SENIORES TELECOM - ALATEL
Consiglio Regionale Lazio
Segreteria
Norme operative
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Consiglio Regionale Lazio
La Segreteria può essere contattata:
• di persona
• tramite il Numero Verde; l’addetto si presenterà
così:
Alatel Lazio, buongiorno, sono …. Come posso
esserle utile ?
• per fax
• per e-mail.
Per una delle seguenti ragioni:
1.
2.
3.
4.
5.
Richiesta di diventare socio;
Partecipazione alla attività;
Usufruire delle facilitazioni
Informazioni su pagamenti e rimborsi
Notizie varie di stampo socio-assistenziale
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L’addetto alla Segreteria, per tutte le telefonate che
pervengono al Numero Verde dovrà riportare sul registro
chiamate:
• data
• numero progressivo
• cognome e nome del richiedente
• recapito telefonico e/o indirizzo mail
• motivo della chiamata
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Richiesta di diventare Socio
1. Il richiedente si presenta personalmente in sede:
chiedere se ha i requisiti per divenire socio (20 anni di attività
lavorativa – inclusi gli anni di laurea - di cui gli ultimi due in
un’azienda del Gruppo Telecom Italia) e, in caso positivo, fargli
compilare la domanda di iscrizione opportunamente modificata e
integrata con la dicitura del Codice privacy:
Ai sensi della legge n. 196/03 autorizzo l’Associazione
Seniores Telecom – ALATEL al trattamento, ai soli fini
associativi, dei miei dati personali, qui di seguito riportati,
che verranno trattati conformemente alle disposizioni
dell’art. 13 del D.lgs. n. 196/2003 “Codice della privacy”.
e, quindi, riscuotere la quota associativa rilasciando debita
ricevuta, oppure dargli indicazioni sulle modalità di pagamento.
N.B. È opportuno consegnargli, ove disponibile, una copia del
nostro Giornale dove, in seconda di copertina, ci sono riportate
queste indicazioni di versamento.
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Richiesta di diventare Socio
2. Il richiedente chiama il Numero Verde:
chiedergli se ha i requisiti per divenire socio (20 anni di attività
lavorativa – inclusi gli anni di laurea - di cui gli ultimi due in
un’azienda del Gruppo Telecom Italia) e, in caso positivo,
fornirgli tutte le informazioni, precisando che dovrà compilare e
sottoscrivere il modulo di adesione, passando in sede o
accedere al sito www.alatel.it e cliccare sulla sezione
“Adesione”, oppure chiedendo alla Segreteria di inviarglielo via
mail, quindi dovrà spedirlo debitamente firmato all’Alatel Lazio
per posta o fax.
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Partecipazione alle attività
Una volta definito il programma semestrale delle
attività, per ogni attività verrà individuato un “Gestore”
che sarà l’unico responsabile dell’evento:
 raccoglierà tutte le informazioni necessarie per
il corretto svolgimento dell’attività;
 predisporrà un programma esecutivo con tutte
le informazioni relative, fornendolo alla
Segreteria per la gestione delle prenotazioni;
 assicurerà la corretta redazione della lista dei
partecipanti;
 terrà tutti i contatti con l’eventuale tour operator
per una perfetta riuscita dell’attività.
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Partecipazione alle attività
La Segreteria, prima dell’inizio delle prenotazioni,
predisporrà un fascicolo della manifestazione
inserendovi il modulo di raccolta delle adesioni,
indicando come primo nominativo l’accompagnatore o
Tour leader e il suo recapito telefonico di riferimento.
All’atto della prenotazione, l’addetto alla Segreteria
deve avvisare i richiedenti delle eventuali condizioni
particolari e difficoltà dell’attività e tener conto del
numero massimo di adesioni previste per ogni turno,
precisando i termini di pagamento.
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Partecipazione alle attività
Al momento della prenotazione, dopo aver verificato
la corretta iscrizione all’Associazione, la conformità
dei dati personali e la regolarità del pagamento della
quota annuale del richiedente, l’addetto della
Segreteria, ai partecipanti con oltre 80 anni di età,
dovrà precisare che per loro non è possibile
accendere la polizza “RCT e INF” e pertanto, prima
dell’evento, devono sottoscrivere la “liberatoria” di
ogni responsabilità dell’Alatel.
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Partecipazione alle attività
Le richieste di prenotazioni possono pervenire alla
Segreteria:
•
di persona
•
Numero Verde
•
Fax
•
Mail
ma possono essere raccolte solo ed esclusivamente dopo la
data di apertura delle stesse, così come prevista dal
programma.
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Per partecipare alle attività è necessario che il richiedente sia socio
in regola con il pagamento delle quote associative o familiare
convivente di un socio.
I familiari conviventi potranno partecipare senza ulteriore onere, a
meno che non richiedano il rilascio di una tessera nominativa
ANLA per la quale dovranno versare € 7,00 annui.
Se il Socio richiede anche la partecipazione, in sua compagnia, di
altre persone, informarlo che queste sono da considerarsi come
“aggregati” e, quindi, a norma di Regolamento, se non sussistano
le condizioni previste per la loro iscrizione all’Alatel o non siano già
soci ANLA, devono iscriversi all’ANLA (dietro versamento della
quota annuale di € 25,00), precisando subito al Socio che
verranno accettati solo se non di pregiudizio alla
partecipazione dei soci e dei familiari conviventi).
