INDIATOURISM, MILAN
Via Albricci 9, 20122 Milan,
ITALY.
Tel: +39 02 804952.
TENDER DOCUMENT
TENDER NO. IT MILAN/ BIT/2016
Milan, 20th October 2015
1) To Agencies as per List
2) Indiatourism, Milan: Website:
www.indiatourismmilan.com
Subject:- Quotation for Design & Construction of India Tourism Incredible
India Stand in Borsa International del Turismo (BIT- Milan- 2016):February. 11th-13th- 2016.
Sir/Madam,
India Tourism Milan is one of the 14 overseas offices of the Ministry of Tourism,
Govt. of India participating in the BIT- Milan-2016 scheduled to be held in Milan,
Italy from 11th- 13th February, 2016. It is charged with the responsibility of
marketing and promoting tourism to India in four countries- Italy, Greece, Cyprus
& Malta. The primary objective of this participation is to depict India and its multifaceted tourism products and to provide a platform for Indian Tour Operators,
Travel Agents, Hospitality Chain, Airlines and State Governments to showcase the
Tourism potentials & products of India and promote India as a lucrative Tourist
Destination in the International arena through the Incredible India campaigns.
IndiaTourism, Milan has booked a stand of 160 sq.mtrs. Measurement : 20 mtrs. x
8 mtrs = 160.00 sq.mtrs –Rho Fiera Milano- Pavillion (Hall)-14, Stand Number : :
A 07- B 02. This office requires the services of a professional agency having
requisite experience in handling work of similar nature of International Fairs and
exhibitions for construction of India pavilion at BIT-2016 as per the scope of work
given below. It is expected that the design should reflect the variety, culture and
vibrancy of India as a cultural destination with a touch of its unique tourism
products. The theme of our stand would be “Incredible India” which is the brand
line of our marketing strategies.
SCOPE OF WORK :
Conceptualization, designing and construction of India Pavilion and
providing other related ancillary services at the BIT-2016, Rho Feira
Milano to be held from 11th to 13th Feb, 2015 at International Fairs and
exhibitions for construction of India pavilion at the above Fair, as per the
scope of work given below. It is expected that the design should reflect the
variety, culture and vibrancy of India as a cultural destination with a touch
of its new & niche unique tourism products. The theme of our stand would
be “Incredible India” which is the brand line of our marketing strategies.
B. SPECIFICATION AND REQUIREMENTS :
(1) The area of the stand is 160 sq.mtrs. (Measurement: 20 mtrs. x 8
mtrs= 160.00 sq.mtrs)–Rho Fiera Milano- Pavillion (Hall)-14, Stand
Number : A 07- B 02.
 It should be functional and project the image of “Incredible India”
 The India Pavilion at BIT-2016 will have 20 individual booths of 4sq.mtrs.
preferably located all around the stand for each of the participants supplied with
one table with four chairs, and should have privacy for conducting business. Each
co-exhibitor booth would be individually branded with their logo graphic and each
booth should be equipped with electric point for use of laptop, a garbage bin and a
cabinet with lock and key to keep their materials.
 There should be easy accessibility and visibility. Double sided pictures / signage
are to be produced by the agency, and backdrop with their logos for all participants
/ co-exhibitors in the Pavilion as per the design.
 Each co-exhibitors booth should be properly numbered and displayed prominently.
 The pavilion should essentially reflect Indian décor and ambience and at the same
time a professional and business type lay out best suited for buyer – seller meetings
with effective and adequate branding of the Incredible India as per design.
 Two Reception desks (Required one big in main area at the entrance and
opposite side may be small) / Information Area should be well designed for the
main exhibitor (India Tourism- IT) at the entrance with provision of two high
chairs waste bins, brochure stands and High reception counters along with
provision for display of literature on both sides.
 To Design, fabricate and install the stand
 To provide furniture as per stand design and space,
 To provide Total 2-Big plasma/LED TV Screens (2-TVs at each Reception areas)
with centrally controlled DVD player for continuous screening of tourism films
and other Audiovisual equipment required for presentation
 To provide free Internet connection to the participants (co-exhibitors).
 To provide plants & beautification and liaison with the fair authorities for setting
up of our stand.
 The stand should depict Indian Culture and Tourism attractions with strong visual
impact.
