I sistemi informativi e la governance dell'ICT La predisposizione delle offerte in una gara pubblica Daniele Di Lazzaro Roma, 17 gennaio 2011 Chi sono Daniele Di Lazzaro [email protected] Via di Casal Boccone, 188-190 00137 Roma www.almavivaitalia.it www.almawave.it 2 L’obiettivo del seminario 3 Le fonti Esperienze personali Standard e procedure aziendali The Bid Manager's Handbook David Nickson Aldershot, Hampshire, England ; Burlington, VT : Gower, ©2008. L’arte della guerra Changqing (長卿), meglio conosciuto come Sun Tzu 孫子 (6° B.C. ?) http://www.sunzi.it/Sun%20Tzu%20%28Sunzi%29,%20L%27arte%20della%20guerra.pdf Dilbert Comics Scott Adams http://www.dilbert.com 4 Il protagonista del seminario Il Bid Manager Incrocio tra le migliori razze esistenti di manager. Possiede le qualità di: • Sales manager • Delivery manager • Project manager Viene evocato per il solo tempo necessario a partecipare alle gare pubbliche. 5 Con quali Funzioni interagisce il Bid manager Legale Direzione Business Unt Qualità Vendite Controllo di gestione Business Unit Bid manager Finanza Delivery Logistica Operation Risorse Umane 6 Agenda La predisposizione delle offerte in una gara pubblica 1 - Preliminari di offerta 2 - Documentazione legale e amministrativa 3 - Predisposizione offerta tecnica 4 - Predisposizione offerta economica 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica 6 - La chiusura 7 Preliminari di offerta Verifica possesso requisiti Valutare il possesso dei requisiti legali e amministrativi. Valutare il possesso dei requisiti o delle capacità tecniche. Valutare la disponibilità delle capacità tecniche necessarie per la esecuzione delle attività contrattualmente previste ... e per la predisposizione dell’offerta. 8 Preliminari di offerta Definizione delle modalità di partecipazione La partecipazione alla gara può avvenire: • in forma individuale • in forma associata (RTI, consorzi) • in subappalto per avvalimento (ovvero per fornire alla Ditta partecipante i requisiti tecnici e • le risorse necessarie per tutta la durata del Contratto) In subappalto (nel rispetto dei limiti di cui all’art. 118 del D.Lgs.163/2006) Se non stringi alleanze il tuo Stato e la tua città diventeranno vulnerabili. ... ma in alcuni casi ... “non è ammessa la partecipazione in R.T.I. di due o più imprese che siano in grado di soddisf are singolarmente i requisiti economici e tecnici di partecipazione, pena l’esclusione dalla gara del R.T.I. così composto” 9 Preliminari di offerta Definizione della formazione del RTI La selezione delle imprese con cui si intende partecipare e la ripartizione delle attività tra i partecipanti avviene alla luce dei molteplici fattori fra i quali: • competenza tecnica complementare con la Struttura di Delivery; • presenza dell’azienda partner tra i fornitori del Cliente (garanzia di affidabilità e conoscenza del contesto tecnico e funzionale n cui si dovrà operare); • esistenza di alleanze in corso o accordi di mercato; • vantaggi economici per una sensibile riduzione dei costi progettuali; • presenza di requisiti specifici richiesti dal Cliente (es. fatturato per esperienze pregresse; certificazioni tecniche delle risorse da impiegare; etc.). Fin dalle fasi preliminari si definiscono gli accordi interni di RTI che devono prevedere: • Ripartizione di attività, oneri e spese • Responsabilità di Program management e relativa fee • Regolamentazione delle modalità di fatturazione • Regolamentazione del ricorso al subappalto, nel caso in cui sia consentito dall’Ente Appaltante; • La clausola prevista dal “Modello organizzativo 231”. 10 Preliminari di offerta Coinvolgimento consulenti esterni Come in ogni progetto, si deve far ricorso a consulenti esterni in caso di carenza di risorse interne con skill necessari alla predisposizione dell’offerta tecnica. In questi casi però, nel contratto con i consulenti, si deve mettere particolare attenzione alla clausole di riservatezza e non concorrenza. Non comunicare a nessuno il tuo schieramento e la strategia che intendi adottare. 11 Preliminari di offerta Pianificazione Il Bid manager definisce, in accordo con le Funzioni Aziendali, le macro-attività del Piano di Massima, che deve comprendere tempi e costi stimati per la predisposizione della documentazione d’offerta. In base al piano si individuano le risorse necessarie e si definisce un Piano di Lavoro dettagliato. Il Piano verrà concordato con i responsabili delle Funzioni interessate, in modo da garantire la disponibilità delle risorse necessarie. Il Bid Manager coordina le risorse coinvolte. Se si opera in RTI, il Piano di lavoro deve comprendere anche le attività svolte dalle Società mandanti. La verifica dello stato di avanzamento è condivisa con i responsabili delle Aziende esterne (RTI o subappalto) e delle Funzioni interne 12 Preliminari di offerta Autorizzazione E’ prevista una fase preventiva di autorizzazione, da parte della Direzione della Business Unit, per proseguire nel processo di offerta . Il Bid Manager deve predisporre un Business Case al fine di consentire la valutazione delle opportunità di partecipazione