Corso base: il processo della logistica farmaceutica, prospettive e sfide per il farmacista SSN. Torino 13-14 marzo 2014 Dentro il magazzino La gestione delle scorte Dr.ssa Daniela IELO Torino, 13 marzo 2014 - La gestione delle scorte - 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Introduzione e obiettivi La struttura logica L’analisi ABC La programmazione di riordino L’analisi del sottoscorta con generazione di proposte L’analisi del sottoscorta con generazione di richieste Le obsolescenze Dimostrazione analisi ABC, ABC incrociata Discussione e conclusioni - La gestione delle scorte - La FARMACOCINETICA è la logistica del farmaco??? La concentrazione plasmatica di un farmaco va vista come la risultante istantanea di eventi che riforniscono i tessuti di principio attivo (assorbimento – distribuzione) e di eventi che lo sottraggono all’organismo (metabolismoescrezione). - La gestione delle scorte - La logistica integrata è un processo trasversale di Pianificazione Organizzazione Controllo delle attività finalizzate a rendere disponibile la cosa giusta, al momento giusto e nel luogo desiderato Efficienza interna: utilizzo ottimale delle risorse e contenimento dei costi Efficacia: capacità di soddisfare le esigenze del cliente - La gestione delle scorte - OBIETTIVO generare e sfruttare informazioni relative ai livelli di scorta e ai comportamenti di approvvigionamento e di consumo, in modo da coordinare nel modo più appropriato i flussi dei materiali e i tempi di giacenza in magazzino: garantire la continuità della fornitura dei prodotti a coloro che generano la domanda interna (reparti, laboratori, ambulatori), contenere il livello delle giacenze al fine di limitare il più possibile il capitale investito nel magazzino e i rischi di mantenimento delle giacenze (deperimento, scadenza, danneggiamento, obsolescenza). STRUMENTI Sistemi PERIODIC REVIEW: riordino di quantità variabili a tempi costanti Sistemi FIXED QUANTITY: riordino di quantità costanti a tempi variabili Sistemi ibridi: ripristino dei livelli di scorta Analisi ABC: utile strumento per determinare l’importanza relativa dei singoli prodotti e differenziare le strategie di approvvigionamento - La gestione delle scorte - ASO/Presidio Ospedaliero Magazzino Farmaceutico F Analisi ABC Programmazione di riordino Analisi del sottoscorta Fornitori Soggetti Ordinanti Proposte d’ordine Generazione ordini Richieste da magazzino Ordini Proposte d’ordine Richieste da reparto Attività sanitaria Gestione scorte di reparto Reparti Unità territoriali Analisi ABC Programmazione di riordino Analisi del sottoscorta Magazzini secondari (sottomagazzino di F) Legenda: Rettangoli entità Ovali attività Frecce documenti - La gestione delle scorte - Il metodo ABC consente di dividere gli articoli immagazzinati in 3 categorie: gruppo A: articoli poco numerosi ma molto costosi e vitali dal punto di vista economico gruppo B: articoli mediamente numerosi e di valore economico medio gruppo C: articoli molto numerosi ma poco costosi e comuni Diagramma di Pareto : analisi ABC % del valore degli scarichi % di codici a magazzino conoscere quali sono gli articoli dei primi 2 gruppi (A e B) permette di concentrare la propria attenzione su un numero ristretto di articoli, sicuri allo stesso tempo di tenere sotto controllo il 90% della spesa. Questo vuol dire che è possibile attuare politiche