invio della mail al Ufficio Prenotazioni quando viene approvata una
prenotazione da parte dell' approvatore.
PARAMETRI PER UFFICIO VIAGGI
Se impostata, viene inviata la mail all’agenzia di viaggi per l’eventuale richiesta di
prenotazione dei biglietti di viaggio.
Tipologia di invio mail all’Agenzia Viaggi
L’invio della mail puo' essere impostato in due momenti (uno alternativo all’altro):
Trasferta Trattata dall’Ufficio Viaggi : L'invio avviene quando l’Ufficio Viaggi ha confermato la
prenotazione.
Trasferta Approvata : Quando la richiesta di prenotazione ha seguito l’intero iter approvativo.
In entrambi i casi l’oggetto della mail e':
RICHIESTA PRENOTAZIONE DA <NOME AZIENDA>, PER <NOME DIPENDENTE> DAL
<DATA PARTENZA>
ll testo della mail contiene:
Tipo Prenotazione: Biglietto (Aereo)
Societa': <NOME AZIENDA>
Utente: <NOME DIPENDENTE>Localita' Partenza: LODI
Data Partenza:
Zucchetti S.P.A.
(LO)
370
Guida Utente
Ora Partenza: 08:00
Localita' Arrivo: ROMA
Ora Arrivo: 10:30
Note: (se inserite nella richiesta)
(RM)
Quando tramite la schedulazione o il lancio manuale viene eseguita la funzione Prepara e
Spedisci mail Agenzia di Viaggi il programma scrive i dati inerenti alla mail nella tabella di
database hftr_mailagenzia_data. (Vedere tabella Processi per l'impostazione
dell'automatismo).
Agenzia
Inserire l'agenzia Viaggi su cui si avvale l'azienda attingendo da Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Agenzie di prenotazione L'indirizzo e mail dell'agenzia e' quello caricato
nella tabella.
8.2.4
Parametri PIANO FERIE
Torna a Setup Mail
Oggetto mail
Inserire il testo dell'oggetto della mail da inviare
PARAMETRI PER APPROVATORI
I seguenti parametri valgono solo quando in Setup Procedura / Piano Ferie e' spuntato il
campo <Piano ferie con approvazione mensile>.
Se si volesse escludere dall'invio mail uno o alcuni approvatori e' possibile gestire
l'eccezione in Definizione Autorizzatori
Segnala Piano Ferie in attesa (approvazione mensile)
Se spuntato viene spedita la mail agli approvatori quando il mese successivo del piano ferie
non e' ancor stato approvato. Questo se in Tabelle / Piano Ferie / Periodi Piano Ferie e' stato
inserito il <Giorno limite Approvazione Mese successivo>, perche' la mail parte quel giorno.
Esempio:
Giorno limite impostato in tabella: 22.
Siamo il 22 giugno e se Luglio non e' stato approvato parte la mail all’approvatore.
Il testo della mail NON e' modificabile perché deve comprendere il codice del piano ferie e i
gruppi per cui non e' ancora stato approvato:
Il mese 7/2009 Piano Ferie 0000000008 non e' ancora stato approvato per i gruppi:
000001000001 - 000001000003.
Il processo da impostare se si vuole schedulare la funzione e' <preparamail>
Segnala Piano Ferie rettificato (approvazione mensile)
Utilizzabile solo se NON sono spuntati i campi <Blocca Inserimento Rettifiche da parte dell’
utente> e <Consenti all’approvatore di riaprire un Piano Ferie Mensile> (in Setup Procedura /
Piano Ferie).
Tutte le volte per cui per un mese del Piano Ferie che e' gia' stato approvato un dipendente
inserisce una rettifica il programma spedisce la mail all’approvatore.
Il testo della mail NON e' modificabile perché deve comprendere il codice del piano ferie e i
gruppi per cui occorre approvare ulteriormente:
E stata inserita una rettifica nel mese 7/2009 Piano Ferie 0000000008 per i gruppi:
000001000001 – 000001000003.
Il processo da impostare se si vuole schedulare la funzione e' <preparamailpf>
LE DUE OPZIONI SONO SELEZIONABILI SIA SINGOLARMENTE CHE NO.
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.2.5
371
Parametri Time Sheet
Torna a Setup Mail
E’ possibile attivare la gestione e-mail anche per il modulo TimeSheet.
Si ricorda che per ogni dipendente va indicato l’indirizzo e-mail all’interno del Soggetto,
sezione Comuni\Altri indirizzi, campo E-mail sul tipo indirizzo RA (Riferimento Aziendale
Interno).
Invio contestuale
Quando il campo compare di fianco alla scelta l’invio della mail viene effettuato nel momento
in cui si verifica l’azione abbinata al campo stesso.
Ad esempio se per l’azione ‘Segnala richieste approvate’ si imposta anche l’invio contestuale,
la mail giunge all’utente proprio nel momento in cui la richiesta viene approvata.
Senza l’invio contestuale occorre eseguire i Processi schedulabili Prepara Mail TS e lo
Spedisci Mail dal Lancio Manuale.
PARAMETRI PER UTENTI
Segnala richieste approvate
Se spuntato segnala all’utente che la richiesta e' stata approvata.
Segnala richieste respinte
Se spuntato segnala all’utente che la richiesta e' stata respinta.
Segnala richieste riportate in stato di bozza
Se spuntato segnala all’utente che la richiesta e' stata riportata in stato di bozza (tramite
azzeramento della richiesta).
Segnala richiesta non inserita
Se spuntato segnala all’utente, a partire dal giorno del mese corrente indicato in poi, che la
richiesta non e' ancora stata inserita.
Giorno invio mail per richiesta non inserita (mensile - mese corrente)
E' relativo al TimeSheet Mensile.
Sta ad indicare che da quella giornata del mese corrente verra' inviata la mail all’utente se la
richiesta del mese corrente non e' ancora stata inserita.
Tolleranza giorni per invio mail richiesta non inserita (giornaliera/settimanale)
Relativo al TimeSheet Giornaliero.
Il giorno inserito sta ad indicare la tolleranza per l’inserimento.
Esempio:
Se oggi e' il 5 Novembre e si imposta 2 nel campo, viene eseguito un controllo dall’1 al 3
Novembre (5 meno 2) ed inviata la mail all’utente se sono presenti richieste non ancora
inserite.
Segnala richiesta non inviata:
Se spuntato segnala all’utente, a partire dal giorno del mese corrente indicato in poi, che la
richiesta non e' ancora stata inviata.
Giorno invio mail per richiesta non inviata (mensile - mese corrente)
Relativo al TimeSheet Mensile:indica che da quella giornata del mese corrente verra' inviata la
mail all’utente se la richiesta del mese precedente non e' ancora stata inviata.
Tolleranza giorni per invio mail richiesta non inviata (giornaliera/settimanale)
Per il TimeSheet Giornaliero:indica la tolleranza per l’invio. Ad esempio se oggi e' il 5
Novembre e si imposta 2 nel campo, verra' eseguito un controllo sulle giornate prima del 3
Novembre (5 meno 2) ed inviata la mail all’utente se sono presenti richieste non ancora
inviate.
PARAMETRI PER APPROVATORI E RESPONSABILI DI COMMESSA
Segnala richiesta timesheet
Se spuntato segnala all’approvatore/responsabile (dipende dal momento operativo in cui e'
giunta la richiesta) la presenza di una richiesta timesheet da approvare.E’ possibile impostare
Zucchetti S.P.A.
372
Guida Utente
anche l’invio contestuale.
Segnala richiesta ancora in stato di attesa
Se spuntato segnala all’approvatore/responsabile (dipende dal momento operativo in cui e'
giunta la richiesta), a partire dal giorno del mese corrente indicato in poi, la presenza di una
richiesta ancora in attesa d’approvazione.
Giorno per invio mail richiesta in stato di attesa (mensile - mese precedente)
Relativo al TimeSheet Mensile:indica che da quella giornata del mese corrente verra' inviata la
mail all’approvatore se ci sono richieste del mese precedente non ancora approvate.
Tolleranza giorni per invio mail richiesta in stato di attesa (giornaliera/settimanale)
Per il TimeSheet Giornaliero:indica la tolleranza per l’approvazione. Ad esempio se oggi e' il 5
Novembre e si imposta 2 nel campo, verra' eseguito un controllo sulle giornate prima del 3
Novembre (5 meno 2) ed inviata la mail all’approvatore se sono presenti richieste non ancora
approvate.
Zucchetti S.P.A.
Set Up
8.3
Moduli
Presenta la codifica convenzionale dei Moduli di Work Flow:
Zucchetti S.P.A.
373
374
8.4
Guida Utente
Processi
La codifica dei processi consente di dettagliare per ciascun modulo / processo il criterio
mediante il quale devono essere generati i gruppi.
Modulo
Inserire il codice del Modulo aggiuntivo di Work Flow attingendo il dato dalla Tabella
preconfigurata dalla Zucchetti.
Codice
E' in codice richiamato in Tabelle / Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi. Concorre
quindi all'impostazione dell'iter approvativo.
Occorre fare la distinzione a seconda del modulo che si sta trattando:
MODULO NOTE SPESE E TRASFERTE
La codifica e' fissa e valorizzata come:
AN Quando si gestiscono le trasferte e gli iter necessari all'anticipazione della Trasferta
T2 Tutto cio' che concerne l'iter delle Note Spese
MODULI PRESENZE / PIANO FERIE / MONITOR ASSENZE
Normalmente e' univoco, valorizzato con DEFAULT. Deve essere diversificato quando uno o
piu' giustificativi seguono un iter approvativo diverso dagli altri, e piu' specificatamente:
1) In azienda tutti i giustificativi devono seguire un certo numero di livelli di approvazione
mentre altri, o anche solo uno, necessitano di un altro iter approvativo (Esempio: tutti i
giustificativi devono essere approvati a 1 livello- capo Reparto- ; lo straordinario oltre che dal
capo Reparto deve essere approvato anche dall'Ufficio del Personale).
2) In azienda tutti i giustificativi devono seguire un certo iter di approvazione mentre altri, o
anche solo uno, necessitano di un altro iter approvativo; per esempio: tutti i giustificativi
devono essere approvati a 1 livello- capo Reparto- ; giustificativi come Malattia e Infortunio
devono essere approvati, sempre ad un solo livello, ma da altre persone/ approvatori).
Nei casi menzionati il DEFAULT rimane per la maggioranza dei giustificativi, mentre per quelli
'diversi' deve essere impostato un diverso Processo (da cui scaturisce un'ulteriore Momento
Operativo).
ESEMPI:
Nel primo caso sul Processo DEFAULT si configura il campo <Livelli di Approvazione> = 1,
poi un altro processo come sotto:
Dove 06 e' anche il codice del Giustificativo di Straordinario, tramite il quale Il programma
riconosce che il giustificativo 06 (Straordinario) deve seguire 2 livelli approvativi.
Nel secondo caso puo' valere lo stesso discorso ed impostazione fatti sopra, con la differenza
che il numero Livelli Approvazione non cambia (tra un processo e l'altro). C'e' pero' un'altra
diversita', ovvero che il diverso iter deve essere seguito da piu' di un giustificativo; per cui
occorrerebbe creare piu' di un processo (ognuno per ogni giustificativo). Per questi casi si
consiglia di utilizzare il campo <Famiglia>, che raggruppa diversi giustificativi che devono
Zucchetti S.P.A.
Set Up
375
essere approvati da un altra persona (per esempio un utente dell'Ufficio del Personale).
Quindi identificare con il processo DEFAULT i giustificativi che seguono l'iter 'normale'; poi
creare la 'famiglia' :
Famiglia.
Utilizzabile solo quando il modulo e' MT. Se spuntato presuppone che il codice scritto a fianco
sia quello della famiglia (FAM, nell’esempio sopra: la codifica pero' e' completamente libera).
A sua volta il codice famiglia e' richiamato in Tabelle/ Presenze/ Anagrafica giustificativi.
Con questa modalita' si evita di dover codificare ‘enne’ volte (una per ogni giustificativi facente
parte del nuovo processo):
- Processi
- Anagrafiche momenti
- Momenti operativi
- L’abbinamento 'multiplo' dei processi ai relativi approvatori in Definizione Autorizzatori, che
avviene solo con una riga per Gruppo.
Descrizione
Attribuire una descrizione
Raggruppamento
E' il campo che stabilisce la modalita' con cui effettuare la codifica in Tabelle/ Archivi di Base
/ Gruppi.
Libero: In questo caso e' l'utente in fase di impianto iniziale della procedura che deve
codificare manualmente la Tabella Gruppi
Anagrafico: Il codice del gruppo sara' composto dall'aggregazione delle codifiche assunte dai
campi con la spunta (e sempre il codice societa').
ESEMPIO:
Campi spuntati in tabella: Reparto + Centro di Costo
Soc 01, dip 00001 Rossi con Reparto = 1000 Centro di Costo= 1000000000000016
Il codice gruppo attribuito in fase di importazione da Gestione Presenze e'
01000011000000000000016
Livelli di approvazione
Inserire il numero dei livelli di approvazione che il processo deve seguire.
Zucchetti S.P.A.
Schedulatore
.
Capitolo
IX
Schedulatore
9
377
Schedulatore
Destinata alla schedulazione dei processi automatici attraverso i seguenti momenti:
Path
Registrazione dei percorsi utili per il funzionamneto dello scheduler
Processi
Codifica dei processi che si desidera sottoporer a scheduler
Schedulazione
Indicazione dei processi attivi / non attivi con possibilita' di attivare/disattivare lo stesso
schedule
Lancio Manuale
Per poter lanciare manualmente i processi schedulati da Work Flow
Monitor Elaborazione
Per la richiesta esecuzione dei processi richiesti da Work Flow
Zucchetti S.P.A.
378
9.1
Guida Utente
Path
E' obbligatorio accedere almeno una volta per consentire al programma la codifica dei percorsi
che rendono funzionante lo schedulatore.
Zucchetti S.P.A.
Schedulatore
9.2
379
Processi
La tabella consente di definire i processi che possono essere schedulati. La definizione
avviene attraverso la attribuzione di un codice (il programma attribuisce un codice
progressivo), di una descrizione e del nome del programma java che viene poi richiamato
durante l'esecuzione:
 Il programma <variazione_cs> consente di definire il processo "Variazione automatica
dei Campi di Selezione". Deve essere schedulato solo successivamente all' importazione
completa.
 Il programma <hfpf_bgengiu_mens> consente di schedulare la Generazione
Automatica Giustificativi, ovvero l'esportazione automatica delle Richieste effettuate dal
modulo Piano Ferie, gia' approvate, al Modulo Presenze, (per esportarle come gia'
approvate occorre spuntare il campo <Approva automaticamente richieste da piano ferie>
in Setup Procedura / Presenze Giustificativi; in caso contrario figurano come 'in attesa di
approvazione' ). Il programma e' utilizzabile solo in caso di spunta sul campo <Piano Ferie
con Approvazione Mensile> in Setup Procedura / Piano Ferie e se avviene la corretta
impostazione a livello tabellare in Tabelle / Piano Ferie / Gruppi di esportazione Giustificativi.
E' possibile effettuare l'elaborazione con il Piano Ferie in attesa solo se in Setup Procedura /
Piano Ferie e' spuntato il campo <Genera giustificativi anche per Piani Ferie in attesa>.
IL TRASFERIMENTO AVVIENE CONTROLLANDO LE DATE DELLE RICHIESTE
APPROVATE NEL PIANO FERIE: SONO TRASFERITE TUTTE LE PIANIFICAZIONI
DALL'INIZIO DEL MESE IN CORSO FINO ALLA DATA DELLA SCHEDULAZIONE
(COMPRESO). SE LA SCHEDULAZIONE AVVVIENE IL PRIMO DEL MESE, VENGONO
TRASFERITI I GIUSTIFICATIVI DI TUTTO IL MESE PRECEDENTE. (OGNI
GIUSTIFICATIVO VIENE TRASFERITO UNA VOLTA).
QUANDO E’ STATO L’AMMINISTRATORE AD APPROVARE IL MESE DI PIANO FERIE,
ALLORA QUEL MESE VIENE GENERATO ANCHE NELLA GENERAZIONE EFFETTUATA
NEL MESE SUCCESSIVO, IN MODO TALE CHE RICHIESTE APPROVATE IN RITARDO
SIANO COMUNQUE CONSIDERATE E PERTANTO INVIATE.
L'elaborazione scrive il dettaglio delle operazione effettuate ed eventuali segnalazioni di errore
nel file Gen_log.txt creato sotto la cartella, se scelta, in Setup Procedura/ Generali nel campo
<Percorso file LOG>
Zucchetti S.P.A.
380
Guida Utente
N.B. E’ consigliabile impostare il processo PRIMA di quello che genera i giustificativi
nel GSTLP (export_completa)
N.B bis La presente funzione effettua tutti i controlli impostati sui giustificativi in generale (da
Tabelle / Presenze/ Giustificativi). Va considerato, pero', che il Piano Ferie ha una logica
differente rispetto a controlli come le date di inserimento del giustificativo, proprio perché all’
interno del modulo sono presenti ulteriori controlli. E' possibile fare in modo che la
generazione bypassi le impostatazioni presenti in <Controllo date giustificativi> e l’eventuale
data limite per l’inserimento impostata in Archivi di base/ Flussi/ Periodi Momenti.
Perche' avvenga questa forzatura occorre che in Setup Procedura / Piano Ferie sia spuntato il
campo <Non controllare date periodi momenti e inserimento giustificativi in generazione>.
 Il programma <hfpf_binschup> consente di schedulare i Cambi Gruppo del Piano
Ferie. Il processo viene registrato in un file di ‘LOG’ con nome Grp_log.txt sotto la cartella,
se scelta, in Setup Procedura/ Generali nel campo <Percorso file LOG>. Si precisa che la
funzione di cambio gruppo effettuata il primo del mese, oltre a passare le richieste gia'
effettuate dal dipendente che cambia il Gruppo su quello nuovo, approva automaticamente il
mese in corso se non e' stata effettuata nessuna richiesta e l'approvatore non lo ha gia'
fatto.
N.B. E’ consigliabile impostare il processo DOPO di quello di importazione dei
dipendenti (<import_completa> e/o <import_dipend>)
 Nome Processo per l'Importazione Completa =
import_completa
 Nome Processo per l'Esportazione Richieste =
 Nome Processo per Import. M. Assenze + Generazione =
export_completa
import_completa_ma
 Nome Processo per Varazione Campi di Selezione =
 Nome processo per Importazione Dipendenti =
variazione_cs
import_dipend
L'importazione Dipendenti provvede ad inserire in Work Flow anche i Gruppi da assegnare ai
dipendenti.
Se in Setup Procedura/ Generali e' spuntato il campo <Attiva importazione da flusso
oganizzativo esterno> e' possibile importare da da files esterni con tracciato fisso: gruppi,
abbinamenti dei dipendentiai gruppi e relativi approvatori con il livello.
Quando viene eseguita l’importazione dei dipendenti, il programma controlla le date di
assunzione / licenziamento per abilitare /disabilitare i gruppi di appartenenza ai vari moduli in
Anagrafici/ Rapporto di Lavoro / Work Flow- Gruppi di appartenenza. Se e' stata inserita in
anticipo una data di assunzione futura (per esempio quando un dipendente in forza in una
societa' e’ stato licenziato e riassunto in un’altra societa' presente nello stesso database), il
nuovo rapporto di lavoro viene abilitato solo se il giorno di assunzione e' uguale o inferiore alla
data di elaborazione (data in cui si lancia l’importazione dipendenti).
Zucchetti S.P.A.
Schedulatore
381
import_timbra
Nome processo per Importazione Timbrature =
import_giusti
Nome processo per Importazione Giustificativi =
import_conta
Nome processo per Importazione Contatori =
import_dipend
Nome processo per Importazione Dipendenti =
genera_ma
Nome processo per Generazione Monitor Assenze =
preparamail
Nome Processo per Prepara Mail =
La tabella di Database aggiornata dalla funzione e' hfpr_000001bidomail, dove 000001 e' il
codice ambiente.
Il processo ingloba tutti i i processi di Preparamail riferiti ad ogni modulo, ovvero:
 preparamailmt: per il modulo Presenze
 preparamailns : per il modulo Note Spese. Si precisa che per le mail del
modulo Trasferte non esiste un processo specifico,
perché vengono gestite a parte durante i momenti dell’iter approvativo.
 preparamailpf : per il modulo Piano Ferie
sendmail
 Nome Processo per Spedisci Mail =
 Nome Processo per la preparazione mail del solo modulo Presenze = preparamailmt
 Nome Processo per Prepara e spedisci mail Agenzia di viaggi = preparamailtr
Far riferimento al Setup Mail / Parametri Trasferte per una corretta impostazione
 Nome processo di Preparamail per Piano ferie rettificato/ non approvato
=






preparamailpf
 Nome processo di Preparamail per Note Spese
= preparamailns
 Nome Processo di Sblocco Note spese che hanno variato i momenti operativi’ =
sbloccans
Con 'sbloccans' e’ data la possibilita' di fare in modo che quando un dipendente ha:
- Inserito ed inviato una nota spesa;
- In seguito gli e' stato variato l’iter approvativo. La variazione puo' essere data da una
modifica campi di selezione in anagrafica, oppure sui momenti operativi, attraverso un
cambio del numero dei livelli di approvazione (per esempio da un iter approvativo a 2 livelli
si passa ad uno solo o viceversa).
In queste fattispecie normalmente la Nota Spese doveva essere reinserita. Impostando questo
processo invece il programma registra il cambio e attraverso un processo schedulabile fa in
modo che la Nota Spese ritorni in Stato di Bozza. Sostanzialmente il dipendente deve
semplicemente ricalcolarla e reinviarla, evitando cosi' il reinserimento dei dati.
Oltre a questo, nel momento in cui avviene il processo di ‘sblocco’ della nota spese, il
programma manda una mail al dipendente per segnalargli che esiste una Nota Spese da
reinviare. Vede Setup Mail / Note spese .
 Nome Processo per scaricare i cambi giornalieri delle valute dal sito della Banca Centrale
Europea = cambibce
Il processo e' presente anche in Lancio Manuale, selezionando Cambi (BCE). Scarica
automaticamente dal sito della Banca Centrale Europea (www.ecb.europa.eu) i cambi
giornalieri delle valute.Sul sito menzionato i cambi vengono aggiornati nel pomeriggio intorno
alle 15. L' importazione aggiorna i dati in Tabelle/ Generiche/ Valute/ Cambio Giornaliero. La
data del cambio e' quella in cui avviene il download da Internet. Le impostazioni di accesso al
sito devono essere inserite correttamente nel file configurazioneProxy.xml presente nello
stesso percorso del file dbconfig (webapps\HR-Work Flow\web-inf\classes).
Sotto un esempio di come deve essere impostato. Sostituire i parametri porta/ host/
username/ password, tra > e < con quelli corrispondenti al server su cui e' installato l’
applicativo Work Flow.
<?xml version="1.0"?>
<root>
<proxy>
<porta>8080</porta>
Zucchetti S.P.A.
382
Guida Utente
<host>proxy1</host>
<username>utente</username>
<password>passworddiinternet</password>
</proxy>
</root>
 Nome Processo per l'importazione richieste esterne = hfim_bimportrichgius
Legge le richieste di presenze provenienti da una tabella della base dati creata appositamente.
L’utilizzatore di questo processo deve aver predisposto un programma esterno che aggiorna la
tabella hfim_000001richgius (dove 000001 e’ il codice ambiente) con le varie richieste.
Vedere Tracciato Tabella.
Una volta eseguito la richiesta e’ pronta per seguire il normale iter approvativo definito in Work
Flow.
L'importazione puo' essere eseguita anche dal Lancio Manuale (Voce Importa Richieste
Giustificativi da tabella).
Se in Setup Procedura / Generali e’ definito il campo <Percorso log>, l’importazione richieste
esterne crea ed aggiorna un file che contiene le operazioni eseguite ed eventuali motivi di
scarto delle richieste, che dipendono dalle impostazioni effettuate in HR Work Flow,
Anagrafica giustificativi. Il nome del file e’ ImpRich_log_2010-11-11.txt, dove 2010-11-11
rappresenta la data dell’esecuzione del programma.
Esempio del contenuto del file:
### RIEPILOGO IMPORTAZIONE RICHIESTE ###
- richieste inserite: 0.0
- richieste scartate 1.0
- Inserimento richiesta di ROSSI MARIO (000001 - 0004474) : giustificativo 325 dal
2010-11-03 al 2010-11-03 dalle 16:00 alle 18:00
-- richiesta non inserita: Esiste un giustificativo identico, richiesta non inserita.
 Nome processo per preparare le mail del modulo Time Sheet : preparamailts
E' possibile visualizzare le mail pronte per l'invio da Tabelle/ Time Sheet/ Gestione mail/
Elenco Mail
 Nome processo per spedire le mail del modulo Time Shee e' in comune con gli altri modulit:
sendmail
 Nome processo per il Lancio Elaborazione Timesheet:
hfts_blaunchelab
Occorre impostare i parametri con cui deve essere lanciato in Tabelle/ Time Sheet / Parametri
Schedulazione e in Setup Mail/ Parametri Time Sheet
9.2.1
Tracciato hfim_ambienterichgius
Torna a Processi
Tracciato della tabella:
Nome Colonna
Formato
Commento
CODRICHIE
Numerico
progressivo
Compone la chiave e
deve essere sempre
progressivato
Zucchetti S.P.A.
Schedulatore
IDCOMPANY
6 caratteri numerici
Codice azienda:
sempre 000000 (e'
quella legata al
codice soggetto)
IDSUBJECT
Codice soggetto
Work Flow
(esempio:
rosmar000001= rossi
mario)
CODGIUST
Codice giustificativo
DADATA
Gg/mm/aaaa
Data di partenza
della richiesta
ADATA
Gg/mm/aaaa
Data di fine della
richiesta
DAORA
hh:mm (se hh 08.30
scrivere 08:30)
Ora di partenza della
richiesta.
Se giorno intero
valorizzare con 00:00
AORA
hh:mm (se hh 08.30
scrivere 08:30)
Ora di fine della
richiesta.
Se giorno intero
valorizzare con 00:00
NOTE
Zucchetti S.P.A.
383
La descrizione del
motivo della richiesta
DATAREG
Gg/mm/aaaa
Data d’inserimento
della richiesta
TRASFERITO
0: non trasferito
1: trasferito
Flag di trasferito
Le richieste
valorizzate con 1 non
sono piu' trasferite
cpccchk
Alfanumerico
384
9.3
Guida Utente
Schedulazione
Sono visualizzabili tutti i processi schedulati. Per operare delle variazioni occorre interrompere
il servizio:
Per stoppare lo schedulatore
Per avviare / riavviare lo schedulatore.
Il colore del semaforo indica se il processo e' attivo (verde) o meno (rosso):
Consente di configurare ed attivare lo Scheduler.
Per creare nuovi Processi in Tabella
Per impostare la Schedulazione di un Processo tra quelli creati; la
maschera a cui si accede e'
Zucchetti S.P.A.
Schedulatore
385
Selezionare il Processo dalla tabella;
Impostare data e ora di inizio e fine desiderate (oppure come in figura);
Indicare l'ambito temporale nel quale il processo deve essere eseguito con le modalita'
consentite:
 Da eseguire ogni ogni "n" secondi / ore / minuti
 Giorni di esecuzione (spuntare i giorni desiderati, o tutti, ed in questa modalita' il processo
viene eseguito ad ore fisse)
 Giorno del mese : per processi che e' utile lanciare solo un giorno fisso del mese
Quando si e' operata una variazione sui vari processi, cliccare per
l'aggiornamento delle impostazioni; di seguito riavviare lo Schedulatore.
N.B: per l'attivita' di schedulazione deve essere attivo il servizio del web server(es. Tomcat).
Nel caso di un suo riavvio, il servizio di schedulazione si interrompe.
Zucchetti S.P.A.
386
9.4
Guida Utente
Lancio Manuale
Destinata alla richiesta manuale di esecuzione dei processi previsti dal prodotto di Work
Flow.
Zucchetti S.P.A.
Schedulatore
9.5
Monitor Elaborazioni
Per tenere sotto controllo i processi schedulati o lanciati manualmente.
Zucchetti S.P.A.
387
Gestione Utenti
.
Capitolo
X
Gestione Utenti
10
389
Gestione Utenti
Definizione Autorizzatori
Consente la definizione di utenti riconosciuti con profilo di Amministratore o Approvatore.
Abbinamento automatico approvatori
Gli utenti sono associati ai moduli/processi, precisando il livello di gerarchia che ricoprono
Abbinamento Multiplo Approvatori
Gli approvatori vengono associati ai gruppi , precisando il livello di gerarchia che ricoprono.
Abbinamento Tipologie Approvazione
Questa funzione consente di assegnare contemporaneamente piu' tipologie di approvazione a
piu' soggetti.
Fascia oraria giornaliera
Definisce le finestre temporali nelle quali si possono utilizzare le applicazioni di Work Flow,
con riferimento ai Moduli/processi e al Profilo Utente.
Set Up Utente
Definisce le modalita' con le quali procedere alla assegnazione automatica della Login.
Profilazione Utente
Consente la definizione del profilo utente
Zucchetti S.P.A.
390
10.1
Guida Utente
Definizione Autorizzatori
In questa funzione si determina il ruolo di ciascun utente rispetto al fatto di essere
Approvatore o Utente Standard di Work Flow.
Se in Setup Procedura/ Generali e' spuntato il campo <Attiva importazione da flusso
oganizzativo esterno> e' possibile importare da files esterni a tracciato fisso l'abbinamento
degli approvatori ai gruppi e il loro livello approvativo.
Time Sheet (se il soggetto ha un doppio rapporto di lavoro)
L'importazione completa aggiorna i campi se per il soggetto sono definiti due rapporti di
lavoro; uno ai fini del Time Sheet e uno ai fini della Gestione Presenze. Il codice azienda e
dipendente aggiornato qui e' riferito al Rapporto di Lavoro in cui e' inserito lo Status definito in
Setup / Generali nel campo <Cod. Status (TS doppio rapporto)>
Tipologia
Definire se utente o verificatore. Nel caso si voglia utilizzare la successiva funzione
Abbinamento Automatico Approvatori, oppure Abbinamento Multiplo Approvatori, scegliere
qui gli utenti Approvatori e NON compilare i campi successivi.
IN CASO DI VERIFICATORE OCCORRE DEFINIRE SOTTO IL RELATIVO LIVELLO DI
AUTORIZZAZIONE
Visualizzatore (Utilita' Ufficio Personale)
Se selezionato quando l' utente accede da Utilita' Ufficio Personale non puo' ne approvare
ne' cancellare richieste
Disabilita invio mail per approvatori Presenze
Se spuntanto, solo per l’approvatore in questione, non viene inviata la mail impostata in Setup
Mail/ Presenze – Parametri per approvatore.
Disabilita invio mail per approvatori Piano Ferie
Se spuntanto, solo per l’approvatore in questione, non viene inviata la mail impostata in Setup
Mail/ Piano Ferie – Parametri per approvatore.
Disabilita invio mail per approvatori Trasferte
Se spuntanto, solo per l’approvatore in questione, non viene inviata la mail impostata in Setup
Mail/ Trasferte – Parametri per approvatore.
Disabilita invio mail per approvatori Note Spese
Se spuntanto, solo per l’approvatore in questione, non viene inviata la mail impostata in Setup
Mail/ Note Spese – Parametri per approvatore.
Supervisore
Campo visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze Giustificativi il campo <Abilita
giustificativi speciali> e'spuntato.
Con questa opzione l'utente diventa l'approvatore dei giustificativi definiti come Speciali in
Anagrafici /Azienda. Il normale approvatore in questo caso puo' solo visalizzare le richieste.
La gestione e' utilizzabile, per esempio, per giustificativi che richiedono la presentazione
di un supporto cartaceo, come la donazione sangue, per cui l'approvazione e'
solitamente demandata all'ufficio del personale.
Modulo
E' il modulo aggiuntivo ( da tabella fornita dalla Zucchetti)
Processo
Inserire il codice processo
Gruppo
Inserire il codice del Gruppo (Tabelle / Archivi di base /Gruppi)
Livello
Definire il livello di approvazione (possibili da 1 a 10). Viene effettuato il controllo che il
numero inserito qui non sia superiore a quello stabilito in Tabella Gruppi per il codice che si
sta definendo. Zucchetti S.P.A.
Gestione Utenti
10.2
391
Abbinamento automatico approvatori
Consente di associare gli approvatori a Modulo/ Processo/ Livello. Questa tabella puo' essere
alimentata anche attraverso un processo schedulato.
Occorre aver definito gli utenti come approvatori in Definizione Autorizzatori.
Se si compila anche il codice azienda, sono abbinati all'approvatore scelto i soli gruppi
dell'azienda selezionata.
Zucchetti S.P.A.
392
10.3
Guida Utente
Abbinamento Multiplo Approvatori
Consente di associare gli approvatori a Modulo/ Processo/ Livello.
Occorre aver definito gli utenti come approvatori in Definizione Autorizzatori.
Zucchetti S.P.A.
Gestione Utenti
10.4
Abbinamento Tipologie Approvatori
Zucchetti S.P.A.
393
394
10.5
Guida Utente
Fascia oraria giornaliera
Consente di inibire l'accesso al programma o solo a certi moduli in certi giorni oppure in certe
fasce orarie.
Nell'esempio sotto tutti gli utenti possono operare nel modulo Presenze tutti i giorni (spunta sul
giorno della settimana), ma solo nelle fasce orarie dalle 1100 alle 1230 e dalle 1700 alle 1800.
L'utente che accede in altre fasce orarie non visualizza in menu' delle presenze.
Zucchetti S.P.A.
Gestione Utenti
10.6
395
Set Up Utente
Ogni dipendente dell'azienda e' anche un utente di HR Work Flow. In questa funzione viene
stabilito il tipo di codifica della login utente da generare in automatico durante l'Importazione
Dipendenti effettuata tramite schedulazione oppure con il Lancio Manuale.
Tipo Login
Codice Progressivo
Gli utenti sono creati tramite l'assegnazione di una numerazione progressiva che parte da 1
Chiave del soggetto
Gli utenti sono creati tramite l'assegnazione del codice soggetto (Esempio Rossi Mario:
RosMar000001)
Cognome e Nome
Gli utenti sono creati tramite l'assegnazione di un codice che coincide con Cognome e Nome.
Nei casi di omonimia al secondo soggetto che arriva viene aggiunto 1, al terzo 2 ecc.
Badge
Per fare in modo che l’utenza creata tramite l’impotazione Dipendenti coincida con il codice
badge presente nella base dati unica (Anagrafici/ Soggetto/ Sezione Comuni, sottosezione
Presenze). Se al dipendente viene assegnato un altro codice badge, il programma di
importazione crea la nuova login in base al parametro impostato sul campo <Data assuzione
da controllare per login da badge> presente in Setup Procedura/ Generali.
Non generare in automatico
Il programma non assegna nessuna login in automatico, la cui creazione e relativo
abbinamento all'anagrafica Soggetto e' pertanto a carico dell'utente.
Zucchetti S.P.A.
396
10.7
Guida Utente
Profilazione Utente
La tabella contiene la codifica e altre informazioni sui profili utenti.
Soggetti/Dipendenti
Soggetti: quando la generazione degli utenti deve essere fatta a partire da Anagrafici /
Soggetti
Dipendenti: quando la generazione degli utenti deve essere fatta a partire da Anagrafici /
Rapporto di Lavoro.
La tabella puo' essere alimentata anche attraverso un processo schedulato.
I campi commentati sotto consentono di filtrare solo categorie di utenti scelte in base a:
Tipo dipendente ( In forza / Licenziati, filtro presente solo se nel campo precedente si e'
scelto dipendenti)
Azienda
Cognome/nome (Tramite il Tipo e' possibile anche inserire caratteri approssimativi)
Login
Tutti gli utenti
Utenti aventi la login assegnata
Utenti non aventi la login assegnata
Gestione utente generato
Informazioni Aggiuntive Utente
Modifica / Inserisci nuova utenza
10.7.1 Gestione utente generato
Torna a Profilazione utente
Zucchetti S.P.A.
Gestione Utenti
397
Utente bloccato
Spuntare se si vuole inibire l'accesso di un utente.
Password
Inserire la password
Conferma
Confermare la password inserita nel campo precedente
Cod Gruppo
Indicare i codici gruppo, selezionando tra quelli preimpostati, per abilitare l'utente ai vari
moduli.
Indicare 97 per abilitare l'utente al punto di menu' Stato Comunicazione SUPERVISOR. Il
soggetto in questione e' incaricato di approvare o respingere le comunicazioni effettuate dai
dipendenti all'azienda quando sono variati i loro dati relativi a sindacati, coordinate bancarie e
indirizzi.
Indicare 98 per abilitare l'utente al punto di menu' Richieste Anticipi (Modulo Trasferte).
L'utente ha funzione di cassa nel senso che eroga o rifiuta gli anticipi ai dipendenti che ne
fanno richiesta ai fini della Trasferta.
Indicare 99 per abilitare l'utente al punto di menu' Richieste Prenotazioni (Modulo Trasferte).
L'utente ha funzione di Ufficio Viaggi nel senso che predispone le prenotazioni relative a
automobili, biglietti (aereo, treno ecc) e alberghi ai dipendenti che ne fanno richiesta ai fini
della Trasferta.
In questa sezione occorre indicare gli applicativi con cui l'utente lavora e il relativo codice
ambiente che, tranne' in casi particolari, e' 0000001.
Questa sezione raccoglie i dati che interessano la gestione della Privacy, se si desidera
attivarla.
Data creazione utente
Viene memorizzata dal programma la data in cui la login e' stata creata
Obbligo cambio Password al prossimo accesso
Selezionare quando si vuole constringere l'utente a cambiare la password
Data fine validita' password
Definire la data di fine validita' della password in essere
Zucchetti S.P.A.
398
Guida Utente
Data ultimo accesso
Viene memorizzata dal programma
Data fine validita' utente
Inserire la data oltre la quale l'utente non puo' piu' accedere a Work flow (esempio dipendenti
licenziati)
10.7.2 Informazioni aggiuntive
Torna a Profilazione utente
Consente di pilotare la creazione di un nuovo soggetto nell'applicativo e anche di impostare la
gestione della storicizzazione, tramite la quale, dopo che e' stata apportata una modifica al
Rapporto di Lavoro (esempio cambio del livello), il programma memorizza comunque sia il
'vecchio' dato (e le date in cui era valido), che la nuova situazione e la data a partire dalla
quale la stessa e' effettiva.
10.7.3 Modifica inserisci nuova utenza
Torna a Profilazione utente
Consente all'utente amministratore di modificare/inizializzare la Login Utente, ovvero il codice
utente con cui il dipendente accede al programma.
Zucchetti S.P.A.
Gestione Utenti
10.8
399
Sicurezza
Programmi installati
Consente la visualizzazione di tutti i programmi installati nella procedura.
Sicurezza procedure
Consente la visualizzazione degli utenti che possono visualizzare il programma.
Configurazione menu'
Consente di definire la visualizzazione e l'utilizzo dei vari punti di menu' per i vari
dipendenti in base ai gruppi o ai singoli utenti.
