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Associazione Italiana Utenti Aleph
http://www.itale.it
Università degli Studi
dell’Insubria
Un piano nazionale di migrazione:
obiettivi, aspetti organizzativi,
stato dell’arte, punti critici
Varese – Villa Toeplitz
1° Aprile 2005
Alessandra Bezzi
Università dell’Insubria
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre

Obiettivi

Fasi preliminari e caratteristiche

Pianificazione

Stato dell’arte

Luci ed ombre

Qualche spunto per la revisione del modello
Varese, 01/04/2005
Alessandra Bezzi
2
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Obiettivo nazionale
Rapido allineamento delle istituzioni italiane alla
versione corrente nel contesto internazionale
Obiettivi delle singole istituzioni




Contenimento dei costi di
formazione
Razionalizzazione nell’impiego
delle risorse umane dedicate al
processo di migrazione
Riduzione dei tempi del processo
di migrazione per l’entrata in
produzione
Condivisione di esperienze e
problematiche comuni
Varese, 01/04/2005
Obiettivi del distributore

Alessandra Bezzi
Razionalizzazione del
servizio di assistenza e
manutenzione su un’unica
versione
3
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Le fasi del progetto:




la preistoria
dicembre 2002 accordi preliminari con Atlantis per la definizione di
un piano nazionale di migrazione e sperimentazione della versione
15.02
febbraio-marzo 2003 raccolta dati fra gli Associati su versione in
uso; previsioni di passaggio a nuova versione; disponibilità alla
sperimentazione della versione 15.02
luglio 2003 sperimentazione della versione 15.02 a cura di un
gruppo di lavoro coordinata dal Politecnico di Torino presso cui è
stato installato il server di test. La versione risulta non
adeguatamente sviluppata per il contesto UNIMARC
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Alessandra Bezzi
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Le fasi del progetto:



la preistoria
novembre 2003 proposta di Atlantis - sulla base del nuovo piano di
sviluppo Ex-Libris - di allineare alla versione 14.1 tutte le installazioni
entro marzo 2004 e di passare alla versione 16.02 a partire da
maggio-giugno 2004
dicembre 2003 predisposizione della documentazione tecnica
necessaria agli enti per valutare l’impatto del passaggio alla nuova
versione resa disponibile nell’area riservata del web ITALE.
Presentazione da parte di Atlantis di una proposta di schedulazione
per la migrazione di gruppi di 4 installazioni in contemporanea (9
settimane ciascun gruppo)
Varese, 01/04/2005
Alessandra Bezzi
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Le fasi del progetto:


la storia
12 dicembre 2003 l’Assemblea prende a maggioranza
assoluta la decisione di allineare alla versione 14.1 tutte
le installazioni entro marzo 2004 e di passare alla
versione 16.02 a partire da maggio-giugno 2004. La
posizione costituisce impegno per Atlantis. I soci che
preferiscano effettuare un passaggio diretto dalle versioni
A300 e 11.05 si accorderanno direttamente con Atlantis
senza che per questo il piano di migrazione nazionale
concordato subisca modifiche o ritardi.
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Caratteristiche del piano di migrazione



Calendario concordato con Atlantis
9 gruppi formati da 4 istituzioni omogenee per moduli
utilizzati e livello versione precedente
Formazione per Library Manager su parametrizzazione e
funzionalità dell’applicativo condivisa con suddivisione
dei costi

Condivisione delle esperienze

Formazione dello staff gestita internamente
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Alessandra Bezzi
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Punti chiave per la pianificazione interna
Previsioni di budget



Sostituzione server
Adeguamento periferiche
(PC e/o Schermi)
Formazione (ALEPH;
Oracle/SQL; XML)
Nuove competenze necessarie

UNIMARC (solo A300)

XML

Oracle 9
Tempistica


Risorse umane e
finanziare
necessarie/dedicabili per
ogni fase del processo
Varese, 01/04/2005

Installazione/configurazione
server
Personalizzazione tabelle, GUI
e WEB
Porting procedure/servizi
esterni collegati ad ALEPH

Formazione dello staff

Controllo dati convertiti
Alessandra Bezzi
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Punti chiave per la pianificazione nazionale
Coordinamento per i partner di
ogni gruppo



Grado di omogeneità a livello
di moduli implementati
Possibilità di aggregazione su
base geografica
Tempestività nella condivisione
delle informazioni
Coordinamento con Atlantis



Definizione della tempistica di
dettaglio
Contenuti della formazione
Tempestività nella condivisione
delle informazioni
Coordinamento con
ITALE
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Alessandra Bezzi
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Stato dell’arte
gennaio 2004 - marzo 2005

