Associazione Italiana Sistemi Informativi in Sanità
Valutazione del Valore derivante dall’utilizzo di ICT in Sanità
Il modello di valutazione del
Total Value of Ownership (TVO)
applicato alla Sanità
Massimo MEMMOLA
(Ce.Ri.S.Ma.S. – Università Cattolica)
Convegno Annuale AISIS
Valutazione del Valore derivante dall’utilizzo di ICT in Sanità:
indicazioni per un modello sostenibile
Firenze, 15 novembre 2013
Hilton Hotel
Aisis - 2013
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
1
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
2
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
3
Agenda
• La sfida per il CIO: misurare e
comunicare il valore dell’IT
• I costi dell’ICT e i metodi di
valutazione classici
• I metodi di valutazione basati sul
concetto di performance:
• il capital budgeting
• il Total Value of Ownership (TVO)
• i metodi basati sull’allineamento fra
Business Strategy e IT Strategy
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
4
LA SFIDA PER IL CIO:
MISURARE E COMUNICARE IL VALORE DELL’IT
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
5
Le angosce del CIO...
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
6
Il punto della questione
Determinare con esattezza,
seguendo
un
approccio
“ortodosso”, i benefici ed i
costi derivanti da un
investimento in IT è un rebus
senza facili soluzioni
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
7
Perché?
Tecnologia come sistema nervoso
Quali benefici legati alla tecnologia e quali quelli
legati alle performance dell’azienda?
Benefici tangibili e benefici intangibili
Quali costi della tecnologia?
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
8
Un obiettivo condivisibile?
il reale valore che l’IT può generare
nell’ambito della gestione aziendale
(quanto può dare l’IT?)
la misura in cui questo potenziale
venga effettivamente sfruttato e
tradotto in risultati concreti
(quanto “rende” l’IT?)
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
9
I COSTI DELL’ICT
E I METODI DI VALUTAZIONE CLASSICI
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
I costi dell’ICT: i costi diretti
Hardware e software
• Acquisto HW, Licenze SW, Canoni di noleggio, Canoni di Assistenza, Manutenzione,
ricerca fornitore, HW e SW selection, ecc.
Management e Staff
• Personale di Help-desk, System Administration, Network Administration, Training
interno, Acquisti relativi, Supporto generale agli utenti finali, Altro personale
relativo all' infrastruttura IT
• Spese di Trasferta Personale IT
• Consulenze e altri servizi professionali (training, coaching, ecc.) relativi alla struttura
IT
• Outsorucing operazioni IT
Sviluppo
• Personale per lo sviluppo di nuove applicazioni IT
• Manutenzione applicazioni esistenti
• Consulenza e servizi professionali relativamente allo sviluppo ed alla manutenzione
di applicazioni esistenti
Comunicazioni/Networking
• Spese relative all’infrastruttura Internet e in generale ad operazioni svolte
sull’infrastruttura IT da remoto
Sicurezza
• Costi legati alla sicurezza informatica del sistema
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
11
I costi dell’ICT: i costi indiretti
Utenti finali
 Formazione IT Utenti Finali
 Autogestione problemi e manutenzione IT Utenti Finali (manutenzione file,
implementazione fogli di calcolo, costruzione semplici DB, ecc.)
Costi di energia
 Costi di energia per il funzionamento del sistema
Down-time del sistema
 Perdita di efficienza nei down-time del sistema (previsti e non previsti)
Cambiamenti infrastruttura IT
 Perdita di efficienza legati ai cambiamenti nell’infrastruttura IT
Dismissione del sistema
 Costi legati alla dismissione del sistema
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
12
Un primo (insufficiente) approccio alla
valutazione degli investimenti IT:
il Total Cost of Ownership (TCO)
Sviluppato da Gartner nel 1987, calcola tutti i costi del ciclo di vita di
un’apparecchiatura informatica IT:
• costi per l'acquisto
• costi per lo sviluppo
• costi operativi
• costi legati alla dismissione del sistema
Problemi/Limiti:
• Approccio life-cycle costing???
• Costi indiretti???
