La Comunicazione
per motivare nell’Ente locale
Dr. Enrico Flavio Giangreco
Docente di Comunicazione
Giornalista professionista
1
Obiettivi del Corso
Individuare una comunicazione
atta a motivare le persone che
lavorano nell’Ente locale
Sviluppare una cultura
comunicativa in grado di
caratterizzare l’organizzazione
dell’Ente
Identificare le modalità di
motivazione comunicativa
capaci di agevolare il governo
delle diverse fasi della vita
dell’Ente
2
Uno schema di Comunicazione efficace:
i 5 Assiomi della Comunicazione
Non si può non comunicare.
Ogni messaggio presenta un
aspetto di contenuto e uno
di relazione.
Il significato di una
sequenza di informazioni è
dato dalla punteggiatura.
Esistono relazioni
simmetriche e relazioni
complementari.
È gratuito supporre che
l'altro colga le stesse
informazioni e le elabori
nello stesso modo.
3
Comunicare ovvero ascoltare attivamente i
propri collaboratori: 10 consigli preziosi
Essere sempre consapevoli
dell’importanza di ascoltare.
Non perdere una parola.
Prendere appunti durante un
colloquio: annotare le parole
o i concetti chiave.
Quando è necessario o
opportuno, ripetere le parole
dell’interlocutore per
conferma.
Ascoltare il tono, le
inflessioni e ogni altro
particolare utile per
comprendere lo stato
d’animo e la disposizione
dell’interlocutore.
4
Comunicare ovvero ascoltare attivamente i
propri collaboratori: 10 consigli preziosi
Al telefono, eliminare ogni altro
rumore o voce, con la scelta
(funziona!) di premere il
ricevitore sull’orecchio o di
chiudere gli occhi.
Non anticipare quanto sta per
dire l’interlocutore, nemmeno
quando ciò sia chiarissimo.
Sospendere ogni altra attività
quando siete al telefono,
evitando di continuare a
leggere o cercare documenti…
Non parlare con chi vi sta
intorno, quando siete al
telefono.
Rivedere costantemente le
proprie capacità d’ascolto:
domandatevi quante volte si
creano confusioni e malintesi
tra voi e i vostri interlocutori.
5
Comunicare in modo assertivo
si basa:
– Sul senso di
responsabilità
personale.
– Sulla consapevolezza
dei diritti altrui.
6
Comunicare in modo assertivo
significa:
– Essere onesti con se
stessi e con gli altri.
– Avere la capacità di
comunicare direttamente
qual è la cosa che
vogliamo, di cui abbiamo
bisogno o che proviamo,
ma NON a spese del
prossimo.
– Avere fiducia in se stessi.
– Tenere un atteggiamento
positivo.
7
Comunicare in modo assertivo
significa:
– Comprendere il punto di
vista degli altri.
– Comportarsi in modo
razionale e adulto.
– Riuscire a negoziare e a
raggiungere un
compromesso
realizzabile.
– Avere rispetto per se
stessi e per gli altri.
8
Comunicare in modo assertivo
non significa:
– Fare di testa propria e
vincere sempre.
– Imparare a pappagallo
una serie di tecniche e
trucchetti prestabiliti da
utilizzare ogni volta che
si presenta una soluzione
difficile
– Manovrare e controllare
gli altri in modo, da
averla sempre vinta.
9
Comunicare in modo assertivo
permette:
– Di avere molte più
possibilità di ottenere
ciò che si vuole.
– Di accettare
positivamente se
stesso e il proprio
comportamento.
10
Comunicare in modo assertivo
Per acquisire assertività
vi sono tre semplici fasi.
– FASE 1. ASCOLTATE
ATTIVAMENTE QUELLO
CHE VIENE DETTO, POI
MOSTRATE ALL'ALTRA
PERSONA CHE AVETE
SENTITO E CAPITO.
– FASE 2. DITE COSA
PENSATE O COSA
PROVATE.
– FASE 3. DITE COSA
VOLETE CHE ACCADA.