10.8.1 Programmi installati
Questo punto di menu' permette la visualizzazione di tutti i programmi utilizzati dalla
procedura e l'associazione con le tabelle utilizzate. Non modificare.
10.8.2 Sicurezza procedure
Sono visualizzati di tutti i programmi contenuti nell'applicativo e per ognuno sono specificati i
livelli autorizzativi concessi a tutti gli utenti. Nell'esempio sotto viene presa come esempio la
Generazione del Piano Assenze, che per sua natura puo' essere effettuata solo dall'utente
Amministratore (Utente WF Monitor Assenze) e nel caso specifico anche AZZPIE, in
Anagrafici/ Soggetto, e' stato definito come Gestore Monitor Assenze, per cui gli e' consentita
la funzione di Generazione.
10.8.3 Configurazione menu
E' possibile da qui effettuare personalizzazioni a livello di menu / utente.
Da utilizzare ad esempio quando occorre fare in modo che un dipendente possa operare su
una funzione di Work Flow che normalmente sarebbe abilitata solo all'Amministratore.
Aprire il punto di menu' interessato nella parte sinistra (dove e' proposto l'intero menu' del
Zucchetti S.P.A.
400
Guida Utente
programma) ; sulla destra sono visualizzati tutti gli utenti o gruppi d'accesso; quindi scegliere
l'utente interessato alla personalizzazione del menu' e definire quali autorizzazioni attribuirgli.
Nell'esempio sotto AZZPIE puo' SOLO visualizzare l'Anagrafica Giustificativi, ma non ha
nessuna delle altre autorizzazioni (inserimento, modifica, cancellazione).
Tipo abilitazione
Utenti: scegliere quando la personalizzazione menu' deve essere effettuata sul singolo
utente WF; con il tasto ricerca viene proposto l'elenco dei dipendenti.
Gruppi d'accesso: scegliere quando la personalizzazione del menu' deve essere effettuata su
Gruppi di utenza, definiti in User login/ Control Panel / Menage Group
Tutti:se scelto, la ricerca visualizza sia i dipendenti che i gruppi.
Zucchetti S.P.A.
Gestione Utenti
10.9
401
Filtri
Tramite queste funzionalita' si possono impostare i filtri per gli utenti .
10.9.1 Entita
Contiene Query su alcune delle tabelle del Database preconfigurate per la creazione di filtri.
Le query presenti sono manutenzionate dalla Zucchetti e consentono di filtrare i dati sui
camppi delle tabelle specifiche dell'Azienda, del Soggetto e del Rapporto di Lavoro.
10.9.2 Filtri Utente
Tramite questa funzionalita' si stabiliscono i filtri sui dati che un utente o un gruppo di utenti
puo' visualizzare/ gestire, quindi filtrare i dati (delle tabelle definite in Entita') che possono
essere visualizzati nelle funzioni amministrative da un utente o da un gruppo di utenti.
Entita'
E' possibile selezionare una delle Entita' precodificate.
Utente/Gruppo
E' possibile selezionare l'utente o il Gruppo di utenti (Control Panel / Menage Group) su cui
applicare il filtro.
Query
Query precodificata che fornisce, nella colonna <Campo> della griglia sotto, l'elenco dei dati
che si possono filtrare.
Utilizzare preferibilmente i campi delle tabelle principali (coda_company00,
hfwf_loginutenti,hrdd_employee00)
Ord
Numero sequenziale della riga nella griglia. Se sono presenti piu' righe, sono agganciate tra
loro dalla valorizzazione dell'operatore Logico
Campo
In base alla query selezionata sopra sono visualizzati e selezionabili i dati relativi.
Operatore
Scegliere tra le condizioni proposte la modalita' di selezione del dato.
Operatore logico
Scegliere come legare tra loro le condizioni definite su ogni riga.
Valori
Inserire i possibili codici da filtrare e far visualizzare.
Zucchetti S.P.A.
402
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
.
Capitolo
XI
404
11
Guida Utente
Utilita' Ufficio personale
Presenze
Attivita' di utilita' riservate all'Ufficio Personale per interventi richiesti dal modulo
Presenze.
- Cartellini Mensili
- Visualizzazione Richieste
Trasferte e Nota Spese
Attivita' di utilita' riservate all'Ufficio Personale per interventi richiesti dal modulo
Trasferte e Note Spese.
- Stampe di Controllo
- Generazione File Trasferte
Piano Ferie
Attivita' di utilita' riservate all'Ufficio Personale per interventi richiesti dal modulo Piano
Ferie.
- Attiva piano ferie
- Riapertura piano ferie
- Controlli
- Stampa
- Cambio gruppo
-Generazione giustificativi
Monitor Assenze
Attivita' di utilita' riservate all'Ufficio Personale per interventi richiesti dal modulo Piano
Ferie.
- Generazione Piano Assenze
- Visualizza Cruscotto Annuale
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
11.1
405
Utilita': Presenze
11.1.1 Util Cartellino Mensile
Possibilita' di visualizzazione e stampa del cartellino relativamente al dipendente
richiesto.
11.1.2 Util Visualizzazione Richieste
Consente la verifica delle richieste in base alle chiavi di selezione impostate.
Al fine di velocizzare e snellire l’accesso al programma, il programma imposta
automaticamente sull’elenco un filtro sull’anno delle richieste (estraendo solo quelle con anno
uguale alla data di accesso) e, tra tutte, solo quelle in stato ‘in attesa’. Poi e' a carico dell’
utente impostare altri eventuali filtri oppure cliccare sul bottone Ricerca, se quanto impostato
corrisponde a quello che si desidera visualizzare.
11.1.3 Util Approva respingi rich mese precedente
Consente di approvare o respingere in automatico tutte le richieste in attesa del mese
precedente.
Per attivare la funzione occorre spuntare uno dei due campi relativi (vedere sotto) in Tabelle /Presenze / Anagrafica giustificativi.
I giustificativi che dovranno essere approvati automaticamente devono avere la spunta
sul campo <Approva richieste mese prec>, mentre quelli che dovranno essere respinti
automaticamente devono avere la spunta sul campo <Respingi richieste mese prec>.
Conferma
Cliccare per eseguire l'elaborazione, che quindi approva o respinge tutte le richieste del
mese precedente che sono rimaste, come stato, in “Attesa” e i cui giustificativi sono
identificati come sopra descritto.
Al termine dell'elaborazione sono segnalate il numero delle richieste approvate e
respinte. Nella “storia” della richiesta viene evidenziato che l'operazione e' stata eseguita
dall'ufficio del personale.
11.1.4 Util Esporta dati delega sostitutiva
Consente l'esportazione di un file con formato CSV contenente i dati delle deleghe
sostitutive.
11.1.5 Sbocca richieste con causali elaborate
Da utilizzare in particolari casi, ovvero:
- Gestione Giustificativi con causali per approvatori attiva;
- Applicativo di presenze: Gestione Presenze 3;
- L’approvatore ‘trasforma’ un giustificativo proveniente da Gestione Presenze in uno o piu'
dei giustificativi possibili;
- Si accorge di aver sbagliato perché doveva assegnare ad un altro giustificativo
Nel caso normale non potrebbe piu' far niente perché il giustificativo ha gia' seguito l’iter
approvativo; tramite la presente funzione invece, sblocca la situazione facendo in modo di
ripristinare la situazione e poter andare a giustificare diversamente.
Zucchetti S.P.A.
406
Guida Utente
11.1.6 Delega Sostitutiva
Anche da questo menu' e' possibile inserire una richiesta di delega sostitutiva. Per un
determinato periodo si delega ad un altro approvatore l’approvazione delle richieste dei suoi
approvati. Vengono richiesti:
- il codice dell’approvatore,
- quello del suo delegato
- il periodo per cui si effettua la delega
- Il processo e Gruppo
Elimina delega degli utenti che non sono piu' approvatori
Utilizzare per eliminare le deleghe sostitutive creati da utenti che in data attuale non sono piu'
definiti come approvatori.
Cliccando sul pulsante, viene richiesto il codice del delegante. Con la ricerca sono filtrati ed
intercettati solo gli utenti che si trovano nella casistica menzionata e per cui e' presente una o
piu' deleghe.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
11.2
407
Utilita': Trasferte
11.2.1 Visualizzaz globale Trasferte
La funzione consente di visualizzare/ trattare tutte le richieste di trasferta gia' inviate agli
approvatori.
Al fine di velocizzare e snellire l’accesso al programma, il programma imposta
automaticamente sull’elenco un filtro sull’anno delle trasferte (estraendo solo quelle con anno
uguale alla data di accesso) e, tra tutte, solo quelle in stato ‘in attesa’. Poi e' a carico dell’
utente impostare altri eventuali filtri oppure cliccare sul bottone Ricerca, se quanto impostato
corrisponde a quello che si desidera visualizzare.
11.2.2 Visualizzaz globale Note Spese
Sono visualizzate tutte Le Note Spese Inviate agli Approvatori.
Al fine di velocizzare e snellire l’accesso al programma, il programma imposta
automaticamente sull’elenco un filtro sull’anno delle note spese (estraendo solo quelle con
anno uguale alla data di accesso) e, tra tutte, solo quelle in stato ‘in attesa’. Poi e' a carico dell’
utente impostare altri eventuali filtri oppure cliccare sul bottone Ricerca, se quanto impostato
corrisponde a quello che si desidera visualizzare.
Vedere Stato Richieste
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <Abilita la possibilita' di
rimandare in bozza NS approvate> l’utente che accede ha la facolta’ di rimandare in stato di
Bozza le note spese gia' approvate a tutti i livelli, che quindi si presentano come in figura:
Si ricorda che per le note spese in bozza e' possibile utilizzare la funzione specifica che
consente all’Ufficio del Personale di mandare una mail al dipendente per comunicargli, ad
esempio, il motivo per cui il rimborso gli e' stato rimandato (Visualizzazione Note Spese in
Stato di bozza). Questo in modo che la persona possa provvedere ad eventuali modifiche, al
ricalcolo, ed al re invio.
Zucchetti S.P.A.
408
Guida Utente
11.2.3 Visualizzazione Note Spese in Bozza
Consente di visualizzare tutte le note spese che i dipendenti hanno inserito e non ancora
inviato.
Qui e' possibile:
- inviare le note spese (funzione corrispondente al click sulla busta da parte di chi
inserisce i rimborsi)
- Spedire una mail alle persone interessate con un testo parametrizzabile direttamente
dalla funzione
- Prendere visione di tutti i dati contentuti nella nota spese.
Rendi tutte le richieste di questa pagina
Cliccando sulla funzione desiderata e' il programma che sposta i 'pallini' nella colonna
selezionata. L'utente deve confermare con
: consente di integrare la dicitura fissa assegnata dal
programma al testo della mail con un testo variabile di volta in volta:
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
409
IMPORTANTE: le mail inviate utilizzando la presente funzione sono spedite direttamente
tramite il server smtp (impostato nel Setup Mail). Ne consegue che non sono
visualizzabili sulla tabella di database hfpr_[codice ambiente]bidomail, come
normalmente avviene per i messaggi posta elettronica automatici di Work Flow.
Nel momento in cui si effettua lo <spedisci mail> il programma memorizza in un file log le
operazioni effettuate.
Il nome del file e' Mail_Log_20100519, dove 20100519 e' la data in cui la funzione viene
lanciata (AAAAMMGG). Viene creato sotto il percorso definito in Setup Procedura/
Generali – Definizione percorsi, campo <Percorso file Log>.
11.2.4 Visualizzazione NS Spese non documentate
Funzione sviluppata ad hoc per specifiche esigenze di un cliente.
Stato spese/Km
L’impostazione del campo consente di estrarre tra tutte le Note Spese quelle che si trovano
nelle seguenti casistiche:
Spese non documentate: Comprensive, nella sezione spese, SOLO di spese non
documentate (se sono presenti sia spese non documentate che qualsiasi altra voce di spesa,
oppure anche una sola diaria, l’intera nota e' esclusa da questa visualizzazione).
Senza sforamento di % dei km modificati: Note spese comprensive di soli rimborsi kilometrici
(senza nessun’altra voce di spesa), per cui il dipendente ha rispettato il numero dei km di
distanza tra le localita', oppure ha modificato il numero dei km ma senza sforare la % indicata
in Tabelle/ Trasferte/ Controlli / Limiti di spesa, campo <% differenza km>
% km + spese non documentate: Note spese che comprendono entrambe le casistiche sopra
(quindi hanno al loro interno solo spese non documentate E rimborsi km per cui sono stati
rispettati i limiti del numero km commentati sopra)
Note spese con solo indennita’: sono visualizzate le note spese in cui sono presenti solo
Diarie, senza nessun altro tipo di spesa;
% km+ spese non documentate+ indennita’: sono visualizzate le note spese in cui sono
presenti contemporaneamente:
 rimborsi kilometrici non sforati;
 spese non documentate
 Diarie
Note Spese con almeno 1 indennita': filtra tutte le note spese contenenti anche solo un
indennita', anche se sono presenti altre spese.
Stato note spese
Scegliere lo stato delle note spese da visaulizzare.
Stato App.ne Livello
Il campo e' visualizzato quando si imposta il filtro su ‘in attesa’, e viene proposta un’ulteriore
selezione. Le opzioni sono:
Stato non specificato: non viene eseguito nessun filtro
Approvato primo livello: sono filtrate le note spese da approvare a secondo livello
Nessuna approvazione: sono filtrate le note spese inviate dal dipendente ed in attesa di
approvazione 1^ livello.
Zucchetti S.P.A.
410
Guida Utente
La stampa generatada questo punto di menu', che corrisponde alla Normale con indennita',
riporta la dicitura DA NON CONSEGNARE ALL'UFFICIO DEL PERSONALE
11.2.5 Ricalcolo Note spese
Consente di calcolare una serie di Note Spese. Non e' necessario che i rimborsi siano in
stato ‘da calcolare’ (ovvero con la rotellina). Il ricalcolo e' utile in casi in cui sono state
effettuate delle variazioni sulle tabelle oppure nelle impostazioni in genere (Indennita',
anagrafica controlli, Citta', Rapporto di Lavoro ecc.). Tramite il ricalcolo non si e' costretti
a risalvare ogni nota spese per avere la possibilita' di rielaborarla.
Rendi tutte le richieste di questa pagina
Cliccando sulla funzione desiderata e' il programma che sposta i 'pallini' nella colonna
selezionata. L'utente deve confermare con
11.2.6 Stampe di controllo
Permette di estrarre una stampa delle note spese in base ai criteri selezionati.
11.2.7 Stampa totali
Utilizzabile da utenti amministratori.
Anno
Indicare l'anno
Mensilita' di
Indicare il mese o tutte le mensilita'
Stato
Approvate: il report contiene il totale spese di tutte le note spese approvate nel periodo
selezionato
Approvate e Trasferite: il report contiene il totale spese di tutte le note spese approvate e
gia' liquidate nel periodo selezionato
11.2.8 Stampa note spese non approvate
Estrae dall’applicativo note spese, un file e/o la stampa con l’elenco dei rimborsi non
ancora approvati, permettendo di stimare il costo dei rimborsi che l’azienda dovra'
liquidare.
Il file generato ha lo stesso tracciato dell’export Paghe Zucchetti (file movgio.txt), e
contiene gli importi delle note spese che sono in stato:
In attesa
Respinte
Bozza
La funzione permette anche di estrarre una stampa in formato pdf contenente i totale
per dipendente/generale e che riporta i dipendenti in ordine alfabetico.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
411
11.2.9 Generazione file trasferte
Procedura per la generazione del file delle note spese e che prevede la possibilita' di
richiedere una stampa. Il file da generare e il percorso relativo e' definito nel Setup
Procedura, sezione GENERAZIONE FILE.
Il percorso (path) ed il nome proposti sono quelli definiti in Setup Procedura / Note Spese
e Trasferte. Il nome e' modificabile.
Note Spese approvate fino al
Viene pre - compilato dal programma con la data in cui si accede alla funzione. Se in
Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <In Generazione File
considera anche le NS del mese corrente>, quando si genera il file senza selezionare la
singola mensilita', nell'archivio sono scritti i dati di eventuali rimborsi del mese che:
- Sono stati approvati ENTRO la data che l’utente seleziona in generazione, sul campo <Note
Spese approvate fino al>;
- Si trovano nello stato corrispondente a quello necessario per il file che si sta creando
(liquidazione o Generazione file contabile)
Tutte le mensilita'
Sono considerate nel file tutte le note spese dell'anno selezionato che si trovano nello stato
adatto alla generazione del file scelto. (vedere campo precedente per il fatto di considerare o
meno le note spese del mese corrispondente a quello della data del lancio della Generazione
-attuale-).
Singola mensilita'
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <In Generazione File per
Singola Mensilita' considera anche mesi precedenti al mese selezionato>, quando viene
generato il file delle note spese con questa opzione attiva, sono scritte sull’archivio anche le
note spese di mesi antecedenti a quello selezionato che risultano approvate e nello stato
corrispondente a quello del file che si sta generando.
Singolo Dipendente
Per generare il file, di controllo, comprensivo dei dati di un solo dipendente. Con questa
selezione viene abilitato il campo dipendente.
Societa'
Quando si richiede il file specificando il codice azienda il programma aggiunge al nome dell’
archivio la specifica _0001, dove 0001 e' il codice dell’azienda selezionata.
Dipendente
Se l'utente ha effettuato la scelta di <singolo dipendente> e' possibile selezionarne il codice
(l'azienda e' obbliggatoria).
11.2.10 Generazione file trasferte non Zucchetti
Procedura per la generazione del file delle note spese NON Zucchetti.
Il Tipo di file da generare e il percorso relativo sono definiti nel Setup Procedura/ Note
Spese e Trasferte.
Le voci generate sull'archivio Ge.Pe. Scheda 42 DM devono essere impostate
correttamente in Tabelle / Trasferte / Voci di File nella sezione specifica.
Il percorso (path) ed il nome proposti sono quelli definiti in Setup Procedura / Note Spese
e Trasferte. Il nome e' modificabile.
Note Spese approvate fino al
Viene pre - compilato dal programma con la data in cui si accede alla funzione. Se in
Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <In Generazione File
considera anche le NS del mese corrente>, quando si genera il file senza selezionare la
singola mensilita', nell'archivio sono scritti i dati di eventuali rimborsi del mese che:
- Sono stati approvati ENTRO la data che l’utente seleziona in generazione, sul campo <Note
Spese approvate fino al>;
- Si trovano nello stato corrispondente a quello necessario per il file che si sta creando
(liquidazione o Generazione file contabile)
Tutte le mensilita'
Zucchetti S.P.A.
412
Guida Utente
Sono considerate nel file tutte le note spese dell'anno selezionato che si trovano nello stato
adatto alla generazione del file scelto. (vedere campo precedente per il fatto di considerare o
meno le note spese del mese corrispondente a quello della data del lancio della Generazione
-attuale-).
Singola mensilita'
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <In Generazione File per
Singola Mensilita' considera anche mesi precedenti al mese selezionato>, quando viene
generato il file delle note spese con questa opzione attiva, sono scritte sull’archivio anche le
note spese di mesi antecedenti a quello selezionato che risultano approvate e nello stato
corrispondente a quello del file che si sta generando.
Singolo Dipendente
Per generare il file, di controllo, comprensivo dei dati di un solo dipendente. Con questa
selezione viene abilitato il campo dipendente.
Societa'
Quando si richiede il file specificando il codice azienda il programma aggiunge al nome dell’
archivio la specifica _0001, dove 0001 e' il codice dell’azienda selezionata.
Dipendente
Se l'utente ha effettuato la scelta di <singolo dipendente> e' possibile selezionarne il codice
(l'azienda e' obbliggatoria).
11.2.11 Generazione File Contabilita' Personalizzato
Procedura per la generazione del file di contabilita' a programmi NON Zucchetti.
Il file da generare e il percorso relativo sono definiti nel Setup Procedura/ Note Spese e
Trasferte sul campo <Tipologia file> nella sezione GENERAZIONE FILE CONTABILITA'
PERSONALIZZATO.
Il percorso (path) ed il nome proposti sono quelli definiti in Setup Procedura / Note Spese
e Trasferte. Il nome e' modificabile.
Note Spese erogate fino al
Viene pre - compilato dal programma con la data in cui si accede alla funzione.
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <In Generazione
File considera anche le NS del mese corrente> quando si genera il file senza selezionare
la singola mensilita', nell'archivio sono scritti i dati di eventuali rimborsi del mese che:
- Sono stati erogati ENTRO la data che l’utente seleziona in generazione sul campo; per
erogati si intende per cui e' stata effettuata la Generazione del file paghe definitiva.
- Si trovano nello stato corrispondente a quello necessario per il file che si sta creando
(Generazione file contabile)
Tutte le mensilita'
Sono considerate nel file tutte le note spese dell'anno selezionato che si trovano nello stato
adatto alla generazione del file scelto. (vedere campo precedente per il fatto di considerare o
meno le note spese del mese corrispondente a quello della data del lancio della Generazione
-attuale-).
Singola mensilita'
Se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <In Generazione File per
Singola Mensilita' considera anche mesi precedenti al mese selezionato>, quando viene
generato il file delle note spese con questa opzione attiva, sono scritte sull’archivio anche le
note spese di mesi antecedenti a quello selezionato che risultano approvate e nello stato
corrispondente a quello del file che si sta generando.
Singolo Dipendente
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
413
Per generare il file, di controllo, comprensivo dei dati di un solo dipendente. Con questa
selezione viene abilitato il campo dipendente.
Societa'
Quando si richiede il file specificando il codice azienda il programma aggiunge al nome dell’
archivio la specifica _0001, dove 0001 e' il codice dell’azienda selezionata.
Dipendente
Se l'utente ha effettuato la scelta di <singolo dipendente> e' possibile selezionarne il codice
(l'azienda e' obbliggatoria).
11.2.12 Util Supporto Magnetico per banche
Procedura per la generazione del file da trasmettere alle banche contenente i dati da
liquidare relativi alle note spese. L'archivio creato e' conforme al tracciato Setif, inoltre
viene prodotta anche la lettera accompagnatoria per la banca ed una stampa di controllo
con l'elenco dei dipendenti, con relative coordinate bancarie, e il netto da pagare per
dipendente.
Il percorso del file deve essere definito in Sistema / Definizione percorsi
ATTENZIONE:
LA GENERAZIONE DEVE ESSERE LANCIATA IN MODALITA’ DEFINITVA
CONTESTUALMENTE ALLA GENERAZIONE FILE DELLE TRASFERTE AVVENUTA
SEMPRE IN MODALITA’DEFINITIVA. QUESTO PER EVITARE DISALLINEAMENTI
DEI DATI DA TRASMETTERE.
Impostazioni preliminari:
1. Caricare un codice in Tabelle / Pagamento Competenze / Tipo Pagamento che nel campo
<Modalita' di pagamento> abbia valorizzato ‘Bonifico / Giroconto / Girofondo (setif*)’
2. Caricare il gruppo di addebito per l’azienda per cui occorre generare il Setif in Tabelle /
Pagamento Competenze / Gruppi di addebito.
3. Il gruppo di addebito abbinato deve aver spuntato il campo <Bonifico con coordinate IBAN>.
4. Lo stesso Gruppo di addebito ed il Tipo Pagamento devono essere abbinati al Dipendente
nel Rapporto di Lavoro / Comuni / Accredito. Il Tipo Pagamento deve avere la spunta sulla
colonna <Principale>.
5. In Sistema / Definizione percorsi sul campo Archivi esterni indicare support/. I files sono
generati nella cartella in WEBAPPS / HR-WORK FLOW/ SUPPORT. NON E’ POSSIBILE
IMPOSTARE UN PERCORSO DIVERSO.
6. Impostare in Archivi di Base / Flussi / Momenti Operativi per il Modulo TR, Processo T2, un
momento che preveda come ID Status il codice 30 (fisso). Vedere esempio
TRACCIATO FILE SETIF
11.2.12.1 Lettera accompagnatoria Setif
Torna a Supporto Magnetico
Zucchetti S.P.A.
414
Guida Utente
11.2.12.2 Stampa di Controllo Setif
Torna a Supporto Magnetico
11.2.12.3 Tracciato Setif
Torna a Supporto Magnetico
TIPO REC PC
O = Obbligatorio
F = Facoltativo
POS
DA-A
tip
o
O/F
1
2-3
A
O
NOME CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
Tipo record
PC
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
415
4-8
A
O
Mittente Identificativo SIA
Da indicare in Tabelle /
Pagamento Competenze / Gruppi
di addebito, campo omonimo sul
gruppo addebito legato al
rapporto di lavoro
9-13
N
O
Ricevente
Codice ABI indicato sempre nella
stessa tabella sopra
14-19
O
N
Data di creazione
Data di creazione (in selezione
della Generazione file da WF)
20-113
F
AN
Campi Facoltativi
Sempre spazi
114
O
A
Divisa
E= Euro
TIPO REC EF
POS
DA-A
tipo
O/F
1
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
2-3
A
O
Tipo
record
EF
4-8
A
O
Mittent
eIdentifi
cativo
SIA
Da indicare in Tabelle /
Pagamento Competenze /
Gruppi di addebito, campo
omonimo
9-13
N
O
Riceve
nte
Codice ABI indicato sempre
nella stessa tabella sopra
14-19
O
N
Data di
creazio
ne
Data di creazione (in selezione
della Generazione file da WF)
46-52
O
N
Numer
o
disposi
zioni
Numero disposizioni pagamento
contenute nel file
53-67
O
N
Importi
negativ
i
Sempre zeri
68- 82
O
N
Importi
positivi
Importo da rimborsare
83-89
O
N
Numer
o
record
Numero dei records contenuti
nel file
Filler
Sempre spazi
90-113
Zucchetti S.P.A.
NOME
CAMP
O
416
Guida Utente
114
O
A
115-12
0
Codice
divisa
E= Euro
Filler
spazi
TIPO RECORD 10
POS
DA-A
tip
o
O/F
1
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
2-3
O
N
Tipo record
Sempre 10
4-10
O
N
Numero
progressivo
NUMERO DELLA DISPOSIZIONE
Filler
Sempre spazi
11-16
17-22
F
N
Data
GGMMAA Data compilata a
video (data valuta
azienda/ente)
23-28
F
N
Data valuta
GGMMAA Data compilata a
video (data valuta
azienda/dipendente)
29-33
O
A
Causale
34-46
O
N
Importo
Importo totale dele note spese
da rimborsare
47
O
A
Segno
Sempre +
48-52
O
N
ABI banca
ordinante
ABI indicato nella tabella
gruppo di addebito abbinata al
dipendente (vedere sopra)
53-57
O
N
CAB Banca
CAB indicato nella tabella
gruppo di addebito abbinata al
dipendente (vedere sopra)
58-69
O
A
Conto
ordinante
Numero di c/c indicato nella
tabella gruppo di addebito
abbinata al dipendente (vedere
sopra)
70 –
74
F
N
Codice
banca
destinataria
ABI banca del dipendente
(Rapporto di lavoro / Comuni /
Accredito campo <Codice
banca>)
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
417
75-79
F
N
CAB banca
destinataria
dell’
accredito
CAB banca del dipendente
(Rapporto di lavoro / Comuni /
Accredito campo <Codice
sportello bancario>)
80-91
F
A
Conto
destinatario
Num C/C del dipendente ABI
banca del dipendente
(Rapporto di lavoro / Comuni /
Accredito campo <Num C/c>)
92 –
96
F
A
Codice
azienda
Da indicare in Tabelle /
Pagamento Competenze /
Gruppi di addebito, campo
omonimo sul gruppo addebito
legato al rapporto di lavoro
97
F
N
Tipo codice
Sempre 2 che sta per matricola
(e' riferito al tipo di codifica del
campo successivo)
98113
F
A
Codice
cliente
beneficiario
Da 98 a 104 viene indicato il
codice attribuito al dipendente
in WF
114
F
N
Modalita'
pagamento
1 = bonifico/giroconto/
girofondi
Filler
Sempre spazi
Codice divisa
Deve coincidere con l’omonimo
campo del record di testa (E
per Euro)
115-1
19
120
O
A
TIPO RECORD 16 (COORDINATE ORDINANTE)
POS
DA-A
tipo
O/F
1
Zucchetti S.P.A.
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
2-3
O
A
TIPO
RECORD
SEMPRE 16
4-10
O
N
NUMERO
PROGR.
Stesso numero disposizione del
tipo rec 10
11-12
O
A
Cod Paese
IT o SM
13-14
O
N
Check digit
Valorizzazione del campo
<Check digit> nella Tabella
Gruppo di addebito, del codice
G.Add. abbinato nel Rapporto
di lavoro al dipendente.
418
Guida Utente
15
O
A
CIN
Valorizzazione del campo
<CIN> nella Tabella Gruppo di
addebito, del codice G.Add.
abbinato nel Rapporto di lavoro
al dipendente.
16-20
O
A
ABI
Codice ABI della banca:
- deve corrispondere con il
codice ABI del ricevente (pos.
9-13) presente sul record di
testa
21-25
O
N
CAB
CAB della stessa banca sopra
26-37
O
A
Numero
conto
Numero c/c della banca sopra
Filler
Sempre spazi
38-12
0
TIPO RECORD 17 (COORDINATE BENEFICIARIO)
POS
DA-A
tipo
O/F
1
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
2-3
O
A
TIPO RECORD
SEMPRE 17
4-10
O
A
NUMERO
PROGR.
Stesso numero del rec 10
11-12
O
A
Codice paese
IT o SM
13-14
O
A
Check digit
Valorizzazione del campo
<Check digit> della banca del
dipendente (Rapporto di lavoro
/ Comuni / Accredito)
15
O
A
ABI
Valorizzazione del campo
<Codice Banca> della banca
del dipendente (Rapporto di
lavoro / Comuni / Accredito)
21-25
O
N
CAB
Valorizzazione del campo
<Codice sportello> della banca
del dipendente (Rapporto di
lavoro / Comuni / Accredito)
26-37
O
A
Numeor conto
Valorizzazione del campo
<C/C> della banca del
dipendente (Rapporto di lavoro
/ Comuni / Accredito)
Filler
Sempre spazi
38-12
0
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
419
TIPO RECORD 20
POS
DA-A
tipo
O/F
1
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
2-3
O
A
TIPO
RECORD
SEMPRE 20
4-10
O
N
NUMERO
PROGR.
Stesso numero del tipo rec
10
11-40
O
A
Denominazi
one azienda
41-70
O
N
Indirizzo
Azienda/
Ente
71-10
0
F
A
Localita'
Azienda/
Ente
101-1
16
O
A
Codice
Fiscale
Azienda/
Ente
117-1
20
Filler
Indirizzo azienda
Sempre spazi
TIPO RECORD 30
POS
DA-A
tipo
O/F
1
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
2-3
O
A
TIPO RECORD
SEMPRE 30
4-10
O
N
Numero progr
Stesso numero del tipo rec 10
11-100
O
A
Cognome e nome del dipendente
101-116
F
A
Codice Fiscale dipendente
TIPO RECORD 40
POS
DA-A
tipo
O/
F
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
A
TIPO RECORD
SEMPRE 40
N
Numero progr
Stesso numero del tipo rec 10
1
2-3
4-10
Zucchetti S.P.A.
O
420
Guida Utente
11-40
F
A
Indirizzo
41-45
F
N
CAP
46-70
F
A
Comune e
sigla provincia
71-120
F
A
Banca/
sportello
beneficiario
O/
F
NOME
CAMPO
COMMENTO
FILLER
SEMPRE BLANK
Descrizione della Banca del
Dipendente
TIPO RECORD 50/60
POS
DA-A
tipo
1
2-3
O
A
TIPO RECORD
SEMPRE 50/ 60
4-10
O
N
Numero progr
Stesso numero del tipo rec 10
11-40
O
A
Descrizione motivo accredito
inserita a video dall’utente che
genera il file.
11.2.13 Generazione File Aniticipi
Il file di contabilita' generato dalla funzione viene creato nel percorso impostato in Setup
Procedura / Note Spese e Trasferte, campo <Percorso Anticipi>
11.2.14 Spese con fattura
Se attivata nelle Tabelle/ Trasferte/ Compilazione/ Voci di spesa, e' possibile ottenere da qui la
generazione di un file di testo interfacciabile da programmi gestionali.
La generazione avviene solo se la nota spese risulta LIQUIDATA in modo definitvo (Stato: fine
processo) e puo' essere richiesta piu' volte.
Il percorso del file viene ripreso da Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte, impostazione
della sezione GENERAZIONE FILE
Il tracciato del file e':
NOME CAMPO
POS
DA
POS A
Commento
Codice Azienda
1
6
Codice
Dipendente
7
13
Data
14
19
Formato AAAAMM
Tipo Spesa
20
21
Dal campo omonimo in Tabelle/
Trasferte/ Compilazione/ Voci di
spesa
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
Data Spesa
22
29
Da Inserimento Rimborsi,
bottone Spese.
Formato GGMMAAAA
Partita Iva
30
40
Numero fatt.
41
55
NUMERICO
Importo
56
63
CON DECIMALI: SE 100,50,
ALLORA SCRIVE 100.50
Iva
64
71
Valorizzato solo se in Setup
Procedura/Note Spese e
Trasferte e' spuntato il campo
<Attiva Dati Aggiuntivi Fattura>
Imponibile
72
79
Valorizzato solo se in Setup
Procedura/Note Spese e
Trasferte e' spuntato il campo
<Attiva Dati Aggiuntivi Fattura>
Aliquota Iva
80
87
Valorizzato solo se in Setup
Procedura/Note Spese e
Trasferte e' spuntato il campo
<Attiva Dati Aggiuntivi Fattura>
Nome del
fornitore
85
134
Localita' del
fornitore
135
184
Tipologia di
pagamento
185
214
421
11.2.15 Sblocco nota Spese
Utilizzare solo in casi particolari, quando per effetto di interruzioni accidentali il Calcolo Nota
Spesa non e' andato a buon fine e la Nota Spese risulta bloccata. In questo punto di menu'
sono visualizzate solo Note Spese che risultano bloccate.
11.2.16 Delega Sostitutiva Note Spese
Da utilizzare quando l’approvatore ‘abituale’ si assenta dall’azienda per un periodo e
si vuole delegare l’approvazione del gruppo ad un’altra persona.
La maschera a cui si accede con il bottone
Zucchetti S.P.A.
e':
422
Guida Utente
Quando il delegato accede al programma nei giorni compresi nel range stabilito,
visualizza, approva, respinge le richieste dei dipendenti facenti parte del gruppo
assegnatogli. Allo scadere del periodo ritorna tutto come prima; il record rimane
memorizzato nella funzione;
per cancellare
Se si decide di mantenerlo, in un momento successivo e' possibile effettuare
la stessa delega: Cliccando sul cognome si modifica il periodo
Per visualizzare i dati impostati.
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>.Le scelte possibili sono : gli
approvatori in generale, i dipendenti del gruppo approvato dal delegante, oppure entrambi.
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Si precisa che i delegati e i deleganti devono sempre appartenere alla stessa
azienda, e che e' il programma che effettua automaticamente il controllo quando si
inserisce una nuova delega.
11.2.17 Delega Sostitutiva Trasferte
Da utilizzare quando l’approvatore ‘abituale’ si assenta dall’azienda per un periodo e
si vuole delegare l’approvazione del gruppo ad un’altra persona.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
La maschera a cui si accede con il bottone
423
e':
Quando il delegato accede al programma nei giorni compresi nel range stabilito,
visualizza, approva, respinge le richieste dei dipendenti facenti parte del gruppo
assegnatogli. Allo scadere del periodo ritorna tutto come prima; il record rimane
memorizzato nella funzione;
per cancellare
Se si decide di mantenerlo, in un momento successivo e' possibile effettuare
la stessa delega: Cliccando sul cognome si modifica il periodo
Per visualizzare i dati impostati.
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>.Le scelte possibili sono : gli
approvatori in generale, i dipendenti del gruppo approvato dal delegante, oppure entrambi.
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Si precisa che i delegati e i deleganti devono sempre appartenere alla stessa
azienda, e che e' il programma che effettua automaticamente il controllo quando si
inserisce una nuova delega.
Zucchetti S.P.A.
424
Guida Utente
11.2.18 Cambio Stato Note Spese Approvate
La funzione permette di cambiare stato alle Note Spese. Piu' precisamente sono consentite le
seguenti operazioni:
- far transitare la Nota spese dallo Stato fine Processo (99) allo stato Liquidazione (07)
(Utilizzare Tasto
)
- far transitare la Nota Spese dallo stato <Liquidazione> allo stato successivo; ovvero O Fine
Processo (99) o Generazione File (a seconda di quanto definito nei Momenti Operativi).
Utilizzare Tasto
Si precisa che la Nota spese per essere allo stato liquidazione deve aver superato tutti i livelli
di iter approvativo.
11.2.19 Approvazione Note Spese tramite BarCode
La funzione e’ utilizzabile dagli utilizzatori della nuova stampa <Normale con indennita’ 1> che
assegna ad ogni nota spese il codice a barre (Vedere impostazione in Setup Procedura/ Note
Spese e Trasferte)
Tramite l’utilizzo di apposito lettore oppure digitando manualmente il codice a barre il
programma segnala il numero della Nota Spese e l’anno relativo. Con Aggiorna i rimborsi
sono approvati. Se il programma non riesce ad approvare i rimborsi, emette la segnalazione:
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
425
Inoltre memorizza i controlli effettuati in un file nella cartella definita in Setup Procedura,
<percorso file LOG>. Il nome del file e’ AppBarcode_log_2010-12-03.txt, dove 2010-12-03 e’
la data in cui si e' tentata l’approvazione.
Esempio:
*** START 2010-12-03 10:57:43 ***
Le seguenti note spese non sono state approvate.
-- Controllare che il codice a barre sia corretto.
-- Controllare che la nota spese sia stata approvata al livello 1.
-- Controllare che la nota spese non sia stata gia' approvata.
Nota spese num. 6 del 2010 con azienda 000001.
*** END 2010-12-03 10:57:43 ***
I motivi per la mancata approvazione sono quelli elencati sopra:
- I rimborsi devono essere gia’ stati approvati almeno al primo livello.
- Il rimborso non deve essere gia’ approvato dalla presente funzione
- Il codice a barre deve essere digitato per intero.
LA FUNZIONE E’ UTILIZZABILE DA CHI HA PIU’ DI UN LIVELLO DI APPROVAZIONE
I rimborsi approvati dalla presente funzione sono visualizzabili nella funzione
Visualizzazione_Note_Spese_approvate tramite BarCode
11.2.20 Visualizzazione Note Spese approvate tramite BarCode
Consente di visualizzare e stampare le note spese approvate tramite la precedente funzione (
Approvazione Note Spese approvate tramite BarCode).
Zucchetti S.P.A.
426
11.3
Guida Utente
Utilita': Piano Ferie
11.3.1 Attiva Piano Ferie
L'Amministratore puo' scegliere tra i piani ferie disponibili quale attivare.
Una volta operata la scelta, il flag di 'attivo' viene impostato in tabella Periodo di
referimento (Tabelle / Piano Ferie / Periodo di riferimento).
Dopo l'attivazione occorre effettuare l'abbinamento ai dipendenti da Utilita' Ufficio del
Personale/ Abbinamento Piani Ferie.
