Forum Internazionale degli Acquisti Verdi
VIII edizione - Acquario Romano- Casa dell’Architettura, Roma 1-2 Ottobre 2014
www.forumcompraverde.it
SEMINARI E APPROFONDIMENTI A CURA DEL GDL ACQUISTI VERDI
V: Verifiche e Controlli
Promotrice
dell’e-Procurement
Centrale
di committenza
Ottimizza gli acquisti a
livello di sistema
Migliora le performance
d’acquisto dei singoli Enti
Supporto nella gestione degli
acquisti di beni e servizi degli enti
lombardi attraverso gare pubbliche
aggregate
Realizzazione e promozione di soluzioni eprocurement, per la gestione dei processi di
approvvigionamento online
Consulenza
e formazione
Offre consulenza
SUA
Stazione Unica Appaltante
specialistica
agli Enti per la predisposizione delle
proprie gare sia tradizionali che
telematiche e per lo sviluppo dell'eprocurement
> 1700 Enti
Pubblici di
riferimento
Regione
ed Enti regionali
Svolgimento delle gare
in nome e per conto dei singoli Enti
Enti Locali
ed altre PA
Enti Sanitari
V: Verifiche e Controlli
Ottimizzare gli acquisti a livello di sistema
Fabbisogni
degli Enti
Gara
Aggregata
Consultazione
del Mercato
Convenzione
Monitoraggio
Qualità
Attenzione a criteri ambientali e sociali
Green Public Procurement - GPP
Responsabilità Sociale d’Impresa - RSI
ARACA ha introdotto all’interno delle proprie
procedure di gara centralizzate criteri che
incentivano ad acquistare prodotti e servizi
ecologici, salvaguardando la concorrenza e
premiando i prodotti/servizi più innovativi
ARCA sta progressivamente attuando il processo degli
acquisti sostenibili, inserendo “criteri sociali” negli
appalti pubblici.
L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e
tracciabilità della catena di fornitura e prevede la
costruzione di un dialogo strutturato tra le
Amministrazioni aggiudicatrici e i relativi fornitori .
Carta in risme
(1ª , 2ª e 3ª edizione)
Cancelleria
(2ª e 3ª edizione)
Energia elettrica
(2ª e 3ª edizione)
Fotocopiatori in
noleggio
Agenzia
Viaggi
Divise polizia
locale
Appalto precommerciale
Vaccini
Energia
elettrica Ed. 3
Farmaci
Ausili per
incontinenti
V: Verifiche e Controlli
Le gare bandite da ARCA, dal 2007 ad oggi, sono 73, per un totale di oltre 2805 lotti
e una base d’asta complessiva che supera i 3,7 miliardi di euro, di cui più dell’84%
per beni e servizi in ambito sanitario.
Risparmio medio ponderato sui prezzi storici in Millioni €
€ 100
€ 330
€ 230
Specifica enti sanitari
Spesa comune
 Cancelleria ed. 1, 2 e 3
 Antisettici e disinfettanti
 Vaccini ad uso umano, ed. 1,
 Carta in risme, ed. 1, 2 e 3
2, 3, 4, 5 e 6
 Energia elettrica, ed. 1, 2 e 3
 Farmaci, ed. 1, 2 e 3
 Ausili per incontinenti, ed. 1 e
 Agenzia Viaggi
2
 Divise Polizia Locale
 Mezzi di contrasto
 Soluzioni Infusionali
 Vigilanza armata
 Vaccini antinfluenzali,
 Intermediazione pubblicitaria
2012/2013 e 2013/2014
 Assicurazioni RCT/O, ed. 1, 2
…
e3
 …….
Programma Operativo Nazionale Governance e Azioni di Sistema FSE 2007-2013
ASSE E: Capacità istituzionale - Obiettivo specifico 5.5: Rafforzare ed integrare il sistema di governance ambientale
Azione 7A: Azioni orizzontali per l’integrazione ambientale
Data e nome documento
4
TOTALE
Sconto medio
ponderato sui
prezzi storici
d’acquisto: >
17%
V: Verifiche e Controlli
Condivisione delle
metodologie di approccio
agli acquisti valorizzando i
risultati già ottenuti dai
best buyer
Spinta all’innovazione dei
processi delle P.A.