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Comunicare in modo assertivo
Tecniche chiave
dell’assertività:
–
–
–
–
–
–
–
Linguaggio del corpo
Tecnica del disco incantato
Dire NO
Compromesso realizzabile
Annebbiamento
Dialoghi interiori
Affermazione di sentimenti
negativi
– Affermazioni di disaccordo
12
La definizione di motivazione
Se si escludono istanti prodigiosi e
singoli che il destino ci può donare,
l’amare il proprio lavoro (che purtroppo
è privilegio di pochi) costituisce la
migliore approssimazione concreta alla
felicità sulla terra: ma questa è una
verità che non molti conoscono …
(Primo Levi)
13
La definizione di motivazione
La motivazione può essere definita
come tutto ciò che spinge le persone
che lavorano a mettere in atto un
determinato comportamento
organizzativo finalizzato a una
determinata performance.
14
…quindi
Per motivazione si intende un
complesso sistema di spinte, energie,
bisogni, desideri, passioni, forza di
volontà e influssi emozionali, che
possono manifestarsi congiuntamente o
singolarmente, con consistenza variabile
da individuo a individuo, e determinano
la direzione e l’intensità dell’agire
umano.
15
Comunicare il valore della motivazione:
verificare la complessità
5 elementi caratterizzanti
16
Primo elemento
La motivazione non
è definitiva ma
assume determinate
direzioni e intensità
in funzione della
realtà vissuta e della
percezione di essa.
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Secondo elemento
La motivazione non
è continua in quanto
dipende dalla
soddisfazione di un
particolare bisogno
o dal
raggiungimento di
un determinato
obiettivo.
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Terzo elemento
La motivazione non
è oggettiva perché
dipende dal
peculiare patrimonio
percettivo, emotivo
e caratteriale
dell’individuo.
19
Quarto elemento
La motivazione non
è generalizzabile
poiché ciò che può
essere motivante
per un individuo,
può lasciare in uno
stato di indifferenza
un altro individuo.
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Quinto elemento
La motivazione è
difficilmente
misurabile poiché
spesso non è
direttamente
osservabile.
21
Il Ciclo Motivazionale
4 Fasi
22
Il circolo della motivazione
1
La tensione
2
La ricerca
4
La scoperta
3
La soddisfazione
La motivazione può essere schematizzata, a prescindere
dall’azione, attraverso un percorso circolare che si
rinnova ogni volta che si attua un particolare
comportamento.
23
Prima fase: la tensione
Autorealizzazione
Stima
Socialità
Sicurezza
Fisiologici
L’input della
motivazione nasce
dalla percezione di
uno stato di
tensione dovuto
all’emergere di un
bisogno.
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Seconda fase: la ricerca
L’individuo va alla
ricerca dei mezzi
strumentali per
soddisfare il suo
bisogno, adottando
tutta una serie di
comportamenti che
ritiene in linea per
appagare la propria
soddisfazione.
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Terza fase: la soddisfazione
Nel momento in cui lo
stato di insoddisfazione
viene colmato,
l’individuo vive uno
stato di appagamento
che si sostituisce
all’iniziale condizione di
tensione, ovvero la
forza generativa
dell’intero processo.
26
Quarta fase: la scoperta
L’appagamento ha
una natura
temporanea. Per
questo l’individuo,
una volta soddisfatto
un bisogno, rivaluta
la propria posizione
determinando la
scoperta di nuovi
bisogni.
27
Due implicazioni
Il percorso
motivazionale è
quindi …..
….. circolare …..
e …..
….. dinamico.
28
Comunicare per motivare le persone nei
gruppi di lavoro
29
La ricerca dell’equilibrio
La problematica più critica di un’organizzazione
è la ricerca di un giusto equilibrio tra due
ordini di grandezze: la soddisfazione degli
individui e il raggiungimento degli obiettivi
dell’organizzazione.
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L’elemento d’equilibrio
L’elemento d’equilibrio va
cercato nel paradigma
“l’uomo giusto al posto
giusto”. Nell’analisi e nella
progettazione del lavoro
ciò richiede un passaggio
logico da elementi
oggettivi (job evaluation)
a elementi soggettivi
(skill evaluation).