11.3.2 Riapertura Piano Ferie
Consente all'Amministratore di riaprire un Piano Ferie attivo gia' approvato per operare
delle variazioni.
La riapertura avviene per "Gruppo" in quanto puo' essere motivata esclusivamente da
variazioni che interessano una particolare unita' operativa.
Il programma provvede alla storicizzazione dei record precedenti e crea nuovi records in
base alla situazione gerarchica in essere.
Ricrea gli"Stati" del piano Ferie in base alla nuova situazione.
La riapertura e' attuabile solo sui Piani Ferie ad Approvazione Globale
11.3.3 Abbinamento Piani Ferie
Funzione, OBBLIGATORIA che assegna i Piani Ferie ai dipendenti.
Tramite l'abbinamento e' data facolta’ ad ogni ‘Reparto’ di gestire il proprio Piano Ferie nella
modalita' desiderata (dove 'reparto' e' tra virgolette perche' le distinzioni possbili sono definite
da ciascun campo menzionato nella maschera -Contratto, Gruppo ecc.-). Se, per esempio, si
compila il codice Azienda, il Reparto e il Centro di Costo, solo se TUTTE le condizioni sono
soddisfatte nel Rapporto di Lavoro del Dipendente il/i piani ferie inseriti vengono abbinati. Solo
ai dipendenti facenti parte dell’azienda, del reparto e del centro di costo selezionati e'
consentito visualizzare e operare sul/i piani ferie abbinati.
I passaggi obbligatori per l’attivazione completa sono:
- La creazione in Tabelle / Piano Ferie / Periodi Piano Ferie
- L’attivazione in Utilita' Ufficio del Personale / Piano Ferie / Attiva Piano Ferie
- L’abbinamento in Utilita' Ufficio del Personale / Abbina Piani Ferie
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
427
Dopo aver dato il bottone aggiornamento il programma emette l’elenco degli abbinamenti
effettuati:
Zucchetti S.P.A.
428
Guida Utente
11.3.4 Controlli
Consente di effettuare controlli sulla gestione dei Piani Ferie. Le attivita' sono eseguite a
livello centrale per controllare lo stato avanzamento dei lavori, o per verificare l'effettivo
godimento delle ferie nelle diverse strutture operative.
Seleziona Piano ferie
Indicare il codice piano ferie
Anno di riferimento
Mese da
Mese a
Campi proposti automaticamente in base al piano ferie selezionato
Visualizza gruppi che non hanno inserito il Piano Ferie attivo
Per visualizzare i gruppi per cui non e' stato attivato nessun piano ferie.
Visualizza gruppi il cui Piano Ferie attivo non e' ancora stato approvato
Per visualizzare i piani ferie in essere ed eventualmente anche, mediante l'utilizzo del
link su Storico, le operazioni effettuate sul gruppo per il piano ferie.
Vedere esempi
Controlla se un Piano Ferie e' stato effettivamente goduto
Utilizzabile se effettuata l'impostazione dei giustificativi da utilizzzare in Tabelle / Piano
Ferie /Tipologia Ferie. E' attuabile solo sui Piani Ferie ad Approvazione Globale
Controlla la copertura dei gruppi
Per controllare in base a parametri stabiliti in modo dinamico dall'utente, se le
percentuali di copertura stabilite sono rispettate o meno (vedere Controllo Copertura
Gruppi, funzione disponibile a tutti gli approvatori)
Controllo pianificazione su giorni specifici
Viene richiesto il codice del Piano Ferie da controllare e il giorno; sono elencate a video le
persone che per il giorno NON hanno effettuato alcuna pianificazione:
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
429
Oppure:
Controllo pianificazione consecutiva in specifico periodo
Viene richiesto il codice del Gruppo da controllare, il giorno DA cui A cui effettuare il controllo
ed il numero dei giorni CONSECUTIVI su cui effettuare il controllo. Nelle’elenco sono
visualizzati i dipendenti che NON hanno effettuato richieste consecutive per il numero dei
giorni impostato nel periodo richiesto (nell’esempio sotto 8 giorni per dicembre 2009). Si
precisa che nel numero dei giorni consecutivi sono compresi i sabati e domeniche.
Oppure:
Zucchetti S.P.A.
430
Guida Utente
Controllo pianificazione totale a specifico periodo
Per l’effettuazione del controllo vengono richiesti: il codice del Gruppo, il giorno DA cui A cui
effettuare il controllo ed il numero dei giorni pianificati totale su cui effettuare il controllo. Nelle’
elenco sono visualizzati i dipendenti che NON hanno effettuato richieste per almeno il numero
dei giorni impostato nel periodo richiesto (anche se NON consecutivi).
In ogni tipologia di controllo sono disponibili i bottoni:
Consente di tornare al menu’ precedente senza perdere le selezioni
effettuate
Consente di esportare i dati estratti su file in formato csv.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
11.3.4.1 Esempi Grupp Piani Ferie non approvati
Torna a Controlli
Una volta selezionato il Piano ferie, cliccando sul gruppo interessato sono registrate e
segnalate le operazioni di approvazione, riapertura e per ognuna gli utenti che l’hanno
eseguita:
Zucchetti S.P.A.
431
432
Guida Utente
Nel caso il Piano Ferie sia mensile la schermata si articola sui vari mesi di cui e'
composto il piano ferie richiamato; per ogni mese la situazione relativa. Nella selezione
e' possibile filtrare il mese:
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
433
11.3.5 Stampa
Consente di generare stampe del piano ferie utilizzando i filtri e le opzioni indicate nella
maschera di selezione.
11.3.6 Stato Richieste
Funzione che consente all’utente amministratore la visualizzazione del Cruscotto
comprensivo delle richieste di Piano Ferie, con possibilita’ anche di approvazione o meno
(disponibile sia per il Piano Ferie ad approvazione Globale che Mensile)..
Cliccando su annotazioni sono visualizzate le operazioni effettuate sul mese
di Piano Ferie, esclusa la Generazione dei giustificativi:
Quando l'Approvazione e' mensile, anche l’approvazione effettuata dall’amministratore
avviene a livello mensile.
L’amministratore puo' approvare:
- il mese precedente rispetto al mese attuale
- il mese attuale
- i mesi successivi a quello della consultazione.
Come data attuale si intende sempre la data in cui si consulta (viene controllata quella del
server).
Zucchetti S.P.A.
434
Guida Utente
11.3.7 Monitor Contatori
Il presente punto di menu' e' a disposizione degli approvatori e dell’Ufficio del Personale.
Permette di avere la situazione aggiornata dei residui Ferie, ex festivita', Rol ecc. in
qualsiasi momento.
Gruppo: Selezionare l’eventuale Gruppo da filtrare (non obbligatorio);
Mese: puo' essere il mese in cui avviene la consultazione o i successivi.
Valore di confronto: tenere presente che il programma mette in evidenza i contatori per
cui il valore Residuo e' INFERIORE, in percentuale sullo spettante, al valore in %
digitato dall’utente.
La % di residuo e' calcolata con la seguente proporzione:
Residui : Spettanti = X : 100
Nel caso sotto, per le Ferie spettanti:
61: 80 = X : 100
Risultato: 76,25
Siccome il valore di confronto inserito dall’utente e' SUPERIORE a 76,25, allora la riga
viene evidenziata con
Se, nella stessa situazione, la % fosse stata 75, come sotto, sarebbero evidenziate le
sole righe con una percentuale di residuo INFERIORE a 75:
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
435
Cliccando sul Gruppo (
), viene visalizzato il dettaglio delle situazioni
specifiche di ogni dipendente, con evidenziate le persone per cui la % di residuo e' ‘
sforata’:
Colonna spettanti:
Puo' essere valorizzata in due modalita' differenti:
 se in Setup Procedura / Piano Ferie il campo <Residuo da Presenze su mese attuale>
NON e' spuntato i valori sono ripresi SEMPRE dal mese in cui avviene la consultazione
(DATA DEL SERVER: se la funzione viene lanciata il 10 febbraio, i valori sono quelli
riferibili a febbraio, quindi consultabili richiamando marzo in Tabelle/
Presenze/Contatori/ Contatori Dipendenti);
 se in Setup Procedura / Piano Ferie il campo <Residuo da Presenze su mese attuale>
e' spuntato i valori sono letti dall’ultimo mese di contatori presente in archivio, anche se
posteriore a quello in cui avviene la consultazione.
Colonna Pianificati: sono il numero giorni pianificati da oggi (data in cui si consulta/ data
del server) alla fine del mese.
Esempio: il dipendente ha pianificato tutto il mese di agosto; l’approvatore consulta la
situazione il 30 agosto: il numero dei pianificati e' 2 (30 e 31 agosto).
Colonna Residui:Differenza tra le due colonne precedenti (Valore degli spettanti MENO
valore dei pianificati)
Zucchetti S.P.A.
436
Guida Utente
11.3.8 Export
Funzione disponibile agli approvatori dei Piani Ferie. Consente di stampare e/o
esportare su file Excel (in formato csv, con separatore campi ;) la situazione dei
contatori abbinati alle Tipologie di Ferie attivate. Consente all’utilizzatore di
monitorare le varie situazioni.
Dal presente punto di menu' l'utente lancia l'export con i parametri che desidera; in
seguito puo' consultare il risultato dell'elaborazione dalla successiva funzione
Monitor Elaborazioni Export.
Sono disponibili diverse tipologie di Export: si commentano in seguito le
caratteristiche di ognuna:
In selezione viene richiesto anche il mese. In base al mese indicato e al mese della
data con cui si accede i controlli sono:
1) Se il mese di elaborazione (inserito in selezione dell'export) e' MINORE del
mese corrente (data del server quando si seleziona):
Colonna Spettante: Quantita' del contatore per il mese elaborazione (se
settembre, valore contatore data 01/10/2010)
Colonna Pianificato: Quantita' Pianificata nel mese di elaborazione
2) Se il mese di elaborazione (inserito in selezione dell'export) e' UGUALE del
mese corrente (data del server quando si seleziona):
Colonna Spettante: Quantita' del contatore per il mese elaborazione (se
settembre, valore contatore data 01/10/2010)
Colonna Pianificato: Quantita' Pianificata dalla data in cui si richiede l'export
alla fine del mese corrente
3) Se il mese di elaborazione (inserito in selezione dell'export) e' MAGGIORE del
mese corrente (data del server quando si seleziona):
Colonna Spettante:
 Se in Setup Procedura / Piano Ferie e' spuntato il campo <Residuo da presenze
su mese attuale> viene ripreso sempre il valore del contatore relativo al mese
richiesto (Esempio: Mese selezionato nell’ Export = maggio / Q.ta' Spettante =
Valore del contatore ripreso dal mese di giugno – i contatori sono sempre
memorizzati con il mese ‘sfasato-’);
 Se in Setup Procedura / Piano Ferie NON e' spuntato il campo <Residuo da
presenze su mese attuale> viene ripreso sempre il valore del contatore relativo al
mesel'ultimo mese disponibile in archivio contatori (il piu' recente).
Colonna Pianificato: Quantita' Pianificata da oggi alla fine del mese di
elaborazione.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
437
Le valorizzazioni sono le stesse commentate sopra ma esposte su ogni singolo
dipendente.
Nella selezione non viene richiesto il mese, quindi per ogni gruppo sono esposte le
quantita':
- Totale giorni pianificati sull’intero Piano Ferie
- Totale Pianificati ad oggi, dove per “oggi” viene controllata la data del server nel
momento in cui si richiede l’export, e si estraggono le pianificazioni di ferie
effettuate Sino alla data. (Richiedo l’export in data 31/05/2009; sono escluse le
ferie gia' pianificate di giugno, luglio ecc..)
- Qta' goduti ad oggi. Sono quelli per cui e' gia' stata effettuata la generazione dei
giustificativi automatica che riporta le richieste nel Modulo Work Flow Presenze.
Se in Tabelle / Piano Ferie / Tipologia Ferie e' stato abbinato un contatore nel campo
<Contatore con qta' goduta>, la colonna Quantita' goduta ad oggi viene valorizzata con il
valore del contatore per il periodo in cui si richiede l’
export (esempio: se settembre 2010 viene ripreso il valore del contatore con data
01/10/2010).
Le ultime 2 colonne sono commentate sotto:
Sono gli stessi dati della scelta precedente ma dettagliati per dipendente:
Le ultime due colonne sono cosi' determinate:
Zucchetti S.P.A.
438
Guida Utente
Q.ta' Residuo (spettante) Finale:
Spettante totale MENO (Pianificato totale MENO Pianificato ad oggi)
Nel caso sopra
Rol
7 – [4 (12/13/14 aprile + 21 maggio) – 3 (12/13/14 aprile)= 6
Q.ta' Residuo ad oggi = valore del contatore nella colonna Spettanti (si presuppone
che il contatore venga aggiornato giornalmente dal Calcolo Voci di Gestione
Presenze)
La prima tipologia e' una totalizzazione; mentre la seconda contiene il dettaglio dei dipendenti
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
selezionati.
Viene calcolata la percentuale del residuo sullo spettante in base alla pianificazione
effettuata:
quantita' residua : quantita' spettante = X : 100
Esempio:
Dove:
Ferie
11 : 12 = X : 100
91,67
Rol / Ex Festivita'
10: 11 = X : 100
90.91
11.3.9 Monitor Elaborazioni Export
Per la consultazione di quanto elaborato dalla precedente funzione Export.
Per visualizzare la legenda per l’utilizzo dei tasti presenti in maschera:
Zucchetti S.P.A.
439
440
Guida Utente
ATTENZIONE: L’utilizzo di alcuni browser fa si' che l’esportazione in formato csv non acceda
direttamente al file, ma sia richiesto un clic in alto come in figura:
11.3.10 Cambi Gruppo
Funzione utilizzabile solo dagli utenti AMMINISTRATORI
Da utilizzare nel caso in cui un dipendente abbia cambiato il Gruppo nel rapporto di
lavoro, e prima del cambio di gruppo aveva effettuato delle richieste sul Piano Ferie.
Se ci si trova in questa casistica, il programma elenca nella maschera i cambi di gruppo
effettuati e per quali dipendenti.
Codice Azienda/ Ente
Selezionare l'azenda che comprende il dipendente per cui si vuole effettuare il cambio
Cod dipendente
Selezionare il codice dipendente per cui si vuole effettuare il cambio
Parametri per aggiornamento piano ferie al cambio gruppo
Le opzioni sono spuntate se e' stata effettuata la relativa scelta nel campo <Definizione
Parametri per Cambio Gruppo> in Setup Procedura. Da utilizzare se il piano ferie del
gruppo di partenza e/o di arrivo sono gia' stati approvati al momento del passaggio
gruppo, per evitare all'utente amministratore di dover lanciare manualmente la
Riapertura Piano Ferie. I parametri hanno valenza solo in caso di Piano Ferie ad
Approvazione Globale.
Apri il piano ferie gruppo di partenza
Se spuntato, riapre automaticamente il Piano Ferie del gruppo di partenza
Apri il piano ferie gruppo di arrivo
Se spuntato, riapre automaticamente il Piano Ferie del gruppo di arrivo
Elenco cambi di gruppo
Se presenti, sono visualizzati i dipendenti per cui esistono movimentazioni sul piano ferie
riferito ad un determianto gruppo e il gruppo presente in Rapporto di lavoro non e' piu' lo
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
441
stesso.
Il cambio Gruppo puo' anche essere inserito come Processo per essere poi Schedulato.
11.3.11 Stampa Contatori
Questa funzione consente all'ufficio del personale di stampare i contatori dei dipendenti
per il periodo di riferimento del piano ferie.
Quando tra le tipologie di ferie e' presente anche solo una abbinata ad un contatore ad
Ore/minuti oppure Ore/ Centesimi, anche le quantita' di tutti gli altri contaori sono convertite in
Ore minuti o Ore centesimi, per cui la stampa si presenta come di seguito. La colonna UM
specifica l’unita' di misura, e viene precisato quando il programma ha convertito i contatori
con l’unita' di misura in giorni:
Nella stampa sopra il dipendente ha un orario con un teorico di 7 ore e 45 centesimi, uno
spettante di Rol di 20 giorni (20 PER 7.75= 155) ed uno spettante Ferie di 15 giorni (15 PER
7.75= 116.25)
11.3.12 Generazione Giustificativi
Funzione utilizzabile solo dagli utenti AMMINISTRATORI e in Impianti di Work-Flow con
la Gestione dell'approvazione Globale del Piano Ferie (ovvero che NON hanno spuntato
il campo <Piano Ferie con Approvazione Mensile> in Setup Procedura / Piano Ferie).
Consente la generazione delle richieste di ferie nel modulo WF Presenze per la
mensilita' indicata a partire dal Piano Ferie approvato. E' possibile effettuare
l'elaborazione a Piano Ferie in attesa solo se in Setup Procedura / Piano Ferie e'
spuntato il campo <Genera giustificativi anche per Piani Ferie in attesa>.
Per la generazione dei giustificativi di mezze giornate di ferie viene assegnato il Dalle
Alle dell'orario presente nel Rapporto di Lavoro / Presenze.
Questa funzione e' consentita solo una volta per gruppo e mensilita'.
Zucchetti S.P.A.
442
Guida Utente
11.3.13 Inserimento Giustificativi Collettivi
Utilizzabile dagli utenti amministratori per effettuare inserimenti sul Piano Ferie che
riguardano parecchi dipendenti (per esempio la chiusura Aziendale).
Inserire il o i filtri con cui si intende effettuare l'inserimento scegliendo tra i campi
proposti:
Piano Ferie
Scegliere il codice del Piano Ferie
Dal Al
Impostare le date DA cui A cui effettuare l'nserimento automatico
Codice Giustificativo
Inserire la tipologia di ferie
Intera / Mattina / Pomeriggio
Scegliere una delle tre opzioni e cliccare
Ad inserimento effettuato il programma evidenzia le operazione eseguite sui dipendenti e
visualizza la situazione globale dei piani ferie relativi. (nell’esempio sotto l’Inserimento e'
stato effettuato per il 30 /06/ 2009, ma le rimanenti richieste di giugno sono comunque
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
443
visualizzabili):
ATTENZIONE: E' possbile fare in modo che durante l’inserimento, da parte dell’utente
ufficio del personale, dei giustificativi collettivi (chiusura aziendale), inizializzi
automaticamente il piano ferie utilizzato. Occorre spuntare il campo <Inizializza Piano
Ferie durante l’Inserimento Giustificativi Collettivi> in Setup Procedura/ Piano Ferie. Con
l'utilizzo di questa modalita’, quando il dipendente standard accede per la prima volta al
piano ferie per cui e’ gia’ stato fatto tipo di inserimento, visualizza in modo completo il
cruscotto del suo gruppo di approvazione.
11.3.14 Delega Sostitutiva Piano Ferie
Da utilizzare quando l’approvatore ‘abituale’ si assenta dall’azienda per un periodo e
si vuole delegare l’approvazione del gruppo ad un’altra persona.
La maschera a cui si accede con il bottone
e':
Quando il delegato accede al programma nei giorni compresi nel range stabilito,
visualizza, approva, respinge le richieste dei dipendenti facenti parte del gruppo
assegnatogli. Allo scadere del periodo ritorna tutto come prima; il record rimane
memorizzato nella funzione;
per cancellare
Se si decide di mantenerlo, in un momento successivo e' possibile effettuare
la stessa delega: Cliccando sul cognome si modifica il periodo
Per visualizzare i dati impostati.
Zucchetti S.P.A.
444
Guida Utente
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>.Le scelte possibili sono : gli
approvatori in generale, i dipendenti del gruppo approvato dal delegante, oppure entrambi.
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Si precisa che i delegati e i deleganti devono sempre appartenere alla stessa
azienda, e che e' il programma che effettua automaticamente il controllo quando si
inserisce una nuova delega.
11.3.15 Invio comunicazione agli approvatori via mail
Consente agli utenti dell’Ufficio del Personale di inviare una comunicazione via mail agli
approvatori di un gruppo. Il testo e l’oggetto della mail sono inviati direttamente, per cui non
vengono memorizzati in nessuna tabella del database.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
11.4
445
Utilita' : Monitor Assenze
11.4.1 Generazione Piano Assenze
Funzione disponibile solo all'utente amministratore. In questa fase l'applicativo effettua una serie di importazioni dagli applicativi abilitati nel
setup del Monitor Assenze e genera il Piano Assenze.
Data inizio Generazione
Indicare la data a partire dalla quale devono essere importati e generati i giustificativi
(sono generati solo i giustificativi per cui l'utente Amministratore ha spuntato il campo
relativo alla presente Gestione in Tabelle / Presenze / Giustificativi /Anagrafica
Giustificativi)
Se l'utente che esegue la funzione e' diverso dall'amministratore, allora e' necessario
abbinargli le aziende su cui deve essere eseguita la generazione in Anagrafici / Soggetto
/Comuni / Associazione
11.4.2 Visualizza Cruscotto Annuale
L'Amministratore puo' visualizzare il cruscotto annuale di tutti i dipendenti inserendo
codice azienda e Matricola del dipendente.
Zucchetti S.P.A.
446
11.5
Guida Utente
Utilità: Time Sheet
Enter topic text here.
11.5.1 Compilazione Time Sheet
Permette di compilare, modificare, eliminare, approvare, respingere, azzerare il TimeSheet di
tutti i dipendenti, in ogni momento dell'iter di approvazione.
visualizza la legenda con i simboli che si possono presentare nella maschera e le
eventuali operazioni possibili:
Esempio Compilazione Mensile
Esempio Compilazione Giornaliero
11.5.1.1 Compilazione Mensile
Torna a Compilazione
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
11.5.1.2 Compilazione Giornaliero
Torna a Compilazione
Zucchetti S.P.A.
447
448
Guida Utente
11.5.2 Export
Permette di produrre per un determinato periodo:
 un file contenente le ore ordinarie;
 un file contenente le ore straordinarie;
 entrambi i file.
Nei vari file, per ogni dipendente viene creato un record con la somma di tutte le ore ordinarie
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
449
o straordinarie del periodo.
In generale vengono estratti i dati relativi a tutti i movimenti presenti nell'applicativo HR-GTL.
Per considerare o meno un dipendente viene controllato che in Anagrafici / Rapporto di
Lavoro, nella sezione Work Flow- Time Sheet sia spuntato il campo <Abilita per Export>.
Tramite il campo <Dipendenti> e' possibile scegliere i dipendenti da estrarre:
Presenti: solo i dipendenti che hanno compilato il TimeSheet;
Assenti (tutto il periodo) : solo quelli che non hanno compilato il TimeSheet. In questo caso
viene estratto l'ultimo calendario di GTL per il periodo richiesto;
Entrambi: entrambe le casistiche sopra
Se il dipendente non ha compilato il TimeSheet e non ha una pianificazione nel calendario di
GTL, viene estratta una commessa costituita da 15 punti di domanda (???????????????) e
100 come percentuale.
Per generare il file di export correttamente occorre compilare il codice esterno nel rapporto di
lavoro dei dipendenti ed il codice esterno nell'anagrafica dell'azienda.
File Errori
Indicare il nome del file in cui il programma scrive i dipendenti che non hanno compilato il
TimeSheet e non hanno dei calendari impostati per il periodo di estrazione (quelli con ????
come commessa).
Percorso Nome /File Paghe
Solo per gli utilizzatori di GpWeb. Indicare il percorso del file creato da GpWeb (TRRIPA).
File confronto Paghe
Solo per gli utilizzatori di GpWeb. Indicare il nome del file precedente (TRRIPA)
Confronto Produzione/Paghe
Solo per gli utilizzatori di GpWeb. Se spuntato, viene creato un altro file in cui si confrontano le
ore ordinarie e straordinarie derivanti dai movimenti di produzione con le rispettive ore
derivanti dal file paghe. Per usufruire di tale gestione, occorre definire le causali paghe nell’
apposita funzione.
TRACCIATO FILE EXPORT
Nome del file: parametrizzabile
Separatore campi: parametrizzabile
Lunghezza del file: variabile, dipende dal numero di commesse eseguite nel mese
Zucchetti S.P.A.
450
Guida Utente
CAM
PO
PO
SI
Z.
DA
PO
SI
Z.
A
LU
NG
H.
TI
PO
DESCRIZIONE
Tipo
Dato
1
1
1
Alf
a
O = ordinario
S = straordinario
Codic
e
Azien
da
3
12
10
Alf
a
Codice esterno
nell'azienda
Codic
e
Sogg
etto
14
21
8
Alf
a
Primi 8 campi del
codice esterno
nel rapporto di
lavoro
Nume
ro
Rapp
orto
23
25
3
Alf
a
Dal 9° campo del
codice esterno
nel rapporto di
lavoro
Data
Inizio
Validi
ta'
27
36
10
Da
ta
Data di inizio,
formato
GGMMAA
Codic
e
Com
mess
a
38
47
10
Alf
a
Codice della
commessa
%
Com
mess
a
49
53
2,2
Nu
m
Percentuale del
tempo dedicato
alla commessa
nella giornata,
formato NN,DD.
Se la percentuale
e' 100% il campo
e' costituito solo
da 3 interi; se e'
70% (comunque
due interi) e'
costituito solo da
2 interi.
Event
uali
altre
Com
mess
ee%
Se il dipendente
lavora su piu' di
una commessa
nel mese, nel
record si ripetono
gli ultimi 2
precedenti campi
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
451
11.5.3 Azzera Richieste
Visualizza tutte le richieste approvate per il mese indicato.
Cliccando su Ripristina e' possibile azzerare le richieste facendole tornare nel timesheet del
dipendente allo stato di bozza.
11.5.4 Quadratura Timesheet Presenze
Il punto di menu' e' presente solo per gli approvatori. Permette di avere un controllo sulle
giornate di tutti i dipendenti, in cui le ore assegnate nel TimeSheet non coincidono con quelle
che provengono da Gestione Presenze.
Nel report, inoltre, e' possibile visualizzare lo stato della giornata (bozza, attesa, approvata).
.
Zucchetti S.P.A.
452
Guida Utente
11.5.5 Riepilogo per dipendente
Permette di visualizzare mensilmente le ore ordinarie e straordinarie per commessa, con
le percentuali di oguna.
I dati sono suddivisi tra le richieste in attesa e gia' approvate.
La funzione e' visualizzabile dai responsabili di commessa, dagli approvatori di gruppo e
dai responsabili di default .
I responsabili di commessa visualizzano le ore effettuate dai dipendenti sulle commesse
di cui sono responsabili;
gli approvatori visualizzano tutte le ore effettuate dai dipendenti appartenenti al proprio
gruppo.
Permette di visualizzare mensilmente le ore ordinarie e straordinarie per commessa, con
le percentuali di ognuna.
I dati sono suddivisi tra le richieste in attesa e approvate.
Origine movimenti approvati
Per effettuare un filtro sulla totalita' dei movimenti (HR-GTL):
Time Sheet
Per filtrare i soli movimenti provenienti da Timesheet, successivamente suddivisi in
approvati o meno
Altro
Tutti i movimenti presenti nell’ applicativo HR-GTL (generati da terminale,da calendario,
inseriti manualmente ecc)
Tutte
Non esegue nessun filtro, e sono visualizzati sia i movimenti provenienti da Timesheet
che da GTL.
Sezione APPROVATO
Vengono estratti i dati relativi ai movimenti presenti nell'applicativo HR-GTL.
Se come Origine Movimenti Approvato si e' selezionato TimeSheet, sono estratti i
movimenti con origine TimeSheet (quindi provenienti da richieste approvate).
Sezione IN ATTESA
Vengono estratti i dati relativi alle richieste TimeSheet in attesa.
Zucchetti S.P.A.
Utilita' Ufficio personale
Zucchetti S.P.A.
453
User Login
.
Capitolo
XII
User Login
12
User Login
12.1
Login Utenti
Funzionalita' di richiesta nuovo collegamento.
Al primo accesso cliccando sul pulsante
appare la schermata che permette di
cambiare la password iniziale da "init" a quella desiderata
Zucchetti S.P.A.
455
456
12.2
Guida Utente
Logout Utenti
Attivita' di scollegamento controllato dell'utente. La procedura si riposizione sulla mappa
di Login.
Zucchetti S.P.A.
User Login
12.3
457
Change Password
Funzione che consente a ciascun utente di modificare autonomamente la propria password.
Zucchetti S.P.A.
458
12.4
Guida Utente
Control Panel
A partire dal "Pannello di Amministrazione Data Base" l'utente, con funzioni di
Amministratore, puo' procedere a:
 Gestire gli utenti
 Gestire i Gruppi
 Gestire la Privacy
 Definire le sicurezze
 Definire gli Ambienti
 Precisare i Server interessati
 Eseguire la manutenzione delle tabelle
 Attivare il motore del Data Base
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
.
Capitolo
XIII
460
13
Guida Utente
Modulo: Gestione Presenze
Cartellino Mensile
Consente di accedere alle proprie timbrature fatte nei giorni precedenti e verificare eventuali
anomalie.
Visualizzazione Richieste
Presenta la situazione di tutte le richieste (giustificativi e mancata timbratura), consentendo la
selezione mediante filtro sullo stato richieste: "in attesa", "approvate" e "respinte".
Inserimento Giustificativi
Consente l'immissione di Giustificativi destinati a qualificare una mancata prestazione o una
prestazione aggiuntiva. L'immissione dei giustificativi e' governata da una attivita' di controllo
che l'Amministratore del Sistema ha provveduto a codificare.
Inserimento Mancate Timbrature
Consente l'inserimento di Timbrature non effettuate o risultate mancanti.
Inserimento Richieste con Causale
Consente l'inserimento di Richieste con causale.
Elenco Anomalie
Lista relativa al mese selezionato con evidenza delle giornate nelle quali sono presenti
anomalie (eventuali assenze o timbratura errata). A partire dalla lista e' possibile provvedere
al richiamo del giorno interessato per l'immissione di Giustificativi destinati a qualificare una
mancata prestazione o una prestazione aggiuntiva.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.1
461
Cartellino Mensile
Cod azienda/ Ente
Cod. dipendente
Modificabili solo se ad accedere e' un approvatore. Se in Setup Procedura / PresenzeGiustificativi il campo <Cartellino Mensile senza az/dip per approvatori> e' spuntato, i codici
non vengono precompilati quando ad accedere e' un approvatore.
Mese
Indicare il mese di cui si vuole visualizzare il cartellino. Se in Setup Procedura/ Presenze
Generali il campo <Visualizza sul cartellino solo mese attuale> e' spuntato, tutti gli utenti,
tranne' l’Ufficio del personale, possono consultare solo il cartellino del mese in cui si accede
al programma (data del server)
Anno
Indicare l'anno di cui si vuole visualizzare il cartellino.
Vengono proposti Mese e anno attuali.
Bottone visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze Generali NON
e' spuntato il campo <Disabilita il tasto ricerca sul cartellino>. Cliccare per la visualizzazione
del cartellino.
Consente la visualizzazione dei contatori che sono stati resi "disponibili",
ovvero con la spunta sul campo <Visualizza nelle pagine> in Tabelle / Presenze / Contatori /
Anagrafica contatori.
Se in Setup Procedura/ Presenze - Generali il campo <Contatori su cartellino in hh:mm
(GPRES)> e' spuntato, le quantita' decimali visaulizzate rappresentano i minuti anziche' i
centesimi di ora.
I contatori visualizzati da ogni dipendente sono quelli che corrispondono ad eventuali
discriminanti impostate in Tabelle/ Presenze/ Contatori/ Attribuzione Contatori
Bottone visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze Generali il
campo <Banca ore credito> e'spuntato e in Anagrafici / Rapporto di lavoro, il campo <Banca
Ore Credito> e' Attivo .Consente la visualizzazione dei contatori riservati alla Banca Ore del
Credito.
Bottone visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze Generali il campo
<Disabilita stampa cartellino> NON e' spuntato. Consente appunto al dipendente di effettuare
una stampa del cartellino.
SI PROCEDE SOTTO CON LA PARTE OPERATIVA:
Zucchetti S.P.A.
462
Guida Utente
Data
Cliccando sulla data il dipendente accede direttamente alla funzione Inserimento Giustificativo
.
T.Ass
La colonna e' presente solo se in Setup Procedura / Presenze-Generali il campo <Visualizza
sul cartellino se il dipendente e' in TA> e' spuntato. Quando la colonna e' valorizzata con T
significa che nel giorno il dipendente e' in temporanea Assegnazione.
Il campo e' visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze Generali il campo <Disabilita
inversione timbrature> NON e' spuntato. Consente di verificare le timbrature e richiederne l'
inversione (E/U) mediante trasmissione di apposito giutificativo. Vedere Inversione
Timbrature
HHord
HHecc
Le due colonne compaiono solo se in Setup Procedura/ Presenze-Generali il campo <
Visualizza Ore ordinarie/eccedenti sul cartellino> e' spuntato
Rispettivamente ore ordinarie ed ore eccedenti. Valorizzate in due modalita' differenti a
seconda dell'applicativo di Rilevazione Presenze che si utilizza:
GPWEB: Esistono due colonne specifiche in cui confluiscono tutte le ore ordinarie (sulla
prima) e le eccedenti rispetto al teorico (nella seconda). (Dalla vers. 1538 di GPWEB)
Gpres: quando in Tabelle/ Presenze/ Voci/ Anagrafica Voci e' stata posta la scelta sul campo
<Tipo> per le voci che devono confluire in questa colonna.
Flex
P. Flex
Presenti solo in caso di spunta sul campo <Importa Flessibilita'> in Setup Procedura/
Presenze Giustificativi. E' possibile scegliere la visualizzazione dei dati della Flex in
Ore/Minuti con la spunta sul campo <Flessbilita' in HHMM> in Setup Procedura/ Presenze
Giustificativi.
E' possibile fare figurare qui le quantita' di due voci, anziche' la vera e propria Flex. Questo se
in Tabelle /Presenze/ Voci/ Anagrafica Voci sono spuntati i campi <Visualizza nelle pagine> e
<Visualizza nelle colonne della Flex>
Compare quando nella giornata e' presente un'anomalia da sanare. Il dipendente deve
cliccare e la maschera che si presenta e'
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
463
Cliccando sulla scritta Giustificativo oppure Mancata Timbratura si accede ai relativi Menu'
per sanare l'anomalia. L'anomalia si presenta se in Tabelle / Presenze / Giustificativi /
Anagrafica Giustificativi sono spuntati i campi <Giustificativo di Anomalia> e <Genera
Anomalia>. E' possibile pilotare la ricerca che il programma attua quando si clicca su
Giustificativo compilando sul Giustificativo di anomalia il campo <Tipo Giustificativo
Associato> (Vedere Anagrafica Giustificativi)
Se esiste almeno una richiesta in attesa
Se presenti giustificativi respinti e/o cancellati (dall’approvatore)
Se presenti giustificativi approvati e non esiste anomalia
Con doppio Click sono visualizzate le richieste e relativo esito inserite dal dipendente per il
giorno .
Anom NV
(Anomalia non vincolante). Colonna presente solo per gli utilizzatori del programma Gestione
Presenze Web Zucchetti con attivato l'on line e che in Setup Procedura/ Presenze-Generali
non hanno la spunta sul campo <Disabilita nel cartellino anomalie non vincolanti>.
Per i giustificativi codificati in una certa modalita' in Anagrafica Giustificativi, (per esempio
Straordinario da autorizzare), e' possibile rendere la visualizzazione del cartellino di Work
Flow nella stessa modalita' di GpWeb, con le immagini di anomalia non vincolante.
Se nel giorno sono presenti piu' di un giustificativo di anomalia non vincolante, con lo zoom e'
possibile accedere alla visualizzazione completa:
Zucchetti S.P.A.
464
Guida Utente
In questo caso viene visualizzata, nella maschera dell'intero cartellino, l'immagine associata
al giustificativo con codice piu' basso.
Orario
Con doppio Click sulla descrizione dell'orario e' possibile procedere con la richiesta di
Cambio Orario per il giorno.
Precisazione per utenti Gestione Presenze Web.
Quando e' attivo l'on line e nel programma Gestione Presenze e' stata predisposta la
Pianificazione Settimanale o Mensile, sul cartellino viene effettuata la lettura degli orari
programmati per il giorno al dipendente.
Nella parte evidenziata nella figura sopra:
- Le timbrature sono determinate dal teorico dell'orario. Si precisa che vengono lette, al
massimo, 6 delle 8 timbrature gestite in GPWEB;
- Quando la timbratura e' 9999, significa che la pianificazione di Gpweb prevede solo alcune
timbrature (giorno 08-07-2010);
- Quando viene riportata la scritta <Nessuna timbratura prevista> significa che nel giorno non
e' stato pianificato nulla.
Con doppio Click e' possibile accedere ai giustificativi inseriti per ciascuna giornata
Voci
Presente solo se in Setup Procedura/ Presenze Generali e' spuntato il campo <Attiva
importazione Voci> e per il dipendente sono presenti le voci valorizzate.
Consente la visualizzazione delle voci per cui il Tabelle /Presenze/ Voci/ Anagrafica Voci e'
spuntato il campo <Visualizza nelle pagine>:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.1.1 Esempio Stampa Cartellino
Torna a Cartellino Mensile
13.1.2 Inversione Timbratura
Torna a Cartellino Mensile
Zucchetti S.P.A.
465
466
Guida Utente
Cod Giustificativo
Utilizzato e visualizzato nella ricerca solo il giustificativo per cui in Tabelle / Presenze
/Giustificativi / Anagrafica Giustificativi e' stato specificata come <Unita' di misura> l'Inversione
Timbratura
Timbratura da invertire
Cliccando sulla ricerca, come nella figura sopra, sono visualizzate le timbrature del giorno ed
e' facilmente riconoscibile quella da selezionare per l'inversione (1230).
Se il programma emette la segnalazione al posto del
bottone Ok e' perche' in Setup Procedura / Presenze Generali e' stato inserito il
<Giorno per chiusura anticipata> del mese e si sta cercando di inserire in una data
compresa tra il giorno di chiusura anticipata e la fine del mese.
13.1.3 Cambio Orario
Torna a Cartellino Mensile
Cod. Giustificativo
Scegliere il giustificativo di cambio Orario. La ricerca contiene il dato solo se in Tabelle /
Presenze /Giustificativi / Anagrafica Giustificativi e' stato specificato come <Unita' di misura> il
Cambio Orario
Nuovo Orario
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
467
Scegliere l'orario per il giorno. Il dato figura nella ricerca solo se in Anagrafici / Rapporto di
Lavoro / Work flow / Presenze e' stato valorizzato il Raggruppamento Orario contenente gli
orari consentiti al dipendente.
Motivazione
Inserire l'eventuale motivazione.
La motivazione viene integrata, automaticamente dal programma, con la descrizione ed il
teorico dell'orario oggetto della richiesta, in modo che l'approvatore riesca a visualizzare
queste informazioni:
Se il programma emette la segnalazione al posto del
bottone Ok e' perche' in Setup Procedura / Presenze Generali e' stato inserito il
<Giorno per chiusura anticipata> del mese e si sta cercando di inserire in una data
compresa tra il giorno di chiusura anticipata e la fine del mese.
Zucchetti S.P.A.
