Unità formativa: gestione e programmazione della produzione
Gli organigrammi
Dott. Davide Poli
Dott. Pietro Giorgi
Materiale redatto da LunaeForm S.r.l.
Carrara 08-10-2012
Che cosa è:
L’organigramma è una rappresentazione simbolica della struttura organizzativa
aziendale, e cioè dei rapporti interdipendenza e di interrelazione che intercorrono tra i
diversi organi dell’azienda. Dell’organigramma esistono di regola due distinte versioni:
una senza i nomi delle persone chiamate ad essere responsabili dei diversi ruoli, ed una
invece con i nomi.
2
A che cosa serve:
L’organigramma serve a far conoscere a tutto il personale interno, ed alle parti esterne interessate,
quali sono le unità organizzative nelle quali è suddivisa l’impresa, chi sono le persone a cui
vengono affidate le responsabilità, e quali sono i rapporti che sono stati stabiliti tra di loro, allo
scopo di raggiungere meglio gli obiettivi dell’impresa.
Organizzare un’Azienda vuol dire dotarla di tutto ciò che è utile al suo funzionamento: attrezzature,
capitali, personale, ecc.
Quest'insieme può essere suddiviso in due grandi gruppi:
•l’organismo materiale;
•l’organismo sociale (o struttura gerarchica).
3
ASPETTI TECNICI DELLA RAPPRESENTAZIONE
DELL’ORGANIGRAMMA
La raffigurazione grafica dell’organigramma è normalmente costituita da un certo numero di caselle
ognuna delle quali rappresenta una unità organizzativa (come si è già visto queste unità
organizzative possono essere raggruppate in vario modo, e cioè per funzione, competenza, o
processo, oppure per prodotto, progetto, o cliente).
L’Organigramma suddivide l’organico aziendale in funzioni ben definite, fisse ed immutabili per un
determinato periodo, consentendo così la sostituzione delle persone responsabili, senza
creare scompensi al normale procedere della gestione.
Si definiscono, nell’ambito del sistema aziendale, le cosiddette “regole del gioco”, fissando così i
contenuti delle funzioni, i livelli di responsabilità, la qualità nei rapporti interpersonali.
4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ogni funzione deve essere affidata alla responsabilità di una sola persona.
Una persona può assumere la responsabilità di più funzioni.
Nella stessa funzione possono avvicendarsi più persone, con una assegnazione
formale dell’incarico.
La linea della responsabilità è ascendente, dunque chi ricopre una funzione deve
rispondere al livello immediatamente superiore ed è ritenuto responsabile
dell’operato delle funzioni subordinate.
I rapporti di dipendenza indicano la necessità di impartire istruzioni nel percorso dal
vertice alla base (discendente), con ritorno di informazioni in senso opposto
(ascendente); non si prevedono deviazioni nelle connessioni per evitare di
scavalcare le precise responsabilità che competono ad ogni responsabile di
funzione; grazie a questo meccanismo, risulteranno contenute le inefficienze,
evitando frustrazioni e conflitti, causa principale di perdita di rendimento del
sistema complessivo.
La responsabilità deve essere sempre definita oggettivamente, precisandone gli
obiettivi ed i traguardi da raggiungere ed indicando gli strumenti per verificarne il
conseguimento, con la frequenza più idonea caso per caso, ad opera della funzione
immediatamente superiore.
Quando l’esito dell’attività non coincide con il raggiungimento dell’obiettivo, si
traggono spunti per valutare la possibilità di operare una revisione dei suddetti
obiettivi o correggere, secondo le forme ritenute opportune dalla DIG,
l’impostazione operativa aziendale, che può variare dall’ammonimento alla
sostituzione nell’organico, in casi estremi.
5
Una prima classica distinzione che deve essere ricordata è che le caselle possono rappresentare
degli organi “di line”, cioè quelli che contribuiscono direttamente al raggiungimento degli obiettivi,
come, per esempio, la Produzione ed il servizio Commerciale, oppure degli organi “di staff”, cioè
quelli che svolgono un’attività di consulenza interna alle funzioni di line (per esempio,
Amministrazione, Qualità, Sistema Informativo, e Gestione del Personale).
6
Il vertice aziendale
Questi sono gli organi dai quali deriva l’autorità di chi sta al vertice della piramide
organizzativa, e vengono rappresentati quasi a sottolineare che quell’organo può in
qualsiasi momento decidere di affidare la massima carica dell’azienda a qualcun altro, o
più semplicemente per sottolineare la figura di qualche persona di rilievo nell’azienda..