alla gara se: • il valore economico stimato dell’offerta sia superiore ad una soglia, usualmente variabile in funzione della tipologia di mercato. • il costo stimato dell’offerta è superiore al x% del valore del deal. In tutti i casi il Bid Manager effettua una verifica di fattibilità e profittabilità prima di innescare le fasi successive, per consentire alla Business Unit di autorizzare la partecipazione alla gara ... e quindi accogliere i costi nel proprio budget! La predisposizione di una offerta è un progetto e quindi ha un suo costo: Questo costo si sommerà ai costi di progetto in caso di vittoria nella gara, ma in caso contrario graverà sul budget commerciale della Business Unit !!!! Un esercito vittorioso prima vince, poi dà battaglia; Un esercito destinato alla sconfitta prima dà battaglia, poi spera di vincere. 13 Preliminari di offerta Autorizzazione – il Business case Report di Sintesi VALORE DELLA PRODUZIONE MARGINE DI PRODUZIONE % su VP MARGINE ATTIVITA' INDUSTRIALE % su VP RISULTATO OPERATIVO 2010 2011 2012 Anni Successivi Totale Anni 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% INVESTIMENTI 0 0 0 0 0 CIRCOLANTE 0 0 0 0 0 CASSA (saldo netto di periodo) 0 0 0 0 0 CASSA (a fine periodo) 0 0 0 0 0 % su VP Totale gg / persona 0 0 0 0 0 aa / persona equivalenti % Interni 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% % Esterni (incl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% % Esterni (escl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% % subappalto (incl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% % subappalto (escl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% Il Business case viene impostato con le informazioni note al momento. Il Bid Manager deve evidenziare le assumptions poste alla base della valutazione. 14 Preliminari di offerta – wrap up 1 - Preliminari di offerta o o o o o o Verifica possesso requisiti tecnici ed economici Definizione delle modalità di partecipazione Definizione della formazione del RTI Coinvolgimento consulenti esterni Pianificazione Autorizzazione 15 Agenda La predisposizione delle offerte in una gara pubblica 1 - Preliminari di offerta 2 - Documentazione legale e amministrativa 3 - Predisposizione offerta tecnica 4 - Predisposizione offerta economica 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica 6 - La chiusura 16 Documentazione legale amministrativa Analisi dei vincoli La Funzione Legale analizza il capitolato, il disciplinare e lo schema di contratto per individuare tutti i vincoli posti in fase di partecipazione e di esecuzione, come ad esempio: • certificazioni professionali necessarie, • durata del periodo di garanzia, • clausole di rescissione, • presenza o assenza di quota minima garantita, • vincoli sulla proprietà intellettuale, • ... L’analisi dei vincoli è indispensabile, non solo per garantire la partecipazione alla gara, ma anche per la valutazione dell’offerta economica. 17 Documentazione legale amministrativa Certificazioni e dichiarazioni La Funzione Legale deve analizzare il capitolato e il disciplinare per individuare tutte le certificazioni necessarie come ad esempio: • dati inerenti alle dimensioni ed al fatturato dell’Azienda; • copia autentica della certificazione ISO e altre certificazioni richieste; • eventuale dichiarazione congiunta a costituirsi in Raggruppamento Temporaneo di Imprese (RTI); • la clausola prevista dal “Modello organizzativo231” in caso di RTI; • dichiarazione di rispetto dei principi etico-comportamentali (“Codice Etico e di Condotta”, “Principi di comportamento con PA”) ; • altre dichiarazioni aziendali (procure, etc.); • certificazione del versamento all’ Autorità di Vigilanza sui contratti pubblici di lavori • ... 18 Documentazione legale amministrativa Documenti legali La documentazione può comprendere, ad esempio: • certificazione antimafia; • CCIAA (Certificato di Iscrizione alla Camera di Commercio); • bilanci aziendali; • certificato DURC; • fideiussione provvisoria; • garanzie Bancarie; • patti RTI o atto di costituzione del RTI; • dati relativi a precedenti esperienze nel settore (autocertificazioni o dichiarazioni dei clienti); • accordo di subappalto o avvalimento con le aziende dichiarate; • ... Nella pianificazione non si deve assolutamente sottovalutare il tempo necessario ad ottenere i documenti che richiedono il coinvolgimento di soggetti esterni o difficilmente raggiungibili (firme di consiglieri o sindaci, dichiarazioni di tutti i delegati alla firma, ...) 