Guida alla Convenzione
CENTRALI TELEFONICHE 5
- Lotto 2 –
Revisione
0
1
2
Motivo
Prima emissione
Seconda emissione
Inserito link a sito fornitore
Data
16.02.2011
21.03.2011
25.07.2011
Realizzato da azienda con sistema di gestione per la qualità certificato ISO 9001:2008
Sommario
1.
Premessa .......................................................................................................................... 4
2.
Oggetto della Convenzione ........................................................................................... 4
2.1
Durata della Convenzione e dei contratti .................................................. 6
2.2
Servizi ............................................................................................................... 6
2.2.1
Servizi base ...................................................................................................... 7
2.2.1.1
Assistenza e Manutenzione dei sistemi telefonici..................................... 7
2.2.1.1.1 Manutenzione correttiva ............................................................................... 8
2.2.1.1.2 Manutenzione preventiva .............................................................................. 9
2.2.1.1.3 Manutenzione evolutiva ............................................................................... 10
2.2.1.2
Servizio di telegestione ............................................................................... 10
2.2.1.3
Help Desk multicanale ................................................................................. 11
2.2.1.3.1 Criteri di attivazione delle richieste ......................................................... 12
2.2.1.3.2 Criteri di chiusura dell’intervento ............................................................. 12
2.2.1.3.3 Attività dell’Help Desk................................................................................. 12
2.2.1.4
Servizio di monitoraggio e rendicontazione............................................. 13
2.2.1.4.1 Flusso dati relativi ai livelli di servizio ..................................................... 13
2.2.1.4.2 Reportistica ................................................................................................... 13
3.
2.2.2
Servizi accessori ............................................................................................ 14
2.2.2.1
Servizio di intervento su chiamata ............................................................ 14
2.2.2.2
Servizio di presidio ....................................................................................... 14
2.2.2.3
Servizio di adeguamento del parco installato ......................................... 15
2.2.2.4
Formazione .................................................................................................... 17
2.2.3
Dismissione dell’esistente ........................................................................... 17
Come Ordinare .............................................................................................................. 18
3.1
Registrazione ................................................................................................. 18
3.2
Procedura di acquisto .................................................................................. 18
3.2.1
Analisi dei requisiti e delle esigenze dell’Amministrazione ................. 19
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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4.
5.
3.2.2
Richiesta Preliminare di offerta ................................................................. 19
3.2.3
Sopralluogo .................................................................................................... 20
3.2.4
Offerta Preliminare ...................................................................................... 20
3.2.5
Richiesta Progetto di dettaglio .................................................................. 20
3.2.6
Progetto di dettaglio .................................................................................... 21
3.2.7
Emissione della Lettera d’ordine a conferma del progetto di dettaglio
22
Condizioni economiche ................................................................................................ 24
4.1
Corrispettivi e Tariffe .................................................................................. 24
4.2
Penali .............................................................................................................. 24
4.2.1
Valore delle penali ....................................................................................... 24
4.2.2
Procedure di applicazione delle penali .................................................... 30
Livelli di servizio ........................................................................................................... 34
5.1
Attività di progettazione e start-up .......................................................... 34
5.2
Attività di collaudo ....................................................................................... 35
5.3
Servizi di assistenza tecnica e manutenzione ......................................... 36
5.4
Servizi accessori di assistenza .................................................................... 37
5.5
Continuità del servizio ................................................................................. 37
5.6
Reportistica ................................................................................................... 38
6.
Riferimenti del fornitore ............................................................................................. 38
7.
Allegati ........................................................................................................................... 39
7.1
Allegato 1 – Standard di lettera contestazione penali ........................... 39
7.2
Allegato 2 – Standard di lettera applicazione penali ............................. 41
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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1. Premessa
La presente Guida ha l’obiettivo di illustrare la Convenzione per la “per la fornitura, messa
in opera e manutenzione di sistemi telefonici privati e di prodotti e servizi accessori per le
Pubbliche Amministrazioni – Lotto 2, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del Ministero
dell’Economia e delle Finanze, e Fastweb S.p.A. (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario
del Lotto 2 della procedura di gara.
Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dall’art. 26 l. 23 dicembre 1999 n.
488 s.m.i., dall’art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal D.M. 2
maggio 2001.
La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 24 mesi ed è prorogabile fino ad
ulteriori 6 (sei) mesi.
La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale
sottoscritta fra le parti, pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere
motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o
di Consip.
Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al Fornitore, secondo quanto
esposto nel paragrafo 6, previa registrazione e abilitazione come PO, qualora non avvenuta
in precedenza, al sistema degli Acquisti in Rete.
Si rammenta che ogni obbligazione derivante dall’invio dell’ordinativo di fornitura (dal
rispetto dei livelli di servizio all’eventuale applicazione delle penali) è fra
l’Amministrazione ed il Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell’adempimento
contrattuale.
La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è
disponibile sul sito internet http://www.acquistinretepa.it, nella sezione Sei una
amministrazione>Che strumento vuoi usare>Centrali telefoniche 5>Documentazione>Lotto 2
Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione,
modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione
del sito http://www.acquistinretepa.it è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in
Rete della P.A. al numero verde 800-906227.
2. Oggetto della Convenzione
L’iniziativa Centrali Telefoniche 5, obbligatoria per le P.A.C. ai sensi del D.M. 17 febbraio
2009 del Ministro dell’Economia e delle Finanze, si propone come un supporto
all’innovazione tecnologica ed un efficace ed efficiente strumento di investimento,
consentendo alle amministrazioni lo sviluppo delle infrastrutture esistenti verso le più
moderne reti basate sul protocollo IP (Internet Protocol). In tal modo si può soddisfare
l’esigenza di razionalizzare la spesa delle comunicazioni interne sfruttando a pieno le
sinergie fra il mondo “dati” ed il mondo “fonia”.
Allo scopo di indirizzare le Amministrazioni verso sistemi che meglio si adattino alle
necessità reali (ad esempio, necessità differenti tra le varie sedi di un’Amministrazione per
i servizi telefonici e la capacità di espansione del numero di utenti), la fornitura è stata
suddivisa i 2 Lotti:
LOTTO 1 - Fornitura di nuove Centrali Telefoniche:
Centrali Telefoniche, prodotti accessori e servizi avanzati di Unified
Communication & Collaboration. Servizi di installazione, manutenzione e
gestione dei nuovi apparati.
LOTTO 2 – Servizi di manutenzione/gestione/integrazione del parco installato:
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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Servizi di manutenzione, gestione on-site e remota, adeguamento,
intervento su chiamata, presidio on-site dei sistemi telefonici,
formazione per operatori telefonici e gestori di sistemi telefonici sulle
delle centrali telefoniche installate presso le Amministrazioni.
La presenta guida si riferisce al solo Lotto 2, aggiudicato a Fastweb S.p.A.
L’erogazione dei servizi indicati nel presente lotto (ad eccezione del Servizio di
adeguamento) dovrà avvenire, su richiesta dell’Amministrazione, su tutti i sistemi
telefonici indicati nella seguente tabella, comunque configurati, nonché tutte le loro
successive release produttive.
Tabella 1 – Modelli sui quali il Fornitore può erogare i servizi
Azienda
produttrice
Aastra
Aastra
Aastra
Aastra
Aastra/Matra
Comunication
Alcatel
Avaya
Avaya
Avaya
CDC
Cisco
Ericsson/Aastra
Ericsson/Aastra
Ericsson/Aastra
Esse Ti
Mitel
NEC
Nortel
Nortel
Nortel
Nortel
Philips
Promelit
Samsung
Seltatel
Seltatel
Seltatel
Siemens
Telenia
Tenovis
Tipologia/Modello
Nexspan (NX 500, XC, XS, XL, XD)
Aastra 5000 (AXS, AXL, AXD)
BCS / Ascotel
Opencom
M6501R , M6501RMS1 , M6501RMS2
4400, OmniPCX Office (OXO), OmniPCX Enterprise (OXE)
MultiVantage
Definity
IP Office, Small Office e IP500
Dexgate
Unified Communication Manager. Unified Communication Manager Exspress
MD110
MX-ONE
Business Phone BP250
CT312/CT416/CT624
Mitel SX 200, Mitel SX 300
Aspire, Aspila EX, Topax, NX 120, IPK II
Meridian 1
CS 1000 M
CS 2100, MCS 5100
BCM50
Sopho
Progetto 100, Progetto 20, Progetto 162
Office server 7030, Office server 7400, Office server 7100, Office server
7200
S@E 100 IPX
SAMIP
S@EKey
Hicom, Hipath, Openscape
Software T-Vox
Integral 5E
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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Tenovis
Urmet Tlc
Integral 55
Ab-LiNK08
Tabella 1 – Modelli sui quali il Fornitore può erogare i servizi
Inoltre, si precisa che sarà facoltà delle Amministrazioni richiedere al Fornitore la
disponibilità ad erogare i servizi di cui al presente lotto anche su ulteriori brand e modelli,
oltre a quelli indicati in Tabella 1 – Modelli sui quali il Fornitore può erogare i servizi; è
facoltà del Fornitore accogliere suddetta richiesta, purché alle medesime condizioni ed ai
medesimi prezzi.
In particolare, la presente Convenzione per il lotto in oggetto prevede:
l’erogazione di servizi “base” (manutenzione, telegestione, help desk
multicanale, monitoraggio e rendicontazione) sui sistemi telefonici indicati
nella tabella precedente e installati presso le Pubbliche Amministrazioni;
l’erogazione di servizi “accessori” (intervento su chiamata, presidio,
fornitura per adeguamento e formazione) sui medesimi sistemi telefonici
pre-installati sui quali sia stato attivato il servizio base di manutenzione o
di telegestione.
2.1 Durata della Convenzione e dei contratti
La durata temporale della Convenzione è fissata in 24 (ventiquattro) mesi, a partire dal 16
febbraio 2011, con possibilità di proroga temporale fino ad ulteriori 6 (sei) mesi. Entro tale
termine le Amministrazioni Contraenti potranno emettere l’“Ordinativo di Fornitura”. I
singoli Contratti Attuativi della presente Convenzione sono attivati attraverso l’emissione
da parte delle Amministrazioni Contraenti di “Ordinativi di Fornitura” verso il Fornitore.
I singoli Contratti di Fornitura, attuativi della Convenzione, stipulati dalle Amministrazioni
Contraenti mediante Ordinativi di Fornitura, hanno durata pari a 12 (mesi) mesi, sino ad un
massimo di 4 (quattro) annualità, decorrenti massimo dal 5 (quinto) giorno solare
successivo alla ricezione da parte del Fornitore dell’accettazione del Progetto di Dettaglio
da parte dell’Amministrazione.
Detti servizi sono ordinabili in annualità e sino ad una massimo di 4 annualità; le annualità
successive alla prima possono essere richieste anche con separato e successivo Ordinativo di
Fornitura, purché nel corso della durata di adesione alla Convenzione. Qualora l’ordine
iniziale comprenda la terza e/o anche la quarta annualità, l’Amministrazione Contraente ha
facoltà di recesso per dette annualità da esercitarsi con preavviso di almeno 30 (trenta)
giorni.
2.2 Servizi
I servizi oggetto della Convenzione riguardano la rete telefonica interna di proprietà
dell’Amministrazione Contraente e si dividono in servizi base e servizi accessori.
I servizi base sono quelli di:
•
Assistenza e Manutenzione
•
Telegestione di sistemi telefonici
L’erogazione dei predetti servizi comporta, ed il cui costo è incluso nel relativo canone,
l’automatica erogazione anche dei seguenti ulteriori due servizi base:
•
Help Desk multicanale
•
Monitoraggio e Rendicontazione
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I servizi accessori, acquistabili solo per sistemi su cui sia già stato richiesto almeno un
servizio base, sono quelli di:
•
Intervento su chiamata
•
Presidio on-site dei sistemi telefonici
•
Adeguamento degli impianti telefonici
•
Formazione per operatori telefonici e gestori di sistemi telefonici
Nell’ottica di soddisfare le diverse esigenze che possono presentarsi presso le Pubbliche
Amministrazioni abilitate all’utilizzo della Convenzione, sono identificati tre differenti
livelli di qualità (SLA) ai quali sono stati abbinati i Livelli di Servizio. Di seguito i livelli di
qualità previsti e la relativa finestra temporale di erogazione:
Finestra di erogazione dei servizi
Profilo Bronze
Profilo Silver
Profilo Gold
Lun-Ven 8.00 - 17.00
oppure
Lun-Ven 9.00 – 18.00
Lun-Ven 8.00 - 17.00
oppure
Lun-Ven 9.00 – 18.00;
Sab 8.00 - 14.00
H24, 7 giorni su 7
2.2.1
Servizi base
Verranno descritti, nel presente paragrafo, i servizi presenti nel pacchetto dei servizi base
di Assistenza e Manutenzione e Telegestione.