31
Le attenzioni dell’organizzazione
L’organizzazione non
deve considerare i
collaboratori come una
categoria indistinta e
omogenea. Gli individui
hanno bisogni,
atteggiamenti, valori,
attitudini, esperienze e
sentimenti propri e
differenti.
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Le attenzioni dell’organizzazione
Il rapporto posizionepersona non deve
rimanere
necessariamente
costante nel tempo. E’
specifico interesse
dell’organizzazione
individuare quei
lavoratori che meglio
potrebbero rispondere a
ruoli più impegnativi e
articolati.
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Le leve per motivare
Organizzazione
del Lavoro
Sistema
delle Relazioni
Sistemi Operativi
di Gest. Pers.
Attività
Relazioni
Interpersonali
Programmazione
Processi/Obiettivi
Gestione
dei Conflitti
Reclutamento
e Selezione
Strutture
Negoziazione
Valutazione
Ambiente
Fisico
Minimizzazione
della Resistenza
ai Cambiamenti
Sviluppo
(Carriera
+ Formazione)
Meta
Sistemi Operativi
Sistema
Amministrativo
Comunicazione
Relazioni
Sindacali
Cambiamento
Mobilità / Uscita
34
TEST
A quale razza di Comunicatori apparteniamo?
35
TEST
1. Al mattino, per andare al lavoro vesto:
a) classico; b) sportivo; c) casual.
2. La prima colazione, la consumo:
a) al bar, da solo; b) in famiglia; c) di fretta e furia.
3. In ufficio, ricevo per la prima volta il signor Rossi:
a) gli vado incontro; b) finisco un lavoro; c) lo aspetto in piedi dietro
una scrivania.
4. In ufficio, saluto il signor Rossi:
a) con gentilezza; b) con calore; c) con vigore.
5. In ufficio, chiedo un favore a un collega:
a) al telefono, a casa; b) al telefono, in ufficio; c) cerco d’incontrarlo
“per caso”.
36
TEST
6. In ufficio, Ferrari ha sbagliato ancora:
a) lo rimprovero; b) gli spiego l’errore; c) gli faccio ricontrollare
tutto.
7. Al bar, incontro quell’antipatico di Sisfo:
a) gli offro da bere; b) lo evito; c) gli faccio uno sgarbo.
8. Al ristorante, mi siedo:
a) spalle al muro; b) al centro; c) faccia al muro.
9. In ufficio, riunione dirigenti:
a) informale; b) tavolo rettangolare; c) tavolo rotondo.
10. In ufficio, riunione, devo intervenire:
a) incrocio le mani; b) gesticolo; c) mi tengo fermo alla sedia.
37
TEST
11. Lavoro, devo parlare in pubblico:
a) mostro indifferenza; b) leggo gli appunti; c) mostro sicurezza.
12. Fine lavoro, lascio la scrivania:
a) nel caos più completo; b) tutto in ordine; c) porto un po’ di lavoro a casa.
13. La sera, uno scambio di opinioni con gli amici seduti in salotto:
a) a ferro di cavallo; b) con i divani di fronte; c) con una poltrona fra i divani.
14. Sono invitato dai Giuliani, non voglio andare e invento:
a) ho un altro impegno; b) mi sento male; c) non trovo nulla e devo andare.
15. A un ricevimento, mi trovo:
a) al centro dell’attenzione; b) a far tappezzeria; c) bene e faccio una
conoscenza.
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La nostra natura di Comunicatori
Da 15 a 20. Uomo-cocker: timido e
impaurito.
Da 21 a 26. Uomo-castoro: produttivo ma
freddo.
Da 27 a 32. Uomo-delfino: elastico e
autoironico.
Da 33 a 38. Uomo-scimmia: esuberante
ma improvvisatore.
Da 39 a 45. Uomo-ghepardo: scattante e
vincente.
39
Una Comunicazione motivante e
persuasiva: un approccio assertivo
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La Comunicazione persuasiva:
motivare sviluppando l’assertività
Migliorare il modo di
comunicare, combattere
l’ansia, in una parola,
padroneggiare la
situazione, significa
diventare assertivi.