468
13.2
Guida Utente
Visualizzazione Richieste
La maschera della visualizzazione Richieste e' strutturata in modo differente a seconda della
tipologia di utente che accede alla funzione.
Utenti 'standard'
Cod Azienda/Ente
Non modificabile. E' l'azienda del dipendente che accede
Cod. Dipendente
Non modificabile. E' il codice del dipendente che accede
Da data A data
E' possibile visualizzare richieste che vanno da una certa data ad un'altra
Esito
E' possibile visualizzare le sole richieste con un certo esito oppure Tutte
Tipo Giustificativo
E' possibile visualizzare solo una tipologia di giustificativi.
Giustificativo
E' possibile visualizzare le richieste che riguardano un singolo giustificativo.
Una volta impostata la selezione cliccare il bottone
.
Legenda simboli:
Sono gestiti fino a 5 livelli di approvazione e per ciascun livello viene segnalato se la richiesta e' stata approvata (pollice in alto), respinta pollice verso, in attesa di approvazione
(occhiali). Quindi i simboli documentano la situazione per ciascun livello di approvazione:
Approvato
Respinto
In fase di approvazione
Esito
Documenta l'esito finale della richiesta
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
469
Richiesta Approvata
Richiesta Respinta
In attesa di approvazione
Se le richieste non hanno avuto nessun giudizio da parte dell'approvatore posso essere
cancellate
e reinserite.
Utenti Approvatori
Per quanto riguarda l'utilizzo della procedura da parte degli approvatori o verificatori il menu
che si presenta e' uguale a quello di un dipendente standard, con ulteriori opzioni e in piu'
sono visualizzate tutte le richieste dei dipendenti assegnate all'approvatore stesso.
La ricerca sulle richieste puo' avvenire in modo mirato utilizzando i filtri proposti dalla
videata:
Azienda
Inserire il codiceazienda
Cod Dipendente
Inserire il codice Dipendente di cui s vogliono visualizzare le richieste
Processo / Gruppo
Inserire il codice processo e il Gruppo per cui si vogliono visualizzare le richieste
Tipo di Giustificativo
E' possibile filtrare per tipo giustificativo. Il tipo di Giustificativo puo' essere abbinato in
Tabelle / Presenze/ Giustificativi/ Anagrafica Giustificativi
Giustificativo
Inserire se si vogliono visualizzare le richieste relative ad un solo giustificativo
Da data A data
Inserire il periodo da cui a cui si vogliono visualizzare i giustificativi
Esito richiesta
E' possibile filtrare le richieste con un certo esito o tutte.
Stato livello
Ulteriore filtro che agisce sull'esito delle richieste da visaulizzare in base allo stato su cui
risultano per il livello approvativo della persona che accede alla maschera.
In iter approvativi in cui sono presenti piu' di un autorizzatore dello stesso livello accade che
uno degli approvatori autorizzi una richiesta.
Gli altri approvatori del suo stesso livello possono non essere interessati alla visualizzazione di
una richiesta gia' passata al livello successivo.
Nell'esempio sottol'utente FER CIR, approvatore di primo livello, accede allo stato richieste e
visualizza tutte quelle in attesa. Come da riquadro a destra, una richiesta risulta approvata da
mon ass, che e' un altro approvatore di primo livello come lui.
Per filtrare in modo piu' mirato le richieste in attesa di approvazione, escludendo questo tipo di
richiesta, puo' utilizzzare il campo Stato Livello. Impostando con <In attesa>, visualizza le sole
richieste in attesa dell’autorizzazione di primo livello: la seconda richiesta, gia' approvata
dall'utente mon ass viene cosi' esclusa dalla lista.
Zucchetti S.P.A.
470
Guida Utente
Per poter approvare una richiesta l'approvatore deve prima filtrare tutte le richieste e
visualizzare solo quelle in attesa e poi selezionare Approva e cliccare sul tasto OK.
Per poter respingere una richiesta l'approvatore deve' prima filtrare tutte le richieste,
visualizzare solo quelle in attesa e poi selezionare Respingi e cliccare sul tasto OK.
In tutte le situazioni e' possibile compilare il campo Note per motivare la scelta.
Per utenti con Gestione Presenze Web, viene inibito il Trattamento delle richieste agli
approvatori quando in Gestione Presenze Web e' stata effettuata la Totalizzazione Definitiva
del mese a cui le stesse si riferiscono.
Monitor Assenze Cruscotto mensile
L'icona e' presente solo se in Setup Procedura / Monitor Assenze e' spuntato il campo
<Visualizza Cruscotto Mensile in Visualizzazione Richieste> e se il giustificativo oggetto
della richiesta e' uno di quelli gestiti nel Monitor Assenze. Consente all'approvatore di
accedere direttamente alla Visualizzazione del Cruscotto Mensile del Monitor Assenze.
Presente solo di fianco alle richieste di omessa timbratura. Per visualizzare le timbrature del
giorno per il dipendente
La dicitura e' presente solo se in Tabelle/ Presenze/ Giustificativi/ Anagrafica Giustificativi il
campo <Motivazione obbligatoria per richieste respinte>
e' spuntato. L’approvatore deve necessariamente inserire una nota per poter respingere la
richiesta. Il campo <Respingi> e' inibito fino all’avvenuta compilazione della nota
Delega
Richieste
Personali
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
Approvazione
471
a Calendario
Approvazione con Causali
13.2.1 Delega
Torna a Visaulizzazione Richieste
Opzione visualizzata solo se spuntato il campo <Attiva Delega> in Setup Procedura
/Presenze-Generali
E' possibile da qui delegare l'approvazione della/e richiesta/e ad un altro approvatore della
medesima azienda
13.2.2 Richieste Personali Approvatori
Torna a Visaulizzazione Richieste
Sono visualizzate soltanto le richieste che l'approvatore effettua per se' stesso.
Se il Gruppo dell'approvatore e' lo stesso dei dipendenti da lui approvati, le sue
richieste personali risultano gia' approvate automaticamente.
13.2.3 Approvazione da Calendario
Torna a Visaulizzazione Richieste
Opzione visualizzata solo se spuntato il campo <Abilita Approvazione da Calendario> in Setup
Zucchetti S.P.A.
472
Guida Utente
Procedura /Presenze-Generali . Consente di procedere all'approvazione delle richieste
mediante selezione del periodo. L'approvatore puo' ripartire i dipendenti mediante l'utilizzo del codice filtro. Questo puo'
risultare molto comodo quando sono presenti molti dipendenti, oppure quando le assenze
devono avvenire alternativamente solo per certe persone, che svolgono la stessa attivita', per
avere sempre una copertura.
Il filtro di default contiene tutti i dipendenti da lui approvati; partendo da questo possono
esserne definiti altri.
I nuovi assunti sono aggiunti automaticamente solo al filtro di default.
Cliccando sul tasto FILTRI , sono visualizzati gli eventuali filtri personalizzati gia' presenti
(compreso quello Default).
Con NUOVO e MODIFICA compare la maschera sopra in cui l'approvatore
stabilisce il nome del filtro, la societa' e i dipendenti che ne faranno parte.
I filtri creati da questa funzione possono essere ereditati dalla Visualizzazione
Cruscotto Mensile del Monitor Assenze
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
473
Per ogni dipendente da approvare vengono visualizzate 3 righe.
- In quella contrassegnata con
sono evidenziate tutte le richieste ancora in attesa di
approvazione - Nella seconda riga contrassegnata da
vengono evidenziate le richieste che sono gia'
state approvate ma che sono ancora in attesa da un altro approvatore di 2° livello.
- Nella riga contrassegnata con sono evidenziate le richieste approvate e gia' passate nel
programma di Rilevazione Presenze.
Cliccando sulla casella del giorno (
) e' possibile Approvare o Respingere ed in seguito
viene visualizzata la 'storia' del giustificativo.
Il numero rappresenta da quanti giustificativi e' composta la richiesta.
13.2.4 Approvazione con causali
Torna a Visaulizzazione Richieste
Consente di procedere alla approvazione delle richieste mediante
selezione delle causali.
Questa attivita' consente di approvare le richieste di straordinario
distinguendo le fasce orarie e il periodo interessato, ripartendo la
prestazione tra parte riconosciuta come straordinario e parte da
mandare in recupero (Vedere Tabelle /Presenze/ Giustificativi/
Giustificativi con Causali per Approvatori)
Rendi tutte le richieste
Utilizzare per trattare tutte le richieste presenti nella maschera nello
stesso modo. Con Opzione 1 il programma sposta la scelta sul primo
giustificativo possibile, con Opzione 2 sul secondo, e con Opzione 3
sul terzo. Il parziale non e' selezionabile con modalita' multipla.
Zucchetti S.P.A.
474
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.3
Inserimento Giustificativi
Utilizzare la funzione per inserire i giustificativi che poi seguiranno l'iter di approvazione
impostato in Work Flow.
E' possibile accedere a questa maschera anche dal Cartellino Mensile
Cod. Azienda/ Ente
Non modificabile nel caso di accesso da parte di utente 'standard'.
Cod. dipendente
Non modificabile nel caso di accesso da parte di utente 'standard'.
Nel caso sia un approvatore ad accedere, gli e' possibile scegliere l'utente per cui
effettuare l'inserimento.
Cod Giustificativo
Inserire il codice giustificativo per il giorno. E' possibile attingere il dato dal tasto di
ricerca.
Dicitura presente se in Tabelle / Presenze / Giustificativi / Anagrafica Giustificativi e'
spuntato il campo <Giustificativo di Lungo Periodo>. Con questa tipologia di
giustificativi e' possibile inserire una richiesta che parte da una determinata ora di un
giorno ad un’ora specifica di un altro giorno. Da utilizzare, per esempio, per inserire
una trasferta lunga.
Dal Al
Inserire la data da cui a cui effettuare la richiesta di giustificativo.
Se in Setup Procedura/ Presenze - Giustificativi il campo <Trattamento speciale
Approvatori> e' spuntato, quando accede un approvatore il campo non viene pre
compilato in automatico con la data del giorno in cui si accede.
Giornata intera
Se spuntato si disabilitano i campi sotto Dalle / Alle relativi alle fasce orarie.
Il campo appare solo nel caso in cui in Tabelle / Presenze /Giustificativi / Anagrafica
Giustificativi il campo <disabilita flag giornata intera> NON e' spuntato.
Intera
Mattina
Pomeriggio
I tre campi sono presenti solo se il giustificativo inserito ha come unita' di misura
Mezze Giornate. Per poter gestire correttamente questa tipologia di giustificativi
quando l'orario teorico del dipendente e' composto da solo 2 timbrature, occorre
spuntare il campo <Orari a due timbrature> in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work
Flow- Presenze
Zucchetti S.P.A.
475
476
Guida Utente
Dalle Alle
Indicare la fascia oraria per cui effettuare la richiesta. La compilazione di questi
campi e' richiesta obbligatoriamente se in Tabelle / Presenze / Giustificativi /
Anagrafica Giustificativi e' spuntato il campo <Dalle/Alle obbligatori>
Post notturno
L'opzione consente di far si' che gl estremi dei giustificativi imputati siano considerati
nel giorno in cui sono imputati, anche se riferite ad orari a cavallo notte.
Esempio:
Giustificativo di Straordinario
Giorno 09/10/2008 Entrata 2200
Giorno 10/10/2008 Uscita 0600
Con Spunta sul campo Post notturno il giustificativo viene considerato sul 09/10/2008.
Nel momento in cui l’utente spunta il campo Post Notturno, il giustificativo inserito NON viene
considerato come post notturno quando l’Alle e' oltre le 08.00 di mattina. Il controllo e'
trasparente: il programma scrive sul database la richiesta in modo diverso. Questo al fine di
ovviare eventuali errori di utilizzo inadeguato del campo.
Periodico a ore
Campo visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze Giustificativi il campo
<Disabilita Periodico ad Ore> e' vuoto e se in Tabelle/ Presenze/ Giustificativi/
Anagrafica Giustificativi il campo <Disabilita periodico a ore> non e' spuntato.
Spuntare quando e' necessario inserire un giustificativo (per esempio Ore
allattamento) da immettere su piu' giorni e che agisce su una particolare fascia oraria
in tutti i giorni lavorativi del periodo indicato. Con questa attivazione e' consentito
inserire sia il campo <Al> che il Dalle Alle.
Motivazione
Unitamente alla richiesta del giustificativo l'utente puo' indicare una breve nota.
Campo obbligatorio se in Tabelle / Presenze /Giustificativi / Anagrafica Giustificativi e'
stato spuntato il campo <Motivazione Obbligatoria>
La dicitura in verde che appare nella figura sopra e' una nota che l'azienda appone in
Tabelle / Presenze /Giustificativi / Anagrafica Giustificativi , nel campo <Annotazioni>
e che segnala all'utente il funzionamento del giustificativo (esempio: che occorre
inviare una certificazione in caso di richiesta di permesso per il sostenimento di
esami).
Con OK in programma elabora le attivita' di controllo con eventuali
segnalazioni di anomalie rilevate.
Se al posto del bottone
Se il programma emette la segnalazione al posto del
bottone Ok e' perche' in Setup Procedura / Presenze Generali e' stato inserito il
<Giorno per chiusura anticipata> del mese e si sta cercando di inserire in una data
compresa tra il giorno di chiusura anticipata e la fine del mese.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.4
477
Inserimento Mancate Timbrature
Punto di menu' visualizzato solo se NON spuntato il campo <Disabilita mancate timbrature> in Setup Procedura / Presenze Generali.
Il dipendente puo' inserire manualmente l'rario di entrata e/o di uscita se non ha effettuato la
relativa timbratura. E' possibile accedere a questa funzione anche da Cartellino Mensile
Data
Inserire il giorno.
Se in Setup Procedura/ Presenze - Giustificativi il campo <Trattamento speciale
Approvatori> e' spuntato, quando accede un approvatore il campo non viene pre
compilato in automatico con la data del giorno in cui si accede.
Ora
Inserire l'ora per cui manca la timbratura
Verso
Definire se Entrata o Uscita.
Se in Setup Procedura/ Presenze - Giustificativi il campo <Trattamento speciale
Approvatori> e' spuntato, quando accede un approvatore il campo non viene pre
compilato in automatico.
Post Notturno
Campo visualizzato solo se in Setup Procedura / Presenze-Giustificativi e' spuntato il campo
<Attiva gestione Post notturno>.
Se spuntato, consente di far si' che le timbrature imputate manualmente siano considerate nel
giorno in cui sono imputate, anche se riferite al giorno successivo.
Esempio:
Giorno 09/10/2008 Entrata 2200
Giorno 10/10/2008 Uscita 0600 NON timbrata.
L'utente accede nel giorno 09/10, spunta sul campo Post notturno e la timbratura e'
considerata sul 09/10/2008 dopo l'entrata delle 2200.
Motivazione
Campo non obbligatorio solo se NON spuntato il campo <Motivazione non obbligatoria in
mancate timbrature> in Setup Procedura / Presenze Generali .
Se il programma emette la segnalazione al posto del
bottone Ok e' perche' in Setup Procedura / Presenze Generali e' stato inserito il
<Giorno per chiusura anticipata> del mese e si sta cercando di inserire in una data
compresa tra il giorno di chiusura anticipata e la fine del mese.
Zucchetti S.P.A.
478
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.5
479
Inserimento Richieste con causale
La funzione e' da attivare quando, in presenza di un determinato giustificativo, questo puo'
essere suddiviso in ulteriori giustificativi e questa suddivisione deve avvenire di volta in
volta a seconda della situazione .
L'esempio classico e' il giustificativo di straordinario da autorizzare, che puo' diventare
Straordinario Autorizzato, oppure Straordinario NON autorizzato o Banca Ore.
La determinazione del giustificativo da tenere valido per l'evento in questione puo' essere
effettuata dal dipendente stesso, oppure dall'approvatore, quindi la gestione puo' essere
attivata scegliendo tra due modalita', una alternativa all'altra.
La presente funzione e' utilizzabile nel primo caso.
Quando la scelta e' demandata all'Approvatore, allora il tutto avviene in Visualizzazione
Richieste, bottone
Utenti
Si sceglie che sia l'utente stesso a scegliere la causale (gstf) con cui mandare lo
straordinario in approvazione.
In questo caso l'amministratore deve compilare la tabella di riferimento in Tabelle /
Presenze/ Giustificativi /Giustificativi con Causali per Dipendenti
Nella seguente maschera un esempio d'inserimento giustificativi con causale da parte del
dipendente, dove ha la possibilita' di indirizzare il proprio straordinario in STR Autorizzato,
STRD NON Autorizzato oppure ACCANT/C/ORE.
Cliccando su parziale si ha la possibilita' di definire degli intervalli di orari per suddividere
in diversi giustificativi :
Zucchetti S.P.A.
480
Guida Utente
Rendi tutte le richieste
Utilizzare per trattare tutte le richieste presenti nella maschera nello
stesso modo. Con Opzione 1 il programma sposta la scelta sul primo
giustificativo possibile, con Opzione 2 sul secondo, e con Opzione 3
sul terzo. Il parziale non e' selezionabile con modalita' multipla.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.6
481
Visualizzazione Presenti/ Assenti
La funzione viene visualizzata solo se:
 in Setup Procedura / Presenze-Generali il campo <Attiva visualizzazione Presenti e
Assenti> e' spuntato
 L'utente che accede e' approvatore
Le timbrature sono visualizzate per la selezione effettuata. Per gli utenti Gestione Presenze 3
Web la visualizzazione tiene conto di quanto impostato per il dipendente in Anagrafici /
Rapporto di Lavoro / Work Flow /Presenze sul campo <Visualizza timbrature originali>:
 Se spuntato sono quelle caricate originariamente da terminale
 Se NON spuntato sono quelle attualmente presenti sul cartellino di Presenze
Zucchetti S.P.A.
482
13.7
Guida Utente
Stampa cartellini
Funzione visualizzata dagli approvatori e permette la stampa di tutti i cartellini mensili dei
dipendenti dei gruppi approvati
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
13.8
483
Stampa cartellini e Contatori
Funzione visualizzata da tutti gli utenti e permette la stampa del proprio cartellino con eventuali
contatori .
Se in Setup Procedura/ Presenze - Generali il campo <Contatori su cartellino in hh:mm
(GPRES)> e' spuntato, le quantita' decimali dei contatori sono stampate in minuti anziche' i
centesimi di ora.
I contatori visualizzati da ogni dipendente sono quelli che corrispondono ad eventuali
discriminanti impostate in Tabelle/ Presenze/ Contatori/ Attribuzione Contatori
Zucchetti S.P.A.
484
13.9
Guida Utente
Delega Sostitutiva
La funzione appare nel menu' degli approvatori quando l'utente Amministratore ha spuntato il
campo <Abilita Delega Sostitutiva> nel Setup Procedura /Presenze Generali.
Serve per delegare tutte le richieste di un gruppo per un periodo di tempo ad un altro utente.
: cancellazione della delega .
Cognome
Cliccando sul cognome dell'approvatore si modifica la delega.
: visualizzazione del dettaglio della delega
:
configura una nuova delega:
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Non visualizzare richieste delegate
Il campo e' presente solo se in Setup Procedura/ Presenze - Generali e' spuntato il campo <Il
delegante non vede le richieste delegate>. Consente al delegante di scegliere di non
visualizzare, tra le altre richieste, quelle delegate.
Delega tutti i gruppi delegabili
Con la spunta sul campo il programma non richiede piu’ in codice del Gruppo per cui
effettuare la delega perche' la stessa ha effetto su tutti i gruppi facenti capo all’approvatore
con cui si e’ connessi. Utile nei casi in cui la persona approva molti gruppi
contemporaneamente e deve delegare tutte le richieste alla stessa persona. Utilizzando il
campo effettua una delega globale con un solo click (altrimenti sarebbe costretto a lanciare la
funzione una volta per ogni gruppo).
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
485
13.10 Elenco Anomalie
Consente l'evidenziazione, sul calendario mensile, dei giorni che presentano anomalia.
Cliccando sulla giornata contrassegnata da si accede alla funzione di Inserimento Giustificativi
per la giornata interessata.
Cliccando sul Cognome si accede al cartellino mensile del dipendente
Se esiste almeno una richiesta in attesa
Se presente anomalia e contemporaneamente giustificativi respinti o cancellati (dall’
approvatore)
Se presenti giustificativi approvati e non esiste anomalia
A partire dalla giornata anomala viene fornita la possibilita' di inserire timbrature e giustificativi
predisposti per rimuovere l'anomalia.
Zucchetti S.P.A.
486
Guida Utente
13.11 Sequenza attivita' di controllo
Immissione Giustificativi e sequenza controlli
Al momento della immissione dei giustificativi il programma provvede ad eseguire una
serie di controlli a partire dalle codifiche impostate sulla tabella Trattamento
Giustificativi, utilizzando la discriminante di trattamento codificata per ciascun
giustificativo.
Attivazione parametri di ambiente
Tra i parametri di ambiente che devono essere acquisiti per le attivita' di controllo si
ricordano:
Formato Q.ta' Ore
Per predisporre maschera di immissione e di visualizzazione (i dati sugli
archivi sono sempre registrati nello stesso modo)
GG per chiusura
Per il controllo sulla immissione dati relativa al mese precedente.
Immissione Codice Giustificativo
In sede di Immissione devono essere eseguiti i seguenti controlli:
Controllo definizione
Il Giustificativo e' tra quelli definiti in Anagrafica Giustificativi.
Controllo gerarchico
Il Giustificativo e' previsto per il livello di gerarchia dell'utente
Controllo appartenenza
Il Giustificativo e' tra quelli disponibili per il dipendente interessato (Controllo
su campo Qualifica/ campo anagrafico Rilev_db).
Immissione Periodo
In sede di immissione periodo, si provvede alla acquisizione dei parametri di
trattamento in base al contenuto del campo assunto come discriminante. Nel caso
non siano previste condizioni di trattamento ci si predispone alla acquisizione dati,
negli altri casi si impostano le variabili per le verifiche.
- Controllo temporale in base al periodo di attribuzione previsto.
- Controllo GG ultimo per le comunicazioni relative al mese precedente.
Richiesta tipo immissione
A) Se prevista immissione a giornate:
- se richiesta giornata: visualizza orario in ragione al codice previsto per il
giorno.
- se la comunicazione e' di periodo viene gestita internamente analisi orari del
periodo (visualizzando il totale della prestazione teorica), rimanendo impostati
sul giorno inizio periodo.
B) Se prevista immissione a mezza giornata
Non e' prevista trasmissione di un periodo superiore alla giornata.
Si accede alla tabella orari ed elenca orari (presenti in Tabella) come modello
per l'attribuzione della mezza giornata.
Mostra orario teorico giornaliero e orario teorico associato al tipo orario scelto.
Controlli tabellari
Tutti quelli previsti dalle condizioni di trattamento
Segnala elemento di verifica per controllo, in caso di anomalia, in modo da
guidare l'immissione. Se ron e' previsto blocco, registra anomalia segnalata
all'interno delle annotazioni, inserendo un flag di riconoscimento sul record.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
487
Scrittura Record
In ragione di come vengono gestiti i contatori provvede ai conseguenti aggiornamenti.
Zucchetti S.P.A.
488
Guida Utente
13.12 Esempio Applicativo
Cod WF Cart HH/GG Descrizione
01
SI
SI
HH
03 SI
SI
HH
04 SI
SI
HH
06 SI
SI
HH
07 SI
SI
HH
10 SI
SI
GG
11
15
16
17
18
SI
SI
SI
SI
SI
GG
GG
GG
GG
GG
19 SI
SI
GG
20 SI
SI
GG
21 SI
SI
GG
22 SI
SI
HH
23 SI
SI
HH
NO
NO
NO
NO
SI
Note di Trattamento
FERIE 1
Fruibili a giornata intera o mezza giornata (i dipendenti
Part Time non possono fruire mezza giornata). Nel caso di
mezza giornata si provvede a scegliere un apposito orario
teorico per l'attribuzione dell'esatta fascia oraria.
EX FESTIV Come per Ferie, Fruibili a giornata intera o mezza
giornata ma con fruibilita'da 16/1 a 14/12
PERM 1
(Permessi) Non previsto per Dirigenti e Quadri La
quantita' residua viene azzerata a fine anno. Non e' fruibile
in misura inferiore ad 1 HH
STR 1
(Straordinario per B.O.)Non previsto per Dirigenti e
Quadri Si richiede il pagamento completo (intero +
Maggiorazione) Non possono essere > 8 HH e < 15 Minuti
STR 2
(Straordinario) In alternativa al calcolo automatico di
Banca Ore Attribuibile se contatore Banca Ora > 50 Nei
giorni LU/SA max 2 HH Nei Giorni Domenica Max 8 HH
Valido anche per Dipendenti part Time (senza controllo su
HH)
MALATTIA 1 (MALATTIA)Utilizzata per malattia, Visite mediche e
specialistiche Non valida per Visite Patenti, Assicurazioni
Fino a 2 GG di calendario e' prevista autocertificazione,
oltre e' necessario certificato. L'autocertificazione non e'
valida se segue un certificato medico.
MALATTIA 2 (MALATTIA)Comunicato da Ufficio Personale
MATERN 1
(ANTICIPATA) Comunicato da Ufficio Personale
MATERN 2
(OBBLIGATORIA)Comunicato da Ufficio Personale
MATERN 3
(FACOLTATIVA)Comunicato da Ufficio Personale
MALATTIA
FIGLI 1 (< 3
anni)
Fruibile a giornata intera Fino a 3 anni senza limite
Malattia da certificare Certificato Datore Lavore Coniuge
che non si e' assentato
MALATTIA
Fruibile a giornata intera Max 5 GG anno Malattia da
FIGLI 2 (3 / 8 certificare Certificato Datore Lavore Coniuge che non si e'
anni)
assentato
CONGEDO Fruibile a giornata intera Max 15 GG calendario
MATRIMONI consecutivi . Certificare evento per usufruirne max entro i
ALE
30 GG successivi
DONAZIONE Fruibile a giornata intera Certificare evento
SANGUE
PERM
Fruibilita' anche a giornata intera. Max 3 GG mese
ASSIST
Inoltrare all'Ufficio personale la documentazione per poter
LEGGE 104 beneficiare di questa tipologia di permesso (serve
autorizzazione Inps).
PERM
Max 2 HH al giorno Inoltrare documentazione per
HANDICAP certificare diritto
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
24 NO SI
GG
25 SI
SI
HH
28 NO SI
HH
29 SI
SI
HH
30 SI
SI
HH
31 NO NO GG
32 NO NO GG
33 NO SI GG
CURE
TERMALI
Fruibile solo in assenza di Ferie maturate (Contatore
Residuo = 0) nella misura di 15 GG anno con
presentazione certificato medico. Comunicazione
Riservata a Ufficio Personale al quale deve essere
inoltrata richiesta accompagnata dalla documentazione
necessaria
ALLATTAME ALLATTAMENTO Possono essere richieste nella misura
NTO
di 2 HH al giorno in presenza di minimo 6 HH di lavoro.
Nel caso di ore lavoro < 6 puo' essere richiesta 1 HH.
ASSENZA
Comunicato da Ufficio Personale
NON
RETRIBUITA
PERM
Richiesta dipendente ad ore. Inoltrare documentazione per
INCARICO
certificare diritto
PUBB
PERM
Max 15 minuti
MOTIVI
PERSONALI
ALLONTANA Comunicato da Ufficio Personale
MENTO
SERV
Sospensione Comunicato da Ufficio Personale
ASPETT
NON
RETRIBUIT
SERVIZIO
ESTERNO
35 SI
SI
HH
38 SI
SI
GG
39 SI
SI
HH
40 SI
SI
GG
41 SI
SI
HH
42 SI
SI
HH
PERM
STUDIO 1
43 SI
SI
GG
PERM
STUDIO 2
44 NO SI
GG
CONG
PARENT
MALATTIA
Zucchetti S.P.A.
489
NASCITA
FIGLIO
PERM SIND
1
PERM SIND
2
VISITA
MEDICA
Comunicato da Ufficio Personale
Fruibilita' anche a giornata intera. Richiesta di volta in
volta.
1 GG in occasione della nascita di un figlio Trasmettere
quanto prima il certificato di nascita.
Solo dipendenti con Rapp. Sindacale
Fruibile a GG e Mezza giornata (Max 3 GG anno)
Comunicare richiesta almeno 24 HH prima
Al personale viene concesso un permesso nella misura
strettamente necessaria per effettuare visite mediche
specialistiche e analisi. Formalizzare la richiesta ad Ore,
annotando l'ora di prenotazione della visita.
Fruibilita' anche a giornata intera. Formalizzare di volta
in volta la richiesta. I lavoratori/lavoratrici sono tenuti a
produrre le certificazioni necessarie all'esercizio del diritto.
Fruibilita' a giornata intera. Max 2 GG per ciascun
esame. Presentare al momento della richiesta la
documentazione di iscrizione e dopo l'esame la
certificazione di partecipazione.
Fruibilita' a giornata intera Max 3 GG Il Giustificativo e'
trasmesso da Ufficio personale una volta acquisita la
documentazione prevista (max 5 GG dopo ripresa
servizio).
490
Guida Utente
45 NO SI
GG
46 SI
SI
GG
47 SI
SI
HH
48 SI SI
49 NO SI
HH
SI
SI
SI
SI
ASSENZA
NEO LIC
SI
SI
SI
SI
HH
HH
HH
HH
64 NO SI
HH
65 SI
SI
HH
66 NO SI
HH
67 NO SI
HH
68 NO SI
HH
69 NO SI
HH
70 SI
SI
HH
71 NO SI
GG
74 SI
HH
SI
Fruibilita' a giornata intera Il Giustificativo e' trasmesso
da Ufficio personale una volta acquisita la
documentazione prevista.
PERM
Fruibilita' a giornata intera Produrre la documentazione
ELETTORAL prevista.
E
PERMESSO Fruibilita' anche a giornata intera Assenze che l'azienda
RETRIB
concede per giustificati motivi personali o familiari, non
sono computabili nelle ferie annuali. Modalita' della
richiesta al proprio responsabile formalizzare la richiesta di
volta in volta precisando le motivazioni e le situazioni.
SCIOPERO Fruibilita' anche a giornata intera
ASSENZA
NEO ASS
50 NO SI
51
52
53
54
CONGEDO
PARENT
LUTTO
ASSEMBLEA max 10 HH all'anno
CORSO 1
Fruibilita' anche a giornata intera
CORSO 2
Fruibilita' anche a giornata intera
PERMESSO Fruibilita' anche a giornata intera Al personale a tempo
NON RETRIB indeterminato che abbia superato il periodo di prova
vengono concessi permessi non retribuiti nella misura di
max. 5 GG per anno solare.
ACCANT
Ore Prestazione aggiuntiva da acconatonare in Banca
C/BANCA
Ore. IL giustificativo e' attribuito automaticamente in base
ORE
alle regole di gestione della banca Ore partendodal
giustificativo di Straordinario autorizzato.
RECUP
Giustificativo introdotto per godere di permessi in conto
C/BANCA
recupero Banca Ore.
ORE
ACC ORE 1
RECUP ORE Giustificativo introdotto per godere di permessi in conto
1
recupero Monte ore 1
ACC ORE 2
RECUP ORE
2
ORE
VIAGGIO
INFORTUNI
O
INFORTUNI
O 1 GG
Giustificativo introdotto per godere di permessi in conto
recupero Monte Ore 2
In una occasione di servizio all'esterno dell'Azienda
giustifica come ore viaggio le ore comprese nell'orario di
Lavoro. Per le ore extra Orario e' disponibile il giustificativo
76.
Comunicato da Ufficio Personale
Comunicato da Ufficio Personale
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
76 SI
SI
HH
77 NO SI
78 NO SI
79 SI SI
HH
HH
GG
80 NO SI
81 SI SI
83 SI SI
HH
HH
GG
84 NO SI
HH
90 SI
HH
Zucchetti S.P.A.
SI
ORE
VIAGGIO
EXTRA
ORARIO
FLEX -
491
In una occasione di servizio all'esterno dell'Azienda
giustifica come ore viaggio le ore extra orario di Lavoro.
FLEX +
TRASFERTA Fruibilita' anche a giornata intera. Il giustificativo deve
essere autorizzato prima di effettuare la Trasferta
RITARDO 1
RITARDO 2
Introdotto con motivazione
TRASFERTA Fruibilita' anche a giornata intera. Il giustificativo deve
ESTERO
essere autorizzato prima di effettuare la Trasferta.
USCITA
ANTICIPATA
LAV. SUPPL. Qualifica la prestazione aggiuntiva per i Dipendenti Part
1
Time
492
Guida Utente
13.13 Monitor Contatori
Menu' disponibile solo per utenti approvatori di Presenze. Attivabile con la spunta sul campo <
Attiva Monitor Contatori per WF Presenze (approvatori)> in Setup Procedura/ Presenze Generali.
Consente di visualizzare e stampare i valori dei contatori per cui e’ stato spuntato il campo
<Visualizza in Monitor Contatori di WF Presenze> in Anagrafica contatori.
Se non si compilano i campi <dipendente> e <Processo/Gruppo>, sono visualizzati tutti i
dipendenti e gruppi approvati dall’utente che accede.
Per ottenere la stampa dei dati visualizzati
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Gestione Presenze
Zucchetti S.P.A.
493
Modulo Trasferte
.
Capitolo
XIV
Modulo Trasferte
14
495
Modulo Trasferte
La trasferta e' un evento caratterizzato da una assenza (anche prolungata) che
richiede preventiva autorizzazione e modalita' di trattamento contabile differenziato:
- Trasferta breve
Si tratta di periodi inferiori al mese liquidati e contabilizzati nel mese.
- Trasferta di lungo periodo
Si tratta di lunghi periodi, anche distesi su piu' mesi, liquidati e contabilizzati
mensilmente per la parte di competenza del mese.
Obiettivi del Prodotto
- Gestire il processo di trasferta attraverso work-flow autorizzativi
- Eseguire le prenotazioni (treni,aerei, noleggio auto, hotels)
- Corrispondere alle normative contrattuali, contributive e fiscali
Canoni Qualitativi del prodotto applicativo
- Multi-azienda
- Multi-contratto
- Multi-valuta (anticipi, resi,cambi)
- Multi-tratta
Processi di calcolo
- Rimborsi Chilometrici, in base alle distanze
- Massimali di spesa singoli e giornalieri
- Trattamenti contributivi e fiscali
- Calcolo differenza cambi
Il dipendente imposta gli estremi della trasferta; quest'ultima viene registrata in maniera
univoca codificando la data di partenza e di rientro, motivazione, destinazione, tipologia di
rimborso, attribuzione costi per commessa.
L'interessato esprime, inoltre, richieste quanto ai mezzi
- Richiesta anticipi
- Richiesta biglietti viaggio e prenotazioni (hotels, prenotazione mezzi, auto a noleggio)
- Richiesta utilizzo auto personale
Normalmente la richiesta e' fatta dal Dipendente, ma potrebbe essere eseguita anche da una
terza persona per conto del dipendente (es. Segretaria)
Zucchetti S.P.A.
496
14.1
Guida Utente
Profilo Utente
L'operativita'demandata agli utenti si distingue tra le funzionalita' disponibili:
Utente Standard
Utente Approvatore
Anche l'utente approvatore provvede, per quanto lo riguarda, ad operare come utente.
Ad entrambe sono disponibili gli stessi ingressi di menu'
Pianificazione Trasferte
con possibilita' di richiedere, oltre all'autorizzazione alla Trasferta, anche:
Anticipi
Prenotazioni
Stato richieste Pianificazione
Possibilita' di verificare lo stato delle trasferte con riferimento ai processi di approvazione della
trasferta e delle richieste di anticipi e prenotazioni
Nei paragrafi successivi viene fatto un esempio dell'iter approvativo di una richiesta di
Trasferta che, come per tutti i Moduli di Work Flow, occorre definire in Tabelle / Archvivi di
Base / Flussi / Momenti Operativi . L'esempio viene fatto basandosi sul Momento Operativo
citato nel presente manuale nel relativo capitolo.
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
14.2
497
Pianificazione Trasferta
La richiesta di Trasferta prevede la indicazione dei dati identificativi del dipendente e degli
estremi del viaggio, avvalendosi di funzioni di comodita' proposte dal programma per inserire i
dati richiesti.
Cod Azienda/Ente - Cod dipendente
Sempre relativi all'utente con cui si e' collegati
Stato
Modificabile per mirare le ricerche
Per inserire una richiesta di Trasferta
Trasferta (Campo evidenziato dalla freccia)
Cliccare su Apri per aprire la Trasferta gia' inserita
Per inviare la richiesta una volta inserita. Con l'invio il programma richiede di attribuire una
numerazione proponendone una in auotmatico. L'ultimo campo puo' essere dedicato ad una
sottonumerazione del numero di protocollo progressivo ed e' modificabile scegliendo appunto
Modifica; altrimenti viene assegnato 00000 come nella figura:
Con Invia inizia il ciclo approvativo della richiesta.
Per eliminare la richiesta
La maschera di inserimento si presenta cosi':
Zucchetti S.P.A.
498
Guida Utente
Protocollo Anno Mese Progressivo
Viene attribuito automaticamente dal programma un numero di progressivo che si incrementa
di volta in volta.
Motivazione
Inserire la motivazione della Trasferta attingendo dalle codifiche inserite in Tabelle/ Trasferte /
Compilazione / Motivazione
Trattamento Contrattuale
Viene proposto quanto inserito in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese
Trasferte.
Data ritiro titoli di viaggio
Campo non obbligatorio. Indicare la data di ritiro dei biglietti e/o altri titoli di viaggio. Il dato e'
puramente informativo.
Tipo di trasferta
Il campo e' visualizzato solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Non
visualizzare Trasferta breve e lunga NON e' spuntato
Scegliere la tiplogia di trasferta tra Breve e Lunga. Il dato e' indivativo
Stima Costi Trasferta
La valorizzazione del campo e' puramente indicativa (non viene eseguito nessun tipo di
controllo). Per non visualizzare occorre spuntare il campo <Non visualizzare il campo stima
costi in inserimento trasferte> nel Stup Procedura / Note spese e Trasferte
Inserimento Richieste di anticipi
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
499
Inserimento Richieste di Prenotazioni
Se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e' stato spuntato il campo <Attiva la nuova
maschera per Inserimento Trasferte> la maschera comprende tutti i dati, trasferta Anticipi e
Prenotazioni in un'unica finestra, in cascata:
Viaggio effettuato con auto propria
Altro mezzo
I campi sono visualizzati solo se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte il campo <
Disattivazione visualizzazione flag auto propria> non e' spuntato
La compilazione di uno dei 2 campi e' obbligatoria quando in Setup Procedura /Note Spese e
Zucchetti S.P.A.
500
Guida Utente
Trasferte il campo <Obbligo di specificare un mezzo di trasporto e' spuntato>.
14.2.1 Richiesta Anticipi
Torna a Pianificazione Trasferta
Il pulsante e' presente solo se in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese
Trasferte non e' stato scelto di disabilitare gli anticipi.
Inserire l'importo richiesto e la modalita' di erogazione.
Divisa
E' possbile, con
attingere le valute dalla relativa tabella in Dati Comuni/ Tabelle /
Generiche /Valute / Valuta
Gli anticipi inseriti da qui sono riproposti, ad importazione effettuata, nell' Inserimento Rimborsi
.