La valorizzazione del Servizio di Assistenza e Manutenzione e del Servizio di Telegestione
sarà effettuata sulla base delle Utenze interne presenti presso l’Amministrazione e per le
quali si richiede l’erogazione del servizio. La quotazione per detti servizi sono riportate nel
documento “Corrispettivi e Tariffe” disponibile su http://www.acquistinretepa.it, nella
sezione Sei una amministrazione>Che strumento vuoi usare>Centrali telefoniche
5>Documentazione>Lotto 2 e sono costituite da un canone annuo onnicomprensivo,
differenziato unicamente in base allo sla richiesto. Il costo complessivo per
l’Amministrazione contraente per suddetti servizi sarà pertanto calcolato come prodotto di
detto canone per ciascuna utenza interna per la quale si chiede l’erogazione dei servizi di
seguito descritti.
Il conteggio delle Utenze interne sarà effettuato all’atto della presa in carico e varrà per i
successivi 12 mesi. Ai fini della fatturazione del servizio, nel caso di modifiche della rete
che comportino variazioni sul numero di attacchi di utente in corso d’anno, potrà aver
luogo l’adeguamento del numero delle Utenze interne con cadenza non inferiore a 2 mesi.
Inoltre, per le Amministrazioni che attivino un servizio base su più di 3.000 derivati, è
previsto uno sconto del 10% sui canoni annui del servizio base.
L’attivazione di almeno uno dei due predetti servizi comporta anche l’erogazione da parte
del fornitore dei sevizi di help desk e di monitoraggio.
2.2.1.1 Assistenza e Manutenzione dei sistemi telefonici
Durante il periodo in cui è attivo il servizio di “assistenza e manutenzione” il Fornitore
dovrà assicurare i servizi di manutenzione ed assistenza tecnica “on-site”, comprensivi
delle attività di:
- manutenzione correttiva, comprendente tutti gli interventi volti alla
rimozione di malfunzionamenti o guasti, sia segnalati dall’utente sia rilevati dal
sistema di gestione;
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-
manutenzione preventiva, comprende tutti quegli interventi volti ad evitare
l’insorgere di malfunzionamenti;
manutenzione evolutiva, comprendente tutte le attività inerenti il costante
aggiornamento delle componenti software/firmware dei sistemi all’ultima
release disponibile sul mercato.
I dettagli sono forniti nelle successive sezioni 2.2.1.1.1, 2.2.1.1.2 e 2.2.1.1.3.
Gli interventi avverranno a seguito di segnalazioni all’Help Desk multicanale da parte
dell’Amministrazione Contraente o di attività pianificate dal Fornitore o per attivazione di
allarmi rilevati dal Fornitore stesso.
Gli interventi dovranno concludersi con l’attività di verifica del corretto funzionamento
(collaudo) delle apparecchiature sostituite o riparate e del sistema nella sua globalità; tale
verifica sarà a cura del Fornitore, ma è lasciata libertà all’Amministrazione Contraente di
coinvolgere proprio personale e/o personale di terzi.
Qualora il Fornitore stimasse che il tempo per la risoluzione dei problemi fosse maggiore
rispetto a quello definito dai livelli di servizio, è tenuto a porre in essere procedure
alternative per consentire il temporaneo funzionamento del sistema, sino al ripristino
completo dello stesso.
Limitatamente agli apparecchi telefonici se la riparazione risultasse impossibile il Fornitore
procederà a sue spese alla sostituzione del telefono con uno apparato nuovo con
caratteristiche similari.
Poiché alcuni sistemi presi in carico potranno essere, per un periodo limitato durante il
Contratto Esecutivo, ancora sotto periodo di garanzia da parte del costruttore o del
venditore, il Fornitore dovrà tenerne conto durante il sopralluogo e, nel caso, gestire per
conto dell’Amministrazione Contraente tale rapporto utilizzandone i servizi, monitorandone
i livelli di erogazione e rendendone conto al Responsabile del Contratto Esecutivo o
Operativo per eventuali criticità. Il Fornitore in questo caso non potrà essere ritenuto
responsabile degli SLA relativamente a quelle attività che rientrano nella garanzia. Resta
comunque facoltà delle Amministrazioni includere o meno tali sistemi nel contratto di
manutenzione.
Il servizio di “assistenza e manutenzione” avrà durata pari ad almeno 12 (dodici) mesi a
decorrere dal quinto giorno successivo alla ricezione della comunicazione di accettazione
del progetto di Dettaglio da parte dell’Amministrazione e potrà essere richiesto per un
massimo di ulteriori 3 annualità (complessivamente 48 mensilità).
Nel caso in cui le attività di manutenzione richiedano un fermo totale dell’operatività del
sistema telefonico, le modalità di queste dovranno essere concordate esplicitamente con
l’Amministrazione Contraente, verificando la compatibilità di queste interruzioni con le
esigenze operative degli organi direttivi esistenti (tenendo anche conto di particolari
situazioni congiunturali, come ad esempio elezioni, corsi, esami, orari di apertura al
pubblico, bilanci, etc.).
È a carico del Fornitore il servizio di sostituzione on-site delle parti guaste rispettando il
periodo di garanzia e/o il servizio di manutenzione con tutti i parametri dei SLA (tempi di
intervento, ripristino etc.). La sostituzione delle parti guaste dovrà avvenire con parti
originali o, qualora non disponibili sul mercato, con parti revisionate e/o rigenerate, purché
funzionanti e purché siano garantite le medesime prestazioni e funzionalità.
2.2.1.1.1 Manutenzione correttiva
Più in dettaglio le attività di manutenzione correttiva possono riassumersi in:
• risoluzione del problema tramite indicazione telefonica all’end user o
intervento in telediagnosi;
• risoluzione della causa del guasto tramite, ove necessario:
o intervento presso la sede del sistema per il quale è stato richiesto
l’intervento;
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sostituzione di parti finalizzate al recupero delle prestazioni iniziali
dell’apparecchiatura;
o ripristino del servizio sui livelli preesistenti al guasto/anomalia;
o collaudo del sistema per verificare l’eliminazione della causa del
guasto;
• in caso di impossibilità a garantire il ripristino della funzionalità dei sistemi
telefonici con la riparazione/manutenzione per indisponibilità delle parti di
ricambio o per qualsiasi altra causa non imputabile all’Amministrazione
Contraente, il Fornitore avrà la facoltà di sostituire, interamente e a proprie
spese, il dispositivo guasto con uno sostitutivo di prestazioni analoghe o
superiori (in tal caso sarà necessario concordare tale evenienza col
Responsabile del Contratto Esecutivo);
• ritiro presso gli utenti dei terminali telefonici guasti, o parti di essi, per i quali
è stato diagnosticato un guasto o richiesto l’intervento, e riconsegna degli
stessi riparati o di altri, in sostituzione di quelli in riparazione, con funzionalità
e prestazioni almeno equivalenti a quelli sostituiti.
Sono inclusi anche gli interventi e gli oneri dovuti a guasti o malfunzionamenti causati da:
• sovratensione
• sovracorrente
• esaurimento batterie/accumulatori
• sovratemperatura, anche dei locali
mentre sono esclusi gli oneri dovuti a guasti o malfunzionamenti causati da:
• atti dolosi di dipendenti o di terzi;
• incendio per cause esterne e danneggiamenti da opere di spegnimento;
• allagamenti o inondazioni;
• furto;
• caduta di fulmini.
È previsto l’obbligo per il Fornitore di operare con personale specializzato presso la sede
dell’Amministrazione Contraente in cui si sia verificata il malfunzionamento. Il personale
del Fornitore coinvolto deve avere adeguate qualifiche professionali in termini di
conoscenza specifica attestata tramite certificazioni ovvero esperienza lavorativa almeno
triennale in ambito manutenzione e gestione sistemi di telefonia.
Qualora il Fornitore stimasse che il tempo per la risoluzione dei problemi è maggiore a
quello definito dai livelli di servizio, è tenuto a porre in essere procedure alternative per
consentire il temporaneo funzionamento del sistema, sino al ripristino completo dello
stesso.
Gli interventi dovranno concludersi con l’attività di verifica del corretto funzionamento
(collaudo) delle apparecchiature o reti telefoniche (tradizionali o strutturate) sostituite o
riparate e del sistema nella sua globalità; tale verifica sarà a cura del Fornitore, ma è
lasciata libertà all’Amministrazione Contraente di coinvolgere proprio personale e/o
personale di terzi. Il Fornitore è tenuto al rispetto delle modalità operative ed al rilascio
della documentazione prevista dalla normativa vigente (D.M. 314/92).
o
2.2.1.1.2 Manutenzione preventiva
Il servizio prevede l’obbligo per il Fornitore di effettuare tutti quegli interventi, con
personale specializzato presso le sedi dell’Amministrazione Contraente, volti ad evitare
l’insorgere di malfunzionamenti. Tali interventi hanno come obiettivo la verifica dello stato
di tutti gli elementi sistemistici facenti parte del servizio, e la eventuale attuazione di
tutte le attività finalizzate alla prevenzione/correzione di anomalie o guasti.
La frequenza degli interventi on-site atti ad operare una manutenzione preventiva deve
essere pari ad almeno una volta per ciascun anno solare. La programmazione degli
interventi on-site è concordata tra Fornitore e l’Amministrazione Contraente.
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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Il Fornitore si può riservare la facoltà di effettuare a proprie spese interventi on-site
aggiuntivi rispetto a quelli programmati al fine di limitare ulteriormente gli interventi di
manutenzione correttiva.
Più in dettaglio le attività di manutenzione preventiva possono riassumersi in:
• controlli di regolare funzionamento che possono essere fatti con interrogazioni
periodiche in telediagnosi o tramite il system management locale effettuando
dei test generali sia riguardo ai sistemi che riguardo alle linee;
• controlli sulle batterie delle stazioni di energia accertandone l’autonomia di
funzionamento;
• misurazioni ed analisi di componenti più significativi della rete per verificarne
l’efficienza e le prestazioni, come ad esempio:
o verificare il corretto dimensionamento dei fasci di linee esterne e tra
PBX per assicurare un grado di perdita inferiore all’1%;
o verificare che gli organi di commutazione ed i processori dei PBX siano
in grado di smaltire senza perdita i volumi di traffico ad essi richiesti;
o verificare il carico di lavoro dei posti operatore, il tempo medio di
risposta ed il numero di chiamate abbandonate per valutare il livello di
servizio offerto agli utenti interni ed esterni;
o rilevare eventuali altri dati statistici importanti per valutare il corretto
funzionamento e dimensionamento della rete e dei suoi componenti;
• effettuazione di back-up dei dati di configurazione e salvataggio su area di
memorizzazione predefinita;
• verifica della documentazione di impianto;
• qualsiasi altra attività preventiva e/o periodica necessaria o utile per garantire
un regolare funzionamento dei sistemi e dei terminali telefonici.
2.2.1.1.3 Manutenzione evolutiva
Il servizio prevede l’obbligo per il Fornitore di effettuare tutte le attività inerenti il
costante aggiornamento delle componenti software/firmware dei sistemi all’ultima minor
release disponibile sul mercato, ove i sistemi siano ancora sviluppati dai rispettivi
produttori.
L’impresa si impegna a monitorare costantemente il rilascio di aggiornamenti (o correzioni
di eventuali bugs) del firmware dei sistemi inseriti nel contratto di manutenzione e dovrà
provvedere al deployment del nuovo firmware sui sistemi interessati.
2.2.1.2 Servizio di telegestione
Il servizio di “telegestione dei sistemi” potrà essere richiesto, a discrezione
dell’Amministrazione Contraente, per successivi e contigui periodi di 12 (dodici) mesi, fino
ad un massimo di 4 (quattro) annualità complessive.
Il servizio riguarda le attività di gestione dei sistemi telefonici in modalità remota da parte
del personale tecnico del Fornitore e comprenderà almeno le seguenti attività:
- monitoraggio del sistema telefonico;
- avvio delle procedure diagnostiche;
- individuazione dei guasti;
- innesco dell'Help Desk per l'apertura dei Trouble Ticket;
- backup delle configurazioni;
- programmazione e riconfigurazione delle utenze dell'impianto;
- raccolta ed elaborazione dei dati di traffico degli utenti interni secondo le
modalità concordate;
- analisi e report di misure di traffico sui collegamenti esterni.
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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Nell’espletamento del servizio di telegestione dei sistemi, il personale tecnico del Fornitore
non potrà effettuare interventi che esulino dalla sola supervisione degli apparati senza il
preventivo assenso dell’Amministrazione Contraente.
Il servizio di “telegestione dei sistemi” dovrà includere una Base Dati contenente
informazioni su:
- dati amministrativi;
- dati relativi alle configurazioni fisiche e logiche dei sistemi controllati;
- misurazioni dei livelli di servizio che includono almeno i dati oggetto di tutti i
report periodici previsti;
- log dei trouble ticket gestiti dal call center;
- classificazione dei guasti a seconda dei livelli di servizio contrattualizzati;
- dati di riscontro della qualità.