Diventare assertivi
consente il creare un
“potere positivo”,
l’esercitare una
leadership attiva, l’avere
credibilità e, quindi,
l’essere persuasivi.
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La Comunicazione persuasiva:
motivare sviluppando l’assertività
Per essere persuasivi è
necessario superare:
il rifiuto psicologico del
potere e, quindi, delle
responsabilità;
il rifiuto, a priori, delle
situazioni conflittuali;
l’eccessiva importanza
data al “giudizio” degli
altri;
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La Comunicazione persuasiva:
motivare sviluppando l’assertività
l’incapacità di “fidarsi” degli
altri;
la paura di non “riuscire”;
l’anticipo mentale delle
“conseguenze negative” e,
quindi, l’inibizione
dell’immaginazione positiva;
lo scarso livello di “speranza”
nel futuro;
l’impossibilità di credere alle
proprie capacità di
“influenzare” gli altri.
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La Comunicazione persuasiva:
motivare sviluppando l’assertività
E’ bene tenere, sempre,
presente che ognuno
possiede delle risorse e delle
potenzialità, che può
utilizzare meglio e
valorizzare, che possono
diventare i punti di forza di
un proprio “stile
comunicativo” personale e
soggettivo.
L’assertività è una qualità
che permette a un soggetto
di raggiungere gli obiettivi
prefissati senza creare
situazioni conflittuali.
44
Motivare le persone alla gestione
del tempo e dello stress
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La gestione del tempo e dello stress:
come motivare i collaboratori
Brillanti con gli amici, impacciati con gli
estranei?
Lo stress, anche quello “da team”, è una
reazione dell’organismo a ciò che è vissuto
come aggressione.
E’ importante avvalersi di tecniche di
rilassamento.
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La gestione del tempo e dello stress:
come motivare i collaboratori
L’autocontrollo emotivo: le tecniche di
rilassamento respiratorio.
Le tecniche d’immagine mentale: oltre
l’ansia.
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La gestione del tempo e dello stress:
come motivare i collaboratori
Cominciare col mettere a tacere l’ansia,
tenendosi occupati in attività che non
riguardano l’impegno che si ha davanti: la
mente umana non può pensare con
intensità a più cose contemporaneamente.
Non basta rimuovere l’idea delle reazioni
negative da parte dei propri interlocutori:
ciò può tranquillizzare ma non aiuta ad
affrontarle.
Preparare bene la propria prestazione è uno
dei modi che aiuta ad arrivare più sereni
all’appuntamento.
48
La Comunicazione per motivare
il cambiamento e l’innovazione
49
Motivare l’innovazione e il cambiamento
La creatività e le potenzialità dei
singoli.
Gli obiettivi di gruppo.
L’innovazione ovvero la cultura del
cambiamento.
Attenzione alle resistenze al
cambiamento!
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Motivare l’innovazione e il cambiamento
Non avere paura del cambiamento.
Il cambiamento come feedback
rispetto alla realtà.
Cambiamento come flessibilità.
Cambiamento ovvero opportunità di
crescita.
51
La Comunicazione delle regole del gioco:
motivare per rendere un team vincente
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Comunicare le regole del gioco:
la motivazione per essere un team vincente
Ruolo e significato delle
regole del gioco
Regole del gioco e
funzionamento del
gruppo
Regole del gioco per
un’organizzazione
vincente
53
La motivazione: una teoria di contenuto
La teoria di McClelland
54
La teoria di McClelland
Risale al 1961 (“The Achieving Society”)
L’azione è da condurre a tre specifiche classi motivazionali:
potere, affiliazione e successo
Negli anni 70’ viene introdotto nella relazione triangolare un
quarto stimolo motivazionale di portata generale: la competenza
Gli elementi caratterizzanti possono essere simultanei
55
a. La motivazione al potere
La motivazione al potere si riferisce
alla spinta che porta al dominio
delle persone e delle situazioni.
