PROGETTAZIONE DI UN CENTRO CONGRESSI Edizione italiana a cura di ITALCONGRESSI‐PCO ITALIA Associazione Nazionale Imprese dell’Industria Congressuale Progettazione di un Centro Congressi 2 INTRODUZIONE Quando, come IAPCO, decidemmo di stendere le guidelines per la costruzione di un centro congressi o per permettere l’adeguamento di quelli esistenti agli standard internazionali, ci rendemmo conto immediatamente che non esisteva nessun documento facilmente disponibile. Sono molto felice di vedere oggi che il risultato del nostro lavoro è stato ripreso e viene divulgato da Italcongressi‐Pco Italia. Le linee guida di IAPCO sono un utilissimo contributo per gli investitori, per gli architetti e per chiunque voglia costruire un centro congressi. Contributo tanto più efficace in quanto nasce dalla diretta esperienza pluriennale degli addetti ai lavori e tiene conto dei rapidi cambiamenti della tecnologia e del suo impatto sulla gestione dei meetings. Mi piace pensare che la pubblicazione di questo documento possa davvero aiutare la meeting industry italiana, stabilire un terreno comune tra la domanda e l’offerta e contribuire alla crescita del nostro Paese nell’ambito del mercato congressuale internazionale. Patrizia Semprebene Buongiorno Presidente IAPCO La letteratura sul congressuale progredisce in maniera esponenziale in virtù della necessità sia di informare un pubblico sempre più vasto ed attento alla vitalità di questo settore, sia di fornire di adeguati strumenti gli operatori che colgono il valore di questa attività come imprescindibile per la propria professionalità. E‘ per questo motivo che Italcongressi–Pco Italia, proseguendo nel suo ruolo di diffusore della cultura di questo rilevante comparto dell’economia, ha ritenuto di procedere alla cura della traduzione dell’eccellente documento della IAPCO non solo in omaggio alla nostra identità linguistica, ma anche per sottolineare come dalla collaborazione con le altre associazioni sia possibile integrare le diverse formazioni. Il cammino della diffusione ed approfondimento della cultura congressuale proseguirà certamente con il fondamentale contributo delle associazioni ed organizzazioni che sotto i vari profili sono l’espressione genuina dell’imprenditorialità. Complimenti dunque alla IAPCO per questo importante lavoro. Massimo Fabio Presidente Italcongressi‐Pco Italia Progettazione di un Centro Congressi 3 INDICE VISIONE D’INSIEME E DEFINIZIONI...............................................................................6 CAPACITÀ......................................................................................................................8 ELEMENTO A1 – ACCESSI‐ESTERNI..............................................................................9 ELEMENTO A2 – ACCESSI‐INTERNI…..........................................................................10 ELEMENTO A3 – ACCESSI‐PARCHEGGI.......................................................................11 ELEMENTO A4 – ACCESSI‐CONSEGNE E MAGAZZINAGGIO......................................12 ELEMENTO B1 – TRASPORTI‐ESTERNO......................................................................13 ELEMENTO B2 – TRASPORTI‐INTERNO.......................................................................14 ELEMENTO C1 – SERVIZI‐IDRAULICA..........................................................................15 ELEMENTO C2 – SERVIZI‐SISTEMI DI RISCALDAMENTO, VENTILAZIONE E ARIA CONDIZIONATA...........................................................................................................16 ELEMENTO C3 – SERVIZI‐ENERGIA ELETTRICA...........................................................17 ELEMENTO C4 – SERVIZI‐ILLUMINAZIONE……...........................................................18 ELEMENTO C5 – SERVIZI‐COMUNICAZIONI................................................................19 ELEMENTO C6 – SERVIZI‐ATTREZZATURE AUDIOVISIVE...........................................20 ELEMENTO D – PRODUZIONE.....................................................................................21 ELEMENTO E – CATERING...........................................................................................22 ELEMENTO F1 – INSTALLAZIONI‐SEGNALETICA........................................................23 ELEMENTO F2 – INSTALLAZIONI‐FINITURE PAVIMENTI.............................................24 ELEMENTO F3 – INSTALLAZIONI‐FINITURE PARETI...................................................24 ELEMENTO F4 – INSTALLAZIONI‐VIP/CAMERINI/SALE PROVE..................................25 ELEMENTO G1 – CENTRI NEVRALGICI‐DESK REGISTRAZIONE...................................26 ELEMENTO G2 – CENTRI NEVRALGICI‐UFFICIO SEGRETERIA.....................................27 ELEMENTO G3 – CENTRI NEVRALGICI‐UFFICIO PCO (ORGANIZZAZIONE PROFESSIONALE CONGRESSI)....................................................................................27 ELEMENTO G4 – CENTRI NEVRALGICI‐SERVIZI STAMPA............................................28 ELEMENTO G5 – CENTRI NEVRALGICI‐SALA RELATORI.............................................28 ELEMENTO H1 – SALE CONGRESSI‐STRUTTURA........................................................29 Progettazione di un Centro Congressi 4 ELEMENTO H2 – SALE CONGRESSI‐ARREDO E MOBILIO…........................................30 ELEMENTO H3 – SALE CONGRESSI‐SERVIZI............................................................. .31 ELEMENTO I – AREA POSTER‐ATTREZZATURE...................................................... ...31 ELEMENTO J1 – SPAZI COMUNI‐ATTREZZATURE......................................................32 ELEMENTO J2 – SPAZI COMUNI‐SERVIZI....................................................................33 ELEMENTO K – MOSTRE..............................................................................................34 ELEMENTO L – SICUREZZA.........................................................................................35 ELEMENTO M – FATTORI DI SOSTENIBILITÀ..............................................................36 ELEMENTO N – SICUREZZA.........................................................................................37 ELEMENTO O – GESTIONE DELLA STRUTTURA..........................................................38 ELEMENTO P – ALTRO………………………......................................................................38 Progettazione di un Centro Congressi 5 VISIONE D’INSIEME E DEFINIZIONI Ovunque nel mondo vengono progettati e costruiti Centri Congressi, che richiedono, come comunemente riconosciuto, la consultazione di Organizzatori Professionisti di Congressi (i PCO) durante la fase di progettazione al fine di evitare vari problemi già incontrati in passato. La IAPCO rappresenta oltre 100 dei migliori PCO con sede in più di 30 paesi e impegnati nelle più importanti città congressuali di tutto il mondo. Come tale, la IAPCO riveste una posizione unica in grado di redigere i criteri ricercati dal fruitore in tutti i centri congressi nazionali od internazionali. Mentre ogni struttura viene progettata tenendo in mente una specifica area di mercato, esistono alcuni requisiti di base che possono essere applicati con grandi vantaggi ad ogni centro. Per la redazione di questo documento, la IAPCO ha deciso di prendere in considerazione, gli spazi e le attrezzature che devono essere resi disponibili tramite noleggio sia direttamente presso la struttura sia presso affidabili fornitori, partendo dal presupposto che alcune delle attrezzature non devono necessariamente essere installate in modo permanente all’interno dei centri. Anche i requisiti dell’ufficio amministrativo per il funzionamento quotidiano del centro dovrebbero essere incorporati come pure le necessità di altri uffici. Questa guida: (a) descrive gli spazi per Congressi internazionali e le loro dimensioni; (b) identifica i criteri chiavi di progettazione per gli spazi di incontro; (c) fornisce a proprietari e ad operatori suggerimenti per la gestione dei loro diversi elementi. Ogni elemento progettuale è preceduto da un breve commento illustrante la rilevanza ed importanza di quello stesso elemento