Università degli Studi di Macerata
Laboratorio di Informatica Documentale
Prof. Stefano Pigliapoco
IL PROCEDIMENTO
AMMINISTRATIVO ON LINE:
REQUISITI, METODI E
STRUMENTI
DIEF
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Codice dell’amministrazione digitale
¤ Il codice dell’amministrazione digitale (Co.A.Di.), contenuto nel D.
Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, che entrerà in vigore il 1 gennaio 2006,
riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali:
• [art. 4, c. 2]: il diritto di trasmettere ogni atto e documento alle
pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della
informazione e della comunicazione
• [art. 47 del CO.A.DI]: Le comunicazioni di documenti tra le
pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante
l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del
procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la
provenienza
Re-engineering dei procedimenti
¤
¤
[art. 12, c. 5 e art. 15, c. 2 del Co.A.Di.]: Le pubbliche
amministrazioni provvedono a razionalizzare e semplificare i
procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la
modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle
istanze da parte dei cittadini e delle imprese
[art. 41 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni gestiscono i
procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie
dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi
previsti dalla normativa vigente.
Fasi di un procedimento on line
Autenticazione dell’utente e autorizzazione all’accesso
Compilazione e sottoscrizione di istanze informatiche
Pagamento di eventuali oneri con sistemi elettronici
Trasmissione dei documenti/istanze per via telematica
Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti
Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti
amministrativi
¤ Archiviazione e conservazione dei fascicoli informatici
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Autenticazione on line degli utenti
¤ [art. 64, c. 3 del Co.A.Di.]: a decorrere dal 31 dicembre 2007
non sarà più consentito l'accesso ai servizi erogati in rete dalle
pubbliche amministrazioni con strumenti diversi dalla carta
d'identità elettronica (CIE) e dalla carta nazionale dei servizi
(CNS)
¤ Le procedure e le regole tecniche per l’emissione della CNS sono
definite nel DPR 2 marzo 2004, n. 117, oltre che nel decreto
interministeriale 9 dicembre 2004 e nell’art. 66 del Co.A.Di.;
quelle relative alla carta d’identità elettronica e al documento
d’identità elettronico, invece, sono contenute nel DPCM 22
ottobre 1999, n. 437.
Autenticazione on line degli utenti
¤ Per carta nazionale dei servizi (CNS) si intende il documento
rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via
telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni
¤ L’art. 2, c. 1, del DPR 2 marzo 2004, n. 117, recante il
regolamento per la diffusione della carta nazionale dei servizi,
specifica che «la carta nazionale dei servizi, in attesa della carta
d’identità elettronica, è emessa dalle pubbliche amministrazioni
interessate al fine di anticipare le funzioni di accesso ai servizi in
rete delle pubbliche amministrazioni». Il c. 3 dello stesso articolo
sottolinea che la CNS deve essere rilasciata in alternativa alla
CIE e non in aggiunta, proprio perché le funzionalità della prima
sono incluse nella seconda.
Presentazione istanze per via telematica
¤ [Art. 65, c. 1 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni presentate
alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono valide se:
• sono sottoscritte mediante la firma digitale;
• quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso
della CIE o della CNS (nei limiti stabiliti da ciascuna
amministrazione);
¤ [Art. 65, c. 2 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni inviate con
queste modalità sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni
sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del
dipendente addetto al procedimento
Posta elettronica certificata
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Certezza sulla provenienza dei messaggi
Canali di comunicazione sicuri
Garanzia dell’integrità dei messaggi
Blocco delle comunicazioni che contengono virus informatici
Certificazione della spedizione e della consegna
Avviso di mancato recapito
Log dei messaggi
Compatibilità con la posta elettronica ordinaria
Posta elettronica certificata
¤ [Art. 6, c. 1 e 2, del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni
centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al D. Lgs.
11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e
informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e
che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di
posta elettronica certificata. Tali disposizioni si applicano anche
alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non
sia diversamente stabilito
¤
Posta elettronica certificata
¤ [Art. 4 del D. Lgs. n. 68/05]: i privati che intendono utilizzare il
servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad
ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di
ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni
singolo rapporto intrattenuto tra privati. (….)
¤ [DPCM 31 ottobre 2000] Le Pubbliche amministrazioni
dichiarano l’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale
all’atto dell’iscrizione all’IPA
Sistemi di pagamento elettronici
¤ I sistemi di pagamento elettronici sono indispensabili per la
corresponsione degli oneri dovuti all’atto della presentazione di
determinate istanze (ad esempio, per il pagamento dell’imposta di
bollo o per la fruizione di particolari servizi).
¤ Ai sensi dell’art. 5, c. 1, del Co.A.Di., almeno le amministrazioni
centrali e periferiche dello Stato dovranno attivare tali sistemi di
pagamento a decorrere dal 30 giugno 2007
Il sistema di protocollo informatico
¤ deve:
• integrarsi con il servizio di posta elettronica certificata
• consentire la verifica delle firme elettroniche;
• gestire le ricevute di ritorno, collegandole ai messaggi a cui si
riferiscono
• gestire le situazioni anomale
• consentire la formazione dei fascicoli informatici e la gestione
integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi
Gestione integrata dei documenti e dei
procedimenti amministrativi
Archiviazione ottica e conservazione
¤ Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione,
emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11,
recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione
dei documenti su supporto ottico
¤ Per l’archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili qualsiasi
tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la
registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R,
magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito l’impiego di supporti
anche non ottici purché siano idonei a garantire la conformità dei
documenti agli originali
Formazione del personale
¤ E’ necessario prevedere un’intensa attività di formazione rivolta:
• ai Dirigenti, ai Responsabili dei procedimenti amministrativi e
agli Organi di Governo;
• al personale del Servizio Archivistico;
• al personale cui compete lo svolgimento dei procedimenti
amministrativi;
• al personale del Servizio Sistemi Informativi.