Consente di effettuare la stampa degli anticipi
14.2.2 Richiesta Prenotazioni
Torna a Pianificazione Trasferta
In base al Tipo scelto sono proposti i relativi bottoni relativi a:
Hotels
Cliccando sul pulsante Hotel la maschera e':
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
501
Dove i dati dell'Hotel sono attiniti dalle Tabelle / Trasferte / Compilazione / Anagrafica Hotel.
Sono visualizzati gli hotel convezionati caricati sul comune in cui avviene la trasferta.
Automobile
Zucchetti S.P.A.
502
Guida Utente
Biglietti Viaggio
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
503
Le Prenotazione possono essere approvate solo dopo l'autorizzazione della Trasferta. Alle
richieste approvate possono accedere gli utenti che sono ablitati alle prenotazioni (Ufficio
Viaggi / Agenzia). I valori introdotti a fronte delle prenotazioni effettuate saranno evidenziate
tra le spese sostenute dall'Azienda.
E' prevista la verifica delle registrazioni effettuate dall'Ufficio Viaggi / Agenzia che ha operato
le prenotazioni.
L'Ufficio Viaggi registra, mediante note, anche l'avvenuta consegna dei documenti o la
disponibilita' degli stessi presso le Segreterie o altre Sedi.
La scelta delal tipologia di prenotazione abilita la maschera di introduzione dati.
Si possono effettuare "n" prenotazioni indicando la data e la tipologia, procedendo ad un
nuovo inserimento mediante tasto Tab. (nuova riga)
Zucchetti S.P.A.
504
Guida Utente
14.2.3 Stampa Anticipi
La stampa Anticipi e' prevista In tutti i punti di menu’ in cui si visualizzano gli anticipi. Il pdf
generato prevede anche la sottoscrizione dell’anticipo erogato al richiedente.
I punti di menu’ sono:
- Inserimento Trasferta (Menu’ Utente)
- Stato Richieste Pianificazioni (Menu’ Approvatore)
- Richieste anticipi (Utente Ufficio Cassa)
- Visualizzazione Globale trasferte (Menu’ Ufficio del Personale)
La stampa si presenta come in figura:
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
14.3
505
Stato Richieste Pianificazione
Solo dopo che la richiesta di trasferta e' stata inviata (
) figura in questo punto di
menu'.
La mappa e' strutturata diversamente a seconda della tiplogia di utente collegato a Work Flow
Utente standard
Utente Approvatore
14.3.1 Stato Rich Trasf Utenti Standard
La figura sotto rappresenta lo stato della Trasferta quando ancora non e' stata approvata a
nessun livello.
Missione
Prenotazioni
Anticipi
Cliccare per visualizzare il dettaglio della richiesta.
Zucchetti S.P.A.
506
Guida Utente
Cliccare per visualizzare ulteriori informazioni sullo stato della richiesta:
14.3.2 Stato Rich Trasf Utenti Approvatori
La maschera che si presenta all'approvatre e':
La parte alta della mappa e' costituita da campi con funzionalita' di filtro su tutte le richieste (
Stato missione, Esito, Anno / Mese, Gruppo, Motivazione) e di modalita' di ordinamento.
Con il bottone l'approvatore accede alla gestione dello Stato Richieste Personali, identica a
quella dell'utente Standard.
Per accedere al dettaglio della richiesta.
E' possibile quindi per l'approvatore Autorizzare e o Respingere la Trasferta utilizzando i Radio
Box indicati dalla freccia ed eventualmente inserire delle Note.
E' possibile fare in modo che la compilazione delle note sia obbligatoria nel momento in cui la
richiesta viene respinta. Occorre spuntare il campo <Obbligo inserimento Nota per TR
respinte> nel Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
507
A QUESTO LIVELLO E' STATA AUTORIZZATA SOLO LA RICHIESTA DI TRASFERTA,
QUINDI OCCORRE PROCEDERE ALL'APPROVAZIONE O MENO DEGLI ANTICIPI E
DELLE PRENOTAZIONI.
Infatti la maschera cambia solo nell'ultima parte evidenziata nella freccia:
E, una volta approvati anche gli anticipi si passa alle prenotazioni;
Una volta approvate, sia le prenotazioni che gli anticipi, l'Ufficio Cassa provvede alla verifica
della richiesta di anticipo e l'Ufficio Viaggi provvede alla verifica della prenotazione tramite i
punti di menu' Richieste Anticipi e Richieste Prenotazioni.
Zucchetti S.P.A.
508
14.4
Guida Utente
Richieste Anticipi
Punto di menu' presente solo per gli utenti per cui l'Amministratore in Gestione Utenti /
Profilazione Utente ha impostato il Gruppo 98, Ufficio Cassa.
Con doppio click si accede a
dove l'utente o inserisce la data di erogazione oppure spunta sul campo Rifiutato.
Consente di effettuare la stampa degli anticipi
A questo punto nello Stato delle richieste, se approvato, l'anticipo viene visualizzato come
Trattata
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
14.5
509
Richieste Prenotazioni
Punto di menu' presente solo per gli utenti per cui l'Amministratore in Gestione Utenti /
Profilazione Utente ha impostato il Gruppo 99, Ufficio Viaggi.
La selezione delle Prenotazioni consente l'approvazione delle stesse a partire dalla verifica
delle prenotazioni.
Cliccando su <Visita clienti> la maschera riassume le ricieste effettuate dal dipendente:
Consente di effettuare una stampa riassuntiva dei dati inerenti alla prenotazione.
Ogni bottone consente di accedere alla seguente mappa in cui l'Utente Cassa si posiziona
sulla sezione a lui dedicata e puo' inserire ulteriori dettagli sulla prenotazione confermare o
meno la stessa (tramite Non Prenotata o Prenotata). La sezione <Richiesta> contiene i dati
inseriti dal dipendente mentre eseguiva la richiesta.
Zucchetti S.P.A.
510
Guida Utente
Hotel
Accede alle Tabelle / Trasferte/ Compilazione / Anagrafica Hotel
Agenzia
Accede a Tabelle / Trasferte/ Compilazione / Agenzie di Prenotazione
Tipo Pagamento
Accede a Tabelle / Trasferte/ Compilazione / Tiplogie di Pagamento
Zucchetti S.P.A.
Modulo Trasferte
14.6
511
Delega Sostitutiva Trasferte
Il punto di menu' e' presente solo se e' spuntato il campo <Abilita Delega sostitutiva
Trasferte> in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte. Da utilizzare quando l’
approvatore ‘abituale’ si assenta dall’azienda per un periodo prestabilito e vuole
delegare l’approvazione del gruppo ad un’altra persona.
La maschera a cui si accede con il bottone
e':
Quando il delegato accede al programma nei giorni compresi nel range stabilito,
visualizza, approva, respinge le richieste dei dipendenti facenti parte del gruppo
assegnatogli. Allo scadere del periodo ritorna tutto come prima; il record rimane
memorizzato nella funzione;
per cancellare
Se si decide di mantenerlo, in un momento successivo e' possibile effettuare
la stessa delega: Cliccando sul cognome si modifica il periodo
Per visualizzare i dati impostati.
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>.Le scelte possibili sono : gli
approvatori in generale, i dipendenti del gruppo approvato dal delegante, oppure entrambi.
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Si precisa che i delegati e i deleganti devono sempre appartenere alla stessa
azienda, e che e' il programma che effettua automaticamente il controllo quando si
inserisce una nuova delega.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
.
Capitolo
XV
Modulo: Note Spese
15
513
Modulo: Note Spese
Tipi di note spese
Il modulo Note Spese puo' 'vivere' anche senza la presenza del modulo Trasferte e puo'
essere attivato in 2 modalita' di gestione:
 Note spese giornaliere
Consente di insierire in ogni nota spese i riferimenti del cliente per cui il dipendente ha lavorato
 Note spese mensili
Il secondo tipo di note spese comprende funzionalita' di controllo nell'inserimento delle note e
anche la gestione del Contratto del Credito.
Funzionalita' :
Canoni Qualitativi del prodotto applicativo
- Multiazienda
- Multicontratto
- Multitratta
Processi di calcolo
- Calcolo indennita' valori di trasferta in base all'ora di partenza, di rientro ed alla tipologia del
rimborso (Indennita' Contrattuali o Rimborsi Forfetari)
- Rimborsi Chilometrici
- Controllo massimali di spesa singoli e giornalieri
Momenti Operativi
La gestione della Nota Spese identifica una forma particolare di gestione del Processo
Autorizzativo , caratterizzato dalla sola autorizzazione a consuntivo.
La richiesta degli Anticipi puo' seguire un processo autorizzativi autonomo, unitamente alla
richiesta di prenotazioni (Alberghi, Viaggi ecc.). Questa attivita' non e' prevista dal prodotto di
Nota Spese ma dal modulo Trasferte.
Altro elemento particolare della Nota Spese e' rappresentato dal rimborso chilometrico
calcolato per ogni singola "Tratta", in ragione del luogo di partenza e di destinazione fornendo
- tipo di percorso (urbano / extraurbano)
- numero di chilometri percorsi
- tipologia auto
- classe dell'autovettura (cavalli fiscali)
Alcuni di questi elementi sono legati al dipendente e caratterizzano la base dati anagrafica
disponibile.
Mediante attivita' di calcolo la procedura determina l'importo da riconoscere al dipendente,
generando due voci di spesa
- percorso urbano
- percorso extraurbano
valorizzato a partire dal tipo di autovettura.
La percorrenza puo' essere introdotta direttamente o richiamata da una tabella percorrenze
nella quale sono indicate le piu' frequenti.
Giornalmente possono essere indicate altre spese quali
- tagliandi autostradali
- pasti
- spese di rappresentanza
- parcheggi
- biglietti per altri mezzi
- ecc
La Nota Spese mensile evidenzia anche eventuali indennita' spettanti al dipendente.
Il Controllo e' eseguito sul singolo movimento, oppure ove richiesto, sull'arco temporale
mensile, analizzando tutte le trasferte e proponendo l'esito dei controlli per la conferma.
Autorizzazione
Tutte le spese sostenute nel mese devono essere autorizzate a consuntivo con riferimento alla
struttura gerarchica cui e' associato il dipendente.
Liquidazione Nota Spese
Generazione prospetti di controllo e movimenti per la procedura delle retribuzioni a partire
Zucchetti S.P.A.
514
Guida Utente
della mensilita' con la quale si provvedera' alla erogazione del Saldi e delle Indennita'.
La Nota Spese liquidata viene inserita nello Storico delle Nota Spese fissando il limite max. di
visibilita' per il dipendente.
Operativita' Utenti in modalita' Web
Gestione Nota Spese e' inserita nello strumento di Work Flow e si avvale di funzionalita' Web,
mettendo a disposizione di ciascun utente strumenti semplici e controllati destinati a
supportarlo nelle attivita' a lui riservate
L'operativita' demandata agli utenti distingue le funzionalita' disponibili a:
Utente standard
Utente approvatore
Entrambe le tipologie di utenti possono accedere a:
Inserimento Rimborsi: Attivita' di immissione delle Missioni con possibilita' di distinguere le
singole tratte
Stato Richieste: Possibilita' di verificare lo stato delle missioni con riferimento ai processi di
approvazione e di liquidazione.
La possibilita' di approvare/respingere le note spese e' agibile solo dall'approvatore.
Anche l'utente approvatore provvede, per quanto lo riguarda, ad operare come utente.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
15.1
515
Inserimento Rimborsi
A seconda di quanto scelto dall'Amministratore nel campo <Abilitare Gestione Nota Spesa
Giornaliera> in Setup Procedura / Note Sese e Trasferte l'inserimento dei rimborsi avviene in
due modalita' differenti:
Gestione Giornaliera della Note Spese
Gestione Mensile Note Spese
Gestione Note Spese Unica maschera
15.1.1 Gestione NS Giornaliera
La schermata e' la seguente
Selezionare dunque il tasto “Nuovo” per inserire un nuovo rimborso nella maschera.
Zucchetti S.P.A.
516
Guida Utente
Dettaglio Nota
E' l'help che spiega al dipendendente come inserire i dati. La parte descrittiva viene letta dal
campo <HELP1> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
Data nota spese
Specificare la data a cui e' riferita la richiesta di rimborso spese;
Numero nota di intervento
Specificare il codice della nota di intervento relativa alla giornata interessata;
Cliente Potenziale
Attivare il campo nel caso in cui il cliente indicato nella nota e' un potenziale, quindi non
ancora caricato in anagrafica clienti. In questo caso e' necessario compilare manualmente la
ragione sociale del cliente.
Codice Cliente
Specificare il codice del cliente indicato nella nota d’intervento - da Tabelle / Trasferte
/Compilazione / Anagrafica Clienti Per ricercare il cliente senza accedere all’elenco dei clienti
e' possibile indicare in questo campo o il codice cliente oppure la ragione sociale;
selezionando il tasto Tab (o spostandosi in un altro campo con il mouse) il sistema ricerchera'
il cliente utilizzando il valore impstato.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
517
Cliente non codificato
Attivare il campo nel caso in cui il cliente non risulti codificato nella tabella. In questo caso e'
necessario compilare manualmente la ragione sociale del cliente.
Localita' di partenza
Compilato in automatico con la citta' impostata in Anagrafici /Rapporto di Lavoro/ Work Flow /
Note Spese Trasferte nel campo <Sede di Lavoro> o <Residenza>
Localita' di arrivo
Nel caso in cui venga specificato il codice cliente, il campo e' compilato in automatico dal
sistema con la localita' corrispondente all'indirizzo del cliente (Tabelle / Trasferte
/Compilazione / Anagrafica Clienti). Nel caso di “Cliente Potenziale” o “Cliente non codificato”
il campo e' da compilare manualmente. Per ricercare la localita' senza accedere allo zoom dell
’elenco dei comuni, e' possibile indicare in questo campo la parte iniziale del nome del
comune; selezionando il tasto Tab (o spostandosi in un altro campo con il mouse) il sistema
ricerca il comune utilizzando il valore impstato.
Tipologia intervento
Selezionare, fra gli elementi previsti nell’elenco, la tipologia d’intervento (codificati in Tabelle/
Trasferte/ Compilazione / Motivazione).
Rimborso KM
E' l'help che spiega al dipendendente come inserire i dati. La parte descrittiva viene letta dal
campo <HELP2> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
Riferito alla distanza kilometrica intercorsa tra la citta' di partenza e quella di arrivo presenti
nella Nota.
Il dato e' prelevato e compilato in automatico da Dati Comuni / Tabelle / Generiche /
Inquadramento territoriale /Citta' sezione Classificazione.
Nel caso in cui la compilazione non fosse automatica, procedere all’indicazione manuale del
numero dei chilometri nel campo “num.KM”.
Rimborso spese
E' l'help che spiega al dipendendente come inserire i dati. La parte descrittiva viene letta dal
campo <HELP3> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
Specificare in questa sezione le spese elencate nella nota d’intervento. Sono previste le
seguenti voci di spesa:
Pranzo Personale
Specificare nel campo “Importo” la spesa sostenuta per il Pranzo Personale;
Spese Viaggio
Specificare nel campo “Importo” le spese sostenute per il Viaggio (autostrada, parcheggio,
metro, taxi, ecc.);
Cena Personale
Specificare nel campo “Importo” la spesa sostenuta per la Cena Personale;
Alloggio
Specificare nel campo “Importo” la spesa sostenuta per l’Alloggio;
Acquisto carburante
Specificare nel campo “Importo” la spesa sostenuta per l’Acquisto Carburante
In sede
Spuntare se la spesa e' stata sostenuta in sede. Se in Tabelle / Trasferte / Compilazione /
Voci di Spesa e' stato spuntato il campo <In Sede>, allora il segno di spunta viene attribuito in
automatico per la spesa che si sta inserendo.
Zucchetti S.P.A.
518
Guida Utente
Per inserire altre voci di spesa, non previste nell’elenco precedente.
Per eliminare voci di spesa inserite in modo errato.
Campo Note
Esiste infine un box dedicato ad eventuali annotazioni da inserire in relazione alla nota spese:
L’inserimento della nota spese si conclude quindi con il salvataggio delle informazioni inserite.
15.1.1.1 Stampe Ns Giornaliere
Selezionare la stampa desiderata e premere il pulsante Stampa.
Export
Il bottone e' presente solo per la prima stampa, Distinta Note Spese, e consente di esportare
in Excel il riepilogo dei rimborsi per dipendente. Nel file generato sono presenti le colonne:
Azienda
Dipendente
Cognome Nome
Codice Soggetto
Tot. Spese Viaggio
Tot. Spese Vitto e Alloggio in Sede
Tot. Spese Vitto e Alloggio Fuori Sede
Tot. Spese Personale Esterno
Tot. Rimborsi KM in Sede
Tot. Rimborsi KM Fuori Sede
Tot. Spese Parziale (importo €)
Tot. Spese Parziale (importo tot. KM €)
Tot. Spese Generale (n° KM)
Tot. Spese Generale (totale importo €)
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
519
15.1.2 Gestione NS Mensile
Vedere quando e' presente Modulo Trasferte
La maschera proposta e':
Stato
Compilare per filtrare la ricerca sullo stato richieste interessato
Consente di effettuare la ricerca filtrando lo Stato delle note.
Per procedere con un nuovo inserimento
Riferimento
Cliccando sulla descrizione in blu sotto la colonna Riferimento e' possibile visualizzare/
integrare i dati della Nota Spese.
L'inserimento / variazione della Nota Spese ha un diverso interfaccia per il dipendente, e
dipende della scelta effettuata in Setup Procedura:
Campo <Attivazione Note Spese Unica maschera> NON spuntato
Campo <Attivazione Note Spese Unica maschera> spuntato (utenti che
imputano sempre le tratte di ritorno - contratto del credito)
Km mancanti
La colonna e' presente solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte, e' spuntato il
campo <Attiva segnalazione se non si inseriscono i Km>.
Quando chi immette la nota spese non accede alla sezione
segnala in modalita' NON bloccante con
per cui non sono presenti i km:
Zucchetti S.P.A.
il programma lo
; Con un click sono elencate le trasferte/tratte
520
Guida Utente
Il dipendente puo' procedere con l’immissione dei dati mancanti oppure ignorare la
segnalazione.
Scadenza
La colonna e' valorizzata con il mese successivo a quello della Nota. Se il giorno e' 00 significa
che per l'inserimento delle Note Spese non e' stata prevista una data di scadenza in Tabelle /
Archivi di Base / Flussi / Periodi Momenti per il momento <Inserimento Trasferta> (vedere
esempio di impostazione).
Respinta
Compare se la nota spese e' stata respinta. Con doppio click e' possibile avere il
dettaglio di chi e quando ha respinto la nota spese:
Scaduta
Cancellata
Se la nota risulta respinta piuttosto che scaduta o cancellata viene contrassegnata la relativa
colonna con
;
Il bottone dell'ingranaggio appare quando e' stata appena inserita la nota oppure quando e'
stata variata e/o integrata. Consente di avviare il calcolo dell'intera nota. Solo dopo che e'
stato effettuato almento una volta il calcolo compaiono a video i tasti successivi. Terminato il
calcolo il programma propone a video la nota con possibilita' di stampa utilizzando apposito
bottone. (Vedere esempio)
Durante questa fase sono effettuati tutti i controlli pianificati dall'Amministratore del Sistema in
Tabelle / Trasferte / Controlli/ Limiti di Spese - Anagrafica controlli, Fasce Orario.
L'icona viene proposta solo se in nota sono state inserite Spese con Fattura. Consente la
stampa di riepilogo delle stesse.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
521
Consente la visualizzazione dell'intera Nota Spese e relativa stampa. (Vedere esempio)
Cancellare una Nota Spese. Si precisa che quando i dati sono stati importati dal modulo
Trasferte la Nota Spese non e' cancellabile se il campo <Consenti cancellazione di NS
importate da Trasferte> NON e' spuntato.
Trasmettere la Nota Spese al superiore diretto (per l'approvazione). Il programma provvede ad
assegnare un Nr. di protocollo e a registrare la data. Con l'invio della Nota viene proposta la
schermata:
Qui l'utente puo' modificare l'ultimo campo, che il programma non valorizza mai, o confermare
l'invio.
15.1.2.1 Sezione Nota Spese
Torna a Gestione Nota Spesa Mensile
L'inserimento / variazione della Nota Spese si compone di 3 sezioni.
SEZIONE NOTA SPESE
SEZIONE RIEPILOGHI NOTA SPESE
SEZIONE VOCI MENSILI
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SEZIONE NOTA SPESE :
Zucchetti S.P.A.
522
Guida Utente
L'Inserimento della Nota Spese consente di ripartire al suo interno gli eventi, riconosciuti come
"Trasferte" (un dipendente puo' riepilogare piu' eventi di trasferta).
Una trasferta e' composta da una giornata (o piu') lavorata in una certa localita' con i propri
parametri, cioe' Km effettuati (rimborsi Km), le spese di viaggio o di vitto o alloggio (Spese) ).
Questa ripartizione, oltre a consentire un monitoraggio preciso degli spostamenti, rilevando in
modo puntuale i costi, in alcuni casi e' indispensabile per assicurare un calcolo diverso delle
indennita' e delle spese riconosciute a partire dalla Piazza (che caratterizza la dimensione del
contesto con riferimento al numero degli abitanti).
Pertanto nella codifica della Nota Spese:
Motivazione : identifica l'evento della Trasferta nel suo insieme
Codice di Trasferta: identifica l'evento della Trasferta nel suo insieme
Codice Tratta: consente la scomposizione dell'evento in base alla data, all'orario degli
spostamenti ed alle localita' interessate.
Cliccando su Nuovo la maschera e' cosi' strutturata:
La parte superiore del video (con sfondo grigio) contiene i dati identificativi della nota spese e
del dipendente;
Dal / Al
Sono le date di riferimento della Nota Spese.
Se in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Trasferte e Note Spese il campo
<Modalita' di Calcolo> e' impostato con 'Mensile', la data inizio e fine coincide sempre con
inizio e fine mese.
Se e' impostato con 'Per singola Trasferta' e i dati della trasferta sono stati importati dal
modulo trasferte, le date corrispondono con la partenza e la data di arrivo imputate
precedentemente. Sono modificabili solo se in Setup Procedura /Note Spese e Trasferte il
campo <Consenti modifica date NS importate da Trasferte> e' spuntato.
Vedere Paragrafo Timbrature
Viene aggiunta una riga nella griglia sotto che va integrata con i dati corretti della Nota. Il
numero di Trasferta e' attribuito in modo sequenziale rispetto all'ultimo immesso (o, se il
primo, parte da 1).
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
523
Per tratta si intende, all'interno dello stesso numero Trasferta, i dati del ritorno, oppure
eventuali tappe effettuate sulla stessa trasferta.
Esempio:
Partenza da Lodi; la mattina visita ad un cliente di Varese; pomeriggio da un altro cliente di
Milano, senza tornare da Lodi; in seguito rientro in Sede. In questo caso le tratte sono 2: la
prima da Varese a MIlano, la seconda da Milano a Lodi.
Con il click su tratta viene pertanto compilata in automatico la tratta del ritorno con i dati
invertiti rispetto a quelli dell'andata (riferendosi all'esempio sopra, la trasferta riguarda il tragitto
Lodi - Varese, per cui tramite 'Tratta' viene creata la Trasferta n.1 - Tratta 2 con localita' di
partenza Varese e di arrivo Lodi - e' poi l'utente a modificare l'arrivo con Milano e creare una
successiva tratta Milano - Lodi).
1. E' possibile attivare un controllo che segnala in modo non bloccante quando si sta
imputando la terza tratta relativa ad una trasferta (per evitare errori di inserimento). Occorre la
spunta sul campo <Attiva segnalazione in inserimento terza tratta> in Setup Procedura / Note
Spese e Trasferte.
In questo caso al verificarsi della cosa viene apposto il simbolo
sulla terza tratta inserita:
2. E' possibile attivare un controllo che blocca il dipendente quando tenta di inserire una
trasferta su una data futura. Occorre spuntare il campo <Disabilita inserimento Note Spese
con data superiore a quella corrente> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte .
Quando la persona accede il programma confronta la data del Server con quella della
trasferta, e se quest'ultima e' superiore alla precedente viene emessa la segnalazione
bloccante:
3. E' possibile attivare un controllo che segnala se l'ultima tratta di ritorno dalla trasferta
contiene il comune della sede o residenza del dipendente. Occorre spuntare in Setup
Procedura/ Note Spese e Trasferte il campo <Segnala se ultima tratta non e' localita' di
residenza o sede>
Nel momento del salvataggio della Nota spese il programma controlla:
- se la tratta non e' stata inserita oppure se il comune di arrivo non coincide con ALMENO
UNO dei due seguenti:
- Se la localita’ di arrivo non e’ la sede di lavoro viene emessa la segnalazione. Per comune
della Sede di lavoro viene letto il campo relativo in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work
Flow/ Note Spese e Trasferte
- Se la localita’ di arrivo non e’ la residenza del dipendente viene emessa la segnalazione.
Per comune della residenza vengono letti, in cascata, :
 Il Comune presente in Anagrafici/ Soggetto/ Altri indirizzi, tipo DM
(domicilio fiscale). Se non e' presente, allora viene controllato il campo
successivo;
 Il Comune presente in relativo in Anagrafici/ Soggetto/ Indirizzi, sezione
Residenza; se non e' presente, allora viene controllato il campo
successivo;
 Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow/ Note Spese e Trasferte,
comune Residenza.
Viene emessa una segnalazione NON bloccante su cui e' possibile cliccare per prendere nota
Zucchetti S.P.A.
524
Guida Utente
di quale Trasferta/Tratta non rispecchi i controlli:
Presente solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Disabilita Trasferta
Arretrati> NON e' spuntato. Consente di inserire dati di eventuali trasferte del mese
precedente. In questo caso la numerazione Trasferta viene attribuita seguendo il progressivo
del periodo interessato.
Tenere presente che in caso di contratto del Credito (Vedere Paragrafo Contratto del
Credito), i calcoli effettuati dipendono dall'impostazione effettuata in Setup Procedura/
Note Spese e Trasferte, sui campi <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate> e
<Pie' di Lista Trasferte arretrati>.
Vedere Esempio Trasferte Arretrate
Come inserire una Nota Spese relativa ad una trasferta che inizia un mese e termina
in quello successivo.
Tra i seguenti bottoni alcuni sono attivi ed inserbili solo quando si e' posizionati sulla tratta del
viaggio di Andata:
Vedere Paragrafo Riferimenti Contabili
Vedere Paragrafo Rimborsi KM
Vedere Paragrafo Spese
Vedere Paragrafo Annotazioni
Motivazione
Viene compilato con quanto indicato in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note
Spese e Trasferte nel campo <Motivazione>
Tratt. Contr. Trasferta
Viene compilato con quanto indicato in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note
Spese e Trasferte nel campo <Tratt. Contr. Trasf>.
Sono rispettivamente le Date di partenza e arrivo nella localita' in cui ha luogo la trasferta,
mentre nella tratta sono il contrario, ovvero la data in cui la persona e' partita dal luogo della
trasferta per il ritorno in sede (o residenza).
In alcuni casi si usa non gestire le tratte di ritorno, perche' i dati che interessano sono: il luogo
in cui ha avuto luogo la trasferta e non si vogliono attivare controlli particolari. Quindi su
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
525
un'unica riga si inseriscono la data e ora di partenza e data e ora di arrivo (inteso come ritorno
dalla trasferta).
Per esempio se mi sono recato a Crema in giornata e sono ritornato in sede a Lodi alle 1930
inserisco la Nota Spese in questo modo, ed in un'unica riga si compilano le altre sezioni
(Spese, Km ecc):
E' anche possibile imputare tutte le spese di un mese su un'unica riga, che ha come partenza
il primo giorno e come ritorno l'ultimo del mese. Per far si' che sia il programma ad effettuare
la compilazione automatica in questa modalita' occorre spuntare il campo <Attiva Inserimento
Automatico Inizio\Fine Mese NS> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e il campo
<Attiva Inizio\Fine Mese NS> in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow/ Note Spese e
Trasferte.
ATTENZIONE: CON QUESTE MODALITA' DI COMPILAZIONE NON SI POSSONO
ATTIVARE CORRETTAMENTE TUTTI I CONTROLLI.
Ora di partenza
Ora di arrivo
Dati obbligatori solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Ora Partenza Ora Arrivo Obbligatori> e' spuntato. L'ora di arrivo viene impostata in automatico dal
programma sommando all'ora di partenza inserita il numero minuti presenti nel campo
<Scostamento ora di Arrivo> in Anagrafici /Rapporto di Lavoro/ Work Flow / Note Spese
Trasferte.
E' possibile fare in modo di compilare in automatico questi campi. Occorre:
- Spuntare il campo <Attiva default Ora di Partenza/ Arrivo> in Setup Procedura / Note Spese
e Trasferte
- Compilare i campi <Ora Partenza Default> e <Ora di Arrivo Default> in Anagrafici / Rapporto
di Lavoro / Work Flow / Note Spese e Trasferte
- In mancanza della valorizzazione dei campi nel rapporto di Lavoro il programma compila
attingendo questi dati da Anagrafici/ Azienda / Work Flow
Partenza- localita'
Compilato in automatico con la citta' impostata in Anagrafici /Rapporto di Lavoro/ Work Flow /
Note Spese Trasferte nel campo <Sede di Lavoro> o <Residenza>. Nel caso di impostazione
della Residenza, se questa non e' presente, il programma controlla in Soggetto/ Comuni / Altri
indirizzi, se presente il Tipo Indirizzo DM; se anche questo non e' presente, allora viene
proposto il comune presente nella sezione Indirizzi, nella parte della Residenza
La dicitura
e' personalizzabile in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte, campo
<Descrizione Label Arrivo>.
Km €
Il campo e' presente se in Setup Procedura/NS e Trasferte e' stato spuntato il campo <Abilita
Visualizzazione Totale Spese>. Contiene la somma del totale degli indennizzi kilometrici
relativi alla tratta in questione.
Spese €
Il campo e' presente se in Setup Procedura/NS e Trasferte e' stato spuntato il campo <Abilita
Visualizzazione Totale Spese>. Contiene la somma del totale delle spese inserite per la
trasferta in questione.
Anticipi
Il campo e' compilato in automatico se il dipendente ha richiesto un anticipo in fase di
Pianificazione Trasferte (Con il Modulo Trasferte attivato). Il campo non e' presente se in
Setup Procedura e' stato spuntato il campo <Abilita Visualizzazione Totale Spese>
Anticipi €
Se l'importo dell'anticipo era stato richiesto in valuta, qui viene riproposto il corrispondente
valore in Euro. Perche' il programma esegua il calcolo del cambio, occorre aver inserito i dati
del cambio in Tabelle / Generiche / Valute / Cambio Giornaliero (per il giorno della trasferta). Il
campo non e' presente se in Setup Procedura e' stato spuntato il campo <Abilita
Visualizzazione Totale Spese>
Zucchetti S.P.A.
526
Guida Utente
La maschera si presenta quando in Setup Procedura / Note Spese e
Trasferte e' spuntato il campo <Abilita maschera dettaglio anticipi>. Per la stessa tratta. e'
possibile inserire piu' di una riga di anticipo.
Km
Consente di disabilitare il pulsante
.
Utilizzare quando sono stati inseriti dei km e si desisdera cancellarli.Con doppio click si
disablita il bottone e sono azzerate le righe inserite.
L'opzione e' presente solo se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte il campo <Disabilita
pulsante "KM" in maschera inserimento rimborsi> NON e' spuntato
N° GG
La colonna e' presente solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e' spuntato il
campo <Visualizza Numero Giorni in Inserimento Nota Spese>
E' riportato il numero giorni su cui si articola la trasferta. Si precisa che il controllo vale solo per
gli utenti che non gestiscono le tratte, quindi quando la data di rientro dalla trasferta e' indicata
sotto le colonne della Destinazione.
Per cancellare la tratta. E' possibile inibire la cancellazione della tratta 1 (ovvero il primo
viaggio di andata). Occorre spuntare il campo <Abilita controllo su cancellazione prima tratta>
in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte. Quando l'utente tenta di farlo il programma
emette il messaggio:
I tasti successivi non funzionano sulle trasferte arretrati:
Copia la trasferta
Utilizzare per copiare i dati di una trasferta e relative tratte su una nuova. Inserire il numero
della trasferta DA cui copiare
Sulla Data
Inserire la data della trasferta da generare (per effetto della copia). Tenere presente che se la
trasferta DA cui si copia si articola di 4 giorni (esempio dal 15/08/2010 al 18/08/2010), e qui si
inserisce di copiarla su una certa data (esempio 23/08/2010), il programma crea una trasferta
che si articola su altrettanti giorni (quindi che va dal 23/08/2010 al 26/08/2010).
Premere per effettuare la duplicazione. La copia comprende la duplicazione dei rimborsi km,
delle annotazioni relative ai rimborsi kilometrici, ma NON delle spese.
15.1.2.1.1 NS da trasferte
Torna a Gestione Nota Spesa Mensile
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
527
La funzione consente al dipendente la registrazione delle Spese sostenute durante la
Trasferta, beneficiando dell'evidenza dei valori di Anticipo e di prenotazioni APPROVATE (dai
menu' Richieste Anticipi e Richieste Prenotazioni).
Se presenti richieste preventive, la maschera e'
Il bottone e' presente solo nel caso siano presenti dati delle richieste effettuate
a preventivo, dal modulo Trasferte. Il programma provvede a scrivere qui i dati che vanno poi
integrati dal dipendente. Se esistono richieste non ancora approvate l'importazione emette la
relativa segnalazione; quindi occorre far approvare tutto e poi Reimportare.
Da questo momento in poi la maschera di visualizzazione e' uguale sia quando e' presente il
modulo Trasferte che no, con la differenza che nel primo caso e' gia' impostata la Nota ed il
dipendente deve integrare i dati provenienti dalla trasferta e nel secondo caso occorre cliccare
sul Bottone NUOVO.
15.1.2.1.2 Timbrature
Torna a Sezione Nota Spese
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Il bottone e' presente solo se in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese e
Trasferte si e' abilitato il campo <Collegamento Timbrature del Mese> .
Con doppio click il dipendente puo' visualizzare le timbrature del mese della Nota Spese.
15.1.2.1.3 Riferimenti Contabili
Torna a Sezione Nota Spese
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Il bottone e' presente solo se in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Motivazioni , sul codice
motivazione inserito nella Nota Spese e' stata abilitata la sezione RIFERIMENTI CONTABILI.
La compilazione dei riferimenti contabili e' obbligatoria solo se in Setup Procedura / Note
Spese e Trasferte il campo <Riferimenti contabili Obbligatori> e' spuntato.
La compilazione dei riferimenti contabili viene effettuata automaticamente dal programma se
in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Inserisci automaticamente Riferimenti
Contabili> e' spuntato.
Centro di costo
Propone l'eventuale Centro di Costo presente nel Rapporto di Lavoro di chi inserisce la Nota
Spesa.
Default Commesse
Attinge i dati da Tabelle / Trasferte / Compilazione / Anagrafica Commesse. Se pero' nel Stup
Procedura/ Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <Commesse da tabella comune> la
ricerca mira a Dati Comuni/ Tabelle/ Generiche/ Commesse OL
Zucchetti S.P.A.
528
Guida Utente
La descrizione della terza, quarta e quinta colonna e' quella definita in Setup Procedura /Note
Spese e Trasferte nei campi <Descrizione 1> <Descrizione 2> <Descrizione 3>. Da utilizzare
quando c'e' l'esigenza di avere dei riferimenti contabili non previsti dal programma, come
nell'esempio sotto. Mentre nel Setup si definisce la descrizione della colonna, la codifica delle
3 tabelle avviene in Tabelle /Trasferte / Libero 1-2-3 (quindi nell'esempio in libero 1 e' presente
la codifica delle Societa'; in libero 2 quella del tipo di lavoro e in Libero 3 sono presenti i
clienti).
Se nel Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese e Trasferte si sono impostati nei 4 campi
dei valori di default, questi sono compilati in automatico senza che il dipendente debba
cliccare sulla presente sezione.
E' sua facolta' modificare in qualsiasi caso quanto proposto in auotmatico.
I codici dei riferimenti contabili confluiscono nel file di Contabilita' generato da Utilita' Ufficio del
Personale/ Generazione file Trasferte.
15.1.2.1.4 Rimborsi KM
Torna a Sezione Nota Spese
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Il bottone e' presente solo se in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Motivazioni , sul codice
motivazione inserito nella Nota Spese e' stato spuntato il campo KM.
Num. KM
Riferito alla distanza kilometrica intercorsa tra la citta' di partenza e quella di arrivo inserite
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
529
nella Nota. Il campo e' modificabile o meno a seconda di come e' compilato il campo
<Indennita' km> in Anagrafica Azienda / Work Flow/ Note spese e trasferte .
Il dato e' prelevato da Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento territoriale /Citta'
sezione Classificazione.
PARTICOLARITA' E CONTROLLI POSSIBILI:
1. Se la distanza non e' presente in tabella e' possibile attivare un auotomatismo per cui e' il
programma Work Flow che scarica la distanza interessata direttamente dal sito Google Map
(occorre attivare il campo <Attiva Google Map> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte)
e le ripropone qui.
2. La compilazione del numero dei km e' obbligatoria quando si e' imputata, tra le altre, una
Spesa per cui in Tabelle / Trasferte/ Compilazione / Voci di Spesa e' stato spuntato il campo
<Campo Numero km obbligatorio>. La segnalazione bloccante:
si ripresenta per tutte le tratte finche' il dipendente provvede all'inserimento dei dati relativi.
3. Il campo e' inibito quando in Anagrafici/ Azienda - Ente l'opzione <Indennita' km> e':
- Solo da Tabella, in tutti i casi
- Possibilita' in assenza. In questo caso si e' scelto di dare accesso all'imputazione del dato
solo quando la distanza non e' presente in tabella. Viceversa, il campo non e' modificabile.
4. E' possibile fare in modo che se il dipendente non accede a questa sezione, sia emessa
una segnalazione non bloccante (Vedere Gestione NS Mensile).
Tipo Auto
Scegliere tra i parametri proposti. Viene proposto quello previsto per il dipendente in
Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note Spese e Trasferte. Il parametro proposto e'
modificabile.
Modello Auto
Viene proposto quello previsto per il dipendente in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work
Flow / Note Spese e Trasferte. Il parametro proposto e' modificabile.
Tipo Rimborso
Scegliere il tipo di rimborso riconosciuto (il dato viene attinto da Tabelle / Trasferte / Rimborsi
KM / Tipo Rimborso). E' possibile far attribuire automaticamente dal programma il Tipo
Rimborso se quest ultimo viene differenziato a seconda che la trasferta sia avvenuta in o fuori
comune. Vedere Gestione dei campi <Attribuzione automatica se localita' di partenza uguale a
loc. Arrivo> e <Attribuzione automatica se localita' di partenza diversa da loc Arrivo> in Tabella
Tipo Rimborso
Riconoscimento
Il dato viene calcolato in automatico moltiplicando il numero dei km della tratta per la tariffa,
ricercata in base all'intersezione del Modello Auto ed il tipo di Rimborso (la codifica e'
prelevata da Tabelle / Trasferte / Rimborsi KM /Rimborso KM).