per il PCO. Vengono inoltre affrontate le questioni chiave di progettazione e le decisioni critiche di gestione in grado di influenzare l’utilità delle strutture e di conseguenza viene accentuato il livello di attrattiva per il cliente. La guida non vuole porsi come un esaustivo testo specificatamente architettonico. Non affronta quindi tutta una serie di tematiche inerenti a questioni ingegneristiche, architettoniche e di costruzione. Si preoccupa invece di affrontare tematiche relative alla funzione della struttura ed i suoi diversi elementi. Per questa ragione non farà riferimento a standard di progettazione e costruzione, partendo dall’assunto che tutti i progettisti siano in grado di seguire Codici e Protocolli appropriati. I migliori criteri di progettazione sono introdotti con la parola “Fornire” e le decisioni chiave di gestione con la parola “Considerare”. Ciò nonostante la Guida non intende fornire delle normative bensì un menù dal quale gli operatori ed i proprietari potranno decidere di istruire i loro designer, secondo le dimensioni ed il livello di sofisticazione delle strutture che intendono sviluppare, e la tipologia e le dimensioni dei congressi che intendono ospitare. L’andamento della guida riflette un modello seguito nella fruizione di una struttura congressuale per incontri professionali – accessi esterni che facilitano i trasporti verso l’interno, come pure le consegne, l’immagazzinamento della merce, come pure la disponibilità dei servizi essenziali, e così via. Ogni elemento della guida è stato concepito per essere una sezione a sé stante. Questa scelta può portare al verificarsi di qualche ripetizione – gli organizzatori di eventi troveranno utile la ripetizione di parole quali dolly e trolley, mentre altri potranno trovarla noiosa. Gli autori avrebbero avuto la possibilità di fare riferimento alle caratteristiche essenziali di ogni elemento solo una volta e di fornire riferimenti incrociati, ma hanno creduto sia più facile per il fruitore della guida trovare informazioni esaustive sui requisiti di ogni elemento. Questa guida è principalmente indirizzata agli operatori e ai proprietari di nuove strutture, ma allo stesso tempo fornisce una lista di controllo anche per gli operatori e proprietari di strutture già esistenti, dando così la possibilità di individuare e misurare l’idoneità delle loro strutture con Progettazione di un Centro Congressi 6 differenti tipologie di congressi, e i requisiti di diversi professionisti in base alla tipologia di congresso richiesto. I professionisti congressuali presi in considerazione dagli autori coprono un ampio raggio di requisiti e persone, tutti impegnati in diverse tipologie di strutture per fornire i relativi servizi. Tra questi: ‐ Organizzatori congressuali (organizzatori professionali o coloro direttamente assunti da organizzazioni impegnate nella gestione di congressi) ‐ Organizzatori di spazi ‐ Società che organizzano eventi e forniscono servizi di arredo, a tema o non ‐ Fornitori di attrezzature audiovisive e/o service, arredo, illuminazione e così via ‐ Trasporti e tour operator ‐ Intrattenitori ‐ Società di catering ‐ E ovviamente il fruitore ultimo: il partecipante al congresso. All’interno della guida sono stati applicati i seguenti standard di nomenclatura: o “Strutture” viene impiegato come descrittore generico in riferimento ad un’ampia gamma di centri per conferenze e congressi: alberghi e motel, centri per conferenze e centri di formazione, sale e altri spazi ospitanti incontri; o “Meeting” viene impiegato per racchiudere l’insieme di conferenze, mostre, incontri di vendita e management, eventi, programmi di formazione e attività educative che prevede l’incontro tra diversi gruppi; o “Partecipante” viene impiegato per descrivere delegati, partecipanti, espositori o membri del pubblico senza la cui presenza l’incontro non potrebbe sussistere; o “PCO” viene impiegato per indicare l’Organizzatore Professionale di Congressi; o “Cliente” viene impiegato come descrittore generico per indicare la persona o l’organizzazione con la quale l’operatore congressuale intrattiene i contatti primari, trattasi di organizzatore professionale di congressi, azienda o organizzatore di congressi associato, organizzatore di mostre o membro del pubblico coinvolto nell’organizzazione di un incontro. o “Allestimento” o “ Smantellamento” sono stati impiegati per indicare l’entrata e l’uscita dalla struttura congressuale di materiali ed attrezzature, in particolare quelle audiovisive e quelle connesse all’allestimento. Progettazione di un Centro Congressi 7 CAPACITÀ Qui di seguito vengono illustrati nel dettaglio i requisiti minimi di capacità per un Centro Congressi in grado di ospitare 3500 delegati. La capacità congressuale può essere ridotta proporzionalmente alla diminuzione del numero dei delegati, ma questo non risulta essere sempre il caso per una mostra. Mentre il numero dei delegati può essere minore, gli espositori possono prendere in considerazione il fatto che la qualità dei delegati possa essere tale da richiedere che l’estensione dell’area espositiva sia la medesima di quella solitamente impiegata per eventi con una maggiore partecipazione. Auditorium 3500 posti Livello Unico, pavimentazione piana divisibile (al minimo) in 4 aree. Sala Principale Un’area di 1000 posti stile teatro e 3 aree di 400 posti stile teatro. Stanze Smantellamento 10 sale di dimensioni variabili (massimo 400 posti stile teatro e minimo 150 posti stile teatro) Esposizione/ Sessione 10000mq (lordi), 5000mq (al netto impiegabili come spazio Poster espositivo). Tutti disposti in un’area priva di colonne su livello unico. Altri spazi Spazi flessibili per uffici, incontri ad hoc, segreteria, preparazione speaker, etc. Foyer larghi (preferibili a quelli sviluppati in lunghezza) perché possano essere usati non solo per permettere il flusso di gente, ma Foyer anche per offrire l’area desk di registrazione, area internet, poster session e catering in piedi. Qualora il foyer venisse noleggiato da più clienti, è necessario che siano progettate con diverse aree a ciascun cliente. Progettazione di un Centro Congressi 8 ELEMENTO A1 ACCESSI‐ESTERNI COMMENTO: Gli accessi si dividono in tre ampie categorie: ‐ Ingresso di singoli con autoveicolo o trasporto pubblico ‐ Ingresso di gruppi con autobus ‐ Ingresso di camion e veicoli di servizio Gli elementi più importanti sono la facilità d’accesso e di entrata per tutte le categorie nonché tutti gli aspetti dell’accesso: esterno, interno, consegne, magazzinaggio e parcheggio. CRITERI CHIAVE DI 1. Entrate ed uscite facilmente riconoscibili, e segnaletica PROGETTAZIONE – FORNIRE esterna chiara che potrebbe richiedere illuminazione. 2. Spazio sufficiente al carico/scarico in grado di rispondere all’esigenze di multipli eventi. 3. Piano terra provvisto di postazioni di carico di dimensioni sufficienti per tutti i servizi, inclusi i veicoli di proprietà dei clienti. 4. Ampie aree di imbarco e sbarco adiacenti all’entrata principale per pullman, con spazio sufficiente in altezza e per le manovre, con accesso coperto. 5. Porte sufficientemente alte e larghe, con pareti ritraibili/smontabili per permettere l’accesso di camion (la consegna di materiale espositivo e per allestimenti pone problemi specifici). 6. Piano di carico della pavimentazione per permettere l’accesso ai camion. 7. Entrata facilmente riconoscibile e con protezione contro le intemperie e area benvenuto per i partecipanti. 8. Accessi disabili segnalati con chiarezza. 9. In strutture più grandi, sistemi di sicurezza e videosorveglianza in corrispondenza dei punti di carico. 10. Entrata separata per il personale. 11. Spazi per il magazzinaggio (per diversi giorni) per consegne prima del congresso, compresi materiali espositivi. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Manager/guardie giurate contattabili telefonicamente. GESTIONE – CONSIDERARE 2. Registrazione e codificazione di tutte le consegne. 3. In strutture più grandi, presenza di personale in orari specifici presso punti di carico e gestione sicurezza e videosorveglianza attivati. 4.