19 Documentazione legale amministrativa – wrap up 2 - Documentazione legale e amministrativa o o o o o o Analisi dei vincoli Certificazioni di qualità (ISO, CMMI, AQAP, ...) Certificazioni legali (antimafia, carichi pendenti, ...) Certificazioni amministrative (CCIA, Bilanci, ...) Certificazione di esperienze simili all’oggetto di fornitura (fatturato, buona esecuzione, ...) Fidejussioni bancarie e altre garanzie 20 Agenda La predisposizione delle offerte in una gara pubblica 1 - Preliminari di offerta 2 - Documentazione legale e amministrativa 3 - Predisposizione offerta tecnica 4 - Predisposizione offerta economica 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica 6 - La chiusura 21 Predisposizione offerta tecnica Individuazione KWI (Key Winning Item) Il Bid Team, in una o più sessioni , analizza le richieste del capitolato, le capacità delle Aziende del RTI, e individua le caratteristiche principali che dovranno essere presenti nell’offerta tecnica per garantire il massimo punteggio tecnico. Le tecniche da utilizzare in queste sessioni sono quelle tipiche del Brain Storming e del Lateral Thinking, tuttavia tutti i risultati devono essere poi gestiti in modo strutturato e controllato. Una possibile tecnica di gestione è quella delle matrici di relazione. Considerane perciò gli aspetti fondamentali, e analizzali mediante i sette criteri di valutazione. 22 Predisposizione offerta tecnica Individuazione KWI (Key Winning Item) Organizzazione generale Elementi di valutazione dell’offerta tecnica Sub criterio ORGANIZZAZIONE PER LA DISTRIBUZIONE DEI SERVIZI Valutazione dell’adeguatezza e completezza della soluzione organizzativa proposta, in termini di risorse, strumenti e modalità operative per garantire adeguato grado di flessibilità e di tempestiva ed efficace risposta per tutti i servizi a carattere progettuale (par 3.3). In caso di RTI, Consorzio, subappalto O1 o avvalimento, valutazione anche dei razionali utilizzati per massimizzare l’efficacia della ripartizione dei servizi/attività oggetto di fornitura tra le Imprese raggruppande e le loro unità operative, al fine di massimizzare l’efficacia di tale ripartizione (par 3.1) Valutazione dell’adeguatezza e completezza delle modalità con cui il Concorrente intende organizzare il governo complessivo dell’intera fornitura e O2 l’interazione tra i vari servizi, i gruppi di lavoro ed eventuali altri servizi di INPDAP correlati. (par 3.2) O3 Valutazione della soluzione per la reperibilità delle risorse (par. 3.4). Sviluppo e MEV S1 S2 S3 Qualità S4 Punti max 3 3 2 SUB Criterio SOLUZIONI Valutazione della adeguatezza e completezza dell’organizzazione proposta dal Concorrente per effettuare le attività di sviluppo e MEV, degli ambienti di test e sviluppo proposti, del mix di risorse e della loro produttività dichiarata nonché delle soluzioni che verranno adottate per garantire tale produttività (par. 4.1.1). Valutazione della adeguatezza, completezza e rispondenza ai requisiti contrattuali delle metodologie di produzione del software proposte dal Concorrente, con particolare riguardo alla loro applicabilità nel contesto (par. 4.1.2). Valutazione della efficacia della proposta del Concorrente per evitare lo scostamento delle stime del numero di punti funzione da realizzare negli obiettivi di sviluppo e MEV effettuate in fase di revisione - effettuata nella fase di specifica - rispetto alla stima iniziale - effettuata in fase di definizione dell’intervento (par. 4.1.3). Valutazione della completezza e adeguatezza della descrizione dei documenti di riscontro che verranno prodotti dall’Impresa nel ciclo di vita del software (par. 4.1.4). SUB Criterio QUALITA’ Valutazione globale del Piano di Qualità generale e del Piano della Qualità obiettivo ed in particolare delle proposte di livelli di qualità e/o di servizio, S26 migliorative rispetto a quanto richiesto dal capitolato, che l’Impresa si impegna ad adottare (par. 5.1) Valutazione della efficacia e completezza delle metodologie di assicurazione qualità previste, con riferimento specifico alla loro efficacia nel contesto S27 INPDAP (par 5.2) 23 6 4 3 2 8 5 3 Predisposizione offerta tecnica Individuazione KWI (Key Winning Item) Elementi caratteristici dell’offerta tecnica LEAN ORGANIZATION Organizzazione del RTI secondo un modelo di "Azienda Virtuale" LO1 LO2 Organizzazione del RTI secondo un modello Divisionale LO3 Social Networking ARCHITETTURE TECNICHE OPEN SOURCE OS1 Il RTI partecipa a un Open Source Project per i prodotti di Business Intelligence OS2 I prodotti di gestione documentale realizzati nel corso della fornitura saranno rilasciati alla comunità open source RISORSE BEST OF BREED RU1 I profili professionali offerti hanno caratteristiche superiori a quanto richiesto nel capitolato RU2 Le risorse offerte sono UNICHE RIUSO COMPONENTI ESISTENTI RC1 Il Rti mette a disposizione del Cliente il componente applicativo xyz senza oneri aggiuntivi Criteri Punti max Elementi caratteristici dell’offerta tecnica Punti RTI LO1 O1 Organizzazion O2 e generale O3 3 S1 6 S2 4 S3 3 S4 2 S26 5 S27 3 Sviluppo e MEV Qualità 3 X X 2 X X LO2 LO3 OS2 X X X X X X X OS1 X X X 24 RU1 RU2 RC1 X X X X X X X X X X X X X X X X X Predisposizione offerta tecnica Proposta tecnica Ogni proposta tecnica deve seguire le indicazioni presenti nel capitolato e disciplinare di gara, in alcuni casi vengono fornite indicazioni precise e mandatorie su: • indice dell’offerta e di eventuali allegati; • contenuti attesi per ogni paragrafo e sottoparagrafo; • numero di pagine massimo totale e indicativo per ogni paragrafo; • formattazione (tipo e dimensioni carattere, interlinea, margini , ...); • ... Nel seguito analizziamo alcune delle componenti usualmente presenti in una offerta tecnica. 