Riduzione dei costi di
sistema connessi alla
realizzazione di procedure
di gara
CUSTOMER
CARE
Risparmi e trasparenza
delle procedure
assicurando la massima
pubblicità delle iniziative
e criteri di aggiudicazione
certi e trasparenti
Attenzione alla soddisfazione degli utenti in
termini di qualità dei prodotti e dei servizi e
riduzione dei tempi di approvvigionamento
Le attività di monitoraggio, tra cui le Verifiche Ispettive, sono funzionali al
raggiungimento dell’obiettivo strategico di garantire la massima
soddisfazione del Cliente
V: Verifiche e Controlli
Obiettivi
Strumento principale
Verifica del rispetto dei termini
contrattuali concordati con il
fornitore
Misurazione
del
livello
soddisfazione del cliente
di
Verifiche ispettive
Customer satisfaction
Reclami
Verifica della qualità dei prodotti
offerti in convenzione
Raccolta indicazioni utili
Flusso dati su ordinativi di fornitura
/ richieste di consegna
Controllo qualità
Procurement Intelligence
Analisi dei flussi
V: Verifiche e Controlli
PROGRAMMA DI
MONITORAGGIO
Rispetto dei livelli di
servizio
(individuazione di eventuali non conformità)
Soddisfazione dei
clienti (Amministrazioni)
Azioni correttive
(miglioramento continuo)
V: Verifiche e Controlli
PREVISIONE DEL PROGRAMMA DI MONITORAGGIO
IN FASE DI PUBBLICAZIONE DELLA
DOCUMENTAZIONE
Trasparenza
Verso concorrenti che partecipano
alla gara
Esito & Sanzioni
Possibilità di prevedere
meccanismi penalizzanti per
verifiche ispettive non conformi
V: Verifiche e Controlli
Le attività di monitoraggio sono previste già in fase di
redazione della documentazione di gara – il caso della
Carta in risme Ed. 3^:
Qualità del prodotto e dei servizi connessi
«Per tutta la durata della Convenzione, ARCA, anche tramite terzi da essa
incaricati, ha la facoltà di effettuare verifiche in corso d’opera, anche a
campione, (…) al fine di verificare eventuali inadempimenti del Fornitore
Offerta di bancali ecologici
nel corso delle verifiche potrà essere verificata l’evidenza nel
bancale del marchio del certificato ambientale posseduto
Offerta di veicoli verdi
nel corso delle verifiche potrà essere richiesta al fornitore una copia
del libretto di circolazione del veicolo usato per la consegna
V: Verifiche e Controlli
Esito & Sanzioni
La verifica si intende positivamente superata, con successiva emissione
del «Verbale di Verifica Ispettiva» solo se:
•Prodotti consegnati sono conformi ai requisiti minimi e alle
caratteristiche tecniche richieste ed offerte
•Vengano rispettati i livelli di servizio stabiliti nel capitolato
In caso contrario si procede alla:
•Sostituzione immediata dei Prodotti, pena la risoluzione del contratto
•Applicazione di penali, nonché risoluzione
V: Verifiche e Controlli
Le verifiche ispettive si svolgono secondo un
processo articolato in quattro fasi principali:
Predisposizione
documentazione
e campione di
Enti
La società di
ispezione
contatta gli
Enti e
predispone ed
esegue il piano
di verifiche
Gli Ispettori,
concluse le
V.I.,
trasmettono
ad ARCA la
relazione di
chiusura
Analisi e
rielaborazione
della
relazione
V: Verifiche e Controlli
Una verifica ispettiva può essere svolta con
differenti modalità
Presso la sede degli Enti
l’ispettore effettua una verifica documentale sul processo di
esecuzione della fornitura e una verifica di prodotto, tramite il
confronto dei prodotti consegnati sia con quanto offerto in sede di
gara sia con quanto richiesto dall’Ente
Presso la sede del Fornitore
l’ispettore effettua una verifica documentale sulle fatture emesse
Attività di Blind Test
per la verifica del funzionamento del Call Center del Fornitore negli
orari e nei giorni stabiliti
V: Verifiche e Controlli
La check list di verifica è suddivisa in 5 macrocategorie
Ad ogni macro-categoria sono associati requisiti
sottoposti a monitoraggio
1) Processo di esecuzione della
fornitura
A. 1 Comunicazioni dal fornitore
A. 2 Trasporto, consegna e installazione
A. 3 Indisponibilità dei prodotti, fuori produzione e
rottura di stock
A. 4 Resi e sostituzioni
A. 5 Consegna fornitura con veicoli verdi
2) Prodotti forniti
B. 1 Corrispondenza caratteristiche prodotti consegnati
con prodotti ordinati
B. 2 Corrispondenza prodotti consegnati / installati con
quanto offerto in sede di gara
3) Servizi integrativi di gestione
C. 1 Applicazione penali
C. 2 Fatturazione
4) Call Center
D. 1 Verifica degli orari
5) Servizi di assistenza tecnica e post
vendita
E. 1 Responsabile della Fornitura
V: Verifiche e Controlli
La valutazione di ciascun requisito si basa su una
scala a quattro valori attraverso cui è possibile
attribuire un livello di conformità.
Conformità
Non
Conformità
Lieve
Non
Conformità
Grave
Non
Conformità
Importante
Punteggio
1
2
3
4
Livello di
servizio
0%
30%
65%
100%
Alert
Warning
On Target
La media aritmetica dei punteggi assegnati a ciascun requisito, afferente alla medesima macrocategoria,
determina il valore dell’indicatore percentuale del singolo requisito.
A sua volta, la media aritmetica di tali indicatori, pesata rispetto al numero di volte che il requisito viene
valorizzato, determina l’Indicatore di Macrocategoria.
V: Verifiche e Controlli
Controllo sulla qualità del Prodotto
Tali verifiche, già previste nei
capitolati tecnici, sono state
svolte con la collaborazione di un
ente ad hoc - Organismo di
Certificazione.