 The design of the stand should include separate storage apprx. 20 sq mtrs, pantry,
VIP lounge area should be with a sofa chairs of good taste and a meeting room
adjacent to VIP lounge with couple of tables with 8 chairs. Sufficient open space
next to pantry area to hold happy hour / cultural demonstrations etc.
 Special attention should be given, to our Logo “Incredible India”, which may be
suspended from the roof to be visible from all fronts, some images and Incredible
India Logo will be provided by us.
 All other ancillary works related to India Pavilion like provision of back drops for
Meeting area, adequate Coat Stands, Coffee / Tea machine provision with milk,
coffee, tea and sugar, mineral water with dispenser, Dustbins with bags / Regular
cleaning of the stand etc. are within the scope of work of the agency.
 Construction of the pavilion at site well in time, maintenance activities during the
period of the fair and dismantling of the pavilion after the event.
 All visual display materials produced will be property of India Tourism, Milan and
should be handed over after the completion of BIT-2016.
 Maximum permitted height of the stand is 6 meters including structural elements
and graphics.
 The Agency should source and display high resolution creatives depicting the
Incredible India images / modern infrastructure of India in the stand.
C. GUIDELINES FOR SUBMITTING TENDERS:
1.
The tender should be submitted in two covers as follows :
Cover-I :Superscribed “ BIT- Milan-2016 - Technical Bid”.
To include the following documents/details:
(i)
Details of the Tenderer
 Profile of the Agency / Company.
 Track record - details of involvement in similar events, with copies of
relevant work orders in support of the details furnished. Experience of
setting up Pavilions/ Booths/ Stands at International Fairs / Exhibitions /
Events as well as at International Tourism related Fairs / Exhibitions
Events during the last three years may be highlighted.
 Specific experience relating to the particular event, if any, with copies
of relevant work orders in support of details furnished.
 All bidders should submit a self undertaking that they have never been
blacklisted by any Government of India Ministry/ Department/
Authority/ Organisation/ Agency.
 Details of any awards won for stand design in the past three years.
(ii) The Concept/ Design of the India Pavilion with detailed layout,
decoration plan, etc. In hard copy as well as on CD.
Cover – 2 : Superscribing “BIT- Milan- 2016 Financial Bid”
To include the following documents / details:
(i) A Financial Bid, duly dated and clearly indicating the cost against each
of the following components.
(a)
Construction, maintenance & dismantling of the pavillion.
(b)
Décoration and Display within the pavillion.
(c)
Transportation of material if to the site and back.
(d)
Expenditure on other activities as listed in the scope of work
above.
(e)
Taxes
(f)
Others
(g)
Total
All bidders should indicate separate cost as above as well as the total cost
inclusive of all taxes if any. The financial bids will be evaluated on the
basis of total cost inclusive of taxes.
(ii) The financial bid should be in Euros.
(iii) The financial bid should contain an undertaking by the agency that the
agency accepts and agrees to abide by the terms and conditions as
mentioned in this tender document number BIT Milan-2016 dated:
20th October, 2015.
(iv) Format for submission of Financial Bids is given in Annexure I :
3.The two sealed covers, superscribed : as “Quotation for BIT- Milan2016 Stand”-* Technical Bid* and ‘BIT- Milan-2016 Financial Bid’ in
Covers I and II respectively should be put up in a separate cover
superscribed “Technical and Financial Bid for BIT- Milan- 2016” with
the details of the company eg. Full Name, Postal Address, Fax, E-mail,
Telephone number of the Tenderer on the bottom left corner of the cover
and submitted to the Mnager, Indiatourism Milan, Via Albricci 9, 20122 Milano, Italy on or before 1700 hrs. of 04th December, 2015. Any
pre-bid enquiries may be addressed to the following e- mail id :
[email protected]
4.
All the documents submitted by the agencies should be signed on
each page by the authorised signatory of the company. The document
should be spiral bound, duly page numbered, and properly indexed. The
agencies who do not submit their bids in the proper format, with required
documents and in the required format would be liable for rejection.
5.
The agencies submitting their bids should also mention that they
agree to the terms and conditions mentioned in the tender document.
D.
OPENING OF BIDS AND SELECTION PROCEDURE:
1. Technical bids will be opened initially by a Constituted Committee
which will evaluate the Technical Bids of the agencies which are
found eligible after initial scrutiny of the bids followed by
Financial Bids by the Constituted committee.
2.
The Technical Bids will be judged following the criteria as
detailed below :
S.No.