25 Predisposizione offerta tecnica Proposta tecnica - Architetture Nei diversi paragrafi dell’offerta tecnica si dovranno esporre le soluzioni che il RTI intende adottare, ad esempio, per: • lo sviluppo e la Manutenzione Evolutiva delle applicazioni; • il governo della fornitura; • la gestione della configurazione; • la rilevazione della Customer Satisfaction; • ... È utile definire una architettura unitaria che raccolga e integri tutte le soluzioni offerte in un framework unitario dal punto di vista concettuale, funzionale e tecnico. In sintesi si deve ridurre al minimo la necessità di interazioni manuali fra sottosistemi e la click distance per l’utente (sia del Cliente sia del RTI). 26 Predisposizione offerta tecnica Proposta tecnica - Architetture DOCUMENTI Sistemi Legacy PROCEDIMENTI JJJ JJJ KKK KKK YYY YYY XXX XXX Applicazioni Layer DB e Legacy ANAGRAFI SCADENZARIO Dati Connettori Orchestrazione CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA GESTIONE GESTIONE DOCUMENTALE DOCUMENTALE URP URP/ /CRM CRM DELIBERE DELIBERE GESTIONE GESTIONE AMMINISTRATIVA AMMINISTRATIVA MONITORAGGIO MONITORAGGIO AVANZAMENTO AVANZAMENTO Gestore regole procedurali FLUSSI PROCEDURALI Web services Portale Portale Porta di dominio 27 Layer Accesso SSO e Profilazione Layer Logica elaborativa PROTOCOLLO PROTOCOLLO Predisposizione offerta tecnica Proposta tecnica – Modelli e metodologie di riferimento Tutte le attività descritte dovranno fare riferimento ad un unico framework metodologico . Se si utilizzano modelli standard (es. ITIL) si deve fare riferimento a un set preciso di procedure. I processi di funzionamento devono inevitabilmente essere quelli descritti nei sistemi di Qualità delle Aziende del RTI, ma la metodologia dovrebbe essere così elastica da adattarsi al contesto operativo del Cliente Specifico. Alcuni esempi concreti potranno essere inseriti per avvalorare la concretezza dell’offerta . richiesta soddisfatta richiesta intervento UTENTI SISTEMA End Livello Front I analisi richiesta diagnosi BIG informazioni comunicazione fine intervento attività assistenza Utenti/ Tecnici amm.vi BIG gestione funzionalità manutenzione correttiva Team operativi pianificazione servizio analisi richiesta manifestazione nuova esigenza nuovi sviluppi Committente End Livello Back II segnalazione malfunzionamento diagnosi BIG presa in carico gestione configurazione ... ma attenzione! La commissione potrebbe decidere di non valutare disegni e schemi inseriti nell’offerta tecnica! Prodotto/servizio prodotto/servizio 28 BIG Predisposizione offerta tecnica Struttura organizzativa •Chiara: deve essere rappresentata secondo schematismi e definizioni rigorosi. •Credibile: ogni Azienda del RTI o Funzione Aziendale deve svolgere il compito per cui è stata costituita. •Completa: le funzioni di ogni struttura organizzativa corrispondono ai servizi previsti nel Capitolato. La descrizione della struttura organizzativa deve prevedere una matrice RACI completa. Devono essere evidenziate le relazioni con le funzioni Aziendali di Staff (es. Risorse Umane) al servizio del Cliente. Gestire molti è come gestire pochi: basta curare l’organizzazione 29 Predisposizione offerta tecnica Piano di progetto MULTA E PAUCIS ELICERE! Il Piano sarà necessariamente approssimativo, ma dovrà essere: •Chiaro: le milestone, i vincoli e le integrazioni devono essere immediatamente evidenti . •Credibile: il piano di carico delle risorse impegnate deve essere coerente con la capacità del RTI e del Cliente. •Completo: la WBS deve essere allineata ai livelli di attività esplicitamente presenti nel Capitolato. 30 Predisposizione offerta tecnica Curriculum Risorse Professionali I CV devono essere redatti in modo da rendere facilmente verificabili i criteri richiesti nel capitolato quindi devono essere: •Chiari: i termini utilizzati devono corrispondere al capitolato (Senior Permanent Consultant vs Assistente esperto). •Credibili: le certificazioni devono essere “certificate” , le esperienze devono essere coerenti con gli altri dati (nato nel 1986 ... 20 anni di esperienza in programmazione Java) •Completi: tutti i parametri richiesti devono essere mappati nel CV. 31 Predisposizione offerta tecnica Modelli per la green factory Molto spesso vengono richieste: 1. Proposte, soluzioni, accorgimenti, policies già adottate o previste per ridurre l’impatto ambientale dovuto alle attività oggetto della presente gara. 2. Potranno, per esempio, essere presi in considerazione aspetti quali: • accorgimenti per diminuire la necessità di stampare durante il ciclo di sviluppo, • utilizzo di dispositivi a basso consumo energetico. Anche in questo caso tutte le soluzioni devono essere Chiare e Credibili 32 Predisposizione offerta tecnica Proposta tecnica – Proposte addizionali Possono essere inserite alcune proposte tenciche addizionali rispetto a quanto richiesto nel capitolato (es. uno strumento per l’e-learning o un assessment di soluzioni), ma ATTENZIONE! 1. La commissione potrebbe decidere di non valutare quanto non richiesto dal capitolato. 