a cura di christian bressan
Il check-in
L’importanza di una buona accoglienza
Nella fase del check-in i primi
contatti con il cliente sono
fondamentali per offrire un’immagine
positiva o negativa dell’hotel.
Saper accogliere e dare il
benvenuto all’ospite, mettendolo
immediatamente a proprio agio è
una vera e propria arte che richiede
doti personali e una tecnica
specifica.
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Il check-in: definizione
Il check-in è l’insieme delle operazioni che il front office
svolge al momento dell’arrivo di un cliente in albergo.
Clienti con
prenotazione
A seconda della tipologia
di clientela avremo gli
arrivi di:
Clienti senza
prenotazione
Gruppi
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Le operazioni preliminari
Prima di ogni check-in è bene controllare attentamente il
planning e tutta la documentazione in nostro possesso relativa
alle prenotazioni in modo da predisporre in anticipo:
La lista arrivi
del giorno
Il registro
arrivi e
partenze
Le
comunicazioni
ai reparti
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Lista arrivi del giorno
È l’elenco dei clienti previsti in arrivo in una determinata data
LISTA ARRIVI DEL GIORNO ………………………..
PAX
N:
CAMER
A
TIPO
CAM
ERA
NOME
PRENOTANTE
110
MX
Pallino Di Polpet
T.O alpine guide
224
xx
Bela da Pette
Verificare bene il
tipo di camera per
evitare
spiacevoli errori
Ad
ulti
Bam
bini
2
1
2
Cognome e
nome dell’ospite
Os
piti
ARRAN
G.
GIORNI
PREZZO
GIORNA
LIERO
HB
7
175,00
FB
4
198.00
Compilare
solo nel caso
di prenotazioni indirette
NOTE
2° Piano
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Il registro arrivi e partenze
Registro Arrivi e Partenze
Data ________________________________________________________
Arrivi
Camera
n.
Partenze
Persone
Arrangiamento
Cognome e Nome
Adulti Bam bini Ospiti
BB
HB
FB
Prenotante / Note
Camera
n.
Persone
Cognome e Nome
Note
Adulti Bam bini Ospiti
Si inserisce il prezzo giornaliero
Ha l’obiettivo di conoscere l’esatto numero
di clienti presenti nella notte
CHIUSURA DEL GIORNO
Totale Arrivi
Presenti notte precedente
Totale
Totale Partenze
Presenti nella notte
0
3
3
0
3
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Spazio riservato ai cambi di camera che vengono effettuati
nella giornata per i clienti in casa.
Totale Partenze
0
0
Cambi Camera
Al n …………
Dal n………
Al n …………
Dal n………
Al n …………
0 Dal n………
Al n …………
Dal n………
Al n …………
Dal n………
Al n …………
Dal n………
Al n …………
Dal n………
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Le comunicazioni ai reparti
Sulla base delle previsioni degli arrivi e delle partenze,
è bene comunicare la previsione del carico di lavoro
per i giorni seguenti ai reparti:
CUCINA: Per particolari esigenze alimentari o semplicemente comunicazioni del
numero di coperti per il lunch e il dinner
RISTORANTE: Predisposizione tavoli
HOUSEKEEPING: Preparazione
camere o allestimenti speciali nelle
aree comuni
SERVIZI COMPLEMENTARI:
Richieste particolari o convenzioni
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Le operazioni di check-in
ACCOGLIENZA DELL’OSPITE
Ha la prenotazione?
SI
NO
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Le operazioni di check-in
(cliente con prenotazione)
Se la risposta è SI
RITIRO DEL VOUCHER
Nel caso di cliente di Agenzia di Viaggio
CONTROLLO DEI DATI
Lista arrivi, registro arrivi e partenze,
scheda di prenotazione
Sono corretti?
SI
MODIFICA DATI
NO
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Le operazioni di check-in
(cliente con prenotazione e senza prenotazione)
SI
ASSEGNAZIONE CAMERA
REGISTRAZIONE DI LEGGE,
CONSEGNA CHIAVI, KEY
CARD E WELCOME CARD
TRASPORTO BAGAGLI
ACCOMPAGNAMENTO IN
CAMERA
APERTURA CONTO E
AGGIORNAMENTO REGISTRI
COMUNICAZIONI AI REPARTI
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Le operazioni di check-in
(cliente senza prenotazione)
Se la risposta è NO
ASCOLTARE LA RICHIESTA DEL CLIENTE
CONTROLLARE IL PLANNING
C’E’ DISPONIBILITA’?
PROPORRE VARIE
POSSIBILITA’ DI SCELTA
DEFINIRE PREZZO E
ARRANGIAMENTO,
ASSERGNARE LA CAMERA E
PROCEDERE CON LE
REGISTRAZIONI DI RITO
SI
NO
OFFRIRE UN’ALTERNATIVA
IL CLIENTE ACCETTA?
NO
SI
DEFINIRE PREZZO, ASSEGNARE LA CAMERA E
PROCEDERE CON LE REGISTRAZIONI DI RITO
CONSIGLIARE
UN ALTRO
HOTEL
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Le principali fasi per accogliere un gruppo
PRIMA DELL’ARRIVO
Elaborare la rooming list
Preassegnare le camere
AL CHECK-IN
Controllare i dati inseriti nella rooming list
Assegnare le camere
Ritirare i documenti
Consegnare le chiavi
Occuparsi del trasporto bagagli
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La rooming list
ROOMING LIST
Denominazione gruppo polo valboite
Città di provenienza cortina d’ampezzo
Agenzia/Ente istituto superiore
N. Pax 15 Autista ………………………
Capogruppo manaigo
Data di arrivo 15./…05./2015
Data di partenza 18./05./2016
Trattamento  RO
 BB X HB
 FB
N.