La Base Dati dovrà essere interamente accessibile in lettura da parte dell’amministrazione
mediante Web Browser. Il Fornitore dovrà a tal fine fornire le credenziali di accesso e
autorizzazione per la consultazione della Base Dati e per l'esportazione dei dati. In
particolare dovranno essere assicurate alle singole amministrazioni le seguenti funzionalità:
- consultazione diretta della Base Dati relativa alla risorse di rete di propria
competenza tramite interfaccia grafica che consenta la generazione guidata di
report, grafici, e query complesse;
- funzionalità di esportazione dei dati, secondo formati standard, contenuti nella
porzione di Base Dati relativa alla risorse di rete di propria competenza.
Nel documento “Corrispettivi e Tariffe”, è indicato il canone onnicomprensivo per il
servizio di “telegestione dei sistemi” per utenza interna, differenziato unicamente in baso
allo sla richiesto. Il costo complessivo per l’Amministrazione contraente per suddetto
servizio sarà pertanto calcolato come prodotto di detto canone per ciascuna utenza interna
per la quale si chiede l’erogazione del servizio descritto nel presente paragrafo.
Tale quotazione dovrà comprendere tutte le caratteristiche del servizio descritte nel
presente paragrafo.
Il costo per il servizio di “telegestione dei sistemi” comprende anche un massimo di 10
(dieci) interventi on-site (presso le sedi dell’Amministrazione Contraente). Gli interventi
on-site si riferiscono esclusivamente allo svolgimento di attività connesse alla gestione dei
sistemi in modalità remota, sopra descritte, restando pertanto esclusi:
interventi on-site di manutenzione (cfr. paragrafo 2.2.2.1);
ulteriori interventi on-site che eccedano i 10 (dieci) previsti.
Le modalità di tali interventi saranno concordate con l’Amministrazione Contraente.
Nell’erogazione del servizio di “telegestione dei sistemi” il Fornitore dovrà rispettare i
livelli di servizio descritti nel paragrafo 2.2.1.2 con specifico riferimento al:
- Tempo di intervento su chiamata per gestione, per ciò che riguarda gli interventi
on-site inclusi nel prezzo del servizio
pena l’applicazione di apposite penali (cfr. capitolo 4.2) da applicarsi in caso del loro
mancato rispetto.
2.2.1.3 Help Desk multicanale
Il Fornitore mette a disposizione, nell’arco dell’intero periodo di validità della Fornitura,
un servizio di Help Desk multicanale, accessibile tramite numero verde, fax, posta
elettronica per la segnalazione dei guasti e la richiesta di supporto e/o intervento da parte
degli utenti accreditati dell’Amministrazione Contraente.
Il servizio provvede all’accoglimento delle richieste di assistenza, gestione e manutenzione
che pervengono dagli utenti e vengono registrate su un sistema di Trouble Ticketing.
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Tale sistema, oltre che per l’apertura/gestione/chiusura delle chiamate, è lo strumento
ufficiale di rendicontazione dei livelli di servizio nei confronti delle Amministrazioni
Contraenti e per l’estrapolazione dei report da consegnare periodicamente Responsabile
del Contratto Esecutivo.
L’orario di copertura del servizio offerto dalla struttura è “H24” per 7 giorni su 7 (comprese
le festività) per tutte le Amministrazioni Contraenti, anche attraverso la disponibilità dei
canali d’accesso con operatori automatici, mentre copre, con operatore telefonico
costituito da persona fisica, la finestra contrattualizzata dalla singola Amministrazione
Contraente per le richieste specifiche dell’utenza della stessa Amministrazione Contraente.
Il costo delle attività di seguito descritte, nonché di tutti i sistemi utilizzati e la
documentazione che il Fornitore dovrà produrre a tale scopo, è incluso col prezzo del/dei
servizi base e accessori contrattualizzati dall’Amministrazione Contraente.
2.2.1.3.1 Criteri di attivazione delle richieste
La richiesta di assistenza, gestione e manutenzione da parte dell’utente finale va sempre
indirizzata all’Help Desk del Fornitore.
L’operatore dell’Help Desk del Fornitore che riceve la segnalazione, anche automatica dai
sistemi di telegestione, recupera tutte le informazioni relative alla segnalazione stessa ed
in particolare:
• numero di telefono e di ubicazione della postazione telefonica e, qualora
trattasi di richiesta per il terminale telefonico, modello del telefono;
• sede ed eventuale numero di presa a cui è collegato il telefono per il quale si
richiede il servizio;
• causale della richiesta eventualmente fornita dal sistema di telegestione;
• ogni altra informazione significativa per l’evento in questione.
L’Operatore (di primo o di secondo livello) provvederà ad attivare le tecniche di ripristino
automatico della funzionalità dell’impianto attraverso i sistemi di telegestione (ove
esistenti) e ad inoltrare immediatamente la richiesta alla propria struttura di intervento,
qualora non sia stato possibile il ripristino tramite la telegestione.
L’operatore, inoltre, provvede a fornire (o inviare immediatamente apposita email, se si
tratta di segnalazione acquisita tramite telegestione) all’utente di numero di ticket di
chiamata, nonché gli esiti del tentativo di ripristino automatico.
2.2.1.3.2 Criteri di chiusura dell’intervento
L’avvenuta chiusura del ticket di chiamata, nei tempi indicati nel paragrafo 5, deve essere
sempre indirizzata all’utente che ha effettuato la richiesta. In particolare:
• (per le richieste risolte) comunicazione della chiusura e risoluzione
dell’intervento con indicazione sintetica dell’intervento;
• (per le richieste irrisolte) comunicazione della mancata soluzione
dell’intervento con specifica indicazione della causale;
• (per le richieste smistate ad altri soggetti competenti quali altri fornitori,
Servizio Sistemi Informativi e Telematici, ecc) comunicazione dello stato
dell’intervento (chiuso, sospeso, ecc.) con indicazione del riferimento
(Società, persona, numero di telefono, mail o fax) al quale è stata smistata la
richiesta/informativa.
Il sistema di Trouble Ticketing dovrà essere aggiornato per consentire una chiusura realtime della attività.
2.2.1.3.3 Attività dell’Help Desk
Le attività oggetto del servizio possono essere contraddistinte in:
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ricezione chiamate, fax, email provenienti dagli utenti accreditati
dell’Amministrazione Contraente, dai Responsabili o da chi da questi delegati,
con i dati identificativi della richiesta;
apertura ticket;
qualificazione della richiesta: assistenza, manutenzione, supporto, attività
gestione, ecc.;
classificazione della priorità/gravità. L’operatore deve essere in grado di
modificare il livello di gravità in funzione della quantità di richieste pervenute
associabili ad un unico guasto. Esempio, una successione di diverse chiamate su
malfunzionamento di telefoni o linee (gravità bassa) denotano un guasto ad un
apparato; il livello di gravità deve essere immediatamente adeguato alla
tipologia di guasto;
assistenza di primo livello specialistico per gli utenti o la gestione dei
disservizi, anche rilevati automaticamente a mezzo telegestione;
smistamento della richiesta al personale tecnico di secondo livello assegnato
per una rapida risoluzione tramite telegestione o intervento on-site;
gestione delle richieste d’intervento in modo efficace, per tutto l’iter
operativo, fino alla soluzione del problema;
attivazione di procedure di escalation in situazioni di particolare gravità;
controllo dei processi di risoluzione attivati e verifica degli esiti;
chiusura del ticket all’atto della risoluzione del problema;
rendicontazione all’utente sullo stato dell’intervento.
2.2.1.4 Servizio di monitoraggio e rendicontazione
Il Servizio di monitoraggio e rendicontazione è descritto ai paragrafi 2.2.1.4.1 e 2.2.1.4.2.
La fatturazione dei prodotti e dei servizi correlati è indirizzata alle Unità Ordinanti. Per
ogni tipologia di servizio, è altresì richiesta una documentazione di tipo riepilogativo con i
dettagli relativi alle Unità Ordinanti, alle Sedi, alla tipologia dei sistemi ed ai servizi
erogati.
Il Fornitore dovrà garantire alle singole Unità Ordinanti la disponibilità di dati sia analitici
sia sintetici su supporto elettronico, nonché la possibilità di personalizzazioni. Specifiche
esigenze in merito al formato dei dati potranno essere manifestate dalle Amministrazioni
nel corso della Convenzione.
2.2.1.4.1 Flusso dati relativi ai livelli di servizio
Su richiesta dell’Amministrazione Ordinante, il Fornitore dovrà rendere disponibili
relativi ai livelli di servizio (cfr. paragrafo 5) effettivamente conseguiti. Il Fornitore
presentare tale reportistica all’Amministrazione entro il giorno 15 (quindici) del
successivo al periodo di riferimento.
Il Fornitore dovrà garantire adeguati livelli di riservatezza nel trattamento
informazioni documentali, secondo la normativa vigente.
i dati
dovrà
mese
delle
2.2.1.4.2 Reportistica
Il Servizio di monitoraggio e rendicontazione è dettagliatamente descritto al capitolo 5.
Il costo delle attività di seguito descritte, nonché di tutti i sistemi utilizzati e la
documentazione che il Fornitore dovrà produrre a tale scopo, è inteso remunerato col
prezzo del/dei servizi base e accessori contrattualizzati dall’Amministrazione Contraente.
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2.2.2 Servizi accessori
Sono di seguito descritti i servizi accessori; come già specificato, detti servizi sono
acquistabili solo per sistemi su cui sia già stato richiesto almeno uno dei due servizi base di
assistenza e manutenzione (cfr.2.2.1.1) o di telegestione (cfr. 2.2.1.2).
Nel documento “Corrispettivi e tariffe”, è indicata una quotazione per ciascuno dei servizi
accessori, come meglio specificato nei relativi paragrafi.
2.2.2.1 Servizio di intervento su chiamata
Il servizio di “intervento su chiamata” potrà essere attivato unicamente dalle
Amministrazioni che hanno acquistato il servizio base di manutenzione (cfr. paragrafi
2.2.1.1) e/o di telegestione (cfr. paragrafo 2.2.1.2) e potrà essere richiesto per tutto il
periodo di durata del contratto di detti servizi.
Il servizio di “intervento su chiamata” potrà essere richiesto nell’orario definito dal profilo
di qualità richiesto e si esplica nelle seguenti attività:
• trasloco dei sistemi/componenti/terminali/posti operatore presenti nella sede
dell’Amministrazione Contraente. Tale trasloco potrà essere di tipo interno, se
lo spostamento avviene all’interno della stessa sede, o esterno, se invece
prevede un trasferimento in altra sede;
• variazione delle configurazioni hardware e/o software di sistemi/componenti
in esercizio;
• richiesta di attività di gestione e/o manutenzione che avvengano al di fuori
dell’orario contrattualizzato.
Nell’erogazione del servizio di “intervento su chiamata” il Fornitore dovrà rispettare i
livelli di servizio descritti nel capitolo 5, pena l’applicazione di apposite penali (cfr.
capitolo 4.2) da applicarsi in caso del loro mancato rispetto.
Nel documento “Corrispettivi e tariffe”, è specificato il costo del servizio di “intervento su
chiamata” comprensivo delle prime 3 (tre) ore di lavoro effettuate e il costo orario di ogni
ora successiva alla terza eventualmente necessaria, nonché il costo se l’intervento sia
richiesto nel periodo di normale orario di lavoro (lunedì-venerdì 8.00-18.00) ovvero fuori da
tale intervallo.
In relazione ai servizi di “intervento su chiamata”, la fornitura delle parti di ricambio e/o
componenti aggiuntive per le quali sia terminato il periodo di garanzia o che non rientrano
nell’ambito del servizio di assistenza e manutenzione, si intende esclusa dagli obblighi
derivanti da quanto espresso nel presente paragrafo.
2.2.2.2 Servizio di presidio
Il servizio di “presidio” potrà essere attivato unicamente dalle Amministrazioni che hanno
acquistato il servizio base di manutenzione (cfr. paragrafi 2.2.1.1) e/o di telegestione (cfr.
paragrafo 2.2.1.2) e potrà essere richiesto per tutto il periodo di durata del contratto di
detti servizi.
Il servizio di presidio consiste nella presenza e disponibilità continuativa di risorse del
Fornitore presso le strutture dell’Amministrazione Contraente durante l’orario
corrispondente al profilo di qualità prescelto (bronze, silver, gold) e prevede le seguenti
attività minime:
• individuazione dei guasti ed avvio delle procedure di gestione dei trouble
ticket;
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•
•
•
•
•
ripristino delle piene funzionalità dei sistemi telefonici e degli altri
apparati/componenti forniti, compresa la riparazione/sostituzione delle parti
guaste;
programmazione e riconfigurazione delle utenze;
raccolta ed elaborazione di dati di traffico dei degli utenti interni secondo le
modalità concordate;
analisi e report di misure di traffico sui collegamenti esterni;
gestione delle modalità di instradamento per la scelta del “fornitore più
conveniente”.