2. Proposte a titolo oneroso per il cliente potrebbero essere valutate negativamente . 3. Proposte offerte a titolo non oneroso devono essere attentamente valutate nel Cost Model in quanto costituiranno comunque un vincolo per il RTI. Spesso sono invece valutati positivamente (o esplicitamente richiesti) tutti i miglioramenti dei livelli di servizio offerti, ma ATTENZIONE! la attendibilità di ogni miglioramento deve essere giustificata da soluzioni tecniche o organizzative. 33 Accesso diretto a basi della conoscenza condivise Comunicazione molti a molti (uno a molti) (uno a uno) Forte interattività Permanenza sul luogo di lavoro Apprendimento centrato sul docente e sul programma E-learning Formazione centrata sul fruitore Training on the job Formazione in aula Comunicazione Uno a uno Comunicazione diretta Dipendenza spazio / temporale Fondamentale in tutte le guerre è lo stratagemma. Predisposizione offerta tecnica – wrap up 3 - Predisposizione offerta tecnica o o o o o o o o Individuazione KWI (Key Winning Item) Proposta tecnica • Architetture • Modelli e metodologie di riferimento Struttura organizzativa Piano di progetto Curriculum Risorse Professionali Esempi e Prototipi esplicativi Modelli per la green factory Proposte addizionali 34 Agenda La predisposizione delle offerte in una gara pubblica 1 - Preliminari di offerta 2 - Documentazione legale e amministrativa 3 - Predisposizione offerta tecnica 4 - Predisposizione offerta economica 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica 6 - La chiusura 35 Predisposizione offerta economica Il cost model Il Bid Manager predispone l’Offerta Economica, supportato dal Responsabile del Delivery e dal Controller di BU. Al fine di assicurare una migliore valutazione della redditività attesa, il Bid Manager deve predisporre il “Cost Model” ovvero un modello che permetta di determinare un conto economico della commessa nonché indicatori di natura finanziaria. La predisposizione del Cost Model deve essere effettuata per ogni nuova offerta presentata, sia essa riferita alla possibile acquisizione di un nuovo contratto, all’estensione di attività e/o alla modifica dei corrispettivi in riferimento ad un contratto esistente. Il Cost Model ha una struttura definita dagli standard aziendali, ma devono sempre essere riportate: • le partnership dell’eventuale RTI, le percentuali e le attività di competenza della Struttura di Business; • la percentuale di subappalto ammessa e quella offerta in base alla articolazione dell’RTI; • l’elenco degli eventuali fornitori che verranno dichiarati in offerta in subappalto ovvero obbligati per vincoli tecnologici o per altri vincoli, e le motivazioni relative alla loro scelta. 36 Predisposizione offerta economica Valutazione dei costi - Impegno risorse INTERNI Master Senior Esperto Junior Entry Level Totale Interni gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 INTERINALI Master Senior Esperto Junior Entry Level Totale Interinali gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Riepilogo INTERNI Master Senior Esperto Junior Entry Level SubTotale Interni gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ESTERNI - Gruppo Master Senior Esperto Junior Entry Level Totale I.T.M. gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ESTERNI - Terzi Master Senior Esperto Junior Entry Level Totale Esterni - Terzi gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Riepilogo ESTERNI Master Senior Esperto Junior Entry Level SubTotale Esterni gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 gen-10 feb-10 mar-10 apr-10 mag-10 giu-10 lug-10 ago-10 set-10 ott-10 nov-10 dic-10 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Si definisce il piano di carico complessivo del progetto con un dettaglio mensile. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Il carico di lavoro viene determinato sulla base della produttività attesa. % Interni 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 La produttività attesa viene determinata sulla base delle serie storiche, adeguate al contesto (skill risorse, location, ambienti, case 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 tool, quantità e qualità della documentazione, processo di approvazione/revisione, ...) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 % Esterni TOTALE RISORSE Master Senior Esperto Junior Entry Level Totale Risorse % Interni 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% % Esterni (incl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% % Esterni (escl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% Chi è in grado di stabilire quando deve usare forze minori, e quando maggiori, riuscirà vittorioso. 