7
Le funzioni di staff
Subito al di sotto del livello del vertice aziendale vengono spesso inseriti uno o più livelli
di funzioni che coadiuvano la direzione in qualità di organi di staff. Questo ci serve a
chiarire che l’altezza di posizionamento di una funzione nell’organigramma non
corrisponde necessariamente all’importanza o al grado di autorevolezza della funzione
stessa, anche se una qualche relazione evidentemente ce l’ha. In effetti il livello può
comunque simboleggiare il grado di “vicinanza” ai massimi vertici aziendali.
8
Il livello direttivo o primo livello
Si suole comunque chiamare “primo livello” dell’organizzazione quello che in realtà di
solito segue, e dove sono sistematicamente presenti le principali funzioni di line, come la
produzione (o erogazione di servizi), o il commerciale.
Si tratta in ogni caso di un livello “direttivo”, a prescindere dal fatto che le persone
responsabili di queste unità organizzative siano o no dei dirigenti, cosa che dipende
dalle dimensioni dell’azienda e dalle politiche di gestione del personale.
Si tratta in ogni caso di un livello “direttivo”, a prescindere dal fatto che le persone
responsabili di queste unità organizzative siano o no dei dirigenti, cosa che dipende
dalle dimensioni dell’azienda e dalle politiche di gestione del personale.
9
I livelli operativi
Seguono i cosiddetti “livelli operativi” dove sono rappresentate tutte le funzioni che
svolgono materialmente la maggior parte delle mansioni operative dell’azienda; di solito
al fondo di questi livelli operativi si trovano i reparti produttivi, le forze di vendita, i
magazzini,
10
Collegamenti gerarchici e funzionali
La raffigurazione dell’organigramma non sarebbe completa se non ci fossero delle linee
che rappresentano i rapporti tra un’unità organizzativa e l’altra, collegando tra di loro
tutte le caselle che appaiono nello schema. Questi collegamenti possono essere
concettualmente alquanto diversi tra di loro, e quindi sono state studiate diverse
rappresentazioni convenzionali per identificare il tipo di collegamento che le unisce.
Il collegamento gerarchico è quello che unisce una funzione superiore a quelle che
dipendono da lui; è il collegamento più spontaneo e normale in una carta organizzativa,
ed è convenzionalmente rappresentato con una semplice linea continua senza ulteriori
particolarità.
Di collegamenti funzionali, a ben guardare, ce ne sarebbero di due tipi diversi : uno che
collega “orizzontalmente”, cioè senza implicazioni gerarchiche, due unità organizzative
che sono funzionalmente in rapporto tra di loro; è di solito rappresentato mediante una
linea continua munita di frecce alle estremità, ed è assai spesso citato nella letteratura,
ed altrettanto spesso è tranquillamente ignorato nella pratica aziendale, perché non
sembra davvero essenziale per la comprensione dell’organigramma, ma spesso
piuttosto rischia di renderlo confuso e difficile da interpretare.
11
Il secondo tipo è invece il rapporto funzionale che intercorre “verticalmente” tra una
funzione specialistica di staff e le funzioni operative che sono tenute a seguire le sue
istruzioni tecniche; questo tipo di rapporto è frequentemente rappresentato mediante
linee tratteggiate; non c’è alcun bisogno di metterlo in evidenza se tra la funzione
specialistica e quelle operative esiste già un collegamento indiretto fornito dal rapporto
gerarchico tra il superiore comune ed i suoi collaboratori (vedi figura 1); è invece più
opportuno rappresentarlo esplicitamente se questo collegamento non c’è. (vedi figura 2)
12
RESPONSABILE
DI PRODUZIONE
PROGRAMMAZIONE
REPARTO A
REPARTO B
REPARTO C
FIG. 1 – La funzione specialistica “programmazione” può approfittare del rapporto gerarchico che lega il responsabile, da cui anch’essa dipende, con i reparti di produzione, per veicolare i
programmi.
13
Servizio
Commerciale
Magazzino Prod.
Finiti e
Commercializzati
Ufficio acquisti
Magazzino
Materie Prime
FIG. 2 – È opportuno evidenziare con un collegamento funzionale tratteggiato che Il Magazzino dei Prodotti Finiti e Commercializzati riceve istruzioni tecniche dall’Ufficio Acquisti, anche se
gerarchicamente è alle dipendenze del Servizio Commerciale.