Nel documento “Corrispettivi e tariffe”, è riportata la quotazione per il servizio “presidio”
la quale comprende tutte le caratteristiche del servizio descritto nel presente paragrafo.
Detta quotazione comprende il costo annuo di un FTE (Full Time Equivalent) nell’orario
definito dal profilo di qualità richiesto:
• profilo Bronze: Lun-Ven 8.00 - 17.00 oppure Lun-Ven 9.00 – 18.00;
• profilo Silver: Lun-Ven 8.00 - 17.00 oppure Lun-Ven 9.00 – 18.00, Sab 8.0014.00;
• profilo Gold: H24, 7 giorni su 7.
Qualora l’Amministrazione abbia la necessità di avere un maggior numero di personale
contemporaneamente presente, detto costo andrà moltiplicato per il numero di risorse
ritenuto necessario. L’attività di presidio potrà essere coordinata dall’Amministrazione
stessa.
La fornitura delle parti di ricambio, eventualmente resasi necessaria in seguito ad attività
di presidio, non si intende compresa negli obblighi derivanti da quanto espresso nel
presente paragrafo.
Il personale del Fornitore coinvolto deve possedere le competenze professionali adeguate in
termini di conoscenza specifica dei sistemi ed apparati installati/forniti stessi ovvero
esperienza lavorativa almeno triennale in ambito manutenzione e gestione sistemi
telefonici; in ogni caso il Responsabile del Contratto Esecutivo a sua esclusiva discrezione
potrà chiedere la sostituzione di una o più unità del personale preposto all’erogazione del
servizio in caso non lo ritenesse idoneo.
Il personale impiegato per il presidio on-site potrà anche essere utilizzato come
manodopera necessaria per i servizi di adeguamento del sistema telefonico (cfr. 2.2.2.3). In
tal caso, il costo della manodopera per l’intervento di adeguamento del sistema telefonico
si intenderà incluso nel canone del servizio di presidio on-site.
2.2.2.3 Servizio di adeguamento del parco installato
Il servizio di adeguamento del parco installato è applicabile ai soli brand e modelli, indicati
nella successiva Tabella, presenti nelle precedenti edizioni della presente Convenzione,
compresi quelli acquisiti per via contrattuali diverse dalle Convenzioni:
Tabella 2 – Modelli sui quali è erogabile il servizio di adeguamento del parco
installato
Produttore
Modello
Convenzione
Ericsson/Aastra
MD110
CT1, CT3 L3
Tenovis
Integral 5E
CT2 lotto A
Nortel
Meridian 1
CT2 - lotto B, lotto C
Seltatel
S@E 100 IPX
CT3 - lotto 1
Nortel
CS 1000 M
CT3 - lotto 2
Avaya
MultiVantage
CT4 - lotto 1
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Seltatel
SAMIP
CT4 - lotto 2
Tabella 2 – Modelli sui quali è erogabile il servizio di adeguamento del parco installato
Il servizio descritto nel presente paragrafo potrà essere acquistato unicamente dalle
Amministrazioni che hanno contrattualizzato il servizio base di manutenzione (cfr. paragrafi
2.2.1.1) e/o di telegestione (cfr. paragrafo 2.2.1.2) e potrà essere richiesto per tutto il
periodo di durata del contratto di detti servizi.
Per adeguamento del sistema telefonico si intendono, a titolo esemplificativo e non
esaustivo:
• aggiunta di utenze (inclusi relative schede, terminali e apparati), anche
attraverso l’aggiunta di nuovi armadi;
• aggiunta di un sistema centralizzato (es. scheda segreteria telefonica, server
per Unified Messaging, etc.).
Il listino del servizio di adeguamento, riportato nel documento “Corrispettivi e tariffe”,
prevede la fornitura di hardware e prodotti originali. L'elenco dei prodotti che è possibile
richiedere nell'ambito del presente servizio è indicato nel succitato allegato - suddiviso per
brand. Pertanto, l'offerta fa riferimento alla fornitura di parti nuove.
In generale, il Fornitore potrà proporre alle Amministrazioni contraenti anche parti
revisionate e/o rigenerate purché funzionanti e purché siano garantite le medesime
prestazioni e funzionalità. Su tali parti, il Fornitore dovrà applicare uno sconto del 20%
rispetto al corrispondente prezzo di listino.
In ogni caso, il Fornitore si impegna ad assicurare una garanzia sulla componente fornita di
almeno 12 mesi, prevedendo quindi in tale fase, tra l'altro, la sostituzione gratuita delle
parti hw guaste comprensiva delle attività di messa in esercizio e l'attività
di aggiornamento delle componenti sw dei sistemi qualora necessarie.
Si precisa che, relativamente al servizio di cui al presente paragrafo, il valore economico
riportato nel documento “Corrispettivi e tariffe” , è inclusivo della sola fornitura; in caso di
richiesta da parte dell’Amministrazione Contraente anche della installazione e
configurazione di dette forniture, al costo della fornitura stessa verrà sommato da parte del
fornitore il relativo costo. Qualora l’eventuale manodopera utilizzata sia quella del presidio
on-site, in tal caso nulla in più è dovuto al Fornitore per la voce in questione oppure, in
assenza del presidio on-site (cfr. 2.2.2.2), detta voce sarà remunerata secondo le tariffe
previste per il servizio di intervento su chiamata (cfr. 2.2.2.1).
Il personale del Fornitore coinvolto deve avere adeguate qualifiche professionali in termini
di conoscenza specifica attestata tramite certificazioni ovvero esperienza lavorativa
almeno triennale in ambito manutenzione e gestione del sistema telefonico.
Gli interventi dovranno concludersi con l’attività di verifica del corretto funzionamento
(collaudo) delle apparecchiature installate e del sistema nella sua globalità; tale verifica
sarà a cura del Fornitore, ma è lasciata libertà al Committente di coinvolgere proprio
personale e/o personale di terzi. Il Fornitore è tenuto al rispetto delle modalità operative
ed al rilascio della documentazione prevista dalla normativa vigente (D.M. 314/92).
Il presente servizio si attiva, analogamente agli altri servizi, dopo accettazione formale da
parte della Amministrazione contraente del relativo Progetto di dettaglio predisposto dal
Fornitore, entro un tempo massimo di 15 (quindici) giorni solari dalla richiesta.
Si precisa che le Amministrazioni saranno comunque libere di approvvigionarsi tramite altri
canali fermo tuttavia l’obbligo del Fornitore di gestire il servizio di manutenzione anche per
il sistema dopo l’adeguamento.
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2.2.2.4 Formazione
Può essere richiesto da alcune Amministrazioni Contraenti al Fornitore istruire proprio
personale ovvero personale di aziende terze che operano presso la stessa Amministrazione
Contraente.
Il Fornitore rende disponibili l’erogazione di corsi di formazione per:
• gli addetti alle postazioni d’operatore del sistema telefonico;
• il personale che l’Amministrazione Contraente dedicherà alla gestione del
sistema telefonico.
Tutte le tipologie di corso potranno essere effettuate presso le sedi delle Amministrazioni
Contraenti interessate ovvero presso sedi del Fornitore, se in accordo con
l’Amministrazione Contraente. Tutti i corsi dovranno essere tenuti da personale qualificato
sui sistemi telefonici.
Il corso di formazione per gli addetti alle postazioni d’operatore dovrà essere volto al
conseguimento almeno dei seguenti obiettivi:
• conoscenza completa della postazione di operatore e delle sue funzionalità da
parte dei partecipanti;
• una sezione del corso dovrà essere destinata agli addetti alle postazioni per
operatori non vedenti dell’Amministrazione e pertanto rivolta all’utilizzo dei
moduli di sintesi vocale, della barra piezoelettrica e di quant’altro previsto dal
sistema telefonico.
Il corso di formazione per la gestione dei sistemi dovrà essere volto al conseguimento
almeno dei seguenti obiettivi:
• conoscenza completa delle modalità di accesso al sistema da parte dei
partecipanti;
• conoscenza completa della piattaforma di gestione da parte dei partecipanti;
• esecuzione delle operazioni di manutenzione di primo livello;
• programmazione, caratterizzazione e riconfigurazione delle utenze;
• supervisione degli organi di elaborazione dell’impianto e di tutti i dispositivi
equipaggiati;
• individuazione di guasti attraverso apposita lista e tipologia di allarmi e
definizione degli interventi;
• gestione degli allarmi che, in funzione della loro gravità, dovranno essere
suddivisi in classi distinte, e presentati anche ai posti d’operatore;
• esecuzione delle analisi ed emissione di report in merito a misure di traffico e
documentazione del traffico di utente.
I corsi potranno essere richiesti in qualunque momento, con un preavviso di almeno 30
(trenta) giorni, dall’Amministrazione Contraente al Fornitore.
Nel documento “Corrispettivi e tariffe” , è indicata la quotazione, per ciascuna delle due
tipologie di corso sopra descritte, di una giornata (8 ore) di formazione per 5 discenti.
Al termine del corso dovrà essere proposto un questionario di valutazione.
Il docente di cui si avvarrà il Fornitore per l’erogazione del corso dovrà possedere specifica
abilitazione, conoscenza ed esperienza all’insegnamento dello specifico argomento. In ogni
caso l’Amministrazione Contraente avrà sempre la facoltà di chiedere la sostituzione del
docente in caso non gradimento.
2.2.3
Dismissione dell’esistente
Il servizio di “dismissione dell’esistente” è obbligatorio ed il suo costo è da intendersi
compreso nel prezzo della Fornitura.
Il Fornitore, nell’erogazione dei servizi del presente lotto, dovrà prestare l’attività di ritiro
per lo smaltimento dei materiali e delle apparecchiature sostituite in possesso
dell'Amministrazione Contraente prima della stipula della Convenzione e dichiarate non più
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utilizzabili, nonché di tutto il materiale di risulta che non possa essere riutilizzato
dall’Amministrazione stessa.
La prestazione del servizio in esame deve essere finalizzata esclusivamente al ritiro per lo
smaltimento in conformità e nel rispetto degli adempimenti stabiliti dalle disposizioni del
D. Lgs. 5 febbraio 1997, n. 22 e successive modifiche, nonché del D. Lgs. 25 luglio 2005, n.
151 e s.m.i..
3. Come Ordinare
3.1 Registrazione
Per procedere con l’emissione delle Richieste preliminari d’offerta, delle Richieste di
Progetto di dettaglio e poi con l’emissione della Lettera d’ordine a conferma del Progetto
di dettaglio, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione
sulla portale www.acquistinretepa.it. Il processo di registrazione è composto da due fasi
distinte e successive:
1. Registrazione Base (chi sei)
2. Abilitazione (che fai)
Per acquistare sul sistema è necessario completarle entrambe.
L’abilitazione come Punto Ordinante consente, ai soggetti autorizzati ad impegnare capitoli
di spesa per conto delle Amministrazioni, di identificarsi come utenti del servizio. A seguito
della abilitazione, una volta effettuata l’autenticazione sul portale inserendo utente e
password, è possibile effettuare acquisti.
L’abilitazione può avvenire nelle due modalità:
• Con firma digitale: in tal caso l’utente potrà effettuare acquisti attraverso tutti gli
strumenti messi a disposizione sulla piattaforma (MEPA, Accordo Quadro,
Convenzioni, etc..) e nel caso delle Convenzioni potrà acquistare tramite tutte le
iniziative di convenzione disponibili;
• Senza firma digitale: in tal caso l’utente non potrà effettuare acquisti su tutte le
Convenzioni disponibili ma unicamente attraverso le convenzioni che consentono
l’emissione dell’ordinativo sia online che via fax
Per effettuare la registrazione è necessario selezionare “Registrati” sul portale
www.acquistinretepa.it e seguire la procedura indicata.