37 istituzioni aderenti ad ITALE




6 ALEPH300
4 ALEPH500 v. 11.5
27 ALEPH500 v. 14.1
Definizione del calendario



Allineamento alla 14.1 entro marzo 2004
Su 10 enti A300-11.5, 3 hanno effettuato
l’allineamento entro il 2004, 3 effettuano il passaggio
diretto alla 16.2, 1 passato ad altro s/w, 3 in “stand
by”
Su 27 enti 14.1 definita un’ipotesi di migrazione per
25 da maggio 2004 a gennaio 2007
Varese, 01/04/2005
Alessandra Bezzi
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
Piano di migrazione 16.2 per gruppi + allineamenti a 14.1 e passaggi diretti A300-16.2; 11.5-16.2
Legenda
inizio periodo
migrazione
mar/apr-04
mar/apr-04
mar/apr-04
giu-04
giu-04
giu-04
giu-04
ott-04/marzo05
ott/nov-04
ott/nov-04
dic-04/gen-05
dic-04/gen-05
dic-04/gen-05
dic-04/gen-05
mar-05
apr/mag-05
apr/mag-05
apr/mag-05
apr/mag-05
apr/mag-05
lug-05
giu/ago-05
giu/ago-05
giu/ago-05
giu/ago-05
set/ott-05
set/ott-05
set/ott-05
set/ott-05
nov/dic-05
nov/dic-05
nov/dic-05
nov/dic-05
dic-05/gen 06
dic-05/gen-06
gen/feb-06
gen/feb-06
mar/apr-06
mar/apr-06
mar/apr-06
mar/apr-06
dic-06/gen-07
ciclo completato
formazione non condivisa
passaggi diretti
disponibilità per enti che non hanno ancora pianificato la migrazione
g.
1
1
1
1
2
2
2
3
3
3
3
4
5
5
5
5
6
6
7
7
7
7
8
8
8
8
9
9
9
9
10
10
10
10
11
11
11
11
12
Varese, 01/04/2005
ente
Bicocca
Insubria
Scuola Normale
Roma Tor Vergata
IRIS
IULM
Udine
Politecnico Torino
Siena
Camerino
Verona
Salerno
Genova Università
Genova comune
Messina
ENEA
Bergamo
Roma III
Cosenza
Perugia
Napoli Federico II
Palermo
Bolzano Comune
Bolzano Provincia
Sassari
v.
allineamento 14.1
A300 Palermo
A300 Cosenza
A300 Verona
14.01
14.01
14.01
14.01
11.05
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
A300
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
14.01
Crusca
14.01
14.01
14.01
14.01
11.05
14.01
Napoli Partenope
14.01
F. Franceschini
14.01
Alessandra Bezzi
situazione al 21.03.05
pass. diretto a 16.2
Università Pisa
entrata in
produzione
set-04
set-04
mar-05
mar-05
mag-05
mar-05
giu-05
mag-05
apr-05
lug-05
Napoli Dhorn
Potenza
11
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE: luci ed ombre
E
Stato dell’arte
1 aprile 2005
FASI PROCESSO
BIC
INS
SNS
ROMAII
PIS
IRIS
IULM
UDN
PoliTO
SBS
Installazione
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Corso LM
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Corso Appl.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pers.
Tabelle/GUI
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Pers. Web
X
X
X
X
X
X
Verifica
funzionalità
X
X
X
X
X
X
X
Porting
procedure
esterne
X
X
X
X
X
X
X
Controllo
conversione
X
X
X
X
X
X
X
Preparazione
corsi staff
X
X
X
X
X
X
X
Corsi staff
X
X
X
X
X
X
X
Entrata in
produzione
X
X
X
X
X
Varese, 01/04/2005
Alessandra Bezzi
CAM
VER
X
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Nuove versioni e processi di migrazione.
Il primo piano nazionale ITALE
Luci



Visione d’insieme
Allineamento
versioni precedenti
Prima esperienza di
coordinamento a
livello nazionale
Ombre










Analisi
Programmazione
Codificazione delle varie fasi
Condivisione delle esperienze
Suddivisione del lavoro
Varese, 01/04/2005