• Analisi statica dei costi di esercizio di una apparecchiatura: non tiene conto dei
ritorni dovuti all'investimento in innovazione, dei risparmi operativi, delle nuove
mansioni create;
il TCO, monitorando solamente i costi, non può essere usato in fase di
analisi strategica degli investimenti
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
13
I METODI DI VALUTAZIONE BASATI
SUL CONCETTO DI PERFORMANCE
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Approaches and
models for IT
evaluation
AZIENDA
IT assessment in
alignment with
corporate strategy
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
15
La valutazione degli
investimenti ICT
attraverso il capital
budgeting
AZIENDA
IT assessment in
alignment with
corporate strategy
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Il Capital Budgeting
Qualsiasi progetto di investimento non è
altro che un’attività o un’azione finalizzata
a generare ricavi o risparmi di costi
fornendo benefici di durata superiore
all’esercizio
Il Capital Budgeting è l’approccio
metodologico che consente di allocare i
fondi disponibili ad un progetto di
investimento, selezionando quello che
garantisce il maggior ritorno
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
17
La dimensione temporale e di
progetto del capital budgeting
Entrate del progetto
+
-
Uscite per spese di gestione del progetto
Uscite per investimento nel progetto
tempo
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
18
I metodi di valutazione economicofinanziaria di un investimento
Metodi dei flussi di cassa attualizzati
 Metodo del valore attuale netto (Net Present
Value – NPV)
 Metodo del Tasso di Rendimento Implicito
(Internal Rate of Return – IRR)
 Metodo dell’Indice di Rendimento
Attualizzato (Present Value Index – PVI)
Metodo dei flussi di cassa non
scontati
 Metodo del Periodo di Recupero (Payback
period)
 Metodo del Tasso di Rendimento Semplice
(Accounting Rate of Return – ARR)
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
19
I benefici generati da un
investimento IT
Benefici tangibili
• riduzione costi di magazzino
• riduzione costi del lavoro
• riduzione scarti di lavorazione
• Sono benefici connessi direttamente al
progetto di investimento e in grado di
favorire il conseguimento di obiettivi tattici
ed operativi
• riduzione costi materiali
• riduzione costi della logistica
• Non possono essere correlati direttamente
al
progetto,
ma
consentono
il
miglioramento servizi e qualità
raggiungimento di obiettivi strategici come
aumento qualità sistema prodotto/servizio
il miglioramento dei servizi all’utente; la
miglioramento delle performance
misurazione di questa tipologia di benefici
è il vero grosso limite delle tecniche
aumento flessibilità
tradizionali di capital budgeting
sicurezza sul lavoro
Benefici intangibili
•
•
•
•
•
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
20
Limiti dei metodi di valutazione
finanziari
non
riescono a dare una risposta
significativa
al
problema
della
quantificazione dei costi indiretti e dei
benefici intangibili
 non riescono ad isolare i benefici dell’IT
rispetto alle performance dell’azienda
non “ragionano” in chiave strategica
sono scarsamente proponibili in contesti
not for profit se non adeguatamente
compensati da misure di processo e di
risultato che consentono di evidenziare il
valore creato dalla tecnologia nei confronti
dei diversi stakeholder
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
21
Un approccio evoluto
per la valutazione
degli investimenti IT:
il Total Value of
Ownership
AZIENDA
IT assessment in
alignment with
corporate strategy
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Il Total Value of Ownership
Il Total Value of Ownership (TVO) si
propone come un modello di analisi che
consente di valutare a 360 gradi le
performance
realizzate
da
un
investimento in IT. Gli elementi di
originalità del modello sono identificabili
nell’attenzione rivolta:
 all’analisi
dei
processi
(orientamento
ai
processi)
 alle diverse determinanti della performance
(multidimensionalità delle performance)
L’obiettivo è spostare il “baricentro” della
valutazione dai costi dell’IT al valore che
essa è in grado di generare
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
23
Total Value of
Ownership:
le prospettive di
analisi della
performance
Prospettiva
economicofinanziaria
Prospettiva
Interna
Prospettiva
del Cliente
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Il modello d’analisi
Aree Operative di P.S.
Ambulatorio
Medico di
Famiglia
START
Accettazione
P.S.
Altre aree
Operative di
P.S.
END
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
END
U.O.