Per aggiungere una riga
Per cancellare una riga
Note
Inserire eventuali note che riguardano io rimborsi kilometrici.
5. E' possibile inserire un controllo che obbliga il dipendente a motivare il fatto di aver inserito
nella tratta un numero di km superiore al numero km intercorrenti tra la localita' di partenza e
quella di destinazione (memorizzato in Dati Comuni / Tabelle / Generiche / Inquadramento
territoriale /Citta' sezione Classificazione) applicando la percentuale immessa in Tabelle /
Trasferte/ Controlli / Limiti Spese. Per attivare il test, occorre aver spuntato il campo <
Annotazioni obbligatorie in base alla % dei km modificati> in Setup Procedura / Note Spese e
Trasferte.
ESEMPIO:
- La distanza tra Lodi e Abano Terme e' quantificata in 100 km.
Zucchetti S.P.A.
530
Guida Utente
- La % di scostamento settata in tabella e' del 10% (figura sotto)
Se il dipendente inserisce un numero di km superiore a 110 e' costretto ad inserire le
annotazioni per motivare la cosa.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
531
6. E' possibile inserire un controllo che obbliga il dipendente a motivare il fatto di aver inserito
una tratta effettuata con Auto propria. Occorre spuntare in Setup Procedura/ Note Spese e
Trasferte il campo <Abilita obbligo note se tipo auto personale>. La segnalazione e':
15.1.2.1.5 Spese
Torna a Sezione Nota Spese
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Giornata
E' il giorno in cui il dipendente ha sostenuto la spesa
Voce di Spesa
Caricare il tipo di spesa attingendo la voce da Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di
Spesa.
Tipo Pagamento
Scegliere la modalita' di pagamento utilizzata scegliendo tra le codifiche effettuate in Tabelle /
Trasferte/ Compilazione /Tipologia di Pagamento. Le spese inserite sono rimborsate o meno
al dipendente a seconda di come codificato il pagamento utilizzato (Conto Azienda piuttosto
che conto Dipendente).
Divisa
Inserire Euro oppure la valuta con cui e' stato effettuato il pagamento. Si precisa che in quest
ultimo caso l'importo della spesa, per essere convertito in Euro viene moltiplicato per la
valorizzazione del campo <Attivo> in Dati Comuni/ Tabelle / Generiche /Valute / Cambio
giornaliero
Importo
Inserire l'importo
Numero Persone
Inserire il numero delle persone.
Importo
Viene calcolato dal programma. Se si e' inserito un importo in valuta, qui viene visualizzato il
valore convertito in Euro.
Fattura
Il campo e' abilitato solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Disabilita
spese con fattura> NON e' spuntato.
Spuntare se si vogliono compilare i dati della fattura.
La spunta o meno del presente campo,inoltre, puo' pilotare la Generazione File Trasferte
(MOVGIO e TRRIPA) e la Generazione File Trasferte non Zucchetti (quando si e' scelto
Contabilita' 6).. Se a priori sono codificate voci diverse in Tabella Voci di File, campo <Sede /
Fattura>, viene controllata qui la presenza o assenza della spunta per assegnare l'importo
alla voce specifica (vedere esempi in Tabelle / Trasferte . Per questa differenziazione nel file
Paghe occorre aver spuntato il campo <Suddividi spese in sede / Fattura> in Setup Procedura
/ Note Spese e Trasferte.
E' possibile fare in modo che per una o piu' spese il campo sia impostato automaticamente dal
programma. Occorre spuntare il campo <Imposta flag Fattura> in Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Voci di Spesa.
Zucchetti S.P.A.
532
Guida Utente
Km
Campo non obbligatorio. Utilizzabile come dato informativo per spese come la scheda
carburante, a fronte delle quali e' obbligatoria la compilazione del numero km effettuati dal
mezzo di trasporto utilizzato, fermo al momento in cui si effettua il rifornimento. Se in Tabelle /
Trasferte / Compilazione / Voci di Spesa il campo <Campo num km obbligatorio> e' spuntato,
nel momento in cui il collaboratore inserisce la tipologia di spesa viene emessa la
segnalazione di integrare la spesa con questa informazione:
Spesa
Campo non modificabile. E' una numerazione assegnata dal programma. Utilizzabile per la
trascrizione dello stesso, manualmente sullo scontrino o pezza giustificativa della spesa, e
velocizzare cosi' l'attivita' di chi effettua eventuali controlli manuali tra ricevute e spese da
rimborsare.
Spesa in Sede
La colonna viene visualizzata solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e' spuntato
il campo <Abilita Gestione In sede/ Fuori Sede>. La spunta o meno del presente campo pilota
la Generazione File Trasferte (MOVGIO - TRRIPA) e la Generazione File Trasferte non
Zucchetti (quando si e' scelto Contabilita' 6). Se a priori sono codificate voci diverse in Tabella
Voci di File, campo <Sede / Fattura>, viene controllata qui la presenza o assenza della
spunta per assegnare l'importo alla voce specifica (vedere esempi in Tabelle / Trasferte /
Compilazione / Voci di file). Per questa differenziazione nel file Paghe occorre aver spuntato il
campo <Suddividi spese in sede / Fattura> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
Clienti
Fornitori
Colleg
Le colonne sono presenti solo quando si e' inserita una spesa con la spunta sul campo <Attiva
Ripartizione automatica> in Tabelle Trasferte/ Compilazione / Voci di spesa. Indicare il
NUMERO dei clienti, dei fornitori e dei colleghi a cui si e' stata offerta la spesa. In questo caso
nella colonna N°Persone precedente, va indicato il numero TOTALE delle persone,
comprensivo di chi ha offerto (e sta imputando la nota).
Vedere esempio
Colonna non intestata
Trattasi di una numerazione progressiva che viene aggiornata automaticamente dal
programma. Il dato vuole agevolare il dipendente nell’eventuale spunta della documentazione
mensile (in questo caso la persona appone sulla pezza giustificativa il numero attribuito dal
programma).
:
Presente solo quando si imputa una spesa per cui e' stato attivato il campo <Obbligo di
specificare a chi e' stata offerta la spesa (solo per Note Spese NON giornaliere)> in Tabelle /
Trasferte/ Compilazione / Voci di Spesa. Con doppio click viene permesso l’inserimento dei
dati della/e persona/e a cui si e' offerto il pranzo. La ricerca attinge i dati dalle anagrafiche
presenti sull’azienda.
:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
533
La griglia sopra viene proposta quando si imputa una spesa su cui e' stato attivato il campo
<Abilita Dettaglio Spese> in Tabelle / Trasferte/ Compilazione / Voci di Spesa. Viene proposta
all’utente la possibilita' di immettere i singoli importi ed e' il propgramma a sommarli e
compilare con il totale la spesa nella Nota (esempio: pedaggi autostradali).
NGG
Colonna presente solo se per la spesa e' stato spuntato il campo <Abilita Ripartizione Spese
per N giorni> in Tabelle / Trasferte/ Compilazione / Voci di Spesa . Indicare il numero dei
giorni in cui ripartire l’importo della spesa inserita, che pertanto si riferisce all'intera nota
spese.
Inserimento nuova riga di spesa
Cancellazione di una riga di spesa
Note
Per inserire eventuali note legate alle spese. E' possibile fare in modo che il programma
richieda obbligatoriamente la compilazione della riga quando viene inserita una determinata
spesa. Occorre aver spuntato il campo <Note obbligatoire> in Tabelle /Trasferte /
Compilazione / Voci di Spesa
Dati Fattura
Da compilare se spuntato il campo Fattura.
In seguito e' possibile effettuare la generazione di un file di testo che contiene i dati delle
fatture imputate da Utilita' ufficio del personale/ Trasferte/ Spese con fattura oppure utilizzando
il tasto
Partita I.V.A
Inserire la partita IVA. E' possibile utilizzare la ricerca sulla Tabella Anagrafiche per fatture (in
Tabelle Trasferte / Compilazione) Se la Partita Iva gia' esiste sono compilati in automatico i
campi successivi; in caso contrario al dipendente e' data la possibilita' di aggiornare la tabella
con i nuovi dati (vedere campo successivo).
Anagrafica non codificata in tabella
Se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo <Memorizza dati fattura in
Anagrafica> e' spuntato, allora vistando anche questo campo, dopo l'inserimento dei nuovi
dati, viene aggiornata in automatico anche la tabella Anagrafiche per Fattura, rendendo
disponibili tutti gli estremi anche successivamente .
Ragione Sociale
Inserire la ragione sociale del fornitore
Localita'
Inserire la localita'
Numero Fattura
Inserire il numero fattura
Iva
Imponibile
Aliquota Iva
I dati sono richiesti solo se in Setup Procedura e' spuntato il campo <Attiva dati aggiuntivi
fattura>.
E' sufficiente digitare l'aliquota Iva ed il programma calcola il valore imponibile e Iva
ricavandolo dall'importo totale della spesa.
Se gestiti, i dati figurano sia in Stampa Spese con fattura che nel file (vedere campo <Dati
Fattura>).
15.1.2.1.6 Annotazioni
Torna a Sezione Nota Spese
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Zucchetti S.P.A.
534
Guida Utente
Consente al dipendente di inserire annotazioni visualizzate poi anche dall'approvatore. La
compilazione delle annotazioni puo' essere resa obbligatoria con varie opzioni:
- se in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte si e' spuntato il campo <Annotazioni
obbligatorie se tratta in giorno festivi>, quando il dipendente salva la nota che comprende
eventuali tratte inseriti in giorni festivi, il programma lo blocca fino a che le annotazioni non
sono compilate con relativa motivazione:
15.1.2.1.7 Nota Spese Cavallo mese
Torna a Sezione Nota Spese
Ipotizziamo che la trasferta a cavallo mese inizi il 27 febbraio 2010 e termini il 5 marzo e che il
dipendente parta da Firenze per una visita ad un cliente di Lodi.
Sulla Nota Spese di febbraio imputare come di seguito:
Evidenziando che l'ultimo giorno del mese (il 28, nel caso di febbraio), il dipendente si trovava
ancora a Lodi.
Nella Nota Spese di Marzo, invece:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
535
15.1.2.2 Sezione Riepiloghi Nota Spese
Torna a Gestione Nota Spesa Mensile
Trattasi di sezioni in cui il dipendente attinge a dati riepilogativi con possibilita' di ottenere
stampe:
I dati sono suddivisi per argomentazione:
MOTIVAZIONI:
Zucchetti S.P.A.
536
Guida Utente
La freccia indica la possibilita' di stampare gli stessi dati visualizzati.
KILOMETRI:
La freccia indica la possibilita' di stampare gli stessi dati visualizzati.
SPESE:
La freccia indica la possibilita' di stampare gli stessi dati visualizzati.
ANNOTAZIONI:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
537
La freccia indica la possibilita' di stampare gli stessi dati visualizzati.
15.1.2.3 Sezione Voci Mensili
Torna a Gestione Nota Spesa Mensile
Torna a NS con Maschera di Visualizzazione Generale
Sezione attiva solo se in Anagrafici /Rapporto di Lavoro/ Work Flow / Note Spese Trasferte il
campo <Abilitazione compilazione Voci Mensili> e' spuntato. La sezione puo' essere resa
disponibile anche solo all'amministratore tramite la spunta sul campo <Abilita Voci mensili solo
per amministratore> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte
Il dipendente puo' inserire Voci Mensili in Nota. Le voci confluiscono nel file Paghe (ottenuto
da Utilita' Ufficio del Personale / Trasferte/ Generazione file Trasferte).
Voce Mensile
Inserire il codice della voce attingendo ai dati in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci
Mensili
Quantita'
Inserire la quantita' della voce paga.
15.1.2.4 NS Unica Maschera
Torna a Gestione Nota Spesa Mensile
La maschera a visone generale si articola di diverse sezioni contenute nella stessa pagina.
ATTENZIONE: Gli inserimenti e le modifiche effettuate dall'utente non sono definitive se
al termine non viene premuto il bottone
Sezione Periodo
Sezione Inserimento Tratte
Zucchetti S.P.A.
538
Guida Utente
Sezione Elenco Trasferte
Sezione Spese inserite
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
Sezione Rimborsi km
Sezione Annotazioni
Sezione Riferimenti Contabili
Sezione Riepiloghi Nota Spese
Zucchetti S.P.A.
539
540
Guida Utente
Cliccando su tutti i bottoni si ottiene un riepilogo dei dati contenuti nell’intera nota spese. Tutti i
riepiloghi possono anche essere stampati.
Sezione Trattamento Note Spese
Sono visualizzate le operazioni effettuate sul Rimborsi, da chi sono state effettuate, la data e l’
ora.
15.1.2.4.1 Periodo
Torna a NS Unica Maschera
Azienda
N. Nota Spese
Numero progressivo assegnato automaticamente dal programma
Protocollo
Numero progressivo assegnato automaticamente dal programma
Dipendente
Campo modificabile solo se ad accedere e' un approvatore, per dare la possibilita' di
inserimento per conto di un proprio approvato.
Riferimento
Dicitura di identificazione della nota spese assegnata automaticamente dal programma.
Qualifica
Reparto
Dati presenti nel Rapporto di Lavoro del dipendente che ne identificano la posizione
contrattuale
Stato Attuale
E' lo stato riferito al momento operativo in cui si trova la nota spese.
Giorno Scadenza
Se definito, e' il giorno di scadenza della nota spese impostato in Periodi Momenti
Esecuzione Momento precedente
Anno
Mese
Selezionare il mese a cui si riferiscono i rimborsi che si stanno per inserire
Dal Al
Sono le date di riferimento della Nota Spese.
Se in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Trasferte e Note Spese il campo
<Modalita' di Calcolo> e' impostato con 'Mensile', la data inizio e fine coincide sempre con
inizio e fine mese, altrimenti l'utente puo' modificare i due campi.
Vedere Paragrafo Timbrature
Vedere sezione Voci Mensili
Presente solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte il campo
<Disabilita Trasferta Arretrati> NON e' spuntato.
Consente di inserire dati di eventuali trasferte del mese precedente. In questo caso la
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
541
numerazione Trasferta viene attribuita seguendo il progressivo del periodo interessato.
Per inserire i dati di una nota spese riferita ad un mese precedente. Il programma evidenzia la
Trasferta Arretrati con la dicitura evidenziata:
Tenere presente che in caso di contratto del Credito (Vedere Paragrafo Contratto del
Credito), i calcoli effettuati dipendono dall'impostazione effettuata in Setup Procedura/
Note Spese e Trasferte, campo <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate>
Campo <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate> NON spuntato
I calcoli sono corretti solo se la trasferta arretrata inserita comprende TUTTE LE
TRASFERTE DEL MESE INSERITO COME 'TRASFERTA ARRETRATA'.
Esempio:
Tra i controlli su menzionati c’e' quello che prevede il riconoscimento delle diarie solo
nel caso in cui nello stesso mese il dipendente sia stato in trasferta per piu' di 4 giorni.
Poniamo che il mese ‘arretrato’ sia ottobre. Sulla Nota Spese di ottobre erano stati
inseriti i dati di due giorni di trasferta;sulla nota spese di dicembre il dipendente
procede con l’inserimento di altri 10 giorni d trasferta riferiti ad ottobre. In questo caso
il programma NON effettua il controllo dei dati presenti per ottobre su altri mesi (che
potrebbero essere stati inseriti su ottobre oppure sulla Nota Spese di Novembre come
Trasferta Arretrata). Ne consegue che il conteggio dei 4 giorni di trasferta per il
riconoscimento delle indennita' sarebbe errato, proprio perché non considererebbe i 2
giorni gia' inseriti in precedenza.
Il programma riconoscerebbe le diarie a partire dal 5^ giorno inserito come trasferta
arretrati di ottobre, anziché tenere in considerazione il fatto che, vista la presenza dei
2 giorni imputati in un primo momento, le diarie dovrebbero partire dal 3^.
Si precisa inoltre che l’esempio fatto per spiegare il meccanismo riguarda solo una
delle molteplici casistiche che si potrebbero verificare e che potrebbero far si' che gli
importi da rimborsare al dipendente siano errati.
Campo <Abilita Calcolo Indennita' su Trasferte Arretrate> spuntato
E' possibile inserire la trasferta di un mese 'spezzettata' su vari mesi successivi a
quello effettivo (in cui e' avvenuta la trasferta), ma non oltre il numero mesi indicato
nel campo <Numero mesi per inserire Trasferte Arretrate> (Setup Procedura / Note
spese e Trasferte)
Vedere Esempio Trasferte Arretrate
Vedere Altri Percorsi
N.B.:Nel caso in cui si debba inserire una trasferta arretrati che si compone di piu' di
due percorsi occorre cliccare prima su un bottone e poi sull’altro.
Come suggerisce la dicitura, occorre cliccare sul giorno su cui si vuole effettuare l'inserimento
delle tratte. I giorni evidenziati sono i sabati e le domeniche.
Zucchetti S.P.A.
542
Guida Utente
15.1.2.4.1.1 Altri Percorsi
Torna a Sezione Periodo
Per inserire una trasferta che si articola con piu' di due tratte.
Il progrmma controlla sempre che:
- la localita' di arrivo dell'ultima tratta coincida con quella da cui si e' partiti sulla prima tratta
- la localita' di partenza deve essere la stessa di quella di arrivo della tratta precedente.
- Devono essere presenti almeno 3 tratte
15.1.2.4.2 Inserimento Tratte
Torna a NS Unica Maschera
---- Andata ----Motivazione
Viene compilato con quanto indicato in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
543
Spese e Trasferte nel campo <Motivazione>
Partenza
alle ore
Inserire la data e l'ora di partenza per la trasferta.
Da
Indicare il comune da cui si e' partiti.
Compilato in automatico con la citta' impostata in Anagrafici /Rapporto di Lavoro/ Work Flow /
Note Spese Trasferte nel campo <Sede di Lavoro> o <Residenza>. Nel caso di impostazione
della Residenza, se questa non e' presente, il programma controlla in Soggetto/ Comuni / Altri
indirizzi, se presente il Tipo Indirizzo DM; se anche questo non e' presente, allora viene
proposto il comune presente nella sezione Indirizzi, nella parte della Residenza
Arrivo
alle ore
Inserire la data e l'ora di arrivo nel luogo in cui e' avvenuta la trasferta.
A
Indicare il comune in cui e' avvenuta la trasferta.
---- Ritorno ----Motivazione
Viene compilato con quanto indicato in Anagrafici / Rapporto di Lavoro / Work Flow / Note
Spese e Trasferte nel campo <Motivazione>.
Partenza
alle ore
Inserire la data e l'ora di partenza dal luogo in cui e' avvenuta la trasferta per rientrare in sede
al termine.
Da
Indicare il comune da cui si e' partiti (quello in cui ha avuto luogo la trasferta).
Arrivo
alle ore
A
Inserire la data e l'ora di arrivo ed il luogo della sede di lavoro oppure residenza.
Citta' non codificata, inserirla!
Il campo e' presente solo se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo
<Abilita' check localita' non codificata (nuova maschera NS)>.
CONTROLLI POSSIBILI:
1. I campi alle ore e alle ore possono essere resi obbligatori se in Setup Procedura / Note
Spese e Trasferte il campo <Ora Partenza - Ora Arrivo Obbligatori> e' spuntato. L'ora di
arrivo viene impostata in automatico dal programma sommando all'ora di partenza inserita il
numero minuti presenti nel campo <Scostamento ora di Arrivo> in Anagrafici /Rapporto di
Lavoro/ Work Flow / Note Spese Trasferte.
2. E' possibile fare in modo di compilare in automatico questi campi. Occorre:
- Spuntare il campo <Attiva default Ora di Partenza/ Arrivo> in Setup Procedura / Note Spese
e Trasferte
- Compilare i campi <Ora Partenza Default> e <Ora di Arrivo Default> in Anagrafici / Rapporto
di Lavoro / Work Flow / Note Spese e Trasferte
- In mancanza della valorizzazione dei campi nel rapporto di Lavoro il programma compila
attingendo questi dati da Anagrafici/ Azienda / Work Flow
3. E' possibile attivare un controllo che blocca il dipendente quando tenta di inserire una
trasferta su una data futura. Occorre spuntare il campo <Disabilita inserimento Note Spese
con data superiore a quella corrente> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte .
Quando la persona accede il programma confronta la data del Server con quella della
trasferta, e se quest'ultima e' superiore alla precedente viene emessa la segnalazione
Zucchetti S.P.A.
544
Guida Utente
bloccante:
4. E' possibile attivare un controllo che segnala se l'ultima tratta di ritorno dalla trasferta
contiene il comune della sede o residenza del dipendente. Occorre spuntare in Setup
Procedura/ Note Spese e Trasferte il campo <Segnala se ultima tratta non e' localita' di
residenza o sede>
Nel momento del salvataggio della Nota spese il programma controlla:
- se la tratta non e' stata inserita oppure se il comune di arrivo non coincide con ALMENO
UNO dei due seguenti:
- Se la localita’ di arrivo non e’ la sede di lavoro viene emessa la segnalazione. Per comune
della Sede di lavoro viene letto il campo relativo in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work
Flow/ Note Spese e Trasferte
- Se la localita’ di arrivo non e’ la residenza del dipendente viene emessa la segnalazione.
Per comune della residenza vengono letti, in cascata, :
 Il Comune presente in Anagrafici/ Soggetto/ Altri indirizzi, tipo DM
(domicilio fiscale). Se non e' presente, allora viene controllato il campo
successivo;
 Il Comune presente in relativo in Anagrafici/ Soggetto/ Indirizzi, sezione
Residenza; se non e' presente, allora viene controllato il campo
successivo;
 Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow/ Note Spese e Trasferte,
comune Residenza.
Viene emessa una segnalazione NON bloccante su cui e' possibile cliccare per prendere nota
di quale Trasferta/Tratta non rispecchi i controlli:
15.1.2.4.3 Elenco Trasferte
Torna a NS Unica Maschera
Sono elencate tutte le trasferte effettuate:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
545
Per modificare quanto inserito; una volta cliccato la tratta viene riproposta nella sezione sopra
(Periodo) ed e’ possibile variare i dati.
Per cancellare la tratta. Se l’icona non e’ presente sulla riga (come nelle tratte 5 e 6
della figura sopra), significa che le tratte sono state inserite da Altri percorsi, quindi per
effettuare una cancellazione occorre accedere in modifica.
Copia la Trasferta … sulla data
Inserire il numero della trasferta da duplicare e la data su cui duplicare. Sono copiati i dati
della tratta. Se la trasferta DA cui duplicare si articola su piu’ giorni, lo stesso numero giorni e’
preso come riferimento per la trasferta su cui duplicare.
Esempio:
Trasferta originaria (da cui copiare):
Andata 22/11/2010
Ritorno 25/11/2010
Trasferta duplicata (su cui copiare) quando l’utente ha indicato sul campo <Sulla data>
26/11/2010:
Andata 26/11/2010
Ritorno 29/11/2010
I vari orari rimangono invariati e sono copiati anche i rimborsi kilometrici e le annotazioni.
15.1.2.4.4 Riepiloghi nota spese
Torna a NS Unica Maschera
Trattasi di sezioni in cui il dipendente attinge a dati riepilogativi con possibilita' di ottenere
stampe:
Zucchetti S.P.A.
546
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
547
15.1.3 Esempio periodi momenti
Torna a Gestione Nota Spesa Mensile
Con questa impostazione ogni dipendente deve concludere l'inserimento della Nota Spese
(Codice Momento = 01) entro il giorno 9 di ogni mese.
L'inserimento delle note di giugno deve essere effettuato entro il 9 di luglio.
Zucchetti S.P.A.
548
15.2
Guida Utente
Stato Richieste
NOTE SPESE MENSILI
Questa selezione, sicuramente utile per il dipendente, ha una valenza maggiore per gli
approvatori che da qui procedono con l'approvazione o meno della nota e relativi controlli.
La Nota in figura e' stata approvata a primo livello e l'approvatore di secondo livello la sta
visualizzando.
Stato Note Spese
Per effettuare una ricerca mirata inserire gli stati interessati scegliendo dal menu' a tendina.
Stato livello
Ulteriore filtro che agisce sull'esito delle richieste da visualizzare in base allo stato su cui
risultano per il livello approvativo della persona che accede alla maschera.
In iter approvativi in cui sono presenti piu' di un autorizzatore dello stesso livello accade che
uno degli approvatori autorizzi una richiesta.
Gli altri approvatori del suo stesso livello possono non essere interessati alla visualizzazione di
quanto gia' passato al livello successivo.
In questo caso occorre impostare in Stato Livello con In attesa e le note spese in questa
situazione sono escluse dall'elenco.
Consente all'approvatore di inserire i propri Rimborsi. A questo proposito si ricorda che
l'Amministratore puo' decidere di fare in modo che le Note Spese inserite dagli approvatori
siano processate come quelle dei dipendenti oppure che le stesse risultino approvate
automaticamente. Questo tramite la spunta sul campo <Se approvatore inerisce NS trattarla
come stato 'in attesa'> in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte.
Dopo aver impostato gli altri parametri, cliccare per eseguire la ricerca
Riferimento
L'approvatore puo' richiamare la nota ed analizzarla nel dettaglio
Il bottone e' attivo solo se per le spese inserite nella nota e' stato spuntato il campo <Variabile
dagli Approvatori> in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Voci di Spesa
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
549
L'icona consente di aprire la cronologia della richiesta, ovvero l'iter che ha seguito. E'
visualizzabile solo dagli approvatori.
I dati evidenziati sono: l’utente della Nota, Mese di competenza, Data Invio, Data
approvazione, Utente approvazione, Data respinta con eventuali Motivazioni ed annotazioni e
le eventuali Note per richiesta respinta.
La dicitura sopra compare all'approvatore se:
- in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e' spuntato il campo <Segnala Trasferte
arretrate>
- Nella nota sono state imputate delle trasferte arretrate.
Consente la visualizzazione dell'intera Nota Spese. (Vedere esempio)
Note
Per inserire delle note. La compilazione delle note viene richiesta obbligatoriamente quando
l'approvatore respinge la nota se in Setup Procedura / Note Spese e Trasferte e' spuntato il
campo <Obbligo Inserimento Nota per NS respinte>. La segnalazione emessa e':
E' possibile approvare o respingere senza verifica di dettaglio, ovvero impostare i Flag su piu'
note spese ed approvare con
NOTE SPESE GIORNALIERE
Nell'elenco delle note spese gia' approvate sono previsti i pulsanti:
Consente di riportare la Nota Spese allo stato di attesa di approvazione
Consente di Eliminare la Nota Spese
Zucchetti S.P.A.
550
Guida Utente
Responsabile per invio distinte
Possibilita' di filtrare la stampa solo sui dipendenti in cui in Anagrafici / Rapporto di Lavoro /
Work Flow / Note Spese e Trasferte e' stato compilato il campo Responsabile per invio
distinte. Inserendo il responsabile, scendono solo i dipendenti a cui il soggetto e' stato
abbinato.
15.2.1 Esempio Sacco
Torna a Gestione Nota Spese Mensile
Torna a Stato Richieste
E' possibille ottenere la stampa dei dati riepilogativi in diversi formati. Il layout della stampa e'
pilotato da quanto impostato nel campo <Tipo pdf> in Setup Procedura / Note Spese e
Trasferte.
Le descrizioni delle spese, sia in stampa che a video, sono quelle preventivamente codificate
in Tabelle / Trasferte / Compilazione / Descrizione riepiloghi.
E' possibile ottenere un elenco delle eventuali segnalazioni sui dati inseriti perche' durante
questa fase sono effettuati tutti i controlli pianificati dall'Amministratore del Sistema in Tabelle /
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
Trasferte / Controlli/ Limiti di Spese - Anagrafica controlli, Fasce Orario.
Zucchetti S.P.A.
551
552
15.3
Guida Utente
Stampe
Disponibile solo per gli approvatori.
Esegue una stampa con i dati riepilogativi dei rimborsi inseriti da ciascun dipendente facente
parte dei gruppi approvati dal richidente.
I dipendenti sono suddivisi per Filiale/ Dipendenza. Alla fine di ogni filiale e’ prevista una riga di
totalizzazione. Al termine della stampa sono ritotalizzati anche i dati delle filiali.
Ecco un esempio con i dati esposti:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Note Spese
15.4
553
Delega Sostitutiva Note Spese
Il punto di menu' e' presente solo se e' spuntato il campo <Abilita Delega sostitutiva
Note Spese> in Setup Procedura/ Note Spese e Trasferte. Da utilizzare quando l’
approvatore ‘abituale’ si assenta dall’azienda per un periodo prestabilito e vuole
delegare l’approvazione del gruppo ad un’altra persona.
La maschera a cui si accede con il bottone
e':
Quando il delegato accede al programma nei giorni compresi nel range stabilito,
visualizza, approva, respinge le richieste dei dipendenti facenti parte del gruppo
assegnatogli. Allo scadere del periodo ritorna tutto come prima; il record rimane
memorizzato nella funzione;
per cancellare
Se si decide di mantenerlo, in un momento successivo e' possibile effettuare
la stessa delega: Cliccando sul cognome si modifica il periodo
Per visualizzare i dati impostati.
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>.Le scelte possibili sono : gli
approvatori in generale, i dipendenti del gruppo approvato dal delegante, oppure entrambi.
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Si precisa che i delegati e i deleganti devono sempre appartenere alla stessa
azienda, e che e' il programma che effettua automaticamente il controllo quando si
inserisce una nuova delega.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
.
Capitolo
XVI
Modulo: Piano Ferie
16
555
Modulo: Piano Ferie
Ciclo operativo
L'attivita' sviluppata in Work Flow prevede che l'approvazione dei giustificativi da parte
del responsabile avvenga per il singolo giustificativo, attivando eventualmente delle
utilita' che lo aiutano in questo lavoro.
Nel caso del Piano Ferie siamo in presenza di un evento collettivo, per il quale occorre
disporre in aggiunta, di una nuova procedura operativa, che transita attraverso i
momenti di:
Raccolta richieste
In un periodo temporale convenuto i dipendenti provvedono a inserire le
richieste di ferie indicando i periodi nel rispetto delle regole comunicate
dall'Ufficio Personale. Le comunicazioni inserite sono registrate in una
apposita area, disponibile in consultazione da parte del dipendente
interessato, dei suoi colleghi e del o dei responsabili di Reparto. Durante
l'anno, infatti, il dipendente potra' accedere a quest'area e verificare le proprie
selezioni.
Approvazione del Piano Ferie da parte dei Responsabili
Per ciascuna unita' operativa, il responsabile puo' verificare ed approvare le
richieste a livello singolo o a livello di reparto (in formato "a matrice", in modo
da porre in evidenza la disponibilita' di risorse nei diversi giorni).
Richiesta effettiva godimento
Il dipendente che si appresta al godimento di un periodo di ferie accede in
consultazione al suo piano ferie.
L'effettiva richiesta e' definita attraverso la normale procedura di Work Flow
per la Gestione Presenze.
E' previsto una verifica comparativa tra l'effettivo godimento e la situazione di
previsione, con evidenza degli esiti ai responsabili delle strutture operative.
E' prevista la generazione automatica di una richiesta ferie a partire dal Piano
ferie.
Definizione Ambito temporale
Il periodo di riferimento per il Piano Ferie e' essere parametrizzabile da parte
dell'Amministrazione del Personale, all'interno dell'anno solare (ad esempio da marzo
a dicembre, o da gennaio a giugno). Tale periodo e' modificabile fino al momento di
inserimento dei piani da parte degli utenti.
Modello anagrafico di Riferimento
Il modello anagrafico di riferimento, per quanto riguarda l'inserimento delle
informazioni, la loro visibilita' e' quello disponibile per Work Flow, con possibilita' di
definire gerarchie di approvazione specifiche.
Modalita' di accesso
L'accesso al modulo di inserimento del Piano Ferie e' previsto nel menu principale del
Work Flow, se il modulo e' attivo.
Fruibilita' dei dati
I dipendenti possono visualizzare il Piano Ferie dei colleghi appartenenti allo stesso
reparto, in modo da potere inserire correttamente le proprie richieste. Questo per
permettere l'attivazione dei controlli di avvertimento previsti.
I responsabili di reparto possono visualizzare il Piano Ferie di tutti i dipendenti dei
reparti di cui sono responsabili, per permettere l'avvio del flusso approvativo.
Zucchetti S.P.A.
556
Guida Utente
Messaggi e avvertimenti
In base ai controlli definiti, sono previsti messaggi di avviso (warning) nelle fasi di
inserimento delle richieste e di approvazione dei piani.
Tipologia Richieste
Le tipologie di richiesta sono gestite a partire dai titoli codificati mediante una apposita
tabella, anche se normalmente si riferiscono a:
(A)rticolo 48 CCNL
(F)erie
(E)x-Festivita'
(B)anca Ore
(C)Licenza Matrimoniale
(D)Recupero franchigia
(G)Libero
(H)Libero
Tutte le tipologie possono avere come unita' di misura di pianificazione la giornata
intera o la mezza giornata.
Controlli
I controlli previsti sono i seguenti:
Sono previste sintesi giornaliere e mensili che consentono al responsabile di verificare
la sovrapposizione delle richieste;
verifiche del raggiungimento di una % di copertura del gruppo con elenco, in base alle
richieste di piano ferie, delle persone assenti e presenti previste per il singolo giorno.
Operativita', Interrogazione e Stampe
E' prevista una visualizzazione (stampa) in modalita' "calendario" del Piano Ferie per i
dipendenti e per i responsabili.
E' prevista una visualizzazione (stampa) in modalita' "planning" del Piano Ferie per i
dipendenti e per i responsabili.
L'Amministrazione del Personale e' in grado di verificare i piani dei vari reparti e lo
stato di approvazione degli stessi.
Il responsabile dell'unita' operativa puo' consigliare la modifica delle richieste
pervenute (e' mantenuta traccia della variazione effettuata attraverso modifica con
commento).
La visualizzazione della griglia di definizione del piano ferie evidenzia le anomalie
legate al non soddisfacimento dei controlli indicati precedentemente.
Il modulo applicativo mantiene traccia delle attivita' di approvazione dei responsabili,
indicando sia chi ha effettivamente approvato sia le date delle attivita' di approvazione.
Popolazione e Gerarchia
L'aggiunta o la cancellazione o lo spostamento di un dipendente in un reparto genera
l'archiviazione dell'attuale piano ferie e la preparazione di un nuovo piano.
OCCORRE OPERARE UNA SCELTA INIZIALE DI QUALE
TIPO DI GESTIONE ADOTTARE:
(Da Setup Procedura / Piano Ferie, campo <Piano Ferie con Approvazione Mensile>)
Piano Ferie con Approvazione Globale
Quando l'approvazione avviene sull'intero Piano Ferie, che si puo' articolare su piu'
mesi. In questo caso le richieste sono modificabili fino al momento dell'approvazione;
per operare variazioni occorre la riapertura del piano Ferie che puo' essere effettuata
dall'Ufficio del Personale.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
557
Piano Ferie con Approvazione Mensile
Quando l'approvazione avviene solo mensilmente, anche se il Piano Ferie ne ricopre
piu' d'uno. Quando e' avvenuta l'approvazione di un mese, se il dipendente inserisce
ulteriori giustificativi, questi ultimi sono comunque approvabili fino al momento in cui
sono stati esportati come richieste, a loro volta gia' approvate, sul modulo WF
Presenze. L'esportazione avviene con un processo schedulato giornalmente.
Zucchetti S.P.A.
558
16.1
Guida Utente
Profilo Utente
L'operativita' demandata agli utenti si distingue tra le funzionalita' disponibili a:
- utente
- utente verificatore
Anche l'utente verificatore provvede, per quanto lo riguarda, ad operare anche come utente.
Ad entrambe sono disponibili gli stessi ingressi di menu'
- inserimento delle richieste di ferie
- analisi dello Stato Richieste in relazione alla approvazione
- verifica Stato Richieste di Gruppo appartenenza per attivare la richiesta in relazione alle
esigenze di servizio richieste dall'Azienda
Gli utenti possono richiedere la stampa del Piano ferie.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
16.2
559
Inserimento Piano Ferie
La schermata che si presenta ad un normale utente che accede all’inserimento e' suddivisa
in tre sezioni:
Il Piano Ferie proposto quando l'utente accede e' quello che comprende il mese
corrispondente, oppure, in mancanza, il piu' vicino, alla data del server
Vai a Gestione Note
Stampa il Prospetto del Piano Ferie
Pianificazione
Il calendario visualizzato propone i mesi compresi nel Piano ferie su cui si sta lavorando in
Tabelle/ Piano Ferie / Periodi Piano Ferie. I colori sono quelli previsti in Tabelle / Piano Ferie
/ Tipologia Ferie.
Particolarita' per giorni festivi
Sulle festivita' non e' possibile pianificare niente, a meno che non siano inserite come semi
festive. Se l'utente dovesse tentare comunque l'inserimento su un giorno considerato
festivo, all'atto della conferma, il programma non memorizza niente.
Per riconoscere una festivita' il programma controlla:
- Anagrafici / Rapporto di Lavoro / se presente una Filiale, se in questa filiale sono presenti
festivita' in Tabelle/ Generiche/ Organico/ Filiale dipendenza;
- Solo se non presente la Filiale dipendenza nel Rapporto di Lavoro, vengono lette eventuali
festivita' in Anagrafici / Azienda / Indirizzi;
- Se i controlli precedenti hanno esito negativo, viene testato il campo <Codice Tipo
Festivita'> in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow - Presenze del primo dipendente
della lista gruppo (in ordine alfabetico). Se valorizzato, le festivita' sono quelle caricate in
Tabella Festivita' per quel codice.
- Se i controlli sopra hanno esito negativo, l'ultimo controllo e' su Tabelle/ Genercihe/
Festivita', sul piano tabellare 999999, il primo codice della lista (solitamente e' presente un
unico codice).
1. Per inserire le proprie richieste occorre posizionarsi sul giorno, Tasto Destro del Mouse, e
il programma presenta le Tipologie Ferie per cui e' spuntato il campo <Attiva>in Tabelle /
Piano Ferie / Tipologia Ferie e/o eventuali Tipologie specificate in Anagrafici/ Azienda
Ente/ Work Flow/ Piano Ferie.
Quindi selezionare e cliccare su
Zucchetti S.P.A.
.
560
Guida Utente
2. Per inserire su piu' giorni consecutivi la stessa tipologia di ferie cliccare sul primo giorno;
tenendo premuto il tasto Ctrl cliccare sui giorni successivi per cui si intende pianificare e
al termine del periodo Tasto Destro per selezionare la Tiplogia, poi
3. Per l’inserimento di mezze giornate il procedimento e' identico ma prima di
scegliere se mattina o pomeriggio nel campo specifico.
Attenzione: se l'orario del dipendente ha un teorico di due sole timbrature occorre spuntare il
campo <Orari a due timbrature> in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro/ Work Flow-Presenze
4. Per la cancellazione di una richiesta effettuata per errore, Tasto destro posizionati sulla
stessa, scegliere l’ultima opzione
5.