Component
Marks
(i)
Experience of setting up Pavilions/
10 marks
Booths/ Stands at International Fairs /
Exhibitions / Events during last three
years
(ii)
Experience of setting up Pavilions/
10 marks
Booths/ Stands at International Tourism
related Fairs / Exhibitions / Events
during last three years
(iii)
Awards received for Pavilions / Booths /
5 marks
Stands at events in (i) and (ii) above.
(iv)
Concept & Design of Pavilion
30 marks
(v)
Effective Utilisation of Space
5 marks
(vi)
Effective Branding in the Pavilion
5 marks
(vii) Innovative ideas and other attractions in
5 Marks
the Pavilion
Total
70 Marks
3.
Whereas, Technical Evaluation will carry a weightage of 70 marks,
financial bids will carry weightage of 30 marks. The agencies scoring 70
per cent marks (49 marks) or above in Technical Evaluation shall be
eligible for opening of their financial bids.
4.
The financial bids of only those agencies that score 70 per cent
marks (49 marks) or above in Technical Evaluation will be opened in the
presence of the constituted committee . Financial evaluation will carry a
weightage of 30 Marks.
5.
The agency which scores the highest aggregate marks on the basis of
technical and financial evaluation (after adding the scores from the
technical and financial evaluation) will be awarded the contract for
construction of the India Pavilion at the event.
E. Terms of Payment: No advance payments will be made. Payment will
be made to the successful bidder as per the following schedule:
(i) Payment of 30% of the total contractual amount will be made by cheque
/ bank draft/ electronic transfer as advance 14 days before the fair.
(ii) Payment of 70% of the total contractual amount will be made through
cheque/bank draft/electronic transfer on completion of the BIT Fair-2016,
dismantling the pavilion and clearing of the site.
F.
ADDITIONAL INFORMATION ;
(i) India Tourism Milan reserves the right to reject or accept any offer
without assigning any reasons whatsoever.
(ii) Incomplete and conditional bids will be rejected outright.
(iii) Any Displays / Translites produced for the India Pavilion at the
event will be the property of the Ministry of Tourism, Govt. of India,
on completion of the event.
(iv)The quotation should be sent in English.
(v)
Validity of Tender: Tender shall remain valid for acceptance for a
period of one year from the date of opening of Tender/or till the end of the
event for which the tenders were called for, whichever is earlier
(vi) Insurance: Insurance, including transit insurance will be arranged
by the service provider.
(vii) Liquidated Damages: In the event of service provider’s failure to
complete the work within the specified time, and as per the requirements of
standards of quality constructions, as mentioned in the tender document,
India Tourism Milan will recover from the service provider, as Liquidated
Damages, a sum of 10 % of the contract price for every day’s delay.
Besides, if the execution is delayed the IT, Milan may take action to debar
the agency from participation in further tenders and/or blacklist the
agency.
(viii) Termination by default: India Tourism Milan reserves the right to
teminate
contract of any agency in case of change in the Government
procedures or for unsatisfactory services.
(ix) Risk – Purchase Clause: If the service provider, after submission of
tender and the acceptance of the same, fails to abide by the Terms and
Conditions of the tender document or fails to complete the work
within the specified time or at any time repudiates the contract, India
Tourism Milan will have the right to :
a) In case IT, Milan gets the incomplete job completed through
alternative sources and if price of completing the work is higher,
the service provider shall pay the balance amount incurred by the
office for completing the work, to IT,Milan.
b) For all purposes, the work order accepted by the bidder and issued
by India Tourism Milan (ITM) will be considered as the formal
contract.
(x) Force Majeure: Neither party will be liable in respect of failure to
fulfil its obligations, if the said failure is entirely due to Acts of God,
Governmental restrictions or instructions, natural calamities or catastrophe,
epidemics or disturbances in the country. If there is a delay in performance
or other failures by the service provider to perform its obligation under its
contract due to event of a Force Majeure, the service provider shall not be
held responsible for such delays/failures. If a Force Majeure situation
arises, the service provider shall promptly notify the ITM in writing of such
conditions and the cause thereof providing sufficient and satisfactory
evidence immediately on occurrence of such event. Unless otherwise
directed by the ITM in writing, the service provider shall continue to
perform its obligations under the contract as far as reasonably practical, and
shall seek all reasonable alternative means for performance not prevented
by the Force Majeure event.