37 Predisposizione offerta economica Valutazione dei costi - Impegno risorse TARIFFE STANDARD RISORSE UMANE 2010 2011 Anni 2012 Successivi COSTO DEL LAVORO - INTERNI INTERNI Master Costo 400 440 484 532 Senior Costo 300 330 363 399 Esperto Costo 200 220 242 266 Junior Costo 150 165 182 200 Entry Level Costo 100 110 121 133 Le funzioni Risorse Umane e Acquisti forniscono i costi standard per l’anno in corso e le previsioni per gli anni successivi. INTERINALI Master Costo 232 239 247 251 Senior Costo 202 208 215 219 Esperto Costo 172 177 182 186 Junior Costo 147 152 156 159 Entry Level Costo 137 141 146 149 Ma non finisce qui ..... RISORSE ESTERNE Gruppo - TARIFFE MEDIE GG - Rif. Costo STD Gruppo => uguale a Costo Esterni + 10% Master Costo 555 560 566 566 Senior Costo 304 307 310 310 Esperto Costo 221 223 225 225 Junior Costo 186 188 190 190 Entry Level Costo 157 158 160 160 RISORSE ESTERNE - TERZI - TARIFFE MEDIE GG - Rif. Costo STD ESTERNI - Terzi Master Costo 504 509 514 514 Senior Costo 276 279 282 282 Esperto Costo 201 203 205 205 Junior Costo 169 171 172 172 Entry Level Costo 142 144 145 145 38 Predisposizione offerta economica Valutazione dei costi - Impegno risorse Nel conto economico dell’offerta devono essere previsti anche i costi ribaltati dalle altre strutture Aziendali. Se si modificano i parametri standard si devono fornire adeguate motivazioni (CCC) COSTO di TRASFORMAZIONE (altri componenti) Ribaltamento Logistica 60,0 59,0 59,0 59,0 Ribaltamento costi Sistema Informativo 18,0 17,0 17,0 17,0 Ribaltamento costi esterni CDC SF 1,0 1,0 1,0 1,0 Costo ribaltamento Ammortamenti CDC 0,0 0,0 0,0 0,0 Incidenza Commerciali 5,4% 5,3% 5,3% 5,3% Incidenza R&S e Qualità 0,8% 0,8% 0,8% 0,8% Incidena Formazione 0,9% 0,9% 0,9% 0,9% Incidenza Coordinamento 4,1% 2,9% 2,8% 2,8% 8,4% 8,2% 8,2% RIBALTAMENTO COSTI INDIRETTI RIBALTAMENTO COSTI della STRUTTURA Incidenza struttura 8,3% 39 Predisposizione offerta economica Valutazione dei costi – Check List Descrizione Hardware Acquisizione hardware per ambienti di sviluppo (Server, storage, …) Acquisizione apparecchiature particolari per ambienti di sviluppo (WS specifiche, scanner, plotter….) Acquisizione hardware per ambienti di collaudo (Server, storage, …) Acquisizione apparecchiature particolari per ambienti di collaudo (WS specifiche, scanner, plotter….) Acquisizione Pdl per ambienti di collaudo (PC, video, stampanti, …) Acquisizione hardware per ambienti di esercizio (Server, storage,) Acquisizione apparecchiature particolari per ambienti di esercizio (WS specifiche, scanner, plotter….) Acquisizione sistemi di controllo remoto per aula informatizzata Acquisizione Pdl per ambienti di esercizio (PC, video, stampanti, …) Acquisizione hardware per la gestione della sicurezza in ambienti di sviluppo (firewall, server specifici per SSO o Intrusion detection, altro) Acquisizione hardware per la gestione della sicurezza in ambienti di collaudo (firewall, server specifici per SSO o Intrusion detection, altro) Acquisizione hardware per la gestione della sicurezza in ambienti di esercizio (firewall, server specifici per SSO o Intrusion detection, altro) Acquisizione hardware per TLC in ambienti di sviluppo (router, switch, hub, Matrici commutazione, altro) Acquisizione hardware per TLC in ambienti di collaudo (router, switch, hub, Matrici commutazione, altro) Acquisizione hardware per TLC in ambienti di esercizio (router, switch, hub, Matrici commutazione, altro) Software Acquisizione software per ambienti di sviluppo (Gestione CVS, tool di produttività e test, linguaggi, middleware, ecc) Acquisizione software per ambienti di collaudo (Tool di test, middleware, DBMS, ecc) Acquisizione software per ambienti di esercizio (Tool di S&N mngt, middleware, DBMS, ecc) Acq. softw. per la gestione della sicurezza in ambiente di sviluppo (Clustering, firewall, Intrusion Detection, Risk-analysis, auditing, ecc) Acq. softw. per la gestione della sicurezza in ambiente di collaudo (Clustering, firewall, Intrusion Detection, Risk-analysis, auditing, ecc) Acq. softw. per la gestione della sicurezza in ambiente di esercizio (Clustering, firewall, Intrusion Detection, Risk-analysis, auditing, ecc) Acquisizione software per TLC (sw Ruoter, NetWork Mngt, ) 40 SI NO Predisposizione offerta economica Valutazione dei costi – Check list Descrizione Canoni e consumi hardware Manutenzione hardware per ambienti di sviluppo Materiale di consumo hardware per ambienti di sviluppo (tastiere, mouse, toner) Manutenzione hardware per ambienti di collaudo Materiale di consumo hardware per ambienti di collaudo (tastiere, mouse, toner) Manutenzione hardware per ambienti di esercizio Materiale di consumo hardware per ambienti di esercizio (tastiere, mouse, toner) Canoni e licenze software Canoni software per ambienti di sviluppo (licenze, manutenzione, hot-line, assistenza, up-grade, ecc) Canoni software per ambienti di collaudo (licenze, manutenzione, hot-line, assistenza, up-grade, ecc) Canoni software per ambienti di esercizio (licenze, manutenzione, hot-line, assistenza, up-grade, ecc) Licenze d'uso di componenti multimediali (fotografie, clip video, audio, ecc.) Canoni e Consumi TLC Contributo impianto (una Tantum) per reti di TLC Canoni per hardware TLC per ambienti di sviluppo Canoni per hardware TLC per ambienti di collaudo Canoni per hardware TLC per ambienti di esercizio Canoni per software TLC per ambienti di sviluppo Canoni per software TLC per ambienti di collaudo Canoni per software TLC per ambienti di esercizio Canoni