Si accede alla maschera
dove le festivita' sono riprese da Dati Comuni / Tabelle /
Generiche / Festivita', e l'elenco giustificativi - eventi dalle impostazioni effettuate
rispettivamente in Tabelle / Piano Ferie / Tipologia Ferie e Piano Ferie / Gestione Eventi
(funzione non obbligatoria disponibile solo per gli Utenti approvatori).
6. Se in Tabelle/ Piano Ferie/ Programmazione Piano Ferie e' impostato un numero giorni
minimo da richiedere in un periodo definito, nel caso il dipendente richieda meno del numero
giorni impostato, viene emessa la segnalazione bloccante:
Contatori
Qui sono visualizzati i contatori se gli stessi sono abbinati nella Tabella Tipologia Ferie.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
561
Dalla quantita' spettante sono sottratti i giorni pianificati per calcolare i residui.
Sono gestiti anche i contatori abbinati alle tipologie di ferie aventi unita' di misura in Ore, oltre
che gioni.
Precisazione: quando il dipendente richiede mezza giornata per la tipogia con il contatore ad
ore, il programma effettua i seguenti controlli:
- se nel cartellino e' gia' stato assegnato un orario al giorno a cui la richiesta si riferisce
utilizza il teorico (mattina o pomeriggio) di quell’orario. Se non e' assegnato nessun orario al
giorno procede con il controllo successivo;
- Orario importato da Gestione Presenze presente in Anagrafici/ Rapporto di Lavoro –
sezione Work Flow/ Presenze, campo codice orario.
Nella sezione Contatori e' possibile:
- attivare il controllo che la richiesta non sia superiore al residuo spettante tramite la spunta
sul campo <Abilita controllo con residuo contatore> in Setup Procedura / PIano Ferie.
Quando il numero dei giorni pianificati e' superiore a quelli spettanti la segnalazione e':
- attivare il controllo che se anche solo una delle richieste inserite non sia superiore al residuo
spettante, il programma non ne accetti l'inserimento. Questo tramite la spunta sul campo <
Abilita controllo con residuo singolo contatore> in Setup Procedura / PIano Ferie. Quando per
una o piu' delle tipologie inserite il numero dei giorni pianificati e' superiore a quelli spettanti la
segnalazione e':
Le tipologie che non superano lo spettante sono regolarmente inserite.
- Innescare il controllo che per una certa tipologia di ferie sia richiesta una quantita’ minima di
giorni. La quantita' minima viene determinata dal valore del contatore inserito in Tabelle/ Piano
Ferie/ Tipoogia Ferie, nel campo <Contatore con quantita'
minima pianificabile>.
Vedere Esempio
- Fare in modo che i giorni Semifestivi, se effettuate richieste per l'intero giorno, le stesse
siano conteggiate come mezze giornate spuntado il campo
<Conteggia i semifestivi come mezze giornate> in Setup Procedura / Piano Ferie
ATTENZIONE:
1. il giorno e' considerato come semifestivo se ha la relativa spunta in Tabelle/ Generiche /
Festivita’ SUL PIANO TABELLARE 99999.
2. L’aggiornamento corretto della Quantita' Pianficata / Residua del contatore avviene solo
dopo il Click Sulla conferma:
Zucchetti S.P.A.
562
Guida Utente
Una volta scelta la tipologia di ferie la colonna “Pianificati” e' valorizzata con 1; cliccando su
Conferma viene aggiornata a 0.5:
NEL CASO NORMALE LA COLONNA PIANIFICATI CONTEGGIA LE RICHIESTE INSERITE
FINO ALLA FINE DELL'ANNO; PER PIANI FERIE A CAVALLO D'ANNO, SE SI VUOLE CHE
NEI PIANIFICATI SIANO COMPRESE LE RICHIESTE EFFETTUATE PER L'ANNO
'ENTRANTE', OCCORRE SPUNTARE IL CAMPO <CONTEGGIA I GIORNI PIANIFICATI DA DATA
ATTUALE FINO ALLA FINE DEL PF> IN SETUP PROCEDURA / PIANO FERIE
Pianificazione Gruppo
La sezione e' visualizzata solo se in Setup Procedura / Piano Ferie non e' spuntato il campo
<Disabilita Visualizzazione Gruppo in Inserimento PF> e si presenta gia' aperta (senza
dover cliccare
) se il campo <Visualizzazione Gruppo aperta in Inserimento> e' spuntato.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
563
Per visualizzare, scorrendo i mesi di Piano ferie, le richieste dei colleghi facenti parte del
medesimo gruppo.
Occorre effettuare la distinzione a seconda di quale gestione l'utente ha attivato:
Vai a Gestione Filtri
Vai a Gestione Note
Piano ferie con Approvazione mensile
Piano Ferie con Approvazione Globale
16.2.1 PF Approvazione Globale
Torna a Inserimento Piano Ferie
Il piano ferie puo' essere inserito e modificato fintanto che non e' stato approvato dal
livello gerarchico 1.
Dopo questa approvazione l'utente non puo' piu' modificare il piano ferie se questo non
viene riaperto dall'Amministratore del Sistema (Utilita' Ufficio del Personale / Riapertura
Piano Ferie).
Anche nel caso in cui il piano non e' approvato, ma e' superata la data di fine inserimento
fissata dall'Amministratore del Sistema (In Tabelle / Piano Ferie/ Periodi Piano Ferie) ,
l'utente non ha piu' possibilita' di modificare il piano ferie.
16.2.2 PF Approvazione Mensile
Torna a Inserimento Piano Ferie
Cod. azienda/ Ente
Viene proposta l'azienda a cui fa parte l'utente che accede
Cod. dipendente
Viene proposto il codice dell'utente che accede. Per gli approvatore puo' essere
modificato con qualsiasi codice dipendente da lui approvato
Piano Ferie
Viene proposto il Piano Ferie che comprende il mese corrispondente alla data del server.
Se per questo Piano Ferie e' stata superata la data di fine inserimento (presente in
Tabelle / Piano Ferie/ Periodi Piano Ferie), allora viene visualizzato il Piano Ferie che
comprende il mese piu' vicino alla data con cui si accede.
- Il mese precedente ed i giorni precedenti a quello della data con cui si accede sono sempre
disabilitati (nella figura sopra si accede l’1 aprile: marzo viene evidenziato in grigetto). Se in
Zucchetti S.P.A.
564
Guida Utente
Setu Procedura / Piano Ferie e' spuntato il campo <Non consentire inserimento su data
attuale (PF mensile)> anche il giorno attuale (data in cui si accede) e' inibito all'inserimento.
- Quindi all’utente che accede e' possibile solo inserire modifiche per date a partire dal giorno
successivo a quello in cui accede in poi. ATTENZIONE: LE RICHIESTE EFFETTUATE IN
QUESTO CASO SI CONSIDERANO RETTIFICHE!! (vedere paragrafo relativo)
I controlli sopra elencati sono in essere come conseguenza della logica con cui funziona la
Gestione dell'Approvazione Mensile, per effetto della quale con il processo schedulato i
precedenti giustificativi sono gia' stati inviati al Modulo WF Presenze.
E' possibile inibire agli utenti standard la possibilita' di inserire modifiche su un Piano Ferie
Mensile gia' approvato. In questo la segnalazione evidenziata all'utente che tenta di effettuare
modifiche e':
.
Per attivare il controllo occorre spuntare il campo <Blocca Inserimento Rettifiche da parte dell’
utente> in Setup Procedura / Piano Ferie o in Tabelle / Piano Ferie / Periodi Piano Ferie.
In questa situazione le modifiche sono delegate all'approvatore, che le inserisce per conto dei
dipendenti che approva (cambiando il codice dipendente).
Se, oltre a quest ultimo campo e' spuntato anche <Consenti agli approvatori la Riapertura
Piano Ferie Mensile>, allora perche' un utente riesca ad agire su un mese gia' approvato e'
necessaria la Riapertura Piano Ferie Mensile da parte dell'approvatore.
16.2.3 Filtri pf standard
Torna a Inserimento Piano Ferie
Torna a Stato Richieste
Consente di effettuare un filtro solo su un determinato gruppo di dipendenti che non sono la
totalita' dei facenti parte del gruppo (quando per esempio le assenze devono avvenire
alternativamente solo per certe persone, che svolgono la stessa attivita', per avere sempre
una copertura).
Cod. filtro
Scegliere tra i filtri creati, cliccare Ricerca e la visualizzazione della Pianificazione Gruppo di
Piano Ferie si limita alle sole persone inserite nel filtro
Gestione Filtri
Per inserire, modiicare o cancellare i filtri utente. La maschera e' la seguente:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
565
16.2.4 Note Piano Ferie
Torna a Inserimento Piano Ferie
Torna a Stato Richieste
Il bottone e' presente solo se e' un approvatore ad accedere
all'Inserimento / Stato Richieste. Da utilizzare per effettuare delle comunicazioni sia ad un
singolo dipendente sia all’intero gruppo.
La prima parte e' occupata dalle note visualizzabili solo ed esclusivamente dai singoli
dipendenti; quella inferiore e' dedicata alle note destinate all’intero Gruppo.
Le note evidenziate in grassetto sono quelle non ancora lette dall’utente interessato, se si
tratta di una comunicazione ai dipendenti; dalla totalita' dei membri del gruppo nel caso
contrario. E’ possibile:
- inserire una comunicazione assegnando determinate date di validita', e solo entro i giorni
validi la nota e' visualizzata dai colleghi.
- Attivare o disattivare la comunicazione; solo quelle attive sono visualizzate.
Zucchetti S.P.A.
566
Guida Utente
Quando le utenze a cui e' destinata la comunicazione si collegano alla funzione di
Inserimento Piano Ferie oppure in Stato richieste apprendono in modo immediato la
presenza di una nota o meno:
Clicca sulla cassetta della posta e visualizza il testo della nota: occorre cliccare sulla parte
indicata dalla freccia in figura perché all’approvatore la comunicazione risulti letta (non piu' in
grassetto):
16.2.5 Prospetto Piano Ferie
Torna a Inserimento Piano Ferie
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
16.2.6 Esempio Qta minima
Torna a Tabelle/ Tipologia Ferie
Torna a Inserimento Piano Ferie
Nella tipologia di ferie Ex Festivita' e Rol ho inserito come contatore di raffronto il
contatore 06:
Per il dipendente, il contatore 06, nel periodo 2010/05 (richiamabile con 06/2010), e’
valorizzato con 2:
Zucchetti S.P.A.
567
568
Guida Utente
La persona deve pianificare una quantita' MAGGIORE o UGUALE al valore del contatore
06, quindi 2 o piu' giorni.
Se il dipendente tenta di inserire solo un giorno il programma lo blocca:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
16.3
569
Stato Richieste
Piano Ferie
Il Piano Ferie proposto quando l'utente accede e' quello che comprende il mese
corrispondente, oppure, in mancanza, il piu' vicino, alla data del server.
Nel caso di utente non verificatore viene evidenziato lo stato del piano ferie di Gruppo
a cui appartiene, con indicazione delle approvazioni.
Gestione Filtri
Vai a Gestione Note
Si accede alla maschera
dove le festivita' sono riprese da Dati Comuni / Tabelle /
Generiche / Festivita', e l'elenco giustificativi - eventi dalle impostazioni effettuate
Zucchetti S.P.A.
570
Guida Utente
rispettivamente in Tabelle / Piano Ferie / Tipologia Ferie e Piano Ferie / Gestione Eventi
(funzione non obbligatoria disponibile solo per gli Utenti approvatori).
Per scorrere i mesi
Per posizionarsi direttamente sul mese interessato
Nel caso di Utente Verificatore il programma visualizza:
Dopo aver inserito la spunta sul campo <Visto>, il bottone consente di salvare il visto,
appunto; che indica all'approvatore e agli utenti Standard che il piano Ferie e' stato
visionato dall'approvatore ma non ancora approvato.
Nel caso di approvazione il programma controlla e avverte se tutti i
dipendenti di un gruppo hanno inserito il piano ferie e se tutte le richieste sono state
"viste" dall'approvatore di livello 1.
Storicizza i record precedenti e rigenera i record nei nuovi stati. In questo caso si
provvede a togliere l'approvazione di primo livello e i record sono posizionati nuovamente
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
571
per la attivita' di approvazione.
SE IL PIANO FERIE DI CUI SI STA VISUALIZZANDO LO STATO RICHIESTE E' AD
APPROVAZIONE MENSILE, SONO PREVISTI ULTERIORI MESSAGGI
POSSIBILI QUANDO E' L'APPROVATORE AD ACCEDERE:
Le segnalazioni possibili sono:
Per la logica di funzionamento si
possono approvare solo periodi successivi al mese in corso.
In questo caso e' presente anche il
pulsante che accede direttamente da qui alla Gestione Rettifiche:
Vedere Gestione Rettifiche .
Effettua il link alla funzione Controllo Copertura Gruppo
Funzione disponibile solo se in Setup Procedura / Piano Ferie e' spuntato il campo
<Piano Ferie con Approvazione Mensile>. Con doppio click sui nomi dei dipendenti, si
visualizzano le seguenti informazioni:
Codice ferie
Pianificati
Rappresentano rispettivamente la tipologia di ferie gestita e, di quella tipologia, quanti giorni
sono stati inseriti nel Piano Ferie dal dipendente;
Pianificati a oggi
E’ il numero dei giorni pianificati fino alla data in cui si consultano i dati (data del server)
Goduti ad oggi
E’ il numero giorni goduti, ovvero trasferiti in WFPRE, FINO alla data in cui si consultano i dati
(data server).
% goduti ad oggi
E’ la percentuale dei giorni goduti su quello dei pianificati (sempre fino alla data in cui l’utente
sta consultando).
La parte inferiore del video evidenzia il Monitor Assenze se in Setup Procedura / Piano Ferie,
campo <Abilita Visualizzazione Monitor Assenze>. e' spuntato.
Zucchetti S.P.A.
572
16.4
Guida Utente
Visualizza Richieste del proprio Gruppo
La funzione e' presente solo dagli Utenti definiti come Approvatori (Gestione Utenti /
Definizione Autorizzatori).
Il Piano Ferie proposto quando l'utente accede e' quello che comprende il mese
corrispondente, oppure, in mancanza, il piu' vicino, alla data del server.
L'utente standard puo' comunque visualizzare i dati contenuti dallo Stato Richieste Piano
Ferie, oppure in Inserimento, nella sezione specifica.
Ogni utente puo' visualizzare le richieste effettuate da colleghi nella sua struttura operativa
(appartenenza allo stesso gruppo).
E' previsto lo scorrimento sulle mensilita' a partire dai bottoni
oppure tramite la scelta diretta del mese:
Una precisazione. Se l’approvatore fa parte di un gruppo (A), ed approva un altro gruppo (B),
qui visualizza le richieste del gruppo A, con possibilita' di verificare l’esito delle proprie
richieste, mentre in Stato Richieste visualizza/ approva / respinge le richieste del gruppo B, da
lui approvato.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
16.5
Stampa Piano Ferie
Per tutti dipendenti e' prevista la possibilita' di richiedere la stampa in modalita'
"calendario" del Piano Ferie con possibilita' di utilizzare i filtri proposti. I campi filtri
utilizzabili sono quelli definiti in Setup Procedura/ Piano Ferie, nella sezione Definizione
Filtri per Stampa
Zucchetti S.P.A.
573
574
16.6
Guida Utente
Export
Funzione disponibile agli approvatori dei Piani Ferie. Consente di stampare e/o
esportare su file Excel (in formato csv, con separatore campi ;) la situazione dei
contatori abbinati alle Tipologie di Ferie attivate. Consente all’utilizzatore di
monitorare le varie situazioni.
Sono disponibili diverse tipologie di Export: si commentano in seguito le
caratteristiche di ognuna:
In selezione viene richiesto anche il mese. In base al mese indicato e al mese della
data con cui si accede i controlli sono:
1) Se il mese di elaborazione (inserito in selezione dell'export) e' MINORE del
mese corrente (data del server quando si seleziona):
Colonna Spettante: Quantita' del contatore per il mese elaborazione (se
settembre, valore contatore data 01/10/2010)
Colonna Pianificato: Quantita' Pianificata nel mese di elaborazione
2) Se il mese di elaborazione (inserito in selezione dell'export) e' UGUALE del
mese corrente (data del server quando si seleziona):
Colonna Spettante: Quantita' del contatore per il mese elaborazione (se
settembre, valore contatore data 01/10/2010)
Colonna Pianificato: Quantita' Pianificata dalla data in cui si richiede l'export
alla fine del mese corrente
3) Se il mese di elaborazione (inserito in selezione dell'export) e' MAGGIORE del
mese corrente (data del server quando si seleziona):
Colonna Spettante:
 Se in Setup Procedura / Piano Ferie e' spuntato il campo <Residuo da presenze
su mese attuale> viene ripreso sempre il valore del contatore relativo al mese
richiesto (Esempio: Mese selezionato nell’ Export = maggio / Q.ta' Spettante =
Valore del contatore ripreso dal mese di giugno – i contatori sono sempre
memorizzati con il mese ‘sfasato-’);
 Se in Setup Procedura / Piano Ferie NON e' spuntato il campo <Residuo da
presenze su mese attuale> viene ripreso sempre il valore del contatore relativo al
mesel'ultimo mese disponibile in archivio contatori (il piu' recente).
Colonna Pianificato: Quantita' Pianificata da oggi alla fine del mese di
elaborazione.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
575
Le valorizzazioni sono le stesse commentate sopra ma esposte su ogni singolo
dipendente.
Nella selezione non viene richiesto il mese, quindi per ogni gruppo sono esposte le
quantita':
- Totale giorni pianificati sull’intero Piano Ferie
- Totale Pianificati ad oggi, dove per “oggi” viene controllata la data del server nel
momento in cui si richiede l’export, e si estraggono le pianificazioni di ferie
effettuate Sino alla data. (Richiedo l’export in data 31/05/2009; sono escluse le
ferie gia' pianificate di giugno, luglio ecc..)
- Qta' goduti ad oggi. Sono quelli per cui e' gia' stata effettuata la generazione dei
giustificativi automatica che riporta le richieste nel Modulo Work Flow Presenze.
Se in Tabelle / Piano Ferie / Tipologia Ferie e' stato abbinato un contatore nel campo
<Contatore con qta' goduta>, la colonna Quantita' goduta ad oggi viene valorizzata con il
valore del contatore per il periodo in cui si richiede l’
export (esempio: se settembre 2010 viene ripreso il valore del contatore con data
01/10/2010).
Le ultime 2 colonne sono commentate sotto:
Sono gli stessi dati della scelta precedente ma dettagliati per dipendente:
Zucchetti S.P.A.
576
Guida Utente
Le ultime 2 colonne sono determinate:
Spettante totale MENO (Pianificato totale MENO Pianificato ad oggi)
Nel caso sopra
Rol
7 – [4 (12/13/14 aprile + 21 maggio) – 3 (12/13/14 aprile)= 6
Q.ta' Residuo ad oggi = valore del contatore nella colonna Spettanti (si presuppone che il
contatore venga aggiornato giornalmente dal Calcolo Voci di Gestione Presenze)
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
577
La prima tipologia e' una totalizzazione; mentre la seconda contiene il dettaglio dei dipendenti
selezionati.
Viene calcolata la percentuale del residuo sullo spettante in base alla pianificazione
effettuata:
quantita' residua : quantita' spettante = X : 100
Esempio:
Dove:
Ferie
11 : 12 = X : 100
91,67
Rol / Ex Festivita'
10: 11 = X : 100
90.91
Zucchetti S.P.A.
578
16.7
Guida Utente
Gestione Rettifiche
La funzione e' presente solo dagli Utenti definiti come Approvatori (Gestione Utenti /
Definizione Autorizzatori).
Il Piano Ferie proposto quando l'utente accede e' quello che comprende il mese
corrispondente, oppure, in mancanza, il piu' vicino, alla data del server; e le rettifiche si
approno direttamente sul mese della data stessa.
L'utilizzo delle rettifiche avviene quando un mese di Piano Ferie Mensile era gia' stato
approvato ed il dipendente, od il suo approvatore, hanno effettuato ulteriori inserimenti;
1) Se in Setup Procedura/ Piano Ferie il campo <Abilita Visualizzazione Monitor Assenze>
NON e' spuntato la schermata si articola in modo che nella parte inferiore e' esposta la
situazione del Piano Ferie al momento dell’ultima approvazione mentre nella parte in alto la
situazione aggiornata:
nel caso in figura Bia Iva, rispetto alla prima approvazione, ha aggiunto le richieste del
8/10/12/15 e 30 giugno.
In caso non sia presente nessuna rettifica il messaggio e':
Ed i campi Approva / Respingi sono inibiti.
2) Se in Setup Procedura/ Piano Ferie il campo <Abilita Visualizzazione Monitor Assenze> e'
spuntato la schermata si articola in modo che nella parte inferiore e' esposto il Cruscotto
Mensile del Monitor Assenze (aggiornato all’ultima schedulazione); nella parte superiore
invece le rettifiche sono evidenziate dal colore specificato nella legenda:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
579
. Posizionandosi sul giorno rettificato, come nella figura sotto, appare
una descrizione con la situazione del giorno al momento dell’approvazione:
3) Se in Setup Procedura / Piano Ferie o in Tabelle / Piano Ferie / Periodi Piano Ferie e'
spuntato il campo <Consenti all'approvatore di abilitare/disabilitare un utente ad inserire una
rettifica>, una volta che un mese di piano ferie e' gia' approvato la schermata e':
La colonna Blocco risulta con la spunta per tutti; per sbloccare una o piu' persone occorre
Zucchetti S.P.A.
580
Guida Utente
posizionarcisi sopra e togliere il Visto; dopodiché premere il bottone
.A
questo punto in Inserimento Piano Ferie per le persone per cui non si e' sbloccato la
segnalazione e'
; per quelle ‘sbloccate’ invece e' possibile l’
inserimento di rettifiche. Le Eventuali sono trattate come gia' approvate se in Setup Procedura
/ Piano Ferie o in Tabelle / Piano Ferie / Periodi Piano Ferie e' spuntato il campo
<L'inserimento di una rettifica non riapre il Piano Ferie>.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
16.8
581
Gestione Eventi
Funzione presente solo per utenti approvatori. Utilizzabile se si vuole che, solo un dato
evento di assenza, per esempio Corso o Trasferta, sia inserito solo ed esclusivamente dall’
approvatore e non modificabile dai dipendenti ‘standard’.
Da questo punto di menu' gli approvatori attivano i codici degli eventi solo per i gruppi da
loro approvati. Dal normale Inserimento l’approvatore inserisce per se stesso e per i propri
approvati il codice. Gli altri approvatori, se non facenti parte dello stesso gruppo di chi crea l
’evento, non lo visualizzano.
PER QUEL CHE RIGUARDA LE FUNZIONI DI GENERAZIONE GIUSTIFICATIVI (SIA PF
MENSILE CHE GLOBALE), GLI EVENTI NON CONFLUISCONO MAI IN WORK FLOW
PRESENZE, QUINDI HANNO VALENZA PURAMENTE INDICATIVA.
E' possibile pero' far si' che incidano nei calcoli effettuati nel Controllo Copertura Gruppi,
dove occorre spuntare il campo relativo. I dipendenti a cui nel giorno sono stati imputati
eventi sono considerati assenti.
Codice Gruppo
Inserire il codice gruppo per cui attivare l'evento
Codice giornata intera
Inserire in maiuscolo il codice che si vuole creare. Non e' possibile utilizzare i codici
standard forniti dalla Zucchetti (H, G, F, E, D, C, B e A).
Codice mezza giornata
Attribuito in automatico dal programma tramutando in minuscolo il codice precedentemente
inserito
Descrizione
Attribuire una descrizione
Colore
Scegliere uno tra i colori proposti
Attivo
Spuntare o meno a seconda che si voglia attivare o disattivare l'evento
Crea l'evento per tutti i gruppi
Se spuntato il codice viene creato per tutti i gruppi autorizzati dall'approvatore che lo sta
creando
Zucchetti S.P.A.
582
16.9
Guida Utente
Riapertura Piano Ferie Mensile
Funzione presente solo per gli approvatori dei Piani Ferie E se in Setup Procedura/ Piano
Ferie e' spuntato il campo <Consenti all'approvatore di riaprire un Piano Ferie Mensile>.
Indicare il Codice del Piano Ferie, il Gruppo e il mese per cui deve essere riaperto. Il
programma evidenzia lo stato del mese e conferma l'eventuale avvenuta riapertura.
Dal momento in cui il Piano Ferie e' riaperto, e' consentito effettuare nuovi Inserimenti
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
583
16.10 Controllo Copertura Gruppo
Visualizzabile solo dagli Utenti definiti come Approvatori (Gestione Utenti / Definizione
Autorizzatori). La stessa e' richiamabile da Utilita' Ufficio Personale / Piano Ferie / Controlli
In Stato richieste e' disponibile, per gli approvatori, il bottone
che
effettua il link alla presente funzione.
Il Piano Ferie proposto quando l'utente accede e' quello che comprende il mese
corrispondente, oppure, in mancanza, il piu' vicino, alla data del server.
La funzione consente di effettuare ulteriori verifiche sulla copertura del Gruppo nel periodo
di Ferie pianificato:
Valori per calcolo copertura
Sono stabiliti dall’utente che accede ed in modo dinamico; in base a quanto inserito, il
riferimento dei 3 criteri di copertura (minima media e massima) viene variato
automaticamente e nel cruscotto ogni giorno viene evidenziato con il colore relativo alla sua
% di copertura:
Il Calcolo della copertura tiene conto degli eventi inseriti dall'approvatore
(evento=assenza)
Con la spunta i conteggi della funzione tengono conto degli eventi inseriti sui dipendenti;
quando e' presente un evento il dipendente in quel giorno figura tra gli assenti. Il valore
proposto e' quello scelto dall'amministratore in Setup Procedura / Piano Ferie sul campo
<Conteggia gli eventi nella pianificazione gruppo> e da qui ne e' consentita la modifica
Il Calcolo della copertura tiene conto del monitor assenze
Con la spunta i conteggi della funzione tengono conto dei giustificativi compresi nel Monitor
Assenze. Il campo e' inibito quando in Setup Procedura /Piano Ferie NON e' spuntato il campo
<Abilita alla visualizzazione del monitor assenze>. Il valore proposto e' quello scelto
Zucchetti S.P.A.
584
Guida Utente
dall'amministratore in Setup Procedura / Piano Ferie sul campo <Controlla il monitor assenze
nel Controllo copertura gruppo> e da qui ne e' consentita la modifica.
Sono visualizzati tutti i Gruppi per cui e' presente il Piano Ferie; posizionandosi sul giorno
interessato appare la % di presenti; con doppio click sono visualizzati nella finestra i presenti
e gli assenti:
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
585
16.11 Stampa Contatori
La funzione e' presente solo dagli Utenti definiti come Approvatori (Gestione Utenti /
Definizione Autorizzatori).
L'utente standard visualizza comunque questi dati in fase di inserimento Piano Ferie se in
Tabelle /Piano Ferie / Tipologia Ferie e' compilato il campo <contatore associato>.
Sulla presente stampa possono esserne previsti in piu': occorre spuntare il campo
<Visualizza in Piano Ferie> in Tabelle / Presenze / Contatori / Anagrafica contatori.
Quando tra le tipologie di ferie e' presente anche solo una abbinata ad un contatore ad
Ore/minuti oppure Ore/ Centesimi, anche le quantita' di tutti gli altri contaori sono convertite in
Ore minuti o Ore centesimi, per cui la stampa si presenta come di seguito. La colonna UM
specifica l’unita' di misura, e viene precisato quando il programma ha convertito i contatori
con l’unita' di misura in giorni:
Nella stampa sopra il dipendente ha un orario con un teorico di 7 ore e 45 centesimi, uno
spettante di Rol di 20 giorni (20 PER 7.75= 155) ed uno spettante Ferie di 15 giorni (15 PER
7.75= 116.25)
Zucchetti S.P.A.
586
Guida Utente
16.12 Delega Sostitutiva Piano Ferie
Il punto di menu' e' presente solo se e' spuntato il campo <Abilita Delega sostitutiva>
in Setup Procedura/ Piano Ferie. Da utilizzare quando l’approvatore ‘abituale’ si
assenta dall’azienda per un periodo prestabilito e vuole delegare l’approvazione del
gruppo ad un’altra persona.
La maschera a cui si accede con il bottone
e':
Quando il delegato accede al programma nei giorni compresi nel range stabilito,
visualizza, approva, respinge le richieste dei dipendenti facenti parte del gruppo
assegnatogli. Allo scadere del periodo ritorna tutto come prima; il record rimane
memorizzato nella funzione;
per cancellare
Se si decide di mantenerlo, in un momento successivo e' possibile effettuare
la stessa delega: Cliccando sul cognome si modifica il periodo
Per visualizzare i dati impostati.
Cod. azienda/Ente- Cod. delegato
Identificano il dipendente delegato. La ricerca e' mirata in base alla scelta effettuata in
Anagrafica Azienda, nel campo <Scelta per delega sostitutiva>.Le scelte possibili sono : gli
approvatori in generale, i dipendenti del gruppo approvato dal delegante, oppure entrambi.
Da data / A data
Inserire le date in cui l'utente sostituira' il verificatore nell'approvazione dei giustificativi.
Processo / Gruppo
Inserire il codice del gruppo che dovra' essere verificato dall'utente delegato
Livello
Compilato in automatico in base al livello di approvazione dell'utente verificatore.
Si precisa che i delegati e i deleganti devono sempre appartenere alla stessa
azienda, e che e' il programma che effettua automaticamente il controllo quando si
inserisce una nuova delega.
Zucchetti S.P.A.
Modulo: Piano Ferie
587
16.13 Monitor Contatori
Il presente punto di menu' e' a disposizione degli approvatori e dell’Ufficio del Personale.
Permette di avere la situazione aggiornata dei residui Ferie, ex festivita', Rol ecc. in
qualsiasi momento.
Gruppo: Selezionare l’eventuale Gruppo da filtrare (non obbligatorio);
Mese: puo' essere il mese in cui avviene la consultazione o i successivi.
Valore di confronto: tenere presente che il programma mette in evidenza i contatori per
cui il valore Residuo e' INFERIORE, in percentuale sullo spettante, al valore in %
digitato dall’utente.
La % di residuo e' calcolata con la seguente proporzione:
Residui : Spettanti = X : 100
Nel caso sotto, per le Ferie spettanti:
61: 80 = X : 100
Risultato: 76,25
Siccome il valore di confronto inserito dall’utente e' SUPERIORE a 76,25, allora la riga
viene evidenziata con
Se, nella stessa situazione, la % fosse stata 75, come sotto, sarebbero evidenziate le
sole righe con una percentuale di residuo INFERIORE a 75:
Zucchetti S.P.A.
588
Guida Utente
Cliccando sul Gruppo (
), viene visalizzato il dettaglio delle situazioni
specifiche di ogni dipendente, con evidenziate le persone per cui la % di residuo e' ‘
sforata’:
Colonna spettanti:
Puo' essere valorizzata in due modalita' differenti:
 se in Setup Procedura / Piano Ferie il campo <Residuo da Presenze su mese attuale>
NON e' spuntato i valori sono ripresi SEMPRE dal mese in cui avviene la consultazione
(DATA DEL SERVER: se la funzione viene lanciata il 10 febbraio, i valori sono quelli
riferibili a febbraio, quindi consultabili richiamando marzo in Tabelle/
Presenze/Contatori/ Contatori Dipendenti);
 se in Setup Procedura / Piano Ferie il campo <Residuo da Presenze su mese attuale>
e' spuntato i valori sono letti dall’ultimo mese di contatori presente in archivio, anche se
posteriore a quello in cui avviene la consultazione.
Colonna Pianificati
sono il numero giorni pianificati da oggi (data in cui si consulta/ data del server) alla fine
del mese.
Esempio: il dipendente ha pianificato tutto il mese di agosto; l’approvatore consulta la
situazione il 30 agosto: il numero dei pianificati e' 2 (30 e 31 agosto).
Colonna Residui
Differenza tra le due colonne precedenti (Valore degli spettanti MENO valore dei
pianificati)
Zucchetti S.P.A.
Monitor Assenze
.
Capitolo
XVII
590
17
Guida Utente
Monitor Assenze
Ciclo operativo
L'attivita' sviluppata in Work Flow prevede che questa parte di programma visualizzi i
giustificativi inseriti nei diversi moduli di WorkFlow e nei programmi ad esso associati .
Questo nuovo modulo avra' come scopo principale quello di fornire a ciascun utente la
propria situazione in merito ad assenze/sostituzioni gia' godute o pianificate.
Naturalmente, a seconda delle proprieta' della Login, l'utente avra' a disposizione
ulteriori strumenti di controllo per verificare, ad esempio, il Piano delle Assenze e delle
Sostituzioni della propria Sede, della propria Filiale, del proprio Centro di Costo, ecc.
I dati utilizzati da questo nuovo modulo saranno prelevati da:






GPRES
·
Assenze gia' godute
·
Assenze programmate per dipendente (Giustificativi di lungo periodo
dipendente)
·
Assenze programmate per piu' dipendenti (Giustificativi individuali collettivi)
N.B.= La quantita' dei giustificativi di Lungo Periodo e Collettivi viene determinata in
base:
- Al teorico dell'orario utilizzato nel giorno dal dipendente;
- Se non presente l'orario utilizzato viene letto quello anagrafico.
Gestione Presenze Web (GP3)
·
Assenze gia' godute
·
Assenze programmate per dipendente (Giustificativi di lungo periodo
dipendente)
·
Assenze programmate per piu' dipendenti (Giustificativi individuali collettivi)
HR – WORK FLOW Presenze
·
Assenze pianificate non godute (approvate)
·
Assenze pianificate non godute (da approvare)
·
Gestione banca ore
.
Tutte le assenze che riguardano il giorno uguale a quello in cui si effettua la
Generazione (data
odierna).
HR – WORK FLOW Piano Ferie
·
Piano Ferie. Richieste inserite a partire dalla data in cui si effettua la
Generazione in poi.
HR – GRU
·
Assenze pianificate per corsi
·
Assenze pianificate per Visita Medica
·
Assenze per provvedimenti disciplinari
HR – MODULO SOSTITUZIONI
·
Sostituzioni gia' effettuate
·
Sostituzioni da effettuare
Zucchetti S.P.A.
Monitor Assenze
17.1
591
Profilo Utente
L'operativita' demandata agli utenti si distingue tra le funzionalita' disponibili a:
Utente standard
Utente verificatore
Gestore
Anche l'utente verificatore opera come utente.
Utente standard Monitor Assenze
Le funzioni disponibili per l'utente Standard sono la Visualizzazione Cruscotto
Mensile e Annuale e la ricerca Presenti /Assenti
Utente Verificatore Monitor Assenze
L' utente verificatore del monitor assenze presenta lo stesso menu' dell' utente
normale con l'unica differenza che nelle visualizzazioni dei cruscotti mensili puo'
scegliere se consultare i propri dati, oppure quelli dei gruppi e di conseguenza dei
dipendenti di cui e' approvatore .
Quando accede alle maschere deve quindi compilare i campi Processo / Gruppo e
Codice Dipendente; inoltre puo' crearsi tabelle in cui filtrare i dipendenti da
visualizzare nella Visualizzazione Cruscotto Mensile. Utente Gestore Monitor Assenze
L'utente gestore a differenza delle altre tipologie di utenti puo' gestire anche la
Generazione del Piano Assenze. Puo' essere definito come gestore anche un utente
diverso dall'amministratore. Per farlo occorre spuntare il campo <Gestore Monitor
Assenze> in Anagrafici / Soggetto / Work Flow
Zucchetti S.P.A.
592
17.2
Guida Utente
Visualizza Cruscotto annuale
Utente Standard Monitor Assenze
Con il cruscotto Annuale e' possibile la visualizzazione della propria situazione relativa alle
assenze dell'intero anno
Con doppio click sul giorno (
) viene proposto il dettaglio del giorno:
Zucchetti S.P.A.
Monitor Assenze
593
Cliccando su giorni in cui non ci sono assenze si apre la maschera di inserimento
giustificativo.
Cliccando sul tasto si apre la maschera di visualizzazione dei contatori, se attivati in
Tabelle /Monitor Assenze / Contatori Fittizi e Tipologia di Assenza - , inoltre puo' anche
solo semplicemente essere spuntato il campo <Visualizza in Monitor Assenze> in
Tabelle/ Presenze / Contatori / Anagrafica Contatori:
Visualizzazione
3 modalita' differenti di visualizzazione
1) Esposizione stato assenza:
Zucchetti S.P.A.
594
Guida Utente
La visualizzazione e' come nella prima figura sopra;
Propone la legenda dei simboli utilizzati dalla modalita' Stato Assenza
2) Esposizione grafica:
I giorni sono proposti con il colore scelto per il giustificativo presente in Tabelle/ Monitor
Assenze / Tipologia Assenza. Se presenti piu' di un giustificativo il colore e' di quello con
priorita' piu' alta.
3) Esposizione carattere:
Zucchetti S.P.A.
Monitor Assenze
Zucchetti S.P.A.
595
596
17.3
Guida Utente
Visualizza Cruscotto Mensile
Utente standard Monitor Assenze
Quando si clicca sul punto di menu' della visualizzazione del cruscotto mensile, viene
richiesto il consenso del trattamento dei dati personali:
(Occorre aver spuntato il campo in Anagrafici / Rapporto di lavoro / Work Flow /Monitor
Assenze)
Se si accetta il consenso al trattamento dei propri dati, anche i colleghi nel cruscotto
mensile possono visualizzare la situazione degli altri, in caso contrario i dati non sono
pubblicati anche agli altri.
Una volta dato il consenso sul trattamento dei dati personali, si accede alla
consultazione del cruscotto:
Cod azienda/Ente
Processo/Gruppo
Ne caso di utente autorizzatore occorre compilare il gruppo, altrimenti il campo e'
compilato con il gruppo dell'utente standard.
Data Inizio Data fine
Compilare con le date di cui si desidera consultare le assenze.
Visualizzazione
3 modalita' differenti di visualizzazione:
Esposizione stato assenza:
Propone la legenda dei simboli utilizzati dalla modalita' Stato Assenza
Zucchetti S.P.A.
Monitor Assenze
597
Esposizione grafica:
I giorni sono proposti con il colore scelto per il giustificativo presente in Tabelle/ Monitor
Assenze / Tipologia Assenza. Se presenti piu' di un giustificativo il colore e' di quello con
priorita'piu' alta.
Esposizione carattere:
Con doppio click sul giorno (
Zucchetti S.P.A.
) viene proposto il dettaglio del giorno:
598
Guida Utente
Nel caso sopra e' presente piu' di un giustificativo nel giorno; utilizzare la lente di
ingrandimento per la verifica di oguno, e tenere presente che viene considerato prima
l'evento con priorita' 01, poi quello con 02 ecc.:
Utente approvatore
Aggregazioni Libere (Filtri Monitor Assenze)
Gli approvatori hanno la possibilita' di effettuare un filtro solo su un determinato gruppo di
dipendenti che non sono la totalita' dei loro approvati (quando per esempio le assenze
devono avvenire alternativamente solo per certe persone, che svolgono la stessa attivita', per
avere sempre una copertura).