3.2 Procedura di acquisto
Il processo di acquisto, fornitura e collaudo prevede una serie di attività a carico
dell’Amministrazione e del Fornitore di seguito illustrate:
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Attività a carico dell’Amministrazione
…
Attività a carico del Fornitore
Flusso Preliminare
Analisi delle esigenze
dell’Amministrazione
Valutazione Offerta
preliminare
Si
Approvato
Richiesta
Preliminare
di Offerta
Offerta
preliminare
Sopralluogo
10gg
Redazione Offerta
preliminare
Redazione
Progetto di
Dettaglio
Richiesta
Richiesta
Progetto
Progetto di
di
dettaglio
No
Valutazione Progetto
di Dettaglio
Progetto di
Dettaglio
15gg
15gg
No
Approvato
Si
Modifiche al Progetto
di Dettaglio
15gg
Nuovo Progetto
di Dettaglio
Ordine del
Progetto di
dettaglio
3.2.1
5gg
5gg
Fornitura/
Erogazione
Analisi dei requisiti e delle esigenze dell’Amministrazione
L’Amministrazione interessata svolgerà un’attività di analisi dei propri fabbisogni,
finalizzata alla produzione di un Documento intitolato “Analisi dei requisiti e delle esigenze
dell’Amministrazione” ovvero alla compilazione del modulo predefinito “Requisiti ed
esigenze evolutive dell’Amministrazione” (compilando il relativo modulo scaricabile nella
sezione
del
portale
“Sei
un’amministrazione>Che
strumento
vuoi
usare>
Convenzioni>Centrali telefoniche 5>Documentazione”). In questo modo vengono specificati
lo stato attuale dei sistemi e della infrastruttura dell’Amministrazione (opzionale) e le
nuove esigenze. E’ anche disponibile un Help Desk (cfr.2.2.1.3) come ausilio alla redazione
del documento.
3.2.2 Richiesta Preliminare di offerta
A seguito dell’analisi, l’Amministrazione formulerà una “Richiesta preliminare di
offerta”, compilando il relativo modulo scaricabile nella sezione del portale “Sei
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un’amministrazione>Che strumento vuoi usare> Convenzioni Centrali telefoniche
5>Documentazione”.
La “Richiesta Preliminare di Offerta” e il modulo “Requisiti ed esigenze evolutive
dell’Amministrazione” andranno inviati via fax al numero verde 800 166.611.
La presentazione al Fornitore di detta documentazione non costituisce per
l’Amministrazione alcun impegno o vincolo all’acquisto dei sistemi e/o servizi oggetto della
richiesta.
3.2.3 Sopralluogo
In seguito alla ricezione della “Richiesta Preliminare di Offerta” e prima di emettere il
Documento di “Offerta Preliminare”, il Fornitore dovrà eseguire dei sopralluoghi presso le
sedi interessate dell’Amministrazione Contraente, allo scopo di compiere l’attività di
assessment del parco installato e verificare quanto stimato dall’Amministrazione stessa
nella “Richiesta Preliminare di Offerta”. Le date e le modalità di tali incontri dovranno
essere concordate tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente, nel rispetto dei tempi
che il Fornitore è tenuto a rispettare per la consegna del Documento di “Offerta
Preliminare”.
3.2.4 Offerta Preliminare
Il Fornitore, sulla base delle indicazioni riportate nella “Richiesta Preliminare di Offerta” e
sulla base dei sopralluoghi effettuati, presenta all’Amministrazione una Offerta
Preliminare entro 10 (dieci) giorni dall’invio della richiesta. Tale documento contiene:
- l’analisi dei requisiti effettuata dall’Amministrazione Contraente e le possibili
integrazioni derivanti dal sopralluogo;
- il dimensionamento del progetto in termini di sistemi e servizi (per consentire
all’Amministrazione Contraente una corretta valutazione dell’offerta);
- i tempi di realizzazione proposti;
- la quotazione economica preliminare, complessiva e di dettaglio, ovvero la
valorizzazione economica dei sistemi e dei servizi richiesti sulla base del Listino di
Convenzione.
3.2.5
Richiesta Progetto di dettaglio
L’Amministrazione richiedente valuta quanto riportato nell’Offerta Preliminare.
In caso di accettazione, l’Amministrazione invia al Fornitore una richiesta per la redazione
del Progetto di Dettaglio, attraverso la compilazione e l’invio via fax al numero verde 800
166.611 del “Modulo richiesta progetto di dettaglio” scaricabile nella sezione del portale
“Sei un’amministrazione>Che strumento vuoi usare> Convenzioni>Centrali telefoniche
5>Documentazione”.
In caso contrario, l’Amministrazione ha facoltà di richiedere al Fornitore una revisione
dell’Offerta Preliminare, procedendo con un’ulteriore Richiesta Preliminare di Offerta.
La presentazione al Fornitore “Modulo richiesta progetto di dettaglio” costituisce per
l’Amministrazione impegno e vincolo all’acquisto dei sistemi e/o servizi oggetto della
richiesta.
Dal momento dell’invio della Richiesta del Progetto di dettaglio, nel termine di 24 ore, può
annullarlo; scaduto tale termine, la richiesta diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a
darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione.
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Le Amministrazioni Contraenti provvederanno, prima dell’invio della richiesta del progetto
di dettaglio alla nomina del Responsabile del Procedimento, ai sensi e per gli effetti
dell’art. 10 del D.Lgs. n. 163/06.
3.2.6
Progetto di dettaglio
Entro 15 gg. dalla ricezione del “Modulo richiesta progetto di dettaglio”, il Fornitore
emette il Progetto di Dettaglio. Durante la fase di redazione del Documento di “Progetto di
Dettaglio”, il Fornitore avrà facoltà di effettuare dei sopralluoghi ulteriori presso le sedi
dell’Amministrazione Contraente. Le date e le modalità di tali eventuali incontri dovranno
essere concordate tra il Fornitore e l’Amministrazione Contraente, nel rispetto dei tempi
che il Fornitore è tenuto a rispettare per la consegna del Documento di “Progetto di
Dettaglio”. Durante i sopralluoghi il Fornitore dovrà rilevare l’eventuale esistenza di altri
sistemi (centralini, linee dirette, etc.) non indicati dall’Amministrazione nel Documento
“Richiesta Preliminare di Offerta”, e concordare con l’Amministrazione Contraente caso
per caso le soluzioni da adottare (per l’integrazione o l’eliminazione dei suddetti sistemi).
Il Fornitore dovrà articolare il Documento di “Progetto di Dettaglio” nelle seguenti 2
componenti:
1. Documento di “Assessment della rete”: descrive l’analisi della struttura della rete
fonia/dati dell’Amministrazione Contraente
2. Documento di “Progetto Esecutivo”, contenente le specifiche progettuali di
dettaglio, che dovrà includere i seguenti punti:
• l’assessment corretto degli impianti di telefonia esistenti;
• la segnalazione dell’esistenza di situazioni di grave non conformità degli
impianti, a fronte delle quali il Fornitore dovrà proporre una soluzione per il
loro superamento. Esse tuttavia non esimono il Fornitore dall’obbligo della
presa in carico dell’impianto secondo quanto richiesto nel presente
Capitolato, se l’Amministrazione, presa conoscenza dello stato
dell’impianto e dei fattori di rischio associati alle non conformità,
approverà comunque il Progetto di Dettaglio;
• la segnalazione di situazioni di particolare criticità per l’acquisizione di
parti di ricambio per impianti che rendono impossibile il rispetto dei termini
e delle condizioni previste nel presente Capitolato. In tale caso il Fornitore
dovrà specificare gli SLA ai quali è disposto a prendere in carico l’impianto,
ferme restando le condizioni economiche del servizio;
• la descrizione delle attività di presa in carico che dovrà effettuare, incluse
eventualmente quelle relative alla messa a punto dell’infrastruttura locale
(sul PBX ed accessoria) necessaria per la telegestione;
• il piano dei tempi previsti a partire dalla data di ricezione dell’Ordinativo di
fornitura,
• la quotazione definitiva dei servizi richiesti.
I dettagli sui tempi delle attività, contenuti in ogni singolo progetto esecutivo, devono
rispettare i livelli di servizio descritti nel capitolo 5 della presente guida.
Entro il termine di 15 (quindici) giorni solari dalla ricezione del “Progetto di dettaglio”,
l’Amministrazione Contraente può:
a. approvare il “Progetto di dettaglio” medesimo mediante invio di una “Lettera
d’ordine a conferma del progetto di dettaglio (Lotto2)”, come indicato al
successivo paragrafo 3.2.7;
b. richiedere al Fornitore di apportare modifiche al “Progetto di dettaglio”
medesimo, il quale dovrà essere ripresentato dal Fornitore entro i successivi 5
(cinque) giorni solari, pena l’applicazione delle penali di cui al paragrafo 4.2, con
le modifiche richieste; in tal caso, l’Amministrazione Contraente dovrà procedere
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alla approvazione del modificato “Progetto di dettaglio” entro 15 (quindici) giorni
solari dalla ricezione della versione definitiva del “Progetto di dettaglio”.
Tuttavia, qualora il contenuto del “Progetto di dettaglio” evidenzi una inadeguatezza della
infrastruttura di rete esistente presso l’Amministrazione Contraente, ovvero una
inadeguatezza dei sistemi e/o dei servizi richiesti dalla medesima Amministrazione
Contraente, tali da comportare un incremento delle condizioni economiche superiore al 10%
(dieci per cento) rispetto a quanto definito dal Fornitore nella “Offerta Preliminare”,
l’Amministrazione Contraente può:
a. recedere dal Contratto di fornitura; in tal caso, il Fornitore prende atto e rinunzia
ora per allora a qualsiasi pretesa di risarcimento e/o di indennizzo e/o di rimborso
spese,
b. accettare tale incremento mediante invio di una “Lettera d’ordine a conferma
del progetto di dettaglio (Lotto2)”, come indicato al successivo paragrafo 3.2.7.
Entro 5 (cinque) giorni dalla accettazione del progetto di Dettaglio da parte
dell’Amministrazione Contraente il Fornitore è tenuto ad avviare ed eseguire il servizio
richiesto, dandone contestualmente comunicazione all’Amministrazione Contraente
mediante invio di una “lettera di avvio del servizio”.
Limitatamente al Servizio di adeguamento del parco installato, entro 15 (quindici) giorni
solari dalla accettazione del progetto di Dettaglio da parte dell’Amministrazione
Contraente il Fornitore è tenuto ad effettuare la consegna della fornitura completa
corredata da una “lettera di avvenuta consegna” che riporta tutti gli estremi delle bolle di
accompagnamento dei materiali consegnati. Il Fornitore ha poi 7 (sette) giorni solari, a
partire dalla data della “lettera di avvenuta consegna”, per installare e configurare tutti i
sistemi previsti. Al termine di tale attività il fornitore emetterà un documento di “Pronti al
Collaudo”.
3.2.7
Emissione della Lettera d’ordine a conferma del progetto di
dettaglio
La presente convenzione consente l’emissione della “Lettera d’ordine a conferma del
progetto di dettaglio (Lotto 2)” sia online che via fax.
La modalità operativa con la quale l’utente potrà operare varia in base al fatto che in fase
di abilitazione abbia dichiarato o meno di possedere la firma digitale.
Utente abilitato con firma digitale: una volta effettuato il login sul portale
www.acquistinretepa.it, inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di
abilitazione, l’utente:
• ricerca a catalogo la “Lettera di ordine per progetti di networking”;
• aggiunge al carrello la riga di catalogo opportuna (“Lettera d'ordine a conferma
del progetto di dettaglio (Lotto 2)” fornitore Fastweb);
• dal carrello, procede con la creazione dell’ordine riportando nel campo quantità il
valore economico complessivo indicato nel Progetto di dettaglio e indicando nel
campo note:
o il numero di Progetto di dettaglio, eventualmente allegando il progetto
stesso o parte di esso (ad esempio il computo metrico);
o il CIG (Codice Identificativo Gara) “derivato” rispetto a quello della
Convenzione;
• procede alla generazione del formato elettronico dell’ordine e al suo salvataggio
sul proprio PC;
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•
dopo aver ricaricato a sistema il documento firmato digitalmente, effettua l’invio
dell’ordine al fornitore tramite il sistema.
Da questo momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento dell’ordine
attraverso le funzioni rese disponibili nella sezione Area Personale.
Si ricorda che al PO abilitato con firma digitale verrà sempre richiesto di firmare
digitalmente gli ordinativi, anche nel caso di iniziative di convenzione che prevedono
entrambe le modalità online e fax.
Utente abilitato senza firma digitale: una volta effettuato il login sul portale
www.acquistinretepa.it, inserendo il nome utente e la password rilasciati in fase di
abilitazione, l’utente:
• ricerca a catalogo la “Lettera di ordine per progetti di networking”;
• aggiunge al carrello la riga di catalogo opportuna (“Lettera d'ordine a conferma
del progetto di dettaglio (Lotto 2)” fornitore Fastweb);
• dal carrello, procede con la creazione dell’ordine riportando nel campo quantità il
valore economico complessivo indicato nel Progetto di dettaglio e indicando nel
campo note:
o il numero di Progetto di dettaglio, eventualmente allegando il progetto
stesso o parte di esso (ad esempio il computo metrico);
o il CIG (Codice Identificativo Gara) “derivato” rispetto a quello della
Convenzione;
• procede alla generazione del formato elettronico dell’ordine e al suo salvataggio
sul proprio PC;
• invia l’ordine via fax al fornitore, dopo averlo firmato manualmente;
• dopo aver inviato l’ordine, dall’elenco degli ordini, disponibili nella sezione
Area Personale, seleziona “Inviato” per modificarne lo stato. In questo modo il
fornitore riceve comunicazione dell’invio anche tramite il sistema (oltre che
con la ricezione del fax). Infatti, come riportato nelle Condizioni generali
all’Art. 3 c.4, “resta fermo l’obbligo per il Punto Ordinante, al fine di dar corso
alla gestione telematica dell’Ordinativo di Fornitura, di comunicare a Sistema,
attraverso l’apposita funzione, l’intervenuto invio dell’Ordinativo stesso”.