per reti TLC 41 SI NO Predisposizione offerta economica Investimenti / Consumi per la Logistica Descrizione Valutazione dei costi – Check list Acquisizione apparecchiature e attrezzature per la logistica (fotocopiatrici, condizionatori, gruppi di continuità, generatori elettrici, etc.) Canoni per le apparecchiature e attrezzature per la logistica (fotocopiatrici, condizionatori, gruppi di continuità, generatori elettrici, etc.) Canoni per consumi energetici (energia elettrica, gas, gasolio) e telefonici Acquisizione materiale di consumo (cancelleria, carta, toner, etc.) Canoni per servizi logistici (guardiania, pulizie, gestione giardini, etc.) Canoni aule per erogazione dei corsi Acquisizione libri o materiali didattici per erogazione corsi Acquisizione convenzioni pasti, servizi navette e coffe break Costi diversi Assicurazioni (hardware, locali, etc.) Tasse locali (smaltimento rifiuti, certificati ascensori e impianti di riscaldamento) Contingency Fondo rischi per penali Altri rischi Garanzia Garanzie Software applicativo Garanzie licenze Software Garanzie Hardware Altro SLA Management system Project management system Duplicazione materiale didattico (fotocopie, CD-ROM, DVD, ecc.) Formazione specialistica per team di progetto Cauzione per corretta esecuzione prestazioni contrattuali 42 SI NO Predisposizione offerta economica Valutazione oneri finanziari - Modalità di fatturazione e incasso INDICATORI WACC gg medi incasso (STD) gg medi pagamento (STD) aliquota IVA IRES IRAP Incidenza TFR 12,1% 260 270 20% 33% 4,3% 7,4% I giorni di incasso devono tenere conto delle modalità di fatturazione previste dal capitolato ad esempio: I corrispettivi relativi ai punti funzione saranno riconosciuti secondo il seguente criterio: • 20% all’approvazione del documento di specifica dei requisiti, • 20% all’approvazione del documento di specifica progettuale (Disegno tecnico), • 30% all’esito positivo del collaudo, • 30% al rilascio in esercizio. 43 Predisposizione offerta economica Autorizzazione business plan Il Responsabile del Delivery fornisce tutti gli elementi di costo derivanti dalle valutazioni progettuali e/o dalle offerte dei fornitori affinché il Bid manager possa predisporre il Cost Model e quindi l’Offerta Economica; verifica inoltre che siano presi correttamente in considerazione tutti i possibili elementi di costo. Sulla base del Cost Model, il bid manager: • valuta insieme al responsabile della Business Unit il costo globale del progetto o della parte di competenza della struttura di Business in caso di RTI (eventualmente in collaborazione con le altre Aziende del RTI coinvolte) richiedendo il supporto della Funzione Acquisti nel caso in cui sia prevista la fornitura di beni o servizi di terzi; • verifica insieme al Delivery e al responsabile della BU la completezza e affidabilità delle informazioni contenute nel Cost Model stesso con la collaborazione del controller di BU; 44 Predisposizione offerta economica Autorizzazione business plan CONTENUTI DEL PROGETTO Prodotti e Servizi previsti Prodotti e Servizi Dimensioni, Volumi e Produttività del Servizio Soluzioni adottate Ambienti tecnoogici e piattaforme prevalenti 45 Predisposizione offerta economica Autorizzazione business plan SCENARIO Competitors Punti di Forza Punti di Debolezza Opportunità Rischi 46 Predisposizione offerta economica Autorizzazione business plan SUBAPPALTO quota % max consentita (si/no) quota % offerta Note Prodotti e Servizi Subappaltati Fornitori K.P.I. (before Taxes): NPV 0 IRR n.a. PBP n.a. K.P.I. (after Taxes): NPV 0 IRR n.a. PBP n.a. 47 Predisposizione offerta economica Autorizzazione business plan Report di Sintesi VALORE DELLA PRODUZIONE MARGINE DI PRODUZIONE % su VP MARGINE ATTIVITA' INDUSTRIALE % su VP RISULTATO OPERATIVO 2010 2011 2012 Anni Successivi Totale Anni 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0% 0% 0% 0% 0% INVESTIMENTI 0 0 0 0 0 CIRCOLANTE 0 0 0 0 0 CASSA (saldo netto di periodo) 0 0 0 0 0 CASSA (a fine periodo) 0 0 0 0 0 % su VP Totale gg / persona 0 0 0 0 0 aa / persona equivalenti % Interni 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% % Esterni (incl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% % Esterni (escl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% % subappalto (incl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% % subappalto (escl. Gruppo) 0% 0% 0% 0% 0% 48 Il Business case in questa fase viene generato automaticamente dai dati di dettaglio Predisposizione offerta economica Compilazione offerta economica Il Bid manager compone il documento di offerta relativo alla parte economica con la massima riservatezza possibile. Quando l’offerta nasce a seguito della partecipazione ad un bando di gara, il documento di offerta economica viene predisposto secondo le indicazioni fornite dagli Atti di Gara. Nel caso di Trattativa Privata, l’Offerta Economica viene predisposta secondo la prassi o gli accordi con il cliente. Il Legale fornisce eventuale supporto per dichiarazioni di natura legale da predisporre nell’ambito della Offerta Economica, incluse eventuali giustificazioni per l’anomalia. Nel caso in cui il Cliente richieda ulteriori giustificazioni dell’offerta anomala, il Bid Manager cura la predisposizione di tali giustificazioni, con il supporto del legale. 