di approvvigionamento diverse per gli articoli delle tre categorie - La gestione delle scorte APPROV > acquisti > ordini a fornitori > programmazione di riordino La programmazione di riordino Quantità Scorta massima Quantità da ordinare Punto di riordino Livello attuale Scorta minima Periodo di copertura Tempo Politica Periodic Review (quantità variabile e tempi fissi) Adatta sia per i magazzini primari che per quelli secondari Il gestore può incidere sulle quantità ordinate agendo sul periodo di copertura Per i prodotti di classe A, è sconsigliabile definire un periodo di copertura troppo lungo Tale funzione ha lo scopo di generare ordini o proposte di acquisto, e permette di definire, per ogni prodotto, un periodo di copertura, determinando se e quanto è necessario riordinare affinché, alla fine di tale periodo, esista una disponibilità in magazzino pari alla scorta minima: Fabbisogno = CMG * periodo di copertura Delta = Disponibilità – Fabbisogno Se Delta > Scorta Minima, allora Quantità proposta = 0 Se Delta < Scorta Minima, allora Quantità proposta = Scorta minima – Delta - La gestione delle scorte - L’analisi del sottoscorta con generazione di proposte Quantità Quantità da ordinare (EOQ) Scorta massima Punto di riordino Livello attuale Scorta minima Tempo Politica Fixed Quantity (quantità fissa e tempi variabili) Adatta per i magazzini primari, con magazzini secondari consolidati Adatta per i magazzini secondari per i prodotti approvvigionati direttamente presso il fornitore Può essere opportuno trattare separatamente i prodotti A/B, rispetto a C. Le proposte per prodotti dello stesso fornitore possono essere aggregate per generare un unico ordine l'applicativo effettua il confronto con il Punto di riordino: se la giacenza o la disponibilità sono inferiori vengono generate proposte il cui quantitativo corrisponderà al Lotto economico EOQ, eventualmente rettificato per rispettare i vincoli relativi alle unità di imballo E’ possibile definire tolleranze al fine di considerare sottoscorta i prodotti che hanno giacenza/disponibilità di poco superiori al punto di riordino Le proposte seguiranno il proprio iter, fino a diventare ordini - La gestione delle scorte - L’analisi del sottoscorta con generazione di richieste Quantità Quantità da ordinare Scorta massima Punto di riordino Scorta minima Livello attuale Tempo Politica a ripristino di livello Adatta per i magazzini secondari, per i prodotti riapprovvigionati internamente dai magazzini primari Anche se meno vincolante, in quanto si trattano prodotti già acquistati dall’azienda, l’analisi ABC può servire per gestire separatamente prodotti aventi diverso grado di importanza relativa l’applicativo effettua il confronto con il Punto di riordino: se la giacenza o la disponibilità sono inferiori vengono generate richieste per un quantitativo necessario a ripristinare il livello di riordino stesso, eventualmente rettificato per rispettare i vincoli relativi alle unità di imballo Anche in questo caso è possibile inserire tolleranze - La gestione delle scorte - CARATTERISTICHE E TIPOLOGIE DEI PRODOTTI GESTITI DALLE FARMACIE DISPOSITIVI MEDICI FARMACI ESTERI FARMACI FARMACI STUPEFACENTI REAGENTI E DISPOSITIVI IVD GALENICI prodotti a scorta DEPERIBILI prodotti in “transito” CRITICI .... SONO SOLO CODICI/REFERENZE DI MAGAZZINO??? - La gestione delle scorte - Nell'industria