WHITE PAPER
Bonita BPM
Guida introduttiva
Primi passi per trasformare un disegno di processo in un
diagramma con notazione BPMN con Bonita BPM
A cura di Charlotte Adams, Alexandre Bricout e Maria Picard, Bonitasoft BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS) SOMMARIO
1. 2. 3. 4. 5. Introduzione .....................................................................................................................................................................2 Passi per la modellazione di un workflow .........................................................................................................................3 Componenti di Bonita BPM ...............................................................................................................................................3 Risolvere problemi aziendali usando applicazioni basate sui processi ...............................................................................4 Creazione del diagramma di processo ..............................................................................................................................4 5.1. Aprire Bonita BPM Studio e fare clic su New diagram ..............................................................................................4 5.2. Preparazione di un "percorso ideale" del processo ..................................................................................................5 5.3. Modifica del tipo di attività ......................................................................................................................................7 5.4. Divisione delle attività per tipologia di attori .............................................................................................................7 5.5. Aggiunta di percorsi alternativi al “percorso ideale” ................................................................................................8 6. Ulteriori informazioni per la progettazione del processo ..................................................................................................10 Altre risorse per il BPM ............................................................................................................................................................10 1. Introduzione
Come esperto business, potresti avere a che fare con processi non ottimizzati, dunque dispendiosi in termini di tempo, oppure mal gestiti, con conseguente perdita di informazioni. Problematiche frequenti possono essere richieste inevase, attività completate in ritardo o non completate affatto, impossibilità di centralizzare le attività o di seguirne gli sviluppi. State sognando un mondo senza carta? Vorreste una risposta a ogni domanda?
La gestione dei processi aziendali (BPM ‐ Business Process Management) offre un approccio e uno strumento per trasformare i processi in applicazioni semplici e intuitive per il vostro business. Queste applicazioni possono essere implementate nell'azienda, così da eseguire qualsiasi attività dal browser web o persino dai dispositivi mobili come smartphone e tablet, e successivamente seguirla e monitorarla. Ora sei pronto per vivere l'esperienza BPM! Come funziona Bonita BPM?
Si tratta di una metodologia e al contempo di uno strumento finalizzati alla creazione di un'applicazione completa, a partire dalla modellazione del processo. Nell'ottica di un'appropriata metodologia BPM, è auspicabile che tu partecipi alla modellazione del processo e metta a disposizione le tue competenze sul campo. Si tratta di una sfida su due fronti: business e tecnico. Questo documento offre gli strumenti per comprendere come compiere i primi passi dal flusso concettuale del processo alla creazione della relativa applicazione, passando per il disegno del suo workflow. © 2013 Bonitasoft www.bonitasoft.com | 2 BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS)
2. Passi per la modellazione di un workflow
Il primo passo per creare un’applicazione di processo è la modellazione del workflow tramite l’utilizzo di una tavolozza di elementi grafici BPMN 2.0®. Questo implica: 1. individuare l'azione che rappresenta il punto di inizio del processo (per esempio la compilazione di un modulo di richiesta o l’arrivo di un messaggio); 2. indicare in dettaglio i passaggi del processo (per esempio approvare una richiesta, mandare una mail, notificare un superiore, ecc.) creando delle "attività" in Bonita PBM; 3. definire come si conclude il processo. Successivamente, sulla base del workflow creato, il personale IT o un intagratore completerà il diagramma con i componenti automatici necessari a creare un’applicazione di processo, ad esempio inserzione dei dati, creazione dei moduli web e configurazione dei connettori. Nel caso in cui il processo preveda attività umane, le relative informazioni (dati, file, ecc.) saranno fornite dall’utente in carico dell’attività, attraverso la compilazione di un semplice modulo web (accessibile da un browser di un computer o di un dispositivo mobile). Nel caso in cui il processo preveda un’interazione con uno strumento IT esterno (per esempio un CRM, un database, un sistema email), viene configurato o creato un "connettore", che invia/riceve informazioni e aggiorna l'applicazione. 3. Componenti di Bonita BPM
La suite Bonita BPM è composta da tre componenti: 
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Bonita BPM Studio, un'interfaccia grafica utilizzata per la modellazione di processi e configurazione dei componenti tecnici, quali connettori, organizzazione, ecc. Questa componente è pensata sia per tecnici sia per utenti business. Bonita BPM Engine, non visibile dagli utenti finali, è la componente che rende eseguibili i processi. Portale Bonita BPM, l'interfaccia web attraverso la quale l’utente finale può vedere ed eseguire le proprie attività collegandosi al proprio profilo personalizzato. Le attività umane saranno trattate infatti, attraverso la compilazione di moduli web a partire dal portale. Il tuo compito ora è di progettare i tuoi processi in modo efficace!