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Pulizia delle aree, illuminazione adeguata e ampia disponibilità di carrelli per i clienti. Presenza portiere e servizi di portineria, inclusa la disponibilità di corrieri per consegne urgenti all’ingresso piuttosto che nelle aree di carico. Misure di sicurezza per VIP. Segnaletica per percorsi di accesso a servizi specifici. Accesso diretto per i PCO alle aree di deposito. Progettazione di un Centro Congressi 9 ELEMENTO A2 ACCESSI‐INTERNI COMMENTO: La separazione delle funzioni riguardanti la parte anteriore e quella posteriore della struttura si dovrebbe riflettere nella differenziazione dei percorsi di accesso alle diverse aree della stessa per il pubblico ed il personale, il contenimento di rumori e di odori dall’area occupata dai partecipanti. Gli accessi tra una zona e l’altra dovrebbero essere facili da raggiungere e ben segnalati. CRITERI CHIAVE DI 1. Segnaletica chiara in tutta la struttura. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Accesso per disabili in tutte le zone (incluso accesso facilitato ai palchi per gli speaker disabili). 3. Accesso prossimo tra parcheggi, ingressi ed alloggi per i partecipanti. 4. Corridoi di servizio dal punto di carico alle aree eventi per merci e servizi. 5. Aree eventi identificabili dai corridoi di servizio. 6. Ascensori di servizio con porte alte e larghe capaci di trasportare grosse attrezzature e carichi pesanti. 7. Ascensori‐merce (dai punti di carico alle aree pubbliche) abbastanza capienti da permettere il trasporto di merci espositive, come attrezzature e strumenti per l’esposizione. 8. Ascensori‐cibo separati per il trasporto di cibi e bevande. 9. Aree eventi con chiusura a chiave‐lucchetto per i clienti, forniti di servizi di sicurezza. 10. Accesso alle aree eventi per i veicoli ai fini di carico e scarico, con pavimentazione dotata di adeguata capacità di carico. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Accesso H24 per tutti gli organizzatori tramite servizi di GESTIONE – CONSIDERARE sicurezza o chiave magnetica, o tramite appuntamento. 2. Accesso per facilitare allestimenti e smantellamenti del materiale audiovisivo oltre l’orario lavorativo di routine. 3. Ampia disponibilità di carrelli per il trasporto di materiali ed attrezzature. 4. Piattaforma aerea e carrello a muletto. Progettazione di un Centro Congressi 10 ELEMENTO A3 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE ACCESSI – PARCHEGGI 1. Ampia disponibilità di parcheggio durante lo scarico/carico merci e attrezzature con parcheggio specificatamente adibito a veicoli per la consegna di merci e attrezzature. 2. Parcheggio per camion sufficientemente alto con spazio per manovre durante l’allestimento o nel caso in cui sia necessario imballare attrezzature audiovisive o di qualsiasi altra natura in tempi ridotti. 3. Parcheggi di lunga durata per camion adibiti al trasporto di materiali per l’allestimento degli espositori. 4. Aree per il parcheggio dei pullman lontano dalla strada. 5. Numero sufficiente di parcheggi coperti per i partecipanti. 6. Tutte le aree parcheggio, incluse quelle per il personale, devono essere sicure. 7. Spazi per disabili. 8. Accesso diretto all’atrio della struttura. 9. Segnaletica chiara per raggiungere l’uscita. 10. Numero sufficiente di casse automatiche (così che tutti possano uscire allo stesso momento) 11. Numero sufficiente di uscite sulla strada, con corsie di incolonnamento adeguate. 1. Una percentuale di parcheggi dedicata ai partecipanti congressuali, gratis o a prezzi agevolati. 2. Parcheggi riservati per gli organizzatori, gratis o a prezzi agevolati. 3. Segnalazioni visibili delle altezze e degli orari di apertura dei parcheggi. Progettazione di un Centro Congressi 11 ELEMENTO A4 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE ACCESSI ‐ CONSEGNE E MAGAZZINAGGIO 1. Spazi di magazzinaggio organizzati in base ad un codice di colori per meeting specifici. 2. Spazi di stoccaggio disponibili da una settimana prima a due giorni dopo il congresso. 3. Depositi disponibili agli organizzatori e agli espositori per materiali e contenitori di attrezzature da allestimento, oppure depositi situati in altre sedi forniti da compagnie dotate di servizi di consegna al centro congressi il giorno dell’allestimento. 1. Etichette con codici colorati per la differenziazione dei congressi, abbinate alle aree colorate assegnate a ciascun evento. 2. Ampia disponibilità di carrelli (e muletti in strutture più grandi) e assistenza del personale nell’allestimento dei congressi e del materiale espositivo. 3. Linee guida per la gestione delle merci in entrata ed uscita. Progettazione di un Centro Congressi 12 ELEMENTO B1 TRASPORTI – ESTERNO COMMENTO: Il trasporto include diversi elementi: Lo spostamento di merci all’interno e all’esterno della struttura Lo spostamento di merci da un’area all’altra Lo spostamento dei partecipanti all’interno del centro congressi Flussi scorrevoli e la mancanza di spazi con alto potenziale di congestione sono elementi indispensabili al funzionamento fluido ed efficiente di un centro congressi. CRITERI CHIAVE DI 1. Accesso all’ingresso o al parcheggio del centro congressi PROGETTAZIONE – FORNIRE (v. Elemento A1). 2. Accesso dei camion ai carrelli nei punti di carico o scarico tramite montacarichi. 3. Spazio per incolonnamento pullman. 4. Area manovra per camion consegna. 5. Ascensori specifici in grandi strutture con più livelli 6. Camminamenti coperti colleganti le varie aree all’interno della struttura e protezione contro le intemperie nei punti di imbarco e sbarco passeggeri‐trasporti. 7. Accesso agevolato ai trasporti pubblici. 8. Aree taxi facilmente identificabili e pulsanti di chiamata. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Indirizzo dei punti di scarico chiaramente leggibili su GESTIONE – CONSIDERARE brochure o lettere inviate agli organizzatori (v. Elemento A4). 2. Sovrintendenti operanti attorno alla struttura. 3. Servizio shuttle da/verso alberghi nelle vicinanze. 4. Pianificazione tempi di scarico prima del congresso e di imballaggio a fine evento. Progettazione di un Centro Congressi 13 ELEMENTO B2 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE TRASPORTI – INTERNO 1. Retro della struttura ben segnalato per facilitare il trasferimento delle merci dai punti di carico. 2. Passaggi sufficientemente larghi da permettere il passaggio dei carrelli. 3. In strutture più grandi ascensori per il trasporto merci. 4. Ascensore diretto o montacarichi dai punti di scarico ai livelli superiori. 5. Tapis ‐ roulant per facilitare lo scorrimento efficiente della folla in strutture che prevedono lunghe distanze. 6. Passaggi‐corridoi che permettano alle persone di camminare liberamente, evitando intersezioni per l’attraversamento di gruppi. 7. Pavimenti anti‐scivolo di facile manutenzione. 8. Ascensori, scale e scale mobili ad alta velocità per facilitare il flusso dei visitatori su più livelli all’interno delle strutture. 1. Disponibilità sufficiente di carrelli e piattaforme di caricamento per l’allestimento e lo smantellamento di materiale e attrezzature per congressi ed esposizioni. 2. Piattaforme aeree per l’interno delle sale evento. 3. In ampie aree espositive (circa 10.000 mq) possono rivelarsi utili golf‐cart guidabili autonomamente. 4. Programmazione della gestione degli orari di consegna merci da coordinare con gli organizzatori dei congressi. 5. Scoraggiare l’utilizzo di pannelli espositivi e catering nei passaggi, in favore di aree specificatamente adibite. Progettazione di un Centro Congressi 14 ELEMENTO C1 SERVIZI – IDRAULICA COMMENTO: I gruppi sono soliti prendersi una pausa in massa, quindi servizi idraulici e igienici, come pure la loro capacità sono fondamentali. CRITERI CHIAVE DI 1. Numero sufficiente di servizi igienici (inclusi per disabili) PROGETTAZIONE – FORNIRE in diversi punti della struttura, tutti dotati di ventilazione. 2. Dimensioni minime per ogni vano toilette: 1,5m x 0,85m, con porte che si aprano verso l’interno. 3. Divisori tra uno vano toilette e l’altro 2100mm in altezza. 4. Una doccia unisex riservata ai VIP e gli organizzatori durante i convegni. 5. Due dispensatori di rotoli di carta igienica per vano toilette. 6. Asciugamani di carta e asciugatori elettrici (entrambi – non l’uno o l’altro). 7. Dispensatori per sapone adeguati. 8. Acqua calda disponibile nei lavandini all’interno dei bagni. 9. Specchi a figura intera disponibili in tutti i bagni. 10. Strutture idrauliche disponibili in una sala eventi per meeting e/o allestimenti specifici che richiedano l’uso di acqua. 11. Fontanelle di acqua potabile. 12. Smaltimento di acqua e rifiuti nelle aree espositive per catering ed allestimenti che richiedano l’uso di acqua. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Coordinare gli orari e le pause dei meeting al fine di GESTIONE – CONSIDERARE evitare code e affollamenti. 2. Rifornire regolarmente asciugamani di carta. 3. Pulire e rifornire regolarmente i servizi igienici. 4. Manutenzione regolare di asciugatori e porta‐
