PRESENTA
LA SMATERIALIZZAZIONE
DEI DOCUMENTI FISCALI
CONSERVAZIONE ELETTRONICA: LA NORMATIVA
Ai fini tributari, l’emissione, la conservazione e l’esibizione di documenti sotto
forma di documenti informatici, nonché la conservazione digitale di documenti
analogici, avvengono in applicazione delle disposizioni del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, del decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 (sostituito dal DPCM 13/01/2004), e della
deliberazione dell’AIPA del 13 dicembre 2001, n. 42.
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OBBLIGHI DA OSSERVARE PER I DOCUMENTI INFORMATICI
Devono avere la forma di documenti statici non modificabili;
Devono essere emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e
l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica;
Devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità
nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di
continuità per ciascun periodo d’imposta; pertanto deve essere memorizzata
anche la firma degli insiemi di documenti;
Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni
dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al
codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
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OBBLIGHI DA OSSERVARE PER I DOCUMENTI INFORMATICI
Devono essere resi leggibili e, a richiesta di chi effettua il controllo, disponibili su
supporto cartaceo ed informatico presso il luogo di conservazione delle scritture
contabili;
E possibile anche esibirli per via telematica, secondo le modalità stabilite con
provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.
Il processo di conservazione deve quindi avvenire attraverso le modalità di
memorizzazione sopra indicate, deve terminare con la sottoscrizione elettronica e
l’apposizione della marca temporale da parte del responsabile della
conservazione, e deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le
fatture e annuale per le restanti tipologie di documenti.
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LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: IL PROCESSO
La conservazione digitale di documenti e scritture contabili dei documenti
analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa
immagine con le modalità precedentemente descritte per i documenti informatici.
Il processo può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture
analogiche, purché sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e vi sia
soluzione di continuità per ogni periodo d’imposta.
Se applicato a documenti analogici originali, richiede l’ulteriore apposizione del
riferimento temporale e delle sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico
ufficiale. La distruzione di documenti analogici per i quali è obbligatoria la
conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di
conservazione digitale.
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LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: I VANTAGGI
Grazie al processo di archiviazione elettronica dei documenti è possibile ottenere
numerosi vantaggi in diversi settori d’interesse:
- 
- 
Abbattimento dei costi diretti
Abbattimento dei costi indiretti
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- 
Abbattimento dei tempi di gestione dei processi
Tempestività nella ricerca dei documenti archiviati
- 
- 
Sicurezza nel pieno ottemperamento delle disposizioni legislative correnti
Trasferimento a terzi delle responsabilità esecutive delle procedure tecniche
richieste dal legislatore [nel caso di conservazione fiscale sostitutiva]
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LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: IL PROCESSO
Il software gestionale del Cliente
genera le fatture
I documenti sono ora archiviati a norma
Spedizione delle fatture elettroniche
Il file di stampa elettronico viene trasmesso
ai sistemi informativi di Itacable Data System
I documenti vengono convertiti in
fatture elettroniche con firma digitale
e riferimento temporale
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• tramite internet
• tramite PEC
• tramite carta (Poste, Postel, Koinè)
• tramite Fax
LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: LA PIATTAFORMA
La nostra piattaforma che gestisce il processo di conservazione dei documenti
offre diverse funzionalità:
- 
Acquisizione di file di stampa emessi dal software gestionale del cliente
- 
Archiviazione dei documenti acquisiti da spool
- 
Gestione personalizzata dei documenti acqusiti
- 
Archiviazione dei documenti acquisiti da spool
- 
Valore legale e fiscale dei documenti archiviati e inviati
- 
Firma digitale e cifratura
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LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA: LA PIATTAFORMA
La nostra piattaforma che gestisce il processo di conservazione dei documenti
offre diverse funzionalità:
- 
Definizione e temporizzazione dei processi
- 
Memorizzazione su diverse architetture di database o supporti removibili
- 
Accesso agli archivi tramite web-app dall’interfaccia semplice e intuitiva
- 
Ricerche immediate, potenti e flessibili
- 
Integrazione con i canali modello “Postel” per l’invio cartaceo dei documenti
- 
Ottimizzazione degli invii [accorpamenti]
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IL FRONT-END PER IL RECAPITO ELETTRONICO DEI DOCUMENTI AI
PROPRI CLIENTI
Il modulo che gestisce il recapito dei documenti archiviati e conservati consente
diverse attività:
- 
WebApp personalizzabile per la consultazione dei documenti
- 
Adesione online al servizio, nel rispetto delle norme vigenti
- 
Consultazione e download dei documenti disponibili
- 
Avvisatura multicanale della disponibilità di nuovi documenti [via email, sms]
- 
Invio automatico di eventuali solleciti e comunicazioni
- 
Inoltro documenti tramite Posta Elettronica Certificata (PEC)
- 
Monitoraggio delle attività di consultazione dei documenti da parte dei clienti
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L’ OFFERTA DI ITACABLE DATA SYSTEM
Itacable Data System offre il servizio di conservazione elettronica fiscale con due
diverse modalità:
• La soluzione in House, che prevede l’acquisto di una licenza d’uso che verrà
installata sui sistemi resi disponibili dal Cliente, la consulenza per l’installazione,
la programmazione e il training per la messa in produzione del servizio.
Tutta l’attività e responsabilità operativa rimangono a carico del Cliente.
• La soluione in Global Outsourcing, che prevede la gestione globale dell’intero
processo prestata da Itacable Data System. Attraverso la creazione di un
collegamento adeguato, viene acquisito il flusso di documenti che verrà
processato e archiviato nei tempi e nei modi previsti dalla legge.
Tutta l’attività e responsabilità operativa sono a carico di Itacable Data System.
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Via G. Previati 9 – 20149 Milano – Tel. 02 43510218 – Web www.itacable.net