3 | www.bonitasoft.com © 2013 Bonitasoft BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS) 4. Risolvere problemi aziendali usando applicazioni basate sui
processi
Il ciclo di vita per lo sviluppo di un'applicazione basata sui processi può essere riassunto come segue: Produzione di una lista di
problemi da risolvere
relativi a processi
Disegno dei processi
aziendali
Dare feedback all’ IT
Documentazione dei
processi
Test delle applicazioni
basate sul processo
Transferimento dei
processi modellati & della doc. agli utenti IT
Figura 1. Creazione di un'applicazione basata sui processi Questo white paper si focalizza su due passaggi: Modellazione dei processi aziendali e Documentazione dei processi. Per illustrare in cosa consiste la modellazione di un processo in Bonita Studio, utilizzeremo come esempio quello di Richiesta di ferie da parte di un dipendente. 5. Creazione del diagramma di processo
Una volta elencati tutti i requisiti del processo di richiesta di ferie, è il momento di aprire Bonita BPM Studio e iniziare a disegnare il diagramma del processo. 5.1.
Aprire Bonita BPM Studio e fare clic su New diagram
Qui vediamo, nella lavagna di modellazione, un pool (piscina), ovvero il contenitore nel quale si sviluppa il diagramma di un processo aziendale. Il pool può essere diviso in lane (corsie), ognuna delle quali conterrà le attività del processo relative a un gruppo in utenti come, ad esempio, il reparto dell'azienda. Nel pool troviamo, per default, un elemento Start e uno Step1, che rappresentano l’inizio e la prima attività del processo. © 2013 Bonitasoft www.bonitasoft.com | 4 BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS)
Schermata di Bonita Studio: Figura 2. Selezionando New diagram vengono aperte un pool e una lane contenenti un elemento Start e la prima attività (Step1) Il modo migliore di procedere è disegnare un "percorso ideale", ovvero una versione lineare del processo, nel modo in cui si dovrebbe svolgere. Disegnare le attività e il flusso del processo, dall'inizio alla fine. 5.2.
Preparazione di un "percorso ideale" del processo
Per cominciare, aggiungere tutte le attività previste nel processo Richiesta di ferie da parte del dipendente seguendo un tracciato lineare. 
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Fare clic sulla prima attività e immetterne una descrizione (con un verbo di azione, se possibile). Per inserire la seconda attività, fare clic sul riquadro dell'attività e trascinare il simbolo a destra. Figura 3. Aggiunta di un'attività Per completare il processo, fare clic sull'ultima attività e trascinare la piccola icona rotonda a destra. Fare clic sull'icona rossa denominata end. 5 | www.bonitasoft.com © 2013 Bonitasoft BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS) Figura 4. Completamento di un processo Ecco come apparirà un "percorso ideale" del processo, con un inizio e una fine: Figura 5. "Percorso ideale" del processo di Richiesta di ferie da parte di un dipendente Ora che tutte le attività sono state delineate, è necessario classificarle come attività umane o attività di servizio. L'attività umana, rappresentata dall'icona , deve essere eseguita da un utente finale, per esempio, quando un utente invia un modulo ad un altro utente. L'attività di servizio, rappresentata dall'icona , deve essere eseguita dal sistema; ne è un esempio l'invio di una notifica automatica via e‐mail, oppure la verifica nel database che il dipendente abbia ancora giorni di ferie. Nell'esempio della Figura 5, la prima e la seconda attività (richiesta di ferie inoltrata e risposta del superiore) dovrebbero essere attività umane. La terza, quarta e quinta invece dovrebbero essere attività di servizio. Nel paragrafo successivo vedremo come modificare il tipo di attività da automatico a manuale, per lo Step 2 (Manager Response). © 2013 Bonitasoft www.bonitasoft.com | 6 BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS)
5.3.
Modifica del tipo di attività
Fare clic con il pulsante destro sul riquadro dell'attività e selezionare l'icona dell'attività umana. Figura 6. Modifica di un'attività da automatica a umana Le attività umane possono essere eseguite da diversi attori, che devono essere definiti. 5.4.
