Il Consorzio Dafne : nuovi progetti per una sempre più ampia e concreta collaborazione di filiera DR. Rodolfo Caloni Consigliere Delegato Consorzio DAFNE Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE Efficienza e Risparmio senza penalizzare il livello di servizio sono «problematiche» di ricorrente attualità nella Sanità Italiana che trovano una risposta ed un contributo concreto nei servizi ,offerti a costo zero, dal Consorzio Dafne R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE Cosa è Il Consorziom Dafne e suoi Obiettivi Una comunità B2B, senza fini di lucro, che ha l’obiettivo di integrare gli Operatori della filiera del farmaco, dei dispositivi medici, della diagnostica e dei prodotti per la salute attraverso collegamenti telematici EDI o Internet con standard e modalità di trasmissione condivisi. • • La dematerializzazione dei documenti del ciclo dell’ordine (ordine, ddt, fattura) La pianificazione e realizzazione di progetti condivisi (Colli Standard, Dafne Ospedali, Logistica Collaborativa Integrata) mirano a ripartire benefici tra i diversi Operatori della Filiera • • • • • migliorando la gestione dell’intero processo di approvvigionamento e fornitura dei prodotti eliminando la carta, recuperando spazi, facilitando la riconciliazione dei documenti riducendo gli errori dovuti alle trascrizioni manuali dei dati consentendo il monitoraggio dell’efficienza e dell’efficacia dei servizi ottimizzando i costi e le risorse dedicate L’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ha documentato benefici economici per ciascun operatore e per tutte le quattro fasi del processo dall’ordine al pagamento/incasso R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Benefici derivanti dalla dematerializzazione dei documenti di ciascun ciclo ordine Costo per Ordine Equivalente [€/ordine] 40 35,6 24,4 11,7 35 5,3 30 8,4 25 11,2 € Risparmio 23,9 €. (31,5%) (67,1%) 2,8 20 7,2 15 14,7 2,2 1,2 10 12,9 5 6,8 7,2 0 Tradizionale 1,5 1,5 Intermedio Integrato Scenario Tecnologico Fase Ordine Fase Fatturazione Fase Consegna Fase Pagamento/Incasso Fonte: Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione School of Management - Politecnico di Milano R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Benefici derivanti dalla dematerializzazione dei documenti ripartiti per operatore di filiera Az. Pharma € / ciclo (Produttore) Depositario (Provider Logistico) Distr. Intermedio (Cliente Fattura)* 40 35,6 24,4 11,7 35 30 25 11,2 € Risparmio 18,7 23,9 €. (31,5%) (67,1%) *Risultati di saving ancor più ignificativi sono perseguibili dalle Strutture Sanitarie > 15 € x ciclo documento 20 15 2,2 10 5 13,0 2,1 14,7 9,3 3,7 1,4 6,6 0 Tradizionale Intermedio Integrato Fonte: Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione School of Management - Politecnico di Milano R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE I documenti scambiati in formato elettronico e con standard condivisi tra Consorziati, Partner ed Utenti (area retail + ospedali) + 300.000 circa gli altri documenti (conferma ordine, prebolla e notifica ricevimento merce) scambiati elettronicamente R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE Consolidato lo scambio dei tre documenti Il Consorzio si sta focalizzando nello sviluppo e realizzazione di nuovi progetti • Progetto Ospedali - Connessione Dafne –Peppol/regione Emilia Romagna - realizzazione ed installazione su tutte le Strutture Sanitarie Italiane dell’ordine versione 2 che recepisce i codici CIG ed IPA • Colli Standard rende disponibile una anagrafica aggiornata non solo con il numero delle confezioni per collo standard ma anche dimensioni e peso delle singole confezioni e del bancale, la presenza di eventuale fardellatura e di altre informazioni utili ad una migliore gestione delle fasi di picking, allestimento ordine, spedizione e ricezione merce. • Logistica Collaborativa Integrata offre la possibilità, con il coinvolgimento attivo dei corrieri, di prenotare gli slot di scarico presso i magazzini della distribuzione primaria e secondaria, di monitorare il tracking delle consegne e di effettuare la gestione delle anomalie R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Progetto Dafne Ospedali 49 strutture sanitarie di fatturazione (Sistemi Sanitari Regionali e Provinciali, Aree Vaste ASL/AO) 265 strutture sanitarie di ricovero e cura (ospedali), circa 1100 magazzzini di consegna codificati sul territorio nazionale. R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il progetto Dafne Ospedali Buoni risultati