asciugamani. Progettazione di un Centro Congressi 15 ELEMENTO C2 SERVIZI ‐ SISTEMI DI RISCALDAMENTO, VENTILAZIONE E ARIA CONDIZIONATA COMMENTO: Contrariamente agli uffici dove l’attività nell’arco della giornata è costante, le strutture congressuali subiscono dei picchi con improvvise ondate di persone in movimento tra una zona e l’altra. La distribuzione dell’aria dovrebbe fornire un movimento di aria privo di spifferi e dare la possibilità di essere prontamente regolata. Le condizioni di comfort dovrebbero prendere in considerazione le equazioni di Ranger (PPD/PMV), compreso l’effetto delle vetrate esterne sul riscaldamento. CRITERI CHIAVE DI 1. Aria condizionata individuale in ogni stanza. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Finestre che si aprono, laddove possibile, in sale più piccole e aree pubbliche. 3. Aria condizionata che sia: i. silenziosa; ii. efficiente; iii. velocemente regolabile; iv. controllabile in ogni stanza; v. distribuita uniformemente in tutta la stanza. 4. Ventilatore a pale da soffitto laddove l’aria condizionata non sia disponibile. 5. Sistema di ventilazione separata nelle aree per fumatori. 6. Termostato in ogni stanza che permetta il regolamento immediato della temperatura. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Spegnere l’aria condizionata quando una singola stanza GESTIONE – CONSIDERARE non è in uso. 2. Ispezioni regolari, pulizia e controlli del sistema di condizionamento dell’aria. Progettazione di un Centro Congressi 16 ELEMENTO C3 SERVIZI ‐ ENERGIA ELETTRICA COMMENTO: Quasi tutte le attrezzature all’interno delle strutture fanno affidamento sulla disponibilità di una sufficiente quantità di energia elettrica ampiamente distribuita all’interno del centro. L’accesso ad un numero sufficiente di prese elettriche in punti strategici crea la differenza qualitativa tra un centro e l’altro. L’impiego di energia solare e di altre fonti energetiche ecologiche per limitare il consumo di carburante fossile nel tempo è destinato a diventare un argomento cruciale per le strutture congressuali e gli organizzatori di eventi. CRITERI CHIAVE DI 1. Prese multiple, facilmente accessibili, incassate nella PROGETTAZIONE – FORNIRE pavimentazione, nei muri e nei soffitti in tutte le aree che lo richiedono (sia sale congressi che spazi aperti). 2. Energia elettrica sufficiente di 15 ampere GPO e almeno 300 amp per fase in strutture più grandi per concerti. 3. Accesso a pozzi elettrici nella pavimentazione in aree espositive e congressuali. 4. Accesso alla trifasica di 5 pin GPO e altri tipi di energia ad alta richiesta, sia nelle zone pubbliche che riservate della struttura, come pure nelle pareti laterali in stanze divisibili. 5. Sistema completo di back‐up in modo da mantenere attivi tutti i servizi in caso di emergenza (generatore standby con fonte di energia continua, back‐up a base di gas o simili). 6. Punti energetici segnalati con chiarezza tramite numero e fase per disgiuntori in tutte le sale congressi su circuiti multipli per disperdere il carico. 7. Protezione contro le sovracorrenti per computer e per tutta la struttura. 8. Indicatore di dispersione a terra e disattivazione, soprattutto in cucina e in centri nevralgici per i clienti. 9. Circuiti elettrici separati per impianti e attrezzature, ad esempio macchine del ghiaccio e computer dei clienti. 10. Sistemi di back‐up elettrico, per esempio generatori. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Fornire prolunghe e quadri elettrici chiaramente GESTIONE – CONSIDERARE segnalati e facilmente identificabili. 2. Presenza di un elettricista qualificato sul posto per strutture più grandi, e possibilità d’intervento di un elettricista in altre strutture. 3. Mappa con chiare segnalazioni di GPO per circuito. 4. Prospetto dei punti luce e dell’elettricità, come pure controllo del sistema audio, accessibile agli organizzatori e ai tecnici. 5. Menzionare in maniera chiara i carichi energetici nella proposta iniziale. Inserire i dettagli dei costi nel contratto. Progettazione di un Centro Congressi 17 ELEMENTO C4 SERVIZI – ILLUMINAZIONE COMMENTO: Un’illuminazione flessibile e ben indirizzata permette al pubblico di vedere bene il relatore , gli altri partecipanti, lo schermo e, ove abbia luogo, qualunque forma di intrattenimento. I livelli di illuminazione devono essere facilmente regolabili e prontamente isolati. CRITERI CHIAVE DI 1. Illuminazione flessibile e interamente controllabile per PROGETTAZIONE – FORNIRE tutte le aree congressi: i. luci su binario per sale più piccole; ii. spot e luci speciali su binario per l’auditorium principale; iii. relatori sempre visibili anche quando le luci sono basse; iv. luce del leggio direttamente regolabile; v. illuminazione a parete per i displays e illuminazione verso il basso nelle aree dove siede la platea; vi. agevolezza nella regolazione dell’illuminazione da parte degli organizzatori. 2. Sistemi di illuminazione flessibili e specifici nelle aree di presentazione per far fronte a interventi verbali fissi e performance dal vivo in movimento: i. tutte le luci devono essere dotate di focus stretto (zoom) per prevenire dispersioni sugli schermi di proiezione; ii. sistemi wireless e portatili per garantire le operazioni nell’intera stanza. 3. Evitare luci sporgenti fisse nelle sale congressi, specialmente lampadari in stanze multi‐funzionali a meno che non siano totalmente ritraibili. 4. Aree espositive: i. illuminazione per l’assistenza degli spazi espositivi; ii. illuminazione ben distribuita in grado di raggiungere ogni angolo della sala quando gli spazi espositivi sono posizionati; iii. reticolati fissi sui soffitti per permettere l’aggiunta di luci. 5. Illuminazione dei gradini in auditorium. 6. Illuminazioni per segnalare uscite e uscite di emergenza secondo le normative vigenti. 7. Luci extra per gli operatori impegnati sulle capriate del tetto. 8. Lampade alogene a quarzo regolabili ovunque. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Torri mobili, pedane elevatrici o piattaforme aeree in GESTIONE – CONSIDERARE strutture più grandi per l’accesso ai soffitti e ai reticolati per l’illuminazione. Progettazione di un Centro Congressi 18 ELEMENTO C5 SERVIZI – COMUNICAZIONI COMMENTO: Considerando che sia il mondo degli affari sia la comunità in generale sono propensi all’utilizzo delle tecnologie di comunicazione più moderne, lo stesso deve fare il centro congressi. Gli esterni (relatori, visitatori) hanno l’esigenza di comunicare, i visitatori di comunicare tra di loro e verso l’esterno. Deve essere presa in considerazione anche la fornitura di servizi per disabili. CRITERI CHIAVE DI 1. Wireless ad alta velocità e banda larga in spazi espositivi PROGETTAZIONE – FORNIRE e congressuali. Le linee guida prevedono una linea a banda larga ogni 50 persone. 2. Monitor per annunci e comunicazioni elettroniche in aree comuni. 3. Sistema di chiamata e campanelli per richiamo visitatori o simili. 4. Luci “Congresso in corso” agli ingressi anteriore e posteriore delle sale congressi. 5. Prese multiple per telefoni/fax in aree business e desk‐
registrazione, prese per modem per computer. 6. Sistemi di comunicazione mobili per clienti, produttori spettacoli e troupe. 7. Linea per ipo‐udenti. 8. Strutture permanenti per l’interpretariato. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Disponibilità di impiegati adibiti alle comunicazioni in GESTIONE – CONSIDERARE strutture più grandi. 2. Possibilità di comunicare in modo immediato e diretto con il direttore di piano durante gli eventi. 3. Disponibilità di walkie‐talkie se necessario. 4. Numeri di telefono e fax dediti disponibili al cliente al momento della prenotazione. 5. Pubblicizzare con chiarezza i costi per le comunicazioni nella proposta iniziale. Dettagliare questi costi nel contratto della struttura. Progettazione di un Centro Congressi 19 ELEMENTO C6 SERVIZI ‐ ATTREZZATURE AUDIOVISIVE COMMENTO: Relatori , partecipanti e organizzatori hanno avuto modo di vedere i miglioramenti possibili in ambito comunicativo quando è presente una certa flessibilità nella forma e organizzazione delle sale, quando la luce può essere liberamente regolata e controllata e quando i relatori usano una varietà di mezzi (video, computer, sistemi interattivi, effetti speciali, live‐action, etc.). Tutto questo impone al gestore della struttura di decidere cosa fornire e su quale base. La presenza di attrezzature permanenti dovrebbe essere limitata negli auditorium. Tutti gli altri spazi dovrebbero essere attrezzati come richiesto. Questo Elemento dovrebbe essere preso in considerazione insieme a quelli che affrontano argomenti relativi a Comunicazione, Energia, Illuminazione, Produzione e Servizi per le Sale Congressuali. CRITERI CHIAVE DI 1. Attrezzature audiovisive flessibili e di facile utilizzo, PROGETTAZIONE – FORNIRE preferibili a quelle permanenti. 2. Pannelli mobili e depositi facilmente componibili al fine di contenere in maniera ordinata operatori e attrezzature audiovisive in fondo alla sala congressi. 3. Reticolati sui soffitti (preferibilmente nascosti) per proiettori video e data, luci ed altre attrezzature. 4. Musica facilmente regolabile dagli organizzatori. 5. Vani per i cavi sotto le entrate ad ogni sala. