1. Sommario Presentazione
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A cosa serve IDAP?
Possibili applicazioni
Concetti base
Definizione iter
Inserimento di un atto
Ricerca, stampa e modifica degli atti
Automatismi
Sicurezza e accessi
Help
Architettura dell’applicazione
WEB
2. A cosa serve IDAP?
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Gli obiettivi del programma sono:

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
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


Agevolare il lavoro dei vari uffici nella gestione del flusso di documenti
e informazioni relative all’iter degli atti/pratiche, mettendo a
disposizione uno strumento in grado di guidare e mantenere una
precisa traccia degli eventi significativi e dei movimenti dei documenti
Gestire le entità accessorie alla storia di un atto: le materie, le
persone, gli organi e i gruppi di persone in genere
Gestire la composizione storica degli organi e dei gruppi
Registrare la storia degli atti allo scopo di future consultazioni
Rendere disponibile in qualsiasi momento una visione aggiornata della
storia e dello stato di un particolare atto
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La parte più interessante del programma sta nella libertà e facilità con
le quali è possibile trovare qualsiasi informazione nella storia di un atto.
3. Possibili applicazioni
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Gestione pratiche
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Gestione iter di atti politici
(mozioni, ordini del giorno, interrogazioni, etc.)
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Gestione protocollo
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E’ possibile personalizzare ampliamente sia le schermate dell’applicazione
a partire dal nome stesso che compare in alto nella barra della finestra,
sia la struttura dei dati. In questo modo la stessa applicazione può essere
utilizzata sia per la gestione pratiche che atti politici
4. Concetti base
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
Il problema fondamentale che si affronta quando si ha a che fare con
atti, iter e pratiche, è il loro costante cambiamento, che implica la
necessità di cambiare continuamente la struttura dei dati.
La soluzione a tale problema sta nel non utilizzare una struttura rigida
per memorizzare le informazioni di un atto, ma una struttura che
scomponga le informazioni in informazioni elementari. La storia di un
atto viene vista come una sequenza di “eventi”.

L’evento è un “qualcosa che accade all’atto”: come ad esempio passare
ad un determinato ufficio, ricevere un certo visto, ricevere nella propria
“cartella” determinate informazioni. Ogni evento può portare con sé
una singola informazione relativa a un documento o ad una persona,
una data e così via. Spesso viene usato come sinonimo di informazione.

Lo stato di un atto è una particolare condizione in cui si trova l’atto (ad
es. “Presso la commissione competente”, “Pronto per trattazione”, …).
Uno stato può indicare una posizione “fisica” (presso un certo ufficio),
ma anche una posizione “logica” (pronto per procedere).
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5. Definizione iter (automa)
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Definizione dell’iter
Essenziale è ovviamente riuscire a definire esattamente i vari
passi dell’iter mediante gli stati e gli eventi
 La definizione precisa deve coinvolgere le persone che
abitualmente gestiscono l’iter

Concetti chiave per la definizione dell’iter


Ogni evento può avere associato una data ( data dell’evento)
Ad ogni evento si può decidere di associare un dato di un certo
tipo:
 Tipi base: stringhe, numeri, date
 Entità più complesse: persone, organi, altri atti, materie
(esistono form di gestione specifici per ogni entità prevista
per inserimento/modifica)
 documenti (memorizzati nel database, non modificabili)
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Vediamo un esempio di iter...
6. Esempio di iter
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A titolo di esempio viene
riportato un diagramma relativo
ad un ipotetico atto
interrogazione “INT”
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
Presentazione da parte del promotore
del testo.

Presentata: Assegnazione del numero di
protocollo, numero di interrogazione e
dei firmatari.
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
Esame ammissibilità.
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
Dichiarata ammissibile: inserimento del
testo dell’interrogazione e degli organi
interessati.

Pronta per trattazione:catalogazione a
seconda della data della risposta e
quindi archiviazione.
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Ogni freccia rappresenta un evento
Ogni rettangolo rappresenta uno stato
7.2 Inserimento di un atto
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Creato l’atto, si passa in modifica. In basso vengono riportate gli eventi inseribili in
questa fase dell’iter
7.3 Inserimento di un atto
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Per inserire un nuovo evento, occorre selezionarlo dall’elenco in basso e premere
Inserisci. Se l’evento ha un dato associato (in questo caso un numero), compare il
form per l’inserimento di tale dato
7.4 Inserimento di un atto
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L’evento/informazione risulta ora inserito ed è cambiato l’elenco degli eventi
successivi da inserire.
Inseriamo l’evento “numero interrogazione” e proseguiamo
7.5 Inserimento di un atto
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L’evento successivo è “primo firmatario”, che è stato definito in modo che abbia
associato una persona. Quindi, ci verrà chiesto di selezionare la persona fra quelle da
inserire nell’anagrafica.
7.6 Inserimento di un atto
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Per selezionare la persona si può impostare qualunque criterio sui campi.
Premendo Conferma selezione, la persona selezionata viene inserita nell’iter.
7.7 Inserimento di un atto
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Automaticamente viene inserito anche l’evento “carica del firmatario”.
L’elenco degli eventi inseribili è nuovamente cambiato
7.8 Inserimento di un atto
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Inseriamo ora un evento con associato un documento: ”testo interrogazione”
7.9 Inserimento di un atto
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Mi viene chiesto di specificare un numero di protocollo (facoltativo), di selezionare il
file che contiene il documento (premendo il bottone Sfoglia), e di associare
l’applicazione che verrà utilizzata per visualizzare il documento
7.10 Inserimento di un atto
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Otteniamo questo risultato. Diamo quindi conferma.
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Diamo quindi conferma degli eventi inseriti fino a questo punto ( bottone Conferma).
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In questo modo si esce dalla Modifica.
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7.11 Inserimento di un atto
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Gestione tabelle delle entità associate agli eventi
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Per le entità associate agli eventi, che possono essere persone, organi, materie, sono
previsti dei form specifici per la loro gestione, come quello presentato di seguito.
8. Ricerca atti
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Sono possibili due tipi di ricerche:
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Ricerca semplice

