OTRS April Italia: guida all’uso per l’intermediario
OTRS April Italia
Guida all’uso per l’intermediario
Versione 1.0 – 28/03/2014
OTRS April Italia: guida all’uso per l’intermediario
Sommario
Sommario .......................................................................................................................................................... 2
Scopo della guida ............................................................................................................................................... 3
Requisiti tecnici.................................................................................................................................................. 3
Modalità di accesso ........................................................................................................................................... 3
Inserimento di una richiesta .......................................................................................................................... 4
Gestione di una richiesta ............................................................................................................................... 7
Consultare gli scambi relativi ad una richiesta .......................................................................................... 8
Inserire un nuovo scambio ad una richiesta già esistente ...................................................................... 10
Chiudere una richiesta ............................................................................................................................. 12
Guida Rapida ................................................................................................................................................... 14
Domande e risposte frequenti ........................................................................................................................ 15
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OTRS April Italia: guida all’uso per l’intermediario
Scopo della guida
Il tutorial ha lo scopo di illustrare l’utilizzo del nuovo sistema online di gestione delle richieste di quotazione
di April Italia denominato OTRS.
Requisiti tecnici
Per poter usufruire del sistema OTRS è necessario utilizzare un qualsiasi browser meglio se aggiornato
all’ultima release ed avere accesso all’area riservata del portale April Italia disponibile all’indirizzo
http://www.aprilitalia.com.
Modalità di accesso
Per accedere al nuovo sistema online di gestione delle richieste di quotazione è necessario accedere alla
propria area riservata sul sito http://www.aprilitalia.com
Una volta autenticati nella home page compare la nuova sezione “Home otrs intermediario”. Questo nuovo
modulo permette di inserire, modificare, monitorare le richieste di quotazione relative ai prodotti delle
quattro linee di April, Viaggi, Salute, Tutela e Protezione.
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Il modulo è composto di due sezioni principali:


‘Nuove richieste quotazione’
‘Le tue richieste’
La prima sezione permette di inserire una nuova di quotazione e prevede la compilazione di solo due
campi, l’Oggetto – obbligatorio – e le Note – facoltativo visto che la maggior parte delle informazioni dovrà
essere allegata sotto forma di file (excel, word, pdf, immagini,…).
La seconda sezione consente invece la gestione ed il monitoraggio delle richieste inserite per esempio
integrando la richiesta di quotazione con ulteriori informazioni oppure ricevendo la quotazione richiesta.
Inserimento di una richiesta
A titolo di esempio ipotizziamo di voler richiedere la quotazione per il prodotto Rata Protetta della linea
Insieme. Per prima cosa per semplificare la gestione della richiesta è necessario inserire un Oggetto che
permetta in seguito di recuperarla facilmente, ad esempio inserendo un proprio riferimento.
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A questo punto cliccando sul tasto corrispondente alla linea Insieme si attiva la lista dei prodotti per i quali
è possibile procedere ad una richiesta di quotazione (lista a tendina Prodotto).
Una volta selezionato il prodotto desiderato, nell’esempio Rata Protetta, il sistema riepiloga l’elenco dei
documenti indispensabili affinché la richiesta di quotazione possa essere evasa. E’ bene ricordare infatti che
fino a quando non sarà inviata tutta la documentazione richiesta non sarà possibile procedere
all’elaborazione della quotazione.
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Completato il campo Note con una sintesi delle informazioni più rilevanti si procede allegando il file
contenente le informazioni richieste.
A questo punto, cliccando su “Invia” si procede all’inserimento della richiesta di quotazione nei sistemi di
April. Al termine dell’operazione il sistema:

restituisce un messaggio che conferma l’inserimento della richiesta appena inviata
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
invia all’indirizzo di posta elettronica associato all’utenza con cui si è acceduto all’area riservata una
email contenente il numero di protocollo relativo alla richiesta di quotazione inviata
L’email, così come tutte le ulteriori comunicazioni legate alla quotazione richiesta, proviene dall’indirizzo di
posta elettronica [email protected] il cui contenuto sarà del tipo:
OGGETTO: Conferma ricezione della richiesta di quotazione
Benvenuto nel sistema online April di gestione delle quotazioni!
La tua richiesta è stata registrata nei nostri sistemi con numero di protocollo
2014031988000019, da questo istante parte il processo di lavorazione.
A breve verrai contattato direttamente da uno dei nostri specialisti, in ogni caso potrai
sempre controllare lo stato della tua richiesta oppure modificarla in ogni momento
direttamente dall'Area Riservata April nella sezione 'Le tue richieste'.
Ricordati che maggiore è il numero di informazioni fornite (contatto telefonico, persona
di riferimento,...) migliore potrà essere il servizio reso!
Grazie della fiducia
Supporto Commerciale agli Intermediari
April Italia spa
viale Tunisia, 38
20124 Milano (MI)
Nota: ogni variazione associata alla richiesta di quotazione genererà una email di notifica automatica
pertanto non è necessario monitorare direttamente lo stato di avanzamento della pratica.