Analisi di processo non dettagliata
Problemi su varie piattaforme hw/sw
Incognite nel funzionamento del kit di
migrazione
Tempi di risposta alle segnalazioni in fase
di test
Carenze del modulo di formazione per
Library Manager e applicativo
Tempi necessari alla personalizzazione
Tempi necessari alla formazione interna
dello staff
Nuove funzionalità e modifiche del flusso di
lavoro
Alessandra Bezzi
13
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Flusso del processo individuato da Atlantis
START
installazione
Verifica
idoneità
dell’ HW
Durante il corso viene
effettuata la messa a punto
delle tabelle per la prima
Istituzione di ciascun ciclo
Corso
Library
Manager
Comunicazione
installazione
al Cliente
Corso
applicativo
Conversione
dati
Accettazione
Cliente
Controllo
Dati convertiti
Richiesta
licenza
Trasferimento
del software
Varese, 01/04/2005
Scarico e conversione
finale,
entrata in produzione
Alessandra Bezzi
Dati Atlantis 12.12.03
Pisa
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Flusso del processo lato utente
START
Installazione
Corso Library
Manager
Verifica
previsioni di
budget
Corso applicativo
Verifica risorse
umane
dedicabili
Verifica
idoneità
dell’HW
Formazione
(Oracle, SQL, XML)
Personalizzazione tabelle, GUI
e WEB
Preparazione
corso
applicativo per
lo staff
Corso
applicativo per
lo staff
Conversione dei
dati
Adeguamento
periferiche
Sostituzione del
server
Configurazione del
server
Accettazione
Varese, 01/04/2005
Porting
procedure/
servizi esterni
collegati ad
ALEPH
Alessandra Bezzi
Controllo dati
convertiti
Scarico e
conversione finale
Entrata in
produzione
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1
SETTIMANE
ISTITUZIONE 1
installazione
corso library manager
corso applicativo
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 2
installazione
preparazione tabelle
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 3
installazione
preparazione tabelle
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 4
installazione
preparazione tabelle
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 5
installazione
corso library manager
corso applicativo
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 6
installazione
preparazione tabelle
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 7
installazione
preparazione tabelle
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
ISTITUZIONE 8
installazione
preparazione tabelle
conversione dati
controllo conversione
entrata in produzione
Tempistica proposta da Atlantis
E
2
3
4
5
6
7
INSTALLAZIONI
8
9
10
11
12
13
14
Dati Atlantis 12.12.03
Pisa
CORSI
CONVERSIONI DATI
ATTIVITA' UTENTE : preparazione tabelle e controllo dei dati convertiti
Varese, 01/04/2005
Alessandra Bezzi
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SETTIMANE
E
Dal modello teorico alla realtà
1
ISTITUZIONE 1 installazione
corso library manager
corso applicativo
conversione dati
personalizzazione tabelle e GUI
personalizzazione web
verifica funzionalità
porting procedure esterne
controllo conversione
preparazione corsi allo staff
corsi allo staff
entrata in produzione
24-mag-04
ISTITUZIONE 2 installazione
corso library manager
corso applicativo
conversione dati
personalizzazione tabelle e GUI
personalizzazione web
verifica funzionalità
porting procedure esterne
controllo conversione
preparazione corsi allo staff
corsi allo staff
entrata in produzione
24-mag-04
INSTALLAZIONE
CORSI ATLANTIS
CONVERSIONE DATI
ATTIVITA' UTENTI
ENTRATA IN PRODUZIONE
- ATTIVITA' UTENTI NON PREVISTE
Varese, 01/04/2005
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
ancora in corso per accessibilità
06-set-04
ancora in corso per accessibilità
06-set-04
 Non è stato possibile effettuare la sperimentazione sul server di prova
prima dell’inizio del processo di migrazione perché non disponibile
 Un errore nel kit di migrazione relativo ai piani di pubblicazione dei
periodici ha reso necessaria una ulteriore migrazione dei dati di copia
successiva all’entrata in produzione
Alessandra Bezzi
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Dal modello teorico alla realtà




Carenze nell’analisi preliminare
e nelle fasi di organizzazione,
pianificazione e
programmazione
Formazione per LM e nucleo
formatori su applicativo
inadeguata
Carenze di coordinamento



Ritardi nella disponibilità e
malfunzionamenti kit di
migrazione, slittamento dei tempi,
fermo/modifica piano attività
richiesto dagli enti
Interventi di personalizzazione e
test di funzionalità superiori alle
aspettative
Necessità di dedicare tempo e
risorse extra per la predisposizione
dei corsi rivolti allo staff
Insufficiente specificazione di ruoli,
relazioni, responsabilità
Tempo medio per l’entrata in produzione gruppo I prime 4 installazioni:
28 settimane
Varese, 01/04/2005
Alessandra Bezzi
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Qualche spunto per il progetto di
migrazione
Il percorso
Analisi preliminare







Contestualizzazione
Raccolta dati
Risorse utilizzabili (economiche,
know-how, persone)
Vincoli
Rischi
Controllo opportunità
Verifica fattibilità
- singolo ente
- ITALE
Varese, 01/04/2005
Passi operativi








Definizione obiettivi
Individuazione strategie
Organizzazione (specificazione ruoli,
relazioni, responsabilità)
Pianificazione e programmazione
(schedulazione attività)
Gestione
Controllo
Negoziazione
Predisposizione reportistica
Atlantis
Alessandra Bezzi
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E
Qualche spunto per il progetto di
migrazione
Le criticità
Analisi dei risultati






Struttura organizzativa
Monitoraggio
Varianti di esecuzione (disturbi,
rinvii, dilazioni)
Standard di produttività (livello
delle prestazioni)
Expertise attori





Ente
ITALE
Atlantis
Varese, 01/04/2005


Realizzazione degli obiettivi
previsti?
Ottenimento dei benefici attesi?
Tempistica soddisfacente?
Costi mantenuti all’interno delle
previsioni?
Condivisibilità metodologia e
prassi?
Miglioramento dei processi
decisionali?
Accrescimento efficienza/efficacia
all’interno delle organizzazioni?
Miglioramento della comunicazione
fra i vari attori?
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Associazione Italiana Utenti Aleph
http://www.itale.it
Università degli Studi
dell’Insubria
Un piano nazionale di migrazione:
obiettivi, aspetti organizzativi,
stato dell’arte, punti critici
Varese – Villa Toeplitz
1° Aprile 2005
Alessandra Bezzi
Università dell’Insubria