(xi)
(a)
Arbitration:
In event of any dispute or difference between the ITM and the
Agency, such disputes or differences shall be resolved amicably by
mutual consultation. If such resolution is not possible, then the
unresolved dispute or difference shall be referred to arbitration of
the sole arbitrator to be appointed by the Secretary, Ministry of
Tourism on the recommendation of the Secretary, Department of
Legal Affairs (‘Law Secretary’) Government of India. The provision
of Arbitration and Conciliation Act, 1996 (No.26 of 1996) shall be
applicable to the arbitration. The Venue of such arbitration shall be
at New Delhi or any other place, as may be decided by the arbitrator.
The language of arbitration proceedings shall be English.The
arbitrator shall make a reasoned award (the “Award”), which shall be
final and binding on the ITM and the Agency.The cost of the
arbitration shall be shared equally by both the parties to the
agreement i.e.the ITM and the Agency (ies) and the service provider.
However, expenses incurred by each party in connection with the
preparation, presentation shall be borne by the party itself.
(b) Pending the submission of and /or decision on a dispute, difference
or claim or until the arbitral award is published; the ITM and the Agency
shall continue to perform all of their obligations under this Agreement
without prejudice to a final
adjustment in accordance with such award.
(xii) Jurisdiction: The contract shall be governed by the Laws of India.
Manager
India Tourism Milan
ANNEXURE I
FORMAT FOR FINANCIAL BIDS
(To be typed on the letter head of the company)
Date:
We hereby accept the terms and conditions of the tender number.
BIT -2016 dated: 20th October-2015 and provide our financial bid as
follows:
Particulars
(h)
(i)
(j)
(k)
(l)
(m)
(n)
Cost (Euro)
Construction, maintenance & dismantling of the pavilion.
Decoration and Display within the pavilion.
Transportation of material if to the site and back.
Expenditure on other activities as listed in the scope of work above.
Taxes
Others
Total
Applicable rate of Tax or VAT to be clearly stated.
(Signature of Authorised Representative)
Indiatourism, MILANO
Via Albricci 9, 20122 Milano,
ITALIA.
Tel: +39 02 804952.
GARA No. IT MILAN/BIT2016
1) Per Agenzie secondo l'elenco
2) Indiatourism, Milano:
Sito web: www.indiatourismmilan.com
Milano, 20 Ottobre 2015
Oggetto: - Preventivo per la progettazione e costruzione di India Tourism
Padiglione di Incredible India stand in Borsa Internazionale del Turismo
(BIT Milano-2016) 11-12-13 febbraio 2016
Gentili Signori,
Indiatourism Milano,uno dei 14 uffici del Ministero del Turismo Governo
Indiano all'estero intende partecipare al BIT-2016 che si terrà a Milano,
Italia dal 11 al 13 febbraio 2016. Ad esso è affidata la responsabilità del
marketing e della promozione del turismo in India in quattro paesi della
rappresentanza italiana: Italia, Grecia, Cipro e Malta.
L'obiettivo primario della partecipazione a BIT Milano 2016 è di
rappresentare l'India e i suoi prodotti turistici multi-sfaccettati in tutti i suoi
colori e splendori e di fornire una piattaforma per i tour operator indiani,
Agenzie di Viaggio e Tour Operators, Hotel e Centri Benessere, Ospitalità,
rappresentanze di Stato per il Turismo, compagnie aeree e altri, per
mostrare le potenzialità e prodotti di India Turismo e promuovere l'India
come una remunerativa destinazione turistica in ambito internazionale
attraverso le campagne di Incredible India.
Indiatourism, Milano ha prenotato uno stand di 160 Mq. (. Misura: 20
metri x 8 metri = 160,00 Mq.) a Rho Fiera Milano - Padiglione : -14,
numero di stand: A 07-B 02.
Questo ufficio richiede i servizi di un'agenzia professionale con esperienza
necessaria nella gestione di lavori di simile natura di Fiere ed esposizioni
internazionali per la costruzione del padiglione India al BIT, Milano-2016
secondo le qualifiche di lavoro indicate di seguito. Si prevede che il
progetto debba riflettere la varietà, la cultura e la vivacità dell' India come
destinazione culturale, con risalto dei suoi nuovi prodotti di nicchia e
turistici unici. Il tema del nostro stand è "Incredible India", che è la linea
del marchio delle nostre strategie di marketing.