Da questo momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento dell’ordine attraverso
le funzioni rese disponibili nella sezione Area Personale.
Per la modalità di trasmissione dell’ordine via fax, non è necessario far seguire l’originale
dell’ordinativo per posta ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente
firmato e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93).
Si precisa che le Amministrazioni Contraenti provvederanno, prima dell’invio della Lettera
d’ordine a conferma del progetto di dettaglio, ai sensi e per gli effetti dell’art. 3 della
Legge 13 agosto 2010 n. 136 e s.m.i., degli artt. 6 e 7 del Decreto Legge 12 novembre 2010,
n. 187, nonché della Determinazione dell’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici n.
8 del 18 novembre 2010, alla indicazione sulla medesima lettera d’Ordine del CIG (Codice
Identificativo Gara) “derivato” rispetto a quello della Convenzione e da esse richiesto.
Nella richiesta di tale CIG "derivato", è, però, necessario fare riferimento al CIG relativo al
lotto 2 della convenzione medesima, reperibile nell'epigrafe del testo della Convenzione
pubblicata sul sito www.acquistinretepa.it e di seguito riportato:
Lotto 2: 04649790CF
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Tiene obbligo precisare, altresì, che il CIG (ivi incluso quello derivato) come evincesi dal
dato letterale della norma, e, comunque, giusta quanto osservato al riguardo dalla AVCP
nella determinazione n. 8/2010, rileva principalmente ai fini del pagamento, di talchè, nel
caso in cui l'Amministrazione fosse impossibilitata ad ottenere il CIG derivato dall'AVCP in
tempi compatibili con l'esigenza di invio dell'ordinativo di fornitura, la mancata indicazione
del CIG "derivato" nell'ordinativo di fornitura non potrà costituire motivo ostativo
all'accettazione e al perfezionamento dell'ordinativo, a condizione che l'Amministrazione si
impegni verso il Fornitore a comunicare detto codice tempestivamente al fine di consentire
il suo inserimento nella fattura.
4. Condizioni economiche
4.1 Corrispettivi e Tariffe
I prezzi de servizi e delle forniture offerti sono riportati nel documento “Corrispettivi e
tariffe” disponibile sul portale www.acquistinretepa.it nella sezione Sei una
amministrazione>Che strumento vuoi usare>Centrali telefoniche 5>Documentazione>Lotto
2.
4.2 Penali
4.2.1
Valore delle penali
In caso di mancato rispetto dei parametri di SLA richiesti nel presente Capitolato Tecnico o
proposti dal Fornitore, il Fornitore sarà tenuto a corrispondere all’Amministrazione
Contraente e/o a quella Aggiudicatrice (come indicato nella colonna “Soggetto avente
diritto alla penale” delle Tabelle seguenti), le penali di seguito riepilogate fatto salvo, in
ogni caso, il risarcimento del maggior danno subito.
Parametro
Tempo di
emissione dell’
“Offerta
Preliminare”
Tempo di
emissione del
“Progetto di
Dettaglio”
Contesto di
riferimento
Singola
Fornitura
Singola
Fornitura
Valore target
Valorizzazione
della penale
Soggetto avente
diritto alla
penale
10 giorni solari
Amministrazione
Aggiudicatrice
(qualora non si
arrivi
all’emissione di
un Ordinativo di
Fornitura )o
Raddoppio
Amministrazione
dell’importo della Contraente (in
penale oltre la
caso di emissione
quarta settimana di un Ordinativo
(5 giorni )
di Fornitura)
a) Prima emissione
del “Progetto di
Dettaglio”:
15 giorni solari
100 € per ogni
giorno solare di
ritardo rispetto
Amministrazione
alla data prevista Contraente
b) Successiva
Raddoppio
100 € per
settimana (5
giorni ) di ritardo
rispetto alla data
prevista
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emissione del
“Progetto di
Dettaglio”:
5 giorni solari
Tempo di
consegna
(limitatamente al
Singola
Servizio di
Fornitura
adeguamento
della fornitura)
Tempo di
installazione e
configurazione
(limitatamente al Singola
Servizio di
Fornitura
adeguamento
della fornitura)
dell’importo della
penale oltre la
seconda
settimana (5
giorni )
250 € per ogni
settimana (5
giorni ) di ritardo
rispetto alla data
prevista
15 giorni solari
Amministrazione
Contraente
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
seconda
settimana (5
giorni )
250 € per ogni
settimana (5
giorni ) di ritardo
rispetto alla data
prevista
7 giorni solari
Amministrazione
Contraente
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
seconda
settimana (5
giorni )
250 € per ogni
settimana (5
giorni ) di ritardo
rispetto alla data
prevista
Tempo di avvio
del servizio
Parametro
Singola
Fornitura
Amministrazione
Contraente
5 giorni solari
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
seconda
settimana (5
giorni )
Penali relative alle attività di progettazione e start-up
Contesto di
riferimento
Tempo di
esecuzione
Singola
delle prove di Fornitura
collaudo
Valore target
Valorizzazione della
penale
Soggetto avente
diritto alla
penale
100 € per ogni giorno
Prima prova:
solare di ritardo
15 giorni dalla data
Amministrazione
rispetto alla data
di pronti al
Contraente
prevista
collaudo
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Seconda prova:
10 giorni dalla data
di termine della
prima prova
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il quinto
giorno
Completamento
delle prove in caso
di erogazione del
servizio già avviata:
15 giorni dalla data
di esito negativo
della attività di
collaudo
Penali relative alle attività di collaudo
Parametro
Contesto di
riferimento
Valore target
Valorizzazione
della penale
Soggetto avente
diritto alla
penale
100 € per ogni ora
di ritardo
Gold:
0,5 ora
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
3°ora di ritardo
75 € per ogni ora
di ritardo
Tempo di
risposta al
disservizio
Singola
Fornitura
Silver:
3 ore
Amministrazione
Raddoppio
Contraente
dell’importo della
penale oltre la
6°ora di ritardo
25 € per ogni ora
di ritardo
Bronze:
6 ore
Tempo di
risoluzione del
Singola
disservizio
Fornitura
(Severity Code 1)
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
12°ora di ritardo
500 € per ogni ora
di ritardo
Gold:
2 ore
Amministrazione
Raddoppio
Contraente
dell’importo della
penale oltre la
6°ora di ritardo
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250 € per ogni ora
di ritardo
Silver:
4 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
12°ora di ritardo
100 € per ogni ora
di ritardo
Bronze:
8 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il
secondo giorno
(48 ore) di ritardo
250 € per ogni ora
di ritardo
Gold:
4 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
10°ora di ritardo
125 € per ogni ora
di ritardo
Tempo di
risoluzione del
Singola
disservizio
Fornitura
(Severity Code 2)
Silver:
8 ore
Raddoppio
dell’importo della Amministrazione
Contraente
penale oltre il
secondo giorno
(48 ore) di ritardo
100 € per ogni
giorno lavorativo
di ritardo
Bronze:
12 ore
Tempo di
risoluzione del
Singola
disservizio
Fornitura
(Severity Code 3)
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il
terzo giorno (72
ore) di ritardo
125 € per ogni ora
di ritardo
Gold:
6 ore
Amministrazione
Raddoppio
dell’importo della Contraente
penale oltre il
secondo giorno
(48 ore) di ritardo
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100 € per ogni
giorno lavorativo
di ritardo
Silver:
12 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il
terzo giorno (72
ore) di ritardo
50 € per ogni
giorno lavorativo
di ritardo
Bronze:
16 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il
quinto giorno (120
ore) di ritardo
100 € per ogni ora
di ritardo
Gold:
1 ore
Tempo di
intervento su
chiamata
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
3°ora di ritardo
75 € per ogni ora
di ritardo
Singola
Fornitura
Silver:
3 ore
Amministrazione
Raddoppio
Contraente
dell’importo della
penale oltre la
6°ora di ritardo
25 € per ogni ora
di ritardo
Bronze:
6 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
12°ora di ritardo
Penali relative al servizio di assistenza tecnica e manutenzione
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Parametro
Contesto di
riferimento
Valore target
Valorizzazione
della penale
Soggetto avente
diritto alla
penale
300 € per ogni
giorno lavorativo
di ritardo
Gold:
Raddoppio
1 giorno lavorativo dell’importo della
penale oltre il
3°giorno
lavorativo di
ritardo
200 € per ogni
giorno lavorativo
di ritardo
Tempo di
intervento su
chiamata
Singola
Fornitura
Silver:
2 giorni lavorativi
Amministrazione
Raddoppio
dell’importo della Contraente
penale oltre il
5°giorno
lavorativo di
ritardo
100 € per ogni
giorno lavorativo
di ritardo
Bronze:
4 giorni lavorativi
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il
6°giorno
lavorativo di
ritardo
300 € per ogni ora
di ritardo
Gold:
3 ore
Tempo di
Singola
riconfigurazione
Fornitura
da remoto
Silver:
6 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la 5°
ora di ritardo
Amministrazione
200 € per ogni ora Contraente
di ritardo
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la 8°
ora di ritardo
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100 € per ogni ora
di ritardo
Bronze:
12 ore
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre la
15° ora di ritardo
Penali relative ai servizi accessori di assistenza
Parametro
Tempo di
sospensione
del servizio
per attività
concordate
Parametro
Consegna di
report da
parte del
Fornitore
Contesto di
riferimento
Valore target
Valorizzazione della
penale
Soggetto avente
diritto alla
penale
100 € per ogni
minuto di ritardo
Singola
Fornitura
30 minuti
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il
5°minuto di ritardo
Penali relative alla continuità del servizio
Contesto di
riferimento
Singola
Fornitura
Valore target
Il Fornitore dovrà
inviare tali report
all’Amministrazion
e Contraente ed
all’Amministrazion
e Aggiudicatrice
entro il
quindicesimo
giorno lavorativo
del mese
successivo a quello
del mese cui il
report si riferisce
Valorizzazione della
penale
20 € per ogni giorno
ritardo
Raddoppio
dell’importo della
penale oltre il 15°
giorno di ritardo
Amministrazione
Contraente
Soggetto avente
diritto alla
penale
Amministrazione
Contraente
Penali relative al monitoraggio della qualità del servizio
4.2.2
Procedure di applicazione delle penali
Le fasi operative del procedimento relativo all’applicazione delle penali sono:
1. Rilevamento del presunto inadempimento da parte del Fornitore.
L’Amministrazione Contraente, individuate eventuali situazioni che possono
configurarsi come possibili inadempimenti da parte del Fornitore agli obblighi
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contrattualmente assunti con la sottoscrizione della Convenzione, ne dovrà dare
comunicazione al Fornitore stesso riportando, con descrizione circostanziata, tutti gli
elementi a supporto della contestazione ed eventuale applicazione della penale
indicando i riferimenti contrattuali che la legittimano. A tal riguardo sarà di aiuto,
nell’accertamento dell’inadempimento, procedere con l’ausilio dello Schema Penali
PP.AA. riportato nel Capitolato Tecnico al paragrafo 6.
Lo schema riporta tutti gli elementi necessari per il corretto accertamento
dell’inadempimento e la determinazione del conseguente importo delle penali:
- l’elenco dei livelli di servizio, atti a garantire una corretta esecuzione del
contratto e sanzionabili con penale in caso di inadempimento;
- gli adempimenti relativi all’esecuzione della fornitura del bene/servizio;
- i riferimenti alla documentazione contrattuale (Convenzione);
- i criteri di accertamento dell’inadempimento (modalità e documenti di riscontro,
frequenza del controllo del livello di servizio);
- i criteri di calcolo dell’importo della penale;
- il soggetto preposto all’applicazione della penale
2. Contestazione al Fornitore
La contestazione della penale al Fornitore deve avvenire in forma scritta e deve
necessariamente, dettagliare i riferimenti contrattuali e la descrizione
dell’inadempimento (inclusi i documenti richiamati al punto 1 - Rilevamento del
presunto inadempimento). Qualora l’Amministrazione lo ritenga opportuno, la
contestazione può contenere il calcolo economico della penale.
La comunicazione di contestazione da parte dell’Amministrazione Contraente deve
essere indirizzata in copia conoscenza a Consip S.p.A., in base a quanto prescritto
nelle Condizioni Generali.