14
Al di là del puro e semplice aspetto strutturale, quando l’organigramma contiene anche i
nomi delle persone ( ed allora sarebbe più preciso chiamarlo Carta Organizzativa ) il suo
contenuto informativo cresce notevolmente, perché viene indicato con chiarezza chi è
responsabile di ciascuna unità organizzativa. Anche in questo caso è necessario
sottolineare che in una unità organizzativa non può esserci più di un responsabile; nella
pratica si trovano non di rado nelle aziende situazioni di responsabilità condivisa tra due
o più persone, ma organizzativamente questi non sono degli esempi da imitare; perché
sono situazioni precarie, che alla lunga non durano, e che semmai sono di bassa
efficienza. Nel redigere la carta organizzativa bisognerà decidere chi è il responsabile e
chi è il collaboratore, oppure bisognerà individuare due, o più, distinte unità
organizzative, ed avere così un solo responsabile per ciascuna di esse.
15
Infine una questione che si presenta non di rado è quella se nella carta organizzativa
debbano figurare tutti i collaboratori, fino ai livelli più bassi, o se ci si debba limitare ai
nomi dei responsabili, senza citare tutti gli addetti che fanno parte delle unità
organizzative operative, o escludendo alcune attività che organizzativamente sono di
basso rilievo.
Facciamo un esempio: in un’azienda di trasporti ci sono venti autisti, gerarchicamente
coordinati da un responsabile. È chiaro che nell’Organigramma Strutturale ci sarà
un’unica casella che potrebbe per l’appunto portare il nome di Autisti. Passando ad un
Organigramma con Nomi, la struttura rimane sempre la stessa, ed a quella casella
sarà abbinato unicamente il nome del responsabile. Se però si vuole fare una vera e
completa Carta Organizzativa, allora può essere opportuno esporre, oltre al nome del
responsabile, anche il nome di tutti gli autisti.
16
MODELLI DI STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Modello Gerarchico – Funzionale
DIREZIONE
GENERALE
COMMERCIALE
E MARKETING
GESTIONE
CLIENTI
SERVIZI
AMMINISTRATIVI
SELEZIONE E
FORMAZIONE
IMPIANTI
E PULIZIE
INFORMATION
AND
COMMUNICATION
QUALITÀ E
AMBIENTE
GESTIONE
ATTIVITÀ
SICUREZZA
SERVIZI
APPALTATI
PRENOTAZIONI
IMPIANTI E
MANUTENZIONI
ANIMAZIONE
MARKET
RECEPTION
PISCINA
SPIAGGIA
RISTORANTE
CAMPEGGIO
GIARDINAGGIO
BARCHE
PIZZERIA
BUNGALOWS
PULIZIE
TENNIS
TERRAZZA BAR
CUSTOMER
SERVICE
GESTIONE RIFIUTI
SECURITY
DISCOTECA
17
Esempio di struttura organizzativa a matrice
DIREZIONE
GENERALE
MAGAZZINO
SERVIZI
AMMINISTRATIVI
GESTIONE DEL
PERSONALE
QUALITÀ E
AMBIENTE
SERVIZI
INFORMATIVI
TRASPORTI
MARITTIMI
TRASPORTI
FERROVIARI
TRASPORTI AEREI
AUTOTRASPORTO
A COLLETTAME
AUTOTRASPORTO
A COMPLETI
In orizzontale sono posizionate le funzioni specialistiche (o di Staff) che forniscono
consulenza ed impartiscono istruzioni di carattere tecnico alle funzioni operative.
Queste sono elencate in verticale. Da ogni funzione, operativa o specialistica, partono
delle righe che formano graficamente una griglia o matrice. Alle intersezioni è indicato
con un cerchio vuoto l’utilizzo del servizio da parte delle funzioni operative, che
subiranno pertanto l’addebito del relativo costo.
18
È invece indicato con un cerchio pieno l’esistenza nella funzione operativa, di
personale che svolge
le mansioni a cui sovrintendono le funzioni
specialistiche; questo personale ha dunque una doppia dipendenza: gerarchica
dall’operativo e funzionale dalla funzione di staff. La mancanza di cerchi indica
che l’attività operativa non usufruisce del servizio (ad esempio i trasporti
completi e quelli ferroviari non prevedono il passaggio da magazzino).
19
20