A. CAMPO DI LAVORO:
La concettualizzazione, la progettazione e la costruzione del Padiglione
India e fornitura di altri servizi ausiliari connessi al BIT Milano 2016 che
si terrà dal 11 al 13 febbraio 2016 in occasione di fiera ed esposizione
internazionale come da ambito di lavoro riportato di seguito.
B. SPECIFICHE E REQUISITI:
(1) L'area dello stand è di 160 Mq.. (Misura: 20 metri x 8 metri = 160,00
Mq.) - Rho Fiera Milano –BIT 2016 @ Padiglione:14, Stand numero:
A 07-B 02.
Deve essere funzionale e proiettare l'immagine di "Incredible India"
Il Padiglione India al BIT 2016 avrà 20 posizioni di lavoro individuali di 4
Mq. preferibilmente allineate attorno allo spazio perimetrale dello stand
con paratie divisorie per la privacy durante la conduzione dei loro incontri
per affari. Ogni posizione di lavoro sarà numerata, dotata di un tavolo e
quattro sedie, In ogni posizioni di lavoro verrà affisso singolarmente il
proprio logo grafico e ogni cabina deve essere dotata di punto elettrico per
uso del computer portatile, un cestino dei rifiuti e un armadietto con
serratura e chiave per custodire i propri materiali.
Si richiede facile accessibilità e visibilità ai posti di lavoro menzionati.
Le foto del marchio dell'operatore in entrambi i lati delle paratie del
posto di lavoro e segnaletica, i loghi sullo sfondo per tutti i partecipanti /
co-espositori del Padiglione. devono essere prodotti dall'agenzia come da
progetto
Ogni posizione di lavoro del co-espositore dovrebbe essere
adeguatamente numerata e ben visibile.
Il padiglione deve riflettere essenzialmente arredamento e atmosfera tipica
indiana e nel contempo un lay out di tipo professionale ed imprenditoriale
adatto per la categoria di frequentatori dello stand adeguato al marchio di
Incredible India, secondo il modello proposto.
Si richiedono due banchi Informazioni per il ricevimento ( uno grande
nella zona ingresso principale , mentre quello sul lato opposto può essere
ridotto). La zona informazioni all'ingresso deve essere fornita di banconi
alti di accoglienza con predisposizione per la visualizzazione di cataloghi
su entrambi i lati, oltre a due seggioloni, cestino rifiuti.
-Progettare, fabbricare e installare lo stand
-Fornire i mobili, come da progettazione dello stand e spazio,
- fornitura di 2-grandi schermi al plasma / TV LED (2 TV in ogni area del
ricevimento) con lettore DVD centralizzato per lo screening continuo dei
film turismo e altri apparecchi audiovisivi necessari per le presentazioni
-La fornitura della connessione a Internet gratuita per i partecipanti (coespositori).
-La fornitura di piante e decorazioni e in collegamento con le autorità della
Fiera ( qualora necessario) per la migliore creazione del nostro stand.
-Lo stand deve rappresentare le attrazioni della Cultura e turismo indiano
con forte impatto visivo.
-Il design dello stand dovrebbe includere un ambiente separato di
stoccaggio/dispensa di appross.te. 20 metri quadrati,
La zona VIP lounge dovrebbe essere arredata con un divano sedie di buon
gusto e di una sala riunioni adiacente alla sala VIP, con un paio di tavoli e
8 sedie. Sufficiente spazio aperto vicino alla zona dispensa per le attività di
happy hour /dimostrazioni culturali, ecc
-Particolare attenzione dovrebbe essere data, al Logo "Incredible India",
che può essere sospesa dal tetto per essere visibile da tutti i fronti, alcune
immagini e Incredible India Logo saranno forniti da noi.
-Tutte le altre opere accessorie connesse al padiglione India, come la
fornitura di materiali per l'area riunioni, adeguati appendiabiti, la fornitura
di macchina da caffè / tè con latte, caffè, tè e zucchero, acqua minerale
con dispenser, Cassoni con i sacchetti / regolare pulizia dello stand riunioni
etc . rientrano nell'ambito del lavoro dell'agenzia appaltata.
-La costruzione del padiglione entro i tempi previsti, attività di
manutenzione durante il periodo della fiera e lo smantellamento del
padiglione dopo l'evento.