N.
camera
Tipologia
1
104
X
2
110
XXX
Luogo
di
nascita
Cognome e nome
Data
di nascita
Residenza
TINTARELLE DI LUNA (Capogruppo)
Venezia
‘3/11/70
Belluno
…………….
torino
6/12/95
Belluno
3
TONI ROSSI
Forni di sopra
8/2/95
Belluno
4
………………
Brunnico
19/03/95
Belluno
…………………..
Pieve di cadore
30/10/95
Belluno
6
…………………..
Trieste
28/11/95
Belluno
9
……………….
Sedico
15/02/95
Belluno
5
112
XXX
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Le registrazioni di legge
La registrazione dei clienti alloggiati nelle strutture ricettive è
obbligatoria per legge e deve essere effettuata immediatamente
all’arrivo dell’ospite. Al momento del check in, quindi, l’addetto al
ricevimento deve sempre chiedere i documenti.
 Carta d’identità
 Patente
 Libretto di pensione
 Passaporto
 Patente nautica
 Porto d’armi
 Tessere di riconoscimento rilasciate dalla pubblica
amministrazione
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La scheda di notificazione
Il modulo per contenere i dati dei documenti delle persone alloggiate
si chiama scheda di notificazione.
Ambretta hotel
*****
SCHEDA DI NOTIFICAZIONE
Documento tipo
C.I.
n. progr.
n.
BL25152333
da
Comune di cortina
Via …… 118 - 34100 – venezia VE
Tel. 0,,,,,,,,
Fax 0,,,,,,
Rilasciato il
12-05-03
1547/20…
wwwambrettahotelcom - e-mail: [email protected]
DATA DI ARRIVO
25
07
20…
DA COMPILARE DA PARTE DELLA PERSONA
ALLOGGIATA
ALTRI COMPONENTI DEL NUCLEO FAMILIARE (cognome, nome, luogo e data di nascita)
To be completed by the guest / la section ci-dessous doit ètre remplie par l'hote
Other family members (family name, first name, place and date of birth / Autres membres de la famille
COGNOME E NOME / Surname and name / Nom et prenom / Apellidos y nombre / Vorname und Name
(nom, prenom, lieu et date de naissance) / Otros componentes de la familia (apellidos, nombre, lugar
Giacobazzi Giulio
y fecha de nacimiento) / Andere Familien mit Glieder (Vorname, Name, Geburtsdatum und Ort)
NATO A (Città, Provincia o Stato) /Place of birth (City, State) / Lieu de naissance (Ville, Etat) / Lugar de nacimiento (Ciudad,
Estado) / Geburtsort (Stadt, Staat)
Crescentini Federica, Livorno 24/03/1980
Vicenza
Branchini Fernando, Foggia 25/05/2000
IL / Date / Date / Fecha / Datum
12
02
78
CITTADINANZA / Nationality / Nationalité / Nacionalidad/Staatsangehörikeit
Italiana
RESIDENTE IN (via, città, provincia o Stato) /Address (Street, City, State) / Lieu de residence (Adresse, Ville, Etat) /
Lugar de residencia (Calle, Ciudad, Estado) / Wohnort (Strasse, Stadt, Staat)
Via F.lli Rosselli cortina
Giorno della consegna all'ufficio di PS
Bollo ufficio PS
FIRMA DEL DICHIARANTE
Signature of person making declaration
Signature de l'interessè / Firma del declarante
Unterschrift des Erklärers
FIRMA DEL FUNZIONARIO
___________________________________
____________________________________________
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Il modello ISTAT C/59
CONFORME AL
Mod. ISTAT
ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA
N. progressivo
C/59
ENTE NAZIONALE ITALIANO PER IL TURISMO
58
DIPARTIMENTO PER IL TURISMO
RILEVAZIONE DEL MOVIMENTO
DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI
Anno
2007
Mese
giugno
Giorno
Roma
COMUNE
TIPO DI ESERCIZIO
MOVIMENTO DEL GIORNO
HOTEL
CLIENTI DEL GIORNO PRECEDENTE N.
10
ARRIVATI ………………………….. N.
20
TOTALE N.
30
PARTITI ……………………………… N.
11
PRESENTI NELLA NOTTE…………. N.
19
(ALBERGO, CAMPEGGIO, ECC.)
DENOMINAZIONE
15
MOON HOTEL
_____________________________________
5
NUMERO STELLE
Serve per l’elaborazione
delle statistiche sul turismo.
Ogni albergatore è tenuto
a dichiarare all’ufficio
turistico competente (IAT,
APT o ufficio del turismo del
comune) gli arrivi e le
partenze giornaliere.
CLIENTI DEL GIORNO
CLIENTI STRANIERI
CLIENTI ITALIANI
N.
NAZIONALITÀ DI RESIDENZA
ARRIVATI
TEDESCA
FRANCESE
AMERICANA USA
AUSTRALIANA
-
2
5
PARTITI
PROVINCIA DI RESIDENZA
ARRIVATI
5
4
ROMA
MILANO
FIRENZE
-
1
2
4
1
3
5
-
-
6
-
-
7
-
-
8
-
-
9
-
-
10
-
-
11
-
-
12
-
-
13
-
-
14
-
PARTITI
6
8