l'interdipendenza di funzioni aziendali EFFETTO CAUSE Marketing - Ampliamento gamma Incremento delle prodotti immobilizzazioni delle Reparti - Previsione di utilizzo scorte eccessivamente ottimistiche Acquisti – orientamento prevalente alle economie di scala sconti e minor costi Terapeutico Il Prontuario unitari Aziendale Produzione aumento delle dimensioni dei lotti per ridurre i Elenco costi unitari di dei farmaci ragionato PTO produzione utilizzabili all'interno della Contabilità – modifica del criterio di PNF contabilizzazione delle scorte per Struttura interessata politiche di bilancio Trasporti – riduzione della frequenza di rifornimento depositi periferici per massimizzare il coefficiente di carico dei vettori Repertorio Aziendale Dispositivi Medici - La gestione delle scorte - Si può migliorare solo ciò che si misura Costruire un modello di controllo, al fine di comprendere come intervenire per migliorare Gli indicatori di performance consentono di assumere decisioni razionali i cui risultati sono misurabili. - La gestione delle scorte - - La gestione delle scorte - Vediamo come procedere per effettuare una classificazione ABC: 1.Si elencano gli n articoli in ordine decrescente di valore del consumato (generale o dei centri di costo); 2.si calcola il valore del consumato complessivo; 3.si determina il rapporto fra il valore del consumato di ogni articolo e quello complessivo; 4.si calcolano le somme cumulate dei valori di cui al punto 3); 5.si confrontano i valori di cui al punto 4) con i prefissati limiti delle classi ABC; i valori più frequentemente utilizzati come limiti per le 3 classi anzi dette sono l’80% per la classe A, il 90% per la classe B, il 100% per la classe C; 6.si calcola la percentuale che ogni articolo rappresenta rispetto al totale delle voci e quindi la loro somma cumulata; 7.si confrontano i dati così calcolati e si verifica quali e quanti articoli rientrano in ciascuna classe (ABC); 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Descrizione_Prodotto TYSABRI*300MG IV FL 15ML ALIMTA*IV 1 FL 500 MG MABTHERA*IV 1 FL 500 MG 50ML XOLAIR*150MG SC 1SIR. 1ML SOLIRIS*300MG IV 1 FL VELCADE*1FL 3,5MG CANCIDAS*IV FL50MG+1K JEVTANA*60MG FL1,5ML+FL4,5ML HERCEPTIN*IV 1 FL 150 MG MABTHERA*IV 2 FL 100 MG 10ML ADCETRIS 50MG FIALE EV ORENCIA*250MG IV 3FL+3SIR TARGOSID*IM IV FL200MG+F 3ML INVANZ*1G IV 1FL 20ML OLICLINOMEL N4550E*4S 1500ML AMBISOME*IV10FL 50MG 15/30ML VFEND*IV 1 FL 200 MG VIDAZA*25MG/ML FL 100MG ENDOPROST 50*1F0,050MG/0,5ML ZYVOXID*IV 10 SACC. 2 MG/ML ULTRAVIST*370 1 FL 500 ML ZOMETA*IV 1 FL 4MG + 1F 5ML AVASTIN*25MG/ML 1FL 16ML ECALTA*IV 100MG POLV 30ML REMICADE*IV 1 FL 100 MG MEROPENEM FKI*1G10FL20ML IOMERON 350*INIETT. 1FL500ML BUSILVEX*6MG/ML IV 8F 10ML VECTIBIX*20MG/ML IV 1FL 20ML VFEND*28 CPR RIV. 200 MG ALOXI*250MCG IV 1FL 5ML PROIEZIONE 2012 2013 3.038.545,73 3.029.879,03 1.027.441,58 1.247.537,57 613.353,81 699.871,03 261.289,72 399.059,73 383.598,60 365.332,00 120.684,15 283.441,67 388.351,93 280.084,11 CUM % 25,37 35,82 41,68 45,02 48,08 50,46 52,80 2010 2.338.276,20 1.363.670,70 740.315,31 0,00 383.598,60 276.798,50 338.316,87 2011 2.738.677,83 984.751,43 727.904,52 0,00 328.798,80 229.189,16 239.437,29 0,00 375.059,70 223.341,20 0,00 76.248,34 0,00 272.712,75 211.449,01 0,00 163.202,21 94.350,96 321.025,54 176.062,49 9.999,00 139.715,04 260.919,28 232.240,21 