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Approccio flessibile all’approvvigionamento di attrezzature GESTIONE – CONSIDERARE e servizi con la disponibilità di attrezzature presenti all’interno della struttura o tramite fornitori esterni. 2. Possibilità di fornire attrezzature senza costi aggiuntivi, incluse alzate palco, leggii, schermi per proiezioni frontali e retroproiezioni di diverse dimensioni e lavagne elettroniche bianche. 3. Media splitter box nella sala congressi principale. 4. Possibilità di fornire staff tecnico professionista della struttura per allestire, operare e smantellare le attrezzature se fornite dalla struttura stessa. 5. Possibilità di fornire un prospetto delle attrezzature disponibili in inglese semplice. 6. Manutenzione e sostituzione periodica delle attrezzature. 7. Fornire al personale le abilità tecniche ed interpersonali per poter interagire con i clienti o sviluppare relazioni commerciali con un regolare fornitore di servizi audiovisivi. 8. Fornire lo staff audiovisivo della struttura con segni distintivi, per esempio targhette o uniformi. 9. Fornire informazioni sulla capacità di sicurezza dei carichi (peso) per i reticolati sui soffitti usati per sospendere l’attrezzatura. 10. Carte magnetiche identificative per i clienti e per eventuali sistemi di voto. 11. Creare flessibilità nell’allestimento per permettere allo schermo di essere montato al centro dell’area palco, e leggii su entrambi i lati. Progettazione di un Centro Congressi 20 ELEMENTO D PRODUZIONE COMMENTO: Le strutture devono fornire servizi per le produzioni il più flessibile possibile. Devono essere resi disponibili diverse configurazioni per palchi, sedili e reticolati. Questo Elemento va considerato in relazione agli Elementi che affrontano il tema della Comunicazione, Energia, Illuminazione, Servizi Audiovisivi e Servizi per le Sale Congressuali. CRITERI CHIAVE DI 1. Sezioni e porzioni di palco sono preferibili a palchi fissi. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Reticolati perimetrali attorno alle pareti con frequenti punti di agganci o illuminazione. 3. Teli corrispondenti all’altezza esatta tra pavimento e soffitto, e ganci per i teli disposti attorno alle pareti. 4. Pavimentazione per il ballo deve essere resa disponibile. 5. Soffitti alti privi di impianti elettrici fissi o sporgenti. 6. Un sistema reticolare uniforme e flessibile (con punti di carico di almeno 2 tonnellate in sale congressi principali) per la sospensione di travature, motori, luci o altri infissi: i. indipendentemente dal layout della sala; ii. l’altezza regolabile rappresenta un vantaggio. 7. Niente lampadari. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Flessibilità per allestimento e smantellamento. GESTIONE – CONSIDERARE 2. Personale con buona conoscenza di tutti gli infissi e accessori. 3. Torri mobili, pedane elevatrici, piattaforme aree o simili disponibili in loco. 4. Tecnici in loco. 5. Fotografie o disegni di precedenti eventi per illustrare i vari possibili usi della struttura. 6. Planimetrie con dimensioni accurate che comprendano le uscite e tutte le aree che non possono essere coperte, ad esempio entrate alle cucine, idranti antincendio. Progettazione di un Centro Congressi 21 ELEMENTO E CATERING COMMENTO: La struttura ideale deve provvedere alla ristorazione sia per la massa di partecipanti che al pubblico attraverso una vasta varietà di punti ristoro. Le politiche di vendita sono state per molto tempo un problema, in quanto i clienti erano restii a pagare cifre importanti per cibi e bevande prima della consumazione. CRITERI CHIAVE DI 1. Cucine o preparazione cibi in prossimità dei congressi, PROGETTAZIONE – FORNIRE aree pre‐evento e foyer, o sistema collegato di hot‐box in loco. 2. Ventole in tutte le area ristoro. 3. Punti ristoro nelle aree pubbliche, ad esempio caffetterie per visitatori impegnati in incontri di lavoro durante il congresso. 4. Sale congressi isolate da rumori e odori derivanti dalla preparazione dei cibi e delle aree ristoro. 5. Viceversa. 6. Fornitura gas nelle cucine o aree di preparazione cibi. 7. Mensa personale e area ristoro per appaltatori. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Organizzazione flessibile in grado di soddisfare il cliente GESTIONE – CONSIDERARE e non il fornitore catering: i. ampia varietà di prezzi e stili alimentari, con buona varietà di vini; ii. possibilità di pagare un deposito e di saldare la somma ad avvenuto evento; iii. possibilità di scegliere i menù piuttosto che imporre menù fissi; iv. possibilità di far fronte a specifiche richieste dietetiche; v. attenzione e cura nella presentazione dei cibi; vi. tutti i piatti dei buffet devono essere etichettati/specificati nel caso di congressi internazionali. 2. Punti di ristoro veloci. 3. Caffetteria aperta dalla mattina presto. 4. Disponibilità del personale in caso gli eventi sforino, finiscano in anticipo o tardi. 5. Personale adeguatamente istruito a capire e soddisfare le varie esigenze dei clienti. Progettazione di un Centro Congressi 22 ELEMENTO F1 INSTALLAZIONI – SEGNALETICA COMMENTO: Sia i designer che i manager devono avere l’immediata possibilità di condurre il visitatore alla zona comfort attraverso l’uso di una segnaletica interna concisa e chiara (sia stampata che elettronica) e di “marcare” la struttura con segnaletica esterna. CRITERI CHIAVE DI SEGNALETICA ESTERNA PROGETTAZIONE – FORNIRE 1. Segnaletica chiara lungo i percorsi di accesso, ad iniziare dal punto più lontano possibile. 2. Segnaletica esterna ad altezza tetto, sufficiente ad identificare la struttura. 3. Segnaletica esterna a livello strada sufficiente a fornire direzioni a pedoni e veicoli. 4. Personalizzazione temporanea, per esempio con display elettronici, per annunciare specifici eventi. 5. Aste per bandiere e striscioni dei clienti. 6. Illuminazione esterna in accordo con l’immagine della struttura. 7. Tutta la segnaletica esterna deve usare simboli internazionali/universali. SEGNALETICA INTERNA 1. Tutte le sale riunioni, spazi pubblici ed altri servizi devono essere ben segnalati e chiaramente etichettati con parole e simboli internazionalmente riconosciuti, compreso l’impiego di segnaletica per ipovedenti. 2. Cartello della directory della struttura ben visibile e regolarmente aggiornato nel foyer, con mappa completa della struttura. 3. Codice a colori per i servizi e per i diversi livelli e settori. 4. Segnaletiche compatibili con lo stile del design della struttura, montata a parete o su stand. 5. Punti d’affissione ben posizionati ed accessibili in aree congresso e spazi pubblici. 6. Orologi nei foyer e negli spazi pubblici. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Info‐point desk in luoghi di snodo. GESTIONE – CONSIDERARE 2. Fornire dimensioni accurate delle aste bandiera. 3. Si preferisce, laddove possibile, integrare la segnaletica già presente invece che sostituirla interamente. La segnaletica esistente dovrebbe permettere aggiunta di informazioni. Progettazione di un Centro Congressi 23 ELEMENTO F2 INSTALLAZIONI ‐ FINITURE PAVIMENTAZIONI COMMENTO: Le rifiniture vengono spesso scelte seguendo ragioni economiche o estetiche, senza avere come priorità il comfort del cliente o del fruitore. È richiesto un migliore equilibrio tra fattori economici e comfort da una parte, e tra la serie di domande per traffico di veicoli e pedonale dall’altra. CRITERI CHIAVE DI 1. Finiture resistenti, in colori neutri, piacevoli al contatto PROGETTAZIONE – FORNIRE del piede per periodi prolungati; i. moquette in tutte le sale conferenze e spazi pubblici; ii. mattonelle di moquette con rivestimento sottostante nelle aree ad elevato traffico pedonale; iii. tappeti portatili ergonomici dietro ai punti informativi e di registrazione. 2. Superfici antiscivolo e non articolate in zone di traffico pedonale per massimizzare la sicurezza e minimizzare il rumore. 3. Pavimentazione da ballo rimovibili in sezioni di 1mq. 4. Sistema di aspirazione centrale. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Servizi di pulizia che rispettano la tabella di marcia delle GESTIONE – CONSIDERARE sale. ELEMENTO F3 INSTALLAZIONI ‐ FINITURE PARETI COMMENTO: L’estetica è un elemento importante. A tutti piacciono le cose belle, ma le finiture “creative” dovrebbero essere limitate alle aree comuni della struttura di modo che all’interno delle sale congressi i clienti possono sfruttare la propria creatività per l’allestimento desiderato. CRITERI CHIAVE DI 1. Finiture durevoli e a bassa manutenzione. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Superfici neutre non riflettenti e colori neutri, con ridotta possibilità di contrasto con le installazioni temporanee. 3. Punti di aggancio per drappi e presentazioni. 4. No alle superfici specchio negli spazi congressi. 5. Progettazione acustica piana, nessuna intrusione, nessuna struttura sporgente dalle pareti. 6. Pareti ritraibili insonorizzate, agganciabili, rigide e discrete quando ritratte. