LE MOTIVAZIONI DEL PROGETTO OPEN-TRM
Le attività lavorative di una ditta di consulenza e/o servizi si concretizzano, in buona
parte, nelle attività realizzate sul territorio da un numero importante di consulenti,
distaccati presso i rispettivi clienti.
La puntuale rendicontazione delle attività di questi consulenti rappresenta la necessità
operativa che ha portato alla progettazione e realizzazione di OPEN-TRM.
PRIMA
Tali operazioni di rendicontazione venivano realizzata in maniera spesso disomogenea,
poco produttiva e soprattutto senza controlli di congruenza.
DOPO
Ora è possibile fornire ad ogni singolo operatore, attraverso l’accesso protetto ad un sito
web, la capacità di inserire giornalmente orari lavorativi presso il cliente, codice
commessa/centro di costo, specificare quale attività realizza, inviare richieste di ferie e
permessi, compilare richieste di rimborsi, ricevere comunicazioni dalla amministrazione
e dal capo progetto mediante messaggistica interna.
Inoltre la Direzione ha a disposizione un cruscotto informativo inerente l’andamento
economico di ogni singola commessa.
LOGIN
A seguito del riconoscimento del consulente come utente abilitato a operare su OPEN-TRM
il sistema propone il calendario del mese corrente, attraverso cui è possibile per l’operatore
scegliere il giorno per cui inserire i dati dello statino lavorativo [doppio click sul giorno].
Giorno lavorativo compilato
Giorno lavorativo da compilare
Giorno festivo
Giorno festivo lavorato
Giorno corrente (blinking)
INSERIMENTO ORARIO
Consente inserimento [mediante menu a tendina] dell’orario di inizio e fine di una attività
lavorativa, l’inserimento della commessa per cui si effettua tale attività, la tipologia
dell’attività ed eventuali note per questa istanza.
Se nell’arco della giornata si effettuano più attività è possibile aggiungere altre “righe”
attività per compilarle ed inserirle in base dati.
Da questa maschera è
possibile “navigare” verso il
giorno precedente o il giorno
successivo per velocizzare gli
inserimenti orari.
Il sistema propone un
numero di “righe” orario di
default parametrizzabile.
[In questo caso 2 righe]
Il bordo verde delle celle
Identifica un dato
correttamente accettato
in base dati
Pulsanti di inserimento
orario e di richiesta di una
nuova riga orario .
INSERIMENTO ORARI SUCCESSIVI
Nel caso l’utilizzatore abbia compiuto più attività giornaliere su diverse commesse, deve
poter inserire orari successivi.
La riga attività per l’n-esimo orario è stata inserita dietro richiesta utente, il sistema
propone un orario di inizio attività immediatamente successivo al termine della attività
precedente.
Il sistema valorizza commessa e attività, del nuovo orario, con l’ultima commessa e l’ultima
attività lavorate [utile per quelle risorse che operano sempre sullo stesso progetto]
Il sistema calcola il totale
delle ora lavorate nella
giornata corrente
L’ n-esima riga è stata
inserita
CORRETTAMENTE
L’n+1-esima riga è stata
inserita con orario
NON CORRETTO.
Il bordo rosso identifica
la riga errata
RIEPILOGO STATINO MENSILE
Nella home page è presente il
riepilogo del mese per le ore/attività
inserite fino alla data corrente. Il
formato statino a video viene replicato
nella stampa del cartaceo, necessario
per essere approvato dal cliente e
essere firmato dalla risorsa.
Oltre agli orari sopra illustrati
verranno presentati sia il num. di gg.
e hh totali lavorate, sia il numero di
gg di ferie presi nel mese, sia la
media oraria giornaliera .
Vengono calcolati inoltre le ore ripartire
sulle commesse lavorate e le percentuali
ripartite per commessa.
INSERIMENTO RICHIESTE DI RIMBORSO SPESE
Permette l’inserimento di tutte le voci a rimborso spese del consulente.
Per ogni istanza, oltre alla data, è presente la causale di spesa [selezionata dalla tabella
Tipologia di spese a rimborso] , l’importo ,il codice commessa su cui scaricare tale importo
ed un campo note.