226.628,47 188.357,23 182.020,61 201.797,19 136.999,50 171.026,55 106.422,80 152.617,35 117.303,34 152.596,15 63,21 148.727,19 64,46 101.838,53 116.026,53 121.057,27 133.390,40 65,57 98.844,66 167.423,46 4.153,31 77.151,03 139.972,93 104.216,83 116.900,93 76.539,98 131.848,38 131.727,64 66,68 129.751,13 67,76 122.767,92 68,79 87.116,48 235.850,65 57.370,50 166.641,55 119.287,59 44.628,35 106.165,11 0,00 65.123,90 4.536,86 144.303,25 52.348,21 53.187,20 97.883,85 205.321,33 82.613,52 168.046,89 44.585,86 37.201,21 85.137,15 0,00 62.226,12 27.504,73 56.530,08 53.511,50 51.856,32 111.041,70 164.472,31 92.940,21 172.456,50 78.126,29 56.675,19 64.513,06 0,00 62.683,67 32.041,57 68.139,87 41.878,56 56.039,06 117.563,60 111.794,48 110.661,32 107.216,31 98.780,37 90.675,20 80.561,80 74.791,72 66.903,25 66.540,64 63.006,53 60.491,25 50.953,24 11.339.710,26 11.941.012,45 13.513.220,46 12.051.935,00 54,99 56,93 58,83 60,41 61,93 69,78 70,71 71,64 72,54 73,36 74,12 74,80 75,42 75,98 76,54 77,07 77,58 78,00 - La gestione delle scorte - Vediamo la classificazione ABC incrociata: Si possono utilizzare analisi ABC incrociando il valore del consumato con il VALORE DELLE SCORTE Categoria A/A: alto consumo, alte scorte Categoria C/A: basso consumo, alte scorte immobilizzo scorte Categoria A/C: alto consumo, basse scorte just in time consumi - La gestione delle scorte - Vediamo come procedere per effettuare una classificazione ABC: Descrizione_Prodotto um TYSABRI*300MG IV FL 15ML F ALIMTA*IV 1 FL 500 MG F GILENYA*0,5MG 28 CPS RIG. CP COPAXONE*INIETT.28FL20MG+28F F MABTHERA*IV 1 FL 500 MG 50ML FL IRESSA*250MG 30CPR RIV CP REBIF*4CART 44MCG 24000000UI F AVONEX*4SIR. 30MCG/0,5ML F IMMUNOGLOBULINA UMANA NORMALE 5 G E.V.FLVENITALF GLIVEC*120 CPS 100 MG CP VICTRELIS*200MG 336 CPS CP TASIGNA*200MG 112 CPS CP REBIF*12SIR 44MCG 12000000UI F ESBRIET*267MG 252 CPS CP SOLIRIS*300MG IV 1 FL F XOLAIR*150MG SC 1SIR. 1ML F FLEBOGAMMA DIF*50MG/ML 100ML F AVONEX*30MCG/0,5ML 4PEN F CANCIDAS*IV FL50MG+1K FL VELCADE*1FL 3,5MG F SPRYCEL*100MG 30 CPR RIV CP AFINITOR*10MG 30CPR CP Quantità 1736 999 17402 36386 522 9150 2470 3272 3516 26754 59808 13020 4860 52479 81 1157 1349 1796 689 273 2295 2280 Importo %cum 3.009.078,67 11,22 1221873,44 15,78 1.076.748,75 19,80 951.706,63 23,35 756.905,71 26,17 734.855,39 28,91 661.366,43 31,38 620.692,23 33,70 615.300,00 35,99 492.369,24 37,83 473.702,85 39,59 467.676,13 41,34 434.968,36 42,96 413.480,47 44,50 369.898,65 45,88 366.437,16 47,25 344.857,33 48,54 340.697,81 49,81 304.061,90 50,94 302263,97 52,07 295.314,32 53,17 290.323,92 54,25 ABC_CONSabc_ES A A A A A A A B A A A A B A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A - La gestione delle scorte - Analisi dati logistici regionali 2010 - La gestione delle scorte - - La gestione delle scorte - Indice di rotazione (Ir) Ir = Totale scarichi / scorta media di magazzino 26.808.136,97 1.500.000,00 17,87 - La gestione delle scorte - - La gestione delle scorte - La gestione delle scorte: allocazioni e picking locazioni Per posti condivisi Per posti dedicati Per zone dedicate Disposizione a “spettro grigio” Coordinate di magazzino: X Y Z Ottimizzazione dei percorsi Da non dimenticare nell'ottica di gestione del rischio!!! Sviluppo dei modelli innovativi nel settore della logitica. Studio di fattibilità di un modello di integrazione tra gli ospedali dell'area torinese