49 Predisposizione offerta economica Valutazione dei competitor Le valutazioni della quantità si deducono dalle misurazioni, i calcoli della quantità, i confronti dai calcoli, e la probabilità di vittoria dai confronti. 50 Predisposizione offerta economica – wrap up 4 - Predisposizione offerta economica o o o o o o o Valutazione dei costi • Impegno risorse interne • Impegno risorse esterne • Costi approvvigionamenti • Offerte subfornitori • Costi gestionali Valutazione oneri finanziari • Modalità di fatturazione e incasso • Analisi di vincoli e garanzie Valutazione oneri della Sicurezza Valutazione costi per la green factory Stima dei ricavi attesi nel periodo Autorizzazione business plan Valutazione dei competitor 51 Agenda La predisposizione delle offerte in una gara pubblica 1 - Preliminari di offerta 2 - Documentazione legale e amministrativa 3 - Predisposizione offerta tecnica 4 - Predisposizione offerta economica 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica 6 - La chiusura 52 La review e il riesame dell’offerta tecnica Verifica formale Il Bid Manager raccoglie e verifica tutta la Documentazione ed effettua il riesame dell’offerta, in particolare, durante il riesame dell’offerta vengono effettuati: • un controllo formale sulla congruenza e completezza dei documenti di offerta e sul rispetto delle regole di stile interne, delle eventuali consuetudini specifiche del Cliente o imposte dal bando di gara; • un controllo di merito sulla congruenza e consistenza dei contenuti dei documenti di offerta e sul soddisfacimento puntuale dei requisiti espressi dal Cliente o definiti nel Capitolato/Disciplinare di gara. Nel caso in cui le aziende della Struttura di Business non siano mandatarie, ma mandante, il riesame di norma sarà limitato alla parte di competenza secondo gli accordi presi con il RTI. 53 La review e il riesame dell’offerta tecnica Peer review Mostrare il proprio lavoro ad altri aumenta la probabilità che le debolezze vengano identificate e, grazie a consigli e incoraggiamenti, corrette. La ragione principale della peer review è che è molto difficile per un singolo autore, o per un gruppo, riuscire ad individuare tutti gli errori o i difetti di uno studio complesso. 54 La review e il riesame dell’offerta tecnica Proof reading e re-editing In aggiunta al tradizionale Proofreading è indispensabile un “test di comprensibilità” 55 La review e il riesame dell’offerta tecnica – wrap up 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica o o o Verifica formale Peer review Proof reading e re-editing 56 Agenda La predisposizione delle offerte in una gara pubblica 1 - Preliminari di offerta 2 - Documentazione legale e amministrativa 3 - Predisposizione offerta tecnica 4 - Predisposizione offerta economica 5 - La review e il riesame dell’offerta tecnica 6 - La chiusura 57 La chiusura Firme L’offerta viene firmata dal Responsabile autorizzato in virtù di apposita procura/attribuzione di poteri, temporanei o stabili. La funzione Legale deve comunicare sempre tempestivamente al Responsabile autorizzato alla firma e ai Bid Manger ogni eventuale variazione alle procure esistenti e dei poteri conferiti dal CDA. 58 La chiusura Packaging e consegna Il Bid Manager provvede infine alla confezione del plico ed alla trasmissione al Cliente secondo i tempi e le modalità definite negli Atti di Gara ovvero, nel caso di trattativa privata, secondo i tempi e le modalità definite con il cliente. Quando una o più delle aziende della Struttura di Business partecipa ad un RTI come mandante, in genere collabora a questa fase presso la sede della Società mandataria che si assume la responsabilità dell’intera operazione dell’emissione offerta e, quindi, dell’inoltro presso il Cliente. A seguito della consegna dell’Offerta presso il Cliente, quest’ultimo rilascia, generalmente, apposita ricevuta che deve essere conservata dal Bid Manager. Il Bid Manager cura che una copia completa della documentazione presentata venga archiviata 59 La chiusura – wrap up 6 - La chiusura o o o Firme Packaging Consegna 60 Glossario RACI WACC IRR NPV PBP RTI Matrice che identifica: Responsabile – Approva – Controlla – Informato Weighted Average Cost of Capital (costo medio ponderato del capitale) Internal Rate of Return - È il tasso composito annuale di ritorno effettivo che un investimento genera; in termini tecnici rappresenta la resa di un investimento Net Present Value - Metodologia tramite cui si definisce il valore attuale di una serie attesa di flussi di cassa non solo sommandoli contabilmente ma attualizzandoli sulla base del tasso di rendimento (costo opportunità dei mezzi propri). Payback period (PBP) - Il PBP rappresenta il numero di periodi necessari affinché i flussi di cassa cumulati eguaglino l’investimento iniziale; Si ritiene che maggiore sia il PBP, maggiore sia il rischio insito nel progetto. Raggruppamento Temporaneo d’Impresa 61