Le istanze via via inserite vengono visualizzate nella parte bassa dello schermo.
Per la tipologia “rimborsi benzina “ si apre una finestra dedicata.
Pulsante di
inserimento istanza
rimborso spesa.
Visualizzazione voci
rimborsi già inseriti
INSERIMENTO RICHIESTE DI RIMBORSO CHILOMETRICO
Selezionando, dalla maschera precedente, la Tipologia “Rimborso chilometrico” si apre
una finestra pop-up che permette d’inserire i dati necessari alla compilazione della nota
spese in cui è possibile specificare, tra le altre cose, l’itinerario stradale percorso e i
chilometri fatti, il valore in €uro/Km per il calcolo del rimborso oltre alla marca e modello
dell’auto usata.
Pulsante di verifica della congruenza dati
e calcolo dell’importo per il rimborso
Conferma dato inserito e ritorno alla
maschera rimborsi spese
STAMPA NOTE SPESE
A valle dell’inserimento delle differenti
voci per i rimborsi è possibile chiedere la
stampa della nota spese che il dipendente
firma e consegna in amministrazione.
La PRIMA PAGINA prevede l’anagrafica
dell’estensore delle note spese, il suo
rapporto con l’azienda e la dichiarazione
delle spese suddivisa per le varie tipologie
previste dalla ditta.
A chiudere il totale per il mese cui si
riferisce questa nota
La SECONDA PAGINA e le eventuali
successive elenca gli itinerari percorsi dal
dipendente, con che tipo di macchina, il
relativo chilometraggio e specifica il valore
del rimborso chilometrico riconosciutogli.
LATO DIREZIONE
Le caratteristiche funzionali illustrate fino a questo punto appartengono alle operatività
necessarie alla singola risorsa sul territorio che deve inserire i dati di sua spettanza.
A valle della fase di inserimento delle informazioni sulla base dati di OPEN-TRM, il
sistema permette la creazione del CRUSCOTTO AZIENDALE, visibile esclusivamente agli
utenti autorizzati [Direzione e limitatamente alle loro commesse ai Capi Progetto]
Raggruppamento
commesse a TASK
Raggruppamento
commesse
a Time & Material
Indice grafico
andamento
complessivo della
copmmessa
GESTIONE e AMMINISTRAZIONE
La Direzione e per essa l’amministratore del sito, operano la gestione delle tabelle dati.
Vengono gestiti completamente le tabelle seguenti :
Lista delle tabelle
gestite
dall’amministratore
• Risorse
• Committenti
• Commesse
• Attività
• Tipologie rimborsi
• Festività
• Ruoli
[ Anagrafica dei dipendenti / consulenti e loro profilazione utente ]
[ Anagrafica dei clienti ]
[ Elenco delle commesse / Progetti e valori economici connessi ]
[ Definizioni attività lavorative ]
[ Tipologie dei rimborsi spese ammessi ]
[ Festività nazionali]
[ Definizione dei ruoli lavorativi ]
GESTIONE PROGETTO
La Direzione, attraverso la videata sottostante ha la visione dell’andamento tecnicoeconomico del progetto e quindi la possibilità di intervenire sulle diverse variabili in gioco:
variare il gruppo di lavoro, inserire costi spot, definire le attività lavorative caratteristiche di
questa commessa, leggere i costi e i ricavi istantanei. Il Capo progetto, abilitato a
visualizzare e gestire su OPEN-TRM esclusivamente i progetti a lui spettanti, attraverso
questa maschera inserisce mensilmente lo Stato Avanzamento Lavori .
Indicatore grafico
andamento economico
del
progetto
(MOL%)
Sotto
sezione
dati
della commessa
Sotto sezione delle
risorse che hanno
lavorato e per quanto
alla commessa
Sotto sezione
Sotto
sezione per
descrittiva
eventuali
spot sul
Gruppo costi
di lavoro
progetto
Sotto sezione
tabella riassuntiva
dei costi
(suddivisi per
tipologia e
complessivi) e dei
relativi ricavi
Sotto sezione Costi a rimborso
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