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Materiale che permetta una pulizia regolare di tutte le GESTIONE – CONSIDERARE superfici, soprattutto vetro e metallo. Progettazione di un Centro Congressi 24 ELEMENTO F4 INSTALLAZIONI ‐ VIP/CAMERINI/ SALE PROVE COMMENTO: L’esito di una performance sarà sempre migliore se agli artisti vengono forniti di buoni servizi. Le strutture non originariamente concepite a tale scopo devono fare tutto il possibile per fornire i servizi aggiuntivi e tutti gli accessori per montare un camerino in tempi ridotti. Strutture più grandi devono già possedere tali servizi. CRITERI CHIAVE DI STANZE VIP PROGETTAZIONE – FORNIRE 1. Le stanze dovrebbero essere fornite di: i. accessi riservati; ii. mobili comodi (salotto e tavolo da lavoro); iii. specchi con illuminazione adeguata sui tavoli‐ripiani da trucco; iv. doccia e servizi igienici separati; v. un collegamento video e audio diretto con l’auditorium; vi. telefono; vii. prese elettriche multiple. CAMERINI 2. Uno spogliatoio nelle strutture non adibite primariamente all’intrattenimento, facilmente divisibile in due aree uomo/donna se necessario, con accesso agevolato ai servizi igienici. 3. Le stanza dovrebbero: i. essere vicine alla sala congressi principale; ii. avere accesso discreto; iii. avere uno spazio sufficiente e sicuro per appendere indumenti; iv. avere specchi e buona illuminazione dei tavoli‐ripiani trucco; v. avere servizi igienici e docce separate; vi. avere collegamento video e audio diretto con tutte le aree di performance; vii. essere fornite di telefono; viii. essere fornite di prese elettriche multiple. 4. In strutture maggiori si deve prevedere una “Stanza Verde” che possa ospitare diversi artisti per una singola performance e fornire cibo e bibite. SALE PROVE 1. Uno spazio chiuso privo di luce naturale vicino ai camerini. 2. Deve essere provvisto di sistema sonoro ed illuminazione. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Tali aree devono avere accesso facilitato alla fornitura di GESTIONE – CONSIDERARE cibo e bevande. 2. Rifornimento regolare dei bagni e degli asciugamani. 3. Disponibilità di assi e ferri da stiro nei camerini. Progettazione di un Centro Congressi 25 ELEMENTO G1 CENTRI NEVRALGICI ‐ DESK REGISTRAZIONE COMMENTO: Un organizzatore di eventi è attratto da strutture in grado di riconoscere e assistere il superamento delle sfide coinvolte nella creazione di un “centro nevralgico” temporaneo per ogni incontro. Le strutture che sappiano anticipare e risolvere tali sfide contribuiscono alla buona riuscita del congresso/incontro e minimizzano le condizioni di stress nelle quali molti organizzatori lavorano. Durante l’evento la corretta pianificazione e gestione dell’area registrazioni, della segreteria e delle strutture mediatiche è un elemento fondamentale per l’organizzatore e contribuisce al successo della manifestazione. CRITERI CHIAVE DI 1. Un numero adeguato di desk modulari e mobili per la PROGETTAZIONE – FORNIRE registrazione/iscrizione dei partecipanti di altezza anteriore di 1500mm e superficie lavoro posteriore di 1200mm di altezza, (inclusa l’attrezzatura informatica), sedia della giusta altezza per far fronte ai bisogni di eventi multipli. Vedere anche Elemento F2 – tappeti ergonomici. I desk non devono essere strutture fisse e pre‐esistenti. 2. Numero di unità che soddisfi la cifra stimata di partecipanti. 3. Servizi e spazi per il magazzinaggio di materiale cartaceo, altro materiale ed attrezzature. 4. Schermi mobili disponibili per proiezioni o messaggistica. 5. Scomparti con chiusura a chiave per contenere computer ed altra attrezzatura. 6. Prese di corrente ben distribuite in caso di disposizioni alternative. 7. Livelli appropriati di illuminazione per lavori intensivi di amministrazione. 8. Telefono, fax e cavi data. 9. Aree private per incassare contanti, etc. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Fornire spazi per il materiale (cartelle) per stoccaggio GESTIONE – CONSIDERARE prima delle registrazioni. 2. Pubblicizzare con chiarezza gli eventuali costi per i servizi/ area di registrazione nella proposta iniziale. Dettagliare i costi nel contratto. Progettazione di un Centro Congressi 26 ELEMENTO G2 CENTRI NEVRALGICI ‐ UFFICI SEGRETERIA COMMENTO: Gli uffici della segreteria devono essere vicini all’area di registrazione. CRITERI CHIAVE DI 1. Per riunioni della durata superiore a 2 giorni, si PROGETTAZIONE – FORNIRE consigliano uffici di segreteria separati che si possano chiudere a chiave. La chiave deve essere consegnata anche agli organizzatori. 2. Telefoni, fax, linea internet. 3. Una buona illuminazione è indispensabile. 4. Fornire spazio di magazzinaggio materiale prima dell’inizio del congresso. 5. Fornire uno spazio‐cucina adiacente per preparare spuntini e bevande in autonomia. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Periodica rimozione di rifiuti. GESTIONE – CONSIDERARE 2. Tavolini per computer e materiale cartaceo, e tavoli e sedie per il relax durante le pause del personale. 3. Computer, stampanti, modem, fotocopiatrici disponibili in noleggio dagli organizzatori. 4. Tavoli da riunione e cancelleria di base. 5. Carrelli utilizzabili per il deposito di materiale cartaceo prima dell’evento e per facilitare il trasporto di tale materiale al desk registrazione il giorno dell’evento. 6. Contenitori per rifiuti ‐ compresi cestini per riciclaggio di grosse dimensioni per contenere grandi volumi di materiale. 7. Spazi per allestire un centro business (attrezzature e mobili che vadano incontro alle esigenze degli organizzatori). ELEMENTO G3 CENTRI NEVRALGICI ‐ UFFICIO PCO ( ORGANIZZATORI PROFESSIONALI CONGRESSI) COMMENTO: L’ufficio è principalmente un’area per riunioni informative ed uno spazio per le pause relax dei PCO. CRITERI CHIAVE DI 1. Prossimità minima al desk registrazione: 25mq. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Possibilità di chiudere a chiave. 3. Spazio‐cucina adiacente per preparare spuntini e bevande in autonomia. Progettazione di un Centro Congressi 27 ELEMENTO G4 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE ELEMENTO G5 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE CENTRI NEVRALGICI ‐ SERVIZI STAMPA 1. Sala specificatamente adibita ai rappresentanti della stampa con supporti adeguati, quali prese elettriche, telefono, fax e modem. 2. Stanze per interviste collocate nelle vicinanze delle sale relatori, con buona illuminazione, insonorizzate e prive di decorazioni alle pareti. 3. In strutture più grandi, le sale stampa necessitano di servizi di comunicazione completi e ricezione TV. 1. Possibilità di ristorazione self‐service in qualsiasi momento. 2. Servizi di comunicazione, ad esempio telefoni, fax, internet. CENTRI NEVRALGICI ‐ SALA RELATORI 1. Uno spazio per i relatori perché possano controllare le proprie presentazioni e incontrare gli altri relatori . 2. Ampia disponibilità di prese elettriche per attrezzature catering e audiovisive. 3. Lo spazio deve essere disposto nelle immediate vicinanze delle sale congresso di riferimento. 4. Lo spazio deve fornire servizi per permettere presentazioni audiovisive e trasmetterle velocemente e senza complicazioni a tutti gli spazi congressuali. 1. Continuo rifornimento di tè/caffè. Progettazione di un Centro Congressi 28 ELEMENTI H1 SALE CONGRESSI – STRUTTURA COMMENTO: I servizi, le infrastrutture e la falegnameria resa disponibile da o inclusa nelle sale congressi deve essere flessibile e accessibile, progettata e mantenuta al fine di fornire un ambiente ottimale per il partecipante, accesso istantaneo per i partecipanti e facilitare il lavoro degli organizzatori. CRITERI CHIAVE DI 1. Assenza di colonne. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Disposizione flessibile e possibilità di suddividere lo spazio in sale più piccole di dimensioni variabili. 3. Accesso completo ai disabili da e verso le sale (incluso il palco). 4. Entrata dei partecipanti al fondo della sala. 5. Ogni poltrona deve garantire una visione chiara del palco o di qualsiasi presentazione audiovisiva. 6. L’altezza minima del soffitto deve essere di 3,6m per una stanza ospitante un massimo di 300 delegati. L’altezza del soffitto deve aumentare in relazione all’aumento di dimensione della stanza. 7. Possibilità di oscurare interamente ogni sala. 8. Fornire una superficie riflettente per proiezioni su un muro di ogni sala. 9. Controllo completo della temperatura. 10. Acustica: massimo di 1,5 secondi in media sopra le bande di frequenza di una ottava da 125kHz a 8kHZ. 11. Isolamento tra le sale di un minimo di 53dB (con valutazioni sul campo ottimizzate di 5dB al di sotto del risultato di laboratorio). 12. Illuminazione con un minimo di 500 lux regolabile tra il 3% ed il 100%. 13. Poltrone imbottite con una seduta minima di 55cm (65 cm per poltrone VIP). 14. Spazio minimo tra una fila e l’altra di 85‐90 cm. 15. Porte entrata/uscita doppie con oblò. 16. Porte entrata/uscita con apertura e chiusura silenziose. 17. Loop per non udenti. 18. Spazio di deposito per le sedie inutilizzate. 19. In Auditorium a gradini che permettono spettacoli deve essere permesso l’accesso agli artisti sul fondo e sufficiente profondità di palco per permettere agli artisti l’accesso dalle quinte laterali. 20. Aree/stanze con codice a colori. 21. Servizi per l’interpretariato (incluso connessioni e cablaggio) devono essere pre‐esistenti e stabili nell’auditorium e seguire i requisiti AIIC. