Il servizio di raccomandata online di Postecom offerto con il supporto di TeamsystemLegal,
prevede che l’avvocato definito il contenuto della raccomandata, collegandosi ad apposita area
web tramite il software messo a disposizione da Teamsystem Legal, faccia l’upload di tale
contenuto insieme alle altre informazioni utili per il recapito della missiva. Teamsystem Legal
processa il contenuto dei file ricevuti dall’avvocato e a sua volta trasmette il contenuto della
raccomandata a Postecom che provvede a stampare, imbustare, inoltrare e recapitare la missiva
con il classico servizio di raccomandate curato da Poste Italiane. Teamsystem provvede ad
archiviare e conservare i file ricevuti per un anno, insieme ai log ed agli altri dati che consentono la
ricostruzione puntuale dell’invio di ogni singola raccomandata.
Il valore giuridico della raccomandata on line.
La primaria finalità che la raccomandata come mezzo di trasmissione tende ad assicurare
giuridicamente è la certezza di se e quando una determinata informazione (atto, diffida,
comunicazione, ecc...) sia stata rispettivamente inviata da un mittente e recapitata ad un
destinatario.
Tale certezza giuridica sicuramente viene garantita dal sistema delle raccomandate online
che assicurano e rendono opponibili a terzi l’invio ed il recapito di una missiva così come avviene
con le raccomandate tradizionali, con l’ulteriore certezza (generalmente non garantita dal
tradizionale invio cartaceo) del contenuto che è stato recapitato, garantito dalla conservazione dei
documenti elettronici originali ricevuti dall’avvocato. La prova del predetto recapito è garantita da
apposita ricevuta in formato elettronico avente pieno valore legale e probatorio.
Un profilo diverso è rappresentato dal valore giuridico del documento che viene recapitato,
atteso che la copia cartacea che viene recapitata al destinatario non è chiaramente sottoscritta
con firma autografa del mittente.
Per valutare pienamente tale valore giuridico dobbiamo rifarci alle modalità con le quali
viene erogato il servizio distinguendo le due fasi, quella che avviene per via informatica e
telematica e quella che invece è la fase della stampa e recapito della missiva cartacea.
Infatti, l’avvocato crea ed invia a Poste Italiale, tramite Teamsystem Legal il file che
rappresenterà il contenuto della raccomandata cartacea che sarà recapitata al destinatario. Tale
file, si può pacificamente ritenere, che abbia il valore giuridico di documento informatico e sarà
positivamente apprezzabile la sua idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta.
Infatti, l’art. 1 comma 1 lett. p) del CAD prevede che per documento informatico si intende
“la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, quindi il file inviato
dall’avvocato è sicuramente definibile come documento informatico.
Al comma 1 dell’art. 20 del CAD è poi previsto che “il documento informatico da chiunque
formato, … sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente
codice”. E al comma 1 bis dello stesso articolo si afferma che “l'idoneità del documento informatico
a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed
immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall' articolo 21”. Quindi ogni documento
informatico, quale rappresentazione informatica di dati, atti o fatti giuridicamente rilevanti, è
potenzialmente sempre idoneo a soddisfare il requisito della forma scritta rimanendo
all’interprete e, quindi al giudice, di valutare nel suo complesso tutte le caratteristiche tecniche di
quel documento informatico, che ne assicurino sicurezza, immodificabilità ed integrità, al fine di
attribuirgli il corretto valore giuridico e probatorio.
Se il file inviato dall’avvocato tramite il servizio è un file firmato digitalmente è evidente
che lo stesso avrà pieno valore di scrittura privata e non sarò nemmeno necessaria alcuna
eventuale valutazione in sede giudiziale. Se il file che viene trasmesso non è firmato digitalmente
le sue caratteristiche ed il suo valore sarà garantito dalla procedura che viene osservata. In
particolare, il sistema prevede una specifica autenticazione del soggetto che vuole inviare la
raccomandata, attraverso specifiche user-id e password rilasciate e gestite con adeguato livello di
sicurezza. Tale autenticazione, insieme ai log di collegamento, consente di essere certi del
soggetto che si collega e scarica i file da inviare, potendo conseguentemente ritenere di attribuire
a tale procedura il valore di sottoscrizione con firma elettronica semplice dei file così inviati. Infatti
l’art. 1 comma 1 del CAD alla lettera q) descrive la firma elettronica come “l'insieme dei dati in
forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici,
utilizzati come metodo di identificazione informatica”; mentre alla lettera u-ter) definisce
l’identificazione informatica come “la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo
ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l'individuazione nei sistemi informativi, effettuata
attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso”.
Quindi si può tranquillamente sostenere che i file inoltrati per essere inviati per
raccomandata hanno, quantomeno, il valore di documenti informatici sottoscritti con firma
elettronica semplice: chiaramente si ribadisce che se tali file sono firmati digitalmente o
sottoscritti con firma elettronica avanzata, avranno il valore previsto dall’art. 21 del CAD.
Il rigore, l’affidabilità e la sicurezza delle procedure di autenticazione, trasmissione e log
assicurano che il file trasmesso da TeamsystemLegal a Poste Italiane mantenga lo stesso valore
probatorio e la medesima validità giuridica. Si tratta, adesso, di stabilire se e quale valore abbia il
documento che sulla base del predetto file viene stampato e consegnato al destinatario con il
classico servizio di recapito delle raccomandate.
Anche in questo caso utili sono le norme del CAD ed in particolare il comma 2 dell’art. 23
che dispone che “le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi
alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità
non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l'obbligo di conservazione
dell'originale informatico”.
La conservazione del documento informatico originale assicura, pertanto, alla copia
cartacea una conformità all’originale informatico e l’equivalenza sotto il profilo di validità e
probatorio.