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Chiunque riceva una richiesta di prenotazione deve:
Verificare nel file Excel sul PC della Segreteria che il
richiedente sia socio:
•
•
•
se il nominativo esiste ed è scritto in “nero” significa che il
socio è in regola con i pagamenti delle quote associative;
se il nominativo è scritto in “verde” significa che non risulta
pagata la quota associativa dell’anno, in tal caso va invitato il
socio a versare, contestualmente all’importo previsto per
l’evento, anche la quota associativa;
se il nominativo è scritto in “rosso” significa che il socio è
moroso (non sono state pagate le quote degli ultimi anni) e si
deve invitarlo a regolarizzare la situazione prima di poter
accettare qualsiasi richiesta di prenotazione.
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Dopo la verifica della qualifica di socio, occorre farsi dare
tutti i dati anagrafici, in particolare:
• Cognome e nome
• Data di nascita
• Recapito telefonico
• Codice Fiscale
• Indirizzo mail
• Documento d’identità (ove necessario) con data e
luogo di emissione e data di scadenza
• Numero delle persone da prenotare e i relativi dati
anagrafici.
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Se l’operatore della Segreteria utilizza il PC, deve verificare
la correttezza dei dati e segnalare sul modulo Correzioni SI
ALATEL tutte le eventuali inesattezze rilevate.
In ogni caso dovrà registrare i dati nel modulo Lista d’Attesa,
inserendo anche la data e l’ora della richiesta, necessarie
per ordinare le richieste in ordine cronologico.
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Le richieste pervenute alla Segreteria tramite fax o mail,
dopo le verifiche della qualifica di socio e di regolarità
contributiva, devono essere inserite nella Lista d’Attesa, in
base alla data e ora di ricezione indicate dal sistema
trasmissivo, tenendo presente che vanno escluse quelle
pervenute prima della data di prenotazione prevista dal
programma e/o prima delle ore 9,00 (orario di
accoglienza soci presso la sede).
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Dopo aver completato la Lista d’Attesa, anche con le
richieste pervenute dalle sedi periferiche e la loro relativa
verifica dei dati in archivio, la Segreteria, d’intesa con il
Gestore della manifestazione, procederà alla stesura della
Lista dei Partecipanti.
Per quei casi della lista d’Attesa non ammessi o posposti
in un eventuale altro turno per mancanza di posti
disponibili, la Segreteria darà comunicazione telefonica al
richiedente motivandone la ragione.
Per coloro che sono stati accettati, la Segreteria darà
conferma della partecipazione, via mail o telefonica, ai
richiedenti con tutti i dettagli logistici (termini di
pagamento, luogo e orario dell’appuntamento, nome e
numero di cellulare dell’accompagnatore).
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È indispensabile che le informazioni siano univoche e
omogenee, quindi l’addetto alla Segreteria deve
compilare solamente l’apposito modulo predisposto per
l’attività, evitando di scrivere su pezzetti di carta o creare
un nuovo modulo, generando così confusione e possibilità
di errore tra i colleghi che dovranno gestire l’evento.
Il modulo deve essere unico per ogni attività.
Eventuali cancellazioni o spostamenti di turno di Soci
partecipanti a un evento debbono essere comunicate al
più presto al Gestore dell’attività in oggetto.
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Inoltre attenzione va prestata ai pagamenti: questi - sia se
effettuati in sede e sia notificati al N° Verde come effettuati
in c/c postale o bonifico - vanno subito annotati sulla Lista
dei Partecipanti per avere sempre la situazione sotto
controllo, mentre la matrice della ricevuta deve essere
conservata e successivamente consegnata al Tesoriere.
Il giorno dopo la scadenza prevista per il versamento delle
quote di partecipazione, la Segreteria deve telefonare a
coloro per i quali non risultino annotati i pagamenti, per
avere notizie dei loro versamenti e sollecitarli, pena
l’esclusione dall’attività, a norma di regolamento.
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Usufruire delle facilitazioni
Fornire le precisazioni indicate dall’apposita nota
informativa emanata dall’Alatel Nazionale d’accordo
con Telecom, e quindi – se il Socio è presente di
persona - fargli compilare il modulo di richiesta e quello
sulla privacy, quindi, inserire il tutto nell’apposita
cartella a disposizione dei colleghi che trattano la
materia per il successivo espletamento della pratica.
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Informazioni su pagamenti e/o rimborsi
Verificare se il Socio risulti in regola con i pagamenti e,
in mancanza, fornire le informazioni sulle modalità di
versamento.
Per eventuali richieste di rimborso di quote, prendere
nota della richiesta e, ove presente il Segretario,
portare alla sua attenzione la richiesta stessa per
l’immediata soluzione del problema, oppure inserirla
nell’apposito contenitore per il successivo esame di
congruenza, informando il Socio che la pratica verrà
analizzata al più presto e lo si terrà informato circa la
decisione presa in merito.
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Notizie varie
Se il motivo della richiesta riguarda informazioni
generiche sulle attività socio/assistenziali dei Seniores
Telecom, fornirle direttamente solo se si ha
conoscenza esatta dell’argomento; se non si è sicuri
evitare di “azzardare” la risposta, ma farsi rilasciare un
recapito telefonico o un indirizzo mail, precisando che
sarà contattato quanto prima da un collega più esperto;
quindi trasferire il nominativo con i recapiti al Segretario
che interesserà chi di dovere.