Gestione di una richiesta
Una volta inserita una richiesta è possibile verificarne lo stato di avanzamento accedendo alla sezione ‘Le
tue richieste’.
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In questa sezione è presente un elenco di tutte le richieste inoltrate ordinate per:







Data di richiesta
Numero di protocollo
Linea di prodotto
Prodotto
Oggetto
Stato
Commerciale (ove applicabile)
E’ possibile ordinare le richieste per uno qualsiasi dei campi visualizzati cliccando sull’intestazione della
colonna corrispondente all’ordinamento desiderato. Lo stato di una richiesta ricade necessariamente in uno
tra i quattro stati seguenti:




New (nuovo): richiesta appena inoltrata e non ancora elaborata
Open (aperto): richiesta in corso di elaborazione
Closed with success (chiuso con successo): richiesta elaborata per la quale si è giunti all’emissione
di un contratto
Closed without success (chiuso senza successo): richiesta elaborata per la quale non si è giunti
all’emissione di un contratto
Il passaggio da uno stato all’altro avviene automaticamente ed è controllato dall’avanzamento della pratica
durante la sua elaborazione.
Consultare gli scambi relativi ad una richiesta
Cliccando sul tasto ‘Dettaglio’ relativo ad una richiesta compare una sintesi di tutti gli scambi di
informazioni che si sono succeduti durante la fasi di elaborazione (per convenzione lo scambio più recente
è in basso).
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Cliccando su uno degli scambi è possibile visualizzarne il contenuto (inclusa la possibilità di recuperare
eventuali allegati). Nel caso della richiesta di quotazione di esempio, subito dopo l’inserimento compaiono
due scambi, la richiesta inoltrata e la risposta automatica generata dal sistema OTRS.
Come ricordato nella email ricevuta automaticamente e contenente il numero di protocollo, da questo
momento tutti gli scambi di informazioni da e verso April relativi alla richiesta di quotazione dovranno
essere gestiti esclusivamente attraverso la sezione ‘Le tue richieste’. Eventuali altre comunicazioni (ad
esempio invio di email dirette) NON verranno prese in considerazione così da poter garantire la completa
e precisa tracciabilità di tutta la richiesta.
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Inserire un nuovo scambio ad una richiesta già esistente
Una volta inoltrata una richiesta di quotazione è possibile aggiungere un nuovo scambio a partire dal
‘Dettaglio’ della richiesta originale. Più precisamente, una volta selezionata la richiesta di quotazione da
aggiornare, si clicca sul tasto ‘Dettaglio’ e si procede alla compilazione dei campi ‘Oggetto’ e ‘Risposta’
(allegando eventualmente ulteriore documentazione attraverso il tasto ‘Scegli file’).
Supponiamo ad esempio che la richiesta inoltrata venga presa in carico da April e che durante l’analisi
preliminare della documentazione richiesta emerga che manca il documento di identità. Per prima cosa lo
stato della richiesta passa da ‘New’ ad ‘Open’ in virtù del fatto che la richiesta è stata presa in carico da
April.
Cliccando su ‘Dettaglio’ si può vedere il nuovo scambio in cui si specifica la mancanza del documento e alla
conseguente impossibilità di procedere al completamento della quotazione.
Come detto, lo scambio viene anche notificato via email.
OGGETTO: Re: [Ticket#2014031988000019] Conferma ricezione della richiesta di quotazione
Gentile I001 I001,
il mio nome è Pinuccia e mi occupo di elaborare la tua richiesta di quotazione con
protocollo n° 2014031988000019.
Dall'analisi della documentazione allegata è emerso che manca il seguente documento,
necessario per poter evadere la tua richiesta di quotazione:
- documento d’identità valido
Ti ricordo che potrai sempre controllare lo stato della tua richiesta oppure modificarla in
ogni momento direttamente dall'Area Riservata April nella sezione 'Le tue richieste'.
Ricordati che maggiore è il numero di informazioni fornite (contatto telefonico, persona
di riferimento,...) migliore potrà essere il servizio reso!
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Se a questo punto si volesse includere il documento mancante sarebbe sufficiente aggiungere uno scambio
compilando i campi ‘Oggetto’,‘Risposta’ e allegando il file contenente la scansione del documento di
identità.
Una volta cliccato su ‘Rispondi’ il sistema da conferma dell’avvenuto aggiornamento dello scambio. Nota
importante: in funzione della velocità del collegamento ad internet disponibile il sistema potrebbe
impiegare alcuni secondi a completare l’operazione. Attendere sempre la risposta del sistema prima ri
sottoporre una nuova richiesta.
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Chiudere una richiesta
Una richiesta di quotazione può essere chiusa solo da un operatore April e ciò avviene solo al
completamento dell’iter di gestione della richiesta.
Come anticipato, una volta prodotta tutta la documentazione necessaria all’elaborazione della richiesta,
April procede con la quotazione. Il completamento della pratica viene notificato attraverso un nuovo
scambio proveniente da April in cui si trova inclusa la quotazione finale: nel caso in cui la quotazione non
fosse ammissibile ad esempio per il mancato rispetto di una norma assuntiva – età massima assicurabile –
verrebbe comunque notificata la causa per la quale non è possibile procedere con una quotazione.