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Acqua e bicchieri devono essere un allestimento standard GESTIONE – CONSIDERARE per tutti i congressi. 2. Acqua di rubinetto servita in caraffe piuttosto che imbottigliata (per minimizzare i costi e rifiuti plastici). 3. Rifornimento e riordino dopo ogni utilizzo. 4. Progettare sale riunioni in formati standard (a banchi di scuola, a forma di U, stile teatro, etc.) che siano comodi, per esempio evitare le capacità massime. Progettazione di un Centro Congressi 29 ELEMENTO H2 SALE CONGRESSI ‐ ARREDO E MOBILIO COMMENTO: I diversi utilizzi delle sale e il loro design, impone un’ampia gamma di scelte per le poltrone. In sale gradinate in stile teatro, dove i partecipanti possono passare brevi periodi di tempo, sedie fisse o rimovibili possono essere una buona opzione. Nelle sale con pavimentazione ad un unico livello, la flessibilità dell’impiego può suggerire sedie mobili e impilabili, mentre opzioni ergonomiche possono risultare più utili in altre circostanze. CRITERI CHIAVE DI 1. Sedie ergonomiche facilmente rimovibili. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Sedie con tavoli da conferenze ritraibili. 3. Poltrone ritraibili o gradinate che possano essere velocemente ritratte o rimosse (tempistica 1 ora). 4. Scelta di tavoli standard, circolari, o stretti (18 pollici o 46 cm) disposti “a banchi di scuola”. 5. Sedie confortevoli nel rispetto delle norme di sicurezza. 6. Scalini per accesso al palco con passamano. 7. Moduli palco di altezza variabile compreso di rampa per disabili. 8. Porte che si aprono e chiudono silenziosamente e facilmente. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Spazio sufficiente tra le file per facilitare entrate ed GESTIONE – CONSIDERARE uscite dei partecipanti. 2. Tutto il mobilio deve essere resistente e poco pesante per essere spostato facilmente. 3. Dichiarare con chiarezza eventuali sovraccosti per l’arredo nella proposta iniziale. Dettagliare i costi nel contratto della struttura congressuale. Progettazione di un Centro Congressi 30 ELEMENTO H3 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE ELEMENTO I CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE SALE CONGRESSI – SERVIZI 1. Leggio ad altezza regolabile con superficie piatta sufficiente ad accomodare un laptop, block‐notes ed acqua. 2. Binari o altri infissi lungo il perimetro del soffitto per appendere sfondi; e un reticolato di ganci sul soffitto per appendere striscioni/ insegne. 3. Forniture audiovisive flessibili e – vedere Servizi Attrezzature Audiovisive e Produzione. 4. Accesso elettrico multifasico e normale in configurazioni multiple – vedere anche Servizi Energia Elettrica. 5. Servizi internet wireless. 6. Luce naturale. 7. Possibilità di oscurare completamente e velocemente le sale. 8. No a luci fisse pendenti, no ai lampadari. AREA POSTER ‐ ATTREZZATURE 1. Spazio con pavimentazione piana. 2. Area situata vicino a quella espositiva con facilità di flusso. 3. Altezza soffitto – idealmente non inferiore ai 3,6m. 4. Accesso facilitato per l’allestimento e smantellamento cartelli poster. 5. Buona illuminazione dall’alto (che può essere mobile) per eliminare il bisogno di installare una luce per ogni poster. 6. Planimetrie disponibili in grado di mostrare con chiarezza la posizione delle uscite antincendio e quelle in cui è vietata o meno l’allestimento dei poster. 1. Questo spazio può essere lo stesso usato per la esposizione. In tal caso si devono applicare tutti i servizi richiesti per l’esposizione. Progettazione di un Centro Congressi 31 ELEMENT J1 SPAZI COMUNI – ATTREZZATURE COMMENTO: Gli spazi comuni, quivi definiti anche spazi pubblici, sono importanti al fine della viabilità di una struttura congressuale quanto le sale congresso. Devono poter ospitare eventi con rinfresco e soddisfare i bisogni pratici dei partecipanti in termini di relax, informazioni e comunicazione. CRITERI CHIAVE DI 1. La dimensione di ogni spazio comune deve essere PROGETTAZIONE – FORNIRE proporzionata all’area cui è destinata. 2. Può essere la combinazione di aree grandi e piccole. 3. Deve essere abbastanza spaziosa da accogliere la medesima capacità delle sale congresso di riferimento e facilitare le operazioni di networking; se necessario, inoltre, deve essere abbastanza spaziosa per il servizi di catering. 4. Deve essere facilmente adattabile per una varietà di usi. 5. L’altezza minima del soffitto deve essere di 3,6m. 6. Luce diurna. 7. Deve avere uno stile diverso da quello delle sale congressuali per dare ai partecipanti la sensazione che stiano davvero facendo una pausa. 8. Deve offrire un accesso facilitato alle cucine per i servizi di ristoro. 9. Deve avere punti di incontro chiaramente segnalati. 10. Buon sistema di segnaletica. 11. Facile accesso alle aree esterne. 12. Deve avere una disposizione informale di posti a sedere, organizzata per configurazioni piccole ed intime ma anche per spazi più ampi. 13. Deve fornire servizi di guardaroba a struttura fissa abbastanza spaziosi da provvedere a grandi gruppi (compreso il deposito bagagli per l’ultimo giorno di congresso). 14. Servizi igienici con impianti adeguati ad un Centro in piena funzione. 15. Sistema di comunicazione pubblico da comprendere tutti i foyer oppure isolabile per aree specifiche. 16. Desk informazione con linee taxi dirette. 17. Sala utilizzabile come sala preghiera. 18. Telefono taxi. 19. Reception per la struttura (facoltativo). 20. Biglietteria esterna, ossia separata dalle aree congressuali. Questo elimina il problema dell’accesso del pubblico alla struttura quando è chiusa per usi privati. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Esporre planimetrie con dimensioni accurate. GESTIONE – CONSIDERARE 2. Informazioni sui trasporti pubblici e altre utili informazioni locali da aggiornare regolarmente. 3. Accesso facilitato ai depositi di sedie e altri mobili. 4. Coordinare gli orari dei diversi congressi al fine di evitare o minimizzare congestioni. 5. Cestini e portacenere nelle aree fumatori. 6. Posti a sedere informali con tavolini adiacenti. 7. Bar mobili/stazioni catering. Progettazione di un Centro Congressi 32 ELEMENTO J2 CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE SPAZI COMUNI – SERVIZI 1. Luce naturale laddove possibile, o buona illuminazione regolabile per offrire flessibilità. 2. Sistema PA funzionale per comunicazioni a tutti i foyer. 3. Accesso facilitato a servizi igienici spaziosi, telefoni pubblici, cassette posta e acqua potabile. 4. Punti aggancio sui soffitti e pareti per cartelli e striscioni. 5. Luci facilmente accessibili e indirizzabili. 6. Sistema di ventilazione separato in aree fumatori. Progettazione di un Centro Congressi 33 ELEMENTO K MOSTRE COMMENTO: L’area espositiva di una convention diventa presto una zona incontro. Qui viene servito il catering, ci sono i servizi internet e idealmente i poster vengono affissi nelle immediate vicinanze o all’interno. In alcuni casi il desk registrazioni viene posizionato all’entrata dell’area espositiva. CRITERI CHIAVE DI 1. Altezza minima del soffitto di 8m ma preferibilmente PROGETTAZIONE – FORNIRE 10m. 2. Carico utile minimo capacità di 50KN/m2. 3. Divisori per ridurre lo spazio espositivo se necessario. 4. Connessioni elettriche, illuminazione e internet disponibili ad ogni stand. 5. Accesso diretto per le consegne segnalato con chiarezza. 6. Illuminazione generale minimo di 400 lux. 7. Pavimentazione resistente in colore neutro. 8. Finiture neutre alle pareti. 9. Foyer per espositori e registrazione visitatori. 10. Stanza utilizzabile dagli espositori come lounge adiacente all’area espositiva. 11. Area deposito per: (a) consegna del materiale espositivo prima dell’evento; (b) materiali usati per imballare il materiale espositivo durante la mostra; (c) materiali pronti per essere spediti verso la prossima esposizione. 12. Ufficio per gli organizzatori della mostra. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Disponibilità dei facchini durante le fasi di allestimento e GESTIONE – CONSIDERARE smantellamento ad assistere, se richiesto, gli espositori. 2. Carrelli prontamente disponibili per gli espositori. 3. Accurata registrazione della merce espositiva consegnata per essere prontamente localizzata. 4. Fornire accesso agli organizzatori, per esempio con carte magnetiche valide per tutto il periodo dell’affitto della sala mostre. Progettazione di un Centro Congressi 34 ELEMENTO L SICUREZZA COMMENTO: La sicurezza dei visitatori e altri deve essere una delle prime preoccupazioni degli organizzatori, proprietari della struttura e operatori. Tutti gli standard di sicurezza devono essere rispettati. CRITERI CHIAVE DI 1. No superfici scivolose. PROGETTAZIONE – FORNIRE 2. Estintori, allarmi antincendio, idranti e allarmi incluso un sistema visivo per i non udenti o ipo‐udenti. 3. Percorsi di sicurezza chiaramente segnalati, luci d’emergenza e segnali di uscita. 4. Materiali selezionati in base alle norme antincendio. 5. Sistema di avvertimento e informazione per evacuazione (audio e video). DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Il pronto soccorso deve contenere: GESTIONE – CONSIDERARE i.