Nella maschera della visualizzazione del cruscotto mensile per attivarequesta gestione
compilare il campo:
Cliccare su
e successivamente su
per creare nuovi filtri. Zucchetti S.P.A.
Monitor Assenze
599
C'e' anche la possibilita' di importare i filtri gia' configurati nel modulo presenze - Menu'
Presenze / Visualizzazione Richieste -Approvazione da calendario- attraverso il tasto
.(Se abilitati il campo <Filtri da Approvazione a calendario>in Setup procedura /
Monitor Assenze)
Zucchetti S.P.A.
600
17.4
Guida Utente
Ricerca PresentiAssenti
Utilizzabile per controllare se un dipendente in una certa data ha inserito dei giustificativi
di assenza.
Zucchetti S.P.A.
Comunicazioni
.
Capitolo
XVIII
602
18
Guida Utente
Comunicazioni
Modulo aggiuntivo che consente all’azienda di delegare al dipendente comunicazioni di tre
tipologie:
- quando cambia indirizzo
- quando cambia sindacato
- quando varia un qualsiasi dato relativo alla tipologia di pagamento (numero di C/c, ABI,
IBAN ecc)
Al verificarsi di una di queste variazioni la persona ne inserisce relativa comunicazione da
sottoporre poi all’iter approvativo tipico del Work Flow.
Nel momento in cui l’incaricato approva la comunicazione, il programma scrive direttamente
sulla base dati i nuovi dati storicizzando quelli da sostituire.
La variazione di indirizzo viene scritta nell’anagrafica del Soggetto; mentre le altre nel
Rapporto di Lavoro.
Occorre, come per tutti i moduli di Work Flow, definire l’iter approvativo nei Momenti
Operativi
Zucchetti S.P.A.
Comunicazioni
18.1
603
Variazione Coordinate Bancarie
Funzione presente solo se in Setup Procedura/ Comunicazioni e' spuntato il campo
<Variazione Coordinate Bancarie>
Da utilizzare in caso di variazione di qualsiasi dato inerente l'accredito bancario riferito al c/c
del dipendente.
Cliccare su Nuovo per effettuare una comunicazione:
Data validita' Comnicazione
Inserire la data da cui far partire la validita' dei dati che si stanno per inserire.
Dati attuali
Per visualizzare i dati Attuali
Tenere presente che i Dati Attuali rimangono comunque in memoria con Data di Fine Validita'
uguale al giorno precedente alla Data Validita' Comunicazione.
Tipo di pagamento
Scegliere tra le varie tipologie quella interessata. L'elenco comprende solo i codici con il
campo <Utilizzo in WF Comunicazioni> spuntato in Dati Comuni/ Tabelle/ Pagamento
Competenze/ Tipo Pagamento.
Coordinate bancarie
Zucchetti S.P.A.
604
Guida Utente
Inserire i nuovi dati validi
Soggetto benefciario
Se si vuole che l’accredito avvenga a favore di un soggetto diverso dal dipendente
Dati identificativi
Indicare i dati anagrafici dell'eventuale beneficiario.
ATTENZIONE: il soggetto beneficiario non verra' inserito direttamente nella Base dati
Unica; una volta che la variazione viene approvata e' l’utente supervisore che carica i dati
anagrafici nei Soggetti.
Con il tasto Salva la comunicazione si presenta cosi':
invia la comunicazione
cancella la comunicazione
Zucchetti S.P.A.
Comunicazioni
18.2
605
Variazione Sindacato
Funzione presente solo se in Setup Procedura/ Comunicazioni e' spuntato il campo
<Variazione Sindacati>
Da utilizzare in caso di variazione dei dati relativi al sindacato di appoggio del dipendente.
Cliccare su Nuovo per l'inserimento:
Data validita' Comnicazione
Inserire la data da cui far partire la validita' dei dati che si stanno per inserire.
Dati attuali
Per visualizzare i dati Attuali
Tenere presente che i Dati Attuali rimangono comunque in memoria con Data di Fine Validita'
uguale al giorno precedente alla Data Validita' Comunicazione.
Cod Sindacato
Scegliere il sindacato. L'elenco comprende solo i codici con il campo <Utilizzo in WF
Comunicazioni> spuntato in Dati Comuni/ Tabelle/ Sindacati/ Sindacato
Tipo Sindacato
Scegliere tra i codici proposti
Tratt
Spuntare per l'applicazione della trattenuta
Codice carica
non obbligatorio
Una volta salvata, la comunicazione e' pronta per l'invio:
Zucchetti S.P.A.
606
Guida Utente
invia la comunicazione
cancella la comunicazione
Zucchetti S.P.A.
Comunicazioni
18.3
607
Variazione Indirizzi
Funzione presente solo se in Setup Procedura/ Comunicazioni e' spuntato il campo
<Variazione indirizzi>
Da utilizzare per la comunicazione all'azienda di una variazione inerente all'indirizzo.
Cliccare Nuovo per l'inserimento
Data validita' Comnicazione
Inserire la data da cui far partire la validita' dei dati che si stanno per inserire.
Dati attuali
Per visualizzare i dati Attuali
Tenere presente che i Dati Attuali rimangono comunque in memoria con Data di Fine Validita'
uguale al giorno precedente alla Data Validita' Comunicazione.
Tipo indirizzo
Scegliere tra i codici proposti dalla ricerca il tipo di indirizzo da variare
Compilare con i nuovi dati i campi proposti e Salvare.
Una volta salvata, la comunicazione e' pronta per l'invio:
Zucchetti S.P.A.
608
Guida Utente
invia la comunicazione
cancella la comunicazione
Zucchetti S.P.A.
Comunicazioni
18.4
609
Stato Comunicazione
In qualsiasi momento e' possibile visualizzare lo stato delle comunicazioni:
Utente ‘Standard’
Utente Approvatore:
In entrambi i casi cliccando sulla descrizione in blu si visaulizza il contenuto della variazione; l’
approvatore ha anche il Bottone che gli consente di visualizzare le proprie Richieste Personali.
Zucchetti S.P.A.
Stato Comunicazione
SUPERVISOR
.
Capitolo
XIX
Stato Comunicazione SUPERVISOR
19
611
Stato Comunicazione SUPERVISOR
Funzione presente solo se in Gestione Utenti/ Profilazione Utente e' stato indicato il Gruppo
97, equivalente a Supervisore WF Comunicazioni.
E’ necessario prendere visione della comunicazione cliccando sulla descrizione e apporre il
segno di Visto:
Dopodiche' viene proposto il Radio Box per l’approvazione o meno della comunicazione:
Zucchetti S.P.A.
612
Guida Utente
DAL MOMENTO IN CUI IL SUPERVISORE APPROVA, NEL RAPPORTO DI
LAVORO/COMUNI/ ACCREDITO (in questo caso), SONO PRESENTI:
- I ‘VECCHI’ DATI CON VALIDITA’ 01/01/1800 – 14/03/2009;
- I NUOVI DATI COMUNICATI CON VALIDITA’ 15/03/2009 - 31/12/2999.
LA SITUAZIONE RIMANE TALE FINO AD UNA EVENTUALE ULTERIORE VARIAZIONE.
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
.
Capitolo
XX
614
20
Guida Utente
Time Sheet
Modulo utilizzabile solo ed esclusivamente con la presenza di HR - GTL WEB
(con cui si interfaccia)
Il controllo delle attivita' lavorative di produzione e di servizi rappresentano una
primaria esigenza delle aziende che intendono ottimizzare i processi produttivi
mediante la costante verifica delle prestazioni e dei costi che ne derivano.
Per questo la procedura HR WorkFlow Zucchetti, strumento che gestisce il flusso
documentale tra l'Azienda e l'amministrazione del personale, si e' arricchita di un
ulteriore modulo: WorkFlow TimeSheet, la soluzione per la gestione delle
comunicazioni del personale relative ai processi di Project Management e controllo
costi di progetti/commesse.
WorkFlow TimeSheet e' una soluzione web, utilizzabile dalla Intranet aziendale o
tramite Internet, che permette al personale di inserire le assegnazioni delle ore
lavorate ai vari progetti/commesse ai fini del corretto monitoraggio, da parte del
Project Management, dello stato di avanzamento dei progetti stessi e per la corretta
distribuzione dei costi verso la contabilita' analitica.
Il modulo WorkFlow TimeSheet consente quindi:
 al collaboratore, di imputare il tempo impiegato ogni giorno su ciascun
progetto/commessa/attivita', ecc.;
 al Management aziendale, di controllare tempestivamente e progressivamente la
redditivita' dei progetti/commesse e la produttivita' delle varie risorse impiegate.
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
20.1
615
Compilazione Time Sheet
E’ la funzione in cui il dipendente effettua l’inserimento vero e proprio.
La schermata di compilazione cambia in base alle scelte effettuate in Azienda / Ente od alle
eventuali forzature impostate nel Rapporto di Lavoro. Inoltre le commesse da imputare sono
quelle stabilite dalle impostazioni effettuate nell’applicativo HR- GTL in Tabelle di
Configurazione/ Attribuzione Entita’.
(Negli esempi sotto riportati la commessa coincide a volte con il Reparto e a volte con il
Centro di Costo).
Quindi procedere con l’inserimento dei dati tenendo presente i controlli attivati in:
- Tabelle / Time Sheet / Controllo Date Time Sheet
- Anagrafici / Azienda Ente /Time Sheet (campo <Blocco sovrapposizione Orario>)
- Anagrafici / Rapporto di lavoro/ Sezione Time Sheet (campo <Blocco sovrapposizione
Orario>)
I campi seguenti sono presenti solo se ad accedere e' un approvatore o un responsabile di
commessa:
Filtra
Richieste personali: si intendono anche le richieste inserite personalmente per i propri
dipendenti;
Richieste da approvare: si intendono tutte le richieste che possono essere modificate in
quanto arrivate al proprio livello approvativo;
Richieste non ancora inviate: si intendono tutte le richieste presenti ancora allo stato di bozza.
Registrazioni
Per filtrare la tipologia di Time Sheet.
Ordinamento
Per ordinare le richieste ricercate.
Per inviare la richiesta all'approvatore; se sono stati impostati dei controlli, bloccanti o
meno, al momento dell'invio, le segnalazioni sono visualizzate dopo aver cliccato questo
pulsante. Vedere controlli
Apre il dettaglio della richiesta visualizzandone lo stato:
Zucchetti S.P.A.
616
Guida Utente
Consente di visualizzare, ed eventualmente modificare, le
immissioni effettuate: la schermata roposta e' la seguente:
la figura sopra e' un Time Sheet Mensile gia' inviato; quella sottostante rappresenta la
schermata di una compilazione Giornaliera, visto che l’approvazione visualizzata riguarda solo
il 2/11;
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
617
I dati di Presenze sono stati importati; quando ci si posiziona sopra sono visualizzate le
ore di presenza:
Non presenti movimenti per il Time Sheet
Inserimento / Modifica richiesta (se non presente la richiesta e' gia' stata inviata all’
approvatore)
Visualizza richiesta
Elimina Richiesta
Consente di effettuare la stampa di controllo di quanto inserito
Effettua un ReFresh della pagina.
Per ogni richiesta viene visualizzato lo stato (se visualizzata, approvata o meno)
Una volta cliccato il pennino la schermata di inserimento si presenta in modo diverso a
seconda delle impostazioni effettuate in Azienda o Rapporto di Lavoro;
Esempio con il campo <Gestione> impostato con <Ore>
Esempio con il campo <Gestione> impostato con <Dalle/ Alle>
Zucchetti S.P.A.
618
Guida Utente
La sezione Presenze (parte superiore del video) e' visualizzabile solo se NON spuntato il
campo <Nascondi dati Presenze> in Anagrafica Azienda
Esiste il controllo dello stato della giornata di Gpres o GPWEB:
se e' attivo il <controllo quadratura con le presenze> non bloccante in compilazione
(Anagrafica Azienda o Rapporto di Lavoro) la segnalazione e':
ma e' possibile procedere con l'inserimento;
se e' attivo il <controllo quadratura con le presenze> bloccante in compilazione (Anagrafica
Azienda o Rapporto di Lavoro) la segnalazione e':
e non e' possibile effettuare alcuna registrazione.
Entita'
Se in HR-GTL, nella funzione Configurazione Entita', il campo <Controllo Validita'> e’ spuntato,
quando si tenta di inserire un movimento su un’entita' scaduta il programma emette la
segnalazione:
Una volta inserito il numero ore o il Dalle Alle cliccare per inserire il singolo
movimento; solo dopo aver inserito l’intera giornata cliccare il tasto successivo:
Cliccare dopo aver inserito interamente le ore giornaliere e le commesse. Se
previsto un controllo in Inserimento, il messaggio di segnalazione (bloccante o meno) si attiva
dopo il Salva.
Passa al giorno precedente
Passa al giorno successivo
Genera i movimenti da Gestione Presenze. Se il giorno e' gia' stato inserito viene
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
619
sovrascritto.
Importazione movimenti da GTL – Calendario. Se il giorno e' gia' stato inserito viene
sovrascritto.
20.1.1 Time Sheet ore
Torna a Gestione Time Sheet
Vengono richiedeste il numero Ore delle varie commesse :
Se in Anagrafica Azienda o nel Rapporto di Lavoro il campo <Suddivisione Ordinario /
Straordinario> e' stato impostato a Si', la maschera richiede anche l'indicazione del numero
ore Straordinarie:
Zucchetti S.P.A.
620
Guida Utente
GIUSTIFICATIVI Inizio Fine Q.ta'
Sono visualizzati i soli giustificativi con la spunta sul campo <Visualizza nel cartellino> In
Tabelle/ Presenze/ Giustificativi/ Anagrafica Giustificativi.
per inserire eventuali note sulla singola giornata. Le note verranno visualizzate anche
dagli approvatori.
Il bottone e' disponibile solo se e' attivo il flag Abilita copia registrazioni nell'Anagrafica
Azienda. E' visibile solo nei TimeSheet con una gestione dei tempi ad ore.
Permette di copiare le registrazioni di quella giornata su cui si e' posizionati, su altri giorni del
mese.
La maschera a cui si accede e' la seguente:
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
621
Dalla data
alla data
Scegliere da quale a quale data assegnare le registrazioni gia' effettuate nel giorno in cui si e'
posizionati
Giorni
Spuntare i giorni della settimana per cui si desidera la copia
Operazione
Sostituzione Le registrazioni sostituiscono eventuali movimenti gia' presenti sui vari giorni
Aggiunta Le registrazioni si aggiungono ad eventuali movimenti gia' presenti sui vari giorni
Giorni copiati/ non copiati
Aprire per visualizzare il dettaglio delle operazioni effettuate durante la copia.
Come impostato in figura, le assegnazioni presenti sul giorno 04/01/2010 vengono copiate sui
lunedi' esistenti tra l'01/01/2010 e il 14/01/2010.
La copia avviene in sostituzione o in aggiunta delle assegnazioni gia' presenti sulle giornate, a
seconda la scelta effettuata.
Dopo aver effettuato la copia, in basso nella maschera si ha il resoconto dei giorni copiati o
meno.
20.1.2 Time Sheet dalle alle
Torna a Gestione Time Sheet
Se scelto <Dalle Alle> la schermata di visualizzazione e' la seguente e la ripartizione sulle
commesse deve essere effettuata indicando i Dalle Alle rispettivi ad ognuna:
Zucchetti S.P.A.
622
Guida Utente
per inserire eventuali note sulla singola giornata. Le note verranno visualizzate anche
dagli approvatori.
20.1.3 Invio Timesheet Controlli
Torna a Compilazione Timesheet
I controlli di quadratura con le presenze sono impostati in anagrafica Rapporto di Lavoro
oppure, se non presente, in Azienda/ TimeSheet
Controlli Time Sheet giornaliero
Controlli Time Sheet Mensile
20.1.3.1 Controlli TS Giornaliero
Torna a Compilazione Time Sheet
Con l'impostazione di Avviso all'invio
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
All'invio richiesta per singola giornata, la maschera e' la seguente, con la possibilita' di
confermare o meno l'invio
Con impostazione all'invio: Bloccante
La segnalazione e' la seguente, con l'obbligo di modificare le registrazioni del giorno
Sulla giornata appare l' icona
Zucchetti S.P.A.
:
623
624
Guida Utente
Cliccando sull'icona compare la maschera:
20.1.3.2 Controlli TS Mensile
Torna a Compilazione Time Sheet
Con l'impostazione di Avviso all'invio
La schermata e' la seguente, con possibilita' di confermare comunque l'invio:
Con impostazione all'invio: Bloccante
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
625
La segnalazione e' la seguente, con l'obbligo di modificare le registrazioni delle giornate con
dati incongruenti
Sul mese appare l' icona
:
Cliccando sull'icona compare la maschera:
Zucchetti S.P.A.
626
Guida Utente
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
20.2
627
Pianificazione
Il punto di menu' e' presente solo se e' spuntato il campo, relativo alla tipologia utente che
accede, in Setup Procedura / Time Sheet.
Utilizzabile dall’utente per inserire o modificare i propri calendari, indicando le attivita'
lavorative che svolgera' per il periodo selezionato.
Se l’utente che accede e' anche responsabile di commessa, puo' utilizzare la funzione anche
per inserire o modificare la pianificazione degli altri dipendenti, solamente per le commesse di
cui e' responsabile.
Se l’utente che accede e' anche approvatore, puo' utilizzare la funzione anche per inserire o
modificare la pianificazione degli altri dipendenti del suo gruppo.
Zucchetti S.P.A.
628
20.3
Guida Utente
Pianificazione per commessa
Il punto di menu' e' presente solo se e' spuntato il campo, relativo alla tipologia utente che
accede, in Setup Procedura / Time Sheet e se il dipendente che accede e' definito come
<Responsabile di Commessa> in HR-GTLW.
Utilizzabile dal Responsabile di Commessa per inserire, per i vari dipendenti, la percentuale o
le ore di lavoro per le commesse di cui e' responsabile, per un determinato periodo
selezionato.
Gli inserimenti si aggiungeranno al calendario, a cui e' anche possibile accedere visualizzando
in questo modo la maschera tradizionale.
E’ possibile effettuare il filtro per dipendente.
Quando un responsabile di commessa cerca di cancellare un calendario in cui non sono
presenti commesse di cui e' responsabile, viene visualizzata la seguente segnalazione.
Quando un responsabile di commessa cerca di cancellare un calendario in cui sono presenti,
oltre alle commesse di cui e' responsabile, anche altre commesse, viene visualizzato il
seguente messaggio.
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
629
I CONTROLLI EFFETTUATI DALLA FUNZIONE SONO STRETTAMENTE CONNESSI ALLE
IMPOSTAZIONI EFFETTUATE IN HR GTLW. FARE RIFERIMENTO AL MANUALE
OPERATIVO IN LINEA PER IL DETTAGLIO.
Zucchetti S.P.A.
630
20.4
Guida Utente
Visualizzazione Richieste
Visualizzabile solo dagli approvatori/ responsabili di commessa. A partire dalla versione
2.0.3 dell’applicativo GTL Web, e'possibile definire i responsabili di default a livello di
azienda, ovvero i responsabili delle commesse a cui non e' stato assegnato nessun
responsabile (HRGTL - Tabelle/ Responsabili di default).
Tutte le aziende
Spuntare quando si vogliono visualizzare tutti i dipendenti approvati anche se facenti
parte di aziende diverse.
E’ in punto di menu' in cui l’utente visualizza, approva e respinge le varie richieste.
Apre il dettaglio della richiesta visualizzandone lo stato:
Consente di visualizzare, ed eventualmente modificare, le
immissioni effettuate dal dipendente. La schermata a cui si accede e' la stessa dell’
Inserimento.
Consente di effettuare la stampa dei vari inserimenti:
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
compare se nelle registrazioni sono presenti Note
Consente di visualizzare il riepilogo delle varie assegnazione inserite
nella richiesta:
Per approvare o
respingere in blocco una serie di richieste anziché utilizzare i consueti bottoni ed agire
per ognuna.
Zucchetti S.P.A.
631
632
20.5
Guida Utente
Visualizzazione Responsabile
Il punto di menu' e' identico al precedente e funziona nello stesso modo. E' agibile solo per i
responsabili di commessa, che possono effettuare controlli sulla totalita' dei dipendenti (non
fanno parte di nessun Gruppo Work Flow TS).
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
20.6
Pianificazione
Enter topic text here.
Zucchetti S.P.A.
633
634
20.7
Guida Utente
Stato richieste di Gruppo
Visualizzabile dai soli approvatori/ responsabili di commessa. A partire dalla versione 2.0.3 dell
’applicativo GTL Web, e' possibile definire i responsabili di default a livello di azienda, ovvero i
responsabili delle commesse a cui non e' stato assegnato nessun responsabile (HRGTL Tabelle/ Responsabili di default).
E' lo stato di tutte le richieste presenti: cliccare eventualmente sulla
una legenda della pagina :
per ottenere
Cliccando sui simboli si visualizzano le registrazioni presenti sulla giornata;
Per i dipendenti con TimeSheet Mensile, e' possibile visualizzare il nome del dipendente che
deve effettuare l'approvazione o che ha gia' approvato o respinto:
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
Zucchetti S.P.A.
635
636
20.8
Guida Utente
Cruscotto Controlli
La funzione e' visualizzabile sia dal Responsabile di Commessa, sia dall'Approvatore di
Gruppo.
responsabili di commessa.
A partire dalla versione 2.0.3 dell’applicativo GTL Web, e' possibile definire i responsabili di
default a livello di azienda, ovvero i responsabili delle commesse a cui non e' stato
assegnato nessun responsabile (HRGTL - Tabelle/ Responsabili di default).
Permette di monitorare per le richieste approvate o in attesa:
 gli scostamenti tra le registrazioni inserite dai dipendenti nel TimeSheet e il calendario
delle attivita' di HR-GTL;
 se sono state effettuate delle registrazioni su commesse chiuse (il controllo e' sulle date
di validita' della commessa).
La scelta appare quando ad accedere e’ un utente che e' contemporaneamente
Responsabile di commessa e Approvatore di gruppo.
Permette di effettuare i controlli sulle attivita' lavorative in modalita' responsabile o in
modalita' approvatore.
Si visualizza quando tutte le pre-assegnazioni presenti nel calendario, non sono state
inserite nel TimeSheet
Si visualizza quando non sono presenti attivita' pianificate nel calendario
Si visualizza quando sono state inserite attivita' aggiuntive nel TimeSheet rispetto a
quelle pianificate nel calendario
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
637
Si visualizza quando il giorno e' ok.
Apre la maschera della legenda con i simboli visualizzabili nel Cruscotto Controlli:
Scostamento calendario/consuntivo (spuntato):
Apre la maschera seguente che mostra che le registrazioni inserite nel TimeSheet del
dipendente non rispettano quelle presenti nel calendario di GTL.
Apre la maschera seguente che mostra che nel TimeSheet del dipendente ci sono
attivita' aggiuntive rispetto a quelle presenti nel calendario di GTL.
Zucchetti S.P.A.
638
Guida Utente
Apre la maschera seguente che mostra che non sono state inserite pianificazioni a
calendario per il dipendente.
Registrazioni su commesse chiuse (spuntato):
Apre la maschera seguente che mostra che sulla giornata sono presenti registrazioni
su commesse chiuse.
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
639
Scostamento calendario/consuntivo e Registrazioni su commesse chiuse (spuntati
entrambi):
La maschera mostra che, per la giornata del 07/01/2010, nel TimeSheet sono state
inserite commesse aggiuntive rispetto a quelle previste dal calendario di GTL.
La stessa commessa aggiuntiva e' anche stata chiusa il 31/12/2009.
Zucchetti S.P.A.
640
20.9
Guida Utente
Riepilogo Lavoro
Il punto di menu' e' visualizzato dagli Approvatori di timeSheet e dai responsabili di commessa.
Per gli approvatori il resoconto mensile elenca tutte le attivita' lavorative svolte dai dipendenti
del suo gruppo .
Per i Responsabili di commessa sono consultabili le attivita' lavorative effettuate sulle
commesse di cui e' responsabile.
Stato Richieste
E' possibile filtrare tra richieste in bozza, in attesa, approvate.
Processo
Gruppo
L'approvatore ha la possibilita' di filtrare il processo e/o il gruppo.
Aggregazioni
In base alle scelte effettuate, viene proposto il report contenente i dati desiderati
Dipendente
Se spuntato, il report suddivide i dati per dipendente.
Report Generato
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
Zucchetti S.P.A.
641
642
Guida Utente
20.10 Riepilogo per dipendente
Permette di visualizzare mensilmente le ore ordinarie e straordinarie per commessa, con
le percentuali di oguna.
I dati sono suddivisi tra le richieste in attesa e gia' approvate.
La funzione e' visualizzabile dai responsabili di commessa, dagli approvatori di gruppo e
dai responsabili di default .
I responsabili di commessa visualizzano le ore effettuate dai dipendenti sulle commesse
di cui sono responsabili;
gli approvatori visualizzano tutte le ore effettuate dai dipendenti appartenenti al proprio
gruppo.
Permette di visualizzare mensilmente le ore ordinarie e straordinarie per commessa, con
le percentuali di ognuna.
Condizioni essenziali perche' i dati siano generati:
- In HR-GTL/ funzione Movimenti: La sezione Conteggi deve essere compilata con la causale
movimenti (ordinario o straordinario);
- In HR-GTL/ Impostazioni Generali: il campo <Attiva Gestione Costi> deve essere spuntato.
Cio' permette la compilazione automatica della causale movimenti, sia nel caso arrivino
movimenti da TimeSheet, sia nel caso di Elaborazione Movimenti in GTL;
- I movimenti inseriti utilizzando il Dalle-Alle generano solo ed esclusivamente Ore
Ordinarie.
I dati sono suddivisi tra le richieste in attesa e approvate.
Origine movimenti approvati
Per effettuare un filtro sulla totalita' dei movimenti (HR-GTL):
Time Sheet
Per filtrare i soli movimenti provenienti da Timesheet, successivamente suddivisi in
approvati o meno
Altro
Tutti i movimenti presenti nell’ applicativo HR-GTL (generati da terminale,da calendario,
inseriti manualmente ecc)
Tutte
Non esegue nessun filtro, e sono visualizzati sia i movimenti provenienti da Timesheet
che da GTL.
Sezione APPROVATO
Vengono estratti i dati relativi ai movimenti presenti nell'applicativo HR-GTL.
Se come Origine Movimenti Approvato si e' selezionato TimeSheet, sono estratti i
movimenti con origine TimeSheet (quindi provenienti da richieste approvate).
Sezione IN ATTESA
Vengono estratti i dati relativi alle richieste TimeSheet in attesa.
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
Zucchetti S.P.A.
643
644
Guida Utente
20.11 Quadratura Timesheet Presenze
Il punto di menu' e' presente solo per gli approvatori. Permette di avere un controllo sulle
giornate di tutti i dipendenti, in cui le ore assegnate nel TimeSheet non coincidono con quelle
che provengono da Gestione Presenze.
Nel report, inoltre, e' possibile visualizzare lo stato della giornata (bozza, attesa, approvata).
.
Zucchetti S.P.A.
Time Sheet
Zucchetti S.P.A.
645
646
Guida Utente
20.12 Scadenziario Commesse
Menu' disponibile solo per il responsabile di commessa. Permette di visualizzare, per azienda,
le commesse scadute tra quelle di cui e' responsabile con le relative date di validita'.
Puo' filtrare solo quelle scadute, solo quelle attive oppure entrambe. Il controllo viene eseguito
confontando la data di scadenza con quella del server da cui si accede alla funzione. I dati
sono ripresi da HR-GTL, menu' Entita'/ Commesse
Zucchetti S.P.A.
Manuali
.
Capitolo
XXI
648
21
Guida Utente
Manuali
Consente la visualizzazione e la stampa della documentazione relativa all'applicazione.
Contiene il sommario dei cambiamenti intervenuti dal'ultima versione di WF installata e l'intero
manuale operativo.
E' possibile aggiungere, a quelli forniti dalla Zucchetti, un proprio documento pdf, visualizzabile
solo dall'amministratore. Occorre effettuare i seguenti passaggi:
1) Copiare il file che si vuole visualizzare sotto la cartella prtinfo dell'applicativo;
2) Inserire manualmente (con Enterprise Manager o prodotti similari) una nuova riga sulla
tabella di database
zcut_mandocum
(nella figura sotto e' quella indicata dalla freccia):
- Il nome del file, senza estensione, va scritto nella colonna ANMANUALE. Nel caso sopra il
file si chiama Report
- La colonna QTSEQUENCE corrisponde all'ordine con cui il file viene visualizzato: inserire un
numero consecutivo a quelli gia' presenti.
- La colonna DSMANUALE e' la descrizione visualizzata nel menu', colonna descrizione
- La colonna IDMANUALE e' la descrizione visualizzata nel menu', colonna manuale
3) Ad ogni aggiornamento dell'applicativo, e' necessario recuperare dalla vecchia installazione
il file (prelevandolo dalla cartella prtinfo) in quanto non contenuto nel nostro standard (non e'
necessario ricodificare il record sulla tabella zcut_mandocum).
Zucchetti S.P.A.
Indice
Indice
--- Anagrafica Gruppi 126
- Da 4.4.1 di settembre 2010 quando si clicca sul
messaggio Salvataggio eseguito il programma riporta
alla schermata del calcolo e da lì ritorna al popup dei
303
- Dalla vers. 4.4.1 del 30/09/2010 in Inserimento
Rimborsi è abilitato il bottone Spese sostenute anche
sulle tratte di ritorno: se le si imputano dalla tratta o
dal 303
- Giro particolare per i Gruppi di WF 303
- la stampa piano ferie e' quella vecchia 303
- nell'inserimento rimborsi nelle note spese viene
effettuata la duplicazione della tratta di ritorno
compilata come l'andata ma al contrario (att 487 Slim
4.4.1 di settembre 2010) 303
-""Importazione dati da Organizzazione")>
359
-11) <Numero di gg da sottrarre alla data di default>
Data Partenza = data di sistema MENO numero
giorni impostati in questo campo 312
-22 giorni: il programma propone la data 09/07/2010
(venerdi) 312
2) Non esegue la ricerca sulla tabella delle distanze
(e non va su google maps) in fase di inserimento
rimborso. Solo all'atto del 312
-AAnagrafica 79
Anagrafica Controlli 175
Anomalie 461
Approvazione Anticipi (Trasferte) 508
Approvazione Prenotazioni (Trasferte) 509
Archivi Base
Zucchetti S.P.A.
649
Anagrafica Aziende 125
Anagrafica Centri di Costo 125
Anagrafica Qualifiche 125
Anagrafica Reparti 125
Anagrafica Stabilimenti 125
Gruppi 126
Attivazione Piano Perie 426
Autorizzazione Note Spese 513
-CCartellino Mensile 461
Anomalie 461
Giustificativi 461
Orario 461
Timbrature 461
Codice Giustificativo 486
Compilazione:Tabella Gruppi (qualifica/livello) 125
Compilazione:Tabella Indennita' 125
Compilazione:Tabella Indennita' Giornaliere 125
Compilazione:Tabella Status 125
Compilazione:Tabella Status Nota Spese 125
Compilazione:Tabella Tipologia Pagamento 125
Compilazione:Tabella Tipologia Spesa 125
Contatori 159
Controlli 485
Controlli Giustificativi
Controllo Definizione 486
Controllo di Appartenenza 486
Controllo Gerarchico 486
Controllo Temporale 486
Controlli:Tabella Anagrafica Controlli 125
Controlli:Tabella Fasce Orario 125
Controlli:Tabella Giustificativi Trasferta 125
Controlli:Tabella Limiti Spese 125
Controlli:Tabella Parametri Indennita' 125
Controllo Piano Ferie 426
Creazione Job 377
-DData 477
Dati Anagrafici 78
Gestione Presenze
Note Spese 78
78
650
Guida Utente
-EEsempio Applicativo 488
Esito Richiesta
Approvate 468
In attesa 468
Respinte 468
Export File Note Spese 404
Export File Trasferte 404
-FFasce Orario 175
Formato Q
ta' 486
Funzionalita' Applicative
513
-GGenerazione File Trasferte 407
Generazione Giustificativi 426
Gestione Orari
Tabella Orari 125
Tabella Raggruppamento Orari 125
Gestione Presenze 78
Gestione Richieste Uff. Personale 405
Gestione Utenti
Login Utenti 455
GG per Chiusura 486
Giornata Intera 559
Giustificativi 147, 461, 485
Controlli 485
Esempio Applicativo 488
Lista Anomalie 485
Giustificativi con Causali 147
Giustificativi Trasferta 175
Gruppi 126
Gruppo Giustificativi P.Ferie 274
Gruppo Libero 125
-IImmissione Giustificativi
Import dati 377
Contatori 377
Dipendenti 377
486
Giustificativi 377
Timbrature 377
Import e Log 303
Inserimento Mancata Timbratura
Inserimento Piano Ferie 559
477
-LLA SPUNTA SUL CAMPO <Attiva Importazione
Approvatori per Azienda, Unità locale, Filiale, Reparto
(in alternativa a 359
LA VECCHIA STAMPA DEL PIANO FERIE E'
DISPONIBILE SOLO PER BPER, OVVERO CHI NEL
SETUP GENERALI HA 359
Lancio Manuale 386
Limiti Spese 175
Liquidazione Note Spese 513
Lista Anomalie 485
Localita' 163
Login Utenti 455
-MMancata Timbratura
Data 477
Entrata 477
Motivazione 477
Ora 477
Uscita 477
Verso 477
Messaggio del Giorno 303
Mezza Giornata 559
Modello Auto 163
Moduli 373
Momenti Operativi 513
Motivazione 477
-NNDO SPESE DAL RITORNO 303
Nota Spese
Compilazione:Tabella Indennita' Giornaliere
125
Compilazione:Tabella Status Nota Spese 125
Compilazione:Tabella Tipologia Pagamento
125
Compilazione:Tabella Tipologia Spesa 125
Controlli:Tabella Anagrafica Controlli 125
Zucchetti S.P.A.
Indice
Nota Spese
Controlli:Tabella Fasce Orario 125
Controlli:Tabella Giustificativi Trasferta 125
Controlli:Tabella Limiti Spese 125
Controlli:Tabella Parametri Indennita' 125
Tabella Rimborsi KM:Localita' 125
Tabella Rimborsi KM:Modello Auto 125
Tabella Rimborsi KM:Tipo Rimborso 125
Tabella Rimborsi KM:Valore 125
Note di Gruppo 569
Note individuali 569
Note Spese 78, 125
Autorizzazione Note Spese 513
Funzionalita' Applicative 513
Liquidazione Note Spese 513
Momenti Operativi 513
Operativita' Utenti 513
Processi di Calcolo 513
Selezione Stato Richieste 548
Stato Richieste 548
Utente 513
Utente Approvatore 513
Note Spese + Moduli 101
513
-PParametri Ambiente 486
GG per Chiusura 486
ta' 486
Parametri Generali 303
Parametri Indennita' 175
Path 378
Periodo Riferimento 273, 559
Piano Ferie 555, 572, 573
Attiva Piano Ferie 125
Controlli su Piano Ferie 125
Giornata Intera 559
Inserimento 559
Mezza Giornata 559
Periodo Riferimento 559
Zucchetti S.P.A.
Riapertura Piano ferie 125
Stampa Piano Ferie 573
Tabella Gestione Periodo Riferimento 125
Tabella Tipologia ferie 125
Tipologia Ferie 559
Utente 558
Utente Verificatore 558
Visualizzazione Richieste di Gruppo 572
Presenze 102
Processi 379
Processi di Calcolo 513
Profilo Utente (Trasferte) 496
-RRaggruppamento Orari 147
Riapertura Piano Ferie 426
Richiesta Anticipi (Trasferte) 500
Richiesta Prenotazioni (Trasferte) 500
Richiesta Trasferta (Trasferte) 497
rimborsi (per gli altri si ferma al calcolo) 303
Rimborso KM 163
-S-
-OOperativita' Utenti
Ora 477
Orari 147
Orario 461
651
salvataggio fa il controllo dello sforamento in %
(leggendo dalla tabella o eventualmente da google
maps). 312
Schedulatore 377, 384
Lancio Manuale 386
Path 378
Processi 379
Schedulazione 384
Schedulatore 384
Scheduler
Creazione Job 377
Import Dati 377
se però cadono di sabato o domenica va a oltre. Oggi
Oggi, lunedì 12/07/2010 inserisco una nota di luglio.In
setup ho impostato 312
Se spuntato <Attiva Importazione Approvatori per
Azienda, Unita' Locale, Filiale, Reparto>, BPER:
303, 312
Selezione Stato Richieste 548
Set Up
Moduli 373
Set Up Procedura 302
Set Up Procedura 302, 303
652
Guida Utente
Set Up Procedura 302, 303
Import e Log 303
Messaggio del Giorno 303
Parametri Generali 303
Stampa Piano Ferie 573
Stato Richiesta
Approvate 468
In attesa 468
Respinte 468
Tutte 468
Stato Richieste 548, 569
Stato Richieste Trasferte 505
Storicizzazione 405
-TTabell
Contatori 159
Tabella festivita' 125
Tabella Gruppi 125
Tabella Orari 125
Tabella Raggruppamento Orari 125
Tabella Rimborsi KM:Localita' 125
Tabella Rimborsi KM:Modello Auto 125
Tabella Rimborsi KM:Tipo Rimborso 125
Tabella Rimborsi KM:Valore 125
Tabelle 159
Anagrafica Controlli 175
Archivi Base 126
Fasce Orario 175
Giustificativi 147
Giustificativi con Causali 147
Giustificativi Trasferta 175
Gruppi 126
Gruppo Giustificativi P.Ferie 274
Limiti Spese 175
Localita' 163
Modello Auto 163
Orari 147
Parametri Indennita' 175
Periodo Riferimento 273
Raggruppamento Orari 147
Rimborso KM 163
Timbrature 159
Tipo Rimborso 163
Tipologia Ferie 272
Trattamento Giustificativi 147
Timbrature 159, 461
Tipo Rimborso 163
Tipologia Ferie 272, 559
Trasferte
Compilazione:Tabella Gruppi (qualifica/livello)
125
Compilazione:Tabella Indennita' 125
Compilazione:Tabella Status 125
Trattamento Giustificativi 147
-UUtente 513, 558
Utente Approvatore 513
Utente Verificatore 558
Utilita' 404
Utilita' Ufficio Personale
Attivazione Piano Perie 426
Controllo Piano Ferie 426
Generazione File Trasferte 407
Generazione Giustificativi 426
Gestione Richieste Uff. Personale
Riapertura Piano Ferie 426
Storicizzazione 405
405
-VVerso 477
viaggio di andata e' la stessa cosa, nel senso che
scrivi nello stesso punto; se inserisci alloggio da
ANDATA, TI RITROVI LO STESSO IMPORTO
RICHIAMA 303
Visualizzazione Piano Ferie 569
Note di Gruppo 569
Note individuali 569
Visualizzazione Richieste di Gruppo 572
Zucchetti S.P.A.
653
Endnotes 2... (after index)
Zucchetti S.P.A. - Via Solferino, 1 - 26900 Lodi
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