-Tutti i materiali “videodisplay” presenti nello stand sono di proprietà di
India Tourism Milan e devono essere consegnati alla proprietà dopo il
completamento di BIT-2015.
-Altezza massima consentita dello stand è di 6 metri, incluso gli elementi
strutturali e
la grafica.
L'Agenzia dovrebbe reperire e visualizzare le creatività ad alta risoluzione
raffiguranti la immagini Incredible India / infrastrutture moderne dell'India
nello stand.
C. LINEE GUIDA PER LA PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE:
1. L'offerta deve essere presentata in due copie come segue:
Cartella-I: Titolata "BIT-Milano-2016 – Technical Bid". deve includere
i seguenti documenti / dettagli:
(i) Dettagli dell' offerente
-Profilo dell'Agenzia / Azienda.
-Documentazione dettagliata di precedenti esperienze in eventi simili, con
le copie dei relativi ordini di lavoro a sostegno dei dettagli forniti.
L'esperienza di istituire Padiglioni / Stand / Stand a Fiere Internazionali /
Mostre / Eventi e al Turismo Internazionale legate Fiere / Exhibitions
Eventi nel corso degli ultimi tre anni possono essere evidenziate.
-Nel caso di esperienza specifica nel particolare evento, fornire le copie dei
relativi ordini di lavoro a sostegno dei dettagli forniti.
-Tutti gli offerenti devono presentare una dichiarazione che non sono mai
stati sulla lista nera di qualsiasi Governo dell'India Ministero /
Dipartimento / Autorità / Organizzazione / Agenzia.
-Dettagli di eventuali premi vinti per la progettazione di stands negli
ultimi tre anni.
(ii) Il concetto / disegno del padiglione India con il progetto dettagliato
piano di decorazione, ecc in formato cartaceo e su CD.
Cartella - 2: Titolata: "BIT-Milano-2016 Financial Bid"
Deve includere i seguenti documenti / dettagli:
(i) Richiesta di Gara Finanziaria, debitamente datata e indicando
chiaramente il costo di ciascuno dei seguenti componenti.
(.a) Costruzione, manutenzione e smantellamento del padiglione.
(.b) Decorazione e visualizzazione all'interno del padiglione.
(c) Se i materiali sono trasportati alo stand e riportati fuori dalla fiera.
(.d) Spese per altre attività come elencato nel campo di applicazione del
lavoro di cui sopra.
(e) Imposte
(.f) Altro
(.g) Totale
Tutti gli offerenti dovranno indicare costi separati come sopra, così come il
costo totale comprensivo di tutte le tasse eventuali. Le offerte finanziarie
saranno valutate sulla base del costo totale comprensivo di tasse.
(ii) L'offerta finanziaria deve essere in Euro.
(iii) L'offerta finanziaria deve contenere l'impegno del l'agenzia che accetta
e si impegna a rispettare i termini e le condizioni di cui al presente bando
di gara il numero BIT - Milano-2016 datato: 20 Ottobre 2015
(iv) Format per la presentazione delle offerte finanziarie è dato in Annesso
I:
3.Le due cartelle sigillate, titolate:
"Preventivo per Stand BIT-Milano-2016 " - * Technical Bid *
e 'BIT-Milano-2016 Financial Bid'
Lr cartelle I e II devono essere messe in una cartella titolata "offerta
tecnica e economica per BIT-Milano-2016" (Technical and Financial Bid
for BIT-Milano-2016”) con i dettagli della società es. Nome e cognome,
indirizzo postale, fax, e-mail, numero di telefono dell'offerente nell'angolo
inferiore sinistro della cartella e presentato al Manager, Indiatourism
Milano, Via Albricci 9, -20122 Milano, Italia, prima delle ore.1700 .
del 04 dicembre 2015 Eventuali richieste di informazioni pre-offerta
possono essere inviate al seguente indirizzo e-mail :
[email protected]
4. Tutti i documenti presentati dalle agenzie devono essere firmati in ogni
pagina dal firmatario autorizzato della società. Il documento deve essere
rilegato a spirale, pagine debitamente numerate, e correttamente
indicizzate. Le agenzie che non presentano le loro offerte nel formato
corretto, con i documenti richiesti e nel formato richiesto saranno
responsabili per il rifiuto.
5. Le agenzie che presentano le loro offerte devono ricordare che
accettano i termini e le condizioni indicate nel capitolato d'appalto.