Medicina
Generale
Poliambulatorio
DEA
END
END
25
Identificazione delle aree
operative coinvolte
Il processo del Dipartimento DEA: una visione globale
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Mappatura delle attività e
grado di copertura del sistema
(Aree Operative di P.S.)
GESTIONE DEL PZ
NELL’AREA DI PS
DI COMPETENZA
PRESA IN CARICO DEL PZ
DA PARTE DEL
PERSONALE INFERMIERISTICO
GESTIONE LISTE DI
ATTESA DEI PAZIENTI
DA PARTE DEL
PERSONALE INFERM.
MODIFICA CODICE
DI PRIORITA’
CONFERMA
CODICE
?
ACQUISIZIONE DA PARTE
DEL MEDICO DEI
DATI DI TRIAGE
VISITA DEL
PAZIENTE.
NO
VERIFICA CODICE DI PRIORITA’
DA PARTE DEL PERS. INF.
DELL’AREA DI P.S. DI COMP.
PRESA IN CARICO DEL PZ
DA PARTE DEL
PERSONALE MEDICO
RICHIESTA
ESAMI/CONS.
SI
FORMULAZIONE
DIAGNOSI ED ESITO
RICOVERO
PAZIENTE IN
REPARTO
Aree impattate dal Sistema Informativo
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
AMBULATORIO
COMPLEMENTARE
DIMISSIONE
PAZIENTE
END
27
Prospettiva
economicofinanziaria
Prospettiva
Interna
Prospettiva
del Cliente
Il TVO: Analisi della
prospettiva economicofinanziaria
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
L’investimento per
l’acquisizione del S.I.
(orizzonte temporale di riferimento: 3 anni)
VOCI DI COSTO
VALORI
Euro
Hardware
91.929 (1)
Software
(Licenze d’uso)
81.084 (2)
Servizi
Manutenzione
annuale ricorrente
Totale
Manutenzio
ne
18%
Hardware
30%
103.291 (3)
34.603 (4)
310.907
Implementa
zione
37%
Software
15%
(1) Costo totale hardware/Numero postazioni * Numero Postazioni DEA
(2) Costo totale licenze /Numero postazioni * Numero Postazioni DEA
(3) Costo giornata * numero di giornate
(4) Costo giornata * numero di giornate
29
TRIAGE
(PRIMA FASE)
Chi svolge l’attività
Amministrativo/Infermiere
% incidenza sui tempi di
svolgimento Accettazione
P.S.
Activity Improvement: +50%
Process Improvement: +11%
Prima dell’adozione del S.I.
Dopo l’adozione del S.I.
Tempo Medio
Impiegato
(in minuti)
Costo Medio Attività
(Euro)
Tempo Medio
Impiegato
(in minuti)
Costo Medio Attività
(Euro)
2
0,68
1
0,34
22%
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
16%
30
Chi svolge l’attività
Amministrativo/
Infermiere
% incidenza sui tempi di
svolgimento Accettazione P.S.
Prima dell’adozione del S.I.
Dopo l’adozione del S.I.
Tempo Medio
Impiegato
(in minuti)
Costo Medio Attività
(Euro)
Tempo Medio
Impiegato
(in minuti)
Costo Medio Attività
(Euro)
3
1,03
1
0,34
33%
REGISTRAZIONE
DATI ANAGRAFICI
DAL PERSONALE
AMMINISTRATIVO
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
16%
Activity Improvement: +67%
Process Improvement: +22%
31
L’impatto del S.I. sui costi delle
attività di Accettazione P.S.
Prima dell’adozione del S.I.
Progr.
Attività
Chi svolge
l’attività
Dopo l’adozione del S.I.
Tempo Medio
Impiegato
(in minuti)
Costo Medio
Attività
(Euro)
Tempo Medio
impiegato
Costo Medio
Attività
(Euro)
1
Triage di primo livello
Amministrativo
/Infermiere
2
0,68
1
0,34
2
Triage di secondo
livello
Infermiere
3
1,08
3
1,08
3
Registrazione Dati
Anagrafici
Amministrativo
/Infermiere
3
1,03
1
0,34
4
Individuazione
dell’Area di P.S. di
competenza e invio del
Paziente
Infermiere
1
0,36
1
0,36
9
3,15
6
2,10
TOTALE
Improvement sull’attività Accettazione P.S.