conseguiti nonostante: • La resistenza al cambiamento (non rinuncia all’ abbandono del fax da parte di molte e pur importanti strutture sanitarie) nonostante il servizio sia offerto dal Consorzio a costo zero per la Struttura Sanitaria • Il dover interagire con più centri decisionali nell’ambito della stessa Struttura Sanitaria (Farmacista, Economo/Provveditore, Amministrativo, Information Technology) • I frequenti cambiamenti dei referenti della stessa Struttura Sanitaria con i quali confrontarsi e le differenti politiche sanitarie regionali • La presenza di tanti e differenti sistemi ERP e relative soft warehouse con cui “confrontarsi e contrattare» per sviluppare ed installare i documenti nel gestionale della Struttura Sanitaria • La codifica «personalizzata/in house» dei dispositivi medici R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE la tecnologia applicata anche per la connessione a Peppol XML VAN Https EDI XML Traduttore Aziende Produzione Depositari/Conc. Distributori Intermedi Https Strutture CSAmed Traduttore Sanitarie EASY Internet AS2 XML UBL Peppol- Intercent/Emilia Romagna Ciascun fornitore e cliente dispone di un proprio spazio virtuale (mail box) su cui depositare e da cui scaricare i propri documenti elettronici: ordine, ddt e fattura, tutti nello stesso formato standard Dafne R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il progetto Colli Standard Il Progetto è stato promosso dai Distributori Intermedi del CdA DAFNE e condiviso da AssoRam e Farmadati, con ADF e Federfarmaservizi che hanno contribuito alle adesioni dei Distributori Intermedi e delle Cooperative dei Farmacisti per la fase di messa in produzione • Lo studio pilota condotto con la preziosa collaborazione di 2 Depositari, 11 loro Aziende mandanti e 3 Distributori intermedi ha consentito di implementare complessivamente del 24,2 % il numero delle righe ordini evase in colli standard • Il progetto prevede l’aggiornamento costante dell’anagrafica prodotti da parte dei Depositari con la messa a disposizione di una serie di informazioni di sicura utilità per la gestione dei magazzini riceventi : il numero di confezioni per collo standard, il volume ed il peso delle singole confezioni, dei pallett, la presenza di eventuale fardellatura, etc • Dal 1° settembre si è passati alla fase di messa in produzione del progetto che già vede progressivamente coinvolti i principali Depositari con le loro mandanti per circa 5.000 Items costantemente aggiornati e messi a disposizione tramite specifico abbonamento a Farmadati, per 26 Distributori Intermedi/Cooperative Fasrmacisti che hanno già dato la loro adesione • Il Consorzio Dafne si è fatto carico, per promuovere e divulgare il progetto, di sostenere i costi dei primi sei mesi dell’abbonamento a Farmadati per i 26 Distributori Intermedi (c.a. 80 % M.S.). R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il progetto Colli Standard Gli attori del progetto pilota 11 Aziende Farmaceutiche (Abbott, Bayer, B.M.S., Chiesi, Convatec, Lilly, Novartis, Sandoz, Servier, Teofarma, Teva) Consorzio Dafne Farmadati Assoram 2 Depositari (UPS, Chiapparoli) 3 Distributori Inter. (Comifar, Sofarmamorra, Unico) R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il progetto Colli Standard Analisi dei Risultati • • • Prima del Progetto Pilota Dal 20% ad oltre il 60% le AIC NON aggiornate nella anagrafica dei Distributori Intermedi di cui tra il 10 % c.a. meritevoli del collo standard Con il Progetto Pilota Implementato dal 18 ,51 % al 22,99 % (+ 24,2%) il numero delle righe ordini evase complessivamente con colli standard dai due Depositari ai tre Distributori per le 11 Aziende Farma mandanti (vedi file di dettaglio) Dati aggiornati e presenti in archivio: sui 2.488 prodotti (AIC) delle 11 Aziende: 99,70 % confezioni presenti nel collo standard 89,60 % numero confezioni per bancale 99,80 % peso lordo singola confezione Progetto colli standard Opportunità e vantaggi R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Risultati : Implementazione % colli standard evasi x riga ordine Nel mese nov-12 Totale righe Totale righe ordini ordini ricevute evase con colli standard Distributore Intermedio A Depositario A Azienda A Azienda B Azienda C Azienda D Depositario B Azienda E Azienda F Azienda G Azienda H Azienda I Azienda L Azienda M 2720 2873 2900 290 1030 845 788 203 37,87% 29,41% 27,17% 70,00% 1112 1420 974 1012 536 448 261 172 48,20% 31,55% 26,80% 17,00% 4233 1664 425 243 10,04% 14,60% 1421 946 619 1246 2162 1772 3811 725 189 154 229 10 249 1316 51,02% 