Divisione delle attività per tipologia di attori
Per meglio visualizzare le attività afferenti ad un attore, è necessario separarle sulla base dell'attore incaricato di eseguirle. Le attività saranno, dunque, ripartite in swimlane (corsie). Ogni "corsia" contiene le attività appartenenti ai ruoli o le unità organizzative che devono eseguirle. Nell'esempio in uso, abbiamo tre utenti: dipendente, manager, Risorse Umane. Per creare una nuova corsia, trascinare l'apposita icona nella vasca. Ricordiamo che quest'ultima rappresenta un processo all'interno di un'organizzazione o di un'azienda. Figura 7. Creazione di una nuova corsia 7 | www.bonitasoft.com © 2013 Bonitasoft BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS) Dopo aver crearto e rinominato le tre corsie con i nomi dei tre utenti, trascinare ogni attività nella corsia corrispondente, come illustrato qui sotto. A questo punto si ha una visione globale del processo Richiesta di ferie da parte del dipendente. Tuttavia, nella realtà un "percorso ideale" può concludersi in modi diversi. Per esempio, il superiore può approvare o rifiutare la richiesta di ferie del dipendente, e così pure il reparto Risorse Umane. Ognuna di queste diverse opzioni rappresenta un percorso diverso nel diagramma. 5.5.
Aggiunta di percorsi alternativi al “percorso ideale”
Per definire i diversi percorsi si utilizzano delle porte. Vi sono tre diversi tipi di porte: Porta parallela (
): consente attività simultanee in un flusso aziendale. Porta esclusiva ( ): valuta lo stato del processo e, sulla base di una condizione, suddivide il flusso in due o più percorsi che si escludono vicendevolmente. Porta inclusiva (
): suddivide il flusso del processo in uno o più flussi. In questo esempio abbiamo due porte esclusive, una nella quale l'approvazione (o il rifiuto) del superiore crea una condizione e l'altra nella quale l'approvazione (o il rifiuto) delle Risorse Umane crea una condizione. © 2013 Bonitasoft www.bonitasoft.com | 8 BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS)
Figura 8. Aggiunta di due porte esclusive È possibile anche aggiungere una porta parallela per attività che hanno luogo simultaneamente: Figura 9. Aggiunta di una porta parallela Per aggiungere una porta, trascinare l'icona corrispondente nell'area di destinazione (dalla tavolozza a sinistra o dal menu contestuale dell’attività). Siete quasi arrivati alla linea del traguardo! L'ultimo passaggio consiste nell'aggiungere una descrizione a ogni attività, per renderla comprensibile al reparto IT. Quest'ultimo dovrà completare la parte tecnica (moduli, configurazioni dei connettori, ecc) per trasformare il processo in un'applicazione vera e propria, con il vostro aiuto e feedback, se necessario (per esempio per testare e approvare la struttura del modulo web). Per aggiungere una descrizione al diagramma, trascinare un riquadro annotazione: 9 | www.bonitasoft.com © 2013 Bonitasoft BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS) Figura 10. Aggiunta di un riquadro annotazione E questo è tutto! La prima parte di un'applicazione di processo è completata, ora siete pronti ad entrare nei dettagli tecnici con il personale IT. 6. Ulteriori informazioni per la progettazione del processo
Le risorse di Bonitasoft elencate qui di seguito offrono ulteriore aiuto nella progettazione del processo e garantiscono il successo dei progetti di BPM. Il white paper Develop a first process application (Sviluppa una prima applicazione di processo) illustra in dettaglio come sviluppare un applicazione per il processo Richiesta di ferie da parte di un dipendente. www.bonitasoft.com/for‐you‐to‐read/bpm‐library/develop‐first‐business‐process‐application Potete anche richiedere un corso di formazione sulla modellazione dei processi da parte degli esperti di Bonitasoft. I corsi sono disponibili presso Bonitasoft a Parigi, oppure in modalità remota presso la vostra sede in italiano, inglese, spagnolo, francese, portoghese, e tedesco. www.bonitasoft.com/how‐we‐do‐it#how‐
we‐do‐it_training Altre risorse per il BPM
Develop a First Business Process Application with Bonita BPM The Ultimate Guide to BPMN Best Practices for Getting Started with BPM www.bonitasoft.com/for‐you‐to‐read/bpm‐library/develop‐first‐business‐process‐application www.bonitasoft.com/for‐you‐to‐read/bpm‐library/ultimate‐guide‐bpmn www.bonitasoft.com/resources/documentation‐library/getting‐started‐bpm‐0 © 2013 Bonitasoft www.bonitasoft.com | 10 BONITA BPM: GUIDA INTRODUTTIVA (PER UTENTI BUSINESS)
Ulteriori informazioni all'indirizzo www.bonitasoft.com 11 | www.bonitasoft.com © 2013 Bonitasoft SEDE CENTRALE
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