Si allega in calce al presente documento, a titolo esemplificativo, lo standard di
lettera di contestazione penali utilizzabile dall’Amministrazione Contraente.
Controdeduzioni del Fornitore
Il Fornitore dovrà comunicare, in ogni caso, per iscritto, le proprie deduzioni,
supportate da una chiara ed esauriente documentazione, all’Amministrazione
medesima nel termine massimo di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione della
contestazione stessa.
In assenza di risposta da parte del Fornitore entro i termini previsti, ovvero nel caso
di deduzioni ritenute non sufficienti dall’Amministrazione Contraente sulla base di
un’attenta analisi della documentazione contrattuale, l’Amministrazione stessa dovrà
comunicare per iscritto al Fornitore la ritenuta infondatezza delle suddette deduzioni
e la conseguente applicazione delle penali.
Sempre con comunicazione scritta, l’Amministrazione dovrà provvedere a rendere
edotto il Fornitore della eventuale inapplicabilità delle penali a fronte della
valutazione delle controdeduzioni da questi prodotte.
3. Accertamento della sussistenza/insussistenza delle condizioni di applicazione
delle penali e quantificazione delle stesse
Qualora le controdeduzioni non pervengano all’Amministrazione Contraente nel
termine indicato, ovvero, pur essendo pervenute tempestivamente, non siano
ritenute idonee dall’Amministrazione a giustificare l’inadempienza contestata,
Acquisti in Rete della P.A. – Guida alla Convenzione – Centrali telefoniche 5 – Lotto 2
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potranno essere applicate (previa comunicazione scritta al Fornitore) le penali
stabilite nella Convenzione, a decorrere dall’inizio dell’inadempimento.
Le stesse saranno quantificate utilizzando i parametri già definiti nella Convenzione
stessa e procedendo con la puntuale applicazione dei criteri per il calcolo
appositamente richiamati nello Schema Penali PP.AA., riportato nel Capitolato
Tecnico al paragrafo 6.
Nel caso di esito positivo della valutazione delle controdeduzioni del Fornitore,
l’Amministrazione, dovrà provvedere a comunicare per iscritto al Fornitore la
eventuale non applicazione delle penali.
L’ applicazione delle penali può avvenire in base alle seguenti modalità:
a. Riduzione della cauzione definitiva per un importo pari a quello delle penali: è
data facoltà all’Amministrazione Contraente di rivalersi sulla cauzione prodotta
dal Fornitore all’atto della stipula della Convenzione. Ai fini dell’escussione della
cauzione, dovrà essere presentata apposita richiesta scritta a Consip S.p.A.
includendo una copia di tutta la documentazione relativa alla procedura di
contestazione.
b. Compensazione del credito: è data facoltà all’Amministrazione Contraente di
compensare i crediti derivanti dall’applicazione delle penali di cui alla
Convenzione con quanto dovuto al Fornitore a qualsiasi titolo, quindi anche con i
corrispettivi maturati.
Resta ferma la possibilità per il fornitore di comunicare tempestivamente
all’Amministrazione la propria volontà di rimettere direttamente l’importo delle
penali tramite Bonifico Bancario su conto corrente (o postale) intestato
all’Amministrazione e da questa indicato.
In fase di applicazione delle penali occorre tener presente il limite legale previsto
per l’ammontare complessivo delle stesse (la somma di tutte le penali da applicare).
Le Condizioni Generali individuano il limite complessivo massimo pari al 10% (dieci
per cento) dell’ammontare del contratto/dell’ordinativo di fornitura. In ogni caso,
l’applicazione della penale non esonera il Fornitore dall’adempimento contrattuale,
fermo restando il caso specifico di diffida dal continuare nell’esecuzione del
contratto.
Si allega in calce al presente documento, a titolo esemplificativo, uno standard di
lettera di applicazione penali utilizzabile dall’Amministrazione Contraente.
Ulteriori tutele
• Risarcimento del maggior danno
Considerato che ciascuna Amministrazione Contraente potrà applicare al Fornitore
penali nella misura massima del 10% (dieci per cento) del valore del proprio contratto
di fornitura, il Fornitore prende atto, in ogni caso, che l’applicazione delle penali
previste nella Convenzione non preclude il diritto delle singole Amministrazioni
Contraenti di richiedere il risarcimento degli eventuali maggiori danni. Se, infatti, è
stata convenuta anche la risarcibilità del danno ulteriore ai sensi del comma 1
dell'art. 1382 c.c., il debitore inadempiente dovrà pagare gli interessi di mora ed
eventualmente il maggior danno (art. 1224 c.c.), ma non nel loro intero ammontare
(data l'impossibilità di cumulare penale e risarcimento integrale) bensì nella
differenza tra l'ammontare di questo e la penale.
• Risoluzione del contratto
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Le Amministrazioni Contraenti, per quanto di proprio interesse, potranno risolvere di
diritto il contratto anche nel caso in cui il Fornitore avesse accumulato, in corso
d’anno, penali per un importo pari o superiore alla misura massima del 10% (dieci per
cento) del valore del proprio contratto di fornitura (Condizioni Generali).
• Recesso dal contratto
Le Amministrazioni Contraenti, per quanto di proprio interesse, hanno diritto nei casi
di:
- giusta causa,
- reiterati inadempimenti del Fornitore, anche se non gravi,
di recedere unilateralmente da ciascun singolo contratto di fornitura, in tutto o in
parte, in qualsiasi momento, senza preavviso (Condizioni Generali).
• Esecuzione in danno
L’esecuzione in danno è un istituto che permette all’Amministrazione Contraente di
affidare a terzi la fornitura dei servizi oggetto del contratto per cui si è verificato il
grave inadempimento imputando le spese aggiuntive al Fornitore. Ciò può avvenire
qualora il Fornitore non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale.
L’esecuzione in danno è una forma ulteriore di tutela dell’Amministrazione
Contraente rispetto ai suddetti strumenti di risoluzione contrattuale e può avvenire
previa diffida.
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5. Livelli di servizio
Tranne ove espressamente specificato, i valori dei parametri di SLA descritti nei paragrafi
seguenti saranno misurati in riferimento alla finestra temporale di erogazione dei servizi
associata al profilo di qualità richiesto dall’Amministrazione Contraente e di seguito
riportata:
Finestra di erogazione dei servizi
Profilo Bronze
Profilo Silver
Profilo Gold
Lun-Ven 8.00 - 17.00
oppure Lun-Ven 9.00 –
H24, 7 giorni su 7
18.00;
Sab 8.00 - 14.00
Finestra di erogazione dei servizi
Lun-Ven 8.00 - 17.00
oppure
Lun-Ven 9.00 – 18.00
I guasti segnalati all'Help Desk del Fornitore saranno codificati con una classe di severità del
disservizio (Severity Code), in base alla gravità del problema riscontrato.
L’assegnazione dello specifico Severity Code dovrà essere repentinamente segnalata (in
accordo con il profilo di servizio contrattualizzato) dall’Help Desk al referente nominato
dall’Amministrazione Contraente tramite uno degli strumenti di comunicazione disponibili
(telefono, fax, posta elettronica, etc.) descritti nell’Offerta Tecnica.
Sulla base del Severity Code assegnato, insieme a una prima diagnosi effettuata da remoto
del disservizio, l’Help Desk dovrà fornire una stima dei tempi di ripristino e delle modalità
di intervento nel rispetto dei parametri di SLA nel seguito definiti.
I Severity Code sono identificati nella Tabella seguente:
Severity
Code
Descrizione
1
Guasto Bloccante: guasto che comporta l’inutilizzo delle funzionalità previste per
più del 40% delle utenze gestite dall’impianto telefonico.
2
Errore Grave: guasto che comporta l’inutilizzo delle funzionalità previste per una
percentuale delle utenze gestite dall’impianto telefonico compresa fra il 20% ed il
40%.
3
Disservizio: guasto che comporta l’inutilizzo delle funzionalità previste per meno
del 20% delle utenze gestite dall’impianto telefonico.
Classificazione dei Severity Code
5.1 Attività di progettazione e start-up
Le attività di progettazione e start-up verranno monitorate sulla base dei seguenti
parametri di SLA:
- Tempo di emissione dell’ “Offerta Preliminare”: è definito come il tempo,
misurato in giorni solari, che intercorre tra la data di ricezione da parte del
Fornitore della "Richiesta Preliminare di Offerta" (emessa dall’Amministrazione
Contraente) e la data di ricezione da parte dell’Amministrazione Contraente del
Documento di “Offerta Preliminare” redatto dal Fornitore.
- Tempo di emissione del “Progetto di Dettaglio”: è definito come il tempo,
misurato in giorni solari, che intercorre tra la data di ricezione da parte del
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-
-
-
Fornitore dell’ “Modulo richiesta progetto di dettaglio” (emesso
dall’Amministrazione Contraente) e la data di ricezione da parte
dell’Amministrazione Contraente del Documento di “Progetto di Dettaglio”
redatto dal Fornitore. Vengono identificati due differenti valori del parametro, in
funzione di:
a) prima emissione del “Progetto di Dettaglio”;
b) successiva emissione del “Progetto di Dettaglio”.
Tempo di consegna: è definito come il tempo, misurato in giorni solari, che
intercorre tra la data di ricezione da parte del Fornitore della “Lettera d’ordine a
conferma del progetto di dettaglio” (emessa dall’Amministrazione Contraente) e
la data di avvenuta consegna della Fornitura completa (a cura del Fornitore) solo
limitatamente al servizio di adeguamento. Contestualmente al completamento
della consegna il Fornitore avrà l’obbligo di rilasciare all’Amministrazione
Contraente una “lettera di avvenuta consegna”.
Tempo di installazione e configurazione: è definito come il tempo, misurato in
giorni solari, che intercorre tra la data della “lettera di avvenuta consegna” e la
data del “Documento di pronto al collaudo” (questo parametro è relativo al solo
servizio di adeguamento).
Tempo di avvio del servizio: è definito come il tempo, misurato in giorni solari,
che intercorre tra la data di ricezione da parte del Fornitore della “Lettera
d’ordine a conferma del progetto di dettaglio” (emessa dall’Amministrazione
Contraente) e la data di comunicazione di presa in carico dei sistemi e avvio dei
servizi.
Il Fornitore, pena l’applicazione delle relative penali ad essi associate descritte nel
paragrafo 4.2, dovrà impegnarsi a rispettare i valori dei livelli di servizio descritti nel
presente paragrafo come indicato nella seguente tabella:
Parametro
Valore
Tempo di emissione dell’ “Offerta Preliminare”
10 giorni solari
a)
15 giorni solari
b)
5 giorni solari
Tempo di emissione del “Progetto di Dettaglio”
Tempo di consegna
15 giorni solari
Tempo di installazione e configurazione
7 giorni solari
Tempo di avvio del servizio
5 giorni solari
Valori dell’attività di progettazione e start-up
5.2 Attività di collaudo
Le attività di collaudo saranno monitorate sulla base del seguente parametro di SLA:
- Tempo di esecuzione delle prove di collaudo, (limitatamente al servizio di
adeguamento) articolato in 3 distinti parametri:
a) Prima prova: il tempo, misurato in giorni solari, che intercorre tra la data
di consegna del “Documento di pronti al collaudo da parte del Fornitore
e la data di termine delle attività di collaudo a carico del Fornitore.
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b) Seconda prova: il tempo, misurato in giorni solari, che intercorre tra la
data di termine dell’attività di collaudo (eventualmente) non andata a
buon fine e la data di termine della seconda attività di collaudo a carico
del Fornitore.
c) Completamento delle prove in caso di erogazione del servizio già
avviata: il tempo, misurato in giorni solari, che intercorre tra la data di
esito negativo della prova di collaudo e la data di termine delle attività di
collaudo con esito positivo (nel caso in cui l’Amministrazione Contraente si
sia riservata di usufruire comunque del servizio oggetto di collaudo).
Il Fornitore dovrà impegnarsi a rispettare le Soglie Minime definite nella Tabella seguente,
pena l’applicazione delle relative penali descritte nel paragrafo 4.2:
Parametro
SMR
Tempo di esecuzione delle prove di collaudo
Prima Prova
15 giorni solari
Tempo di esecuzione delle prove di collaudo
Seconda Prova
10 giorni solari
Tempo di esecuzione delle prove di collaudo
Completamento delle prove in caso di erogazione del
servizio già avviata
SMR delle attività di collaudo
15 giorni solari
5.3 Servizi di assistenza tecnica e manutenzione
I servizi di assistenza tecnica e manutenzione verranno monitorati sulla base dei seguenti
parametri di SLA:
- Tempo di risposta al disservizio: tempo, misurato in ore lavorative, che
intercorre tra la segnalazione del disservizio da parte dell’Amministrazione
Contraente e la comunicazione, da parte dell’operatore dell’Help Desk, della
diagnosi di massima del disservizio, della previsione su modalità e tempistiche di
ripristino nonché del Severity Code assegnato al guasto.