Ricerca in base alle caratteristiche essenziali degli atti
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Ricerca avanzata

Ricerca in base a qualsiasi evento inserito nella storia degli atti

Possibilità di utilizzare operatori booleani
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
Possibilità di memorizzare su file l’impostazione della ricerca
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
Possibilità di memorizzare nel database l’impostazione della ricerca (per
mettere a disposizione ricerche predefinite)
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9. Ricerca semplice
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Ricerca in base alle caratteristiche essenziali degli atti quali numero,
oggetto/titolo o data di presentazione
10. Ricerca avanzata
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Possibilità di impostare la ricerca in base ad un qualsiasi evento della
storia e/o ad un suo dato associato
11.1 Ricerca di un atto
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Utilizzando la Ricerca Semplice vogliamo recuperare l’atto che abbiamo inserito
precedentemente, l’ interrogazione n° 853: impostiamo il tipo ed il numero.
11.2 Ricerca di un atto
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Per visualizzare i dati associati agli eventi basta fare doppio click sull’evento
desiderato: verrà visualizzato il form relativo al dato associato
11.3 Ricerca di un atto
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Nel caso di un documento associato, oltre che alle informazioni del documento …
11.4 Ricerca di un atto
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… verrà lanciato anche il programma che permette di visualizzarlo (Microsoft Word in
questo caso):
12. Modifica di un atto
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Ricercato un certo atto, si può passare alla modifica
13. Modifica di un atto
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Eventi inseribili:
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Accessi legati al login: si può decidere quali utenti possono
inserire gli eventi

Condizioni per la visualizzazione degli eventi inseribili: forti o
deboli (per facilitare l’inserimento)
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Concetto di indice (ciclo) di un iter: quando l’iter viene
ripercorso in tutto o in parte

Permette di distinguere gli eventi nel caso si abbiano ad esempio
più “passaggi” dell’atto da uno stesso ufficio
14. Stampe
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Stampe eseguibili all’interno dell’applicazione:
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Lavorano su elenchi di atti ricercati (sia tramite ricerca semplice
che avanzata)
Definiscono un layout per i dati trovati
Sono definibili esternamente dall’applicativo
Sono totalmente personalizzabili
Le stampe tipicamente realizzate, sono stampe RTF con
esecuzione di un visualizzatore RTF (ad es. Microsoft Word)
Utilizzato un linguaggio di reporting (documentato)
Stampe eseguibili esternamente (via interfaccia WEB):
Implementano il concetto classico di report: ricerca e stampa
Creano sempre un file in formato RTF che può essere salvato o
stampato
15. Stampe
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Esempi tipici di stampe eseguibili internamente:
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Informazioni relative agli insiemi di atti trovati (sia tramite ricerca
semplice che avanzata)
la storia degli atti
le “anagrafiche” delle tabelle delle entità: persone, organi, materie,
etc.
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Esempi tipici di stampe eseguibili esternamente:
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Qualsiasi ricerca / stampa: viene utilizzato un linguaggio completo
(Vbscript) sia per la ricerca che per la stampa
16. Automatismi
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IDAP prevede diversi tipi di automatismi:
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Automatismi legati all’inserimento di un evento:

Oggetto/titolo corrente

Testo/documento corrente

Creazione di un nuovo atto (ad esempio una proposta di mozione
genera una mozione)

Gestione di atti unificati
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Automatismi per generare dei moduli standard con le informazioni
specifiche del particolare atto/pratica
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Automatismi per facilitare l’inserimento di eventi (numero di una
pratica proposto in automatico in base a certe regole)
17. Sicurezza/accessi
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Per la quanto riguarda la sicurezza IDAP prevede:
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Validazione login a livello di database o del sistema operativo
(Windows NT/2000)
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Possibilità di definire permessi di accesso (esecuzione, modifica,
visualizzazione, inserimento, cancellazione) ai vari form
dell’applicazione
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Possibilità di definire permessi di accesso (inserimento, visibilità)
agli eventi degli iter
18. Help
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IDAP è dotato di diverse funzioni d’aiuto/guida:
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Help contestuale
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Glossario
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Help delle singole voci di menù
19. Architettura applicazione
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L’architettura dell’applicazione è la seguente:
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Server: Oracle 7.3 o superiori
Client:
Applicazione Windows 32 bit (unico eseguibile senza DLL o
runtime)
ODBC Oracle per il collegamento al database
Trasporto di rete: Oracle SQL*Net
20. WEB
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Per il Consiglio
provinciale di
Trento, la banca dati
degli atti politici,
gestita da IDAP, è
già stata pubblicata
su WEB.
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www.consiglio.provincia.tn.it
21. WEB
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www.consiglio.provincia.tn.it