19,98% 24,88% 18,38% 0,46% 14,05% 34,53% 1751 2053 2033 249 418 154 196 65 23,87% 7,50% 9,64% 26,10% 2078 2469 1195 235 514 201 150 99 24,74% 8,14% 12,55% 42,13% 817 1273 991 84 97 99 82 4 11,87% 7,78% 8,27% 4,76% 2073 2980 49 75 2,36% 2,52% 307 712 974 182 1123 2114 2906 47 65 117 10 0 110 251 15,31% 9,13% 12,01% 5,49% 0,00% 5,20% 8,64% 662 1701 1847 252 237 489 727 137 35,80% 28,75% 39,36% 54,37% 754 2212 1537 256 256 702 318 157 33,95% 31,74% 20,69% 61,33% 440 700 162 209 36,82% 29,86% 183 20,70% 3026 370 Nessun Ordine nel mese Nessun Ordine nel mese 12,23% 249 412 183 683 692 2299 3317 75 65 43 118 0 254 208 30,12% 15,78% 23,50% 17,28% 0,00% 11,05% 6,27% 47649 9498 19,93 40172 9237 22,99% Distributore Intermedio C Depositario A Azienda A Azienda B Azienda C Azienda D Non Gestita Non Gestita Non Gestita Non Gestita 884 Non Gestita Non Gestita 42926 7956 18,51% N.B. Per omogeneità di confronto non considerato nella valutazione complessiva i dati delle Aziende G-I ed M in quanto non gestite dallo stesso Depositario nei due mesi considerati Evidenziate in verde i miglioramenti ottenuti per Azienda e Distributore 24,2 % è l'implementazione complessiva (dal 18,51 al 22,99%) del numero righe ordini evase con colli standard dopo aggiornamento anagrafica dei D.I. Progetto colli standard Opportunità e vantaggi R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM % 29,74% 16,88% 28,16% 69,44% Non Gestita TOTALE Valutazione da Deposito 847 606 615 50 Distributore Intermedio B Depositario A Azienda A Azienda B Azienda C Azienda D Depositarrio B Azienda E Azienda F Azienda G Azienda H Azienda I Azienda L Azienda M % Nel mese nov-13 Totale righe Totale righe ordini ordini ricevute evase con colli standard 2848 3591 2184 72 Non Gestita Depositario B Azienda E Azienda F Azienda G Azienda H Azienda I Azienda L Azienda M Valutazione da Deposito Il progetto Colli Standard • Stima di Saving per il Distributore Intermedio passando da collo misto a collo intero per le 374 referenze su 2.488 variate, di cui il 75% meritevoli del collo standard • Tempo standard di spunta merci per Distributore Inter. 40 righe/ora = 1,5 minuto/riga ordine Mese di riferimento Novembre 2013 Dicembre 2013 Gennaio 2014 Saving [ore / mese] Ore impiegate nella spunta delle 374 referenze Saving % 4,2 67 6% 6,3 47 13% 4,6 50 9% R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il progetto Colli Standard Benefici per ciascun Operatore di Filiera Distributore Farmaceutico Processo inserimento colli standard da manuale (telefono mail ecc.) ad automatico Eliminazione incongruenze tra ordinato e spedito, nei casi in cui il collo standard risulta essere obbligatorio con riduzione pratiche anomalie (note credito/debito) Velocizzazione attività di ingresso merce, soprattutto nei periodi di picco Riduzione mancate vendite verso clienti dovute a merce ancora non caricata Riduzione di errori di allestimento vs clienti dovuti a merce caricata ma non stoccata Riduzione ore lavorate nelle attività di ingresso merce (saving certificate e confermate nella fase pilota) superiore al 9%. Depositario velocizzazione delle operazioni di preparazione ed allestimento dell’ordine incremento delle perfomance di allestimento e dei volumi evadibili per singolo giorno riduzione degli errori e miglioramento della accuratezza dell’ordine maggiore accuratezza degli inventari periodici Industria Forte riduzione degli errori e dei reclami ricevuti dalla filiera Velocizzazione e snellimento attività di allestimento verso il distributore (per coloro che non usufruiscono di depositario) Per Tutti miglior livello di servizio Progetto colli standard Opportunità e vantaggi R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Progetto Logistica Collaborativa Int. Per il Progetto Logistica Collaborativa Integrata che ha visto un importante contributo da parte del Polimi e che comporta la partecipazione attiva dei Corrieri, la parola ai Colleghi di • Tesisquare, gestore della piattaforma TC1 • Boehringer Ingelheim e Comifar per le loro testimonianze dopo i primi mesi di operatività R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM Il Consorzio DAFNE Considerazione Il Consorzio Dafne continuerà a crescere solo se saprà Soddisfare, o ancor meglio Anticipare, le esigenze di continuo cambiamento, di criticità ed evoluzione del mercato, dando risposte concrete e proponendo soluzioni condivise che possano trarre forza e sostenibilità attraverso una vera ed integrata collaborazione di filiera R. Caloni - Milano 10.11.2015 WWW.CONSORZIODAFNE.COM