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
+33% (tempo di svolgimento
dell’attività)
+33% (costo dell’attività)
32
I COSTI
I BENEFICI
I benefici (economico-finanziari) e i
costi dell’investimento
AUMENTO DEL FATTURATO
 Fatturato I sem 2001… …………………………………………€ 886.339
(+51% rispetto a Semestre 2000)
RIDUZIONE DEI COSTI
 Per percorsi di cura e per macroattività………………...…...€ 363.637
(- 26% rispetto a I Semestre 2000)
INVESTIMENTO INIZIALE
 Hardware……………………………………………………...€ 91.929
 Software……………………………………………….………€ 81.084
 Servizi…………..………………………………...…………..€ 103.291
 Manutenzione annuale ricorrente…………………………...€ 34.603
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
€ 310.907
33
TVO
(prospettiva economico-finanziaria)
Incremento Fatturato
Riduzione Costi
Periodo di vita utile
€ 263.393
€ 886.339
€ 363.637
3 anni
PAYBACK
PAYBACK
Investimento iniziale
Investimento iniziale
Incremento fatturato
Decremento costi
63 giorni
T.I.R.
- I + Fatturato + Fatturato + Fatturato
1+X
(1 + X)²
(1 + X)³
280 %
154 giorni
VARIAZIONE COSTI
VARIAZIONE FATTURATO
Investimento
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
T.I.R.
 Costi +  Costi +  Costi
-I+
1+X
(1 + X)²
(1 + X)³
103 %
34
Prospettiv
a
economico
finanziaria
Prospettiva
Interna
Il TVO: analisi della
prospettiva del cliente
Prospettiva
del Cliente
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
La misurazione della
customer satisfaction:
personale medico
Aree di miglioramento
 Sviluppo DB clinico
 Elaborazione statistiche cliniche
 Livello di integrazione
Sviluppo di un DB clinico dei
pazienti 46%
 Valutazione Performance
Coverage medio
 85%
97%
Reengineering Protocolli
di
cura
Istituzionalizzazione procedure
100%
97%
Flessibilità del sistema
Facilità d'uso
89%
Elaborazione statistiche
cliniche
78%
Valutazione Performance
76%
Evitare ripetizioni di
inserimenti
97%
Riduzione tempo dedicato NVA
92%
Livello di integrazione
86%
36
La misurazione della
customer satisfaction:
personale infermieristico
Aree di miglioramento
 Nessuna
Coverage Medio:
 96%
Maggiore velocità di inserimento
dati triage
97%
Facilità d'uso
84%
Riduzione errori di triage
Evitare ripetizioni di inserimenti
92%
97%
Riduzione errori di inserimento
97%
Istituzionalizzazione procedure
Riduzione tempo dedicato NVA
109%
97%
Aggiornamento protocolli triage
Facilitare la produzione di
statistiche
94%
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
94%
37
La prospettiva interna
Prospettiva
economicofinanziaria
Prospettiva
Interna
Prospettiva
del Cliente
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Analisi del tempo globale di
permanenza in P.S. per
codice di priorità
L’indicatore di performance è
ottenuto attraverso la
misurazione del tempo globale
di permanenza in P.S. dei
pazienti distinti per codice
priorità.
E’ in corso di preparazione un
report articolato mensilmente
che potrà consentire di
apprezzare eventuali variazioni
dell’indicatore di performance
nel periodo di riferimento
considerato
Meno di 24 ore
Meno di 12 ore
Meno di 8 ore
Meno di 5 ore
Meno di 4 ore
Meno di 3 ore
Meno di 2 ore
Meno di 1 ora
0%
20%
Bianchi
40%
Verdi
60%
Gialli
80%
100%
Rossi
(Periodo di riferimento: 1° Semestre 2001)
39
Prospettiv
a
economico
finanziaria
Prospettiva
Interna
Prospettiva
del Cliente
Una visione di
sintesi…
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Una visione di sintesi …
Investimento per l’acquisizione del
sistema: Euro 263.393
Improvement sull’Accettazione P.S. +33%
Indici di Performance Supportatati:
• Tempo Globale di Permanenza in P.S.