D. APERTURA DELLE OFFERTE E PROCEDURA DI SELEZIONE:
1. Le offerte tecniche saranno aperte inizialmente da un comitato costituito
che valuterà le offerte tecniche delle agenzie che si sono giudicate elegibili
dopo un primo esame delle offerte seguita da offerte finanziarie da parte
del comitato Costituito.
. 2 offerte tecniche saranno valutate secondo i criteri di seguito dettagliati:
S. Valutazione e punteggi
(i) L'esperienza di istituie Padiglioni / Stand / Stand a Fiere Internazionali
/ Mostre / Eventi negli ultimi tre anni
10 punti
(ii)
L'esperienza di istituire Padiglioni / Stand / Stand al Turismo
Internazionale relativa Fiere / Mostre / Eventi negli ultimi tre anni
10 punti
(iii)
Premi ricevuti per Padiglioni / Stand / Stand in occasione di eventi di (i) e
(ii) di cui sopra.
5 punti
(iv) Concept & Design del padiglione
30 punti
(v) L'utilizzo efficace dello spazio
5 punti
(vi) Branding efficace nel Padiglione
5 punti
(vii) Idee innovative e altre attrazioni del Padiglione
5 punti
totale 70 punti
3. Qualora la Valutazione Tecnica raggiunge 70 punti, le offerte
finanziarie 30 punti. Le agenzie che raggiungono 70 per cento del
punteggio (49 punti) o superiore nel Nucleo di Valutazione Tecnica sono
ammesse nella gara delle loro offerte finanziarie.
4. Le offerte finanziarie, solo quelle agenzie che ottengono il 70 per cento
punti (49 punti) o superiore in Tecnico di Valutazione saranno aperte in
presenza del comitato costituito. Valutazione finanziaria porterà un peso di
30 punti.
5. L'agenzia che segna i punteggi migliori sulla base della valutazione
tecnica e finanziaria ( sommando i punteggi della valutazione tecnica e
finanziaria) sarà assegnato l'appalto per la costruzione del padiglione di
India .
E. Termini di pagamento: Non sono previsti anticipi finanziari. Il
pagamento sarà effettuato all'aggiudicatario, secondo il seguente
calendario:
(i) Il pagamento del 30% dell'importo contrattuale complessivo sarà
effettuato tramite assegno / bonifico bancario progetto / trasferimento
elettronico come anticipato 14 giorni prima della fiera.
(ii) Il pagamento del 70% dell'importo contrattuale complessivo sarà
effettuato tramite assegno / bonifico bancario progetto / trasferimento
elettronico al termine della Fiera BIT-Milano 2016, constatato lo
smantellamento sgombro e pulizia del padiglione.
F. INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI;
(i) India Tourism Milan si riserva il diritto di accettare o rifiutare
qualsiasi offerta senza dare alcuna motivazione.
(ii) le offerte incomplete e condizionali saranno respinte a titolo definitivo.
(iii) Qualsiasi arredamento monitor / prodotti per il Padiglione India
saranno di proprietà del Ministero del Turismo, Gov.di India, al termine
della manifestazione.
(iv) Validità della Gara: La gara resta valida per l'accettazione per un
periodo di un anno dalla data di apertura / o fino alla fine della
manifestazione.
(v) Assicurazioni: Assicurazione, compresa l'assicurazione di transito sarà
a cura del fornitore del servizio.
(vi) Liquidazione dei danni: In caso di inadempienza da parte del
prestatore di servizi di completare il lavoro entro il tempo specificato, e
secondo i requisiti delle norme di costruzioni di qualità, come indicato nel
documento di offerta, India Tourism Milan addebiterà al provider del
servizio, come liquidazione del danno, una somma pari al 10%
dell'importo del contratto per ogni giorno di ritardo. Inoltre, se l'esecuzione
è in ritardo IT, Milano può intervenire per
pregiudicare l'agenzia dalla partecipazione ad ulteriori gare d'appalto e / o
blacklist l'agenzia.
(vii) Risoluzione da default: India Tourism Milan si riserva il diritto di
sospendere contratto di qualsiasi agenzia in caso di cambiamento delle
procedure di governo o per i servizi insoddisfacenti.