letto ii.
kit di primo soccorso iii.
bombola ossigeno e maschera iv.
sedia a rotelle v.
medicinali di base vi.
numero di telefono di ambulanza, ospedale, dottore, esposti vii.
istruzioni di rianimazione ben esposte 2. Carte laminate per organizzatori con descritte tutte le procedure di sicurezza ed evacuazione. 3. Infermiera in servizio o un minimo di operatori sanitari del servizio ambulanze della Croce Rossa con brevetto di primo soccorso. 4. Avvertire i clienti sugli addetti alle operazioni antincendio. 5. Segnali di uscita a disposizione per sale divisibili. Progettazione di un Centro Congressi 35 ELEMENTO M FATTORI DI SOSTENIBILITÀ COMMENTO: Ogni edificio e le attività che si effettuano al suo interno hanno un impatto ecologico. Una buona progettazione minimizza l’impatto, migliora la qualità della vita, il comfort climatico, la salute e la sicurezza degli occupanti dell’edificio e ha il potenziale di ridurre i prezzi di gestione. Una guida comprensiva delle alternative progettuali e gestionali in grado di minimizzare questo impatto va oltre questa Guida. Questo tipo di Assistenza è disponibile presso specialisti del settore. Qui a seguire troverete qualche consiglio. CRITERI CHIAVE DI 1. Doppi vetri per perimetrare le finestre con vetri ad alta PROGETTAZIONE – FORNIRE resistenza ai pannelli esterni. 2. Usare materiale con alta massa termica. 3. Provvedere all’isolamento di pareti e tetti. 4. Vetri per protezione solare, ventilazione naturale e illuminazione ad energia ridotta. 5. Gruppi/zone di edifici e spazi con requisiti simili di riscaldamento, raffreddamento e illuminazione. 6. Sistemi intelligenti per il controllo di tutta l’illuminazione. 7. Lampade alogene a quarzo regolabili. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Apparecchi elettrici a basso consumo energetico. GESTIONE – CONSIDERARE 2. Sistemi di gestione energetica. 3. Sistemi per il riciclaggio di rifiuti, comprese carta e acque sporche. 4. Controllo dei flussi d’acqua su tutti i rubinetti. 5. Sciacquoni manuali. 6. Metodi di trattamento delle acque non chimiche per i sistemi di ventilazione meccanica. 7. Ricettacoli separati per diverse tipologie di rifiuti, ad esempio vetro, carta, plastica. Progettazione di un Centro Congressi 36 ELEMENTO N SICUREZZA COMMENTO: La sicurezza dei partecipanti sta diventando sempre più una priorità per gli organizzatori, come garantire la consegna di materiali e attrezzature per esposizioni e congressi. Questo Elemento racchiude tutti i riferimenti chiave alla Sicurezza contenuti in altri Elementi della Guida. È consigliabile consultare i documenti della Commissione per la Sicurezza dell’Associazione Internazionale dei Centri Congressi (www.aipc.org), della Healthcare Congress Alliance (IPCAA, IAPCO, HCEA) e della Sicurezza ai Congressi (www.iapco.org). CRITERI CHIAVE DI 1. Offrire sistemi di gestione della sicurezza, comprese PROGETTAZIONE – FORNIRE telecamere di sorveglianza nei punti di carico/scarico merce. 2. Tutti i parcheggi devono essere sicuri. 3. Desk di registrazione con chiusura a chiave per il deposito di computer e altre attrezzature. DECISIONI CHIAVE PER LA 1. Manager/guardia giurata contattabile direttamente per GESTIONE – CONSIDERARE via telefonica. 2. Addetto ai punti di carico/scarico merce contattabile con immediatezza. 3. Sistemi di sicurezza per l’arrivo e la partenza dei VIP. 4. Accesso H24 per gli organizzatori attraverso sistemi di sicurezza o carta magnetica o appuntamento. 5. Piano di evacuazione, piano per la prevenzione/limitazione dell’attività criminale e terroristica (audio e video). 6. Segnalare con chiarezza i costi per la sicurezza nella proposta iniziale. Dettagliare questi costi nel contratto della struttura. Progettazione di un Centro Congressi 37 ELEMENTO O GESTIONE DELLA STRUTTURA COMMENTO: Quando un cliente seleziona un centro congressi, viene senz’altro preso in considerazione l’eccellenza dei servizi. Questo non prevede solo che il personale commerciale e i manager abbiano una buona conoscenza dei servizi e di come questi si possano adattare alle diverse esigenze dei diversi eventi. Vuol dire anche saper anticipare le richieste dei clienti e desiderare insieme a loro che tutto si svolga nel migliore dei modi. CRITERI CHIAVE DI 1. Fornire proposte scritte, compresa la disponibilità delle PROGETTAZIONE – FORNIRE date e tutti i costi di affitto, senza “costi occulti”. 2. Redazione del contratto una volta che le proposte sono state accettate. 3. Disponibilità di informazioni su tutti i costi, mostrando tabelle riguardanti le effettive capacità. 4. Staff raggiungibile, ben preparato, gentile, amichevole e disponibile. 5. Politiche trasparenti su terze parti coinvolte nella fornitura di merci e servizi all’interno della struttura, per esempio una Società esterna di audiovisivi. 6. I nuovi membri dello staff devono indossare un “trainer badge” ed essere supportati da staff esperti (senior). 7. Per gentilezza chiedere permesso ad un PCO (organizzatore di congressi) se un altro PCO può condurre una visita alla struttura mentre il suo congresso è in pieno svolgimento. 8. Provvedere a fornire un singolo contatto di riferimento con lo staff della struttura. 9. Comunicare al vostro staff che se è coinvolto un PCO è lui il punto di riferimento e non il Cliente. 10. Promettere solo ciò che sapete possa funzionare al meglio nella vostra struttura. 11. Consigliare ciò che funziona al meglio nella vostra struttura. ELEMENTO P CRITERI CHIAVE DI PROGETTAZIONE – FORNIRE DECISIONI CHIAVE PER LA GESTIONE – CONSIDERARE ALTRO 1. Fornire un ambiente acustico all’interno delle aree della strutture a norme di legge con i requisiti nazionali. 2. Deposito mobili situato nelle vicinanze della sale congressi, con pavimentazione in vinile e vinile sui muri per un’altezza minima di 900mm; porte con chiusura a chiave. 3. Zone ricreative e fitness all’interno di strutture provviste di camere. 1. Servizi per i partecipanti non alloggiati all’interno della struttura, basati sui modelli delle compagnie aeree. Devono essere inclusi servizi di: tè/caffè/ biscotti, telefoni, deposito bagagli e spazi lavoro. 2. Servizi di nursery. Progettazione di un Centro Congressi 38 Declinazione di responsabilità L’inclusione o esclusione di informazioni da questo documento non deve essere interpretata come una conferma o il suo opposto da parte della IAPCO. La IAPCO non è responsabile della accuratezza o puntualità delle informazioni presentate nel documento o dell’editing, classificazione od omissioni. La IAPCO non è responsabile delle decisioni o azioni prese come risultato delle informazioni presenti
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PLANNING A CONFERENCE CENTER Copyright IAPCO: 1° Edizione Febbraio 2008 Edizione in lingua italiana: Italcongressi‐PCO Italia, marzo 2009 Traduzione: Adele Dorothy Ciampa – Associazione Culturale Sarasvati Progettazione di un Centro Congressi 39 IAPCO Brambles House, Colwell Road, Freshwater, PO40 9SL United Kingdom Fax: +44 1983 755546 Email: [email protected] www.iapco.org ITALCONGRESSI‐PCO ITALIA Piazzale Konrad Adenauer 8 – 00144 Roma ‐ Italy Tel. +39 06 5922545 .‐ Fax +39 06 5922649 Email: info@italcongressi‐pcoitalia.com www.italcongressi‐pcoitalia.com Progettazione di un Centro Congressi 40