Servizi di analisi tramite Prove di
Laboratorio sulla rispondenza
dei prodotti offerti con gli standard
ISO richiesti in gara
Anche in questo caso è prevista l’applicazione delle penali
sul fornitore e la risoluzione del contratto
V: Verifiche e Controlli
Responsabilità sociale d’Impresa – Definizione
Nel Libro Verde pubblicato nel 2001 la Commissione definisce la responsabilità sociale come
“Integrazione volontaria delle preoccupazioni sociali e ambientali delle imprese nelle loro
operazioni commerciali e nei rapporti con le parti interessate”
Nella comunicazione 681/2011 la Commissione definisce la responsabilità sociale come
la“Responsabilità delle imprese per il loro impatto sulla società”
Responsabilità
economica
Redditività aziendale: efficacia ed efficienza per un uso
razionale delle risorse.
Responsabilità
ambientale
Salvaguardare il territorio e la natura, ridurre i consumi
energetici, riciclare
Responsabilità
sociale
Operare con responsabilità verso tutti gli stakeholder, sia
interni che esterni
V: Verifiche e Controlli
Responsabilità sociale d’Impresa – Il contesto
italiano
Il Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare ha elaborato una proposta
di criteri sociali negli appalti pubblici, proponendo un approccio “semplificato” ed uno
“completo”.
Approccio semplificato
Approccio completo
Le Amministrazioni aggiudicatrici applicano un
Le Centrali di committenza applicano l’approccio
approccio semplificato nei contratti con importi
completo, indipendentemente dall’importo dei
inferiori alle soglie di rilevanza comunitaria,
contratti, quindi sia sotto sia sopra la soglia di
utilizzando un questionario semplificato per il
rilevanza comunitaria.
monitoraggio degli standard sociali
minimi,
Tale approccio prevede l’utilizzo della versione
focalizzato solo sulle fasi finali della catena di
completa del questionario, che è focalizzato su
fornitura.
tutte le fasi della catena di fornitura.
V: Verifiche e Controlli
L’approccio di ARCA agli acquisti sociali
ARCA sta predisponendo il processo degli acquisti sostenibili, inserendo i “criteri sociali” negli
appalti pubblici. L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di
fornitura e prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra l’Amministrazione
aggiudicatrice e i relativi fornitori , che si articola in 2 fasi :
1 ^ fase:
2 ^ fase:
Nel 2011 ARCA ha dato
il via ad una fase di
informazione e
confronto con gli operatori
economici interessati tramite
la pubblicazione di un
questionario rivolto al
mercato della fornitura per
introdurre il concetto di criteri
sociali negli appalti che sarebbero
poi stati considerati e integrati
gradualmente nelle procedure ad
evidenza pubblica indette da
ARCA.
Nel corso del 2012 è stato
promosso il graduale inserimento nelle
procedure ad evidenza pubblica delle
condizioni di esecuzione
contrattuale attinenti ad
esigenze di carattere sociale. Tale fase si
articola nella previsione di clausole
e dichiarazioni
contrattuali, nel
monitoraggio e nella verifica
della conformità ai criteri sociali.
V: Verifiche e Controlli
Primi risultati
Le condizioni di esecuzione contrattuale attinenti ad esigenze di
carattere sociale sono state inserite nelle seguenti procedure di gara:
FARMACI
DISTRIBUTORI
AUTOMATICI
AUSILI PER
INCONTINENTI
APPALTO PRECOMMERCIALE
VACCINI
ENERGIA
ELETTRICA
FARMACI
BIOLOGICI
VACCINI ANTI
INFLUENZALI
GESTIONE
CORRISPONDENZA
CANCELLERI
A E CARTA
TNT PER
SALE
OPERATORIE
IMPORTO COMPLESSIVO A BASE D’ASTA: circa 1,2 MILIONI DI EURO per 1814 LOTTI
V: Verifiche e Controlli
Monitorare la Responsabilità sociale
Trasmissione ai fornitori di un questionario di automonitoraggio di
conformità agli standard sociali minimi con la richiesta di un set di
informazioni
Conduzione di verifiche ispettive
esterne lungo la supply chain
Filiera produttuva
Elenco di fornitori e
sub-fornitori
Attività informativa
sull’aspetto sociale
Applicazioni sul
codice di
condotta
Attività informativa
sull’aspetto sociale
Forum Internazionale degli Acquisti Verdi
VIII edizione - Acquario Romano - Casa dell’Architettura, Roma 1-2 Ottobre 2014
www.forumcompraverde.it
Laura Carpineti
[email protected]
Gruppo di Lavoro Acquisti Verdi
Segreteria tecnica
Ecosistemi srl
Viale Liegi, 32 00198 Roma
Tel. +39 06/68301407
Fax +39 06/92912226
[email protected]
Ente Capofila
Provincia di Cagliari
Settore Ambiente
Ufficio Sviluppo Sostenibile, Nodo In.F.E.A.
Parco di Monteclaro, Via Cadello, 9/B - Cagliari
Tel. 070 5284525 Fax 070 4092054
[email protected]
www.forumcompraverde.it