• Numero codici colori modificati
• Pazienti ricoverati per codice colore
Improvement Aree Operative P.S. +29%
Performance Improvement su
percentuale pazienti ricoverati sul
totale accessi +21,76%
Improvement U.O. Medicina Generale -44%
Improvement Percorso di Cura A +77%
Improvement Percorso di Cura B +29%
Improvement Percorso di Cura C +17%
Payback Period 130 giorni
T.I.R. 126%
Prospettiva del Cliente
Customer Satisfaction
Personale Medico:
Coverage Medio 85%
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Customer Satisfaction
Personale Infermieristico:
Coverage Medio 96%
41
Il TVO in sala Operatoria
(PROMOR Project)
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
42
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
43
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
44
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
45
La valutazione dell’impatto
della tecnologia
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
46
Gli approcci basati
sull’allineamento
fra Business
Strategy e IT
Strategy
AZIENDA
IT assessment in
alignment with
corporate strategy
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
The evaluation of the strategic
impact of IT
(Strategic Alignment Model)
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
48
Allineare Business ed IT
Strategy
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
49
Definire l'IT in azienda...




Valutare l’impatto della B.I.:
Come cambiano i processi?
Quale Performance Measurement
Quali azioni di correzione?
A. Establishing
business needs
and value (4)
B. Creating and
end-to-end vision
(5)
F. Evaluating BI
impact (9)
 Selezionare ed implementare
l’infrastruttura tecnologica
 Sviluppare la B.I. all’interno della
struttura
 Definire le esigenze funzionali
 Identificare il valore creato con
l’IT. sia a livello gestionale che
clinico
IT
strategy
E. Selecting and
Implementing BI
infrastructure (3)
D. Establishing BI
 Definire la governance della B.I.
(quali regole di governo?)
governance and
 Identificare i ruoli e le
Implementing BI
responsabilità
(5)
50 misurazione delle performance degli investimenti in roles
La
tecnologia
 Adottare un approccio strategico,
razionale ed anticipatorio
 Definire il percorso con una logica
di Project Management
C. Creating
culture,
consensus and
commitment (6)
 Organizzare e gestire il
cambiamento
 Svolgere azione di cultura
 Creare apprezzamento per le
potenzialità della B.I.
Balanced Scorecard
FINANCIAL
PERSPECTIVE
KPA
INDICATORI
“Come sono visto dai miei clienti?”
“In quali processi devo eccellere?”
CUSTOMER
PERSPECTIVE
KPA
“Quali risultati economici e monetari
ritengo soddisfacenti?”
INTERNAL PROCESSES
PERSPECTIVE
INDICATORI
KPA
INDICATORI
Mission & Strategy
INNOVATION &
LEARNING PERSPECTIVE
KPA
INDICATORI
“Come devo fare per continuare
a crescere?”
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
[KAPLAN - NORTON, 1996]
51
IT Performance Measurement:
Applicazione processi degenza Ce.M.I. - Gemelli
FINANCIAL
PERSPECTIVE
Creare valore per i Pazienti
Razionalizzazione dei
costi
Ridurre i costi
PATIENT
PERSPECTIVE
Crescita
Sfruttare la
capacità produttiva
Customer Profitability
Opportunità di
sviluppo
Market Share
Account Share
Maggior valore per
il Paziente
Customer
Acquisition
Customer
Retention
VALUE PROPOSITION
Patient
Satisfaction
Qualità
Tempi di
Attesa
Follow-up
Rischio Clinico
INTERNAL
PROCESS
PERSPECTIVE
Aderenza a
protocolli di
cura
Tempo Medio
di Processo
Gestione
Terapia
Farmacologica
Tempo Medio
di Interazione
con altri
reparti
Interazione
processi
clinici/gestion
ali
LEARNING & GROWTH
PERSPECTIVE
Employee
Satisfaction
Team
Working
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
Brand
Image
Patrimonio
Informativo
Condivisione
Completezza
Accesso
52
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
53
Contact
 Massimo Memmola




[email protected]
02 7234 2432
342 00 94 322
Università Cattolica
L.go Gemelli, 1
20123 Milano
La misurazione delle performance degli investimenti in tecnologia
54