(viii) Rischio - Clausola Acquisto: se il fornitore del servizio, dopo la
presentazione delle offerte e l'accettazione della stessa, non riesce a
rispettare i termini e le condizioni del bando o non riesce a completare il
lavoro entro il tempo specificato o in qualsiasi momento ripudia il
contratto, India Tourism Milan avrà diritto a:
a) nel caso in cui il lavoro viene consegnato incompleto a IT Milano
provvede al suo completamento appaltando altra compagnia, se il prezzo
del completamento del lavoro è più alto, il fornitore di servizi appaltato
deve pagare la differenza del prezzo sostenuto da India Tourism Milano
per il completamento dei lavori.
b) l'accettazione del contratto di appalto emesso da India Tourism Milano
da parte dell'offerente sarà considerato contratto formale.
(ix) Forza Maggiore: Nessuna delle parti sarà responsabile nella
eventualità di mancata osservanza degli obblighi, se tale fallimento è
interamente dovuto a cause di forza maggiore: restrizioni o istruzioni
governative, calamità naturali o catastrofi, epidemie o tumulti in seno al
Paese. Se c'è un ritardo nell'esecuzione o altri errori da parte del fornitore
di servizi al suo obbligo dettagliato nel contratto per causa di forza
maggiore, il fornitore di servizi non potrà essere ritenuto responsabile di
tali ritardi / fallimenti. Se si verifica una situazione di forza maggiore, il
fornitore di servizi deve prontamente notificare ITM per iscritto di tali
condizioni e la causa di ciò, fornendo subito elementi di prova sufficienti
e soddisfacenti al verificarsi di tale evento. Salvo diversamente indicato
dal ITM in forma scritta, il fornitore di servizi deve continuare a svolgere i
propri obblighi contrattuali per quanto ragionevolmente possibile, e
escogitare ragionevoli mezzi e alternative per le prestazioni non impedite
da causa di forza maggiore.
(x) Arbitrato:
(a) In caso di controversia o differenza tra la ITM e l'Agenzia, tali
controversie o differenze saranno risolte in via amichevole mediante
consultazione reciproca. Se tale risoluzione non è possibile, allora la
controversia irrisolta o la differenza saranno deferite ad arbitrato nominato
dal Segretario, Ministero del Turismo, su raccomandazione del segretario
del Dipartimento degli affari giuridici ('Legge segretario') Governo
dell'India. La fornitura di Arbitrato e Conciliazione Act, 1996 (No.26 del
1996) è applicabile all'arbitrato. La sede di tale arbitrato sarà a New Delhi
o qualsiasi altro luogo, come da decisione dell'arbitro. La lingua del
procedimento arbitrale deve essere l'Inglese. L'arbitro dovrà emanare una
sentenza che sarà definitiva e vincolante per la ITM e l'Agenzia. Il costo
dell'arbitrato sarà condiviso equamente da entrambe le parti l'accordo es:
ITM e l'Agenzia (e) e il fornitore di servizi. Tuttavia, le spese sostenute da
ciascuna delle parti in connessione con la preparazione e la presentazione
sono a carico del fornitore di servizi stesso.
(b) In attesa della presentazione e / o decisione su una controversia,
differenza o reclamo o fino a quando il lodo arbitrale viene pubblicato;
ITM e l'Agenzia continuano a svolgere tutti i loro obblighi ai sensi del
presente accordo che non non pregiudica l'accordo.
(xi) Giurisdizione: il contratto è disciplinato dalle leggi dell'India.
direttore
India Tourism Milan
Annesso I
FORMATO PER OFFERTE FINANZIARIE
(Per essere digitato sulla carta intestata della società)
data:
Con la presente accettiamo i termini e le condizioni del numero di gara.
BIT-Milano 2016 datato: 20 Ottobre 2015 e forniamo la nostra offerta
finanziaria come segue:
Particolari Costo (Euro)
(ix.h) Costruzione, manutenzione e smantellamento del padiglione.
(ix.i) Decorazione e visualizzazione all'interno del padiglione.
(ix.j) Trasporto di materiale se al sito o sterno.
(ix.k) Spese per altre attività come elencato nel campo di applicazione del
lavoro di cui sopra.
(ix.l) Imposte
(ix.m) Altro
(ix.n) Totale
Aliquota della tassa o IVA da essere chiaramente indicate.
(Firma del Rappresentante Autorizzato)
INDIATOURISM, MILAN
Via Albricci 9, 20122 Milan,
ITALY.
Tel: +39 02 804952.
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