Nel primo caso la richiesta rimarrebbe comunque nello stato ‘Open’ in attesa di un riscontro da parte del
cliente. Nel secondo caso contrario la pratica viene chiusa d’ufficio come ‘chiusa senza successo’.
Nel caso in cui ad esempio la quotazione venisse accettata dal Cliente basterebbe aggiungere un nuovo
scambio contenente in allegato copia della quotazione controfirmata.
All’avvenuta ricezione della quotazione controfirmata la richiesta di quotazione verrà chiusa mediante un
ultimo scambio di conferma. A questo punto lo stato della pratica passerà in ‘Closed successful’.
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Nota: NON è possibile riaprire richieste chiuse. Nel caso è necessario inserire una nuova richiesta di
quotazione.
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Guida Rapida
1
Accedi al sito www.aprilitalia.com
ed entra in MyApril con le tue
credenziali
2
Seleziona la Linea e il Prodotto
desiderati. Ricordati che per
alcuni prodotti (Elmo, Sfera
Salute,…) la quotazione è
disponibile direttamente on-line
su April Click
3
Presta attenzione alla lista dei
documenti necessari per poter
completare la quotazione
4
Inserisci Oggetto e Note e allega
la documentazione richiesta (file
PDF, word, excel, scansioni,…)
5
Invia la richiesta quotazione e
prendi nota del numero di
protocollo comunicatoti via
email. Questo sarà il numero di
riferimento da utilizzare in tutte
le comunicazioni con April
6
Controlla lo stato di avanzamento
delle tue richieste nella sezione
‘Le tue quotazioni’
7
Se necessario aggiorna la tua
richiesta (aggiunta
documentazione) fino al
completamento della quotazione
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Domande e risposte frequenti
Domanda
E’ possibile raggruppare più richieste per
uno stesso prodotto all’interno di
un’unica quotazione?
E’ possibile chiudere anticipatamente
una richiesta di quotazione non più
attuale?
Per quanto tempo una richiesta di
quotazione può rimanere in stato
‘Aperto’?
Tra i prodotti disponibili alla quotazione
non trovo Sfera Salute, come mai?
Tra i prodotti disponibili alla quotazione
non trovo Elmo, come mai?
E’ possibile accedere all’area riservata
MyApril da un dispositivo mobile
(smartphone, tablet)?
E’ possibile allegare più documenti in una
sola richiesta di quotazione?
E’ possibile riaprire una richiesta di
quotazione già chiusa, con o senza
successo?
Dove trovo la modulistica richiesta per la
quotazione?
Non mi è arrivata l’email automatica di
conferma contenente il numero di
protocollo, cosa devo fare?
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Risposta
Buona pratica è inserire una richiesta di quotazione distinta
per ogni soggetto richiedente. In questo modo sarà possibile
gestire più efficacemente la singola quotazione
Si, richiedendone direttamente la chiusura ad April attraverso
l’aggiunta di una nuova comunicazione inserita dalla sezione
‘Le mie richieste’
Attualmente non è prevista una data di scadenza della
richiesta. Se dopo alcune settimane, qualora la richiesta di
quotazione, pur completa, non sia stata ancora riscontrata
(accettata/rifiutata) dal cliente, è prevista una verifica
puntuale così da procedere alla sua eventuale chiusura
d’ufficio
E’ corretto poiché l’intero processo di quotazione è disponibile
su AprilClick
E’ corretto poiché Elmo non solo è un prodotto disponibile su
AprilClick ma non necessita di quotazione
Si anche se la migliore fruizione si ottiene attraverso PC e
tablet
Si, includendo un documento alla volta, ognuno in una diversa
comunicazione all’interno della medesima richiesta. Ad
esempio, in caso di due allegati il primo va incluso in fase di
creazione della richiesta, il secondo accedendo nella sezione
‘Le mie richieste’ e allegandolo ad una nuova comunicazione
da aggiungersi alla richiesta originale. Questo per consentire la
rapida individuazione di ogni singolo allegato all’interno della
richiesta. Nota: nel caso di un elevato numero di allegati è
consigliabile includere un unico archivio compresso (ad
esempio in formato ZIP) contenente l’intero insieme di
documenti
No, è necessario inserire una nuova richiesta
In MyApril nella sezione prodotti si trovano tutti i documenti
necessari alle varie fasi di vendita. In caso di dubbi contattate
il vostro commerciale April di riferimento
Il sistema invia tutte le comunicazioni – a partire dalla prima
generata automaticamente – basandosi sull’indirizzo email
presente nei propri dati anagrafici riepilogati (e modificabili
autonomamente) all’interno dell’area riservata MyApril. Una
volta verificato che l’email indicata è corretta, la mancata
ricezione della email può essere dovuta ad un’anomalia del
vostro sistema anti-spam. In quest’ultimo caso contattate il
vostro help desk informatico.