- Tempo di ripristino: tempo, misurato in ore lavorative, che intercorre tra la
segnalazione del disservizio rilevato dall’Amministrazione Contraente e la
chiusura1 dello stesso.
- Tempo di intervento su chiamata per attività di manutenzione: tempo,
misurato in ore lavorative, che intercorre tra la richiesta di intervento effettuata
dall’Amministrazione Contraente per attività di manutenzione da parte del
personale tecnico del Fornitore e l’inizio dell’intervento stesso.
Tutti i parametri di SLA sopra elencati si intendono calcolati all’interno della finestra
temporale di erogazione del servizio relativa al profilo di qualità prescelto.
Il Fornitore dovrà impegnarsi a rispettare le Soglie Minime definite nella Tabella seguente,
pena l’applicazione delle relative penali nel paragrafo 4.2:
Parametro
SMR
1
La chiusura del disservizio viene catalogata dall’Help Desk del Fornitore previa accettazione da parte
dell’Amministrazione Contraente, a conferma dell’avvenuto ripristino della corretta operatività del
servizio.
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Severity
Code
Descrizione
Bronze
Silver
Gold
6
3
0,5
1
8
4
2
2
12
8
4
3
16
12
6
Tempo di risposta al
disservizio
Tempo di risoluzione
del guasto
Tempo di intervento su
chiamata per attività di
6
3
manutenzione
SMR dei servizi di assistenza tecnica e manutenzione di tipo base
1
5.4 Servizi accessori di assistenza
I servizi accessori di assistenza (saranno monitorati sulla base dei seguenti parametri di
SLA:
- Tempo di intervento su chiamata: tempo, misurato in giorni lavorativi, che
intercorre tra la richiesta di intervento effettuata dall’Amministrazione
Contraente per attività trasloco e/o variazione da parte del personale tecnico del
Fornitore e l’inizio dell’intervento stesso.
- Tempo di riconfigurazione da remoto: tempo, misurato in ore lavorative, che
intercorre tra la richiesta di riconfigurazione di utenze da parte
dell’Amministrazione Contraente che abbia contrattualizzato il servizio di
telegestione dei sistemi e l’istante di espletamento di tale richiesta da parte del
Fornitore.
Tutti i parametri di SLA sopra elencati si intendono calcolati all’interno della finestra
temporale di erogazione del servizio relativa al profilo di qualità prescelto.
Il Fornitore dovrà impegnarsi a rispettare le Soglie Minime definite nella Tabella seguente,
pena l’applicazione delle relative penali descritte paragrafo 4.2:
SMR
Parametro
Bronze
Silver
Gold
Tempo di intervento su
chiamata
4 giorni
lavorativi
2 giorni
lavorativi
1 giorni
lavorativi
Tempo di riconfigurazione da
remoto
12 ore
lavorative
6 ore lavorative
3 ore
lavorative
SMR dei servizi accessori di assistenza
5.5 Continuità del servizio
La continuità dei servizi erogati dal Fornitore verrà monitorata sulla base del tempo di
sospensione del servizio per attività concordate, definito come il tempo di durata di
interruzione del servizio dovuto all’esecuzione di un’attività di:
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ampliamento della centrale telefonica (incluse variazioni dimensionali, riguardanti
anche le linee voce/dati);
- upgrade della centrale telefonica o di sue specifiche componenti (organi centrali,
organi periferici, schede, etc.);
- variazioni di configurazione della centrale telefonica.
Il parametro si intende calcolato all’interno della finestra temporale di erogazione del
servizio relativa al profilo di qualità prescelto.
-
Il Fornitore dovrà impegnarsi a rispettare le Soglie Minime definite nella Tabella seguente,
pena l’applicazione delle relative penali descritte paragrafo 4.2:
Parametro
SMR (tutti i lotti)
Tempo di sospensione
del servizio per singola
30’
attività concordata
Valori obiettivo dei parametri di SLA di continuità del servizio
5.6 Reportistica
Con riferimento a tutti i parametri di SLA elencati nel presente capitolo, il Fornitore dovrà
redigere e fornire all’Amministrazione Contraente (per le gli ordinativi di pertinenza) dei
report indicanti:
- periodo temporale di riferimento del report;
- descrizione dei parametri di SLA oggetto di misura;
- valori assunti dai parametri di SLA oggetto di misura;
- importo delle eventuali penali associate ai parametri di SLA i cui valori misurati
non abbiano rispettato i valori target contrattualizzati.
Nel report inoltre il Fornitore dovrà indicare il livello di efficacia della telegestione
(rapporto tra il numero delle segnalazioni guasti acquisite dal sistema di telegestione e il
numero totale delle segnalazione di guasti sugli stessi PBX).
Tali report saranno inviati dal Fornitore a ciascun Responsabile di Progetto-PA della singola
Amministrazione Contraente (con riferimento agli ordinativi di pertinenza) ed
all’Amministrazione Aggiudicatrice (con riferimento a tutti gli ordinativi di ciascun lotto).
Tali report, in formato file.xls, dovranno consentire l’individuazione del superamento dei
parametri di SLA in maniera agevole.
Il Fornitore dovrà produrre tali report con cadenza mensile. Per quei parametri di SLA il
cui periodo di misura è esteso a 4 (quattro) mesi, la determinazione del valore di misura e
dell’importo dell’eventuale penale ad esso associata sarà presente nei report con cadenza
quadrimestrale (es. presente nel report di gennaio, assente nei report di febbraio, marzo e
aprile, presente nel report di maggio, etc).
Il Fornitore dovrà inviare tali report all’Amministrazione Contraente ed all’Amministrazione
Aggiudicatrice entro il quindicesimo giorno lavorativo del mese successivo a quello del mese
cui il report si riferisce.
6. Riferimenti del fornitore
Tel.
Fax
800 177.777
800 166.611
HELP DESK
Mail
[email protected]
Web
https://convenzionipa.fastweb.it/
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7. Allegati
7.1 Allegato 1 – Standard di lettera contestazione penali
Roma,
Prot. n.
Raccomandata a.r. anticipata a mezzo fax
al n. ……………….
Spett.le
“denominazione
e
indirizzo
Impresa; se RTI denominazione e
indirizzo Impresa mandataria”
c.a. “referente fornitore”
[eventuale, in caso di RTI]
Spett.le
e p.c. “nome e indirizzo mandanti”
Oggetto: denominazione della Convenzione per esteso stipulata in data inserire la data
di stipula lotto/i inserire il lotto/i di riferimento ordinativo di fornitura inserire
l’ordinativo di riferimento - contestazione addebito ai sensi dell’art. XX delle
Condizioni Generali della Convenzione.
Con riferimento alla convenzione e all’ordinativo di fornitura in oggetto, la scrivente
Amministrazione
formula
la
presente
per
contestare
formalmente
a
Codesta/o
Impresa/RTI/Consorzio quanto segue.
[descrizione”circostanziata”
dell’inadempimento
totale
o
parziale
o
del
ritardo
nell’adempimento oggetto di contestazione]
[es.: i beni oggetto della fornitura avrebbero dovuto essere consegnati, ai sensi dell’art.
…..della convenzione entro e non oltre il ………….., mentre a tutt’oggi non sono stati
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consegnati, oppure sono stati consegnati in parte (indicare il numero dei beni oggetto di
mancata consegna), oppure sono stati consegnati in data ………. ].
N.B. : fare riferimento a qualsiasi documentazione idonea e comprovante la circostanza
contestata.
In relazione alle summenzionate contestazioni si rammenta che l’art. XX delle Condizioni
Generali della Convenzione, prevede quanto segue: [riportare testualmente il contenuto
dell’articolo delle Condizioni Generali della Convenzione nel quale è prescritta
l’obbligazione specifica che il fornitore non ha eseguito o non ha eseguito in modo
conforme alla Convenzione e che è oggetto di contestazione].
A mente dell’art. …..della Convezione, in ragione del contestato inadempimento la
scrivente Amministrazione, ha maturato il diritto al pagamento a titolo di penali del
seguente importo complessivo ………………………………, quantificato secondo il seguente calcolo
analitico:
es.: gg. ritardo x importo penale giornaliera
Alla stregua di quanto sopra dedotto e contestato, ai sensi e per gli effetti dell’art. …. delle
Condizioni Generali si invita l’Impresa/RTI/Consorzio in indirizzo a trasmettere alla
scrivente Amministrazione, entro le ore____del giorno_______ ogni eventuale deduzione in
merito a quanto sopra contestato.
A
mente
dell’articolo
testé
richiamato,
si
rammenta
che
qualora
Codesta/o
Impresa/RTI/Consorzio non provveda a fornire entro il termine sopra stabilito le proprie
deduzioni in ordine al contestato inadempimento o qualora le deduzioni inviate da
codesta/o Impresa/RTI/Consorzio, pur essendo pervenute tempestivamente, non siano
ritenute idonee dalla scrivente Amministrazione a giustificare l’inadempienza contestata, si
procederà, previa opportuna comunicazione, all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto
previsto nelle Condizioni Generali, secondo le modalità stabilite nella Convenzione ivi
compresa l’escussione della cauzione definitiva prestata all'atto della stipula della
Convenzione/la compensazione del credito.
Con ogni salvezza in ordine al risarcimento del maggior danno, nonché alle tutele di legge e
di contratto a fronte del contestato inadempimento.
Distinti Saluti
__________________
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7.2 Allegato 2 – Standard di lettera applicazione penali
Roma,
Prot. n.
Raccomandata a.r. anticipata a mezzo fax
al n……………………………..
Spett.le
“denominazione
e
indirizzo
Impresa; se RTI denominazione e
indirizzo Impresa mandataria”
c.a. “referente fornitore”
[eventuale, in caso di RTI]
Spett.le
e p.c. “nome e indirizzo mandanti”
Oggetto: denominazione della Convenzione per esteso, stipulata in data inserire la data
di stipula lotto/i inserire il lotto/i di riferimento ordinativo di fornitura inserire
l’ordinativo di riferimento - applicazione penali per inadempimento / non applicazione
delle penali oggetto di contestazione
In riferimento alla nostra comunicazione del …….. prot. n. …….., relativa alla convenzione e
all’ordinativo di fornitura in oggetto, comunichiamo quanto segue.
[1° caso] Preso atto che codesta/o Impresa/RTI/Consorzio non ha provveduto a fornire
entro il termine ivi stabilito le proprie deduzioni in ordine al contestato inadempimento,
[2° caso] Considerato che le deduzioni inviate da codesta/o Impresa/RTI/Consorzio, con
nota in data …….., pur essendo pervenute tempestivamente, non sono state ritenute idonee
dalla scrivente a giustificare l’inadempienza contestata,
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con la presente Vi comunichiamo formalmente che Codesta Amministrazione procederà
all'applicazione delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali, mediante
escussione della cauzione definitiva prestata all'atto della stipula della Convenzione /
mediante compensazione tra quanto dovuto a titolo di corrispettivo e la corrispondente
somma dovuta a titolo di penale. Specificamente, in base a quanto stabilito dall’art……
della Convenzione.……………provvederemo all’escussione/alla compensazione della somma di
Euro [inserire la quantificazione delle penali prevista dalla Convenzione] .
Vi rammentiamo altresì che la richiesta e/o il pagamento delle penali indicate nella
Convenzione non esonera in nessun caso codesta Impresa/RTI/Consorzio dall’assolvimento
dell’obbligazione la cui inadempienza ha comportato l’obbligo di pagamento della penale in
oggetto.
(NELL’IPOTESI DI ESCUSSIONE DELLA CAUZIONE) Codesta società sarà tenuta a provvedere al
reintegro della cauzione entro il termine di 10 (dieci) giorni lavorativi dal ricevimento della
relativa richiesta effettuata da Codesta Amministrazione, secondo quanto previsto
all’articolo …… comma ……, della Convenzione/delle Condizioni Generali.
[3° caso] Considerato che le deduzioni inviate da codesta Impresa/RTI/Consorzio sono state
ritenute idonee dalla scrivente a giustificare l’inadempienza contestata, con la presente Vi
comunichiamo formalmente che codesta Amministrazione non procederà all'applicazione
delle penali, ai sensi di quanto previsto nelle Condizioni Generali.
Vi rammentiamo tuttavia, che la ritenuta inapplicabilità delle penali indicate nella
Convenzione, non esonera in nessun caso codesta Impresa/RTI/Consorzio dall’assolvimento
dell’obbligazione la cui inadempienza ha comportato motivo di contestazione.
(NEL CASO DI APPLICAZIONE DELLE PENALI) Con ogni salvezza in ordine al risarcimento del
maggior danno, nonché alle tutele di legge e di contratto a fronte del contestato
inadempimento.
Distinti saluti.
_______________________
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