La motivazione al potere s’intende,
quindi, come desiderio di comando,
di guida, come bisogno di definire i
rapporti gerarchici con i propri
interlocutori.
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a. La motivazione al potere
Questa
determinante non è
da intendersi in
senso unicamente
negativo. Il
problema è il modo
in cui si esplicita
questa spinta.
57
a. La motivazione al potere
1. Individui che perseguono la volontà di
plasmare i propri collaboratori e le
situazioni, assoggettandoli alla propria
autorità, ricorrendo a qualsiasi strumento.
2. Individui che cercano di creare condivisione
con i propri collaboratori, esercitando
un’azione di leadership, al fine di indirizzare
i comportamenti verso gli obiettivi
dell’organizzazione.
58
b. La motivazione all’affiliazione
Questa spinta è
assimilabile ai bisogni di
appartenenza di Maslow.
E’ in antitesi con la
motivazione al potere
Non è però da
considerarsi
necessariamente
“migliore”
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b. La motivazione all’affiliazione
L’eccesso di
motivazione
all’affiliazione può
determinare
problemi
sull’espletamento
delle attività e sul
riconoscimento della
subordinazione
gerarchica.
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c. La motivazione al successo
Questa spinta è
riconducibile ai
bisogni di
autorealizzazione di
Maslow.
L’individuo agisce
per raggiungere gli
obiettivi, per il
continuo
miglioramento,
crescita e sviluppo.
61
c. La motivazione al successo
L’organizzazione si
deve mettere nelle
condizioni di
massimizzare questi
comportamenti
attraverso il
riconoscimento dei
risultati.
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d. La motivazione alla competenza
Questa spinta
parzialmente si
sovrappone alla
motivazione al
successo.
L’individuo è mosso dal
desiderio di garantirsi
un continuo percorso di
crescita professionale,
tramite un set di
competenze più
consistente ed efficace.
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d. La motivazione alla competenza
Gli individui hanno la
priorità di voler mettere
a disposizione
dell’organizzazione
prestazione eccellenti.
Lo standard qualitativo
delle prestazioni si
antepone al
raggiungimento dei
risultati.
Competenze chiave per
i dirigenti: problem
solving e accountability.
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Consigli utili per comunicare meglio
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I Dieci Principi Aurei
del Buon Comunicatore
E’ buona norma conoscere in anticipo la
composizione del gruppo di persone con il quale si
sta per interloquire.
Ciò è fondamentale al fine di scegliere:
a) l’abbigliamento
b) il tono della comunicazione
c) la lunghezza della comunicazione
d) l’inizio della comunicazione
E’ necessario preparare un progetto di esposizione
o una sintesi di quello che si vuole comunicare.
E’ assolutamente consigliabile fare una piccola
prova generale delle comunicazioni che si
intendono pronunciare.
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I Dieci Principi Aurei
del Buon Comunicatore
E’ fondamentale controllare la propria
emotività.
Controllate la gestualità ma non abbiatene
paura.
E’ importantissimo saper variare con una
certa frequenza il tono della voce.
E’ fondamentale guardare l’interlocutore o i
diversi interlocutori ai quali ci si rivolge.
67
I Dieci Principi Aurei
del Buon Comunicatore
Le persone devono essere rese partecipi
della situazione come se si stesse
dialogando con ciascuna di loro: per questo
motivo, le domande retoriche o quelle che
non implicano necessariamente una risposta
sono funzionali.
E’ opportuno parlare sempre con un tono di
voce che non sia basso, anche quando la
sala è fornita di un buon impianto di
amplificazione.
Ogni affermazione è valida quanto più è
credibile chi la pronuncia.
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“Quanto più impariamo sul mondo, e quanto più profondo è
il nostro apprendimento, tanto più consapevole, specifica e
articolata sarà la conoscenza di ciò che non sappiamo,
la conoscenza della nostra ignoranza. Questa, infatti, è la
fonte principale dell’ignoranza: il fatto che la nostra
conoscenza può essere solo finita, mentre la nostra
ignoranza non può che essere, di necessità, infinita”.
K. Popper
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